行政机关办会基本知识

第一篇：行政机关办会基本知识

行政机关办会基本知识（2009年12月）

一、会议概述

（一）会议的涵义与作用

组织会议，简称“办会”，是办公室或秘书工作的重要内容之一。什么是会议?简单地说，三个人以上、聚合在一起、就某个或某些议题进行讨论、研究和解决，就是会议。会议是沟通信息、协调关系、集思广益、制定计划、科学决策的重要手段。

通常，召开会议需要一定的时间，在一定的地点，正式的会议还要冠以能反映会议内容、性质、人员、时间、地点等完整而确切的名称。

1、会议可按不同的标准划分为不同的类别。会议的种类非常多,如:有党代会、人代会、专题会、现场办公会、联席会、总结会、表彰会、座谈会、电视电话会等等。

2、会议的作用。会议的作用：一是有利于集实行体领导；二是有利于执行党的民主集中制原则；三是有利于沟通思想，统一认识，协调工作；四是有利于指导和推动工作的顺利开展。

（二）会议的要素及特点

一般来说，会议有六个要素，即：与会者、主持人、议题、名称、时间、地点。

会议的基本特点：一是必须合法；二是必须有一定议题；三是必须有一个最低人数临界点；四是与会者有平等发表意见的机会；五是会议的目的；六是要有组织、有领导的举行会议。

二、会前准备

在领导确定了会议诸要素以后，办公室或者秘书就应着手做准备工作了。会前准备很重要，不允许有丝毫的疏漏和差错。会前准备充分是会议成功的保证。

（一）会议计划和成本预算

1、会议计划（会议方案）。

首先，会议计划应明确会议的目的和任务，确定会议的名称、出席对象、主持人、规模、规格、召开时间、需用时间、地点、议程等，即会议六要素的具体化。

其次，会议计划应明确会议应做哪些准备工作，如需用哪些文件，会场怎样布臵，是否需要食宿、车辆，是否安排参观、文化娱乐等其他活动。

再次，决定会议的工作人员和服务人员，必要时成立筹备组、会务组、临时秘书处或筹备委员会。

会议计划由办公室（或者是指定的科室、部门）、会议秘书组或者秘书拟订、提出，总体要求是越详细越好。经领导审核批准后再由会议各工作组或秘书秘书处组织人员分头按计划执行。

2、会议成本预算。一般来说，会期超过一天的会议，必须计算成本，作出预算。

（二）文件准备

较重要的会议都需要事先准备会议文件。会议文件有两大类：一类是供会上学习参考的文件资料。另一类就是会议本身所产生的文件。

会前需要准备的文件大致有以下9个方面：

1、会议须知。会议须知是向与会人员提供的、使与会人员了解掌握会议全过程安排的会议文件。内容一般包括会议议程、分组讨论安排、作息时间、食宿安排、活动安排、纪律要求、会务组织等。

2、主持辞。主持辞是主持会议的领导引导会议按照预定程序进行的用稿。内容大体包括七方面：

（1）对会议主题或主要内容进行说明；

（2）对会议议程和会议目的进行说明；

（3）介绍会议组成人员情况（要注意准确介绍参会领导的职务，有规范要求）；

（4）对会议纪律和要求作强调；（5）引导会议按照议程有序进行；

（6）对会议进行阶段小结或总结；

（7）对会务组织或有关人员表示肯定和感谢。

3、致辞。也可叫作祝词。它是泛指对人、对事表示祝贺的言辞或文章。我们这里讲的是指对会议表示祝贺的言辞或文章。致辞一般对象是事情未果，表示祝愿、希望的意思。致辞篇幅简明扼要，带有礼仪性质。内容大体包括四方面：

（1）对会议的召开或在本地召开表示祝贺和欢迎；（2）对会议的重要意义表示肯定；

（3）介绍本地的主要情况以及本地涉及会议主题的主要做法、经验和不足；

（4）预祝会议成功并对与会人员表示祝愿。

4、开幕词。一般针对大型或比较庄重的会议来准备。开幕词是会议开始时会议主席所作的发言稿，一般带有预告及礼仪性质，比较简短。内容大体包括三方面：

（1）对来宾和与会人员表示欢迎。

（2）对会议的内容、任务、目的作简要介绍。

（3）预祝会议成功。

5、工作报告。工作报告是会议的主要文件，其中的主要内容往往是会议讨论的中心议题。工作报告必须有实质性的内容，既可以是对前阶段工作成果、经验、缺点的回顾与总结，也可以是对后阶段工作提出计划、预算、部署或展望。工作报告既要全面，又要重点突出。篇幅一般较长，几千字到几万字不等，视内容而定。

6、发言稿。这里指的是除工作报告之外的其他与会者的发言稿。发言稿也要有具体的内容，但不像工作报告那样面面俱到。有些会议对发言时间有限定，发言稿一般不宜太长。

7、闭幕词。一般针对大型或比较庄重的会议来准备。

8、会议总结。单独形成会议总结的会议很少，一般可安排在领导会议结束时的讲话中作一总结性的归纳；也可由主持人在主持辞中 作一总结性的归纳。会议总结既要对会议全过程的基本情况以及会议特点、成效和不足进行归纳，也要对贯彻落实会议精神以及下步主要工作进行要求和部署。

9、其他会议文书。除上述需要准备的文件之外，还必须准备好会议所用的技术性、程序性文书材料，如：会议通知、与会人员名单、席位卡、通讯录、车辆调度表、奖牌证书、会议证件等等。

（三）会场准备

对会场的要求总体是：整洁、安静、明亮、空气流通、大小适宜、一应设备齐全、利于安全和保密。具休要求如下：

1、会场布臵。会场是否舒适,会影响到会议的效果,要考虑周到，妥善布臵。

2、主席台席位。按我国传统习惯左为首右为次。（具体详见图例）

3、会场设施。

4、其他准备。

（四）会议通知

会前一切准备就绪之后，就应及时发送会议通知，以便与会人员提前做好准备。会议通知一般分书面通知和口头通知两种。书面通知态度庄重严肃，备忘性好，参加人数较多或比较庄重的会议，宜发书面通知。口头通知特别是电话通知，应拟一个电话通知稿，以便简明、扼要、完整地进行通知。重要会议的通知发出后，应及时检查并进行落实。本单位的小型会议，可采用口头、电话等方式通知；全局性、邀请外单位或跨地区的会议必须寄送书面通知，有的邀请性会议则可寄送请柬或邀请信。

会议通知上应写明下列内容：

1、会议是正式通知或是预通知；

2、会议经哪一级同意召开或根据什么召开；

3、会议名称和主要议题（内容）。

4、会议报到、召开的时间、会期或地点(会址)。

5、参加对象（分类说明）。

6、须作什么准备。

7、相关要求（下延通知、回执、纪律、报道、乘车等）。

8、召集单位署名、通知发出日期，加盖公章。

一个会议通知是否写得齐全完整，主要评价标准：会议通知发出之后，除反馈参加名单外，没有任何一个单位来电咨询关于开会的有关内容。

（五）预定食宿

本单位召开会议，一般都不会安排食宿，至多有的单位年终大会会安排职工聚餐。但本系统或全局性、跨地区的会议一般都要安排食宿。兵马未动，粮草先行。一次会议的成功举办，食宿安排得是否恰当也是很关键的。此项工作需要注意的是：

1、必须提前预定。

2、便于集中管理。

3、坚持量力而行。

4、把握不同需求。

三、会中服务

会中服务，是召开会议的实质性环节，在这一环节中，既要认真组织落实好既定的会议方案（各项议程），又要了解和掌握会议过程中出现的新情况、新问题并及时加以解决，同时还要超前考虑会后的跟踪落实事宜。需要做的工作主要有：

（一）会议报到。会议报到是指需要集中住宿的中大型会议的与会者到达指定地点并由会务人员或办公室进行统一接待的过程。报到是会议秘书部门准确掌握与会人员到会情况并实施组织的重要一环。对于应该报到而未及时报到的，应注意催促。报到完毕后，应汇总情况，向会议领导报告。需注意事项有：

1、进行报到登记。

2、分发会议须知（会议方案）、相关会议文件材料或纪念品，未尽事项或其他需要告知与会者的事宜进行当面交代。

3、按照事先与住宿点联系排布好的房号安排入住。

4、进行报到情况汇总。

（二）会场服务。是指正式召开会议期间会议工作班子或办公室所开展的涉及政务和事务服务全过程。内容主要包括会议签到、分发材料、起用会场一应设施、供水、会议司仪、收集汇总意见、会议记录、制发会议简报等。

1、会议签到。要备有专门的签到册，注明到会人员的单位、姓名、职务，会后应作为会议资料存档备查。要根据会议场所门厅设计来安排签到席，并指定专人负责。

2、分发材料。可由负责会议签到的人员一并完成。

3、起用会场一应设施。需提前到场检查并开启、放臵。

4、供水。根据会议实际需要确定用水、用茶或其他饮料，并安排专人负责。

5、会议司仪。比较庄重的会议应考虑安排专门的司仪，并为其准备好司仪稿。同时要根据会议性质选择好司仪的着装。

6、收集汇总意见。安排有讨论的会议，应指定专人参加讨论负责收集与会人员的意见建议，讨论结束后及时进行整理汇总提交会议主席或主持人，以供会议表决或供会后决策使用。

7、会议记录。会议记录是有关会议情况的笔录。一般用于比较重要和正式的会议，并使用专门的记录簿。它的作用在于正确反映会议情况，以作为整理会议文件、总结经验、研究工作等存查备考的一种历史资料。比较重要的会议都有两个以上的记录员。

8、制发会议简报。制发会议简报，主要是针对大中型会议而言，且会议一般安排分组讨论。会议简报是报道、交流有关重要会议内容和情况的简报。这类简报专门报道会议期间的情况：包括会议进程、讨论内容、与会者提出的问题、建议以及会议的决议事项等。

（三）活动组织。

（四）就餐安排。

四、会后跟踪 一次成功的会议，不能仅仅看会议的准备和会议期间的服务质量，而会后的跟踪服务、督促检查工作往往更为重要。这是体现办公室或秘书人员助手作用的重要方面。

会后跟踪服务、督促检查工作主要是针对会议决定事项和其他会议要求事项。可采用重点督查或专项督查的方式。跟踪服务、督促检查可用情况专报的方式报告给领导，必要时要提出处理意见供领导参考。

第二篇：行政机关办会基本知识

行政机关办会基本知识

一、会议概述

（一）会议的涵义与作用

组织会议，简称“办会”，是办公室或秘书工作的重要内容之一。

什么是会议?简单地说，三个人以上、聚合在一起、就某个或某些议题进行讨论、研究和解决，就是会议。会议是沟通信息、协调关系、集思广益、制定计划、科学决策的重要手段。

通常，召开会议需要一定的时间，在一定的地点，正式的会议还要冠以能反映会议内容、性质、人员、时间、地点等完整而确切的名称。

1、会议可按不同的标准划分为不同的类别。会议的种类非常多,如:有党代会、人代会、专题会、现场办公会、联席会、总结会、表彰会、座谈会、电视电话会等等。

2、会议的作用。会议的作用：一是有利于集实行体领导；二是有利于执行党的民主集中制原则；三是有利于沟通思想，统一认识，协调工作；四是有利于指导和推动工作的顺利开展。

（二）会议的要素及特点 一般来说，会议有六个要素，即：与会者、主持人、议题、名称、时间、地点。

会议的基本特点：一是必须合法；二是必须有一定议题；三是必须有一个最低人数临界点；四是与会者有平等发表意见的机会；五是会议的目的；六是要有组织、有领导的举行会议。

二、会前准备

在领导确定了会议诸要素以后，办公室或者秘书就应着手做准备工作了。会前准备很重要，不允许有丝毫的疏漏和差错。会前准备充分是会议成功的保证。

（一）会议计划和成本预算

1、会议计划（会议方案）。

首先，会议计划应明确会议的目的和任务，确定会议的名称、出席对象、主持人、规模、规格、召开时间、需用时间、地点、议程等，即会议六要素的具体化。

其次，会议计划应明确会议应做哪些准备工作，如需用哪些文件，会场怎样布置，是否需要食宿、车辆，是否需要宣传报道、是否安排参观、文化娱乐等其他活动。

再次，决定会议的工作人员和服务人员，必要时成立筹备组、会务组、临时秘书处或筹备委员会。会议计划由办公室（或者是指定的科室、部门）、会议秘书组或者秘书拟订、提出，总体要求是越详细越好。经领导审核批准后再由会议各工作组或秘书组组织人员分头按计划执行。

2、会议成本预算。一般来说，会期超过一天的会议，必须计算成本，作出预算。

（二）文件准备

较重要的会议都需要事先准备会议文件。会议文件有两大类：一类是供会上学习参考的文件资料。另一类就是会议本身所产生的文件。

会前需要准备的文件大致有以下9个方面：

1、会议须知。会议须知是向与会人员提供的、使与会人员了解掌握会议全过程安排的会议文件。内容一般包括会议议程、分组讨论安排、作息时间、食宿安排、活动安排、纪律要求、会务组织等。

2、主持辞。主持辞是主持会议的领导引导会议按照预定程序进行的用稿。内容大体包括七方面：

（1）对会议主题或主要内容进行说明；

（2）对会议议程和会议目的进行说明；

（3）介绍会议组成人员情况（要注意准确介绍参会领导的职务，有规范要求）；

（4）对会议纪律和要求作强调；（5）引导会议按照议程有序进行；

（6）对会议进行阶段小结或总结；

（7）对会务组织或有关人员表示肯定和感谢。

3、致辞。也可叫作祝词。它是泛指对人、对事表示祝贺的言辞或文章。我们这里讲的是指对会议表示祝贺的言辞或文章。致辞一般对象是事情未果，表示祝愿、希望的意思。致辞篇幅简明扼要，带有礼仪性质。内容大体包括四方面：

（1）对会议的召开或在本地召开表示祝贺和欢迎；（2）对会议的重要意义表示肯定；

（3）介绍本地的主要情况以及本地涉及会议主题的主要做法、经验和不足；

（4）预祝会议成功并对与会人员表示祝愿。

4、开幕词。一般针对大型或比较庄重的会议来准备。开幕词是会议开始时会议主席所作的发言稿，一般带有预告及礼仪性质，比较简短。内容大体包括三方面：

（1）对来宾和与会人员表示欢迎。

（2）对会议的内容、任务、目的作简要介绍。

（3）预祝会议成功。

5、工作报告。工作报告是会议的主要文件，其中的主要内容往往是会议讨论的中心议题。工作报告 必须有实质性的内容，既可以是对前阶段工作成果、经验、缺点的回顾与总结，也可以是对后阶段工作提出计划、预算、部署或展望。工作报告既要全面，又要重点突出。篇幅一般较长，几千字到几万字不等，视内容而定。

6、发言稿。这里指的是除工作报告之外的其他与会者的发言稿。发言稿也要有具体的内容，但不像工作报告那样面面俱到。有些会议对发言时间有限定，发言稿一般不宜太长。

7、闭幕词。一般针对大型或比较庄重的会议来准备。

8、会议总结。单独形成会议总结的会议很少，一般可安排在领导会议结束时的讲话中作一总结性的归纳；也可由主持人在主持辞中作一总结性的归纳。会议总结既要对会议全过程的基本情况以及会议特点、成效和不足进行归纳，也要对贯彻落实会议精神以及下步主要工作进行要求和部署。

9、其他会议文书。除上述需要准备的文件之外，还必须准备好会议所用的技术性、程序性文书材料，如：会议通知、与会人员名单、席位卡、通讯录、车辆调度表、奖牌证书、会议证件等等。

（三）会场布置 会场布置主要包括：会标的书写，主席台的设置，与会人员座席的安排，会场设备设施，以及鲜花绿色植物等。

会场的要求总体是：整洁、安静、明亮、空气流通、大小适宜、一应设备齐全、利于安全和保密。会场是否舒适,会影响到会议的效果,要考虑周到，妥善布置。具休要求如下：

1、会标，是会议的标志，会标书写要端正、醒目、大方。一般用红底白字，以楷体或美术字体为好。会标悬挂要适中、得体。

2、主席台，是会场布置的重点。主席台席位的排列，按我国传统习惯是：左高右低，前排高于后排，中央高于两侧。（具体详见图例）

3、与会人员座席安排是会场的主体，座席是布置成报告式、还是座谈式、或其他形式，要根据会议内容和会议的人数多少来确定。

4、会场设施，如：音响、话筒调试、录音、放音、录像、摄影、投影仪、放映机、灯光照明等等。

（四）会议通知

会前一切准备就绪之后，就应及时发送会议通知，以便与会人员提前做好准备。会议通知一般分书面通知和口头通知两种。书面通知态度庄重严肃，备 忘性好，参加人数较多或比较庄重的会议，宜发书面通知。口头通知特别是电话通知，应拟一个电话通知稿，以便简明、扼要、完整地进行通知。重要会议的通知发出后，应及时检查并进行落实。本单位的小型会议，可采用口头、电话等方式通知；全局性、邀请外单位或跨地区的会议必须寄送书面通知，有的邀请性会议则可寄送请柬或邀请信。

会议通知上应写明下列内容：

1、会议是正式通知或是预通知；

2、会议经哪一级同意召开或根据什么召开；

3、会议名称和主要议题（内容）。

4、会议报到、召开的时间、会期或地点(会址)。

5、参加对象（分类说明）。

6、须作什么准备。

7、相关要求（下延通知、回执、纪律、报道、乘车等）。

8、召集单位署名、通知发出日期，加盖公章。

一个会议通知是否写得齐全完整，主要评价标准：会议通知发出之后，除反馈参加名单外，没有任何一个单位来电咨询关于开会的有关内容。

（五）预定食宿

本单位召开会议，一般都不会安排食宿，但本系 统或全局性、跨地区的会议一般都要安排食宿。兵马未动，粮草先行。一次会议的成功举办，食宿安排得是否恰当也是很关键的。此项工作需要注意的是：

1、必须提前预定。

2、便于集中管理。

3、坚持量力而行。

4、把握不同需求。

三、会中服务

会中服务，是召开会议的实质性环节，在这一环节中，既要认真组织落实好既定的会议方案（各项议程），又要了解和掌握会议过程中出现的新情况、新问题并及时加以解决，同时还要超前考虑会后的跟踪落实事宜。需要做的工作主要有：

（一）会议报到。会议报到是指需要集中住宿的中大型会议的与会者到达指定地点并由会务人员或办公室进行统一接待的过程。报到是会议秘书部门准确掌握与会人员到会情况并实施组织的重要一环。对于应该报到而未及时报到的，应注意催促。报到完毕后，应汇总情况，向会议领导报告。需注意事项有：

1、进行报到登记。

2、分发会议须知（会议方案）、相关会议文件材料或纪念品，未尽事项或其他需要告知与会者的事宜 进行当面交代。

3、按照事先与住宿点联系排布好的房号安排入住。

4、进行报到情况汇总。

（二）会场服务。是指正式召开会议期间会议工作班子或办公室所开展的涉及政务和事务服务全过程。内容主要包括会议签到、分发材料、起用会场一应设施、供水、会议司仪、收集汇总意见、会议记录、制发会议简报等。

1、会议签到。要备有专门的签到册，注明到会人员的单位、姓名、职务，会后应作为会议资料存档备查。要根据会议场所门厅设计来安排签到席，并指定专人负责。

2、分发材料。可由负责会议签到的人员一并完成。

3、起用会场一应设施。需提前到场检查并开启、放置。

4、供水。根据会议实际需要确定用水、用茶或其他饮料，并安排专人负责。

5、会议司仪。比较庄重的会议应考虑安排专门的司仪，并为其准备好司仪稿。同时要根据会议性质选择好司仪的着装。

6、收集汇总意见。安排有讨论的会议，应指定专 人参加讨论负责收集与会人员的意见建议，讨论结束后及时进行整理汇总提交会议主席或主持人，以供会议表决或供会后决策使用。

7、会议记录。会议记录是有关会议情况的笔录。一般用于比较重要和正式的会议，并使用专门的记录簿。它的作用在于正确反映会议情况，以作为整理会议文件、总结经验、研究工作等存查备考的一种历史资料。比较重要的会议都有两个以上的记录员。

8、制发会议简报。制发会议简报，主要是针对大中型会议而言，且会议一般安排分组讨论。会议简报是报道、交流有关重要会议内容和情况的简报。这类简报专门报道会议期间的情况：包括会议进程、讨论内容、与会者提出的问题、建议以及会议的决议事项等。

（三）活动组织。

（四）就餐安排。

四、会后跟踪

一次成功的会议，不能仅仅看会议的准备和会议期间的服务质量，而会后的跟踪服务、督促检查工作往往更为重要。这是体现办公室或秘书人员助手作用的重要方面。

会后跟踪服务、督促检查工作主要是针对会议决 定事项和其他会议要求事项。可采用重点督查或专项督查的方式。跟踪服务、督促检查可用情况专报的方式报告给领导，必要时要提出处理意见供领导参考。

第三篇：行政机关公文基本知识

行政机关公文基本知识

——苗绘

一、公文的概念

《国家行政机关公文处理办法》规定：行政机关的公文是指行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

二、公文种类

公文种类，即可根据公文功能属性进行的分类，简称文种。文种具有概括表明公文性质、行文方向和行文目的的重要作用。目前，可划分为15种，即决议、决定、命令(令)、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。

可以用于向下级机关行文的文种占了大多数，主要有：决议、命令（令）、决定、通知、通报、批复、会议纪要等。

上行文文种主要有意见、报告和请示。

平行文文种主要包括函、议案、意见。

泛行文文种常用的是通告、公告。

三、公文要素

公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关、印发日期和页码等部分组成。

四、行文规则

行文规则是指机关行文中必须遵循的行为规范，包括坚持公文处理原则、正确处理行文关系、准确把握行文方向、以恰当的行文方式行文等。

（一）机关内设机构除办公室外，不得对外正式行文。

（二）政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。

（三）同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下级政府可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。

（四）请示须“一文一事 ”，并只写一个主送机关，不得抄送其他下级机关，不主送领导个人，不越级请示。报告不得夹带请示事项。

五、公文格式

（一）纸型

行政机关公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。公文页面设置参数为：上下左右边距各2.5CM，段落为多倍行距1.25。

（二）字体

发文机关标识用小于10号小标宋体，具体字号以醒目美观为原则酌定。

标题用2号小标宋体。

秘密等级和保密期限、紧急程度及“主题词”三字用3号黑体。

签发人（或会签人）姓名用3号楷体。

主题词词目、“签发人”3字、发文字号及主送机关、正文、成文时间、附件说明、附注、抄送（抄报）机关以及印发（翻印）机关、日期、份数和翻印范围等均用3号仿宋体，一般不使用其他字体。如有需要一级标题使用黑体。

全文一律不加粗字体。

标点符号一律使用全角标点。

六、撰写公文应注意事项

（一）密级

涉及国家秘密的公文应在公文首页右上角标明密级程度和保密期限。密级和保密期限之间用实心“★”隔开，如：机密★一年。其中，“绝密”、“机密”级公文还应当在首页左上角标明份数序号。有紧急程度的文件还应在密级下面标注“特急”或“急件”字样。

（二）发文机关标识

行政机关公文版头（即发文机关标识）由发文机关全称或规范化简称及一条红色横线组成。若为“发”号公文则需在发文机关名称后加“文件”两字。联合行文时，主办机关排列在前，如联合行文机关过多，必须保证文件首页显示正文（主送机关不算正文）。除明电外，发文机关标识必须用红色标识。

（三）发文字号

如果是几家单位联合行文，只标注主办机关的发文字号即可。

（四）签发人

上行文应当注明签发人姓名。

（五）标题

“发”号公文应当在公文标题上标明发文机关，其他公文不需标明。行政机关公文多行标题的排列方式一般是正梯形或倒梯形。

（六）主送机关

除公告、通告外，公文应当标明主送机关。有些不便于在公文首页列出主送机关的公文（如政府令、会议纪要等），主送机关可置于公文主题词之下，抄送（抄报）机关之上。

（七）正文

正文中的结构层次序数的标法：第一层为“

一、”第二层为“

（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。如有需要一级标题使用黑体，其它层次字体不变。

（八）成文日期

行政机关成文日期一律用数字写全称，如：2014年5月21日。

（九）印章

印章是权力和职责的凭证，是公文生效的标志。除会议纪要和以电报形式发出的公文外，都应加盖公章。行政机关加盖印章代替署名。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，所有发文机关都应加盖印章。

（十）附注

正文内容之外需要说明的其它事项可用附注。附注应在成文日期下一行，居左空2字加圆括号标注。请示、报告中联系人和联系电话可标注于此。

（十一）公文版记

版记是公文的最后一个要素，始终放在公文的最后一页置于最后一行。

特别注意：

1、公文标题中运用标点符号有一项特殊的原则要在拟写公文标题时认真遵守，即：公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用任何标点符号。

2、正文内引用公文时，应先引标题，后引公文字号。

七、关于印发、批转、转发的公文

（一）通常是“印发”本级机关的，“批转”下级机关的，“转发”上级和不相隶属机关的。

（二）被印发、批转和转发的文件，不是附件。

（三）被批转、转发的文件，经处理以后，只保留原文件的标题、正文、成文机关、成文日期，不可保留被批转和转发机关的印章。

（四）印转类通知标题中可出现两个文种名称，如转发“意见”或“函”。但标题不宜出现一个以上的“关于”或“通知”。

（五）拟定层层转发的公文标题时，为避免出现多个“关于”或“通知”，有两种处理方法：一是采用“复转”字样，如：县政府复转国务院关于印发×××的通知。二是采用转发公文字号的方式，如：旗政府转发国发„2010‟×××号文关于×××的通知。

第四篇：办会须知

办会须知

筹备组织会议是机关的一项基础性工作，是每个机关工作人员必须掌握的基本技能。在现行的政务运行机制中，会务工作十分重要，涉及的事项繁琐，每个细节都必须力求尽善尽美。本人简单梳理了一个《办会须知》，供大家在日常会务工作中借鉴参考。

一、会议的分类

常见的会议类别比较繁多，对会议进行分类是一件比较困难的事情，目前还没有统一的标准，常见的会议分类有：

1、按照举办单位划分，可分为公司类会议、协会类会议、组织类会议（典型代表是政府机构会议）。

2、按会议规模划分，可分为小型会议、中型会议、大型会议及特大型会议。

3、按照会议活动特征划分，可分为商务型会议、度假型会议、展销类会议（商品交易会、展销会、展览会）、专业学术会议、政治性会议、培训会议

4、按照会议形式划分，可分为传统会议、电视电话会议、网络视频会议。

二、会议的一般流程

各种会议的流程有很大的区别，现在以全省性商务工作会议为主要参照物，简要概括会议的一般流程。

（一）会议的提出。一项工作，是否需要通过会议的形式来传达、部署、研究、落实、解决，筹办方必须首先有明确的意见。有时候，会议的提议也直接来自于领导的布置。会议提出者或组织者一般需要先拟定“会议方案”。

（二）会议的申请。会议的申请，主要指拟召开会议的部门（单位或个人）向上级请示，厅机关内部的请示可以用呈批件的形式报厅领导审定（附会议方案）。需提请省政府同意召开的会议，必须正式行文上报。

（三）会议筹备。会议经同意后，就进入实质性的筹备阶段。

1、落实会场。如涉及到分组讨论，需准备分会场。

2、下发会议通知。一般必须有以下内容：召开会议的背景、时间、地点、参加人员、会议内容、有关要求（上报名单、明确是否收费、是否安排住宿等）。会议通知现在可

以通过政务通下发，并加上短信提醒，如发传真，请确认对方是否收到。

3、收集参会名单。一般以传真方式收集为妥，以备查。

4、编印会议须知。主要包括目录、会议议程、会议作息时间表、参会名单（住宿安排）、分组讨论安排、乘车安排、用餐安排、会议座位表、注意事项等等。

5、会场的布置。会标（横幅、背景板、投影板）、主席台布置（鲜花摆放、话筒调试、发言台）、席位牌（制作和摆放）。会见座谈类会议，一般在席位上备好铅笔和信签纸。座位按约定俗成的习惯规范进行排序。

6、会议材料的准备。领导讲话、主持词、各类经验交流和会议参阅材料，及会议材料的印制、装袋（配笔和本子）。

7、新闻媒体邀请。根据需要决定。

8、落实有关后勤保障。用车、用餐、住宿；涉及到省外参会代表，安排接机（站）；会议纪念品。

（四）会议现场工作

1、会议报到。签到、分发会议材料、安排食宿。

2、会议入席引导。迎候领导和引导参会代表入席。

3、会议录音。如由录音师（音响师）录音，需提供会议议程，并作交代。

4、会议摄像、摄影。

5、会议记录。

6、涉及表彰的事项。奖牌（证书）提前制作带入会场，落实领奖人员和上台领奖排序。

（五）会后有关工作

1、清理会场。涉密会议材料收回或按规定办理，遗留在会场的材料统一清理。

2、后勤保障。省外参会代表会后的有关安排及送机（站）、清退会议代表住房、会场租金及食宿结账。

3、整理录音。重点是出席会议领导的讲话。

4、整理会议纪录。根据需要印发会议纪要。

5、会议代表的意见反馈及处理。

6、根据实际情况印制代表通讯录，常见于召开系统内分口的专项工作会议

7、领导交办的其他事项。

三、有关材料的准备

1、拟定会议的方案。会议方案是会议顺利组织的基础，也是汇报召开会议思路时常用的书面材料。会议方案主要包括会议召开的缘由、目的、任务、时间、地点、参会对象、主要内容、议程及会务组织分工等等。

2、会议领导讲话。另行介绍。

3、会议主持词。

4、有关经验交流与参阅材料。根据会议安排确定。

四、会务接待有关礼仪

1、主席台席位的摆放。当领导同志人数为单数时，1号首长居中，2号首长排在1号首长左边，3号首长排右边，其他依次排列；当领导同志人数为双数时，1号首长、2号首长同时居中，1号首长排在居中座位的右边，2号首长排左边，其他依次排列。

2、关于签字仪式的座次安排。签字双方主人在左边，客人在主人的右边。双方其他人数一 般对等，按主客左右排列。

3、关于乘车的座次安排。小轿车1号座位在司机的右后边，2号座位在司机的正后边，3号座位在司机的旁边。（如果后排乘坐三人，则3号座位在后排的中间）。中轿主座在司机后边的第一排，1号座位在临窗的位置。

4、关于宴席座次的安排。宴请客人，一般主陪在面对房门的位置，副主陪在主陪的对面，1号客人在主陪的右手，2号客人在主陪的左手，3号客人在副主陪的右手，4号客人在副主陪的左手，其他可以随意。

附件：座位安排图表（略）

第五篇：行政部门办会流程

办 会 流 程

根据区政府工作规则的有关规定，需要提交区政府协调办会的议题，需提前五个工作日报办公室，由行政办公室报区政府办。

1、筹备方案

由承办会议科室负责拟定会议方案。内容主要包括：会议名称、主办单位、协办单位、时间地点、会议议程、出席领导、参加人员、列席人员、座次安排、文件资料、发言、颁奖、经费预算、新闻报道、会场布置、筹备分工等。

2、会场准备

承办科室要根据需求提前与政府办预定会议室，做好会场准备。提前熟悉会场，根据会议性质在主席台背景处布置党徽或红旗，悬挂会标，摆放花卉，摆放桌椅等。大型会议印制座席表或摆放桌签，小型会议摆放桌签。会场内音响、话筒、灯光等设备应提前进行调试，确保使用正常。会场应于会前一小时准备到位，特殊情况下最迟应于会前半小时准备到位。

3、文字材料

承办科室负责起草会议相关材料，主要包括：领导讲话、相关文件、主持词等。由各科科长负责对上会材料格式及文字进行初审，汇报内容要高度凝炼。办公室负责对需上会材料格式及文字进行二次审核。主要负责同志对材料严格把关，审核后报送至区政府秘书科（需交由区政府常务会研究的议题材料，要按照规范版式印制后报送给区政府办公室，模板附后）。

4、落实人员及会议签到

承办科室负责收集与会人员名单，重点是参会领导名单拟制出席人员报名情况,向有关领导报告，与会前30分钟，在会场门前签到，签到结束后，应及时汇总参会人数，向会议主持人报告。

5、会后资料归档

承办会务科室负责做好会议录音和记录，制发会议纪要（常务会议纪要须报送区政府办公室主要负责同志审核后，呈区政府主要领导审定），会后要做好文字、电子材料归档、留存工作。

6、信息报送

会后承办科室将审核后的信息、新闻稿电子版发送给至行政办公室，由行政办公室报区政府办，并上传至“和平门户网”及“和平区政府信息公开网”，向社会公开。