浅谈秘书如何做好会务组织工作（范文模版）

第一篇：浅谈秘书如何做好会务组织工作（范文模版）

平顶山工业职业技术学院文化教育部文秘专业毕业论文

摘 要

在现代社会，会议是领导机构进行决策和管理，实现领导职能的一种重要方式。随着人类社会的进步，科学技术的发展，这种活动方式已经被广泛应用于政治、经济、科学文化以及社会生活的各个领域。会务组织工作已经被置于一个越来越重要的地位。因而，对于现代秘书应具备的办文、办会、办事三项基本能力中，办会也相应地被提到了越来越重要的位置。如何做好会务组织工作成为现代秘书面临的一项十分重要的课题。

随着越来越多的人参与各种各样的会议，从事会议策划的人也逐渐的多了起来。然而，会议的人员却几乎没有相关的专业知识和训练。他们虽然可以找到一些参考资料，但整个会议组织过程的具体程序了解的并不深。因此会遇到了许多问题。除了专业的会议策划人员以外，现在有许多人在不知不觉中也加入到会议策划的工作中。本论文主要围绕着会务的组织工作作出一些细节性见解。

操办会务，是秘书人员的一项重要工作。任何一个成功的会议，都缺少不了秘书的创造性和服务性的劳动。因此，充分认识秘书人员在会议中的职责，掌握做好会务组织工作的方法和艺术，提高会议的质量和效果，是秘书人员应具备的一种最基本的能力。

【关键词】秘书；会议；会务组织

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目

录

摘 要

.................................................................................................1 1 会议概述

1.1会议的概念

..................................................................................2 1.2 会议的类型

.................................................................................2 1.3 会议的作用

.................................................................................3 2 会务组织工作概述

2.1 会务组织工作的基本概念

...........................................................4 2.2 会务工作的特点

...........................................................................5 3会务组织工作内容与方法

3.1会务工作的具体内容

.....................................................................6 3.1.1会前准备

......................................................................................6 3.1.2会议期间控制

...............................................................................6 3.1.3会后工作

………………………………………………..……….7 3.1.4 会议接待工作................................................................................7 3.2秘书应该如何做好会务组织工作

..................................................8 3.3会务组织工作总结

.........................................................................11 4 应该如何获得做好会务组织工作的能力

.......................................13 致谢语

....................................................................................................14 参考文献

................................................................................................15

平顶山工业职业技术学院文化教育部文秘专业毕业论文 会议概述

1.1会议的概念

会议是有组织、有目的地召集人们商议事情,沟通信息,表达意愿的行为过程。会议分为大型会议、中型会议和小型会议三种。

秘书部门对有关职能部门申报召开的会议,要本着精简从严的审批原则,严格把好审批关。要分析会议是否有必要开,能否合并开,可否用其他方式解决问题等。会议审批还应遵循“一支笔”的原则。

1.2 会议的类型

会议有十种类型：现场会议、观摩会议、电话会议、电视会议、广播会议、网络会议、座谈会、茶话会、工作性会餐和普通会议。但根据不同类型会议可以做如下分类：

按照举办单位划分，可以分为企业类会议、社团协会类会议和其他组织类会议。

企业类会议的主题通常是管理、协调和技术等，具体可分为：销售会议、经销商会议、技术会议、管理者会议、董事会会议、股东会议等。

社团协会类会议大致可以细分为：行业协会会议、专业和科学协会会议、教育协会会议、技术协会会议等。社团协会类会议通常伴有展览会。

其他组织类会议的典型代表是政府机构会议。

按照会议规模划分，可以分为小型会议、中型会议、大型会议和特大型会议。按照会议活动特征划分，可以分为商务型会议、政治性会议、展销会议、文化交流会议、度假型会议和专业学术会议。

按照会议的性质和内容划分，可以分为年会、专业会议、代表会议、论坛、座谈会或专题讨论会、讲座、研讨会或专家讨论会或讨论会、专题讨论会、培训性会议、奖励会议。

新型和新颖类会议：玻璃鱼缸式会议、辩论会、角色扮演和网络会议等。

平顶山工业职业技术学院文化教育部文秘专业毕业论文 会务组织工作概述

在现代社会,会议是领导机构进行决策和管理,实现领导职能的一种重要方式.随着人类社会的进步,科学技术的发展,这种活动方式已经被广泛应用于政治、经济、科学文化以及社会生活的各个领域.会务组织工作已经被置于一个越来越重要的地位。因而，对于现代秘书应具备的办文、办会、办事三项基本能力中,办会也相应地被提到了越来越重要的位置.如何做好会务组织工作成为现代秘书面临的一项十分重要的课题。

2.1 会务组织工作的基本概念

（1）会务组织工作的概念

会议有广义和狭义两种，狭义的会议是指在遵守一定国家的法律和遵循一定的会议规则的前提下，围绕一定议题,三个人以上（包括三个人）在一起共同（商议）问题（议题）,以便达到或互通情况,或交流思想,或达成协议,或做出决议（决定）等有目的有组织有领导的集会.这个概念包括有组织,有领导,有商议,有议题,有人数,有目的六个基本要素。严格地说，只有符合这六要素的集会才能称为会议。但现实生活中,实际工作中,许多只有上述会议概念中的某些特征的集会，如各种总结会、报告会、传达会、动员会、表彰会等，也在习惯上称之为会议.我们可以把它看作是上述狭义的会议概念的外延，即广义的会议概念。

既然有了会议，自然就有会务组织工作。会议从筹划到善后，有一系列工作需要秘书参与和组织，这一系列秘书工作就叫做会务组织工作。它包括会前筹备工作——拟定会议计划、准备会议材料、安排会议生活和布置会场；会中服务工作——签到与引导、组织会议进行和搞好生活服务；会后总结工作——送别会议代表、会场善后、整理会议文件以及会务总结反馈。会务工作水平的高低，直接影响会议的质量和效果。因此，做好会务组织工作，对辅助领导决策和管理有着重要作用，是秘书必须具备的一项基本技能。

（2）会务组织工作背景 1)社会发展，会务需求量加大

平顶山工业职业技术学院文化教育部文秘专业毕业论文 会务组织工作内容与方法

秘书应该如何做好会务组织工作呢？在实际进行会务组织工作前，秘书人员应首先了解会务组织工作的原则，即准备充分，组织严密，服务周到，节俭高效和确保安全。只有遵守了这些原则，才能保证会议达到预期的目的并增强会议效果。当然，会务组织工作并不是秘书一个人的事情，而是在会议召集人的领导下由秘书部门或各有关部门组成的会务组织机构来完成的。这类机构被称为秘书部门。

3.1 会务工作的具体内容

3.1.1会前准备

1）确定会议是否必要。能否通过其他方式使会议准备解决的问题更有效地获得解决？

2）确定会议的目的。试图达成什么样的结果？会议准备做出什么样的决定？准备取得什么的行动方案？

3）准备议事日程。列出与会议目的有关的项目。依重要程度进行项目排序。把有关项目归并为一组。

4）收集所有与会议所议项目有关的信息。如果太多，将其要点摘录出来。5）会前将会议议事日程和整理好的文件在与会人中间传阅。6）根据要讨论的问题限定与会人员。

3.1.2会议期间控制 1）叙述会议的目的。2）核对并记录与会者。

3）根据议事日程顺序提出项目，然后进行讨论，征求有关与会者的意见。4）给每一个人表述自己意见的机会。

5）控制讨论过程,如果发生与论题无关或深入到不必要的细节上，应及时引导到议题本身。

6）如果讨论变得复杂，出现各种不同的见解时，你要根据自己的理解将观点加以概括。

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1)标题。由会议活动名称＋“接待方案”组成。

2)主送机关。接待方案直接上报上级时，应当写明上级机关的名称。如以请示的附件上报，则不必写主送机关。

3)正文。逐项载明接待方案的具体内容，结构安排上一般采用序号加小标题的结构体例。开头部分写明接待的对象、缘由、目的、意义；主体部分写明接待的方针、规格、内容、日程、责任和经费；直接上报请求批准的接待方案，结尾处要写“以上方案妥否，请审批”等字样。

4)落款。署提交接待方案的部门名称。5)成文时间。写明提交的具体日期。

3.2秘书应该如何做好会务组织工作

由于会议的规模形式等各不相同，这里我将以某报社办报100周年报庆座谈会为例，阐述会务组织工作的主要流程。

（1）会前筹备工作

会议有效的重点是计划性要好。计划性就是会前筹备。会前筹备工作做得是否充分，直接关系到会议的成功与否。据统计，会前筹备的效果占会议有效性的70%。可以说，高质量的会前筹备工作，是会议质量的保证，是会议成功的前提。作为秘书，必须以高度的责任心做好会议筹备工作。

会前筹备工作主要包括拟定会议计划，准备会议材料，布置会场。1）拟定会议计划

拟定会议计划是会前筹备的第一步。它指的是拟订会议议程、日程。会议议程是为完成议题而作出的顺序计划，即会议所要讨论、解决的问题的大致安排。拟订会议议程是秘书部门的任务，通常由秘书人员拟写议程草稿，交领导批准后，复印分发给所有与会者。它是会议具体的概略安排，通过会议日程显示出来。拟定会议计划的要点是明确会议议程的制定程序以及会议日程的编制方法。制定会议议程时，要注意将主要的、具有保密内容的议程放在最后；编制会议日程时，要注意确定参加会议的人员范围和参加会议的一些提书议程的人员范围。

2）准备会议材料

会前筹备的第二步是准备会议资料。会议资料包括来宾资料（会议手册、会

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标语口号等一些装饰性布置等都要派专人督促到位。在安排主席台座次时，要注意依职务的高低安排座次——职务最高者居中，然后按先左后右，由前至后的顺序依次排列，并将座次编制成表，贴于入口处的墙上。对于场内其他人员的座次，可直接根据系部或部门分块安排。会议在多功能会议大厅举行，采取主席台同一般与会者面对面的大小方形或半圆形方式。

（2）会中服务工作

在会中服务阶段，秘书需要完成签到与引导，组织会议进行，搞好生活服务等工作。

1）签到与引导

签到是指与会人员进入正式会场时向会议组织者表示入场的一种手续。常用的签到方式有簿册式和卡片式。在本次报庆座谈会中，可分成两部分进行签到：一部分专门负责嘉宾和领导签到；另一部分负责本报社员工签到。组织签到的同时，秘书人员要做好入场引导工作，以便方便与会人员入场，同时缩短入场时间。

2）组织会议进行

在会议进行时，工作人员要注意安排会议发言，作好会议记录，编制会议简报，起草、修改会议文件以及准备总结发言等。这其中主要是进行文书工作，该工作要求秘书人员要了解会议内容，领悟会议精神。此外，还要注意会议值班工作。如在本例中，可成立一个会议值班室，由秘书部门中的成员轮流值班。值班期间需做好电话记录、接待记录、做好信息传递等。其中要注意加强与会议无关人员出入会场的控制；要备有公司和各部门领导的联系方式和一份设备维修人员、后勤服务部门主管人员的电话通讯录；要坚守岗位，人不离岗，保证会议信息的畅通无阻。

3）搞好生活服务

会中的生活服务除了吃、住、行要善始善终外，会场上还要保证茶水供应，要照顾好老弱病残，要准备必要的纸张、铅笔、墨水等，以备临时取用。会议期间的参观、游览、娱乐、合影等活动也要精心组织好。针对本次座谈会而言，来宾大都是新闻报刊界的知名人物。因此可安排一些高档次的活动，如参观报史陈列馆和举办酒会。外地与会人员的返程车票、机票要在散会前送到订票人手中。对与会者提出的合理要求也应尽可能给予满足。此外，还须特别注意不同宗教信

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3.3会务组织工作总结

会务组织工作是办公室的一项经常性工作，会务组织工作的好坏，直接影响到会议的质量和效果，而会务组织工作能否做好，往往取决于对细节的把握。在会务工作中，就必须以细致的作风，对会务工作中的细节细心观察，潜心把握，精心组织，实现精益求精办会的目标。具体来说，要从细节上做到“三个到位”。

（1）从细节上做到会前准备到位

会前的准备工作是由若干细节组成的，在做会前准备工作前，就要充分考虑各个细节，并根据考虑到的细节制定好会务工作方案。象这样的细节问题，在会务工作中经常出现，只有细节考虑具体、安排到位，在做会务准备工作时才能有条不紊、主动从容，从而保证会议质量和效果。

（2）从细节上做到会中服务到位

会中服务是办会工作的重要一环，做好会中服务，要对细节细心观察，只有把握好每一个细小环节，才能使每一次会议开得井然有序。

（3）从细节上做到会后整理到位

办会工作是个整体的动态过程，不但要搞好会前准备、会中服务，还要搞好会后服务，但以往工作中我们往往忽略了会后整理工作。对此，我们从细节入手，在一个会议召开后，及时将会议记录、会议资料进行整理，及时整理好会场。在会议室举行，这一细节上的疏忽，造成了工作上的十分被动。此后我们十分注重加强这项工作，确保了会场整理及时。

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参考文献

[1]宇正香，《秘书理论与实务》，浙江大学出版社，2004年3月第一版

[2]中国就业培训中心，《秘书国家职业资格培训教程》，中央广播电视大学出版社，2006年8月第一版

[3]杨丽娟，《秘书学》，上海交通大学出版社，2001年10月第一版 [4]（美）伦纳德·纳德勒（Leonard Nadler）泽西·纳德勒(Zeace Nadler)，《成功的会议管理 从策划到评估》，机械工业出版社，2003年1月第一版

[5]廖雄军，《会议组织规范与技巧》，广西人民出版社，2007年10月第一版

[6] 江河,兰艳;大型会议会务管理系统的设计与实现[J];电脑与信息技术;2005年02期

[7]马培新;中西方秘书会务工作比较研究[J];西藏民族学院学报(哲学社会科学版);2002年02期

第二篇：会务组织工作流程

会务组织工作流程

一、拟写会议电报

包括会议主题、会议时间、会议召开地点、参加人员、日程安排、报到地点、呈办公室领导审阅、呈主管领导签发

二、会务准备

（一）编制会序册 1.会议须知 2.会议议程安排

3.会议代表食宿安排，住宿房间、就餐位置、会场座位

4.核对与会人员名单(二)会场布置 1.悬挂会标

2.根据需要，摆放鲜花 3.检查音响、照明等设备

4.按排名确定领导主席台入座位置，并摆放姓名牌 5.按会序册确定的位置摆放与会人员的姓名牌(三)就餐安排

1.提前督促后勤中心提供就餐菜单交领导审查 2.根据会议代表、工作人员、民族习惯合理划分就餐座位安排

(四)召开会议工作人员协调会，明确分工 1.安排与会人员报到 2.提前到会场组织与会代表就座，维护会场秩序 3.安排与会人员就餐，并随时掌握会议进度，做好与会代表用餐准备

4.做好文艺晚会等各种娱乐活动组织

5.根据会议需要，安排有关领导同志看望与会代表 6.提前征询与会代表意见，预订返程车票或作好返程安排。

7.按照会议要求，安排与会人员留影记念

8.做好与会代表返程，安排有关领导或工作人员送行

三、后勤保障

1.与后勤中心联系，提前对房间管道、线路进行检查与维护,做好会议期间水、电的供应

2.根据会议要求，做好车型、车种、数量的准备，并确保车辆状态良好

3.根据代表的身份和抵达（返程）的日期、地点，安排有关领导或工作人员到车站接（送）车

第三篇：会务组织工作的创新

我们是这样创新会务组织工作的

鲍一高 翁国平

创新孕育生机，创新促进发展。作为负责福州市政府重要会议办理的处室，我们坚持从服务意识、制度建设、平时积累和细节管理四个方面入手，大力创新会务组织工作，使各项会议、活动的举行周密严谨，运转有序。

从抓思想认识入手，优化会议服务意识。长期从事会务工作，容易形成按惯例运作的思维定式，要实现会议组织服务工作创新，就要突破这种思维定式。为此，我们提出实现“两个转变”的工作思路：变被动服务为主动服务；变单向执行为互动增效。就是要求每一名工作人员设身处地换位思考、拾遗补漏、移位补缺，使会议组织更精准、更到位。比如依照惯例每年市政府召开的全体成员会议参加人数众多，在办理会务过程中我们收集到了许多单位的反馈，有的部门认为本单位应该列席却未能列席，有的则反映此类会议与自己关系不大无须参加。对这些信息，我们没有以惯例搪塞，而是在主动与有关单位沟通后，向领导提出调整完善参会人员名单的建议并得到采纳，从而达到了既精简会议人数又提高会议实效的效果。我们还不断强化“万无一失意识”，要求大家把会议组织工作当作一个完整的系统来统筹考虑，从参会人员落实、会议材料、会场布置、会议记录到交通、住宿、餐饮等诸多方面，都确保万无一失。同时还要充分考虑到突发、偶发事件发生的可能性，做好应急预案。事实证明，会前多考虑几个万一，尽管有时显得“多此一举”，但确实能有效保证会议组织工作万无一失。

从抓制度建设入手，规范会务职责分工。一场完美会议的组织，离不开各职能部门、相关工作人员的合理分工与密切协作。我们认为，科学有效地区分、规范好各相关处室、相关人员在其中的事权、责任，是最大限度地减少会议组织中的扯皮、随意等状况，确保会议组织工作有序、高效的重要保障。正因为如此，我们一直十分重视会议组织制度的创新。在处室外部制度建设层面，着力推动会务涉及部门、机构的职责划分，形成分工明确、责任落实、运作规范的长效机制。以推动市政府常务会议办会制度建设为例，从市一级层面来讲，政府常务会议一般每周召开一次，每次议题较多，业务范围庞杂，涉及的政府部门、办公厅其他业务处室较多，我们在总结办会经验的基础上，提出了《关于规范市政府常务会议上会议题办理的若干意见》、《关于进一步健全市政府常务会议、市长办会公议会务组织工作的建议》等一系列意见建议，对各部门、办公厅各处室在办会中应承担的职责及工作标准提出合理化建议，上报市政府办公厅研究同意后上升为办会制度，有效地减少了工作中的扯皮，保证了会议组织工作有条不紊地展开。在处室内部制度建设层面，则重点推行流程化管理，把整个办会过程分解形成一个流程图，明确办会顺序及细化每个环节工作要求，落实每个办会人员的责任，以确保整个办会流程环环紧扣，件件任务都得到落实，同时保证处室在个别经办人员缺位的情况下，其他人介入后能照常运转。从抓平时积累入手，提高会务组织效率。会议组织程序繁多、任务琐碎、时间限定。要在有限的时间内高效、优质地完成各项任务，离不开平时充分的准备，体现的是“功夫在诗外”。我们把功夫花在平时，注意日常点点滴滴的改进，寓提高办会效率于日常的积累中。比如会议座签是每场会议必用之物，我们一改过去每场会前忙着找座签，会后随意放的状况，备齐所经办各类会议所用的座签，进行分类保管，并确定专人进行管理。又比如，我们将平时承办的市政府常务会、全体成员会、市长办公会、经济分析会等会议所使用的一整套方案进行规范化整理后形成格式化的电子文档，一旦需要紧急报送会议方案，只需调出电子文档进行简单的填补即可应急报送。再比如，我们对需提交市政府常务会议研究的议题，实行数据库管理，根据需要在数据库中设置了领导签批意见和日期、承办处室、拟办意见及办结情况等栏目，每天有新办件即收即录入电脑，这样需要了解议题办理情况，十分简便。我们还注意平时留心不同领导的工作风格，适应领导的要求，完善会议办理。比如，我们注意到市政府领导在研究经济工作时十分关注工业用电及质量监督情况，在办理经济分析会议会务时，我们就及时对以往的方案进行调整，增加了电业及质量监督部门参会，使会议组织更圆满，领导更满意。

从抓细节管理入手，提升会议工作质量。一场会议实际是一连串细节的组成。我们反复强调细节处理水平决定会议质量，要求全体同志在细节上下功夫，提升每个环节、每个细节的服务水平。比如，每次市政府召开经济分析会议参加人员多达几百号人，而且所有与会者要求依座签就坐，如果会议通知只简单地告诉他们时间、地点，就必然会出现有人满场找座位而影响会场秩序的情况，所以会议组织中我们除了按参加单位进行大类分区排座外，还根据会场布置制作了座位导向图，在图中标明每个与会单位在会场中的位置，在入场前发给参会者，对于重要与会者还派专人进行现场引导，实行这种办法，使得各类会议入场秩序井然有序。再比如，福州市所辖的县（市）中有的与市区距离甚远，如平潭县在海岛上，从县城到市区在有轮渡的情况下至少要花4个小时，这就存在如果按照惯例提前半天通知会议的话，很可能存在参会人员无法赶到的情况，考虑到这些细节，我们在会议组织中一方面对此类参会单位在正式通知前提前预告，请他们做好参会准备，另一方面在安排议题时尽量靠中，不排太早，以免他们路上疲于奔波，不排太迟，以免他们回去赶不上轮渡。我们还重视从细节失误中汲取教训、举一反

三、推进创新。有一次召开市长办公会需要使用电子投影仪器却发生屏幕无法升降的问题，影响了会议的正常进行。问题发生后我们及时堵住这一细节漏洞，每次开会前都通知信息技术部门指派专人在会前检查音像设备，在召开会议时全过程监督设备运行情况，确保正常运转。

第四篇：组织工作做好定级

组织工作做好定级

为了切实增强基层党建工作的有效性，推动基层党组织不断提高和自我完善，促进基层党组织间的适度良性竞争，要严格做好分类定级工作。要清楚有效的做好分类定级工作，工作方法是什么重要的，只有坚持正确的导向，才能确保基层党组织定出等级、分出实效。

首先标准要摆正，有严格程序，明确规定，以事论事，才是做好分类定级的首要因素。做好基层党组织的思想指导，让广大基层党组织主动参与，接受和支持分类定级工作，明确分类定级的重点是在寻找差距，分析问题，促进提升。各基层党组织在自我评分中，要虚心查找问题，不要闹情绪，不要有顾虑，要客观公正对照标准和要求，对自己的工作进行评分；各党委、党工委在考核评分中，要以公正为先，严格按照“基层党组织自评、党员群众测评、上级党组织评定”的程序进行，注重开门定级，广泛听取意见，自觉接受监督，评分要依准则，有根据，不错评、不乱评，不让人有闲话，使所定等级让基层党组织服气、让党员群众广泛认可。对于评分不高，定级靠后的基层党组织，要切实做好基层党支部书记的思想工作，使其摆正心态，正视差距，以积极的态度开展整改提高，主动在差距和不足上下功夫，提升和加强基层党组织建设。

再者不走过场，要认真对待，深入推进，全面落实，定级工作才真正落到实处，不浮于表面、流于形式。要深入实际，客观公正，通过听汇报、现场检查、文档审阅、询问群众意见等多种手段和方式，切实将评分工作做细做实，要评出真实性，体现基层党组织各方面的真实状况；要评出差异性，横向凸显同一类型基层党组织间的差异和差距。使基层党组织通过分类定级，实现晋位升级有压力，创先争优有活力，比学赶超有动力。分类定级的结果要及时反馈给每个基层党组织，并向党员群众公开，广泛接受监督，确保分类定级工作扎实推进，全面落实，取得实效。

最后不可搞一时兴起形式，要时刻关注，做事做到实处，还要继续做好延续工作。定级工作中，要避免一团和气的做法，不能分两类标准，不做“老好人”，报喜不报忧，不搞平均主义，否则就失去了分类定级的基本意义。要以务实的态度，坚持实事求是的原则，直面问题不回避，碰到矛盾不护短，把握标准不降低，一把尺子量到底。不仅要对不同等次的党组织进行对照比较，也要对在同一个等次中的党组织进行对比比较，寻找共同点，区分不同点，抓住滞后点，坚决杜绝搞“一锅粥”。通过扎扎实实的努力，使分类定级的过程，成为找准定位、明确目标的过程，成为凝聚共识、理清思路的过程，成为强化举措、增强信心的过程。

第五篇：如何做好会务工作

如何做好会务工作

编者按：搞好会务是办公室的基本职责之一,是一项经常性工作。会务工作的好坏，直接影响到会议的质量和效果。那么在会议的安排和组织上，我们该注意些什么呢？

会务工作是一项复杂的系统工作，也是办公室的一项重要的职责，在筹备组织的过程中，稍不注意就会出现难以弥补的错误，造成不良影响。要想做好会议服务，应注意完善以下几项工作:

一、会前准备工作

1.组织会务班子，明确工作职责。大型会议还要制订详细的会务工作方案。

2.发出会议通知。包括会议名称、内容、会期、时间、地点、与会人员范围。

3.印制会议日程，编排好会议程序，制定注意事项。

4.大型会议要编组并提出小组召集人、讨论地点。

5.大型会议要印制会议凭证。如出席证、列席证、工作证、请柬等。

6.会场布置。会场布置要充分体现会议气氛。

（1）悬挂会标、徽记、旗帜等。（2）设置主席台，落实主席台领导，安排座次，设置发言席，摆放席签、话筒，并保证音响效果。（3）确定会议桌摆放形式，明确划分会场区域，并使与会者明确。（4）保证照明、通风、录音、录像、空调设备齐全、有效。（5）摆放适量花卉。

7.后勤服务工作。大型会议要对与会人员的食宿、用车、医疗保健、文化娱乐、安全保卫等做出细致安排。

8.做好会议发言、投票、发奖、集体照相等方面的准备工作。

9.进行会前检查或向领导汇报准备工作情况。

二、会间组织与服务工作

1.会务人员提前1小时到达会场，反复检查会场准备情况。

2.搞好会议签到、材料分发。

3.落实主席台领导、发言人是否到齐。

4.按预定方案组织与会人员由前向后依次就座。

5.维持好会场秩序。会议开始前5分钟，关闭会场大门，与会人员入座就绪，无关人员离开会场；开会期间关闭手机及BP机，一般不允许找人，无关人员不准进入会场。

6.做好会议记录，写好会议简报。

7.组织照相。

8.为与会人员预定车票、机票等。

三、会议善后工作

1.会议结束后，要检查会场，带回剩余材料、席签等。

2.组织送站。根据与会人员离会时间，提前安排车辆、送站人员等。

3.做好会议文件的清退、收集、归档工作。

4.做好会议报道工作。