公司外来文件公文管理办法

第一篇：公司外来文件公文管理办法

公司外来文件公文管理办法

第一章 总 则

第一条 为使外发文件和外来公文的管理规范化、制度化、科学化，提高公文管理的效率和质量，特制定本办法。

第二条

本办法适用于XX公司，各分（子）公司按照此办法执行。

第三条

办公室为XX公司公文处理部门，其中负责外发文件复核和外来公文收文办理工作。

本办法中所称的外发公文，指公司发送给政府以及其他社会组织的公告、通告、通知、批复、意见、函等。发文办理指以公司名义制发公文的过程，包括草拟、核稿、审核、编号、缮印、用印、登记、存档、分发等程序。

本办法中所称的外来公文，指政府以及其他社会组织发送给公司的公告、通告、通知、通报、批复、意见、函等。收文办理指对收到的公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

第四条 公文管理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。

第二章 外发公文管理

第五条

外发文件依据内容重要程度，分别采用公司红头文件纸（附件1）或带有公司标志的信纸（附件2）形式印发。

第六条 外发文件格式要求：

（一）公文标题：字体使用二号方正小标宋简体，加粗；分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。

（二）正文：使用三号仿宋体字；落款位置右缩进两格，日期为全角中文；排序层次依次为“

一、”“

（一）”“

1、”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注；左侧装订。

(三)附件：如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：

1、XXXXX”）。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

（四）成文日期中的数字：用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。

（五）文内若使用非规范化简称，应先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

第七条 公司所发各类正式公文实行统一管理，使用统一格式、编号，行文要求规范准确。草拟公文应做到：

（一）符合国家的法律、法规及其他有关规定。

（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，字词规范，标点正确，简明扼要。

（三）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

第八条 发文由发文部门按照规定格式要求草拟好文稿，填写《XX公司外发文件处理单》（附件3），送部门负责人、法务、业务负责人审批。

第九条 公文正式印制前，将《XX公司外发文件处理单》和外发文稿送至办公室行政文秘组进行复核，复核重点：审批手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。经复核，如无需修改可直接登记、编号、盖章、归档；如需要对文稿进行实质性修改的，应按程序返回修改。

第四章 外来文件管理

第十条 外来文件办理主要包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

第十一条

拟办

对于公司所有来文（包括部门及个人所收取的各类来文），由办公室行政事务组按文件内容和缓急程度填好《XX公司外来公文收文处理单》（附件4），办公室负责人提出拟办意见，上报相关领导阅批。具体程序如下：

（1）对于一般性文件，由办公室负责人提出拟办意见，报业务负责人阅批。

（2）对于重要性文件，由办公室负责人提出拟办意见，经业务负责人审阅后，报总经理阅批。

第十二条 批办时限

办公室负责专人根据文件要求的时限在收文处理单上标明缓急程度，并随时了解文件去向。

（一）一般文件应于文件送达之日起2个工作日内阅批。

（二）急件应于文件送达当日内阅批。

（三）特急件应随送随阅批。第十三条 承办

办公室行政事务组按相关领导的批示，将文件送达有关部门办理。承办部门应认真负责，及时办理不得延误。承办人办结后，在收文处理单上填写办结反馈情况。

第十四条 催办

办公室行政事务组按规定的时间提前向承办部门询问办理结果，以保证公文及时办理完毕。

第十五条 发给公司但未写明具体收件人姓名及部门的信件，统一由办公室商务中心登记后，交由办公室行政事务组负责处理。

第四章 附则

第十六条 本制度由公司办公室负责解释。第十七条 本制度自颁布之日起执行。

附件：

1、XX公司外发文件红头模板

2、XX公司外发文件信纸模板

3、《XX公司外来公文收文处理单》

4、《XX公司外发文件处理单》

二〇一四年十一月三十一日

第二篇：公司公文管理办法

公文管理办法

第一节 总 则

第一条 为提高公司的公文质量和办结效率，实现公文管理工作的规范化、制度化及标准化，综合管理办公室结合公司实际，特制定《公文管理办法》（以下简称《办法》）。

第二条 本《办法》适用于000有限公司（以下简称公司）及下属各分子公司（以下简称各公司）。

第三条 公文是指公司在经营管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻公司精神与政策，发布规章制度，实行管理措施，请示、答复问题，指导、布臵和商洽工作，报告情况及交流经验的重要工具。使用OA 等办公软件行文的，审批流程及办文要求等均遵循本《办法》规定。

第四条 公文管理包括公文的拟发、收文、办理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第五条 公文必须坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。

第六条 各级办公室（以下简称办公室）是公司公文处理的管理机构。公司综合管理办公室负责指导各部门、各公司的公文管理工作。第七条 公文中公司对外、内的简称均按以下规范执行。

第八条 公文处理必须严格执行国家的保密法规及公司的有关规定，确保国家秘密安全和公司利益不受损害。

第二节 公文种类

第九条 公司的公文种类主要有：命令（令）；提案；决定；指示；公告、通告；通知；通报；报告；请示；批复；函；会议纪要，简报；意见等。

一、命令（令）：适用于颁布重要规章、制度和管理办法；采取重大强制性行政措施；任免、奖惩有关人员；撤销各部门及各公司不适当的决定。

二、提案：又称议案，是有提案权的组织或个人提交会议讨论的方案、建议。适用于各级部门按照程序向同级办公会、专项委员会、专题会或者各公司向上一级办公会、专题会提请审议事项；适用于有提案权的人员按程序向同级董事会提请审议事项。

三、决定：适用于对重要事项或重大行动做出安排；任免有关人员；奖惩有关单位及人员；变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。

四、指示：适用于对公司各部门、各公司布臵工作，阐明经营管理活动的指导原则和要求的下行文。

五、公告：适用于向公司内外宣布重要事项。

六、通告：适用于在公司所辖范围内公布应当遵守或者周知的事项，通告主要用于有关单位开展业务工作需要。

七、通知：适用于转发政府机关及公司股东大会、董事会的公文，批转各部门、各公司的公文；发布规章；传达要求各部门、各公司办理和有关单位需要周知或共同执行的事项。

八、通报：适用于公司内部表彰先进，批评错误，传达重要精神或交流重要情况。

九、报告：适用于向上级组织机构汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级组织机构的询问。

十、请示：适用于向上级组织机构就有关事项请求指示、批准。

十一、批复：适用于答复下级单位或人员的请示事项。

十二、函：适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题。

十三、会议纪要：适用于记载和传达会议情况和议定事项。

十四、简报：适用于上下级、平级之间互通情况、反映问题、交流经验、传递信息。

十五、意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。

第十条 发文机关根据工作实际确定公文文种，不确定的可向办公室咨询。

第三节 组成及格式

第十一条 公文一般由版头、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送单位及人员、正文、附注、附件、发文机关署名和日期、印章、抄送单位及人员等部分组成（参见附件一“公文模板”）。此处主要以红头文件为阐述对象，其他种类公文参照红头文件。

一、版头:由发文单位全称或者规范化简称加“文件”二字组成，并用套红大字居中，印在公文首页上中部，字体为楷体55 号，行间距为60 磅；联合行文，主办单位应当排列在前，字体为楷体40 号，“文件”二字字体为50 号。可根据单位名称字数适当调整字体宽度和字间距。

二、秘密等级：公文须设秘密等级。秘密等级分为“机密”、“秘密”、“普通”，秘密等级标注在文件版头右上方顶格位臵。文件秘密等级，由发文单位根据文件内容确定。OA 行文，秘密等级须在系统送文单中标明。

（一）机密：指所涉内容只能由收文者本人知晓的公文。

（二）秘密：指所涉内容不能向无关人员透露的公文。

（三）普通：指所涉内容可在公司内传达的公文，但不可擅自对公司以外公布。

三、紧急程度：对公文送达和办理的时间要求。紧急文件应当分别标明“特急”、“加急”。特急公文，是指事关重大而又十分紧急，要求以最快的速度形成、运转和办理的公文。

加急公文，是指涉及重要工作需要急速形成、运转和办理的公文。常规公文，是指可以按正常速度形成、运转和办理的公文。但常规公文也要及时办结。

紧急程度标注在版头右侧秘密等级垂直下方位臵。收文部门收到特急文件后，须立即转呈收文人，不可延误。非特急、加急文件，此处标示可省略，收文部门按正常要求时限传递。OA 行文，紧急程度须在系统送文单中标明。

四、发文字号：包括单位代字、部门代字、年份、序号，标注于版头下方居中或者左下方；联合行文只需标明主办单位发文字号。发文字号排序原则上所属单位简称位于年份前，部门代字、文种依次位于年份后。部门代字原则上以第一个字作为简称，会议纪要以“会”字作为简称。

五、签发人：公司（或部门）下发带有版头的正式公文应当在发文字号右侧标注“签发人”，“签发人”后面标注签发人姓名。

六、公文标题：由发文机关名称、公文主题和文种组成；应当准确简要地概括公文的主要内容；标题中除制度、规章名称加书名号外,一般不用标点符号；一律用“二号”、“黑体”、“加粗”，间距为“自动、固定值36 磅”。

构成标题的三个方面，视情形可省去发文机关名称。公告或某些内容十分简单的公文，视情形可省去事由。

七、主送单位：主要受理公文的机关。主送单位名称应当用全称或者规范化简称，位于正文上方，顶格排印；一律用“四号”、“仿宋_GB2312”、“加粗”，间距为“0 行、固定值25 磅”。

特别注意请示或报告类文件，须写明“主送单位及人员”，如关于缴纳税款的请示，直接写“财务管理部”，严禁出现“公司领导”字样。

八、正文：即公文的主体。用来表述公文的内容，位于标题或者主送机关下方；应简明扼要，叙述明了；一律用“四号”、“仿宋_GB2312”间距为“0 行、固定值25 磅（可根据页面结构、空间适当调整）”。正文中其他规定为：

（一）时间形式按照“二〇一〇年五月一日”的形式，“零”写为“〇”。

（二）引用公文应先引标题，后注明文件字号；或引用文件字号，省略标题亦可。

（三）结构层次序数:第一层为“一”，第二层为“

（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”，依次类推。

（四）使用计量单位的应当使用国家法定计量单位。

（五）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称；使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

（六）公文中的数字，除印发日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略词、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

（七）关于人员的任命、免职文件按以下规定，“任命”和“免去”为黑体四号、顶格书写；任命和免去的内容另起一行空两格书写，格式与正文一致。

九、附注：公文如有附注（需要说明的其它事项），应当加括号标注；标注内容用“小四号”、“宋体”。当正文中出现引用制度、规章名称时，出现“（试行）”字样均采用“小四”“宋体”。

十、附件：公文如有附件,应当在正文之后、落款之前注明附件名称和顺序。

附件是正文的补充说明部分，要与正文一起装订或发送；正文、附件页码分开设臵。电子版文件或涉及公司保密信息不宜随文件下发作为附件的，须标注说明；制度办法等作为附件的，以“第×节”居中来区分章节，以“第×条”作为开端章节里的内容；图表数字作为附件的，以方便阅览、节约纸张作为制作原则；以固有文件图片作为附件的，视使用用途和需要，或直接作为附件或缩印、扩印、扫描作为附件；其他作为附件的，行文格式须与正文格式相同。附件中带有公司标识的，应参照公司VI 识别系统执行。

十一、发文机关署名：应该使用全称位于正文的右下方，单位名称处加盖单位印章，如为个人则须其本人签字；联合行文主发单位在前、联合部门在后，并依次加盖印章。原则上单位名称在落款的第一行，部门名称在第二行，发文日期在第三行；行间距均为固定值15磅，第二行与第三行之间须另隔一空行。若无第三行，则第一行与第二行间隔一空行。

十二、成文日期：一般为会议通过或领导人签发日期；联合行文，为最后签发机关领导人的签发日期；印发文件时署印发日期。

十三、印章：须盖在年、月、日的中上方，上沿不压正文，下沿略压年、月、日。如正文末页无空档，可加上一空白页注上日期盖章，并在该页的左上方顶格标明“（此页无正文）”，字体同正文。

十四、“呈、抄送、发”单位及人员：指除主送机关以外其他需要告知公文内容的上级、平级、下级及无隶属关系的单位，一般形式有：呈、抄送、发。

（一）呈：公司级文件须呈报董事长；部门级文件须呈董事长、总经理，其他主管领导可根据行文内容、目的自行选择呈送。

（二）抄送：指除主送机关以外的其他需要告知公文内容的平级。公司级文件抄送总经理、副总经理、总监等；部门文件可抄送同级别 的相关部门。

（三）发：指公文的发送对象。公司级文件发各部门、各公司等，部门级文件发各公司或各公司的相关部门等。

（四）呈、抄送领导的书写顺序按“级别高排列在前，级别相同先任命排列在前”的原则确定，同时任命的职务相等的领导，按年龄长幼排序；部门顺序按照部门成立的先后或惯例排序。部门级文件应抄送综合管理办公室存档备案。

第十二条 公文用纸为国际标准A4 型(长297 毫米、宽210 毫米)；靠左双钉侧装；张贴的公文用纸大小,根据实际需要确定。

第四节 行文规则

第十三条 行文应当确有必要，注重实效，坚持少而精。可发可不发的公文不发，可长可短的公文要短。

第十四条 公司各部门无权对政府机关直接行文，该类行文均应以公司的名义，按公司规定流程审批后印发。

第十五条 公司内行文关系，应根据各自的隶属关系和职权范围确定，职权范围外内容要有上级批准性文件或准予的依据。

一、公司可以对各部门、各公司行文。

二、各部门在其职权范围内，可以互相行文，可以向各公司、有关业务部门行文。各部门向各公司有关业务部门的行文，应当同时发业务部门所在公司。

三、各单位及人员一般不得越级请示；因特殊情况必须越级请示时，应当抄送被越过的上级单位或领导。

四、公司各部门可以联合行文。

五、公司各单位之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文；如擅自行文,公司有权责令纠正或撤销。

第十六条 “请示”应当一事一文，一般只写一个主送领导或单位，如需同时送其他领导或单位，应用抄送形式。

第五节 发文管理

第十七条 发文管理权责划分：

公司级文件：根据公司有关批复或出具的指导性意见，向各部门、各公司传达贯彻公司精神与政策，执行执委会等专门委员会及其他公司级会议审议通过的制度及决议、实施管理措施、指导、布臵和商洽工作等，将由相关业务部门拟稿，通过《文件制订、修订评审表》（参见附件二）经主管领导审核，进行逐级签批。副总经理或相关被授权人员有权在其业务范围内签批公文。文件下发引发的责任由最终签批人 承担。

部门级文件：用于部门间工作沟通、联系业务及向下级单位下达工作指令等，所发文件内容须与公司的有关要求及方向保持一致，并由最终签批人承担相关责任。

第十八条 发文管理指制发公文的过程，包括拟稿、核稿、会签、签发、缮印（或编号、套红、清稿）、用印（用章）、发送等程序。

一、拟稿：非公司各部门业务范围的综合性重要文件，由办公室负责拟稿；凡内容属各部门业务范围内的文件，由各部门负责拟稿；两个及以上单位联合行文，由主办单位负责拟稿。

（一）文稿必须符合国家和地方政府的法律、法规、方针和政策；符合公司的章程及有关规定。

（二）文稿必须情况确实，观点明确，表达准确，结构严谨，条理清楚，字词规范，标点正确。

（三）公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定。

二、核稿：以公司名义发文，由公文发起部门的负责人及主管领导核稿；以部门名义发文，由部门负责人核稿；相关单位联合行文，由主办单位负责人核稿。核稿的重点是：内容是否符合有关政策、规定，与其它有关公文有无重复或矛盾；涉及其他单位的问题是否协商一致；文种使用是否妥当；文字表达是否准确，格式是否规范；是否符合行文规则和拟稿的其它要求。

三、会签：联合行文情况，由联合行文的部门负责人会签后，再报送有关领导签发。

四、签发：以公司名义行文，由董事长、总经理、副总经理或相关被授权人员签发；以董事长、总经理名义行文，由其本人签发；以公司各部门名义行文，由公司主管领导签发（无主管领导的由部门负责人签发）；相关单位联合行文，由主办单位的主管领导签发（主办单位无主管领导的由另一联合行文单位主管领导签发，均无主管领导的由主办单位负责人签发）。

（一）经董事长书面授权同意，专业事项文件可由被授权人签发。

（二）文稿经签发后即成定稿，原则上内容不得再做修改。若确需修改，需征得签发人同意。

（三）书面签批公文，应使用碳素墨水钢笔或签字笔，不得使用铅笔、彩色笔及圆珠笔等。

五、缮印：以公司名义行文，由办公室负责打印；以各部门名义行文，由各部门负责打印；相关单位联合行文，由主办单位负责打印。

六、用章：以公司名义行文，由办公室负责盖章；以董事长、总经理名义行文，由其本人或印章授权保管部门用章；以公司各部门名义行文，由各部门加盖本部门印章；联合下发的公文,联合发文单位均须加盖印章，印章顺序应与行文主办单位顺序相吻合，主办单位顺序由左向右依次排列。

七、发送：以公司名义书面行文，由办公室负责发送；OA 系统行文，由发起部门负责发送；以各部门名义行文，由各部门负责发送；相关单位联合行文，由主办单位负责发送。

（一）公文发送必须使用《发文登记表》（附件三）记录领取人姓名、份数及时间。

（二）书面文件装订时，按顺序双面打印，在文件左侧、距文件顶和底三分之一处各装订订书钉一枚，并确保不影响阅读。

第十九条 发文办理时限：一般文件根据工作需要、时效性完成拟稿、核稿；时效性较强的公文（如会议纪要）须在8 工作小时内完成拟稿、核稿。文件签发后应在1 小时内完成缮印、用印，1 小时内发送。第二十条 为使发文有备可查、完善存档工作，所有以部门名义下发的正式公文须由签发部门保存一份纸质文件存档，公司级文件及OA 办公系统存档由办公室档案管理员负责。

第二十一条 公司OA 办公系统发文，以本《办法》为执行标准；发文流程按行文级别选择使用。

第六节 收文管理

第二十二条 收文管理指收到公文后的办理过程，包括审核、签收、登记、处理、催办、归档等程序。

一、审核：是指对文件格式、错别字等初审（仅限于内部文件），不符合要求的予以回退、记录处理。一般由公司或各部门公文收发员负责。

二、签收登记：签收是指收到文件后在发文单位的《发文登记表》上签字确认，登记是指将收到文件的时间、发送人等信息在《收文登记表》（附件四）记录；一般由公司或各部门公文收发员负责。

（一）按类别建立收文登记表，随时发生随时登记，每一年完成一次归档。

（二）类别可分为内部文件、外来文件，并根据各部门、各公司实际情况逐级细分。

三、处理：是指对来文的事项进行传阅（转发）、请示、处理、落实等。报送至公司的文件（包括外部文件）由办公室填写《文件处理单》（附件五）逐级审批处理；报送至各部门的文件由相关部门填写《文件处理单》逐级审批处理。

（一）对因内容表述不明确、资料不齐备或不具备批示条件的文件，收文部门在说明理由和依据后有权拒收、退回。

（二）所收公文均须及时送单位或部门负责人阅示。如遇紧急事件，单位或部门负责人出差无法阅办时，办公室应电话请示，并根据其批示转交具体责任人承办。

（三）遇承办人出差或其他情况，在没有授权的情况下，所属承办单位行政部门应在以上规定时间内电话说明情况，根据承办人口头指示予以转达，但事后须提请承办人追加签字确认。如有授权，则由被授权人履行职责。

四、催办：送领导批示或交有关部门办理的公文，办公室要负责催办，承办人或阅件人应在限定时间内办理完毕并反馈办公室，以备案查阅。当办理事项工作进度与时间不匹配或已到期未完成的，应转入专项督查催办程序。

五、归档：是指事项办理完毕或文件传阅完毕，文件分门别类按立卷入柜、入库保管或制作媒体（如光盘、磁盘等）档案入柜保管。

（一）OA系统行文，除执行本《办法》第二十条相关规定外，其他归档资料可不必保存纸质文件，但须在OA系统上建立文档目录并有序归档，或以半年期为间隔，另行制作光盘或其他介质媒体文档；但公司级、部门级红头文件须由公司档案管理员、部门档案员分别归档纸质文件。

（二）归档文件资料包括目录（收文登记表）、公文、发文登记表、文件处理单等文档。

（三）目录臵于存档资料之前，公文按类别、时间顺序排列。

（四）每年1 月底前完成上一公文资料的整理、存档工作。第二十三条 公司有明确规定办结时限要求的公文，按照有关规定办理；无具体办结时限及主送机关的，由办公室按以下规定办理： 一、一般公文，办公室应在签收时刻起4 个工作小时内转呈有关领导，承办人须在收到转呈公文后2 日内做出批复（对下级的书面请示等批注意见、答复）。

二、加急公文，办公室应在签收时刻起2 小时内转呈有关领导，承办人须在收到转呈公文后一日内做出批复或反馈。

三、特急公文，办公室应在签收后立刻转呈有关领导，承办人须在收到转呈公文后即时做出批复或反馈。

四、领导批复后，加急公文和特急公文需即刻反馈来文单位，一般公文应在批复后当日予以反馈。

五、对因报送内容不详或不符合报审要求的请示类文件，造成公司领导或主办部门无法决策、批复的，审批部门有权不予批复，但须在收文一日内与报送单位进行沟通，要求其对文件内容进行补充、完善，文件处理流程同时终止；被要求重新上报或补充完善的文件，视同文件流程重新发起，由此造成的工作延误等相关责任由文件呈报单位承担。

第二十四条 考虑到公司实际情况，公司范围内的往来行文包括但不仅限于该公文种类，对于公司专有文本如各种审批单、签阅表等涉及签批的文件，亦受有关转呈和办结时限的限制。

第七节 其他规定

第二十五条 公文被撤消，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。对被撤消和被废止的公文，发文单位应负责于一周内予以回收、销毁。OA 办公系统文件的撤消和废止受系统软件限制，一经撤回即视为文件撤消，并通过“协同”对已签收的单位、部门进行说明。

第二十六条 部门合并时，全部公文应当随之合并管理；部门撤销时，全部公文应交于办公室管理。工作人员调离工作岗位时，应将本人暂存、借用的公文移交、退还被调离部门。

第二十七条 因工作需要接触到“绝密”、“机密”级公文的人员，须严格履行保密责任和义务。

第二十八条 机密公文只能打印一份，发送“机密”级的公文，必须由起草人送有阅文资格的人员即时签收阅览、即时收回。秘密公文按审阅人数打印，发送“秘密”级的公文，原则上由收文者本人签收，本人不在时，可由其指定的专人代收，但必须由有阅文资格的人或其指定人员妥善保管。OA 行文，绝密、机密类文件需在《文件制定、修订评审表》中标注，并由公文收发员单线发送。

第二十九条 任何人都不得复印、摘抄“绝密”、“机密”级公文。第三十条 各部门保存的没有归档和存查价值的公文，经过主管领导和办公室批准，以一年为期定期销毁。销毁公文应进行登记。

第八节 罚 则

第三十一条 各级办公室负责本《办法》的培训及公文的管理工作，未有效履行职责的，可由所在公司或上级办公室给予警告、通报、处罚。第三十二条 培训后各部门仍未严格执行本《办法》的，视情节严重由办公室提请公司给予警告、通报、处罚。

第三十三条 发文部门所发文件未到办公室备案、也未及时提交归档的，由发文部门承担责任。

第三十四条 公文执行情况作为各部门、各公司的执行力检查、业绩责任书考核事项之一，由办公室评价统计执行情况。

第三十五条 办公室没有按规定时限转呈而延误批复时限的，或者因公文批复后办公室没有按规定时限下发的，公司将对责任人和办公室负责人进行处理；除有其他办结时限规定的公文或者不具备批复条件的公文外，对因批办者原因导致没有按规定时限进行批复，被请示事项将被默认为自动生效，由此所导致的一切后果由批办者负责。第三十六条 对因报送内容不详或不符合报审要求的请示类文件，审批部门不予批复造成文件流程终止的，由文件上报部门承担相关责任。但审批部门未能在收文一日内要求对方补充、完善文件内容，导致文件修改滞后的，相关责任由审批部门承担。

第三十七条 针对公司下达的指令性文件或限期完成的工作任务，对因执行单位工作效率低下、前期工作开展滞后、上报请示不及时等原因造成工作延误、错过最佳办理时机的，公司将根据实际情况追究相关人员的责任。

第三十八条 本《办法》中“公文模板”以电子版形式发放。

第九节 附 则

第三十九条 各公司在不违背本《办法》的前提下，可根据本《办法》和有关规定，结合实际情况制定相关实施细则，但须向综合管理办公室备案。

第四十条 本《办法》自发布之日起生效，最终解释权归综合管理办公室。__

第三篇：公司公文管理办法

XXX有限公司

公文管理办法

第一章总则

第一条为规范公司各项公文，发挥公文对公司业务经营的指导作用，提高公文速度和行文质量，特制定本办法。

第二条本办法适应于公司各部门。

第三条本规定所称公文，指公司及各部门与政府部门、集团公司及关联公司、关系企业之间来往文书，公司下发各部门的公司各类文书，公司及各部门间来往文书（包含呈文）；公文管理指自收(发)文至归档全部过程之办理与控制。

公司公文按使用功能划分为以下种类：

（一）公司文件：指由公司名义送交政府部门、集团公司及关联公司、关系企业和下发各部门的报告、指示、决定、决议、通报、重要通知、工作总结、领导发言和业务经营工作的各类计划统计、季度、报表等；

（二）函：指向政府有关主管部门、股东单位请示、询问和答复问题，关联公司、关系企业之间互相商洽业务、联系工作的文书（包括电报、电子邮件等）；

（三）规章制度：指由公司名义下发的各类管理制度、规定、操作指南（职位说明书、作业指导书、作业程序、流程表单）、暂行规定等；

（四）呈文：指各部门对总经理或董事长的请示、报告、询问问题等的文书；

（五）会议纪要：指由公司名义下发的各类会议纪要（总经理办公会、月科研生产调度例会、业务专题协调会）及每周动态（含周工作计划）等；

（六）部门文件：指由各部门名义送、发的行使其部门职能的通知、通报、工作总结和部门业务经营工作的各类计划统计、季度、报表等。

第二章职责

第四条公司有关人员和部门职责

（一）总经理或董事长：负责公司文件的审批和签发，负责规章制度的审批和呈文的批复；

（二）各部门部长：负责提请公司名义发放的各类公文及呈文的审核，负责部门文件的审批和签发，负责相关公司文件、规章制度的会签；

（三）综合管理部部长：负责公司公文管理的制定和检查，负责公司公文的校对，负

责外来公文的处置，负责检查各部门文件的公文管理工作；

（四）综合管理部公文主管：负责公司文件、函的编号，负责公司文件、函、规章制度、会议纪要和外来公文的收、发工作,负责公司公文的归档、保管和日常查阅、影印管理工作；

（五）各部门公文主管：负责本部门公司公文的收、发工作，负责本部门的部门文件归档、保管和日常查阅、影印管理工作。

第三章公文格式

第五条公司公文纸统一采用A4纸，左侧装订，页面设置为上、下、右页边距为2厘米，左页边距为2.5厘米；

第六条公司文件、函的大标题字体为加粗方正姚体，小一号字；公文字号字体为仿宋体，小四号字；行文标题字体为黑体，小二号字；主送单位为加粗仿宋体，小四号字；正文字体为仿宋体，小四号字；其余公文的大标题为黑体，二号字，行文标题为黑体，小二号字，副标题为黑体，小三号字，正文为仿宋体，小四号字；主题词为加粗仿宋体，小四号字；页眉标号、页脚标码字体为宋体，五号字；

第七条公司公文的行间距为1.5倍行距，段落间距为0.5行；

第八条公司公文行文格式一般包括：大标题、公文字号、行文标题、主送单位、正文、附件、发文单位、发文单位印章、发文时间、主题词、抄送(抄报)单位、印刷份数、页眉标号、页脚注码等：

（一）公文的行文标题应当准确、简要地概括公文的主要内容，除批转性文件外，行文标题一般不加书名号和其他标点符号；

（二）公文中用公文字号和页眉标号标明公文种类；

（三）公司公文外发时一般只标明一个主送单位；如果需要送、报另一个或几个单位时，可以用抄送、抄报的形式标明；

（四）发文时间以领导签发日期为准；联合行文以最后单位签发的日期为准；

（五）公文字号一般包括单位代号、年号、顺序号；

（六）公文如有附件应当在正文之后、发文单位名称之前，注明附件的名称和件数。

（七）收、发文单位应写单位全称或规范化简称；联合发文应将主发单位排列在前；

（八）文字一律从左至右横写横排；

（九）公文按照行政管理原则，只发到各部门，不直接发到部门下属单位；

（十）发文应根据需要确定主、抄送单位，不得滥发。

第九条公司公文行文时文字应注意以下方面

（一）情况要确实，观点要明确，文字要精练，条理要清楚，层次要分明，标点符号要正确，篇幅要力求简短;引用的公文要写明发文机关、公文编号、标题和发文时间；

（二）草拟公文文件字迹要清楚，文面应保持整洁，凡是文面凌乱不清的，要重新拟稿；

（三）数字的写法：正式文件中，除文件编号、统计表、计划表、序号、专用术语和百分比必须用阿拉伯数字书写外，其他用汉字书写；

（四）章节序数的写法：公司公文（规章制度采用ISO标准除外）一般应按下列顺序排列：第一层为：“一”，第二层为“

（一）”，第三层为“1.”，第四为“(1)”；

（五）不要滥用简称：年月日、人名、地名、文件名称、事物名称等，一般不要简称。

第四章公文编号

第十条公文编号以公文字号和页眉标号进行公文分类，标注方法如下：

（一）公文字号只用于公司文件、函的标注，分别标记如下：

公司文件字〔〕000号〔〕内为周期，000号为该公文流水号 函函〔〕000号

（二）公司及各部门发文字简称如下：

公司简称：司；综合管理部简称：司综管；计划财务部简称：司计财；生产部简称：司生管；市场部简称：司市场；审计监察室简称：司审监

（三）页眉标号用于规章制度、呈文、会议纪要、部门文件，左侧为公司全称，右侧为公文种类标号，采用汉字拼音简称，分别标记如下：

公文种类页眉标号说明

规章制度SYZD—ZG—001—2009(示例)

示例：SYZD（1）—ZG（2）—001（3）—2009（4）

（1）为公文分类：SY：公司简称；ZD：规章制度简称；CW：呈文简称；JY：会议纪要简称；BW：部门文件简称；

（2）为该文主发部门代码：ZG：综合管理部；JC：计划财务部；ZZ：生产部； SC：市场部；JZ：技术质量部；SJ：审计监察室；

（3）为该文发放流水号；

（4）为。

呈文CW—ZG—002—2009(示例)

会议纪要JY—ZG—005—2009(示例)

部门文件BW—ZG—001—2009(示例)

第五章发文程序

第十一条公司各部门拟好公文初稿后，拟发的公司文件、函、规章制度需要填写《文件签发单》，呈报总经理审批，经总经理签署签发意见（需要相关部门会签的由相关部门负责人会签）后，拟发稿部门将发文原稿、发文原稿电子文档、《文件签发单》交综合管理部进行发文；

第十二条综合管理部按公文编号原则进行公文编号和登记《公文编号登记表》，对文件打印、校对，按《文件签发单》意见印刷文件加盖公章后，将文件内容、发送日期、保密等级、办理等级、收件人等事项在《发文登记表》里登记清楚，由收件人签收，外发文件时可采用挂号信函的方式送达；

第十三条公文保密等级分为：绝密、机密、秘密、普通四种；绝密、机密文件打印一定要用专用磁盘；绝密文件只能印制一份，由起草人送有阅文资格的人员传阅，机密、秘密文件按审阅人数印制份数，机密、秘密文件必须妥善保管；

第十四条公文办理等级分为：特急、急、普通三种；收件人根据其等级要求及时处理文件中的各项事宜；

第十五条综合管理部应在文件发文日期一日内发送主送单位，二日之内发放完全部文件，并将发文原稿、文件存档件、《文件签发单》、《发文登记表》归档保管；

第十六条呈文、部门文件由所在部门负责人签发，文件处理完毕后由该部门公文主管归档保管；

第十七条会议纪要、每周动态（含下周计划）由综合管理部发放的按公司文件进行归档保管，会议纪要由各部门发放的由各部门进行归档保管。

第六章收文程序

第十八条外来的文件原则上由综合管理部负责签收，并将文件内容、接收日期、送件人等事项在《收文登记表》里登记清楚，并将原件分类归档保管；对未提供原件的，要求发文单位提供该文件的原件；

第十九条外来文件由综合管理部负责人根据文件内容提出处理意见填写《收文处理

单》，呈报总经理或董事长阅示，或组织公司相关部门及个人传阅，或转相关部门按文件的要求处理，或转入档案管理；

第二十条呈报总经理或董事长阅示的，经总经理或董事长批示后，综合管理部及时组织传达和落实；

第二十一条传阅文件由综合管理部负责收回，文件传阅过程中阅读人应注意下列事项：

（一）传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看；对尚未传达的文件不得向外泄露内容；

（二）阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件送回综合管理部，切忌横传；阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责；

（三）阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件。

第二十二条相关部门接到文件处理要求后，及时组织相关人员研究解决方案，并在收到文件三日内将处理意见送交综合管理部，综合管理部将处理意见与原件合并归档保管。

第七章公文公章使用

第二十三条公司文件、函、规章制度、会议纪要及部门文件发放时，必须盖有公司印章或部门印章，呈文可不使用印章；

第二十四条公司文件、函、规章制度、会议纪要加盖公司印章，部门文件加盖部门印章；

第二十五条公司文件、函、规章制度、会议纪要加盖公章时，以外发份数和存档份数加盖红章，其余发文用复印件形式发放。

第二十六条公司公文存档后按档案管理规定进行管理，公司所有员工可按档案管理规定查阅文件原稿，不得外借使用，如有需要可向综合管理部公文主管申请复印件。

第八章附则

第二十七条本办法由综合管理部负责解释。

第二十八条本办法自下发之日起施行。

第四篇：公司公文管理办法

〃北京银河来星科技有限公司

公文管理（暂行）办法

2011-06-13

一、原则要求

公文管理应做到及时、准确、安全、保密，手续简便清楚。行政部是公司的公文处理和管理机构，应做好公文收发、分办、流转、传递、打印、用印、立卷、归档、销毁等工作，其它部门按职责要求应积极做好公文拟制、流转和预归档等工作事宜。

二、公文种类

公司常用公文的种类主要包括请示、报告、决定、决议、通知、通报、批复、函、会议纪要、规章条例、意见等，适用范围如下：

(一)请示：向上级机关或主管部门请求指示、批准，用“请示”。

(二)报告：向上级机关或主管部门汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级机关或主管部门的询问等用“报告”。

(三)决定：对重要事项或重大问题作出安排，奖惩有关单位和人员，用“决定”。

(四)决议：经过会议讨论通过，并要求贯彻执行的事项用“决议”。

(五)通知：发布行政法规和规章，转发上级机关或主管部门的公文，批转下级机关的公文，要求下级机关办理的需要周知或共同执行的事项，用“通知”。

(六)通报：表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况，用“通报”。

(七)批复：答复下属单位的请示事项，用“批复”。

(八)函：不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向不相隶属的有关主管部门请求批准等，用“函”。

(九)会议纪要：记载传达会议情况和议定事项，用“会议纪要”。

(十)规章、条例：是法规性文件，需要有关方面贯彻执行的事项。下发时用“印发……条例的通知”。

(十一)意见：对重要问题提出见解和处理办法，用“意见”。

二、公文格式

文件一般由秘密等级、保密期限、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、成文日期、印章、附注、主题词、抄报（送）机关、打印人员、校对人员、印发份数、印发机关、印发日期等部分组成。

(一)涉及公司秘密的公文应当由承办单位标注秘密等级和保密期限。秘密等级分为“绝密”、“机密”和“秘密”，其中“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。标识密级等级时，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第一行，两字中间空一格；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第一行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。

(二)发文机关标识应当使用发文机关全称；联合行文，主办机关应当排列在前。

(三)发文字号应当由发文机关代字、年份和序号构成。字号位置在发文机关标识下空两行处，用3号仿宋体字，居中排列（上行文除外）；年份、序号用阿拉伯数码标识；年代应用全称，用六角括号“[ ]”括入；序号不编虚位，例如，银河来星[2011]001号；联合发文，只标注主办机关发文字号。

1.总公司和总公司各部门编发的文件代字分别为：

⑴公司发文银河来星

⑵公司工会发文银河来星工

⑶行政部发文

⑷财务部发文银河来星行银河来星财

其他部门发文以此类推(下同)。

2.在直辖市、省成立的分公司分别以直辖市、省份的简称作为代字，具体格式为：

⑴上海分公司银河来星沪

⑵天津分公司银河来星津

3.设立在其他城市的分公司以该城市所在省份的简称加该城市名称的简称作为代字，具体格式为：

⑴深圳分公司银河来星粤深

⑵厦门分公司银河来星闽厦

(四)上行文应当注明签发人，发文字号居左空一字，签发人姓名居右空一字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号仿宋体字标识签发人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人姓名、电话。

(五)公文标题，应当完整、准确、简要，用2号宋体并加黑居中书写。

(六)公文的主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或规范化简称。书写位置在标题下空一行左侧顶格处，用3号字仿宋体，主送机关名称后标全角冒号。

(七)正文内容每一段落起始应居左空二字，用3号仿宋字体，段落间距用

1.5倍行距。结构层次序数应符合下列规范，第一层为“一”，第二层为“

（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。公文中的数字，除成文日期、部分结构层次叙述和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其余应当使用阿拉伯数字。

（八）公文如有附件，应当在正文之下（间隔一行，空两格）、成文日期之上加附件说明，标明附件顺序和名称。附件应当在用印页之后另起页，并与正文装订在一起。

（九）成文日期，以领导人签发的日期为准；联合行文，以最后签发的日期为准。成文日期置于正文或附件说明末隔行处、居右空二字，用3号仿宋字体。

（十）公文除以“会议纪要”和以电子邮件形式下发的公文以外，应当加盖印章。单一机关制发的公文，盖印的位置一般应上距正文2mm-4mm，以端正、居中、下压成文时间为标准。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。当联合行文需要加盖两个以上印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主送机关印章在前；印章均压成文时间；印章之间互不相交或相切，但相距不超过3mm。

（十一）附注（如“此件发至**处”等）应当用3号仿宋体字，居左空两字加圆括号标识在成文时间下一行。

（十二）主题词置于公文末页抄送栏之上，词目之间应当有一字间隔。公文的主题词一般不超过5个。标引顺序是先标类别词，再标反映公文内容的类属词，最后标反映公文形式的文种词。（主题词表见附件一）。主题词用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号，词目用3号宋体字并加黑，词目之间空一字。

（十三）抄报、抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称。公文如有抄报（送），在主题词下一行，左空一字用3号仿宋体字标识，后标全角冒号。抄送机关间空一字间隔，回行时与冒号后的抄送机关对齐。

（十四）打印人员、校对人员及印发份数，位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下），占1行位置，用3号仿宋字体。

（十五）印发机关和印发日期，位于打印、校对人员及印发份数之下，占1行位置，用3号仿宋体字。印发时间以公文印制的日期为准，用阿拉伯数码标识。（十六）文字从左至右横写、横排。一般每面排22行，每行排28个字。（十七）公文排版要求整篇内容为偶数页，即保证最后主题词等务必落在偶数页面上，若此页无正文内容，则在此页第一行左空二字加圆括号标明“此页无正文”。

（十八）印章务必落在成文日期处。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得落在标识“此页无正文”的页面。

（十九）页码，用4号半角阿拉伯数码居中标识。

三、行文规则

（一）以总公司及总公司各部门名义编发的文件，统一由总公司行政部办理，以各分支机构名义编发的文件，由各分支机构行政管理部门办理。

（二）公文材料除综合性报告外，执行一文一事原则。向上级请示，主送一个上级单位，如涉及两个以上的，用主送和抄报办法。一般不得越级请示，一切行文（包括信息简报类）不直接送交领导个人及有关部门，应经行政部登记后递送。

（三）公文用纸一般为国际标准A4型（210mm×297mm）。

（四）向公司外呈送的文件，应向主送单位报送3份，公司内部无论是文件还是简报，均报送1份。

四、公文办理

公文办理分为收文办理、发文办理、签报办理和内部工作联系单办理四类。

(一)收文办理。一般包括签收、审核、登记、分送、拟办、批办、承办、催办、传阅等。

1.公司收文统一由行政部文秘人员收办，除写明亲启件外，均由行政部文秘人员拆封。

2.收到下级机关上报的公文，文秘人员应当进行审核。审核的重点是：是否应由该机关主办、是否符合行文规则、公文格式是否规范等。文件存在严重失误

或严重不规范应当退回修正后重报。

3.审核后的文件，应当于收文当日登记、编号，及时送行政部负责人阅批。事务性便函、通知、请柬等可直接分送有关人员办理。

4.根据行政部负责人的批注意见，由文秘人员分送给公司领导阅示或有关部门办理。有关领导或部门应于2个工作日内阅毕（出差等特殊情况除外）。

5.凡经领导批示，要求执行或落实的文件，由行政部统一登记、传递，由承办部门签收并落实。

6.已送领导阅批或交各部门办理的公文，行政部负责检查、催办，及时掌握公文的流转和处理情况，防止漏办、积压或延误。

7.根据批办要求需传阅和传达的文件，按照传阅和传达的范围由文秘人员组织分批或逐人传阅，阅后签字。

8.处理完毕的公文先分类归档，年底组卷存档。

(二)发文办理。一般包括拟稿、核稿、签发、登记编号、缮制、校对、封发、立卷、归档等。

1.草拟公文文稿，一般由经办部门执行，两个以上部门的联合发文，应由相关部门协商指定专人拟稿。

2.任何发文必须经承办部门负责人核稿并签字后交行政部审核合格后报公司领导签发。总公司发文，由公司主要负责人签发；职能部门发文，由公司分管领导签发；各分支机构发文，由主要负责人签发。

3.文稿经公司领导审改签发后，不得随意修改，如必须修改，须经原签发领导同意并复审。

4.各级发文由各级行政部门统一登记编发文号，统一安排打印。校对由拟稿部门负责，确认无误后，注明校对人的姓名。

5.文件的递送渠道分为电子邮件发送、传真发送和原件发送。

6.凡文种为通知（有关人事的通知除外）、通报、会议纪要以及转发文件类的公文，由行政部指定电子邮箱发送至收文单位或部门的指定电子邮箱，此类文件视同加盖公章发送的公文，不再另行下发纸制公文。各部门须指定专（兼）职文秘人员负责指定电子邮箱中的文件收发、流转和回复工作，保证信息畅通。

7.除上述文种以外的其他公文，以原件发送。但请示类公文，可以传真形式发送，不需邮寄原件。

8.发文原稿连同印制好的文件一并由行政部文秘人员留存，文秘人员应认真检查文件材料是否完整、齐全，手续是否完备，检查无缺后，收存归卷。

(三)签报办理。各职能部门呈报总经理办签批的报告，一律用公司统一的“北京银河来星科技有限公司内部工作签报”。

(四)内部工作联系单办理。公司各职能部门之间、各机构之间的日常业务联系，一律采用“北京银河来星科技有限公司内部工作联系单”统一办理。

不编排收发文号的公司内部的正式文字材料，此类材料包括领导讲话、报告、工作计划、规划、总结、调查报告、合同、协议。外出开会、活动中带回的文件材料，也应按常规交行政部文秘人员登记、编号，作收文处理。

五、公文督办

公司各级行政文秘人员是代表公司督促各部门对公司各项决策、重要工作等落实的督办人员。其主要职能是，按要求督办检查，了解和反馈各类决策的落实情况、落实过程中存在的问题和薄弱环节，有针对性的提出解决意见和建议，保证政令畅通。

附件：1．银河来星公文主题词汇总

2.北京银河来星科技有限公司收文登记簿

3.北京银河来星科技有限公司发文登记簿

4.北京银河来星科技有限公司拟文流转单(模版）

5.北京银河来星科技有限公司收文流转单(模版）

６.北京银河来星科技有限公司内部工作联系单

７.银河来星工作签报(模版）

8.北京银河来星科技有限公司红头（上行文模版）

9.北京银河来星科技有限公司红头（下行文模版）

10．北京银河来星科技有限公司便笺、便函（模版）

第五篇：公司文件管理办法

为了控制公司文件发放的适当范围、作废文件的及时回收，确保各部门、车间所使用的公司文件的有效性，特制定本规定。

1、文件的发放：

（1）财务部、生产部、营销部办公室以本部门名义形成且在本部门管辖范围内发放的文件，各自安排发放和回收。需要在公司各横向关联部门之间发放实施的文件，由办公室安排专人统一发放和回收。

（2）各部门需办公室安排发放文件时，必须将文件打印并复印好，由部经理书面写明发放范围、发放时间并签名后送综合管理部，由办公室主任安排文件发放人予以发放。

（3）任何文件，发放人须建立“文件发放回收登记表”。发放到各部门的所有文件，由部门负责人签字接收。如部门负责人不在，由部门在场人员签名代收。代收人必须负责及时将文件转给部门负责人。需个人接收的文件由部门内部建立“文件发放回收登记表”，并由个人亲自签字接收。

（4）需发放到正科长以下管理、辅助人员和职工的文件（包括学习材料等），发放人只需发放到相关正科长级管理人员，再由正科长级管理人员安排发放到相关个人。

2、文件的更改：

（1）任何原因造成文件的个别字句需要更改，且更改后不影响整个文件版面的整洁美观，由原编制形成的部门负责人书面写明更改位置和如何更改（数据性或原则性的须报直属部经理签字认可），连同编制形成部门负责人的私章送原发放人，由原发放人根据原发放范围及存档予以更改。

（2）文件发放人根据更改字数多少和繁简情况，可到现场为原件人更改，也可以收回后予以更改，再返还给原收件人。但在更改时必须用双线划掉原字句，在划掉的字句对应上方行距空间写上新字句，并在更改处盖上原编制形成部门负责人的私章。

3、文件的换页：

（1）任何原因造成文件单页大面积修改，需换页的，由原编制形成将需修改页面进行修改并打印、复印好，由其部门负责人书面写明换页情况（属数据性、原则性修改须部经理签字认可）送原文件发放人，由原文件发放人根据原发放范围予以换页。

（2）所有需换页的文件，由文件发放人统一换页并注明执行时间，将原页销毁。

4、文件的回收、作废：

（1）因公司制度汇总、部门调整、规划变化等原因，造成原文件内容与新文件内容重复、冲突而失效的，由汇总部门或新文件编制形成部门负责人，安排原发放人予以回收。

（2）文件发放人在回收文件时，必须持“文件发放回收登记表”由原接收人在登记表相关栏内签名后回交。

（3）每年12月下旬，由办公室通知各部门，对本平时未统一回收的文件、报表等无效材料清理回收一次。

（4）所有回收的文件均于回收当日送办公室，由办公室主任统一安排销毁。

5、其它规定：

（1）任何部门以公司名义形成的文件讨论稿或正式稿，必须发放到董事长兼总经理、财务部经理、生产部经理、营销部经理、公司各职能部门负责人及其他相关联人员，以便了解公司政策方向，根据公司各方面情况系统地进行修改，确保接口部门的相互配合。

（2）无论部门或公司发放的文件在发放前都必须在档案室存档备案。

（3）任何文件相关部门负责人接收后必须领学或传达应执行的员工，认为有必要复印下发到相关员工时，须向原发放部门提出申请，由原发放部门复印按发放程序予以发放。不得私自复印下发，避免文件使用范围失控，造成有效和无效版本的混淆。

（4）所有换页或作废文件属存档的或相关部门需留存备查证明的，发放人只需盖上作废章即可，不予收回，但档案管理员必须在“作废文件”档案栏目登记注明，妥善保管，以便备查。

（5）发放文件属讨论稿的，讨论人组织讨论结束后须按时交文件编制形成部门。

（6）文件发放人必须将已使用的“文件发放回收登记表”按季度装订成册，妥善保管，以便备查或回收时使用。保存期限为三年。

6、任何人未经总经理批准，不得将公司文件私自提供给公司以外人员。则除承担50元罚款外，对由此造成的一切后果负责。

7、本规定各条款如有违犯，对责任人每次罚款50元，由其直接领导开通用罚款单收缴。