新版采购物料控制作业指导书

第一篇：新版采购物料控制作业指导书

采购物料控制作业指导书

1、说明

采购物料依据物料技术规范或技术要求进行采购控制，规范管理，使采购物料满足物料技术规范要求。

2、范围

适用采购物料技术规范和采购过程控制。

3、职责

3.1供方提供物料产品标准。

3.2质管部负责对供方检验和试验结果判定，参与对供方评审或评价。3.3生产技术部负责供方物料试用，对试用结果进行评价，负责技术文件编制、审定。

3.4供应部负责供方选择、评价、再评价，物料文件收集、整理、分类、保存。

3.5采购员负责对供方物料采购，对供方联络、事宜的处理。

4、采购过程控制 4.1采购物料控制

4.1.1采购员应按月采购计划，编制采购清单，按采购清单的内容采购物料。采购物料按采购物技术规范执行。

4.1.2采购物料应从合格供方中选择采购厂家，没有时，按采购流程和合格供方选择、评价、再评价准则要求进行选择、评价供方。

4.1.3供方未评价为合格供方前只采购合同、订单需要的数量，不保留库存。4.1.4采购合格物料应控制在三个月库存量，以防止市场变化造成积压。4.1.5特殊情况下，物料采购应根据市场预测，我厂产品加工能力，采取小批量，多批次采购，防止库存积压。

4.1.6首次或每年初采购物料时应向供方索取三证一照、技术文件、检验文件（包括型式检验报告）以保证满足最终产品的技术要求，以防止证件失效。

4.1.7采购物料控制按“物料分类管理原则”进行采购。4.2采购计划控制

天天快乐

4.2.1采购计划编制时根据我厂去年同期合同、订单，销量状况，今年市场预测当月合同、订单状况、产品销售信息等，整理、分析并按照我厂上月销售信息进行编制。

4.2.2采购计划应清楚的表述采购产品要求，包括产品类别、验收准则、规格型号、技术规范、物料要求、图样，对二、三类医疗器械产品应提出过程人员资格、质量体系、技术要求、产品检验要求等方面内容。

4.2.3采购计划应经供应部长审定后，经厂长批准。（特殊情况如新材料、新产品、无标物料，应经过验证、评价、确认）

4.2.4采购员按物料技术规范和采购计划编制采购清单。按采购清单进行采购。

4.3采购外包控制

4.3.1生产技术部根据产品功能、特性要求制定外包装材料，技术要求，采购员按外包装材料，技术要求对外包装材料采购

4.3.2采购员将所要采购的外包装材料样品，送质管部进行检验、试验，经质管部检验试验按GB/T19633标准，对外包装材料评价、确认。

4.3.3经评价、确认、评价合格后，可批量采购。4.3.4在下列情况下，进行再评价确认 4.3.4.1所用材料变动时； 4.3.4.2生产工艺变动时 4.3.4.3出现包装材料不合格时； 4.3.4.4规定的包装材料厚度增加时

4.4采购检验控制

4.4.1我厂所采购的的物料应执行物料技术规范规定，当无物料标准时，由生产技术部制定物料技术要求，由采购员同供方沟通，供方确认能满足物料技术要求时，由供方提供物料检验报告、样品，质管部按照技术要求对物料进行检验，检验合格后，将样品试用，试用合格后，方可对技术要求进行认可，方可小批量进货。

4.4.2首次采购物料应按物料技术规范进行检验，检验合格后，应经车间试用合格后方可小批量进货。

天天快乐

4.4.3从合格供方采购的物料经质管部检验合格后进行批量采购。4.5不合格品控制

4.5.1依据检验判定结果，将不合格物料移至不合格区，由库管员清数，对不合格物料做好防护。

4.5.2物料需要验证时，由采购员及时同供方取得联系，由我厂检验员、复核员同供方的检验员、复核员共同进行验证、评价，经确认后退回供方。

4.5.3采购员同供方商议退货事宜，办理手续交接。

4.5.4由争议时，可采取送检方式由第三方进行判定，按判定的意见处理。4.6不合格物料追溯

4.6.1不合格折料追溯由供应部长组织人员进行追溯，采购员负责追溯引导。4.6.2追溯途径

从领料单追溯到我厂供应库，从供库追溯到采购记录，从采购记录追溯到供方，追溯到供方后，由供方负责追溯，追溯到出库单，产品库存、入库单，追溯到生产单位。

4.3.3追溯范围

4.3.3.1本厂追溯范围，追溯到领料人、库管员、入库单、检验员、采购员、供方联系人、环境、贮存状况等.4.3.3.2供方追溯范围：追溯到运输人、出库单、产品库存入库单、产品生产单位、产品加工人。

4.6.4追溯程度：原因不清不放过，责任不放过，问题不解决不放过。4.7采购物料验证、评价

4.7.1依据质管部检验单（报告）和我厂试用物料报告，对供方评价、再评价，做好评价记录。

4.7.2物料检验合格后，用复核的办法进行验证，必要时，还可用以往历史检验资料和产品试用报告进行验证、评价。

4.8.3进厂物料由进货检验员判定，复核员复核验证，采购员将存在问题反馈给供方。

4.7.4试用过程由操作人员和工序检验员共同进行验证、评价，将评价结果由采购员反馈给供方。

天天快乐

4.7.5对外包产品送质管部进行检验、验证，对验证结论进行确认。4.7.6需要生物学评价时，厂质管部对其生物学进行检验（没有检测手段时，可委托医疗器械检测中心检测）检测结论由质管部进行评价。

4.7.7技术参数要求达到临界值时应按照产品标准或产品最终用途、功能进行评价，决定是否对其采购。

4.7.8采购验证流程

物料到厂—堆放待检区—检验员检验判定—复核、验证 4.8受委托生产控制

4.8.1凡受我厂委托医疗器械生产企业均应有三证一照，并向我厂交上证件一份复印件。

4.8.2受委托生产企业生产产品必须满足产品标准或产品技术要求。4.8.3受委托生产企业应符合医疗器械法律、法规所规定的生产环境要求，特别是三类医疗器械生产企业应有当年环境监测报告。

4.8.4受委托生产企业必须满足我厂需求产品生产能力要求，并具备供货能力和售后服务能力，纠错能力，保障我厂所需生产产品数量。

4.8.5受委托方向我厂提供最终产品生产记录，最终产品检验报告（包括第三方型式检验报告）以满足最终产品标准要求。

4.8.7产品应符合产品标准要求，经我厂产品质管部检验合格，必要时经生产试用合格。

4.9人员要求 4.9.1供应部长

4.9.1.1具有大专以上学历，年龄50岁以下，有供应管理工作经验。4.9.1.2熟悉医疗器械法律、法规要求，我厂进货物料技术规范要求。4.9.1.3熟悉我厂质量体系文件，围绕着质量方针、质量目标开展工作，保证质量目标有效实现。

4.9.1.4熟悉采购作业流程，具有采购产品技术规范知识和厂生产产品标准要求，保障我厂最终产品满足产品标准规定。

4.9.1.5熟悉对供方选择要求，组织对供方评价、再评价，负责对合格供方批准。

天天快乐

4.9.1.6熟悉对产品验证要求，组织对进货产品的验证，组织对不合格物料处置。

4.9.1.7审定采购计划，制定供应部管理文件。4.9.1.8组织对采购产品检验结果的评价。

4.9.1.9监督、检查库存产品数量，保持合理库存。负责对库存管理状态检查。

4.9.1.10有组织管理能力，关心员工，胜任本职工作。4.9.1.11同时执行“岗位职责、权限”规定内容。4.9.2采购员

4.9.2.1具有大专或大专以上学历，年龄45岁以下，有采购物料经验。4.9.2.2熟悉医疗器械法律、法规要求，我厂进货产品标准要求，并能正确采购产品，确保采购产品质量和数量，满足采购合同和采购技术协议书要求

4.9.2.3执行我厂质量体系相关文件要求，围绕着质量目标开展工作，并有效实施。

4.9.2.4有一定处理经验，一定沟通能力，能正确解决我厂对供方要求。4.9.2.5能正确选择供方参与供方评价、再评价，提供评价所需要的资料及产品样品（包括检验记录）。

4.9.2.6组织好进货产品运输搬运要求，确保进货产品完好无损，文件资料齐全。

4.9.2.7执行我厂物料采购产品标准，做好对不合格品追溯。

4.9.2.8执行采购流程要求，保障采购产品质量，保证采购文件执行。同时执行“岗位职责、权限”规定内容。4.9.3库管人员

4.9.3.1具有大专以上学历，年龄45岁以下，有库房管理经验。

4.9.3.2执行我厂质量体系相关文件要求，做好进货产品的收发、贮存、管理，并做好记录。

4.9.3.3做好库存管理，产品堆放整齐，标识清晰，库存产品干净卫生，无破箱破包、打包带松现象。

4.9.3.4出入库管理做到收、发无误，做好库房盘点，为制定采购计划提供天天快乐

证据。

4.9.3.5做好标识管理和记录管理，为追溯提供证据。4.9.3.6做好库存产品防护，为产品加工提供合格物料。

4.9.3.7做到库房干净卫生、整洁、无杂物，做好防火、防盗、防昆虫和动物，确保库存产品功能和性能。

同时执行“岗位职责、权限”规定内容。4.9.4合同、订单评审人员

4.9.4.1具有大专以上学历，年龄45岁以下，有订单评审工作经验。4.9.4.2执行我厂质量体系文件要求，围绕着质量目标有效开展工作。4.9.4.3熟悉我厂采购产品技术标准要求，新产品、新材料，新技术方面知识，对正常或特殊合同、订单做出合理评审，为新产品开发所需材料提供证据。

4.9.4.4编制采购计划，汇总当月盘点协助部长对供方评价、再评价。4.7.4.5参与对库房检查，指出库房存在问题，督促库管员工作的改进。4.9.4.6参与对供方进行追溯，不合格品退货、索赔事宜的处理。

4.9.4.7参与我厂设计、开发产品采购技术文件、管理性文件，检验性文件的编制，工作沟通，确保新产品开发工作顺利进行。

4.9.4.8协助进货检验员对外包产品检验，分析及特殊要求的制定。4.9.4.9按期完成部长交给的工作。4.9.5进货检验员（复核员）

4.9.5.1具有大专以上学历，年龄45岁以下，有检验工作经验。具有物理、化学、生物检验技能，经过微生物学基础知识培训。

4.9.5.2熟悉医疗器械法律、法规，我厂物料产品标准要求和我厂加工产品标准要求，具有新材料、新技术方面知识。

4.9.5.3执行我厂质量体系文件，围绕质目标开展工作，并实施有效。4.9.5.4对进货产品检验判定，对检验出处于临界值数据时和特殊要求的产品进行验证，做出正确判定，保证检验过物料满足我厂产品加工技术要求。

4.9.5.5参与对进货产品状态标识，库存物料贮存状态、环境控制、库存记录的检查。

4.9.5.6负责不合格品判定，情况说明协助对供方追溯

天天快乐

4.9.5.6按期完成部长交给的工作。同时执行“岗位职责、权限”规定内容 4.10质量体系执行：

4.10.1执行医疗器械法律、法规，我厂质量体系相关内容，体现我厂质量方针，实现质量目标，保障供应工作满足我厂产品实现要求主要作好以下工作。

4.10.2执行文件控制内容，作好文件的编制、评审、执行，确保供应工作各个环节的接收。

4.10.3执行记录控制内容，做好各种记录，为检查、核对、统计、追溯提供证据。

4.10.4做好供应部人员招聘、培训、考核、评价、满足供应工作要求。4.10.5做好新材料、新技术知识学习为我厂产品开发做成绩。

4.10.6做好库存环境卫生、产品防护、状态标识、产品堆放控制，执行先进先出的原则，确保产品满足产品加工要求。

4.10.7做好进货产品检验和试验，必要的验证以保证进货产品的性能，满足产品加工要求。

4.10.8做好不合格品不入厂、不加工，坚持不合格品退货原则，以保障我厂产品加工要求。

4.10.9做好合同、订单评审为产品生产提供保障。

4.10.10做好纠正措施的落实，持续不断的改进工作，保证供应工作顺利的完成。

5、相关文件 5.1分类管理原则

5.2合格供方评价、再评价准则 5.3采购技术规范

5.4采购物料流程（程序文件）

天天快乐

第二篇：物料采购计划

采购过程：物料采购计划——供货商评审——供货商确定——签订合同——准备验收标准——确定验收方法——验收——物料合格入库——不合格退货。

采购申请计划（公司各属单位上报的，并经主管领导批准）—由业务人员（或计划、采购人员）编写采购计划—采购计划会审（供应部门的领导、业务人员、采购人员、部门内审人员、财务人员和库管员等）—采购渠道的划分（部门要成立一个采购小组，成员可以由参加计划会审的人员参加，组长应当由不参与计划制定和采购的人员来承担。小组的任务主要决定采购的方式（如：定厂家、定品牌，还是社会采购）和方法（如：招标、询价等）—签订合同（合同签字不但要有采购人员还要有内审人员，并送达库房备案作为验收依据）—采购—到库验收（库管员根据计划和合同验收，完毕后由库管员填写验收通知单交内审员）—填写入库通知单（验收合格并经内审员审核通过）—结算（结算单必须经内审员签字才能生效）。根据企业的大小可以增建内容，总之要起到互相制约。有条件的企业可以进行计算控制，如采购计划、渠道划分、合同、到货通知单、入库通知单输入计算机，用计算机进行控制。当然，再好的制度和控制手段也可能由部门的一把手破坏，因此企业要认真选好部门一把手。

第三篇：物料采购流程

采购部采购及付款流程

1、各部门根据实际需求填写采购申请单。申请单需注明产品名称，数量规格等详细信息，并交由部门负责人签字审核。

2、部门审核的申请单交由公司总经理签字审批。

3、签字后的申请单交到采购部门，采购部按照申请单制订采购计划及周期。

4、采购部门需找相应供应商，供应商必须符合品控部关于食品原辅料供应资质要求。

5、涉及需要定版等包装类物料采购，样板必须有品控部、销售部、总经理签字。

6、寻找到相关供应商后进行比价招标流程。

7、相关手续履行完后采购部负责起草合同，并由财务部对相关条款进行审核，最后交由总经理签字。

8、采购部按照合同下单给供应方，并按照合同规定督促供应方履行合同

9、物料到厂后，采购部通知库房保管接货。

10、保管通知品控部门对物料进行检验，检验合格并出具检验合格单后办理入库手续，在入库单签字确认。

11、采购部需按照合同约定时间办理相关付款手续

12、财务部需在所有手续完备的情况下按照合同规定进行付款，包括合同本身、物料入库单据及相关人员签字、产品检验报告单及相关人员签字。其他如发票等按照财务要

求执行。

13、当到厂物料不合格时，品控部门出具不合格检验单。

14、财务部负责与供应商联系退货及相关赔偿事宜。

15、对已经签订合同的长期合作供应商进行物料采购时，不需要再次进行比价，跳过上述第四、五、六、七条。

16、采购部需根据市场实际变化情况，不断了解物料价格变化，针对既定或待定合同的价格进行沟通，以达到降低采购成本的目标。

物料采购比价 招标流程

1、

第四篇：物料采购制度

物品采购制度及流程

1.编制目的

为在提高公司物资采购效率的同时确保所购物资的质量和价格，从而降低生产成本，有效提升企业产品的市场竞争力，特制定本制度。2.适用范围

因生产、经营及办公需要采购的所有物品，包括生产性物料、非生产性物料。非生产性物料包括固定资产、低值易耗品及办公用品。3.内容

3.1物资申购程序

由需求部门根据业务、生产、使用情况的需求提出采购申请，并填写《物资采购申报单》，列出需采购物品清单，包括名称、规格、数量、估计金额、物品来源，供采购人员参考之用。为确保采购周期，采购申请部门可提早将采购要求告知采购人员。如是销售合同相关的采购，须注明销售合同号及项目名称。3.2请购申请的审批

3.2.1部门负责人的审批：申请人在每月25日前将采购申请递交给部门负责人审批。部门负责人有责任评价该申请是否为必须的业务活动，有责任控制本部门的费用及业务活动的相关成本。

3.2.2综合管理部的审批：对采购内容的必要性进行复核，有效控制生产成本。

3.2.3财务的审批：审核采购申请的预算情况，从财务管理的角度审核采购的必要性及合理性。3.2.4采购人员审核：采购人员在收到请购单后，核对合同、库存、采购周期及其他情况，对请购进行确认。如果认为没必要采购(仓库有存货)或采购项目存在不合理之处，要求申请部门进行相应变更。3.2.5于每月28日报常务副总及总经理审批：总经理对采购申请进行最终审批。

3.2.6 目前公司的办公用品、超市非油品、劳保用品、维修配件、智能设备、配件等由申购部门填报《物资采购申报单》后交综合管理部复核，由综合管理部依据办公用品分配计划确认是否应该采购后报常务副总审批 ；成品油、天然气的采购由市场部直接报总经理审批后执行；工程投资、采购由投资部直接汇报总经理审批后执行。3.3预购物资询价与采购程序

采购人员获得通过审批的《物资采购申报单》后，由采购小组成员负责向3家以上供应商询价，除非是独家垄断产品。采购时应优先选择合格供应商，充分考虑质量、价格、售前售后服务质量等相关因素，并逐步建立起合格供应商档案。公司财务工作人员在接到采购部门的询价报告后，应对所购物品进行市场询价与核实；从而确保企业以尽可能以低的价格获得高品质的产品。3.4请购物品的变更

请购部门若对采购计划发生更改，应重新填写请购单，按采购流程执行。如因采购物品缺货而发生采购变化，由采购人员及时告知申请部门，协商后要更改采购内容，则重新填写《物资采购申报单》，然后按采购流程执行。3.5入库、验收程序

采购的物品是否到货由采购人员负责跟踪，对于供应商交付到公司及采购人员自行采购的物品，采购人员会同仓库管理员根据对应请购单或采购合同进行点收，核对物品的名称、规格型号、数量，经请购部门相关人员验收后入库。入库单一式三联，其中记账联需每月一次提供给财务部；在点收货物时，应注意检查物品随带的说明书、手册、软件光盘等相关技术资料，仓库管理员应保管好供应商提供的保修单，以便需要维修或技术支持时，可及时与供应商联系。3.6采购付款

采购人员负责对采购物品的付款及报销，在申请付款同时需附经核准的请购单。报销金额在5000元(含)以内由常务副总审批，报销金额在5000元以上的需报总经理审批。4.其它相关规定

4.1物资采购人员在未得到总经理签字批准或明确同意的情况下擅自采购物品的，公司财务部在未得到领导的明确指示前将有权不予以报销该笔费用，同时，公司将按规定对采购人员给予处罚；

4.2采购物资的购买期限自接到通过审核的请购单开始计算，通常为1—3天以内必须采购完成；因特殊原因未完成的，必须向主管领导及时汇报未完成原因

4.3本制度将根据企业的发展及实际状况对其进行适时的修订与更新，更新后的新增内容将成为受本制度约束者自动遵守的行为准则；

第五篇：物料采购管理制度

物料采购管理制度

第1章 总则

第1条 为加强对工厂采购的管理，规范采购工作，保证生产的供应，控制采购的成本，特制定本制度。

第2条 本制度适用于采购部人员在进行采购作业时的相关工作。第3条 采购工作的目标。

1.根据工厂生产的需求做好物料采购工作，保证生产物料的供应。2.在保证物料供应的前提下，控制采购成本。3.处理好与供应商的关系，优化工厂的供应渠道。

第2章 物料请购管理

第4条 工厂的各物料请购部门应根据部门本身的职权向采购部提出请购申请，具体职权划分如下所示。

1.生产部:请购计划期间的用料或常备用料。2.仓储部:请购预备物料或其他物料。第5条 请购单的填写。

1.用料部门的经办人员根据用料的预算及库存装款填写请购单，填写时要注明物料的名称、规格、数量、需求日期、请购部门及对物料的特殊要求等，经部门经理审批签字后，送采购部门。

2.如果请购单不只一份，应按照需求日期的先后顺序装订成册后送采购部门。

3.对于请购重要的物料或由特定供应商供应的物料，物料请购部门应在请购单上特别注明或单独进行请购。

4.物料的紧急请购时，请购部门应在物料请购单的说明栏中注明原因，并使用紧急请购单填写，送采购部门。

5.当有些物料需经过精密的设备或繁杂的工序检验后方可采用时，请购部门应在说明栏中注明物料检验所耗费的期限。

第6条 请购的审批权限。

1.请购物料的总金额在10000元以下时，由部门经理审批。2.请购物料的总金额在10000～50000元时，由生产副总审批。3.请购物料的总金额在50000元以上时，由总经理审批。第7条 请购单的撤销。1.请购部门因工作失误等原因出现请购单的填写错误且已送到采购部时，应立即通知采购部，并在已填写好的请购单上写明撤销原因，其中一联留采购部存档。

2.如果采购部门已根据错误的采购单发出订货单，采购部门应积极同供应商进行协商并加以解决，如取消订货单或转为其他相近物料的采购。

3.由于人为原因造成工作失误的，相关人员应承担相应的责任。

第3章 采购作业管理

第8条 采购部门在接到物料请购单据后的作业标准。1.进行审核，对于越权的请购单审批直接退回请购部门。2.收集所请购物料的仓储资料。

第9条 采购部门的人员根据物料请购单与仓储数量等资料计算最经济的物料采购数量，并根据各种物料的期限编制物料需求计划，报主管副总及总经理进行审批。

第10条 采购预算的编制。

1.采购人员根据物料需求计划选用合适的方法编制采购预算。

2.编制的采购预算必须在考虑到工厂的销售计划与资金支付能力的基础上对采购预算进行平衡。

3.编制好的采购预算必须经财务部的审核通过。第11条 供应商的选取。

1.对于所需物料的采购对象应从工厂的供应商名单中选取合适的供应商。

2.若供应商名单中无合适供应商，则由采购人员走访市场，进行询价，选择不少于三家的供应商。

3.组织由质量管理部、财务部、工艺技术部等相关部门对供应商进行考察，经审查合格的供应商方可登记到工厂供应商名单中。

第12条 采购方式的选择。

1.工厂所采购的物资总金额超过50000元时，必须采用竞标的方式进行采购。

2.工厂的采购方式除选用规定的直接采购、间接采购等方法外，还应根据物料的特性与需求量，采用以下两种方式进行采购。

(1)集中采购。具有共同性的物料，使用集中采购可降低费用时，采购部门应根据请购单需求，定期进行采购。

(2)长期采购。凡经常使用且用量比较大的物料，采购部门应联合其他部门对供应商进行考核，考核通过后与供应商签订长期供货协议。第13条 采购部根据确定的采购数量、采购对象、采购方式、采购时间等编制采购计划并报主管副总与总经理审批。

第14条 与供应商的谈判。1.与供应商谈判的原则。(1)合作原则。(2)认同原则。(3)平等原则。(4)互惠互利原则。(5)坚持客观标准原则。2.与供应商谈判的流程。(1)与供应商进行联系。(2)与供应商进行谈判。(3)与供应商进行价格磋商。(4)与供应商达成协议。(5)签订合同。

第15条 采购部所拟定的采购合同必须经过财务部、法律顾问与总经理的审批，三方就合同中的条款提出建议或意见，采购部人员据此修订合同并与供应商协商。

第4章 采购作业的控制

第16条 采购部人员根据采购合同的约定向供应商发出订货单后，必须对订货单进行跟踪。第17条 采购人员按照采购的先后顺序将物料订货单编辑成册，并结合采购进度计划制订每日的跟催计划，防止因出现延期供货而影响生产的进度。

第18条 采购人员未能按采购进度采购时，填写《采购进度异常报告单》，注明异常的原因及预计完成日期，经采购部经理审核后转送请购部门，根据请购部门的意见拟定对策加以解决。

第19条 采购的货物到达工厂后，采购人员应办理相应的接收手续，并配合质量管理部门对采购的货物进行验收。

第20条 货款的给付。

1.采购部门将质量管理部、仓储部签字盖章的《物料验收单》与《物料进库单》收集整理后，交财务部门进行核算、付款。

2.若采购来的物料数量缺失，则按照实际数量进行付款。

第5章 附则 第21条 本制度由采购部制定，其解释权、修改权归采购部所有。第22条 本制度经总经理办公会议审议后，自下发之日起执行。