规范办会程序提高办会质量

第一篇：规范办会程序提高办会质量

规范办会程序提高办会质量

办会工作，是党委办公室工作的重要内容。近年来，我们就如何做好办会工作，做了有益探索，取得了较好成效。

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一、切实减轻基层负担，办会讲程序

••••“会海”问题得以产生的一个重要原因是管理不规范。为了解决区委部门自行召开会议多、基层意见比较大的问题，区委于１９９７年１月下发了《关于召开党政负责干部会议的规定》，严格规定了区委部门召开会议的程序。如不经区委同意，任何部门不能擅自召集区部、委、办、局党政负责人会议；邀请区四套班子领导参加的会议，由区委办公室统一把关；原则上一周内不安排两次全区性的干部大会等。对于其他方面的会议，区委办公室严格执行区委对于会议问题在宏观上加以调控的有关原则。为了便于工作安排，区委办公室还制作了《一周会议安排》，提前下发到各部、委、办、局和街道等单位，明示一周内区委要召开哪些重要会议，便于他们安排工作，保证出席。通过贯彻执行以上三个不同层面的会议制度，使办会工作得到比较严格的规范。

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二、切实减轻基层负担，办会讲质量

••••我们立足服务基层，在减少会议、减轻基层负担，提高办会质量方面，作了有益的探索。按照惯例，区委每年的第一季度，要分别召开纪检、组织、宣传、统战等几个方面的工作会议，总结上一年的工作，布置当年的工作。这些会议的出席对象基本集中，分头召开，确实增加了基层的负担。而且，以上四个方面的工作部门都是区委的内设机构，在全面贯彻区委工作要求时，四个职能部门的具体工作存在着交叉的情况，分头召开也存在着一定程度上的重复。从去年开始，我们在区委领导的直接关心和指导下，把纪检、组织、宣传、统战四个会议合并成一个全区性的党建会议，区委领导对全年的纪检、组织、宣传、统战的工作统一布置和提出要求。此举，起到了既精简会议，又提高办会质量的良好效果，受到了基层单位和干部的普遍好评。同时，为了提高办会质量，我们注意把好五个环节。一是开短会。领导讲话讲短话，可讲可不讲的则不讲；安排交流发言，注重突出代表性和典型性，把交流的书面材料下发，便于与会者带回去有选择地重点阅读，交流发言时只讲书面交流材料中的重点内容。二是严格会纪。全区性大会，每会必排席卡，各部门按规定的座位人坐；会前宣布会议时间，准时开会，会间严格按照确定的议程时间规范进行，按时散会，既确保了会议出席率，又加强了会间的纪律管理。三是不陪会。规定全年除了全区性的党风廉政建设干部教育大会和精神文明建设大会，需要全体区委常委出席以外，其它全区性会议，由分管常委或区分管领导出席即可召开，不随意扩大领导干部出席会议的范围，便于领导集中精力抓好重点工作。四是忙季不开会。规定年初或年底工作繁忙季节，无特殊情况，不召开全区性大会，便于全区各条线的日常工作在繁忙季节不断、不乱，不受影响。五是开好现场会。规定凡全区性的现场会，一律落实在基层召开，与会者既听领导总结动员，也听先进介绍经验，同时尽可能创造条件安排与会者到现场走一走、看一看，把召开现场会与实地察看，了解情况有机结合起来，提高办会质量。

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三、坚持实事求是原则，积极主动协调

••••在围绕减少“文山会海”，提高工作效率，积极开展探索的过程中，我们也面临着不少因为旧观念或留恋于习惯做法而产生的矛盾，需要我们做大量的协调工作，予以解决。如因不能从大局看问题，认为召开会议规模越大越好，下发文件规格越高越好，以及相互攀比等问题；又如因为对办会与办文的相互关系及其内在规律性不了解，就不明白在实际工作中，解决有些问题不但需要召开会议，而且一定要有区委下发或转发文件；解决有些问题，只需召开会议即可，没有必要下发或转发文件；解决某些具体问题则召开会议没有必要，下发或转发文件即可；推动某项工作，有时会出现既不需要召开会议，也不需要下发或转发文件，只需要电话通知一下就会奏效的情况；还有些问题的解决，在当前办公自动化和信息传播快捷的情况下，只要通过区报（《静安时报》）和区有线电视台等新闻媒体，就会得到很好的实现。面对以上情况，我们坚持实事求是的原则，主动出击，大胆工作，当好区委的助手和参谋，认真负责地做耐心的协调工作，从而较好地发挥了办会工作、文书处理以及新闻媒体的综合优势，把办公自动化的丰富内涵与实际工作有机结合起来，精简了会议，提高了工作效率。同时，这对我们来说，既是一个做好本职工作，当好助手，推动面上工作的过程，也是我们经受锻炼，积累经验，自我提高的过程。

第二篇：办文、办事、办会工作程序和规范

办文、办事、办会工作程序和规范

办文、办事、办会工作程序和规范

为进一步完善局系统工作机制，严格工作程序，转变工作作风，提高工作效率和服务水平，促进各项工作规范化、制度化运行，确保政令畅通和机关工作高效、协调运转，根据中省市相关规定，结合我局实际，现就进一步规范局机关办文、办事、办会工作程序通知如下：

一、办文程序和规范

（一）收文办理程序和规范

1、签收、登记、拟办。局机关公文处理一律由局秘书科统一负责。凡上级来文，属“三密”文件的，按保密规定办理；属平件的，由秘书科专职人员拆封、登记（登记内容包括来文单位、来文时间、原文件号、文件标题、来文份数、分送范围、初送拟办人）、编收文流水号，当日送秘书科科长提出拟办意见。

2、分办、传阅。秘书科科长签署拟办意见后，由专职文秘人员呈送局有关领导阅批。

3、承办。按照局领导的阅批意见，秘书科文秘人员及时送交相关科室承办落实,需直属单位办理的文件，由秘书科负责将局领导的批办意见一个工作日内转送承办单位办理。

4、催办、查办。公文处理需要批复、答复、报告结果的请示、督办件等，原则上一周内（特殊情况除外）办结。在公文承办过程中，监察室协助秘书科负责催办、查办工作，直至办结。对回复结果的函件，由承办科室及时向局有关领导报告，按时限要求反馈办理情况。文件办结后，承办科室要及时消号并将完整的往来办理件送还秘书科归档。

5、立卷、归档。公文办结后，由秘书科专职人员将办理过程中领导批示、会商及落实等能反映公文办理全过程的原始件妥善收集、保管整理，按文书归档标准要求立卷、归档。

6、来文办理的其他要求

（1）对于上级来文，由秘书科科长提出拟办意见，文秘人员分别将文件装入“批办件”文件夹、“批阅件”文件夹，涉密文件由秘书科专职人员分别装入文件夹，及时呈送领导阅批。

（2）传递公文按先阅办后阅知、先主办后协办的顺序进行。

（3）除分办人标注“另送”者外，一般应按顺序传递。如遇领导外出，可超顺序传递，领导回来后补签相关手续。

（4）紧急公文应随到随办，并视紧急程度，不得耽搁，如遇领导外出等特殊情况应由秘书科专职人员在第一时间报告秘书科科长，再由秘书科科长电话联系有关领导，并按领导指示督办落实。

（5）经局领导阅批，并有明确办理意见的办理件，归口有关单位、科室处理后，应及时将办结的公文送交秘书科文件专管人员，其他传阅件按照规定要求传阅完后由秘书科专职人员统一保管。

（6）对未经秘书科签收、登记的上级来文，原则上局领导、秘书科科长一般不签署阅批、拟办意见。因特殊原因局领导已签署意见的，秘书科应及时补办签收、登记办理手续。

（7）对直属各单位、局机关各科室报送的上行文件，一律由秘书科采取归口办理制度。凡需向市委、市政府或市委办市政府办报送的报告、请示等公文，应先送交局秘书科登记，由秘书科分呈局领导阅示、报送签发，不得将文件资料直接报市级领导个人（市上领导有特殊要求的除外），如遇特殊情况已直送市委、市政府并有市领导批示的公文，应及时将情况报告局主要领导，并告知局秘书科科长。

（8）对下列情况的公文秘书科不予受理，并由秘书科及时负责退回报送单位。退文时，秘书科要填写“退文单”并陈述理由，经秘书科长把关签字。不予受理的文件是：①公文内容与国家现行法律、法规及党和政府的方针政策不符的；②多头主送、越级上报的；③属于本部门、局直属单位和局机关科室职权范围可办理的；④需与相关部门（单位）协调而未经协调的；⑤反映问题模糊、请示的内容含混不清、行文不规范、文面不清、报文程序不符合要求的。⑥项目经费未列入计划、会议决议或领导批示的。⑦签署合同协议未经领导签字、乙方未签字盖章的。⑧其他不予受理的文件。退回的公文经相关基层单位和科室修改、完善后秘书科再予以办理。

（二）发文办理程序和规范

严格按照以局名义“起草—审核—报批—再核—签发—印制—报送—存档”的顺序，履行必要程序，规范办文流程。起草单位代拟文稿一律先送分管领导，再送局秘书科校订，一般不得直接送局主要领导同志阅批。

1.起草。公文主办科室（单位）根据工作需要或领导要求，确定公文种类，完成公文初稿。

2.审核。公文初稿由主办科室（单位）负责人审核同意后，报秘书科校核，公文内容由经办单位、科室负责校核；体例格式、主题词标引和文字表述由秘书科负责进一步规范；公文发送范围、等级、密级由经办单位提出，秘书科校核。校核时如发现不符合办文程序，内容有不妥之处的文件，应及时向拟稿单位、科室提出修改或处理意见。

3.报批。确需行文的，由公文主办科室（单位）根据秘书科意见进行修改完善，由专职管理人员登记填写发文审批单，依次呈报领导审核。

4.再核。公文主办科室根据领导意见需要做较大修改的，由公文主办科室先作修改完善，再将修改后的文稿、电子文本以及领导批示的文稿一并报秘书科再进行校核。凡属规范性文件，必须事先与市政府法制办沟通。

5.签发。主办科室（单位）将样稿及修改审核的文件报送局秘书科，由秘书科报送有关领导复核后，最后由局长签发。

6.印制。公文的印制由秘书科负责监督，实行“谁呈报，谁印制”的原则。需要以局名义印发的公文，经过办文程序批准印发的，由呈报单位或科室承担印制任务。印制文件要严格按照秘书科提供的印制标准、份数进行，印制清样后要交秘书科审核，审核合格的由呈报科室付印。

7.盖章。以局名义发送的公文，一律加盖局印章，并经局长、党委书记同意签发。秘书科印章管理人员要对印制的公文与文稿检查校对无异后方可用印。

8.分发。按照领导批示意见，根据公文要求发纸介文件或电子文件。电子文件由局政务信息专管员负责制作、发布；纸介文件由公文主办部门（单位）按规定渠道和发放范围分发报送。

9.归档。凡以局名义产生的文件（含资料、领导讲话、工作报告、专项汇报等）都一律归档。各基层单位和机关各科室代局拟的文件连同底稿、附件等一律交秘书科负责存档，存档内容为：（1）领导批示原件；（2）文件签发单；（3）纸质公文2份；（4）word格式电子文本。

（三）注意事项

1.局属各单位、局机关各科室因工作需要或领导指示、会议决议等行文，要严格按照《党政机关公文处理工作条例》规定执行。局受理请示、报告类公文范围一般为：局直属各基层单位、科室、有关部门单位。越级报送或与本部门职能无关的，一般不予受理（局机关各科室不直接向本级行文，需请示报告事项，直接反馈面对面请示报告）。所有报送市委、市政府的公文，均应经局秘书科按公文处理程序办理，局直属各单位不能向市委、市政府直接报文或报告工作。

2.文种使用。请示必须一文一事，一般只写一个主送机关，需要同时送其它机关的，应当用抄送形式。报告不得夹带请示事项，送阅件只作阅知处理。

3.公文撰写。请示、报告要文字精炼、表达清楚，实事求是。需要市政府或局答复的，要提出初步意见和建议。请示件的附注中一定要留有联系人的姓名、办公电话和手机号码，以便联系，协调解决。

凡邀请市政府领导出席的会议、活动的请示，要说明会议、活动的基本情况，并附有活动议程方案，且由专人负责联络协调。

4.行文格式。凡是上报市委（办）、政府（办）和局或需经市政府常务会议研究的材料要统一格式，一律用a4纸张打印，原则上以正式文件形式印制，公文要素齐全，表述准确，不得出现格式方面的错误。

5.协调会签。在职权范围内可以解决的不得行文请示；请示、报告事项涉及其它部门时，应当协商一致后会签上报，经协商意见仍不一致的，主办科室要将各方面意见一并报告分管领导和局长，由局领导审定，不能自作主张。

（四）从严控制发文数量，提高办文效率。

对法律、法规和规章已有明确规定的，一律不再发文；通过简报、便函、传真或电话、面商可以解决的，原则上不正式发文。

一般公文的拟稿，24小时内完成；重要公文的拟稿，3天之内完成，特殊情况按要求时限内完成。为了减少报送公文的人力、物力等资源浪费，降低成本，提高效率，能够通过城建网或政府内网传输的公文实行电子公文网上传输，不再印发纸质文件。凡上级要求提供数据信息的非正式材料，原则上以电子版或纸质形式传送，一般不挂文头、文号。

二、办事程序和规范

（一）局领导按照分工负责制履行职责，有职有权，职责分明，各负其责，勇于负责。

局领导班子成员对分管工作中的重要情况或重大事项要按照有关规定及时向局长报告，并提出解决问题的方案和建议。局机关科室和单位实行分级管理，一级对一级负责。各单位各科室需市政府协调解决的问题，应报请局分管领导，经局分管领导审定，并报局长同意后再向市政府分管领导专题请示汇报；特别重大事项由局主要领导向市政府主要领导请示汇报。原则上不得越级汇报。

（二）向市上领导汇报工作要采取“预约制”。

各科室及各单位领导需向市政府领导当面请示、汇报工作的，除报经局分管领导、主要领导同意或安排指派、市政府领导直接点名约见外，应先与市政府办公室取得联系，并告知具体事由，共同提出拟办意见，由市政府办公室与市政府领导约定地点及时间后，方可见面。各单位、各科室一般不得直接向市领导报告工作。

（三）市政府迎接上级的综合性、全局性的检查活动，由市政府办公室承办，我局协办的，局相关单位和科室要积极协助、配合。

以局名义组织的各项具体活动，由各业务科室（单位）牵头负责拟定活动组织实施方案，经分管领导和主要领导同意后，按方案组织实施，并按方案分工，各负其责落实好相关文字材料、活动现场、会务组织、食宿保障等各环节的工作，局秘书科负责协调、督办落实。

（四）实行会议决议落实督办制。

各单位、各科室必须坚决贯彻市委、市政府和局的决议、决定，对于市上和局的重要重大会议精神要立即转达和贯彻落实，凡是决议的事项必须无条件执行，并及时报送涉及本单位、本科室承担工作任务或落实会议精神情况的反馈信息。对于市政府和局里的工作部署及重大决策，局秘书科和监察室要积极认真负责地督办落实，按时发送督办单、通报落实情况。局定期对局领导、直属单位负责人、机关科室负责人参会情况予以通报。

（五）对于来机关办理具体事务的职工群众，各科室要积极接待、文明办公，能立即解决的必须立即解决，一时解决不了的要认真耐心解释，尽量让群众满意而归。

凡没有正当理由拖延办理、贻误时机、伤害群众感情、造成一定影响的，要追究科室负责同志和经办人的责任。对群众来信来访，做到件件有着落。

（六）凡需以局名义出具证明、介绍信、通行证的，一律要有所在科室或单位出具的证明、介绍信，并经局主要领导同意，由秘书科酌情给予办理。

（七）凡需外出考察学习，无论是局领导、直属单位、机关科室，都必须提前报告，经过严格审批。

事前要上报考察学习方案，方案包括：考察的目的、人数、时间、地点、线路、经费及交通工具等内容，经局主要领导审批后方可成行。外出前必须到局秘书科登记备案，同时要将配备的公车和司机移交秘书科车管干部管理。事中要及时报告考察学习的情况，事后向局写出书面考察报告。

（八）局领导要按照分工和工作需要，积极参加市上或市直部门组织召开的会议，会后要及时汇报、传达、落实会议精神。

凡局长指定局领导班子成员或科室负责人参加的紧急会议，参加会议的局领导或科室负责人必须按时参加，会后要及时传达汇报会议精神，并督促会议精神落实到位。

三、办会程序和规范

(一)会议类别

局实行行政工作例会、局领导班子成员碰头会、局党委会和局专题会议制度，并视情况召开全局性工作会议，动员部署工作。

为便于组织和管理，将局召开的会议按会议内容、出席人员分为三类。

1、一类会议：①局党委会，不定时召开，由党委书记主持，主要研究讨论“三重一大”等重要重大工作事项，作出全局性的重要决议，局党委成员参加，必要时召开扩大会，或相关人员列席参加；②局领导班子成员碰头会，每半月召开一次，由局长主持，主要研究分析部署综合性、阶段性重要工作，协调安排布置重要工作任务，主要是局领导班子成员参加，必要时按会议要求通知相关单位、科室负责人参加；③局行政工作例会，每半月召开一次，由局长或局长委托的副局长主持，主要是听取工作汇报，协调安排讲评半月工作，安排部署阶段性突击性重点工作，主要是局领导班子成员、局机关各科室、直属各单位主要负责人参加，必要时通知相关人员参加。

2、二类会议：局大型综合性全局性会议，根据工作需要召开，局长、党委书记出席，局分管领导主持，局领导班子成员、局系统副科以上干部或党员代表、职工代表参加，主要是动员部署、总结表彰某一方面的重要工作。由局秘书科组织实施，会前拟定方案。

3、三类会议：专题工作会议，主要是研究讨论、分析、总结、协调解决城市建设维护管理等具体工作和问题。局机关各科室召集的专业会议，由各科室自行组织。以局名义、局领导指定或局有关会议决定要召开的专题会，由局分管领导主持，相关科室负责人参加并组织实施，需局长出席的要事前及时请示报告，需要直属单位有关科室或市直有关部门等参加的，要及时通知，会后要及时将情况由主持会议人员向局长汇报。

局党委书记主持的党委会和局长主持的领导班子碰头会和行政工作例会，原则上会议地点设在局一楼会议室。二类和三类会议地点根据情况由局秘书科或有关科室协调安排通知。局领导班子成员碰头会和局行政工作例会，逢周一交叉召开，时间固定在周一早8：45，会议时间、地点有变化时另行通知。

（二）各类会议的审批

一类会议的审批：①召开局党委会由党委书记提议，与局党委委员事前通气后召开；②召开局领导班子碰头会和行政工作例会由局长批准和主持，原则上单周召开领导班子碰头会，半月召开一次局行政工作例会，局长因故外出时由局长委托人主持。

二类会议的审批：由局长、各分管领导、秘书科根据工作需要提议，由秘书科拟定会议方案，经局长审批。

三类会议的审批：由局各分管领导或科室负责人提议，会议主办科室填报《会议呈报单》，交秘书科根据申请和局总体工作安排，提出会议安排的初步意见，并经分管领导审核后，报局主要领导审批，局秘书科备案。

（三）会务工作组织程序和职责分工

1、一类会议即局党委会议、局领导班子碰头会议、局行政工作例会统一由局秘书科负责会务筹办工作，秘书科会前收集征求协调局领导成员议题和意见，经局长审定后，列出会议议题，上会研究解决。会议通知、会场座次、会场会标、会议签到及会议材料的起草、印制、分发、会议记录由秘书科指定专人分工负责落实。

2、二类会议即大型综合性、全局性会议的会务工作依照有关规定要求以及市政府和局主要领导的指示，在局分管领导的指导下，专门成立的会务组织机构具体负责组织实施，有关科室予以协助。会议通知、会场座次、会场会标、会议签到及会议材料的起草、印制及会议材料分发由秘书科负责；会场卫生、服务工作、盆景花卉摆放、音响调试等由会务场地保障组负责。

3、三类会议即局专题工作会议的会务工作由主办科室负责，按程序办理，并负责会务承办，包括文字材料、会议通知、会场布置、签到、会务服务、会后会议纪要的起草下发等，局秘书科协助。

（四）其他需要明确的问题

1、会议议题

凡局以正式文件报市政府的请示、报告，局主要领导直接提议或局直接报送的汇报材料，需要提交市政府常务会议研究的，秘书科按规定程序运作，由议题相关科室提供相应数量的书面材料及电子版报秘书科收集，待有关领导审批汇总后，按工作规则办理。需要局一定会议研究解决的会议议题必须由相关科室研究讨论并报局分管领导审核后方可送达秘书科，如内容涉及其他相关部门，必须事先征求相关部门意见，如有异议应将不同意见注明，原则上不临时动议。

2、电视电话会议

上级召开的大型电视电话会议，综合性的电视电话会议由秘书科根据市上通知要求，负责联系安排落实与会人员；专业性电视电话会议由对口分管科室联系安排落实与会人员。参加会议人员要积极主动参加会议，并负责及时传达贯彻好会议精神。

3、各类会议纪要

局党委会议、局行政工作例会及综合性的会议纪要由局长、党委书记签发，秘书科负责起草印制、分发。专题会议纪要一般由主持会议的局领导审核签发，重要性专题会议，在印发纪要前，对议定的事项须报经局主要领导审定；具体承办科室负责专题会议纪要的撰写、拟稿、起草，秘书科负责编号、分发。

（五）控制会议数量和规模

大力精简会议。坚持务实、节俭、高效的原则，提倡少开会、开短会。可开可不开的会议，坚决不开；可归口召开的会议，合并召开；可由各业务科室或单位联合召开的会议，不以局名义召开。实行会议计划管理，从严控制以局名义召开的会议，严格执行会议审批制度。未列入计划的会议，一般不得召开，确需召开的，须报请局主要领导批准。已经发文部署的工作，一般不再召开会议部署。除局召开的全局性综合性重要会议外，不安排局主要领导出席会议；专题工作会议，只安排局主管领导出席，其他领导一般不陪会。各直属单位召开的一般性工作会议，局领导不出席。

（六）严肃会议纪律

为确保会议效果，严肃会议纪律，参加会议人员要做到“五不准”：①不准接打电话，手机必须关闭或调至震动状态；②不准交头接耳；③不准随便走动；④不准迟到早退；⑤不准随意更换参会人员，确因故不能参加的，调换参会人员需提前请示并经局主要领导或分管领导批准后方可换人，会议签到必须填写实际参会人员的姓名。

严格会议请假制度。非上级会议、公务外出，一般不得请假。因故、因病等原因不能出席会议的，应提前向局主要领导或局分管领导请假，准假后方可不参加会议，并告知会议筹备人。未经批准缺席的，缺席者于会后一天内应向会议召集人书面说明情况，作出检查。

以上局机关办文、办事、办会工作程序和规范，请各单位、各科室，特别是局系统各级领导认真执行。

本通知规范事项各单位可参照执行，执行运行情况请及时报局，以便进一步修改完善。

第三篇：办文、办事、办会工作程序和规范

办文、办事、办会工作程序和规范

为进一步完善局系统工作机制，严格工作程序，转变工作作风，提高工作效率和服务水平，促进各项工作规范化、制度化运行，确保政令畅通和机关工作高效、协调运转，根据中省市相关规定，结合我局实际，现就进一步规范局机关办文、办事、办会工作程序通知如下：

一、办文程序和规范

（一）收文办理程序和规范

1、签收、登记、拟办。局机关公文处理一律由局秘书科统一负责。凡上级来文，属“三密”文件的，按保密规定办理；属平件的，由秘书科专职人员拆封、登记（登记内容包括来文单位、来文时间、原文件号、文件标题、来文份数、分送范围、初送拟办人）、编收文流水号，当日送秘书科科长提出拟办意见。

2、分办、传阅。秘书科科长签署拟办意见后，由专职文秘人员呈送局有关领导阅批。

3、承办。按照局领导的阅批意见，秘书科文秘人员及时送交相关科室承办落实,需直属单位办理的文件，由秘书科负责将局领导的批办意见一个工作日内转送承办单位办理。

4、催办、查办。公文处理需要批复、答复、报告结果的请示、督办件等，原则上一周内（特殊情况除外）办结。在公文承办过程中，监察室协助秘书科负责催办、查办工作，直至办结。对回复结果的函件，由承办科室及时向局有关领导报告，按时限要求反馈办理情况。文件办结后，承办科室要及时消号并将完整的往来办理件送还秘书科归档。

5、立卷、归档。公文办结后，由秘书科专职人员将办理过程中领导批示、会商及落实等能反映公文办理全过程的原始件妥善收集、保管整理，按文书归档标准要求立卷、归档。

6、来文办理的其他要求

（1）对于上级来文，由秘书科科长提出拟办意见，文秘人员分别将文件装入“批办件”文件夹、“批阅件”文件夹，涉密文件由秘书科专职人员分别装入文件夹，及时呈送领导阅批。

（2）传递公文按先阅办后阅知、先主办后协办的顺序进行。

（3）除分办人标注“另送”者外，一般应按顺序传递。如遇领导外出，可超顺序传递，领导回来后补签相关手续。

（4）紧急公文应随到随办，并视紧急程度，不得耽搁，如遇领导外出等特殊情况应由秘书科专职人员在第一时间报告秘书科科长，再由秘书科科长电话联系有关领导，并按领导指示督办落实。

（5）经局领导阅批，并有明确办理意见的办理件，归口有关单位、科室处理后，应及时将办结的公文送交秘书科文件专管人员，其他传阅件按照规定要求传阅完后由秘书科专职人员统一保管。

（6）对未经秘书科签收、登记的上级来文，原则上局领导、秘书科科长一

般不签署阅批、拟办意见。因特殊原因局领导已签署意见的，秘书科应及时补办签收、登记办理手续。

（7）对直属各单位、局机关各科室报送的上行文件，一律由秘书科采取归口办理制度。凡需向市委、市政府或市委办市政府办报送的报告、请示等公文，应先送交局秘书科登记，由秘书科分呈局领导阅示、报送签发，不得将文件资料直接报市级领导个人（市上领导有特殊要求的除外），如遇特殊情况已直送市委、市政府并有市领导批示的公文，应及时将情况报告局主要领导，并告知局秘书科科长。

（8）对下列情况的公文秘书科不予受理，并由秘书科及时负责退回报送单位。退文时，秘书科要填写“退文单”并陈述理由，经秘书科长把关签字。不予受理的文件是：①公文内容与国家现行法律、法规及党和政府的方针政策不符的；②多头主送、越级上报的；③属于本部门、局直属单位和局机关科室职权范围可办理的；④需与相关部门（单位）协调而未经协调的；⑤反映问题模糊、请示的内容含混不清、行文不规范、文面不清、报文程序不符合要求的。⑥项目经费未列入计划、会议决议或领导批示的。⑦签署合同协议未经领导签字、乙方未签字盖章的。⑧其他不予受理的文件。退回的公文经相关基层单位和科室修改、完善后秘书科再予以办理。

（二）发文办理程序和规范

严格按照以局名义“起草—审核—报批—再核—签发—印制—报送—存档”的顺序，履行必要程序，规范办文流程。起草单位代拟文稿一律先送分管领导，再送局秘书科校订，一般不得直接送局主要领导同志阅批。

1.起草。公文主办科室（单位）根据工作需要或领导要求，确定公文种类，完成公文初稿。

2.审核。公文初稿由主办科室（单位）负责人审核同意后，报秘书科校核，公文内容由经办单位、科室负责校核；体例格式、主题词标引和文字表述由秘书科负责进一步规范；公文发送范围、等级、密级由经办单位提出，秘书科校核。校核时如发现不符合办文程序，内容有不妥之处的文件，应及时向拟稿单位、科室提出修改或处理意见。

3.报批。确需行文的，由公文主办科室（单位）根据秘书科意见进行修改完善，由专职管理人员登记填写发文审批单，依次呈报领导审核。

4.再核。公文主办科室根据领导意见需要做较大修改的，由公文主办科室先作修改完善，再将修改后的文稿、电子文本以及领导批示的文稿一并报秘书科再进行校核。凡属规范性文件，必须事先与市政府法制办沟通。

5.签发。主办科室（单位）将样稿及修改审核的文件报送局秘书科，由秘书科报送有关领导复核后，最后由局长签发。

6.印制。公文的印制由秘书科负责监督，实行“谁呈报，谁印制”的原则。需要以局名义印发的公文，经过办文程序批准印发的，由呈报单位或科室承担印制任务。印制文件要严格按照秘书科提供的印制标准、份数进行，印制清样后要交秘书科审核，审核合格的由呈报科室付印。

7.盖章。以局名义发送的公文，一律加盖局印章，并经局长、党委书记同意签发。秘书科印章管理人员要对印制的公文与文稿检查校对无异后方可用印。

8.分发。按照领导批示意见，根据公文要求发纸介文件或电子文件。电子文件由局政务信息专管员负责制作、发布；纸介文件由公文主办部门（单位）按规定渠道和发放范围分发报送。

9.归档。凡以局名义产生的文件（含资料、领导讲话、工作报告、专项汇报等）都一律归档。各基层单位和机关各科室代局拟的文件连同底稿、附件等一律交秘书科负责存档，存档内容为：（1）领导批示原件；（2）文件签发单；（3）纸介公文2份；（4）word格式电子文本。

（三）注意事项

1.局属各单位、局机关各科室因工作需要或领导指示、会议决议等行文，要严格按照《国家行政机关公文处理办法》规定执行。局受理请示、报告类公文范围一般为：局直属各基层单位、科室、有关部门单位。越级报送或与本部门职能无关的，一般不予受理（局机关各科室不直接向本级行文，需请示报告事项，直接反馈面对面请示报告）。所有报送市委、市政府的公文，均应经局秘书科按公文处理程序办理，局直属各单位不能向市委、市政府直接报文或报告工作。

2.文种使用。请示必须一文一事，一般只写一个主送机关，需要同时送其它机关的，应当用抄送形式。报告不得夹带请示事项，送阅件只作阅知处理。

3.公文撰写。请示、报告要文字精炼、表达清楚，实事求是。需要市政府或局答复的，要提出初步意见和建议。请示件的附注中一定要留有联系人的姓名、办公电话和手机号码，以便联系，协调解决。

凡邀请市政府领导出席的会议、活动的请示，要说明会议、活动的基本情况，并附有活动议程方案，且由专人负责联络协调。

4.行文格式。凡是上报市委（办）、政府（办）和局或需经市政府常务会议研究的材料要统一格式，一律用A4纸张打印，原则上以正式文件形式印制，左侧装订，每页26行（不含页码），每行28字，大标题采用2号方正小标宋简体，正文为3号国标仿宋字体，由部门（单位）负责人签发，必须加盖公章。公文要素齐全，表述准确，不得出现格式方面的错误。

5.协调会签。在职权范围内可以解决的不得行文请示；请示、报告事项涉及其它部门时，应当协商一致后会签上报，经协商意见仍不一致的，主办科室要将各方面意见一并报告分管领导和局长，由局领导审定，不能自作主张。

（四）从严控制发文数量，提高办文效率。

对法律、法规和规章已有明确规定的，一律不再发文；通过简报、便函、传真或电话、面商可以解决的，原则上不正式发文。

一般公文的拟稿，24小时内完成；重要公文的拟稿，3天之内完成，特殊情况按要求时限内完成。为了减少报送公文的人力、物力等资源浪费，降低成本，提高效率，能够通过城建网或政府内网传输的公文实行电子公文网上传输，不再印发纸质文件。凡上级要求提供数据信息的非正式材料，原则上以电子版或纸质形式传送，一般不挂文头、文号。

二、办事程序和规范

（一）局领导按照分工负责制履行职责，有职有权，职责分明，各负其责，勇于负责。局领导班子成员对分管工作中的重要情况或重大事项要按照有关规定及时向局长报告，并提出解决问题的方案和建议。局机关科室和单位实行分级管理，一级对一级负责。各单位各科室需市政府协调解决的问题，应报请局分管领导，经局分管领导审定，并报局长同意后再向市政府分管领导专题请示汇报；特别重大事项由局主要领导向市政府主要领导请示汇报。原则上不得越级汇报。

（二）向市上领导汇报工作要采取“预约制”。各科室及各单位领导需向市政府领导当面请示、汇报工作的，除报经局分管领导、主要领导同意或安排指派、市政府领导直接点名约见外，应先与市政府办公室取得联系，并告知具体事由，共同提出拟办意见，由市政府办公室与市政府领导约定地点及时间后，方可见面。各单位、各科室一般不得直接向市领导报告工作。

（三）市政府迎接上级的综合性、全局性的检查活动，由市政府办公室承办，我局协办的，局相关单位和科室要积极协助、配合。以局名义组织的各项具体活动，由各业务科室（单位）牵头负责拟定活动组织实施方案，经分管领导和主要领导同意后，按方案组织实施，并按方案分工，各负其责落实好相关文字材料、活动现场、会务组织、食宿保障等各环节的工作，局秘书科负责协调、督办落实。

（四）实行会议决议落实督办制。各单位、各科室必须坚决贯彻市委、市政府和局的决议、决定，对于市上和局的重要重大会议精神要立即转达和贯彻落实，凡是决议的事项必须无条件执行，并及时报送涉及本单位、本科室承担工作任务或落实会议精神情况的反馈信息。对于市政府和局里的工作部署及重大决策，局秘书科和监察室要积极认真负责地督办落实，按时发送督办单、通报落实情况。局定期对局领导、直属单位负责人、机关科室负责人参会情况予以通报。

（五）对于来机关办理具体事务的职工群众，各科室要积极接待、文明办公，能立即解决的必须立即解决，一时解决不了的要认真耐心解释，尽量让群众满意而归。凡没有正当理由拖延办理、贻误时机、伤害群众感情、造成一定影响的，要追究科室负责同志和经办人的责任。对群众来信来访，做到件件有着落。

（六）凡需以局名义出具证明、介绍信、通行证的，一律要有所在科室或单位出具的证明、介绍信，并经局主要领导同意，由秘书科酌情给予办理。

（七）凡需外出考察学习，无论是局领导、直属单位、机关科室，都必须提前报告，经过严格审批。事前要上报考察学习方案，方案包括：考察的目的、人数、时间、地点、线路、经费及交通工具等内容，经局主要领导审批后方可成行。外出前必须到局秘书科登记备案，同时要将配备的公车和司机移交秘书科车管干部管理。事中要及时报告考察学习的情况，事后向局写出书面考察报告。

（八）局领导要按照分工和工作需要，积极参加市上或市直部门组织召开的会议，会后要及时汇报、传达、落实会议精神。凡局长指定局领导班子成员或科室负责人参加的紧急会议，参加会议的局领导或科室负责人必须按时参加，会后要及时

传达汇报会议精神，并督促会议精神落实到位。

三、办会程序和规范

(一)会议类别

局实行行政工作例会、局领导班子成员碰头会、局党委会和局专题会议制度，并视情况召开全局性工作会议，动员部署工作。

为便于组织和管理，将局召开的会议按会议内容、出席人员分为三类。

1、一类会议：①局党委会，不定时召开，由党委书记主持，主要研究讨论“三重一大”等重要重大工作事项，作出全局性的重要决议，局党委成员参加，必要时召开扩大会，或相关人员列席参加；②局领导班子成员碰头会，每半月召开一次，由局长主持，主要研究分析部署综合性、阶段性重要工作，协调安排布置重要工作任务，主要是局领导班子成员参加，必要时按会议要求通知相关单位、科室负责人参加；③局行政工作例会，每半月召开一次，由局长或局长委托的副局长主持，主要是听取工作汇报，协调安排讲评半月工作，安排部署阶段性突击性重点工作，主要是局领导班子成员、局机关各科室、直属各单位主要负责人参加，必要时通知相关人员参加。

2、二类会议：局大型综合性全局性会议，根据工作需要召开，局长、党委书记出席，局分管领导主持，局领导班子成员、局系统副科以上干部或党员代表、职工代表参加，主要是动员部署、总结表彰某一方面的重要工作。由局秘书科组织实施，会前拟定方案。

3、三类会议：专题工作会议，主要是研究讨论、分析、总结、协调解决城市建设维护管理等具体工作和问题。局机关各科室召集的专业会议，由各科室自行组织。以局名义、局领导指定或局有关会议决定要召开的专题会，由局分管领导主持，相关科室负责人参加并组织实施，需局长出席的要事前及时请示报告，需要直属单位有关科室或市直有关部门等参加的，要及时通知，会后要及时将情况由主持会议人员向局长汇报。

局党委书记主持的党委会和局长主持的领导班子碰头会和行政工作例会，原则上会议地点设在局一楼会议室。二类和三类会议地点根据情况由局秘书科或有关科室协调安排通知。局领导班子成员碰头会和局行政工作例会，逢周一交叉召开，时间固定在周一早8：45，会议时间、地点有变化时另行通知。

（二）各类会议的审批

一类会议的审批：①召开局党委会由党委书记提议，与局党委委员事前通气后召开； ②召开局领导班子碰头会和行政工作例会由局长批准和主持，原则上单周召开领导班子碰头会，半月召开一次局行政工作例会，局长因故外出时由局长委托人主持。

二类会议的审批：由局长、各分管领导、秘书科根据工作需要提议，由秘书科拟定会议方案，经局长审批。

三类会议的审批：由局各分管领导或科室负责人提议，会议主办科室填报《会议呈报单》，交秘书科根据申请和局总体工作安排，提出会议安排的初步意见，并经分管领导审核后，报局主要领导审批，局秘书科备案。

（三）会务工作组织程序和职责分工

1、一类会议即局党委会议、局领导班子碰头会议、局行政工作例会统一由局秘书科负责会务筹办工作，秘书科会前收集征求协调局领导成员议题和意见，经局长审定后，列出会议议题，上会研究解决。会议通知、会场座次、会场会标、会议签到及会议材料的起草、印制、分发、会议记录由秘书科指定专人分工负责落实。

2、二类会议即大型综合性、全局性会议的会务工作依照有关规定要求以及市政府和局主要领导的指示，在局分管领导的指导下，专门成立的会务组织机构具体负责组织实施，有关科室予以协助。会议通知、会场座次、会场会标、会议签到及会议材料的起草、印制及会议材料分发由秘书科负责；会场卫生、服务工作、盆景花卉摆放、音响调试等由会务场地保障组负责。

3、三类会议即局专题工作会议的会务工作由主办科室负责，按程序办理，并负责会务承办，包括文字材料、会议通知、会场布置、签到、会务服务、会后会议纪要的起草下发等，局秘书科协助。

（四）其他需要明确的问题

1、会议议题

凡局以正式文件报市政府的请示、报告，局主要领导直接提议或局直接报送的汇报材料，需要提交市政府常务会议研究的，秘书科按规定程序运作，由议题相关科室提供相应数量的书面材料及电子版报秘书科收集，待有关领导审批汇总后，按工作规则办理。需要局一定会议研究解决的会议议题必须由相关科室研究讨论并报局分管领导审核后方可送达秘书科，如内容涉及其他相关部门，必须事先征求相关部门意见，如有异议应将不同意见注明，原则上不临时动议。

2、电视电话会议

上级召开的大型电视电话会议，综合性的电视电话会议由秘书科根据市上通知要求，负责联系安排落实与会人员；专业性电视电话会议由对口分管科室联系安排落实与会人员。参加会议人员要积极主动参加会议，并负责及时传达贯彻好会议精神。

3、各类会议纪要

局党委会议、局行政工作例会及综合性的会议纪要由局长、党委书记签发，秘书科负责起草印制、分发。专题会议纪要一般由主持会议的局领导审核签发，重要性专题会议，在印发纪要前，对议定的事项须报经局主要领导审定；具体承办科室负责专题会议纪要的撰写、拟稿、起草，秘书科负责编号、分发。

（五）控制会议数量和规模

大力精简会议。坚持务实、节俭、高效的原则，提倡少开会、开短会。可开可不开的会议，坚决不开；可归口召开的会议，合并召开；可由各业务科室或单位联合召开的会议，不以局名义召开。实行会议计划管理，从严控制以局名义召开的会议，严格执行会议审批制度。未列入计划的会议，一般不得召开，确需召开的，须报请局主要领导批准。已经发文部署的工作，一般不再召开会议部署。除局召开的全局性综合性重要会议外，不安排局主要领导出席会议；专题工作会议，只安排局主管领导出席，其他领导一般不陪会。各直属单位召开的一般性工作会议，局领导不出席。

（六）严肃会议纪律

为确保会议效果，严肃会议纪律，参加会议人员要做到“五不准”：①不准接打电话，手机必须关闭或调至震动状态； ②不准交头接耳； ③不准随便走动；④不准迟到早退；⑤不准随意更换参会人员，确因故不能参加的，调换参会人员需提前请示并经局主要领导或分管领导批准后方可换人，会议签到必须填写实际参会人员的姓名。

严格会议请假制度。非上级会议、公务外出，一般不得请假。因故、因病等原因不能出席会议的，应提前向局主要领导或局分管领导请假，准假后方可不参加会议，并告知会议筹备人。未经批准缺席的，缺席者于会后一天内应向会议召集人书面说明情况，作出检查。

以上局机关办文、办事、办会工作程序和规范，请各单位、各科室，特别是局系统各级领导认真执行。本通知规范事项各单位可参照执行，执行运行情况请及时报局，以便进一步修改完善。

二〇一〇年七月二十二日

第四篇：办文、办会、接待规范

宣办发〔2008〕 号

关于印发《中共宣威市委办公室关于公文办理 的规定》《中共宣威市委办公室关于承办 市委大中型会议的规定》《中共宣威市 委办公室关于安排市委领导参加 公务活动的规定》的通知

各乡（镇）党委、街道党工委，市直各部委办局、企事业单位、人民团体党委（党组、总支、支部）：

经市委领导同意，现将《中共宣威市委办公室关于公文办理的规定》、《中共宣威市委办公室关于承办市委大中型会议的规定》、《中共宣威市委办公室关于安排市委领导参加公务活动的规定》印发你们，请遵照执行。

中共宣威市委办公室

2008年5月4日 中共宣威市委办公室关于公文办理的规定

根据《中国共产党机关公文处理条例》和《中共云南省委办公厅关于公文办理的规定》、《中共曲靖市委办公室关于公文办理的规定》，为进一步提高市委办公室办文质量和效率，促进办文工作的规范化、制度化、程序化，特制定本规定。

一、办理范围

市委办公室主要办理如下公文：

（一）中央、省委、曲靖市委下发的需要办理的文件；

（二）曲靖市委工作部门下发需要办理的文件、电报、信函；

（三）需以市委、市委办公室名义印发的文、电、函；

（四）需要以市委、政府及其办公室名义联发的文、电、函；

（五）市人大常委会、市政府、市政协党组的报请性公文；

（六）乡（镇、街道）、市直部门党委（党组、总支、支部）的报请性公文；

（七）市外县（市、区）党委给市委的需要办理的文、电、函；

（八）领导交办的其他公文。

二、办理原则

运转快速、内容真实、用语准确、把关严格、行文规范、安全保密。

三、办理程序

乡（镇、街道）、部门党委（党组、总支、支部）向市委或市委办公室报送的请示、报告和会议类公文，由市委办公室综合科会商有关部门按照拟办意见办理后按程序报批。需市委领导出席的会议、活动及外事类公文由秘书科办理。

（一）拟办

拟办由市委办公室分管文秘工作的副主任或指定专人办理。收到办理件后，对不需进行协商或征求意见的来文，一般在1个工作日内提出拟办意见；紧急情况、重要信息、领导有明确时限要求的办理件即收即办。公文内容涉及其他有关部门的，应先征求相关部门意见，部门要明确提出处理意见；部门意见不一致时，先进行沟通和协商，仍不一致时，报市委办分管领导协调。对需协商或征求意见的来文，及时跟踪催办。

凡属于根据中央、省、曲靖市有关通知、决定、意见精神，结合我市实际代拟的贯彻实施意见及相关文件，或涉及制定方针、政策、规定和安排部署全局性工作的文件，应按照市委主要领导批示提请市委常委会议审议或印送市委常委征求意见后办理。

（二）审核修改

对需要印发或提请市委常委会议研究审议下发的公文，由综合科修改，报市委办分管领导审核。若文稿需作较大修改，可退回报文单位修改，或请报文单位派人参与共同修改。

（三）送批

中央、省、曲靖市下发的公文由综合科送分管领导提出拟办意见，报市委领导阅批。

报市委、市委办公室的请示、商洽类公文或需以市委、市委办公室名义印制的公文，办理后送相关领导审核，报分管领导审批，特别重要的报市委书记或市委副书记审批。以市委、市政府名义或两办名义联发的公文，一般应先送市政府办公室办理，市政府有关领导审批后，再转市委办公室办理；内容主要涉及党委职能的，先送市委办公室办理，由综合科提出办理意见送相关领导审核后，先报市政 府领导审签，再报市委领导审发。

（四）送印

以市委或市委办公室名义发出的公文，送印前由市委办公室综合科对公文进行规范性把关、制发。若改动较多、时间要求较紧或专业性较强的文件，应请报文单位共同签清。

（五）回复

拟办意见经领导批示后，应视情况分别以批复、函复、拟办单复印件等方式答复报文单位，并抄送有关部门和领导；批转有关部门办理的，应及时将来文转有关部门，并将情况通报报文单位；对不宜扩大阅知范围的领导批示，应按领导的批示精神，电话答复报文单位。

四、相关要求

（一）行文必要

1、凡拟发文件的内容属法律、法规已有明确规定的，一律不再发文；已在媒体公开播发的文件，只印少量存档；除需提交会议讨论的政策性文件外，其他会议材料不再印发正式文件。

2、未经充分调查研究，没有拟定出切实可行的措施或办法，只有原则性意见的，不予发文；文件执行中情况未 发生重大变化的，不再制发没有新内容的同类文件。

3、内容相近、体例相似、时效允许的公文合并发，不单独发文。

4、属于贯彻省委、省政府和曲靖市委、市政府联合发文精神的，或涉及全市经济社会发展方针、政策方面的重大问题，可以市委、市政府名义联合行文；主要涉及政府职权范围的工作，由政府或政府职能部门单独行文；文件内容以政府工作为主、个别地方涉及党委工作的，在报经市委同意后，由市政府或市政府办公室单独行文。

5、凡属部门职权范围内的事项，除政策性较强和事关全局的重大问题外，不以市委或市委办公室名义发文。经请示市委领导批准的文件，可冠以“经市委同意”字样，由部门自行发文。

6、领导讲话和市委领导有批示的调研报告或经验总结，原则上不以正式文件印发，以《市委工作通讯》印发。

（二）报送规范

1、向市委、市政府报送公文，属于党委职权范围以内的工作以党委(党组、总支、支部)名义报市委；属于政府职权范围以内的工作以行政名义报市政府。报送请示类公文，应主送一个上级机关，如需其他相关的上级机关阅知，可以抄送。

2、向市委、市委办公室报送请示类公文，其内容涉及其他有关部门业务范围的，报送单位应与相关部门协商并取得一致意见后再报送；经协商未能取得一致意见的，应及时报有关领导协调统一意见后，再与正式公文报送。

3、部门经授权代市委、市委办草拟的文稿或领导讲话稿，必须经部门主要领导审核、把关并签章后再报送。未经授权，各部门不得以市委、市委办公室的名义代拟文稿。

4、乡(镇、街道)、部门请市委、市委办公室批转印发的公文，必须以正式文件报送并附电子文本。除突发事件外，至少应提前7天报送。

5、报市委、市委办公室的请示类公文，对文中涉及的相关材料，一般应作为附件一并呈送。

（三）办理严谨

对具有下列情形之一的报请性公文，不予办理：

1、报文内容不符合党的路线方针政策和国家法律法规的；

2、请示性公文同时主送两个以上机关的；

3、直接报送领导个人、领导没有明确批示的；

4、未严格按照隶属关系报文或越级上报的；

5、内容不属于市委、市委办公室职权范围的；

6、内容涉及其他有关部门业务范围、报文单位未协商，或经协商未能取得一致意见；

7、请示性公文一文多项的；

8、报告中夹带请示事项的；

9、未经授权，部门擅自以市委或市委办公室名义草拟文稿要求印发的；

I0、代拟文稿内容错漏较多，需作较大修改的；修改后未经单位主要负责同志审阅签字的；

11、报文内容不全又未附相关说明材料或附件不全、不清的。

（四）其他

对需要会签或征求意见的公文，有关单位应在要求时限内退回或书面回复，因故不能按时限回复时，承办单位应主动与市委办公室联系，说明具体原因。

中共宣威市委办公室 关于承办市委大中型会议的规定

为进一步提高办会工作的质量和效率，促进会务工作程序化、规范化和制度化，特制定本规定。

一、原则和要求

（一）精简数量、控制规模、务实高效、勤俭节约的原则。

（二）分类管理的原则。按规格和规模分为一、二、三类会议。一类会议指市党代表大会，市党代表会议，市委全委会，市委和市政府召开的劳模、先进工作者表彰会议等。二类会议指市委理论中心组学习，市委常委扩大会议，市委召开的工作会议，市委和市政府召开的综合性工作会议等。三类会议指以市委和市委、市政府名义召开，由市直部门或单位承办的会议等。

（三）申报审批的原则。在会前按程序报批会议请示、方案和通知，并严格按批准的方案组织实施，严格程序、规范操作。

（四）根据会议筹备方案，可统筹协调安排市委、市人大常委会、市政府、市政协领导出席一、二类会议。

（五）根据工作需要可协调安排市委分管联系领导出 席三类会议；原则上不安排市委领导出席部门或单位举办的系统内或各类专业性工作会议和研讨会、纪念会、表彰会、展销会、新闻发布会等。

（六）省委、省政府和省直单位、部门以及曲靖市委、曲靖市政府和市直部门在宣威召开的重要会议，需协调安排市委领导出席会议或活动时，按照《中共宣威市委办公室关于安排市委领导参加公务活动的规定》办理。

二、报批程序

（一）市委办公室承办的市党代表大会、市党代表会议、市委全委会、市委理论中心组学习、市委常委扩大会议、市委工作会议和表彰大会等，由市委办公室提出方案、草拟通知，报市委办公室主任审核后呈报市委书记、副书记审批；需报市委常委会讨论批准的方案，须经市委主要领导审批后提交市委常委会议批准。

（二）市委办公室、市政府办公室承办的市委、市政府召开的工作会议及表彰大会等，如果会议组织服务工作以市政府办公室为主承办，由市政府办公室于会前10天将请示、方案和通知报送市委办公室办理，按程序报市委办公室主任审核后呈报市委书记、副书记审批。需报市委常委会讨论批准的方案，须经市委主要领导审批后提交市委常委会议批准。

（三）以市委或市委、市政府名义召开，由市直部门或单位承办的会议，由承办会议的市直部门或单位于会前15天上报请示、方案和通知。承办单位是市委直属部门和市级人民团体的，会议请示、方案和通知直接报市委办公室按程序审批；承办单位是市政府直属部门的，会议请示、方案和通知先报市政府办公室拟办，经市政府领导审签后，再报市委办公室按程序审批。

三、报件要求

（一）请示内容：召开会议的事由、时间地点、主要内容等。

（二）方案内容：会议名称(会标)、规模、时间、地点、主要内容、议题、拟请出席领导、参会人员范围、日程安排、分组安排、文件材料目录、新闻报道安排、食宿安排、安全保卫、工作班子人员组成及职责分工等。

（三）通知内容：会议名称、发放范围、主要内容、报到时间和地点、参会人员范围、报名要求及其他有关事项等。

四、组织机构及职责分工

（一）市委办公室承办的会议，成立由市委办公室主任（或市委有关领导）或分管副主任为总负责人、有关部门领导为成员的工作班子，负责会议的筹备、组织实施和 总结等工作。工作班子一般下设会务组、文件材料组、宣传组、后勤组和保卫组，根据工作需要可增设组织组、简报组、信访组及其他工作组；会议通知由市委办公室下发，参会人员名单由市委办公室负责收集，并制作会议须知。

（二）市委办公室、市政府办公室承办的会议，成立由市委办公室、市政府办公室主任或两办分管副主任为总负责人、有关部门领导为成员的工作班子负责会议的筹备、组织实施和总结等工作。以市政府办公室为主、市委办公室协助承办的会议，组织服务工作由市政府办公室负责落实，市委办公室负责协调联系市级领导参会等工作；会议通知由市委办公室下发，参会人员名单由市政府办公室负责收集，并制作会议须知。

（三）以市委或市委、市政府名义由市直部门或单位承办的会议，由承办部门成立工作班子负责会议的筹备、组织实施等工作，并负责收集参会人员名单，制作会议须知。市委办公室负责协调联系市委领导出席会议等工作。

中共宣威市委办公室关于 安排市委领导参加公务活动的规定

为进一步转变作风，减少一般性会议和事务性应酬活动，促进市委领导公务活动制度化、规范化、程序化，特制定本规定。

一、范围

（一）重要节庆和大型活动：指在国庆节、建党节、建军节等重要节日期间举办的庆祝、纪念、表彰活动，以及对全局有重大影响的经贸、会展、文化和体育等活动。

（二）会议活动：指对经济、社会发展有重要指导意义和重要影响的会议和活动。

（三）内宾接待和外事、侨务活动：指接待国内重要客人（包括港澳台重要客人），会见或接待外国贵宾和重要华侨、华人等。

二、原则

（一）突出重点、精简务实原则，围绕市委中心工作，减少一般性会议和事务性活动，严格控制活动或会议的规格、规模。

（二）工作对口、礼遇对等原则。

（三）市委领导参加公务活动须由承办单位（部门）向市委办公室呈报请示，由市委办公室按程序办理。

（四）以市委名义和经市委或市政府批准举行的节庆、纪念活动以及表彰、会展、签字仪式、招待宴会、文艺演出、体育活动等，可联系市委主要领导和市委有关领导参加。

（五）市委领导出席各类会议，按照《中共宣威市委办公室关于承办市委大中型会议的规定》办理。

（六）省委、省政府和省直单位（部门）以及曲靖市委、市政府和市直各单位（部门）在宣威召开的重要会议，根据工作需要或要求联系市委领导出席。

（七）重要的内外宾、港澳台客人、华侨、华人的会见或接待，根据来宾的职务、身份、来访性质和涉外工作需要，按照工作对口、礼遇对等的原则，可联系市委领导会见或宴请。

三、要求

（一）以市委名义和经市委或市政府批准举行的节庆活动、大型活动、重要内宾接待、重要会议等，需请市委领导出席的，由承办单位或活动组委会拟定方案提前10天报市委办公室按程序报批。

（二）职能部门承办的内宾接待、会议等活动，需请市委领导参加的，由承办部门提前7天向市委办公室报送请示和相关资料。

（三）需请市委领导会见或宴请的重要台胞，由市委统战部提前7天向市委办公室报送请示和相关资料。

（四）需请市委领导参加外事和涉港澳、侨务活动的，承办单位（部门）提前10天向市政府外事办报送请示和相关资料，外事办注明意见后提前7天向市委办公室报送请示和相关资料。

（五）国内新闻媒体、记者或涉外新闻媒体、记者需采访市委领导的，由市委宣传部提前向市委办公室报送请示和相关资料。

（六）报送的请示待市委领导审批完毕后，由市委办公室及时通知承办单位和有关职能部门做好准备，抓好工作落实。

（七）邀请市委领导参加公务活动的请示内容包括：缘由、时间、地点、参加人员范围、拟邀请的市委领导、议程、新闻报道安排、着装要求、主持人、讲话人、联系人、联系电话等内容。请示需加盖单位公章。内宾接待、外事和涉港澳台侨务活动，需提供主宾的背景材料和会见 时谈话参考要点；新闻采访需提供采访要点和谈话参考要点；请市委领导讲话的公务活动，需附代拟讲话稿(含电子文本)。

（八）一文多项、多头主送、手写件和请柬不予受理。

主题词：制度建设 办文 办会 公务活动 规定 通知

中共宣威市委办公室

2008年5月4日

（共印180份）

第五篇：如何更好的规范办文办会办事程序

如何规范办文办会办事程序

文秘部门的地位和职能决定了文秘工作大到覆盖单位组织的方方面面面，小到涉及部门人员的点点滴滴。作为机关管理工作的一部分，就要求文秘工作事无巨细，都能收放自如。放，要求文秘人员的工作宏观上控制到位，相互衔接。收，要求文秘人员的工作微观上不丢不落，见微知著。收放自如，要求文秘人员能把纷繁复杂的工作分门别类，并用现代科学管理的方法统筹解决。从某种意义说，办文、办会和办事的能力是文秘人员必须熟练掌握的基本功，是工作能力的重要表现。

总体要求：办文、办会、办事的总体要求就是“快、准、细、严、实”五个字。

快，就是要快行动，要快说、快干、快完，讲求效率，要有时效性，说了算，定了干，看轻重缓急，谋先后主次，要有预见性，时时想在先，事事干在前。

准，就是要准到位，要准确及时，讲求筹划，对上路子，吃透上面精神，摸清领导意图，准确传达指示，正确处理事项。

细，就是要细到家，要细致、细腻、细心，讲求质量，有明察秋毫的眼力，有解剖麻雀的手力，统筹谋划，深入考虑，全面权衡。

严，就是要严要求，要严格、严谨、严密，讲求态度，一丝不苟，坚持严格管理，做到职责明确、制度健全、工作有序。

实，就是要实打实，要实心、实意、实干，讲求末端，一抓到底。实，包涵了方方面面，思想求实、作风务实、学习扎实、工作落实、生活朴实、身体结实等。

第一部分 规范办文

办文主要是围绕文书、文件、文字材料3个方面开展工作。这3方面的工作又可以分为3项事务。第一项就是文字工作：主要指文书、文件、信函和新闻稿件的撰写工作，以及领导同志需要的各种文字材料的准备和起草工作。第二项就是文书处理和档案工作：主要指文书文件办理方面的工作，包括文书的打印、制作，收发、运转、传递工作，立卷、归档工作。第三项就是围绕文书文件要办理的事务。主要指因文书文件产生的、而且需要文秘部门承办的事务。比如一份文件要迅速复制多份下发，有的文书要发传真、电子邮件或者及时登录电子政务网络下载或上传有关文件。

一、发文办理

1.起草：县委办公室公文的起草实行主任负责，办公室和相关部门共同参与的工作机制。对综合性公文，由办公室主任或分管副主任负责，办公室和有关部门共同起草；对方面性公文，由办公室分管副主任负责，有关部门起草；对县委常委会，县委、县政府联席会议产生的《会议纪要》、《批复》等文件，由办公室主任或分管副主任负责，办公室和有关部门共同起草。以县委、县政府或县委办、县政府办联合制发的公文，属于办公室直接起草的，由县委办、政府办安排人员共同起草；属于县委部门或群团组织起草需要审核的，由县委办审核后，再送县政府办审核；属于政府部门起草需要审核的，由县政府办审核后，再由县委办审核。

2.审签:县委办公室各类公文须经主任审核后，方可送有关领导审签。以县委名义制发的公文须经县委分管领导审签后，再送县委主要领导签发；县委、县政府联合制发的公文，须经县委、县政府分管领导审签后，再送县委、县政府主要领导签发；以县委办或县委办、县政府办名义制发的公文，由主任审核，县委分管领导或县委、县政府分管领导签发，必要时送县委或县委、县政府主要领导审签。公文须经领导签发后方可挂号印制，需要及时发出的紧急公文，如果签发领导不在，可由办公室主任或者副主任请示签发领导，授权审核后挂号印制。

3.登记、印制、盖章:领导审签后的公文，属办公室负责起草的由承办秘书校核，属于部门负责起草的由部门校核，经校核无误后，打印文件清样，交由办公室收发员审查和格式把关后，方可登记挂号，交付印制。印制的文件须经办公室相关文秘人员和印章管理人员再次进行认真校核把关,分管副主任审核确定无误后方可加盖印章。

4.分送:办公室公文的分送范围由收发员根据公文所规定的发送范围拟定，经分管副主任审定后安排分送。公文应严格按照规定范围分送，必须做到及时、准确、到位，并实行签字制度，紧急公文在规定时限内送出，普发的一般性公文在2个工作日内送出。分送后剩余公文交收发员保存。办公室产生的所有非密级公文加盖印章后，都必须由政务专网文档管理人员负责在电子政务专网上同步发送，并督促收文单位及时签收。5.领导讲话、工作汇报等其它材料的起草、审定参照上述规范办理。

注：按照两办《关于进一步规范办文办会办事程序的通知》要求，各乡镇、各单位要严格落实公文处理规定，按照行文关系和职权范围行文。属部门职权范围事项，由部门自行发文，不得要求县委、县政府或县委办公室、县政府办公室发文。牵涉多个部门的，由主要部门牵头协商，协商一致后由部门联合发文。需经县委、县政府审批的事项，经县委、县政府同意后，可由部门行文，文中应当注明经县委、县政府同意。

乡镇、部门因工作原因需以县委、县政府、县委办公室、县政府办公室名义制发的文件，按业务归口由各责任乡镇或部门按公文规范要求负责拟稿，并提供相关文件原件或复印件作为发文依据，稿面应附县委办公室、县政府办公室发文稿纸，并按要求填写文件标题、主送、抄报抄送单位、附件、拟文时间、缓急和密级等内容，签署拟稿人姓名，送县委办公室、县政府办公室核稿后呈相关领导签发。

二、来文处理

遵照《中国共产党机关公文处理条例》规定执行，实行限时办结制。

1.签收：收发员（或文书）在收到公文核对清楚后，在对方的送文登记簿上签字（或在电子文档签收清单中签收）。签收中如发现收文份数不符或其它问题的，要及时向发文机关查询并采取相应的处理措施。2.拆封：公文由收发员（或文书）拆封，其他人员未经安排不得擅自拆封。标明领导“亲收”的公文、信函，直接送交领导本人，不得拆封。

3.登记：收发员（或文书）要设立专门的收文登记簿，对上级机关公文按收文的登记范围和收文处理的内容要求，逐件进行登记，有条件的填写《文件处理意见单》，送分管政务工作的领导处理；对下级机关送来的周知性文件材料，直接送分管政务工作的领导处理。收发员收到公文后要分类立卷及时送阅，紧急公文要单卷及时送阅，非紧急性公文须在1个工作日内送阅。

4.拟办：负责收文处理的领导在接到收发员送来的文件后，应视公文的内容和性质，按照业务分工提出明确具体的拟办意见，处理公文要分清急缓先后，急件、特急件随到随办，一般来文要在1个工作日内提出拟办意见。

5.传阅：收发员（或文书）要随时掌握领导活动情况，及时送阅文件，紧急重要的文件应及时提醒领导阅示。

6.交办：收发员（或文书）要对领导批示进行认真登记。对需要转交有关部门或人员承办的文件，登记后及时送有关部门或人员阅办，并由签收人员签字。

7.催办：领导批转有关部门或人员办理的文件、电报或其他事项，要适时催办督办，督促承办部门或及时办理并将办理结果向有关领导汇报。

8.归档:办结的文电要注明办结时间，并及时整理入柜，次年3月底前立卷归档。

注：通过机要密码通信系统接收的各类明密电报，收发员（或文书）要严格收文办理程序，根据情况严格控制阅读范围，办结后及时归档或送回原收文单位。

通过政务专网接收的各类文件电报，收发员要定时查看，当遇政务专网故障时，要及时和上级部门衔接，避免出现遗漏。今后，正常上班时间通过政务专网发送的各类文电，两办将不再进行电话催收。

三、公文处理中需要注意的几点事项

发文办理主要是把好“五关”：政治关、政策关、事实关、格式关、语言关。

1.把好政治关。公文是有规范体式和法定效力的，不能出现政治错误。

①不能违反或不符合党和国家的法律法规。

②公文里面如果出现领导，不能出现姓名、职务、排序上的错误。③注意公文涉及到的权限的问题。比如说我们发一个通知，这里面要求县级领导出席培训班并发表讲话，这是部门安排权限的问题。领导看了这个通知，他就问谁定的？我怎么不知道？里面有权限的问题就不是简单的问题了，这也是政治。

2.把好政策关。政策必须前后一致，左右一致，需要调整的，必须说明前一条是需要废弃的，保持政策的一致性。

3.把好事实关。事实包括数字、引文、人名、地名，还有公文涉及的一些事情的事实，都必须要把好关，不能出任何差错。4.把好格式关。公文的格式是规范的，有统一的规定，要严格按照国家行政机关公文处理办法来处理。

①文种不能混用，请示就是请示，报告就是报告。不能叫请示报告，不能把请示写成报告。

②上行文主送机关必须是一个。比如我报一个请示，只能给分管这项工作的领导报一份请示，不能每一个领导都送，那就会出问题。有什么问题呢？就是不同领导的批示可能不一致，最后执行谁的？造成了领导之间的不协调，给上级机关造成了矛盾，最后你自己无所适从，哪个领导的指示你能不执行？不能说合我意的执行，不合我意的不执行。

③发文日期必须是最后一位领导签发的日期，不是我们在起草公文的时候就把日期写上了。

格式里面有很多要求，我讲的这3点都是比较容易出问题的地方，请大家把握好。

5.把好语言关。公文语言要求准确、简洁，不啰嗦，这一点在公文起草时候大家要注意，把握好这一点。要注意用词规范，比如说截止、截至，后面的截至是及物动词，截止是不及物动词，比如截至到某月某日，这比较准确的，截止某月某日是不对的。还有制订（言丁的订）、制定（确定的定）也是有区别的，前一个制订是在制订方案、制订计划方面的用的比较多，后一个制定主要是用在法律规章方面。

注：这里，需要强调的是，1.凡是送县委、县政府的公文，均统一由县委办公室、县政府办公室收发室或机要局签收、分发，原则上不得直接送领导个人或其它科室，未签收、登记的公文，原则上不办理。

2.对越级上报、多头请示、文种混用、体例格式等不规范的；对明显不符合公文处理规则的；对明显不符合国家方针政策的；对已正式答复再次报文又没有新增内容的；对没有与有关部门协商，简单将矛盾上交县委、县政府的来文，一律作退文处理。对上报公文涉及到相关政策依据的，应在来文后附上相关政策依据原件或复印件，否则作退文处理。

3.各乡镇、县直各部门和市驻灵各单位报送县委、县政府的请示件、报告件必须由主要领导签发，注明签发人。对不符合报送规定的公文不予收文。

4.转乡镇、部门征求意见的公文，原则上2个工作日内返回意见，重要公文1个工作日内返回意见。意见返回后如有不同意见，由分管领导召开相关乡镇、部门领导协调会，由会议作出办理意见。

第二部分 规范办会

所谓办会，就是承办会议事务性的工作。文秘人员办会能力的强弱，直接关系到会议效果，关系到领导的意图能否得到圆满实现。会议一词有两种含义，一是指有组织有领导的商议事情的集会，比如全国人民代表大会、党委会、厂长办公室等；二是指一种经常商议并处理重要事务的常设机构或组织，比如中国人民政治协商会议等。我们这里讲的是指前一种。它至少包含四个要素，即有组织、有领导、商议事情、集会，四个要素缺一不可。

一、会议的类型

会议的类型繁多。从会议的性质看，有党的会议、行政会议。从会议规模看，有大型会议、中型会议、小型会议。从会议议题看，有综合性会议、专业性会议、专题性会议。从会议的形式看，有例会、临时性会议、电视电话会议，还有多种多样的现场会。从会议的功用看，有商讨、决策性会议，如常委会、党委会、办公会等；有部署工作性会议，如党委扩大会议；有交流表彰性会议，如经验交流会等；有报告、动员性会议，如传达贯彻上级会议精神的报告会、先进单位和个人事迹汇报会等；有调查研究性会议，如就某些问题所举行的汇报会、座谈会和研讨会等；有选举性会议，如党代会、人代会等。

二、会务工作

会议从筹备到善后，有一系列会议秘书工作（也叫会务工作），会务工作做得好坏，是影响会议质量和会议效果的重要因素。会务工作包括秘书工作和事务工作两部分，重要会议还包括安全保卫工作。会务工作一般包括3个步骤，即会前准备、会中服务、会后总结。

1.会前准备工作

•拟定会议筹备方案。内容主要包括：会议名称、主办单位、协办单位、时间地点、会议议程、出席领导、参加人员、列席人员、座次安排、安全保卫、文件资料、典型发言、颁奖、经费预算、新闻报道、会场布置、筹备分工等。

‚会议方案审批。

a.县党代会、县委全委会、县委常委会和县委全委（扩大）会、县委常委（扩大）会及县政府全体会议、县政府常务会议，县委、人大、政府、政协联席会议，由县委办公室或县政府办公室提出会议筹备方案，送县委或县政府分管领导审核后，呈送县委或县政府主要领导审定。

b.以县委、县政府名义召开的方面性工作会议或全县性工作会议,主办部门填报《会议审批呈报单》，并附会议筹备方案及相关材料，由部门主要负责人签字后，提前5天报送县委办公室、政府办公室，由县委办公室、县政府办公室根据申请和县委、县政府总体工作安排，提出会议的初步意见，报县委、县政府主要领导和分管领导审批。需乡镇党政主要领导和县直各部门、市驻灵各单位主要负责人参加的全县性会议，由县委书记或县长审批。需合并召开的会议，由县委办公室、县政府办公室统筹安排，呈送有关领导审批。

c.以县委、县政府名义临时召开的各种紧急会议，由县委或县政府分管领导直接报经县委或县政府主要领导同意后，责任单位全力以赴承办，县委办公室、县政府办公室协调督促承办单位认真抓好落实。

ƒ制发会议通知。通知内容主要包括：会议名称、时间地点、会期、会议内容、参会人员、相关要求等。通知范围包括：出席领导、列席人员、相关新闻媒体记者。

④文件材料准备。主要包括：领导讲话、相关文件、主持词等。⑤会场准备。根据会议性质在主席台背景处布置党徽或红旗，悬挂会标，摆放花卉，摆放桌椅，清扫卫生。大型会议印制座席表或摆放桌签，小型会议摆放桌签。会场内音响、话筒、灯光等设备应提前进行调试，确保使用正常。会场应于会前两小时准备到位，特殊情况下最迟应于会前半小时准备到位。

⑥食宿安排。大型会议和有基层代表参加的会议要考虑到住宿和就餐安排。

⑦信访接待及安全保卫。

⑧新闻报道。根据会议需要，安排县委报道组、电视台、政府网站等派记者和工作人员参加会议，负责新闻报道工作。

⑨人员落实。准确收集与会人员名单，重点是参会领导名单拟制出席人员报名情况,向有关领导报告。

⑩会议报到和签到。大型会议，会前半天，在会议食宿接待的宾馆安排人员进行会议报到。小型会议，会前30分钟，在会场门前签到。报到（签到）结束后，应及时汇总参会人数，向会议主持人报告。

2.会中服务工作

•根据会议规模，在会场安排工作人员，负责清点参会人数、会议记录和会场服务，办理领导临时交办的任务，维持会场秩序，确保会议顺利进行。

‚安排服务人员在会场倒水，服务人员着装要整洁，做到庄重大方、规范用语。

ƒ县委常委会等重要会议，安排专人负责会议记录，记录应真实、准确、完整，不得随意增删、改动，对于一些重要的会议或领导脱稿讲话的会议，需要录音的做好会议录音。

④会议的保密。对需要收回的会议文件资料，由工作人员负责在会议结束前及时如数收回。对于涉密的重要会议，凡规定不准记录的会议内容，不得记录，更不得对外泄露涉密内容。

3.会后总结工作

•会议结束后工作人员检查会场，查看有无遗留物品、资料。‚对需要产生会议纪要的，由参会工作人员及时整理会议纪要，报领导审定后，按规定范围发放；已录音的会议及时对录音进行整理。

ƒ大型会议结束后，对会议经费进行结算，并按程序报批。根据会议的不同类型，在具体操作过程中可适当减少有关环节。领导临时召集的会议的会务流程是：根据领导安排—确定会议地点—明确会务要求—梳理参会人员并制作通知单—电话通知—通知会议室管理人员准备会议室—会议组织—会务服务。

三、承办会务的基本要求

1.市级领导调研督查全县性活动的各项会务工作，由县委办公室、县人大办公室、县政府办公室、县政协办公室负责承办，有关乡镇、部门协办。市上分管领导调研检查方面性活动或局级以下领导调研督查活动，且县委、县人大、县政府、县政协主要领导或分管领导陪同的各项会务工作，由相对应的办公室予以协助和指导，业务主管部门负责承办。

2.县党代会、县委全委会、县委常委会和县委全委（扩大）会、县委常委（扩大）会及县政府全体会议、县政府常务会议的各项会务工作，由县委办公室或县政府办公室负责承办。

3.以县委、县政府名义召开的方面性工作会议或全县性工作会议，由业务主管部门牵头承办，负责草拟会议通知、会议材料，提前3天送县委办公室、县政府办公室审核，并做好会议通知分送、会议签到、会议记录、会议组织等各项会务工作，必要时由县委办公室或县政府办公室予以协助、指导和把关。

4.部门召开系统内部的各类会议，均由部门负责通知,并做好各项会务工作。

5.国家、省、市召开的方面性电视电话会议、视频会议，有县上领导参加的，由县委办公室或县政府办公室负责通知，相关业务部门负责做好会场布置、会议签到、会议组织、会议记录等各项会务工作。

6.全县综合性会议费用由县委办公室或县政府办公室负担，方面性会议费用由相关部门（单位）负担。

四、会议纪律

1.单位或个人接到会议（含电视电话会议）通知后，应按通知要求按时参会。凡明确规定参会人员的，原则上不得请假。参会人员因外出学习、参加上级会议、考察或因病等特殊情况确需请假的，应向县委、县政府主要领导或分管领导履行请假手续，并告知县委办公室或县政府办公室；未经批准，不得擅自安排他人顶替参会；经批准可由其他人顶替的，会后要及时了解会议精神，尽快贯彻落实。如经请假但会议有特殊要求不得换人的，会后由主办单位向请假人员补发有关会议文件材料。

2.全县性会议需着正装的，由县委办公室、县政府办公室通知时注明，参会人员自觉遵守。要切实维护会场秩序，会议期间关闭手机或将其设置为振动、静音状态，并不得接打电话；要认真做好会议记录，会后及时传达会议精神；不得在会场来回走动，随意交头接耳或从事其他与会议无关的活动，严禁随意离开会场或早退。

第三部分 规范办事

办事主要指以办公室日常工作为主的事务办理。文秘工作纷繁复杂，涉及面广，除了“办文、”“办会”以外，其他都可以归于“办事”。

一、办事的特点

按政策要求办，遵规守矩，不变通、不走样；按工作程序办，逐级请示报告，有始有终；按职责权限办，不推诿、不争揽，有所为有所不为。

二、办事的基本流程

办事有它一般规律，我这里谈的办事三阶段，也是从对办事的一般规律的认识来说的。

（一）办事之前的工作阶段

“凡事预则立，不预则废”。一事当前，必须注意把握好四个重要环节：调查、策划（预案）、协调、请示。

1.调查。就是调查研究，就是一事当前，我们首先要把事情的来龙去脉、背景材料搞清楚。调查研究必须坚持三项基本原则：客观、全面、深入。

客观，即如实反映客观实际。

全面，即全面地了解情况。倾听各方意见，“兼听则明”。深入，即深入群众，联系实际。2.策划。就是筹划、谋划办事的方案。在调查研究的基础上，根据事情的大小、虚实、时限、规模等因素提出2－3个办事方案。并根据实际情况提出最佳方案或者第一方案、第二方案、第三方案，候选方案等。一般来说，我们在办事之前，至少要有两个甚至两个以上的方案。设计方案时，要做到周密、严谨、具有可行性和可操作性，要预计在办事中可能发生的以及不可预计的问题，假如这些问题一旦发生，我们该怎么办。

3.协调。就是解决办事中里里外外的矛盾，抹平方方面面的疙瘩，理顺条条块块的关系，使各种关系达到和谐。协调是一种行为过程，协调工作就是使协调者与被协调者之间或多个被协调者之间和谐统一，步调一致，去完成某项任务，达到某个目标分方式和方法。协调工作不仅在事前要进行，在办事中仍然要进行。那么，我为什么在办事前就提出这个协调问题呢？因为，往往一事当前，我们事先进行协调，后来办起事来就顺利很多，可以起到事半功倍的功效。从某种意义上说，事先的协调比事中的协调更管用，见效更快。

4.请示。就是把调查的来的情况，提出的方案，协调中遇到的问题，在办事前向领导请示，听取领导的意见，及时调整工作方案，并取得办事的确认权、行动权。

调查、策划、协调、请示这四个环节不是截然分开，也不是一步一步按部就班地进行，它们往往相互交融在一起，是你中有我，我中有你，需要我们机动灵活地掌握。

（二）办事期间的工作阶段 在办事期间必须抓好四个重要环节：实施、督办、报告（阶段性）、调整（操作方案的调整）。

1.实施。就是按照最佳方案也是既定方案去实行，去操作，一丝不苟地去办事。

2.督办。就是催办，就是对所办的事进行查询督促和办理。做好催办工作，不仅可以提醒承办部门及承办人员在规定的时限内把事情办完，而且可以使领导及时了解办事的进展情况。

3.阶段性报告。就是我们在办事还没有完结的时候，向领导报告工作的进度，或者及时向领导报告遇到的新情况、新问题。这个环节也是很重要的，往往工作方案的进一步调整、工作方式的进一步改进，就是在进行了阶段性报告之后产生的。

4.调整方案。就是当在办事过程中遇到了或者发生了新的情况、新的问题、新的困难，原来的方案已经不适用了，及时改进方案，使工作方案与新的形势、新的情况、新的问题、新的政策相适应，保证任务顺利完成，事情能够办好。

这四个环节也不是截然分开的，不是一步一步按部就班地进行的，它们往往相互交融在一起，需要我们机动灵活地掌握。

（三）办事之后的工作阶段

事情办了，但工作还没完。我们有的同志往往事情一办完，就撒手不管，这样是很难提高的。一件事办完后，不管成功与否，都要做好善后工作。善后也有四个环节：总结、材料、汇报、归档。就是及时总结经验教训，并形成书面材料，上报相关领导提出意见。该表扬的表扬，该批评的批评；该作为成功的范例的就作为成功的范例发扬光大，该吸取教训的就吸取教训作为前车之鉴，最后还一定记得存档，以备日后查询。

三、机关日常事务处理规范

1.亲朋来访型事务。问清来访者姓名、单位、与领导的关系或经何人介绍、来访事由等基本情况，及时报告有关领导，在核实其真实身份的基础上，按照领导意见进行接待办理；未经领导同意，不能允许来访者进入领导办公室。

2.咨询求助型事务。首先要弄清当事人咨询求助的具体事项，按规定允许公布的，给予热情答复；暂时不宜公布的，委婉作以解释。对具体情况不了解、要求不现实或不属本质工作权限的，要耐心告知原委，并按照归口办理的原则，介绍其到有关职能部门联系办理。对求助要求不合理且不听劝告，滞留不走的当事人，在耐心做好说服劝导工作的同时，可请信访、公安及有关部门配合，将其带离机关。

3.商务型事务。通过查验相关证件、电话查询等方式，辨明真伪，然后汇报领导决定。

4.宣传报道型事务。弄清其真实身份和意图，对其所属媒体具有一定影响，宣传报道或举办活动确有积极作用的，及时向有关领导汇报；对以有偿宣传为手段，追求经济利益的新闻媒体，一律婉言谢绝；对以反面曝光为目的，要求采访有关领导或同有关领导取得联系的，要迅速向领导汇报，根据领导指示，做出相应安排。

5.上级指示型事务。分别不同情况处理： ①来电要求同有关领导取得联系，并确认其身份真实者，应热情答复；对其身份一时无法确认的，让其留下通讯方式，随后立即向有关领导报告，由领导亲自同当事人联系。

②若当事人以上级领导身份来电对本级领导做出指示的，无论其身份真实与否，工作人员都要详细记录，并请其留下通讯方式，随即向有关领导报告。

③接到上级部门或领导交办及会议决定的各类事项后，要及时认真办理，在规定期限内完成交办任务，及时反馈办理情况。遇到自身无法解决的问题或不能按期完成时，要及时上级部门或领导书面报告，说明情况，以免贻误工作。

6.突发型事件。处理时要注意做到：

①工作人员要在最短时间内，详细了解并认真记录突发事件发生的时间、地点、现场状况，当事人的姓名、单位、联系方式等内容，并立即向有关领导汇报，按照领导指示迅速应对。

②对匿名报告，无法辩明真伪的，立即向有关领导报告，并按照领导指示迅速处理。

③对自然灾害、安全生产事故、恶性案件等情况紧急，又无法立即同领导取得联系的突发事件，报告分管领导后，可打破一般工作程序，先通知有关部门迅速赶赴事发现场，采取必要的应急措施。待同领导取得联系后再详细汇报说明，根据领导要求，进一步完善落实处置方案。

四、办事的技巧 1.立足全局善谋事。古人云：“不谋万事者，不足谋一时；不谋全局者，不足谋一域”，必须从全局高度认真对待每一件事，要站在领导的高度审视，正确领会、把握意图，准确无误地弄清楚让你办什么事，不能局限于本职范围。要着眼发展审视，不能局限于一时之得失。文秘工作的连续性要求我们办任何事都要从长计议，从有利于事物长远发展的根本利益出发，不能只顾眼前利益和一时之需。

2.认真细致能干事。干有很多含义，比如主动作为、组织指挥、解决处理问题、善抓末梢促落实，具体要分清轻重缓急，琢磨怎么办，先办什么，后办什么，这是办成事、办好事的关键所在。要把事办好，一要明明白白，不要稀里糊涂；二要雷厉风行，不要拖拖拉拉；三要严谨细致，不要粗枝大叶；四要有始有终，不要虎头蛇尾；五要严格有序，不要杂乱无章。

3.提高修养会处事。有人说文秘工作是三分能力，七分协调，足可见互相了解尊重、加强协调沟通、准确掌握分寸在机关工作中的分量。“临渊羡鱼，不如退而结网”，想要加强协调沟通能力，不断提高自身的素养是必经之路。一要讲究仪表修容；二要提高语言素质，三要掌握说话技巧；四要提高心理素质；五要广泛建立关系；六要优化道德品质。

4.团结协作能成事。一个人只有融入集体才能获得全面发展才能的手段。在实际工作中我们经常遇到这样的情况，领导交待的事情，需要几个部门共同配合完成，这就需要相互之间团结协作、齐心协力。

5.豁达大度能容事。在实际工作常常有这种情况，当领导交给你办一件事时，你煞费苦心，有时因为某个环节、某个方面的疏忽，发生了问题或者差错，结果受到了领导的批评，有时还会听到他人的冷言冷语，这时需要我们有正确的态度，要有宽阔的胸怀，因为容忍他人的误解也是一种修养。为此，需要我们有修养、有肚量，以一种超然的态度去对待它。

6.开动脑筋总结事。总结是提高的重要环节。一件事情办完后，要来一番认真系统的思考，看哪些事情办好了，哪些事情没办好，办好的事情有什么经验，没办好的事情有什么教训，从中找出规律性的东西，并有意识地把这些认识用于今后的工作实践，经过反复实践，反复思考，就会较大程度地提高我们的办事能力。

五、公务活动礼仪规范

（一）仪表仪容

1.着装整洁，衣冠端正，庄重大方，不穿奇装异服，重要公务活动按要求着正装。

2.着装时要扣好纽扣，不卷起裤脚、衣袖，不露脐露肩露背，不穿超短裙，领带须系正。

3.皮鞋要光亮，不得有脱鞋、光脚等不雅行为。

4.身体、面部、手部要洁净、卫生，不留长指甲，不染指甲。5.头发要保持干净、整齐。

（二）仪态

1.站姿端庄，肩平头正，目不斜视。2.行走要挺胸、抬头，脚步轻而稳。3.坐姿要自然端正，不前俯后仰，不伸腿跷脚。

（三）言谈

1.公务活动要尽量讲普通话，声音自然、清晰，音量适中。2.语言文明，不讲粗话，使用“您好、请稍候、麻烦您、抱歉、对不起、没关系、谢谢、再见”等礼貌用语。

（四）举止

1.做到举手投足大方、得体，与人交往热情、友好，不卑不亢。避免：①双手叉腰、交叉胸前、插入衣裤兜内；②挠头、抓痒、挖耳、剔牙、抠鼻孔；③哼唱歌曲、吹口哨、跺脚、大声说笑、喧哗；

④随地吐痰、乱丢杂物；⑤面对人咳痰、打喷嚏。

2.不得在禁止吸烟的场所吸烟，在外部门、外单位吸烟时，要先征求主人同意。

（五）接打电话

1.接打电话要及时，要在电话振铃3次内接听。2.接打电话时用语文明、语气温和，首先说“您好”。3.有其他人在场时，接打电话尽量不使用“免提”。

4.给上级领导打电话，要简明扼要，条理清楚，不过多重复，对领导的答复和指示要记清楚。

5.给下级机关或群众打电话，态度谦和，不盛气凌人。6.参加会议、到领导办公室或接待重要客人时，避免手机发出音响；在公众场合接、打手机时，要回避众人。

（六）进出领导办公室 去领导办公室要先轻轻敲门，经允许后进入。送领导批件时，要在离领导稍远位置等候，待领导阅示后，如无其它交代，要迅速离开领导办公室。

（七）外出乘车

1.乘坐中型或大型轿车时，一般以前排即驾驶员身后的第一排为领导或客人座位，其它各排座位由前而后依次乘坐。

2.乘坐小轿车一般座次为：后排右座、后排左座、副驾驶座。3.乘坐越野车时，副驾驶座为上座，其他座位依次为：后排右座、后排左座。

4.陪同乘车时，要请宾客坐第一座位，上车时，陪同人员要给领导或客人打开车门，请他们先上车，待他们坐好后关上车门；下车时为领导或客人打开车门；他们进出车门时，为其用手遮挡车门上沿。

5.坐在轿车后排左座的人，要等后排右座的人下车后再下车。6.需到车另一侧时，要从车后绕行。

（八）待客

1.对办理公务的客人，要热情礼貌，做到“一起身、二让座、三倒水、四办事、五送客”，并实行首问责任制。客人要见领导或其他同志，要请客人稍候，待联系后再引导客人会见。

2.引导客人。①要在客人左前方引导；②需要乘电梯时，要为客人要电梯，让客人先进；出电梯时，要让客人先出；③引导客人到办公室时，要为客人开门，示意客人先进。

3.送客。①客人离开时，要让客人先出门，并与客人握手道别； ②一般的客人可送出办公室门外，重要的客人要送出机关大门外；③客人需要乘车时，要为其开启和关闭车门，并挥手道别。

（九）会见与会谈

会见、会谈时，主人要提前到达会见、会谈场所，在门口迎候客人。领导之间的会见、会谈，事务安排就续后工作人员应退出，不要随意进出干扰谈话。

（十）宴请活动

根据宴请的性质、目的、主宾的身份等确定宴请的规格、范围、时间、地点。宴请前宾客到达时，主人要到门后迎接。按先主宾、后一般来宾，先女宾、后男宾的顺序，引导宾客进入餐厅。宴请要考虑来宾的饮食习惯、民族、地区、身体状况及其它特殊要求。

（十一）座次安排

1.开会、活动、照相：按照职位高低排序，中为上、左手方为上，其余依次排列。座签一般为粉红色卡纸打印，字体为华文新魏。

2.宴席：一般来说，按照职位高低排序，中为上、右手方为上，其余依次排列。除此之外，还有长方形餐桌的排法，第一宾客职位比第一主人高的排法，首长携带夫人一起赴宴的排法，等等，这里不再多说，请大家在实际工作中注意积累。