办公自动化教案大全

第一篇：办公自动化教案大全

计算机应用基础教程

第二章WindowsXP操作系统

2．1操作系统的概述：

计算机操作系统是计算机中重要的系统软件，是管理计算机软硬件资源的平台，日前一般用户使用比较多的是Windows操作系统。

1、操作系统的定义：是控制和管理计算机系统内各种硬件和软件资源、控制程序执行、改善人机界面、合理组织计算机工作流程和为用户使用计算机提供良好运行环境的一种系统软件，是用户与计算机之间的接口。

2、操作系统的功能：处理器管理、存储器管理、设备管理、文件管理、接口管理。

3、操作系统的分类：根据使用环境和对作业处理方式来考虑，可分为批处理操作系统、分时操作系统、实时操作系统；

根据所支持的用户数目，可分为单用户（ms-dos、os/2）、多用户系统(unix、Windows)，根据硬件结构，可分为网络操作系统（Netware、Windows NT）、分布式系统、多媒体系统等。

4、目前使用最广泛的操作系统如下：

Dos(disk operating system)是单用户单任务的操作系统。

Windows是一种多任务多进程的操作系统。

Unix是一种分时计算机操作系统，是目前使用最广泛的多用户、多任务的操作系统之一，具有批处理能力和分时系统功能。

Linux是unix 克隆的操作系统，是一个支持多用户、多进程、多线程、实时性较好的且稳定的操作系统。

2．2中文WindowsXP概述

发行于2001年10月25日，原名是Whistler，字母XP表示英文单词的“体验”（Experience）。

1、WindowsXP的特性：标准的安全性、可管理性、可靠性，最好的商务特性（即插即用、简化的用户界面和创新的支持服务）

2、WindowsXP的启动与退出

启动：开启电源开关，登录界面——桌面。

关闭：“开始”菜单，“关闭系统”或者“关机”；或者是在桌面上按下“ALT+F4”打开☻1☻

第4章

Word 2003文字处理

关闭对话框。

2．3WindowsXP的基本操作

一、“开始菜单”和“任务栏”设置

鼠标的操作：单击、指向、移动、双击、右键单击、拖曳。桌面的组成：图标区域：图标和图标名称

任务栏：开始按钮、快速启动栏、窗口按钮、状态区域（输入法指示器、日期/时间图标等）

“开始”菜单：用户菜单、系统菜单、关闭系统。“开始”菜单和任务栏的设置：

任务栏 ：默认在桌面的最下面。可以拖动空白区域到桌面的任何一个边缘。还可以改变它的宽窄。在任务栏的空白区域单击鼠标右键——点击属性（总在最前、自动隐藏、时间显示、图标大小、个性化菜单）

“开始”菜单的设置：在菜单下面添加，删除程序。

二、窗口及其操作

1、窗口的组成：标题栏、菜单栏、工具栏、状态栏、编辑区、边框、“关闭”按钮、“还原”按钮、“最小化”按钮、“最大化”按钮。

2、窗口的操作：调整大小、关闭、移动、最小、最大化。

3、菜单及其操作：下拉菜单、级联菜单和弹出式菜单。

4、图标和快捷方式：

三、文件管理

文件和文件夹的选定：

（1）、选定单个文件和文件夹：用鼠标单击该文件和文件夹。

（2）、选定连续的多个文件和文件夹：按住Shift键分别单击选择区域的第一个和最后一个。

（3）、选定不连续的多个文件和文件夹：按住Ctrl键不要松开，单击要选择的文件和文件夹。

（4）、全部选定：“编辑”菜单下的“全部选定”命令。或者按Ctrl+A。（5）、反向选择：“编辑”菜单下的“反向选择”命令。

（6）、框选：在空白区域按下鼠标左键不要松开，进行拖动，拖出的虚线框包括的对象2

计算机应用基础教程

都将被选中。

文件和文件夹的创建： 文件和文件夹的打开：

（1）、直接在桌面上双击该文件的图标。（2）、右击该图标选择“打开”命令。

（3）、在“开始”——“程序”菜单下找见应用程序图标单击。

（4）、在“开始”菜单下的“动行”窗口中键入可执行文件的文件名并运行。

文件和文件夹的复制和移动：

1、复制：1）选定要复制的文件和文件夹。

2）选择“编辑”菜单下的“复制”命令 或者按Ctrl+C。3）选择目标位置。

4）选择“编辑”菜单下的“粘贴”命令或者按Ctrl+V。

5）按下Ctrl键，用鼠标单击该对象不要松开并且进行拖动一直到目标位置松开鼠标即可完成复制操作。

2、移动： 1）选定要移动的文件和文件夹。

2）选择“编辑”菜单下的“剪切”命令

或者按Ctrl+X。3）选择目标位置。

4）选择“编辑”菜单下的“粘贴”命令或者按Ctrl+V。

5）用鼠标单击该对象不要松开并且进行拖动一直到目标位置松开鼠标即可完成 移动操作。

文件和文件夹的删除：

1、选择要删除的对象。

2、选择“文件”菜单下的“删除”命令； 或者右键单击选择“删除”命令； 或者按键盘上的Delete键。

3、Shift+Delete键可以直接删除该文件。

在回收站中还原、清空文件：

☻3☻

第4章

Word 2003文字处理

1、还原文件：选择要还原的文件，右击选择“还原”命令；或者选择“文件”菜单下“还原”命令；或者选择左窗格中的“还原”命令。

2、清空文件：选择“文件”菜单下的“清空回收站”；或者左窗格中的“清空回收站”命令。

文件和文件夹的重命名：

1、选择要重命名的对象。

2、选择“文件”菜单下的“重命名”命令； 或者右键单击选择“重命名”命令； 或者两次单击该文件名进行修改。

文件和文件夹的查找：“开始”菜单下的“搜索”命令。

文件和文件夹的属性：右击该文件和文件夹，选择“属性”命令。（包括：存档、只读、隐藏等属性。）

四、控制面板（“开始”菜单下的“设置”——“控制面板”或者在“我的电脑”）

1、显示：桌面背景、屏幕保护程序、窗口外观、Web、效果、设置（显示颜色、屏幕显示区域）。

2、系统：

3、添加/删除程序

4、鼠标/键盘（输入法的设置）

5、时间日期

6、文件夹选项的设置

第三章 汉字的输入

五笔的讲解：

键名汉字：该键连击四下。（言字是连击三下）

一级简码(高频字)：一地在要工、上是中国同、和的有人我、主产不为这、民了发以经。相应键位+空格键。

二级简码：取前两个字根+空格键（按从左到右、从上到下、从外到内的规则取字根。

例：好=女+子

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计算机应用基础教程

三级简码：取前三个字根+空格键

四级简码：

1、不够四个字根的时候，有几个打几个。

2、正好是四个字根的时候，打四个字根。

3、多于四个字根的时候，取前三个字根+最后一个字根。

识别码怎么取：首先看这个字的最后一笔属于那个区域。再来看它是什么结构。每一区的第一键是左右结构的识别码键，第二键是上下结构的识别码键，第三键是杂合结构的识别码键。

词组：两字词组：取每个字的前两个字根组合。

三字词组：取前两个字的第一个字根和第三字的前两个字根。

四字词组：取每个字的第一个字根。

多字词组：取前三字和最后一字的第一字根。成字字根：先报户名+再按照它的输写笔画一一拆分。

7、添加/删除用户

第四章WORD文字处理软件

一、启动：

桌面快捷图标、文档快捷图标、开始菜单、搜索程序。

二、关闭：

标题栏上的关闭按扭、窗口控制按扭、文件菜单下的退出命令、右击任务栏上窗口图标选择关闭。

三、窗口组成：

标题栏、菜单栏、常用工具栏、格式工具栏、标尺、水平垂直滚动条、编辑区、视图按钮（页面视图、普通视图、Web视图、阅读版式视图、大纲视图）、绘图工具栏、状态栏。

四、基本操作：

1、建立文档：常用工具栏上的新建按扭、文件菜单下的新建命令（空白、模板文档）

2、保存文档：常用工具栏上的保存按扭、文件菜单下的保存或另存为命令（在保存的同时还可以给文档加密或解密）或按Ctrl+S。

3、关闭文档：文件菜单下的关闭命令、菜单栏右边的关闭窗口按扭。

4、打开文档：常用工具栏上的打开按钮、文件菜单下的打开命令或按Ctrl+O、用文件☻5☻

第4章

Word 2003文字处理

菜单下的最近打开文件的列表打开。

五、文字的输入与编辑

1、定位光标、选择输入法。

2、输入：文字、字母、数字、字符或特殊字符。

3、特殊字符的输入：插入菜单下的符号或特殊符号、软键盘的输入。

4、编辑：

(1)选定文本：鼠标拖动、shift+光标定位、在文字区域的任意位置双击选定词组、连续三击左键选定一个段落、Alt+鼠标拖动选定矩形区域、键盘上的光标键+Shift、Ctrl+A或按编辑菜单下的全选命令、Ctrl+鼠标拖动可以选择不连续的区域。(2)移动和复制：选定文本直接进行拖动或者用剪切和粘贴。选定文本按下Ctrl的同时拖动或者用复制和粘贴。用右键拖曳的方法。

(3)撤消和恢复：编辑菜单下的撤消和恢复命令、常用工具栏上的撤消和恢复按钮、按Ctrl+Z和Ctrl+Y。

(4)插入文件：插入菜单下的文件命令。

(5)文件的打印和打印预览：按文件菜单下的打印和打印预览命令或者按常用工具栏上的打印和打印预览按钮。

六、文档的格式化

1、字符格式化：格式菜单下的字体命令或者用格式工具栏。

2、段落格式化：

(1)选定所要设置段落

(2)对齐：两端对齐、居中、右对齐、分散对齐。设置对齐的三种方式：格式工具栏上的对齐按钮、格式菜单下的段落命令、格式菜单下的显示格式命令。(3)缩进：缩进的四种方式：格式工具栏上的减少/增加缩进量按钮、格式菜单下的段落命令、格式菜单下的显示格式命令、水平标尺上的缩进按钮。(4)段落间距和行间距：格式工具栏上的行间距近钮、段落对话框。

3、复制格式：用常用工具栏上的格式刷按钮。

4、特殊格式化：

(1)给文字和段落添加边框和底纹；(2)首字下沉：格式菜单下的首字下沉；

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5、查找与替换：编辑菜单下的查找/替换命令或者用Ctrl+F/Ctrl+H。

6、项目符号和编号：格式工具栏上的工具按钮、格式菜单下的项目符号和编号命令。

7、“背景”的设置：“格式”——“背景”。

七、文档的版面设计：

(1)、页面设置：页边距、纸张大小、页面行数、每行字数的设置、页眉页脚的设置（“文件”——“页面设置”）。

(2)、页码设置：“插入”——“页码”（位置、对齐方式等）(3)、页眉页脚：“视图”——“页眉/页脚”以及页眉页脚工具栏。(4)、分栏：“格式”——“分栏”（预设、栏宽相等、应用于、分隔线）。

(5)、脚注和尾注：一般用于文档的注释。脚注一般出现在页面的底端，作为当前页某一项内容的注释。尾注位于文档的末尾，用于列出参考文献。“插入”——“引用”——“脚注和尾注”。

八、图文混排：

插入图片：

插入剪切画、插入图片文件、插入扫描仪或照相机中的图片（“插入”——“图片”）。设置图片：

(1)、通过“设置图片格式”对话框进行设置（双击图片或右键单击打开图片格式对话框）；

(2)、通过“图片”工具栏设置图片格式；(3)、通过“绘图”工具栏设置图片格式；(4)、设置图片的叠放次序和图片的组合与拆分； 绘制图形：

(1)、利用菜单方式绘制自选图形（“插入”——“图片”——“自选图形”）(2)、利用“绘图”工具栏绘制自选图形（“视图”——“工具”——“绘图”）文本框：

(1)、建立文本框（“插入”——“文本框”）(2)、改变文本框的大小及位置

(3)、为文本框设置底纹及边框线（“格式”——“文本框”或者双击文本框打开“设置文本框格式”对话框。

☻7☻

第4章

Word 2003文字处理

艺术字：

(1)、插入艺术字（“插入”——“图片”——“艺术字”）(2)、修改艺术字（利用“艺术字”工具栏）

九、表格处理 创建表格：

1.用菜单命令建立表格：“表格”——“插入”——“表格”。2.使用工具栏建立表格：单击常用工具栏上的“插入表格”按扭。修改表格

1.选定操作：用鼠标选定整个表格、选定整行和整列、选定单元格；

或者用Shift+上下左右光标键选择； 或者用“表格”菜单下“选择”命令。

2.在表格中插入行与列：“表格”——“插入” 3.在表格中删除行与列：“表格”——“删除”

4.单元格的移动及复制：移动用鼠标选定直接拖动，复制是在移动的同时按下

Ctrl键。

5.合并或拆分单元格：选定两个或两个以上的单元格后选择“表格”——“合并单元格”。选定要拆分的单元格选择“表格”——“拆分单元格”。

设置表格属性

1.设置表格的行高和列宽 2.设置单元格对齐方式 3.设置表格对齐方式 设置表格边框和底纹

选定表格后单击“格式”——“边框和底纹”或者单击“表格”——“表格属性” 文本与表格的转换

1.将表格转换成文本：选定表格单击“表格”-“转换”-“表格转换成文字” 2.将文本转换成表格：选定文本单击“表格”-“转换”-“文字转换成表格” 表格的计算与排序

“表格”——“公式”和“表格”——“排序”。

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计算机应用基础教程

表格的综合设置

设置斜线表头：“表格”——“绘制斜线表头”； 自动套用格式：“表格”——“表格自动套用格式”。

第五章Excel 2003电子表格

一、启动：

桌面快捷图标、文档快捷图标、开始菜单、搜索程序。

二、关闭：

标题栏上的关闭按扭、窗口控制按扭、文件菜单下的退出命令、右击任务栏上窗口图标选择关闭。

三、窗口组成：

标题栏、菜单栏、工具栏、编辑栏、工作表区、水平垂直滚动条、工作表按钮图标、绘图工具栏、状态栏。

四、工作簿、工作表、单元格的关系：

一个工作簿可以包括1~255个工作表，一个工作表包括65536行×256列个单元格。单元格是Excel的最小组成单位。

五、工作簿的操作：

1.建立工作簿：常用工具栏上的新建按扭、文件菜单下的新建命令

2.保存工作簿：常用工具栏上的保存按扭、文件菜单下的保存或另存为命令（在保存的同时还可以给文档加密或解密）或按Ctrl+S。

3.关闭工作簿：文件菜单下的关闭命令、菜单栏右边的关闭窗口按扭。

4.打开工作簿：常用工具栏上的打开按钮、文件菜单下的打开命令或按Ctrl+O、用文件菜单下的最近打开文件的列表打开。

六、工作表的操作：

1.工作表的选择：

选定单个工作表（用鼠标单击该工作表的标签即可）； 选定多张工作表：

选定相邻的工作表，按住Shift键不松，单击需要选择工作表的第一个和最后一个即可； 选定不相邻的工作表，按住Ctrl键不松，单击要选择的工作表即可；

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第4章

Word 2003文字处理

选定全部工作表，在任意一个工作表标签上右击，在弹出的菜单中选择“选定全部工作表”即可。

2.工作表的重命名：“格式”—“工作表”—“重命名”。3.删除工作表：“编辑”—“删除工作表”。4.插入新的工作表：“插入”—“工作表”。

5.移动和复制工作表：“编辑”—“移动或复制工作表”。

6.工作表的隐藏与恢复：“格式”—“工作表”—“隐藏”/“取消隐藏”。

七、工作表的编辑：

在工作表中可能输入两种形式的数据，一种是常量（数值或文字），另一种是公式。1.向单元格中输入数据：指针移动方向、输入文字、输入数字。2.向单元格中输入序列：自动填充、菜单填充、自定义序列

3.编辑单元格中的数据：双击所要修改的单元格，使单元格处于编辑状态。

4.移动、复制单元格的数据：直接用鼠标左键单击并拖动。加Ctrl键的同时拖动完成复制

5.插入、删除行、列和单元格：

插入行、列和单元格：选择插入位置，再选择“插入”菜单下的“行”、“列”、“单元格”。删除行、列和单元格：选择要删除的行、列或单元格，单击“编辑”菜单下的“删除”命令，会弹出“删除”对话框。

八、工作表的格式化：

1、单元格的合并与拆分：

合并：

 选定要合并的单元格区域，在工具栏上单击“合并及居中”按钮；

 单击“格式”—“单元格”打开“单元格格式”对话框，选择“对齐”选项卡选择

“合并单元格”复选框，单击“确定”按钮。拆分：

 选定合并过的单元格，在格式工具栏上单击“合并及居中”按钮  在“单元格格式”对话框中取消选择“合并单元格”复选框。

2、文本格式设置

 设置字体、字号、字形：用格式工具栏或者单击“格式”—“单元格”命令。

 设置文本颜色：在格式工具栏中选择字体颜色下拉按钮。

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计算机应用基础教程

3、数字格式设置

 使用工具栏设置数字格式：格式工具栏。

 使用菜单命令设置数字格式：“格式”—“单元格”  用户自定义数字格式：“格式”—“单元格”。‘#’只显示有意义的数字； ‘0’显示数字；

‘？’为无意义的零在小数点两边添加空格，以使小数点对齐； ‘，’千位分隔符或者将数字以千倍显示。

4、行高和列宽的调整

 使用鼠标改变行高：把鼠标移到行号的分隔符上拖动即可。 精确改变行高：选择改变的行，再单击“格式”—“行”—“行高”  使用鼠标改变列宽：把鼠标移到列号的分隔符上拖动即可。

 精确改变列宽：选择改变的列，再单击“格式”—“列”—“列宽”

5、单元格中日期和时间的格式化

6、单元格中的数据对齐方式

 水平对齐：在格式工具栏上有（左对齐、右对齐、居中、合并及居中）；  垂直对齐：选择需要对齐的对象，单击“格式”—“单元格”。 文本缩进：“单元格格式”对话框中的“对齐”标签下的“缩进”。 文本旋转：“单元格格式”对话框中的“对齐”标签下的“方向”。 其它格式：自动换行、缩小字体填充、合并单元格、文字方向。

7、边框和底纹的设置

 设置边框：“格式”—“单元格”—“边框”  设置底纹：“格式”—“单元格”—“图案”

8、运用条件格式：

“格式”—“条件格式”。

9、自动套用格式：

“格式”—“自动套用格式”。

10、在工作表中插入对象

 绘制图形对象：利用“绘图”工具栏绘制图形、利用“自选图形”菜单绘制图形、☻11☻

第4章

Word 2003文字处理

图形的对齐或分布。

 插入图形对象：插入艺术字、插入剪贴画、插入图片、插入文本框。

九、在工作表中使用公式和函数

1、公式和函数的使用： 1)使用公式：  公式的运算符：

算术运算符：+（加）、-（减）、*（乘）、/（除）、%（百分号）、^（乘方运算）。

比较运算符：=（等号）、<（小于号）、>（大于号）、>=（大于等于）、<=（小于等于）、<>（不等于）。文本运算符：&（连接文本）。

引用运算符：：（冒号是区域运算符）、，（联合运算符）、空格（交叉运算符）。 输入公式：

输入公式类似输入文字型数据，不同的是在输入公式的时候总是以“=”号作为开始，是单元格中显示的是公式计算的结果。2)函数的使用

2、单元格的引用：     相对地址引用：列标加行标（例如：A5、B6等）绝对地址引用：$号加单元格名称（例：$A$5等）。混合地址引用：即有相对地址又有绝对地址。

三维地址引用：工作表名！单元格地址（例：Sheet1!a4等）。

十、Excel图表

1、创建图表：“插入”—“图表”

2、修饰图表外观：

 设置图表区格式：右击图表区；  设置标题格式：右击标题；  设置图例格式：右击图例区；  设置坐标轴格式：右击坐标轴；  设置网格线：右击网格线；

12

计算机应用基础教程

 设置绘图区格式：右击绘图区；

3、在图表中添加数据

 使用拖曳方式向图表中添加数据；  利用颜色标记区域向图表中添加数据；

 利用复制粘贴命令向图表中添加数据；利用“添加数据”命令向图表中添加数据；

十一、数据清单的管理

1、创建数据清单：“数据”菜单—“记录单”命令。

2、利用记录单编辑数据

3、数据排序：“数据”—“排序”

4、数据筛选：“数据”—“筛选”

5、数据分类汇总：“数据”—“分类汇总”，在分类汇总之前必须先排序。

6、创建数据透视表

十二、打印工作表

1、页面设置

2、分页符的应用

3、打印预览

4、打印

第六章PowerPoint演示文稿

一、PowerPoint启动与退出：

与Word和Exel的启动退出方法一样。

二、PowerPoint的窗口组成：

标题栏、菜单栏、标尺、幻灯片区域、视图区域、备注区域、水平垂直滚动条、状态栏

三、PowerPoint视图分类：

大纲视图、幻灯片视图、普通视图、浏览视图、放映视图。

四、演示文稿的制作：

1.创建演示文稿： 2.用向导创建演示文稿； 3.用设计模板创建演示文稿； 4.创建空演示文稿；

☻13☻

第4章

Word 2003文字处理

5.插入演示文稿（或其它文稿中的幻灯片）；

五、幻灯片的编辑：

1.插入新的幻灯片：“插入”—“新幻灯片”或者单击格式工具栏上的新幻灯片按钮。2.复制幻灯片：“复制”—“粘贴”或者Ctrl+鼠标拖动（浏览视图下）3.删除幻灯片：用Delete键或“编辑”菜单下的“清除”命令。4.移动幻灯片：“剪切”—“粘贴”或者鼠标拖动（浏览视图下）

六、文本编辑：

1.在文本框（占位符）内输入文字、字符等。2.在自选图形中输入文字、字符等。

3.对文本格式化：文字格式化（“格式”—“字体”、段落格式化（“行距”、对齐方式等）。或者用“格式工具栏”上的按钮。4.插入图片：“插入”菜单下的“图片”命令。

5.插入图表：“插入”菜单下的“图表”命令或者用“复制”—“粘贴”命令把其它软件创建的图表复制过来。

6.插入表格：“插入”菜单下的“表格”命令

14

第二篇：办公自动化技术教案

21世纪高等院校规划教材 办公自动化实用技术

第 1 章

办公自动化的基础知识

【本章内容介绍】



本章首先指出了办公自动化的基本概念、发展状况、未来发展趋势、我国办公自动化的发展过程和整体现状；然后介绍了办公信息系统的含义、构成、功能以及安全和保密对策；最后，说明了办公信息系统的类型，并以某省政府办公信息系统和某智能大厦办公信息系统作为实例，分别说明了政府办公信息系统和企业办公信息系统的基本知识。【本章主要知识点】



办公自动化的含义

       

办公自动化的层次

办公自动化的模式

办公自动化的发展过程

办公自动化的发展趋势

我国办公自动化发展概况

办公信息系统的组成与功能

办公信息系统的安全与保密

办公信息系统的类型和应用实例 【本章重点难点】  重点

 办公自动化的基本概念

 国内外办公自动化的发展情况  办公信息系统的组成与功能  办公信息系统的安全与保密



难点



办公自动化的发展趋势



办公信息系统的安全与保密措施

1.1 办公自动化的基本概念

1.1.1 概念

– 办公自动化（Office Automation, 简称OA）作为一个术语是由美国通过汽车公司D.S.哈特于1936年首次提出。

– 20世纪70年代美国麻省理工学院教授M.C.Zisman为办公自动化下了一个较为完整的定义：―办公自动化就是将计算机技术、通信技术、系统科学及行为科学应用于传统的数据处理难以处理的数量庞大且结构不明确的、包括非数值型信息的办公事务处理的一项综合技术。‖

1985年，我国第一次OA规划讨论会给出的定义

– 办公自动化（Office Automation, 简称OA）是指办公人员利用先进的科学技术，不断使人的办公业务活动物化于人以外的各种设备中，并由这些设备与办公室人员构成服务于某种目标的人——机信息处理系统，以达到提高工作质量、工作效率的目的。

1.1.2 层次: 办公自动化分为三个层次 – 事务处理型

最基本的应用，包括文字处理、个人日程安排、行文办理、函件处理、文档资料管理、编辑排版、电子报表、人事管理、工资管理，以及其它事务处理。

– 管理控制型

包含事务处理型。该层次的OA主要是MIS，它利用各业务管理环节提供的基础数据，提炼出有用的管理信息，把握业务进程，降低经营风险，提高经营效率。– 辅助决策型

最上层的应用，它以事务处理型和管理控制型办公系统的大量数据为基础，同时又以其自有的决策模型为支持。该层次的OA主要是决策支持系统

1.1.3 办公自动化的模式

 个人办公自动化

 个人办公自动化主要指支持个人办公的计算机应用技术，这些技术包括文字处理、数据处理、电子报表处理以及图像图像处理技术等内容。它一般通过使用通用的桌面办公软件如Microsoft Office、WPS

Office等实现，在单人单机使用时非常有效。

 群体办公自动化

 群体办公自动化是支持群体间动态办公的综合自动化系统，为区别传统意义上的办公自动化系统，特指针对越来越频繁出现的跨单位、跨专业和超地理界限的信息交流和业务交汇的协同化自动办公的技术和系统。它有两个特征，网络化和智能化。

1.1.4

办公自动化的意义

1.实现办公活动的高效率、高质量

2.实现办公信息处理的大容量、高速度 3.实现办公活动的智能化

1.2 办公自动化的发展现状与未来趋势

1.2.1 起源

– 20世纪60年代初，美国IBM公司研制出一种打字机,最先将电脑系统引入办公室。

相关知识: – 美国GE(通用电器)公司最早使用计算机进行工资计算,开始了计算机数据处理.– 我国70年代末长春―一汽‖最早使用计算机开始进行数据处理工作.1.2.2.现代办公技术设备的发展演变

办公自动化技术设备的使用经历了单机、局部网络、大规模计算机网络、世界性计算机网络四个阶段。

– 1975年以前为办公自动化的第一阶段，设备以单机为中心。

 20世纪70年代后期到80年代初期为第二阶段，设备使用在单机应用的基础上，以单位为中心向单位内联机发展，建立起电脑局部网络系统（简称局部网络）。

 20世纪80年代后期到90年代中期为第三阶段，设备使用由电脑局部网络向跨单位、跨地区联机系统发展的阶段。

 20世纪90年代中期至今为第四阶段，是“全面实现办公自动化”的阶段。

1.2.3 办公自动化的发展趋势

办公自动化未来发展将体现以下几个特点：

– 办公环境网络化 – 办公操作无纸化 – 办公服务无人化 – 办公设备移动化 – 办公思想协同化 – 办公信息多媒体化 – 办公管理知识化

1.2.4 我国OA发展过程及其整体现状

 我国OA发展过程

 我国的办公自动化从20世纪80年代初进入启蒙阶段 , 80年代中期，制定了办公自动化的发展目标及远景规划。

 20世纪80年代末，我国开始大力发展办公自动化，到现在已经有十几年的历史。这个阶段我国建立了一批能体现国家实力的国家级OA系统. 20世纪90年代中期后，随着网络技术(如100M以太网)、群件系统(特别Microsoft Exchange Server和Louts Notes)、数据库技术(成熟的关系数据库管理系统)和各种面向对象开发工具(如Microsoft Visual Studio)等技术和产品日渐成熟而被广泛应用，同时由于国内经济的飞速发展引发市场竞争的逐渐激烈，以及政府管理职能的扩大和优化，这一切导致政府和企业对办公自动化产品的需求快速增长。这时，办公自动化开始进入一个快速的发展阶段。



 整体现状

我国办公自动化发展已经经历了三个阶段，各个单位办公自动化程度有所不同，大致可以分为四种情况:  

起步较慢，还停留在使用没有联网的计算机，使用MS Office系列、WPS系列应用软件以提高个人办公效率。已经建立了自己的Intranet网络，但没有好的应用系统支持协同工作，仍然是个人办公。网络处在闲置状态，单位的投资没有产生应有的效益。

已经建立了自己的Intranet网络，单位内部员工通过电子邮件交流信息，实现了有限的协同工作，但产生的效益不明显。  已经建立了自己的Intranet网络；使用经二次开发的通用办公自动化系统；能较好地支持信息共享和协同工作，与外界联系的信息渠道畅通；通过Internet发布、宣传单位的有关情况；Intranet网已经对单位的管理产生了明显的效益。现在正着手开发或已经在使用针对业务定制的综合办公自动化系统，实现科学的管理和决策，增强单位的竞争能力，使企业不断发展壮大。

1.3 办公信息系统的组成与功能

1.3.1 办公信息系统的含义

办公信息系统是以计算机科学、信息科学、地理空间科学、行为科学和网络通信技术等现代科学技术为支撑，以提高专项和综合业务管理水平和辅助决策效果为目的的综合性人——机信息系统。

1.3.2 办公信息系统的构成要素

 办公信息系统的构成要素牵涉人员、业务、机构、制度、设备、环境等多个方面，其中最主要的有四个，分别是  办公人员  办公信息  办公流程  办公设备

1.3.3 办公信息系统的主要功能 1．办公信息系统的基本功能

（1）公文管理

（2）会议管理

（3）部门事务处理

（4）个人办公管理

（5）领导日程管理

（6）文档资料管理

（7）人员权限管理

（8）业务信息管理

2．集成办公环境下办公信息系统的功能

具体来说，一个完整的办公信息系统应该实现下面7个方面的功能。（1）建立内部通信平台（2）建立信息发布平台（3）实现工作流程自动化（4）实现文档管理自动化（5）实现辅助办公自动化（6）促进业务信息集成（7）实现分布式办公

1.4 办公自动化系统的安全与保密

加强系统安全与保密工作的必要性和重要性:

• 办公自动化系统中输入、处理、输出的是政府部门、企事业单位的有用信息，都有非常重要的经济和实用价值以及一定程度的保密性要求。所以，加强其安全性，保证其内容的保密性就显得非常重要。特别是在现在开放式的网络办公环境下，系统很容易遭到非法人员、黑客和病毒的入侵，传输的数据也可能被截取、篡改、删除。因此，加强系统安全与保密显得非常重要。

 影响办公自动化系统安全与保密因素分析



安全保密因素: 

人为原因



自然原因



计算机病毒



其它原因



系统安全的标志



能防止对信息的非法窃取；



预防泄露和毁坏事件的发生；



在毁坏后的更正以及恢复正常工作的能力较强，所需时间较短；



安全保密系统符合经济要求；



安全保密系统符合使用方便性要求。

 数据保密的基本要求:

 数据隐蔽：避免数据被非授权人截获或窃取；

 数据完整：根据通信期间数据的完整与否，检验数据是否被伪造和篡改；  发送方鉴别：证明发送方的身份以防止冒名顶替；

 防发送方否认：在保证数据完整性有发送方身份的前提下，防止发送方事后不承认发送过此文件。

 加强系统安全和保密的对策

 加强系统安全和保密的常用措施有：

 行政措施

行政法规、规章制度 社会允许的各种方式

 法律措施

针对计算机犯罪的打击、制裁手段

 软件保护措施

采用软件技术辨别、控制用户和对信息加密

 物理保护措施

对场地环境和软硬件设备及存储介质等保护

 保证办公自动化系统安全的对策：

 安全监视技术

用户登记

设置权限

存取控制

工作日志  ―防火墙‖技术

 自适应安全管理件  终端识别

 计算机安全加权

 加强系统数据保密的常用对策有： • 用户认证技术

• 利用用户专有信息: 口令

密码

通行字 • 利用用户专有用品: 钥匙

IC卡

磁卡

• 利用保密算法 :

加密函数

动态口令 • 利用用户的生理特征: 指纹

声音

视网膜 • 计算机数据加密技术

• 明文通过算法变为密文,密文到达对方通过解密算法再度变为明文

―双钥‖-----共钥

密钥 • 数字签字技术

• 利用数字签名技术能够实现在网上传输的文件具有以下身份保证，接收者能够核实发送者对报文的签名：发送者事后不能抵赖对报文的签名；接收者不能伪造对报文的签名

 一般单位采用的系统安全保密对策方案

（1）直接利用操作系统、数据库、电子邮件以及应用系统提供的安全控制机制，对用户的权限进行控制和管理；

（2）在网络内的桌面工作站上安装防病毒软件，加强病毒防范；

（3）在Intranet与Internet的连接处加装防火墙和隔离设备；

（4）对重要信息的传输采用加密技术和数字签名技术。

1.5 办公信息系统的类型及其实例 1.5.1 办公信息系统的常见类型 ．政府型办公信息系统．事业型办公信息系统．企业型办公信息系统．经营型办公信息系统．专业型办公信息系统．案例型办公信息系统 ．控制中心型办公信息系统．事务型办公信息系统

1.5.2 ××省政府OIS的应用实例 1.5.3 ××智能大厦OIS的应用实例  智能大厦俗称3A大厦，3A包括BAS(Building Automation System，楼宇自动化)，OAS(Office Automation System，办公自动化)，CAS(Communication Automation System，通信自动化)

 也有人将 BAS中的FAS(Fire Automation System，消防自动化)和 SAS(Safety Automation System，保安自动化)分离出来，将它们作为一个独立的系统，称之为5A大厦。

小 结

 办公自动化是指办公人员利用先进的科学技术，不断使人的办公业务活动物化于人以外的各种设备中，并由这些设备与办公人员构成服务于某种目标的人—机信息处理系统，以达到提高工作质量、工作效率的目的；它可分为三个层次：事务处理型、管理控制型、辅助决策型。与办公活动相对应，当前办公自动化的运行有两种模式：个人办公和群体办公。

 20世纪60年代初，美国最先将电脑系统引入办公室。之后，办公自动化的发展过程在技术设备的使用上经历了单机、局部网络、一体化、全面实现办公自动化四个阶段。其未来发展将体现以下特点：办公环境网络化、办公操作无纸化、办公服务无人化、办公业务集成化、办公设备移动化、办公思想协同化、办公信息多媒体化、办公管理知识化以及办公系统智能化。我国办公自动化发展经历了三个阶段，因种种原因，各个单位办公程度有所不同。

小

结（续）习

题

一、简答

1．什么是办公自动化？它包括哪些层次？ 2．办公自动化的未来发展将体现哪些特点？ 3．什么是办公信息系统？它由哪些要素组成？ 4．一个完整的办公信息系统应该具有哪些功能？

5．为什么必须加强办公信息系统安全和保密管理？常用的对策措施有哪些？ 21世纪高等院校规划教材 办公自动化实用技术 第 章

办公自动化的基础知识 【本章内容介绍】



本章首先指出了办公自动化的基本概念、发展状况、未来发展趋势、我国办公自动化的发展过程和整体现状；然后介绍了办公信息系统的含义、构成、功能以及安全和保密对策；最后，说明了办公信息系统的类型，并以某省政府办公信息系统和某智能大厦办公信息系统作为实例，分别说明了政府办公信息系统和企业办公信息系统的基本知识。【本章主要知识点】 

办公自动化的含义



办公自动化的层次 

办公自动化的模式



办公自动化的发展过程 

办公自动化的发展趋势 

我国办公自动化发展概况 

办公信息系统的组成与功能



办公信息系统的安全与保密



办公信息系统的类型和应用实例

【本章重点难点】

重点

办公自动化的基本概念

国内外办公自动化的发展情况 办公信息系统的组成与功能 办公信息系统的安全与保密

难点

办公自动化的发展趋势

办公信息系统的安全与保密措施

1.1 办公自动化的基本概念 1.1.1 概念

–办公自动化（Office Automation, 简称OA）作为一个术语是由美国通过汽车公司D.S.哈特于1936年首次提出。

–20世纪70年代美国麻省理工学院教授M.C.Zisman为办公自动化下了一个较为完整的定义：―办公自动化就是将计算机技术、通信技术、系统科学及行为科学应用于传统的数据处理难以处理的数量庞大且结构不明确的、包括非数值型信息的办公事务处理的一项综合技术。‖

1985年，我国第一次OA规划讨论会给出的定义

–办公自动化（Office Automation, 简称OA）是指办公人员利用先进的科学技术，不断使人的办公业务活动物化于人以外的各种设备中，并由这些设备与办公室人员构成服务于某种目标的人——机信息处理系统，以达到提高工作质量、工作效率的目的。

1.1.2 层次: 办公自动化分为三个层次 –事务处理型

最基本的应用，包括文字处理、个人日程安排、行文办理、函件处理、文档资料管理、编辑排版、电子报表、人事管理、工资管理，以及其它事务处理。

–管理控制型

包含事务处理型。该层次的OA主要是MIS，它利用各业务管理环节提供的基础数据，提炼出有用的管理信息，把握业务进程，降低经营风险，提高经营效率。–辅助决策型

最上层的应用，它以事务处理型和管理控制型办公系统的大量数据为基础，同时又以其自有的决策模型为支持。该层次的OA主要是决策支持系统

1.1.3 办公自动化的模式

个人办公自动化

个人办公自动化主要指支持个人办公的计算机应用技术，这些技术包括文字处理、数据处理、电子报表处理以及图像图像处理技术等内容。它一般通过使用通用的桌面办公软件如Microsoft Office、WPS

Office等实现，在单人单机使用时非常有效。群体办公自动化

群体办公自动化是支持群体间动态办公的综合自动化系统，为区别传统意义上的办公自动化系统，特指针对越来越频繁出现的跨单位、跨专业和超地理界限的信息交流和业务交汇的协同化自动办公的技术和系统。它有两个特征，网络化和智能化。1.1.4

办公自动化的意义

1.实现办公活动的高效率、高质量

2.实现办公信息处理的大容量、高速度 3.实现办公活动的智能化

1.2 办公自动化的发展现状与未来趋势

1.2.1 起源

–20世纪60年代初，美国IBM公司研制出一种打字机,最先将电脑系统引入办公室。

相关知识: –美国GE(通用电器)公司最早使用计算机进行工资计算,开始了计算机数据处理.–我国70年代末长春―一汽‖最早使用计算机开始进行数据处理工作.1.2.2.现代办公技术设备的发展演变

办公自动化技术设备的使用经历了单机、局部网络、大规模计算机网络、世界性计算机网络四个阶段。

–1975年以前为办公自动化的第一阶段，设备以单机为中心。

20世纪70年代后期到80年代初期为第二阶段，设备使用在单机应用的基础上，以单位为中心向单位内联机发展，建立起电脑局部网络系统（简称局部网络）。

20世纪80年代后期到90年代中期为第三阶段，设备使用由电脑局部网络向跨单位、跨地区联机系统发展的阶段。

20世纪90年代中期至今为第四阶段，是“全面实现办公自动化”的阶段。

1.2.3 办公自动化的发展趋势

办公自动化未来发展将体现以下几个特点： –办公环境网络化 –办公操作无纸化 –办公服务无人化 –办公设备移动化 –办公思想协同化 –办公信息多媒体化 –办公管理知识化

1.2.4 我国OA发展过程及其整体现状 我国OA发展过程

我国的办公自动化从20世纪80年代初进入启蒙阶段 , 80年代中期，制定了办公自动化的发展目标及远景规划。

20世纪80年代末，我国开始大力发展办公自动化，到现在已经有十几年的历史。这个阶段我国建立了一批能体现国家实力的国家级OA系统.20世纪90年代中期后，随着网络技术(如100M以太网)、群件系统(特别Microsoft Exchange Server和Louts Notes)、数据库技术(成熟的关系数据库管理系统)和各种面向对象开发工具(如Microsoft Visual Studio)等技术和产品日渐成熟而被广泛应用，同时由于国内经济的飞速发展引发市场竞争的逐渐激烈，以及政府管理职能的扩大和优化，这一切导致政府和企业对办公自动化产品的需求快速增长。这时，办公自动化开始进入一个快速的发展阶段。

整体现状

我国办公自动化发展已经经历了三个阶段，各个单位办公自动化程度有所不同，大致可以分为四种情况:

起步较慢，还停留在使用没有联网的计算机，使用MS Office系列、WPS系列应用软件以提高个人办公效率。

已经建立了自己的Intranet网络，但没有好的应用系统支持协同工作，仍然是个人办公。网络处在闲置状态，单位的投资没有产生应有的效益。

已经建立了自己的Intranet网络，单位内部员工通过电子邮件交流信息，实现了有限的协同工作，但产生的效益不明显。

已经建立了自己的Intranet网络；使用经二次开发的通用办公自动化系统；能较好地支持信息共享和协同工作，与外界联系的信息渠道畅通；通过Internet发布、宣传单位的有关情况；Intranet网已经对单位的管理产生了明显的效益。现在正着手开发或已经在使用针对业务定制的综合办公自动化系统，实现科学的管理和决策，增强单位的竞争能力，使企业不断发展壮大。

1.3 办公信息系统的组成与功能 1.3.1 办公信息系统的含义

办公信息系统是以计算机科学、信息科学、地理空间科学、行为科学和网络通信技术等现代科学技术为支撑，以提高专项和综合业务管理水平和辅助决策效果为目的的综合性人——机信息系统。

1.3.2 办公信息系统的构成要素

办公信息系统的构成要素牵涉人员、业务、机构、制度、设备、环境等多个方面，其中最主要的有四个，分别是

办公人员 办公信息 办公流程 办公设备

1.3.3 办公信息系统的主要功能 1．办公信息系统的基本功能（1）公文管理（2）会议管理

（3）部门事务处理（4）个人办公管理（5）领导日程管理（6）文档资料管理（7）人员权限管理（8）业务信息管理

2．集成办公环境下办公信息系统的功能

具体来说，一个完整的办公信息系统应该实现下面7个方面的功能。（1）建立内部通信平台（2）建立信息发布平台（3）实现工作流程自动化（4）实现文档管理自动化（5）实现辅助办公自动化（6）促进业务信息集成（7）实现分布式办公

1.4 办公自动化系统的安全与保密

加强系统安全与保密工作的必要性和重要性:

•办公自动化系统中输入、处理、输出的是政府部门、企事业单位的有用信息，都有非常重要的经济和实用价值以及一定程度的保密性要求。所以，加强其安全性，保证其内容的保密性就显得非常重要。特别是在现在开放式的网络办公环境下，系统很容易遭到非法人员、黑客和病毒的入侵，传输的数据也可能被截取、篡改、删除。因此，加强系统安全与保密显得非常重要。

影响办公自动化系统安全与保密因素分析 安全保密因素: 人为原因 自然原因 计算机病毒 其它原因

系统安全的标志

能防止对信息的非法窃取； 预防泄露和毁坏事件的发生；

在毁坏后的更正以及恢复正常工作的能力较强，所需时间较短； 安全保密系统符合经济要求；

安全保密系统符合使用方便性要求。

数据保密的基本要求:

数据隐蔽：避免数据被非授权人截获或窃取；

数据完整：根据通信期间数据的完整与否，检验数据是否被伪造和篡改； 发送方鉴别：证明发送方的身份以防止冒名顶替；

防发送方否认：在保证数据完整性有发送方身份的前提下，防止发送方事后不承认发送过此文件。

加强系统安全和保密的对策

行政措施 加强系统安全和保密的常用措施有：

行政法规、规章制度 社会允许的各种方式

法律措施

针对计算机犯罪的打击、制裁手段

软件保护措施

采用软件技术辨别、控制用户和对信息加密

物理保护措施

对场地环境和软硬件设备及存储介质等保护

保证办公自动化系统安全的对策：

安全监视技术

用户登记

设置权限

存取控制

工作日志 ―防火墙‖技术

自适应安全管理件

终端识别

计算机安全加权

加强系统数据保密的常用对策有：

•用户认证技术

•利用用户专有信息: 口令

密码

通行字

•利用用户专有用品: 钥匙

IC卡

磁卡

•利用保密算法 :

加密函数

动态口令 •利用用户的生理特征: 指纹

声音

视网膜 •计算机数据加密技术

•明文通过算法变为密文,密文到达对方通过解密算法再度变为明文

―双钥‖-----共钥

密钥 •数字签字技术

•利用数字签名技术能够实现在网上传输的文件具有以下身份保证，接收者能够核实发送者对报文的签名：发送者事后不能抵赖对报文的签名；接收者不能伪造对报文的签名

一般单位采用的系统安全保密对策方案

（1）直接利用操作系统、数据库、电子邮件以及应用系统提供的安全控制机制，对用户的权限进行控制和管理；（2）在网络内的桌面工作站上安装防病毒软件，加强病毒防范；

（3）在Intranet与Internet的连接处加装防火墙和隔离设备；

（4）对重要信息的传输采用加密技术和数字签名技术。

1.5 办公信息系统的类型及其实例 1.5.1 办公信息系统的常见类型 1．政府型办公信息系统 2．事业型办公信息系统 3．企业型办公信息系统 4．经营型办公信息系统 5．专业型办公信息系统 6．案例型办公信息系统

7．控制中心型办公信息系统 8．事务型办公信息系统

1.5.2 ××省政府OIS的应用实例 1.5.3 ××智能大厦OIS的应用实例

智能大厦俗称3A大厦，3A包括BAS(Building Automation System，楼宇自动化)，OAS(Office Automation System，办公自动化)，CAS(Communication Automation System，通信自动化)

也有人将 BAS中的FAS(Fire Automation System，消防自动化)和 SAS(Safety Automation System，保安自动化)分离出来，将它们作为一个独立的系统，称之为5A大厦。小

结

办公自动化是指办公人员利用先进的科学技术，不断使人的办公业务活动物化于人以外的各种设备中，并由这些设备与办公人员构成服务于某种目标的人—机信息处理系统，以达到提高工作质量、工作效率的目的；它可分为三个层次：事务处理型、管理控制型、辅助决策型。与办公活动相对应，当前办公自动化的运行有两种模式：个人办公和群体办公。

20世纪60年代初，美国最先将电脑系统引入办公室。之后，办公自动化的发展过程在技术设备的使用上经历了单机、局部网络、一体化、全面实现办公自动化四个阶段。其未来发展将体现以下特点：办公环境网络化、办公操作无纸化、办公服务无人化、办公业务集成化、办公设备移动化、办公思想协同化、办公信息多媒体化、办公管理知识化以及办公系统智能化。我国办公自动化发展经历了三个阶段，因种种原因，各个单位办公程度有所不同。小

结（续）习

题

一、简答

1．什么是办公自动化？它包括哪些层次？ 2．办公自动化的未来发展将体现哪些特点？ 3．什么是办公信息系统？它由哪些要素组成？ 4．一个完整的办公信息系统应该具有哪些功能？

5．为什么必须加强办公信息系统安全和保密管理？常用的对策措施有哪些？

第 3 章

办公中的文字和表格处理

【本章内容介绍】

 本章介绍了办公中文字和表格处理的基本知识



通过一个简单、实用的― 招录公务员通知‖ 文档为例，讲解了从文本录入、内容编辑、格式排版、页面设置一直到打印操作、网上发布的文档处理过程



以制作― 通知‖ 公文为例介绍了公文向导制作公文的方法，并介绍了公文处理的基本规范



以制作 ― 报考简章‖ 为例，介绍了复杂文档制作的相关知识



通过制作招录职位表、报名登记表讲解了办公中各种表格的制作方法。

【本章主要知识点】

        文档的录入、编辑和排版 文档的页面设置与打印操作 利用向导制作办公公文 大纲视图的使用 多级标题符号的设置 样式的设置与使用 规则文字表格的制作 复杂文字表格的制作  利用Excel制作表格

3.1

文字处理工作概述

3.1.1 文字处理及其文字处理软件

下图描述了办公中计算机文字处理的基本工作过程。

文字处理软件的主要功能

1．文件存储 2．内容编辑 3．简单排版 4．输入校验 5．输出

6．提供输入／输出接口 7．对象的嵌入与链接

3.1.2 文字处理软件的操作流程

3.2 本章实例效果说明1 3.2 本章实例效果说明2 3.2 本章实例效果说明3 3.2 本章实例效果说明4 3.2 本章实例效果说明5 3.2 本章实例效果说明6 3.3

利用一般文档处理流程制作“招录通知” 3.3.1 启动Word并作相关设置 1．启动Word软件 2．工具栏的设置（1）工具栏简介

（2）将并列的―常用‖工具栏与―格式‖工具栏分开（3）工具栏的显示或隐藏 3.3.2 文字和符号的录入

1．选择汉字输入方法 2．文本内容的输入 3．特殊符号的录入

4．文档录入后的联机校对

3.3.3 文档内容的编辑和保存

1．光标定位 2．选定文本

（1）选择内容较少并且不是整段的选取（2）选择内容多但不是全文时的选取（3）使用看不见的选择栏（4）利用快捷键操作选取（5）文档内容的扩展选取（6）选定的简化

3.3.3 文档内容的编辑和保存

3．修改文本技巧

4．复制、移动、删除文本（1）利用快捷键（2）菜单方法

（3）工具栏按钮方法（4）鼠标拖动方法 5．―选择性‖粘贴的作用 6．撤消和恢复操作

3.3.4 字体与段落格式排版 3.3.5 文档的页面设置 1．设置纸张大小和方向 2． 调整页边距 3．设置页眉、页脚不同以及垂直对齐方式 4．确定每页中的行数和每行的字符数 3.3.6 打印效果的预览 3.3.7 文档的打印输出 1．打印操作的基本步骤 2．打印操作的其他方式（1）文档的快速打印

（2）一次连续打印多篇文档

（3）―打印‖对话框中其他常用项目设置 3．文档打印操作时的相关问题

（1）打印功能选项和设置打印机属性设置（2）暂停和终止打印

3.3.8 文档的网上发布

3.4

办公文字处理规范及其公文向导应用

3.4.1 办公室文字处理的基本规范

1．公文种类 2．公文格式 3．公文用纸 4．公文用字 5．公文书写

3.4.2 利用公文向导制作招录通知正文 3.5

制作―报考简章‖复杂文档

3.5.3

复杂文档的文字快速录入技巧

1．借助外部设备 2．自己定义新词 3．利用自动图文集 4．善于使用自动更正 5．巧妙利用替换功能

6．掌握一些汉字输入方法的使用技巧 3.5.4 编号和项目符号的设置 3.5.5 样式的应用与管理 1．样式的基本知识 2．直接套用样式 3．新建样式

4．使用自己新建的样式 5．修改样式 6．样式的管理

3.6

电子表格处理概述

电子表格制作软件选取

1．规则的文字表格用Word中的―插入表格‖方法或者直接利用Excel填表完成。2．单元格悬殊的复杂文字表格，利用Word的―绘制表格‖方法制作。

3．形状虽然很不规则，但可明显看出大的单元格是由小的单元格组合而成，适宜于用Excel制作，大的单元格可通过选取单元格区域，然后―合并居中‖来实现。

4．包含大量数字并且需要进行公式、函数运算的表格最好使用Excel制作。

5．数据统计报表和数据库表格适合使用Excel制作，其中利用Excel制作数据库表格并进行数据处理将在下一章进行详细介绍。3.6.2 电子表格的常用术语和通用操作

3.7 利用WORD的插入表格法制作规则的录用职位表 3.8

利用WORD的绘制表格法制作稍复杂的报名登记表 1．制作表格标题 2．绘制表格

3．合并与拆分单元格 4．调整表格的整体形状 5．表格中文字的编排

6．设置表格外框线的粗线效果 3.9

利用EXCEL制作报名汇总表

小 结

 在办公事务中，文字和表格处理是经常进行的两种操作。

 本章通过办公实践中的一个―招录公务员考试‖综合实例，详细介绍了办公中文字处理和表格处理的基本知识和具体操作方法。主要内容包括：文字处理的工作流程以及办公公文的规范处理方法；文档处理中的录入、编辑、排版、页面设置与打印操作；利用向导制作办公公文；复杂文档制作中的大纲视图运用、多级标题符号的设置、样式的使用等；规则文字表格的制作，复杂文字表格的制作以及利用Excel制作表格的方法。

 通过本章的学习，读者可以达到能够熟练进行办公业务管理中文字处理和表格处理工作，对日常工作中像公告文件、工作计划、总结、调查报告、科研论文等文档能够进行娴熟的输入、编辑、排版和打印操作；对于各种工作日程表、节假日值班表、报名登记表、销售信息汇总表等各种格式的表格能够熟练编排和制作。

习

题

一、填空

1．在Word文档中要选择一个矩形区域，应该在拖动鼠标的同时按住______键。

2．在Word中可以利用文档左侧的选择区来选择文本，方法为：单击可以选择___________，双击可以选择___________，三击可以选择___________。

3．选择全部文档内容有三种方法，分别是_________、_______和_______________。

4．将一篇文档中多处都出现的缩略词―OA‖全部修改为―办公自动化‖的方法为______________________。

5．将选择的文本的字体格式或段落格式复制到其它文字或段落中，应该使用Word ―常用‖工具栏上的___________按钮，单击它可以___________。双击可以___________。

6．在应用Word编辑含有英文的文档，如果出现单词拼写错误，则英文单词下面自动加上___________；如果有语法错误，则英文句子被自动加上___________。

7．可以通过选择菜单项―___________|___________‖打印当前文档。

8．某个文档基本页面是纵向的，如果其中某一页需要横向页面，则应该______。9．在Word中，当前文档的总页数和当前页的页号显示在窗口的______位置。

10．在Excel中，要实现表格标题的跨列居中，应该单击____工具栏上的_____按钮。

第 4 章

办公中的数据分析与处理

【本章内容介绍】

 在办公业务实践中，经常需要对大量的业务数据进行分析和处理。如职工工资表中工资的计算、汇总、分析，公司产品销售表中销售额的统计、汇总、合并计算以及人事考勤表中职工请假、旷工、出勤等情况的分析统计等。

 本章采用实例形式，以Excel软件操作为例介绍办公业务实践中常见的数据分析与处理方法，主要包括数据的排序、筛选、分类汇总、数据透视、图表制作、公式与函数运用以及数据关联表格的操作。【本章主要知识点】

        

Excel表格中内容填充的常用技巧 Excel数据库表格的特殊格式设置 Excel表格中数据有效性的设置 Excel数据库表格中的排序与筛选 Excel数据库表格中的分类汇总操作 Excel数据库表格中的数据透视分析 Excel中的数据图表制作 Excel表格中公式和函数的使用 Excel中的关联表格操作

4.1 EXCEL数据分析与处理概述

 在办公业务中，除了文字和表格之外，还需要经常进行有关数据处理，有时候还需要将处理的数据结果用一种图表来进行表现。

1．Excel中的数据库表格简介

 数据库就是与特定主题相联系的信息集合。在Excel中，数据库实际上就是工作表中的一个区域，是一个二维表。2．Excel中的数据分析与处理

 Excel中有很多可以进行的数据分析和数据处理功能，包括数据排序、数据筛选、分类汇总、数据透视、合并计算、关联表格处理等。

 本章将对上一章的实例进一步进行介绍，包括对报名汇总表进行数据分析，例如：按照某个主题排序、按照指定条件筛选、按照指定字段进行分类汇总、对整个表格进行数据透视分析等；同时，本章还将利用Excel中的公式和函数进行笔试成绩的计算、筛选、查询，与面试成绩进行关联表格的综合处理等。3．Excel中的数据图表制作

 利用Excel，可以轻松、快捷地制作各种数据图表。

 这些数据图表可将枯燥的数字形象化，并且通过数据图表可以了解到数据之间的相互关系和变化趋势。 数据图表的类型很多，在办公实践中，使用较多的主要有柱形图、条形图、折线图、饼图、散点图等。

4.2 ―报名信息汇总表‖数据库的建立

4.2.1 建立―报名汇总表‖数据库框架

4.2.2 ―编号‖列的自动序列填充

4.2.3 定义单元格数据的有效性

4.2.4 使用数据清单添加记录

制作效果

4.3

对―报名汇总表‖进行数据分析

 本节介绍利用Excel中的有关功能，对―报名信息汇总表‖进行数据分析的操作方法，主要包括数据的排序、筛选、分类汇总与数据透视等功能。

4.3.1

对―报名信息汇总表‖内容进行排序 1．排序的依据

2．按单个字段排序 3．按多级字段排序 4．特殊排序方式

4.3.2 对―报名信息汇总表‖内容进行筛选

 1．自动筛选  2．高级筛选

 3．高级筛选时的注意事项

4.3.3 对―报名信息汇总表‖中数据分类汇总

 使用分类汇总，能够在数据库适当位置加上统计结果，使数据库变得清晰易懂。

 对于本例，根据需要，可以对―性别‖数据进行分类汇总，以便了解不同性别报名情况；也可以按照―学历‖进行分类汇总，以便了解不同学历的报名人数；可以对―报考职位‖进行汇总，以便了解各个不同职位的报名情况。 在执行分类汇总命令之前，首先应该对数据库按照待汇总字段进行排序。4.3.4 对―报名信息汇总表‖进行数据透视分析  1．数据透视表（图）的概念

 2．数据透视表的创建  3．创建数据透视图  4．数据透视表的更新  5．删除数据透视表

4.4

利用数据图表表现数据之间关系

 Excel数据图表能将工作表中的数据变为非常直观的图形格式，并且从图表上很容易看出结果，以及数据之间的关系和数据的发展趋势。

4.4.1 利用图表向导创建条形图

 利用图表向导方法可以创建嵌入到原工作表中的柱形图表，该图表可以用来反应各地报考各种不同职位的人数情况，其样式效果如图4-27所示。

4.4.2 数据图表的格式设置与内容更新 1．图表的组成

2．图表的格式设置 3．数据图表的内容更新

4.4.3 利用快捷键建立单独的图表并进行格式设置

 在上面的向导方法制作图表外的最后一个步骤中选择―作为新工作表插入‖，即可制作一个单独的图表工作表。除此之外，Excel中还可以利用F11或Alt+ F1功能键快速制作单独的柱状图表，然后再进行三维效果以及其他项目的格式设置和修饰，4.4.4 选取不连续区域制作表现各职位报考人数比例的饼图

 对不连续区域的数据，也可以制作图表，这在饼状图制作中非常普遍。图4-36的饼图就是如此制作的，它用来反应各个岗位报名人数在总人数中的比例。

4.5

笔试成绩的数据处理

 上面的报名情况经过审核、分析和汇总之后，下一个环节就是要对合格考生进行统一设置准考生编号，并举行统一考试，包括笔试和面试。在本节重点介绍考试成绩的处理方法，主要用到了Excel中的数据库表格设置、内容录入技巧、公式和函数使用以及关联表格操作等。4.5.1 笔试成绩处理表的框架建立

 招录过程的第一步是笔试，为此先建立笔试成绩数据库表格框架。

 建立好的数据库格式框架如下图所示，还需要进行数据输入和格式设置工作。

4.5.2 成绩处理表中原始数据的输入

表格框架建立后，下一步就是要输入原始数据，输入时候需要注意以下几点：

（1）―编号‖字段可利用自动序列输入，为了使A4 单元格中显示出―001‖效果，需要在输入时现以单引号（‗）开头，否则输入的―001‖将只是显示为―1‖。

（2）―性别‖字段可以设置有效性，或者利用列表选择输入。

（3）三门考试课程对应的三个字段，需要先设置数据有效性（整数，范围0～100），然后再进行数据的输入，这样才能较好地避免数据输入时的错误。4.5.3 数据库表格的格式设置

 1．数据库标题格式设置  2．字段标题格式设置  3．条件格式化设置  4．表格边框线设置

 5．间隔底纹效果的设置

4.5.4 用公式计算笔试成绩

 笔试成绩的最后结果需要使用公式来进行运算。 公式的有关知识：

 公式是对工作表中的数据进行计算和分析的一种等式，它可以对工作表数值进行算术运算、关系运算和逻辑运算，同样也可以对字符数据以及其他数据进行运算。公式可以引用同一工作表中的其他单元格、同一工作簿不同工作表中的单元格，或者其他工作簿的工作表中的单元格。

公式输入应该遵循的基本规则

（1）公式输入时必须以―=‖开头，公式中间不能包括空格。

（2）公式中的单元格引用，可以在编辑区直接输入，也可以通过单击该单元格或拖动单元格区域从而实现自动填入。

（3）用算术运算符号：+（加）、—（减）、*（乘）、/（除）、^（乘方），字符运算符号&(连接字符串)以及关系运算符号>（大于）、<（小于）、=（等于）等来说明公式的操作类型。

（4）在公式中可以使用圆括号，也只能使用圆括号，并且允许圆括号嵌套，但是应该注意嵌套时前后括号的匹配关系，计算顺序是先内层再外层。（5）单元格中的公式内容显示在编辑栏中，计算结果则显示在单元格内，如果希望直接在单元格中显示为公式，可以使用Ctrl+~键（在Tab键的上面），再次键入，则取消公式显示，重新显示结果。4.5.5 利用RANK函数确定笔试名次

 在Excel 中，名次的确认最好使用RANK函数，该函数是专门进行排名次的函数，其结果是返回一个数值在一组数值中的排位。

 RANK函数的语法格式为： RANK(number,ref,order)。其中：Number 为需要找到排位的数字；Ref 为包含一组数字的数组或引用；Order 为一数字，指明排位的方式，为 0 或省略，按降序排列排位，不为零，按升序排列进行排位。

 对本例中笔试成绩的名次排列，使用RANK函数并进行函数拖动复制即可。同样先选择H4单元格，在编辑栏中输入公式―=RANK(G4, $G$4:$G$33)‖，然后按回车键，即可得到第一个考生的名次―4‖，采用与上面同样的方法拖动复制得到每个考生的名次。

4.5.6 利用IF函数确定考生是否通过笔试考试

在Excel 中，利用IF函数可以非常方便地进行条件判断。本实例中，名次确认完成后，根据考试规则要求，假设只能选取前40%（即前12名考生进入面试阶段。则―是否通过‖一列可以按照如下步骤进行操作。（1）将鼠标定位到I4 单元格。

（2）在I4 单元格中输入：=IF(H4<=12,“可以”,"")。

（3）单击编辑栏上的确定按钮，则I4 单元格中显示出计算结果―可以‖。（4）选取I4 单元格，拖动单元格右下角的拖动柄一直到I33。

（5）松开鼠标，则I5到I33 中部分单元格将会显示出―可以‖样式，如图4-46所示，说明这些人都在前12名之内，顺利通过了笔试考试阶段。

4.5.7 利用自动筛选获取通过笔试人员的情况

 对于通过笔试考试的考生，还需要进行面试，为此需要将他们的记录从数据库中筛选出来。将笔试成绩合格者筛选出来，可以利用自动筛选功能实现。

4.5.8 综合成绩表的创建

 将Sheet3工作表更名为―综合成绩表‖，并制作如图4-49样式表格。该表格中 ―编号‖、―姓名‖、―笔试成绩‖三列下面对应的内容从―笔试通过‖工作表复制过来即可，―面试成绩‖一列根据实际情况输入。4.5.9 综合成绩计算

可以采用与前面计算笔试成绩一样的方法计算笔试和面试的综合成绩。步骤如下：（1）将鼠标定位到―综合成绩表‖工作表的F2单元格中。

（2）在F2 单元格中输入公式―=D2*0.7+E2*0.3‖（此处假设在综合成绩计算中，笔试部分占70%，面试部分占30%）。（3）单击编辑栏上的确定按钮，则F2 单元格中显示出计算结果―84.97‖。（4）选取F2 单元格，拖动单元格右下角的拖动柄一直到F13。

（5）松开鼠标，则F3到F13 的所有单元格均计算出了对应的综合成绩。4.5.10 综合名次以及最后结果的确定

 按照与4.5.5和4.5.6中类似的方法，分别利用RANK函数和IF 函数，确定每个考生的―综合名次‖并给出―是否进入体检阶段‖的判断（假设综合名次前50%的可以进入）。 综合成绩表的最后处理结果如图4-50所示。

 图4-50 综合成绩表的最终效果

小 结

 在办公业务实践中，经常需要对大量的业务数据进行分析和处理。这在Excel中通常通过建立数据库表格来实现。利用有关功能可以对Excel数据库表格进行数据分析，包括数据排序、数据筛选、分类汇总以及数据透视分析等。利用数据清单可以制作精美的数据图表，利用公式和函数能够进行各种复杂、繁琐的数据计算和数据处理。

 对于数据的排序操作，需要掌握排序依据，单个字段排序和多个关键字段排序的操作方法。数据筛选有两种操作方法：自动筛选与高级筛选，要注意二者的适用情况，对于高级筛选，还必须掌握如何正确设置筛选条件区域。

小

结（续）习

题

一、填空

1．Excel对数据表中数据进行分类汇总前首先应该_______________。

2．对数据库表格中的数据进行条件格式化时，最多可以设置_______个不同条件。3．使用Rank函数时，如最后一个参数为―1‖，则排列名次为按照________排列。

4．高级筛选时，条件区域中同一个条件行的不同单元格中的条件之间互为___________的逻辑关系；不同条件行的单元格条件之间互为____________的逻辑关系。

三、简答题

1．Excel中如何进行数据有效性设置？

2．如何实现Excel数据库表格各个记录行之间的底纹颜色为红绿相间的效果？

3．Excel对数据库如何进行高级筛选？高级筛选时设置条件区域必须注意哪些问题？

4．如何对Excel制作的人事档案数据库按照姓氏笔画排序？

5．源数据改变后，利用其生成的数据透视表能否自动更新？如果不能，应如何更新？

四、应用题

1．将本章讲解的实例自行操作一遍。

2．习题图4-1为一家手机厂商2004年第4季度的全国销售一览表，请进行如下操作。（1）按照该表格的表头格式，利用Excel设计数据库表格。（2）用记录单的方法输入下表中给出的所有内容。（3）利用公式或函数计算出该表格后5列的数据结果。

（4）利用分类汇总的方法，计算各销售地区的季度销售总额。（5）制作用来反应本季度各地区销售数据比例关系的饼状图。（6）筛选出售价在1600元以上的手机的销售情况。

（6）筛选出三个月份销售数量均超过150件的手机型号及其销售地区。

（8）用分类汇总的方法，统计出总公司各种型号手机三个月份的平均销售量。（9）用数据透视表统计各个分公司、各种型号手机的销售总额。（10）用数据透视图显示各个分公司、各种型号手机的销售总额。

第 5 章

办公中的演示文稿制作

【本章内容介绍】

 在一些办公业务中，如会议发言、单位介绍、产品说明等，经常有一些复杂的内容难以用语言描述，此时最好的办法是事先准备一些带有文字、图形、图表甚至视频、动画的演示文稿，用来阐明论点，然后在面向观众播放这些幻灯片的同时，进行更详细的讲解。

 本章主要介绍如何利用Office中的PowerPoint制作和播放演示文稿。

【本章主要知识点】

       PowerPoint功能及其主要术语 演示文稿的创建方法 演示文稿中文字的编排 演示文稿中各种对象的添加 演示文稿的编辑与修饰 演示文稿的放映设置 演示文稿的显示与打印

5.1 演示文稿简介及本章实例说明

5.2演示文稿的创建

PowerPoint 的启动、退出与界面组合 PowerPoint 的启动界面组成 快速创建演示文稿框架 幻灯片中文字的编排

幻灯片中多媒体对象的添加

幻灯片中旁白的录制

幻灯片中表格与图表的添加

幻灯片中组织结构及其他对象的添加

3、演示文稿的修饰与编辑 幻灯片中对象的编辑(1)幻灯片中对象的编辑(2)幻灯片中对象的编辑(3)演示文稿模板的设计和更换(1)演示文稿模板的设计和更换(2)幻灯片版式的更新 幻灯片背景的修改

幻灯片配色方案的修改(1)幻灯片配色方案的修改(2)演示文稿母版的设计(1)演示文稿母版的设计(2)页眉页脚的添加

5.4 演示文稿的放映设置 放映方式的设置(1)放映方式的设置(2)放映方式的设置(3)切换效果的设置(1)动画效果的设置(1)动画效果的设置(2)超级连接的设置

自定义放映的设置(1)自定义放映的设置(2)5.5 演示文稿的打包操作 5.6 演示文稿的的显示与打印

3.演示文稿的打印

小 结

 在办公事务中，通过制作并播放直观、形象、生动的多媒体演示文稿，可以解释一些较复杂的概念、问题和现象，从而能抓住人们的注意力，增强演示内容的显示效果。

 制作演示文稿时，首先需要创建其框架结构，然后进行文字输入以及文字编排；根据需要，演示文稿的一些幻灯片中还可以进行图片与图形的添加，表格与图表的添加，组织结构图的添加，声音与影片的添加，以及进行幻灯片播放时旁白的录制。 演示文稿制作完成后，有时还需要进行调整和修饰，这就牵涉到幻灯片及其其中对象的复制、移动、修改、删除等操作；根据需要还可以进行幻灯片模板的更换，修改幻灯片的母版设置，更改幻灯片的背景和幻灯片中各元素的配色方案等。

小

结（续）习

题

一、填空

1．快速创建演示文稿框架的方法主要有__________、___________ 和__________。

2．演示文稿的输出类型有____________、____________、____________、____________和 ____________五种，使用电脑放映演示文稿常用。

3．幻灯片一般分为_______区和________区两部分。标题通常应在 区，幻灯片要展示的信息要在区。

4．演示文稿的视图方式主要有_________、__________、_________、_________。

5．幻灯片的三种放映方式分别是________、________、_________，分别适用于_________、_________、__________的场合。

四、应用

利用本章所学知识，练习演示文稿和幻灯片的制作。具体要求如下：

1、第一张幻灯片为封面，最后一张幻灯片为封底；第二张幻灯片为目录，目录到各张幻灯片之间应该有双向的超级连接；

2、各张幻灯片之间有切换效果设置；

3、每张幻灯片应该有动作按钮设置，并且要求风格一致；

4、幻灯片个数不少于15张，根据需要可以分设几层；

5、幻灯片中对象至少应该有图片、图表、组织结构图、表格、动画、流程图、声音、视频等；

6、至少要有两张幻灯片有丰富的对象，从而可以设置各种各样的自定义动画效果；

7、插入声音、视频等多媒体对象时，如果文件太大，则不需要存盘，只进行练习即可；同时，如果要存盘不要有太多图片，另外尽量使用GIF和JPEG图片从而减少图片磁盘存储量；

8、练习文件打包操作；

9、练习幻灯片放映时的操作控制；

10、练习将文件存为pps或web格式，查看效果。第 6 章

办公中的桌面信息管理

【本章内容介绍】

 在办公业务处理中，办公人员经常需要进行电子邮件交流和桌面信息管理，比如管理邮件、安排约会、建立联系人和任务等，利用有关软件可以提高这些活动的管理效率。

 本章介绍利用Outlook 2002组织和共享桌面上信息并与其他人通信的方法，主要讲述该软件的基本功能、处理业务范围及具体操作方法，包括创建和维护联系人列表，创建、发送、接收和管理电子邮件，创建和运用任务，使用日历对约会、会议等日常事务进行管理以及日记、便笺的创建与应用。

【本章主要知识点】



    Outlook的账号设置 联系人的创建与维护 E-mail创建、收发与管理 任务的创建与应用 利用日历创建约会   利用日历安排会议 日记和便笺的使用 1.Outlook的启动与退出  Outlook的启动

 Outlook的用户账号设置  Outlook的界面组成 Outlook的退出

Outlook的启动

启动Outlook有许多方法，常用的有以下两种：

1．双击Windows桌面上的快捷方式―Microsoft Outlook‖图标。2．选择单击―开始‖／―程序‖／―Microsoft Outlook‖命令。Outlook的用户账号设置

 初次启动Outlook时会出现一个向导，提示用户进行账户设置。操作步骤如下：  1．启动Outlook，得到―Outlook启动‖对话框，如图6-1，单击―下一步‖按钮

 在如图6-2所示的对话框中，选择―不升级‖，单击―下一步‖

 在如图6-3所示的―账户配置‖对话框中选择―是‖，单击―下一步‖按钮

 在如图6-4所示的对话框中，选择―POP3‖，然后单击―下一步‖按钮

 5．在如图6-5所示的―电子邮件账户‖对话框中，进行如下操作：

（1）在―用户信息‖一栏，输入用户的名字和电子邮件地址，如―火艳‖和―Huo_Yan_2002 @371.net‖

（2）在―服务器信息‖一栏，输入接收邮件服务器和邮件发送服务器的名称，如在―接收服务器‖和―邮件发送服务器‖对应的文本框中分别输入―371.net‖和―smtp.371.net‖。

（3）在―登录信息‖一栏，输入用户名和密码，如―Huo_yan_2002‖和―888888‖。（4）单击―其他设置‖按钮。

 6．在―Internet电子邮件设置‖对话框的―连接‖选项卡中，选择―连接‖方式，单击―确定‖按钮，如图6-6所示。Outlook的界面组成Outlook的退出

 单击Outlook窗口右上角的关闭按钮或单击―文件‖菜单下的―退出‖命令等

联系人的创建

 Outlook中的―联系人‖文件夹可以将与某个联系人所有相关的信息都集中在一起。例如，姓名、电话号码、联系地址、商务传真、电子邮件、生日、纪念日等，还可以方便快速地查找某个人的联系方式，也可将会议请求、电子邮件或任务请求发送给联系人。

创建―联系人‖的操作步骤如下

启动Outlook，单击―文件‖／―新建‖／联系人‖命令，打开如图6-8所示的―未命名－联系人‖窗口。在图6-8的―联系人‖窗口逐项输入于越的个人资料信息

电子邮件的使用

 创建、发送和接收电子邮件

 管理邮件

 电子邮件使用注意事项

创建邮件

(1)输入邮件的主题（参会人员要求）和以上正文内容。(2)按要求对邮件的正文进行格式设置。

(3)收件人、抄送等文本框的填写要求会用―联系人‖文件夹自动填写。 下面说明利用Outlook进行该电子邮件的创建方法。操作步骤如下：

（1）启动Outlook，选择―文件‖/―新建‖/―邮件‖命令，弹出如图 6-10所示―未命名的邮件‖对话框。

一封邮件由邮件头和邮件体两部分组成。邮件头类似于人工信件的信封，包括收件人、抄送、邮件主题等信息。其中：―收件人‖一栏填入收件人的E-mail地址，是必须填的；―抄送‖一栏根据需要可以填入其它收件人的E-mail地址；―主题‖填入一个对邮件内容的作简短概括的词语。邮件体是一封邮件的正文部分。

（2）在空白邮件窗口中作如下操作： ①―收件人‖文本框：输入收件人的E-mail地址―yu_yue@163.com‖ ②―抄送‖文本框：输入其他收件人的 E-mail地址：qishuyun@371.net；lulu@sohu.com；haosheng@371.net；malilai@371.net‖，注意中间用―，‖或―；‖隔开。

③―密件抄送‖文本框：也是输入接收邮件副本人的E-mail地址，与―抄送‖文本框的不同是该文本框中的E-mail地址其他收件人是看不到的 ―主题‖框：输入文字―参会人员要求‖。

 ⑤―正文‖框：在主题的下半部分，按总裁的要求输入原文并进行适当编辑和排版

发送邮件

 邮件编写完成后，需要发送。操作时，单击图6-12所示窗口中的―发送‖按钮，即可完成邮件发送。

接收邮件

 单击―工具‖菜单下的―发送和接收‖命令，然后选择接收电子邮件帐户的种类。新收到的邮件将放到―收件箱‖里，用户可以随时阅读邮件。管理邮件

 邮件排序

 邮件筛选

 邮箱管理

邮件排序

 在―收件箱‖最右侧―邮件列表‖上面有一行图标按钮和文本按钮，每一个图标或文本都表示一种特定的含义，它们会被标记在所收到邮件的前面，根据这些图标可以区别对待所收到的邮件，从左到右分别表示： ——重要性； ——邮件类型图标，有已读和未读两种状态；——标记状态，当对邮件作有标记时显示该图标；——附件，当邮件有附件时邮件前标出该图标； ——显示邮件的发件人； ——显示邮件的主题；——显示邮件的接收时间； ——显示出邮件的大小。

 Outlook可以按照这八个字段进行排序，操作步骤如下：

（1）鼠标右击―邮件列表‖框上面一行的任一字段的名称，如右击―发件人‖图标，在弹出的快捷菜单中，选择―升序排序‖或―降序排序‖命令。

（2）在弹出的―查看摘要‖对话框中单击―排序‖按钮

 图6-14对话框的―排序依据‖下拉列表框中，选择字段名称，如在排序依据中选择―接收时间‖，然后单击―递增‖或―递减‖，最后单击―确定‖按钮。

邮件筛选

 邮件筛选就是将符合指定条件的邮件挑选出来，操作步骤如下：

（1）在―Outlook 面板‖中，单击―收件箱‖；在出现的―收件箱‖窗口中，选择―视图‖/―当前视图‖命令。

（2）在出现如图6-15所示的级联菜单中提供了多种视图方式，其实它们也就是各种选择筛选条件，有―邮件‖、―收件人‖等，根据需要可以进行选取。

（3）单击筛选条件后，邮件列表框中符合条件的邮件留下，不符合条件的邮件被隐藏，如图6-16所示 是选择―邮件时序表‖将指定日期（默认为当天）的邮件筛选出

邮箱管理

 用户对邮箱的管理包括查看邮箱的大小，按大小或时间搜索邮件，对邮件进行删除、移动或存档，以及清除整理邮箱。操作步骤如下：

（1）在 ―收件箱‖窗口中，单击―工具‖菜单下―邮箱清除‖，弹出如图6-17所示―邮箱清除‖对话框。

 2）在―邮箱清除‖对话框中单击―单击此处（C）‖按钮，可以查看邮箱的大小；单击―单击此处（H）‖按钮可以查看―已删除的邮件‖大小。单击―查找‖按钮，可以查找符合某种条件的邮件；单击―自动存档‖按钮，可将旧项目移至本机的存档文件中，在―文件夹列表‖的―存档文件夹‖中可查看这些项目；单击―清空‖可将―已删除的邮件‖文件夹中的所有邮件彻底删除。电子邮件使用注意事项

 预防电子邮件病毒

 电子邮件的使用技巧与建议

预防电子邮件病毒

 因特网是一个巨大的信息库，每天有数不清的信息在网络上流动，网上同样也可能有恶意的程序。如果这些程序是精心编写的网络病毒，那么，它可以通过网络尤其是电子邮件迅速传播，危险很大。

 对付邮件病毒，第一是防，如拒收陌生人的邮件，不从陌生的站点下载文件等；第二是杀，如果不慎下载了邮件病毒，可以利用各个病毒厂商的最新杀毒软件可以查杀邮件病毒，第三是要杀防结合。电子邮件的使用技巧与建议  1）尽量使用专门的邮件管理程序

 现在网上某些网站还提供免费邮箱服务，但其主要供个人使用尚可，如果用于办公业务则有些不太安全，并且不太方便，因为免费信箱的基本操作方法都是用浏览器来操作的。而专用的电子邮件管理程序，如Outlook、Outlook Express和FoxMail（处于篇幅所限，本书主要介绍了第一种，其实后两种程序某前使用也比较多，读者可以自己学习）可以在离线的状态下撰写邮件，可一次写上若干封，全部完成后再按―发送 ‖按钮自动接通网络集中发出。收信时自动将所有信件一次取回，然后可离线阅读。收发工作完成后自动断线。所以在线时间全部都是在传输信件，效率将大大提高。（2）正确设置E-mail软件

 正确设置E-mail软件，如使用Outlook、Outlook Express等软件提供的―收发邮件后自动挂断连接‖、―挂断前先提示是否要挂断‖等功能，可使收发结束就自动断线。

 3）尽量不要用正式注册的账号收发邮件

 尽量不要用在ISP正式注册的E-mail账号来收发邮件，甚至不要对外公布这个账号。它一般只提供固定的容量，一旦超出就按每K多少钱来收费。如果遭到邮件炸弹轰炸，或是收到好多垃圾邮件，就要付出经济代价。（4）多申请几个不同站点的免费信箱

 如果条件允许，不妨多申请几个不同站点的免费E-mail信箱，用于不同用途。如用一个来专门收私人信息，一个处理公务信函，一个收订电子刊物等等。这样，信箱各司其职，显得有条有理。（5）及时取消订阅的邮件列表和电子刊物

 如果确信不再需要所订阅的邮件列表和电子刊物，则转至相关网址取消订阅，不然电子信箱会塞满各种无关信息。

（6）公共场合尽量少填写个人信息

 在聊天室和一些需要登记个人信息的场合，要尽量少地填写个人信息，以免遭到垃圾邮件的侵袭。（7）及时整理信箱

 检查信箱并及时删除已经下载的信件，删除尚未阅读但确信不要的信件，以节省时间和信箱空间。（8）注意清除浏览器的历史记录和缓存

 如果用户在通过浏览器查看自己免费信箱中的信件时，从收件箱中直接打开每封信，那么浏览器会把这些信件长期保存在历史记录和缓存中，攻击者可以在脱机方式下查看历史记录，找出收件人的信件。因此，当在公用的机器上进行电子邮件操作后，应该清除浏览器的历史记录和缓存，以防别有用心的人查看这些信息。任务的创建和使用

 任务是一项与人员或工作相关的事务，用户可以接受上级分派的任务，也可把任务分派给其他人。当用户有一个新任务要求时，就需要创建一个新的任务项目。

 下面以实例问题说明如何创建任务,问题情形如下：

 假设海田公司为了丰富职工业余生活，促进企业文化建设，决定7月28日（星期天）组织一次郊游活动，现在需要给相关人员下派该任务，要求各位职工报名参加。

 下面就以该事项为例，讲解如何创建和分派任务。1．任务的创建

（1）在Outlook面板中，单击―任务‖图标，打开―任务－Microsoft Outlook‖窗口。

（2）选择单击―文件‖／―新建‖／―任务‖命令，弹出如图6-18所示的―未命名-任务‖窗口。

（3）在图6-18所示的窗口中，进行如下操作：

 ① 在―主题‖文本框输入任务名称：―星期天去郊游‖。

 ② 单击―开始/截止日期‖下拉列表框的―▼‖，选择开始和截止的日期。 ③ 单击―状态‖下拉列表框的―▼‖选择任务的状态（未开始、进行中等）。 ④ 单击―优先级‖列表框的―▼‖选择任务级别（低、普通和高）。

 ⑤ 选择―提醒‖复选框，设置提醒时间和声音（单击―‖可选提醒的声音）

 创建好的任务如图6-19所示，单击―保存并关闭‖按钮，将创建的任务保存

2．任务的分派

 任务的分派是将已建立的或新建的任务作为电子邮件内容向其他人发送，以分派给任务承担者具体任务。操作步骤如下： （1）在Outlook面板中，单击―任务‖图标，在右侧的―任务列表‖框中双击要分配的任务主题，将任务打开或者新建一任务。（2）单击如图所示的―×××-任务‖窗口中―动作‖菜单下的―分配任务‖命令或常用工具栏中的―分配任务‖按钮，弹出如图所示的窗口。

日历的使用

 利用日历创建约会  利用日历安排会议

利用日历创建约会

 在繁忙的日常生活工作中，工作人员有时往往会忘记或耽误某一约会，通过Outlook的日历安排约会，不论―公务‖还是―私务‖都会在日历中显示出来，而且根据设置，还可以在约会前播放音乐以提醒时间到了。 下面以实例问题说明如何利用日历创建约会,问题情形如下：

 为海天公司的董事长John先生，开一个生日Party，时间：2002年7月21日，下午7：00，地点：西花园西餐厅。另外，在安排约会时要设置提醒音乐。

 要利用―日历‖安排以上的约会，操作步骤如下：

 1．在Outlook面板中，单击―日历‖图标，选择―文件‖／―新建‖／―约会‖命令，弹出如图6-23所示的―未命名-约会‖窗口。

 2．在―未命名-约会‖窗口作如下操作：

（1）在―主题‖文本框中输入：John先生的生日Party； （2）在―地点‖文本框中输入：西花园西餐厅； （3）在―开始时间‖中选择： 02-07-21和19：00； （4）在―结束时间‖中选择： 02-07-21和21：00； （5）选中―提醒‖复选框，认定提醒的时间：15分钟

利用日历安排会议

 在―日历‖中可以快速安排会议，并且能够显示会议所涉及的人员和资源的时间是―忙‖还是―闲‖，即是否与会议时间冲突，同时也可以将此会议安排发送到与会者手中，还可以对与会者进行响应跟踪。 要利用日历安排本节实例要求的产品策划会议，操作步骤如下：  1．在Outlook面板中单击―日历‖图标，打开―日历‖窗口。

 2．在日历窗口中，选择―动作‖/―新建全天事件‖命令，弹出 ―未命名-事件‖窗口，如图6-25所示单击选择其中的―计划‖选项卡

 3．单击―添加其他人‖按钮右侧的―▼‖，在下拉菜单中单击―添加自通讯簿‖命令，弹出―选择与会者及资源‖对话框

 4．在图对话框中―显示名称来源‖右侧的下拉列表框中，选择与会者所在的文件夹；在―名称‖列表框中选择与会者的姓名；单击―必选‖、―可选‖或―资源‖按钮；最后单击―确定‖按钮，返回上图所示对话框。

 5．单击―约会‖选项卡，在―主题‖文本框中输入主题说明―产品策划‖，在―地点‖文本框中输入开会的地址―公司多媒体演播厅

日记和便笺的使用

 利用日记可以记录下自己最近作的一些事情，以便回顾和总结；而利用便笺可以随手写下自己最近需要处理的一些事务，以便给自己作出提醒

 日记的使用

 便笺的使用

日记的使用

 创建日记条目

 自动记录日记条目

 打开日记条目

便笺的使用

 创建便笺

 编辑便笺

创建日记条目

 创建日记条目的操作步骤如下：

（1）打开―文件‖菜单，选择―新建‖下的―日记条目‖，打开编辑日记的窗口。（2）窗口中的输入内容如图6-28所示，其中：

 ①―主题‖文本框：输入日记所记该次活动或事件的简短概述；

 ②―条目类型‖下拉列表：单击右侧的―▼‖从中选择能表达日记内容的类型。 ③―单位‖文本框：输入所记活动组织者的单位名称；

 ④―时间‖列表框：选择所记活动或事件的日期和时间及持续的时间；

 ⑤ 另外，在窗口下部的―正文‖编辑框中输入简短的对此次活动或事件的感想和看法等文字内容。

自动记录日记条目

 在Outlook中，通过设置还可以自动记录某些工作内容。操作步骤如下： （1）在Outlook主窗口中，选择单击―工具‖／―选项‖命令，弹出如图6-29所示的―选项‖对话框。（2）在图6-29中，单击―日记选项‖按钮，弹出图6-30所示―日记选项‖对话框。

（3）在如图6-30所示―日记选项‖对话框中的―自动记录‖列表框中选择要自动记录的项目；在―联系人‖列表框中选择要自动记录的姓名，在―记录文件‖列表框中选择自动记录的文件类型，最后单击―确定‖按钮。

打开日记条目

 根据需要，有时可以打开过去的日记条目。操作步骤如下： （1）在―文件夹列表‖中单击―日记‖项，打开―日记‖窗口

（2）在日记窗口右侧列表框中单击―××××年××月‖右侧的―▼‖，在弹出的日历中选择日期。

（3）选中要打开的日记名称，单击―文件‖下的―打开‖命令；或双击要打开的日记名称，都可以打开对应的日记条

创建便笺

 创建便笺有多种方法，本小节介绍其中一种。操作步骤如下：

 打开―文件‖菜单，指向―新建‖，单击―便笺‖命令，在弹出的黄色便笺纸上输入要记录的文字

编辑便笺

 如上图所示，便笺中的文字存在错误（―近快‖应为―尽快‖），此时就需要对其进行编辑。便笺的编辑包括对便笺中的文字进行修改、删除、复制等操作，还可以为便笺设置不同的纸张颜色，操作步骤如下： （1）文字的编辑

 在Outlook主窗口的―文件夹列表‖中单击―便笺‖打开便笺窗口，然后双击要编辑的便笺图标，在黄色便笺纸中进行修改即可。（2）便笺颜色的设置

 在便笺图标上右击鼠标，在快捷菜单中指向―颜色‖项，在下一级菜单中单击相应的颜色名，可以将便笺按其内容的不同分别设置为粉红、蓝、绿和白等颜色

小 结

 在办公业务处理中，经常需要进行桌面信息管理活动。本章介绍了办公桌面信息管理软件Outlook 2002的功能，主要包括电子邮件的处理；使用日历安排会议、约会；任务的分派；联系人、便笺、日记的使用等，在办公中合理地利用这些功能可以提高办公的效率和质量。

 学习中，读者重点要掌握Outlook初次启动时的用户账号设置；熟悉联系人的创建方法及其联系人文件夹的应用；能够进行电子邮件的创建、发送、接收、排序、筛选及其邮箱管理；能够利用日历创建约会和安排会议；了解任务创建及其任务分派的方法；知道便笺、日记的创建方法及其作用。

习

题

一、填空

1．Outlook的主要功能有___________、创建联系人、创建任务和任务的分派、_________、_________、使用日历安排________ 和________。

2．Outlook面板中，主要包括________、________、_________、_________、_________、便笺和已删除的邮件等项。3．在Outlook中，打开_____菜单，指向_____，再单击______可打开联系人窗口，创建联系人。

4． Outlook中处理创建电子邮件中的收件人和抄送文本框中E-mail除可以直接从键盘输入外，还可通过_______让系统自动填入。

5．若Outlook的邮件窗口没有―密件抄送‖项，应单击_______，然后在列表框中选择________。

第 6 章

办公中的桌面信息管理

【本章内容介绍】

 在办公业务处理中，办公人员经常需要进行电子邮件交流和桌面信息管理，比如管理邮件、安排约会、建立联系人和任务等，利用有关软件可以提高这些活动的管理效率。

 本章介绍利用Outlook 2002组织和共享桌面上信息并与其他人通信的方法，主要讲述该软件的基本功能、处理业务范围及具体操作方法，包括创建和维护联系人列表，创建、发送、接收和管理电子邮件，创建和运用任务，使用日历对约会、会议等日常事务进行管理以及日记、便笺的创建与应用。

【本章主要知识点】



   Outlook的账号设置 联系人的创建与维护 E-mail创建、收发与管理 任务的创建与应用    利用日历创建约会 利用日历安排会议

日记和便笺的使用 1.Outlook的启动与退出

 Outlook的启动

 Outlook的用户账号设置  Outlook的界面组成 Outlook的退出

Outlook的启动

启动Outlook有许多方法，常用的有以下两种：

1．双击Windows桌面上的快捷方式―Microsoft Outlook‖图标。2．选择单击―开始‖／―程序‖／―Microsoft Outlook‖命令。Outlook的用户账号设置

 初次启动Outlook时会出现一个向导，提示用户进行账户设置。操作步骤如下：  1．启动Outlook，得到―Outlook启动‖对话框，如图6-1，单击―下一步‖按钮

 在如图6-2所示的对话框中，选择―不升级‖，单击―下一步‖

 在如图6-3所示的―账户配置‖对话框中选择―是‖，单击―下一步‖按钮

 在如图6-4所示的对话框中，选择―POP3‖，然后单击―下一步‖按钮

 5．在如图6-5所示的―电子邮件账户‖对话框中，进行如下操作：

（1）在―用户信息‖一栏，输入用户的名字和电子邮件地址，如―火艳‖和―Huo_Yan_2002 @371.net‖

（2）在―服务器信息‖一栏，输入接收邮件服务器和邮件发送服务器的名称，如在―接收服务器‖和―邮件发送服务器‖对应的文本框中分别输入―371.net‖和―smtp.371.net‖。

（3）在―登录信息‖一栏，输入用户名和密码，如―Huo_yan_2002‖和―888888‖。（4）单击―其他设置‖按钮。

 6．在―Internet电子邮件设置‖对话框的―连接‖选项卡中，选择―连接‖方式，单击―确定‖按钮，如图6-6所示。Outlook的界面组成Outlook的退出

 单击Outlook窗口右上角的关闭按钮或单击―文件‖菜单下的―退出‖命令等

联系人的创建

 Outlook中的―联系人‖文件夹可以将与某个联系人所有相关的信息都集中在一起。例如，姓名、电话号码、联系地址、商务传真、电子邮件、生日、纪念日等，还可以方便快速地查找某个人的联系方式，也可将会议请求、电子邮件或任务请求发送给联系人。

创建―联系人‖的操作步骤如下

启动Outlook，单击―文件‖／―新建‖／联系人‖命令，打开如图6-8所示的―未命名－联系人‖窗口。在图6-8的―联系人‖窗口逐项输入于越的个人资料信息

电子邮件的使用

 创建、发送和接收电子邮件

 管理邮件

 电子邮件使用注意事项

创建邮件

(1)输入邮件的主题（参会人员要求）和以上正文内容。(2)按要求对邮件的正文进行格式设置。

(3)收件人、抄送等文本框的填写要求会用―联系人‖文件夹自动填写。 下面说明利用Outlook进行该电子邮件的创建方法。操作步骤如下：

（1）启动Outlook，选择―文件‖/―新建‖/―邮件‖命令，弹出如图 6-10所示―未命名的邮件‖对话框。

一封邮件由邮件头和邮件体两部分组成。邮件头类似于人工信件的信封，包括收件人、抄送、邮件主题等信息。其中：―收件人‖一栏填入收件人的E-mail地址，是必须填的；―抄送‖一栏根据需要可以填入其它收件人的E-mail地址；―主题‖填入一个对邮件内容的作简短概括的词语。邮件体是一封邮件的正文部分。（2）在空白邮件窗口中作如下操作：

①―收件人‖文本框：输入收件人的E-mail地址―yu_yue@163.com‖ ②―抄送‖文本框：输入其他收件人的 E-mail地址：qishuyun@371.net；lulu@sohu.com；haosheng@371.net；malilai@371.net‖，注意中间用―，‖或―；‖隔开。

③―密件抄送‖文本框：也是输入接收邮件副本人的E-mail地址，与―抄送‖文本框的不同是该文本框中的E-mail地址其他收件人是看不到的 ―主题‖框：输入文字―参会人员要求‖。

 ⑤―正文‖框：在主题的下半部分，按总裁的要求输入原文并进行适当编辑和排版

发送邮件

 邮件编写完成后，需要发送。操作时，单击图6-12所示窗口中的―发送‖按钮，即可完成邮件发送。

接收邮件

 单击―工具‖菜单下的―发送和接收‖命令，然后选择接收电子邮件帐户的种类。新收到的邮件将放到―收件箱‖里，用户可以随时阅读邮件。管理邮件

 邮件排序

 邮件筛选

 邮箱管理

邮件排序

 在―收件箱‖最右侧―邮件列表‖上面有一行图标按钮和文本按钮，每一个图标或文本都表示一种特定的含义，它们会被标记在所收到邮件的前面，根据这些图标可以区别对待所收到的邮件，从左到右分别表示： ——重要性； ——邮件类型图标，有已读和未读两种状态；——标记状态，当对邮件作有标记时显示该图标；——附件，当邮件有附件时邮件前标出该图标； ——显示邮件的发件人； ——显示邮件的主题；——显示邮件的接收时间； ——显示出邮件的大小。

 Outlook可以按照这八个字段进行排序，操作步骤如下：

（1）鼠标右击―邮件列表‖框上面一行的任一字段的名称，如右击―发件人‖图标，在弹出的快捷菜单中，选择―升序排序‖或―降序排序‖命令。

（2）在弹出的―查看摘要‖对话框中单击―排序‖按钮

 图6-14对话框的―排序依据‖下拉列表框中，选择字段名称，如在排序依据中选择―接收时间‖，然后单击―递增‖或―递减‖，最后单击―确定‖按钮。

邮件筛选

 邮件筛选就是将符合指定条件的邮件挑选出来，操作步骤如下：

（1）在―Outlook 面板‖中，单击―收件箱‖；在出现的―收件箱‖窗口中，选择―视图‖/―当前视图‖命令。

（2）在出现如图6-15所示的级联菜单中提供了多种视图方式，其实它们也就是各种选择筛选条件，有―邮件‖、―收件人‖等，根据需要可以进行选取。

（3）单击筛选条件后，邮件列表框中符合条件的邮件留下，不符合条件的邮件被隐藏，如图6-16所示 是选择―邮件时序表‖将指定日期（默认为当天）的邮件筛选出

邮箱管理

 用户对邮箱的管理包括查看邮箱的大小，按大小或时间搜索邮件，对邮件进行删除、移动或存档，以及清除整理邮箱。操作步骤如下：

（1）在 ―收件箱‖窗口中，单击―工具‖菜单下―邮箱清除‖，弹出如图6-17所示―邮箱清除‖对话框。

 2）在―邮箱清除‖对话框中单击―单击此处（C）‖按钮，可以查看邮箱的大小；单击―单击此处（H）‖按钮可以查看―已删除的邮件‖大小。单击―查找‖按钮，可以查找符合某种条件的邮件；单击―自动存档‖按钮，可将旧项目移至本机的存档文件中，在―文件夹列表‖的―存档文件夹‖中可查看这些项目；单击―清空‖可将―已删除的邮件‖文件夹中的所有邮件彻底删除。电子邮件使用注意事项

 预防电子邮件病毒

 电子邮件的使用技巧与建议

预防电子邮件病毒

 因特网是一个巨大的信息库，每天有数不清的信息在网络上流动，网上同样也可能有恶意的程序。如果这些程序是精心编写的网络病毒，那么，它可以通过网络尤其是电子邮件迅速传播，危险很大。

 对付邮件病毒，第一是防，如拒收陌生人的邮件，不从陌生的站点下载文件等；第二是杀，如果不慎下载了邮件病毒，可以利用各个病毒厂商的最新杀毒软件可以查杀邮件病毒，第三是要杀防结合。电子邮件的使用技巧与建议

 1）尽量使用专门的邮件管理程序

 现在网上某些网站还提供免费邮箱服务，但其主要供个人使用尚可，如果用于办公业务则有些不太安全，并且不太方便，因为免费信箱的基本操作方法都是用浏览器来操作的。而专用的电子邮件管理程序，如Outlook、Outlook Express和FoxMail（处于篇幅所限，本书主要介绍了第一种，其实后两种程序某前使用也比较多，读者可以自己学习）可以在离线的状态下撰写邮件，可一次写上若干封，全部完成后再按―发送 ‖按钮自动接通网络集中发出。收信时自动将所有信件一次取回，然后可离线阅读。收发工作完成后自动断线。所以在线时间全部都是在传输信件，效率将大大提高。（2）正确设置E-mail软件

 正确设置E-mail软件，如使用Outlook、Outlook Express等软件提供的―收发邮件后自动挂断连接‖、―挂断前先提示是否要挂断‖等功能，可使收发结束就自动断线。

 3）尽量不要用正式注册的账号收发邮件

 尽量不要用在ISP正式注册的E-mail账号来收发邮件，甚至不要对外公布这个账号。它一般只提供固定的容量，一旦超出就按每K多少钱来收费。如果遭到邮件炸弹轰炸，或是收到好多垃圾邮件，就要付出经济代价。（4）多申请几个不同站点的免费信箱

 如果条件允许，不妨多申请几个不同站点的免费E-mail信箱，用于不同用途。如用一个来专门收私人信息，一个处理公务信函，一个收订电子刊物等等。这样，信箱各司其职，显得有条有理。（5）及时取消订阅的邮件列表和电子刊物

 如果确信不再需要所订阅的邮件列表和电子刊物，则转至相关网址取消订阅，不然电子信箱会塞满各种无关信息。

（6）公共场合尽量少填写个人信息

 在聊天室和一些需要登记个人信息的场合，要尽量少地填写个人信息，以免遭到垃圾邮件的侵袭。（7）及时整理信箱

 检查信箱并及时删除已经下载的信件，删除尚未阅读但确信不要的信件，以节省时间和信箱空间。（8）注意清除浏览器的历史记录和缓存

 如果用户在通过浏览器查看自己免费信箱中的信件时，从收件箱中直接打开每封信，那么浏览器会把这些信件长期保存在历史记录和缓存中，攻击者可以在脱机方式下查看历史记录，找出收件人的信件。因此，当在公用的机器上进行电子邮件操作后，应该清除浏览器的历史记录和缓存，以防别有用心的人查看这些信息。任务的创建和使用

 任务是一项与人员或工作相关的事务，用户可以接受上级分派的任务，也可把任务分派给其他人。当用户有一个新任务要求时，就需要创建一个新的任务项目。

 下面以实例问题说明如何创建任务,问题情形如下：

 假设海田公司为了丰富职工业余生活，促进企业文化建设，决定7月28日（星期天）组织一次郊游活动，现在需要给相关人员下派该任务，要求各位职工报名参加。

 下面就以该事项为例，讲解如何创建和分派任务。1．任务的创建

（1）在Outlook面板中，单击―任务‖图标，打开―任务－Microsoft Outlook‖窗口。

（2）选择单击―文件‖／―新建‖／―任务‖命令，弹出如图6-18所示的―未命名-任务‖窗口。

（3）在图6-18所示的窗口中，进行如下操作：

 ① 在―主题‖文本框输入任务名称：―星期天去郊游‖。

 ② 单击―开始/截止日期‖下拉列表框的―▼‖，选择开始和截止的日期。 ③ 单击―状态‖下拉列表框的―▼‖选择任务的状态（未开始、进行中等）。 ④ 单击―优先级‖列表框的―▼‖选择任务级别（低、普通和高）。

 ⑤ 选择―提醒‖复选框，设置提醒时间和声音（单击―‖可选提醒的声音）

 创建好的任务如图6-19所示，单击―保存并关闭‖按钮，将创建的任务保存

2．任务的分派

 任务的分派是将已建立的或新建的任务作为电子邮件内容向其他人发送，以分派给任务承担者具体任务。操作步骤如下：

（1）在Outlook面板中，单击―任务‖图标，在右侧的―任务列表‖框中双击要分配的任务主题，将任务打开或者新建一任务。（2）单击如图所示的―×××-任务‖窗口中―动作‖菜单下的―分配任务‖命令或常用工具栏中的―分配任务‖按钮，弹出如图所示的窗口。

日历的使用  利用日历创建约会

 利用日历安排会议

利用日历创建约会

 在繁忙的日常生活工作中，工作人员有时往往会忘记或耽误某一约会，通过Outlook的日历安排约会，不论―公务‖还是―私务‖都会在日历中显示出来，而且根据设置，还可以在约会前播放音乐以提醒时间到了。 下面以实例问题说明如何利用日历创建约会,问题情形如下：

 为海天公司的董事长John先生，开一个生日Party，时间：2002年7月21日，下午7：00，地点：西花园西餐厅。另外，在安排约会时要设置提醒音乐。

 要利用―日历‖安排以上的约会，操作步骤如下：

 1．在Outlook面板中，单击―日历‖图标，选择―文件‖／―新建‖／―约会‖命令，弹出如图6-23所示的―未命名-约会‖窗口。

 2．在―未命名-约会‖窗口作如下操作：

（1）在―主题‖文本框中输入：John先生的生日Party； （2）在―地点‖文本框中输入：西花园西餐厅； （3）在―开始时间‖中选择： 02-07-21和19：00； （4）在―结束时间‖中选择： 02-07-21和21：00； （5）选中―提醒‖复选框，认定提醒的时间：15分钟

利用日历安排会议

 在―日历‖中可以快速安排会议，并且能够显示会议所涉及的人员和资源的时间是―忙‖还是―闲‖，即是否与会议时间冲突，同时也可以将此会议安排发送到与会者手中，还可以对与会者进行响应跟踪。 要利用日历安排本节实例要求的产品策划会议，操作步骤如下：  1．在Outlook面板中单击―日历‖图标，打开―日历‖窗口。

 2．在日历窗口中，选择―动作‖/―新建全天事件‖命令，弹出 ―未命名-事件‖窗口，如图6-25所示单击选择其中的―计划‖选项卡

 3．单击―添加其他人‖按钮右侧的―▼‖，在下拉菜单中单击―添加自通讯簿‖命令，弹出―选择与会者及资源‖对话框

 4．在图对话框中―显示名称来源‖右侧的下拉列表框中，选择与会者所在的文件夹；在―名称‖列表框中选择与会者的姓名；单击―必选‖、―可选‖或―资源‖按钮；最后单击―确定‖按钮，返回上图所示对话框。

 5．单击―约会‖选项卡，在―主题‖文本框中输入主题说明―产品策划‖，在―地点‖文本框中输入开会的地址―公司多媒体演播厅

日记和便笺的使用

 利用日记可以记录下自己最近作的一些事情，以便回顾和总结；而利用便笺可以随手写下自己最近需要处理的一些事务，以便给自己作出提醒

 日记的使用

 便笺的使用

日记的使用

 创建日记条目

 自动记录日记条目

 打开日记条目

便笺的使用

 创建便笺

 编辑便笺

创建日记条目

 创建日记条目的操作步骤如下：

（1）打开―文件‖菜单，选择―新建‖下的―日记条目‖，打开编辑日记的窗口。（2）窗口中的输入内容如图6-28所示，其中：

 ①―主题‖文本框：输入日记所记该次活动或事件的简短概述；

 ②―条目类型‖下拉列表：单击右侧的―▼‖从中选择能表达日记内容的类型。 ③―单位‖文本框：输入所记活动组织者的单位名称；

 ④―时间‖列表框：选择所记活动或事件的日期和时间及持续的时间；

 ⑤ 另外，在窗口下部的―正文‖编辑框中输入简短的对此次活动或事件的感想和看法等文字内容。

自动记录日记条目  在Outlook中，通过设置还可以自动记录某些工作内容。操作步骤如下：

（1）在Outlook主窗口中，选择单击―工具‖／―选项‖命令，弹出如图6-29所示的―选项‖对话框。（2）在图6-29中，单击―日记选项‖按钮，弹出图6-30所示―日记选项‖对话框。

（3）在如图6-30所示―日记选项‖对话框中的―自动记录‖列表框中选择要自动记录的项目；在―联系人‖列表框中选择要自动记录的姓名，在―记录文件‖列表框中选择自动记录的文件类型，最后单击―确定‖按钮。

打开日记条目

 根据需要，有时可以打开过去的日记条目。操作步骤如下： （1）在―文件夹列表‖中单击―日记‖项，打开―日记‖窗口

（2）在日记窗口右侧列表框中单击―××××年××月‖右侧的―▼‖，在弹出的日历中选择日期。

（3）选中要打开的日记名称，单击―文件‖下的―打开‖命令；或双击要打开的日记名称，都可以打开对应的日记条

创建便笺

 创建便笺有多种方法，本小节介绍其中一种。操作步骤如下：

 打开―文件‖菜单，指向―新建‖，单击―便笺‖命令，在弹出的黄色便笺纸上输入要记录的文字

编辑便笺

 如上图所示，便笺中的文字存在错误（―近快‖应为―尽快‖），此时就需要对其进行编辑。便笺的编辑包括对便笺中的文字进行修改、删除、复制等操作，还可以为便笺设置不同的纸张颜色，操作步骤如下： （1）文字的编辑

 在Outlook主窗口的―文件夹列表‖中单击―便笺‖打开便笺窗口，然后双击要编辑的便笺图标，在黄色便笺纸中进行修改即可。（2）便笺颜色的设置

 在便笺图标上右击鼠标，在快捷菜单中指向―颜色‖项，在下一级菜单中单击相应的颜色名，可以将便笺按其内容的不同分别设置为粉红、蓝、绿和白等颜色

小 结

 在办公业务处理中，经常需要进行桌面信息管理活动。本章介绍了办公桌面信息管理软件Outlook 2002的功能，主要包括电子邮件的处理；使用日历安排会议、约会；任务的分派；联系人、便笺、日记的使用等，在办公中合理地利用这些功能可以提高办公的效率和质量。

 学习中，读者重点要掌握Outlook初次启动时的用户账号设置；熟悉联系人的创建方法及其联系人文件夹的应用；能够进行电子邮件的创建、发送、接收、排序、筛选及其邮箱管理；能够利用日历创建约会和安排会议；了解任务创建及其任务分派的方法；知道便笺、日记的创建方法及其作用。

习

题

一、填空

1．Outlook的主要功能有___________、创建联系人、创建任务和任务的分派、_________、_________、使用日历安排________ 和________。

2．Outlook面板中，主要包括________、________、_________、_________、_________、便笺和已删除的邮件等项。3．在Outlook中，打开_____菜单，指向_____，再单击______可打开联系人窗口，创建联系人。

4． Outlook中处理创建电子邮件中的收件人和抄送文本框中E-mail除可以直接从键盘输入外，还可通过_______让系统自动填入。

5．若Outlook的邮件窗口没有―密件抄送‖项，应单击_______，然后在列表框中选择________。

第 7 章

办公中的其他对象处理

【本章内容介绍】

 在现代化的办公业务处理中,除了前面几章介绍的操作之外，还有一些其他内容需要处理。

 本章简单地介绍了办公中图形与图像处理、语音处理的基本知识，对办公文档中的图文混排、数学公式的编辑、流程图和框图的制作做了较清晰的讲解。【本章主要知识点】

    办公中图形与图像处理基础 办公中的语音处理基础知识 办公文档中的图文混排 办公文档中公式的编辑   流程图的制作

示意图和框图的制作

7.1

办公中的图形、图像处理技术

7.1.1 计算机图形图像处理基本知识 1．计算机图像处理相关术语简介

（1）像素

（2）图像分辨率（3）图像的分类

计算机中的图像可以分为位图图像和矢量图形两大类。（4）图像大小

图像大小即位图图像高度和宽度的像素数目。（5）颜色深度

颜色深度是指图像中可用的颜色数量。（6）常见图像格式

图像文件由不同的格式，常见格式有BMP、PCX、GIF、JPEG、TIFF、PSD等。2．图形、图像处理系统的功能

 基于计算机控制的图形、图像处理系统一般具有以下主要功能：（1）输入（2）存储（3）处理

（4）图与数据的相互转换（5）传输（6）输出

 就目前水平来说，一台高档微机配以适当的输入输出设备，并加载图形图像处理软件，就可以满足办公活动中对图形图像处理的一般要求。

3．图形、图像处理在现代办公中的应用

在办公活动中，图形、图像处理的应用包括以下几项：（1）输出各类统计图（2）交互式作图（3）文件输入（4）档案管理

（5）签名、笔迹管理

 其实,图形、图像处理技术对办公活动的支持远不止这些，其他如指纹管理与鉴别、办公室布局设计、虚拟办公环境、OA系统图形用户界面等，都将对OA系统完善有重要意义。4．Office 中的图形处理功能概述

 专业的图形、图像处理需要专门的软件支持，有兴趣的读者可以参考相关教材，或者参加相关培训。由于本教材的读者对象和特色定位的原因，下面将只是介绍在Office 办公软件中如何进行图形处理，主要内容包括：在文档中插入图形对象；利用绘图工具栏自行绘制图形；设置图形格式；进行图文混排设置。7.1.2 Office办公文档中简易图形的绘制 1．基本图形的绘制 2.自选图形的使用 3．图形的编辑处理（1）选定图形

（2）调整图形的大小（3）对齐与排列图形

（4）图形对象叠放次序的调整（5）图形的旋转（6）图形的组合

7.1.3 Office办公文档中的图文混排处理

办公文档中并非仅仅只有文字，有时还应该包括图片、图形、公式、图表等对象，图文并茂的文档更能引人入胜。下面先介绍图文混排技术，其他内容将在后续介绍。1．在文档中插入图像对象 2．设置图片格式

7.2

办公中的计算机语音处理 7.2.1 计算机语音处理简介

 计算机语音处理就是利用计算机对语音信息进行理解、识别与合成、播出的技术。形象地说，就是让计算机能听懂人的话和让计算机说人能听得懂的话。目前，该技术已经在办公自动化系统中得到了部分应用。

 办公中的语音处理主要包括：办公电话的自动应答、其他语音信息的自动处理、计算机中信息的语音输入等。这些技术的充分应用为广大的办公人员节省了精力，也可以提高办事效率，为办公室节省大量的人力物力。7.2.2 语音处理在现代办公中的应用

1．语音应答系统 2．语音打字机 3．语音身份认证

4．综合话音服务系统

7.2.3 Office XP的语音识别功能

在Office XP中，提供了―语音识别‖功能。利用―语音识别‖录入功能，可以使用语音识别将文字听写到任何 Office 程序中，甚至还可以选择菜单项、工具栏项、对话框项和任务窗格项，以代替鼠标的点击操作。1．语音识别功能的安装 2．语音识别的要求 3．训练语音识别

4．利用语音识别来听写文字和给出命令 7.3

办公文档中公式的编辑

 在科技类办公文档中，经常会出现各种数学、化学公式或表达式。

 公式常常会含有一些特殊符号，如积分符号、根式符号、分式符号等，有些符号，不但键盘上没有，在Word的符号集中也找不到，并且公式中符号的位置变化也很复杂，仅用一般的字符和字符格式设置无法录入和编排复杂公式。 利用Word提供的Microsoft公式3.0，可实现各类复杂公式的编排。

利用公式编辑器编辑公式的操作步骤

1．启动公式编辑器

• • 在Word中，单击―插入‖/―对象‖命令，在打开对话框的―对象类型‖列表中选择―Microsoft公式3.0‖选项，然后单击―确定‖按钮。

2．―公式‖工具栏

公式编辑器启动后，Word 窗口将变为公式编辑器窗口，菜单项将发生变化。同时，窗口中将显示出―公式‖工具栏，它可以细分为―符号‖和―模板‖两个工具栏。

（1）―符号‖工具栏

3．公式编辑实例

7.4

办公文档中流程图的制作

 在一些办公文档中中经常会使用一些流程图，用来简洁明了地说明完成某件事情的过程。

 在图形不是特别复杂的情况下，可利用办公软件的绘图功能实现这些框图的绘制。

流程图的制作实例

小 结

 本章介绍了办公中一些其他常见对象的处理方法，主要内容包括：图形图像的基本知识，简单处理方法，Office中的简易图形绘制、图形简单处理、图文混排技术；计算机语音处理的基本知识、办公中的主要应用以及Office中的相关操作；文档中公式的编辑以及流程图、示意图的制作。

 通过本章的学习，读者应该熟练掌握以上几种对象的操作技巧，并能顺利地完成课后给出的相应作业。

习

题

一、简答

1．计算机中图像文件的格式有哪些？各有什么特点？ 2．计算机图形图像系统具有哪些主要功能？

3．计算机图形、图像处理技术在现代办公中的主要应用有哪些？

4．什么是计算机语音处理？办公中的语音处理主要包括哪些内容？ 5．请简述计算机语音处理技术的主要内容。

6．计算机语音处理技术在现代办公中的主要应用有哪些？ 7．在Word中，如何进行数学和化学公式的编辑？

8．请叙述在Word中编排业务流程图的操作方法，并说明其中的主要注意事项。

3．利用Word中的公式编辑器，编辑习题图7-2所示的数学或化学公式。4．利用Word中的图形处理技术，制作习题图7-3所示的网络结构示意图。5．制作习题图7-4所示的两个网站制作流程图。

第 8 章

办公局域网的组建和应用

【本章内容介绍】

当办公室的计算机越来越多时，如果能将它们组建成一个局域网，将会使许多文档、数据、程序得以共享，还会使一些昂贵的硬件设备得以公用，甚至可以召开不同办公室之间的网络会议，这样就大大提高了办公资源的利用率和办公的效率。

本章主要介绍了计算机网络的基础知识，然后以在Windows环境下对等网为例，介绍了局域网的硬件安装、软件配置以及局域网的办公应用。【本章主要知识点】 内容提要

8.1 计算机网络的基础知识 8.2 办公局域网的组建

8.3 办公局域网上资源的共享 本章小结习题

8.1 计算机网络的基础知识 8.1.1 计算机网络的含义和功能 8.1.2 计算机网络的类型划分 8.1.3 计算机网络的拓扑结构 8.1.4 常用联网设备介绍

8.1.1 计算机网络的含义和功能 1.含义

计算机网络是由各种通信设备和传输介质将处于不同位置的多台独立计算机连接起来，并在相应网络软件的管理下实现多台计算机之间信息传递和资源共享的系统。2.功能

计算机网络最主要的功能就是通过计算机之间的互相通信实现网络资源共享。这里的资源共享，包括以下几点：(1)硬件共享。如高档打印机，多功能一体机等。硬件资源通过网络系统共享这些设备，可以减少预算、节约开支。(2)软件共享。网络上某些计算机里的软件资源可通过共享被其它计算机使用。

(3)数据共享。计算机上各种有用的数据资源，通过网络可以快速准确地向其它计算机传送。8.1.2 计算机网络的类型划分-1 1.局域网、广域网和城域网

按照网络规模和覆盖范围可将计算机网络分为局域网、广域网和城域网。

局域网(Local Area Network，缩写为LAN)网络规模比较小，其覆盖范围在方圆几公里内，一般都用专用的网络传输介质连接而成。局域网速率高（一般在10Mbps～100 Mbps之间）、成本低，易组网、易管理，使用灵活方便。

广域网(Wide Area Network，缩写为WAN)的覆盖范围很大，一般从几十公里到几千公里，可能在一个城市、一个国家，也可能分布在全球范围。

城域网(Metropolitan Area Network，缩写为MAN)，也叫都市网，覆盖范围介于前两者之间，一般从几公里到几十公里，其用户多为需要在市内进行高速通信的较大单位。8.1.2 计算机网络的类型划分-2 2.有线网、光纤网和无线网

按照传输介质分，网络可以分为有线网，光纤网和无线网三类。

有线网专指通过电缆线来连接计算机的网络，包括同轴电缆和双胶线，传输速率一般为10 Mbps或100 Mbps，是局域网中普遍采用的联网方式。

光纤网是采用光导纤维作为传输介质，传输速度很快，一般用在大型骨干网络中。

无线网就是采用空气作为传输介质，用电磁波作为载体来传输数据的网络。无线网具有有线网没有的移动性优势。由于目前无线网传输速率远远比不上有线网，且联网费较高，目前尚未完全普及，但各国都在大力推动无线网的发展。

8.1.2 计算机网络的类型划分-3 3.对等网(Peer－to－Peer和客户机／服务器（Client/Server）网络 按照服务方式划分,可以分为对等网络和客户机／服务网络。

对等网也称工作组，这种网络相对也比较简单。对等网上各台计算机有相同的功能，没有主从之分，网上任何一台计算机既可以作为网络服务器，它不需要专门的服务器来做网络支持，也不需要其它组件来提高网络的性能，因而价格相对便宜。客户机／服务器网络由一台服务器和若干个客户机组成。服务器通常采用高性能计算机或专用服务器设备，它在网络操作系统的控制下，将与其相连的专用的通讯设备提供给网络上的客户站点共享，也能为网络用户提供集中计算、数据库管理等服务。客户机 / 服务器网络不仅适合于同类计算机联网，也适合于不同类型的计算机联网，因而成为最常用的一种网络。8.1.3 计算机网络的拓扑结构

网络中各台计算机连接的形式称为网络的拓扑结构，主要有如图所示的几种： 8.1.4 常见联网设备介绍

计算机网络中，除了计算机设备之外，还包括网卡、网线、集线器等网络传输介质和中继器、网桥、路由器、网关等网络互连设备。它们具有各自的功能，将节点计算机连接起来，使数据能够正确的传输。下面简单地对这些网络设备的功能和特点给以介绍。网卡

网卡也叫网络适配器，是连接计算机与网络的硬件设备。网卡有的集成于主板上，有的外插于计算机或服务器扩展槽中，通过网线与网络交换数据、共享资源。对现在常用的以太网来说，能用的是10M 及10M /100M自适应网卡，一般带有RJ-45头双绞线接口或是BNC细缆接口。

网卡的主要作用是从计算机向网线发送数据，或接受网线传来的数据，在计算机与系统之间控制数据流。在网线上，数据必须以单位流的方式移动，网卡以组的方式并行接收数据，并对其重新排列结构，使之能够在网线上传输。网线

网线包括光缆、同轴电缆和双绞线。

光缆传输距离长，传输率高，不会受到电子监听设备的监听，是高安全性网络的最佳选择。但由于其价格较高，同时又需要高水平的安装技术，所以常用在大型骨干网中。

同轴电缆又分为基带同轴电缆和宽带同轴电缆。它以硬铜线为芯，外包一层绝缘材料。这层绝缘材料又用密织的网状导体环绕，网外再覆盖一层保护性材料，具有屏蔽性好，传输距离远的特点，但安装维护不太方便。

双绞线是用两条拧在一起的互相绝缘的铜线组成，它是目前最常用的连网线缆。它价格便宜，安装方便，但易于受干扰。目前的局域网中常用到的双绞线一般都是非屏蔽的5类4 对（即8根导线）的电缆线。线缆两端安装有RJ-45头（水晶头），连接工作站的网卡和集线器，传输速率能达到100Mbps，最大网线长度为100米，可以通过安装中继器加大连接距离，这时最大的范围可达到500米。中继器

由于存在损耗，当局域网物理距离超过了允许的范围时，在网络线路上传输的信号功率会逐渐衰减，衰减到一定的程度时将造成信号失真，因此会导致接收错误。中继器就是为解决这一问题而设计的，它完成物理线路的连接，对衰减的信号进行放大，保持与原数据相同。所以，中继器一般用于延伸同型局域网。

不能通过使用中继器的网络来使网络无限延长，因为网络标准中都对信号的延迟范围作了具体的规定，很多网络上都限制了工作站之间加入中继器的数目，例如在以太网中最多使用四个中继器。中继器只能在此范围内进行有效的工作，否则会引起网络故障。

网桥

网桥用来连接两个局域网络段，网间通信从网桥传送，网内通信被网桥隔离。网络负载重而导致性能下降时，用网桥将其它分为两个网络段，可最大限度地缓解网络通信繁忙的程度，提高通信效率。例如把分布在两层楼上的网络分成每层一个网络段，用网桥连接。网桥同时起隔离作用，一个网络段上的故障不会影响另一个网络段，从而提高了网络的可靠性。集线器和交换机

集线器是局域网中计算机和服务器的连接设备，是局域网的星型连接点，每个工作站是用双绞线连接到集线器上，由集线器对工作站进行集中管理。最简单的独立型集线器有多个用户端口（8口、16口或24口），用双绞线连接每一端口和网络终端（工作站或服务器）的连接，其端口一般为连接无屏蔽双绞线的RJ－45口。独立型集线器通常是最便宜的集线器，一般用于办公室，楼层一级的设备连接，作为中心节点实现各个工作站的点对点连接。集线器还有10M，100M共享式集线器，所有口共享10M或100M带宽。交换机和集线器的功能类似，不同的是交换机上每个端口都独占10M或100M的带宽，并且其多路交换功能可以大提高网络效率，但价格也比集线器昂贵。网关

网关用于连接不同协议的子网，组成异构的互联网。网关能实现异构设备之间的通信，对不同的网络协议进行翻译和变换。网关具有对不兼容的高层协议进行转换的功能，例如使NetWare的PC工作站和SUN网络互联。路由器

路由器是一种连接多个网络或网段的网络设备，它能将不同网络或网段之间的数据信息进行解释，以使它们能够相互通信，从而构成一个更大的网络。在路由器中保存着各种数据传输路径的相关数据—路径表（routing table）。路径表中保存着子网的标志信息、网上路由器的个数和下一个路由器的名字等内容。路由器的主要工作就是为不同网络的节点之间通讯选择一条最佳路径。路由器适合于连接复杂的大型网络。路由器的互联能力强，可以执行复杂的路由选择算法，处理的信息量比网桥多，但处理速度比其慢。8.2 办公局域网的组建 8.2.1 网络设备的购置

8.2.2 安装网卡和铺设网线 8.2.3 安装和设置软件 8.2.1 网络设备的购置

组建对等网之前，需要根据网络拓扑结构购买一定的网络设备。星形拓扑结构具有结构简单、架设成本低、安装方便等优点，很适合建设小型办公局域网络。组建星形网需要购买如下一些硬件设备：

1.为每台入网的计算机购买一块网卡。2.集线器：视入网计算机数量和要求速度确定集线器端口数和传输速率。

3.五类双绞线若干条，其长度视网络计算机摆放位置和距离而定。

4.RJ－45接头，每根网线的两端都需要它来和网卡或集线器连接。8.2.2 安装网卡和铺设网线

准备好硬件设备以后，即可安装网卡和铺设网线了。1.安装网卡

首先需要为每台计算机安装网卡，安装方法与显卡、声卡的安装方法类似，即：首先关闭计算机电源，打开机箱，然后根据网卡的类型，将网卡插入主板的PCI或ISA插槽中，最后再拧上固定螺丝即可。2.给每根双绞线两端加装RJ－45接头

加装RJ－45接头需要专用的夹线钳，可在购买双绞线让经销商来代为制作。如果条件允许，也可以自己制作，注意制作时双绞线中的8根细线有一定的缠绕和排列顺序具体排列顺序可参照厂家说明书，也可以向经销商询问。3.架设网络

将每台计算机用双绞线和集线器连接起来，即将网线的一头插入计算机网卡插槽中，另一头插入集线器的端口，接上集线器的电源，这样就架设好了计算机物理网络。8.2.3 安装和设置软件-1 硬件安装完成后，还必须进行软件安装并作一定的设置，办公局域网才能得以使用。1.安装网卡驱动程序 2.配置TCP/IP协议 操作步骤如下：

（1）选择―开始‖／‖控制面板‖命令，然后单击―网络和Internet连接‖，打开―网络和Internet连接‖窗口。

（2）在窗口中单击―网络连接‖，然后双击―本地连接‖图标，打开―本地连接状态‖对话框。单击―属性‖按钮，打开―本地连接属性‖对话框，如图8-2所示。8.2.3 安装和设置软件-2 8.2.3 安装和设置软件-3（3）从对话框中的列表里选择―Internet协议（TCP/IP）‖，配置TCP/IP协议，打开对话框如图8-3所示；如果列表中看不到―Internet协议（TCP/IP）‖项，可以单击―安装‖按钮，从对话框中选择协议进行安装。（4）在―IP地址‖填入―192.168.0.1‖，其它计算机可以采用将最后一位数字依次加1来分配IP地址，只要最后一位的取值范围在1～255之间即可，在―子网掩码‖中填入―255.255.255.0‖，单击―确定‖按钮。

（5）系统会提示重新启动计算机，重新启动之后即可完成设置。按照步骤（2）的方法打开―本地连接状态‖对话框。如果连接成功，在对话框中将显示连接情况和连接速率。8.2.3 安装和设置软件-4 8.2.3 安装和设置软件-5 3.设置计算机的网络标识

计算机连接上办公局域网后，为了管理和访问计算机，需要为每台计算机设置工作组和计算机名称。如果网络中的计算机较多，可以根据部门或项目任务将计算机合理的分为几个工作组，每个工作组中有若干台计算机。在Windows 2000中设置工作组和网络标识的操作步骤如下。

（1）打开¡°开始¡±菜单，右击¡°我的电脑¡±图标。从弹出菜单中选择¡°属性¡±，打开¡°系统特性¡±对话框。（2）选择¡°网络标识¡±选项卡，如图8-4所示，对话框中显示了计算机名称和所属的工作组。8.2.3 安装和设置软件-6 8.2.3 安装和设置软件-8（3）如果要更改计算机名称和工作组，可以单击¡°属性¡±按钮，打开¡°标识更改¡±对话框，如图8-5所示。（4）在对话框中输入这台计算机的名称和所属工作组，单击¡°确定¡±按钮，即可完成更改。8.2.3 安装和设置软件-8 架设和配置好局域网之后，打开“网上邻居”，所有的入网计算机就显示在窗口中，双击计算机图标能够对上面的共享文档或设备进行访问，如图8-6所示。入网计算机也可以使用Netmeeting相互通信和使用Office软件协同办公。8.3 办公局域网上资源的共享 8.3.1 设置共享文件夹 8.3.2 设置共享设备

8.3.3 搜索和访问网上计算机 8.3.4 映射网络驱动器 8.3.1 设置共享文件夹-1 在Windows 2000中设置共享文件夹的操作步骤如下： 1．打开―我的电脑‖，找到需要共享的文件夹。

2．右击该文件夹，从弹出菜单中选择―共享‖，如图8-7所示。8.3.1 设置共享文件夹-2 3．这时打开―×××属性‖对话框，选择―共享‖选项卡，如图8-8所示。8.3.1 设置共享文件夹-3 4．选择―共享该文件夹‖单选按钮，并指定一个共享名，默认为该文件夹的名称。根据需要，还可以进行―备注‖内容的添加和―用户数限制‖的设置。

5．单击―确定‖按钮，则在设置了共享的文件夹图标上出现了一只手，托住该文件夹，表示该文件夹已经共享，如图8-9所示。8.3.2 设置共享设备-1 操作步骤如下：

1．在安装有打印机的计算机上选择―开始‖／―设置‖／―打印机‖命令。

2．找到打印机图标，用和设置共享文件夹相同的方法将打印机设置为共享打印机。

3．在其它计算机上添加网络打印机。选择―开始‖ ／―设置‖／―打印机‖命令，然后单击―添加打印机向导‖对话框。4．单击―下一步‖，从打开的对话框中选择―添加网络打印机‖，如图8-10所示。8.3.2 设置共享设备-2 5．单击―下一步‖按钮，在对话框中输入网络打印机的地址，也就是安装了打印机的计算机上打印机安装的位置，如图8-11所示。6．单击―下一步‖按钮，根据向导提示完成网络打印机的添加工作。

8．对每一台计算机都添加网络打印机。以后在这些计算机上编辑的Word文档、Excel表格等，都可以共用一台打印机直接打印。8.3.3 搜索和访问网上计算机

搜索网上计算机的操作步骤如下：

1．打开―网上邻居‖窗口，单击工具栏里的―搜索‖按钮，窗口变成如图8-12所示。

2．在―计算机名‖框中输入要搜索的计算机名，单击―搜索‖按钮，即可搜索要查找的计算机。

3．还可以从―搜索其它项：‖下面单击―文件或文件夹‖，直接搜索网上计算机中需要的共享文档。8.3.4 映射网络驱动器-1 映射网络驱动器的操作步骤如下。

1．右击―网上邻居‖图标，从弹出的菜单中选择―映射网络驱动器‖，打开―映射网络驱动器‖对话框，如图8-13所示。2．在对话框中指定驱动器名，如Z：，注意不要使用本机上已有的盘符。

8.3.4 映射网络驱动器-2 3．这一步指定需要映射的网络文件夹。单击 ―浏览‖按钮，打开‖浏览文件夹‖对话框。如图8-14所示。4．在对话框中 ―网上邻居‖中展开目录，选择需要映射的网络文件夹，单击‖确定‖按钮。

5．这时打开 ―我的电脑‖，会发现本机多了一个Z：驱动器，其内容就是指定的网络文件夹的内容，使用起来就像访问本机驱动器一样方便。

本章小结

 局域网是由一组相互连接具有通信能力的计算机组成的，并分布在较小地理范围内的计算机网络，它的主要功能包括硬件资源共享、软件资源共享以及数据资源共享。

 计算机网络按照不同的分类标准，产生了多种网络类型，主要包括局域网、广域网和城域网；有线网、光纤网和无线网；对等网和客户机／服务器网。

 网络中各台计算机连接的形式称为网络的拓扑结构，主要有总线型、星型、环型和树型。

 计算机网络中的联网设备主要有网卡、网线、集线器、交换机、中继器和路由器等，它们具有各自的功能，将节点计算机连接起来，使数据能够正确的传输。

 组建办公局域网主要包括硬件设备购置、硬件安装、软件配置几个步骤；办公局域网组建之后，就可以很方便实现办公资源的共享，具体应用包括：设置共享文件夹；设置共享硬件设备；搜索网上计算机和网上文档以及建立映射网络驱动器。

习题

一、填空

1.计算机网络中的资源共享包括三个方面，分别是_______、______和___________。2.计算机网络的拓扑结构有四种，分别是________、_______、______和________。

3.按照计算机网络规模和覆盖范围，可以将计算机网络分为三类，分别是__________、________和__________。4.计算机网络中，除了计算机设备之外，还包括_________、_________、_________等网络传输介质和__________、_________、_________、_________等网络互连设备。

5.在办公局域网中考虑到以后连接因特网的要求，需要安装配置__________协议。

二、简答

1.什么是计算机网络？计算机网络的类型如何划分？

2.中继器、集线器和交换机都有信号放大作用，它们的功能有什么区别？ 3.如何搜索和访问局域网上的计算机？

三、应用

1.在办公局域网上设置共享刻录机，使没有刻录机的计算机能够使用刻录机。2.将单位办公局域网上经常需要访问的共享文件夹映射为网络驱动器。3.自己练习将办公用的几台单机联成一个对等局域网。

第 9 章

互联网在现代办公中的应用

【本章内容介绍】

 信息化社会的基础是由计算机互联所组成的信息网络。互联网技术在现代办公中已经起到了非常重要的作用。 本章重点介绍办公中如何利用互联网中的信息资源，内容包括Internet、Intranet和Extranet的基础知识；企业接入因特网的方式；因特网上信息的浏览、搜索、查看、保存、处理、打印；IE浏览器的设置；利用因特网下载资料等。【本章主要知识点】

 IP地址与域名的概念及关系  Intranet和Extranet基础知识  因特网在现代办公中的作用  企业接入因特网的主要方式  网上信息的浏览、保存和打印  网上信息的处理技巧  IE浏览器的性能设置

 利用搜索引擎搜索网络信息资源  利用浏览器直接下载信息

 使用Netants等工具软件下载信息

9.1 互联网技术基础及其办公应用

9.1.1 因特网（Internet）概述



因特网（Internet）是一个将全球的很多计算机网络连接而形成的计算机网络系统。它使得各网络之间可以交换信息或共享资源。

9.1.2 IP地址和域名

1．IP地址 2．域名

3．域名与IP地址的关系 4．域名的注册申请

9.1.3内部网（Intranet）概述

 Intranet不是一种产品，而是一种基于新概念的技术方案。它利用Internet的技术，以TCP/IP协议为基础，以Web为核心应用，构成统一和便利的信息交换平台。用户在Intranet中，通过使用万维网工具可浏览内部的和因特网上的信息资源，可将电子邮件、电子新闻、电子表格和数据库系统集成到浏览器界面中，还能很好地与传统的客户机/服务器系统相互融合，平滑过渡到Internet。

 Intranet既具备传统型单位内部网的安全性，又具有Internet的开放性和灵活性，在提供传统网络服务应用的同时，还能提供信息发布形式。

9.1.4网间网（Extranet）概述

  Extranet是使用Internet/Intranet技术使企业与其他企业或客户联系起来，完成共同目标的合作网络，是Intranet与Internet之间的桥梁。

Extranet既不像Internet那样提供公共服务，也不像Intranet那样仅仅提供对内服务，它可以有选择的向公众开放其服务或向有选择的合作者开放其服务，为电子商贸或其他商业应用提供有用的工具。9.1.5 因特网在现代办公中的应用 1.信息浏览（www.xiexiebang.com）

其它常用搜索引擎的网站域名列表如下：

① 新浪网

http://www.xiexiebang.com/ ② 网

易

http://www.xiexiebang.com/ ④ 我是野虎

http://www.xiexiebang.com/ ⑦ 常青藤

http://www.xiexiebang.com/ 3．利用Google搜索网上信息实例 4．利用―雅虎中国‖搜索网上信息实例

9.6.3搜索引擎的使用策略与技巧 1．合理选择搜索引擎

2．恰当地确定搜索关键词

3．使用有关符号和布尔运算准确界定查询结果 4．搜索过程中的常见问题及解决方法

9.7 互联网上软件及其资料的下载

9.7.1利用HTTP协议直接下载软件

 所谓直接下载就是指不借助下载工具，而直接利用WWW下载所需的资源。直接下载是从互联网上获取所需资源的最基本方法，是办公人员必须掌握的方法。9.7.2利用FTP协议直接下载  FTP是一项在因特网中进行文件传输的协议，支持在Internet中进行文件传输的FTP服务器通常具有访问权限，用户需要注册才可使用服务器上资源。

1．网络蚂蚁简介

 网络蚂蚁(NetAnts)是从因特网上下载文件用的工具软件，作为国人开发的下载工具软件，它利用了一切可以利用的技术手段，大大地加快了下载的速度。由于该软件用蚂蚁搬家来象征它从网络上下载数据，因此就称为网络蚂蚁。

2．网络蚂蚁的界面组成 3．网络蚂蚁的使用

小 结

 本章讲解了在办公中如何充分利用网络信息资源，包括因特网的基础知识；网页的搜索、浏览、下载、保存、打印。学习中必须了解Internet、Intranet和Extranet的各自含义；知道Internet的接入方式；理解域名与IP地址的概念以及二者之间的关系；熟悉Internet在现代办公中的主要应用；能够熟练使用IE 6进行网上信息的浏览、保存和打印；知道如何对IE 6进行适当设置以提高其实用性。

 通过本章学习，读者要理解搜索引擎的工作原理，掌握搜索引擎使用的策略技巧；同时要掌握从互联网上下载信息的方法，包括利用浏览器直接下载和使用工具软件下载。

 总之，通过本章的学习，读者应该熟练掌握网页的搜索、浏览、下载、保存、打印。

习

题

一、简答

1．请分别叙述Internet、Intranet和Extranet的各自含义。2．企业接入Internet的方式主要有哪些？

3．Internet在现代办公中的主要有哪些应用？

4．什么是域名与IP地址？二这之间的关系如何？

5．什么叫URL？请举例说明其各个部分的格式组成。

6．请说明IE中收藏夹的主要用途，如何使用和整理收藏夹。

7．网页打印的方法有哪些？打印前的预处理工作主要包括哪些？ 8．利用搜索引擎从网上搜索信息时，要注意哪些策略和技巧？

第三篇：办公自动化

办公自动化设备应用与维护

浅谈对办公自动化设备的应用及维护

摘要

我是一名管理工程学院国贸专业的学生，通过这几周《办公自动化设备应用与维护》课程的学习，我感觉自己得到了很大的提高，同时对我们大学生的综合素质也具有提高作用。在《办公自动化设备应用与维护》课程的学习中，我主要对办公自动化颇有认识。

马兊思说过：“对于不懂音乐的耳朵，最美的音乐也没有意义。”这句话不仅适用于音乐，对于我们对办公自动化的认识同样也适用。这说明，如果学生缺乏必要的科技技术应用能力，那么，科技所带来的美感和便利就不能为乊所感受，这样科学技术本身也会黯然失色。作为一名大学生，我很庆幸自己选择了《办公自动化设备应用与维护》这门选修课，通过老师的讱解，和每课必到的毅力，我学到了在科技日新月异发展的今天，如何实现优化管理，提高工作效率。

互联网的出现与迅速发展，信息技术步伐的加快，使得企业面临着众多的挑战与竞争，在竞争过程中，对于一个集团企业而言，对信息的掌握程度、信息获取是否及时、信息能否得到充分的利用、对信息的反应是否敏感准确，也越来越成为衡量一个企业市场竞争能力的重要因素。随着中国加入WTO，各行各业都在努力提高自身的竞争力，电信的重组、企业信息化管理迚程的加快都在说明一个趋势：传统以红头文件为主的、强调公文处理的办公自动化将从主导地位逐渐减弱，以强调信息服务、知识管理为主的企业信息服务系统将逐渐代替原有的办公自动化。商场如战场，新一代的战争是信息化战争，如何通过互联网这一利器，使企业信息化建设完善起来? 这就需要一种高效，稳定的办公自动化系统。而我所说的课题是办公自动化系统（即OA系统），乊所以开发和研究这一系统，是 1

办公自动化设备应用与维护

为了提高办公效率、方便企业管理。在科技化、网络化的时代背景下，我们的工作管理方式也有更大的变革，原有的办公管理模式已经渐渐突显出它效率低、耗费人力资源等诸多不便和不利的因素，如何能利用最新的科技，为我们企业的管理带来更方便、更高效的工作已经成为现代企业管理中关键和最棘手的问题。而办公自动化就是在这一时代背景需求下，通过对管理模式、先迚的管理方法、以及互联网的研究，应用计算机编程技术，设计了符合先迚管理以及提高办公效率的这一软件。办公自动化系统兊服了以往办公软件中功能单一，且系统操作复杂，管理不便，通过网络有效的建立了公司内部资料管理以及信息的交流，让公司内部信息交流可以更加便捷，使办公效率大大提高，使企业管理更加现代化、科技化。

关键字 办公自动化、应用、维护 正文

在科技日新月异发展的今天，如何实现优化管理，提高工作效率，已经成为办公管理的主要目标了。在此乊前，人们曾经开发出众多针对个人提高工作效率的软件来实现这一目标。而后，经过发展，一些利于提高整体办公系统效率的软件已经出现端倪。

而随着越来越多方便办公管理的新技术的出现，办公自动化这一概念也随乊产生了。办公自动化不仅兼顾了个人办公效率的提高，更重要的是可以实现群体协同工作。协同工作意味着要迚行信息的交流，工作的协调与合作。由于网络的存在，这种交流与协调几乎可以在瞬间完成，并且不必担心对方是否在电话机旁边或是否有传真机可用。这里所说的群体工作，可以包拪在地理上分布很广，甚至分布在全球上各个地方，以至于工作时间都不一样的一群工作人员。办公自动 2

办公自动化设备应用与维护

化可以和一个企业的业务结合的非常紧密，甚至是定制的。因而可以将诸如信息采集、查询、统计等功能与具体业务密切关联。操作人员只需点击一个按钮就可以得到想要的结果，从而极大得方便了企业领导的管理和决策。

办公自动化还是一个企业与整个世界联系的渠道，企业的Intranet网络可以和Internet相联。一方面，企业的员工可以在Internet上查找有关的技术资料、市场行情，与现有或潜在的客户、合作伙伴联系；另一方面，其他企业可以通过Internet访问你对外发布的企业信息，如企业介绍、生产经营业绩、业务范围、产品/服务等信息。从而起到宣传介绍的作用。随着办公自动化的推广，越来越多的企业将通过自己的Intranet网络联接到Internet上，所以这种网上交流的潜力将非常巨大。办公自动化已经成为企业界的共识。众多企业认识得到尽快迚行办公自动化建设，并占据领先地位，将有助于保持竞争优势，使企业的发展形成良性循环。

说了这么多有关办公自动化，我们来了解一下到底什么是办公自动化。办公自动化没有统一的定义，凡是在传统的办公室中采用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务，都属于办公自动化的领域。办公自动化是指在行政机关工作中，是采用Internet/Intranet技术，基于工作流的概念，以计算机为中心，采用一系列现代化的办公设备和先迚的通信技术，广泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存储和使用信息，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作；改变过去复杂、低效的手工办公方式，为科学管理和决策服务，从而达到提高行政效率的目的。一个企业实现办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理的标准。此外，办公室自动化也是近年随着计算机科学发展而提出来的新概念。办公室自动化英文原称Office Automation，缩写为 OA。办公室自动化系统一般指实现办公室内事务性业务的自动化，而办公自动化则包拪更广泛的意义，即包拪网络化的 3

办公自动化设备应用与维护

大觃模信息处理系统。通常办公室的业务，主要是迚行大量文件的处理，起草文件、通知、各种业务文本，接受外来文件存档，查询本部门文件和外来文件，产生文件复件等等。所以，采用计算机文字处理技术生产各种文档，存储各种文档，采用其它先迚设备，如复印机、传真机等复制、传递文档，或者采用计算机网络技术传递文档，是办公室自动化的基本特征。办公室是各行业工作的领导迚行决策的场所。领导机关做出决策，发布指示，除了文档上的往来乊外，更深层的工作，实际上是信息的收集、存储、检索、处理、分析，从而做出决策，并将决策作为信息传向下级机构或合作单位，或业务关联单位。这些都需要办公自动化的辅助。

办公自动化技术有三个层次。事务级OA系统、信息管理级OA系统和决策支持级OA系统是广义的或完整的OA系统构成中的三个功能层次。三个功能层次间的相互联系可以由程序模块的调用和计算机数据网络通信手段做出。一体化的OA系统的含义是利用现代化的计算机网络通信系统把三个层次的OA系统集成一个完整的OA系统，使办公信息的流通更为合理，减少许多不必要的重复输入信息的环节，以期提高整个办公系统的效率。一体化、网络化的OA系统的优点是，不仅在本单位内可以使办公信息的运转更为紧凑有效，而且也有利于和外界的信息沟通，使信息通信的范围更广，能更方便、快捷地建立进距离的办公机构间的信息通信，并且有可能融入世界范围内的信息资源共享。

第一个层次。OA（办公自动化）技术分为三个不同的层次：第一个层次只限于单机或简单的小型局域网上的文字处理、电子表格、数据库等辅助工具的应用，一般称乊为事务型办公自动化系统。办公事务OA中，最为普遍的应用有文字处理、电子排版、电子表格处理、文件收发登录、电子文档管理、办公日程管理、4

办公自动化设备应用与维护

人事管理、财务统计、报表处理、个人数据库等。这些常用的办公事务处理的应用可作成应用软件包，包内的不同应用程序乊间可以互相调用或共享数据，以便提高办公事务处理的效率。这种办公事务处理软件包应具有通用性，以便扩大应用范围，提高其利用价值。

此外，在办公事务处理级上可以使用多种OA子系统，如电子出版系统、电子文档管理系统、智能化的中文检索系统（如全文检索系统）、光学汉字识别系统、汉语语音识别系统等。在公用服务业、公司等经营业务方面，使用计算机替代人工处理的工作日益增多，如订票、售票系统，柜台或窗口系统，银行业的储蓄业务系统等。事务型或业务型的OA系统其功能都是处理日常的办公操作，是直接面向办公人员的。为了提高办公效率，改迚办公质量，适应人们的办公习惯，要提供良好的办公操作环境。

第二个层次。信息管理型OA系统是第二个层次。随着信息利用重要性的不断增加，在办公系统中对和本单位的运营目标关系密切的综合信息的需求日益增加。信息管理型的办公系统，是把事务型（或业务型）办公系统和综合信息（数据库）紧密结合的一种一体化的办公信息处理系统。综合数据库存放该有关单位的日常工作所必需的信息。例如，在政府机关，这些综合信息包拪政策、法令、法觃，有关上级政府和下属机构的公文、信函等的政务信息；一些公用服务事业单位的综合数据库包拪和服务项目有关的所有综合信息；公司企业单位的综合数据库包拪工商法觃、经营计划、市场动态、供销业务、库存统计、用户信息等。作为一个现代化的政府机关或企、事业单位，为了优化日常的工作，提高办公效率和质量，必须具备供本单位的各个部门共享的这一综合数据库。这个数据库建立在事务级OA系统基础乊上，构成信息管理型的OA系统。

办公自动化设备应用与维护

第三个层次。决策支持型OA系统是第三个层次。它建立在信息管理级OA系统的基础上。它使用由综合数据库系统所提供的信息，针对所需要做出决策的课题，构造或选用决策数字模型，结合有关内部和外部的条件，由计算机执行决策程序，作出相应的决策。

随着三大核心支柱技术：网络通讯技术、计算机技术和数据库技术的成熟，世界上的OA已迚入到新的层次，在新的层次中系统有四个新的特点：集成化。软硬件及网络产品的集成，人与系统的集成，单一办公系统同社会公众信息系统的集成，组成了“无缝集成”的开放式系统。智能化。面向日常事务处理，辅助人们完成智能性劳动，如：汉字识别，对公文内容的理解和深层处理，辅助决策及处理意外等。多媒体化。包拪对数字、文字、图像、声音和动画的综合处理。运用电子数据交换（EDI）。通过数据通讯网，在计算机间迚行交换和自动化处理。这个层次包拪信息管理型OA系统和决策型OA系统。

其中，事务级OA系统称乊为普通办公自动化系统，而信息管理级OA系统和决策支持级OA系统称乊为高级办公自动化系统。例如，市政府办公机构，实质上经常定期或不定期的收集各区、县政府和其它机构报送的各种文件，然后分档存放并分别报送给有关领导者阅读、处理，然后将批阅后的文件妥善保存，以便以后查阅。领导者研究各种文件乊后作出决定，一般采取文件的形式向下级返回处理指示。这一过程，是一个典型的办公过程。在这一过程中，文件本身是信息，其传送即是信息传送过程。但应当注意到，领导在分析决策时，可能要翻阅、查找许多相关的资料，参照研究，才能决策，所以相关的资料查询、分析，决策的选择也属于信息处理的过。

办公自动化设备应用与维护

这说明，信息以文件方式传递、处理；领导查阅、参照的有关法觃也是信息，这是数据信息。研究决定过程，主要是领导者的意志。但是客观信息分析，可以做出几种可选择的方案。在这个全过程中，如果采用计算机处理来往的文件，可以说是初步程度的自动化。如可以用计算机查询各种资料数据，这是更迚一步的自动化。如果由计算机自动分析有关本事件的资料，自动提供若干个供决策者采用的可能决策，则是更深层次的有人工智能观念的办公自动化。所以，办公室自动化系统本身是一个多层次的系统，在各种层面上，可以说实现了办公自动化的一部分业务，而从最初级的自动化开始，随着采用的技术不同而逐步构成一个更高级的自动化系统。办公自动化已经成为企业界的共识。众多企业认识到尽快迚行办公自动化建设，并占据领先地位，将有助于保持竞争优势，使企业的发展形成良性循环。

这说明，信息以文件方式传递、处理；领导查阅、参照的有关法觃也是信息，这是数据信息。研究决定过程，主要是领导者的意志。但是客观信息分析，可以做出几种可选择的方案。在这个全过程中，如果采用计算机处理来往的文件，可以说是初步程度的自动化。如可以用计算机查询各种资料数据，这是更迚一步的自动化。如果由计算机自动分析有关本事件的资料，自动提供若干个供决策者采用的可能决策，则是更深层次的有人工智能观念的办公自动化。所以，办公室自动化系统本身是一个多层次的系统，在各种层面上，可以说实现了办公自动化的一部分业务，而从最初级的自动化开始，随着采用的技术不同而逐步构成一个更高级的自动化系统。

在日常办公中，办公人员需要花费大量的时间迚行讨论和交流意见，才能作出某种决策。而这种在群体中互相沟通、合作的工作方式就是所谓的“协同工作”。7

办公自动化设备应用与维护

随着网络技术的发展，异步协作方式如电子邮件、网络论坛等，以及同步协作方式如网络实时会议正在逐渐成为除了人们面对面开会乊外的新的工作方式，它们打破了时间、地域的限制，使人们可以随时随地参加到协同工作中去。

在日常办公中，办公人员需要花费大量的时间迚行讨论和交流意见，才能作出某种决策。而这种在群体中互相沟通、合作的工作方式就是所谓的“协同工作”。随着网络技术的发展，异步协作方式如电子邮件、网络论坛等，以及同步协作方式如网络实时会议正在逐渐成为除了人们面对面开会乊外的新的工作方式，它们打破了时间、地域的限制，使人们可以随时随地参加到协同工作中去。

这时办公自动化就提供办公人员在办公室以外的办公手段，它可以进程拨号或登录到出差地的网络，通过电话线或广域网络，随时可以访问到办公自动化系统；为提高工作效率和减少费用，办公人员还可以选择“离线”工作方式，即将需要处理的信息先下载到本地便携机上，然后切断连接，“离线地”处理信息（例如他可以在旅途中批阅公文，起草电子邮件等），工作完毕才再次接通连接将自己的工作结果发出以及再次下载新的待办信息。办公自动化系统作为网络应用统应提供用户协同工作支持和移动办公支持。

通过《办公自动化设备应用与维护》课程的学习，我了解了很多关于办公自动化的知识，我觉得这就是一个优势，这要感谢老师的精心传授和精彩讱课，让我记忆犹新。与没有学习这门选修课的同学相比，同时在做事时也许我会比他们多一份感觉，不仅仅在以后工作中，也使我整体素质也得到了提高，如果不学习这门课程，我还不知道办公自动化的发展和应用在我们日常生活和工作中是多么重要，尤其是对一个企业。通过《办公自动化设备应用与维护》课程的学习，可以发展大学生的视觉能力、记忆能力和丰富的想象力。通过《办公自动化设

办公自动化设备应用与维护

备应用与维护》课程的学习，可以使学生接触很多科学技术。《办公自动化设备应用与维护》课程是一种感觉与理解、感性认识与理性认识的统一活动，也有一个由浅入深的反复过程。但《办公自动化设备应用与维护》又有自己的特点，这就是它比其它技术更需要观众主观方面的配合。正是因为这种主观意识的需要让我们的综合素质得到提高。

第四篇：办公自动化

工作流(Workflow)，就是“业务过程的部分或整体在计算机应用环境下的自动化”，它主要解决的是“使在多个参与者之间按照某种预定义的规则传递文档、信息或任务的过程自动进行，从而实现某个预期的业务目标，或者促使此目标的实现”。

工作流概念起源于生产组织和办公自动化领域，是针对日常工作中具有固定程序活动而提出的一个概念，目的是通过将工作分解成定义良好的任务或角色，按照一定的规则和过程来执行这些任务并对其进行监控，达到提高工作效率、更好的控制过程、增强对客户的服务、有效管理业务流程等目的。尽管工作流从已经取得了相当的成就，但对工作流的定义还没有能够统一和明确，不同学者从不同角度对工作流做出了不同的定义.工作流属于计算机支持的协同工作（Computer Supported Cooperative Work，CSCW）的一部分。后者是普遍地研究一个群体如何在计算机的帮助下实现协同工作的。

工作流的具体应用

1.关键业务流程：订单、报价处理、采购处理、合同审核、客户电话处理、供应链管理等

2.行政管理类:出差申请、加班申请、请假申请、用车申请、各种办公用品申请、购买申请、日报周报等凡是原来手工流转处理的行政表单。

3.人事管理类：员工培训安排、绩效考评、职位变动处理、员工档案信息管理等。

4.财务相关类：付款请求、应收款处理、日常报销处理、出差报销、预算和计划申请等。

5.客户服务类：客户信息管理、客户投诉、请求处理、售后服务管理等管理等。

6.特殊服务类：ISO系列对应流程、质量管理对应流程、产品数据信息管理、贸易公司报关处理、物流公司货物跟踪处理等各种通过表单逐步手工流转完成的任务均可应用工作流软件自动规范地实施。

许多公司采用纸张表单，手工传递的方式，一级一级审批签字，工作效率非常低下，对于统计报表功能则不能实现。而采用工作流软件，使用者只需在电脑上填写有关表单，会按照定义好的流程自动往下跑，下一级审批者将会收到相关资料，并可以根据需要修改、跟踪、管理、查询、统计、打印等，大大提高了效率，实现了知识管理，提升了公司的核心竞争力。

广州天翎的myApps快速开发平台是工作流领域中一个前沿的集成化的柔性软件平台，它的目标是无需任何编码，也可以轻松构建各种类型的信息化软件系统，并支持手机客户端功能。客户可以方便地通过它构建适合自身企业需求的协同、CRM等软件系统。

Workflow Workflow是一个灵活可扩展的基于流程和状态的工作流引擎。它的目标是满足可以想象的所有工作流程，从企业级的业务流程到小范围的用户交互流程。通过使用可插拔和分层结构，可以方便地容纳各种工作流语义。

以下以报销流程为例说明工作流模块的使用，报销单据凭证处理都是在财务系统完整的，但是财务系统一般不支持所有员工在财务系统中录入报销单据数据（如发票号码、金额等），同时由于财务软件是产品化的软件，很难进行大的改造。因此实现每个员工填写报销单据，并由上级领导审批报销单据，最后由财务进行审核，需要一个报销管理。报销管理单据的维护、审批处理，信息简单，可以直接用表单定制和工作流管理模块定制出来，包括填写报销单据、直接上级审批、领导审批等流程节点，就像一般的办公自动化系统实现的功能。领导审批完成之后，启动一个业务流程（采用 BPEL 进行编排），将单据数据自动写入财务系统（只需要财务系统提供写入单据 Web 服务）。由于财务系统无法进行大的改造，在财务审批、财务入账环节，采用消息流程节点处理方式，由财务系统提供一个查询单据状态的接口，这样财务人员就可以在待办任务中看到报销单据的待办，财务人员通过单点登录，点击待办任务进入财务系统进行操作，报销单据的填报者则不需要进入财务系统，在报销系统中就可以看到报销单据的整个流程的状态，这样既可以实现整合所有流程，又对财务系统本身不会造成大的影响。

办公自动化发展

办公自动化（Office Automation,简称OA）是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。办公自动化没有统一的定义，凡是在传统的办公室中采用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务，都属于办公自动化的领域。在行政机关中，大都把办公自动化叫做电子政务，企事业单位就大都叫OA，即办公自动化。通过实现办公自动化，或者说实现数字化办公，可以优化现有的管理组织结构，调整管理体制，在提高效率的基础上，增加协同办公能力，强化决策的一致性，最后实现提高决策效能的目的。

OA是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。办公自动化没有统一的定义，最后实现提高决策效能的目的。

第1代OA：硬件配置阶段

第2代OA：数据处理自动化阶段

第3代OA：C/S架构下的工作流自动化阶段

第4代OA：无障碍工作流自动化阶段

第5代OA：协同工作型办公自动化（KM1代）

第6代OA：协同发展型办公自动化（KM2代）

第7代OA:移动OA

三大发展阶段起步阶段

（1985年―1993年）：是以结构化数据处理为中心，基于文件系统或关系型数据库系统，使日常办公也开始运用IT技术，提高了文件等资料管理水平。这一阶段实现了基本的办公数据管理（如文件管理、档案管理等），但普遍缺乏办公过

程中最需要的沟通协作支持、文档资料的综合处理等，导致应用效果不佳。应用阶段

（1993年－2002年）：随着组织规模的不断扩大，组织越来越希望能够打破时间、地域的限制，提高整个组织的运营效率，同时网络技术的迅速发展也促进了软件技术发生巨大变化，为OA的应用提供了基础保证，这个阶段OA的主要特点是以网络为基础、以工作流为中心，提供了文档管理、电子邮件、目录服务、群组协同等基础支持，实现了公文流转、流程审批、会议管理、制度管理等众多实用的功能，极大地方便了员工工作，规范了组织管理、提高了运营效率。发展阶段

OA应用软件经过多年的发展已经趋向成熟，功能也由原先的行政办公信息服务，逐步扩大延伸到组织内部的各项管理活动环节，成为组织运营信息化的一个重要组织部分。同时市场和竞争环境的快速变化，使得办公应用软件应具有更高更多的内涵，客户将更关注如何方便、快捷地实现内部各级组织、各部门以及人员之间的协同、内外部各种资源的有效组合、为员工提供高效的协作工作平台。OA办公自动化系统软件的发展历程大致经历了以下四个阶段：

第一阶段：文秘型OA软件

时间段：1980年—1999年

特点：MS OFFICE、WPS、Lotus1-2-3等单机版的应用软件，以办公文件和档案管理为核心，基本实现无纸化办公。

第二阶段：流程型OA系统

时间段：2000年—2005年

特点： C/S形式的OA办公系统应用软件，以工作流为核心，实现了大多数流程管理如公文流转、流程审批、业务流转等的自动化。

第三阶段：协同型OA系统

时间段：2005年—2009年

特点：以B/S形式的OA办公系统应用软件为主流，以协同办公为理念，结合了Internet、工作流、表单系统、即时通讯和SOA等多种技术和手段，实现了协同办公、协同政务、协同商务等多种协同应用。

第四阶段：平台型OA系统

时间段：2009年—未来

特点：OA系统架构于综合的协同应用平台之上，充分利用了支撑平台强大的技术优势，实现了企业信息化高级阶段下的更高需求——综合的协同管理平台。

最早期的OA办公系统主要都是完成文件的输入及简单的管理，这个时期的主要平台是FoxPro、DBASE等数据库，其优点主要就是简单，操作简单，功能也简单。缺点同样也是简单，由于平台标准太简单导致我们无法可靠地实现非结构化文档的处理、联机备份、全文检索、容错技术、工作流这些重要的OA办公系统功能。这个时期主要的成就就是实现了文档的共享及简单的查询功能。

OA办公系统真正成熟并得到广泛应用是在Lotus Notes、Microsoft Exchange出现了以后，它提供的工作流平台及非结构化数据库的功能使我们可以很方便地实现非结构化文档的处理、全文检索、工作流这些重要的OA办公系统功能，OA办公系统应用进入了实用化的阶段，但随着管理水平的提高，Internet技术的出现。单单实现文档管理和流转已经不能满足我们的要求，我们的领导和员工希望能够获取更广泛的信息来源。

这个时候OA办公系统的重心开始由文档的处理转入了数据的分析，即我们所说的决策系统，同样NOTES作为一个非结构化数据库已经越来不能满足我们的需要，这时出现了以信息交换平台和数据库结合作为后台，数据处理及分析程序作为中间层，WEB作为前台(三层次结构)的全新OA模式，这种模式下，我们可以将OA办公系统纳入由业务处理系统、财务系统等系统构成的单位整体系统内，使我们可以通过OA办公系统看到、分析得到更全面的信息。我们会将大量的业务数据，甚至是文档数据放回数据库内。随着COM、OLD、WEB等技术的应用，我们将可以通过各种不同的开发工具方便地获取所需的信息

第五篇：办公自动化

办公自动化（Office Automation,简称OA）是将现代化办公和计算机网络功能 结合起来的一种新型的办公方式，是当前新技术革命中一个非常活跃和具有很强生命力的技术应用领域，是信息化社会的产物。

在行政机关、企事业单位工作中，是采用Internet/Intranet技术，基于工作流的概念，以计算机为中心，采用一系列现代化的办公设备和先进的通信技术，广泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存储和使用信息，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作；改变过去复杂、低效的手工办公方式，为科学管理和决策服务，从而达到提高行政效率的目的。一个企业实现办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理的标准。我国专家在第一次全国办公自动化规划讨论会上提出办公自动化的定义为：利用先进的科学技术，使部分办公业务活动物化于人以外的各种现代化办公设备中，由人与技术设备构成服务于某种办公业务目的的人一机信息处理系统。

在行政机关中，大都把办公自动化叫着电子政务，企事业单位就大都叫OA，以前常叫无纸化办公，后来叫办公自动化，再后来叫OA

办公室自动化是近年随着计算机科学发展而提出来的新概念。办公室自动化英文原称Office Automation，缩写为 OA。办公室自动化系统一般指实现办公室内事务性业务的自动化，而办公自动化则包括更广泛的意义，即包括网络化的大规模信息处理系统。

办公自动化没有统一的定义，凡是在传统的办公室中采用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务，都属于办公自动化的领域。

通常办公室的业务，主要是进行大量文件的处理，起草文件、通知、各种业务文本，接受外来文件存档，查询本部门文件和外来文件，产生文件复件等等。所以，采用计算机文字处理技术生产各种文档，存储各种文档，采用其它先进设备，如复印机、传真机等复制、传递文档，或者采用计算机网络技术传递文档，是办公室自动化的基本特征。

办公室是各行业工作的领导进行决策的场所。领导机关做出决策，发布指示，除了文档上的往来之外，更深层的工作，实际上是信息的收集、存储、检索、处理、分析，从而做出决策，并将决策作为信息传向下级机构或合作单位，或业务关联单位。这些都需要办公自动化的辅助。

人是系统第一因素，即办公室主要因素是工作人员，包括各种人员，除了传统办公室的角色外，现在又要加部分管理设备的专业技术人员，例如，计算机工程师，其它设备维护人员等。

技术设备，计算机是另一因素。设备中有各种机器，如计算机、复印机、速印机、电话机、传真机、网络设备、光盘机等等，这些设备统称为硬设备，或称硬件。而各种信息设备中还需要有管理设备的软件，例如，计算机的操作系统、网络操作系统、文字处理软件、专项工作程序软件等等，这些将在其它章节详述。

显然办公自动化这一人机系统，人，机，缺一不可。而设备方面，硬件及必要软件都需齐备。我们也可以认为办公自动化系统是人类处理信息的系统，是人类进入信息时代后的一种新概念。

[编辑本段]【办公自动化技术三个层次】

OA系统、信息管理级OA系统和决策支持级OA系统是广义的或完整的OA系统构成中的三个功能层次。三个功能层次间的相互联系可以由程序模块的调用和计算机数据网络通信手段做出。一体化的OA系统的含义是利用现代化的计算机网络通信系统把三个层次的OA系统集成一个完整的OA系统，使办公信息的流通更为合理，减少许多不必要的重复输入信息的环节，以期提高整个办公系统的效率。一体化、网络化的OA系统的优点是，不仅在本单位内可以使办公信息的运转更为紧凑有效，而且也有利于和外界的信息沟通，使信息通信的范围更广，能更方便、快捷地建立远距离的办公机构间的信息通信，并且有可能融入世界

范围内的信息资源共享。

第一个层次 OA（办公自动化）技术分为三个不同的层次：第一个层次只限于单机或简单的小型局域网上的文字处理、电子表格、数据库等辅助工具的应用，一般称之为事务型办公自动化系统。办公事务OA中，最为普遍的应用有文字处理、电子排版、电子表格处理、文件收发登录、电子文档管理、办公日程管理、人事管理、财务统计、报表处理、个人数据库等。这些常用的办公事务处理的应用可作成应用软件包，包内的不同应用程序之间可以互相调用或共享数据，以便提高办公事务处理的效率。这种办公事务处理软件包应具有通用性，以便扩大应用范围，提高其利用价值。此外，在办公事务处理级上可以使用多种OA子系统，如电子出版系统、电子文档管理系统、智能化的中文检索系统（如全文检索系统）、光学汉字识别系统、汉语语音识别系统等。在公用服务业、公司等经营业务方面，使用计算机替代人工处理的工作日益增多，如订票、售票系统，柜台或窗口系统，银行业的储蓄业务系统等。事务型或业务型的OA系统其功能都是处理日常的办公操作，是直接面向办公人员的。为了提高办公效率，改进办公质量，适应人们的办公习惯，要提供良好的办公操作环境。第二个层次 信息管理型OA系统是第二个层次。随着信息利用重要性的不断增加，在办公系统中对和本单位的运营目标关系密切的综合信息的需求日益增加。信息管理型的办公系统，是把事务型（或业务型）办公系统和综合信息（数据库）紧密结合的一种一体化的办公信息处理系统。综合数据库存放该有关单位的日常工作所必需的信息。例如，在政府机关，这些综合信息包括政策、法令、法规，有关上级政府和下属机构的公文、信函等的政务信息；一些公用服务事业单位的综合数据库包括和服务项目有关的所有综合信息；公司企业单位的综合数据库包括工商法规、经营计划、市场动态、供销业务、库存统计、用户信息等。作为一个现代化的政府机关或企、事业单位，为了优化日常的工作，提高办公效率和质量，必须具备供本单位的各个部门共享的这一综合数据库。这个数据库建立在事务级OA系统基础之上，构成信息管理型的OA系统。

第三个层次 决策支持型OA系统是第三个层次。它建立在信息管理级OA系统的基础上。它使用由综合数据库系统所提供的信息，针对所需要做出决策的课题，构造或选用决策数字模型，结合有关内部和外部的条件，由计算机执行决策程序，作出相应的决策。随着三大核心支柱技术：网络通讯技术、计算机技术和数据库技术的成熟，世界上的OA已进入到新的层次，在新的层次中系统有四个新的特点：

▲（1）集成化。软硬件及网络产品的集成，人与系统的集成，单一办公系统同社会公众信息系统的集成，组成了“无缝集成”的开放式系统。

▲（2）智能化。面向日常事务处理，辅助人们完成智能性劳动，如：汉字识别，对公文内容的理解和深层处理，辅助决策及处理意外等。

▲（3）多媒体化。包括对数字、文字、图像、声音和动画的综合处理。

▲（4）运用电子数据交换（EDI）。通过数据通讯网，在计算机间进行交换和自动化处理。这个层次包括信息管理型OA系统和决策型OA系统。例子 事务级OA系统称之为普通办公自动化系统，而信息管理级OA系统和决策支持级OA系统称之为高级办公自动化系统。例如，市政府办公机构，实质上经常定期或不定期的收集各区、县政府和其它机构报送的各种文件，然后分档存放并分别报送给有关领导者阅读、处理，然后将批阅后的文件妥善保存，以便以后查阅。领导者研究各种文件之后作出决定，一般采取文件的形式向下级返回处理指示。这一过程，是一个典型的办公过程。在这一过程中，文件本身是信息，其传送即是信息传送过程。但应当注意到，领导在分析决策时，可能要翻阅、查找许多相关的资料，参照研究，才能决策，所以相关的资料查询、分析，决策的选择也属于信息处理的过程。例如，北京市东城区政府报来文件要求某地区盖一座公共建筑，申请批准，文件传递到市政府有关机构，市有关领导看到文件后，要去寻找市里有关规划盖楼的文件法规，又需要研究全市的经费预算，以及其它许多参考资料，然后研究决定同意或不同意。并以文件或通知的形式把决定这一信息反馈给东城区政府。这个例子中，信息以文件方式传递、处理；领导查阅、参照的有关法规也是信息，这是数据信息。研究决定过程，主要是领导者的意志。但是客观信息分析，可以做出几种可选择的方案。在这个全过程中，如果采用计算机处理来往的文件，可以说是初步程度的自动化。如可以用计算机查询各种资料数据，这是更进一步的自动化。如果由计算机自动分析有关本事件的资料，自动提供若干个供决策者采用的可能决策，则是更深层次的有人工智能观念的办公自动化。再进一步分析这个例子，如果市政府微机办公系统和市政府法规信息数据库系统、市政府财务管理系统是一个集成化的统一系统，计算机自动从有关系统中寻取机关资料，这种系统就是办公自动化更高层次的集成化。另外，如果市政府办公系统和区政府办公系统是一个集成的计算机网络系统，可以通过网络传递信息，可以远程处理业务，那这就是一个更进一步的网络化的办公室自动化系统。所以，办公室自动化系统本身是一个多层次的系统，在各种层面上，可以说实现了办公自动化的一部分业务，而从最初级的自动化开始，随着采用的技术不同而逐步构成一个更高级的自动化系统。

[编辑本段]【办公自动化意义】

虽然诸如Lotus 1-2-3和MS Office系列的许多应用软件可以提高办公效率，但是这仅仅是针对个人办公而言。办公自动化不仅兼顾个人办公效率的提高，更重要的是可以实现群体协同工作。协同工作意味着要进行信息的交流，工作的协调与合作。由于网络的存在，这种交流与协调几乎可以在瞬间完成，并且不必担心对方是否在电话机旁边或是否有传真机可用。这里所说的群体工作，可以包括在地理上分布很广，甚至分布在全球上各个地方，以至于工作时间都不一样的一群工作人员。

办公自动化可以和一个企业的业务结合的非常紧密，甚至是定制的。因而可以将诸如信息采集、查询、统计等功能与具体业务密切关联。操作人员只须点击一个按钮就可以得到想要的结果，从而极大得方便了企业领导的管理和决策。

办公自动化还是一个企业与整个世界联系的渠道，企业的Intranet网络可以和Internet相联。一方面，企业的员工可以在Internet上查找有关的技术资料、市场行情，与现有或潜在的客户、合作伙伴联系；另一方面，其他企业可以通过Internet访问你对外发布的企业信息，如企业介绍、生产经营业绩、业务范围、产品/服务等信息。从而起到宣传介绍的作用。随着办公自动化的推广，越来越多的企业将通过自己的Intranet网络联接到Internet上，所以这种网上交流的潜力将非常巨大。办公自动化已经成为企业界的共识。众多企业认识到尽快进行办公自动化建设，并占据领先地位，将有助于保持竞争优势，使企业的发展形成良性循环。办公自动化（Office Automation，简称OA）是20世纪70年代中期发达国家迅速发展起来的一门综合性技术。

我国的OA经过从80年代末至今10多年的发展，已从最初提供面向单机的辅助办公产品，发展到今天可提供面向应用的大型协同工作产品。现在，办公自动化到底要解决什么问题呢？我们说，办公自动化就是用信息技术把办公过程电子化、数字化，就是要创造一个集成的办公环境，使所有的办公人员都在同一个桌面环境下一起工作。具体来说，主要实现下面七个方面的功能：

▲(一)建立内部的通信平台。建立组织内部的邮件系统，使组织内部的通信和信息交流快捷通畅。

▲(二)建立信息发布的平台。在内部建立一个有效的信息发布和交流的场所，例如电子公告、电子论坛、电子刊物，使内部的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等能够在企业或机关内部员工之间得到广泛的传播，使员工能够了解单位的发展动态。

▲(三)实现工作流程的自动化。这牵涉到流转过程的实时监控、跟踪，解决多岗位、多部

门之间的协同工作问题，实现高效率的协作。我们都知道，各个单位都存在着大量流程化的工作，例如公文的处理、收发文、各种审批、请示、汇报等，都是一些流程化的工作，通过实现工作流程的自动化，就可以规范各项工作，提高单位协同工作的效率。

▲

（四）实现文档管理的自动化。可使各类文档（包括各种文件、知识、信息）能够按权限进行保存、共享和使用，并有一个方便的查找手段。每个单位都会有大量的文档，在手工办公的情况下这些文档都保存在每个人的文件柜里。因此，文档的保存、共享、使用和再利用是十分困难的。另外，在手工办公的情况下文档的检索存在非常大的难度。文档多了，需要什么东西不能及时找到，甚至找不到。办公自动化使各种文档实现电子化，通过电子文件柜的形式实现文档的保管，按权限进行使用和共享。实现办公自动化以后，比如说，某个单位来了一个新员工，只要管理员给他注册一个身份文件，给他一个口令，他自己上网就可以看到这个单位积累下来的东西，规章制度、各种技术文件等等，只要他的身份符合权限可以阅览的范围，他自然而然都能看到，这样就减少了很多培训环节。

▲

（五）辅助办公。它牵涉的内容比较多，像会议管理、车辆管理、物品管理、图书管理等与我们日常事务性的办公工作相结合的各种辅助办公，实现了这些辅助办公的自动化。▲

（六）信息集成。我们每一个单位，都存在大量的业务系统，如购销存、ERP等各种业务系统，企业的信息源往往都在这个业务系统里，办公自动化系统应该跟这些业务系统实现很好的集成，使相关的人员能够有效地获得整体的信息，提高整体的反应速度和决策能力。▲

（七）实现分布式办公。这就是要支持多分支机构、跨地域的办公模式以及移动办公。现在来讲，地域分布越来越广，移动办公和跨地域办公成为很迫切的一种需求。

[编辑本段]【办公自动化程度和自动化方法】

目前企业的办公自动化程度可以划分为以下四类：

▲起步较慢，还停留在使用没有联网的计算机，使用MS Office系列、WPS系列应用软件以提高个人办公效率。

▲已经建立了自己的Intranet网络，但没有好的应用系统支持协同工作，仍然是个人办公。网络处在闲置状态，企业的投资没有产生应有的效益。

▲已经建立了自己的Intranet网络，企业内部员工通过电子邮件交流信息，实现了有限的协同工作，但产生的效益不明显。

▲已经建立了自己的Intranet网络；使用经二次开发的通用办公自动化系统；能较好得支持信息共享和协同工作，与外界联系的信息渠道畅通；通过Internet发布、宣传企业的产品、技术、服务；Intranet网络已经对企业的经营产生了积极的效益。现在正着手开发或已经在使用针对业务定制的综合办公自动化系统，实现科学的管理和决策，增强企业的竞争能力，使企业不断发展壮大。

办公自动化的实施应该考虑企业的实际情况，主要是企业的经济实力。按照上述分析，第一类企业进行办公自动化建设就需要较多投入，既要搭建企业Intranet网络，又要开发办公自动化系统，需要企业有较强的经济实力才能完成；而对于第二、第三类企业，由于企业Intranet网络已经存在，只是没有或没有好的办公应用系统，所以只须投入相对网络投资少得多的资金即可开发通用办公自动化系统，产生较高的投资回报。即便一步到位开发综合办公自动化系统其投资也要比网络投资少得多，而产生的经济效益更高；对于第四类企业，由于其办公自动化基础好，只须较少的投资即可达到目前办公自动化的最高水平。