如何举办会议[5篇范文]

第一篇：如何举办会议

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主办策划服务

会议策划是会议的生命力所在，独具匠心的策划师会议成功的前提。策划包括：主题择定、模式定位、议程安排、组织协调、公关关系、媒体报道。

我们将根据会议的级别和具体情况，首先做好会议主题的择定，主调是严肃或者活泼。再根据不同的会议模式，做好会议议程的安排。包括会议场地的筛选，分会场的设置。同时安排好会场的布局，设计好所有的需要，并提供会议所需的设备，提前进行安装调试，确保会议的顺利进行。

在会议进行过程中，如果您有任何细节上的变动或者需要，我们会根据您的要求，制定相关的方案，做好协调，以达到会议的预期目的。

对于重大会议的召开，我们会请来相关媒体，扩大会议知名度，让整个会议圆满落幕。

会议策划流程：

1、搞清楚“想法”

会议有各种类型，不同的会议需要不同的环境，召开会议是要达到一定的目的和目标。因此第一个重要步骤是问清楚会议主办方的想法、目的、预算方方面面的信息，通过收集这些信息将避免下一步的策划构思偏离方向。

2、搞清楚“思路” www.xiexiebang.com 人是专职从事这项工作，有的是兼任此职，但无论参与者有多少，一定要确认一个有经验的项目负责人，想清楚策划的步骤、时间推进节点、人员的分工。如果思路不清晰，经验不到位，往往从策划的一开始，就会在众多的意见、指导中迷失方向。

在你筹划的思路理清后，你最好向上司、会议主办人或会议主席描述一下会议的目的和要求达到的结果，如果你们的意见相符，你就可以做下一步的筹划了。

3、会议地址的选择

会场的选择，直接关系到会议的风格、形式、规模、预算和档次，这也是随后进一步策划方案的基础，选择一个能让会议组织者和与会者都能满意的会议场所非常重要，面对众多的场所，到底怎样去选择呢？

改革开放后，人民大会堂开始面向商业活动开放。为了突出会议的权威性，彰显企业的高端形象，建议企业举行重大会议活动选择高端场地。

组织接待服务

总结我们提供会议服务的经验，一般而言，您的会议确定以及成功举行，大多经过以下几个环节：

会前服务

会前工作是整个会议接待的开始，是确保整个会议接待顺利进行的前提条件。其主要内容如下：

1、会议筹办方与主办者洽谈。www.xiexiebang.com、会议筹办方向主办方提供会议接待策划方案和报价。

3、会议筹办方邀请会议主办者实地考察会议举办场所。

4、会议筹办方与会议主办者确认会议接待方案。

5、会议筹办方与会议主办者签订会议接待标准合同。

6、会议筹办方确认会议主办者预付会议订金事宜。

7、会议筹办方在会议举办前制定会议工作人员服务标准条例及会议接待手册。

8、准备会议资料。（含代邀请相关领导、新闻媒体、新闻通稿、接待资料、会议配套的商务服务及公关礼仪、翻译、通讯及文秘服务。）会中服务

1.会议接待：专人负责机场，车站的礼仪、接站、攻关等服务。提前在酒店、会议室摆放好欢迎调幅、欢迎牌、签到台、指示牌等。

2.会前准备：准备好会议所需要的会议资料，会议用品，会议演讲稿等会议相关物品。

3.会议场所：专人到会议室检查会议室条幅、灯光、音响、茶饮等。4.会议住宿：房间楼层及房间号确认，询问是否有特殊要求。5.会议餐饮：用餐时间、用餐标准及特殊客人（回民）的确认。6.会议旅游：旅游线路行程、用车、导游是否增加景点等确认。7.会议娱乐：娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认。

8.会议服务：会议代表合影留念、为代表提供文秘服务及相关服务。

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会后工作是整个会议接待的收尾阶段，很多会议公司对该环节缺乏错误的理解，任务现场会议结束意味着会议接待也就完了，其实不然，会议之后还有一些很重要的工作要进行，其主要内容如下：

1、会务服务的总结、评估、会议代表的意见反馈及处理工作。

2、会议资料、领导讲话稿、代表发言稿、新闻报道资料的汇总结书工作及印刷代表通讯录。

3、与会议主办者的费用结算工作。

4、欢送代表工作，如送机。主要程序为：

策划：我们提供会展企划代理，告诉我们你的想法或者点子，我们为你提供可行性方案、会议回执，我们过去的成功经验，都将成为您成功举办会议的基础。

咨询：在此阶段，我们将与委托方进行初步沟通，并就委托方的一些关心点提出预案供选择、推荐合适的会议型酒店、餐饮场所及与预算相适应的菜谱、会议交通流程、接待流程等。

考察：在双方进一步取得互信后，我们会安排您或者您的代表到目的地考察我们为您提供的酒店、会议场地、环境、交通车辆及所需的设备细节等等，并在此阶段就服务项目、服务流程、推进计划、服务价格等内容进行深入探讨，大致明确双方的责任与义务。www.xiexiebang.com ：这个时间需要的是耐心与细致——我们得一一推敲设想得流程及预案，尽可能把方案细化，然后以书面的形式确认双方的权利、义务与责任，并签署相关服务协议。

执行：严格而又人性化地执行协议，将是双方合作精神的高度升华。不管设想如何完美，任何计划都是存在纰漏的，需要合作双方本着合作的理念，抛开暂时的不合，以会展的圆满结局为一致奋斗目标。在此期间，双方需要口头或书面承诺原来协议以外的服务视为协议的延伸，并临时决定双方签字负责人，所有临时往来允许采取事前商议、事后结算的方式执行。结算：双方财务人员认真核对各类单据，严格按照协议执行核算。

设备租赁

设备租赁是设备的使用单位向设备所有单位（如租赁公司）租赁，并付给一定的租金，在租赁期内享有使用权，而不变更设备所有权的一种交换形式。

杭州伍方会议服务公司为您提供会议拓展、展览活动所需的大部分设备和设施的租赁和现成操作与技术维护服务。我们的设备均为世界一流品牌，并且定期更新以保持最佳效果。稳定而优良的设备性能以及专业的现场操作与维护，将为您的会展活动的成功奠定基础。

办公自动化系统：电脑、投影仪及屏幕、复印机、打印机、传真机 会议室设备及辅助：音、视频会议系统、同声传译系统、会场速记设备、电视机、VCD、DVD 广告展示宣传设备：易拉宝、展架、展区展台 www.xiexiebang.com 体

摄影、摄像器材：专业摄影、摄像机，水下拍摄 其他特殊要求设备：试车场、移动厕所、码头集装箱

会议礼品定制

会议礼品是有关单位在会议场合为了加强与彼此之间的感情及商务交流赠送给对方的纪念性礼品。一般都带有主办单位名称及标志。因为以往客户的一致反应，会议结束要给会议参与者留下一个美好的会议，那最好的形式就是给大家送一个根据本次会议的主体相一致的定制礼品，所以现在每次会议都会有相应的纪念品，我们伍方会议服务公司为您准备多种多样，极富江南风情的特色产品。有美轮美奂的南国珠宝，有细致精巧的工艺雕塑，有绚丽多姿的江南服装，每一样都能作为会议的永久纪念，给您带来江南小镇的味道。会议礼品分类：

1、纪念品

主要有不同形状的仿水晶制品、卡通公仔、木雕、工艺摆件、精美模型、工艺饰品等不同产品。适用于企业发布会、大型开放式集会性活动普通新闻媒体记者、普通参会嘉宾、个别答题或中奖的普通观众。2、办公用品

主要有系列的高档产品：如商务包、电脑包、真皮名片夹、水晶名片夹、水晶笔筒、水晶台历、领带、精美钱包、皮带、钢笔等。还可定制U盘、精美的娱乐播放器、数码相机、笔记本电脑、富光杯等等。这些产品www.xiexiebang.com 办公使用性很强，非常有利于受赠人在日后的工作和生活中反复使用，其最大优势就是，观瞻率和反复使用性高、记忆性强。适用于高端VIP宴会、高端商业会议论坛少数会议贵宾等。

3、休闲用品

主要有旅游套票、电影套票、精美渔具、精美紫砂陶、休闲沙滩椅、运动器械组合包（羽毛球拍、网球拍、乒乓球拍、握力棒等）。适用于规格偏高的，休闲娱乐度假场合召开的研讨会、沙龙会、笔会等。、赞助物品

主要有高档红酒、白酒、礼品烟、茶叶、茶具等高端产品，还有钧瓷摆件、真皮行李箱、衬衫、保健枕头、家居服、羽绒服等等，从上述产品的形态来看，一般都不是主办方直接采购的礼品，往往是赞助商提供，再由主办方转赠给现场嘉宾和观众。适用于会议规格高、大、杂的大型商业性会议论坛，会场人数较多，礼品则主要赠予核心贵宾和部分特定人群。5、抽奖物品

主要有数码相机、笔记本电脑、高档手机、无线光电鼠标、车用GPRS、MP3、MP4等等数码电子物品，这些通常是主办方，为了答谢经销商或者客户给与的一种明目张胆的“贿赂”行为，主办方往往会用有意无意的暗箱行为，把合适的礼品适时地“奖”给合适的人，以此来活跃现场气氛，以此达到感谢客户的目的。适用于大型酒会、经销商会、客户答谢会、企业年度盛典对主办方有特殊贡献的特殊人群。

第二篇：如何举办会议营销

会议销售流程及注意点

一、销售会目的1.针对商家对微信营销的接受度高，通过培训会的形式，集中意向客户做引导并当场签订

合作协议

2.通过会议的形式集中目标客户，省时省力，后期跟进更轻松

二、前期准备工作

1.定日期：不要选礼拜一和礼拜五，礼拜一很多客户比较忙，礼拜五客户要做总结或想着早点回去度周末

2.定会场：选交通便利，有停车位的，按照心理预期到场人数选合适的会场，咨询是否有投影仪，没有的话要自带

3.做邀请函，准备现场刷卡POS机

4.邀约客户：参加会议的客户不要少于40家，人数太少没有气氛，可以按照每个业务人员邀约10家左右

5.做嘉宾证，签到表格，X展架（展示微信生意宝主要功能），准备水果

6.准备会场签单内部人员（托）至少3人

三、邀约客户需要注意的地方

1.邀请客户负责人到场

2.销售会举办提前半个月就要开始通知客户

3.做好邀约客户统计，公司名称，姓名，职位，联系方式

4.会议开始前一天电话确认，会议当天开始前短信通知，会议电话再提醒

四．会议现场

1.人员配置：主持人一名，音响师一名，主讲师一名，销售讲师一名（主要是报价格），销售人员多名（兼职迎宾，礼仪）

2.会场进入指示牌（宾馆或酒店提供），并由专人引导入会场，进入指定位置落座；

3.接待、产品资料、资料摆放、条幅悬挂等均要有专人负责

4.现场音乐要准备好，开场前音乐可用钢琴曲，讲师上场及现场刷卡时音乐要激昂，营造气氛

五．会议程序：

1、会务人员全部提前2个小时到会场。

2、各部门自我检查，了解本部门应到人员情况，物品准备情况，机器设备情况等。

3、做会前动员，着重对各部门工作人员讲解会场维护和会后促销事谊，讲完后大家相互击掌。

4、工作人员站在门口欢迎客户入场，一定要显的隆重； 迎宾、签到，登记顾客详细资料。引导入场，将重点顾客领到指定的位置上，因为在会前邀约时就已经提到会为他留一个位置，所以在顾客到会场后，一定要根据顾客邀请函上员工的名字由专人将顾客领到该员工指定的座位上。

5、主持人上场再次确认麦克风、音响、电脑是否好用。开场时间一般不宜超过规定时间15分钟。开场前提醒客户手机调至静音，会议期间不要随意走动。

6、主讲师开始微信营销培训课程（结合微信生意宝），时间1个半小时左右（中场休息吃水果），多和客户产生互动。然后销售讲师上场，烘托气氛，销售产品，指定现场销售规则，安排现场刷卡客户可当场抽大奖，此时要体现出托的价值，时间点要恰到好处，销售人员要积极和客户沟通，重点客户一对一重点突破。

六、做好会后总结

1.现场到场签到客户数量，现场签单数，刷卡数，整理出高意向购买客户

2.后期电话沟通联系到场客户，梳理解答疑问，会后第二天就要做

注意点：

1.要举办销售会首先要有客户数量，最好经过一段时间的市场铺垫再举行

2.会议现场销售产品价格要有诱惑力，销售产品前的讲课时间不要太长

3.重点客户（预计能现场签单）引领到会场前排，最好放置写好名字的嘉宾牌

4.会议后的客户跟进非常重要，一定要及时到位。

第三篇：举办大型会议工作流程

XX县委办公室大型会议工作流程

环节

工作模块

工

作

任

务

具

体

内

容

责任部门

责任人

时限要求

是否完成会

议

确

认

会议事由

会议名称

明确会议名称及会标名称

会议时间

明确会议召开时间及集合时间

会议地点

根据参会人数和方式明确会议地点

出席人员

明确出席领导、参会人员范围

议题及主持人

会议主要议题及大会主持人

会议议程

根据领导安排明确会议议程、发言人名单

会

议

前

期

筹

备

准备会议

会议室预订

根据参会人数确定会议室并安排领导休息室

编写筹备方案

编写详细筹备方案，成立会务筹备工作秘书处，下设参观现场准备、会务工作、后勤接待、安全保卫、宣传报道五个组，明确每个组的责任领导、责任人、工作职责

明确责任分工

各项准备工作责任到人，明确所需物品清单，备好工作用车

确定协调单位

确定需提供协助服务单位和部门，明确责任人

会议通知

与反馈

编发会议通知

名称、时间、地点、人员，发文单位，签发

反馈核实人数

核准参会人数和出席领导人数、职务、排序、座次，特别是有发言任务的单位和人员要落实好

会议资料

准备和撰写

根据会议主题，撰写会议所需相关材料，包括讲话、主持词、会议议程、典型发言、决议决定等

资料送审

所有文字材料及时送领导审阅审核

校对定稿

文稿校对准确无误，内容相关联的所有材料要由专人

负责把关，公文格式要正确

印刷装订

定稿材料提前印刷完成，交会务现场工作人员

资料分发

领导用文稿提前送达领导本人或秘书，多份资料提前

装袋、分组,主席台上所用文件提前分装专人负责摆放

环节

工作模块

工

作

任

务

具

体

内

容

责任部门

责任人

时限要求

是否完成会

议

前

期

筹

备

宣传报道

编写通稿

重要会议需要提前准备好新闻通稿、专版和专题片，专人负责把关，统一报道主题和口径

会议设备

音响话筒

根据讲话人数分配好话筒，重要领导提供双路话筒并

保证音响效果；有特殊需要的准备好有关歌曲、音乐

电脑及投影

如需要应提前准备并调试好课件演示效果

空调及灯光

检查会场空调及灯光是否能正常使用

会议物品

会标、条幅

安排制作会标，明确悬挂位置和到位时间；如需要其

它条幅需明确内容、悬挂位置，并提前到位

主席台桌椅

确定人数、排序，如有多排应提前确定前排就座领导

范围；有发言的会议要准备发言席及垫板

席位牌

按领导排序正确摆放，要注意避免次序、姓名错误

热水水杯湿巾

根据与会领导人数确定好数量

鲜花、绿植

按照领导要求在主席台摆放

用品

根据参会人数提前准备好纪念品、会场用的笔、本、稿纸以及房间里的水果、考察车上的水果拼盘、毛巾、雨伞等必需品

证件

代表会议要根据参会人员和工作人员情况，制作各类

证件，专人负责发放

区域指示牌

大型会议人数较多要求分区域就座的，要提前安排制

作区域指示牌，并在显著位置安放，专人负责引领

人员分工

签到

签到人员、签到表、按参会人数确定提前入场时间

资料纪念品发放

会议所需发放的纪念品、文件资料提前全部运送到

位，配合签到人员发放资料

督查及秩序

按座次图进行会前、会中、会后三次督查，维持会场秩序

领导引领

确定领导进出路线，熟悉引领路线

音响操作

专业人员操作，提前调试

环节

工作模块

工

作

任

务

具

体

内

容

责任部门

责任人

时限要求

是否完成会

议

前

期

筹

备

人员分工

记者摄影

确定宣传报道方式，通知电视台、报社记者参会；全

程录播的会议需通知电视台提前安装调试录播设备

服务员

携带常用物品、从领导身后倒水

播音员

需安排播音员宣读文件或名单的，协调安排好男

（女）播音员，并将宣读内容送播音员提前进行熟悉

会议记录

负责录音及文字记录

礼仪志愿者

负责引领及递送奖品

安保人员

交警指挥、电力保障、信访维稳、治安、医疗、城管执法等

会

前

检查

会议资料

会议设备

会议物品

文件资料

会议上需发放的文件资料全部到位，主席台文件摆放

到位并仔细检查文件是否存在错误

音响话筒

电脑投影

空调灯光

专业操作人员到位，话筒更换电池、调试音量，确保

摆放正确、音量适中、电源可靠；投影摆放正确、牢

固；空调提前开放、灯光开启

会标条幅

内容及悬挂位置是否正确

主席台

座次牌顺序、桌椅位置，鲜花及绿植，热水、水杯、湿巾等是否到位

休息室

热水、水杯，空调、灯光、卫生

卫生间

确认卫生间位置、检查洗手液、手纸等是否齐全

会场内

前排座次牌或每个位置的席位牌顺序是否正确（指示

牌及其它物品）

会场外

条幅、门口欢迎牌到位

工作人员

到位

会场内人员

按照会议前期筹备中人员分工情况，所有会场内有任务的工作人员到位

会场外人员

主要是各责任单位工作人员、安保人员到位

环节

工作模块

工

作

任

务

具

体

内

容

责任部门

责任人

时限要求

是否完成会

前

会场秩序

车辆引导

领导集体乘车参会的，提前安排好停车及入场地点，专人引导；与会人员车辆由交警负责指挥有序停放

签到发放资料

合理分流，避免拥堵

人员就座

宣读会场纪律，引导与会人员按区域、席位牌及时就

座，避免混乱

领导入场

会场前排就座领导提前就座；与会人员入场结束后，引领在主席台就座领导由休息室入场

会

中

设备运行

音响话筒

根据实际情况调整话筒音量、位置，多人发言的注意话筒递送；及时处理好突发故障

会议录音

录音设备摆放及调整位置

电脑投影

保障正常运行，处理好突发故障

空调灯光

根据实际情况调整空调温度、灯光明暗，处理好突发故障

会场情况

领导交办事项

关注领导言行，及时办理好领导临时在会场交办的事项

与会人员出入

控制与会人员频繁进出

环节

工作模块

工

作

任

务

具

体

内

容

责任部门

责任人

时限要求

是否完成会

后

人员退场

车辆调整

领导车辆、司机提前到位

领导退场

专人引领领导按预定路线退场

与会人员退场

打开会场主出入口，引导人员有序退场，避免拥堵

清理会场

整理物品

整理会场桌椅，检查及搬运相关设备和物品，避免遗漏

打扫卫生

恢复会场卫生，做好下次会议准备

后续工作

宣传报道

新闻稿件送领导签字后按规定刊发

会议纪要

尽早整理、编印会议纪要，送领导审阅后下发

完善记录

完善会议文字纪录及录音纪录

整理存档

与会议有关的文字资料、影像资料全部整理存档

工作总结

组织相关会务筹备人员进行工作总结

梳理工作中出色及不足之处

其它

类

型

会

议

应

注

意的事

项

1、现场会：（1）要根据会议主题，提前确定好考察项目，准备好参观现场。每个考察点要有生产场面和项目效果图解决好现场脏乱差臭、凹凸不平等问题，抓好考察点绿化、美化、亮化、净化工作，确保整洁、整齐；及时上报参观点简介，落实参观线路；制作悬挂好横幅，门口摆放宣传牌。（2）要做好“一对一”接待。对省领导及省直部门、兄弟县市的与会代表，根据他们的职务和所属部门，在县里安排一名领导干部对口接待。负责对与会代表全程跟踪服务，做好与会代表联络、迎送、导引、纪念品送达、会议信息服务等工作，确保严谨、细致、温馨高效。（3）搞好志愿者服务。①根据季节，提前准备好服装。②请专业人士和有经验的志愿者，进行礼仪培训。③考察现场时每辆车两名志愿者，负责分发车上用品等工作。（4）做好考察现场演示工作。准备工作就绪后，要组织交警、直播员、解说员、志愿者，到考察现场实地演示，确保每个环节不出纰漏，万无一失。

2、党代会：要准备党旗、党徽等，需要安排人员食宿的，要提前确定人员信息，包括姓名、单位及职务、交通方式等，并根据人数提前联系确定宾馆、餐厅，规定标准，安排车辆，确定接待责任人和路线引领组织人员，印制会议指南，详细标明会议议程、食宿安排、乘车安排和相关活动安排。

3、表彰会：有颁奖内容的，要提前确定奖项，制作奖杯证书，准备光荣花绶带，制定颁奖方案，核实颁奖领导，受奖人员分组，礼仪人员演练，专人负责奖品次序，受奖人员上台引领，颁奖音乐等。

4、节庆类会议：除按上述要求安排好接待和乘车外，还要做好宴会安排，确定宴会主持人并准备致辞，做好宴会与其它活动之间的协调衔接；提前准备好礼品，专人采购、看护、发放。

注：所有参与大型会议的工作人员要统一着正装。

第四篇：举办会议的目的1

杭州伍方会议希望能帮助你

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举办会议的目的

在当今，人们经常会自己召开会议，多种多样的会议，其目的也是各种各样的，很难以一个统一的目的来概括。

1、树立、提高自己的学术地位

研修会（seminar）、专题（学术）研究性会议【（academic）symposium】、专题研讨会（panel）、专业性会议（conference）的发起者往往具有这样的目的。发起这些会议的人们一般在某个领域以及有了一定的研究水平和成果，通过举办上述会议树立或提高自己在领域的学术地位，赢得同行的尊敬和支持。

2、促进行业内的信息交流，跟上不断前进的现代技术

各种行业协会、学术团体等举行的专业性会议（conference），大会（congress，convention）、研修会（seminar）、专题（学术）研究性会议【（academic）symposium】、专题研究会（panel）等往往具有这样的目的。

3、保持正确的销售目标

企业会议中有关销售的会议、奖励会议具有这样的目的。

4、培养团队精神

企业举行的总结会议、拓展（会议）活动具有这样的目的。

5、激励和奖励优秀员工

企业举行的表彰大会、奖励会议具有这样的目的。

6、开发人力资源，提高员工素质

协会为会员单位举办的培训课程会议，或企业内部举行的培训课程会议具有这样的目的。

7、盈利

有些社团（尤其是协会）、会展公司、资讯公司等举办的专业性会议（conference），大会（congress，convention）、研修会（seminar）、专题（学术）研究性会议【（academic）symposium】、专题研究会（panel）等往往具有这样的目的。

8、贯彻精神与统一思想

企业召开的员工大会、管理人员会议，政府召开的各种政治性会议一般具有这样的目的。

9、沟通、管理和决策

企业召开的管理会议通常是为了这几个目的。

10、沟通思想，商讨、解决问题，寻求合作

不同过年、地区、企业、组织之间召开的会谈、洽谈会、协商会等通常是出于这样的目的。

11、公共关系需要

杭州伍方会议希望能帮助你

http://www.xiexiebang.com/ 企业召开的新产品推介会和企业出资召开的专题（学术）研究性会议【（academic）symposium】、政府召开的咨询会、教育/研究院（所）召开的各种会议等往往具有这样的目的。

12、传播教义

宗教组织举行的会议具有这样的目的。

13、扩大城市的知名度，树立城市的形象

由官方机构或半官方组织主办或承办的高规格的会议（尤其是国际性会议）一般是出于这样的目的。如中国政府承办的“世界妇女大会”、“万国邮联大会”，上海市政府承办的“亚太经合组织（APEC）会议”，杭州市政府承办的“世界休闲大会”等主要是出于这样的目的。

„„

从以上知识中以及平时的工作中认识到，不同类型的会议举办者具有不同的目的，有时，人们召开会议的目的可能同时具有以上两个或数个。

第五篇：举办会议会展时所需设备

各种类型的会议都需要使用视听设备，尤其是国际会议，在视听设备方面的要求更是严谨，不管是音响、麦克风、放映机、银幕等等，都要一定的质量，因此更需要专业人员的协助规划。

放映设备:指在会议室内演讲时所用到的辅助器材

如以下具体器材

1.幻灯机

在会议的产业里，35mm幻灯机是最常被用做幻灯片投影之用。柯达爱影at-iii是35mm幻机中最耐操作的机器，此型机器提供了自动对焦、有线遥控、高亮度影像及背后更换灯泡等功能。标准柯达爱影系列的亮度能胜任于小型会议室及小于2．4米的银幕。不管如何，长距离或大银幕的投影必须要有色饱和度高的灯泡，柯达爱影系列幻灯机并可选择较亮的灯泡，但这些较亮的灯泡寿命较短且价格昂贵，因此视听出租公司会收取较高的费用。超强光投影机用于3．7米宽以下的银幕其效果是非常好的。当加上高速镜头时，超强光投影机可投射于3．7米宽以下、距离27．4米以内的银幕。越大的银幕越需要更多的亮度，因此任何大于3．7米的银幕便需要氙气灯泡幻灯机。氙气灯泡填充着高压气体。大部分的视听出租公司需要有受过训练的人来操作这些设备。

虽然氖气灯泡幻灯机必须用在较大型的场所，却也有两个潜在性的问题必须注意：(1)过热会引起幻灯片扭曲或融化；(2)散热风扇噪音非常地大。不论任何型式的幻灯机，幻灯机片槽及镜头是必须特别注意的。柯达的幻灯片槽有80片及140片两种型式，通用型80片幻灯片槽设计符合大部分的安装。而豪华通用型(或欧陆型)片槽则使用于名片、塑胶片和3毫米厚的玻璃片。镜头是将幻灯片影像放大投射到银幕，镜头大小则取决于投射距离及银幕大小。一般视听出租公司提供10-15厘米变焦镜头给出租的幻灯机使用。如果需要长距离或短距离的镜头，视听出租公司则会收取额外的费用。另一个附件则是延长有线遥控距离，目前有无线遥控可供选择，不过要事先确定其相容性。

2.投影片投影机

是最简单的视听设备，它利用镜子折射方式将透明片的资料投射到最大3米)(3米的平面银幕上。投影片投影机可以多用途地简单使用，它可以让演讲者在简报中有即兴的演出，更进一步的来说，投影片投影机提供了较亮的影像，让演讲者在微暗的空间里工作。

3.实物投影机

其外形酷似手提型投影片投影机，主要构造包含一小型摄影机、光源及置物板；使用时，将一实际的物件，如商品样本、相片、印刷品等立体的物件放在置物板上，打上光源，透过实物投影机上的小摄影机将此物件拍摄下来，再连接影像投射器(如小单枪等)，使物件放大投射到银幕上，如此，与会者不需全数挤到前面就能看清楚演讲者介绍的“实物”。此外摄影机的镜头可以自动对焦，也可将实物放大或缩小。实物投影机还有一种特色是光源可完全控制在置物板的范围内，而一般专业型摄影机可能因为对摄影的物件提供额外照明时，增加会场亮度而使小单枪投射在银幕上画面的质量降低。

4.16mm投影机

虽然已快速的被录影机所取代，但还是有些演讲者使用动感投影机，最常使用的是16mm投影机，当要采购时要特别注明胶卷是有声或无声，如果是有声的胶卷则要决定光学式或磁带式声轨，光学式其声轨录制在影片两旁的齿孔，而磁带式声轨则是将磁条置于胶卷上。磁带式胶卷偶尔用于欧陆而不常用于本地视听出租市场。如果有客户需要使用则要多花一点时间来安排。16mm投影机的声音必须与音乐系统连接，虽然此投影机大部分都内建喇叭，但通常只通用于较小型的空间，且其声音质量不佳。下一步要考虑的是胶卷上带机构，手动上带式投影机其操作者需要将胶卷通过许多的闸门及元件。而自动上带式投影机则会将胶卷自动装于投影机。为避免上带及操作时的失误，最好雇请专业人员。对于投影片来说，长距离大银幕的投影需要使用色饱和度高的灯泡。在标准16mm投影机之后下一步便是帆marc灯泡投影机，色饱和度最高的16mm投影机灯泡是氙气灯泡，就如同氙气灯泡幻灯机一样，此类投影机必须要有专业人员来操作。氙气灯泡投影机非常的昂贵，但对于要用于投影相同空间尺寸而言，仍比电视投影机便宜许多，而且16mm影片质量比录影带讯号高出许多。

5.幕墙

选择了不适当的银幕材质投影影像，投影设备就形同虚设，使用银幕首先要决定的是银幕尺寸，而选择银幕尺寸则必须考虑到会议室的容量；尺寸和天花板高度。一旦决定了银幕的尺寸，那接下来则是要考虑下列3个关键项目：型式、规格及材质。最常用的活动式银幕为三角架式银幕。此型银幕是以三角架置于地面，而以中间杆件为支撑，将银幕往上拉固定。活动式三角架的尺寸范围在1．2-2．4米之间，此类型银幕只需一个人即可操作使用。而银幕的规格则是取决于媒体的型式。正方形的银幕较能符合所有的媒体影像。而长方形4：3比例的规格则是供16mm投影机及电视影像使用。有几种银幕材质可供选择：白色、珠光和透明背投等。白色银幕是全平面、不透光，可视角度较宽，是较常为会议室内使用的银幕。而珠光银幕其可视角度则较受限制，其可视角度通常较白色银幕为窄。而透明背投银幕材质则为塑胶，其表面覆以特殊灰色物质，以能使影像从银幕背后投影而能让人从银幕前方观看。此型银幕为高反射性银幕，但其可视角度非常狭窄。

6.投影机架

要将投影设备置于适当的投影位置，必须置于经过精心设计过的架子或是升降机。对于出租业而言，safelock及活动式推车为最常用的两种基本设备。safelock架的四脚可以自由伸缩定位，其最高的高度为142厘米。这个高度对于单台幻灯机或投影机面言是一个非常合适的高度。而活动推车则可容纳较多的投影机，其高度最高可达137厘米。活动推车的租金通常比safelock为高。81厘米高的活动推车较适合用于投影片投影机，而137厘米高的活动推车则可安全的承受视讯监视器。许多视听出租公司为了美观，都会在推车四周装上挡板。如果宴会厅中没有投影机房的设计，那投影机架就必须安置在鹰架或平台上。不管投影机架要安装在哪里，都必须要注意尺寸、高度及稳定性等技术性的需求。

7.视讯设备

视讯节目及其设备可分类为下列3个范围：

1．一般使用者／家用等级。

2．工业用／有线系统等级。

3．广播用等级。

8.音响设备

音响设备对会议的质量具有相当大的影响，会议经理人如果能将下列几项音响方面的基本因素考虑进去的话，那么对会议质量的提高有相当大的帮助。

9.麦克风

麦克风可以说是会议活动中使用得最频繁、最重要的视听器材之一。然而麦克风的种类繁多，特性也不同，因此了解各种麦克风的特性及正确的使用方法，将使会议进行得更顺利，并节省不必要的器材租用费。麦克风可粗略分成两种。

a.有线麦克风：

简而言之是麦克风本身再接上一条讯号线，当会议需要录音时，使用有线麦克风的稳定性通常会比无线麦克风高，另外还需要提醒演讲者一定要对着麦克风讲话，否则可能录不到或录不清楚声音。

b.无线麦克风：

从表面上看来，麦克风本身就只有一支麦克风，没有线接着，它的种类很多，可依据使用的状况来选择麦克风的型式：

1．手握式无线麦克风：适用于会议过程进行至q&a时段供与会者发问。

2．领夹式(俗称小蜜蜂)或肩挂式无线麦克风：适用于演讲者需走动且运用双手时，还需随身佩带一个接收器。同时使用两支以上的无线麦克风时，必须每支使用不同的频率才能发音，当然频率越多，产生相互干扰的情况越严重。在使用麦克风前，我们先要决定这场会议中需要多少支麦克风，在-场将近百人的会议中，至少在讲台与主桌台上需要麦克风，如果会议有双向沟通的时段，就要考虑在观众席放置麦克风，讲台的麦克风必须要注意高度，而麦克风的头可以任意转动以符合不同身高的演讲者。最佳的直立式麦克风高度为1．8-3米，演讲者只要调整麦克风头的上下高度即可。在一场重要会议中，最好准备“备用”的麦克风，否则在开幕式；专题演讲或现场直播中麦克风突然消音，将是会议的一大败笔。如果演讲者在会场中要来回走动，那就要考虑“领夹式”的麦克风，它可以夹在衣服上。在讨论会中有几件事情要特别考虑，一般来说主席、报告人、评论人都应该有麦克风，如果因为经遇考虑，可对两人使用一支麦克风，如果与会者要提出问题时，可以在观众席的走道处放置直立式麦克风。无线麦克风会因为会场死角、天花板的因素造成收讯不良，质量高而且稳定的无线麦克风通常价格都比较高，更何况无线麦克风都使用电池，电池的强弱也会影响收讯的质量。酒会或茶会时，可以使用双重或多重的无电天线系统，这样就可以接收到最强和最清晰的音质。当使用无线麦克风时，最好“备用”一套夹式的麦克风。在此给你一个建议，如果你一定要使用无线麦克风，最好租用对会场熟悉的音响公司，才能提供较佳的质量服务。

10.录音

如果在一场会议中考虑到录音，就必须要在演讲区增加麦克风或者是从会场的音效系统中收音，如果是全场录音就比较简单，只要与会场的连接即可，通常会场都会提供这种协助，可以将喧闹声音降到最低，而演讲者也不会弄不清楚使用哪一只麦克风。

11.室内音响

大部分符合会议标准的场地都有室内音响系统，在你决定是否要使用其音效系统前，一定要亲自身临其境地感受一下，即使当时的效果非常好，但是在会议前两天最好再去检视一次。当你决定使用会议本身音效时，而你所使用的会议室仅仅是可分隔会议室中的一间，那么你一定要确定是否每一间有独立的音效系统，一流的会议场地都会特别留意可分隔会议室的隔音效果，提供最佳会议场地。

12.扩音器

扩音器位置放在会议室前面比放在前几排或后排声大，如果你仍然对于会场本身的音效系统感到质疑时，建议你另外找一家声誉好的音响公司协助音效安排，对一个成功会议来说也是关键的因素。