山西大学档案管理办法5则范文

第一篇：山西大学档案管理办法

山西大学档案管理办法

------------------第一章总则

第一条为规范学校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》等法规，结合学校实际，制定本办法。

第二条山西大学档案是指建校以来在从事招生、教学、科研、管理等各项活动中直接形成的对学生、学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录，是国家和学校的宝贵财富，由档案馆集中统一管理。

第三条档案工作是学校的重要基础工作之一，也是学校各项工作的组成部分，学校要把档案工作纳入总体发展规划。

第四条学校档案工作由校长领导，分管档案工作的副校长协助校长负责档案工作。第二章机构设置与职责

第五条档案馆为处级建制，既是学校档案工作委员会的执行机构和档案工作的职能管理部门，又是永久保存本校档案并提供利用和服务的部门，同时还肩负着爱国主义教育、校史校情教育等任务。档案馆根据工作需要，在馆内设立相应的科室，负责全校各类档案的接收、管理和利用工作。

第六条 需要特殊条件保管或者利用频繁且具有一定独立性的档案，可以根据实际需要设立分室单独保管。档案分室是档案馆的分支机构，分室行政上受所在单位管理，业务上受校档案馆指导、监督和检查。档案分室每年要定期向档案馆报送新增档案目录，移交永久保存的档案。

第七条档案馆设馆长一名，副馆长二名。档案馆馆长、副馆长应具有高级以上专业技术职务任职经历，具有开拓创新意识和精神；档案工作人员应当具有本科以上学历，具备档案业务知识和现代化管理技能，热心档案工作，遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守。学校各部门要有分管档案工作的领导，并根据实际需要配备专（兼）职档案人员，负责配合档案馆宣传、贯彻执行国家关于档案工作法令、政策、规定及本校的档案工作规章制度，实施学校档案工作计划、规划，收集、整理、立卷和向档案馆移交本部门形成的档案材料等工作。

第八条档案馆的主要职责是：

（一）宣传、贯彻、执行国家关于档案工作的法律法规、方针政策和学校关于档案工作的有关规定，综合规划学校档案工作；

（二）拟订学校档案工作的规章制度，并负责贯彻落实；确定档案的保管期限和各部门的具体归档内容；

（三）负责接收（征集）、整理、鉴定、统计和保管全校各类档案及有关资料，定期检查档案的保管情况；

（四）编制检索工具，编写档案参考资料，汇编档案文献，开发档案信息资源，开展档案的开放和利用工作；

（五）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；

（六）负责组织全校档案人员的业务学习与培训，做好档案人员的年度考核工作；

（七）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，发挥档案的文化教育功能；

（八）开展档案学术研究和交流活动；

（九）严格执行保密制度，做好档案的鉴定和密级调整工作，及时组织对已超过保管期限档案的鉴定销毁工作；

（十）管理、维护校史展和姚奠中艺术馆，做好接待工作。

第九条专职档案人员，实行专业技术职务聘任制或者职员职级制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。

第十条学校对长期接触有毒有害物质的档案工作人员，应当按照有关规定采取有效的防护措施，保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇，并按有关规定予以补助。第三章档案管理

第十一条学校各部门要建立、健全档案工作的检查与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高档案管理水平。

第十二条学校各部门应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。文件材料的归档范围：

（一）党群类：主要包括校党委及党群部门的各种文件、会议记录、纪要、计划、总结及各项活动中形成的对学校发展有参考价值的材料；上级机关与学校关于党群工作的文件材料。

（二）行政类：主要包括校行政工作的各种文件、会议记录、纪要及行政活动中形成的对学校发展有参考价值的材料；上级机关与学校关于行政工作的材料。

（三）学生类：主要包括学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍材料、奖惩材料、党团材料、高校毕业生登记表及反映学生能力的各种材料。

（四）教学类：主要包括在教学管理、教学实践和教学研究等活动中的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》（（87）教办字016号）的相关规定执行。

（五）科研类：主要包括在科研活动中形成的文件材料。按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》（国档发[1987]6号执行。

（六）基建类：主要包括学校在基本建设中形成的文件材料。按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发[1988]4号）执行。

（七）仪器设备类：主要包括在仪器设备管理中形成的材料。各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在10万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改造工作中产生的文件材料。

（八）产品生产类：主要包括在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。自行研制、试制产品的文件材料及在生产过程中形成的文件材料、样品、照片、录像等。

（九）出版物类：主要包括自行编辑出版的学报、校报和其他学术刊物。

（十）外事类：主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、访问、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研及其他活动中形成的文件材料；学校开展校际交流、中外合作办学，境外办学及管理外国和港澳台地区专家、教师、学生的材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。

（十一）财会类：主要包括财务管理文件。按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》（财会字[1998]32号执行）。

（十二）声像档案：主要包括单位、个人在重要活动和会议中形成的具有保存价值的照片、录像、录音、磁盘、缩微片、光盘等。

（十三）实物档案：主要包括领导题词、名人字画，机构变更前的印模；省级以上获奖牌匾、荣誉证书等；外事活动中赠送的礼品及学校重大活动制作的各种纪念品。

（十四）名人档案：主要包括专家学者、历任校领导、社会上有影响的校友、省级以上模范人物的各种材料。

各类档案归档时间：

（一）党、政部门和能按年度归档的部门，于次年4月底前归档。

（二）教学部门和能按学年度归档的部门，应在次学年度寒假前归档。

（三）科研、基建（含基建改造工程），应在鉴定、竣工后的3个月内归档。

（四）当年形成的财会档案在会计年度终了后，由计财处保管3年，期满后于次年6月底前归档。

（五）学生档案，入学前形成的材料在第一学年的寒假前归档，在校期间形成的材料在每年的暑假前归档。

各类档案的归档范围和保管期限详见《山西大学档案归档范围和保管期限表》。

第十三条学校实行材料形成部门立卷归档制度。各部门的兼职档案员要按照归档范围和要求，组织本部门档案的整理、立卷、归档。立卷人应当遵循纸质文件材料和电子文件材料自然形成规律，对文件材料进行整理，档案馆负责指导立卷。

第十四条归档的文件材料应质地优良、书绘工整、蓝黑墨水书写、声像清晰，符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894—2002）执行。

第十五条档案馆接收档案时，要检查案卷质量，符合要求后，方可按照移交目录进行签收。电子文件归档时应按照电子文件归档要求验收移交。

第十六条学校与其他单位分工协作完成的项目，档案管要保存一整套档案。协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外，应当将复制件送交档案馆保存。

第十七条个人在从事教学、科研、管理等职务活动中形成的各种载体形式的档案材料，必须按规定的移交时间，由本部门档案人员移交档案馆集中管理，任何个人不得据为己有。

对于个人在其非职务活动中形成的重要的档案材料，档案馆可以通过代管的形式进行管理。对于与学校有关的各种档案史料的捐赠者，视其珍贵程度，给予一定的奖励。对于征集到的珍贵史料学校将根据市场行情进行购买。

第十八条档案馆应当对馆藏档案和资料的保管情况定期检查，防止档案的破损、褪色霉变和散失。对受损档案要及时修复或复制，对重要档案应及时数字化，加工成电子档案保管。

第十九条档案馆应当认真执行档案统计年报制度，并按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。

第四章档案的利用与公布

第二十条档案馆要严格执行国家、学校保密制度，在确保档案安全和国家机密前提下，按照国家有关规定公布档案，其他任何组织或个人无权公布学校档案。属下列情况之一者，不得对外公布：

（一）涉及国家秘密的；

（二）涉及专利或者技术秘密的；

（三）涉及个人隐私的；

（四）档案形成单位规定限制利用的。

第二十一条凡持有合法证明的单位和个人，在表明利用档案目的和范围并履行相关手续后，均可利用已公布的档案。境外组织或者个人利用档案的，按照国家有关规定办理。干部人事档案的利用，根据干部人事档案的有关规定执行。

第二十二条涉及未公开的档案内容，应当经档案形成单位或本人同意，必要时报请校长审批。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，应当经学校保密部门批准。

第二十三条档案馆提供利用的重要珍贵档案，一般不提供原件，如有特殊需要，应经馆长批准。

第二十四条档案馆是学校出具档案证明的唯一机构。加盖档案馆公章的档案复制件，与原件具有同等效力。

第二十五条档案馆要为学校和社会利用档案创造便利条件，用于公益目的的，不得收取费用；用于个人或商业目的的，可以按照有关规定合理收取费用。学校各部门和个人利用其所移交、捐赠的档案，档案馆应无偿和优先提供。

第二十六条寄存在档案馆的档案，归寄存者所有。如果需要向社会提供利用，应征得寄存者同意。

第五章条件保障

第二十七条学校要确保档案工作和设备的经费需要，所需经费列入学校预算，单列专款由档案馆统筹安排。

第二十八条学校要遵循方便利用、安全保管、有利发展的原则，为档案馆提供专用的、符合档案管理要求的档案工作用房。

第二十九条学校应为档案馆配备必要的设备和恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设施。

第六章奖励与处罚

第三十条学校对在档案工作中做出下列贡献的单位或个人，给与表彰奖励：

（一）在档案的收集、整理、利用工作中做出显著成绩的；

（二）在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；

（三）在档案学研究及档案史料研究中做出重要贡献的；

（四）将重要的或珍贵的档案捐赠给档案馆的；

（五）同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。

第三十一条有下列行为之一的，学校要对直接负责的主管人和直接责任人给予处分。构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。

（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；

（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；

（三）涂改、伪造档案的；

（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；

（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；

（六）其他违反档案法律法规的行为。

第七章附则

第三十二条本办法适应于学校各部门。

第三十三条本办法自发布之日起执行。山大校字[2004]27号《山西大学档案管理办法》同时废止。

第三十四条本办法解释权归档案馆。二〇〇九年三月五日

第二篇：山西大学预算编制管理办法（xiexiebang推荐）

山西大学预算编制管理办法（2007年修订稿）

发布时间：2007-12-20 15:40:2

2山大计财字[2007]16号

为有效发挥预算的分配和监督职能，保障和促进学校教学、科研事业的发展。根据《中华人民共和国预算法》和《高等学校财务制度》的总体要求，结合我校实际情况，制定本办法。

一、预算编制原则

1、预算编制必须坚持“量入为出、收支平衡”原则。预算编制既要考虑学校事业发展和建设的需要，又要考虑到学校财力可能，不搞赤字预算。

2、预算编制必须坚持“收支两条线”原则。收入预算要坚持积极稳妥原则，既要考虑经费来源渠道的增加和收入的增长，又要考虑实现收入增长的可能性。支出预算要坚持统筹兼顾、保证重点、节能降耗等原则，在确保人员工资和正常运行开支的前提下，合理安排事业发展支出。

3、预算编制要坚持“归口管理”原则。预算编制要将经费按支出性质划分刚性支出和柔性支出预算。对刚性支出在预算安排时要予以重点保障；对柔性支出要按比例切块、归口，由各个主管校领导按部门分项目统筹经费分配与管理，最后由计财处汇总各部门项目预算，编制本经费预算，经校长办公会通过，党委扩大会批准后执行。

二、预算编制管理体制

学校实行“统一领导、部门参与、综合平衡”的预算编制管理体制。

“统一领导”是指预算编制方法、预算编制定额、预算编制的重大变动必须经校长办公会批准，预算建议方案必须经校党委扩大会审议批准。

“部门参与”是指学校预算的执行单位（各党务部门、行政部门、学院、科研机构、服务与经营部门等）在编制过程中，要积极向预算编制部门提供各项数据，根据学校安排报送预算支出明细表和上的绩效自评报告等。

“综合平衡”是指预算编制部门在编制过程要综合考虑，统筹兼顾，实现收入预算和支出预算平衡，资金来源预算与资金运用预算的平衡，单位明细预算与学校整体预算的平衡，使预算成为一个有机的整体。

三、预算编制范围

1、预算收入范围。学校开展教学及其它活动依法取得各项收入，必须全部纳入学校预算。包括财政补助收入、上级补助收入、事业收入、经营收入、附属单位上缴收入和其他收入。

2、预算支出范围。学校开展教学以及其它活动发生的各项费用，分基本支出和项目支出列入支出预算。包括事业支出、经营支出（指开展非独立核算经营活动发生的支出）、自筹基建支出、对附属单位补助支出。

3、科研经费预算和基建财务预算单独编制。

四、预算的编制和审批程序

1、计划财务处于每年九月份根据下一年的工作任务、发展目标、学校财力以及本的预算执行情况提出预算编制方法，经学校批准后，下达预算编报通知。

2、各单位根据本部门的具体任务和本财务收支的实际情况，按通知要求编制基本数字表、刚性支出预算以及各类收入预算、上经费使用绩效自评报告、专项经费申请预算等。

3、计财处根据各单位上报的各类收入预算、刚性支出预算、基本数字表等编制学校收入总预算、刚性支出预算、柔性支出控制总数，然后根据归口原则，经校领导研究后，确定柔性支出各口或各部门预算控制数，并提出下预算建议草案。

4、预算建议草案上报校长办公会通过后报校党委扩大会审议批准。

5、预算建议草案经校党委会批准后，下达各口或各部门，各口分管领导或者各部门领导根据下达的预算控制数，按照轻重缓急，统筹兼顾的原则提出柔性支出预算项目明细，并由部门领导或主管领导签署意见后报计划财务处。

6、计划财务处汇总各部门柔性支出明细预算，下达下财务预算。

五、预算的执行、调整和监督

1、预算的执行。预算执行包括收入预算的执行、支出预算的执行和预算平衡三个部分。在预算执行过程中，既要积极组织收入，确保各项收入及时足额入账，又要合理安排支出，实现预算收支平衡。当年预算安排的支出，原则上必须当年完成，不得跨执行。计划财务处定期对预算收支进行分析，发现差异，及时提出改进措施。对预算执行过程中的特殊情况和重大事项，随时向校领导报告。

年终各单位必须向计划财务处汇总编制预算执行报告。报告要分析预算收入、支出与实际收入、支出存在的差异以及各项事业的完成情况，并提出改进措施。做到数字准确、内容完整、说明充分、报送及时。

2、预算的调整。为保证学校预算的良好执行，维护预算的严肃性，在预算执行过程中原则上不予调整。如因特殊情况确需调整，必须按以下程序和权限办理：收入预算的调整由计划财务处直接办理，并相应增减校长预备费；支出预算的调增无论数额大小，必须由部门出具书面报告，详细说明增加原因，经部门的分管校领导签署意见后交计划财务处，由计划财务处在财力允许的情况下提出增加预算建议，逐级呈报审定，其中：5000元以下由主管财务的校领导审定，20000元以下的由校长审定，20000元以上需经校长办公会议审定，对于突发性事件大额支预算须经党委扩大会议批准后方可进行。

3、预算的监督。教代会、纪检委、审计处、计划财务处对各预算单位预算执行情况进行评估、检查和监督，对违反法律、法规和学校财务规章制度的，依照有关规定进行处理。

六、其它

本办法未尽事宜，执行国家有关规定，具体由计划财务处负责解释。本办法自公布之日起执行。

第三篇：山西大学研究生“三助”工作管理办法

山西大学研究生“三助”工作管理办法

第一章 总则

第一条 为了进一步完善研究生资助体系，切实提高我校研究生待遇，结合我校实际情况，特制订本管理办法。

第二条

本办法中的 “三助”是指面向全校设置的教学助理（简称“助教”）、管理助理（简称“助管”）和科研助理（简称“助研”），简称“三助”。

第三条

“三助”工作由研究生工作部（处）具体组织实施。

第四条

研究生“三助”岗位设置遵循“按需设岗、公开招聘、择优聘用、任期考核”原则。

第二章 基本条件和原则

第五条

应聘“三助”岗位的研究生，应为政治思想优良、工作责任心强、身体健康、学有余力的全日制在校研究生。考试成绩不合格或违反校规校纪受处分者不得申请。

第六条

研究生承担“三助”工作应征得导师同意，并签署意见。

第七条

在“助教”“助管”两种岗位中，每位申请者每学期只能应聘其中一个岗位。

第八条

研究生兼任助教或助管工作，不得影响正常课程学习。第三章 岗位职责与岗位设置

第九条 “助教”：承担本科生公共基础课或专业基础课的作业批改、讲评、辅导、答疑等工作；试卷的批改和讲评工作；实验准备、指导等教辅工作以及实习课程的指导等教学任务。

第十条 “助管”：承担各类教学管理、科研管理、行政事务管理或思想教育管理的辅助工作。

第十一条 “助研”：承担导师安排的科研及相关的辅助性任务。

第十二条 岗位设置

全校研究生“助教”岗位设置指标按照在校全日制研究生总人数的4%左右确定，“助管”岗位设置指标按照在校全日制研究生总人数的6%左右确定。“助研”岗位由导师根据科研任务及课题需要确定。

第十三条 “助教”岗位由教务处根据教学工作实际需要设置。各学院（中心、所）需在每学期结束前两周将下学期所需“助教”岗位设置计划（包括工作岗位、职责任务、工作时间、任职条件）报教务处审核。

第十四条 “助管”岗位由人力资源处根据管理工作实际需要设置。各培养单位、管理部门需在每学期结束前两周将下学期所需“助管”岗位设置计划（包括工作岗位、职责任务、工作时间、任职条件）报人力资源处审核。第十五条 硕士研究生“助研”岗位由导师根据科研任务及课题需要设置，博士研究生原则上均上“助研”岗位，报所在培养单位备案。

第十六条 教务处、人力资源处将审核结果汇总后，在每学期结束前一周将设岗计划送交研究生工作部（处）。

第四章 岗位申请与聘用

第十七条 “助教”“助管”岗位的申请和聘用程序

（一）研究生工作部（处）在每学期初向全校研究生公布“助教”“助管” 工作岗位、职责任务、工作时间、任职条件、待遇。

（二）研究生根据岗位要求及其个人情况填写《山西大学研究生“助教”、“助管”岗位申请表》（附件1）。

（三）各聘用单位对应聘者进行面试，提出是否聘用的意见，并将聘任结果公示。岗位在择优聘用的同时，应优先聘用家庭经济困难的研究生。

（四）受聘研究生与聘用单位签订聘用协议，并上报研究生工作部（处）批准备案，聘期一般为1学期。

第十八条 “助研”岗位申请和聘用程序

“助研”岗位由导师自行聘用，聘用情况报培养单位备案，聘期一般为1学年。

第五章 经费来源与资助标准 第十九条 经费来源

“助教”“助管”岗位经费由学校出资。“助研”岗位经费由导师出资。

第二十条 资助标准

参加“三助”岗位工作、经考核合格的研究生发给“三助”薪酬。“三助”薪酬的发放标准为：

硕士：助教岗位按课时计酬，每课时25元人民币，每周承担助教工作一般不少于6课时，不高于10课时。助教封顶薪酬为1000元 /月。

助管岗位按小时计酬，每小时12.5元人民币，每周承担助管工作一般不少于12小时，不高于20小时。助管封顶薪酬为1000元 /月。

助研薪酬为不低于500元/生/月（人文社科）和600元/生/月（理工类）

博士： 助研薪酬为不低于1000元/生/月（人文社科）和1500元/生/月（理工类）

第六章 岗位考核与薪酬发放

第二十一条 岗位考核

“助教”“助管”工作一般按学期考核。由研究生在每学期结束前第三周向聘用单位递交《山西大学研究生“助教”、“助管”任期考核表》（附件2）,聘用单位在每学期结 束前两周内完成对聘用研究生的考核。“助研”工作由导师自行考核。

第二十二条 考核结果分为优秀、合格与不合格三个等级。凡在受聘期间违反校规校纪、不认真履行岗位职责或不能胜任岗位工作的，均视为考核不合格，报研究生工作部（处）备案。考核不合格的研究生将不得参与以后的“助教”“助管”岗位申请。

第二十三条 薪酬发放

助教助管薪酬一般为每四周发放一次，经研工部（部）审核由计财处统一发放到研究生银行卡中。“助研”薪酬由导师自行发放。

第七章 附则

第二十四条 本办法自2014年9月起开始实施。本办法于2015年5月修订。

第二十五条 本办法由山西大学研究生工作部（处）负责解释。

附件:

1、山西大学研究生兼任“助教”、“助管”岗位申请表

2、山西大学研究生兼任“助教”、“助管”任期考核表

第四篇：档案管理办法

陕西电子信息国际商务有限公司

关于档案管理办法实施方案

第一章 总则

第一条 为建立健全公司档案管理制度，使档案更有效地为公司管理、经营、研究等各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》等有关法律法规，结合公司实际制定本办法。

第二条 公司档案主要是指公司在各种活动中形成的具有保存和使用价值的文字、法律文书、数据、图纸、图片、录音、录像等资料。

第三条 公司档案工作实行统一领导与分级管理相结合的原则。

第四条 本办法适用于公司全体员工。

第二章 档案分类与内容

第五条 结合公司实际情况，对档案进行分类管理。可分为陕西电子信息国际商务有限公司和上海桦霖国际贸易有限公司档案。

第六条 档案内容即归档范围。公司档案由文书档案、项目档案及音、影像资料等组成。其中文书档案由以下部分组成：

（一）综合类：上级下达的有关文件、批复、规定等资料；集团公司办公会、专题会议、党政联席会、党工委会议及管办公司联席会、专题会议及董事会的会议纪要；公司组建、变更设计资产产权变动等方面的资料。

（二）劳动人事类：公司员工聘任、解聘、工资、福利、劳保、退养、奖励、考核、培训等文件资料。

（三）党群类：党务、工会、共青团、妇女活动中形成的重要文件资料。

（四）财务类：公司资金管理、成本管理、投资管理、经济核算资料，预决算及各类财务统计凭证、财薄及报表。

（五）审计监察类：上级有关规定和公司在监察审计过程中形成的资料。

（六）固定资产管理类：设备购置报批文件和验收调试使用、维修、转让、报废、损毁、更新改造过程中形成的资料。

（七）基础设施建设类：包括规划、勘察、工程设计、建筑施工、竣工验收阶段的资料文件。

（八）业务经营类：业务计划及执行情况资料，担保、投资原始资料和评估、评审、监管的各类操作管理文件、各类合同、协议，抵押、质押的各类法律文件和文书及有关商务纠纷的重要文件等。

（九）外事类：公司与其他业务单位进行业务合作、业务交流等文件资料。

第三章 档案管理部门与职责

第五条 档案管理应有相关部门负责。

（一）公司档案集中统一管理部门为办公室。

（二）根据公司实际情况及项目需要，各部门需分别负责该部门及项目类的档案管理工作。

第六条 档案管理部门应明确档案管理职责。

（一）办公室设立档案室，由办公室主任负责公司档案的集中统一整理归档，并对各部门的档案工作进行指导、监督和检查。

（二）公司各部门指派档案管理工作人员，专门负责本部门项目资料的收集及整理工作。

第四章 档案管理要求

第七条 归档时间

（一）综合类文书资料（包含集团公司文件、会议纪要、通知、通报等，公司发文、会议纪要、通知、通报等）及合同类资料在流转完成之后，应立即交予办公室整理存档。

（二）项目资料应在项目工程完结后立即整理归档，归档资料的完整性由各部门专职人员负责，规范管理由办公室人员负责，并将完整项目资料统一交办公室整理归档。

（三）规划类资料由相关部门专职人员负责，年终时统一交由办公室整理归档。

（四）财务类、审计监察类及固定资产管理类资料在财政结束后，暂由财务部保管。

（五）音频、影像资料由办公室定期统一整理归档。第八条 归档要求

（一）公司各部门应严格按照归档时间进行归档。

（二）公司办公室制定出统一的目录格式（见附表一），要求各部门档案管理人员采用统一格式填写电子版和纸质版目录，案卷目录一式两份，一份由档案管理人员存档，另一份由归档部门留存，任何人不得据为己有或拒绝归档。

（三）归档的文件资料应完整、准确地反映公司在各项活动中的真实过程，必须是定稿后由公司领导签发的原件。

（四）归档的文件资料应由各部门档案工作人员加以系统整理，认真填写目录（电子版及纸质版）备案。

第五章 档案管理

第九条 档案的保管。公司档案管理实行办公室统一整理归档，各部门配合管理的原则，各部门应按照归档时间、归档要求保管档案。

（一）公司必须有专门的档案室，配用专用的档案柜架，并且具备防火、防盗、防潮、防尘、防有害生物等安全措施；各部门档案管理有专门的档案柜，配备专用钥匙等。

（二）公司办公室档案管理人员要定期对各部门整理档案对照目录进行检查、清点，发现有破损、遗漏等现象应及时修补、复制或进行其他技术处理。

第十条 归档资料及档案的移交

（一）档案管理人员接受归档资料及档案时要认真验收，严格履行交接手续，填写档案交接单（见附件二）。管理人员调动工作时，必须办完移交手续后方可离岗。

（二）公司各部门发生变动、撤销时，应及时将原由原部门管理的档案交至办公室档案管理人员处。

第十一条 档案的利用

（一）档案管理人员应编制各种档案检索工具，以保证及时、准确的提供利用档案信息。

（二）档案的借阅

1、公司各部门查阅档案要在档案室进行。员工查阅档案时应填写《档案查阅单》（见附件三），经档案管理人员批准后方可查阅。

2、公司档案文件一般不外借，如有特殊情况需要外借，必须认真填写《档案外借单》（见附件四），经公司分管领导批准，并严格归还期限，档案管理人员在核对无误后方可收回。《档案外借单》一式两联，借阅人和管理部门各执一份。

3、具有密级的档案文件原则上不得复印，若特殊情况密级文件有公司分管领导批准后方可复印，复印人在复印件用完后自觉销毁，以防泄密。

4、公司各部门查阅其他部门的档案必须经归档部门同意并由本部门负责人批准后，再根据查阅手续进行查阅。

5、外单位人员查阅或使用公司各部门的档案，需持单位介绍信，并加盖单位公章，严格按照档案管理办法执行。

6、档案利用者，在借阅档案时必须爱护档案，不得涂改、抽拆档案文件，未经审批程序，不得擅自传阅、转借、复制档案资料。

（三）开发使用档案信息应遵守国家有关保密和知识产权等方面的法律、法规，任何个人不得擅自公布档案内容，对涉及侵犯公司利益和第三者权益的行为，应追究责任人相应的法律责任。

第六章 附则

第十七条 本办法经公司联席会讨论通过。第十八条 本办法由公司办公室负责解释，实施。

第十九条 本办法自发布之日起实行。

附件1：公司文件资料归档范围与保管期限表 附件2：档案目录格式 附件3：档案移交单附件4：档案查阅单附件5：档案借阅单附件6：档案借阅登记表

附件一：

公司文件资料归档范围与保管期限表

一、综合类

（一）公司组建资料（永久）

1、申办公司的报告与批件

2、公司章程

3、资金证明

4、场地证明

5、法定代表人任命书

6、注册登记的函件与批件

7、营业执照正本（副本）及复印件

7、税务登记证正本（副本）及复印件

8、组织机构代码证正本（副本）及复印件

（三）集团公司下发红头文件及会议纪要

（四）公司向上级领导的请示与上级领导的批示

1、方针政策性的重要业务问题（永久）

2、一般业务问题（短期）

（五）公司会议纪要（永久）

1、集团公司下发的有关公司的决定性或相关事项的会议纪要

2、公司联席会会议纪要

3、公司专题会会议纪要

4、公司董事会会议纪要

（六）各级领导视察、检查公司工作时重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、影像资料（永久）

（七）公司领导在重大活动的讲话（永久）

（八）公司启用或更改印信、徽标的通知（永久）

（九）公司机构、名称等变更的报告、批复、通知（永久）

（十）公司总结报告（永久）

（十一）公司发展规划、计划（永久）

（十二）公司大事记（永久）

（十三）公司荣誉证书、奖状、奖牌、奖杯（永久）

（十四）公司内部机构调整与设置的报告、批复、通知（长期）

（十五）公司制定的各类规章制度（长期）

（十六）公司与外单位经济纠纷诉讼案件资料（长期）（十七）公司形象宣传资料（长期）（十八）公司内部刊物（长期）

二、劳动人事类

（一）公司领导任职通知（永久）

（二）公司董事长、总经理（含副职）、财务负责人等公司领导的聘任与解聘通知（永久）

（三）公司职工名册（永久）

（四）工资册（永久）

（五）公司各阶段组织结构图（永久）

（六）公司与职工签订的招聘录用合同等资料（长期）

（七）公司职工辞退、除名、退休的通知（长期）

（八）公司制定的劳动人事管理制度（长期）

（九）公司的工资、奖金福利分配方案（长期）

（十）公司劳动工资年报（长期）

（十一）公司历年内部薪配调查结果（长期）

三、财务类

（一）财务管理类（永久）

（二）会计档案类（长期）

四、规划项目工程类

（一）规划设计类图纸（永久）

（二）规划设计类合同及协议书（永久）

（三）规划设计类文书资料、会议纪要等（永久）

（四）招投标文件类

1、中标资料（永久）

2、投标文件在一项工程完结后，中标人投标文件应永久保存，未中标投标文件，在工程审计结束后可销毁。

（五）合同及协议书（永久）

（六）产品类图纸（永久）

五、固定资产管理类

（一）购置设备的申请、协议书及购销合同（长期）

（二）验收与调试资料（短期）

（三）使用与维修资料（短期）

（四）设备更新资料（长期）

六、外事、招商类

（一）公司与国外或国内进行业务合作的意向书、协议书、备忘录、会议纪要（永久）

（二）公司外出考察报批文件（长期）

（三）公司人员外出进行参加业务交流会和业务洽谈的资料（长期）

（四）公司参加国际国内会议资料（长期）

（五）外宾来公司参观考察的相关文件（长期）

（六）上级印发的外事类保密文件（短期）

七、审计监察类

（一）公司主要负责人离任审计的通知、报告、结论、决定、证明资料（永久）

（二）公司自查报告（长期）

（三）监察调查结果与处理决定（长期）

（四）一般审计事项的通知、报告、结论与调查资料（短期）

八、党群类

（一）党组织建设的文件（长期）

（二）公司党员违纪处理资料（长期）

（三）党支部工作总结、计划（长期）

（四）党支部会议记录、纪要（长期）

（五）评选优秀党员及表彰资料（永久）

（六）工会工作计划、总结（短期）

第五篇：档案管理办法

关于公路工程竣工文件材料立卷归档

整理要求

各施工单位、监理单位、设计单位：

为进一步做好工程项目档案管理工作，省交通厅下发了豫交办【2011】39号关于下发《河南省公路建设项目文件材料归档整理规范》的通知。对工程项目档案的验收提出了明确要求，为贯彻落实好该通知精神，切实做好档案管理工作，对于S236平郏快速通道的工程技术档案工作特做以下要求：

一、各有关单位必须加强档案工作的统一管理，各施工、监理单位应建立健全档案工作各项规章制度，明确有关领导分管项目档案工作，并配备专（兼）职资料员，做好日常工作中资料的收集、整理工作，杜绝竣工验收前突击整卷。设计、监理及施工单位注意收集在工程建设过程中形成的各种资料，为了保证档案资料的完整性、准确性及系统性，应加强对施工工地档案资料管理人员的培训和教育，使他们尽快掌握和了解公路工程档案管理的方法和内容。对日常工程档案的收集整理工作，有关部门要不定期的进行现场抽查，发现问题及时解决。

二、做好平时工作的监督检查，经常性地督促、检查、指导。各级领导要对工程项目档案管理工作引起高度重视。

三、竣工资料的整理方法严格按照省厅印发的《河南省公路建设项目文件材料归档整理规范》附件中的各项规定进行整理。

四、根据豫豫交办【2011】39号关于下发《河南省公路建设项目文件材料归档整理规范》的通知，各个项目竣工材料的组卷、分类以及编制档号等系统化整理工作必须利用计算机档案管理软件完成（该软件是由国家档案局推荐经省交通厅档案科考察在全省统一使用的档案管理软件）。

五、各项目办对项目档案的形成以及利用计算机档案管理软件对项目档案案卷目录、卷内目录、光盘的整理制作及移交等工作应做统一安排。

六、各单位在合同段交工验收前将已经系统化整理的项目档案连同案卷目录（含电子版目录）和案卷编制说明，公路局工程科和监理检查合格后移交给公路局档案室，并按照规定办理移交手续。案卷的编制说明内容包括本合同段项目建设内容，档案整理执行的标准、项目档案整理情况及组卷数量，竣工图编制质量及其他需要说明的问题。

七、档号的统一编写部分为：S236PJL/….二〇一四年二月十三日