浅谈秘书日常工作效率提高的途径

第一篇：浅谈秘书日常工作效率提高的途径

编号： 0607011143

扬州环境资源职业技术学院人文科学系

毕业论文

论文题目：浅谈秘书日常工作效率提高的途径

专 业： 文秘与办公自动化

班 级： 0611文秘

姓 名： 张耀

指导老师： 陈洁

2009年5月

浅谈秘书日常工作效率提高的途径

摘要：金融危机的到来，各行业为了生存必须改进管理方法提高工作效率。作为企业的重要组成人员的秘书更要提高日常工作效率。秘书工作的特殊性容易产生很多工作效率低的因素。围绕这些因素，本人总结了几种提高工作效率的途径，供大家参考。关键词：秘书 工作效率 工作计划 途径

如今是信息时代，经济稳步发展，各行业以追求利益最大化为目标。这使每个工作者都必须提高工作效率，使单位与个人的需求得到满足。那么面对无限的信息和大量工作的秘书人员，怎样才能提高日常工作效率呢?我将着重从以下几个方面展开论述。

一、提高秘书日常工作效率的重要性

（一）秘书是为上司创造最佳决策环境的人

随着金融危机的到来，市场竞争日益激烈，现代企业的领导人决策的风险也越来越大，而且，公司规模越大，决策风险也越大。企业领导人在日常工作中经常需要面对各式各样的问题，如人事问题、市场问题、新产品研发问题等。面对这些问题，他们必须做出各种决策，而且必须是科学和及时的。如果没有人帮助他们处理日常工作中的杂务，事事都亲力亲为的话，那就很难保证他们的决策时科学而及时的。如此就会影响公司的发展，甚至影响公司的生存。

为了让领导人的决策做到科学而又及时，必须为他们创造一个良好的决策环境。决策环境可分为“硬”环境和“软”环境两方面。所 谓良好的“硬环境”，就是指领导人的办公室应整洁舒适，以便领导人在决策时不会受到外界的影响和干扰，能保持一个良好的心态，这就需要有专门的人为他们整理办公室、转接电话、接待客人甚至处理一些私人事务；所谓良好的“软环境”，是指领导人在决策过程中，要掌握充分而又准确的决策信息，这样领导人才能做出科学而又及时的决策，这就需要有专门的人为领导人收集和整理各种信息。这种为领导创造决策环境的工作就是秘书工作，所以，秘书是为上司创造最佳决策环境的人。秘书的工作能使领导人从千头万绪的“杂务”中解放出来，使他们不论在什么情况下都能客观地认清自己面临的形势，把握追求的目标，冷静地做出决策，使企业正常发展。

(二)秘书起着综合组织各方面工作、协调平衡各部门关系的作用

秘书的日常工作不同于一个主管某一方面业务的业务部门，其工作范围很广，诸如文书处理、会务工作、督查调研、公务接待、机要保密、档案管理等工作都要由秘书来承担。同时，上级部门的方针、政策、指示，本部门的规划、计划、决策，以及各部门和下级各单位贯彻实施的情况，都需要秘书来汇集、掌握、分析、处理。这种多方面工作和信息的组合，清楚地体现了秘书工作的综合性。

由于秘书在本企业各部门中起着综合组织各方面工作、协调平衡各部门关系的作用，因此，它又处于中心枢纽的地位；另外，秘书要承担接收、接待上级、下级和兄弟单位的来文、来函、来人任务，需要沟通上下左右，联系四面八方，所以说，他又处于“门面”和“窗 口”的地位。

（三）秘书是公司领导的代言人

有人把秘书比喻为公司的商标，从某种意义上来讲，秘书的形象的确代表着公司的形象。秘书在接待第一次来访的客人时，一定要热情周到，因为对方会把秘书看成是公司的代表，秘书的态度反映了上司的态度。相反，如果来访者是公司的常客，秘书就不必那么多客套，给他沏一杯茶，简单的问候几句就行了；如果过分热情，反而就会让客人厌烦。秘书接待工作的好坏影响公司在客户心中的形象，如果做的不好，时间长了会影响到公司经济效益和领导的工作效率。

从上述观点可知秘书在企业中占据重要地位，提高其日常工作效率势在必行。

二、秘书日常工作效率低的原因

（一）需要当机立断处理的事情多。

秘书虽是辅助上司工作，但需要自己当机立断处理的时候也很多。面对这类情况，秘书应事先与上司协商处理的方式，以便发生情况时能及时处理。如果事先未予协商，则应及时请示。

某天，李总正在主持一个小型会议，这时秘书于雪接到李总的一个老朋友打来电话，对方要求找李总接电话。按有关规定，公司领导人在开会时原则上不得接电话，但是，如果于雪机械地拒绝对方，则有可能铸成大错，因为说不定李总早就在等对方的电话。于雪考虑了一下，决定悄悄走近李总身边将情况告诉他，听听他有什么吩咐。果然此人找李总是为了一个大客户进货的事，如果当时于雪拒绝了这个 电话，公司很可能损失上百万。

（二）工作中的变数多。

秘书工作的内容不仅繁杂而且变数多，需要秘书随时根据实际情况恰当调整。秘书面对变化要沉着冷静，及时与各部门联系协调，以促进工作顺利进行。

（三）一心几用的时候多。

秘书常常必须同时处理好几个工作，对于哪些工作应该优先处理，哪些事情可以暂缓，如果秘书分不清它们之间的轻重缓急，则有可能“捡了芝麻丢了西瓜”，把工作搞得一团糟，令上司大失所望。

（四）忙闲不一的情况多。

秘书经常是忙碌的，但并不总是忙碌的。如遇到上司长期出差或外出学习等情况，秘书就可稍微清闲一会儿。忙的时候相当忙，闲的时候也相当闲。

我在从事秘书工作时发现：每天总有一两个小时非常忙，工作很多，一个电话接着一个电话，感觉连喘气的时间都没了；每天也同样会有一两个小时非常清闲，甚至看了半本文学杂志都没人打扰。

（五）需要广博的知识面

秘书是上司的参谋、助理，每天要为上司收集、整理大量的信息，还要接待各种各样的来访者，其接触面比较广。秘书因此能学到很多知识，但同时由于信息的更新快又必须要求自身快速进步，正所谓“逆水行舟不进则退”。

如今的秘书工作不仅仅是端茶倒水、接电话那么简单，而是逐渐 向决策层转移。很多秘书人员的专业知识不足，非专业的知识不广博，影响上司决策的及时性与准确度。有时秘书的一个疏忽、一个过错会导致企业严重亏损，甚至倒闭。

三、提高秘书日常工作效率的途径

（一）强调质量意识

有很多秘书在工作中非常主动，来客人时，他会迅速的去泡茶；别的部门的人让他去复印，他会立刻帮忙复印。但是，给客人端茶时，不是泡的茶太烫，就是递茶时把茶洒到了地上；复印时也是一样，要么是文件不完整，边上内容没印到，要么是页码混乱，衔接不上。

作为秘书，工作应当积极主动，但光积极主动还不够，工作还必须有质量，即对自己完成的每一项工作成果确保无误后再交给上司或同事。工作质量反映工作态度，如果对自己的工作不能精益求精，没有质量意识，那么自己在别人心中的形象就会变差，同时工作效率会下降，甚至影响到别人的工作效率。为此秘书要增强质量意识，采取质量管理方法：

1、不断完善

质量的不断完善是指个人或组织不能在成就面前止步。不管事情做得多么好，个人或组织总可以做得更好。当一项计划由十个人赞成增加到二十人时，还可以再让更多的人赞成。一个人或组织一旦采纳了不断完善的方法，就踏上了没有终点的旅程：必须不断努力完善、学习、成长。

秘书工作的质量可以提高效率和上级的满意度，但质量必须建立 在需求者的需要上。例如领导让你在十点之前完成一份文件，你即使在十点半写出了一份百年不遇的好文章，那也是没有价值的。

2、再造

工作中的变数多，是秘书工作的一个特点，因此秘书要感觉到变化的需求，要在变化到来时做出有效反应，对工作过程彻底的进行再思考和再设计，以便在效率衡量标准（如成本、质量、服务和速度等）上取得重大突破。“再造”首先确定必须做什么，然后确定如何去做。

再造中最关键的部分是在理论和经验的基础上确定它应该做什么，即确定它能做得最好的是什么。之后确定需要做的事最好是由自己做还是由其他同事来做。采取再造方法的结果是自己工作量的减少和转办的工作增多。

（二）做好工作计划，合理安排时间

秘书工作不仅范围很宽，而且工作内容变化快，所以秘书工作显得很繁杂，容易带来混乱，影响效率。有些秘书总是觉得自己很忙，时间不够用，但忙了一天却不知忙了些什么。解决此问题就必须做好工作计划，合理的安排时间。

1、工作程序化

秘书在平时的工作中一定要注意工作的程序化，如制定一些部门内的业务流程和规章制度，把处理一些日常工作的方法和步骤形成书面文字，这样不仅可以在平时工作时参照应用，加快任务处理速度，保持任务完成质量的一贯水准，而且使工作调动时接替自己工作的人能很快顺利的开展工作。

2、分清工作轻重缓急

面对几项要同时处理的工作，哪项工作应该优先处理呢？这就要求秘书必须具备随机应变的能力，能分清它们之间的轻重缓急，在合适的时间做合适的事。

例如：用ABCD法则排出工作的优先等级。A类，重要并紧急的，必须立即做、优先做；B类，重要而不急的；C类，紧急而不重要的，有时间才做；D类，既不重要又不紧急的，可以暂时不做。每日从A类依轻重缓急，循序着手，这样就会使工作完成的更加科学、合理，就能充分利用时间，取得最佳效益。

张清是某集团公司新来的秘书，某天早上一进办公室，主任就交代他整理一份材料，明天下班之前完成，说下个星期开会要用。他看了一下，有20多页，共3万多字。他还没来得及坐下，周总就来电话，说今天下午两点他要与财务总监、市场总监和销售总监一起商量工作，让张清通知与会人员。刚放下电话，机要室就给他送来一份传真，这份传真是一个代理商发来的，说他们的一个副总过几天要来本地办事，请接待一下。他刚看完传真，办公室主任又来电话，说田副总原定下个月初到电视台做嘉宾，现由于时间关系去不了了，让张清打个电话通知电视台。人力资源部门的人又过来通知他，让他填写参加存档新方法讲座的报名表，明天下班之前为报名的最后期限。一上班就遇到这么多事，张清觉得头都大了，一下子不知如何着手。

一位年长的同事看他措手不及便教他ABCD法则，分清工作的轻重缓急。之后，张清用这种方法把早上的工作划分为：通知几位总监 开会是A类工作，交传真与写报告属于B类，打电话和填写报名表是C类。最后张清根据这种划分依次去做事，有条不紊，很轻松的完成了任务而且质量很高。

3、明确自己的工作性质

明确工作的任务和职责。当上司给你安排工作时，要想一想哪些工作应由自己亲自完成，哪些工作应协助他人做，哪些工作不参与。

要区分常规工作和非常规工作。秘书要清楚哪些是每日都有的工作，哪些是每周或定期的工作，哪些是无法预料、突然出现的工作。例如，如果你分管邮件的分类、拆封和分发，那么每日邮件一到就要立即处理，以免贻误紧急的信件，这就是每日的常规工作。又如你负责办公用品的分发，这项工作不必天天做，可以协商好定期进行。如果上司让你马上外出取文件，你就要放下手头工作，立即外出，这就是非常规工作。

明确工作性质可以合理的分配精力，精明的利用时间，以提高工作效率。如有时可以合并同类任务、集中起来专心致志一次完成，避免多次重复。

4、使用办公辅助手段帮助组织工作

办公辅助手段包括工作日志、时间表、计划表等，在上面编制日安排和周计划等。它们能帮助个人管理时间，使工作有条不紊；有助于分析、评估自己利用时间的有效程度，从而得到启发，继续改进。

（三）提高个人素质

1、做好情绪管理 秘书日常工作压力大，减压就要运用情绪管理。情绪管理就像大禹治水一样，最好能够疏导，如果一股脑将不满情绪发泄在工作或同事身上，只会让工作受阻，代价更大。所以，无论遇到什么情况，都要控制好情绪，以理性的态度对待自己的工作和上司，不把低落的情绪表现在脸上。一个喜怒哀乐皆形于色的秘书会让人觉得很幼稚，以致很难得到上司和同事的信赖。所以，作为秘书，无论什么时候都应管理好自己的情绪，展现出开朗和朝气蓬勃的一面。

2、增强专业知识，扩大非专业知识

随着企业的发展以及市场竞争的加剧，企业领导人面临的各种压力也越来越大，它们对自己的助手—--秘书的要求也越来越高，因此，秘书必须在工作中学习，在实践中总结，注意随时给自己充电，增强专业知识，扩大非专业知识，做一个复合型的人才。科技是第一生产力，知识是个人发展的基础。只有努力学习，增加知识量才能从根源上提高秘书工作的效率。

陈建是一家大型企业销售部张经理的秘书，一次，张经理带着陈建去和一个很有学识的大客户洽谈，本来成功的希望不大，所以双方便随便聊了起来。这位客户喜欢看《红楼梦》，字里行间总不免带上几个书中人物。张经理从不看小说，所以二人总聊不到一起。陈建从小就爱读书，虽然只看过两三遍《红楼梦》，但书中情景仍记忆犹新，便在一旁提醒张经理，自己不时背两句诗、说一些自己的见解给客户听。客户大为欣赏，在临别时居然答应要购买一批产品。此后，经理每次洽谈商务总要带着陈建。结束语

秘书是各行业很重要的一个“窗口”，是沟通上下的“咽喉”、联系各单位的“纽带”。面对市场经济与金融危机，秘书要积极主动的提高日常工作效率，为自己所在企业单位做出贡献，以求企业总体利益最大化和个人需求的满足。致谢辞

我由衷地感谢陈洁老师对我论文的悉心指导，从论文选题到论文的写作过程给予我真诚的鼓励、中肯的建议和指导。陈老师一直以来对工作认真负责，在实习期间及时督促我毕业论文的写作进程。她严谨的治学作风深深地影响了我，使我在论文写作上不断改进和完善。对陈老师的辛勤指导，呈上我最诚挚的谢意！同时,也感谢大学三年以来教诲我的老师们！谢谢你们给予我的一切！

参考文献：

(1)谭一平《现代职业秘书实务》 中国人民大学 2007年(2)孔昭林 《实用行政管理 》 高等教育出版社 2007年

(3)中国就业培训技术指导中心 《秘书国家职业资格培训教程》 中央广播电视大学 2006年

(4)周三多 《管理学》 高等教育出版社 2000年

第二篇：提高教学秘书工作效率的几点思考

提高教学秘书工作效率的几点思考

高校的中心工作是教学，教学管理又是教学工作的重要环节，而各系(院)教学秘书在教学管理中起着举足轻重的作用。他们是教学信息的传递者，教学管理的执行者和教学活动的服务者。教学秘书在高校教学管理中不可或缺。

高校教学秘书工作具有以下特点。服务性。教学秘书是高校各个部门与教学部门的联系纽带，服务教师、学生，只有具备服务意识才能保证教学活动顺利完成。辅助性。教学秘书是教学部门领导的助手，这要求教学秘书熟悉国家、地方以及学校的各项政策法规和规章制度，对领导的正确决策，起到咨询功能。综合性。教学管理是一项能力，是协调能力、预见能力、办事能力、管理能力、知识水平等方面才能和素质的综合运用过程。教学秘书的管理工作头绪繁多，工作量大，既有经常性的有规律的程序性工作，也有不可预测的无规律性的突发事件：既有主动的有计划的工作，也有被动的领导交办的临时l生任务。这就要求教学秘书具有综合的个人素质。

一、校系领导要高度关心重视系办公室工作

首先.校系领导和有关部门要充分认识系办公室在高校整体工作中的基础地位和作用，明确系办公室的职责权限，为办公室配备精兵强将，充分、全面地发挥系办公室在参与政务，管理事务，搞好服务等方面的作用，使其真正成为领导的参谋和助手。其次，对于办公室工作，系领导要经常过问，严格要求，加强指导。这样，一方面可以使领导了解办公室的工作情况，便于实施指挥、监督和协调：另一方面，也可以借此显示领导对办公室工作的重视和关心，减轻办公室人员的压力，并使办公室人员更加了解领导意图，增强工作的针对性和主动性。再次，校系领导要热情关怀系办公室人员的工作和生活。系办公室工作千头万绪，工作人员的工作量大而待遇又低，加班加点更是常事，工作中又经常遇到一些不顺心的事。作为校系领导，要体谅办公室人员的难处，对他们的工作业绩要给予客观公正的评价，在进修、评职称、晋升、评优和分配等方面不搞歧视，并尽力帮助他们解决工作生活中遇到的各种困难，在政策许可的范围内，适当予以照顾，使他们能免除后顾之忧，使之全身心地投入工作中。

二、教学秘书应该具备的各项素质

教学秘书素质的好坏直接影响着高校教学管理的水平，使得提高教学秘书的素质成为当务之急。我认为，教学秘书的素质主要体现在政治素质、职业道德、业务能力、工作作风、心理素质和良好的人际关系等五个方面。

政治素质的提高主要通过学习各种类型、级别的文件，政策法规和规章制度等等来实现。由于办公室工作量大，日常工作时间很难抽出专门时间学习相关知识.所以需要教学秘书在办公时间之外学习提高。

业务能力方面，高校教学秘书多属半路出家，缺乏专业训练。在实际工作中，办公室人员的业务培训也往往容易被领导忽略，存在着重使用，轻培养的现象。这也需要领导重视教学秘书的业务培训，为教学秘书素质的提高创造条件。

职业道德建设方面。系办公室工作面广，内容繁杂，任务重，责任大。常常需要加班加点，待遇相对较低，工作缺乏成就感。因此，系办公室人员的职业道德建设尤为重要.要通过职业道德教育与职业道德自我修养相结合的办法，使系办公室人员爱岗敬业，正确处理得与失，苦与乐，主角与配角的关系，做到重事业，轻得失，少索取多贡献，甘当无名英雄，为人处事诚实正派本分，增强他们的责任感和使命感。

工作作风建设。在日常工作中，系办公室人员还应注意克服四种倾向，培养四种作风：一要克服粗心大意倾向，培养严谨细致的作风；二要克服杂乱无章的倾向，培养有条不紊的作风；三要克服贸然行事的倾向，培养三思而后行的作风。

三、建立相应制度保障教学秘书的各项权益

教学秘书的工作量大，工作繁杂，其工作在教学管理中有着至关重要的作用。但是，从目前的现状看，从国家、到地方再到学校，对教学秘书的权益缺乏明确的文件和规定。从这点可以看出，教学秘书工作从高层管理的层面尚未受到充分的重视.学校作为教学秘书的直接管理单位，即使想给教学秘书们提高工作待遇也因缺乏文件规定而只好搁置。教学秘书从岗位身份、工资待遇、晋职评优等方面与同期进校参加工作的高校辅导员相比都有明显的差距.甚至连教学秘书的主管部门都不是很清晰。这就造成了教学秘书心理上的不平衡.让很多高校教学秘书产生干教学秘书不如干辅导员的想法.直接导致教学秘书队伍思想上的不稳定.导致很多教学秘书想法设法调离现有工作岗位的现象的频频发生。

系教学秘书作为管理部门和院系之间信息的传输纽带，是保证高校教学管理顺畅进行的关键因素。因此，分析教学秘书工作的特点、探讨教学秘书素质和职责，提出教学秘书工作存在的问题和改进的方法是提高教学秘书的工作效率的有益探索，进而保证高校教学管理工作的顺利进行。

第三篇：浅谈如何提高高校行政秘书工作效率

摘要：随着我国高等教育改革的深化和发展，高校管理的不断成熟必将对高校行政秘书提出了更高的要求。本文主要从行政秘书的工作职责、职业认同感和综合素质三方面讨论如何提高高校行政秘书工作效率。

关键词：高校行政秘书;工作职责;职业认同感;综合素质

随着我国高等教育改革的深化和发展，高校管理的不断成熟必将对高校行政秘书提出更高的要求。行政秘书这一概念本是从企业管理中提出来的，高校引入行政秘书的概念是高校教育改革的体现。如何做好行政秘书工作，提高它的工作效率，使其在高校行政管理工作中发挥更大的作用。本文就这一问题谈谈自己的几点看法，以供大家交流探讨。

一、明确高校行政秘书的工作职责

高校行政秘书首先必须明确自己应该做些什么，才能去把握怎么样把工作做好。高校行政秘书的工作职责为：1.文字工作院系对内对外文稿(如工作计划、工作总结、通知文件和申请报告等)的草拟，审校，打印和发布;会议记录与会议纪要的整理等。2.档案管理工作负责收集整理各类信息、资料、各单位部门来文来函的归档保存等;管理类材料的归档;员工档案资料的登记、审核和保管等。3.协调沟通工作联系行政管理层与师生员工，联系学校各职能部门，协调院系内各部门间合作，承担院系的公关、接待和外联事务等。

4.人力资源工作考勤考核、职称评定、津贴福利事务等，根据院系行政管理层要求，协助编制院系行政组织架构，如人才招聘，员工培训等。5.日常行政工作协助领导督促各项工作计划、制度实施落实;办公用品的采购保管;固定资产管理、办公设备维护;会议安排，会务筹备;在院系行政管理层的授权下，审核有关文件资料并签署意见，出具院系行政证明等。6.其他工作其他一些突发事件处理工作，紧急事件处理并及时向院系行政领导请示汇报;领导或教师安排的特殊工作，临时替岗工作等。

二、提高高校行政秘书的职业认同感

高校行政秘书明确了自己的本职工作，对工作职责了然于胸，并不表示就可以做好行政秘书工作。他还必须具备良好的职业认同感，才能积极充分的发挥自己的主观能动l生开展工作。职业认同感是一个人自我价值感的体现。职业认同感高的人能够正确认识自己从事的职业，明白自己从事工作的意义，认同自己的职业而产生责任感，同时也促使自己思考，怎样来更好的完成工作，提高自己的专业素质，从而提高自己在社会和家庭中的地位，增加自豪感和价值感。

目前高校行政秘书普遍缺乏自我的职业认同感，主要有以下几个原因：1.传统观念至今仍有些人认为，行政秘书只是打打杂的人，只有那些没有能力的人才去从事行政秘书工作。而有的行政秘书也只是把工作当做跳板，常常是“身在曹营心在汉”，“做一天和尚撞一天钟”。所以必须转变观念，树立自信心，做到干一行，爱一行，钻一行。2.工作性质由于高校行政秘书处于行政管理层的从属地位，是服务性的管理人员，辅助性是工作的基本性质。这种工作性质在一定程度上限制了行政秘书在工作中的自主能力、创新能力的发展，这使他们对自己能力的评价相对较低，从而影响了自我职业的认同：行政秘书大多数工作是属于事务性的工作，某种意义上，可能会等同于盖章、签字、材料的发放和收集。这些工作无需什么能力，只要简单的文件管理常识、足够的耐心即可，根本不需要个人的创新能力等素质。从事这种工作的人员，很容易找不到自己的价值所在，产生自我失落、迷茫，甚至对工作的厌烦。工作超负荷成为许多行政秘书普遍面对的问题，长期从事这种工作，就使得超负荷劳动的行政秘书在体力和精神上不堪重负。3.晋升机会处在高学历人才集中的高校环境中，基层行政秘书提升学历的压力很大，由于工作繁忙，特别是“坐班制”的工作性质，学习的时间很少。当前很多高校实行“定岗定编”的岗位设置，紧紧地把基层行政人员绑在了工作岗位上，加上有些高校各种条条框框的进修限制，使得基层行政工作人员特别是一大批年轻的基层行政工作人员，外出进修的希望越来越渺茫。目前，院系基层行政人员的提升机会很少，个人发展空间相当有限。特别是从中级晋升到高级职称困难重重。最终导致缺乏职业认同感，只是把工作当做谋生的一种手段而不是自己追求的一种事业。如何使高校行政秘书加强对自身的职业认同感呢?首先，高校应该完善对行政秘书的激励机制。最大限度地实现公平，创造一个公平的环境，合理而灵活地综合运用多种激励措施，如目标激励、榜样激励、参与激励、尊重激励、荣誉激励等，以全方位激发他们的积极性和创造性;其次，要加强对行政秘书的人本关怀，重视他们的福利待遇，尽量提高其社会地位。人都希望自己有稳定的社会地

位，要求个人的能力和成就得到社会的承认，也就是获得尊重。尊重得到满足，能使人对自己充满信心，体验到自己的用处和价值;再次，满足行政秘书自我实现的高层次要求。譬如，对行政秘书的业务进修、培训积极创造条件，使得他们也可以像教师一样随时可以去脱产进修学习，或攻读学历学位等。有了这一系列的措施，可以有效的调动他们工作的积极性，充分挖掘他们工作的潜力，从而使他们加强对自身的职业认同感，提高工作效率。

三、加强高校行政秘书的综合素质

高校行政秘书如果具有很高的职业认同感而不具备过硬的综合素质的话，无异于纸上谈兵，没有实现的能力。高校行政秘书除了具备良好的表达能力、沟通能力和文字组织能力等基本素质之外，必须加强政治素质、心理素质和学识素质等综合素质的培养，在扎实工作的同时，要善于思考，勤于总结经验教训，不断提高业务水平和工作效率。

1.政治素质高校行政秘书必须要有坚定的政治立场，在日常的工作中行政秘书经常上传下达、处理内部事务、协调各方面关系，涉及党和国家的方针政策以及学校的规章制度，行政秘书要有较强的政治意识;作为行政秘书要充分认识自身工作的政治性，在全力做好本职工作的同时要以学院的利益为重、以师生的利益为重、以学校的大局利益为重，严守工作纪律，做好保密工作;在不断提高自身的政治素养和理论水平过程中，增强政治敏锐性、坚定性，使自己的思想观念、认识水平、思维能力都能紧跟新形势、新变化;确保在实际工作中准确无误地传达学校的各项方针政策，确保在大是大非面前清醒的头脑。

2.心理素质心理素质是指个体具有的比较稳定的，一定倾向性的心理特征的总和。面对复杂的人际关系，繁杂琐碎的工作事务，必须具备良好的心理素质：(1)细心耐心高校行政秘书面对的是繁杂琐碎的日常事务，如报纸、信件的收发，系档案的管理，办公室物品的领取，文件通知的下发传达等等，都是小之又小的事情。这些小事，却关系到日常工作的运转，因此行政秘书必须培养自己细心、耐心的性格。(2)热情乐观高校行政秘书要时刻保持热情乐观的心态，营造和谐的人际关系，对周围环境及人际关系有良好的感知，才能变被动为主动，变消极为积极，提高工作效率。(3)不惧挫折行政秘书工作经常会面临一些意想不到的困境，难免会遇到挫折或不协调，这就需要秘书人员不惧挑战，经受得住挫折。(免费看电影tang)

3.学识素质高校行政秘书身处高校这样一个培养高级人才的地方，它的工作与高等教育紧密相关，所以除了学习教育学、心理学知识之外，还应当学习一些经济、管理、财务等知识。这些知识的掌握和运用，可以有效地保证行政秘书对事务的处理能力。高校是知识说话的地方，跟高水平的教授们交流，靠的还是知识，没有智慧、没有修养就缺乏沟通的基础。因此一个优秀的行政秘书应该学会用自己的知识积累所形成的修养去影响人，用人格影响来实现管理的结果，这无疑是高校管理的最高境界。

明确工作职责是做好行政秘书工作的前提，较高的职业认同感是做好行政秘书工作的关键，过硬的综合素质是做好行政秘书工作的保障，三者相辅相成。高校院系行政秘书是高校行政管理的一支重要力量，对保证各项事务正常运行的起到关键}生作用。行政秘书要在工作实践中不断积累经验，确实提高工作效率，为学校的发展贡献自己的智慧和力量。

第四篇：提高班组工作效率.

提高班组工作效率

在过去的一年里，我们装置圆满的完成了生产任务，为了能更好的在2014年完成公司给我们生产部下达的工作目标，提高班组的工作效率，我们班组在年初开展了班组研讨会，众所周知，化工装置的长周期运行生产是与每个班组成员的工作责任心和管理层的有效管理分不开的，班组成员在以下几个方面发表了看法。

提高班组的工作效率最重要的就是要提高员工的工作积极性，如何提高工作积极性：1:应创造良好的工作氛围，每个人都想在一个宽松和谐自由的氛围下，团队成员相互帮助，精诚合作，员工的微小进步都能获得上司和同事的肯定的环境下工作，因此创造一个良好的工作氛围对于一线班组长和管理层来说是日常管理的一项重要工作之一。

2:应促进班组员工成长，在工作中不断得到成长是每个员工的期望，前两年公司针对班组外操和主操推出了级别晋升制度，这也激励了员工的工作积极性和不断学习的动力，作为主管，在平时的工作中要让员工得到锻炼，鼓励员工加强学习，提高自身的操作技能，帮助班组成员成长是班组长的一项重要工作职责。

3:员工的工作积极性最终因素还是取决于员工自己，只有自己才能对自己作主，一切的外部条件只是铺垫，只有班组每一位成员抱着积极的心态去对待每一项工作，这样才能得到上司和同事的认可，整天抱怨这看不惯那，把这思想放在工作和学习上，没有人会不看到你的改变和付出，总之一句话是金子总会发光的。

其次提高班组的工作效率就是要提高装置生产的效率，主要有以下几点 1：装置生产工艺的不断优化，我们装置从最初开车到现在有生产、工艺、设备等各部门等领导和同事的不断合理化改进，装置的负荷和运行得到了飞跃的提高，但是还有E8122、E8124的结垢等问题影响到装置的长周期运行，因为现在的生产任务十分紧张，稍有波动可能就会影响生产，这就需要技术部门对装置工艺优化。

2：设备的安全可靠性运行，装置运转包括静、动设备的稳定运行需要设备部门的全力保驾护航，这样才能为长周期运转打下基础。

3：生产员工的精心操作，加强班组成员的岗位责任心，内操需认真对待DCS过程控制中的报警和异常情况优化控制，合理安排生产工单，外操加强巡检责任心，加强主观能动性，发现问题及时汇报并处理。

最后提高班组的工作效率与公司层面也有很大的关系，企业应有良好的企业文化，有良好的薪酬与福利体系、奖惩体系、培训与发展体系、员工晋升体系、绩效管理体系、劳动保护与安全工作环境等，使员工感觉在公司工作踏实安心，这样员工的积极性就会提高。

第五篇：提高放射科工作效率

放射科整改措施

为配合医院缩短病人住院时间，提高工作效率，加快床位周转的整改活动，我科结合实际情况，拟定以下整改措施： 普放：

1、普通门诊照片检查

1小时内出报告，急诊患者半小时内出报告，住院检查2小时后出报告。疑难病例需讨论的，应及时通知病人，预约时间领取报告。

2、除造影和腹部平片等需要作准备的检查外，所有检查即来即检，中午中班不许推脱病人。

3、床边检查应在12小时内完成，急诊床边应在1小时内完成。（请临床严格把握床边检查的适用条件，不要乱用床边检查，影响检查效果）

4、造影检查需作肠道准备，在登记台预约，预约时间不能超过

1个工作日，检查后24小时内出具检查报告。

5、危重患者或具有危险性的检查，检查中要求临床医师监护病人，以便随时进行抢救，有创检查必须征得患者或家属同意并签署知情同意书。

CT：

1、普通门诊检查2小时内出报告，急诊检查半小时内出报告，住院检查半个工作日内出报告。（上午11点后、下午四点后的检查续延半个工作日出报告）疑难病例需讨论的，应及时通知病人，预约时间领取报告。

2、除造影和等需要作准备的检查外，所有检查即来即检，中午中班不许推脱病人。

3、造影检查等需作肠道准备和过敏试验，在登记台预约，预约时间不能超过1个工作日，检查后半个工作日内出具检查报告。（上午11点后、下午四点后的检查续延半个工作日出报告）

4、需作重建的或特殊项目，应在检查后半个工作日内完成重建，在24小时内出具报告。

5、遇到特殊情况应（机器故障等）及时向病人说明情况，并通知总值班。

MR：

1、所有检查需到登记台预约，预约时间不得超过1个工作日。

检查后半个工作日内出具检查报告。（上午11点后、下午学习是成就事业的基石

2、四点后的检查续延半个工作日出报告）疑难病例需讨论的，应及时通知病人，预约时间领取报告。

3、遇到特殊情况（机器故障等）应及时向病人说明情况，并通知总值班。