新能源公司公文管理办法精品完整版（大全）

第一篇：新能源公司公文管理办法精品完整版（大全）

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XX 新能源有限公司

公文管理办法

目的 为规范 XX 新能源有限公司（以下简称 XX 公司）公文管理，建立符合公司特点的公文体系，使公司公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高运转效率和公文质量，制定本办法。

适用范围 本办法适用于公司各部门、各分子公司。

规定与程序 3.1

公文处理原则 3.1.1

公文处理应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

3.1.2

公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密和企业商业秘密安全。

3.2

公文种类 3.2.1

公司的公文包括以下种类：

3.2.1.1

决定：适用于对重要事项作出决策和部署，奖惩有关部门及人员，变更或者撤销不适当的决定事项。

3.2.1.2

通知：适用于发布公文、转发上级单位和不相隶属单位的公文、传达要求各部门、各分子公司办理和需要有关部门负责人周知或者执行的事项、任免和聘用干部。

3.2.1.3

通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神和告知重要情况。

3.2.1.4

报告：适用于向上级单位汇报工作，反映情况，答复上级单位的询问。

3.2.1.5

请示：适用于向上级单位请求指示、批准。

3.2.1.6

批复：适用于答复所属分子公司请示事项。

3.2.1.7

函：适用于不相隶属单位之间或部门之间商洽工作、询问和答复问题，以及不相隶属单位间的请求批准和答复审批事项等。

3.2.1.8

意见：适用于对重要问题提出见解和处理方法；答复对方征求对某项工作的意见。

3.2.1.9

纪要：适用于记载会议主要情况和议定事项。

3.2.2

公司公文的形式包括以下几种：

3.2.2.1

公司党委文件； 3.2.2.2

公司行政文件（函）； 3.2.2.3

公司纪检组文件； 3.2.2.4

公司工会文件。

3.2.3

对下列事项的行文，适用党委文件：

3.2.3.1

向上级单位党委呈报请示、报告和意见； 3.2.3.2

传达贯彻党的路线、方针、政策，作出重要工作部署； 3.2.3.3

公司各部门、各分子公司的有关人事（党内职务）任免事项等。

3.2.4

对下列事项的行文，适用公司行政文件：

3.2.4.1

向上级单位报送请示、报告和意见； 3.2.4.2

向各部门、各分子公司发布重要事项或者法定事项； 3.2.4.3

传达贯彻党和国家的路线、方针、政策，作出重要工 作部署； 3.2.4.4

向各部门、各分子公司印发具有普遍指导意义的通知、通报、意见等； 3.2.4.5

奖惩有关部门及人员； 3.2.4.6

转发上级单位重要文件等； 3.2.4.7

公司各部门、各分子公司的有关人事任免事项等。

3.2.5

对下列事项的行文，适用于公司发函：

3.2.5.1

向上级单位领导同志个人呈报报告性公文； 3.2.5.2

向上级单位办公室或内设机构报告交办事项的办理情况； 3.2.5.3

向不相隶属单位或部门请求批准和答复审批事项，商洽工作、征询意见或答复问题。

3.2.6

向 XX 公司和地方政府等上级纪检单位的请示或报告，转发上级纪检单位文件和规定，公司纪委布置工作，适用纪检组文件。

3.2.7

向 XX 公司和地方等上级工会组织上报的文件，转发上级工会组织文件和规定，公司工会组织布置工作等适用工会文件。

3.3

公文格式

3.3.1

公司公文格式分为两种：红头文件格式、红头函件格式。公司内部行文尽量使用简便格式/表格格式。

3.3.2

公文用纸采用国际标准 A4 型（长 297mm、宽 210mm）,左侧装订。用纸天头（上白边）为 7mm±1mm，订口（左白边）为 28mm±1mm，版心尺寸为 156mm×225mm（不含页码）；正文用3 号仿宋字体，一般每面排 22 行，每行 28 个字。

3.3.3

红头文件格式由眉首、主体、版记 3 部分构成。置于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首；置于红色反线以下至抄送之间的各要素统称主体；置于抄送及以下的各要素统称版记。

3.3.3.1

眉首部分由公文份数序号、密级和保密期限、紧急程 度、发文单位标志、发文字号和签发人等内容组成。

a)公文份数序号是公文印制份数的顺序号，由 6 位阿拉伯数字组成。涉密公文应当标注份号，顶格标识在版心左上角第一行。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密” “机密” “秘密”，商业秘密等级依据《XX 集团公司商业秘密管理办法》确定，分为核心商密及普通商密。密级用 3 号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行。保密期限用阿拉伯数字 3 号黑体字编排在密级之后，国家秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。商业秘密可在秘密等级前标识权属“XX”，商业秘密等级和保密期限之间用“▲”隔开。公文的密级需要变更或解除的，由发文部门或保密办公室决定。

b）

紧急公文根据紧急程度可标明“特急”、“加急”。一般

自公文发送后一个工作日内要求回复的，可标“特急”。三个工作日内要求回复的，可标“加急”。如需标识紧急程度，用 3 号黑体字，顶格标识在版心左上角第三行。

c)发文单位标识由“XX 新能源有限公司”加“文件”组成。发文单位标识上边缘至版心边缘为 35mm。发文单位标识使用小标宋字体，按照标识的字数设置合适的字号，用红色反线标识。联合行文时主办单位名称在前，“文件”二字置于发文单位名称右侧，上下居中排布。如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。

d)发文字号由发文代字、年份和发文顺序号组成。发文单位标识下空 2 行，红色反线之上 4mm 处，用 3 号仿宋体标识，平行文居中排布，上行文居左空 1 字标注，年份、序号用阿拉伯数码标识，年份应标全称，用六角括号“〔〕”扩入，序号不编虚位（即 1 不编为 001），不加“第”字，即“XXXX 新能源〔XXXX〕年

号”。联合行文使用主办单位的发文字号。发文字号由综合管理部标注。

e)上报的公文需要标注签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空 1 字，签发人姓名居右空 1 字。“签发 人”三字用 3 号仿宋体，签发人后标全角冒号，冒号后用 3 号楷体标识签发人姓名，联合行文应当标注各个联合行文单位签发人的姓名，每排 2-3 人。

3.3.3.2

公文主体由标题、主送单位、正文、附件说明、成文

日期、发文机关署名、印章、附注等内容组成。

a)公文标题由发文机关名称、事由和文种组成。标注在红色反线下空 2 行，2 号方正小标宋简体字，可分一行或多行居中排布。回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不使用标点符号，出现缩略语以及具有特定含义的词语时用双引号。

b)主送单位应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。位于标题下空 1 行，左侧顶格用 3 号仿宋体标识，回行时仍顶格，同级主送单位之间用顿号隔开，不同级之间用逗号隔开，最后一个主送单位名称后标识全角冒号。如主送单位名称过多而使公文首页不能显示正文时，应在首页标识规范统称，并将主送机关名称移至版记，标注方法见“抄送”部分。

c)公文正文。公文首页必须显示正文。一般用三号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文种结构层次序数依次可用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注。其中第一层标题使用黑体字，第二层标题使用楷体字，第三层和第四层标题使用仿宋体字标注。当公文结构层次只有两层时，第二层序号可使用“（一）”或“1.”。

d)附件。公文如有附件，在正文下空一行左空二字用三号仿宋体标识“附件”，后标全角冒号和名称。如有多个附件，使用阿拉伯数码（如“附件：1.×××××××”），附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应与上一行附件名称的首

字对齐。附件应与正文一起装订，并在附件左上角第 1 页顶格标识“附件”，有序号时标识序号。附件的序号和名称前后标识应一致。

e)成文日期即领导签发日期，任免文件以党委会通过日期为准，联合发文以最后签发单位签发日期为准。成文日期原则上在正文下空四行处，右空四字编排。如有附件，在附件下空行。成文日期用阿拉伯数字标识，要标全年、月、日。

f)印章。单一行文时，在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文单位署名，印章端正、居中下压发文单位署名和成文日期，使发文单位署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件）一行之内。联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件）一行之内。

g)加盖签发人名章时，在正文或附件说明下空二行右空四字加盖签发人名章，签名章左空二字标注签发人职务，以签名章为准。在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。联合行文时，应当先编排主办机关签发人职务、签名章，其余机关签发人职务、签名章依次向下编排，与主办机关签发人职务、签名章上下对齐；签发人职务应当标注全称。

h)附注。上报的公文如有附注，用三号仿宋体，居左空二字加圆括号标识在成文日期下一行。

3.3.3.3

公文版记部分置于公文偶数页最后一页，由抄送单位、印发单位和印发日期组成。版记中的分割线与版心同宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线，中间分隔线用细线。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。

a)公文如有抄送，左右各空一字编排，用四号仿宋体标识“抄送”，后标全角冒号后加抄送单位的全称、规范化简称。回行时与冒号后的抄送单位对齐，在最后一个抄送单位后标句号。公文如无抄送，应删除该要素。如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排办法同抄送机关。既有主送又有抄送时，应将主送置 于抄送之上一行，中间不加分割线。

b)印发单位和印发日期位于抄送单位之下，左空一字标注印发单位，同行右空一字表示印发日期，用四号仿宋体字。印发日期用阿拉伯数码标识。

c)红头文件页码用 4 号半角宋体阿拉伯数字，置于版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线，一字线距离版心下边缘7mm。单页码居右空 1 字，双页码居左空 1 字。空白页和版记页均不标识页码。公文附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。3.4

行文规则 3.4.1

行文应当遵循确有必要，讲求实效，注重针对性和可操

作性的原则。凡党和国家的法规、法律已有明确规定的，不得再 制发文件。凡是能当面商洽或能通过电话、传真、网络等方式办理且无需存查的事项，不要行文。凡现行文件规定仍然适用的，不得再发文。

3.4.2

行文关系应依据隶属关系和职权范围逐级行文。不得越级行文。特殊情况下必须越级行文时，应抄送被越过的单位。除党政联合行文等特殊情况外，原则上不得党、政交叉行文。

3.4.3

同级或不相隶属的单位可联合行文。对联合行文应明确主办单位。上下级单位不得联合行文。同一单位内的不同部门原则上不联合行文。

3.4.4

向上级单位行文时，应遵循以下规则：

3.4.4.1

原则上应主送一个上级单位，根据需要可同时抄送相关上级单位和同级单位。

3.4.4.2

文种可使用“请示”、“报告”或“意见”。

3.4.4.3

“请示”应一文一事。不得在“报告”等非请示类公文中夹带请示事项。

3.4.4.4

除领导直接交办事项外，不得以公司名义向上级单位领导报送公文，不得以个人名义向上级单位报送公文。

3.4.5

向平级或不相隶属的单位行文时，应遵循以下规则：

3.4.5.1

与 XX 公司系统内平级或不相隶属的单位之间的重要行文，应抄送共同的上级单位。

3.4.5.2

文种可使用“函”、“意见”或“纪要”。

3.5

发文办理 3.5.1

公文拟制 3.5.1.1 公文内容符合法律法规和党的路线方针政策，贯彻公司重大决策部署，完整准确体现公司意图。

3.5.1.2

一切从实际出发，所提政策措施和方法切实可行。

3.5.1.3

内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准 确，文字精练。

3.5.1.4

文种正确，公文形式恰当，格式规范。

3.5.1.5

深入调查研究，充分进行认证，广泛听取意见。

3.5.1.6

人名、单位名称、地名、数据和引文应当准确无误。日期应写具体的年、月、日。引用公文应当先引标题，后引发文字号并加括号。使用简称时，一般先用全称，并注明简称。使用英文字母缩写时，应先用中文全称，并注明英文缩写。

3.5.1.7

拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

3.5.1.8

文稿中不得以政策、法律、法规的未定稿作为拟文的依据。

3.5.1.9

结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1．”，第四层为“（1）”。其中第一层标题使用黑体字，第二层标题使用楷体字，第三层和第四层标题使用仿宋体字标注。当公文结构层次只有两层时，第二层序号可使用“（一）” 或“1.”。

3.5.1.10

必须使用国家法定计量单位。

3.5.1.11

公文中的数字，除部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语等必须使用汉字外，应用阿拉伯数码。在同一公文中数字的使用应前后一致。

3.5.1.12

涉密公文应当根据国家有关保密规定标注相应的密级。

3.5.1.13

转发上级单位和其他单位文件应符合下列要求：

a)对上级单位和其他平级的正式文件，经发文单位同意后，可根据需要予以转发。转发文件应当结合工作实际，提出具体贯彻要求。

b)转发涉密文件应标注相应密级。

c)下列文件不得转发：各种绝密文件、资料；政策、法律、法规、重要措施的未定稿。

3.5.2

部门核稿。对于公司发文，部门负责人应复核文件，签署意见。如发文内容有涉及其他部门职责的事项，则应提出会签意见。

3.5.3

会签。公文内容涉及其他部门职权范围内的事项，应送相关部门会签，取得一致意见后方可行文。部门会签有不同意见的，各部门应就相关内容协调一致后再行流转公文。

3.5.3.1

拟制公文对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应事先会签有关部门，取得一致意见后方可行文；经协商不能取得一致意见的，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请主管领导协调或裁定。

3.5.3.2

拟制各类法规性文件（规章、制度、办法、规定等），应会签法律部门。

3.5.3.3

为提高办文效率，会签时间一般不超过 2 个工作日。

3.5.4

公文审核。公司发文应经综合管理部核稿。经审核不宜发文的文稿，应当退回起草部门并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由发起部门修改后重新报送。综合管理部的核稿的内容有：

3.5.4.1

是否需要行文；是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，行文方式是否妥当，公文格式是否符合规定。

3.5.4.2

语言表述是否规范，包括字、词、标点、语句是否准确；计量单位是否符合有关标准；数字、层次序数等是否规范；逻辑结构是否合理，重点是否突出等。

3.5.4.3

体例格式是否符合公文处理的有关规定，文种使用是否恰当，密级及紧急程度是否正确，各要素标识是否正确等。3.5.4.4

内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现发文机关意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。

3.5.5

公文签发 3.5.5.1

公司党委发文由党委书记或委托党委成员签发。

3.5.5.2

以公司名义制发的上行文，由总经理签发；以公司名义制发的内部行文或平行文，可按分工送主管领导签发。重大事项应由总经理签发。

3.5.5.3

纪要由主持会议的公司领导签发；总经理办公会议纪 要由总经理或受总经理委托的主管领导签发；党政联席会纪要由党委书记或受党委书记委托的主管领导签发；受 XX 公司委托主持召开的会议由会议主持人核签后送公司领导签发；如涉及公司其他领导分管的事项，会议主持人应批请公司相关领导核发或报请公司总经理签发。

3.5.5.4

公司发布制度由法律顾问审核，主管领导会签，总经理签发。

3.5.5.5

纪委文件由纪委书记签发。

3.5.5.6

工会文件由工会主席签发。

3.5.6

公文印制 3.5.6.1

文印人员在公文排版过程中，应当进行复核，复核的重点是：审批、签发、会签、文字审核手续是否完备；附件材料是否齐全，附件序号及其名称同正文中标注的是否一致；文件编号是否统一、规范；公文格式是否符合规定等。

3.5.6.2

公文印制前，应当通知拟稿人对文件排版的清样进行校对。由拟搞人初校，综合管理部复校。初校应改正漏字、多字、错字等差错；复校应检查初校指出的差错有无改正，并依照原稿对全篇内容再次校核，同时对公文格式、排版清样等进行检查。

校对人应签署姓名。改定的清样，由文印部门审定后付印。印制好的文件要做到无缺损，版头鲜明，套印准确，裁切整齐，无脏污、倒头、多页、缺页、白页、错页等质量问题。

3.5.6.3

对公司领导已签发的文件内容有重大改动的，应请原签发领导再次签发后交印。

3.5.6.4

未经综合管理部负责人或文字审核的公文文稿及附件等，一律不予印制。

3.5.6.5

公文的印制份数根据文件的发送范围和有关规定确定。主办部门需要增印公文，须提出意见，由部门负责人签字后，报经综合管理部负责人同意。

3.5.6.6

印制文件要准确、迅速、保密、整洁、美观、清晰、符合公文格式的要求。

3.5.7

公文用印 3.5.7.1

严格依照《XX 新能源有限公司印章及资质证件管理制度》的规定用印。公文用印前，要对照本办法逐项审核。

3.5.7.2

使用公司领导个人印章，须经其本人批准或由其本人授权使用。

3.5.8

登记、分发 3.5.8.1

所有文件发出前由综合管理部检查、登记，通过协同办公系统公文交换分发。

3.5.8.2

传递涉密公文，必须采取保密措施，确保安全。涉密公文应经过机要渠道传递，不得使用普通传真机、普通邮政等方式。

3.6

收文办理 公司收文由综合管理部负责统一登记、分办，其他部门收到来文

后，应及时送综合管理部登记。收文登记应采用统一编号，涉及国家秘密、商业秘密和有特殊要求的文件，单独编号，纸质流转。

3.6.1

签收。签收公文时，综合管理部应检查来文单位、密封情况、完整性、密级及时限要求等情况，确认无误后方可签收。

3.6.2

登记。登记要素如下：来文单位、文件标题、密级、紧急程度（1 个工作日内要求反馈的标注“特急”，3 个工作日内要求反馈的标注“加急”，其他以来文要求为准）、原文日期、收文日期、文号、收文编号等。

3.6.3

分办。对符合规定的公文，综合管理部提出分办意见，按分工送公司领导阅批或者交有关部门直接办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。

3.6.4

承办 3.6.4.1

承办部门收到交办的公文应及时办理，不得延误、推诿。对不属于本部门职权范围或者不适宜由本部门办理的，应退回综合管理部，并说明理由及建议承办部门。

3.6.4.2

凡属本部门职权范围内可以答复的公文，主办部门负责人应提出处理意见并指定承办人员办理。

3.6.4.3

涉及其他部门职责范围的公文，主办部门应及时提出处理建议及协办部门协调，并指定牵头承办人员办理。协办部门应指定人员配合办理。如有分歧，主办部门主要负责人应出面协调，如仍不能取得一致，可以报请主管领导协调或裁定。

3.6.4.4

承办人需在指定时间内答复来文单位并说明办理结

果。

3.6.4.5

办理时间。特急件在 1 个工作日内办理；加急件在 3个工作日内办理；有明确时间要求的，从其时间要求办理；没有明确时间要求的，在 20 个工作日内办理。

3.6.5

督办、催办 3.6.5.1

公司公文督办由综合管理部统一负责。确定督办件后，对收文办理到正式回复的全过程进行督办管理，每周例会上通报本周需办理的收文。

3.6.5.2

送领导批示或者交有关部门办理的公文，综合管理部要负责催办。做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

3.7

公文管理及其他有关要求 3.7.1

公司公文归档应当根据《中华人民共和国档案法》、《XX 新能源有限公司档案管理制度》、《XX 集团 XX 电力有限公司文件材料归档制度》和其他有关规定进行整理、归档，定期移交档案室统一管理。

3.7.2

对上级单位的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，经综合管理部主任批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的部门名称、日期、份数和发送范围。

3.7.3

复制、汇编机密级、秘密级及公司商业秘密公文，应当符合有关规定并经公司综合管理部负责人批准，具体情况参照《XX 集团 XX 电力有限公司涉密载体保密管理规定》。对绝密级

公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的，应当经发文机关或者上级单位批准。对复印、汇编的涉密公文应视同正式文件妥善保管。对涉密公文复印件应当加盖复印单位戳记。公文汇编本的密级应按照编入公文的最高密级标注并进行管理。

3.7.4

在公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，应当按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。公文的密级需要变更或解除的，由定密单位或其上级单位决定。涉密公文公开发布前应当履行解密程序。公开发布的时间、形式和渠道，由发文机关确定。经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。

3.7.5

公文被撤销和废止，由发文单位、上级单位或相关权力部门根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。

3.7.6

对不具备归档和存查价值的公文，经部门负责人批准后，可以销毁。综合管理部负责公司涉密文件销毁工作。销毁涉密文件，应当到指定场所由两人以上监销，保证不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。

3.7.7

部门合并时，全部公文应当随之合并管理。部门撤销时，需要归档的公文整理后按有关规定移交档案部门。工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

3.7.8

涉及外事方面的公文，按照外事主管部门的有关规定处

理。

3.7.9

涉及国家秘密的公文，按照《XX 新能源有限公司机要文件管理办法》规定处理。

3.7.10

涉及集团公司、XX 公司印发的商业秘密的公文，按照集团公司相关规定在商密网中传递、处理，或以纸质文件形式流转。

职责 4.1

公司综合管理部是公文归口管理部门，负责建立公文管理体系；负责对公司各部门、各分子公司的公文工作进行业务指导、考核及督促检查；负责统一收发公司公文。

4.2

公司各部门负责本部门公文的审核工作，确保本部门公文质量；负责本部门承办公文的跟踪落实。

4.3

公司应指定公文管理负责人，综合管理部负责组织各部门、各分子公司公文处理培训，并对各部门、各分子公司的公文处理情况作定期考评，确保公司公文办理质量和效率。

定义和缩语 5.1

公文：指公司在管理过程中形成的具有特定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻党和国家方针、政策，落实集团公司、XX 公司工作要求，发布规章和措施，请示和答复问题，安排生产经营活动，布置和商洽工作，报告情况、交流经验的重要工具。

5.2

公文处理：指公文的拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。除非特殊情况，公司公文都应在规定的系统内

处理。

5.3

发文办理：指以公司名义制发公文的过程，包括拟制、部门核稿、会签、审核、签发、印制、用印、分发等程序。

5.4

收文办理：指对收到公文的办理过程，一般包括签收、登记、分办、批办、承办、督办、催办等程序。

附则 6.1 综合管理部每月对各部门、各分子公司收文办理情况进行通报。

6.2

本办法由综合管理部负责解释。

6.3

本办法自发布之日起施行。

附录 附录 1

XX 新能源发文办理流程图 附录 2

XX 新能源收文办理流程图

附录 3

XX 新能源有限公司发文单 附录 4

XX 新能源有限公司收文单 附录 5

XX 新能源党委文件模板（上行文、下行文）

附录 6

XX 新能源公司文件模板（上行文、下行文）

附录 7

XX 新能源纪要模板 附录 8

XX 新能源函模板 附录 9

制度执行情况检查评价表

附录 1 XX 新能源发文办理流程图

公司（党委）、工会、纪委、公司发函管理公文管理部门 业务部门 公司领导发文人拟稿部门主任核稿综合管理部主任文审文字审核 会签总经理或党委书记或工会主席或纪委书记签发主管领导会签排版编号文字复核用印、封发、归档进入协同公文交换发文人校对定稿

附录 2 XX 新能源收文办理流程图

公司收文管理公文管理部门 业务部门 公司领导收文登记协同签收文件收到其他单位来文收到上级单位或其他单位纸质文件是否办件 否 领导阅知 阅知 是领导批示分办主任填写拟办意见其他领导阅文根据批示分送其他领导及承办部门承办部门办理公文督办是否行文回复进入发文流程办理结果公文考核、通报归档是是否无法在考核期限内完成的可申请延期

附录 3 XX 新能源有限公司发文单

文件标题 XXXXXXXX 公文种类 XXXXXXXX 行文类型 XXXXXXXX 公文文号 XXXXXXXX 文件密级 XXXXXXXX 紧急程度 XXXXXXXX 保密期限 XXXXXXXX 发文单位 XXXXXXXX 建文人 XXX 主送单位 XXXXXXXX 抄送单位 XXXXXXXX 印发单位 XXXXXXXX 印发份数 XX 核稿 XXX 审核 XXX 部门会签 XXX 打印人 XXX 会签 XXXXXXXX。

XXX XXXX 年 XX 月 XX 日 签发 XXXXXXXX。

XXX XXXX 年 XX 月 XX 日 处理意见 XXXXXXXX。

XXX XXXX 年 XX 月 XX 日

附录 4 XX 新能源有限公司收文办理单

文件标题 XXXXXXXX

来文单位 XXXXXXXX

收文日期 XXXXXXXX

文

号 XXXXXXXX

收 文 号 XXXXXXXX

登 记 人 XXX

紧急程度 XXXXXXXX

备

注 XXXXXXXX

批

示 XXXXXXXX。

XXX XXXX 年 XX 月 XX 日 领导阅示 XXXXXXXX。

XXX XXXX 年 XX 月 XX 日 XXXXXXXX。

XXX XXXX 年 XX 月 XX 日 分

办 XXXXXXXX。

XXX XXXX 年 XX 月 XX 日 阅

办 XXXXXXXX。

XXX XXXX 年 XX 月 XX 日 XXXXXXXX。

XXX XXXX 年 XX 月 XX 日

部门办理 XXXXXXXX。

XXX XXXX 年 XX 月 XX 日 XXXXXXXX。

XXX XXXX 年 XX 月 XX 日

知

会 XXXXXXXX。

XXX XXXX 年 XX 月 XX 日 XXXXXXXX。

XXX XXXX 年 XX 月 XX 日

附录 5-1 XX 新能源党委文件模板（上行文）

附录 5-2 XX 新能源党委文件模板（下行文）

附录 6-1 XX 新能源公司文件模板（上行文）

附录 6-2 XX 新能源公司文件模板（下行文）

附录 7 XX 新能源纪要模板

附录 8 XX 新能源公司函模板

附录 9 制度执行情况检查评价表 制度 名称 XX 新能源有限公司公文管理办法 制度 编码

版次 01 序号 评价内容 评价 1 制度内容是否完善，是否符合现阶段管理要求。

是 否 原因：与其他制度衔接是否流畅。

是 否 原因：流程是否清晰。

是 否 原因：制度执行情况是否良好。

是 否 原因：起草各类法规性文件（规章、制度、办法、规定等），是否会签法律部门。

是 否 原因：所有公文送签发前是否由综合管理部对公文全面审核。

是 否 原因：传递涉密公文，是否采取保密措施，确保安全。

是 否 原因：

存在 的问 题及 建议 存在的问题：

改进建议：

修订建议：

部门审核意见：

分管领导意见：

检查人：

部门审核人：

分管领导：

检查时间：

****年**月**日

第二篇：新能源公司固定资产管理办法

华能新能源股份有限公司

固定资产管理办法

目 录

第一章 总则............................................2 第二章 职责分工........................................3 第三章 固定资产标准和分类...............................5 第四章第五章第六章第七章第八章第九章第十章

...............................7....................................9...................................11................................13...................................14...................................14...........................................17 固定资产目录与登记 固定资产计价 固定资产折旧 固定资产后续支出 固定资产清查 固定资产处臵 附则HZD2-088-CZ07 华能新能源股份有限公司

固定资产管理办法

（试行）第一章 总则

第一条 为加强华能新能源股份有限公司（以下简称“公司”）固定资产管理，保证固定资产的安全、完整和有效利用，真实反映固定资产价值，完善内部控制制度，根据企业国有资产管理、《企业财务通则》、《企业会计准则》及公司的有关规定，并结合公司实际情况，制定本规定。

第二条 本办法适用于公司及公司所属单位,托管企业可参照执行。公司本部、公司所属单位固定资产的增减变动应严格按照预算制度执行。

第三条 公司确定的固定资产折旧方法，制定的固定资产目录、分类方法、每类或每项固定资产的预计使用年限、预计净残值率等，应当编制成册，按照管理权限经批准后，备臵于公司所在地，供投资者等有关各方查阅。

第四条 公司及公司所属单位应加强固定资产实物管理和价值管理，建立固定资产卡片和核算台账，根据固定资产分类实行标签管理或编码管理。对固定资产实行计算机管理和记录的单位，要健

全制度，保证固定资产及信息资料的安全、完整。

第五条 公司对固定资产实行分级、归口管理，建立固定资产管理责任制，做到合理分工、权责分明。公司所属单位负责人领导公司所属单位固定资产管理工作。

第二章 职责分工

第六条 公司各相关部门固定资产管理的职责分工如下：

（一）财务部门

1.负责组织公司所属单位固定资产的价值管理，负责组织固定资产的会计核算工作，真实、准确记录和反映固定资产价值及其变动，正确计提折旧；

2.负责牵头组织固定资产减值测试和固定资产折旧定期复核工作；

3.负责固定资产损失的财务核销工作；

4.负责组织固定资产管理中必要的资产评估工作； 5.参与编制固定资产购臵、改扩建和修理费用支出预算，并控制费用支出；

6.负责公司所属单位固定资产的保险工作。

（二）生产管理部门

HZD2-088-CZ07 1.负责组织公司所属单位固定资产的实物管理，牵头组织编制、补充完善固定资产目录；

2.负责监督公司所属单位固定资产技术性能和使用状况，负责审批公司所属单位固定资产实物的调拨、报废，公司经理部门、工程部门负责审批的除外；

3.负责统筹安排公司所属单位固定资产更新改造、检修和报废计划，负责相关预算的编制工作；

4.参与固定资产的减值测试和固定资产折旧定期复核工作。

（三）经理部门

1.负责公司本部固定资产的管理；

2.负责公司所属单位经营管理用车辆、职工住房（含基建项目用）的购臵、处臵审批工作；

3.负责通讯及计算机网络系统相关固定资产（含基建项目用）的购臵、处臵审批工作。

（四）工程部门

负责公司所属单位基建项目使用的其它固定资产的购臵、处臵审批工作。

第七条 项目公司要明确各职能部门对固定资产管理的职责。1.生产部门负责固定资产的更新改造、小型基建及检修的计划

管理，负责组织固定资产实物的清查盘点和固定资产报废工作，负责对固定资产的技术性能和使用状况、后续维护性支出，对固定资产实行技术监督，提高固定资产使用效率；

2.财务部门负责固定资产的价值管理，对固定资产增减变动及时进行账务处理，真实反映固定资产会计信息，对固定资产管理实行财务监督，会同相关部门对固定资产是否发生减值进行测试并形成测试报告，负责固定资产折旧的定期复核；

3.使用保管部门负责固定资产的实物管理，做到合理使用、精心维护、妥善保管。

第三章 固定资产标准和分类

第八条 固定资产是指为生产商品、提供劳务、出租或经营管理而持有的使用寿命超过一个会计的有形资产。

第九条 根据第八条的规定，公司结合实际情况，对固定资产标准具体规定如下：

使用年限超过一年的房屋、建筑物、机器、机械、运输工具和其他与生产经营有关的设备、器具、工具等应作为固定资产。不属于生产经营主要设备的物品，单位价值在2000元以上，并且使用期限超过两年的也应作为固定资产。

不具备上述条件的物品，作为低值易耗品管理。

HZD2-088-CZ07 第十条 固定资产按经济用途及使用状况分为生产经营用固定资产、非生产经营用固定资产、租出固定资产、未使用和不需用的固定资产、土地和融资租入固定资产等六大类。具体分类如下：

（一）生产经营用固定资产分为以下十类： 1.房屋； 2.建筑物； 3.发电设备； 4.输电线路； 5.变电配电设备； 6.通讯线路及设备；

7.自动化控制设备及仪器仪表； 8.检修维护设备；

9.生产管理用设备及工器具； 10.运输设备。

公司所属单位委托其他电力企业代为运行维护管理变电站和送电线路等固定资产，以及委托其他行业代为管理的公用设施和铁路、公路等固定资产，也在上述分类管理核算范围之内。

（二）非生产经营用固定资产以下三类：

1.房屋； 2.建筑物； 3.工具、器具。

（三）租出固定资产指出租给外单位使用的各种固定资产。

（四）未使用和不需用的固定资产，指没有在生产或非生产经营中得以使用，处于闲臵状态的固定资产。

（五）土地，指已经作价单独入账的土地。

（六）融资租入固定资产指以融资租赁方式租入的机器设备等固定资产。在租赁期内视同为自有固定资产管理。

第十一条 公司及公司所属单位应按照以上分类管理固定资产。上述分类所包括的具体内容由《固定资产目录》（见附件一）明确。

第四章 固定资产目录与登记

第十二条 固定资产登记对象、登记单位、固定资产与其附属设备的划分，均以公司制定的《固定资产目录》为依据。《固定资产目录》适用于固定资产核算、清查、登记和统计等工作。

第十三条 凡是在《固定资产目录》上被列作固定资产，名称、规格、用途相同的物品，即使单位价值不够标准，也作为固定资产核算。反之，《固定资产目录》未列作固定资产，个别物品即使单位价值达到了标准，也不作为固定资产核算。如有符合固定资产标准

HZD2-088-CZ07 而目录缺项的物品，确需作为固定资产管理的，公司所属单位可以在有关类目下增补，报公司备案。

第十四条 公司根据经济业务的变化不定期修订《固定资产目录》，并同时对会计核算软件的模块进行相应的修订。

第十五条 各类固定资产的登记对象规定如下

（一）房屋：以每一幢房屋作为一个独立登记对象；

（二）建筑物：以每一独立建筑物（连同附属装臵）作为一个独立登记对象；

（三）机器设备：以每一独立的机器（同基座、附属装臵和工具、器具等）作为一个独立登记对象；

（四）运输设备：以每一独立的运输工具（如一辆汽车等）作为一个独立登记对象；

（五）生产、管理用工器具：以每一工具、仪器、用具（连同便于操纵控制的各种附具）作为一个独立登记对象；

（六）施工机械：以每一独立的施工机械连同随机的附属设备以及装臵在施工机械上的发动机、联动机作为一个独立登记对象；

（七）构成一项整体固定资产的各组成部分如具有不同使用寿命或者以不同方式为企业提供经济利益，适用不同折旧率或折旧方法的，应分别将各组成部分确认为单项固定资产。

第十六条 公司及公司所属单位应当按照《企业会计准则》的规定，设臵会计科目，分类核算，反映固定资产总体及各类的增加、减少和结存情况。

第十七条 公司及公司所属单位应根据每一独立的固定资产登记对象，分类设臵固定资产卡片，反映其性能、来源、原价、折旧、使用、保管及变更等情况，以满足实物管理和价值管理的要求。使用保管部门要做到固定资产卡片和固定资产实物一致，财务部门要做到固定资产总账、明细分类账、固定资产卡片一致。

第五章 固定资产计价

第十八条 固定资产在取得时，应按照实际成本入账。取得固定资产的实际成本包括买价、不能抵扣的增值税、进口关税、运输和保险等相关税费，以及使固定资产达到预定可使用状态前所发生的必要支出。固定资产取得时的成本应当根据以下具体情况分别确定：

（一）投资人作为资本投入的固定资产，按照投资各方确认的价值入账；

（二）购入的不需要经过建造过程即可使用的固定资产，按照实际支付的买价、包装费、运杂费、安装成本和缴纳的税金（如购臵车辆，包括缴纳的车辆购臵附加费、消费税）等作为原价登记入账；

（三）自行建造的固定资产，按照建造该项资产达到预定可使

HZD2-088-CZ07 用状态前所发生的必要支出，作为入账价值。新建改扩建发电机组在通过规定时间的试运行后，按财务账面实际投资完成额暂估转入固定资产，经过试运仍不具备移交生产条件的，按启动验收委员会确认的移交生产日期转入固定资产；

（四）在原有固定资产的基础上改建、扩建形成的固定资产，按原有固定资产账面原价，减去被替换部分的账面原价，加上改扩建支出作为原价入账；

（五）融资租入的固定资产，按照租赁开始日租赁资产公允价值与最低租赁付款额现值两者中较低者，加上初始直接费用作为入账价值；

（六）接受馈赠的固定资产，有发票或相关凭证的，按照凭证上注明的金额加上应支付的相关税费作为入账价值。无发票或相关凭证的，按同类资产的市场价格减去按该项资产的新旧程度估计的价值损耗后的余额作为入账价值；

（七）盘盈的固定资产，按照同类或类似固定资产的市场价格，减去按该项资产的新旧程度估计的价值损耗后的余额，作为入账价值；

（八）经批准无偿调入的固定资产，按调出单位的账面价值加上发生的运输费、安装费等相关费用，作为入账价值；

（九）在股份制改造过程中经过评估的固定资产按评估后的价值作为入账价值；

（十）接受债务人以非现金资产清偿债务取得的固定资产，以公允价值作为入账价值；

(十一)以非货币性资产交换形式换入的固定资产，依据该项交换是否具有商业实质以及交换资产的公允价值能否可靠计量，按照会计准则的规定处理。

第十九条 已经入账的固定资产价值，除发生下列情况外，不得随意变动：

（一）根据国家规定对固定资产重新评估需要进行账务处理的；

（二）在原有固定资产的基础上增加补充设备或改良装臵；

（三）将固定资产的一部分拆除；

（四）根据实际价值调整原来的暂估价值；

（五）发现原入账固定资产价值有错误，需要更正。第二十条 公司所属单位有确凿证据表明固定资产发生减值，依照《企业会计准则》等有关规定处理。

第六章 固定资产折旧

第二十一条 公司及公司所属单位根据固定资产的性质和使用情况，合理确定固定资产的预计使用寿命和预计净残值率，结合行业特点，公司选用年限平均法计提固定资产折旧。固定资产的使用寿命、预计净残值、折旧方法一经确定，不得随意变更，确需变更

HZD2-088-CZ07 的，应当说明理由，按照规定的权限审批。固定资产分类折旧标准参照附件二。

公司所属单位扩建工程移交的固定资产使用寿命一般应与已有同类固定资产使用寿命一致。

第二十二条 公司及公司所属单位估价入账的固定资产，按分类折旧率计提折旧；不能分类计提折旧的，可按综合折旧率计提折旧，综合折旧率的确定可以参考已投入使用类似固定资产的实际综合折旧率。估价入账的固定资产在办理竣工决算手续后，按实际成本调整固定资产入账价值，已计提的折旧额不调整，但应按照合理的方法将已提折旧总额分配到各项固定资产，并更新固定资产卡片的相关信息。

第二十三条 公司及公司所属单位因更新改造调整原价的固定资产，应根据调整后原价、已提折旧、预计净残值和尚可使用年限计提折旧。

第二十四条 除以下情况外，公司对所有固定资产计提折旧：

（一）已提足折旧继续使用的固定资产；

（二）按照规定单独计价作为固定资产入账的土地。第二十五条 固定资产应当按月提取折旧，并根据用途计入相关资产的成本或者当期损益。折旧的计算公式如下：

年折旧率=（1－预计净残值率）/规定的折旧年限*100%

年折旧额＝固定资产原价×年折旧率 月折旧率＝年折旧率/12 月折旧额＝固定资产原价×月折旧率

在实际计提固定资产折旧时，当月增加的固定资产，当月不提折旧，从下月起计提折旧；当月减少的固定资产，当月仍计提折旧，从下月起停止计提折旧。

第二十六条 公司所属单位至少应当于每年终了，对固定资产的使用寿命、预计净残值进行复核。如果经复核的固定资产使用寿命、预计净残值与原先估计有重大差异，应报公司审核批准。

第七章 固定资产后续支出

第二十七条 公司对固定资产的后续支出如检修维护、更新改造等建立必要的管理制度，避免固定资产损失，影响安全生产。

第二十八条 公司所属单位更新改造的后续支出应当计入固定资产成本。

对单项费用在50万元及以上的更新改造项目，在立项申请报告中应预计报废固定资产的数量和价值、残值收入，报公司生产部门审核批准。

第二十九条 公司所属单位对固定资产的维护性支出，如日常维护、检修等后续支出，在发生时计入当期损益。

HZD2-088-CZ07

第八章 固定资产清查

第三十条 为保证固定资产的安全以及会计信息的真实完整，公司及公司所属单位应建立固定资产清查制度，每年至少开展一次全面的固定资产清查盘点，也可以组织不定期的局部盘点，掌握固定资产的质量和使用情况，及时办理资产变动和盈亏报废手续，保证账、卡、物相符。

第三十一条 固定资产的全面盘点清查一般应安排在会计决算前进行，公司根据需要可以安排不定期固定资产清查。

第三十二条 公司所属单位的固定资产清查应由固定资产实物管理工作的分管领导负责，由生产部门牵头，成立固定资产清查小组，财务部、使用保管部门应配合固定资产清查工作。

第三十三条 公司所属单位要制定固定资产清查工作计划，按时完成清查工作。固定资产清查要依照固定资产卡片逐一核对、清点，必要时抽查复核，汇总盘盈、盘亏、毁损及报废的数量和金额，分析清查结果，评估资产管理状况，形成清查报告。

第九章 固定资产处臵

第三十四条 经过技术、安全、环保和经济等方面的论证，固定资产具备下列条件之一者应当办理报废手续：

（一）已达到使用年限，并丧失使用价值的；

（二）磨损严重，基础件已损坏，再进行修理已不能达到安全

使用要求的；或使用、维修、保养费用高，在经济上不如更新合算的；

（三）技术性能落后，耗能高、效率低，无改造价值的；或严重污染环境，危害人身安全与健康，进行改造又不经济的；

（四）属淘汰型号又无配件来源的；

（五）发生事故，且无修复价值的资产。

第三十五条 公司固定资产报废工作遵循“逐项鉴定、日常审批、最大利用、最小损失”的原则。

公司所属单位固定资产报废由使用部门提出报废申请，生产部门对报废的每项固定资产组织技术鉴定，政工部（监察审计）、财务部对报废原因、资产净值等提出审查复核意见，生产部门汇总报废意见后按照资产报废管理权限审批。

单项原价在50万元及以上的生产用固定资产报废，随时报公司审核批准；非生产用固定资产和单项原价在50万元以下的生产用固定资产报废于每季度结束前15日汇总，报公司审批（报废固定资产分类汇总、资产明细、鉴定表格式见附件三）。公司生产管理部门等固定资产实物管理部门根据报废固定资产的情况提出报废或回收利用的处理意见，会签财务部后报公司总经理和董事长批准。

已提足折旧，并丧失使用价值的单项原价在20万元及以下的固定资产报废由公司所属单位按照内部资产管理程序批准（固定资产

HZD2-088-CZ07 报废工作流程见附件四）。

报废的固定资产要及时清理，收回残值，减少损失。第三十六条 公司所属单位不需用的固定资产，经公司审批，可在公司内部调拨或对外出售。公司内部调拨价格原则上按账面资产净值确定，由公司统一办理相关手续。内部调拨的固定资产应及时更新相关记录。

第三十七条 固定资产出售的作价原则是：

（一）完新的设备按照账面原价计价，国外进口的设备按购入外币总价和购入当月1日的银行汇率折算为人民币计价；

（二）旧的设备参照同类固定资产的市场价值减去累计折旧后的净值计价；

（三）已经超过使用年限，但是技术性能尚好的设备，参照同类固定资产的市场价值并估计尚可使用年限后协商计价；

（四）出售固定资产所发生的拆除清理费用，一般由出售方负担；其运输、装卸、包装及途中保险等费用，由购买方负担。

第三十八条 固定资产发生盘亏、毁损，有过失人的，应追究过失人的责任；已办理财产保险的，应及时索赔。

第三十九条 公司所属单位在固定资产清查中查出的盘盈、盘亏、毁损，根据固定资产盘点报告单，按如下规定处理：

（一）固定资产盘盈：先以待处理财产损溢科目列账，经公司所属单位领导批准后入账；

（二）固定资产盘亏，先以待处理财产损溢科目列账，查清原因后，报公司审核批准；

（三）固定资产毁损，公司所属单位组织技术鉴定，报公司审核批准。

第四十条 公司所属单位固定资产的盘亏、毁损和报废，按照管理权限经批准后进行账务处理。

第十章 附则

第四十一条 本规定由公司负责解释。

第四十二条 公司所属单位可根据本办法的规定，制定相应的固定资产管理办法，并报公司备案。

第四十三条 本规定自颁布之日起实行。

第三篇：公司公文管理办法

XXX有限公司

公文管理办法

第一章总则

第一条为规范公司各项公文，发挥公文对公司业务经营的指导作用，提高公文速度和行文质量，特制定本办法。

第二条本办法适应于公司各部门。

第三条本规定所称公文，指公司及各部门与政府部门、集团公司及关联公司、关系企业之间来往文书，公司下发各部门的公司各类文书，公司及各部门间来往文书（包含呈文）；公文管理指自收(发)文至归档全部过程之办理与控制。

公司公文按使用功能划分为以下种类：

（一）公司文件：指由公司名义送交政府部门、集团公司及关联公司、关系企业和下发各部门的报告、指示、决定、决议、通报、重要通知、工作总结、领导发言和业务经营工作的各类计划统计、季度、报表等；

（二）函：指向政府有关主管部门、股东单位请示、询问和答复问题，关联公司、关系企业之间互相商洽业务、联系工作的文书（包括电报、电子邮件等）；

（三）规章制度：指由公司名义下发的各类管理制度、规定、操作指南（职位说明书、作业指导书、作业程序、流程表单）、暂行规定等；

（四）呈文：指各部门对总经理或董事长的请示、报告、询问问题等的文书；

（五）会议纪要：指由公司名义下发的各类会议纪要（总经理办公会、月科研生产调度例会、业务专题协调会）及每周动态（含周工作计划）等；

（六）部门文件：指由各部门名义送、发的行使其部门职能的通知、通报、工作总结和部门业务经营工作的各类计划统计、季度、报表等。

第二章职责

第四条公司有关人员和部门职责

（一）总经理或董事长：负责公司文件的审批和签发，负责规章制度的审批和呈文的批复；

（二）各部门部长：负责提请公司名义发放的各类公文及呈文的审核，负责部门文件的审批和签发，负责相关公司文件、规章制度的会签；

（三）综合管理部部长：负责公司公文管理的制定和检查，负责公司公文的校对，负

责外来公文的处置，负责检查各部门文件的公文管理工作；

（四）综合管理部公文主管：负责公司文件、函的编号，负责公司文件、函、规章制度、会议纪要和外来公文的收、发工作,负责公司公文的归档、保管和日常查阅、影印管理工作；

（五）各部门公文主管：负责本部门公司公文的收、发工作，负责本部门的部门文件归档、保管和日常查阅、影印管理工作。

第三章公文格式

第五条公司公文纸统一采用A4纸，左侧装订，页面设置为上、下、右页边距为2厘米，左页边距为2.5厘米；

第六条公司文件、函的大标题字体为加粗方正姚体，小一号字；公文字号字体为仿宋体，小四号字；行文标题字体为黑体，小二号字；主送单位为加粗仿宋体，小四号字；正文字体为仿宋体，小四号字；其余公文的大标题为黑体，二号字，行文标题为黑体，小二号字，副标题为黑体，小三号字，正文为仿宋体，小四号字；主题词为加粗仿宋体，小四号字；页眉标号、页脚标码字体为宋体，五号字；

第七条公司公文的行间距为1.5倍行距，段落间距为0.5行；

第八条公司公文行文格式一般包括：大标题、公文字号、行文标题、主送单位、正文、附件、发文单位、发文单位印章、发文时间、主题词、抄送(抄报)单位、印刷份数、页眉标号、页脚注码等：

（一）公文的行文标题应当准确、简要地概括公文的主要内容，除批转性文件外，行文标题一般不加书名号和其他标点符号；

（二）公文中用公文字号和页眉标号标明公文种类；

（三）公司公文外发时一般只标明一个主送单位；如果需要送、报另一个或几个单位时，可以用抄送、抄报的形式标明；

（四）发文时间以领导签发日期为准；联合行文以最后单位签发的日期为准；

（五）公文字号一般包括单位代号、年号、顺序号；

（六）公文如有附件应当在正文之后、发文单位名称之前，注明附件的名称和件数。

（七）收、发文单位应写单位全称或规范化简称；联合发文应将主发单位排列在前；

（八）文字一律从左至右横写横排；

（九）公文按照行政管理原则，只发到各部门，不直接发到部门下属单位；

（十）发文应根据需要确定主、抄送单位，不得滥发。

第九条公司公文行文时文字应注意以下方面

（一）情况要确实，观点要明确，文字要精练，条理要清楚，层次要分明，标点符号要正确，篇幅要力求简短;引用的公文要写明发文机关、公文编号、标题和发文时间；

（二）草拟公文文件字迹要清楚，文面应保持整洁，凡是文面凌乱不清的，要重新拟稿；

（三）数字的写法：正式文件中，除文件编号、统计表、计划表、序号、专用术语和百分比必须用阿拉伯数字书写外，其他用汉字书写；

（四）章节序数的写法：公司公文（规章制度采用ISO标准除外）一般应按下列顺序排列：第一层为：“一”，第二层为“

（一）”，第三层为“1.”，第四为“(1)”；

（五）不要滥用简称：年月日、人名、地名、文件名称、事物名称等，一般不要简称。

第四章公文编号

第十条公文编号以公文字号和页眉标号进行公文分类，标注方法如下：

（一）公文字号只用于公司文件、函的标注，分别标记如下：

公司文件字〔〕000号〔〕内为周期，000号为该公文流水号 函函〔〕000号

（二）公司及各部门发文字简称如下：

公司简称：司；综合管理部简称：司综管；计划财务部简称：司计财；生产部简称：司生管；市场部简称：司市场；审计监察室简称：司审监

（三）页眉标号用于规章制度、呈文、会议纪要、部门文件，左侧为公司全称，右侧为公文种类标号，采用汉字拼音简称，分别标记如下：

公文种类页眉标号说明

规章制度SYZD—ZG—001—2009(示例)

示例：SYZD（1）—ZG（2）—001（3）—2009（4）

（1）为公文分类：SY：公司简称；ZD：规章制度简称；CW：呈文简称；JY：会议纪要简称；BW：部门文件简称；

（2）为该文主发部门代码：ZG：综合管理部；JC：计划财务部；ZZ：生产部； SC：市场部；JZ：技术质量部；SJ：审计监察室；

（3）为该文发放流水号；

（4）为。

呈文CW—ZG—002—2009(示例)

会议纪要JY—ZG—005—2009(示例)

部门文件BW—ZG—001—2009(示例)

第五章发文程序

第十一条公司各部门拟好公文初稿后，拟发的公司文件、函、规章制度需要填写《文件签发单》，呈报总经理审批，经总经理签署签发意见（需要相关部门会签的由相关部门负责人会签）后，拟发稿部门将发文原稿、发文原稿电子文档、《文件签发单》交综合管理部进行发文；

第十二条综合管理部按公文编号原则进行公文编号和登记《公文编号登记表》，对文件打印、校对，按《文件签发单》意见印刷文件加盖公章后，将文件内容、发送日期、保密等级、办理等级、收件人等事项在《发文登记表》里登记清楚，由收件人签收，外发文件时可采用挂号信函的方式送达；

第十三条公文保密等级分为：绝密、机密、秘密、普通四种；绝密、机密文件打印一定要用专用磁盘；绝密文件只能印制一份，由起草人送有阅文资格的人员传阅，机密、秘密文件按审阅人数印制份数，机密、秘密文件必须妥善保管；

第十四条公文办理等级分为：特急、急、普通三种；收件人根据其等级要求及时处理文件中的各项事宜；

第十五条综合管理部应在文件发文日期一日内发送主送单位，二日之内发放完全部文件，并将发文原稿、文件存档件、《文件签发单》、《发文登记表》归档保管；

第十六条呈文、部门文件由所在部门负责人签发，文件处理完毕后由该部门公文主管归档保管；

第十七条会议纪要、每周动态（含下周计划）由综合管理部发放的按公司文件进行归档保管，会议纪要由各部门发放的由各部门进行归档保管。

第六章收文程序

第十八条外来的文件原则上由综合管理部负责签收，并将文件内容、接收日期、送件人等事项在《收文登记表》里登记清楚，并将原件分类归档保管；对未提供原件的，要求发文单位提供该文件的原件；

第十九条外来文件由综合管理部负责人根据文件内容提出处理意见填写《收文处理

单》，呈报总经理或董事长阅示，或组织公司相关部门及个人传阅，或转相关部门按文件的要求处理，或转入档案管理；

第二十条呈报总经理或董事长阅示的，经总经理或董事长批示后，综合管理部及时组织传达和落实；

第二十一条传阅文件由综合管理部负责收回，文件传阅过程中阅读人应注意下列事项：

（一）传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看；对尚未传达的文件不得向外泄露内容；

（二）阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件送回综合管理部，切忌横传；阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责；

（三）阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件。

第二十二条相关部门接到文件处理要求后，及时组织相关人员研究解决方案，并在收到文件三日内将处理意见送交综合管理部，综合管理部将处理意见与原件合并归档保管。

第七章公文公章使用

第二十三条公司文件、函、规章制度、会议纪要及部门文件发放时，必须盖有公司印章或部门印章，呈文可不使用印章；

第二十四条公司文件、函、规章制度、会议纪要加盖公司印章，部门文件加盖部门印章；

第二十五条公司文件、函、规章制度、会议纪要加盖公章时，以外发份数和存档份数加盖红章，其余发文用复印件形式发放。

第二十六条公司公文存档后按档案管理规定进行管理，公司所有员工可按档案管理规定查阅文件原稿，不得外借使用，如有需要可向综合管理部公文主管申请复印件。

第八章附则

第二十七条本办法由综合管理部负责解释。

第二十八条本办法自下发之日起施行。

第四篇：公司公文管理办法

〃北京银河来星科技有限公司

公文管理（暂行）办法

2011-06-13

一、原则要求

公文管理应做到及时、准确、安全、保密，手续简便清楚。行政部是公司的公文处理和管理机构，应做好公文收发、分办、流转、传递、打印、用印、立卷、归档、销毁等工作，其它部门按职责要求应积极做好公文拟制、流转和预归档等工作事宜。

二、公文种类

公司常用公文的种类主要包括请示、报告、决定、决议、通知、通报、批复、函、会议纪要、规章条例、意见等，适用范围如下：

(一)请示：向上级机关或主管部门请求指示、批准，用“请示”。

(二)报告：向上级机关或主管部门汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级机关或主管部门的询问等用“报告”。

(三)决定：对重要事项或重大问题作出安排，奖惩有关单位和人员，用“决定”。

(四)决议：经过会议讨论通过，并要求贯彻执行的事项用“决议”。

(五)通知：发布行政法规和规章，转发上级机关或主管部门的公文，批转下级机关的公文，要求下级机关办理的需要周知或共同执行的事项，用“通知”。

(六)通报：表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况，用“通报”。

(七)批复：答复下属单位的请示事项，用“批复”。

(八)函：不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向不相隶属的有关主管部门请求批准等，用“函”。

(九)会议纪要：记载传达会议情况和议定事项，用“会议纪要”。

(十)规章、条例：是法规性文件，需要有关方面贯彻执行的事项。下发时用“印发……条例的通知”。

(十一)意见：对重要问题提出见解和处理办法，用“意见”。

二、公文格式

文件一般由秘密等级、保密期限、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、成文日期、印章、附注、主题词、抄报（送）机关、打印人员、校对人员、印发份数、印发机关、印发日期等部分组成。

(一)涉及公司秘密的公文应当由承办单位标注秘密等级和保密期限。秘密等级分为“绝密”、“机密”和“秘密”，其中“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。标识密级等级时，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第一行，两字中间空一格；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第一行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。

(二)发文机关标识应当使用发文机关全称；联合行文，主办机关应当排列在前。

(三)发文字号应当由发文机关代字、年份和序号构成。字号位置在发文机关标识下空两行处，用3号仿宋体字，居中排列（上行文除外）；年份、序号用阿拉伯数码标识；年代应用全称，用六角括号“[ ]”括入；序号不编虚位，例如，银河来星[2011]001号；联合发文，只标注主办机关发文字号。

1.总公司和总公司各部门编发的文件代字分别为：

⑴公司发文银河来星

⑵公司工会发文银河来星工

⑶行政部发文

⑷财务部发文银河来星行银河来星财

其他部门发文以此类推(下同)。

2.在直辖市、省成立的分公司分别以直辖市、省份的简称作为代字，具体格式为：

⑴上海分公司银河来星沪

⑵天津分公司银河来星津

3.设立在其他城市的分公司以该城市所在省份的简称加该城市名称的简称作为代字，具体格式为：

⑴深圳分公司银河来星粤深

⑵厦门分公司银河来星闽厦

(四)上行文应当注明签发人，发文字号居左空一字，签发人姓名居右空一字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号仿宋体字标识签发人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人姓名、电话。

(五)公文标题，应当完整、准确、简要，用2号宋体并加黑居中书写。

(六)公文的主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或规范化简称。书写位置在标题下空一行左侧顶格处，用3号字仿宋体，主送机关名称后标全角冒号。

(七)正文内容每一段落起始应居左空二字，用3号仿宋字体，段落间距用

1.5倍行距。结构层次序数应符合下列规范，第一层为“一”，第二层为“

（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。公文中的数字，除成文日期、部分结构层次叙述和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其余应当使用阿拉伯数字。

（八）公文如有附件，应当在正文之下（间隔一行，空两格）、成文日期之上加附件说明，标明附件顺序和名称。附件应当在用印页之后另起页，并与正文装订在一起。

（九）成文日期，以领导人签发的日期为准；联合行文，以最后签发的日期为准。成文日期置于正文或附件说明末隔行处、居右空二字，用3号仿宋字体。

（十）公文除以“会议纪要”和以电子邮件形式下发的公文以外，应当加盖印章。单一机关制发的公文，盖印的位置一般应上距正文2mm-4mm，以端正、居中、下压成文时间为标准。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。当联合行文需要加盖两个以上印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主送机关印章在前；印章均压成文时间；印章之间互不相交或相切，但相距不超过3mm。

（十一）附注（如“此件发至**处”等）应当用3号仿宋体字，居左空两字加圆括号标识在成文时间下一行。

（十二）主题词置于公文末页抄送栏之上，词目之间应当有一字间隔。公文的主题词一般不超过5个。标引顺序是先标类别词，再标反映公文内容的类属词，最后标反映公文形式的文种词。（主题词表见附件一）。主题词用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号，词目用3号宋体字并加黑，词目之间空一字。

（十三）抄报、抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称。公文如有抄报（送），在主题词下一行，左空一字用3号仿宋体字标识，后标全角冒号。抄送机关间空一字间隔，回行时与冒号后的抄送机关对齐。

（十四）打印人员、校对人员及印发份数，位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下），占1行位置，用3号仿宋字体。

（十五）印发机关和印发日期，位于打印、校对人员及印发份数之下，占1行位置，用3号仿宋体字。印发时间以公文印制的日期为准，用阿拉伯数码标识。（十六）文字从左至右横写、横排。一般每面排22行，每行排28个字。（十七）公文排版要求整篇内容为偶数页，即保证最后主题词等务必落在偶数页面上，若此页无正文内容，则在此页第一行左空二字加圆括号标明“此页无正文”。

（十八）印章务必落在成文日期处。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得落在标识“此页无正文”的页面。

（十九）页码，用4号半角阿拉伯数码居中标识。

三、行文规则

（一）以总公司及总公司各部门名义编发的文件，统一由总公司行政部办理，以各分支机构名义编发的文件，由各分支机构行政管理部门办理。

（二）公文材料除综合性报告外，执行一文一事原则。向上级请示，主送一个上级单位，如涉及两个以上的，用主送和抄报办法。一般不得越级请示，一切行文（包括信息简报类）不直接送交领导个人及有关部门，应经行政部登记后递送。

（三）公文用纸一般为国际标准A4型（210mm×297mm）。

（四）向公司外呈送的文件，应向主送单位报送3份，公司内部无论是文件还是简报，均报送1份。

四、公文办理

公文办理分为收文办理、发文办理、签报办理和内部工作联系单办理四类。

(一)收文办理。一般包括签收、审核、登记、分送、拟办、批办、承办、催办、传阅等。

1.公司收文统一由行政部文秘人员收办，除写明亲启件外，均由行政部文秘人员拆封。

2.收到下级机关上报的公文，文秘人员应当进行审核。审核的重点是：是否应由该机关主办、是否符合行文规则、公文格式是否规范等。文件存在严重失误

或严重不规范应当退回修正后重报。

3.审核后的文件，应当于收文当日登记、编号，及时送行政部负责人阅批。事务性便函、通知、请柬等可直接分送有关人员办理。

4.根据行政部负责人的批注意见，由文秘人员分送给公司领导阅示或有关部门办理。有关领导或部门应于2个工作日内阅毕（出差等特殊情况除外）。

5.凡经领导批示，要求执行或落实的文件，由行政部统一登记、传递，由承办部门签收并落实。

6.已送领导阅批或交各部门办理的公文，行政部负责检查、催办，及时掌握公文的流转和处理情况，防止漏办、积压或延误。

7.根据批办要求需传阅和传达的文件，按照传阅和传达的范围由文秘人员组织分批或逐人传阅，阅后签字。

8.处理完毕的公文先分类归档，年底组卷存档。

(二)发文办理。一般包括拟稿、核稿、签发、登记编号、缮制、校对、封发、立卷、归档等。

1.草拟公文文稿，一般由经办部门执行，两个以上部门的联合发文，应由相关部门协商指定专人拟稿。

2.任何发文必须经承办部门负责人核稿并签字后交行政部审核合格后报公司领导签发。总公司发文，由公司主要负责人签发；职能部门发文，由公司分管领导签发；各分支机构发文，由主要负责人签发。

3.文稿经公司领导审改签发后，不得随意修改，如必须修改，须经原签发领导同意并复审。

4.各级发文由各级行政部门统一登记编发文号，统一安排打印。校对由拟稿部门负责，确认无误后，注明校对人的姓名。

5.文件的递送渠道分为电子邮件发送、传真发送和原件发送。

6.凡文种为通知（有关人事的通知除外）、通报、会议纪要以及转发文件类的公文，由行政部指定电子邮箱发送至收文单位或部门的指定电子邮箱，此类文件视同加盖公章发送的公文，不再另行下发纸制公文。各部门须指定专（兼）职文秘人员负责指定电子邮箱中的文件收发、流转和回复工作，保证信息畅通。

7.除上述文种以外的其他公文，以原件发送。但请示类公文，可以传真形式发送，不需邮寄原件。

8.发文原稿连同印制好的文件一并由行政部文秘人员留存，文秘人员应认真检查文件材料是否完整、齐全，手续是否完备，检查无缺后，收存归卷。

(三)签报办理。各职能部门呈报总经理办签批的报告，一律用公司统一的“北京银河来星科技有限公司内部工作签报”。

(四)内部工作联系单办理。公司各职能部门之间、各机构之间的日常业务联系，一律采用“北京银河来星科技有限公司内部工作联系单”统一办理。

不编排收发文号的公司内部的正式文字材料，此类材料包括领导讲话、报告、工作计划、规划、总结、调查报告、合同、协议。外出开会、活动中带回的文件材料，也应按常规交行政部文秘人员登记、编号，作收文处理。

五、公文督办

公司各级行政文秘人员是代表公司督促各部门对公司各项决策、重要工作等落实的督办人员。其主要职能是，按要求督办检查，了解和反馈各类决策的落实情况、落实过程中存在的问题和薄弱环节，有针对性的提出解决意见和建议，保证政令畅通。

附件：1．银河来星公文主题词汇总

2.北京银河来星科技有限公司收文登记簿

3.北京银河来星科技有限公司发文登记簿

4.北京银河来星科技有限公司拟文流转单(模版）

5.北京银河来星科技有限公司收文流转单(模版）

６.北京银河来星科技有限公司内部工作联系单

７.银河来星工作签报(模版）

8.北京银河来星科技有限公司红头（上行文模版）

9.北京银河来星科技有限公司红头（下行文模版）

10．北京银河来星科技有限公司便笺、便函（模版）

第五篇：公司公文管理办法

公文管理办法

第一节 总 则

第一条 为提高公司的公文质量和办结效率，实现公文管理工作的规范化、制度化及标准化，综合管理办公室结合公司实际，特制定《公文管理办法》（以下简称《办法》）。

第二条 本《办法》适用于000有限公司（以下简称公司）及下属各分子公司（以下简称各公司）。

第三条 公文是指公司在经营管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻公司精神与政策，发布规章制度，实行管理措施，请示、答复问题，指导、布臵和商洽工作，报告情况及交流经验的重要工具。使用OA 等办公软件行文的，审批流程及办文要求等均遵循本《办法》规定。

第四条 公文管理包括公文的拟发、收文、办理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第五条 公文必须坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。

第六条 各级办公室（以下简称办公室）是公司公文处理的管理机构。公司综合管理办公室负责指导各部门、各公司的公文管理工作。第七条 公文中公司对外、内的简称均按以下规范执行。

第八条 公文处理必须严格执行国家的保密法规及公司的有关规定，确保国家秘密安全和公司利益不受损害。

第二节 公文种类

第九条 公司的公文种类主要有：命令（令）；提案；决定；指示；公告、通告；通知；通报；报告；请示；批复；函；会议纪要，简报；意见等。

一、命令（令）：适用于颁布重要规章、制度和管理办法；采取重大强制性行政措施；任免、奖惩有关人员；撤销各部门及各公司不适当的决定。

二、提案：又称议案，是有提案权的组织或个人提交会议讨论的方案、建议。适用于各级部门按照程序向同级办公会、专项委员会、专题会或者各公司向上一级办公会、专题会提请审议事项；适用于有提案权的人员按程序向同级董事会提请审议事项。

三、决定：适用于对重要事项或重大行动做出安排；任免有关人员；奖惩有关单位及人员；变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。

四、指示：适用于对公司各部门、各公司布臵工作，阐明经营管理活动的指导原则和要求的下行文。

五、公告：适用于向公司内外宣布重要事项。

六、通告：适用于在公司所辖范围内公布应当遵守或者周知的事项，通告主要用于有关单位开展业务工作需要。

七、通知：适用于转发政府机关及公司股东大会、董事会的公文，批转各部门、各公司的公文；发布规章；传达要求各部门、各公司办理和有关单位需要周知或共同执行的事项。

八、通报：适用于公司内部表彰先进，批评错误，传达重要精神或交流重要情况。

九、报告：适用于向上级组织机构汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级组织机构的询问。

十、请示：适用于向上级组织机构就有关事项请求指示、批准。

十一、批复：适用于答复下级单位或人员的请示事项。

十二、函：适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题。

十三、会议纪要：适用于记载和传达会议情况和议定事项。

十四、简报：适用于上下级、平级之间互通情况、反映问题、交流经验、传递信息。

十五、意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。

第十条 发文机关根据工作实际确定公文文种，不确定的可向办公室咨询。

第三节 组成及格式

第十一条 公文一般由版头、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送单位及人员、正文、附注、附件、发文机关署名和日期、印章、抄送单位及人员等部分组成（参见附件一“公文模板”）。此处主要以红头文件为阐述对象，其他种类公文参照红头文件。

一、版头:由发文单位全称或者规范化简称加“文件”二字组成，并用套红大字居中，印在公文首页上中部，字体为楷体55 号，行间距为60 磅；联合行文，主办单位应当排列在前，字体为楷体40 号，“文件”二字字体为50 号。可根据单位名称字数适当调整字体宽度和字间距。

二、秘密等级：公文须设秘密等级。秘密等级分为“机密”、“秘密”、“普通”，秘密等级标注在文件版头右上方顶格位臵。文件秘密等级，由发文单位根据文件内容确定。OA 行文，秘密等级须在系统送文单中标明。

（一）机密：指所涉内容只能由收文者本人知晓的公文。

（二）秘密：指所涉内容不能向无关人员透露的公文。

（三）普通：指所涉内容可在公司内传达的公文，但不可擅自对公司以外公布。

三、紧急程度：对公文送达和办理的时间要求。紧急文件应当分别标明“特急”、“加急”。特急公文，是指事关重大而又十分紧急，要求以最快的速度形成、运转和办理的公文。

加急公文，是指涉及重要工作需要急速形成、运转和办理的公文。常规公文，是指可以按正常速度形成、运转和办理的公文。但常规公文也要及时办结。

紧急程度标注在版头右侧秘密等级垂直下方位臵。收文部门收到特急文件后，须立即转呈收文人，不可延误。非特急、加急文件，此处标示可省略，收文部门按正常要求时限传递。OA 行文，紧急程度须在系统送文单中标明。

四、发文字号：包括单位代字、部门代字、年份、序号，标注于版头下方居中或者左下方；联合行文只需标明主办单位发文字号。发文字号排序原则上所属单位简称位于年份前，部门代字、文种依次位于年份后。部门代字原则上以第一个字作为简称，会议纪要以“会”字作为简称。

五、签发人：公司（或部门）下发带有版头的正式公文应当在发文字号右侧标注“签发人”，“签发人”后面标注签发人姓名。

六、公文标题：由发文机关名称、公文主题和文种组成；应当准确简要地概括公文的主要内容；标题中除制度、规章名称加书名号外,一般不用标点符号；一律用“二号”、“黑体”、“加粗”，间距为“自动、固定值36 磅”。

构成标题的三个方面，视情形可省去发文机关名称。公告或某些内容十分简单的公文，视情形可省去事由。

七、主送单位：主要受理公文的机关。主送单位名称应当用全称或者规范化简称，位于正文上方，顶格排印；一律用“四号”、“仿宋_GB2312”、“加粗”，间距为“0 行、固定值25 磅”。

特别注意请示或报告类文件，须写明“主送单位及人员”，如关于缴纳税款的请示，直接写“财务管理部”，严禁出现“公司领导”字样。

八、正文：即公文的主体。用来表述公文的内容，位于标题或者主送机关下方；应简明扼要，叙述明了；一律用“四号”、“仿宋_GB2312”间距为“0 行、固定值25 磅（可根据页面结构、空间适当调整）”。正文中其他规定为：

（一）时间形式按照“二〇一〇年五月一日”的形式，“零”写为“〇”。

（二）引用公文应先引标题，后注明文件字号；或引用文件字号，省略标题亦可。

（三）结构层次序数:第一层为“一”，第二层为“

（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”，依次类推。

（四）使用计量单位的应当使用国家法定计量单位。

（五）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称；使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

（六）公文中的数字，除印发日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略词、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

（七）关于人员的任命、免职文件按以下规定，“任命”和“免去”为黑体四号、顶格书写；任命和免去的内容另起一行空两格书写，格式与正文一致。

九、附注：公文如有附注（需要说明的其它事项），应当加括号标注；标注内容用“小四号”、“宋体”。当正文中出现引用制度、规章名称时，出现“（试行）”字样均采用“小四”“宋体”。

十、附件：公文如有附件,应当在正文之后、落款之前注明附件名称和顺序。

附件是正文的补充说明部分，要与正文一起装订或发送；正文、附件页码分开设臵。电子版文件或涉及公司保密信息不宜随文件下发作为附件的，须标注说明；制度办法等作为附件的，以“第×节”居中来区分章节，以“第×条”作为开端章节里的内容；图表数字作为附件的，以方便阅览、节约纸张作为制作原则；以固有文件图片作为附件的，视使用用途和需要，或直接作为附件或缩印、扩印、扫描作为附件；其他作为附件的，行文格式须与正文格式相同。附件中带有公司标识的，应参照公司VI 识别系统执行。

十一、发文机关署名：应该使用全称位于正文的右下方，单位名称处加盖单位印章，如为个人则须其本人签字；联合行文主发单位在前、联合部门在后，并依次加盖印章。原则上单位名称在落款的第一行，部门名称在第二行，发文日期在第三行；行间距均为固定值15磅，第二行与第三行之间须另隔一空行。若无第三行，则第一行与第二行间隔一空行。

十二、成文日期：一般为会议通过或领导人签发日期；联合行文，为最后签发机关领导人的签发日期；印发文件时署印发日期。

十三、印章：须盖在年、月、日的中上方，上沿不压正文，下沿略压年、月、日。如正文末页无空档，可加上一空白页注上日期盖章，并在该页的左上方顶格标明“（此页无正文）”，字体同正文。

十四、“呈、抄送、发”单位及人员：指除主送机关以外其他需要告知公文内容的上级、平级、下级及无隶属关系的单位，一般形式有：呈、抄送、发。

（一）呈：公司级文件须呈报董事长；部门级文件须呈董事长、总经理，其他主管领导可根据行文内容、目的自行选择呈送。

（二）抄送：指除主送机关以外的其他需要告知公文内容的平级。公司级文件抄送总经理、副总经理、总监等；部门文件可抄送同级别 的相关部门。

（三）发：指公文的发送对象。公司级文件发各部门、各公司等，部门级文件发各公司或各公司的相关部门等。

（四）呈、抄送领导的书写顺序按“级别高排列在前，级别相同先任命排列在前”的原则确定，同时任命的职务相等的领导，按年龄长幼排序；部门顺序按照部门成立的先后或惯例排序。部门级文件应抄送综合管理办公室存档备案。

第十二条 公文用纸为国际标准A4 型(长297 毫米、宽210 毫米)；靠左双钉侧装；张贴的公文用纸大小,根据实际需要确定。

第四节 行文规则

第十三条 行文应当确有必要，注重实效，坚持少而精。可发可不发的公文不发，可长可短的公文要短。

第十四条 公司各部门无权对政府机关直接行文，该类行文均应以公司的名义，按公司规定流程审批后印发。

第十五条 公司内行文关系，应根据各自的隶属关系和职权范围确定，职权范围外内容要有上级批准性文件或准予的依据。

一、公司可以对各部门、各公司行文。

二、各部门在其职权范围内，可以互相行文，可以向各公司、有关业务部门行文。各部门向各公司有关业务部门的行文，应当同时发业务部门所在公司。

三、各单位及人员一般不得越级请示；因特殊情况必须越级请示时，应当抄送被越过的上级单位或领导。

四、公司各部门可以联合行文。

五、公司各单位之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文；如擅自行文,公司有权责令纠正或撤销。

第十六条 “请示”应当一事一文，一般只写一个主送领导或单位，如需同时送其他领导或单位，应用抄送形式。

第五节 发文管理

第十七条 发文管理权责划分：

公司级文件：根据公司有关批复或出具的指导性意见，向各部门、各公司传达贯彻公司精神与政策，执行执委会等专门委员会及其他公司级会议审议通过的制度及决议、实施管理措施、指导、布臵和商洽工作等，将由相关业务部门拟稿，通过《文件制订、修订评审表》（参见附件二）经主管领导审核，进行逐级签批。副总经理或相关被授权人员有权在其业务范围内签批公文。文件下发引发的责任由最终签批人 承担。

部门级文件：用于部门间工作沟通、联系业务及向下级单位下达工作指令等，所发文件内容须与公司的有关要求及方向保持一致，并由最终签批人承担相关责任。

第十八条 发文管理指制发公文的过程，包括拟稿、核稿、会签、签发、缮印（或编号、套红、清稿）、用印（用章）、发送等程序。

一、拟稿：非公司各部门业务范围的综合性重要文件，由办公室负责拟稿；凡内容属各部门业务范围内的文件，由各部门负责拟稿；两个及以上单位联合行文，由主办单位负责拟稿。

（一）文稿必须符合国家和地方政府的法律、法规、方针和政策；符合公司的章程及有关规定。

（二）文稿必须情况确实，观点明确，表达准确，结构严谨，条理清楚，字词规范，标点正确。

（三）公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定。

二、核稿：以公司名义发文，由公文发起部门的负责人及主管领导核稿；以部门名义发文，由部门负责人核稿；相关单位联合行文，由主办单位负责人核稿。核稿的重点是：内容是否符合有关政策、规定，与其它有关公文有无重复或矛盾；涉及其他单位的问题是否协商一致；文种使用是否妥当；文字表达是否准确，格式是否规范；是否符合行文规则和拟稿的其它要求。

三、会签：联合行文情况，由联合行文的部门负责人会签后，再报送有关领导签发。

四、签发：以公司名义行文，由董事长、总经理、副总经理或相关被授权人员签发；以董事长、总经理名义行文，由其本人签发；以公司各部门名义行文，由公司主管领导签发（无主管领导的由部门负责人签发）；相关单位联合行文，由主办单位的主管领导签发（主办单位无主管领导的由另一联合行文单位主管领导签发，均无主管领导的由主办单位负责人签发）。

（一）经董事长书面授权同意，专业事项文件可由被授权人签发。

（二）文稿经签发后即成定稿，原则上内容不得再做修改。若确需修改，需征得签发人同意。

（三）书面签批公文，应使用碳素墨水钢笔或签字笔，不得使用铅笔、彩色笔及圆珠笔等。

五、缮印：以公司名义行文，由办公室负责打印；以各部门名义行文，由各部门负责打印；相关单位联合行文，由主办单位负责打印。

六、用章：以公司名义行文，由办公室负责盖章；以董事长、总经理名义行文，由其本人或印章授权保管部门用章；以公司各部门名义行文，由各部门加盖本部门印章；联合下发的公文,联合发文单位均须加盖印章，印章顺序应与行文主办单位顺序相吻合，主办单位顺序由左向右依次排列。

七、发送：以公司名义书面行文，由办公室负责发送；OA 系统行文，由发起部门负责发送；以各部门名义行文，由各部门负责发送；相关单位联合行文，由主办单位负责发送。

（一）公文发送必须使用《发文登记表》（附件三）记录领取人姓名、份数及时间。

（二）书面文件装订时，按顺序双面打印，在文件左侧、距文件顶和底三分之一处各装订订书钉一枚，并确保不影响阅读。

第十九条 发文办理时限：一般文件根据工作需要、时效性完成拟稿、核稿；时效性较强的公文（如会议纪要）须在8 工作小时内完成拟稿、核稿。文件签发后应在1 小时内完成缮印、用印，1 小时内发送。第二十条 为使发文有备可查、完善存档工作，所有以部门名义下发的正式公文须由签发部门保存一份纸质文件存档，公司级文件及OA 办公系统存档由办公室档案管理员负责。

第二十一条 公司OA 办公系统发文，以本《办法》为执行标准；发文流程按行文级别选择使用。

第六节 收文管理

第二十二条 收文管理指收到公文后的办理过程，包括审核、签收、登记、处理、催办、归档等程序。

一、审核：是指对文件格式、错别字等初审（仅限于内部文件），不符合要求的予以回退、记录处理。一般由公司或各部门公文收发员负责。

二、签收登记：签收是指收到文件后在发文单位的《发文登记表》上签字确认，登记是指将收到文件的时间、发送人等信息在《收文登记表》（附件四）记录；一般由公司或各部门公文收发员负责。

（一）按类别建立收文登记表，随时发生随时登记，每一年完成一次归档。

（二）类别可分为内部文件、外来文件，并根据各部门、各公司实际情况逐级细分。

三、处理：是指对来文的事项进行传阅（转发）、请示、处理、落实等。报送至公司的文件（包括外部文件）由办公室填写《文件处理单》（附件五）逐级审批处理；报送至各部门的文件由相关部门填写《文件处理单》逐级审批处理。

（一）对因内容表述不明确、资料不齐备或不具备批示条件的文件，收文部门在说明理由和依据后有权拒收、退回。

（二）所收公文均须及时送单位或部门负责人阅示。如遇紧急事件，单位或部门负责人出差无法阅办时，办公室应电话请示，并根据其批示转交具体责任人承办。

（三）遇承办人出差或其他情况，在没有授权的情况下，所属承办单位行政部门应在以上规定时间内电话说明情况，根据承办人口头指示予以转达，但事后须提请承办人追加签字确认。如有授权，则由被授权人履行职责。

四、催办：送领导批示或交有关部门办理的公文，办公室要负责催办，承办人或阅件人应在限定时间内办理完毕并反馈办公室，以备案查阅。当办理事项工作进度与时间不匹配或已到期未完成的，应转入专项督查催办程序。

五、归档：是指事项办理完毕或文件传阅完毕，文件分门别类按立卷入柜、入库保管或制作媒体（如光盘、磁盘等）档案入柜保管。

（一）OA系统行文，除执行本《办法》第二十条相关规定外，其他归档资料可不必保存纸质文件，但须在OA系统上建立文档目录并有序归档，或以半年期为间隔，另行制作光盘或其他介质媒体文档；但公司级、部门级红头文件须由公司档案管理员、部门档案员分别归档纸质文件。

（二）归档文件资料包括目录（收文登记表）、公文、发文登记表、文件处理单等文档。

（三）目录臵于存档资料之前，公文按类别、时间顺序排列。

（四）每年1 月底前完成上一公文资料的整理、存档工作。第二十三条 公司有明确规定办结时限要求的公文，按照有关规定办理；无具体办结时限及主送机关的，由办公室按以下规定办理： 一、一般公文，办公室应在签收时刻起4 个工作小时内转呈有关领导，承办人须在收到转呈公文后2 日内做出批复（对下级的书面请示等批注意见、答复）。

二、加急公文，办公室应在签收时刻起2 小时内转呈有关领导，承办人须在收到转呈公文后一日内做出批复或反馈。

三、特急公文，办公室应在签收后立刻转呈有关领导，承办人须在收到转呈公文后即时做出批复或反馈。

四、领导批复后，加急公文和特急公文需即刻反馈来文单位，一般公文应在批复后当日予以反馈。

五、对因报送内容不详或不符合报审要求的请示类文件，造成公司领导或主办部门无法决策、批复的，审批部门有权不予批复，但须在收文一日内与报送单位进行沟通，要求其对文件内容进行补充、完善，文件处理流程同时终止；被要求重新上报或补充完善的文件，视同文件流程重新发起，由此造成的工作延误等相关责任由文件呈报单位承担。

第二十四条 考虑到公司实际情况，公司范围内的往来行文包括但不仅限于该公文种类，对于公司专有文本如各种审批单、签阅表等涉及签批的文件，亦受有关转呈和办结时限的限制。

第七节 其他规定

第二十五条 公文被撤消，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。对被撤消和被废止的公文，发文单位应负责于一周内予以回收、销毁。OA 办公系统文件的撤消和废止受系统软件限制，一经撤回即视为文件撤消，并通过“协同”对已签收的单位、部门进行说明。

第二十六条 部门合并时，全部公文应当随之合并管理；部门撤销时，全部公文应交于办公室管理。工作人员调离工作岗位时，应将本人暂存、借用的公文移交、退还被调离部门。

第二十七条 因工作需要接触到“绝密”、“机密”级公文的人员，须严格履行保密责任和义务。

第二十八条 机密公文只能打印一份，发送“机密”级的公文，必须由起草人送有阅文资格的人员即时签收阅览、即时收回。秘密公文按审阅人数打印，发送“秘密”级的公文，原则上由收文者本人签收，本人不在时，可由其指定的专人代收，但必须由有阅文资格的人或其指定人员妥善保管。OA 行文，绝密、机密类文件需在《文件制定、修订评审表》中标注，并由公文收发员单线发送。

第二十九条 任何人都不得复印、摘抄“绝密”、“机密”级公文。第三十条 各部门保存的没有归档和存查价值的公文，经过主管领导和办公室批准，以一年为期定期销毁。销毁公文应进行登记。

第八节 罚 则

第三十一条 各级办公室负责本《办法》的培训及公文的管理工作，未有效履行职责的，可由所在公司或上级办公室给予警告、通报、处罚。第三十二条 培训后各部门仍未严格执行本《办法》的，视情节严重由办公室提请公司给予警告、通报、处罚。

第三十三条 发文部门所发文件未到办公室备案、也未及时提交归档的，由发文部门承担责任。

第三十四条 公文执行情况作为各部门、各公司的执行力检查、业绩责任书考核事项之一，由办公室评价统计执行情况。

第三十五条 办公室没有按规定时限转呈而延误批复时限的，或者因公文批复后办公室没有按规定时限下发的，公司将对责任人和办公室负责人进行处理；除有其他办结时限规定的公文或者不具备批复条件的公文外，对因批办者原因导致没有按规定时限进行批复，被请示事项将被默认为自动生效，由此所导致的一切后果由批办者负责。第三十六条 对因报送内容不详或不符合报审要求的请示类文件，审批部门不予批复造成文件流程终止的，由文件上报部门承担相关责任。但审批部门未能在收文一日内要求对方补充、完善文件内容，导致文件修改滞后的，相关责任由审批部门承担。

第三十七条 针对公司下达的指令性文件或限期完成的工作任务，对因执行单位工作效率低下、前期工作开展滞后、上报请示不及时等原因造成工作延误、错过最佳办理时机的，公司将根据实际情况追究相关人员的责任。

第三十八条 本《办法》中“公文模板”以电子版形式发放。

第九节 附 则

第三十九条 各公司在不违背本《办法》的前提下，可根据本《办法》和有关规定，结合实际情况制定相关实施细则，但须向综合管理办公室备案。

第四十条 本《办法》自发布之日起生效，最终解释权归综合管理办公室。__