客服部办公室管理制度

第一篇：客服部办公室管理制度

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客服部办公室管理制度

第一章 总则

办公场所是员工从事经营管理的劳动场所，公司努力创造一个安全、舒适、健康的办公环境，员工应自觉维护良好的办公环境。

第二章 员工行为规范

第一条 职业道德 忠诚、正派、守纪、勤勉、尽职、敬业。第二条 形象规范 着装、举止

1.着装：整洁、大方、得体。1)员工衣着应当合乎企业形象及部门形象，原则上员工 穿着及修饰应稳重大方、整齐清爽、干净利落，服装 正规、整洁、完好、协调、悦目。2)着装最好上下相配、平整，符合时节。3)女员工可化淡妆，工作时间不能当众化妆，勿戴过多饰品；领口过低、裙、裤过短的服装禁止穿着。4)鞋、袜保持干净、卫生，在工作场所不赤脚、不穿拖鞋。

2.举止：文雅、礼貌、精神。1)遵守考勤制度，准时上班、下班，不迟到、早退。病 假、事假需及时申请或通知部门经理，填报请假单。2)上班时间保持良好的精神状态，精力充沛，精神饱满，乐观进取。3)对待上司要尊重，对待同事要热情，处理工作保持头脑冷静，提倡微笑待人，微笑服务。4)开诚布公，坦诚待人，平等尊重，团结协作，不将个人喜好带进工作中，不拉帮结派、党同伐异。5)热情接待每一位客人，不以貌取人，不盛气凌人，与客人约见要准时，如另有客人来访需等待时，应主动端茶道歉。6)保持良好坐姿、行姿，切勿高声呼叫他人。7)出入会议室或上司办公室，主动敲门示意，进入房间 随手关门。

第三条 语言规范 会话：亲切、诚恳、谦虚。1)语音清晰、语气诚恳、语速适中、语调平和、语意 明确言简。2)与他人交谈，要专心致志，面带微笑，不能心不在 焉，反应冷漠。3)严禁说脏话、忌语，使用文明用语。4)同事之间沟通问题时，应本着“换位思考、解决问题”的原则，语言应礼貌，委婉。5)汇报工作时应简洁、明确。第四条 社交活动 1.待客：热情大方的对待来客。客人到时应起立迎接，安排入座，双手递水；告辞时，应道别。2.作客：准时赴约，作客时间不宜太长，告别时应向主人表 示谢意。3.参加社交活动，应注意维护企业形象；男员工要修面，头 发梳理整齐，爱康企业集团（上海）有限公司

衣服整洁大方，保持仪态大方得体；女员 工应适当化妆，衣着色彩协调，大方得体，入时美观。

第三章 员工日常工作行为规范

第五条 办公大厅、各独立办公室应保持安静，禁止高声喧 哗、打闹、打游戏、网络聊天、下载电影、游戏及做与工作无关之事。

第六条 工作时间对待领导、同事、来访者等应热情、有礼貌。保持良好的工作情绪，禁止将私人情绪带入工作当中。

第七条 员工不得携带违禁品、危险品、枪支、管制刀具等 进入办公场所。第八条 工作中不得擅自翻阅他人的文件、资料、报告等材料。第九条 工作时间内禁止在办公区域内食用有气味的食品及零食。

第十条 办公桌上应素雅、整齐、清洁，各类文件存放应注意保密，不得随意摆放。第十一条 桌面和室内办公设备摆放整齐，保持外表干净。第十二条 室内文件柜文件摆放科学有序，外观整洁。

第十三条 办公室墙面除了张贴必要的文件或图表外，墙面清洁。第十四条 办公座椅不能随意摆放，离座后将座椅在桌前正。

第十五条 保证所属办公区域的设备设施完好，做到人走关停所有设备电源。第十六条 要节约用电，下班后及时关闭计算机、饮水机； 开启空调时按要求调整温度，人员长时间离开办公室时应关闭空调。

第十七条 办公室内不允许长期存放与工作无关的私人物品。

第十八条 未经行政部同意，禁止私自调换工作位置或挪动工作台、文件柜等办公家具、办公设备。

第十九条 工作中同事之间应本着以公司利益为重，团结合作、快捷高效为原则，应及时解决可能存在的矛盾和问题。

第二十条 公司的电脑、电话、传真机、复印机、快递原则上不能用于私人用途，若有特殊原因，须事先提出申请，经批准后方可使用。第四章 办公室现场管理规范

第二十一条 工作时间内，非工作需要无关人员不得无故在其他办公室逗留。第二十二条 公共卫生由专人打扫，各自办公室由办公室成员打扫，每位员工应自觉维

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护干净、整洁的办公环境。

第二十三条 员工应自觉维护办公场所清洁卫生，禁止在办公区域内、公司平台及卫生间内吸烟，严禁堆放杂物、随意丢弃废弃物，严禁随地吐痰、倾倒污水和茶渣，保持地面、门窗、办公家具、办公设备等清洁整齐。

第二十四条 在使用传真机或复印机后，所产生的错误报告或废纸等，须及时处理，重要文件应予以销毁，非重 要文件应回收再利用。传真后的稿件，应立即拿走，禁止堆放在传真机或复印机上。第五章 爱护财产

第二十五条 每位员工应爱护公司的财产，如有损坏，照价维修或赔偿。公司发放的办公用品，员工须妥善保管，如有遗失，自行负责。

第二十六条 复印机、打印机和传真机的管理与清洁及一般的维护由专人负责。第二十七条 电脑的日常维护由使用人负责，如遇故障影响正常使用的情况，将由行政部派专业人员对电脑进行维修，不得擅自处理。

第二十八条 发现设备、设施有问题时，及时通知行政部，由行政部向维修单位说明情况，并协调好维修时间，然后根据设备、设施的损害情况做相应处理。

第二十九条 为了维护公司正常的工作秩序，保证公司公共设备和设施正常运转，提高维修的时效性，每位员工都赋有在第一时间内将发现的公共设备、设施受损情况及时向行政部报告的责任。第六章 罚则

第三十条 本制度的检查、监督部门由公司行政部及客户部共同执行。

第三十一条 若有员工违反此规定，公司将给予口头警告、通报批评、记过、降薪、辞退等处罚。

第三十二条 根据规定，各种处罚项目除按上述规定处罚外，均计入当月绩效考核项目。第七章 附则

第三十三条 本规定由公司客服部负责解释、修订。第三十四条 本规定自二〇一一年十一月一日起执行。

第二篇：客服部管理制度

客服部管理制度

一、请示报告制度

遇有下列问题应及时请示报告：

1、工作中发现的政治问题和失泄密问题；

2、发现重大差错、事故，严重违反通信纪律问题；

3、危及通信设备人身安全问题；

4、超出本职范围以外需解决的问题；

5、工作中遇有客户故意刁难，向经理请示，由经理解决；

6、请示报告应逐级进行，遇有紧急情况可越级进行，但事后应向上级汇报。

7、请示报告要及时、准确，并根据情况提出处理意见，对上级指示要详细记载，认真执行。如有不同意见可提出建议，当上级坚持原意应先执行，然后按组织原则向上反映。

二、安全保密制度

1、严守通信机密，在任何情况下不泄露客户的任何资料。

2、严格遵守公司通信纪律。

3、严禁与客户闲聊。

4、正确使用通信设备

三、客服部礼仪制度

1、值班人员值班在岗，首先要着装统一、坚守岗位、佩戴工作证，其次要坐姿端正、精神饱满、集中精力。

2、值班人员要服从指挥调度，认真按各项业务流程、服务规范，操作规范的要求去做。

3、值班时必须使用规范服务用语，从语气、声调、应答上做到：礼貌、亲切、简练、清晰、耐心、周到。耐心解答用户所提问题，认真受理客户的业务登记，业务咨询，申告建议。

4、树立以“客户”为中心的服务理念，牢记“客户永远是对的”服务原则，做到反应快、应答好。

5、自觉遵守劳动纪律，履行客服人员职责。严禁在办公室大声喧哗、闲谈或谈论与工作无关的话题，未经经理批准不得擅离职守。

6、严格执行规章制度和安全保密制度，确保客户的信息和客户资料不被泄露。

四、客服部请假制度

1、认真执行请销假制度，做到不迟到，不早退，不无故旷工，确保当班时间准点到岗。

2、遇病事假不能上班，必须提前请假。一般事假需在一天提出；特殊事假需在班前一小时提出；如不能提前请假需经管理人员批准后方可生效。否则，按旷工处理。

3、请事假要逐级办理，不允许越级请假和交叉请假。

4、事假必须由本人出面办理，不得由他人代请，病假除外。

第三篇：客服部规章管理制度

客服部规章管理制度

一、客服部的重要性

1、客服部作为公司的核心部门之一，其服务态度的好坏，直接影响客户对公司的口碑，影响公司的企业形象，体现出员工素质等综合服务水平。客服的目的在于完善服务质量，不断提高客户满意度。因此，我们必须牢记“客户第一”的服务宗旨。

2、严谨的工作作风，系统的工作流程，高度的责任心，积极配合其他相关部门工作，严禁因个人的工作疏忽而给公司造成形象损害和经济损失。

二、客服的素质要求

1、具有良好的职业道德和正确的服务思想，树立以“客户”为中心的服务理念，做到迅速反应、应答及时、尽力尽责，维护本企业形象，全心全意为客户服务。

2、熟悉本岗位的工作及相关工作流程，熟练掌握调试技术、售后处理流程、跟踪回访服务等等。

3、普通话标准、流利，能听懂简单方言。

4、计算机操作熟练，打字速度达60字/分。

5、客服在受理客户咨询、投诉时，必须严格执行规范的服务用语，有耐心、亲切，热情的服务态度；

6、客服在工作过程中，应严格按照“三要、三不、四个一样”的要求去做。即：

三要：要“请”字当头，“您”字不离口，“再见”结尾。任何时候，不准说“喂、不知道、不关我的事”之类的服务禁语。

三不：不使用生硬语言，不得推卸责任，不责备、埋怨客户。

四个一样：生人熟人一个样、有无监督一个样、闲时忙时一个样、情绪好坏一个样。

三、客服的仪容仪表

1、员工的仪容仪表需端庄、稳健、站坐姿势端正，不准在办公区大声喧哗、说笑等。

2、员工着装应整洁大方得体，不得奇装异服；衣服保持无褶皱，领口、袖口等无污渍，非雨天等特殊情况，严禁穿拖鞋上班。

3、头发保持清洁，干净无异味，无头皮头屑，并梳理整齐，不准蓄怪异发型。

4、员工需精神饱满，保持面部清洁，保持口腔无异味，男员工不留胡渣等。

四、工作纪律制度

1、客服人员工作期间需坚守岗位、坐姿端正、专心工作，非公司规定的休息时间外，严禁在座位上睡觉。

2、客服人员要服从上级的工作安排，认真按工作流程、服务规范及操作规范做好本职工作。按时参加公司或部门组织的会议、培训、交流或其它活动，不得借故推脱或迟到。

3、工作中必须规范使用服务用语，从语音、语速、语调上都要做到：礼貌、亲切、简练、清晰、耐心、周到，严禁私自挂断客户电话。对于分配给客服的工作不得拒接或消极贻工或将个人情绪带到客服工作中。

4、工作时间，私人手机电话须设置为静音或振动，不得玩手机和其它与工作无关的电子设备；严禁在工作场所内大声喧哗，不得相互串岗、闲聊、哼唱、嬉笑打闹。

5、工作时间不能接打私人电话或会客，如因特殊情况需接打电话或会客时，必须先处理完当前已接入的客户问题，然后到办公区域外的环境中接打电话，时间不超过3分钟。会客必须到公司部门以外的区域会见，时间不超过3分钟。

6、如因工作需要与其它客服交流时请轻声细语短时交流或QQ消息沟通。如遇休息时间还有客服在处理问题时，其它已进入休息时间的客服人员须保持轻声或到其它区域闲聊，以免影响还在工作的客服。

7、每天吃饭休息的期间需确保有客服留守岗位，确保工作正常运作。客服可前后轮班吃饭休息，但需做好交接工作，不得全体离开工作岗位。

8、客服人员有责任和义务保管好公司分配给员工用于工作的办公设备，要爱护公物，不能在设备处乱涂乱画，分配的工作设备如有人为损坏应照价赔偿。座椅要整齐，保持座位的卫生整洁，不得在办公环境内乱抛垃圾。

9、工作时间不得做与工作无关的事情。如：不能看书，不准玩游戏或在线观看下载音视频，不得利用上班时间淘宝购物等。

10、工作期间，不得在座位上吃零食，严禁在办公环境内吸烟。早餐等可集中到会议室吃，用餐后自行清洁垃圾。

11、客服人员不得随意使用办公电话拨打私人电话，处理私人事务。

12、客服人员须保持办公室与自己桌面的干净整洁。下班前将桌椅和办公用品整理妥当，自觉检查和关闭电脑及其它办公电器。

13、员工实行每周轮休制度，具体由部门负责人根据工作需求制定排班表，个人不得私自更改。

14、严格遵守公司保密制度，不得将公司的技术、资料、计划等商业机密向其它非相关人员透露、复制或发送；严禁将客户资料信息透露给非相关人员。

15、班长负责掌管部门前台的大门钥匙，负责早晚班准时开门和锁门。若有特殊情况，必须提前做好钥匙交接工作，不得耽误大家正常上班。

五、考勤制度

1、上班时间前5分钟必须坐在电脑前打开电脑并做好工作准备，超过上班时间未做好准备者视为迟到。

2、严格按照规定的上下班时间打卡。做到不迟到，不早退，不无故旷工，未经公司批准不得擅离职守。

3、因其它原因不能到公司签到上班的员工，必须提前一天以书面形式通知部门主管原因，遇特殊情况可事先电话通知，事后须补交书面通知，未通知者视为旷工。

4、主管人员不在公司的情况下，若该班客服因突发情况需请假或调班，班长可以通过电话汇报，经上级同意后，协调并交接好请假人员工作内容后，方可批准。

第四篇：物业客服部管理制度

客服部管理制度

一、客服部会议制度

（一）晨会制度

1、客服部员工需提前15分钟到岗，并换好工服，做好准备工作。

2、考勤表签字后，由客服主管主持召开部门晨会。

3、客服部员工将前一天发现的问题提出，互相沟通，并由客服部主管协调，同时提出解决办法。

4、客服部主管可将前一天在工作中发现的各类问题提出，寻找解决办法。

5、记录无法完成的问题，上报上级领导处理并及时跟进。

6、安排、布置当天的各项工作。

（二）例会制度

1、客服部安排每周五16：00召开部门例会。

2、例会将由客服部主管主持召开。

3、召开例会目的在于对上周的工作加以总结，综合所提出的问题，制定解决办法，并计划、安排下周工作。

4、客服部全体员工均应参加例会，因特殊缘故或倒班而不能到岗的人员，需提前以书面的形式将所要反映的情况上交。

5、客服部主管需在会上传达公司领导的要求和决定。

6、召开例会时，需要有专人进行记录。

7、所记录的会议纪要需要所有与会人员传阅并签字。

8、会议纪要需上报物业总经理审阅，对会议中所提出的问题进行处理并存档。

9、所有客服部员工将按照例会的宗旨和要求安排下周的工作。

二、客服部办公制度

1、严格执行公司考勤制度，排班表上的工作时间是指上、下岗时间，不包括换衣服及就餐时间。

2、在规定的上岗时间内需着工装，办公区域不得穿便装。

3、严格执行公司关于礼仪、礼貌、言行举止的各项要求及部门内的各项服务纪律。

4、客服部所辖区域内要求清洁、整齐、无烟头、无纸屑、无瓜果皮壳、无痰迹、无杂物、无废物堆放等。

5、合理安排就餐时间，午餐时间保证有人值班，不能出现缺岗或脱岗现象。

6、客服部所有员工应严格执行公司的岗位卫生责任制及个人卫生制度，养成良好的卫生习惯。

7、严禁在公共场所吸烟，禁止随地吐痰。

8、严禁将食品带入办公室，严禁在上班时间吃东西。

9、整理好自己的个人物品，个人办公用品应放在办公桌的抽屉内；应保证工作台面干净、整齐；离开时，需整理好自己的办公区域，做好人走桌清。

10、做好保密工作。各种资料、文件应及时存档，不能放在工作台上或随意放在他处，以免有关资料泄露。

11、客服部人员须完成当日交办之工作方可下班。

三、部门安全制度

1、客服部所有员工对所在岗位的工作环境，设施、设备的安全均负有责任。

2、客服部所有员工均需有良好的安全意识。

3、员工离岗时，应切断电器的电源；下班时，仔细检查各种电器是否均已正常关闭。

4、客服部员工需了解所有设施、设备的操作原理，不得违章操作，避免产生安全隐患。

5、客服部员工需了解所在区域的设施、设备的运转情况，不使用时，应及时切断电源。

6、在工作过程中，如发现任何可疑之处或治安问题，应立即上报或通知保安部。

7、了解灭火设备的位置及使用方法，如发现火灾隐患，及时扑灭初

起小量明火。

8、了解紧急事件的处理程序，如出现问题，按照程序操作。

9、每位客服部员工均应严格遵守公司的安全规定。

四、客服部员工保密制度

1、严守通信机密,在任何情况下不泄露客户的任何资料。

2、不得向非本公司员工透露本公司的相关背景、资金状况等较敏感的问题。

3、不得将公司内部的文件带出公司，或借予其他无关人。

五、客服部单元内各房间钥匙管理制度

1、各房间的钥匙存放在客服部由专人负责管理。

2、管理人员如需使用各房间的钥匙应统一办理借用手续并详细填写钥匙借用登记表。

3、查看房间后，管理人员需确认单元内电源已切断，门窗关闭后及时将单元锁好并将钥匙交回客服部。

4、负责人每日要认真检查钥匙登记表，对未收回的钥匙要查明原因并做好记录。

5、未经许可，任不得将钥匙带出客服部或借给非物业工作人员使用。

6、聘请的外来施工人员（甲方施工人员）需进入单元做维修时，由管理人员到客服部签字借用。施工人员不得进入客服部直接借用。

7、房间钥匙如有损坏或丢失，立即写出书面报告上报客服部主管。

六、客服人员守则。

（一）客服部人员态度和仪表：

1、须对业户及访客礼让谦和，尽可能在工作职责范围内提供帮助。

2、对上级尊敬服从，对同事和睦互助。

3、对工作严谨，小处不可随便。

4、须时常保持仪容端庄整洁，服装需整齐，令他人有亲切感。

（二）客服部人员的日常巡查工作：

1、担任巡察工作的管理人员，须在指定时间内依照编定程序对管理区域样板间、绿化及清洁情况作逐项检查，如发现问题者，需立刻作出报告。

2、填写检查报告，将检查出的施工质量问题形成文件经公司领导审阅后上报甲方工程部协助维修。

3、特别留意室内维修是否动用明火或留有火种（以往物业火警多因装修、维修工程疏忽引起）。

4、需留意所有人物出入大厦，如发现可疑人物，需立刻报告安全部及作出应对措施。

5、留意大厦走廊、楼梯、电梯及所有消防通道、围墙等，除特许外，均不应在该等地方放置杂物、标贴。

6、巡查时需留意各单元户门、窗户、监控是否有被撬毁等情况。

（三）客服部人员应守纪律：

1、绝对服从上级合理指引及调派。

2、不得无故旷工，请假未经批准不得擅离职守，或未被接替而离开工作岗位。

3、当值时必须穿着公司工作服，带工牌。

4、不得在工作时间内进行任何形式之赌博或容许他人在客服部及公共地方内进行赌博游戏。

5、不得在当值时间内酗酒。

6、不得在公共地方饮食及吸烟。

7、不得假公济私，挪用公款及瞒骗、隐报等行为。

8、不得受私徇情或索取或收受任何形式之赏钱、礼物。

9、不得诽谤、争吵、打架、或借故滋事。

10、严禁吸毒或收藏违禁品。

11、不得破坏或盗窃及浪费公物。

12、必须对业户有礼，在任何情形下皆不得粗言秽语。

13、不得假借公司名义或利用职权向外作有损公司声誉之行为。

14、不得向外泄露公司之任何资料。

15、除得公司批准外，所有职工均不得另任兼职。

16、所有公物均不得用之于私人方面，对所有公物如有不合理损坏须负责赔偿。

17、不得在工作时间内睡觉。

18、不得在工作时间内收听音乐或阅报、书籍等。

19、不得向外界对公司行政作任何指责与批评。

20、遇紧急事件发生时，不得无恰当理由拒绝担任超时或额外工作。

21、不得迟到早退。

22、请假

⑴员工申请事假，需提前向部门申请并填写事假申请单，未经批 准而休假的，将作旷工处理。

⑵申请病假者，须有政府注册医生签发之正式证明文件及通知主管安排接替人员。

七、客服部员工文明服务制度

1、热爱本职工作，努力学习先进的管理技术，提高管理水平，牢固树立物业客服部“客户至上、服务第一”的理念和全心全意为业户服务的思想。

2、上班时间穿戴整洁、大方，佩戴工作牌，保持仪表端庄，精神饱满，不得有不雅观的举止。

3、主动向客人问好，待人彬彬有礼，笑容可掬，举止文雅，讲话清楚，用词准确，不含糊其词，不用不雅之词。

4、在工作中坚持原则，秉工办事，不徇私情，不以权谋私。

5、遵守岗位职责，明确分工，各司其职，团结协作，互相配合、监督，按质按量完成本职工作。

6、当业户有无理言行时，必须容忍，耐心说服，晓之以理，动之以情，不以恶言相待，更不允许与业户发生打架行为。

7、认真热情地处理业户来函、来访，积极为他人排忧解难，对业户的投诉、批评、建议、要及时进行调整处理或向上级汇报，做到事事落实。不能推诿、扯皮、推卸责任，更不允许有打击报复现象发生。

八、客服部员工接待管理制度

（一）制度

1、规范上岗条例：

接待人员必须明确：项目管理物业管理的礼仪服务不同于社会上一般单位的礼仪服务，是创一流服务，要高起点、高水平、高品位。因此，在服务管理上要体现“三严”，即严格管理、严格要求、严格纪律，树立礼仪接待人员良好服务的形象，为安粮物业管理增添光彩。

2、接待服务理念：客户至上，服务第一；工作要求：固定岗位，流动服务，主动补位，通力合作。

3、接待服务实行逐级负责制，接待人员对客户负责，同时接待人员对客服主管负责，客服部主管对经理负责。工作中要互相合作，严于律己，正确处理当班所发生的各类事宜，并做好记录与报告。

4、接待人员应听从客服部的统一安排，严格遵守岗位职责，站如松，坐如钟，彬彬有礼，微笑服务，有问必答。

5、仪表、仪容要求：

⑴上岗前、用餐后应适当化妆、补妆，修饰；按规定着装，仪表、仪容端庄、整洁，精神饱满，真诚微笑。站立时，两脚合拢，双手交叉在前。

⑵发型应统一、规范，修剪指甲，上班时必须摘除项链或戒指等饰物。

⑶在规定场合应站立服务，对宾客要主动热情，和蔼可亲。

6、接待服务人员应坚持文明用语，做到无投诉、无违纪、无责任事故。

7、接待服务人员在工作中要一丝不苟，认真负责，既要坚持原则，又要掌握灵活运用，做到外松内紧，有理有礼。

8、接待服务人员应自觉遵守项目管理各项规章制度，做到领导在与不在一个样。

9、员工间应提倡互相友爱，通力合作，坦诚相见，一切以工作为重。有利于物业客服部的话与事，多说多做；不利于物业客服部的话与事，不说不做。

（二）用语

1、当见到客人时说：“您好！”。

2、对客人应问：“先生（小姐），很荣幸能为您服务？”、“请问有什么事情吗？”、“有什么事我可以帮您。”等。

3、接受客人吩咐，听清客人要求时说：“好！明白了”、“好！知道了”、“好！听清楚了”，若未听清，要说：“对不起，请您再说一遍”。

4、对待不能立即接待的客人，应说：“对不起，请您稍候”或说“对不起，请您稍等一下”。

5、对等待的客人要说：“对不起，让您久等了”。

6、接待失误或给客人添麻烦时说：“对不起，刚才疏忽了，给您添麻烦了实在抱歉，今后一定注意，不再发生这类事”。

7、当客人离开时，应说：“您慢走，再见！（或请走好）”。

九、客服部员工接听电话工作规定

为维护公司的良好形象，全体员工在接听电话时，必须统一使用如下规范用语，并一律用普通话应答，做到态度和蔼、亲切，语言、语速适当，语言简洁明了。

1、当接听外线来电时三响之内接听电话，使用：

“您好！宇和物业客户服务中心，您请讲（或请讲）。”

2、当外线来电者需找某人时，使用：

“请稍候，我将电话转接给他（她）”或“请稍候，我去叫他（她）”。

3、如来电者需找的人不在时，使用：

“对不起！他（她）不在座位上，您是否需要留言或传话（视情况可告诉手机号码）”

4、如不认识来电者需要找的人时，使用：

“对不起！您能说出他（她）是哪个楼门的吗？”或“对不起，请

稍候，我帮您问一下。”

十、客服部值班管理制度及规定

（一）制度

为及时处理突发事件，维护管理区域正常管理秩序，特制定以下规定：

1、值班人员：部门每天安排客服人员进行值班；

2、值班地点：部门客服中心；

3、值班人员应填写值班记录表，注明值班人、值班起止时间、值班情况及处理结果等；

4、值班人员应认真检查管理区域、公共区域、售楼处、绿化等处的物业完好程度，卫生状况及各岗位员工的工作质量和劳动纪律；

5、值班人员应按时间要求检查管理区域效果照明灯具的开关；

6、值班人员必须及时处理各类突发事件。如遇重大事件，难以处理的，应及时报告客服主管，并请求有关部门协助处理。重大事件的处理，次日必须作出书面报告，上报总经理；

7、值班人员必须坚守岗位，不得擅自离岗，若因此而造成损失的，追究当事人的责任；

8、值班人员因事、因病无法值班，应事先安排调班，并报客服主管；

9、国家法定节假日另做加强值班安排。

（二）规定

1、凡在值班岗位工作的员工，必须坚守岗位，严禁擅离职守；

2、值班工作中要求精力集中，认真负责，按程序工作，完成上班未完成的作业；

3、值班过程中发现问题要立刻解决，遇有困难时可请求帮助，当重大事件发生时，要立即报告上一级领导，不得延误，不得擅自做主，不得隐瞒不报；

4、当换班时间已到，但接班人尚未来时，不得离岗；

5、严格遵守各项值班纪律及各项操作规程，凡因违反规程引发的一

切后果，其责任均由值班人员自负；

6、每天值班情况要逐项认真记录，交班要清楚、全面，一般情况不得把本班未解决的问题交给下班。

十一、客服部交接班管理制度及规定

（一）制度

1、时间统一标准化，填写各项记录和交接班记录，必须按国家标准时间统一计时。

2、填写内容明朗化。必须将所要交接的问题的原因、经过、结果填写清楚。

3、本班所发现或发生的重大问题，已处理的、未处理的都应该交接，便于接班人接着工作。

4、上级的指示、命令必须交接，便于上传下达，保证其权威性及持久性。

5、办公用品、通讯器材、资料、样板间钥匙等公用物品及保管应仔细登记，当面验清交接。

6、交接班应按时，无特殊情况，交班人必须将未处理的事务处理完毕，才能离开。

（二）规定

1、值班人员应按统一安排的班次值班，不得迟到、早退、无故缺勤，不能私自调班、顶班，因故不能值班者，必须提前征得上级领导的同意，并安排调班、顶班。

2、交接班人员必须做好交接班的准备工作，正点进行交接。

3、交接班的准备工作包括：未完成的工作、领导下达的新的工作指令、公共区域的维修情况等，交接时，交接人员应在值班日志上签字。

4、在下列情况下不得交接班：

⑴在重大事件或紧急事件未处理完的情况下；

⑵重大设备启动或停机时；

⑶交接班准备工作未完成时；

⑷接班人员有喝酒迹象或其他神志不清现象，且又未找到顶班人时。

十二、巡查制度

1、客服部人员都需要参与巡查工作。

2、当班员需按要求经常巡视样板间、公共区域、售楼处、银行、会所和大厦绿化，对发现的问题进行记录并及时通知相关部门进行整改。

3、客服主管需每天至少巡查二次，记录发现问题并及时通知客服人员或相关部门予以解决。

4、客服人员需不时的对物业的所有公共区域进行巡视，并对发现问题予以记录并进行处理。

5、区域的巡视工作，主要针对公共区域的卫生状况、物业的完好程度、设施设备的运行、各房间内的维修进度情况进行监督、检查，同时了解部门各岗位员工的服务情况。

6、对于在巡视中发现的问题，需要记录在巡楼记录本上，并填写维修单或部门工作联系单，通知相关部门尽快予以处理。

7、对于巡视中发现而提出的问题，处理后，需再次进行复查，并记录未能完成的问题，上报上级领导予以处理。

8、客服主管需定时检查客服部所有员工的巡楼记录及问题的完成情况并签署意见。

第五篇：客服部管理制度与岗位职责

客服部管理制度与岗位职责

客户服务部

第一章、客户服务部部门职能：

（一）解答和处理客户签约前、签约后所遇到的问题，是**公司全国客户市场具体指导和监督部门；

（二）配合市场部工作人员协助当地客户开发当地市场及解决市场开发过程中遇到的问题。；

（三）全国客户日常工作所遇到问题的解答及定期的回访工作；

（四）建立客户信息库及日常工作档案，客户问题的收集整理工作；

（五）配合其他部门完善网站功能，不断提升公司产品质量；

（六）完善管理体系及服务策略，提升服务水平及自身能力素质。

第二章、客户服务部部门职责

1、配合市场部门的工作，在对未签约客户的沟通时，将产品及服务准确的传达给客户，促成市场部门的签单。

2、对已签约客户资料进行登记存档。合同资料要求按所代理的区域进行存档，电子资料要求按时间进行登记，并对客户资料变更要及时进行更新。以便于后期查阅及管理。

3、对已签约客户进行培训。培训内容包括产品培训、市场培训。并将相关培训资料对客户进行传达。做到认真负责不遗漏。

4、已签约客户首次发货，根据和公司所签订合同，做好发货申请单，和客户进行核对，经相关人员签字后进行配发。

5、在客户做市场过程中，对客户所遇到的问题及时进行解决。如需要和技术部门或市场部门配合解决，应和相关部门通力合作，给予客户满意的答复。如不能及时解决或需要上报给上级管理者，应对客户进行说明，做到遇到问题不急躁不推诿。

6、建立客户档案信息库，对客户情况及市场发展情况、市场成绩及市场动向进行详细的登记，做到有有迹可循，针对客户情况进行有效的管理并定期将客户情况对上级领导进行汇报

7、定期对客户进行回访，了解客户近况及市场进展情况。对所了解的情况进行登记备案并定期对公司上级领导进行反映。

8、对公司的政策文件，自己通读了解后，方能对客户进行传达。遇到客户不了解或不理解，要及时进行沟通，并将客户意见及时反馈给公司相关负责人，以便于及时的调整。

9、对技术部门程序的调整及新功能的上线，积极配合进行测试。熟练操作使用后，方可对客户进行操作培训。

10、积极配合客户开发市场工作。在对终端客户进行沟通时，及时了解终端用户对产品的意见及建议，进行整理后上报给公司相关负责人，以便于不断提升公司产品的质量。

11、定期总结工作内容，发现服务过程中所存在的问题，进行学习更正，提高服务工作效率，为客户提供更高质量的服务。

12、不断优化并提升客服工作水平，通过和客户的沟通及对市场的了解，不断完善管理体系及服务策略。

第三章、客户服务部部门服务规范

一、服务用语标准

电话服务仅依赖语言传递信息，服务用语的礼貌、规范，将直接关系到公司的形象，同时也体现出客服人员的个人素质。而规范的服务用语又将直接影响到本公司形象。因此，本公司客服人员在日常工作中，必须掌握电话礼仪及规范，使用文明礼貌用语，杜绝服务忌语。

服务用语要求

1、声音甜美。语音标准，咬字清晰；音调热诚、亲切、充满活力；音量适度，以对方听清楚为准；语调婉转，抑扬顿挫有感情，令客户愉快；语速适中，不急不徐，避免连珠炮式说话。

2、表达恰当，称呼确切。说话力求语言完整、准确、贴切，注意选择词语，使客户满意。

3、讲普通话，避免使用俚语俗语。

4、使用正确的语法。

5、避免使用口头禅。

6、呼吸正确,避免说话断断续续。

7、与客户讲话要坚持使用“请”字开头，“好”字结尾。

常用服务用语

1、您好

8、谢谢您的合作。

2、请讲

9、欢迎再次拨打

3、再见

10、请问您需要什么帮助？

4、对不起

11、对不起，请稍等。

5、谢谢

12、对不起，让您久等了。

6、请稍等。

13、请原谅。等等。

7、请多提宝贵意见。

客服人员在和客户沟通在过程中，要经常使用上述礼貌服务用语，做到敬语服务，规范服务用语，提高服务水平。

二、服务日常规范

1、在客户服务部经理的领导下，严格遵守公司及本部门各项规章制度；

2、负责有礼貌的接听每一个客户来电，做好登记，并做出相应处理；

3、定期对客户进行回访工作，并将回访结果整理存档；

4、管理相关客户的信息、来访信息、电话或传真信息、来函信息、其他信息，整理存档；

5、对客户提出的问题，及时给予解决，如遇到上报相关负责人或需要核实的问题，要耐心对客户作出解释。不推诿不急躁。

6、热情、耐心的解答处理客户的咨询；

7、每日认真填写工作报表。对每日的工作及工作过程中遇到的问题进行总结。并做出下一个工作日的工作计划。每月整理、总结、统计报主管上级；

8、积极配合公司其它部门的相关工作；

9、遵守公司制度，完成上级领导交办的其他任务。

第四章、客户服务部经理岗位职责：

1、全面负责公司客户服部部门的管理工作，包括相关服务标准的确定、实施规范、政策制定和修改，以及服务资源的统一规划和配置，完善业务流程。

2、协助上级负责人做好部门管理工作，贯彻执行公司的各项方针政策，及时传达公司的最新精神及通知，执行公司的各类文件，及各项业务的实施管理；

3、及时准确解答客户提出的问题；

4、负责对公司客户服务政策的最终解释，加强与用户的沟通，裁定和调解服务过程中的纠纷；

5、负责收集客户意见，整理和分析产品在终端市场反馈的数据和信息，分别转送公司相关部门；

6、协调处理提倡与公司其它部门的工作，并对公司产品升级及完善提出参考一见；

7、组织管理内部日常工作系统，维持客户服务中心正常的工作秩序；

8、负责汇总统计每周受理投诉、市场反馈、回访情况，并将结果及时上报。

9、指导和督促客户服务部工作人员对客户的服务工作；

10、负责处理重大投诉；

11、遵守公司制度，完成上级领导交办的其他任务。