大型会议注意事项及流程

第一篇：大型会议注意事项及流程

大型会议注意事项及流程

一、前期的筹备。、确定会议主题、安排议事日程、确定参会人选。明确会务组成员并予以具体分工、落实责任。

2、根据会议层次及预算，考察会议场所及其配套餐饮、住宿、外部环境等，以选择最佳场所。

3、发布会议通知。注意通知的内容时间、地点、参加范围、人员、会议主要内容、参会要求等。如代表是否发言、着工装。会议通知一定要落实到人。

4、会议议程安排有参会代表发言的，应提前召集所有发言人开会或通过其他形式统一思想提出要求、发言从那些角度写、应该写什么、什么时间上报稿子、审核等事项。

5、准备会议需要的文件资料。

6、准备领导讲话稿件，多位领导讲话的注意内容区分层次避免重复。

7、准备会议须知、会议日程表、会场、聚餐、座次表、参会人员信息表和其他相关辅助文件资料。

8、所有会务资料应严格审核后印制并装订成册。注意内页装订顺序。

9、按照参会人数准备文件袋、笔、记录本或礼物、会议餐劵等，并与会前安排妥当。

10、结合会场主席台宽度等确定并制作会议现场条幅文字，会议的主题等。大约提前3-5天制作好，横幅文字大小要适中，一般为红底白字。

11、制作PPT或音乐、MV等宣传资料，用于会前空闲时间及中场休息时间循环播放

12、提前制作奖牌、奖状。会议开始前送达会议现场。会议需合影的应提前联络摄影师、确 定合影场所、安排确认前排座次。有安排会议聚餐的应提前准备相关烟酒、饮料、矿泉水等并确定聚餐菜单。

二、会场的布置及接待。

1、悬挂会场横幅

2、主席台的安排（几个人，座次怎样安排，有桌签的需提前摆放好。主席台有台花的，也需提前购买、布置到位，会议期间注意喷水保养。）

3、会场椅子、凳子是否够用，怎样安排。注意会场卫生、温度、通风、外部噪声等环境。

4、给与会主席台代表的资料提前送到或摆放到桌子的相应位置。

5、测试话筒、音响、LED屏幕、电脑、空调、照明、摄像机、照相机等设备是否能正常使用

6、张贴会场路线引导、指示标志。会场入口处可安排服务人员引导。

7、举行颁奖仪式的，奖牌奖状要提前送至主席台。注意安排领奖人员上台路线和现场拍照。

8、要有专人在入口处接待、登记、发放会议资料等。

9，明确专人联系接送、接待上级公司领导、本公司领导和外部特邀嘉宾参会。含安排车辆、路线、住宿、用餐等。

10、会议期间应安排人员在会场值班。

三、会议的过程。

1、会议主持人要随时掌握现场进展，必要时予以调整。

2、会场服务人员具体要求。（1着装得体。2动作要轻、慢、柔、避免快、重。如女性的皮鞋，走动时注意不能发出声响。3注意礼貌。4主持人要避免走动（如有特急的事情，可以通过写纸条的形式来传递）。

5会议录像或照相专人负责。会议记录专人负责。6安排专人在会议开始前巡查会场及时发现并整改存在的问题 7其他注意事

项（如安排会议旅游、办理返程车票等）。

四、会议结束后续工作

1、协调延时退房、用餐等问题。

2、清理会议现场，检查有无遗留物品、资料等。

3、办理会议结算、报销事项。

4、总结、反馈办会经验和不足。

第二篇：会议流程及注意事项

会议注意事项

1． 热情、主动、自信

2． 服装统一

3． 接待环节：汽车站、火车站（接待牌、负责接待人、接送车辆）

坐车到汽车站转几路车到酒店？自驾车的停车位？

4．签到环节：环保袋、圆珠笔、笔记本、会议议程、宣传单页、黄老吉、贵宾牌

4． 中午简餐环节：工作人员简餐（20个盒饭、12点送到、轮流用餐）

提前来客户（每桌桌8个菜标准）

车辆接待的线路，务必预算好到达酒店的时间在12点左右，不能超过13点以免影响到下午会议时间

5． 入会场环节：就坐往前排靠，我们工作人员一人负责一桌（或一排客户）不要扎堆就做，座位在正前方。

每桌拜访1个果盘和牙签，茶用品（最好用我们上海绿源纸杯）

6． 保持会场安静、禁止来回走动、开会期间坐在后排的同事劝导还在参观产品区、讨论的客户就坐及安静、领导或者客户发言一定要带头热烈鼓掌

7． 中间休息环节：抓住各区域重点客户介绍本次促销细则；企业优势；产品等等（安排好两个同事负责签约台、收款台的布置、准备签约用品）

8． 乡镇经销商代表发言

9． 签约环节：（4个签约红本、签约单、特价订单、X展架）

主持人宣布，本次会议下一个议程是我们大家都期待的“现场签约大礼回馈活动环节” 我们本次回馈活动的细则请允许我做一个详细的介绍给大家，相信在大家的了解之后能够感受到上海绿源集团的实力和回馈力度（现在有请我们的工作人员把我们的现场签约合同单分发给我们在座的每位客户一张，以便清晰了解本次会议的签约事项）

一、首先大家注意到了我们的X展架以及现场布置的丰富礼品，下面由我详细给大家做一个订货有礼的解析（现场订货满足1000元的，讲享受我们的礼品为美的电热水壶，我们龙岩人爱好喝茶，相信美的电热水壶带给你高品质的享受；满足2000元的礼品是我们的美的落地风扇，给炎炎的夏日带来一丝丝凉意„„）

下面一栏是我们的晚宴抽奖礼品，一、二、三等奖有„„

二、我们的超值回馈活动有：（这个活动旨在让大家充分了解上海绿源产品的优越性，公司承担了生产环节以及流动环节的成本，直接到达在座各位的手中，也就是说：公司要赔钱搞这个超值回馈活动，希望大家把握好这个机会

吸顶灯（一共6个花色，浴霸

电源转换器九孔

以上精美产品超值回馈限每人购两件

三、我们的新款T5上市

作为取代T8的未来佼佼者，T5在节能、亮度、使用场合上都得到了大大的普及，现场我们上海绿源集团推出的国标T5三插以其优良的品质和超高的性价比在市面上受到很多客户的欢迎，现在为了回报龙岩地区的客户对上海绿源品牌的忠诚和信赖，特推出T5的优惠回馈，现场凡此款产品订货不低于1000元的客户，即可享受15%的价格下浮，此款产品部累计到上面两个礼品环节。

四、特别支持：

本次活动凡电工订购满15000，即可享受到我们现场摆放的电工展墙一套（用手指示一下）本次活动凡家居订购满5000，即可享受到我们现场摆放的家居展墙一套（用手指示一下）

五、合同填写:（大家拿到的是本次活动订单，下面由我给大家介绍一下参与活动填写的注

意事项：）

1． 在合同的最上面是我们甲乙方，这里的乙方需要想参与到我们活动经销商朋友填写自己

所在县、镇、店面名称

2． 念一下促销细则，介绍想对应的礼品，会议订货**元预付**元定金填写你喜爱的**礼品

（这里客户比如5000元的，可以调换成3000元的电磁炉和2000元的落地风扇）超值回馈栏：把你看到的特价产品，填写所需的数量和花色

特别支持栏：看你是否需要展墙支持，需要的在后面写上一套，但是一定要满足支持要求 最后在甲乙方名称，你将可以和我们福建省的负责人刘经理现场签约时候用的： 下面有请我们福建省刘经理上台为大家签约：（大家掌声欢迎）

首先：有请我们**县**镇**灯饰店**老板上台签约（大家掌声欢迎）停顿一下，上台之后念，**老板签约的是3000元，他将客户获得我们精美的格兰仕电磁炉一台，电磁炉在日常生活中非常普及了，相信这是一件非常实用的礼品，好签约成功，我们恭喜他，掌声送他**老板，祝他事业兴旺。

第二位是我们**县**镇**五金店**老板 现在大家欢迎他上台签约（掌声）„„

万一，念到的人没有上台，就说他可能出去接电话或者上洗手间去了，那我们这个机会留个下一位，等他回位之后再上台签约

5:30之后，人数还很多的情况下，由本次活动得到了大家热烈的拥护，我们现场签约的时间超出了我们预定时间，为了节约大家宝贵时间，在座经销商朋友们想参与到我们现场订货有礼可以跟在场的业务工作人员直接为的合同签订，签约单上填写完整、交付定金并与3日内将全款回到即可同样享受礼品

工作人员促动最容易签约的客户签订合同及享受礼品

把即将要签约的客户：**市**县**镇**五金店**老板订购金额** 享受礼品为** 字体清晰，以便主持人看不清晰或者念错

10． 引导签约客户到收银台交款（500或者30%）收据、红章、签字笔、验钞机、负责

人

11． 集体合影、预算到场人数以及拍照需要几排，提前安排人员演练

12． 防止其他公司人员参会我公司模式、及晚宴混吃混喝者

13． 抽奖（X展架、礼品就位、餐厅音响效果）

14． 晚宴、抽奖

15． 各组负责人安排好负责区域客户当日返回客户的接送工作

16．参会客户及区域负责划分

石门、慈利、桃源目标30人最低要求20人负责人：颜敢、小张 津市、澧县、临澧目标30人最低要求20人负责人：程晶池、魏孟楠 桃江、沅江、汉寿目标30人最低要求20人负责人：刘水良、成刚 南县、安乡、华容目标30人最低要求15人负责人：付全彪、

第三篇：大型会议接待流程

会议接待流程

1会议资料准备 1：会议资料：由主办单位提供，其中文字资料，由承办单位按会务组要求根据参会 人数印刷。

2：会议资料（主办单位提供）3：领导发言稿（主办单位提供）

4：《报到册》、《会议指南》、《会议日程》、参会者到达消息。5：项目执行情况资料（主办单位提供）6：展板所属图片（主办单位提供）7：广告牌设计稿 8：欢迎布标、会议室布标 9：会议礼品（按参会人数准备）10：会议代表证

2设备及设施准备

1.桌椅、名牌（现代高档会议室用桌面智能终端取代传统名牌）、茶水

桌椅是最基本的设备，可以根据会议的需要摆成圆桌型或报告型，如果参加会议的人数较多，一般应采用报告型，不需要准备座位牌，如果参加会议的人比较少，一般采用圆桌型，并且要制作座位牌，即名牌，让与会人员方便就座。但是为了提高会议的档次及满足现代会议的需要，一般采用能重复使用的桌面智能终端，推进无纸化的进程，真正体现绿色会议，智能会议的需要。

会议上的茶水饮料最好准备矿泉水，因为每个人的口味不一样，有的人喜欢喝茶，有的人喜欢喝饮料，还有的人喜欢喝咖啡，所以如果没有特别的要求，矿泉水是最能让每个人都接受的选择。

2.签到簿、名册、会议议程

签到簿的作用是帮助了解到会人员的多少，分别是谁，一方面使会议组织者能够查明是否有人缺席，另一方面能够使会议组织者根据签到簿安排下一步的工作，比如就餐、住宿等。印刷名册可以方便会议的主席和与会人员尽快地掌握各位参加会议的人员的相关资料，加深了解，彼此熟悉。

3.黑板、白板、笔

在有的场合，与会人员需要在黑板或者白板上写字或画图，从而说明问题，而且在黑板或白板上表述具有即兴、方便的特点。此外，粉笔、万能笔、板擦等配套的工具也必不可少。

4.各种视听器材

现代科技的发展带来了投影仪、幻灯机、录像机、镭射指示笔或指示棒等视听设备，给人们提供了极大的方便。在召开会议前，必须先检查各种设备是否能正常使用，如果要用幻灯机，则需要提前做好幻灯片。录音机和摄像机能够把会议的过程和内容完整记录下来，有时需要立即把会议的结论或建议打印出来，这时就需要准备一台小型的影印机或打印机。

5.资料、样品 如果会议属于业务汇报或者产品介绍，那么有关的资料和样品是必不可少的。比如在介绍一种新产品时，单凭口头泛泛而谈是不能给人留下深刻印象的，如果给大家展示一个具体的样品，结合样品一一介绍它的特点和优点，那么给大家留下的印象就会深刻得多。

6.会标、背景板、展板

会标一般指会议名称和会议标语横幅。

为强化会议效果，许多会议将会标美化、渲染为会议背景板（采用喷绘画面），特别是一些特殊的如党代会等，采用喷绘背景板，可将党徽、旗帜等喷绘在画面上，从而节约会议成本和准备时间。但采用喷绘写真画面时，一定要注意采用环保材料，否则喷绘写真画面散发的刺鼻气味不仅影响会议分为，对与会者，尤其是主席台就坐人员身体健康不利。

3会前准备工作

1：根据会务组要求，代表报到前两天，会议室会场布置（会标、广告牌、灯光、音响、多媒体、投影仪、电源、桌椅、茶杯及服务员安排）按部落实到位。

2：据酒店提供的房况表，报到前两天与先到达的会务组人员协商确定会务组房间，选定领导、专家及主要代表入住的楼层、房间类型、房号、需要放置的水果种类及特殊安全保卫工作。

3：提前两天检查餐厅环境卫生，桌椅摆设、餐具的完好程度，再次落实菜单及服务到位情况。

4：提前两天完成会议所需的代表证、发放的资料、签到表、就餐卡、广告牌商家展板及宣传设备的摆设位置，电源、灯光亮度、通道畅通等情况，会间摄影、摄像设备，人员的准备。

5：与酒店保安部组成会议安全组，在会议期间加强门卫、楼层行查，杜绝安全 隐患的发生。

6：医疗保障，配备医疗人员，解决突发事件。提前购买常备药品，种类包括：感冒、消炎、晕车、呕吐、腹泻、创伤、止痛、解暑、酒精、碘酒、氧气袋等。基本设备包括：体温表、听诊器、手电筒、棉签等。及时联系就医。

7：在大堂、楼层、餐厅、会议是、电梯等处帖上会议指示箭头。四：会议其它费用开支预算

1：代表证2：广告牌3：展板4：用车5：宴会标准6：水果7：纪念品8：资料打印、复印9：照相、摄像10：其它

4人员安排

1：根据会议人数需求安排会务接待小组、如住房登记员，财务人员，票务，考察咨询，引导人员（至房间、餐厅、电梯、会议室）

2：会议全程督导人员，负责落实会议室布置、茶水供应及服务 3：摄影组：根据会议需求安排摄影人员

4：车辆小组：根据会议实到人数，落实车况好、驾驶技术好的配套车辆。此小组负责会议临时接待服务工作。如：专家、领导临时出行，就餐、会见等活动的车辆。

5：旅游接待小组：根据参加考察人数安排每车一位优秀导游，负责代表的服务 6：生活小组：此小组负责会议用餐的时间、人数及相关的一些服务，确保代表会议期间的生活服务 5发票的开据

在会议前通知上注明由我方承办、会议期间我方根据代表需要，开具正式发票及酒店的住宿发票。

6会议接站

会议报到当天，安排全天候接站，机场设立两块醒目接站牌，一块设在正门出站口，一块设在提取行李出口处。火车站或者飞机场设一块醒目接站牌。

7会议报到

1：在酒店大堂设“报到处”、“收费处”、“考察咨询处”、“票务处”“签到处”

2：报到登记时，填写姓名、单位、职务、身份证号码、通讯地址、电话、收费金额、入住金额、入住天数、房间号、考察线路等。

3：提醒代表贵重品免费寄存总台、保管好个人财物，耐心、细致地解说会议报到须知及有关事宜，及时妥善处理好代表要求。

4：根据会务组要求传达通知、指示，准确发放会议资料、纪念品、餐券、考察乘车券 5：代表报到后，由行李员引导入住，同时办理行李寄存 6：当天打印会议通讯录并与会务老师校对，及时发给代表 7：会务组24小时有专职会议，随时接待安排参会代表

8会议期间

1：要求酒店落实叫早服务

2：准确统计用餐人数并安排代表用餐，及时解决会议期间临时发生的问题，确保会议正常进行

3：会议室布置情况落实

4：安排好旅游选种、落实返程机、车票的登记

5：及时统计票务预订情况、考察人数、行程立即同旅行社计调反馈 6：与酒店公司财务人员协调好票据的开取

7：准备统计返程的人数、时间、日期、确定代表返程

9会议结束工作

1：会议结算

1：我向会务给出书面报告，交会务组审核。并列《会议结算清单》，包括此会议的实际人数、天数、实际用餐人数、用餐标准、考察人数及会议期间其它费用开支，我方承诺快捷、准确无误

2：向会务组提供所需发票 3：返还会务组附加的会议利润 2：会议返程

1：根据代表返程机、车票时间及方向，分批送站，我方承诺确保代表顺利返程 2：可根据会务组需要派专人、专车、提供满意的送站服务，并向会务组赠送特色精美礼品

第四篇：大型会议的流程

大部分公司的行政人员都具备有组织开展会议的能力，都

那往往仅限于在公司内部的小型会议，在一般大型会议里面，你需要考虑更多方面，比如安排流程、安排场地、安排节目、安排餐饮、安排接待、安排场地布置、安

排场地设备、安排印刷文宣、安排预算等等，如此繁杂的流程安排使你不等不将之委托给一家优秀的会议服务公司，凤腾会议将全部为您安排妥当，让您省时、省

心、省力。交给您一份满意的会议策划方案！

一、会议策划的准备与实施优

良的会议策划是完满举办会议的前提。完整的策划是一个节奏分明、条理清楚、面面俱到的完美计划。只有通过专业的策划和充分准备的会议、展览才能取得预期效

果。好的会议策划实际已成功了一半，包括会场预约、酒店预订、负责会场的布局和会议所需设备安装与调控、广告礼品设计制作、礼仪接待、参会者的接送和餐

饮、会间及会后相关活动的安排等。

二、会场预约

根据需要，具体分析各种情况作出最完美的策划;根据会议的级别,选择会议举办地;根据会议对周边环境的要求，确定具体举办地点;根据会议的具体情况，确定是否将会议划分为几个分会场，选择分会场的地点，并提前预约。

三、负责会场的布局，设备安装调试

根据会议的具体情况，设计并安排会场的布局，细致周到地设计好所有的细节；提供会议所需要的所有设备，并提前安放在指定位置；我们将根据您的需要，调试好设备，并进行演练，确保会议的顺利进行。

四、印刷材料的设计制作

提供宣传册等印刷品设计、生产一条龙服务;根据会议的具体需求，设计印刷品的样式、内容、选择图案;印刷品指定专门的厂家生产以及印刷;根据需要，提前把印刷品送到会场或指定位置。

五、参会者的接送

根据参加会议者的具体情况以及人数多少安排相应的车辆;专车将会提前在指定 位置等待参会人员，把参会人员迅速、安全地送到会场或下榻酒店。

六、参会者的餐饮

根据参会人员的喜好，预定各种形式的餐会：西餐、中餐、自助餐、宴会等等;根据参会人员的具体情况以及会场和下榻酒店的地点，为您推荐不同的用餐地点。

七、参会者业余时间的安排

根据参会人员的喜好，设计不同的休闲方式;设计专门的旅游线路，方便出行;介绍下榻酒店附近的娱乐设施，供您选择。

第五篇：组织大型会议流程

针对我以后经常组织大型会议，根据这次培训班经验总结有关流程，以备参考。

一、人员分工明确

1、确定总负责人：临场负责突发事情，检查监督各项分工的进行。

2、确定会场布置负责人：

（１）会标：会议名称。字体规范、排列整齐、粘贴结实、悬挂端正。

（２）就坐安排及台牌：主席台就坐安排。台下就坐安排。台牌摆放次序符合礼仪。

（３）鲜花：①主席台后放翠绿花草②主席台前放３排鲜花③台下放一排中高花。

（４）面巾碟、面巾、面纸：主席台按座位全部摆放面巾碟、面巾、面纸，面巾要干净柔软。

台下摆放一次性口杯。

（５）音响准备：专业人员提前对会场音响效果、灯光进行全面测试，确保灯光、音响、投影仪设备正常。投影仪和电脑务必调试好。并且留有专人保证整个培训过程完整进行。

（６）桌椅及室内卫生：会场桌椅要摆放整齐，卫生要打扫干净。

3、确定材料负责人：

（１）会议指南，人手一份。讲义材料准备：收集、印刷、分装，人手一份

（２）领导讲话。人手一份。

（３）会议主持词。包括会前、会中、会后讲话稿。

（４）其他参会人员发言材料。

（５）会议材料袋若干。

对于领导讲话、会议议程等相关材料务必于会议召开前一天打印、分装完毕。要求：纸面干净、字体清晰、装订整齐、无错别字。

4、确定会场服务负责人：

（１）签到发材料。签到时告诉与会者座次。

（２）茶水。安排若干名服务人员倒水，保证会议供水充足。

（３）空调。根据天气情况开放，但要事先调试好。

（４）提出会议纪律要求

（5）会议记录。做好摄影留念。

5、确定用餐负责人：

（1）用餐编组（地区式、课题式、自定式）

（2）专家、领导用餐

（3）备用数量（人员增减）

（4）专家餐后休息处

（5）早、晚自助餐用餐人数

（6）宴请的位置摆放、酒水、香烟。

6、确定宾馆接洽负责人：

（1）宾馆业务接洽：

（1）接待能力符合会议要求

（2）会议相关设施考察一遍、（3）食宿收费标准

（4）就餐方式：自助、桌餐

（5）菜单模式与基本标准

（6）会议室标准

（7）付费结帐事宜：

（8）结算方式

餐：按餐卷，注意人数提前确定，或者按照餐券收费

按桌，或者每个人的标准确定

宿：按实际、按预定，退房时间允许延迟2个小时

（9）热水供应

（10）娱乐活动

（11）出现超员情况的应对方式

（12）宾馆门前悬挂祝贺、欢迎条幅

（13）专家、重要领导特殊住宿要求（小型交流，写作，休息条件等）

7、做好经费预算

（1）餐费

（2）宿费

（3）资料费

（4）会场布置费

（5）交通费

（6）房间内水果、洗漱用品标准

（7）专家费用（食宿费、交通费、讲课费、活动费）

（8）会务补助费

（9）通讯费

（10）不可预见费

8、专家、领导等安排

（1）确定专职人员服务。全程跟踪，听课、用餐、休息等要全程陪同，发现问题随时解决。如中午休息要安排房间，上课前10分钟要敲门提醒等。

（2）迎接人、车辆安排

（3）住宿规格安排

（4）支付讲课费、交通费

（5）交通安排（包括机票订购、几点送往）

（6）活动安排（非报告期间）

（7）专家就餐安排、专桌、环境安静

（8）送行人、车辆安排

二、流程安排

1、前期：各负责任人分头准备各自工作，及时向总负责人汇报进程，完毕后制作会议指南。

2、进行中：各负责人分头进行各自工作，发现问题能解决现场解决，不能解决要拿出方案立即向总负责人汇报。

当发现有不妥，要向总负责人二次表达不同意见。

（1）早餐时间

（2）上午会议时间、内容、主讲人、主持人

（3）中餐时间

（4）主讲人、领导休息

（5）下午会议时间、内容、主讲人、主持人

（6）晚餐时间

（7）餐后活动安排

（8）休息时间

（9）返程票定购、发放

（10）离会时间

（11）交通介绍，宾馆位置及联系电话