国外大型会议策划的流程

第一篇：国外大型会议策划的流程

会议、研讨会和培训日等其他会议需要更多的时间和精力才能顺利实现。对于这样的会议，重要的是要制定一个计划。根据有多少人出席会议，会议是多么重要，您可能需要提前几个月开始规划。

会议规划第一阶段：

设立一个项目组组织会议。确定角色和责任，工作方式和联系方式。

制定目标和目标。

准备项目规格。

决定包括设备，场地，交通，餐饮，活动，宾馆，娱乐，讲义等在内的预算...同意时间表，里程碑和期限以及每个会员的时间承诺。

会议规划第二阶段：

准备详细的甘特图，显示序列，时间表和任务。

准备一个场地清单，该场地需要为这次会议提供什么。

研究场所，检查可用性，要求报价，准备一份候选名单。

同意会议日期，记得检查场地，主要演讲者等的可用性...准备会议议程。

准备视觉材料，出门，演示等...准备会议通信材料，选择沟通方式，即：通过电子邮件发送给员工，电话或亲自到主要客户等。

会议规划第三阶段：

确认会场和预订。

确认出席并发送位置/旅行详情。

完成交通安排。

完成餐饮和住宿。

完成娱乐和社交活动。

检查视听和电脑设备。

会议规划第四阶段：

尽早到达会议场所，以确保一切顺利。

检查会议室是干净的，安排座位，空调/暖气设置在舒适的温度，良好的照明。

检查所有设备和供电点，并立即向场地维护人员报告任何故障。在会议期间如果设备发生问题，请查看谁要谈谈。

仔细检查您的餐饮，住宿和娱乐要求是否已知，并将得到满足。如果有什么不正确的话，或者在会议期间需要额外的东西，找出谁要谈话。

确保在入口处有人在场，迎接与会者到达并让他们定居。

根据会议的性质，您可能还希望有一个会后计划，涉及收集参加者的反馈，安排后续会议等...

第二篇：大型会议策划

会议是人们为了解决某个共同的问题或出于不同的目的聚集在一起进行讨论、交流的活动，以下是由

一、大会策划

1.与会人员与单位

本公司领导，行业协会领导，政府有关部门，媒体，供应商及客户代表，本公司会务人员。

落实名单，确定人数。

2.时间〈日程〉、地点

根据会议日程、内容需要确定时间，根据规模确定场地。

3.会议主题与内容

确定主题一即主要目标，及具体内容：如，是否发放资料，公司业绩宣传，经营及产品推介，优秀组合、人员表彰等。

是否安排吃、注行、游览考察及纪念品等。

4.拟订会议日程

会议程序。

5.经费预算

场地、伙食、车辆、旅游、纪念品、服务人员加班、宣传等支出项目分列。

6.组织机构

成立筹备小组，明确人员、分工：领导〈公司副职〉、会议主持人、会场服务、接送站、联系媒体及各有关单位、吃住游、车辆等。

形成策划方案报公司审批，建立筹备机构后开展工作，发出会议邀请函〈要回执以落实人数〉，落实人员、经费，联系政府、媒体，落实场地、设备，准备资料、纪念品。

二、大会日程

xiexiebang.com范文网[CHAZIDIAN.COM]

1.到会人签到，发会议资料。

2.主持人介绍到会嘉宾、会议主题，表示欢迎，公司领导讲话。

3.供应商客户代表发言。

4.受表彰者发言。

5.政府领导讲话。

6.到会人员合影。

7.安排具体业务活动〈如，对口部门业务洽谈、交流〉。

8.宴请。

9.如有可能，安排一些轻松的联谊活动。

会尝设备〈音响等〉、媒体、领导等事项需有备份方案，如，原落实场地有变、拟讲话领导未到等，如何处理。

—定规模的活动，难以面面俱到，细节均完美，故抓好重点即算成功：如，日期不改，主题不变，人员大部到位，日程按步骤进行。

祝策划、活动成功，展现自已才华!

第三篇：组织大型会议流程

针对我以后经常组织大型会议，根据这次培训班经验总结有关流程，以备参考。

一、人员分工明确

1、确定总负责人：临场负责突发事情，检查监督各项分工的进行。

2、确定会场布置负责人：

（１）会标：会议名称。字体规范、排列整齐、粘贴结实、悬挂端正。

（２）就坐安排及台牌：主席台就坐安排。台下就坐安排。台牌摆放次序符合礼仪。

（３）鲜花：①主席台后放翠绿花草②主席台前放３排鲜花③台下放一排中高花。

（４）面巾碟、面巾、面纸：主席台按座位全部摆放面巾碟、面巾、面纸，面巾要干净柔软。

台下摆放一次性口杯。

（５）音响准备：专业人员提前对会场音响效果、灯光进行全面测试，确保灯光、音响、投影仪设备正常。投影仪和电脑务必调试好。并且留有专人保证整个培训过程完整进行。

（６）桌椅及室内卫生：会场桌椅要摆放整齐，卫生要打扫干净。

3、确定材料负责人：

（１）会议指南，人手一份。讲义材料准备：收集、印刷、分装，人手一份

（２）领导讲话。人手一份。

（３）会议主持词。包括会前、会中、会后讲话稿。

（４）其他参会人员发言材料。

（５）会议材料袋若干。

对于领导讲话、会议议程等相关材料务必于会议召开前一天打印、分装完毕。要求：纸面干净、字体清晰、装订整齐、无错别字。

4、确定会场服务负责人：

（１）签到发材料。签到时告诉与会者座次。

（２）茶水。安排若干名服务人员倒水，保证会议供水充足。

（３）空调。根据天气情况开放，但要事先调试好。

（４）提出会议纪律要求

（5）会议记录。做好摄影留念。

5、确定用餐负责人：

（1）用餐编组（地区式、课题式、自定式）

（2）专家、领导用餐

（3）备用数量（人员增减）

（4）专家餐后休息处

（5）早、晚自助餐用餐人数

（6）宴请的位置摆放、酒水、香烟。

6、确定宾馆接洽负责人：

（1）宾馆业务接洽：

（1）接待能力符合会议要求

（2）会议相关设施考察一遍、（3）食宿收费标准

（4）就餐方式：自助、桌餐

（5）菜单模式与基本标准

（6）会议室标准

（7）付费结帐事宜：

（8）结算方式

餐：按餐卷，注意人数提前确定，或者按照餐券收费

按桌，或者每个人的标准确定

宿：按实际、按预定，退房时间允许延迟2个小时

（9）热水供应

（10）娱乐活动

（11）出现超员情况的应对方式

（12）宾馆门前悬挂祝贺、欢迎条幅

（13）专家、重要领导特殊住宿要求（小型交流，写作，休息条件等）

7、做好经费预算

（1）餐费

（2）宿费

（3）资料费

（4）会场布置费

（5）交通费

（6）房间内水果、洗漱用品标准

（7）专家费用（食宿费、交通费、讲课费、活动费）

（8）会务补助费

（9）通讯费

（10）不可预见费

8、专家、领导等安排

（1）确定专职人员服务。全程跟踪，听课、用餐、休息等要全程陪同，发现问题随时解决。如中午休息要安排房间，上课前10分钟要敲门提醒等。

（2）迎接人、车辆安排

（3）住宿规格安排

（4）支付讲课费、交通费

（5）交通安排（包括机票订购、几点送往）

（6）活动安排（非报告期间）

（7）专家就餐安排、专桌、环境安静

（8）送行人、车辆安排

二、流程安排

1、前期：各负责任人分头准备各自工作，及时向总负责人汇报进程，完毕后制作会议指南。

2、进行中：各负责人分头进行各自工作，发现问题能解决现场解决，不能解决要拿出方案立即向总负责人汇报。

当发现有不妥，要向总负责人二次表达不同意见。

（1）早餐时间

（2）上午会议时间、内容、主讲人、主持人

（3）中餐时间

（4）主讲人、领导休息

（5）下午会议时间、内容、主讲人、主持人

（6）晚餐时间

（7）餐后活动安排

（8）休息时间

（9）返程票定购、发放

（10）离会时间

（11）交通介绍，宾馆位置及联系电话

第四篇：大型会议接待流程

会议接待流程

1会议资料准备 1：会议资料：由主办单位提供，其中文字资料，由承办单位按会务组要求根据参会 人数印刷。

2：会议资料（主办单位提供）3：领导发言稿（主办单位提供）

4：《报到册》、《会议指南》、《会议日程》、参会者到达消息。5：项目执行情况资料（主办单位提供）6：展板所属图片（主办单位提供）7：广告牌设计稿 8：欢迎布标、会议室布标 9：会议礼品（按参会人数准备）10：会议代表证

2设备及设施准备

1.桌椅、名牌（现代高档会议室用桌面智能终端取代传统名牌）、茶水

桌椅是最基本的设备，可以根据会议的需要摆成圆桌型或报告型，如果参加会议的人数较多，一般应采用报告型，不需要准备座位牌，如果参加会议的人比较少，一般采用圆桌型，并且要制作座位牌，即名牌，让与会人员方便就座。但是为了提高会议的档次及满足现代会议的需要，一般采用能重复使用的桌面智能终端，推进无纸化的进程，真正体现绿色会议，智能会议的需要。

会议上的茶水饮料最好准备矿泉水，因为每个人的口味不一样，有的人喜欢喝茶，有的人喜欢喝饮料，还有的人喜欢喝咖啡，所以如果没有特别的要求，矿泉水是最能让每个人都接受的选择。

2.签到簿、名册、会议议程

签到簿的作用是帮助了解到会人员的多少，分别是谁，一方面使会议组织者能够查明是否有人缺席，另一方面能够使会议组织者根据签到簿安排下一步的工作，比如就餐、住宿等。印刷名册可以方便会议的主席和与会人员尽快地掌握各位参加会议的人员的相关资料，加深了解，彼此熟悉。

3.黑板、白板、笔

在有的场合，与会人员需要在黑板或者白板上写字或画图，从而说明问题，而且在黑板或白板上表述具有即兴、方便的特点。此外，粉笔、万能笔、板擦等配套的工具也必不可少。

4.各种视听器材

现代科技的发展带来了投影仪、幻灯机、录像机、镭射指示笔或指示棒等视听设备，给人们提供了极大的方便。在召开会议前，必须先检查各种设备是否能正常使用，如果要用幻灯机，则需要提前做好幻灯片。录音机和摄像机能够把会议的过程和内容完整记录下来，有时需要立即把会议的结论或建议打印出来，这时就需要准备一台小型的影印机或打印机。

5.资料、样品 如果会议属于业务汇报或者产品介绍，那么有关的资料和样品是必不可少的。比如在介绍一种新产品时，单凭口头泛泛而谈是不能给人留下深刻印象的，如果给大家展示一个具体的样品，结合样品一一介绍它的特点和优点，那么给大家留下的印象就会深刻得多。

6.会标、背景板、展板

会标一般指会议名称和会议标语横幅。

为强化会议效果，许多会议将会标美化、渲染为会议背景板（采用喷绘画面），特别是一些特殊的如党代会等，采用喷绘背景板，可将党徽、旗帜等喷绘在画面上，从而节约会议成本和准备时间。但采用喷绘写真画面时，一定要注意采用环保材料，否则喷绘写真画面散发的刺鼻气味不仅影响会议分为，对与会者，尤其是主席台就坐人员身体健康不利。

3会前准备工作

1：根据会务组要求，代表报到前两天，会议室会场布置（会标、广告牌、灯光、音响、多媒体、投影仪、电源、桌椅、茶杯及服务员安排）按部落实到位。

2：据酒店提供的房况表，报到前两天与先到达的会务组人员协商确定会务组房间，选定领导、专家及主要代表入住的楼层、房间类型、房号、需要放置的水果种类及特殊安全保卫工作。

3：提前两天检查餐厅环境卫生，桌椅摆设、餐具的完好程度，再次落实菜单及服务到位情况。

4：提前两天完成会议所需的代表证、发放的资料、签到表、就餐卡、广告牌商家展板及宣传设备的摆设位置，电源、灯光亮度、通道畅通等情况，会间摄影、摄像设备，人员的准备。

5：与酒店保安部组成会议安全组，在会议期间加强门卫、楼层行查，杜绝安全 隐患的发生。

6：医疗保障，配备医疗人员，解决突发事件。提前购买常备药品，种类包括：感冒、消炎、晕车、呕吐、腹泻、创伤、止痛、解暑、酒精、碘酒、氧气袋等。基本设备包括：体温表、听诊器、手电筒、棉签等。及时联系就医。

7：在大堂、楼层、餐厅、会议是、电梯等处帖上会议指示箭头。四：会议其它费用开支预算

1：代表证2：广告牌3：展板4：用车5：宴会标准6：水果7：纪念品8：资料打印、复印9：照相、摄像10：其它

4人员安排

1：根据会议人数需求安排会务接待小组、如住房登记员，财务人员，票务，考察咨询，引导人员（至房间、餐厅、电梯、会议室）

2：会议全程督导人员，负责落实会议室布置、茶水供应及服务 3：摄影组：根据会议需求安排摄影人员

4：车辆小组：根据会议实到人数，落实车况好、驾驶技术好的配套车辆。此小组负责会议临时接待服务工作。如：专家、领导临时出行，就餐、会见等活动的车辆。

5：旅游接待小组：根据参加考察人数安排每车一位优秀导游，负责代表的服务 6：生活小组：此小组负责会议用餐的时间、人数及相关的一些服务，确保代表会议期间的生活服务 5发票的开据

在会议前通知上注明由我方承办、会议期间我方根据代表需要，开具正式发票及酒店的住宿发票。

6会议接站

会议报到当天，安排全天候接站，机场设立两块醒目接站牌，一块设在正门出站口，一块设在提取行李出口处。火车站或者飞机场设一块醒目接站牌。

7会议报到

1：在酒店大堂设“报到处”、“收费处”、“考察咨询处”、“票务处”“签到处”

2：报到登记时，填写姓名、单位、职务、身份证号码、通讯地址、电话、收费金额、入住金额、入住天数、房间号、考察线路等。

3：提醒代表贵重品免费寄存总台、保管好个人财物，耐心、细致地解说会议报到须知及有关事宜，及时妥善处理好代表要求。

4：根据会务组要求传达通知、指示，准确发放会议资料、纪念品、餐券、考察乘车券 5：代表报到后，由行李员引导入住，同时办理行李寄存 6：当天打印会议通讯录并与会务老师校对，及时发给代表 7：会务组24小时有专职会议，随时接待安排参会代表

8会议期间

1：要求酒店落实叫早服务

2：准确统计用餐人数并安排代表用餐，及时解决会议期间临时发生的问题，确保会议正常进行

3：会议室布置情况落实

4：安排好旅游选种、落实返程机、车票的登记

5：及时统计票务预订情况、考察人数、行程立即同旅行社计调反馈 6：与酒店公司财务人员协调好票据的开取

7：准备统计返程的人数、时间、日期、确定代表返程

9会议结束工作

1：会议结算

1：我向会务给出书面报告，交会务组审核。并列《会议结算清单》，包括此会议的实际人数、天数、实际用餐人数、用餐标准、考察人数及会议期间其它费用开支，我方承诺快捷、准确无误

2：向会务组提供所需发票 3：返还会务组附加的会议利润 2：会议返程

1：根据代表返程机、车票时间及方向，分批送站，我方承诺确保代表顺利返程 2：可根据会务组需要派专人、专车、提供满意的送站服务，并向会务组赠送特色精美礼品

第五篇：大型会议的流程

大部分公司的行政人员都具备有组织开展会议的能力，都

那往往仅限于在公司内部的小型会议，在一般大型会议里面，你需要考虑更多方面，比如安排流程、安排场地、安排节目、安排餐饮、安排接待、安排场地布置、安

排场地设备、安排印刷文宣、安排预算等等，如此繁杂的流程安排使你不等不将之委托给一家优秀的会议服务公司，凤腾会议将全部为您安排妥当，让您省时、省

心、省力。交给您一份满意的会议策划方案！

一、会议策划的准备与实施优

良的会议策划是完满举办会议的前提。完整的策划是一个节奏分明、条理清楚、面面俱到的完美计划。只有通过专业的策划和充分准备的会议、展览才能取得预期效

果。好的会议策划实际已成功了一半，包括会场预约、酒店预订、负责会场的布局和会议所需设备安装与调控、广告礼品设计制作、礼仪接待、参会者的接送和餐

饮、会间及会后相关活动的安排等。

二、会场预约

根据需要，具体分析各种情况作出最完美的策划;根据会议的级别,选择会议举办地;根据会议对周边环境的要求，确定具体举办地点;根据会议的具体情况，确定是否将会议划分为几个分会场，选择分会场的地点，并提前预约。

三、负责会场的布局，设备安装调试

根据会议的具体情况，设计并安排会场的布局，细致周到地设计好所有的细节；提供会议所需要的所有设备，并提前安放在指定位置；我们将根据您的需要，调试好设备，并进行演练，确保会议的顺利进行。

四、印刷材料的设计制作

提供宣传册等印刷品设计、生产一条龙服务;根据会议的具体需求，设计印刷品的样式、内容、选择图案;印刷品指定专门的厂家生产以及印刷;根据需要，提前把印刷品送到会场或指定位置。

五、参会者的接送

根据参加会议者的具体情况以及人数多少安排相应的车辆;专车将会提前在指定 位置等待参会人员，把参会人员迅速、安全地送到会场或下榻酒店。

六、参会者的餐饮

根据参会人员的喜好，预定各种形式的餐会：西餐、中餐、自助餐、宴会等等;根据参会人员的具体情况以及会场和下榻酒店的地点，为您推荐不同的用餐地点。

七、参会者业余时间的安排

根据参会人员的喜好，设计不同的休闲方式;设计专门的旅游线路，方便出行;介绍下榻酒店附近的娱乐设施，供您选择。