文件管理办法

第一篇：文件管理办法

文件管理办法

1．目的和适用范围

1.1目的为确保与体系（包括质量管理体系和环境管理体系，以下同）相关文件的可靠性及有效性，使对体系有效运行起重要作用的各个场所，均能得到相应文件的有效版本，防止使用失效或作废的文件，以保证体系有效运行。

1.2适用范围

本管理办法适用于公司各部门使用的、与体系

有关的文件，并包括有关的标准和需方提供的图样等外来文件。

2．管理职责

2.1总经理办公室负责对上级和外部一般性文件的收、转、发和统一归档，并负责组织、编制、更改和管理公司一般性文件。

2.2体系认证办公室负责有关体系文件的收、转、发和统一归档，并负责组织、编制、更改和管理公司的体系文件。

2.3受控文件的文件管理员负责《文件更改通知单》的存档，并依照《文件更改通知单》，对更改过的文件使用的有效性负责。

2.4采购计划、合同及合同评审等文件，由各部门归口管理。

3．文件的审批

3.1公司管理性文件由总经理审批。

3.2公司技术性文件由主管领导审批。

3.3采购计划、合同及合同评审等文件由公司主管领导负责审批。

3.4新编制的文件和修订/更改后的文件均应以发文登记表的形式，明确文件的发放范围和数量，并交相应文件审批人审批，此书面材料一并作为有关资料与受控文件一起存档。

3.5受控文件（时效性文件及有特殊格式的除外）应以适当方式标注文件归口管理部门、文件主要起草人、文件审批人、文件发布日期、文件实施日期等。

4．文件发放

公司下发的文件，由文件管理部门与文件起草部门协商确定发放范围，经主管领导审批后（受控文件标出受控号），由文件归口管理部门发放，文件接受人须在发文登记表中签收。其中，受控文件的发放范围不得随意更改，增发时，须按原发放程序办理。

5．文件的修订/更改

5.1由于实际情况发生变化或由于其他原因需要对正在执行的文件的内容做修订更改时，原则上要求由文件原起草部门负责修订/更改。受控文件修订/更改前，应填写《文件更改通知单》，提出文件更改理由、更改内容等，经原审批人审批后，由此文件的修订更改部门实施更改，并将《文件更改通知单》（打印件）交文件归口管理部门存档。如文件原审批人调出或其他原因而无法审批时，由公司总经理指定的审批人审批，并提供有关资料。

5.2文件更改，若需指定其他人员会签或审批时，应提供会签或审批的有关资料。

5.3文件的更改可能对程序、体系或其他单位构成影响时，由更改单位负责采取协调措施，商定实施、更改的合适时间，并由有关部门对受影响的其他文件作相应的修改。

5.4文件有较大更改或更改超过5次以上者或视情况确定换版。

6．管理

6.1文件从起草、审核、浅批到印发、存档，应遵从本文件规定，上级来文的转发须填写发文记录。

6.2文件管理人员负责将上级来文及时交有关领导及有关人员传阅。

6.3非受控文件的管理：由业务主管部门负责登记下发。

7．文件的收、转、发

7.1集团公司发布的受控文件，由体系认证办公室登记后存档或转发。

7.2公司起草发布的受控文件，由起草或修订/更改部门做好文件标示，连同批准的有关资料一同交文件发放人员；文件发放人员按发放数量复印，填写发文登记表，按文件发放范围和数量下发，并将原文原件连同相关资料存档。

7.3当受控文件需要进行转移时，应首先将文件送交发问单位，由文件归口管理部门登记后再转发，不可私自转发。

8．文件损坏/丢失

受控文件在有效期内丢失或损坏，应由丢失或损坏文件的部门人员向文件归口管理部门提出更换/补发；对于丢失文件，文件归口管理部门在原发文登记表中所丢失文件的备注栏内注明“丢失”和丢失日期，并补发该文件，登记新的受控号；对于损坏文件，在补发该文件的同时应销毁就旧文件，补发文件受控号不变，不再重新登记。

9．文件的作废

作废的文件应及时收回并销毁，时效性受控文件不再收回和销毁，逾期自行作废。对有必要存档或为积累知识而保留的作废文件须有作废标记，以免误用。

10．文件的领取及保存

领取时，须在发文登记表上签名，文件领取人应对所持有的文件妥善保管，不得丢失、损毁。

11．记录保管

非时效性（非）受控文件的发文登记表，在文件作废后仍需保存3年。时效性（非）受控文件发文登记表在文件作废后仍需保存1年。

附加说明：

本文件归口单位：

本文件起草人：本文件批准人：

本文件发布日期：本文件实施日期：

第二篇：文件管理办法

文件管理办法

一、总经理办公室负责对上级和外部一般性文件的收、转发

和统一归档并负责组织、编制、更改和公司一般性文件。

二、体系认证办公室负责有关体系文件的收、转、发和统一

归档，并负责组织、编制、更改和管理公司的体系文

三、采购计划、合同及合同评审等文件，由各部门归口管理。

四、文件的审批：公司管理性文件由总经理审批；公司技术

性文件由主管领导审批；采购计划、合同及合同评审等文件由公司主管领导负责审批；新编制的文件和修订/更改后的文件均应以发文登记表的形式，明确文件的发放范围和数量，并交相应文件审批人审批，此书面材料一并作为有关资料与受控文件一起存档。

五、文件发放：公司下发的文件，由文件管理部门与文件起 草部门协商确定发放范围，经主管领导审批后（受控文件标出受控号），由文件归口管理部门发放，文件接受人须在发文登记表中签收。其中，受控文件的发放范围不得随意更改，增发时，须按原发放程序办理。

六、管理：文件从起草、审核、浅批到印发、存档，应遵从

本文件规定，上级来文的转发须填写发文记录；文件管理人员负责将上级来文及时交有关领导及有关人员传阅。

五、文件的收、转、发

1、公司起草发布的文件，由起草或修订/更改部门做好文件标示，连同批准的有关资料一同交文件发放人员；文件发放人员按发放数量复印，填写发文登记表，按文件发放范围和数量下发，并将原文原件连同相关资料存档。

2、当文件需要进行转移时，应首先将文件送交发问单位，由文件归口管理部门登记后再转发，不可私自转发。

六、文件损坏/丢失：文件在有效期内丢失或损坏，应由丢

失或损坏文件的部门人员向文件归口管理部门提出更换/补发；对于丢失文件，文件归口管理部门在原发文登记表中所丢失文件的备注栏内注明“丢失”和丢失日期，并补发该文件，登记新的受控号；对于损坏文件，在补发该文件的同时应销毁就旧文件，补发文件受控号不变，不再重新登记。

七、文件的领取及保存：领取时，须在发文登记表上签名，文件领取人应对所持有的文件妥善保管，不得丢失、损毁。

第三篇：企业文件管理办法

企业文件管理办法

1．总则

1．1为了实现集团公司公文处理工作的规范化、制度化、科学化，提高公文处理的质量和效率，规范企业文件管理，走规范化道路。根据公司实际，特制定本办法。

1．2本制度适用集团公司所属各单位的公文拟制、办理、管理、整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文处理应做到及时、准确、安全。

1．3集团公司公文是集团公司机关及所属各单位实施领导和处理公务的具有法定效力和规范体式的文书，是传达企业方针、政策、制度、请示和答复问题、布置和商洽工作、报告和交流情况的重要工具，各部门必须严肃认真准确的运用公文。

1．4办公室是公文的处理的管理机构。公文由办公室统一制发、分办、传递、用印、立卷。由档案室负责归档、和销毁。办公室对机关各部室的行文有审核、控制行文的职责，对下级单位的公文处理有检查指导，督促整改的职责。

2．公文主要种类

2．1命令（令）：适用于宣布施行重大强制性行政措施，嘉奖有关单位和人民，处罚严重过错责任人。

2．2决定：适用对事项或行动的安排，奖罚有关人员。

2．3决议：适用于经会议讨论通过通过的重要决策事项。

2．4指示：适用于对下级的工作布置，提出工作的原则和要求。

2．5公告：适用于向企业全体员工宣布重要事项或法定事项。

2．6通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。

2．7通知：适用于批转、转发文件或传达到有关单位周知或执行的事项。

2．8通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

2．9报告：适用于向上级汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

2．10请示：适用于向上级机关请求指示、批准。

2．11批复：适用于答复下级机关的请示事项。

2．12意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。

2．13函：适用于不相隶属机关相互商洽工作、询问和答复问题。

2．14会议纪要：适用于记载、传达会议精神和议定事项。

3．行文规则

3．1公文一般标明秘密等级和保密期限、紧急程度，未标明和按一般公文处理。

3．2涉及国家或企业秘密的公文应当标明密级及保密期限。

3．3紧急文件应当根据紧急程度分别标明“特急”、“加急”、“平急”。

3．4公司董事会、监事会可以单独行文，机关其他各部门一般不得正式行文。

4．行文办理

4．1公文办理包括：草拟、讨论、会签、审核、签发、用印、登记、分发等程序。

4．2草拟公文应做到：

4．2．1符合国家法律、法规及相关规定。

4．2．2情况确实，观点鲜明、表达准确、结构严谨，条理清楚，字词规范，标点准确。

4．2．3草拟公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应主动与有关部门沟通协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门领导应当出面协调，如协调不成时，双方列明各方理据，由共同的上级裁定。

4．3稿件的处理：

4．3．1草稿件形成后，要充分讨论。首先部门讨论，无意见后，与各部门沟通讨论，修改后形成讨论稿提交经理办公会讨论。经经理办公会讨论一致通过，形成定稿，由办公室对定槁审核，审核的重点是：是否需要行文，是否符合国家法律、法规和有关规定，与其他文件有无矛盾、重复、脱节，涉及其他部门的问题是否已经协商一致。

未经核稿的文稿不得送领导签发。

4．3．2办公室核稿后，分管副总会签，总经理批准后行文。

4．3．3文件打印后，无领导签发不得用印；用印印迹要端正、清晰。上不压正文下压年、月、日4-7个字。

4．3．4文件下发由办公室负责，并登记发文记录簿。

5．收文文办理

5．1收文办理指对收到公文的办理过程，包括：签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

5．2公文应统一由办公室拆封、登记、编号、分发。参加上级或政府召开的各种会议材料、文件、领导讲话，也应主动交办公室统一登记。

5．3办公室收到的公文应进行审核：确定主办部门，由主办部门提出拟办意见后，送公司领导批示。紧急公文，还要记明办理期限。领导批示后，送主办部门办理。主办部门办理完后及时向公司领导复命。

5．4重要紧急的公文，必要时先由领导批示后，再送主办部门。

5．5对送领导批示或交有关部门办理的公文，办公室要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。对下发的重要文件应及时了解和反馈执行情况。

6．公文管理

6．1公文办理后要根据《档案法》及公司规定及时整理、归档。个人不得保留。

6．2公司密级文件和注明不得翻印的文件，不得复印，一般公文原则不得复印，必要是经领导批准，可以复印，但要做好复印登记工作。

6．3员工调离工作岗位或离职、辞退时，应将其本人暂存、借用的公文移交，办好交接手续，否则不予办理劳资手续。

7．附则

7．1本办法自发布之日起施行，公司的其他规定与本办法冲突的，以本办法为准。

7．2本办法由人力资源部负责解释。

****年**月**日

第四篇：公司文件管理办法

为了控制公司文件发放的适当范围、作废文件的及时回收，确保各部门、车间所使用的公司文件的有效性，特制定本规定。

1、文件的发放：

（1）财务部、生产部、营销部办公室以本部门名义形成且在本部门管辖范围内发放的文件，各自安排发放和回收。需要在公司各横向关联部门之间发放实施的文件，由办公室安排专人统一发放和回收。

（2）各部门需办公室安排发放文件时，必须将文件打印并复印好，由部经理书面写明发放范围、发放时间并签名后送综合管理部，由办公室主任安排文件发放人予以发放。

（3）任何文件，发放人须建立“文件发放回收登记表”。发放到各部门的所有文件，由部门负责人签字接收。如部门负责人不在，由部门在场人员签名代收。代收人必须负责及时将文件转给部门负责人。需个人接收的文件由部门内部建立“文件发放回收登记表”，并由个人亲自签字接收。

（4）需发放到正科长以下管理、辅助人员和职工的文件（包括学习材料等），发放人只需发放到相关正科长级管理人员，再由正科长级管理人员安排发放到相关个人。

2、文件的更改：

（1）任何原因造成文件的个别字句需要更改，且更改后不影响整个文件版面的整洁美观，由原编制形成的部门负责人书面写明更改位置和如何更改（数据性或原则性的须报直属部经理签字认可），连同编制形成部门负责人的私章送原发放人，由原发放人根据原发放范围及存档予以更改。

（2）文件发放人根据更改字数多少和繁简情况，可到现场为原件人更改，也可以收回后予以更改，再返还给原收件人。但在更改时必须用双线划掉原字句，在划掉的字句对应上方行距空间写上新字句，并在更改处盖上原编制形成部门负责人的私章。

3、文件的换页：

（1）任何原因造成文件单页大面积修改，需换页的，由原编制形成将需修改页面进行修改并打印、复印好，由其部门负责人书面写明换页情况（属数据性、原则性修改须部经理签字认可）送原文件发放人，由原文件发放人根据原发放范围予以换页。

（2）所有需换页的文件，由文件发放人统一换页并注明执行时间，将原页销毁。

4、文件的回收、作废：

（1）因公司制度汇总、部门调整、规划变化等原因，造成原文件内容与新文件内容重复、冲突而失效的，由汇总部门或新文件编制形成部门负责人，安排原发放人予以回收。

（2）文件发放人在回收文件时，必须持“文件发放回收登记表”由原接收人在登记表相关栏内签名后回交。

（3）每年12月下旬，由办公室通知各部门，对本平时未统一回收的文件、报表等无效材料清理回收一次。

（4）所有回收的文件均于回收当日送办公室，由办公室主任统一安排销毁。

5、其它规定：

（1）任何部门以公司名义形成的文件讨论稿或正式稿，必须发放到董事长兼总经理、财务部经理、生产部经理、营销部经理、公司各职能部门负责人及其他相关联人员，以便了解公司政策方向，根据公司各方面情况系统地进行修改，确保接口部门的相互配合。

（2）无论部门或公司发放的文件在发放前都必须在档案室存档备案。

（3）任何文件相关部门负责人接收后必须领学或传达应执行的员工，认为有必要复印下发到相关员工时，须向原发放部门提出申请，由原发放部门复印按发放程序予以发放。不得私自复印下发，避免文件使用范围失控，造成有效和无效版本的混淆。

（4）所有换页或作废文件属存档的或相关部门需留存备查证明的，发放人只需盖上作废章即可，不予收回，但档案管理员必须在“作废文件”档案栏目登记注明，妥善保管，以便备查。

（5）发放文件属讨论稿的，讨论人组织讨论结束后须按时交文件编制形成部门。

（6）文件发放人必须将已使用的“文件发放回收登记表”按季度装订成册，妥善保管，以便备查或回收时使用。保存期限为三年。

6、任何人未经总经理批准，不得将公司文件私自提供给公司以外人员。则除承担50元罚款外，对由此造成的一切后果负责。

7、本规定各条款如有违犯，对责任人每次罚款50元，由其直接领导开通用罚款单收缴。

第五篇：技术文件管理办法

技术文件管理办法

一、目的

规定本公司技术文件的编制、审核、批准、更改、发放、借阅、复制、使用和保管要求，确保相关部门使用的技术文件有效性和完整性。二、适用范围

适用于本公司工艺文件(工艺图纸和作业指导书)、设计文件(设计图纸)、外来技术标准(公司企业标准、国家和行业标准)和本公司自行编制的检验规范/规程等技术文件的管理。

三、职责 3.1 文控中心

a)负责内部技术文件的编号、发放、归档、使用和借阅的管理； b)负责外来技术文件的识别、发放和归档。3.2 各相关部门负责技术文件的编制、审核、批准。四、工作程序

4.1 技术文件编制、审核、批准的管理

4.1.1 各部门针对产品的要求，根据行业标准，参考有关资料，制定规程、工艺、标准等技术文件，必要时组织公司有关人员参与制定。4.1.2 各部门编制的技术文件由各部门领导审核，由总经理批准。4.1.3 本公司编制的技术文件批准后，由文控中心登记发放，对失效或作废的技术文件应由其一并收回，并予以集中归档。

4.1.4 任何部门及其个人对收集到的如国家标准、行业标准等外来文件，均应移交到文控中心归档管理，对部门需经常参照执行的文件，均由文控中心负责复印，将复印件按《文件控制程序》的要求进行控制，进行发放，防止

文件误用。

4.2 技术文件的更改

4.2.1 在使用中发现技术文件有差错或需进行更改，由原编制部门进行更改，若指定其它人员更改，更改实施者应取得相应的背景资料。4.2.2 技术文件更改后，应执行本文件4.2.2条款的要求。

4.2.3 使用技术文件部门的任何人员均不得擅自更改文件，若有更改需求，应向质量部提出更改申请，由质量部确认后方可按本文件规定的要求实施更改。

4.2.4 当发现擅自更改或不执行情况，质量部开出《纠正措施处理单》限期进行整改，严重的应按违反公司规章进行处理，对造成损失将追究经济责任，对造成事故的移交有关方面处理。4.3 技术文件使用的管理

4.3.1 文控中心接收技术文件时应仔细检查文件的完整性，如是否有漏页等，确认无误给予接收，并对技术文件进行登记造册，原件存放档案室保管，将其复件存放档案柜中以供各部门借阅使用。

4.3.1 文控中心应妥善保管各种技术文件，并经常检查有关人员对技术文件的使用情况，避免其出现遗失、损坏等现象。如发现技术文件遗失、损坏，应及时报告质量部，由其根据需要，联系相关部门予以补发并重新登记。4.3.2 作废技术文件按照《文件控制程序》关于作废文件的管理要求实施。4.4 技术文件的归档、保存和借阅

4.4.1 文控中心对公司所有技术文件进行收集、整理、登记、保管及办理借阅记录。

4.4.2 工艺文件、技术标准(国标、行标、企标或内控标准)、试验方法标准(国标、行标、内控标准)、设计文件通常情况下保存10年，若因特殊需要

可适当延长2-3年。

4.4.3 技术文件原则上仅供本公司人员借阅使用，确因工作需要或向外部提供时，总经理报告并办理借阅的相关手续，并在规定的期限内予以归还。4.4.4 借阅的技术文件必须保证完整与安全、不得私自拆散、涂改、换页。用毕后立即归还。

4.4.5不得私自转借、复制或供外单位使用技术文件，一旦发现，报请公司领导处理。

4.6 本办法由质量部结合平时执行情况一同监督实施。

五、相关文件

《文件控制程序》