OA系统应用操作规范（模版）

第一篇：OA系统应用操作规范（模版）

OA系统应用操作规范

总则 1.OA系统介绍

XXXXX有限公司OA系统采用的是XXX科技有限公司研发的OA增强版V8.0，OA系统的运用目的是为了促进信息传递，减少办公成本，为信息共享提供多种途径，促进公司信息化建设。

2.OA系统功能模块包括 2.1个人信息设置

2.2审批管理：本系统的重点模块，包括申请管理、审批裁决、检索查阅。2.3资料柜子：共享文件信息存放模块 2.4社区中心：公司内部BBS论坛

2.5协同办公：本系统的另一个重点模块 3.OA系统审批管理中的表格类别 目前系统中的文件分类

3.1行政类：本类表格适用行政管理，人事管理，资产管理范畴 3.2费用类：本类表格适用财务费用管理 3.3报告类：通用报告类别

3.4运控管理类：适用于运控部监督检查 3.5车管类：适用与公司于车辆相关表格

第一章

目的、职责

1.目的：规范在OA系统中的应用操作，提升对OA系统的整体认知程度，减少失误和选择错误从而影响审批进度和耽误时间。从以上理由出发制定本操作规范。2.范围：适用与公司拥有OA账号的员工 3.职责

3.1信息部：OA系统归口管理部门，有如下职责 3.1.1负责制定OA系统规章制度；

3.1.2负责OA系统核心工作流程设计、修改；

3.1.3负责确定、监管OA系统核心工作流程参与人员的权限； 3.1.4负责监控、检查、督办核心工作流程的工作流转； 3.1.5负责工作流程的归档，并为其他部门提供查询； 3.1.6组织操作培训；

3.1.7搜集、整理优化系统的需求；

3.1.8负责OA系统内各大功能模块信息内容更新的监督。3.1.9负责OA系统软件的开发升级管理； 3.1.10负责OA系统的数据备份；

3.1.11负责制定OA系统应急方案和系统技术管理规章制度；

3.1.12负责OA服务器、操作系统和硬件的维护，确保服务器安全运行； 3.1.13负责系统用户注册、注销等管理；

3.1.14负责文件柜功能模块各单位书写权限的设置。

3.2行政人事部负责为OA办公系统提供现行的组织机构设置，提供OA办公系统中用户的流动信息。主要职责为：

3.2.1负责现有用户、及新增用户的审核；

3.2.2负责提供用户（变更或注销）信息给信息部。

3.2.3负责提供用户出差、请假等信息给信息部。

3.3安全部负责OA系统的涉密信息的检查、监督。主要职责为：

3.3.1安全部负责对系统内的保密设置进行定期检查；

3.4运控部职责

3.4.1负责OA系统各职能部室工作流程设计的审核； 3.4.2监督OA系统中信息传递、发布的流程有效性。3.5其他单位主要职责为：

3.5.1负责制定本部门OA系统相应管理办法；

3.5.2参与本部门工作流程的定制、文件夹的建立以及本部门OA系统终端的日常维护、人员培训等技术支持工作；

3.5.3负责根据本部门工作需要，提出优化需求。

第二章

申请、审批管理

申请、审批为OA系统重点模块，本系统不采用电子签章。针对这个主要功能对应用操作做如下规范：

1.主管以及以上人员熟知申请表格的使用规范和表格流向。并有义务培训下属合理使用。2.熟悉每张表格的填写要求。

3.完成申请后，需对申请进度进行检查，及时发现进度不成功或进度卡壳的现象，遇到问题及时通知信息部，避免耽误时间和让信息部及时了解和解决问题。

4.主管及以上人员每天至少需要登录一次OA系统，处理需要审批的文件。本系统没有委托代签功能，在出差、请假、轮休状态下，也务必每日登录一次OA系统。如特殊原因无法上网，需及时通知信息部。

5.在办公室工作的主管及以上人员，工作第一时间登录OA系统。

6.审批过程中，每个审批节点务必在24个小时内完成审批，以便文件流向下一个节点。信息部将对审批时间进行监督，对超过24小时才完成审批的节点负责人按制度提请处罚。7.针对需要填写大段字符的操作，请先用文字编写软件进行编写再复制粘贴到OA系统表格中，避免出现文字丢失的情况。

8.主管及以上人员在进入OA系统后，需要至少浏览待审模块，内部邮箱模块，工作计划模块，公共柜子模块，通知公告模块等审批、信息共享部分，以便及时了解最新信息。9.上传文件需在上传前对文件进行杀毒扫描才能上传。不得上传无关公司工作内容的文件、程序。不得直接上传EXE文件。10.表格标题须与内容相一致。

第三章

安全保密

1.所有用户应认真贯彻执行《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》和公安部《计算机信息网络国际联网安全保护管理办法》，严格遵守公司《信息安全实施细则》.2.为了保证各部门的网络畅通，严禁使用BT、电骡、电驴、迅雷、pplive等占用网络带宽的软件，严禁在线观看与工作无关的网络视频；严禁对网络软件和硬件进行非法操作。

3.OA系统的所有用户，不得利用OA系统从事危害国家、集体和他人利益的活动，不得在系统上制作、传播有碍社会治安和不健康的信息，不得制造和输入计算机病毒以及其他危害系统安全的数据。

4.OA系统中的所有用户应按规定的权限阅读和使用系统提供的信息。不得盗用他人用户账号，不得干扰其他用户和破坏系统服务。

5.涉及国家和公司秘密以及其它密级文件不在OA办公系统上进行工作流转。

6.用户自由账号、密码不得以任何方式让他人知道，所造成的任何不良后果都由泄密者和当事人承担。

第四章 表格图示说明 1.OA系统中的表格的分类：

1.1行政类：公司行政办公相关表格，包括通知申请表、员工辞职申请表、审理单、物资申购表、物资申领单、假期申请表、招聘申请表、出差计划申请表等表格。

1.2费用类：公司财务费用相关表格。包括差旅费用报销单、费用报销单、费用申请表、特殊费用申请表。

1.3车辆管理类：公司车辆管理相关表格，包括车辆维修保养申请表。1.4呈批报告类：包括呈批报告。

1.5运控类：运行监控部专用表单，整改通知单 1.6业务类：业务相关表格，目前还有没进行添加。2.名称解释：

2.1分部负责人：一个大部门存在分部，分部的负责人。直属上级为单位经理。2.1.1车管部：下属后勤分部、运输分部、河北分部 2.1.2吊装事业部：下属吊装管理分部、吊装销售分部 2.1.3市场部：下属销售分部、客服分部 2.1.4运作部：下属操作分部、调度分部

2.2单位经理：存在分部的单位经理或者没有分部的单位经理。

2.3表单流程：每一个表单绑定一个流程，基本流程为申请人-分部负责人-单位经理-相关部门-结束。相关部门可能有几个节点进行审批。流程基本上按申请人的所属部门和所属岗位为主体来进行判断流向。申请人若为分部员工，那么就是按申请人-分部负责人-单位经理-相关部门-结束来全程走完。申请人为分部负责人，那么就是申请人-单位经理-相关部门-结束。申请人为单位经理，那么流程就是申请人-相关部门-结束。

2.4抄送会签：在审批时，如果需要别的人员进行协助审批，可在自己审批的同时，选择人员来进行抄送会签，抄送会签的内容都显示在表格的同一个表格里。

2.5抄送阅读：在审批时，需要告知别的人员知晓申请内容，可在审批的同时，选择人员来进行抄送阅读，抄送阅读不需要阅读者进行意见的签署，如果阅读者点击阅读后，会显示已阅读的标示。

抄送会签和抄送阅读在系统里默认为要会签和阅读完成后才会进入下一个节点。所以审批人需要在熟悉表单流程的基础上判断是否需要抄送。

3.常用表单说明： 3.1通知申请表

3.1.1用途：通知申请表用于需求部门申请向公司全员或者限定范围发布通知、公告、提示等信息的申请表格。

3.1.2流向：申请人-分部负责人-单位经理-行政人事部-总经理-行政前台（由行政前台进行发布操作）

如果申请为负责人或者是经理会自动跳过前面的节点进行到下一个节点。3.1.3重点：

表格默认为全体员工，如果有限定范围，可在此处进行修改。3.2员工辞职申请表

3.2.1用途：用于公司人员辞职申请使用，由公司各相关部门进行审批同意其辞职行为。与工作交接表配合使用。

3.2.2流向：申请人-分部负责人-单位经理-行政人事部-总经理-财务部 3.3物资申购表

3.3.1用途：用于公司部门或人员进行物品购买申请 3.3.2重点：

3.3.2.1申购类型：公司物资申购分为三类，在表格的类型说明处说明了按采购的物品类型，选择不同的类型，表单的流向是不同的

办公类流向：申请人-分部负责人-单位经理-行政人事部-总经理-财务部-总出纳 电子类流向：申请人-分部负责人-单位经理-信息部-总经理-财务部-总出纳

汽配类：申请人-分部负责人-单位经理-车管后勤分部-车管部-总经理-财务部-总出纳 3.3.2.2申购明细表

明细表中的绿色“+”号可以进行对明细列表进行添加行数，红色“×”号可以删除行。明细表中的数字的填写框必须填写完全，如果没有金额，可填写0，这个对表单的提交成功至关重要。表格宽度有限，但是可以填写几十个字符，在审批呈现的时候可以自动换行完全体现出来。其它表格中的明细表同此操作。3.4出差计划表

3.4.1用途：用于公司人员出差前的计划提交 3.4.2重点：

3.4.2.1出差类别：根据出差目的来进行选择。

3.4.2.1.1销售类出差流向：申请人-分部负责人-单位经理-市场部经理-总经理-财务部-出纳-行政人事部备案.3.4.2.1.2运作类出差、其它出差流向：申请人-分部负责人-单位经理-总经理-财务部-出纳-行政人事部备案

3.4.2.2表单流向规则：

3.4.2.2.1出差三天以下包含三天的没有出差费用借支的，直接单位经理签署后完结。3.4.2.2.2出差三天包含三天的有出差费用借支的，经理-总经理-财务部-出纳 3.4.2.2.3出差三天以上者都需要到总经理处签署。3.4.2.2.4经理级的都需要到总经理处签署。销售类出差：需要到市场部进行审批。其他出差：不需要到市场部进行审批。3.5费用申请表

3.5.1用途：用于费用申请。3.5.2重点：明细表

明细表的需要注意的地方和申购明细表一样，金额必须填写，要不提交不成功。

财务部经理在这张表中需要把表格抄送给相应的接收汇款的出纳，让出纳明确汇款情况。3.5.3流向：申请人-分部负责人-单位经理-总经理-财务部-总出纳 3.6费用报销单

3.6.1用途：用于除开差旅费报销以外的其他费用报销 3.6.2重点：

报销类别走向：

车管类报销：申请人-分部负责人-单位经理-车管后勤-总经理-出纳 其他类报销：无需经过车管后勤分部。

相关申请单号：若报销的费用为之前提交的并且得到批准的物资申购、呈批报告、车辆维修保养申请等相关表单，在此需填写这些表单流水号做为报销的凭证。

财务部审单人员需把本表格抄送相应出纳，让出纳明确报销明细和审批情况。3.7车辆维修保养申请表

3.7.1用途：用于车辆维修保养，适用与公司所有机动车辆 3.7.2重点：

明细表中的填写要求参照3.5.2明细表要求填写，工时费、材料费、其它费用必须填写数字，如没有金额，填写O。

3.7.3流向：申请人-分部负责人-单位经理-车管后勤分部-车管部-总经理-财务部-总出纳 3.8文件、合同审理单

3.8.1用途：用于公司文件、合同审批流程。

3.8.2流向：申请人-分部负责人-单位经理-文控室-总经理-结束

3.8.3重点：文控室在接收到申请后需根据审批内容选择相关部门进行抄送审批。本表包含上传附件控件，上传时需确保上传文件的安全性。3.9假期申请表

3.9.1用途：用于公司员工请假申请。3.9.2重点：申请天数必须填写正确。3.9.3流向：

3.9.3.1天数小于等于三天：申请人-分部负责人-单位经理-行政人事部-结束 3.9.3.2天数大于三天：申请人-分部负责人-单位经理-总经理-行政人事部-结束 3.9.3.3负责人、经理：无论天数几天，都需经过总经理审批。3.10差旅费报销单

3.10.1用途：用于出差费用、出差补助费用报销 3.10.2重点：

补助金额部分须填写，如没有数额需填写0。相应费用需注意填写位置正确。3.10.3流向：申请人-分部负责人-单位经理-总经理-财务部-出纳 表格图示说明这部分OA用户需认真理解，结合使用运用。

第二篇：OA系统操作说明书

OA系统操作说明书

一．功能概述

欢迎使用OA系统。本系统是一个办公自动化系统，旨在推行无纸化办公，将公司各种业务流程由纸签变为网签(手机上网也可)，并辅以手机短信提醒，极大的提高公司业务运作效率。请各单位大力配合推进OA系统的实施，将业务流程所涉及的表单及流程说明报与信息部并密切配合，谢谢。

二．系统运行环境

本系统是B/S系统，客户端为IE浏览器。网址为：http://172.2.1.24:8080/oa 登录后，请点击左上角”个人设置”修改密码。左边界面为菜单，包括”我的申请”、”我的审批”、”归档查询”等。

三．发起流程

如果您想发起一个流程(即提交申请)，1.请点击左边菜单”我的申请”,右边界面如下图：

2.请点击上图中的下拉框，选择您本流程所要填的表单，如下图：

3.如上图，请点击”新增”按钮,表单窗口出现：

4.如上图，请填写表单，注意”职务”框框后有”科长”(总监、经理等)等类似的选框，如果您是总监、经理、科长等职务，请勾选，该选项将直接影响流程走向。

5.表单填完后，请点击”保存”按钮。这个时候，表单最下端的”附件”上传可用 如图(当然不须上传附件的，可以跳过这一步)：

请点击”Add”选择文件，然后点击”upload”进行上传

6.点击”提交”按钮，提交表单，那么您的发起流程就结束了，该流程下一步的人员将即时收到任务到达提醒短信。在提交之前，如果您想废弃该流程，点”删除”按钮即可。

7.提交后，界面变成”我的申请”列表，该列表显示所有历史上由您发起的申请。

其中”状态”栏，显示该流程的状态，”待审核”表示流程未完结，”已审核”表示流程已完结，”拒绝”表示该流程被领导否决。您可以点击”选择”，再次进入表单，已提交的流程表单不可再修改。

8.接7，在流程未完结之前，您可以随时点击”取消该流程”，取消这个流程。

点击”取消该流程”后，界面又回到列表界面，您可以再次点击”选择”进行表单界面：

您可以点”删除”彻底删该流程，也可以修改表单，然后点击保存、提交，再次提交该流程。

四．审批流程

当您登陆后，如果您有待审批任务，右边界面顶端会有闪动的文字如下图：

请点击闪动文字，进入”我的审批”列表(当然您也可以直接点击左边菜单”我的审批”进入列表)。然后列表每一行后面的”选择”进行表单及审批界面。最表单的最下端，您可以在”审核意见”栏里填写意见。点击绿勾图标表示同意，红图标表示否决。”退回申请人”表示对表单内容不满意，退回到申请人重新修改。

五．规档查询

点击左边菜单”归档查询”，右边出现列表界面，该列表列出所有与您相关(您发起的或者您审批的)的任何状态的流程。”状态”栏显示该流程的审核状态。

您可以点击”选择”进入表单界面，表单的最下端显示表单的审批详细情况。您也可以点击表单顶端的”查看流程图”，查看表单流程图，以图形化的方式显示流程流转到哪一步(红框即是)：

六．目前只实现了请假和加班流程，原来的纸面调休单，由一个加班单和一个请假单组成，您须在请假或加班前几天上OA网提交申请。如果每月最后一周的机动休您是正常休，则不用填单，如果您把机动休日调到其它天，则须填单。

如本说明书不能解决您的操作问题，请联系邓工：82613364

第三篇：oa系统使用规范

OA系统使用规范

目的



1、为了提高公司工作效率，保障信息传递畅通，根据公司的实际，制定本制度。



2、公司办公自动化系统（以下简称OA系统）是以通达OFFICE ANYWHERE网络智能办公系统为管理平台，采用服务器/客户端/浏览器结构，建立起来的覆盖全公司管理人员的办公信息管理系统，实现网上办公和信息资源共享。OA系统是公司信息化建设的重要组成部分，是提高公司办公整体管理水平的重要手段。

 3为了加强对公司OA系统的管理，提高公司工作效率，有效降低和节约成本，加快办公自动化建设，保障文件和各种信息传递快捷通畅，根据《国家信息化领导小组关于我国电子政务建设指导意见》、《国家机关公文处理实施细则》、《中华人民共和国保密工作规定》、《计算机系统管理规定》、《公司公文处理办法》等有关规定，结合公司实际，制定本制度。

目录

一、登陆规范

.............................................................................................................................3

二、安全保密

.............................................................................................................................3

三、网络维护...............................................................................................................................3

五、不良记录...............................................................................................................................4

六、应急措施...............................................................................................................................4

七、其它要求...............................................................................................................................5

八、附则........................................................................................................................................5一、登陆规范

1、系统正式运行后，系统所有用户至少在每个工作日上午、中午的上班后一个小时内，中午和下午下班前一个小时内分别进入系统浏览一次并在签到处进行签到（签到将由人事进行考核，没有达标者将有人事部公布处罚。），以保证公文系统的正常流转和信息的及时传送，最好能长期登陆进OA办公。

2、系统用户必须建立个人密钥，填写个人信息，保护好个人登陆密码、电子签名密钥，并定期更换。多人共用一台计算机，如暂停OA办公需及时注销或退出OA系统，以免他人介入工作环境。

3、登陆OA系统用户口令应经常更改并保守秘密，以防他人有意或无意打开系统数据库获取信息，滥发电子邮件、恶意增删资料或干扰公文运转。

二、安全保密

1、所有用户应认真贯彻执行《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》和公安部《计算机信息网络国际联网安全保护管理办法》，严格遵守公司《计算机管理制度》有关规定。

2、按照公司《计算机管理制度》的规定，为了保证各单位的网络畅通，严禁使用BT、电骡、电驴、迅雷、pplive等占用网络带宽的软件，严禁在线观看与工作无关的网络视频；严禁对网络软件和硬件进行非法操作。系统用户必须安装杀毒软件，拒装者取消其上网资格（包括个人笔记本电脑）。

3、OA系统的所有用户，不得利用OA系统从事危害国家、集体和他人利益的活动，不得在系统上制作、传播有碍社会治安和不健康的信息，不得制造和输入计算机病毒以及其他危害系统安全的数据。

4、OA系统中的所有用户应按规定的权限阅读和使用系统提供的信息。不得盗用他人用户账号，不得干扰其他用户和破坏系统服务。

5、未经管理人员的同意，任何人不得随意让公司无关人员及外部人员查看OA系统中的内容，更不许下载受控的内容；

6、发生泄密的情况，将按《员工手册》及保密规定的内容追究相关人员责任。

三、网络维护

为确保网络的正常运行，全体员工都有对OA系统维护的义务；

1、公司OA管理员是公司OA系统栏目，版面变更唯一的指定人；

2、禁止在OA系统上传带有病毒的文件、图片等；

3、未经许可，不得私自改变OA系统的桌面内容；

4、不得对网络运行进行人为设限。

四、回复

实现信息的畅通，实现“知情”管理：

1、相关人员按职责对相关信息，应及时给予回复；上级要求必须回复的，格式为（回复）；涉及到全体员工或每团队员工格式为（全体回复）；

2、公司通知、企业制度、指令等栏目内容涉及全体员工的，每个员工必须在一星期内给予回复，涉及相关人员的必须在三天内给予回复；

3、其他栏目，若下级要求必须回复的，格式为（请回复）；并应在三天内给予回复；

4、急办的内容发布，内容上应注明“急办”，对急办的内容，相关人员必须在当天给予回复；

5、申请栏目内容发布，应有部门负责人的审核意见；

6、论坛、宣传表格、人员去向、档案等栏目，员工可自由参与，不强求回复。

7、凡涉及回复的，均应在发布时设定“邀请阅读”；

8、相关人员按职责对相关信息，必须及时给予回复；如若未能按照回复的规定进行相应的回复，则第一次由公司OA管理员在OA栏目上发布批评并通知其直接上级，第二次OA管理员发布警告并通知其直接上级；第三次OA管理员直接通报总裁，总裁核实后，由财务部门给予50元的罚款并通报全公司。

9、OA管理员未及时通报的由其直接上级给予批评与警告；经两次发现未及时通报的，由财务部门给予50元的罚款，三次发现未及时通报的由财务部门给予100元的罚款。

五、不良记录

为强化OA系统的健康运行，发挥其有效作用，实施考核管理。

1、对未按规定及时回复的由版主进行记录，每月进行公布，列入考核，对造成工作受到影响的将予以考核；

2、不按期、按时报送信息的，如：项目简报、管理周报等按漏报次数给予主要负责人经济考核；

3、发生影响OA系统维护管理的，视情节给予相应的考核。

六、应急措施

应急措施是保证、文件信息、资料不丢失的有效措施。

1、对公司制度、报告、考核、档案等有价值的内容、信息，在发布的同时，发布人还应进行备份，以避免信息丢失；

2、需要进行归档管理的资料、信息由版主指定相关人员进行备份；

3、OA管理员对OA系统要及时进行维护管理，防止发生系统失效，每周进行一次系统清理，每周进行一次资料备份，对服务器进行安全防护。

七、其它要求

1、鼓励全体员工 对OA系统的维护管理提出建议；

2、在工作时间内不得上网聊天，玩游戏，观看与OA无关的网站，避免影响正常的工作；凡是违反此规定的，第一次予以10元经济处罚，第二次予以50元经济处罚，并根据情节通报批评；

3、发生急办或重大信息，除在OA上发布外，还应及时采用其它通讯方式进行沟通，传递。

八、附则

1、为了保障OA系统的硬件、软件和信息的安全，保证系统的正常运行，全体用户应遵守本管理制度，违反者应承担相应责任并接受公司考核制度的处罚。

2、本制度未尽事宜按法律法规和公司有关规定执行。

3、本制度由公司负责解行政部负责解释、补充，经总裁审批通过后颁布执行。

第四篇：OA系统应用纪实

OA

系统应用纪实

1、项目背景

供电公司是上海市大型企业，承担着上海市中心城区531平方公里、253万用户的供电业务，用电客户居全国第一。市区供电公司下辖沪东供电所、电缆输配电公司等六家单位，另有近20个营业网点遍布上海市10多个区，彼此相距甚远，每天都有大量的文件、报表、会议纪要等信息需要传送和发布。

随着计算机应用和网络技术的飞速发展、国际一流供电企业形象的确立、以客为尊服务理念的不断深入，公司认识到信息的快速搜集、处理和传播将确定公司在市场环境中的竞争优势，因此必须通过高科技手段来提高办公的效率

2、项目目标

办公自动化系统作为公司信息化建设的重要组成部分，采用先进的计算机、网络技术、群件技术、多媒体技术等现代信息技术，构建覆盖全公司的电子信息交互平台。实现收文管理、发文管理、档案管理、信访管理、个人办公、活动安排、会议管理、公共信息、报告管理、电子邮件、Internet服务等功能，实现办公的电子化、无纸化、网络化、资源化。

3、应用平台和软件的选择

市区供电公司在选择应用平台和办公自动化系统时，首先在技术上考虑到将来的业务发展以及与其他应用系统的兼容性，要求具有强大的扩展性和可延续性。其次从系统的适用性和操作、设置管理的灵活方便等性能的角度，对办公自动化的应用平台和OA软件进行全面的考察。

Lotus Domino/Notes R5是目前世界上最先进的群件平台之

一。该平台能实现对非结构化信息进行良好的管理和共享，并且具有安全、健壮、可靠的通信基础设备，内含强大的工作流软件开发环境，并在其基础上形成一系列成熟的应用产品。作为Lotus/IBM

Internet/Intranet完整解决方案的核心产品，Lotus通过不断丰富Domino与Notes的产品功能与性能，提高系统开放性、安全性、易用性、可管理性、伸缩性、开发能力以及与操作系统、各种数据系统的集成能力等等，提供用户单

一、集成型的基础设施，即可以使用单一平台型产品建立邮件、群件以及Intranet、Internet应用系统。并且Lotus R5能够实现对HTML文件的访问控制，完全符合国务院对政府邮件系统的要求。

同时，Lotus Domino系统具有良好的可扩展性，通过ODBC方式或者其它工具(如Lotus Enterprise Integrator等)，可以实现Notes数据库与其它关系型数据库(IBM DB2 UDB、Oracle、SQL Server、Sybase等)的连接。从而为实现与将来其它应用系统相集成留下相应的接口

基于Lotus Domino/Notes平台之上的开思OA系统，在功能、操作、适用性的强大优势，公司在经过反复调研，考察和比较之后，最终选用了开思OA系统。

4、应用实施

市区供电公司办公自动化系统的应用，涉及市区供电公司本部和下属6个基层的应用，用户数达到 320多人。系统的实施分为二期：第一期是市区供电公司本部的实施运行，第二期是市区供电公司所辖单位推广。

上海市电力公司市区供电公司的Domino系统中采用多个工作域的方式，即在系统中维护多个公用地址本。采用NT 服务器双机备份采用两台IBM Netfinity 5600 机器，DOMINO及OA系统通过备份软件实现软备份。

5、模块应用

系统设置

在应用系统的最初，要对系统进行初始化的设置，其中包括部门的设置、人员的注册、常用数据库的维护和一些常用文档格式的设定。这些设定会牵涉到整个系统的运行。

个人事务处理

个人事务处理子系统是指个人日常办公所涉及到的一些信息，包括日程安排、记事本、名片盒、电子邮件和个人资料模块。

通用办公业务处理子系统

主要包括一些日常办公业务所涉及到的一些业务流程管理，如文档流转、文档管理、督办管理、会议管理和内勤管理等功能模块。整个系统有全面的打印功能，可以根据实际需求打印出纸质的文件。

专用办公业务处理子系统

专用办公业务子系统主要是针对上海市电力公司市区供电公司特殊的办公特点或者是针对上海市电力公司市区供电公司内部某些部门专用的办公业务模块。系统中包括领导活动安排、刊物编辑和信访管理三个模块。这部份工作主要从联络处开始，经过一层层的报批，最终形成工作计划，按照计划具体落实，并对各类工作计划表作归档处理。根据各类工作安排，进行汇总，可以生成领导一周的工作安排的计划表。本子系统的所有模块都不是局限在联络处使用，其他各处室也可以使用该子系统，形成本处室内部的工作安排计划表。

6、应用效果

通过系统应用，上海市电力公司市区供电公司感受到了办公自动化系统带来的轻松、方便和高效率。该系统覆盖面广，几乎涉及到每个员工日常工作，很大程度改变了员工的工作方式，极大地提高了全

局信息化水平和工作效率，同时提升了公司的服务质量和水平，营造起良好的企业形象，为实现全国一流的供电局的目标起到很大的推动作用。

7、应用经验

办公自动化系统的实施过程是一个“整体规划、分步实施、不断深入”的过程：主要节点包括

1、系统安装、调研和业务方案确定

2、系统修改、培训

3、模拟运行、全面试用、功能测试验收

4、局本部系统正式运行

5、全部机构的系统正式运行等。

建立一个项目小组至关重要：OA系统实施的成功，需要项目小组的不断推进，巩固每一阶段所取得的成果，确保每一阶段的工作落到实处。也就是所谓的“一把手”工程，由领导带头，贯彻落实。因此我们在实施之前就组建了一个项目小组，小组成员由上海研发中心的经验丰富的项目经理、工程师和市区供电公司的管理领导层组成，负责整个项目的组织管理和相互协调，跟进整个项目的进程，负责系统的调研，流程的调整确认，培训等工作。

项目文档的重要性：在整个系统的实施过程当中，为确保实施的质量，在软件的验证与确认以及使用与维护等阶段中需要编制软件需求规格说明书、软件设计说明书、软件验证与确认计划、用户文档、项目实施计划和项目实施总结等文档。

健全的培训方案是项目实用化的重要保障：虽然整个项目的实施构建了先进的电子平台，但在实用化推广过程当中，还是遇到不少的困难。由于系统覆盖面广，为了提高操作人员的计算机应用水平，公司组织了25次大规模培训，涉及500余人次。

8、下一步构想

在公司办公自动化强大的平台支持下，我们先后又开发了企业论坛、标准规范等一系列文档管理工具、与公司INTRANET实现无缝集成，构建了公司INTERNET网站，开通了INTERNET邮件系统等，使办公自动化系统不仅能为领导决策提供广泛的信息支持，作为企业公共信息发布的主要平台，还使之成为全体员工信息沟通的主要手段。

下一步，我们打算进一步深化系统应用，以各个业务管理系统、决策支持系统为依托，构建企业知识管理框架。将企业数据进行有序的挖掘、整理和加工，并通过对分析、判断、汇总得出有价值的知识。将存在于个人的头脑中被独占的知识，存在于公司的知识库中，聚集企业的“记忆”。

第五篇：OA协同办公系统应用细则

江苏爱康太阳能科技有限公司OA系统应用细则

OA协同办公系统应用细则：

1、总则：近期公司引入OA协同办公系统，旨在支持整个集团内总公司和各级分公司之间

协同办公，变手工审批为电子审批，降低行政成本；优化和规范流程、提高办公效率，提升管理的执行力。

2、适用范围：集团所有办公人员。

3、日常应用细则：

a)关于工作周报：

 每周六之前在我的知识-新建文档-工作计划与总结中提交本周工作周报及下．．．．．．．．．．．．．．．

周工作计划；

 工作周报默认会提交给用户的直接上级、总经办主任及总经理，用户也可以共

享给其他人查看；

 在个人工作门户中的最新文档中或我的知识-文档目录-工作计划与总结中查．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．

看下级提交的工作周报；

 每天下班前在我的知识-我的文档中更新本周工作进展情况； ．．．．．．．．

b)关于日程：

 每天将自己的工作安排录入到我的日程中，方便自己和上司查看；注意维护日．．．．

程的状态，在日程完成时在我的日程中点击日程结束按钮； ．．．．

用户也可以在我的日程中给下级安排工作或与同事进行工作协作； ．．．．

用户也可以将自己的日程共享给其他同事查看。．． 

c)关于行政类流程：

 办公用品领用：用户通过我的流程-新建流程-办公用品领用流程发起办公用品、．．．．．．．．．．．．．．．．

IT设备和特殊用品的领用审批流程，用户注意选择正确的物料类型（低值易

耗品、其他办公用品和特殊用品），不同的物料类型会走不同的审批流程；办

公用品管理员确认领用的办公用品类型是否正确。若领用物品时发现办公用品

目录中无领用的物品，请联系办公用品管理员添加该办公用品。

 办公用品请购：办公用品管理员根据库存和领用情况通过我的流程-新建流程-．．．．．．．．

办公用品请购流程进行办公用品、后勤用品、IT设备和特殊用品的请购审批．．．．．．．．

流程，注意选择正确的预算科目，系统根据是否有可用预算走不同的审批流程。

 办公用品入库：办公用品管理员通过我的流程-新建流程-办公用品入库流程办．．．．．．．．．．．．．．．．

理物品入库，并通知相关领用人领用。

 派车流程：用户通过我的流程-新建流程-派车流程发起派车审批流程，注意选．．．．．．．．．．．．

择“华士江阴张家港、其他地区”，华士江阴张家港部门经理审批，其他地区需要条线负责人审批，部门经理和条线负责人审批通过后需要行政部确认和安排，行政部审核后用户可打印该派车单用于派车。

 订餐流程：用户通过我的流程-新建流程-订餐流程发起订餐审批流程，注意选．．．．．．．．．．．．

择用餐类型（商务、便饭、工作餐），工作餐部门经理审批，部门经理审批通过后打印订餐申请单到食堂就餐；商务餐和便饭需要条线负责人审批，审批通过后需要后勤主任确认和安排包厢，后勤主任确认后申请人可打印订餐申请单到小食堂就餐，就餐结束后申请人签字，后勤主任填写实际消费金额。

 酒店住宿申请：用户通过我的流程-新建流程-酒店住宿申请流程发起酒店住宿．．．．．．．．．．．．．．．．

申请审批流程，酒店住宿申请均需条线负责人审批，条线负责人审批通过后需要总经办主任审核，用户在报销酒店住宿费用时需在相关流程中关联酒店住宿申请单作为财务审核依据。

 话费补贴申请：用户通过我的流程-新建流程-话费补贴申请流程发起话费补贴．．．．．．．．．．．．．．．．

申请审批流程，填写电话号码、归属地、申请金额和申请理由，行政部经理审批时确定是否制度内，若为制度外需总经理审批。

 会议室使用申请：用户通过我的流程-新建流程-会议室使用申请流程发起会议．．．．．．．．．．．．．．．．．

室使用申请流程，申请时可以图形化查看会议室使用情况。

 联络票：用户通过我的流程-新建流程-联络票流程发起工作联系，受入部门反．．．．．．．．．．．．．

馈联络情况，归档在发起部门、受入部门和行政部。

 内部邮件：用户通过我的流程-新建流程-内部邮件发起公司内部留言，通过我．．．．．．．．．．．．．的流程-我的请求-内部邮件的流程状态关注哪些人已经看过留言。．．．．．．．．．．．．．．．

d)关于总经办流程：

 收文流程：总经办相关人员接收外部单位公文，通过我的流程-新建流程-收文．．．．．．．．．．

流程记录公文，并对收文进行编号，总经办主任填写拟办意见并确认是否需总．．

经理审批，并抄送相关人员会签，会签的相关人员在个人工作门户的待办请求．．．．中查看并反馈办理情况。

 发文流程：发文部门经理通过我的流程-新建流程-发文流程进行拟稿，条线负．．．．．．．．．．．．

责人审核；若发文与其它条线有关，需要相关条线负责人会签；再由总经办主任审核，若为红头文件还需总经理审核；审核通过后由档案管理员编号和套红，并分发给相关部门；相关人员在待办请求中查看发文。．．．．

 办公会议管理流程：总经办主任通过我的流程-新建流程-办公会议管理流程发．．．．．．．．．．．．．．．．

起公司级办公管理会议，由总经理审核；与会人员会在个人工作门户的待办请．．．求中查看到会议通知并可进行反馈或请假；会议结束后，由总经办主任整理会．

议纪要，与会人员和抄送人员在个人工作门户的待办请求中收到查看会议纪要．．．．

提醒；总经办主任督办并反馈相关议题办理情况。



 用印申请：用户通过用印申请流程发起用印申请审批流程。．．．．．．印章、证件外借申请：相关用户通过印章、证件外借申请流程发起印章、证件．．．．．．．．．．．

外借审批流程。

e)关于人力资源相关流程：

 请假申请：用户通过我的流程-新建流程-请假申请流程发起请假申请，用户提．．．．．．．．．．．．．．

交请假期间和请假事由，并填写请假天数，根据请假天数走不同的审批流程（两天以下部门经理审批，四天以下条线负责人，其他需人力资源总监审批），部门经理审核请假天数。

 销假流程：用户通过我的流程-新建流程-销假流程发起销假申请，用户填写原．．．．．．．．．．．．

请假期间和现销假期间，由考勤专员和用人部门经理审核确认。

 招聘申请流程：用人部门经理通过我的流程-新建流程-招聘申请流程填写《人．．．．．．．．．．．．．．

力需求申请表》发起招聘申请流程。

 普工录用审批流程：用人部门负责人通过我的流程-新建流程-普工面试流程发．．．．．．．．．．．．．．

起普工录用审批流程。

 管理人员录用审批流程：用人部门经理通过我的流程-新建流程-管理人员面试．．．．．．．．．．．．．．

流程发起管理人员录用审批流程。．．

 培训申请流程：用户通过我的流程-新建流程-培训申请流程填写《培训申请表》．．．．．．．．．．．．．．

发起培训申请审批流程，培训专员审核并选择相关课程和是否在培训计划内。

 培训计划：年底时各部门经理通过我的流程-新建流程-培训计划流程发起．．．．．．．．．．．．．．

培训计划上报流程。

 离职流程：用户通过我的流程-新建流程-离职流程填写《离职申请表》发起离．．．．．．．．．．．．

职申请流程。

 辞退流程：用人部门经理通过我的流程-新建流程-辞退流程填写《辞退申请表》．．．．．．．．．．．．

发起辞退申请流程。

 人员调动流程：用户通过我的流程-新建流程-人员调动申请流程填写《人员调．．．．．．．．．．．．．．．．

动审批表》发起人员调动审批流程，发起人需填写员工意见，并由转出部门、人力资源部经理和转入部门经理会签。

 普工转正流程：人资部相关人员通过我的流程-新建流程-转正流程（普通员工）．．．．．．．．．．．．．．．．．．

发起普通员工转正流程。

 管理人员转正流程：人资部相关人员通过我的流程-新建流程-转正流程（管理．．．．．．．．．．．．．．．

人员）发起管理人员转正流程。．．．

 加班流程：用户通过我的流程-新建流程-加班申请流程填写《加班申请单》发．．．．．．．．．．．．．．

起加班申请审批流程。

f)关于销售相关流程：

 客户审核流程：销售人员通过在我的流程-新建流程-客户审核流程填写《客户．．．．．．．．．．．．．．

审核申请单》发起客户审核流程，需要发起人填写客户代码及注意事项，由销售部长审核通过后，由品质中心牵头各相关部门对客户审核事项进行预审和相关准备，最后由品保部汇总各部门完成情况，品质总监审核。

 技术评审流程：由销售人员通过技术评审流程填写《技术评审单》发起技术评．．．．．．

审流程，填写相关事项，由技术部门牵头和各相关部门就评审内容进行会签，会签后由销售员与客户进行确认。

 样品申请及试制流程：由销售人员通过样品申请及试制流程填写《样品申请单》．．．．．．．．．

发起样品申请流程，由发起人直接上级审核，其中免费样品需销售部长审批；由技术部牵头各相关部门开会反馈业务员交期，业务员与客户确认交期；交期确定后由各相关部门在各自期限内反映完成情况，样品试制完成后，由业务员同客户确认样品使用情况。

 长期合同评审流程：由销售人员通过长期合同评审流程填写《长期合同评审单》．．．．．．．．

发起长期合同评审流程，由区域经理、销售部长、销售总监审批后，需经过风控会签和总经理审批。

 销售报价流程：由销售人员通过销售报价流程《销售报价单》发起销售报价流．．．．．．

程，因各分厂产品差异比较大，具体的销售报价信息以附件形式上传，由区域经理、销售部长、财务成本主管（或分厂厂长）和财务总监审批，财务总监最终确定报价标准，若低于标准由营销总监审批。

 销售订单评审流程：由销售人员通过销售订单评审流程填写《订单评审表》发．．．．．．．．

起销售订单评审流程，由区域经理和销售部长审批，若提前期小于21天，需要生产计划部经理审批。

 销售订单取消流程：由销售人员通过销售订单取消流程填写《销售订单取消申．．．．．．．．

请表》发起销售订单取消流程，业务员提交取消数量等相关信息，由采购计划部统计库存，分厂生产部统计生产费用，由财务部核算损失，营销总监和运营总监会签，若预计损失大于一定标准，需总经理审批。

 月度销售预测：由各级销售人员通过月度销售预测流程填写《销售预测表》，．．．．．．．．

由区域经理、销售部长和营销总监审批。

 延期付款客户发货申请流程：用户通过延期付款客户发货申请流程填写《延期．．．．．．．．．．．．

付款客户发货申请表》发起延期付款客户发货申请流程，业务员填写客户代码、延期期间和延期付款金额，根据延期期间和延期付款金额的不同有不同的审批流程。

 工程变更控制流程：由工程变更部门相关人通过工程变更控制流程填写《工程．．．．．．．．

变更申请单》发起工程变更控制流程，直接上级审批后，由分厂技术部组织评审会，技术部和相关部门会签形成会议决议，由业务员与客户沟通并反馈客户

意见，相关人员落实并由申请人最终验证。

g)关于客服流程：

 客户投诉处理流程：由销售人员通过我的流程-新建流程-客户投诉处理流程填．．．．．．．．．．．．．．．．

写《客户投诉处理申请表》，注明客户信息及投诉相关信息，并选择对应的客服工程师，客服工程师填写处理意见，客户质量部经理审核，由品质总监、销售部长和营销总监会签；若需要退货，通知物流部经理处理；退货后由生产计划部经理安排相关事宜，若需返工由分厂相关部门填写退货处理结果。

h)关于财务相关流程：

 差旅申请流程：用户通过我的流程-新建流程-差旅申请流程填写《差旅申请单》，．．．．．．．．．．．．．．

注明出差类型、出差时间、出差事由、往返交通方式、费用承担部门和工作代理人等信息，并选择是否需要订票及是否需要借款。若需要订票，填写订票详细信息，审批通过后行政部会接收到订票信息；若需要借款，填写借款明细。由部门经理和条线负责人审批，若涉及借款，由费用报销会计审核，财务总监审批；若借款超限或条线负责人出差，需总经理审批，审批通过后出纳通知申请人领取借款。

 备用金申请流程：用户通过备用金申请流程填写《备用金申请单》申请备用金，．．．．．．．

由部门经理和条线负责人审批，费用报销会计审核，财务总监审批，若借款超限或条线负责人借款，需总经理审批。

 出差费用报销流程：用户通过出差费用报销流程填写《出差费用报销申请单》．．．．．．．．

发起出差报销申请流程，填写相关信息，并关联出差申请流程，若与项目相关，选择相关项目；由部门经理和条线负责人审批；用户将发票粘贴在发票粘贴单上递交到财务费用报销会计处，费用报销会计对报销明细进行审核，财务总监审批；若出差费用超限或条线负责人报销，需总经理审批；审批通过后，出纳通知报销人报销。

 其他费用报销流程：用户通过其他费用报销流程填写《其他费用报销申请单》．．．．．．．．

发起除出差费用报销外的其他费用报销流程，若与项目相关，选择相关项目；由部门经理和条线负责人审批，用户将发票粘贴在发票粘贴单上递交到财务费用报销会计处，费用报销会计对报销明细进行审核，财务总监审批；若报销费用超限或条线负责人报销，需总经理审批；审批通过后，出纳通知报销人报销。 资金计划：各条线负责人通过资金计划流程填写《部门资金使用计划表》提交．．．．．．

本部门的月度资金使用计划给资金部和财务部会签，并由总经理审批，注意填写月度资金计划支出项目编号，编号规则为-月度-3位流水号（如1006001），在付款请求时需关联资金计划并填写对应的月度资金计划支出项目编号。 付款流程：用户通过付款申请流程填写《用款申请单》发起对供应商的付款申．．．．．．

请流程，若与项目相关，选择相关项目；注意选择“费用类型”，不同的费用类型财务审批节点不同；付款时需填写正确的支出项目编号，若本月未做资金计划，需进行预算外支付申请，在付款时关联预算外支付申请。

 预算外支付申请：部门经理通过预算外支付申请流程填写《预算外支付申请单》．．．．．．．．．

发起预算外支付申请流程，说明开支事项、开支原因、开支金额和未列入预算管理的原因，报条线领导审批和财务副总审批，由总经理核准。

 预算追加审批流程：若预算需追加，追加预算部门经理通过预算追加审批流程．．．．．．．．

填写《预算追加审批表》，说明预算追加原因和需追加的预算项目，报条线领导审批和财务副总审批，由总经理核准。

 客户信用管理流程：由销售人员通过客户信用管理流程填写《客户信用管理申．．．．．．．．

请单》，填写客户相关信息及调查重点，信保员审核并提交外部单位进行信息调查，并填写审核结果，财务总监决定客户的收款条件及信用额度。

i)关于运营相关流程：

 供应商开发评审流程：资源采购通过供应商开发评审流程填写《供应商开发申．．．．．．．．．

请单》，由供应商资源开发部经理批准后，由分厂技术部经理和供应商品质管理部经理会签后，由品质总监和运营总监会签。

 采购调价审批流程：供应商资源开发部尽量通过采购调价审批流程填写《采购．．．．．．．．

调价申请单》，报运营总监审批，由材料会计审核，财务总监审批后报总经理审批。

 货运申请流程：用户通过货运申请管理流程填写《用车申请单》发起货运用车．．．．．．．．

流程，由物流部经理审批。

 额外运费费用申请：用户通过额外运费费用申请流程填写《额外运费申请单》，．．．．．．．．．．

注明原因，由部门经理和条线负责人审批，审批通过后由运营总监审核，并报总经理审批，审批通过后后物流部经理确认。

 发货联络及出门证管理流程：物流部用户通过发货联络及出门证管理流程填写．．．．．．．．．．．．

《发货联络申请单》，填写客户代码、合同号、发货日期及发货明细（不含单价），物流部经理审批，仓管员根据发货联络申请单开具出库单；成本会计填写单价信息，审核客户回款并开具出门证，若为延期付款用户，确认业务员已申请延期付款客户发货申请流程并已审批通过；信保员根据规定办理信保手续。