办文、办会、接待规范

第一篇：办文、办会、接待规范

宣办发〔2008〕 号

关于印发《中共宣威市委办公室关于公文办理 的规定》《中共宣威市委办公室关于承办 市委大中型会议的规定》《中共宣威市 委办公室关于安排市委领导参加 公务活动的规定》的通知

各乡（镇）党委、街道党工委，市直各部委办局、企事业单位、人民团体党委（党组、总支、支部）：

经市委领导同意，现将《中共宣威市委办公室关于公文办理的规定》、《中共宣威市委办公室关于承办市委大中型会议的规定》、《中共宣威市委办公室关于安排市委领导参加公务活动的规定》印发你们，请遵照执行。

中共宣威市委办公室

2008年5月4日 中共宣威市委办公室关于公文办理的规定

根据《中国共产党机关公文处理条例》和《中共云南省委办公厅关于公文办理的规定》、《中共曲靖市委办公室关于公文办理的规定》，为进一步提高市委办公室办文质量和效率，促进办文工作的规范化、制度化、程序化，特制定本规定。

一、办理范围

市委办公室主要办理如下公文：

（一）中央、省委、曲靖市委下发的需要办理的文件；

（二）曲靖市委工作部门下发需要办理的文件、电报、信函；

（三）需以市委、市委办公室名义印发的文、电、函；

（四）需要以市委、政府及其办公室名义联发的文、电、函；

（五）市人大常委会、市政府、市政协党组的报请性公文；

（六）乡（镇、街道）、市直部门党委（党组、总支、支部）的报请性公文；

（七）市外县（市、区）党委给市委的需要办理的文、电、函；

（八）领导交办的其他公文。

二、办理原则

运转快速、内容真实、用语准确、把关严格、行文规范、安全保密。

三、办理程序

乡（镇、街道）、部门党委（党组、总支、支部）向市委或市委办公室报送的请示、报告和会议类公文，由市委办公室综合科会商有关部门按照拟办意见办理后按程序报批。需市委领导出席的会议、活动及外事类公文由秘书科办理。

（一）拟办

拟办由市委办公室分管文秘工作的副主任或指定专人办理。收到办理件后，对不需进行协商或征求意见的来文，一般在1个工作日内提出拟办意见；紧急情况、重要信息、领导有明确时限要求的办理件即收即办。公文内容涉及其他有关部门的，应先征求相关部门意见，部门要明确提出处理意见；部门意见不一致时，先进行沟通和协商，仍不一致时，报市委办分管领导协调。对需协商或征求意见的来文，及时跟踪催办。

凡属于根据中央、省、曲靖市有关通知、决定、意见精神，结合我市实际代拟的贯彻实施意见及相关文件，或涉及制定方针、政策、规定和安排部署全局性工作的文件，应按照市委主要领导批示提请市委常委会议审议或印送市委常委征求意见后办理。

（二）审核修改

对需要印发或提请市委常委会议研究审议下发的公文，由综合科修改，报市委办分管领导审核。若文稿需作较大修改，可退回报文单位修改，或请报文单位派人参与共同修改。

（三）送批

中央、省、曲靖市下发的公文由综合科送分管领导提出拟办意见，报市委领导阅批。

报市委、市委办公室的请示、商洽类公文或需以市委、市委办公室名义印制的公文，办理后送相关领导审核，报分管领导审批，特别重要的报市委书记或市委副书记审批。以市委、市政府名义或两办名义联发的公文，一般应先送市政府办公室办理，市政府有关领导审批后，再转市委办公室办理；内容主要涉及党委职能的，先送市委办公室办理，由综合科提出办理意见送相关领导审核后，先报市政 府领导审签，再报市委领导审发。

（四）送印

以市委或市委办公室名义发出的公文，送印前由市委办公室综合科对公文进行规范性把关、制发。若改动较多、时间要求较紧或专业性较强的文件，应请报文单位共同签清。

（五）回复

拟办意见经领导批示后，应视情况分别以批复、函复、拟办单复印件等方式答复报文单位，并抄送有关部门和领导；批转有关部门办理的，应及时将来文转有关部门，并将情况通报报文单位；对不宜扩大阅知范围的领导批示，应按领导的批示精神，电话答复报文单位。

四、相关要求

（一）行文必要

1、凡拟发文件的内容属法律、法规已有明确规定的，一律不再发文；已在媒体公开播发的文件，只印少量存档；除需提交会议讨论的政策性文件外，其他会议材料不再印发正式文件。

2、未经充分调查研究，没有拟定出切实可行的措施或办法，只有原则性意见的，不予发文；文件执行中情况未 发生重大变化的，不再制发没有新内容的同类文件。

3、内容相近、体例相似、时效允许的公文合并发，不单独发文。

4、属于贯彻省委、省政府和曲靖市委、市政府联合发文精神的，或涉及全市经济社会发展方针、政策方面的重大问题，可以市委、市政府名义联合行文；主要涉及政府职权范围的工作，由政府或政府职能部门单独行文；文件内容以政府工作为主、个别地方涉及党委工作的，在报经市委同意后，由市政府或市政府办公室单独行文。

5、凡属部门职权范围内的事项，除政策性较强和事关全局的重大问题外，不以市委或市委办公室名义发文。经请示市委领导批准的文件，可冠以“经市委同意”字样，由部门自行发文。

6、领导讲话和市委领导有批示的调研报告或经验总结，原则上不以正式文件印发，以《市委工作通讯》印发。

（二）报送规范

1、向市委、市政府报送公文，属于党委职权范围以内的工作以党委(党组、总支、支部)名义报市委；属于政府职权范围以内的工作以行政名义报市政府。报送请示类公文，应主送一个上级机关，如需其他相关的上级机关阅知，可以抄送。

2、向市委、市委办公室报送请示类公文，其内容涉及其他有关部门业务范围的，报送单位应与相关部门协商并取得一致意见后再报送；经协商未能取得一致意见的，应及时报有关领导协调统一意见后，再与正式公文报送。

3、部门经授权代市委、市委办草拟的文稿或领导讲话稿，必须经部门主要领导审核、把关并签章后再报送。未经授权，各部门不得以市委、市委办公室的名义代拟文稿。

4、乡(镇、街道)、部门请市委、市委办公室批转印发的公文，必须以正式文件报送并附电子文本。除突发事件外，至少应提前7天报送。

5、报市委、市委办公室的请示类公文，对文中涉及的相关材料，一般应作为附件一并呈送。

（三）办理严谨

对具有下列情形之一的报请性公文，不予办理：

1、报文内容不符合党的路线方针政策和国家法律法规的；

2、请示性公文同时主送两个以上机关的；

3、直接报送领导个人、领导没有明确批示的；

4、未严格按照隶属关系报文或越级上报的；

5、内容不属于市委、市委办公室职权范围的；

6、内容涉及其他有关部门业务范围、报文单位未协商，或经协商未能取得一致意见；

7、请示性公文一文多项的；

8、报告中夹带请示事项的；

9、未经授权，部门擅自以市委或市委办公室名义草拟文稿要求印发的；

I0、代拟文稿内容错漏较多，需作较大修改的；修改后未经单位主要负责同志审阅签字的；

11、报文内容不全又未附相关说明材料或附件不全、不清的。

（四）其他

对需要会签或征求意见的公文，有关单位应在要求时限内退回或书面回复，因故不能按时限回复时，承办单位应主动与市委办公室联系，说明具体原因。

中共宣威市委办公室 关于承办市委大中型会议的规定

为进一步提高办会工作的质量和效率，促进会务工作程序化、规范化和制度化，特制定本规定。

一、原则和要求

（一）精简数量、控制规模、务实高效、勤俭节约的原则。

（二）分类管理的原则。按规格和规模分为一、二、三类会议。一类会议指市党代表大会，市党代表会议，市委全委会，市委和市政府召开的劳模、先进工作者表彰会议等。二类会议指市委理论中心组学习，市委常委扩大会议，市委召开的工作会议，市委和市政府召开的综合性工作会议等。三类会议指以市委和市委、市政府名义召开，由市直部门或单位承办的会议等。

（三）申报审批的原则。在会前按程序报批会议请示、方案和通知，并严格按批准的方案组织实施，严格程序、规范操作。

（四）根据会议筹备方案，可统筹协调安排市委、市人大常委会、市政府、市政协领导出席一、二类会议。

（五）根据工作需要可协调安排市委分管联系领导出 席三类会议；原则上不安排市委领导出席部门或单位举办的系统内或各类专业性工作会议和研讨会、纪念会、表彰会、展销会、新闻发布会等。

（六）省委、省政府和省直单位、部门以及曲靖市委、曲靖市政府和市直部门在宣威召开的重要会议，需协调安排市委领导出席会议或活动时，按照《中共宣威市委办公室关于安排市委领导参加公务活动的规定》办理。

二、报批程序

（一）市委办公室承办的市党代表大会、市党代表会议、市委全委会、市委理论中心组学习、市委常委扩大会议、市委工作会议和表彰大会等，由市委办公室提出方案、草拟通知，报市委办公室主任审核后呈报市委书记、副书记审批；需报市委常委会讨论批准的方案，须经市委主要领导审批后提交市委常委会议批准。

（二）市委办公室、市政府办公室承办的市委、市政府召开的工作会议及表彰大会等，如果会议组织服务工作以市政府办公室为主承办，由市政府办公室于会前10天将请示、方案和通知报送市委办公室办理，按程序报市委办公室主任审核后呈报市委书记、副书记审批。需报市委常委会讨论批准的方案，须经市委主要领导审批后提交市委常委会议批准。

（三）以市委或市委、市政府名义召开，由市直部门或单位承办的会议，由承办会议的市直部门或单位于会前15天上报请示、方案和通知。承办单位是市委直属部门和市级人民团体的，会议请示、方案和通知直接报市委办公室按程序审批；承办单位是市政府直属部门的，会议请示、方案和通知先报市政府办公室拟办，经市政府领导审签后，再报市委办公室按程序审批。

三、报件要求

（一）请示内容：召开会议的事由、时间地点、主要内容等。

（二）方案内容：会议名称(会标)、规模、时间、地点、主要内容、议题、拟请出席领导、参会人员范围、日程安排、分组安排、文件材料目录、新闻报道安排、食宿安排、安全保卫、工作班子人员组成及职责分工等。

（三）通知内容：会议名称、发放范围、主要内容、报到时间和地点、参会人员范围、报名要求及其他有关事项等。

四、组织机构及职责分工

（一）市委办公室承办的会议，成立由市委办公室主任（或市委有关领导）或分管副主任为总负责人、有关部门领导为成员的工作班子，负责会议的筹备、组织实施和 总结等工作。工作班子一般下设会务组、文件材料组、宣传组、后勤组和保卫组，根据工作需要可增设组织组、简报组、信访组及其他工作组；会议通知由市委办公室下发，参会人员名单由市委办公室负责收集，并制作会议须知。

（二）市委办公室、市政府办公室承办的会议，成立由市委办公室、市政府办公室主任或两办分管副主任为总负责人、有关部门领导为成员的工作班子负责会议的筹备、组织实施和总结等工作。以市政府办公室为主、市委办公室协助承办的会议，组织服务工作由市政府办公室负责落实，市委办公室负责协调联系市级领导参会等工作；会议通知由市委办公室下发，参会人员名单由市政府办公室负责收集，并制作会议须知。

（三）以市委或市委、市政府名义由市直部门或单位承办的会议，由承办部门成立工作班子负责会议的筹备、组织实施等工作，并负责收集参会人员名单，制作会议须知。市委办公室负责协调联系市委领导出席会议等工作。

中共宣威市委办公室关于 安排市委领导参加公务活动的规定

为进一步转变作风，减少一般性会议和事务性应酬活动，促进市委领导公务活动制度化、规范化、程序化，特制定本规定。

一、范围

（一）重要节庆和大型活动：指在国庆节、建党节、建军节等重要节日期间举办的庆祝、纪念、表彰活动，以及对全局有重大影响的经贸、会展、文化和体育等活动。

（二）会议活动：指对经济、社会发展有重要指导意义和重要影响的会议和活动。

（三）内宾接待和外事、侨务活动：指接待国内重要客人（包括港澳台重要客人），会见或接待外国贵宾和重要华侨、华人等。

二、原则

（一）突出重点、精简务实原则，围绕市委中心工作，减少一般性会议和事务性活动，严格控制活动或会议的规格、规模。

（二）工作对口、礼遇对等原则。

（三）市委领导参加公务活动须由承办单位（部门）向市委办公室呈报请示，由市委办公室按程序办理。

（四）以市委名义和经市委或市政府批准举行的节庆、纪念活动以及表彰、会展、签字仪式、招待宴会、文艺演出、体育活动等，可联系市委主要领导和市委有关领导参加。

（五）市委领导出席各类会议，按照《中共宣威市委办公室关于承办市委大中型会议的规定》办理。

（六）省委、省政府和省直单位（部门）以及曲靖市委、市政府和市直各单位（部门）在宣威召开的重要会议，根据工作需要或要求联系市委领导出席。

（七）重要的内外宾、港澳台客人、华侨、华人的会见或接待，根据来宾的职务、身份、来访性质和涉外工作需要，按照工作对口、礼遇对等的原则，可联系市委领导会见或宴请。

三、要求

（一）以市委名义和经市委或市政府批准举行的节庆活动、大型活动、重要内宾接待、重要会议等，需请市委领导出席的，由承办单位或活动组委会拟定方案提前10天报市委办公室按程序报批。

（二）职能部门承办的内宾接待、会议等活动，需请市委领导参加的，由承办部门提前7天向市委办公室报送请示和相关资料。

（三）需请市委领导会见或宴请的重要台胞，由市委统战部提前7天向市委办公室报送请示和相关资料。

（四）需请市委领导参加外事和涉港澳、侨务活动的，承办单位（部门）提前10天向市政府外事办报送请示和相关资料，外事办注明意见后提前7天向市委办公室报送请示和相关资料。

（五）国内新闻媒体、记者或涉外新闻媒体、记者需采访市委领导的，由市委宣传部提前向市委办公室报送请示和相关资料。

（六）报送的请示待市委领导审批完毕后，由市委办公室及时通知承办单位和有关职能部门做好准备，抓好工作落实。

（七）邀请市委领导参加公务活动的请示内容包括：缘由、时间、地点、参加人员范围、拟邀请的市委领导、议程、新闻报道安排、着装要求、主持人、讲话人、联系人、联系电话等内容。请示需加盖单位公章。内宾接待、外事和涉港澳台侨务活动，需提供主宾的背景材料和会见 时谈话参考要点；新闻采访需提供采访要点和谈话参考要点；请市委领导讲话的公务活动，需附代拟讲话稿(含电子文本)。

（八）一文多项、多头主送、手写件和请柬不予受理。

主题词：制度建设 办文 办会 公务活动 规定 通知

中共宣威市委办公室

2008年5月4日

（共印180份）

第二篇：办文、办会流程

办文、办会流程

1.草拟方案（通知）。接到任务后，通知相关部门草拟汇报材料和活动（会议）方案，经部门负责人审阅后，提前3天报我科；

2.修改方案（通知）。分工修改汇报材料（主持词、表态发言材料）、活动方案，同时报办公室主任知晓后，迅速确定会议室、用车、就餐地点；

3.送审方案（通知、主持词、表态发言材料）；

4.认真核对领导审核后的方案（主持词、表态发言材料），有错误及时修改；

5.发送方案（通知）。领导送纸质红头方案，区直部门、宣传部、接待办及乡镇通过电子邮箱发通知（文书科）；

6.按参会人数印制汇报材料（通知、主持词、表态发言材料），并送记者一份；

7.到机关事务管理局登记使用会议室，需要摆座牌的要及时通知会议中心负责人；

8.找车队负责人联系用车；

9.确认接待办是否安排妥当；

10.联系新闻记者；

11.确认各部门及乡镇是否已收到通知；

12.在指定的地点迎候参会（活动）相关领导及负责人。

第三篇：9.7景东彝族自治县办文办会工作规范

机关办公室办文办会工作规范

一、规范办文

遵照《党政机关公务处理工作条例》规定执行，实行限时办结制。

（一）发文办理

1.公文起草。县委办公室公文的起草实行主任负责，办公室和相关部门共同参与的工作机制。对综合性公文，由办公室主任或分管副主任负责，办公室和有关部门共同起草；对方面性公文，由办公室分管副主任负责，有关部门起草；对县委常委会，县委、县政府联席会议产生的《会议纪要》、《批复》等文件，由办公室主任或分管副主任负责，办公室和有关部门共同起草。以县委、县政府或县委办公室、县政府办公室联合制发的公文，属于县委部门或群团组织工作，由县委办公室负责，县委办公室及党群部门共同起草；属于政府部门工作，由县政府办公室负责，县政府办公室及政府部门共同起草。

乡镇、部门因工作原因需以县委、县政府、县委办公室、县政府办公室名义制发的文件，按工作性质由各 1

责任乡镇或部门按公文规范要求负责拟稿，并提供相关文件原件或复印件作为发文依据，供稿时需注明文件标题、主送、抄报抄送单位、附件、拟文时间、缓急和密级等内容。

2.审核签发。发文需填《发文处理单》逐级报领导签批，办公室秘书拟稿并校核无误后报分管领导审签，分管领导签署初审意见方可呈签发领导签发。县委办公室各类公文须经主任审核后，方可送有关领导签发。以县委名义制发的公文须经县委分管领导审签后，再送县委主要领导签发；县委、县政府联合制发的公文，须经县委、县政府分管领导审签后，再送县委、县政府主要领导签发；以县委办公室或县委办公室、县政府办公室名义制发的公文，由主任审核，县委分管领导或县委、县政府分管领导签发，必要时送县委或县委、县政府主要领导签发。公文须经领导签发后方可挂号印制，需要及时发出的紧急公文，如果签发领导外出，可由办公室主任或副主任请示签发领导，授权审核后挂号印制。

乡镇、部门拟稿，报县委办公室、县政府办公室行文的（包括领导讲话、工作情况报告、情况说明等材料)，在办理过程中，签署拟稿人姓名，经拟稿单位主要领导认真审核把关并签署拟办意见，按管理权限分别报县委办公室、县政府办公室，经县委办公室或县政府办公室

审核后，呈请有关领导签发或审定。属党群部门起草的，报县委办公室审核；属政府部门起草的，报县政府办公室审核。

对不符合要求的公文，县委办公室或县政府办公室填写《退文单》并陈述理由，经办公室主任批准后退文，退回的公文由相关责任单位按要求修改完善后，办公室再予以办理；造成误事的，由责任部门或单位负责。未经县委办公室或县政府办公室审核的公文，原则上不得直接呈送领导审签或审定。

（二）来文处理

来文处理要做好文件的签收、登记、上笺、阅批、送阅、催办等环节工作。

1.报送的公文需把好“五关”。把好政治关，不能违反或不符合党和国家的法律法规；公文里面如果出现领导，不能出现姓名、职务、排序上的错误；不能有权限矛盾的问题。把好政策关。政策必须前后一致，左右一致，需要调整的，必须说明前一条是需要废弃的，保持政策的一致性。把好事实关。事实包括数字、引文、人名、地名，还有公文涉及的一些事情的事实，都必须详实，不能出任何差错。把好格式关。要严格按照《党政机关公文处理工作条例》来处理，请示、报告等文种不能混 3

用，上行文主送机关必须是一个，发文日期必须是最后一位领导签发的日期。把好语言关。公文语言要求准确、简洁。

2.注意程序。一般情况下，乡镇、部门向县委、县政府的报告、请示等行文应先送县委办公室或县政府办公室收发室签收、分发，原则上不得直接送领导个人或其它科室，未签收、登记的公文，原则上不办理，因此造成的工作贻误由相关部门承担责任。严禁将文件资料直接呈送领导个人（领导有特殊要求的除外），如遇特殊情况已直送县委、县政府领导批示的，应及时将情况告知县委办公室或县政府办公室主任及分管副主任。坚决杜绝公文倒流现象，对倒流公文，县委办公室、县政府办公室不予受理，因此影响工作的，由呈报公文的单位承担责任。乡镇、部门报送县委、县政府的请示件、报告件必须由主要领导签发，注明签发人。

3.退文情况。对越级上报、多头请示、文种混用、体例格式等不规范的；对明显不符合公文处理规则的；对明显不符合国家方针政策的；对已正式答复再次报文又没有新增内容的；对没有与有关部门协商，简单将矛盾上交县委、县政府的来文，一律作退文处理。对上报公文涉及到相关政策依据的，应在来文后附上相关政策 4

依据原件或复印件，否则作退文处理。对其他不符合报送规定的公文也不予收文。

二、规范办会

（一）会务工作

会务工作一般包括3个步骤，即会前准备、会中服务、会后总结。

1.会前准备。做好会议筹备方案拟定审批、制发会议通知及会务准备工作。会议方案由承办会议单位草拟并按程序报审。需县处级领导出席的会议，会议通知以县委办公室、县政府办公室单独行文或以县委办公室、县政府办公室联合行文；部门承办的会议，会议通知由承办会议单位草拟，按发文程序报审下发。会务工作原则由承办会议单位负责，相关部门配合。部门会议需要县委、县政府领导出席并讲话的，讲话材料由部门起草。

2.会中服务。做好会议报到、签到、会场服务、会议记录等工作。

3.会后总结。做好会议纪要整理印发、资料归档、经费结算等工作。

领导临时召集会议的会务流程是：根据领导安排—确定会议地点—明确会务要求—梳理参会人员并制作通 5

知单—电话通知—通知会议室管理人员准备会议室—会议组织—会务服务—会后总结。

（二）承办会务的基本要求

1.市级领导调研督查全县性活动的各项会务工作，由县“四办”负责承办，有关乡镇、部门协办。市局级以下领导调研督查的会务工作，需县四班子领导出席的，由县“四办”予以协助和指导，业务部门负责承办，不需县四班子领导出席的会务工作，由业务部门自行承办。

2.县党代会、县委全委会、县委常委会和县委全委（扩大）会、县委常委（扩大）会由县委办公室负责承办；县政府全体会议、县政府常务会议的各项会务工作，由县政府办公室负责承办。以县委、县政府名义召开的全县性工作会议，由县委办公室、县政府办公室负责承办。

3.以县委、县政府名义召开的方面性工作会议，由业务部门牵头承办，负责草拟会议通知、会议材料，草拟的会议通知需单位主要负责人审核签署拟办意见后，提前3天送县委办公室、县政府办公室审核制发（党群部门的送县委办公室、政府部门的送县政府办公室），业务部门做好会议通知分送、会议签到、会议记录、会议组织等各项会务工作，必要时由县委办公室或县政府办公室予以协助、指导和把关。

4.国家、省、市召开的方面性电视电话会议、视频会议，需县处级领导参加的，由县委办公室或县政府办公室负责通知，相关业务部门负责做好会场布置、会议签到、会议组织、会议记录等各项会务工作。上级党群部门召开的会议，由县委办公室负责拟发通知并做好会务组织等相关工作。上级召开以政府工作性质为主的会议，由县政府办公室拟发通知并做好会务组织等相关工作，需县委领导出席参加会议的，县委办公室协助做好参会县处级领导的通知参会工作及负责参会回执报送工作；需以县委办公室、县政府办公室联合行文发会议通知的，由县政府办公室或政府部门草拟会议通知，按发文程序呈报签发。

5.全县综合性会议费用由县委办公室或县政府办公室承担，方面性会议费用由相关部门（单位）承担。

县委办公室、县人大办公室、县政府办公室、县政协办公室要加强沟通，承办人员要积极与有关部门对接，主动向有关领导报告承办事项进展情况，有问题及时请示及时解决，力求把所办之事办好、办细、办实。

第四篇：办文、办事、办会工作程序和规范

办文、办事、办会工作程序和规范

办文、办事、办会工作程序和规范

为进一步完善局系统工作机制，严格工作程序，转变工作作风，提高工作效率和服务水平，促进各项工作规范化、制度化运行，确保政令畅通和机关工作高效、协调运转，根据中省市相关规定，结合我局实际，现就进一步规范局机关办文、办事、办会工作程序通知如下：

一、办文程序和规范

（一）收文办理程序和规范

1、签收、登记、拟办。局机关公文处理一律由局秘书科统一负责。凡上级来文，属“三密”文件的，按保密规定办理；属平件的，由秘书科专职人员拆封、登记（登记内容包括来文单位、来文时间、原文件号、文件标题、来文份数、分送范围、初送拟办人）、编收文流水号，当日送秘书科科长提出拟办意见。

2、分办、传阅。秘书科科长签署拟办意见后，由专职文秘人员呈送局有关领导阅批。

3、承办。按照局领导的阅批意见，秘书科文秘人员及时送交相关科室承办落实,需直属单位办理的文件，由秘书科负责将局领导的批办意见一个工作日内转送承办单位办理。

4、催办、查办。公文处理需要批复、答复、报告结果的请示、督办件等，原则上一周内（特殊情况除外）办结。在公文承办过程中，监察室协助秘书科负责催办、查办工作，直至办结。对回复结果的函件，由承办科室及时向局有关领导报告，按时限要求反馈办理情况。文件办结后，承办科室要及时消号并将完整的往来办理件送还秘书科归档。

5、立卷、归档。公文办结后，由秘书科专职人员将办理过程中领导批示、会商及落实等能反映公文办理全过程的原始件妥善收集、保管整理，按文书归档标准要求立卷、归档。

6、来文办理的其他要求

（1）对于上级来文，由秘书科科长提出拟办意见，文秘人员分别将文件装入“批办件”文件夹、“批阅件”文件夹，涉密文件由秘书科专职人员分别装入文件夹，及时呈送领导阅批。

（2）传递公文按先阅办后阅知、先主办后协办的顺序进行。

（3）除分办人标注“另送”者外，一般应按顺序传递。如遇领导外出，可超顺序传递，领导回来后补签相关手续。

（4）紧急公文应随到随办，并视紧急程度，不得耽搁，如遇领导外出等特殊情况应由秘书科专职人员在第一时间报告秘书科科长，再由秘书科科长电话联系有关领导，并按领导指示督办落实。

（5）经局领导阅批，并有明确办理意见的办理件，归口有关单位、科室处理后，应及时将办结的公文送交秘书科文件专管人员，其他传阅件按照规定要求传阅完后由秘书科专职人员统一保管。

（6）对未经秘书科签收、登记的上级来文，原则上局领导、秘书科科长一般不签署阅批、拟办意见。因特殊原因局领导已签署意见的，秘书科应及时补办签收、登记办理手续。

（7）对直属各单位、局机关各科室报送的上行文件，一律由秘书科采取归口办理制度。凡需向市委、市政府或市委办市政府办报送的报告、请示等公文，应先送交局秘书科登记，由秘书科分呈局领导阅示、报送签发，不得将文件资料直接报市级领导个人（市上领导有特殊要求的除外），如遇特殊情况已直送市委、市政府并有市领导批示的公文，应及时将情况报告局主要领导，并告知局秘书科科长。

（8）对下列情况的公文秘书科不予受理，并由秘书科及时负责退回报送单位。退文时，秘书科要填写“退文单”并陈述理由，经秘书科长把关签字。不予受理的文件是：①公文内容与国家现行法律、法规及党和政府的方针政策不符的；②多头主送、越级上报的；③属于本部门、局直属单位和局机关科室职权范围可办理的；④需与相关部门（单位）协调而未经协调的；⑤反映问题模糊、请示的内容含混不清、行文不规范、文面不清、报文程序不符合要求的。⑥项目经费未列入计划、会议决议或领导批示的。⑦签署合同协议未经领导签字、乙方未签字盖章的。⑧其他不予受理的文件。退回的公文经相关基层单位和科室修改、完善后秘书科再予以办理。

（二）发文办理程序和规范

严格按照以局名义“起草—审核—报批—再核—签发—印制—报送—存档”的顺序，履行必要程序，规范办文流程。起草单位代拟文稿一律先送分管领导，再送局秘书科校订，一般不得直接送局主要领导同志阅批。

1.起草。公文主办科室（单位）根据工作需要或领导要求，确定公文种类，完成公文初稿。

2.审核。公文初稿由主办科室（单位）负责人审核同意后，报秘书科校核，公文内容由经办单位、科室负责校核；体例格式、主题词标引和文字表述由秘书科负责进一步规范；公文发送范围、等级、密级由经办单位提出，秘书科校核。校核时如发现不符合办文程序，内容有不妥之处的文件，应及时向拟稿单位、科室提出修改或处理意见。

3.报批。确需行文的，由公文主办科室（单位）根据秘书科意见进行修改完善，由专职管理人员登记填写发文审批单，依次呈报领导审核。

4.再核。公文主办科室根据领导意见需要做较大修改的，由公文主办科室先作修改完善，再将修改后的文稿、电子文本以及领导批示的文稿一并报秘书科再进行校核。凡属规范性文件，必须事先与市政府法制办沟通。

5.签发。主办科室（单位）将样稿及修改审核的文件报送局秘书科，由秘书科报送有关领导复核后，最后由局长签发。

6.印制。公文的印制由秘书科负责监督，实行“谁呈报，谁印制”的原则。需要以局名义印发的公文，经过办文程序批准印发的，由呈报单位或科室承担印制任务。印制文件要严格按照秘书科提供的印制标准、份数进行，印制清样后要交秘书科审核，审核合格的由呈报科室付印。

7.盖章。以局名义发送的公文，一律加盖局印章，并经局长、党委书记同意签发。秘书科印章管理人员要对印制的公文与文稿检查校对无异后方可用印。

8.分发。按照领导批示意见，根据公文要求发纸介文件或电子文件。电子文件由局政务信息专管员负责制作、发布；纸介文件由公文主办部门（单位）按规定渠道和发放范围分发报送。

9.归档。凡以局名义产生的文件（含资料、领导讲话、工作报告、专项汇报等）都一律归档。各基层单位和机关各科室代局拟的文件连同底稿、附件等一律交秘书科负责存档，存档内容为：（1）领导批示原件；（2）文件签发单；（3）纸质公文2份；（4）word格式电子文本。

（三）注意事项

1.局属各单位、局机关各科室因工作需要或领导指示、会议决议等行文，要严格按照《党政机关公文处理工作条例》规定执行。局受理请示、报告类公文范围一般为：局直属各基层单位、科室、有关部门单位。越级报送或与本部门职能无关的，一般不予受理（局机关各科室不直接向本级行文，需请示报告事项，直接反馈面对面请示报告）。所有报送市委、市政府的公文，均应经局秘书科按公文处理程序办理，局直属各单位不能向市委、市政府直接报文或报告工作。

2.文种使用。请示必须一文一事，一般只写一个主送机关，需要同时送其它机关的，应当用抄送形式。报告不得夹带请示事项，送阅件只作阅知处理。

3.公文撰写。请示、报告要文字精炼、表达清楚，实事求是。需要市政府或局答复的，要提出初步意见和建议。请示件的附注中一定要留有联系人的姓名、办公电话和手机号码，以便联系，协调解决。

凡邀请市政府领导出席的会议、活动的请示，要说明会议、活动的基本情况，并附有活动议程方案，且由专人负责联络协调。

4.行文格式。凡是上报市委（办）、政府（办）和局或需经市政府常务会议研究的材料要统一格式，一律用a4纸张打印，原则上以正式文件形式印制，公文要素齐全，表述准确，不得出现格式方面的错误。

5.协调会签。在职权范围内可以解决的不得行文请示；请示、报告事项涉及其它部门时，应当协商一致后会签上报，经协商意见仍不一致的，主办科室要将各方面意见一并报告分管领导和局长，由局领导审定，不能自作主张。

（四）从严控制发文数量，提高办文效率。

对法律、法规和规章已有明确规定的，一律不再发文；通过简报、便函、传真或电话、面商可以解决的，原则上不正式发文。

一般公文的拟稿，24小时内完成；重要公文的拟稿，3天之内完成，特殊情况按要求时限内完成。为了减少报送公文的人力、物力等资源浪费，降低成本，提高效率，能够通过城建网或政府内网传输的公文实行电子公文网上传输，不再印发纸质文件。凡上级要求提供数据信息的非正式材料，原则上以电子版或纸质形式传送，一般不挂文头、文号。

二、办事程序和规范

（一）局领导按照分工负责制履行职责，有职有权，职责分明，各负其责，勇于负责。

局领导班子成员对分管工作中的重要情况或重大事项要按照有关规定及时向局长报告，并提出解决问题的方案和建议。局机关科室和单位实行分级管理，一级对一级负责。各单位各科室需市政府协调解决的问题，应报请局分管领导，经局分管领导审定，并报局长同意后再向市政府分管领导专题请示汇报；特别重大事项由局主要领导向市政府主要领导请示汇报。原则上不得越级汇报。

（二）向市上领导汇报工作要采取“预约制”。

各科室及各单位领导需向市政府领导当面请示、汇报工作的，除报经局分管领导、主要领导同意或安排指派、市政府领导直接点名约见外，应先与市政府办公室取得联系，并告知具体事由，共同提出拟办意见，由市政府办公室与市政府领导约定地点及时间后，方可见面。各单位、各科室一般不得直接向市领导报告工作。

（三）市政府迎接上级的综合性、全局性的检查活动，由市政府办公室承办，我局协办的，局相关单位和科室要积极协助、配合。

以局名义组织的各项具体活动，由各业务科室（单位）牵头负责拟定活动组织实施方案，经分管领导和主要领导同意后，按方案组织实施，并按方案分工，各负其责落实好相关文字材料、活动现场、会务组织、食宿保障等各环节的工作，局秘书科负责协调、督办落实。

（四）实行会议决议落实督办制。

各单位、各科室必须坚决贯彻市委、市政府和局的决议、决定，对于市上和局的重要重大会议精神要立即转达和贯彻落实，凡是决议的事项必须无条件执行，并及时报送涉及本单位、本科室承担工作任务或落实会议精神情况的反馈信息。对于市政府和局里的工作部署及重大决策，局秘书科和监察室要积极认真负责地督办落实，按时发送督办单、通报落实情况。局定期对局领导、直属单位负责人、机关科室负责人参会情况予以通报。

（五）对于来机关办理具体事务的职工群众，各科室要积极接待、文明办公，能立即解决的必须立即解决，一时解决不了的要认真耐心解释，尽量让群众满意而归。

凡没有正当理由拖延办理、贻误时机、伤害群众感情、造成一定影响的，要追究科室负责同志和经办人的责任。对群众来信来访，做到件件有着落。

（六）凡需以局名义出具证明、介绍信、通行证的，一律要有所在科室或单位出具的证明、介绍信，并经局主要领导同意，由秘书科酌情给予办理。

（七）凡需外出考察学习，无论是局领导、直属单位、机关科室，都必须提前报告，经过严格审批。

事前要上报考察学习方案，方案包括：考察的目的、人数、时间、地点、线路、经费及交通工具等内容，经局主要领导审批后方可成行。外出前必须到局秘书科登记备案，同时要将配备的公车和司机移交秘书科车管干部管理。事中要及时报告考察学习的情况，事后向局写出书面考察报告。

（八）局领导要按照分工和工作需要，积极参加市上或市直部门组织召开的会议，会后要及时汇报、传达、落实会议精神。

凡局长指定局领导班子成员或科室负责人参加的紧急会议，参加会议的局领导或科室负责人必须按时参加，会后要及时传达汇报会议精神，并督促会议精神落实到位。

三、办会程序和规范

(一)会议类别

局实行行政工作例会、局领导班子成员碰头会、局党委会和局专题会议制度，并视情况召开全局性工作会议，动员部署工作。

为便于组织和管理，将局召开的会议按会议内容、出席人员分为三类。

1、一类会议：①局党委会，不定时召开，由党委书记主持，主要研究讨论“三重一大”等重要重大工作事项，作出全局性的重要决议，局党委成员参加，必要时召开扩大会，或相关人员列席参加；②局领导班子成员碰头会，每半月召开一次，由局长主持，主要研究分析部署综合性、阶段性重要工作，协调安排布置重要工作任务，主要是局领导班子成员参加，必要时按会议要求通知相关单位、科室负责人参加；③局行政工作例会，每半月召开一次，由局长或局长委托的副局长主持，主要是听取工作汇报，协调安排讲评半月工作，安排部署阶段性突击性重点工作，主要是局领导班子成员、局机关各科室、直属各单位主要负责人参加，必要时通知相关人员参加。

2、二类会议：局大型综合性全局性会议，根据工作需要召开，局长、党委书记出席，局分管领导主持，局领导班子成员、局系统副科以上干部或党员代表、职工代表参加，主要是动员部署、总结表彰某一方面的重要工作。由局秘书科组织实施，会前拟定方案。

3、三类会议：专题工作会议，主要是研究讨论、分析、总结、协调解决城市建设维护管理等具体工作和问题。局机关各科室召集的专业会议，由各科室自行组织。以局名义、局领导指定或局有关会议决定要召开的专题会，由局分管领导主持，相关科室负责人参加并组织实施，需局长出席的要事前及时请示报告，需要直属单位有关科室或市直有关部门等参加的，要及时通知，会后要及时将情况由主持会议人员向局长汇报。

局党委书记主持的党委会和局长主持的领导班子碰头会和行政工作例会，原则上会议地点设在局一楼会议室。二类和三类会议地点根据情况由局秘书科或有关科室协调安排通知。局领导班子成员碰头会和局行政工作例会，逢周一交叉召开，时间固定在周一早8：45，会议时间、地点有变化时另行通知。

（二）各类会议的审批

一类会议的审批：①召开局党委会由党委书记提议，与局党委委员事前通气后召开；②召开局领导班子碰头会和行政工作例会由局长批准和主持，原则上单周召开领导班子碰头会，半月召开一次局行政工作例会，局长因故外出时由局长委托人主持。

二类会议的审批：由局长、各分管领导、秘书科根据工作需要提议，由秘书科拟定会议方案，经局长审批。

三类会议的审批：由局各分管领导或科室负责人提议，会议主办科室填报《会议呈报单》，交秘书科根据申请和局总体工作安排，提出会议安排的初步意见，并经分管领导审核后，报局主要领导审批，局秘书科备案。

（三）会务工作组织程序和职责分工

1、一类会议即局党委会议、局领导班子碰头会议、局行政工作例会统一由局秘书科负责会务筹办工作，秘书科会前收集征求协调局领导成员议题和意见，经局长审定后，列出会议议题，上会研究解决。会议通知、会场座次、会场会标、会议签到及会议材料的起草、印制、分发、会议记录由秘书科指定专人分工负责落实。

2、二类会议即大型综合性、全局性会议的会务工作依照有关规定要求以及市政府和局主要领导的指示，在局分管领导的指导下，专门成立的会务组织机构具体负责组织实施，有关科室予以协助。会议通知、会场座次、会场会标、会议签到及会议材料的起草、印制及会议材料分发由秘书科负责；会场卫生、服务工作、盆景花卉摆放、音响调试等由会务场地保障组负责。

3、三类会议即局专题工作会议的会务工作由主办科室负责，按程序办理，并负责会务承办，包括文字材料、会议通知、会场布置、签到、会务服务、会后会议纪要的起草下发等，局秘书科协助。

（四）其他需要明确的问题

1、会议议题

凡局以正式文件报市政府的请示、报告，局主要领导直接提议或局直接报送的汇报材料，需要提交市政府常务会议研究的，秘书科按规定程序运作，由议题相关科室提供相应数量的书面材料及电子版报秘书科收集，待有关领导审批汇总后，按工作规则办理。需要局一定会议研究解决的会议议题必须由相关科室研究讨论并报局分管领导审核后方可送达秘书科，如内容涉及其他相关部门，必须事先征求相关部门意见，如有异议应将不同意见注明，原则上不临时动议。

2、电视电话会议

上级召开的大型电视电话会议，综合性的电视电话会议由秘书科根据市上通知要求，负责联系安排落实与会人员；专业性电视电话会议由对口分管科室联系安排落实与会人员。参加会议人员要积极主动参加会议，并负责及时传达贯彻好会议精神。

3、各类会议纪要

局党委会议、局行政工作例会及综合性的会议纪要由局长、党委书记签发，秘书科负责起草印制、分发。专题会议纪要一般由主持会议的局领导审核签发，重要性专题会议，在印发纪要前，对议定的事项须报经局主要领导审定；具体承办科室负责专题会议纪要的撰写、拟稿、起草，秘书科负责编号、分发。

（五）控制会议数量和规模

大力精简会议。坚持务实、节俭、高效的原则，提倡少开会、开短会。可开可不开的会议，坚决不开；可归口召开的会议，合并召开；可由各业务科室或单位联合召开的会议，不以局名义召开。实行会议计划管理，从严控制以局名义召开的会议，严格执行会议审批制度。未列入计划的会议，一般不得召开，确需召开的，须报请局主要领导批准。已经发文部署的工作，一般不再召开会议部署。除局召开的全局性综合性重要会议外，不安排局主要领导出席会议；专题工作会议，只安排局主管领导出席，其他领导一般不陪会。各直属单位召开的一般性工作会议，局领导不出席。

（六）严肃会议纪律

为确保会议效果，严肃会议纪律，参加会议人员要做到“五不准”：①不准接打电话，手机必须关闭或调至震动状态；②不准交头接耳；③不准随便走动；④不准迟到早退；⑤不准随意更换参会人员，确因故不能参加的，调换参会人员需提前请示并经局主要领导或分管领导批准后方可换人，会议签到必须填写实际参会人员的姓名。

严格会议请假制度。非上级会议、公务外出，一般不得请假。因故、因病等原因不能出席会议的，应提前向局主要领导或局分管领导请假，准假后方可不参加会议，并告知会议筹备人。未经批准缺席的，缺席者于会后一天内应向会议召集人书面说明情况，作出检查。

以上局机关办文、办事、办会工作程序和规范，请各单位、各科室，特别是局系统各级领导认真执行。

本通知规范事项各单位可参照执行，执行运行情况请及时报局，以便进一步修改完善。

第五篇：办文、办事、办会工作程序和规范

办文、办事、办会工作程序和规范

为进一步完善局系统工作机制，严格工作程序，转变工作作风，提高工作效率和服务水平，促进各项工作规范化、制度化运行，确保政令畅通和机关工作高效、协调运转，根据中省市相关规定，结合我局实际，现就进一步规范局机关办文、办事、办会工作程序通知如下：

一、办文程序和规范

（一）收文办理程序和规范

1、签收、登记、拟办。局机关公文处理一律由局秘书科统一负责。凡上级来文，属“三密”文件的，按保密规定办理；属平件的，由秘书科专职人员拆封、登记（登记内容包括来文单位、来文时间、原文件号、文件标题、来文份数、分送范围、初送拟办人）、编收文流水号，当日送秘书科科长提出拟办意见。

2、分办、传阅。秘书科科长签署拟办意见后，由专职文秘人员呈送局有关领导阅批。

3、承办。按照局领导的阅批意见，秘书科文秘人员及时送交相关科室承办落实,需直属单位办理的文件，由秘书科负责将局领导的批办意见一个工作日内转送承办单位办理。

4、催办、查办。公文处理需要批复、答复、报告结果的请示、督办件等，原则上一周内（特殊情况除外）办结。在公文承办过程中，监察室协助秘书科负责催办、查办工作，直至办结。对回复结果的函件，由承办科室及时向局有关领导报告，按时限要求反馈办理情况。文件办结后，承办科室要及时消号并将完整的往来办理件送还秘书科归档。

5、立卷、归档。公文办结后，由秘书科专职人员将办理过程中领导批示、会商及落实等能反映公文办理全过程的原始件妥善收集、保管整理，按文书归档标准要求立卷、归档。

6、来文办理的其他要求

（1）对于上级来文，由秘书科科长提出拟办意见，文秘人员分别将文件装入“批办件”文件夹、“批阅件”文件夹，涉密文件由秘书科专职人员分别装入文件夹，及时呈送领导阅批。

（2）传递公文按先阅办后阅知、先主办后协办的顺序进行。

（3）除分办人标注“另送”者外，一般应按顺序传递。如遇领导外出，可超顺序传递，领导回来后补签相关手续。

（4）紧急公文应随到随办，并视紧急程度，不得耽搁，如遇领导外出等特殊情况应由秘书科专职人员在第一时间报告秘书科科长，再由秘书科科长电话联系有关领导，并按领导指示督办落实。

（5）经局领导阅批，并有明确办理意见的办理件，归口有关单位、科室处理后，应及时将办结的公文送交秘书科文件专管人员，其他传阅件按照规定要求传阅完后由秘书科专职人员统一保管。

（6）对未经秘书科签收、登记的上级来文，原则上局领导、秘书科科长一

般不签署阅批、拟办意见。因特殊原因局领导已签署意见的，秘书科应及时补办签收、登记办理手续。

（7）对直属各单位、局机关各科室报送的上行文件，一律由秘书科采取归口办理制度。凡需向市委、市政府或市委办市政府办报送的报告、请示等公文，应先送交局秘书科登记，由秘书科分呈局领导阅示、报送签发，不得将文件资料直接报市级领导个人（市上领导有特殊要求的除外），如遇特殊情况已直送市委、市政府并有市领导批示的公文，应及时将情况报告局主要领导，并告知局秘书科科长。

（8）对下列情况的公文秘书科不予受理，并由秘书科及时负责退回报送单位。退文时，秘书科要填写“退文单”并陈述理由，经秘书科长把关签字。不予受理的文件是：①公文内容与国家现行法律、法规及党和政府的方针政策不符的；②多头主送、越级上报的；③属于本部门、局直属单位和局机关科室职权范围可办理的；④需与相关部门（单位）协调而未经协调的；⑤反映问题模糊、请示的内容含混不清、行文不规范、文面不清、报文程序不符合要求的。⑥项目经费未列入计划、会议决议或领导批示的。⑦签署合同协议未经领导签字、乙方未签字盖章的。⑧其他不予受理的文件。退回的公文经相关基层单位和科室修改、完善后秘书科再予以办理。

（二）发文办理程序和规范

严格按照以局名义“起草—审核—报批—再核—签发—印制—报送—存档”的顺序，履行必要程序，规范办文流程。起草单位代拟文稿一律先送分管领导，再送局秘书科校订，一般不得直接送局主要领导同志阅批。

1.起草。公文主办科室（单位）根据工作需要或领导要求，确定公文种类，完成公文初稿。

2.审核。公文初稿由主办科室（单位）负责人审核同意后，报秘书科校核，公文内容由经办单位、科室负责校核；体例格式、主题词标引和文字表述由秘书科负责进一步规范；公文发送范围、等级、密级由经办单位提出，秘书科校核。校核时如发现不符合办文程序，内容有不妥之处的文件，应及时向拟稿单位、科室提出修改或处理意见。

3.报批。确需行文的，由公文主办科室（单位）根据秘书科意见进行修改完善，由专职管理人员登记填写发文审批单，依次呈报领导审核。

4.再核。公文主办科室根据领导意见需要做较大修改的，由公文主办科室先作修改完善，再将修改后的文稿、电子文本以及领导批示的文稿一并报秘书科再进行校核。凡属规范性文件，必须事先与市政府法制办沟通。

5.签发。主办科室（单位）将样稿及修改审核的文件报送局秘书科，由秘书科报送有关领导复核后，最后由局长签发。

6.印制。公文的印制由秘书科负责监督，实行“谁呈报，谁印制”的原则。需要以局名义印发的公文，经过办文程序批准印发的，由呈报单位或科室承担印制任务。印制文件要严格按照秘书科提供的印制标准、份数进行，印制清样后要交秘书科审核，审核合格的由呈报科室付印。

7.盖章。以局名义发送的公文，一律加盖局印章，并经局长、党委书记同意签发。秘书科印章管理人员要对印制的公文与文稿检查校对无异后方可用印。

8.分发。按照领导批示意见，根据公文要求发纸介文件或电子文件。电子文件由局政务信息专管员负责制作、发布；纸介文件由公文主办部门（单位）按规定渠道和发放范围分发报送。

9.归档。凡以局名义产生的文件（含资料、领导讲话、工作报告、专项汇报等）都一律归档。各基层单位和机关各科室代局拟的文件连同底稿、附件等一律交秘书科负责存档，存档内容为：（1）领导批示原件；（2）文件签发单；（3）纸介公文2份；（4）word格式电子文本。

（三）注意事项

1.局属各单位、局机关各科室因工作需要或领导指示、会议决议等行文，要严格按照《国家行政机关公文处理办法》规定执行。局受理请示、报告类公文范围一般为：局直属各基层单位、科室、有关部门单位。越级报送或与本部门职能无关的，一般不予受理（局机关各科室不直接向本级行文，需请示报告事项，直接反馈面对面请示报告）。所有报送市委、市政府的公文，均应经局秘书科按公文处理程序办理，局直属各单位不能向市委、市政府直接报文或报告工作。

2.文种使用。请示必须一文一事，一般只写一个主送机关，需要同时送其它机关的，应当用抄送形式。报告不得夹带请示事项，送阅件只作阅知处理。

3.公文撰写。请示、报告要文字精炼、表达清楚，实事求是。需要市政府或局答复的，要提出初步意见和建议。请示件的附注中一定要留有联系人的姓名、办公电话和手机号码，以便联系，协调解决。

凡邀请市政府领导出席的会议、活动的请示，要说明会议、活动的基本情况，并附有活动议程方案，且由专人负责联络协调。

4.行文格式。凡是上报市委（办）、政府（办）和局或需经市政府常务会议研究的材料要统一格式，一律用A4纸张打印，原则上以正式文件形式印制，左侧装订，每页26行（不含页码），每行28字，大标题采用2号方正小标宋简体，正文为3号国标仿宋字体，由部门（单位）负责人签发，必须加盖公章。公文要素齐全，表述准确，不得出现格式方面的错误。

5.协调会签。在职权范围内可以解决的不得行文请示；请示、报告事项涉及其它部门时，应当协商一致后会签上报，经协商意见仍不一致的，主办科室要将各方面意见一并报告分管领导和局长，由局领导审定，不能自作主张。

（四）从严控制发文数量，提高办文效率。

对法律、法规和规章已有明确规定的，一律不再发文；通过简报、便函、传真或电话、面商可以解决的，原则上不正式发文。

一般公文的拟稿，24小时内完成；重要公文的拟稿，3天之内完成，特殊情况按要求时限内完成。为了减少报送公文的人力、物力等资源浪费，降低成本，提高效率，能够通过城建网或政府内网传输的公文实行电子公文网上传输，不再印发纸质文件。凡上级要求提供数据信息的非正式材料，原则上以电子版或纸质形式传送，一般不挂文头、文号。

二、办事程序和规范

（一）局领导按照分工负责制履行职责，有职有权，职责分明，各负其责，勇于负责。局领导班子成员对分管工作中的重要情况或重大事项要按照有关规定及时向局长报告，并提出解决问题的方案和建议。局机关科室和单位实行分级管理，一级对一级负责。各单位各科室需市政府协调解决的问题，应报请局分管领导，经局分管领导审定，并报局长同意后再向市政府分管领导专题请示汇报；特别重大事项由局主要领导向市政府主要领导请示汇报。原则上不得越级汇报。

（二）向市上领导汇报工作要采取“预约制”。各科室及各单位领导需向市政府领导当面请示、汇报工作的，除报经局分管领导、主要领导同意或安排指派、市政府领导直接点名约见外，应先与市政府办公室取得联系，并告知具体事由，共同提出拟办意见，由市政府办公室与市政府领导约定地点及时间后，方可见面。各单位、各科室一般不得直接向市领导报告工作。

（三）市政府迎接上级的综合性、全局性的检查活动，由市政府办公室承办，我局协办的，局相关单位和科室要积极协助、配合。以局名义组织的各项具体活动，由各业务科室（单位）牵头负责拟定活动组织实施方案，经分管领导和主要领导同意后，按方案组织实施，并按方案分工，各负其责落实好相关文字材料、活动现场、会务组织、食宿保障等各环节的工作，局秘书科负责协调、督办落实。

（四）实行会议决议落实督办制。各单位、各科室必须坚决贯彻市委、市政府和局的决议、决定，对于市上和局的重要重大会议精神要立即转达和贯彻落实，凡是决议的事项必须无条件执行，并及时报送涉及本单位、本科室承担工作任务或落实会议精神情况的反馈信息。对于市政府和局里的工作部署及重大决策，局秘书科和监察室要积极认真负责地督办落实，按时发送督办单、通报落实情况。局定期对局领导、直属单位负责人、机关科室负责人参会情况予以通报。

（五）对于来机关办理具体事务的职工群众，各科室要积极接待、文明办公，能立即解决的必须立即解决，一时解决不了的要认真耐心解释，尽量让群众满意而归。凡没有正当理由拖延办理、贻误时机、伤害群众感情、造成一定影响的，要追究科室负责同志和经办人的责任。对群众来信来访，做到件件有着落。

（六）凡需以局名义出具证明、介绍信、通行证的，一律要有所在科室或单位出具的证明、介绍信，并经局主要领导同意，由秘书科酌情给予办理。

（七）凡需外出考察学习，无论是局领导、直属单位、机关科室，都必须提前报告，经过严格审批。事前要上报考察学习方案，方案包括：考察的目的、人数、时间、地点、线路、经费及交通工具等内容，经局主要领导审批后方可成行。外出前必须到局秘书科登记备案，同时要将配备的公车和司机移交秘书科车管干部管理。事中要及时报告考察学习的情况，事后向局写出书面考察报告。

（八）局领导要按照分工和工作需要，积极参加市上或市直部门组织召开的会议，会后要及时汇报、传达、落实会议精神。凡局长指定局领导班子成员或科室负责人参加的紧急会议，参加会议的局领导或科室负责人必须按时参加，会后要及时

传达汇报会议精神，并督促会议精神落实到位。

三、办会程序和规范

(一)会议类别

局实行行政工作例会、局领导班子成员碰头会、局党委会和局专题会议制度，并视情况召开全局性工作会议，动员部署工作。

为便于组织和管理，将局召开的会议按会议内容、出席人员分为三类。

1、一类会议：①局党委会，不定时召开，由党委书记主持，主要研究讨论“三重一大”等重要重大工作事项，作出全局性的重要决议，局党委成员参加，必要时召开扩大会，或相关人员列席参加；②局领导班子成员碰头会，每半月召开一次，由局长主持，主要研究分析部署综合性、阶段性重要工作，协调安排布置重要工作任务，主要是局领导班子成员参加，必要时按会议要求通知相关单位、科室负责人参加；③局行政工作例会，每半月召开一次，由局长或局长委托的副局长主持，主要是听取工作汇报，协调安排讲评半月工作，安排部署阶段性突击性重点工作，主要是局领导班子成员、局机关各科室、直属各单位主要负责人参加，必要时通知相关人员参加。

2、二类会议：局大型综合性全局性会议，根据工作需要召开，局长、党委书记出席，局分管领导主持，局领导班子成员、局系统副科以上干部或党员代表、职工代表参加，主要是动员部署、总结表彰某一方面的重要工作。由局秘书科组织实施，会前拟定方案。

3、三类会议：专题工作会议，主要是研究讨论、分析、总结、协调解决城市建设维护管理等具体工作和问题。局机关各科室召集的专业会议，由各科室自行组织。以局名义、局领导指定或局有关会议决定要召开的专题会，由局分管领导主持，相关科室负责人参加并组织实施，需局长出席的要事前及时请示报告，需要直属单位有关科室或市直有关部门等参加的，要及时通知，会后要及时将情况由主持会议人员向局长汇报。

局党委书记主持的党委会和局长主持的领导班子碰头会和行政工作例会，原则上会议地点设在局一楼会议室。二类和三类会议地点根据情况由局秘书科或有关科室协调安排通知。局领导班子成员碰头会和局行政工作例会，逢周一交叉召开，时间固定在周一早8：45，会议时间、地点有变化时另行通知。

（二）各类会议的审批

一类会议的审批：①召开局党委会由党委书记提议，与局党委委员事前通气后召开； ②召开局领导班子碰头会和行政工作例会由局长批准和主持，原则上单周召开领导班子碰头会，半月召开一次局行政工作例会，局长因故外出时由局长委托人主持。

二类会议的审批：由局长、各分管领导、秘书科根据工作需要提议，由秘书科拟定会议方案，经局长审批。

三类会议的审批：由局各分管领导或科室负责人提议，会议主办科室填报《会议呈报单》，交秘书科根据申请和局总体工作安排，提出会议安排的初步意见，并经分管领导审核后，报局主要领导审批，局秘书科备案。

（三）会务工作组织程序和职责分工

1、一类会议即局党委会议、局领导班子碰头会议、局行政工作例会统一由局秘书科负责会务筹办工作，秘书科会前收集征求协调局领导成员议题和意见，经局长审定后，列出会议议题，上会研究解决。会议通知、会场座次、会场会标、会议签到及会议材料的起草、印制、分发、会议记录由秘书科指定专人分工负责落实。

2、二类会议即大型综合性、全局性会议的会务工作依照有关规定要求以及市政府和局主要领导的指示，在局分管领导的指导下，专门成立的会务组织机构具体负责组织实施，有关科室予以协助。会议通知、会场座次、会场会标、会议签到及会议材料的起草、印制及会议材料分发由秘书科负责；会场卫生、服务工作、盆景花卉摆放、音响调试等由会务场地保障组负责。

3、三类会议即局专题工作会议的会务工作由主办科室负责，按程序办理，并负责会务承办，包括文字材料、会议通知、会场布置、签到、会务服务、会后会议纪要的起草下发等，局秘书科协助。

（四）其他需要明确的问题

1、会议议题

凡局以正式文件报市政府的请示、报告，局主要领导直接提议或局直接报送的汇报材料，需要提交市政府常务会议研究的，秘书科按规定程序运作，由议题相关科室提供相应数量的书面材料及电子版报秘书科收集，待有关领导审批汇总后，按工作规则办理。需要局一定会议研究解决的会议议题必须由相关科室研究讨论并报局分管领导审核后方可送达秘书科，如内容涉及其他相关部门，必须事先征求相关部门意见，如有异议应将不同意见注明，原则上不临时动议。

2、电视电话会议

上级召开的大型电视电话会议，综合性的电视电话会议由秘书科根据市上通知要求，负责联系安排落实与会人员；专业性电视电话会议由对口分管科室联系安排落实与会人员。参加会议人员要积极主动参加会议，并负责及时传达贯彻好会议精神。

3、各类会议纪要

局党委会议、局行政工作例会及综合性的会议纪要由局长、党委书记签发，秘书科负责起草印制、分发。专题会议纪要一般由主持会议的局领导审核签发，重要性专题会议，在印发纪要前，对议定的事项须报经局主要领导审定；具体承办科室负责专题会议纪要的撰写、拟稿、起草，秘书科负责编号、分发。

（五）控制会议数量和规模

大力精简会议。坚持务实、节俭、高效的原则，提倡少开会、开短会。可开可不开的会议，坚决不开；可归口召开的会议，合并召开；可由各业务科室或单位联合召开的会议，不以局名义召开。实行会议计划管理，从严控制以局名义召开的会议，严格执行会议审批制度。未列入计划的会议，一般不得召开，确需召开的，须报请局主要领导批准。已经发文部署的工作，一般不再召开会议部署。除局召开的全局性综合性重要会议外，不安排局主要领导出席会议；专题工作会议，只安排局主管领导出席，其他领导一般不陪会。各直属单位召开的一般性工作会议，局领导不出席。

（六）严肃会议纪律

为确保会议效果，严肃会议纪律，参加会议人员要做到“五不准”：①不准接打电话，手机必须关闭或调至震动状态； ②不准交头接耳； ③不准随便走动；④不准迟到早退；⑤不准随意更换参会人员，确因故不能参加的，调换参会人员需提前请示并经局主要领导或分管领导批准后方可换人，会议签到必须填写实际参会人员的姓名。

严格会议请假制度。非上级会议、公务外出，一般不得请假。因故、因病等原因不能出席会议的，应提前向局主要领导或局分管领导请假，准假后方可不参加会议，并告知会议筹备人。未经批准缺席的，缺席者于会后一天内应向会议召集人书面说明情况，作出检查。

以上局机关办文、办事、办会工作程序和规范，请各单位、各科室，特别是局系统各级领导认真执行。本通知规范事项各单位可参照执行，执行运行情况请及时报局，以便进一步修改完善。

二〇一〇年七月二十二日