任务三 会议文件的收集

第一篇：任务三 会议文件的收集

任务三 会议文件的收集、整理与归档

一、会议文件的收集

（一）会议文件收集的要求

1.确定好会议文件的收集范围。

2.保密文件要按会议文件资料清退目录和发文登记簿逐人、逐件、逐项检查核对，以杜绝保密文件清退的死角。

3.收集工作要及时，确保文件资料在与会人员离开之前全部收齐。4.收集过程中注意保密。

5.文件收集要履行严格的登记手续，认真检查文件资料的缺件、缺页等缺损情况，以便及时采取措施进行弥补。

（二）文件收集范围

1.会前准备并分发的文件，包括指导性文件、审议表决性文件、宣传交流性文件、参考说明性文件、会务管理性文件。

2.会议期间产生的文件，包括决定、决议、议案、提案、会议记录、会议简报、重要照片、录音录像等。

3.会后产生的文件，包括会议纪要、传达提纲、会议新闻报道、论文集等。

（三）会议文件的收集方法

二、会议文件的整理

（一）会议记录的整理 1.文字记录的整理

一些资深秘书具有丰富的经验，他们所做的会议记录多不需要整理，可以直接送审、存档。但经验不足的秘书的会议记录，只按原话照搬，或有漏记、错记现象，就需要会后进行修改和补充；作为文件下发，或作为新闻报道用的领导人的报告、讲话，重要的与会者的报告、讲话，也需要进行整理。

整理会议记录应注意以下问题：

（1）会议记录人亲自整理。会议记录是原始型材料，整理后的会议记录也要保持其原始性。会议记录人参与了会议的全过程，熟悉会议的原始面貌。

（2）会议整理人要熟悉有关方针政策，具有相应的思想理论水平和较强的理解、分析能力。整理会议记录过程中，要对原始记录内容进行鉴别和取舍，如何取舍，如何在对口语进行转换过程中仍保持讲话人的语言风格，如何保持讲话者的讲话意图，这就涉及到整理人的政策理论水平及理解分析能力。

（3）补正过之或不足之处。口语表达有很明显的随意性，对某种观点的表达难免有过之或不足之处，如果是领导的即兴讲话，这种情况就更加明显。整理会议记录，要善于把口语转化为书面语，但又要保持讲话的原意，这就要求整理者在充分理解原意的基础上，补充其讲话的不足之处。

（4）修正用词和语法错误，保持记录条理清晰，语言表达准确通顺。会议讲话多为口语，口语表达难免出现用词不当或语法不规范之处，做记录时，由于时间的限制，没能及时纠正；整理记录时，就要把这些不当之处修正过来，以保持记录的文通字顺。

2.会议录音的整理

整理会议录音工作，就是会议录音整理者根据所录语言的中心思想，删除不必要的语言，补充和修正不足、不恰当以及没有录进去的内容，使整理稿成为中心明确、条理清晰、文字通顺内容连贯的书面材料。

整理会议录音是针对讲话、发言没有文稿或讲话、发言与文稿差距较大的情况而进行的。对于按原打印稿进行的讲话、发言的会议录音，没有必要整理，只将会议录音磁带存档即可。

整理会议录音，既要借鉴整理会议文字记录的方法技巧，也要结合录音的特点。

（1）删除。在整理过程中，会议录音整理人要删除讲话人不必要的、重复的语言，例如与中心内容无关的口头语、笑声，与讲话内容无关的开场白、结束语，讲话发言人的自我否定、自相矛盾的内容和语句，因插话而引起的题外语，为消除歧义、误解而加以解释、说明的内容。此外，会议录音整理人还要根据讲话稿的用途，删除不宜公开的材料，对明显的错误说法，给予删除或代为纠正；删除讲话人过多的举例，只留下最能说明问题的一个。

（2）补充。一是补足讲话内容中所缺的句子成分，以保持意思表达的完整性。口语表达中，经常会出现省略、不完整或指代不明的现象，这些语言现象如果出现在书面语中就会影响表达效果。所以，整理会议录音时，就要根据语言环境作出恰当的补充；有时因磁带脱漏，或翻转、换带造成录音不完整，整理人应根据前后语义，进行补充，以保持文句连贯、内容完整。二是加标点符号。录音整理人要根据讲话人的讲话原意，给每句话加上合适的标点符号。三是加标题。讲话人在讲话时，有时说出题目，有时不说。当录音中没有讲话稿的题目时，整理人要拟一个合适的标题加上。简便的方法题目中提示讲话人和会议名称，如“×××在×××会议上的讲话”。

（3）更正。主要指语法或写作技巧上的更正。如果讲话人的语言表达有不规范、不严谨、不确切，引文不准、层次混乱、上下衔接不好的，会议录音整理人就要对会议录音进行修改更正。

需要强调的是，整理录音时，删改、标点、分段，都要忠实于讲话人的原意。否则，整理出来的材料，就不是原来的讲话稿了。

整理录音时，整理人特别要注意辨别清楚讲话人的身份，切忌张冠李戴。（4）送审。会议录音整理好后，整理人要将整理稿送讲话人、发言人审阅。讨论性的发言，还要送领导、主持人审阅。这样，一方面，讲话人、发言人、会议领导、主持人可以对自己的讲话做一些纠正；另一方面，也可避免因会议整理录音者的水平有限而造成的整理错误。送审是对讲话者的尊重，也是一种工作程序，整理者必须按规定程序办。不送审的整理稿，传播出去，讲话人是不负责任的。这一点，录音整理者必须清楚。

（5）整理录音的技术问题。第一，切忌按错键。整理录音时，如果按下录音键，内容就会被抹去，那将无法补救。保险的办法是，在整理录音之前，先复制一盘磁带保存好，以保证整理工作的万无一失。第二，使用暂停功能。为了避免过多的按键，录音整理人可使用录音机的暂停功能，放一句录音，记录一句内容。如果用的是变速录音机，可慢速放音。第三，注意保密。重要会议的保密录音，不要在家中或有无关人在场的大办公室整理，以免泄密。

第二篇：青岛会议任务

青岛会议任务

2010年11月24日至26日

一、需要明确值班水手、值班机工、高级值班水手、高级值班机工和电子技工晋升三副、三管轮和电子船员时再培训大纲上的差别，以便落实有关考试科目、考试大纲中的要求。（与第二工作组联系）

二、需要考虑第二工作组的做法，即将大纲部分分为“知识、理解、精通”三个层次并予以标明，以在实际培训中方便适用。本工作组中的有关大纲格式应该与第二工作组确定的格式保持一致。（与第二工作组联系）

三、10天内完成针对青岛会议意见的修改完善工作，初步确定12月10日前汇总秘书处，10日转报部局船员处先行审查，预计12月13日将汇总稿发给我局会务组统一印制材料。

四、福建会议仅讨论各工作组的管理法规文本，培训大纲部分内容由考试中心另行组织研讨并作为明年第二阶段工作任务。要求提交福建会议审查的各工作组管理法规文本，统一采用我工作组提交秘书处的标准格式，包括清样和说明两个部分。我局会务组负责将汇总稿分为清样和说明两部分分别印制成册，发给与会代表。

五、福建会议初步确定：12月16日（星期四）报到，17日（星期五）至18日公约讨论，19日（星期日）全国船员管理务虚会。

第三篇：婚姻法任务三

第 1 大题 单项选择题 4 分 1.(2分)男女双方自愿离婚的，婚姻登记管理机关在发给离婚证时，对于双方原来的结婚证，应当()。

1.由双方妥为保存

2.由婚姻登记管理机关注销

3.由婚姻登记机关监督自行销毁

4.交双方所在单位人事部门保存

正确答案：2 2.(2分)婚姻法规定，男女一方要求离婚的（1.）。须由有关部门进行调解

2.须向人民法院提出离婚诉讼

3.须经有关部门调解无效后向人法法院提出离婚诉讼

4.可由有关部门进行调解或直接向人民法院提出离婚诉讼

正确答案：4 3.(2分)中华人民共和国公民和外国人结婚，适用（）。

1.中华人民共和国法律

2.婚姻缔结地法律

3.该外国人的本国法律 4.当事人一方住所地法律

正确答案：2 4.(2分)解除收养关系后，未成年的养子女同生父母的权利义务关系（1.自行恢复

2.双方协商是否恢复

3.法院判决是否恢复

4.须经生父母同意后恢复

正确答案：1 5.(2分)在我国的香港地区，解除婚姻的方式有：（）。）。1.协议离婚

2.裁判离婚

3.两愿离婚

4.诉讼离婚

正确答案：4 6.(2分)夫妻约定财产制的有效方式须为（1.没有限制

2.或口头或书面）。3.口头形式

4.书面形式

正确答案：4 7.(2分)某甲与某乙已登记结婚，但未同居，也未举行婚礼。之后某甲后悔与某乙结婚，进行下列哪种行为后，婚姻关系才能解除？()。

1.调解

2.宣布婚姻无效

3.离婚

4.撤销结婚登记

正确答案：3 8.(2分)双方自愿离婚，但对子女抚养问题未达成协议的（）。

1.应按照诉讼程序处理

2.应按照行政程序处理

3.由男女所在单位处理

4.由人民调解委员会处理

正确答案：1 9.(2分)收养关系解除后，成年养子女与生父母及其他近亲属间的权利义务关系（）。

1.自行恢复 2.法院判决是否恢复

3.双方协商是否恢复

4.不必恢复

正确答案：3 10.(2分)我国公民甲与D国公民乙在C国结婚，根据我国法律，甲和乙的婚姻应适用：()。

1.中国法律

2.D国法律

3.我国与D国法律 4.C国法律

正确答案：4 第 2 大题 多项选择题 6 分 1.(3分)《婚姻法》第44条第1款规定，对遗弃家庭成员，受害人有权提出请求，居民委员会以及所在单位应当（）。

1.予以劝阻

2.予以调解

3.向法院起诉

4.予以拘留

正确答案：1,2 2.(3分)广义上，涉外婚姻家庭关系一般包括哪两种情况？（）。

1.主体涉外 2.内容涉外

3.婚礼涉外

4.地域涉外

正确答案：1,4 3.(3分)根据收养法的规定，具有下列哪些情形的，可依当事人一方的要求解除收养关系？()。

1.收养人不履行抚养义务，虐待未成年养子女

2.收养人不履行抚养义务，遗弃未成年养子女

3.养父母与未成年养子女关系恶化，无法共同生活

4.养父母与成年养子女关系恶化，无法共同生活

正确答案：1,2,4 4.(3分)下列属于破坏军婚罪的是（）。

1.明知是现役军人的配偶，而与其结婚

2.不知是现役军人的配偶，而与其结婚

3.明知是现役军人的配偶，而与其同居

4.不知是现役军人的配偶，而与其同居

正确答案：1,3 5.(3分)双方自愿离婚的条件是（）。

1.当事人双方确实真实自愿

2.双方对离婚后的子女问题已有适当处理

3.双方均已得到所在单位的同意 4.双方对离婚后的财产问题已有适当处理

正确答案：1,2,4 6.(3分)魏宏与赵兰1999年lO月结婚，2002年11月双方协议离婚，但在财产分配上发生争议。请判断，下列哪些财产属于夫妻一方的财产?（）。

1.魏宏婚前用复员费购买的婚后共同使用的一套组合家俱

2.赵兰婚前继承婚后共同使用和管理的三间房屋

3.1999年初魏宏的朋友赠与他的一部摄像机

4.赵兰创作但未最后定稿的多集电视连续剧手稿

正确答案：1,2,3 7.(3分)根据《婚姻法》第48条规定，对拒不执行下列哪些判决或裁定的，由人民法院依法强制执行？（）1.财产分割

2.遗产继承

3.探望子女

4.抚养费

正确答案：1,2,3,4 8.(3分)修正后的婚姻法将下列哪些原因作为夫妻感情确已破裂的法定理由（1.重婚或有配偶者与他人同居的

2.实施家庭暴力或虐待、遗弃家庭成员的

3.有赌博、吸毒等恶习屡教不改的

4.因感情不和分居满二年的

正确答案：1,2,3,4 9.(3分)以下情形，男方不得提出离婚：()。）。1.女方分娩后6个月内

2.女方在怀孕期间

3.女方中止妊娠后6个月内 4.女方分娩后一年内

正确答案：2,3,4 10.(3分)在收养关系中，当事人有()1.A、被收养人

2.送养人

3.收养人

4.。

公证机关

正确答案：1,2,3 第 3 大题 判断题 16 分 1.(2分)在中国封建主义婚姻家庭制度下，“出妻”是离婚的最主要的方式。（）

正确

错误 正确答案：正确 2.(2分)为了保证计划生育政策的执行，我国《收养法》规定，不管在什么情况下，无配偶的男性收养女性的，收养人与被收养人的年龄应当相差四十周岁以上。（）

正确

错误 正确答案：正确 3.(2分)离婚只能发生在双方当事人双方生存期间。（）

正确

错误 正确答案：正确 4.(2分)不同民族男女结婚后所生子女的民族从属问题的处理从习惯。（）

正确

错误 正确答案：错误 5.(2分)凡判决不准离婚和调解和好的离婚案件，没有新情况新理由，原告不得重新起诉的期限是3个月。（）

正确

错误 正确答案：错误 6.(2分)有行政程序和诉讼程序。

（）

正确

错误 正确答案：正确 7.(2分)根据相关规定，现役军人不准同外国人结婚。（）

正确

错误 正确答案：正确 8.(2分)根据我国《收养法》的规定，养父母与未成年养子女关系恶化，无法共同生活的，可以协议解除收养关系。（）

正确

错误 正确答案：错误 9.(2分)义绝是我国封建社会一种允许夫妻通过协议离异的法律制度。（）

正确

错误 正确答案：错误 10.(2分)根据我国《收养法》的规定，收养人必须是无生育能力且无子女的。（）

正确

错误 正确答案：错误 11.(2分)按照新疆维吾尔自治区的规定，关于法定婚龄的变通规定只适用于本区的少数民族，不适用于汉族。（）

正确

错误 正确答案：正确 12.(2分)依照《婚姻法》的规定，各级妇联、工会是实施社会救助的主体。（）

正确

错误 正确答案：错误 13.(2分)离婚调解书与离婚判决书具有同等的法律效力。（）

正确 错误 正确答案：错误 14.(2分)现役军人的配偶要求离婚，一律须征得军人同意，这是我国婚姻法对现役军人的特殊保护。（）

正确

错误 正确答案：错误 15.(2分)当事人依据婚姻法第十条规定向人民法院申请宣告婚姻无效的，申请时，法定的无效婚姻情形已经消失的，人民法院不予支持。（）

正确

错误 正确答案：正确 第 4 大题 问答题 0 分 1.(20分)监护的法律特征有哪些？

参考答案或提示：

监护的法律特征有：

1）被监护人一定不是具有完全民事行为能力的人。2）监护人一定是具有完全民事行为能力的人。3）监护人与被监护人之间的关系只能是亲属、朋友或行政上的隶属关系。4）监护人与被监护人之间依法产生权利义务关系。

第四篇：会议文件9.18

深圳航空有限责任公

司文件

深航发[2010]378号

关于加强中秋节和国庆节期间 公司安全保卫工作的通知

各分公司，各事业管理单位，各基地，各管理支持部门：

根据民航局有关做好中秋节、国庆节期间民航安全保卫工作的通知要求，围绕上海世博会安保、广州亚运会安保及公司安全大检查等重点，结合今年中秋节、国庆节（以下简称“两节”）特点，现就做好“两节”期间的安全保卫工作具体要求如下：

一、“两节”期间的安保工作任务

围绕公司《深圳航空有限责任公司上海世博会安全保卫工作实施方案》、《深圳航空有限责任公司广州亚运会亚残运会安全保卫工作实施方案》的安全总体目标，要求各级单位从严从细，落实局方及公司的各项安保工作措施，保障“两节”期间公司空防、消防、治安等各项工作正常。

二、安全保卫工作措施

（一）空防安全工作

1.目前，公司《深圳航空有限责任公司上海世博会安全保卫工作实施方案》、《深圳航空有限责任公司广州亚运会亚残运会安全保卫工作实施方案》等方案正在实施中，且部分工作已到了安全保卫工作的实战阶段。公司各一线生产单位要确保正在实施的各项工作按时限要求落实，严格执行“两节”及上海世博会中国馆馆日期间的安保工作措施，切实持续实施公司空防安全威胁预警等级的响应要求。

2.当班机长要加强对所执行航班空防工作的领导，全体空勤人员认真做好航前空防准备，熟悉预案，加大清舱和飞机监护力度。空中安全保卫人员应严格执行执勤程序和执勤纪律，切实提升各类非法干扰事件的处置能力。

3.公司配餐部、地面服务部、货运公司等一线生产保障单位，切实按照《航空保安手册》的相关规定及公司世博会安保、亚运安保方案的要求，确保货物、机供品、行李运输中各项空防措施的落实，特别是落实预警等级提升后的各项具体要求。

4.公司飞行部、维修工程部、运行中心、飞管部、乘务部、地面服务部、配餐部、保卫部、货运公司、分公司等一线部门要将近期民航连续遭到非法干扰的信息通报所属人员，切实提升全员的空防意识。

（二）地面安全保卫工作 1.各分公司，各基地，总部保卫部、配餐部、基建工程部、维修工程部、地面服务部、货运公司等重点防火单位，应结合此次消防安全大检查，切实抓好安全隐患“自查整改”和督导工作，消除或降低各类安全隐患，确保措施落实到位。

2.各分公司保卫分部应认真履行分公司安全保卫职能作用，结合9月30日前开展的消防、治安检查情况，识别、分析、控制各类危险源，制定具体的工作措施。

3.各分公司、各基地、总部维修工程部、配餐部、基建工程部等单位应加强所属危险品仓库、生产用油气储存管理，明确工作制度，落实责任人，全面彻底排查重点部位的安全隐患。

4.广州分公司、无锡分公司等有独立配餐业务的单位，重点加强配餐生产区域的管控工作，要不折不扣地落实配餐区域消防措施。

5.公司办公室加强机场控制区内及社会道面车辆运输安全管理，强化各种车辆驾驶人员的安全意识，落实车辆维护检查制度，确保公司所属车辆运行安全。

6.加强各办公区域、宿舍区域治安管控，放假前应确保门窗关闭，断开不必要的电源开关，办公室不存放大量现金及贵重物品。两节期间，公司将加大门卫管理，全体员工应自觉配合门卫检查。

三、工作要求

（一）各单位负责人是落实各项安保工作的第一责任人，要切实负起“管好自己的人、办好自己的事”的责任，要对本单位“两节”安全保卫工作做一次具体布置和检查，对发现的隐患迅速整改。

（二）结合“两节”期间节假日的特点，各单位要加强值班、备勤，应合理安排符合资质的值班备勤人员，遵守各项工作纪律，确保良好的工作状态。

（三）各单位应及时将公司各项安保方案和安全保卫形势通过会议、培训的方式传达至所属员工，切实提高全员的警惕性和责任意识，确保专项措施落实到具体岗位。

二〇一〇年九月二十五日

第五篇：酒店会议文件

会议类型

根据会议的性质和内容不同，会议又可以划分为以下几种类型：

A年会、B专业会议、C代表会议、D论坛、E座谈会、专题讨论会、F讲座、G研讨会、专家讨论会、讨论会、H专题讨论会、I培训性会议、J奖励会议、年会

A：年会

是就某一特定主题展开讨论的聚会，议题涉及政治、经贸、科学、教育或者技术等领域。年会通常包括一次全体会议和几个小组会议。年会可以单独召开，也可以附带展示会，多数年会是周期性的，最常见的周期是一年一次。参加年会全体会议的人员通常比较多，一般要租用大型宴会厅或者会议厅。小组会议上讨论的是具体问题，所租用的是小会议室。B：专业会议

专业会议的议题通常是具体问题并就其展开讨论，可以召开分会，也可以只开大会。就与会者人数而言，专业会议的规模可大可小。C：代表会议

顾名思义，代表会议指由代表某一利益群体的与会者参加的会议。代表会议的规模和出席人数差别很大。代表会议这个词在英文里的对等词是congress，最常在欧洲和国际活动中使用。从本质上讲，它与另一个英文词conference（会议）大致相同，但是在美国，congress这个词用来指立法机构，所以美国指代表会议时经常用conference 或convention。D：论坛

论坛的特点是反复深入的讨论，一般由小组组长或演讲者来主持。它可以有许多的听众参与，并可由专门小组成员与听众就问题的各方面发表意见和看法，两个或更多的讲演者可能持相反的立场，对听众发表讲演而不是互相讲给对方听。主持人主持讨论会并总结双方观点，允许听众提问。E：座谈会、专题讨论会

座谈会和专题讨论会比论坛要正式和严谨一些，由主持人或演讲人进行一种陈述讲演，有一些预定好的听众参加。与论坛相比，与会者在座谈会和专题讨论会中在平等交换意见的气氛和特征方面要弱一些。F：讲座

讲座更正式和更有组织一些，常由一位或几位专家进行个别讲演，讲座的规模可大可小。观众在讲座后可以提问，有时主办方也会不安排观众提问。G：研讨会、专家讨论会、讨论会

这类会议通常在主持人主持下进行，与会者参与较多，可以平等交换意见、分享知识和经验。这类会议一般在相对范围内进行，规模较小；当规模变大时，就演变成了论坛、讨论会或专题讨论会。H：专题讨论会

专题讨论会指为处理专门问题或特殊分配任务而进行的小组会议，与会者就某一议题进行学习和讨论、分享知识、技能和对问题的看法。I：培训会议

一般至少要用一天的时间，多则几周。这类培训会议需要特定场所，培训内容高度集中，由某个领域的专业培训人员教授。J：奖励会议

企业或公司为了表彰、奖励工作出色的员工、分销商或客户而举行的会议，它是企业或公司一种重要的激励手段。

一个会议室到底能坐多少听众，这由会议室的大小和形状、座位的摆放方式、出人口的位置、会议室内是否有柱子等因素来决定，同时也受参会的残障人士专用通道的多少影响。会展座位数量的确定非常重要，几乎所有的酒店和会议中心在对外的宣传资料中都会列明不同规格的会议室能容纳的人数。只要不是固定座位，会议室是可以随客户的要求调节座位的摆放的，因此同一个会议室可以组合成千变万化的会议模式。许多的酒店会采用计算机技术来完成设计，一般应用的软件包括：PCMA、Meeting Matrix和Room Viewer等。PCMA是专业会议管理协会的简称，他们设计了一种激光设备对会议室进行测量，打印平面图，进而确定会议布置空间的大小。经PCMA测量和核定了座位数量的会议室可以在广告上使用PCMA的印章。一般的会议室功能区包括主席台、听众区和发言区。部分会议室则不作明确区分，如圆桌会议室和会见式会议室。会场的布置类型可以是标准化的，也可以是个性化的。一般的标准化类型有：

1．剧院式

剧院式的摆放方式与电影院基本相同(见下图)，正前方是主席台，面向主席台的是一排排的观众(听众)席，观众席座位前一般不设桌子。剧院式的布置适合于例会和大型代表会等不需要书写和记录的会议类型。2．课堂式

课堂式与剧院式相似，不同的是课堂式的座位前方会摆放桌子以方便参会人员书写。也有一些剧院式会议厅采用座椅边隐蔽式或折叠式写字台为参会者提供方便，我们把这种形式的布置也归于课堂式。课堂式的布置适合用于专业学术机构举办的、具有培训性质的三亚会议。3．宴会式 宴会式是由大网桌组成，每个圆桌可坐5～12人。宴会式布置一般用于中餐宴会和培训会议。在培训性会议中，每个圆桌只会安排6人左右就座，这样有利于同桌人的互动和交流。4．鸡尾酒式

鸡尾酒式的布置比较灵活，没有一个固定的模式。鸡尾酒会一般不安排或仅安排少量座位，大家拿取食物后可自由走动交流。鸡尾酒式场地布置所能容纳的人数仅次于剧院式。5。U形

U形是指会议桌摆设成一面开口的U字形状，椅子放置在U字形办公桌周围；如需投影，投影机可以放在U形的开口处。相对于同一面积的会议室，这种形式的摆式所能容纳的人数最少。U形布置一般适合小型的、讨论型的会议。6．董事会形

董事会形也称为中空形(见下图)，会议桌摆成一个封闭的“口”字形状，椅子放置在“口”的外围。董事会形一般也只是用于小型的会议。

（除了以上常见的会场布置类型外，还会出现如T形、E形、多U形等。不管采用何种形式，会议室布置的目的都是为会议服务的，或方便进出、或增强沟通、或传递信息，在布置前一定要与会议策划者详细探讨。）在会场布置中还有一个重要的内容需要考虑…座位的编排。在一个严肃的会议上，座位是身份和地位的象征，不可随意乱坐。按国际惯例：右手边为上为主为大，左手边为下为次为小；距离主位越近，其席次和席位就越高；距离主位越远。其席次和席位就越低。根据这个原则，可以将座位进行编号，座位编号的方法是：首先确定主席台上是否放置座位，一般规格较高的会议可在主席台上安排主人和重要嘉宾就坐，第一嘉宾位(或主人位)通常位于主席台的正中。其次确定会议主持人座位，主持人座位可以靠近演讲台，以方便出入。然后再确定其他嘉宾和VIP听众座位。有时会议嘉宾没有分成三五九等，则可随嘉宾的意愿落座，主办方不用特意安排。最后是编排一般听众座位号，如无特殊要求．可让听众随意选择座位。

中小型的会议室，特别是酒店里的会议室地面通常会铺设地毯，这一方面是为了美观，另一方面可以降低行走时发出的噪音。大型会议室在主通道和主席台上铺设地毯，地毯颜色以红色为主．其目的是提升会议气氛。

会议茶歇对于一般的大型会议而言可能不需要，中、小型会议，特别是公司或者组织高层会议，会间茶歇是很重要的。茶歇的定义就是为会间休息兼气氛调节而设置的小型简易茶话会，当然提供的饮品可能不限于中国茶，点心也不限于是中国点心。

通常茶歇的准备包括点心要求、饮品要求、摆饰要求、服务及茶歇开放时间要求等等，一般不同时段可以更换不同的饮品、点心组合。大致上茶歇的分类是中式与西式。中式的饮品包括矿泉水、开水、绿茶、花茶、红茶、奶茶、果茶、罐装饮料、微量酒精饮料，点心一般是各类糕点、饼干、袋装食品、时令水果、花式果盘等等。西式茶歇饮品一般包括各式咖啡、矿泉水、低度酒精饮料、罐装饮料、红茶、果茶、牛奶、果汁等等，点心有蛋糕、各类甜品、糕点、水果、花式果盘，有的还有中式糕点。