XXXX公司公文格式说明

第一篇：XXXX公司公文格式说明

XXXXXXXX公司

公文格式说明

说明：本公文格式说明按照国家标准GB/T9704－2012并结合公司实际情况制定。

一、公文用纸

公文用纸采用GB/T 148中规定的A4型纸。

二、页面设置

页边距上为3.7厘米，下为3.5厘米，左为2.8厘米，右为2.6厘米

三、文字颜色

如无特殊说明，公文中文字的颜色均为黑色。

四、行数和字数

一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可以作适当调整。

五、字体及字号

（一）公文标题用2号小标宋体字

（二）红头文件发文字号用3号仿宋体

（三）正文第一层结构层次序数用“

一、二”等，3号黑体；

（四）第二层结构层次序数用“

（一）、（二）”等，3号仿宋体；

（五）第三层和第四层用“

1、”“（1）”标注，3号仿宋体；

（六）页码用4号半角宋体阿拉伯数字；

（七）另面编排附件二字用3号黑体 ；

（八）红头文件版记部分一般用4号仿宋体字

注：如无特殊说明，公文格式主体要素一般用3号仿宋体字。特定情况可以作适当调整。

六、公司红头文件行文格式编排规则

公司红头文件行文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头；公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。页码位于版心外。

（一）版头

1、公司标志：公司全称或者规范化简称加“文件”二字组成。公司全称居中排布，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。

2、发文字号在发文机关标志下空二行居中排布，年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“„‟”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。发文字号编号由总经办统一管理。

（二）主体

1、公文标题编排于红色分隔线下空二行居中排布，回行时，要做到词意完整，排列对称。

2、公文首页必须显示正文。

3、页码用4号半角宋体阿拉伯数字，数字左右各放一条一字线；页码连续编排。

（1）单面打印公文装订时，按页连续编排，页码居右空一字。（2）双面打印公文装订时，按页连续编排，其中单页码居右并距右边缘空一字，双页码居左并距左边缘空一字。

4、附件说明

（1）附件说明位置在正文下空一行（不是下一行），左空2字格，附件名称后不加标点符号，如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号，如写为——附件：1.XXXXX（2）若附件名称较长，回行时与冒号后文字对齐。

5、公司署名

（1）单位署名与正文（或附件）间空三行。

（2）成文日期在版心右侧编排，印章用红色，不得出现空白印章。

（3）公司单一行文时，公司署名在成文日期之上、以成文日期为准居中排布，印章端正、居中下压单位署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置。

（4）公司与法人等联合行文时，一般将各发文署名按照相关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压署名，印章之间互不相交或相切，印章右侧不得超出版心。

6、附注

如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。附注一般注明联系人和电话（实际工作中，一般可不注联系单位），回行要顶格。

7、附件

附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角

第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。

如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。

（三）版记

1、由主件与附件共同组成的文件，版记要放在附件之后，以保持公文完整性。

2、版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线，中间的分隔线用细线。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线位于公文最后一面的版心下边缘。

3、如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。

4、印发单位/部门和印发日期

印发单位/部门和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发单位/部门左空一字，印发日期右空一字，后加“印发”二字。

七、公司红头文件式样模板

附件 公司红头文件式样模板（仿宋三号字空两行）

XXXXXXXX公司

（仿宋三号字空两行）

XXXX„20XX‟XX号（居中仿宋三号字）

（仿宋三号字空两行）

关于×××××× 的通知（宋体二号字）

（仿宋三号字空一行）

有关部门：

（正文包括附件、日期均为仿宋三号字）

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

一、XXXXXXXXXX(大标题黑体三号)

（一）XXXXXXXXXXXXXXX(仿宋三号)。

1、XXXXXXXXXXXXXXXXXX(仿宋三号)(1)XXXXXXXXXXXXXXXXXX(仿宋三号)×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

（仿宋三号字空一行，若附件页为此页起始则不用空行）

附件：1.XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX(仿宋三号)

2.XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX(仿宋三号)(仿宋三号字空三行)

XXXXXXXX公司 二〇XX年XX月XX日

（附注）（仿宋三号字下一行）

主送：××，×××，××，×××，××××。（仿宋四号字）抄送：××，×××，××，×××，××××。（仿宋四号字）XXXXXXXX公司 二〇XX年XX月XX日印发

八、公司普通文件行文格式编排

（一）文件标题编排于版面下空一行居中排布，回行时，要做到词意完整，排列对称。

（二）文件内容排布于标题下空一行；台头名称顶格，正文部分在台头下一行（不是空一行），正文第一行缩进两字符。

（三）需显示页码的，页码用5号半角宋体阿拉伯数字居中、连续编排。

（四）若文件内容中有表格，表格内容一般为仿宋小四号字体，根据实际需要可适当调整。

（五）公司署名

1、单位署名与正文间空三行。

2、成文日期在版心右侧编排，印章用红色，不得出现空白印章。

3、公司单一行文时，公司署名在成文日期之上、以成文日期为准居中排布，印章端正、居中下压单位署名和成文日期。

九、公司普通行文式样模板（仿宋三号字空一行）

XXXXXXXX公司 关于XXXX的XX（仿宋三号字空一行）有关部门：

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。（内容一般为仿宋字体，可根据篇幅内容选择三/四号字）(仿宋三号字空三行)

XXXXXXXX公司 20XX年X月X日

第二篇：公文格式说明

公文格式说明

东府文件（平行文和下行文）格式说明

一、用纸：A4型、70g/m的胶版印刷纸。

二、版式：天头地白（上下白边）为36mm，左右白边为27mm，版心为156mm×225mm（不含页码）。

三、组成公文的各要素：

组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。

（一）公文份数序号：阿拉伯数码，顶格标识在版心左上角第1行。带有密级的公文要编制份数序号；如果发文机关认为有必要，也可对不带密级的公文编制份数序号。发文机关在发文和收文机关在收文时，都要登记份数序号。一般来说，应根据公文的份数来决定编几位，但至少应不少于两位。

（二）密级：根据需要标识。用15.5号黑体字顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用15.5号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开，秘密等级的两字间不空1字距离。

（三）紧急程度：根据需要标识。用15.5号黑体字顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，2紧急程度顶格标识在版心右上角第2行，此时两行之间行距缩小，使发文机关上方至紧急程度标识间多留出空位。

（四）发文机关：即“东莞市人民政府文件”红头，使用56号加粗华康简标题宋体字（国家机关公文格式推荐使用小标宋体字，字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但一般高×宽应小于22mm×15mm），用红色标识。发文机关标识位置为上边缘至版心上边缘25mm（即距公文纸上边缘62mm），也就是留出25mm（约2行）位置用于标识份数序号、密级和紧急程度，即使上述3项要素均不需要标识，也要留出这段空白。

（五）发文字号：由发文机关代字、年份和序号组成；位于发文机关标识下第3行（上空2行），使用15.5号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。

（六）红色反线：位于发文字号之下4mm处，与版心等宽，粗1.25磅。

（七）公文标题：位于红色反线下第3行（上空2行），使用21号华康简标题宋体字；可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

（八）主送机关：位于标题下第2行（上空1行），使用15.5号仿宋体字，左侧顶格，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。如果因仅差一行就可以不挤出正文时，主送机关与标题之间也可以不空1行。

（九）公文正文：主送机关名称下1行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。正文用15.5号仿宋体字，文中如有小标题可用15.5号华康简标题宋体字或黑体字。

正文（含主送机关）一般每面排22行，每行排28个字，字距、行距据此确定（一般可为30磅）。

（十）附件：在正文下空1行、左空2字、用15.5号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件序号使用阿拉伯数码，附件名称后不加标点符号。

附件的左上角第1行顶格标识“附件”（使用15.5号黑体字），有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致

（十一）落款：落款处不署发文机关名称（联合行文除外，另行说明），只标识成文日期，加盖印章。

成文日期右空4字，用汉字将年、月、日标全，“零”写为“О”。加盖印章应上距正文1行之内，端正、居中下压成文时间，红色。当印章下弧内无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧内有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。

当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

（十二）附注：公文如有附注（如“此件可公开发表”、联系人、联系电话等），用15.5号仿宋体字、居左空2字加圆括号标识在成文日期下1或2行。

（十三）版记：应置于公文最后一页（不管前面的空白页有多少面），版记的最后一个要素置于最后一行。版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心，上下线粗1磅，中间线粗0.5磅。

主题词：“主题词”3字用15.5号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用15.5号华康简标题宋体字，各词目之间空1字。“主题词”一栏为正常行距。

抄送机关：在主题词下1行、左右各空1字、用15.5号仿宋体字标识，后标全角冒号；抄送机关间一般用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。

印发机关和印发日期：位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占一行位置；使用15.5号仿宋体字。印发机关左空1字，印发日期右空1字。印发日期以公文付印日期为准，用阿拉伯数码标识。

不标注印发份数。

四、页码：

小4号半角白体阿拉伯数码，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条小4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。首页、空白页和空白页以后的页不标识页码。

五、印刷、装订：

（一）双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。

（二）公文应左侧装订，不掉页。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差±4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm--5mm。

（三）附件的装订：附件应与公文正文一起装订。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。

公文如需附表，对横排A4纸表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。

公文如需附A3纸型表格，且当最后一页为A3纸型表格时，封

三、封四（可放分送，不放页码）应为空白，将A3纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页（封四）上。

六、特别说明：

（一）省政府目前使用华光文件处理系统，其制定的公文格式对应该系统。我们办公室（以及我市大部分单位）目前使用的文件处理系统是Microsoft Word，我们制定的公文格式，各项数值均指在Microsoft Word2000文件编辑系统中数值。因此，我们的公文格式与省政府的公文格式在字号、字距、行距以及个别特殊符号方面，有微小差别。这些差别限于技术原因目前暂无法改变，但对公文的规范性影响不大。

（二）市政府、市府办其他公文格式以此为基础，凡未作说明外均以上述标识方法相同。

联合行文格式说明

一、本说明所指包括市政府、市府办的联合行文的上行文、平行文和下行文；

本说明未列之要素的标识方法，均与东府文件（平行文和下行文）格式相同。

二、发文机关标识：

使用华康简标题宋体字，字号依据联合行文单位的数量以醒目美观为原则酌定，但高×宽应小于22mm×15mm（如市政府、市府办的样文，当两个单位联合行文时，单位名称用小初号加粗华康简标题宋体字，“文件”两字用56号加粗华康简标题宋体字）。联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。

平行文或下行文的天头同东府样文，即发文机关标识上边缘距公文纸上边缘62mm。

上行文的天头同东府上行文，即发文机关标识上边缘距公文纸上边缘117mm。

三、联合行文公文首页必须显示正文，发文机关过多只能挤发文机关，不能挤正文，可将发文机关字号缩小，行距缩小，直至保证公文首页显示正文为止（还要考虑留出发文字号、主送机关、标题以及最少一行正文的位置）。

四、印章使用：当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字；主办机关在前；两个印章均压成文日期。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。

当联合行文需加盖3个以上印章时，应将各发文机关名称（可用简称）按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖或套印在其上。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。

东府、东府办文件（上行文）格式说明

一、本说明中未列之要素的标识方法，均与东府文件（平行文和下行文）格式相同。

二、天头：发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm，距公文纸上边缘117mm（不论份数序号、密级和紧急程度标识与否，均要留出这段空白）。

三、文号和签发人：

签发人姓名平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用15.5号仿宋体字，“签发人”字样后标全角冒号，冒号后用15.5号楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行，并使红色反线与之的距离为4mm。

会议纪要格式说明

一、本说明中未列之要素的标识方法，均与东府文件（平行文和下行文）格式相同。

二、我们目前使用的会议纪要类别主要有市政府常务会议纪要、市长办公会议纪要、市政府工作会议纪要，各项要素标识方法基本相同。

三、会议纪要标识由“×××会议纪要”组成，使用40号加粗华康简标题宋字体，红色。

四、会议纪要不加盖印章。

市政府、市府办信函式格式说明

一、本说明中未列之要素的标识方法，均与东府文件（平行文和下行文）格式相同。

二、我们目前使用信函式格式公文的类别主要有东府函、东府办函、东府办复、东府党、东府案、东府办会函等。

三、信函式格式公文格式：

（一）天头地白：天头为30mm（即发文机关标识上边缘距公文纸上边缘30mm），地白为20mm，左右白边为20mm。

（二）发文机关：

发文机关名称（即“东莞市人民政府”、“东莞市人民政府办公室”红头）上边缘距公文纸上边缘距离30mm，使用小初号加粗华康标题宋体字；

发文机关全称下4mm处为一条2.25磅武文线（上粗下细），距下页边20mm处为一条2.25磅文武线（上细下粗），两条线长均为170mm。

发文机关名称及双线均为红色。

（三）正文：

发文字号置于武文线下1行版心右边缘顶格标识。发文字号下空1行标识公文标题。

如需标识秘密等级或紧急程度，可置于武文线下1行版心左边缘顶格标识。

四、部分信函式公文的差别：

（一）东府党：发文机关名称即红头使用“东莞市人民政府”，落款为东莞市人民政府党组。适用于与党组织的公文来往。

（二）东府案：落款有两种形式，凡属提请人事任免、审议财政预决算等重大事项，落款为市长签章；一般的如报告工作等事项，则盖市政府印章（两者不同时使用）。

（三）东府办会函：用于市委市政府联席会议、市政府常务会议、市政府工作会议等交办和知照事项。

第三篇：电子政务公文操作说明

电子政务公文操作说明、一、登录

1.输入：http://10.168.1.28

2.IE设置：打开工具——internet选项——安全——自定义级别，将凡是带有Activex的英文的控件都设置为启用。点击“受信任的站点”——站点——将下面有验证的小勾去掉，将http://10.168.1.28的网址输入后添加到下面。

从来没有使用过电子政务系统的电脑做一次，不用每次都做这个操作。

3.登录：请使用本单位收发员的名字进行登录。

二、红头模板制作

1.准备工作：打电话找帮单位印刷红头文件的印刷厂。找他们要电子档。

2.只有本单位的收发员才能制作红头模板，但是，他们做好后，本单位的所有同事都能看到。

3。点击：行政办公——公文管理——公文管理——发文模板——新建模板

将电子档模板打开，选择：编辑——全选——鼠标右键复制，回到系统新建模板页面，粘贴进去，修改左上角的模板名和说明，点击保存就完成了。

注意：如果发现新建模板不能打开，则是IE设置有问题。

三、公文的发送

点击：行政办公——公文管理——公文处理——待办公文

主任张煜1撰稿3批示

副主任王辉（印章管理员）1撰稿2审稿4签发5盖章

收发员刘嘉1撰稿

1撰稿（谁是撰稿人，谁就是承办人）

完善右上角的公文要素

选择中下部位的红头模板——点击左下角的“公文处理”在弹出来的页面对公文进行撰稿。完成之后点击左边的保存。然后根据本单位的实际情况选择相关的办理方式，再选择办理人员。点击确定。公文将流转到下一个环节的办理人员手中。

2审稿

审稿人在待办公文里找到“待审稿”状态的公文，进去，可以对公文进行修改（点击左下角的公文处理），无论他对这篇公文有没有进行修改，当他给予办理意见之后，如果不选择后续的办理方式，直接点击确定，公文将回到承办人的待办公文里面。如果选择后续的办理方式及人员，公文将流转到后续办理人员的待办公文里面。

3批示

批示人在待办公文里找到“待批示”状态的公文，进去，可以对公文进行修改（点击左下角的公文处理），无论他对这篇公文有没有进行修改，当他给予办理意见之后，只能点击确定，公文将回到

承办人的待办公文里面。

4.签发

首先，签发人的名字是不能直接打印上去，只有先办理意见“签发”，选择需要签发的人，点击确定之后，签发人就能在待办公文找到“待签发”状态的公文，无论他是否选择后续办理方式，只要一旦点击确定，他的名字将自动的上传到公文要素的签发人一栏中。5盖章

首先，选择办理方式“盖章”，再选择本单位有“印章管理员”权限的人。印章管理员在待办公文里面找到“待盖章”状态的公文，选择公文处理，在弹出的页面，选择：签名印章——选择印章名——印章密码（默认为123）——盖章——确定。将印章拖到你想要的位置上面。点击保存返回。

6发文

首先选择办理方式“发文”，再选择本单位的收发员进行发文，收发员找到“待发文”状态的文件之后，直接点击确定，就可以将公文发送出去。

7归档

发文员找到“已发文”状态的公文，选择办理方式“归档”，归档人选择，点击确定。公文将流转到公文查阅的发文列表里面，所有曾经看过这篇公文人员，都能在自己的帐号下面的发文列表里查看。

进入发文列表的公文之后，可以进行公文的补发已经传阅，还可以

查看收文单位对这篇公文的收文记录。

公文管理——公文管理——系统代码维护，结合归档管理，可以对已经归档的公文贴上标签。

8扫描件发文

只有本单位的收发员才能使用扫描件发文

扫描件发文适合于一些已经成文的文件

在公文要素签发人一栏中，是必须要手动填写进去。

四、收文

1在来文登记里，找到新到公文，点击“签收”。

2根据公文的实际来源选择公文要素中的“公文来源”。

3根据公文的实际情况选择承办人。当选择之后，点击确定。公文将流转到承办人的“待办公文”里面。

以上三步，都是收发员来操作。

4.承办人在待办公文里找到这篇公文后，根据这篇公文的内容和本单位的实际情况选择相关的办理方式

5.归档承认人在所有的办理结束之后将此公文归档，归档人选择自己。公文将流转到“公文查阅”的收文列表里面。

五、专送传阅

1.分为专送件、传阅件、专送件只能直接发送，传阅只能转发

2.专送传阅只能收，不能直接删除，只有发送方可以删除，一旦删除，接收方的文件也会跟着一块删除。

六、通知管理

1.通知分为个人通知、部门通知两个

2.个人通知所有的人员都能接收和发送。部门通知只有收发员才能接收和发送

3.个人通知的接收和发送都是以个人的名义，部门通知的接收和发送收发员都是以单位的名义。

4.根据实际情况选择紧急程度。

5.收件人和收件单位最少二选一，但可以多选。

6。通知只能收，不能直接删除，只有发送方可以删除，一旦删除，接收方的文件也会跟着一块删除。

第四篇：公司公文管理制度

XXX股份有限公司文件

穗XX发【2009】第12号

关于印发《公文管理规定》的通知

公司各部门：

为加强对本公司公文管理，做到规范、准确、及时有效地运用公文，结合公司的实际情况，特制定本规定。

一、公文的常见种类

（一）规定：为处理某种事项、开展某种工作而提出的要求、规范。

（二）决定：适用于对重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤

销下级部门不适当的决定事项。

（三）决议：适用于经过会议讨论通过并要求贯彻执行的重要事项。

（四）通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。

（五）通知：适用于批转各部门的公文，转发政府机关和不相隶属机关的公文，传达要求

各部门办理、周知或执行的事项，任免和聘用干部。

（六）通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。

（七）报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

（八）请示：适用于向上级机关请示或批准的事项。

（九）批复：适用于答复下级单位请示的事项。

（十）意见：适用于对重要问题提出建议和处理办法。

（十一）函：适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请

求批准和答复审批事项。

（十二）会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。

二、公文的收发和承转

（一）公司公文分两类，一类是外来公文（即来自公司之外的各种文件、传真、信、函），另一类是公司各部门拟写的内部公文。

（二）外来公文由前台统一收取，填写“收文登记表”，并在右上角表上流水号。写明收件人姓名的，由前台直接交收件人签收，其余公文交办公室处理。

（三）各部门拟写的需经总经理签发、批办的公文，先交办公室，办公室根据公文内容填写“文件呈批处理表”并标上流水号登记号，交总经理批办。如有紧急公文送到，应立即交送有关部门，不得有任何搁置。

三、公文的拟办和传阅

公司内外公文，由其收文的各部门拟办，并根据公文内容送：

（1）办公室呈总经理批办；

（2）有关部门承办；

（3）有关部门传阅。

四、公文的批办和承办

总经理批办的文件，由办公室根据批办的内容：

（1）归总经理个人档；

（2）送有关部门承办；

（3）送有关部门传阅。

五、公文的催办和反馈

（一）公文的催办由送传单位向受文单位催办，一般不越级。由办公室送转总经理的批办件，由办公室催办；送转公司办公室的批文件，由办公室催办。

（二）意见的反馈按逐级回转的原则办理。承办单位逐级把意见反馈到批（送）办单位（公司办公室或有关部门）。特殊情况下，可直接反馈到总经理本人。

六、公文的办复、清缴和归档

（一）公文的办复是指办公室处理完批办、转办或传阅的公文后，将承办结果及时报告有关领导。

（二）总经理处理的公文，由办公室办复后清缴登记，并送档归档。如总经理需自行留档，由办公室填留档表备案。

（三）其他由办公室或职能部门承办的公文，处理完后应及时交回办公室统一整理、归档。有原稿的应将原稿连同文件归档。

七、文稿的起草、审核和签发

（一）下发文件必须经过起草、审核和签发的程序。

（二）凡以公司“穗XX发”下发的各类文件，综合性的由办公室拟稿，专题性的由各职能部门负责起草。

（三）以公司名义下发的公文，必须填写“XXX股份有限公司发文稿纸”，由公司领导签发后交办公室统一下发。

（四）各部门下发有关工作意见、规定、决定、通报等文件和信函证明、说明等外部往来公函，均采用公司文件纸，一般的通知则不采用。

（五）各部门下发的文件须遵循本规定第八点规定，均需填写发文稿纸，由各部门主要负责人审核，经公司主管领导签发后由办公室按规定格式打印，发文稿纸连同底稿和正式文件应交办公室存档。

八、发文文号规定

（一）公司对外行文的文号为：

董事会行文：“穗XX董发”【200x】第xxx号

“穗XX董函”【200x】第xxx号

公司名行文：“穗XX发”【200x】第xxx号

“穗XX函”【200x】第xxx号

（二）内外公函：

“办公室”的文号为：“穗XX办函”；

“财务部”的文号为：“穗XX财函”；

“商务部”的文号为：“穗XX商函”；

“质量保证部”的文号为：“穗XX保函”；

“生产部”的文号为：“穗XX生产函”；

（三）各部门文号顺序

由本部门自行记录编发，校样稿连同电子文档均须交办公室，由办公室作文、格式校订，经公司主管领导签发后，办公室统一打印，以做到发文的规范、统一。

九、公文的保密

（一）公文拆启和传送由专人负责，办公室和各部门指定一人负责此项工作，其他人不得私自拆启或横向传递。

（二）公文的阅读要限定范围，除各部门主要负责人外一般只限于责任人。需传阅的文件，应按主管领导的批示传阅，其他人不得擅自阅读。

（三）注意公文的安全性。公文处理完之后，应即时送转或清缴；未处理完的要放在安全的地方，不得随处搁置；注明属“机密”级以上的文件要妥善保管。

（四）各类文件的草稿和需清理的文件，应及时销毁。

（五）传送密件，送件人必须用档案袋将文件密封后，送达收件人签收。

（六）收发者不得阅读与自己工作无关的公司公文。

十、本规定之颁布之日起执行。

第五篇：公司公文管理办法

XXX有限公司

公文管理办法

第一章总则

第一条为规范公司各项公文，发挥公文对公司业务经营的指导作用，提高公文速度和行文质量，特制定本办法。

第二条本办法适应于公司各部门。

第三条本规定所称公文，指公司及各部门与政府部门、集团公司及关联公司、关系企业之间来往文书，公司下发各部门的公司各类文书，公司及各部门间来往文书（包含呈文）；公文管理指自收(发)文至归档全部过程之办理与控制。

公司公文按使用功能划分为以下种类：

（一）公司文件：指由公司名义送交政府部门、集团公司及关联公司、关系企业和下发各部门的报告、指示、决定、决议、通报、重要通知、工作总结、领导发言和业务经营工作的各类计划统计、季度、报表等；

（二）函：指向政府有关主管部门、股东单位请示、询问和答复问题，关联公司、关系企业之间互相商洽业务、联系工作的文书（包括电报、电子邮件等）；

（三）规章制度：指由公司名义下发的各类管理制度、规定、操作指南（职位说明书、作业指导书、作业程序、流程表单）、暂行规定等；

（四）呈文：指各部门对总经理或董事长的请示、报告、询问问题等的文书；

（五）会议纪要：指由公司名义下发的各类会议纪要（总经理办公会、月科研生产调度例会、业务专题协调会）及每周动态（含周工作计划）等；

（六）部门文件：指由各部门名义送、发的行使其部门职能的通知、通报、工作总结和部门业务经营工作的各类计划统计、季度、报表等。

第二章职责

第四条公司有关人员和部门职责

（一）总经理或董事长：负责公司文件的审批和签发，负责规章制度的审批和呈文的批复；

（二）各部门部长：负责提请公司名义发放的各类公文及呈文的审核，负责部门文件的审批和签发，负责相关公司文件、规章制度的会签；

（三）综合管理部部长：负责公司公文管理的制定和检查，负责公司公文的校对，负

责外来公文的处置，负责检查各部门文件的公文管理工作；

（四）综合管理部公文主管：负责公司文件、函的编号，负责公司文件、函、规章制度、会议纪要和外来公文的收、发工作,负责公司公文的归档、保管和日常查阅、影印管理工作；

（五）各部门公文主管：负责本部门公司公文的收、发工作，负责本部门的部门文件归档、保管和日常查阅、影印管理工作。

第三章公文格式

第五条公司公文纸统一采用A4纸，左侧装订，页面设置为上、下、右页边距为2厘米，左页边距为2.5厘米；

第六条公司文件、函的大标题字体为加粗方正姚体，小一号字；公文字号字体为仿宋体，小四号字；行文标题字体为黑体，小二号字；主送单位为加粗仿宋体，小四号字；正文字体为仿宋体，小四号字；其余公文的大标题为黑体，二号字，行文标题为黑体，小二号字，副标题为黑体，小三号字，正文为仿宋体，小四号字；主题词为加粗仿宋体，小四号字；页眉标号、页脚标码字体为宋体，五号字；

第七条公司公文的行间距为1.5倍行距，段落间距为0.5行；

第八条公司公文行文格式一般包括：大标题、公文字号、行文标题、主送单位、正文、附件、发文单位、发文单位印章、发文时间、主题词、抄送(抄报)单位、印刷份数、页眉标号、页脚注码等：

（一）公文的行文标题应当准确、简要地概括公文的主要内容，除批转性文件外，行文标题一般不加书名号和其他标点符号；

（二）公文中用公文字号和页眉标号标明公文种类；

（三）公司公文外发时一般只标明一个主送单位；如果需要送、报另一个或几个单位时，可以用抄送、抄报的形式标明；

（四）发文时间以领导签发日期为准；联合行文以最后单位签发的日期为准；

（五）公文字号一般包括单位代号、年号、顺序号；

（六）公文如有附件应当在正文之后、发文单位名称之前，注明附件的名称和件数。

（七）收、发文单位应写单位全称或规范化简称；联合发文应将主发单位排列在前；

（八）文字一律从左至右横写横排；

（九）公文按照行政管理原则，只发到各部门，不直接发到部门下属单位；

（十）发文应根据需要确定主、抄送单位，不得滥发。

第九条公司公文行文时文字应注意以下方面

（一）情况要确实，观点要明确，文字要精练，条理要清楚，层次要分明，标点符号要正确，篇幅要力求简短;引用的公文要写明发文机关、公文编号、标题和发文时间；

（二）草拟公文文件字迹要清楚，文面应保持整洁，凡是文面凌乱不清的，要重新拟稿；

（三）数字的写法：正式文件中，除文件编号、统计表、计划表、序号、专用术语和百分比必须用阿拉伯数字书写外，其他用汉字书写；

（四）章节序数的写法：公司公文（规章制度采用ISO标准除外）一般应按下列顺序排列：第一层为：“一”，第二层为“

（一）”，第三层为“1.”，第四为“(1)”；

（五）不要滥用简称：年月日、人名、地名、文件名称、事物名称等，一般不要简称。

第四章公文编号

第十条公文编号以公文字号和页眉标号进行公文分类，标注方法如下：

（一）公文字号只用于公司文件、函的标注，分别标记如下：

公司文件字〔〕000号〔〕内为周期，000号为该公文流水号 函函〔〕000号

（二）公司及各部门发文字简称如下：

公司简称：司；综合管理部简称：司综管；计划财务部简称：司计财；生产部简称：司生管；市场部简称：司市场；审计监察室简称：司审监

（三）页眉标号用于规章制度、呈文、会议纪要、部门文件，左侧为公司全称，右侧为公文种类标号，采用汉字拼音简称，分别标记如下：

公文种类页眉标号说明

规章制度SYZD—ZG—001—2009(示例)

示例：SYZD（1）—ZG（2）—001（3）—2009（4）

（1）为公文分类：SY：公司简称；ZD：规章制度简称；CW：呈文简称；JY：会议纪要简称；BW：部门文件简称；

（2）为该文主发部门代码：ZG：综合管理部；JC：计划财务部；ZZ：生产部； SC：市场部；JZ：技术质量部；SJ：审计监察室；

（3）为该文发放流水号；

（4）为。

呈文CW—ZG—002—2009(示例)

会议纪要JY—ZG—005—2009(示例)

部门文件BW—ZG—001—2009(示例)

第五章发文程序

第十一条公司各部门拟好公文初稿后，拟发的公司文件、函、规章制度需要填写《文件签发单》，呈报总经理审批，经总经理签署签发意见（需要相关部门会签的由相关部门负责人会签）后，拟发稿部门将发文原稿、发文原稿电子文档、《文件签发单》交综合管理部进行发文；

第十二条综合管理部按公文编号原则进行公文编号和登记《公文编号登记表》，对文件打印、校对，按《文件签发单》意见印刷文件加盖公章后，将文件内容、发送日期、保密等级、办理等级、收件人等事项在《发文登记表》里登记清楚，由收件人签收，外发文件时可采用挂号信函的方式送达；

第十三条公文保密等级分为：绝密、机密、秘密、普通四种；绝密、机密文件打印一定要用专用磁盘；绝密文件只能印制一份，由起草人送有阅文资格的人员传阅，机密、秘密文件按审阅人数印制份数，机密、秘密文件必须妥善保管；

第十四条公文办理等级分为：特急、急、普通三种；收件人根据其等级要求及时处理文件中的各项事宜；

第十五条综合管理部应在文件发文日期一日内发送主送单位，二日之内发放完全部文件，并将发文原稿、文件存档件、《文件签发单》、《发文登记表》归档保管；

第十六条呈文、部门文件由所在部门负责人签发，文件处理完毕后由该部门公文主管归档保管；

第十七条会议纪要、每周动态（含下周计划）由综合管理部发放的按公司文件进行归档保管，会议纪要由各部门发放的由各部门进行归档保管。

第六章收文程序

第十八条外来的文件原则上由综合管理部负责签收，并将文件内容、接收日期、送件人等事项在《收文登记表》里登记清楚，并将原件分类归档保管；对未提供原件的，要求发文单位提供该文件的原件；

第十九条外来文件由综合管理部负责人根据文件内容提出处理意见填写《收文处理

单》，呈报总经理或董事长阅示，或组织公司相关部门及个人传阅，或转相关部门按文件的要求处理，或转入档案管理；

第二十条呈报总经理或董事长阅示的，经总经理或董事长批示后，综合管理部及时组织传达和落实；

第二十一条传阅文件由综合管理部负责收回，文件传阅过程中阅读人应注意下列事项：

（一）传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看；对尚未传达的文件不得向外泄露内容；

（二）阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件送回综合管理部，切忌横传；阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责；

（三）阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件。

第二十二条相关部门接到文件处理要求后，及时组织相关人员研究解决方案，并在收到文件三日内将处理意见送交综合管理部，综合管理部将处理意见与原件合并归档保管。

第七章公文公章使用

第二十三条公司文件、函、规章制度、会议纪要及部门文件发放时，必须盖有公司印章或部门印章，呈文可不使用印章；

第二十四条公司文件、函、规章制度、会议纪要加盖公司印章，部门文件加盖部门印章；

第二十五条公司文件、函、规章制度、会议纪要加盖公章时，以外发份数和存档份数加盖红章，其余发文用复印件形式发放。

第二十六条公司公文存档后按档案管理规定进行管理，公司所有员工可按档案管理规定查阅文件原稿，不得外借使用，如有需要可向综合管理部公文主管申请复印件。

第八章附则

第二十七条本办法由综合管理部负责解释。

第二十八条本办法自下发之日起施行。