医药公司内控流程和驻外地办事处管理规定（推荐阅读）

第一篇：医药公司内控流程和驻外地办事处管理规定

医药公司内控流程和驻外地办事处 管理规定

（一）、发货管理流程

A、发货的前提是必须签订《代理商购销协议书》、《一级商购销协议书》、《购销合同》和《发货申请表》发货。

B、商业连续发货前提是应收应在资信额度内，底价代理商应现款现货； C、合同约定款到发货的回款汇票可以见票发货，电汇必须款到帐发货。

（二）、发票管理流程 A、发票开据先填写《发票开据申请单》由省区经理和省区文员签字，传至营销中心批准，转销售内勤开据；

B、财务部开据的发票不得直接寄至所开据的单位，应该寄至公司省区办事处，办事处文员在收到发票以后应在《发票签收回执单》签字，传真至营销中心财务内勤。

C、退票：由于票据数据开错和商业合作诸原因，形成退票，各省区办事处要在---天以内将发票退回公司，如不能按期退回形成事实税款交纳，这一部分税款由该省区经理和内勤全额承担。

（三）、回款管理

A、货款结算原则上采用五大银行（工行、建行、中行、农行、交行）汇票、电汇、银行承兑汇票等结算形式，公司接受承兑汇票的时间一般为3个月，最长不得超过6个月； B、限制现金结算，特殊情况采用现金支付的，报营销中心批准，并由营销中心批复解决方案。

驻外地办事处管理制度

（一）、办事处工作职能：

办事处是公司的驻外销售机构，是企业向市场、客户延伸的重要窗口，其管理直属于公司营销中心。办事处代表公司的利益，履行如下职能：

A、办事处根据公司的年度营销方案，承担公司下达的年度销售任务，并负责组织所有人员的二次任务分配；

B、办事处根据公司的任务指标，可按要求报招聘计划，经公司总部同意后，由总部人力资源部人员协助招聘、培训所需要的业务人员；

C、办事处负责当地市场的开拓、客户资源开发和管理，并定期向上级领导报告； D、办事处负责组织、策划、执行公司在当地市场的品牌宣传、产品营销、企业形象宣传，提升品牌和企业在当地的知名度；

E、负责收集、管理、反馈当地市场信息及同行竞争品牌的营销信息； F、根据公司有关规定，执行和负责各项资金回笼及费用结算工作； G、办事处行使对公司在当地财务的保护管理权，确保公司的财产安全；

（二）、办事处日常事务管理

A、办事处每日上班、下班必须进行卫生清理，以保持室内的整洁。B、办公地点内的各种物品必须摆放有序、整齐。C、业务人员着装必须大方得体，保持整洁，男士不得穿短裤、背心及拖鞋，不得蓄发及胡须；女士不得穿奇装异服及过分暴露的服装，不留长指甲、不穿拖鞋、不得佩戴夸张饰品。

D、办事处内人员必须保持团结，不准打架、斗殴、赌博、喝酒、在规定的作息时间内不准打牌以及进行他娱乐活动。必须注重与邻里间的公共关系，不得做出影响邻里生活的事情。

E、办事处不得逗留无关人员或办事处工作人员的亲属。

F、省区经理负责办事处财产的管理工作，若属人为损坏或发生丢失则由省区经理负责照价赔偿。

G、办事处所有员工每月规定时间内需按工作安排递交各类报表及相关文件。H、办事处所有员工不得接收与产品有关的所有现金。J、办公室不准存放公司产品（样品除外）。

（三）、办事处日常工作：

A、办事处所在地的所有业务人员在工作日早上必须参加早会。

B、办事处所在地的所有业务人员在每周一（或遇节假日，可顺延）必须进行周会。C、每月---日，所在地的所有业务人员必须参加月度会议。

D、每月---日，办事处必须向总部上报上月工作总结及下月工作计划。

E、因某事需临时沟通时，办事处需以工作联系单的方式上报。对于办事处所有上报文件，必须在得到批复后方可执行。

（四）、办事处考勤

A、办事处全体人员必须严格按规定时间上下班(8：30—17：30)，不得无故旷工(包括开会、学习培训等)。上班时间不在岗，一经查出，以旷工论处，旷工3天者，以自动离职予以辞退，同时不予发放本月工资。员工因故请假，需本人直接以邮件形式向经理申请，经批准后方可休假，休假期间不予发放当日工资；凡未请假或请假未经批准就擅自离岗者以旷工论处。

B、代表拜访终端必须有计划、有规律按合理线路进行，违者以旷工论处。

C、每周例会及其他通知会议，所有参会人员不得迟到、早退，凡有违反者，罚款---元/次。

（五）、办事处文件管理

A、首营资料需按照公司规定报告流向，不能随意复印、丢弃。B、合同及客户首营资料需及时寄回公司，办事处可备案留档。

C、广告备案资料、物价备案资料等需及时上报政府部门，批准后的广告备案资料、物价备案资料原件需及时寄回公司，办事处可备案留档。

D、宣传物料管理：公司发放到各办事处的促销物料的管理、分配、使用，由省区经理负责，E、公司宣传物料的管理视同现金管理，要求高度重视，宣传物料使用要科学合理，并做好登记台帐，公司领导和相关人员在市场走访时会密切关注宣传品的使用，发现有浪费行为将视情节严重给予相应处罚。

第二篇：医药公司库存管理规定

医药公司库存管理规定

一、本规定适用于公司在库所有库存商品。

二、目的：为规避库存商品风险，避免造成不良损失，规范不良库存商品的处置及责任追究，制定本规定。

三、采购要求：

公司所有采购计划严格按销售计划实施，以“零库存”为目标制定采购计划，加强对计划采购品种、采购数量的审核。

对于基药的采购：为保证公司及时高效配送基药，除不常用品种严格按基药部计划采购外，对于需要备货的品种，由采购部根据网上计划采购（库存保证为45天的库存量）

使用量小品种的采购：对于不常用的品种（每月销量<50盒）的药品，采购应选择调货为主，减少因其他原因造成的滞销或过期损失。

采购部门购进药品时，要求药品离失效期不得低于一年（有效期在一年以内的，离失效期不得低于八个月）。有效期在两年以上的，必须在有效期期限的一半以上。低于以上期限的，不得验收入库。如特殊情况需要，必须由采购负责人批准后，方能入库。

四、库存分配：

1、每个独立销售核算部门设立专用库位，库存商品由该销售部门负责；

2、80号库设为采购部库位，每月月底采购部根据采购计划把该库位未出库商品进行分配，纳入该销售部门库存。无法分配的由采购部承担全部库存管理责任。

五、不良库存定义：库存商品超过3个月未动销或者动销率低于10%的；近效期8个月的在库商品。不良库存必须限时处理，处理低于进价部分和过期报损即为折损率和应赔偿部分。

六、折损率

按销售额的0.5‰作为库存正常折损率，正常折损率范围内计入部门费用。

七、折损率大于0.5‰部分的金额按以下比例进行赔偿。

营销总监：超正常折损金额部分的5%； 采购总监：超正常折损金额部分的5%； 采购经理：超正常折损金额部分的10%； 部门经理：超正常折损金额部分的10%；

销售责任人：超正常折损金额部分的35%（共5人，每人35/5%）； 采购责任人：超正常折损金额部分的35%（共5人，每人35/ 5%）；

注：以上人员层次和人数欠缺时，欠缺部分由其他层次按比例承担。

八、上述所涉及人员每月预提提成的20%作为赔偿准备金，赔偿额大于提成预提金额时，从当月及以后月份提成中扣补，补足为止。

九、执行时间:从2013年1月1日入库的产品执行此政策。

2013-6-10

第三篇：医药公司客户管理规定

医药公司客户管理规定

一级商、代理商筛选及确定流程

（一）选择一级商、代理商的要求及考察内容：

A、一级商、代理商的道德声誉、经营管理能力、市场覆盖能力和综合财务能力，无不良债务；

B、维护公司定价政策和严守行业规范；

C、维护足够存货的资金能力和市场增大的投资者资源能力； D、经营本行业产品的经营资格和经营年限，经营场地； E、对产品的市场开发能力及自身销售是否网络健全； F、是否经营同类竞争品牌的产品；

（二）、冲窜货管理

公司发往各市场的每盒产品都有详细的编码记录。每个区域商业销售发货，只允许在本指定管理区域内分销，不得以费用补贴商业，冲窜到其他区域销售。否则，如有发现，除扣除相应销售额度及已拨付费用奖金结算外，并处以相应货款---倍可提奖金罚款。

（三）、退换货管理

退换货仅限有产品质量和运输过程产生破损和其它影响产品销售的状况。原则上无产品质量的产品不得退货。如确有特别情况需退换货，区域经理首先要口头沟通汇报，同意后，填写《退换货申请表》书面申请退换货，批准后方可进入退换货流程。不经批准擅自退回货物，公司不予认可，该货值直接从区域经理和责任人工资和奖金中扣除。

（四）、渠道管理

A、商业回款是渠道管理的核心，积极帮助经销商拓展渠道，壮大分销队伍，使产品能够较快地在渠道流通，增强经销商合作信心，有利回款。同时，要根据经销协议书回款分配比例要求及时催款。

B、与经销商积极合作，尽可能拓展渠道宽度和深度，满足产品销售连续增长需要。C、中、大型流通商业，都有开票大厅，要让合作方领导充分重视，达成共识，促使商业开票员重点积极推荐公司产品，然后再通过适当的商业推广方式进一步提升公司产品开票量。

D、提供产品销售流向。每月底经销商应积极配合提供公司产品销售流向单。E、双方应该能够密切配合，为做好分销提供便利。

F、冲窜货：明确经销商销售区域，不得跨区域销售冲窜货，有恶意冲窜货情况，将取消合作和年终返利。

G、经销商的考核既要完成销售回款指标，也要完成销售指标，且做到回款达到销售指标的---%以上。

第四篇：办事处管理规定

管理规定

为了使办事处的卫生、及各方面有所提高，创造一个良好的内部工作环境，解决内部人员的各项问题，根据办事处的实际情况制定如下规定

一、货物管理：

为了节约人力、财力，每周二、周四统一发货，在此期间之外的时间不准发货，如有发货所发生的一切费用由本人自行负责。（特殊情况除外）

二、电脑、电话的管理

电脑由综合员一人使用，其他人员如有使用电脑，必须经过综合员同意，否则发生的一切问题，由使用者处理、解决。

电话只允许内务人员使用，其他人员没有紧急情况，不准占用办事处的电话。不准使用办事处的电话打私人电话，如有发现一次罚款50元。

三、后勤人员的工作管理

为了能让后勤人员在有效的时间里，完成好自己的本职工作，并在规定的时间里及时、准确上报公司所需要的报表，不拖累公司的工作进程，在自己的工作没有完成之前，发生一些其他与自己无关的工作有权拒绝，（邮快递、打字、打表格等）在每月完成自己的工作外，可以帮助其他人员做一些自己能做的事情。

办公室电脑管理制度 办事处内务管理制度

为了给大家营造一个良好、舒适的工作环境，请大家自觉遵守如下规定：

1、自觉打扫室内卫生，各尽其责，达不到合格标准，经检查发现一次罚款20元。保持室内的清洁，自己管理好自己的物品，下班前整理好自己的办公桌桌面及物品，保持桌面清洁。

2、工作时间，要注意着装，要求得体大方、整齐干净。

3、不准在办事处办公大厅吵闹、吸烟，违者罚款100元。

4、除办事处人员外，其他人员不得擅自到办事处住宿。

5、在离开办公室前，要拉好窗帘、切断一切电源，做到人走灯灭、节约用电，杜绝一切安全隐患，并且合理利用办公室及各个房间的电器设备，以降低费用。爱护办公室内的一切办公物品，发扬主人翁责任感，把办公室当成自己的家一样爱护。各办事处要落实责任人，办事处不定期检查。

6、注意言行举止、礼貌用语、诚实待人、互敬互爱、发扬团队精神、爱岗敬业。

7、认真遵守作息时间：早上7：00起床，8：00前必须洗漱完毕。上班时间为8：00—18：00；午休时间为11：30—13：30。

8、凡订餐未用餐者，按每顿标准分摊伙食费。

大家共同努力创造一个和谐而又辉煌的四川办！

四川办事处

二00五年十二月十五日

第五篇：办事处管理规定

办事处日常工作管理纲要和规定

销售中心办事处日常工作管理纲要和规定

一、工作时间安排：

1、每周星期一 – 星期六； 每天 08 ：30 – 17：00；

2、销售代表每周星期一 – 星期五安排5条客户拜访线路，星期六进行重要客户的回

访或协助售点的促销活动或进行市场冲击等工作。

3、每天早晨09：00之前必须离开办公室，中午进餐时间30分钟，下午16：30返回

办公室。

4、每天晚上19：00之前必须开办公室，如需加班须得到上级批准。

二、办公室管理

1、办公室是所有员工的工作场所，严禁在办公室喝酒、游戏、赌博以及进行其他违反

国家法律的活动。

2、员工须保持良好的个人卫生及行为习惯，衣着整齐、得体，语言优美，严禁口出脏

话。

3、员工须保持办公室的整齐、清洁，按值班表进行每天的清洁打扫工作；办公室的卫

生责任人为出纳，所有员工须服从其管理；每天负责清洁打扫工作的员工须早晨08：

10到达办公室。

4、办事处文职人员（销售文员、财务主管、出纳）轮流负责办事处的每天的来访接待、电话接听、重要事项记录和传达工作。

5、销售文员须负责公司员工出差的车票、船票、机票、酒店的预定工作。

6、严禁用传真机复印以及使用长时间用电话聊天和处理私人事务，尽量使用电邮，减

少传真。

7、文件的复印需经办事处经理核准，销售文员负责联系固定的复印点，财务主管负责

审核，批量较大可考虑胶印或印刷。

8、电脑和打印机的管理责任人为销售文员，销售人员的文件处理由销售文员负责，促

销、财务人员文件的处理由促销主管和财务人员自行负责，其他人使用电脑须得到

城市销售经理的批准。

9、打印纸、定单、日常报表、文具、宣传物品、小礼品、促销物品严格按月度批准的计划按周分组领取，销售文员负责以上物品的管理。

10、爱护使用办公用具（办公家私、空调、饮水机、电话、传真）严禁恶意损坏和遗失；

未经允许，勿使用他人的办公用品；减少办公用品的损耗。

11、饮用水的购买须报计划审批，不允许超标。

三、工作例会的规定

1、每天早晨08：30准时召开晨会，晨会由城市经理主持，时间不超过10分钟。

晨会内容：

I． 通报前日订货量和送货情况；

II． 通报办事处、个人（第一、最后的销售人员）销售计划完成进度；

III． 指出急待解决的问题（铺货、产品陈列、宣传物品/小礼品/助销设备的使用、客户拜访、销售行政工作、劳动纪律等方面存在的问题），提出要求；

IV． 表扬先进、批评后进、鼓舞士气。

2、周会

I． 每周五下午16：30--17：30，销售代表/促销员周会，销售主任/促销主任主持，2000年12月修订第1版1

回顾本周工作、确定下周主要工作。

II． 每周六下午16：30--17：30，销售主任/促销主任/财务主管周会，回顾本周工

作进展情况（销售进度、重要客户的销售情况以及助销设备、应收帐款、促销

活动、产品陈列、宣传物品的使用等事项的状况），拟定下周主要工作。

3、月会

每月5日由城市销售经理召开办事处全体人员会议，回顾上月工作，宣布本月

目标和主要工作，并有针对性地销售代表或主任级员工做一次系统专业培训。

四、日常业务管理工作的规定

1、销售代表的要求：严格按《客户拜访路线》和《客户拜访八步骤》进行客户的拜访，在售点上认真执行《产品陈列标准》和《宣传物品的使用标准》，做好客户库存产品的流转工作，不断提高销售陈述水平和业务谈判能力，取得最大的拜访成功率。（以下关

键指标由销售主任在月度计划中下达）。

I． 客户数：目标、实际、达标率；每天拜访客户数、发生业务客户数、成功率。

II． 铺货率：必备包装的全系列铺货率；应备包装的铺货率；每个品种的铺货率。

III． 销售量（额）：目标、实际、完成率；达标率；指定品种的完成率；单位客户的销售量（额）。

IV． 回款额（率）：目标、实际、回款率（每月不低于70%）。

V． 产品陈列：达到陈列标准的客户数及占总客户数的比例。

VI． 订单质量：定单总数、退货定单数、退货率；定单总量、退货量、退货比例。

VII． 客户库存管理：每周五呈报销量排前十名的客户的明细库存；每一个品种在客

户处的储存时间不能超过45天。

VIII． 宣传物品的使用：总数量、单位销量使用量、使用效果。

2、销售主任：

I． 每天须检查销售代表的销售行政工作；

II． 每周跟随销售代表路线最少三次；

III． 每周须拜访合作伙伴一次，重点零售客户一次（每次最少十个）；

IV． 每月检查辖区内所有的助销设备销售一次；

V． 每月初严格、公正地做好销售代表的上月的工作考核；

3、城市销售经理：

I． 每天须检查销售主任/促销主管的工作；

II． 每周跟随销售代表路线最少一次；

III． 每周须拜访合作伙伴二次，重点零售客户一次（每次最少十个）；

IV． 每月27日做好下月的工作计划；

V． 每月初严格、公正地做好销售主任/促销主管/财务主管/销售文员的上月的工作

考核；

五、工作计划、报表的规定

总的原则：准时、完整、准确。

1、销售代表：

I．每天必须在售点上完成填写客户卡和制订单的工作，须请客户在订单上签字；

II．在合作伙伴或办公室完成制订单汇总表的工作；

III． 回到办公室完成销售进度表的填写工作，随后将订单汇总表、客户拜访记录卡

交主任审核。

2、销售主任/促销主管：

2000年12月修订第1版

2I.合作伙伴的订单需合作伙伴签字盖章，城市经理审批，交销售文员办理；

II.每天17：30前完成当天日报交城市经理；每周六上午09：00之前向上司呈交

合作伙伴库存和周报；每月2号呈交月报和销售代表/促销员的考核表和；每次跟随路线须使用《销售代表市场机会反馈表》和《销售代表路线工作回顾表》；

每月25日交所辖区域下月工作计划。

3、城市销售经理：

I.II.每天上午10：00前完成前日日报； 每周一向上司呈报周、报合作伙伴库存、和下周销售预测；

每月3号呈交月报和全体人员月度考核表；每月27日交所辖区域下月宣传物

品、助销设备、订单报表、文具等常用物品的需求数量，同时呈报所有合作伙

伴及销量排行前50零售客户的明细库存、下月的销售预测、促销计划和主要

工作的安排。III.4、销售文员：

I.每天12：00前做好办事处各级销售人员的销售报表和回款报表；

每月24 日统计助销设备、宣传物品、办公用品投放和库存数量；每月2号交

办事处员工的考勤。

III.建立员工考核档案，将月度业绩考核及奖励处罚记录存档。

5、财务主管：

I.每周六上午10：00前交应收帐报表；

II.每月25日交下月备用金计划。每月2号交收帐报表、月度销售费用报表以。

III.每季度第一个月5号前交合作伙伴的返利核算表。

六、应收帐管理

1、直接销售的应收帐管理：

I． 赊销的申请：按《赊销申请审批程序》办理；

II． 应收帐的管理：按财务中心制定的制度执行（订单的审批权限、赊帐额度度的控制、赊帐发票的管理、赊帐期限的管理、坏帐的处理）；

III． 销售人员须在收款后的24小时内将货款交给出纳，否则视为挪用公款，按公

司的规章制度处理。

IV． 对现款现货的客户，如果在送货时客户无钱结帐，司机、销售代表、销售主任

无权做赊帐处理，须向城市销售经理报告，由经理做出决定。如若违反规定，当事人须在24小时内交回货款，否则视为挪用公款，按公司的规章制度处理。

V． 由于自身过失（不定期拜访客户；帐期超过60天无法收回货款，仍未采取措

施）造成的死帐，由销售人员负全责，承担全部损失。

2、分销的应收帐管理：

I．赊销的申请：销售代表申请，销售主任审核，合作伙伴批准；

II． 应收帐的管理：合作伙伴在订单汇总表上签字确认该批货物赊帐；其直接送货

负责客户的签收，并保管赊销发票，接近帐期时通知我司销售代表收回，销售

代表须在收款后的24小时内将货款交给合作伙伴。销售主任负责帐期的管理、货款交接的监督以及协助追款的工作。

III． 由于自身过失（不定期拜访客户；帐期超过60天无法收回货款，仍未采取措

施）造成的死帐，由销售人员负全责，承担全部损失。

七、助销设备和费用的管理

1、销售代表根据售点的销售量和合作态度，申请投放《助销设备》（专用货架、展示

柜、微波炉等）；按〈助销设备的申请审批程序〉办理。

2000年12月修订第1版3 II.2、销售代表应确保设备的资产安全，并投放在最佳位置，使之有效使用。

销售主任每月检查辖区内所有的助销设备销售一次，及时向上司报告设备去向和使

用效果，呈报改进和调整计划，并督促执行。

4、助销设备使用的关键指标：不允许丢失；投放数量和设备的总销量、陈列达标设备

数量和比例以及单位设备的销量；销售主任/促销主管/城市经理应统计其费用和计

算其效益。

5、由于自身过失（不定期拜访客户等）造成设备的遗失由销售人员负全责，承担全部

损失。

八、广告用品与费用的管理

1、广告用品系指宣传物品（海报、串旗、吊牌、产品宣传单张、堆码围栏、价格标志

等）、小礼品、太阳伞等所有用于零售终端售点上的品牌宣传和推广的用品。

2、销售代表根据售点品牌推广的需要每月23日前提出下月的广告用品的申请，按〈广

告用品申请审批程序〉办理。

3、广告用品使用的关键指标：总数量/金额、单位销量使用量/费用、售点上的使用效

果。

九、促销活动与费用的管理

1、销售代表根据市场推广和竞争的需要提出申请，按〈促销活动申请审批程序〉办理。

2、促销主管/城市经理须统筹安排，每月27日提出下二个月的统一的计划。

3、促销活动执行的关键指标：目标、实际、完成率；单位销量的费用。

十、媒体、户外广告与费用的管理

1、根据当地市场重要渠道的A、B类客户的铺货率指标的完成情况提出申请，〈按媒

体、户外广告投放申请审批程序〉办理。

2、促销主管/城市经理须严格把关，积极配合市场中心，使此项工作的达到最佳效果，带动销售中心。

3、关键指标：投放量；消费者对品牌的提及率；

十一、市外出差的管理

1、员工到市外出差须提前3天申请，按人力资源和行政中心出差制度办理申请手续。

2、员工出差前须制定工作计划，并交代需他人代理的工作。

3、返回后须交出差报告，并在3天内按出差规定办理报销手续，如若拖延城市经理或

上级有权拒决签批。

十二、备用金及销售费用的管理

1、主要费用：员工工资奖金/福利/补贴（交通、通讯）；房租/水电/物业管理/卫生费用；

差旅费；招待费；文具/复印/打印；电话费；工商管理费、饮用水等费用。

2、财务主管/城市经理须严格制定和控制日常费用的预算；及时办理费用的申请、审批

和报销，保证办事处备用金的正常流转和工作的正常进行。

十三、奖罚制度

1、工严禁上班迟到、早退、旷工，每月有三次迟到，下处罚单记口头警告一次；

2、月违反规定，三次犯同样错误，下处罚单记口头警告一次；

3、一个季度，累计三张口头警告处罚单，给以书面警告通报批评；

4、对有优秀工作表现的员工给以奖励单，记口头表扬一次；

5、一个季度，累计三张口头表扬奖励单，给以书面通报表扬；

6、对累计两张书面警告的员工，解除劳动合同。

7、员工因工作表现有较大改进，可获得解除口头或书面警告。88、所有奖罚记录存入办事处的业绩考核档案，作为工资提级、晋升和特别奖励的考核

依据。

2000年12月修订第1版4

3、十四、员工的考核、评估和培训

a)每月1-3号各级主管根据公司制定的考核方法和标准做好办事处下属人员的工作和业绩考核，交上级审批。

b)考核须公开、公正、严谨，考核结果须考核人签字表明知道考核结果，并发表

其个人对考核结果的意见。

c)每周每月的周会各级主管根据考核结果，安排相关的培训和研讨会。

d)各级员工须认真参加积极参与培训和研讨。

2000年12月修订第1版销售中心 2000年12月12日5