轨道交通企业内部网OA的应用介绍[范文]

第一篇：轨道交通企业内部网OA的应用介绍[范文]

摘 要 随着我国信息化建设的速度加快，计算机信息技术在企业内得到了充分的应用。天津滨海快速交通发展有限公司为解决办公条件与环境，提高员工的办公质量和工作效率的问题，在公司内全面推进oa系统，使公司的管理走上规范化、科学化、网络化的台阶。这极大地推进了城市轨道交通有限公司事业的发展。企业结合公司的文化，开发制定出具有企业特色的oa系统平台，该系统的应用梳理了办公流程，提高了分散办公的公文流转速度，给公司的管理带来了明显的效益，并提升了公司的形象。本文主要介绍了项目背景优势、系统应用及意义。

关键词 轨道交通 企业内部网 oa

一、oa办公系统

（一）oa办公系统的介绍

近年来，随着网络技术的迅速发展和普及，通过利用先进的网络资讯技术实现办公自动化的解决方法被称为网络办公自动化解决方案。下文简称oa系统。

oa办公自动化，oa是office automation的简写，是利用电脑进行全自动的办公模式，目的是提高工作效率。日常工作的所有内容都可以归入oa处理的范畴，如文字处理、文件誊写、传真、申请审批、办公用品、公文管理、会议管理、资料管理……这些都是日常办公工作的处理范围。从广义的角度讲，提高日常工作效率的软硬件系统包括打印机、复印机以及办公软件，这些都可以成为oa系统的一部分。从狭义的角度讲，oa系统是处理组织内部的事务性工作，也是辅助管理，提高办公效率和管理手段的系统。

（二）oa办公系统的优势

首先，它能极大地提高工作效率，节省公司的运营成本，包括时间和纸张。它也使传递信息的速度加快，突破时间和空间限制，办公不再受时间和地点的约束，可以实现移动办公。工作人员不用拿着各种文件、申请单、单据在各部门跑来跑去，等候审批、签字、盖章，这些都可在网络上进行，尤其适合办公地点分散的企业。其次，规范单位管理，把一些弹性太大不够规范的工作流程变得井然有序，如公文会签，计划日志，用款报销等工作的审批都可在网上进行。第三，可以提高企业的竞争力和凝聚力，这让员工与上级的沟通很方便，反馈信息会很畅通，为发挥员工的智慧和积极性提供了舞台。无疑将大大增强企事业单位内部的凝聚力。第四，决策变得迅速科学，高层决策不再是不了解情况，在缺乏数据的环境下拍脑袋的事，而是以数据和真相为依据做出的科学的决策。

二、oa办公系统的应用

针对滨海快速交通发展有限公司办公业务地点分散，报送纸板公文和传真不便的背景，制定出符合企业需求的滨海快速智能办公系统。oa的运行不仅提高个人的办公效率，更重要的是可以实现群体信息的交流，实现信息快捷交换和高集成度的工作协同，节约了企业的成本、提高了工作效率。

（一）系统模块组成

第一，个人事务处理系统。其包含待办事项、电子邮件、个人文档、个人通讯录以及日程安排。第二，日常办公系统。作为日常公文的主要应用模块，实现了电子审批发放公文、请示。其包括了文件发放管理、文件接收管理、报告请示公文管理、领导监督、通知管理、会议管理以及档案管理。第三，资源管理。这一项中包含信息摘要、信息共享、法律法规、会议室、文件库和资料库。第四，辅助模块管理。包含基本的物品管理、用车管理、图书管理、值班管理、接待管理和资产管理。第五，系统管理。这一模块是办公自动化系统中最后一项，其包含的是更多的管理。例如，用户管理、部门管理、授权管理、备份管理等。以上五个模块主要构成成了计算机网络办公自动化系统，其功能要比传统的现代化办公系统强大得多。

通过定制模块功能可以实现将信息采集、查询、统计等功能与具体业务密切关联的目标，高管只需点击按钮就可以得到想要的结果，从而极大或极快地方便了公司的管理和决策。

（二）门户应用

丰富的门户应用，通过单点登陆、信息整合、流程整合、应用整合等门户技术为用户提供一站式的统一登陆，一站式的信息集成，一站式的流程审批，一站式的应用整合。企业能够自主规划和量身定制各类知识管理体系，进行分布式管理与扩展式应用。基于配置的应用集成中间件，通过配置便可与各种业务系统集成，实现账户、信息、流程、应用等的集成整合。

三、oa办公系统技术支持介绍

（一）技术集成

报表定义可定义多种类型的报表。例如，数值报表、分组报表、交叉报表、图形报表等。基于配置的应用集成中间件，通过配置便可与各种业务系统集成，实现账户、信息、流程、应用等的集成整合。它支持各种主流数据库，包括db2、oracle、sybase、ms sql等。

（二）自定义技术

oa系统可以自定义公文格式与工作表格，让用户可以根据自己的需求进行自我设计，这不但简化了系统的维护，还摆脱了对开发商的依赖，提升了系统的通用性，这一特性赋予了办公自动化系统更加顽强的生命力。系统的修改编辑界面也直接与office办公软件相连接，突出了系统的通用性。全b/s结构的图形化工作流，流程的设计和管理形象直观，简单易用。强大的流程嵌套可以方便地把庞大、复杂的流程分解成相对独立的逻辑清晰而易管理的可复用的多个子流程。

（三）安全机制

四、oa办公系统的意义

（一）建立发布信息的平台

在内部建立一个有效的发布和交流信息的场所。例如，电子公告、电子论坛、电子刊物，使内部的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等能够在企业或机关内部员工之间得到广泛的传播，使员工能够了解单位的发展动态。

（二）实现工作流程的自动化

这牵涉到流转过程的实时监控、跟踪，解决多岗位、多部门之间的协同工作问题，从而实现高效率的协作。各个单位都存在着大量的流程化的工作。例如，公文的处理、收发文、各种审批、请示、汇报等都是流程化的工作，通过实现工作流程的自动化就可以规范工作，提高单位协同工作的效率。

（三）实现文档管理的自动化

第二篇：企业内部网中防火墙的应用与发展

防火墙从原理上主要有三种技术:包过滤(Packet Filtering)技术、代理服务(Proxy Service)技术不和状态检测(State Inspection)技术。

3.1.1 包过滤（packet Filtering）技术

包过滤技术是一种简单、有效的安全控制技术，它通过在网络间相互连接的设备上加载允许、禁止来自某些特定的源地址、目的地址和TCP端口号等规则，对通过设备的数据包进行检查，限制数据包在内部网络的进出。由于包过滤技术要求内外通信的数据包必须通过使用这项技术的计算机，才能进行过滤，因而，包过滤技术必须用在路由器上。它通常由包过滤路由器对IP包进行选择，允许或拒绝特定的包通过。包过滤技术具有数据包过滤对用户透明、一个过滤路由器能协助保护整个网络、过滤路由器速度快、效率高等优点。

包过滤技术的缺点：配置访问控制列表比较复杂，要求网络管理员对Interne服务有深入了解，其性能随访问控制列表的长度的增加而呈指数下降，没有跟踪记录能力，不能从日志记录中发现黑客的攻击记录，不能在用户级别上进行过滤，即不能鉴别不同的用户和防止IP地址盗用，只检查地址和端口，对通过网络应用链路层协议实现的威胁无防范能力，无法抵御数据驱动型攻击不能理解特定服务的上下文环境和数据包过滤防火墙技术虽然能实现定的安全保护，但有许多优点，但是包过滤毕竟是第一代防火墙技术，本身存在较多缺陷，不能提供较高的安全性。在实际应用中，很少把包过滤技术当作单独的安全解决力案，而是把它与其他防火墙技术结合在一起使用。

TCP/IP是一种端对端协议，每个网络节点都具有唯一的地址。网络节点的应用层也是这样，处于应用层的每个应用程序和服务都具有自己的对应“地址”，也就是端口号。地址和端口都具备了才能建立客户机和服务器的各种应用之间的有效通信联系。比如（如图3-4），telnet服务器在端口23侦听入站连接。同时telnet客户机也有一个端口号，否则客户机的IP栈怎么知道某个数据包是属于哪个应用程序的呢？ 由于历史的原因，几乎所有的TCP/IP客户程序都使用大于1023的随机分配端口号。只有UNIX计算机上的root用户才可以访问1024以下的端口，而这些端口还保留为服务器上的服务所用。所以，除非我们让所有具有大于1023端口号的数据包进入网络，否则各种网络连接都没法正常工作。

还有一种情况，你可以命令防火墙拒绝那台PC机的信息，别人的数据包都让过就它不行。这正是防火墙最基本的功能：根据IP地址做转发判断。但由于黑客们可以采用IP地址欺骗技术，伪装成合法地址的计算机就可以穿越信任这个地址的防火墙了。不过根据地址的转发决策机制还是最基本和必需的。另外要注意的一点是，不要用DNS主机名建立过滤表，对DNS的伪造比IP地址欺骗要容易多了。3.2.2.2 服务器TCP/UDP 端口过滤

仅仅依靠地址进行数据过滤在实际运用中是不可行的，还有个原因就是目标主机上往往运行着多种通信服务，比方说，我们不想让用户采用 telnet的方式连到系统，但这绝不等于我们非得同时禁止他们使用SMTP/POP邮件服务器吧？所以说，在地址之外我们还要对服务器的TCP/ UDP端口进行过滤。

图3-3 服务器的TCP/ UDP端口过滤

这对防火墙而言可就麻烦了，如果阻塞入站的全部端口，那么所有的客户机都没法使用网络资源。因为服务器发出响应外部连接请求的入站（就是进入防火墙的意思）数据包都没法经过防火墙的入站过滤。反过来，打开所有高于1023的端口就可行了吗？也不尽然。由于很多服务使用的端口都大于1023，比如X client、基于RPC的NFS服务以及为数众多的非UNIX IP产品等（NetWare/IP）就是这样的。那么让达到1023端口标准的数据包都进入网络的话网络还能说是安全的吗？连这些客户程序都不敢说自己是足够安全的。

图3-4 客户端的TCP/ UDP端口过滤 3.2.2.4 双向过滤

现在换个思路。我们给防火墙这样下命令：已知服务的数据包可以进来，其他的全部挡在防火墙之外。比如，如果我们知道用户要访问Web服务器，那就只让具有源端口号80的数据包进入网络：（如图3-5）比如，（如图3-3），默认的telnet服务连接端口号是23。假如我们不许PC客户机建立对UNIX计算机（在这时我们当它是服务器）的telnet连接，那么我们只需命令防火墙检查发送目标是UNIX服务器的数据包，把其中具有23目标端口号的包过滤就行了。但这样，我们还是不能把IP地址和目标服务器TCP/UDP端口结合起来作为过滤标准来实现相当可靠的防火墙。3.2.2.3 客户机TCP/UDP端口

第三篇：OA概念介绍

OA概念介绍

OA是Office Automation的缩写，指办公室自动化或自动化办公。但是有100个人会说出100种不同层次、不同内容的解说；有100家单位会有100种不同层次、不同内容的应用需求！100个厂商会有100种不同技术类型、不同层次、不同定义的系统！这主要是因为随着计算机技术、通信技术和网络技术的突飞猛进，关于OA的描述也在不断充实，但至今还没有人对OA下过最权威、最科学、最全面、最准确的定义。

其实OA的概念是动态的，进化论是其外延还是内涵，已与十几年前的OA发生了很大的变化。

如果将企业比作人的生命体，那：OA系统就是人体中的神经网络系统，传递领导理念、指令，协调全身肌肉、四肢和谐运行，愉快工作，使企业充满生命力和战斗力，为企业提供一种管理新境界。

总体上讲，它是指一切可满足于企事业单位的、综合型的、能够提高单位内部信息交流、共享、流转处理的和实现办公自动化和提高工作效率的各种信息化设备和应用软件；它不是孤立存在的，而是与企事业单位其它各类管理系统（如电子政务系统、电子商务系统、CRM系统、ERP系统、财务系统）密切相关、有机整合。一个独立存在的OA办公自动化系统生命力及作用是薄弱的。——这也是目前最全面、最被认可的OA的概念。

OA是OFFICE AUTOMATION的缩写，本意为利用技术的手段提高办公的效率，进而实现办公的自动化处理。采用Internet/Intranet技术，基于工作流的概念，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作；改变过去复杂、低效的手工办公方式，实现迅速、全方位的信息采集、信息处理，为企业的管理和决策提供科学的依据。一个企业实现办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理的标准。ＯＡ从最初的以大规模采用复印机等办公设备为标志的初级阶段，发展到今天的以运用网络和计算机为标志的现阶段，对企业办公方式的改变和效率的提高起到了积极的促进作用。

OA软件解决企业的日常管理规范化、增加企业的可控性、提高企业运转的效率的基本问题，范围涉及日常行政管理、各种事项的审批、办公资源的管理、多人多部门的协同办公、以及各种信息的沟通与传递。可以概括的说，ＯＡ软件跨越了生产、销售、财务等具体的业务范畴，更集中关注于企业日常办公的效率和可控性，是企业提高整体运转能力不可缺少的软件工具。

OA发展的阶段

工具阶段：－纸张信息数字化，纯文字、表格处理、文档处理、存储、查询，工具阶段MIS阶段：－数字信息采集汇总，流程、表单管理，局域共享，C/S结构为主流

网络协同工作时代－互联网环境，对信息全方位、多角度共享及协同要求，基于智能、门户、管理及业务一体化整合，B/S结构为主流。

虽然诸如Lotus 1-2-3和MS Office系列的许多应用软件可以提高办公效率，但是这仅仅是针对个人办公而言。办公自动化不仅兼顾个人办公效率的提高，更重要的是可以实现群体协同工作。协同工作意味着要进行信息的交流，工作的协调与合作。由于网络的存在，这种交流与协调几乎可以在瞬间完成，并且不必担心对方是否在电话机旁边或是否有传真机可用。这里所说的群体工作，可以包括在地理上分布很广，甚至分布在全球上各个地方，以至于工作时间都不一样的一群工作人员。

办公自动化可以和一个企业的业务结合的非常紧密，甚至是定制的。因而可以将诸如信息采集、查询、统计等功能与具体业务密切关联。操作人员只须点击一个按钮就可以得到想要的结果，从而极大得方便了企业领导的管理和决策。

办公自动化还是一个企业与整个世界联系的渠道，企业的Intranet网络可以和Internet相联。一方面，企业的员工可以在Internet上查找有关的技术资料、市场行情，与现有或潜在的客户、合作伙伴联系；另一方面，其他企业可以通过Internet访问你对外发布的企业信息，如企业介绍、生产经营业

绩、业务范围、产品/服务等信息。从而起到宣传介绍的作用。随着办公自动化的推广，越来越多的企业将通过自己的Intranet网络联接到Internet上，所以这种网上交流的潜力将非常巨大。

目前企业的办公自动化程度可以划分为以下四类：

起步较慢，还停留在使用没有联网的计算机，使用MS Office系列、WPS系列应用软件以提高个人办公效率。

已经建立了自己的Intranet网络，但没有好的应用系统支持协同工作，仍然是个人办公。网络处在闲置状态，企业的投资没有产生应有的效益。

已经建立了自己的Intranet网络，企业内部员工通过电子邮件交流信息，实现了有限的协同工作，但产生的效益不明显。

已经建立了自己的Intranet网络；使用经二次开发的通用办公自动化系统；能较好得支持信息共享和协同工作，与外界联系的信息渠道畅通；通过Internet发布、宣传企业的产品、技术、服务；Intranet网络已经对企业的经营产生了积极的效益。现在正着手开发或已经在使用针对业务定制的综合办公自动化系统，实现科学的管理和决策，增强企业的竞争能力，使企业不断发展壮大。

办公自动化已经成为企业界的共识。众多企业认识到尽快进行办公自动化建设，并占据领先地位，将有助于保持竞争优势，使企业的发展形成良性循环。

办公自动化的实施应该考虑企业的实际情况，主要是企业的经济实力。按照上述分析，第一类企业进行办公自动化建设就需要较多投入，既要搭建企业Intranet网络，又要开发办公自动化系统，需要企业有较强的经济实力才能完成；而对于第二、第三类企业，由于企业Intranet网络已经存在，只是没有或没有好的办公应用系统，所以只须投入相对网络投资少得多的资金即可开发通用办公自动化系统，产生较高的投资回报。即便一步到位开发综合办公自动化系统其投资也要比网络投资少得多，而产生的经济效益更高；对于第四类企业，由于其办公自动化基础好，只须较少的投资即可达到目前办公自动化的最高水平。

那么，什么样的企业适合使用办公自动化(OA)系统?几乎所有企业都适合使用办公自动化(OA)系统，但不同企业使用的目的性会有所不同，具体是：

[1]信息化尚未入门的企业

由于没有信息化应用基础，先上办公自动化(OA)，注OA有着近乎100%的成功率，有利于提高企业各级人员的基本素质与计算机方面的实际操作能力，有利于今后业务领域企业信息化工作的开展。

[2]信息化失败或者严重缺乏信息化工作信心的企业

信息化失败，特别是大型业务管理系统失败，例如ERP，给企业方面的信心打击是十分沉重的，为了重塑信心或者一开始就回避一下风险，选择办公自动化不失为一种选择。

[3]缺少信息化资金准备的企业

信息化投入一般比较昂贵，在没见到实际效果的时候，多数企业会犹豫不决。因此，对于谨慎型的企业或者资金不充裕的企业，先上办公自动化(OA)，有利于企业逐步了解企业信息化及其作用，减少今后信息化工作的盲目性。

[4]已拥有业务管理系统且需要进一步改善行政办公与内部信息交流环境的企业

办公自动化(OA)与业务管理系统互为补充，可以丰富并完善企业信息化工作的形式与内容。功能全面的OA主流特性：

1、无线OA新概念，结合手机短信、手机浏览器实现无线办公应用。

2、任意多级部门/成员单位模式，集团应用方便管理。

3、工作流系统，按需定制，实现各项业务流程的管理，文件流转及审批。

4、具有良好的系统扩展性，方便企业系统进一步更新。

5、友好的界面，使办公更加人性化。

6、Office文档在线编辑，支持文档自动上传，手写签名、电子印章、全文批注。

7、集成Internet邮件管理组件，提供 web方式的远程邮件服务。

8、集成网络硬盘组件，提供便捷的局域网、广域网文件共享方案。

9、集成商业管理组件，轻松的管理客户、供应商资料和产品销售记录。

10、集成公告、内部邮件、内部短信、文件柜、聊天室、论坛等模块，提供企业内部信息交流的多种方式。

11、集成考勤管理、员工日程安排查询、员工工作日志查询、会议管理、车辆管理、工作计划等模块，提供企业管理者全新的管理工具。

12、数据备份和恢复－利用专门的工具，可非常方便的进行数据的备份和恢复，有效的保护企业的数据安全。

第四篇：OA系统介绍

OA的核心问题是如何提高日常的办公效率问题。因此我们日常工作的所有内容都可以归入OA处理的范畴，如文字处理、文件誊写、传真、申请审批、办公用品、公文管理、会议管理、资料管理、档案管理、客户管理、订货销售，库存管理，生产计划，器材需求，技术管理，质量管理，成本、财务计算、劳资、人事管理……等等，狭义上讲，OA系统是处理公司内部的事务性工作，辅助管理，提高办公效率和管理手段的系统

OA，办公自动化，OA是Office Automation的简写，是现代利用电脑进行全自动的办公,目的是提高效率。

1、OA基本概念

OA的核心问题是如何提高日常的办公效率问题。因此我们日常工作的所有内容都可以归入OA处理的范畴，如文字处理、文件誊写、传真、申请审批、办公用品、公文管理、会议管理、资料管理、档案管理、客户管理、订货销售，库存管理，生产计划，器材需求，技术管理，质量管理，成本、财务计算、劳资、人事管理„„等等，那么这些都是日常办公工作的处理范围。

企业流程不规范？企业物资无法有效的管理？

工作任务难以安排跟踪？与绩效无法接轨？

内部信息难以传达？缺少内部交流环境？文档没有安全的管理办法？

你是否面临以上的问题，是否缺少一个有效的管理工具？“天络OA协同办公系统”针对以上问题提供的“信息门户”、“行政管理”、“资源管理”、“工作管理”等能有效的解决您的问题。

适用性高

 结构、通知的类别、公文办理的表单和办理流程自定义等。使客户拥有更大的自主权，从而将客户间的差异性巧妙的化解。

提升内部交流效率

 模块可以实现企业统一的信息发布，文件的统一管理和提供内部的交流平台，结合消息提醒功能从而提升企业信息传递和交流效率；

灵活的公文管理

 个企业的流程都存在差异化，针对这一需求，我们提供了表单自定义、流程自定义功能，以适应不同企业的需要；

工作计划管理

 办任务可以明确工作任务的内容、完成时间等，结合修改留痕、任务日志及即时消息提醒能及时掌握工作计划；任务执行报表同时也可以作为绩效考核的依据之一；

资源有效管控

 了耗费品、资产、车辆管理等管理模块；可以实现物品管理责任到人，遵循库存管理原则，结合申请审批、领用确认流程能有效规范管理，避免资源丢失；

丰富信息提醒

 提醒信息订阅功能，从您登录到系统桌面开始您就能及时了解最新的内部信息及待处理文件和流程；其次动态提醒功能让你及时把握工作动态，包括：文件审批提醒、交办任务提醒，新通知、新闻提醒乃至论坛新文章的提醒；

数据安全

 保障系统；同时对敏感的数据和文件都实现了加密保存机制，每个企业都采用唯一的加密算法，最大程度的保障信息安全；

手机移动办公

 上网就能及时了解企业的信息动态和办理工作安排，包括：通知、新闻信息、公共文件、公文审批、交办任务等；

“公文管理”主要是提供企业管理及办理内部审批流程的模块，如费用报销、请假申请、购销申请、合同审批等。公文办理包括：公文办理、草拟公文、流程管理、流程统计、外发公文和代办管理六个子模块。在使用公文管理功能前管理员需先定义好相关的表单并定义每个表单的工作审批流程。详细介绍如下： 公文办理：主要是提供有公文办理权限的用户办理公文的子模块。用户可按不同的状态查看相关需要办理的事项，其状态包括：在办、已办和办结。在办

理公文过程中可查看已办理人的审批意见，可查看公文文件并支持WORD文件在线编辑及批注留痕功能，授权用户可嵌入相关电子印章。

工作日报主要是对企业员工工作的情况的一种报告形式，员工每天把工作内容记录下来。工作组组长可以查看工作组成员的工作日报；

功能及特点：

1.新建工作日报：要填写的内容包括今日工作内容、工作时间、明日计划、预计工作时间和工作建议；

2.修改工作日报：只有当天的工作日报可以修改；

3.分组功能：管理员可创建多个组，然后通过员工名录选择设置该组的组长

及组员；

4.日报查看：系统默认显示最近7天的工作日报，也可通过查询功能查询其

他时间段的工作日报；

5.查询功能：可按关键字和时间段查询日报信息，成员只能查询自己的日报，组长可以查询本组所有成员的日报；

6.按组查看日报：组长能查看本组的所有成员的工作日报；有管理权的用户

可查看所有工作组的日报；

“印章管理”主要是提供电子印章管理的功能，电子印章需授权给指定的用户方可使用。在办理公文过程中可在打开公文正文中嵌入电子印章

流程设置主要功能包括：

1、创建流程，包括：流程名称、关联表单、设置流程的使用者及管理者。

2、流程设计，流程设计主要的是定义各个节点，并设定每个节点的顺序和条件，包括：是否会签、是否内部办理、是否允许分发、是否可自选办理人等。同时还需定义每个节点的办理人。

3、流转控制，主要是定义每个节点的跳转条件。

111通过表单管理模块，管理员可把已经设计好的表单文件导入到系统中。表单文件要求是标准的HTML文件，文件建议使用Dreamweaver 或FRONTPAGE等网页编辑工具编辑。可支持的标志包括：

可定义的选项目包括：表格名称、输入匡标题、行、列、输入匡默认值、输入匡类型（单行、多行、单选匡、多选匡、下拉匡）。

办公自动化(OA: OFFICE AUTOMATION)就是采用Internet/Intranet技术，基于工作流的概念，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作；改变过去复杂、低效的手工办公方式，实现迅速、全方位的信息采集、信息处理，为企业的管理和决策提供科学的依据。一个企业实现办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理的标准。虽然诸如Lotus 1-2-3和MS Office系列的许多应用软件可以提高办公效率，但是这

仅仅是针对个人办公而言。办公自动化不仅兼顾个人办公效率的提高，更重要的是可以实现群体协同工作。协同工作意味着要进行信息的交流，工作的协调与合作。由于网络的存在，这种交流与协调几乎可以在瞬间完成，并且不必担心对方是否在电话机旁边或是否有传真机可用。这里所说的群体工作，可以包括在地理上分布很广，甚至分布在全球上各个地方，以至于工作时间都不一样的一群工作人员。

办公自动化可以和一个企业的业务结合的非常紧密，甚至是定制的。因而可以将诸如信息采集、查询、统计等功能与具体业务密切关联。操作人员只须点击一个按钮就可以得到想要的结果，从而极大得方便了企业领导的管理和决策。

办公自动化还是一个企业与整个世界联系的渠道，企业的Intranet网络可以和Internet相联。一方面，企业的员工可以在Internet上查找有关的技术资料、市场行情，与现有或潜在的客户、合作伙伴联系；另一方面，其他企业可以通过Internet访问你对外发布的企业信息，如企业介绍、生产经营业绩、业务范围、产品/服务等信息。从而起到宣传介绍的作用。随着办公自动化的推广，越来越多的企业将通过自己的Intranet网络联接到Internet上，所以这种网上交流的潜力将非常巨大。目前企业的办公自动化程度可以划分为以下四类：

起步较慢，还停留在使用没有联网的计算机，使用MS Office系列、WPS系列应用软件以提高个人办公效率。

已经建立了自己的Intranet网络，但没有好的应用系统支持协同工作，仍然是个人办公。网络处在闲置状态，企业的投资没有产生应有的效益。

已经建立了自己的Intranet网络，企业内部员工通过电子邮件交流信息，实现了有限的协同工作，但产生的效益不明显。

已经建立了自己的Intranet网络；使用经二次开发的通用办公自动化系统；能较好得支持信息共享和协同工作，与外界联系的信息渠道畅通；通过Internet发布、宣传企业的产品、技术、服务；Intranet网络已经对企业的经营产生了积极的效益。现在正着手开发或已经在使用针对业务定制的综合办公自动化系统，实现科学的管理和决策，增强企业的竞争能力，使企业不断发展壮大。

办公自动化已经成为企业界的共识。众多企业认识到尽快进行办公自动化建设，并占据领先地位，将有助于保持竞争优势，使企业的发展形成良性循环。

办公自动化的实施应该考虑企业的实际情况，主要是企业的经济实力。按照上述分析，第一类企业进行办公自动化建设就需要较多投入，既要搭建企业Intranet网络，又要开发办公自动化系统，需要企业有较强的经济实力才能完成；而对于第二、第三类企业，由于企业Intranet网络已经存在，只是没有或没有好的办公应用系统，所以只须投入相对网络投资少得多的资金即可开发通用办公自动化系统，产生较高的投资回报。即便一步到位开发综合办公自动化系统其投资也要比网络投资少得多，而产生的经济效益更高；对于第四类企业，由于其办公自动化基础好，只须较少的投资即可达到目前办公自动化的最高水平。

那么，什么样的企业适合使用办公自动化(OA)系统?几乎所有企业都适合使用办公自动化(OA)系统，但不同企业使用的目的性会有所不同，具体是：

[1]信息化尚未入门的企业

由于没有信息化应用基础，先上办公自动化(OA)，注OA有着近乎100%的成功率，有利于提高企业各级人员的基本素质与计算机方面的实际操作能力，有利于今后业务领域企业信息化工作的开展。

[2]信息化失败或者严重缺乏信息化工作信心的企业

信息化失败，特别是大型业务管理系统失败，例如ERP，给企业方面的信心打击是十分沉重的，为了重塑信心或者一开始就回避一下风险，选择办公自动化不失为一种选择。

[3]缺少信息化资金准备的企业

信息化投入一般比较昂贵，在没见到实际效果的时候，多数企业会犹豫不决。因此，对于谨慎型的企业或者资金不充裕的企业，先上办公自动化(OA)，有利于企业逐步了解企业信息化及其作用，减少今后信息化工作的盲目性。

[4]已拥有业务管理系统且需要进一步改善行政办公与内部信息交流环境的企业办公自动化(OA)与业务管理系统互为补充，可以丰富并完善企业信息化工作的形式与内容。

第五篇：OA应用管理办法

办公自动化系统管理办法

第一章 总

则

第一条

为了有效地配合集团办公自动化系统（以下简称：XXX-OA系统）的运用，推进集团信息化建设，从而有效地利用XXX-OA实现办公“流程电子化、制度规范化、工作协同化、管理精细化”目标，提高办公效率、提高信息综合利用、实现资源共享、提高企业管理水平，特制订本管理办法。

第二条

本办法适用于XXX-OA系统的管理（包括集团本部和各级公司）。

第三条

集团本部和集团所属各公司必须指定专人作为子机构系统管理员负责XXX-OA系统在公司的建设、实施和本公司的系统维护。集团本部和各公司的职能部门必须指定部门信息管理员，负责本部门的用户及权限、岗位、流程模板设定，部门文档权限（授权）的设置，负责本部门的操作人员的指导、咨询和培训，对本部门的信息安全负有保密的责任和义务，不得向任何无关人员泄露信息内容。第四条

系统内包含集团高度机密文件，用户应有良好的安全意识。应定期修改用户密码，并不得转借他人使用。

第五条

除个人文件外，用户不得随意修改和删除协同管理内文件。如文件作废或删除，必须征得部门负责人的同意。

第六条

XXX-OA系统用户对集团信息安全负有保密的责任和义务，不得随意设置权限，共享信息给无关人员，不得无故下载文件，更不能向公司外人员泄漏公司机密。第七条 XXX-OA的主要功能包括：  内部邮件管理  文档管理  流程管理  工作联络书  信息发布和交流

其中内部邮件管理、工作联络书、流程管理是XXX-OA的核心业务。全集团办公人员可以利用XXX-OA进行日常办公、公文审批、文件共享、知识共享，促进办公人员之间的交流和协作。

第二章

办公自动化系统的约定

第八条 集团办公自动化系统（简称XXX-OA）包括集团电子流程应用系统和电子邮件管理系统两个子系统。

第九条 第一次使用XXX-OA系统前，先联系本单位系统管理员，在用户自己使用的计算机上进行host文件设置后，方可使用。

第十条 XXX-OA系统的用户命名规则：XXX-OA用户名为用户汉语全名。如：集团本部XX，其登录XXX-OA系统的用户名为：XX。姓名重复的情况依照如下规则解决：

1． 重名者为不同公司的，则在名字后面加公司名称；如，集团本部和商业公司均有员工的姓名为：XX；则集团本部的XX在XXX-OA中的用户名为：XX（集团本部）；商业公司的XX在XXX-OA系统中的用户名为：XX（商业）

2． 重名者为如果为同一公司员工，则职务最大者使用汉语全名作为XXX-OA系统的用户名，其余的人以在系统中注册的先后秩序在汉语全名后加01、02等序号。如：集团本部分别有两个员工姓名为XX，则职务高者在XXX-OA中的用户名为XX；后者在XXX-OA系统中的用户名为：XX01 具体每个人在系统中的用户名，请以本公司或部门的信息管理员确定为准。

第十一条 集团电子流程应用系统应用于集团本部和集团所有下级公司，登录地址：http://oa.XXX.com/；用户名：用户自己汉字姓名或系统管理员分配的用户名；首次登录系统的密码：12345678，各用户第一次进入系统后请修改用户密码。

第十二条 外部电子邮件管理系统应用于全集团，各用户可登陆http://mail.XXXXX.cn 进行邮件的收发和管理，电子邮件系统使用的域名为：XXXXX.cn；电子邮箱的名称为：用户名的全拼@XXXXX.cn，例如：XX的电子邮箱名称为：XX@XXXXX.cn。如果出现电子邮件的姓名全拼出现重叠，则依照如下规则：

1.重名者为不同公司的，则在名字汉语后面加公司简称；如，集团本部和商业公司均有员工的姓名为：XX；则集团本部的XX的电子邮件帐号为：XX-jtbb；商业公司XX的电子邮件帐号为：XX-sygs 2.重名者为如果为同一公司员工，则职务最大者使用汉语全拼作为电子邮件账号名，其余的人以在系统中注册的先后秩序在汉语全拼后加01、02等序号。如：集团本部分别有两个员工姓名为XX，则职务高者的电子邮件帐号为：XX；后者的电子邮件帐号为：XX01 具体每个人的电子邮件帐号，请以本公司或部门的信息管理员确定为准。

第十三条 原则上XXX-OA只能在集团范围内的网络环境中使用，如果因工作需要或出差等需要，可向集团信息管理部申请VPN用户，使用VPN方式连接Internet后，即可使用XXX-OA系统。

第三章

制订流程的规定

第十四条 XXX-OA中的流程分为三类流程：集团流程、公司（集团本部视为公司）流程和部门流程。凡可能在集团下属多个公司发起使用的流程都归为集团流程；凡是仅仅在集团下属公司内部（含集团本部内部）流转，并可能在公司内部多个部门发起使用的流程，都视为公司流程；只有特定的部门发起的流程归为部门流程。

第十五条

流程的制订：集团流程统一由集团行政部会同集团体系管理员及信息员，根据集团管理规定制订。公司流程由各公司行政会同各部门管理员和信息员，依据本公司管理制度制订，集团本部流程由集团行政中心会同各部门管理员和信息员进行制订。部门流程由各部门信息员及部门负责人根据本公司管理制度和实际业务建立。第十六条

流程的修改：当实际流程变更时由相关部门提出，集团流程经集团行政部会同各相关部门讨论后由集团信息部信息管理员负责修改；公司流程由各公司行政部会同本公司各相关部门讨论后，由公司系统管理员负责修改；部门流程由本部门自行确定后修改。第十七条 流程的维护：集团及集团本部流程，由集团行政部会同集团体系管理员及原制订部门负责修改；集团下属各公司的流程，由各公司行政部会公司体系信息管理员及原制订部门负责修改；部门流程由各部门提出，公司系统管理员修改。

第十八条 流程的制订范围：本着提高工作效率、节约成本的原则将集团内的大部分业务流程制订为电子流程。

第四章

电子流程管理的规定

第十九条 集团内的业务运作公布过的启用流程必须全部走电子审批流程，任何人不得以任何借口拒绝走XXX-OA系统流程。如果集团业务运作公布过的启用流程，用户还是坚持使用纸介流程，将严格按照管理办法进行处罚。

第二十条 为保证电子流程的正确性，任何人不得随意修改流程。如有必要修改，请向流程原制订者申请。

第二十一条 使用流程时的文件归档时要注意规范，把相应的归档文件归档到相应的文件柜，方便查询、使用。

第二十二条 如个人出差，必须设置流程代签人或通过XXX-OA中的IT服务流程向集团信息管理部申请VPN权限，以便流程及时运行。第二十三条 文件走流程时相关人员必须尽快做出相应的处理、提高工作效率。其中的工作效率将作为绩效考核的参数之一，纳入月度绩效考核。

第五章

邮件管理规定 第二十四条 http://mail.XXXXX.cn电子邮件系统是集团员工因公对外沟通和交流的方式之一。集团内部人员的工作沟通和交流尽量使用XXX－OA中的内部邮件和工作联络单。

第二十五条 http://mail.XXXXX.cn电子邮件系统使用空间每用户不超过500M，请各用户不要长期存放邮件，如该邮件需保存，请用户自行备份到本机。

第二十六条 邮件附件大小每用户不要超过10M，如因工作需要更大的附件限制，请使用XXX-OA系统信息管理流程中的Internet、Mail申请流程，进行申请。

第二十七条 系统中只保留6个月的邮件，超过6个月的，系统定期在下月一日删除，请用户注意做好邮件导出和备份工作。

第六章

文档管理的规定

第二十八条 按照文档的应用范围，文档分为常用信息、集团文件、公司文件和部门文件。常用信息指集团广泛使用的文件；集团文件指集团发布的制度文件、体系文件、公文模板等文件；公司文件指公司或集团本部范围的制度文件、文档模板、体系文件、归档文件等，不跨公司使用；部门文件指集团本部或各公司部门内部文件，不跨部门使用（部门文件只能是本部门人员使用）。

第二十九条 集团文件和集团本部文件、由总裁室秘书维护；公司文件由各公司行政部统一授权维护；部门文件由本部门负责人和信息员维护。

第三十条 文档组织要清晰、分类明确；不得随意存放文件；更不得随意授权。

第三十一条

注意文档的安全，任何人不得随意修改、删除和破坏文档。

第三十二条

发现公共文档有异常时应及时通知相关的维护人员。第三十三条 所有经过电子流程审批发布的文件，都为集团、各公司和部门经过XXX-OA系统签审的有效文件，并视为集团、各公司和部门的正式文件。

第七章 用户管理

第三十四条 由集团信息管理部信息管理员根据集团的组织架构维护XXX-OA系统的集团体系和集团本部的机构设置。各公司的组织架构维护是在集团机构的基础上，由各公司系统管理员负责维护。第三十五条 系统用户由各部门信息员和部门负责人维护，用户资料必须完整有效。集团信息管理部和各公司系统管理员提供技术支持。第三十六条 为确保系统信息安全，部门信息员必须及时根据部门人事变动维护用户信息。人员离职必须马上停止该用户使用XXX-OA系统的权限。人员调动必须由公司系统管理员或集团信息管理部系统管理员在XXX-OA中的用户设置作必要调整。

第三十七条 用户不允许在系统内上传和创建一些与工作无关的文件，比如.mp3、.rm、.mpeg、.dat、.avi、.wmv等多媒体文件。

第八章 培训管理

第三十八条 集团信息管理部统一制定计划，由各公司系统管理员定期对公司新进员工组织培训，各部门信息员负责对本部门新增员工的培训工作。

第九章 应急措施

第三十九条 在使用XXX-OA系统时遇到问题，请及时与本部门信息员联系，或本公司系统管理员联系。

第十章 奖惩规定

第四十条

为强化信息的保密性，集团内部范围内传递的邮件（工作联络单），非特殊原因必须使用XXX-OA系统传递。对没有特殊原因又长期使用外部邮件递信息者将视情况予以处罚。

第四十一条 数据命名不规范的，前2次警告，以后每次罚款20元。第四十二条 数据归档不规范的，前2次警告，以后每次罚款20元。第四十三条 数据提交流程不规范的，前2次警告，以后每次罚款20元。

第四十四条 公布范围内启用流程，用户还坚持使用纸介流程的，第一次警告，以后每次罚款20元。

第四十五条 数据流程任务完成超过规定时限的，前2次警告，以后每次罚款20元。

第四十六条 用户因出差或休假未能在系统内临时授权，第一次警告，以后每次罚款20元。

第四十七条 数据有明显错误的，但没造成系统事故的。数据提交者付主要责任，数据审核者付连带责任，每次罚款100元。

第四十八条 数据有明显错误的，造成系统事故的。数据提交者负主要责任，数据审核者负连带责任，每次罚款500元。

第四十九条 相关提交人员必须在文件内签名和签署意见(说明：WORD文档不会自动产生签名)。对未签名者前2次警告，以后每次罚款20元。

第五十条 以上所有警告和处罚由集团信息管理部负责统计，并定期向总裁室提交报告。

第十一章 保密与安全管理规定

第五十一条

各级用户对自己所能查看到的信息负有保密的责任和义务，不得向任何无关人员泄露信息内容。如有他人通过用户自己的密码登录，并造成数据泄密、数据修改或恶意破坏，责任由用户本人承担，并处于1000元的罚款。第五十二条 各级用户对自己的用户名和密码必须妥善保管，杜绝出现密码真空现象。用户密码必须定期更换，一般每一个月更换一次，一旦发现密码泄露或丢失应及时联系管理员更换。

第五十三条 广域网用户只限于出差用户和部分必须及时异地决策，异地工作的岗位（如：正副总裁、正副总经理，外协、销售、售后部门等用户）。特殊用户如果需要开通广域网用户权限，请填写《Internet/E-mail用户权限申请表》。

第五十四条 集团信息管理部对防止外人对XXX-OA系统的非法访问及保护XXX-OA系统的数据安全负有完全责任，要从硬件及软件两个层次上解决XXX-OA系统的安全运行问题。

第五十五条 严禁对系统数据进行蓄意破坏，一经查证，予以重罚。情节严重者，交集团审计部，按集团制订的相关规定处理。

第十二章

附

则

第五十六条

本管理办法由集团信息管理部负责制订、解释与修订。第五十七条 本管理办法自下发之日起执行生效。

信息管理部

二00七年十二月二十日