浅议档案管理的现代化趋势

第一篇：浅议档案管理的现代化趋势

浅议档案管理的现代化趋势

[摘 要]档案管理承载着一个国家和社会的发展进步过程。是国家和社会，企业不可或缺的文化资源，忘记历史意味着丢失记忆。而如何提升档案管理综合能力是我们现阶段要努力思考的问题，争取实现档案管理规模化严整化，最终现代化。

[关键词]档案 虚拟化 缩微化 数字化 信息化 网络化

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2015）08-0228-01

什么是档案的现代化管理，如何研究开发档案现代化管理，如何有效的进行数据采集，并提供高水平的咨询服务，规划出一个科学全面且切实可行的档案管理“宏图”，是当前各级档案事业负责人所面临的重要问题。

1、档案管理现代化是让档案管理从传统迈向现代，而与现代社会同步。因此，档案管理现代化当以自由化、民主化、多元化、人体化、科技化、本土化、国际化与未来化等特征作为努力方向。

（1）档案管理现代化既是硬件建设工作，同时又是软件建设工作；

（2）它是一个整体工作而不是局部的工作，应进行整体规划；

（3）它是长期持久的工作，不可能一蹴而就；

（4）它是具有前瞻性的工作，而不是让档案管理跟在社会之后亦步亦趋，现代化与未来化是相结合的；

（5）它固然要探讨社会发展的实际状况，也要进行价值判断，选择其中有价值的成分来确立努力的目标。

（6）它不是单纯以国外社会发展作为衡量指标，也要考虑国内社会发展状况来判定档案管理发展的取向。

2、档案咨询服务的形式众多，近年来我国咨询服务发展较快，但同时也由于观念滞后、社会需求不旺盛、自我宣传力度不够导致档案咨询服务存在诸多问题，比如

（1）理论与实际脱节，理论研究没有促进档案咨询服务法规体系的建立完善。

（2）公私服务机构间矛盾日益突出。

（3）咨询人员素质普遍过低。

（4）规模效应小，主要表现为档案咨询服务的业务范围小、技术含量不高、服务体系不健全、社会影响小等方面。

（5）发展不平衡，第一是地区发展不平衡，如东南沿海发展较快，第二是业务领域的发展不平衡。

3、针对以上不足，要提高我国咨询服务的总体水平，应从以下几个方面着手：

（1）从根本上提高档案工作者的总体素质

档案资源管理人才是知识型的管理人才，当代社会的档案现代化管理的主要内容和核心，就是计算机技术的应用，即档案的电子化管理。计算机的产生和普及应用，对人事档案管理产生巨大的推动作用，机读的电子文件在档案载体形式中所占的比重将会越来越大，电子文件也越来越广泛地被认识和使用。为了保证电子时代人类活动的真实历史记录得以长期保存和利用，档案管理者必须要学会利用档案计算机化管理及电子文件的归档与管理的知识与技能。档案工作人员必须掌握现代化信息技术，熟练运用电子计算机以及各类现代化办公设备来进行电子文件的制作、使用和维护，才能真正解决理论与实际脱节的问题，为社会各界提供高水平的咨询服务。

（2）加大档案现代化管理的投入

制约档案现代化管理的因素有很多，但起主要决定因素的是领导者的现代化管理的意识。

首先，应加大精力和资金的投入，注重地域和业务领域上的不平衡，想方设法创造条件吸收资金，千方百计配备先进设备，积极培养、选拔高素质的专业人才等。

其次，各部门领导，要经常了解过问档案管理工作，了解档案工作现状，指导档案部门依法开展工作，帮助解决工作中实际存在的困难和问题。

再次，要有宏观指导的总体思路，提出切实可行的办法，实现发展战略上的创新，提出新的管理内涵和技术手段。

具体来讲，要做到以下几点：

（1）分清轻重缓急，循序渐进。

综合性档案馆在推进计算机管理的过程中应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况，将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。

（2）分级次著录，省时省力。

在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录，这样处理不仅能揭示档案的主题内容和特征，而且也可以减少著录条目和录入条目，既节约了时间、人力与财力又提高了效率。

（3）分门别类，充分利用档案原基础。

对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷，在著录时可以直接在全引目录上面分类标引。而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入然后用计算机统一给出分类号。

（4）要加强档案信息素质教育。

加快建立档案信息网络，提高运用现代化技术和设备，获取档案信息技术和设施武装档案信息网络，不断提高档案信息的效益功能。

（5）要科学地制定、贯彻和修订各项标准，使档案工作逐步实现标准化。

计算机技术的应用是档案工作技术现代化的中心，而电子计算机的高效率是以档案管理业务标准化为基础的。因此，要适应知识经济发展要求，加快档案现代化管理就必须实现档案工作标准化。

（6）要强化服务意识，拓宽服务领域。

要从重管理、轻利用的传统模式中解脱出来，把档案工作的重心转到为知识经济和各项事业发展提供优质服务的轨道上来。向企业和科技事业单位倾斜，注重国有经济领域档案工作，并把非公有制经济领域档案工作纳入服务范畴。

（7）培养一批高层次的档案信息专业人才和新型化高层次管理人才。

要尽快培养既懂专业知识，有懂信息技术，具有综合工作能力的信息专业人才和新型的高层次管理人才，为迎接知识经济的到来做好充分的准备。

结语

由此可见，电子信息化是当代档案事业发展的重要方向，档案中蕴藏的丰富信息将在当今时代的各个领域中发挥不可替代的作用，所以我们必须加快档案的现代化管理进程，建设一个完善的档案现代化管理系统。

参考文献

[1]罗秀梅《浅谈档案管理现代化》黑龙江科技信息 2009年19期

[2]刘忠浅《谈如何实现艺术档案的现代化管理》.江西图书馆学刊 2007年01期

[3]《档案馆业务建设与管理》，档案出版社2003年出版，盛彦主编。

[3]《城建档案管理的理论与实践》，档案出版社2004年出版，刘巨普编著。

第二篇：现代化管理及其趋势

集整管理是现代管理模式发展的最新境界

1.集整管理模式出现的具体背景

在当今科技革命和科技进步中，最为显著的便是以电子计算机、通讯技术为标志的现代信息技术迅猛发展对整个社会经济的重要作用。现代信息技术在企业管理中的应用与扩展，提高并优化企业素质与企业业绩。

在实际应用中，一方面，信息技术在企业管理中的典型应用及重要影响突出表现在它将以往分散的信息资源“孤岛”联结起来，予以集成，形成信息资源的积聚和规模优势；但系统集成商和应用者都忽略或没有足够重视因信息集成所带来的资源整合、文化整合、业务整合以及流程整合等问题，从而事实上造成了对信息技术投入的浪费。另一方面，企业经营管理需要不断整合已成为企业家共识，但又往往缺乏充分利用信息技术进行实施的意识，重硬件投入，轻软件开发应用。

造成这种局面的重要因素在于决策层与技术层之间的知识和文化背景上的差异，以及企业与系统集成、软件供应、应用解决方案提供等商家之间所存在的固有的方位角色、利益驱动不同。面对日新月异的信息技术，企业往往感觉无所适从，缺乏自身对信息技术应用需求的详细判断；如果那些商家与企业沟通、协调不是非常顺利的情况下，企业将会对信息技术的投入报有很大的戒备心理，并且难以评定投入与产出之间的关系

集整管理应运而生。集整管理将从根本上解决上述问题，正如INTEL所宣称的那样：未来，将没有什么企业是互联网企业，因为，几乎所有企业都是互联网企业了。集整管理将成为企业从工业经济走向“新经济”的必由之路。

2.集整管理模式的基本涵义

集整管理意味着系统优化在“新经济（New Economy）”时代，企业实际上是一个能力的集合体，透过核心竞争能力可以看到组织的整体实力。应用信息技术实现数据集成、信息集成，更要进行信息资源、物质资源和能量资源的整合和优化，从而能够通过系统分析、系统设计并进行系统优化，使各要素协调发展，实现组织竞争力的整体提高

集整管理意味着持续创新对于企业这样一个经济组织系统而言，集成和整合实质上就是资源、能力、文化、业务等系统要素及其相互关系发生一系列重要变化，这实际上就是创新。不仅如此，在企业发展成为“学习型组织”过程中，变革和创新不是一劳永逸的事情，而可能是一直在进行的工作；集成和整合将由此而成为企业经营管理的过程。从管理职能角度而言，集整管理实际上就是创新的管理和管理的创新

集整管理意味着流程重组自1993年Michael Hammer博士与管理专家James Champer合著《再造企业--管理革命宣言》出版后，BPR迅速兴起，现行的ERP等MIS软件中都采用这一管理理念作为核心的管理理念。因此，集整管理也必然包涵这一理念，集整管理内在地包含流程重组和业务创新

集整管理意味着客户至上集整管理是围绕客户实际需求、以市场为核心而进行的重构（Reengineering）。在互联网时代，组织的扁平化设计和矩阵式或网络式架构以及Internet/Intranet/Extranet和CRM的普遍应用可以使雇员更及时、更直接、更广泛地与客户交流，为客户提供更具个性化的便捷服务提供了现实可能性

集整管理意味着竞争优势当企业管理进入集整管理模式以后，企业管理层会发现：就原则制度而言，人本的、系统性的、关注个性的管理原则和管理制度为企业创新发展提供了前提条件；就组织架构而言，柔性的、扁平的、可扩展的组织设计为企业的创新发展提供了组织基础；就管理内容和过程而言，强调过程和流程创新的、尊重个性充分发展的、具有弹性和韧性的业务流程为企业创新发展提供了现实渠道……这样，集整管理从企业经营运作的整体、全局、长远的高度和角度极大地提升着企业的品质及其管理素质和能力，最终成为企业参与未来竞争优势所在。

3.火箭模型的基本描述

智能化客户管理客户是企业生命之源，而且企业的客户每5年就以50%速度离去。准确的市场定位、及时便捷的服务、灵活畅通的获得渠道、富有个性化的产品，这些成为留住客户的重要因素；以4C为核心的整合营销传播，也即-Consumer（消费者）、-Cost（消费者满足需要与欲求的成本）、Convenience（消费者购物的便利性）和Communication（沟通）近年来的迅速兴起可为明证。同时，信息技术的应用，正使得管理越来越具有自动化和智能化，实际上，相应的“一对一”交流、知识营销、网络广告等已经开始发展起来。在火箭模型中，智能化客户管理作为“火箭”的“探测机件”，时刻注意市场和客户的变化，起到了引导“火箭”飞行的重要作用

知本运作管理新经济时代，“知本家”大量涌现，知识管理方兴未艾。人才资源、市场资源、知识产权、基础结构、组织运作能力等构成了知识资本的要素。知识管理（KM：Knowledge Management）倡导运用集体的智慧提高组织的应变和创新能力。它传递给人们的这种思想和观念并不是前所未有的新观点。并行工程、敏捷生产、CIMS等管理思想的中心实际上都归结为知识管理。创建知识管理体系强调在线的实时汲取系统、适应的监控系统以及全方位的网络利益机制。知本运作管理在火箭模型中处于重要的“燃料”和“推进器”的地位，它与资本运作管理一起构成了“火箭”的“动力机构”。

资本运作管理在集整管理阶段，资本运作已经成为越来越普遍的工作。如GE之类的巨型公司，每年都要买进许多事业，同时又会卖掉许多事业。通过资本运作，企业获得不断的发展机遇和动力。相对于产品经营而言，资本经营将为企业带入更广阔的发展空间，集整管理模式下，“日常”的资本经营已成为企业发展的“助推器”。

数字化信息管理集整管理模式下，这是一项基础管理。企业内所形成的“数字神经系统”将内部、外部乃至遥距的各类信息都汇集、分类和扩散，提供给需要的员工和合作伙伴。在火箭模型中，它作为整个“火箭外壳”联结了“火箭”的其他所有部分，支撑起整个“火箭体”，并作为企业与外部的主要“界面”承担了与外界联系的功能。

创新管理创新是动力，创新管理是企业发展的传动机件，它将知本运作管理和资本运作管理两个“推进器”所形成的推动力传到“火箭”的其他部分。实际上，创新管理正在成为企业经营管理的主要工作，因为，创新将每时每刻都在进行，否则，企业就可能面临各种风险，甚至经营失败。企业的创新能力涵盖了创新倾向（偏好）、创新资源投入能力、生产制造能力、创新市场营销能力、技术学习能力和技术监测能力等方面，这些内容运营本身便构成了创新管理

战略管理集整管理的企业的是“有机”企业，是“有生命”的企业，其原因集中体现在企业的战略管理体系和能力上。战略管理发祥于20世纪60年代，经过几十年实践的扬弃，今天已经成为企业获取竞争优势的重要因素。战略管理在“火箭”模型正好相当于“火箭”的智能控制部件。在其前端，以智能化客户管理为基础和前提；不断汲取数字化信息管理所传递来的各类“数据流”，同时又通过“数字神经系统”向各个部件发布指令；其后为涵盖了传统分工管理模式中的生产制造、技术学习和市场营销等内容的创新管理，并通过数字化信息管理和创新管理向“推进器”--知本运作管理和资本运作管理--传递调整“火箭”飞行轨迹的指令和操作；战略管理通过数字神经系统和数字化信息管理，获取智能化客户管理、创新管理、知本运作管理和资本运作管理的有关信息和数据，并依此做出新的战略部署，在实施过程中进一步做出反馈和调整，从而形成完整的经营管理体系

应当指出的是，火箭模型并不能完全说明集整管理模式，因为采用集整管理模式的企业是不断发展变化的，是“有机体”而非自动控制的机械结构。

4.集整管理的主要特征和未来发展

由以上分析可以看出，集整管理模式的特征可以集中描述为管理原则的人本（知本）性和系

统性、管理制度的分权集成化、组织架构的扁平化、网络化和可扩展性、业务流程的可重组性和柔性化、管理信息的数字化以及管理过程的自动化和智能化

当然，集整管理模式不是一成不变的，相反，而是不断发展变化、有机的、具有强大生命力的管理模式，这主要是因为它内生地具有较大的包容性和可扩展性。由于集整管理模式内含着信息技术的发展，也必然受到信息技术的约束，所以，信息技术的发展在极大程度上影响着集整管理模式的发展、影响着企业管理模式的拓展和提升。

需要进一步指出的是，信息技术之所以能够得到全世界的普遍认可，是因为极为重要的问题在于：信息技术及其产业的发展大大减少了市场经济运行机制中因信息不充分而造成的“市场失效”的可能性。所以，有理由相信，信息技术的进一步发展必然会更深入地解决这一问题。企业管理模式也因此随之发生变化，集整管理模式将随着信息技术不断发展、并由此在更深的层次和更广的范围内解决信息不充分同时更充分挖掘信息资源、而不断因之变化和发展

集整管理模式的应用启示与实现思考

劳动分工最初由亚当•斯密提出，即由个人专门从事一部分活动而不是全部工作。这使每个工人持有的多样特长技能得到发挥，传统的管理思想将劳动分工以及后来的专业化视为增加生产率的一个不尽源泉。在20世纪90年代Michael Hammer等提出BPR理论以后，在许多国家掀起了管理模式变革热潮，引起了各国理论界和企业界的广泛关注。不少人认为，这场革命对当今企业管理的影响完全可以与两个世纪前的亚当•斯密所提出的分工理论对当时企业管理的影响相提并论。在我国，它更具深刻的现实意义和长远的发展影响。

1.集整管理的现实意义

我国企业改革经过20多年的历程，从政策宽松发展到环境优化、从制度革命演进到管理科学，认识到企业改革不是一股就灵，急需企业家的大批涌现、急需管理素养的极大提高……应该理解的是，我国企业的发展才不过几十年，如果追溯到“洋务运动”也不过百年历史，更何况期间几乎没有形成一个稳定的、优化的中国企业发展的环境。80年代以来，外资大量涌进，致使许多人惊呼“狼来了”“八国联军又回来了”……但与此同时，我们从“三资企业”那里学到了更多的管理经验。如果说发达国家的企业发展是正常的演进过程，那么，我国企业的发展轨迹正像加速演进，也正如人类十月怀胎一样，短短十个月内，人类的发育走过了从一个单细胞到多细胞、从低级动物到高级哺乳动物的上百万年的生命演进历程，我国企业短短几十年的发展也正经历着“十月怀胎”。国内一些知名企业在10到15年内的迅速崛起正是经历了这一过程。

随着中国加入WTO进程加快，中国企业越来越直接面临着经过“正常”演进发育的巨型外资企业的强力竞争。这些企业所占有的资源无疑是极其丰富的，其管理制度无疑是先进的，其管理能级无疑是较高的，国内企业该如何进一步升级自身的管理素质和管理能级，以应对这一挑战，把握入世机遇，将是非常现实的问题。而集整管理模式为国内企业提供了一条现实的管理升级之路。通过树立集整管理理念、充分应用信息技术、整合资源、重组流程、重构组织、再创文化，从而实现管理素能的升级拓展，为企业赢得新的竞争优势。

2.集整管理若干应用思考

企业的经营是一个持续不断的过程，“永续经营”几乎是所有企业家、经营精英、乃至员工们的共同理想，集整管理模式为企业的“永续经营”提供了现实通道。

应用集整管理模式，有利于企业真正全面地建立现代企业制度。现代企业制度是我国企业体制改革的目标模式，其基本内涵被高度概括为“产权明晰、政企分开、权责明确、管理科学”；可以认为，“产权明晰”是前提，“政企分开”是保障，“权责明确”是基础，而“管理科学”则是建立健全现代企业制度的落脚点，又是日常经营管理的出发点。实际上，企业内的制度革命逻辑上需要先期进行观念创新和变革，后期进行组织创新和管理创新，而这一切都是围绕技

术创新（狭义的）来进行的（如左图所示）。在集整管理模式中，要求实现系统优化、业务重组和不断创新，内在地要求提供清晰明确、科学有序的制度环境，这为现代企业制度的建立健全提供了导向目标、现实内容以及技术手段。在很大程度上有利于企业真正全面地建立现代企业制度。

应用集整管理模式，能够帮助企业提高决策意识和决策能力。西蒙说：“管理就是决策”，在企业经营的全过程中充满了决策，管理从某种程度上讲就是在正确的时间、正确的地点、派正确的人用正确的方法做正确的事情。在“新经济”时代，互联网、电子商务迅猛发展的背景下，快速、准确、高效地进行决策以因应市场机遇将是决定企业经营成败的关键所在，集整管理将提升企业的反应能力和反应速度，快速反应是集整管理模式为企业经营带来的主要特点。

应用集整管理模式，可以提高企业经营者的市场化意识。集整管理是以市场、客户为导向而展开的，失去了市场和客户的导向，集整管理本身也就失去了存在和发展的基础。且在实施和运作中，集整管理要求有明确的市场化政策和客户关系政策，要有完备的市场管理及运作的体系和组织，从而能够充分运用信息技术提升市场反应能力、市场机会扑捉能力、客户关系管理能力等。总之，市场化运作是集整管理模式的内在要求。

应用集整管理模式，可以促进企业成为“学习型组织”。彼特•圣吉在《第五项修炼》中提出了“学习型组织”的观念，由此，全球企业界风靡“学习性组织”。专家指出，该理念正是系统动力学派的最新代表；集整管理理念可以说是在此基础上发展而来的，并更适合我国企业发展的实际情况。现在，已有企业明确提出要向“学习型组织”转变，应用集整管理模式，以集整管理理念作为企业经营管理的指导思想，将加快企业向“学习性组织”的转变进程，因为集整管理模式本身就内涵着系统科学的思想，也必然内涵着系统动力学、“学习型组织”的思想。应用集整管理模式，可以提升企业的可扩展性，强化企业之间的合作，使企业之间的关系从单纯的竞争走向竞合。在我国企业发展过程中，可以发现，企业之间的关系竞争过多、合作过少。这一方面可能是由于中国人缺乏一种合作性，另一方面由于经济运行的不稳定性所造成的。能够清晰记得，80年代国内各地都“一窝蜂”地上冰箱、电视机等家用电器生产线，导致了80年代末、90年代初的生产过剩、市场疲软。厂家之间大打价格战，竞争如火如荼。这样的发展模式不可能适合“新经济”时代，集整管理模式中也更强调企业之间的联系和合作；因为，在互联网和电子商务时代，现实企业将逐渐被扩展的、虚拟的、在线的企业所替代，竞争性合作和合作性竞争将成为未来企业之间关系的主流，并进一步带动着企业管理能力和素养不断前进，实现“永续经营”的理想。

第三篇：幼儿档案管理现代化构想

幼儿档案真实地记录着每个幼儿的成长变化，建立健全幼儿档案，可以更好地为幼儿园教育教学、卫生保健，为幼儿园的改革和发展提供翔实的、具有说服力的材料依据，是幼儿园综合档案中极为重要的一部分。近几年来，在教委的统一组织领导下，很多幼儿园都建立起了档案室，在档案的收集、归档、整理、装订等方面都达到了规范、整齐、统一的要求，使幼儿园的档案管理工作走上了规范化的道路。但是从目前幼儿档案的管理来看，还存在着一些问题，如内容单

一、方法陈旧、利用率低等。随着社会的不断发展，幼儿教育事业的不断进步，对幼儿档案的管理也应提出更高的要求，逐步达到科学化、现代化，使幼儿园在激烈的竞争中立于不败之地。

那么如何建立健全幼儿档案，实现幼儿档案的现代化管理呢？

一、实行档案信息微机化管理

传统的幼儿档案管理往往存在着零散、不系统的问题，比如，幼儿入园基本情况登记由分管领导负责，幼儿卫生保健、预防接种、每年查体情况由保健大夫掌握，而幼儿知识技能、智力发展等情况又属于班级教师责任范畴，幼儿各种费用的缴纳情况归会计负责，即使最后将幼儿档案材料归入综合档案室，但也是一个孩子至少三种档案，不便于查阅利用。幼儿入园或退园时，家长往往楼上楼下从这里跑到那里，那里跑到这里才能办完手续。因此，要改变这种分散的管理模式，建立统一的档案管理体系，即材料的收集要分工负责、落实到人，及时移交、及时入档，然后有档案管理人员统一管理。在做好纸质档案管理的同时，实行幼儿档案的微机化管理，把所有信息全部输入计算机，在幼儿园内实现工作人员之间数据共享，以方便查阅，简化办事程序，提高工作效率。当然也可以由各种档案的形成部门完成档案信息录入工作。为了确保数据的安全，注意把共享数据设置成只读，密码由录入人员掌握，其他人员只有查阅的权限。

二、建立综合全面的幼儿档案

目前的幼儿档案内容少，一般以幼儿基本情况和卫生保健（主要是幼儿入园和每年查体情况）为主。对幼儿档案进行现代化管理，必须建立综合、全面、翔实的幼儿个人档案，具体应包括以下几个方面的内容：

1、幼儿基本情况：姓名、性别、年龄、班级、幼儿父母亲年龄、工作单位、电话号码、e－mail、家庭住址等等。这部分档案可由园长办公室人员具体负责。

2、幼儿身体发育情况：入园查体记录、每年查体情况（包括：既往病史、过敏史、身高、体重、血型、血色素、牙齿数目及是否有龋齿），此类档案主要有保健人员负责完成。

3、成长记录：包括所在班级每个幼儿的学习情况、兴趣、爱好，特长以及参加活动的情况、获奖记录、突发事件等，主要有幼儿所在班级的保教人员共同完成。

4、园外情况记录：幼儿的生活范围主要是家庭和幼儿园两个场所，因此要全面、真实地了解孩子各种发展状况，仅仅靠幼儿园单方面的评价是不够的，要让家长参与对幼儿的发展评价，可以釆用定期发放表格的形式，把家长的意见写进档案，特别是幼儿在家里的生活、学习、交往等情况，这样不仅对孩子的评价更为客观，同时也便于教师全面地了解幼儿，做到因材施教，从而实现互动式的幼儿档案管理机制。

总之，随着社会对幼儿教育的重视程度，家长对幼儿教育的要求也越来越高，有必要把幼儿健康、语言、社会、科学、艺术等评价指标一并设计其中，把教师、家长对孩子每项指标的评价情况一并纳入到幼儿档案，建立起丰富全面的幼儿综合档案，有利于教师和家长共同配合做好幼儿教育工作。

三、扩大服务范围，改进服务方式。

四、实现档案的不断更新

幼儿是发展的，其档案也应是不断变化的。如果把幼儿档案看成一成不变的死材料，势必会影响孩子的发展。幼儿档案微机化则可以实现档案的动态管理过程。它可以从孩子入园时便开始记录，以后每学期进行一次全面记录，平时也要根据情况不断更新档案的内容，从而实现每个幼儿的三年跟踪记录，形成一套完整全面的幼儿个人档案。对个别情况特殊幼儿还可以建立专门档案，适当增加记录项目，把死材料变成活档案。

麻雀虽小，五脏俱全。幼儿园虽然只是一片小小的天地，档案工作也是幼儿园改革和发展必不可少的一项工作，虽然起步晚，但起点并不低，因为我们的起步赶上了信息时代，很多机遇等待我们去把握，我们定会在幼儿园档案管理的天地里大有作为。

第四篇：深化改革实现企业档案管理现代化

深化改革实现企业档案管理现代化

论文摘要:新形势下,转换观念,更新设施,培养新型的档案人才,加强企业档案利用,让档案为企业创造更大的利润,是实现企业档案管理现代化的重要途径。

经济体制的转轨、现代企业制度的建立与信息技术的发展和普及,使我们见证了一个经济、技术、政治等全面发展与改革的时代。从历史看,变革不仅会引发社会生产方式、管理方式的转型,同时也会引起政府治理方式的变化,在一种新的市场环境与政治环境中,深化企业档案工作改革,探索企业档案工作现代化发展之路显得尤为重要。

一、当前企业档案管理工作中存在的问题

1.企业档案工作管理体制尚未完全符合现代企业制度的要求。随着中央和地方专业主管机关的撤并与改组,很多企业不再具有对应的专业主管机关,这必然会使部分企业档案工作的管理出现某种真空地带。其次,由于企业正逐步走向“自主经营、自负盈亏”的市场主体,档案行政管理部门在企业档案工作管理中也遇到不少问题。一方面,档案行政管理部门疲于进行业务监督指导及一些具体的业务工作,无法集中力量进行有关业务标准、规范、法律、法规等的制定;另一方面,企业,尤其是非国有企业,可能会反感档案行政管理部门对其具体档案业务的干预,不予积极配合等等。

2.部分企业重利润轻投入,造成企业档案管理的滞后。当前形势下,企业档案作为企业资产,它的管理工作的优劣完全由企业自身重视程度决定。现代企业制度更要求企业能最大限度地节约成本,提高效益,企业档案管理工作是一项需要投入人力、物力与财力等成本的工作,企业必然要求其档案工作适应生产、经营的需要,必须符合效益原则。当企业档案工作不能为企业带来相当于或者大于其成本的效益时,其日益萎缩将成为不可避免的事实。

二、存在问题的原因

撇开外部因素,仅从档案工作自身来看,笔者认为造成企业档案工作遭受冷遇的原因有三:首先,现行企业档案工作微观管理方式植根于计划经济体制,计划经济体制下的高成本、低效益始终影响着目前的企业档案工作,并与现代企业制度的效益原则产生摩擦。这是导致企业档案工作处于劣势最根本的原因。其次,企业档案工作自身在很大程度上仍沿袭了原有的工作思维与方式,未能跟上企业改革步伐,积极服务于企业。这是造成企业档案工作现状最直接的原因。再次,企业档案本身所能产生的效益的隐蔽性使其计量化难度较大,这是造成企业管理层忽略档案工作的间接原因。为保障企业档案工作的可持续发展,深化企业档案工作改革,实现企业档案管理现代化已成为企业档案工作自身发展的迫切需要。

三、实现企业档案管理现代化的几点意见

第一,更新观念,增强企业档案管理现代化意识。要实现企业档案管理现代化,首先要进一步解放思想,转变观念,认真贯彻执行各级文件精神,不断强化档案管理现代化意识,大胆探索符合档案工作自身特点的规律,能够有效为当代中国经济、政治、文化建设服务的档案工作理论与方法,建立和完善中国特色的档案管理现代化体系,坚持一切从我国的基本国情出发,从企业的实际出发,制订档案工作目标、任务、方针、政策,创造性地开展计算机技术的应用,要拓宽服务领域,提高质量,增强企业档案工作的生机与活力。

第二,更新设备,充分利用现代化技术。随着社会的发展,工作的深入,各行各业的档案数量逐步增加,依靠人工手段进行档案管理已远远不能适应发展的需要,所以采取现代化手段进行档案管理工作势在必行。计算机、多媒体计算机、特别是超媒体的出现,为解决这一矛盾展示了光明的前景。这就需要企业领导及档案管理人员,从思想观念上对新技术给予足够的重视,用新的观念看待事物,引进使用现代化技术设备,以促进档案管理工作的健康发展。使用计

算机系统管理,可对档案资料进行复制、扫描、取样,实现企业档案数字化。通过人机结合的方式,检索者只要在屏幕上指出自己所需要的计算机管理程序,就可以将所需的档案目录摘要等显示出来,大大提高了工作效率。

第三,合理用人,培养新型的档案人才。要理解、尊重人才,关心、爱护人才,要努力创造一个尊重知识、尊重人才的良好氛围。根据企业档案工作的特点,要合理用人、留人。知识结构要高、中、低配备,年龄结构要老、中、青结合。要扩大选人用人视野,要选择有真才实学、有实干精神而又坐得住的人做档案管理工作。跨世纪企业档案工作者不仅要有一定的政治理论水平、业务水平,还要有广博的知识,强烈的开拓、进取意识,尤其要一专多能,既要能熟知档案管理法规和基本的档案管理业务知识、技能,还要熟练掌握计算机管理知识和操作技能,尽快实现企业档案数字化。

第四,重视企业档案利用,回馈企业投入。企业档案是企业建设、生产、经营活动的记录和汇总,是企业信息资源的汇集地、成品库,企业档案虽然本身具有较高的技术经济价值,但这种价值是一种“潜在的价值”,只有重视企业档案的利用工作,努力拓展新的服务空间和服务领域,才能为企业创造经济和社会效益,实现它的真正价值。大力开发利用企业档案信息资源,为企业发展服务,是现代企业和档案工作者都应当全力关注并思考的重要问题。

未来的社会是以智能化、信息化和高科技化为主导的社会,因此,档案工作要与之相适应的唯一出路,就是加速自身的现代化进程。档案实体的有效保护和档案信息的广泛利用,是与电脑网络以及档案数字化等紧密联系在一起的。企业档案管理如果不能加快改革的步伐,就会影响企业档案的保护和利用,进而影响企业的生产、经营和科研;企业档案工作者如果不能主动地去占领高科技阵地,就无法在社会进步中充分展示自己的身影。

第五篇：推进档案管理现代化要加强的四项措施

文章标题：推进档案管理现代化要加强的四项措施

为进一步提升档案管理水平，今年年初，张家港保税区国税局决定在省一级的基础上，再接再厉，瞄准江苏省特二级这一更高目标提档升级，并将这一目标列入五大工作目标之一。为此，该局进一步加大投入，完善制度，采取四项举措全力推进档案管理现代化：

一、加强领导，健全网络，促

进档案工作更快更好的发展

1、将档案工作列入重要议事日程。该局领导历来十分重视档案工作，每年将档案工作纳入单位的目标管理，同其他工作一起研究、一起部署、一起落实。局领导班子对档案工作经常进行定期的专题研究，认真查找存在的问题和薄弱环节，及时制定整改措施，研究进一步做好档案管理和服务的办法措施，真正做到了认识到位、组织到位、措施到位。

2、健全完善档案管理体制。今年该局根据人员的变化和机构设置的改革及时调整了档案管理领导小组，由一把手局长任组长，各科室负责人为小组成员，下设档案管理办公室。档案创建工作由局档案管理领导小组负责指挥和协调。另外该局还把档案工作作为绩效考核的一项重要内容，与局其它工作同部署、同组织、同考核。

3、抓好专兼职档案人员队伍建设。该局把素质好、文化程度高、责任心强、熟练掌握计算机操作技术、能胜任档案工作的人员选配到档案工作岗位上，并保持相对稳定。为了不断提高档案人员的业务技能，每年将专兼职档案人员全部送出培训，并请市档案局业务人员现场指导，到兄弟单位参观学习，使他们的业务素质和能力得到很大提高。

4、加强学习，营造开展档案工作的良好氛围。为确保档案工作有法可依，有章可循，该局通过各种形式，宣传档案法律、法规、规章，从而提高了全局人员的档案意识，使档案工作成为全局上下人人知晓、人人参与的份内事，营造了开展档案工作的良好氛围。

5、加大基础设施投入力度。该局努力整合现有硬件资源，在现有档案用房的基础上，今年又在金税大厦建造了100多平米的档案分库房，配有17列档案密集架，一台5匹的立柜空调和一台智能微电脑控制的除湿机。

二、完善制度，严格管理，全面提升档案工作整体水平

在继续巩固和完善省一级标准的基础上，该局进一步加强档案管理制度建设，提高档案管理工作标准，全面提升档案管理水平。在制度建设上，为进一步规范税收业务档案的整理，结合江苏省国税局“一户式”征管材料管理要求，先后修改制定了绩效考核办法、ISO作业指导书有关档案管理的内容，并重新制定了《档案管理工作暂行办法》，进一步明确了档案工作职责和任务以及归档范围和整理要求，使文件材料的形成、积累、收集和整理有据可依；在业务建设方面，认真贯彻有关档案工作的法律、法规和业务标准，对室藏所有档案进行了全面整理和整改，基本上做到了档案分类科学、排列合理、编目规范、保管期限划分准确、归档质量符合标准要求，并注重档案资源建设，实现了各种门类载体档案的集中统一管理，初步建立了一个门类齐全、内容丰富、结构合理、载体多样的档案资源体系。近年来，该局连续以高分通过张家港市档案局组织的档案年检。

三、科学管理，有效结合，全面推进档案信息化建设进程

档案信息化建设是一项战略性工作，关系到档案资源能否实现科学保护和有效共享。为此，该局把档案信息化纳入单位信息化建设的总体布局，坚持档案信息化与政务信息化、办公自动化统筹考虑，同步推进。围绕“信息设施现代化、室藏档案室数字化、档案信息利用网络化、电子文件管理规范化”这一目标，不断加快档案信息化建设进程。一是加快数字档案室建设进程。该局继续加大档案技术装备更新力度，稳步开展室藏档案数字化工作。该局充分利用与省国税局联通的公文处理信息系统以及中软档案管理软件，将电子数据直接导入数据库，节省了大量的人力与物力，收到了良好的效果。目前，该局己建成了各种门类档案的文件级目录数据库，并对永久、长期的文书档案和一些重要档案进行了全文数字化，实现了在网上查阅档案目录和全文的要求，并对数据定期多套备份，确保档案信息与系统的安全。二是加强电子文件归档与管理。电子文件的归档与管理，是数字档案室建设的基础。该局现用的中软档案管理软件和中国税收征管信息系统（CTAIS2.0）具备电子文件自动采集、鉴定、归档等功能，基本符合电子文件归档与管理的要求。三是加快税收征管信息步伐，全面应用中国税收征管信息系统，将税收征、管、查、督查、监控全部纳入信息化管理，实现网上申报、受理征收、扣款、查处、监控电子信息化，并且户籍资料与电子信息一一对应、配套管理，提高了科学化、精细化管理水平。

四、与时俱进，突出重点，促进档案工作再上新台阶

强化档案信息资源的开发利用工作。档案工作的生命力在于服务。因此，该局档案工作以“为领导决策服务、为