采购部工作流程

第一篇：采购部工作流程

采购部工作流程

一、合同签约前，工程部、技术部应根据市场部提供的图纸对应采购的原材物料进行明细，制定出《**工程材料采购明细单》，采购部根据《材料采购明细》及时到市场落实要采购的材料供应的价格、数量、时间，为公司材料供应提供准确的报价和前期的准备工作。此项工作由采购部长将采购明细分解到各采购员，在2天内完成全部的询价结果并汇总上报预算部。

二、合同签约后，工程部应在签约后的2日内按照施工计划列出相应的采购计划《**工程一 期材料采购明细单》，该明细由

负责制定，该明细一式四份，分别报采购部、审计部、技术部。采购部根据明细做好采购准备工作。以后的采购计划都按照工程的进展分期进行。

三、采购部针对《**工程一期材料采购明细单》，首先落实库存情况，然后确定实际采购物品种类和数量，确定好之后，然后进行询价。

四、采购部在询价时，一定要参考报价时价格，向公司已经确定的合格供应商中的3家—5家发出《材料询价单》（附件一）。供应商根据要求确认价格后对我司的《材料询价单》签字，盖公章后回传，签字盖章的《材料询价单》会做为以后向供应商付款的依据之一，需妥善保存。采购部根据供应商的报价对比研究后确定其中的一家或者几家进行供货。并将《**工程材料采购单》一式四份，分别报总经理、财务部、审计部。完成审批后，向供应商签订《采购合同》并发出《材料订购单》进行采购。

五、《采购合同》一定要注明所供应的材料的规格型号，要提供合格证、产品检验证明、3C认证证明、材质证明等材料，为验收做好基础。《采购合同》签订后三日内存档。否则对采购部长处罚

元。

六、材料购进以后，采购部应将总经理签字的《材料采购单》复印件、本期实际采购的材料明细单发给工程部，作为工程部接收的依据。

七、材料进场后，工程部应安排

负责对材料是否有缺货、少货、次品、残品进行全面的检查，检查中必须将供应商的《送货单》与我司的《材料申购单》和《材料订购单》相对照，质量和数量都准确无误后才能进行收货，然后填写《材料到货会签单》，该单一式四份，有接收人分别交到采购部（供应商）、审计部、财务部。《送货单》交采购部保存。

八、现场接收人必须要验收产品的合格证、产品检验证、3C认证等证件，否则可以拒收。将收集好的上述证件及时交到技术部完成交接手续。如有丢失又无法补回的情况下，对责任人处罚

元。

九、采购部在采购过程中，要合理安排材料购进时间，确保工期。同时要本着节约的原则，合理安排车辆，节约运输成本。

十、采购部要不定期的到现场跟踪材料的使用、质量、产地等问题，及时纠正出现的问题，每个工程结束后，采购部、审计部、工程部一起将剩余的材料归集并办理退库手续。对没有利用价值的废弃物，由工程部负责处理，同时采购部要对工程的材料供应问题进行总结。

十一、采购结束后，采购部根据与供应商签订的合同条款安排付款。付款时，采购部填写统一的《付款申请单》（附件一），同时向财务部递交此批次材料的《材料材料单》和《到货会签单》、供应商签字盖章的《材料询价单》以及审计部审理材料采购意见，由财务部根据实际情况安排付款额度。

十二、财务部审核同意付款后，采购部应与供应商及时联系，要求供应商于付款前开具出相符的增值税发票或者普通发票，财务部在收到发票后即向供应商付款。

十三、在施工过程中，如果发现有材料质量不过关、规格型号有错误等异常情况，采购部要负责进行调换、退货。

十四、采购部要根据工程部和技术部的工程变更情况，及时跟踪掌握材料的变更，适时调整采购计划，避免造成物资积压。如果因为变更后材料计划没有变更造成的物资积压，对采购部长进行

元处罚。

附件一：

**公司材料采购询价单序号材料名称规格型号单位数量报价（含税）是否送货

第二篇：采购部工作流程

第一章 货品采购

一、采购进货流程

1、对品种及供应商进行初步洽谈。

2、确定进货品种及供应商。

3、向供货商索取相关资质文件，转交质管部审核。

4、协助质管部对供应商的业务员进行合法资格的审查。

5、采购合同签订。

（1）确定采购进货明细，包括进货品种及数量，采购计划报出后的到货时间；（2）确定相应的优惠政策；（3）确认结款方式及带票与否； ①带票月结 ②带票现款 ③带票实销实结

（财务打款转账的及时性）

6、做出计划，通知发货并跟进到货情况。采购已经上报的计划需保存，留做入库依据。

二、采购进货分类

1、常规商品进货

保证日常销售采购的商品，对于这类商品的采购流程规范如下：(1)低于库存下限品种的收集途径：

① 采购部自查

② 门店断货品种报采购 ③ 配送中心断货报采购部

(2)采购品种的筛选，结合日常门店总销售量，进行采购货品的确定。(3)采购人员通过电话联系或者其他方式直接与厂家订货。(4)采购过程中如遇特殊情况需通知门店断货原因。

2、新品采购

新品采购包括：替代品采购、顾客订购品种采购及常规新品采购三大类。（1）替代品的采购，功效类似、比现有销售商品有优势的商品采购。替换商品产生的原因如下： ①格过高，货比三家，处于劣势。②厂家新品替代老化品种。③毛利低，市场淘汰。

（2）顾客订购品种的采购，顾客必须在门店交订金，采购部专门为其采购的品种。

①采购确定到货时间，超过约定时间导致门店不能销售的由采购负责。（特殊情况除外）

②这类商品采购数量极少，专订专销，采购做好登记，到货入库后及时送至订货门店。

③这类商品不得退货，到货后两个月内未售出由店长负责（3）常规新品的引进，是为满足公司发展的需要引进的新品。①结合本公司实际情况，对现有品类进行规划，确定新品引进。②门店部及采购部每周一次对当地市场进行了解。

第二章 到货入库跟进

一、落实到货情况

1、查当日到货入库记录

（1）核对到货的准确性，指所到品种与采购计划的一致性。若厂家发了未计划货品，退单处理。

（2）核对到货入库正确性，包括厂家、带票与否及结款方式等；

（3）仓储部收到货后严格按照要求验收，差异必须在到货的第二个工作日内准确上报采购部。

2、审核当日入库人员登记的：新品本、涨价本及效期本。（1）查看到货新品，跟进新品到货情况。

①门店定购新品，到货入库后，及时通知开单员配至门店；

②常规新品采购，入库后，在最短时间内（最迟不超过入库后第三天）铺货至门店销售并跟进。

③按照要求对新品的零售价、毛利属性进行核定；（2）查看货品涨价情况

①了解核对厂家（供应商）通知涨价与实际到货价是否一致 ②核查计划时答应给的返点及赠品是否一致；（3）查看效期本情况

配合配送中心把握好效期商品流入库中，当天内与厂家联系，做出退货或者承诺换货处理；

二、追踪未到商品

1、厂家不再生产或销售商品的追踪（1）拓宽渠道，从其他厂家进货；（2）考虑功效相似替代品的进货；

2、厂家有货但未发商品追踪

（1）当天与厂家联系，询问未发货原因。

①暂时断货不能发货的，及时追踪，最短时间内保证商品到库； ②提价而暂不发货的，与厂家谈协议，争取最后一批不涨价货品；（2）考虑一个品种多渠道进货。

①货比三家，选取最低价进货； ②充分保证货源。

三、关注销售过程，积极争取厂家资源，做商品促销活动。

第三章 业务洽谈

一、厂家合作协议的签订

1、合作协议的分类：（1）协议：

①双方约定进货量、返点；

②指定供货渠道：保证货源及价格统一。（2）临时协议：短期的促销奖励

2、合作协议包括的主要内容：参照采购合同。

3、对于长期合作的厂家，应在原有合作的基础上，为公司争取最大优惠政策。（1）精减供货商的数量，加大深度合作；

（2）把握最佳进货时机，结合公司销量，争取最大优惠政策。

二、返点的管理

1、协议好的返点严格做好登记。

2、依据签订的合作协议在规定时间内追踪厂家返点；（1）确定返点金额，确定兑换返点金额商品；（2）确定返点商品到货时间；

3、返点商品到货入库

（1）返点商品的入库按照“不带票”“月结”开单，且入库单价金额为0，并在备注注明“XX月份返点”，便于核查；

（2）返点商品要求配送入库时在《涨价本》上做详细登记，注明返点商品名称及数量；

（3）采购审核《涨价本》后，对返点商品做采购退补价、勾账，系统里恢复进货金额。

①退补后的价格是采购下次计划价格参考 ②退补后的价格是开单入库价格参考。

（4）现金返点，采购做好登记，做进系统，由返点方直接上交财务部，财务部收款后开据收据，进行勾账。

4、对于不按时按量返点的厂家，依据《合作协议》条款作出相应的处理。

三、新业务到访：

新品：有意向品种按进货流程进货。

四、老业务到访：（1）流向查询；

（2）查询进销存；（3）临时促销；

要求厂商提前做好方案，与门店部负责人沟通。（4）配合厂家统一调整商品零售价；

①厂家必须提供统一的调价函

②下发通知由门店部具体落实后反馈价格，再进行调整。（5）效期及不动销退换货跟进

第四章 退货及维修

一、公司统一要求效期、质量问题的退货

1、退货通知内容。

①通知退货的对象（门店、门店经理和开单退货）； ②退货商品明细； ③商品有批号效期的限制 ④退货时间段；

2、通知途径。①腾讯通；

② 手机短信的方式（腾讯通断网时）。

3、退货要求：

①退货通知统一由采购部在每个周二、周四十二点前下发到有关部门。②采购部在发退货通知时，门店必须在规定的时间内严格按照退货要求完成退货；

④退货打单员收到退货后，在供应商要求的退货时间内完成，并反馈采购部。

二、门店及仓库自查，发现效期及质量问题的商品，上报采购部，采购部确认可以处理的，整理下发退货通知。

三、配送中心验收时拒收商品退货

1、破损，批号效期不明商品退货：

2、资质不全，不合格商品退货；

3、近效期商品退货，效期已超过半的商品拒绝收货；

四、返修商品处理

1、门店发现有质量问题及顾客返回的商品，先报采购部确认处理方式；

2、门店凭采购部提供的处理方式退回配送中心；

3、配送中心收到商品进行登记；

4、退货开单员在《维修记录本》登记，由采购确认签字，发回厂家维修；

5、维修返回后由退货开单员返回门店。

第三篇：采购部工作流程（推荐）

采购部工作流程

（2）采购工作管理

①测定最好的商品来源、商定采购合约内容，包括订价、品质、按时交货、规则、保证、零件之补充及退货。

②致力于对公司最有利的地方、采购时考虑到“公司优势”的货源以及以尽可能的低价购进。

③要向营运负责人提出忠告：有关主要货源和需求因素的状况，而这些状史是会影响到将来采购成本的有利或不利的一些因素。

④与市场营销部、营运促销部协调部促销计划中各人应负责、联系的事项。

⑤创立或建立一个标准的陈设或是商品分类容积所需要的适当空间。

⑥为了增加销售，要选择适当的商品及提出合理的价格并与厂商及营运部门合作，来改善销售。⑦检讨营销部的促销计划活动，例如：广告方式、陈列介绍的正确性等。

⑧一项一项检讨及分析销售及库存的报告，以便决定那些商品的库存是否适当，那些应该降价，那些应清。

（3）监督：指导所有采购员的采购作业，分派采购职责，协助他们选商品及训练，建立工作的标准，订

定责任和考评绩效。

（4）业务与责任：

①改善实际销售计划以达到满意的销售额，适当的周转数及高利润目标。

②建立适当的商品结构，以适合市场需求及达成预期的库存及周转能力。

③是否有能力在商品品质、效用和价格方面做改进以达到有竞争潜力。

④能否改善商品来源、以达成品质、样式、价格及时间上能适合的程度。

⑤能否与有关支援单位营销部协调达到对促销有贡献这方面的能力。

⑥能否与厂商保持良好关系的能力，而这良好关系导致厂商愿意提供我们所要求的商品。

（二）、职称：采购副经理

1、基本职能：

在公司的政策之下，配合协助采购部长制定采购、销售计划，负责采购业务工作的日常管理，负责商

品采购业务的具体谈判，负责采购合同的审核、商品价格、毛利水平的拟定，商品变价、调价的审核，商品促销计划、跟进销售情况、对比分析销售业绩及销售方式改进的拟定。对于所负责部门商品的挑选、订价和销售担负完全责任。

2、职责与任务：

（1）负责采购员的甄选、训练及工作指导；

（2）负责对新品的开发选择，要确保所选购之商品能销售、进货成本低；

（3）与厂商合作发展：①新商品。②独占性商品③廉价品。④促销广告用之商品。

（4）尽可能在促销广告时争取到厂商的协作赞助；

（5）向营运部建议某项商品促销陈列；

（6）以下列原则为准来订价：

①以人们对顾客所愿意付出之价格来判断；②与别家公司相同的或相似的货品要订出竞争性的价

格；③进货成本；④厂商建议的价格；

（7）下列原则降价、涨价：①销售的速度；②商品的存放时间；③同行之价；④库存状况；⑤季节变

换。

（8）属于协助方面的责任：①督导销售人员；②追加补货时协助计算库存；③使仓库保持整齐清洁；

④处理赊欠并确保顾客能马上收到商品及周到的服务

（9）在其他人协助的情况下，遵照规定，使正确的实物盘存。

3、组织关系：报告——采购部经理、总经理；督导——采购主管、采购员；

协调——营业部、市场营销部。

4、考核事项：工作表现依下陈述之事项衡量：①商场的营业情形与商品计划及预算相符合的程度；

②商品所获毛利和商品计划及预算相符合的程度；

（四）鲜食、食品、非食品采购员及联营租赁业务的职责说明

1、采购员的职责说明：负责当地市场农副产品、水果蔬菜的采购谈判，按公司的采购政策，尽力减少供

应商中间环节，直接向生产商采购；负责鲜食部每日销售商品的采购补货。

2、我商场销售商品的主要货源基地主要靠市场采集。通过市调、谈判、开发引进适合消费市场的销售商

品。

3、联营招商业务的职责说明：按公司政策开发引进新品名牌，洽谈招商租赁业务；并对该项

目跟进监督；对市场情况、销售情况及时反馈并做出调整改进措施。

4、采购员基本要求：

① 具有诚实敬业的个人素质，有相当的采购经验，具有敏锐的市场意识，较强的谈判能

力；

② 作为采购部的员工必须对公司绝对忠诚；不接受厂商的回扣、旅游招待、赠品、宴会，违者将按公

司有关规定处理；

③ 采购人员应密切注意市场行情的变化，掌握市场信息；

④ 采购人员必须了解本部门的专业知识，避免采购假冒伪劣商品及被厂商蒙骗；

⑤ 采购人员必须具备丰富的商品知识，慎重选择商品，建立商品类别组织，控制品项结构，清除滞销

商品，经常引起新商品，维持商品的快速周转及新鲜度；

⑥ 采购员应了解商品特性，并突显其特性；控制毛利，尽量达到目标毛利；创造销售业绩，完成目标

值；

⑦ 采购员必须考虑新商品的陈列问题，对正常陈列的商品要画出陈列图（MODULAR），促销商品应

注明其陈列方式；

⑧ 采购员应随时关注天气的变化，及时调节受较大影响的商品库存；

⑨ 采购人员应经常深入卖场，了解商情，客情，以期创造最佳的销售业绩；

⑩ 采购员应建立稳定的采购渠道，寻找充足的货源，避免商品脱销断档；

⑾ 采购员必须适时开发新商品；

⑿ 采购员应经常做市场调查，掌握竞争对手的商品构成、价格策略、促销手段等；并采取相应对策； ⒀采购人员应定期收集销售数据，分析销售状况；且应定期拟定促销计划，并策划实施。

4、专业知识：作为一个合格的采购员，除应具备丰富的商品知识外，还应了解与采购有关的法律、法规

等相关的专业知识。具体如下：

△ 国家规定的商品检验标准。△商品安全期限。△商品品质的辨别方法。△商标认识。

△销售技巧。△商品功能。△商品的制作技术。△商品制造成本的构成。△商品价值的显现方法。△供应商的优缺点。△商品的季节变化规律。△供应商谈判技巧。

（五）商品行政部的职责说明

懂商品知识、熟悉操作电脑、基本电脑维护、商品分类编码、商品登信息录入、供应商档案管理、商品变价调价的执行以及每日价格单据、公司文件等资料的存档、传递，每日或每周交配送中心配送员，传交松原公司财务部。

一、商品行政部主管岗位职责

1、采购员签完合同拿到财务处加盖合同章、布置录入工作；

2、核查商品的报告表，布置录入工作；

3、供应商档案、商品信息的录入；

4、审核生效订单，调价单、恢复采购、停止采购单、并转移更换供应商的商品信息；

5、修改供应商档案、错误条码、商品信息等系统资料；

6、为经理、采购员查寻、提供系统中资料；

7、录入、打印商品计划表、备忘录、报告等采购部所需资料；

8、申领、保管、控制采购部所需办公用品；

9、考勤，制定商品行政部文员排班表；

10、严格遵守公司企业文化及公司规章制度。

需掌握技能：①熟练使用微机及应用系统；②能维护微机及设备；③熟悉商品知识及商品分类编码。

二、商品行政部文员岗位职责

1、录入供应商档案、商品信息、竞争商品、停止采购单、恢复采购单；

2、录入调整商品进、售价单；

3、录入打印未生效订单、生效的商品进、售价单、商品计划表、备忘录、报告等资料；

4、为经理、采购员查寻、提供系统中的资料；

5、打印商品自产制作打印各种报表；

6、向相关部门传送有关单据；

7、为采购部制作打印各种报表；

8、修改错误商品信息；

9、系统维护；

10、严格遵守公司企业文化及规章制度。

需掌握技能：

1、熟练使用微机；

2、打字速度快；

3、熟练应用系统。

第二章 采购流程

一、采购业务流程图

第四篇：采购部工作职责及流程（推荐）

采购部工作职责及流程

一、采购部备岗位职责

（一）采购部经理的岗位职责

1、做到遵纪守法、秉公办事、大公无私、廉洁自律的职业道德。

2、对采购员的工作进行监督和检查，确保采购工作顺利开展。

3、选择、评审、管理供应商，建立供应商档案。

4、审核单品进价，并进行确认：定期进行市场价格调查，保证采购成本。

5、对各部门非常规物资申购单进行审核，有权拒绝末经董事长同意的采购定单。

6、配合财务部、仓库确定合理物资采购量，及时了解存货情况，进行合理采购。

7、组织供货合同评审，签订供货合同，实旌采购活动，并对合同执行情况进行监督。

8、监督采购过程中的退、换货工作、补偿事宜，确保我司利益。

9、发展新供货商，满足公司需求。

10、加强与供应商的沟通，及时解决工作中存在的问题。

11、加强与生产部门、营运部门的沟通，及时解决工作中存在的问题。

12、每月组织采购员召开一次业务分析会，进行交流与培训。

13、建立采购合同台帐，做好保密工作。

14、完成好董事长交办的其它工作

（二）采购员的岗位职责

l、做到遵纪守法、秉公办事、大公无私、廉洁自律的职业道德，做到诚实虚心、尽职尽责、不断学习业务知识，提高业务工作能力的敬业精神。

2、服从分配，听从指挥，并严格遵守公司的各项规章制度和有关规定。

3、负责公司物资的采购分单工作，对供应商进行询价、比价、议价，并上报相关信息：对所采购的物品全面负责。

4、有权拒绝末经领导同意批准的采购定单。

5、负责保存采购工作的必要原始记录，做好统计，定期上报。

6、对所采购的物资要有申购单，采购非常规物资上报采购经理。

7、不断进行市场行情的调查、动态资讯收集、整理，及时上报，以便及时调整采购策略。

8、跟催采购进度，确保订购物料按时、按量、保质送达我司仓库。

9、及时传递订单变更与撤消、品质要求变更与供方之间的信息，确保供方满足我公司的需求。

lO、及时处理与供应商采购异常、退、换货、补偿事宣，确保我司利益。

11、加强与供应商的沟通与联络，确保货源充足，供货质量稳定，交货时间准确。

二、采购部工作流程

第五篇：医药公司采购部工作流程

一、购进单传递流程规定1、2、1）2）3）

购进单据包括

采购入库单、采购退回、采购退补价单，购货发票及相关附件。

传递方向

验收养护室传递入库单、仓库传递采购退回单至采购部（红联、蓝联），由采购内勤接收 验收养护室传递入库单、仓库传递采购退回单传递至财务部（绿联），由财务负责库存商品管理的会计接收。

采购部传递至财务部（入库单必须连同对应的进项发票。退货单必须连同对应的采购退出申请单，且退货单必须由采购部经理签字，当月内所有退货的无论有无对应发票，退货单连同对应的采购退出申请单都传），由财务部负责应付账款的会计接收，上述要素不齐者，财务拒收。

3、1）2）3）

4、1）

传递时间

验收养护室、仓库传递至采购部的时间：每日下午5：00前，将单据传递至采购部。验收养护室、仓库传递绿联至财务部时间：次月1日上午10:00前。

采购部传递至财务时间：每周六下午5：00前，月末无论星期几，都必须传递。传递要求

验收养护室、仓库向外传出的所有验收入库单据，都必须经库管员签字。

验收养护室、仓库传向财务的绿联，按入库单先后顺序，每50页装订成一册，并封好封皮。月末剩余不足50份的，封为一本。2）

采购部向财务传递红联，在传递时，必须连同对应发票传至财务，要求发票要素要与入库单所载明各要素相符。

传递的发票需是经采购部经理、总经理签批后的发票。凡采购部经理未签字的发票，财务一律拒收。3）所传递的进项票包括发票联和抵扣联，凡代理人员配送品种的，需在发票联上标明联系人姓名。特殊情况下，只能传递入库单，无对应发票的，必须有购进品种的随货同行或相关证明该购进品种购进价格的单据证明，连同总经理签批同意入账的申请入账单，随同入库单传递至财务。申请入账单要素内容包括如下：申请单

申请人：采购部经理：

该表要求采购部自行设计，利用公司现有单据纸张类型（五联纸），要求做到整齐、整洁、美观。在发生上述特殊情况时，先填写该单据，经采购部经理、总经理签署后，连同相关采购单据，入库单一并传至财务，未有上述手续的，财务拒收，拒付。

5、1）

进项发票签字手续与流程

采购内勤将发票连同对应的入库单整理完毕，交由采购部经理签字，时间由采购部根据具体情况拟定。

2）

采购内勤每周四上午9点前，将有采购经理签字的发票及对应入库单传递至总经理办公室，总经理进行签批，签批完毕，返回采购部，采购部将签字完毕的发票及对应入库单及传递记录本传递至财务，财务接收后进行入账处理。每月末，不论是否星期六，都要将剩余未签字发票都要送交总经理签字后，转传财务。

6、采购退出、采购退补价单相关要求

A：办理采购退出的，应由采购内勤填制书面退货申请单，经采购部经理签字后，持申请单至仓库，库管员见采购经理签字的退货单进行减帐处理并打印退出出库单，将退库单签字后交与采购内勤。采购部传至财务的退货单，一律需附退货申请单，不附的，财务拒收。采购退出申请样单如下：

（公司名称）采购退出申请单

退货单位：日期：年月日

制表人：采购部经理：

备注：白联（仓库）红联（财务联）黄联（采购部）

此单要求设计美观。可一次性打印100份，留存备用，用完再打。

B：办理采购退补价

办理采购退补价，应由采购内勤在系统内生成采购退补价单，采购经理在系统内进行采购退补价审核，审核执行后由采购部自行打印采购退补价单，传递至财务的采购退补价单，需有采购部经理签字。

凡单据传递重复的，每次罚款不低于200元，造成经济损失的，承担全部责任。

7、其他事项相关规定

财务应付账款管理会计，每月结账后，向采购部传递应付账款余额表及应付账款负数余额表传采购部经理，采购部应对负数余额进行分析，并对异常负数进行解决或催收发票等相关手续，如不进行及时催收，造成损失或影响公司及时抵扣，追究责任人相关责任。

8、违规罚则

如有违反上述规定，给予责任人每次不低于20元罚款，如因此造成经济损失，将依据具体情况

追究责任人。

上述流程自年月日起正式执行。

二、采购付款流程管理规定

1、采购部购进普通品种付款支出 1）

货到即需付款的采购部填写付款申请单，申请人签字，经采购部经理签字，连同对应的入库单、发票，发票传递登记记录传递至财务，由应付账款管理会计签收发票及入库单，签收后同时在付款申请单上签明入库单及发票均已收到，经财务经理签名后，由采购部送交总经理签字，签字完毕，转出纳会计处付款。2）

付款期付款的由采购部填写付款申请单，每月24日传财务应付账款会计管理处，会计人员查看账户余额，符合付款条件的，签字。签字完毕，转交财务经理签字，财务经理签字完毕，每月25日传总经理签字，签字完毕，转出纳会计处进行付款。3）

预付货款的①凡需要预付货款的，由采购部填写付款申请单，付款申请上需明确标明预付款，并且需在付款单备左上角编制预付款单据编号。编号规则为年月日加小号。例如，2010年11月12日前后签批两张预付款申请单，则编号分别为2010111201,201011120

2②采购部需对预付款项做出明确登记，设定备查本，逐笔登记预付款项，根据所登记事项，及时催要商品及发票等手续。登记表包含要素如下：

预付款采购发票传递记录簿

上述纸张采用A4纸横排，需加钉硬质封皮，由采购部妥善保管。

自年月日起，预付款发票传递与其他普通付款发票传递需分本登记。普通付款发票仍延续以往模式，预付款发票传递表采用专门传递记录簿。

④凡预付货款的，本月内预付的，在次月末结账时仍未能办理完入库、发票及入库单移交财务做账的，所付款项一律转挂采购部经理个人名下，视作个人借款。如因特殊情况，如十分走俏药品，需早于2个月需要预付款的，采购部写明情况，经总经理批准后，财务可不予转挂。

⑤财务负责应付账款管理的会计，在预付款单上签字，并做预付款单号记录表，月末与采购部所

留存的预付款采购发票传递记录簿上载明的付款单编号相对证，看是否有遗漏编号。并根据预付款发票登记传递记录表上所载明的到票情况，与每月末将上月预付款项未到票的转挂采购部经理个人名下账上。

2、代理配送品种付款支出

① 原则上代理配送的品种，由代理人员自行进货，各项手续、办理入库，票据齐全，由采购

部传至财务做账。

② 如因特殊要求，厂家需要我公司对公打款发货的，需代理配送人员先到采购部签订购销合同（采购部盖章后留存存根联，作为打订单依据），合同签订完毕，代理配送人员持购销合同至财务科交款。交款完毕，出纳会计开具收据，并填开付款申请，经采购部经理、财务经理、总经理签字后打款。打款时间原则上为每周一、周三，如配送商有特殊请求需当天打款或出纳人员时间方面允许，也可当天打款。打款完毕，依据采购合同所记载传真电话等资料，向厂家发送打款底单传真，并通知发货。代理配送人员需妥善保存收据，作为日后结算凭据。

3、殊情况下的采购支出

对于特殊情况下的采购，如急用抢救药品采购、突发性卫生防疫药品采购，紧俏药品采购及其他特殊情况下的采购，采购人员需带现金进行现场即时采购的，由采购人员写借据，经采购部经理、财务经理、总经理签批后，到财务支取现金。业务办理完毕，7个工作日内处理完账务，归还借款。超过7个工作日不进行账务处理的，每超一日，罚款50元。一个月内不处理的，自工资中扣除。如因特殊情况，确实在7个工作日内无法处理完毕，需做出书面说明，经财务经理签名，交与出纳会计处存档。

上述流程自年 月 日起正式施行