乡镇档案管理制度.精讲

第一篇：乡镇档案管理制度.精讲

田营镇主管档案工作领导职责

一、组织《档案法》、《档案法实施办法》、《安徽省档案条例》等档案法律法规的学习宣传教育活动，提高全镇干部职工的档案意识和法制观念。

二、将本镇档案工作纳入议事日程和工作计划，实行目标管理，定期主持召开工作会议，切实解决档案工作中存在的人、财、物等实际问题。

三、布置档案工作规范化管理任务,提出“收、管、用”要求，并组织监督、检查。

四、协调档案室与其他科室及本系统所属单位的关系。

五、组织开展本镇各村档案人员的培训工作、业务考核，落实奖惩。

田营镇档案人员岗位职责

一、学习宣传贯彻落实《档案法》、《档案法实施办法》、《安徽省档案条例》等档案法律法规，严格执行档案工作有关标准、规范。

二、建立、完善并严格执行各项档案管理制度，确保档案的齐全完整、整理规范、有效利用。

三、对所属单位和系统档案工作进行监督、指导，具体负责本镇各种门类和载体的文件归档前的监督、指导工作以及归档检查验收和归档后的统一编目工作，促进档案的收集、整理、鉴定、统计、编目与检索、编辑与研究、保管以及提供利用等项业务建设。

四、做好防火、防盗、防尘、防潮、防高温、防有害生物、防有害气体、防光等八防工作。

五、学习和掌握档案业务知识和专业技术，不断更新观念，积极应用档案管理新技术、新方法，不断提升档案管理水平。

田营镇档案收集归档制度

一、收集归档范围

凡是反映本镇工作活动、具有查考利用价值的各种门类和载体的文件，均属收集归档范围。任何个人不得对其履行职责过程中形成的文件据为己有。

二、归档质量要求

遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区别不同价值和年度，便于保管和利用。文书、科技、会计、音像、电子以及专业等门类的归档文件和案卷质量符合相应标准。

三、收集归档时间

各种门类和载体的文件采用随时收集和集中收集等有效方法，确保文件材料收集齐全、完整，有序排列，分类存放，便于日常查找利用。

党务、行政管理文件于次年6月底以前整理归档； 科技文件在科技活动结束或告一段落后3个月内整理归档； 会计文件由会计机构整理立卷，当年形成的会计档案，在会计年度终了后可暂由会计机构保管1年，次年3月底以前归档；

音像文件在相关活动结束或告一段落后3个月内整理归档； 电子文件实时进行逻辑归档，并对应于纸质文件的归档时间进行物理归档；

重大活动形成的文件在该项活动结束或告一段落后3个月内整理归档；

专业文件按行业主管部门的规定时间整理归档（如无规定，则自行确定归档时间，且确定的归档时间不得超过2年）。

田营镇档案整理制度

一、档案整理原则

档案整理工作应坚持尊重和维护档案的本质特性，保持档案文件之间的历史联系，充分尊重和利用原有基础，便于保管和利用的原则。

二、档案整理环节

档案整理工作由办公室组织实施，档案人员负责对各种门类和载体的文件进行归档前的监督、指导工作以及归档检查验收和归档后的统一编目工作。

党务、行政管理纸质文件由办公室整理归档；会计文件由会计科整理归档；科技文件、音像文件、电子文件、重大活动形成的文件、专业文件由相关科室整理归档。

三、档案分类排列

（一）文书档案采用“保管期限—年度”的分类法；其他门类和载体的档案按照相应的办法和标准、规范，综合运用“保管期限”、“年度”、“机构（问题）”、“工程项目”等分类方法进行分类。

（二）不同门类和载体的档案分别排列；同一门类和载体的档案按分类方案进行排列。

四、档案整理标准

文书、科技、会计、音像、电子以及专业等门类档案，必须分别按照《归档文件整理规则》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《基本建设项目档案资料管理暂行规定》、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》、《会计档案管理办法》、《照片档案管理规范》、《电子文件归档与管理规范》、《江苏省电子文件归档与管理办法》等有关规定整理归档。专业文件按行业主管部门规定的方法整理归档。

五、档案基本编目

（一）案卷封面项目“全宗名称”、“类目名称”、“案卷题名”、“时间”、“保管期限”、“件、页数”、“档号”等填写齐全。

（二）案卷脊背项目“全宗号”、“目录号”、“年度”、“案卷号”等填写齐全。

（三）档案盒封面和盒脊“全宗名称”、“全宗号”、“年度”、“保管期限”、“起止件号（室）”、“盒号”等填写齐全。

（四）以卷为单位的纸质文书档案采用“全宗号—案卷目录号—案卷号—件、页（张）号”的结构编制档号；以件为单位的纸质文书档案采用“全宗号—年度—保管期限—件号”的结构编制档号；科技档案采用“类别号—项目号—案卷号—件、页（张）号”的结构编制档号。会计档案、电子档案、声像档案、实物材料等按照相关规定编制档号。

（五）卷内目录、案卷目录、归档文件目录填写齐全完整、规范；机读目录符合《文书档案著录细则与机读目录数据交换格式》等的规定。

田营镇档案保管制度

一、严格执行“集中统一管理”的档案工作基本原则。

二、档案人员应科学管理档案，非档案管理人员不得进入档案库房。

三、档案库房和档案柜架适宜档案的安全保管保护，配备“八防”设备并按照规定正确维护和使用。

四、按照规范对各种门类和载体的档案排列入柜。档案柜架排放整齐，编制《档案资料存放示意图》和其他指引标记。

五、节假日和重大事件发生等前后必须对档案库房进行防火、防盗和防有害生物等“八防”安全检查并作好各项检查记录；坚持每周4次以上的库房温度、湿度测记，并对不在14℃—24℃温度、45%—60%相对湿度范围的库房温湿度进行调控；保持库房清洁卫生，努力做到一尘不染。

六、档案库房内严禁堆放非档案物品。

田营镇档案鉴定销毁制度

一、根据本镇工作的需要和为国家积累历史文化财富的需要，正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用，准确地确定档案的保存价值。

二、成立相关科室人员参加的档案鉴定销毁工作领导小组，全面负责本镇档案鉴定销毁工作。办公室负责组织协调，档案人员按照职责参加鉴定销毁工作并对会计档案、科技档案的鉴定销毁工作进行业务指导。

三、鉴定档案的价值要根据各种门类和载体档案的《保管期限表》和《归档与不归档范围表》等规定进行。

四、档案鉴定工作采用由鉴定人员对案卷逐卷逐件分析、研究的方法进行，写出鉴定销毁工作报告，提出存毁意见，交鉴定销毁工作领导小组审查。

五、需要销毁的档案，必须编制销毁清册，经主管领导批准后方可销毁。

六、销毁档案应有二人以上人员在场监销，并在销毁清册上签字，注明销毁时间、地点和方法。及时对档案鉴定销毁工作进行总结。

田营镇档案统计移交制度

一、建立档案、资料的各种统计台帐，及时准确记载和统计室藏档案、资料情况，做到统计数据准确、真实，帐实相符。

二、档案统计台帐的类型：室藏档案总量统计、档案分类（门类、载体、保管期限）统计、基础设施统计、档案人员统计、室藏资料统计、提供利用档案统计、检索工具统计等。

三、按照要求及时向主管部门和档案行政管理部门报送档案工作报表。

四、根据《档案法》的规定，按照市、区档案局、馆的统一安排，向区档案馆移交规定范围并符合案卷质量标准的档案及其他相关资料。

五、档案人员调离工作岗位，必须办理移交手续，交接双方应根据移交目录清点核对，并在交接清单上签字盖章。遇有“帐实不符”的情况，应查明原因、分清责任、及时处理。

田营镇档案利用制度

一、凡查阅档案者，都应当如实填写包括查阅目的等项目在内的《档案利用登记表》。

二、本镇人员因工作需要查阅档案按以下规定办理：

（一）查阅一般的档案，需经科室负责人和办公室负责人同意；

（二）查阅党组会议记录、行政领导办公会议记录、有关控制数字等需要保密的档案，还必须经过分管档案工作的领导或单位主要领导批准，经同意后方可查阅。

三、其他单位人员因工作需要查阅档案，查阅者须持单位介绍信并经科室负责人、办公室负责人以及分管档案工作的领导同意后方可查阅。

四、档案的利用一般于工作时间内在阅览室进行。如遇特殊情况需要借出利用档案时，必须经过分管档案工作的领导同意。档案借阅时间不得超过5天，确实需要继续利用的，应当重新办理借阅手续。

五、查（借）阅档案人员，不得擅自摘抄、复印、照相、翻拍档案或借给他人；不得擅自公布档案内容；不得在档案上圈点、勾划、作记号，更不得撕毁档案；不得有其他有可能造成档案损毁的行为。违者将依法追究当事人责任。

六、档案人员要主动热情提供档案利用服务，对归还的档案必须进行卷数、页数等项目的安全检查，发现问题，及时汇报解决。同时，如实填写《档案利用效果登记表》。

田营镇重大活动档案登记收集制度

为确保重大活动中形成的档案的齐全完整，结合本镇实际，特制定本制度。

一、登记范围：

凡在上级机关主要领导视察、检查、指导本镇工作活动，本机关举办的重大的活动，新闻媒体有关本镇的重要报道，涉及本镇的重大灾情和事故，以及其它重要事件中形成的各种纸质的、音像的、电子的文件和实物，均属重大活动档案收集登记归档范围。

二、实施登记：

负责重大活动档案登记工作的人员应当做好收集登记和日常管理工作，对《重大活动登记簿》中活动发生的时间、地点、人员、内容等项目全面准确地进行登记，并设置卷夹，将收到的文件分类临时存放，方便日常利用。

三、及时归档：

档案室应对重大活动档案的形成过程进行业务监督和指导；重大活动结束后1个月内，确定人员将本次活动形成的全部文件按相关标准整理归档，由档案室对档案实行集中统一管理，其他个人不得据为己有。

田营镇资料收集制度

一、凡档案室收藏的、为本镇各方面工作参考的需要而收集或编写的公开或内部出版物和档案复制品。

二、收集范围

（一）反映本镇不同历史时期的各种史料、刊物、志书、大事记、年鉴、历史沿革、机构沿革。

（二）与本镇各项工作有直接或间接关系的政策法令法规汇编以及其他文件汇编，各类统计资料，内部通讯、简报。

（三）系统反映本镇活动而编辑的剪报资料。

（四）字典、百科全书、专业辞典、手册等工具书。

（五）有选择地收藏一部分革命领袖著作以及其他图书。

三、收集方法

档案工作人员应掌握本镇编印发行资料的信息，及时将资料收进档案室；根据利用工作反馈的信息收集或向领导建议订购相关资料。

四、资料的整理

档案室收集来的资料，应根据《中国图书资料分类法》，结合运用作者（出版者）、内容、时间、载体形式等特征进行分类、排列、整理和编制目录、索引。

五、资料的管理

（一）资料由档案人员负责管理。

（二）凡借阅资料，应当办理登记手续。

（三）借阅者应爱护各类资料，并按期归还。如丢失、损坏，应照价1—5倍予以赔偿。

田营镇电子文件归档与管理制度

一、归档电子文件应与其他门类和载体的档案实行集中统一管理。电子文件归档管理应明确专人负责，具体承办电子文件归档工作，档案室对其实施全过程管理。

二、本镇主要活动中产生的电子文件，具有重要凭证性、依据性和参考利用价值，应进行归档。重点收集定稿电子文件和正式电子文件。此外还包括数据文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、计算机程序、多媒体文件等。

三、电子文件的归档方式包括逻辑归档和物理归档，并以物理归档为主。

四、实施逻辑归档时，具体经办人完成电子文件归档操作；档案人员参与设备更新时的数据转换工作并做更新记录，会同计算机系统管理人员设定查询归档电子文件的权限；网络管理人员应把归档电子文件的物理地址存放于指定的计算机服务器上，并采取可靠的备份措施；档案人员、网络管理人员要及时清理计算机或网络上重复的电子文件。

五、实施物理归档时，归档电子文件存储的载体应注明是否经过检毒和消毒处理，有隐患的数据文件不得归档；电子文件按保管期限—年度（或保管期限—年度—机构）分类；归档电子文件经分类排列后，应著录标引，并编制机读目录和档号。

六、各电子文件的形成科室应定期对归档范围的电子文件制作脱机备份。归档电子文件一式3套，一套封存保管，一套供查阅利用，一套异地保存。需永久、长期保存的电子文件，应制作纸质版本并归档；转换成纸质版本的，应及时归入相应门类的纸质档案中进行管理。

七、归档电子文件，每年抽检一次，发现问题要及时采用复制的方式补救，但原载体保留时间不少于四年。对归档的电子文件的复制采用只读光盘、一次写光盘、可擦写光盘等，禁用软磁盘。

八、档案室配备与业务部门相互兼容的计算机软、硬件系统，保证归档电子文件的有效识读，封存的归档电子文件不得利用和外借。

九、销毁归档电子文件，需经本镇领导批准，有关业务科室和档案室审核，编制销毁清册，并确保载体与信息彻底销毁。

田营镇档案保密制度

一、档案工作人员和利用人员要严格遵守《保密法》和《中华人民共和国档案法》的有关规定，增强保密意识，严守保密纪律，确保档案安全。

二、档案、资料的查（借）阅和摘抄、复印，要严格按照《档案利用制度》进行。

三、档案人员不得擅自将档案、资料外借或带出档案室，更不能擅自帮助别人复制、摘抄档案，坚决杜绝失泄密现象。

四、利用档案人员必须遵守保密制度，不得擅自进入档案库房，不得翻阅与所需无关的档案内容，不得泄露档案内容。

五、坚持档案保密检查，发现不安全因素应及时处理，若发现遗失、失泄密事件，应及时采取补救措施，认真追查责任，严肃处理。

第二篇：乡镇卫生院会计档案管理制度

乡镇卫生院会计档案管理制度

为了加强会计档案的科学管理,充分发挥会计档案作为经济管理信息资源，反映经济管理面貌的历史资料作用，为单位合理组织业务经营及提高经济效益提供有益的经济数据参考资料。依据《会计法》及《会计档案管理办法》的规定，特制定本制度。

一、会计档案分类

本制度所指的会计档案是会计核算资料档案，主要包括会计凭证、会计账簿、财务报告、财务软件和会计数据存储介质及其他会计核算专业资料（指合同、养老金缴纳清册、工资册、会计档案保管清册、原始始票据存档等）等五大类，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。

二、会计档案的整理

乡镇卫生院每月应对会计凭证进行整理装订成册，结算后应对会计凭证、会计账簿（包括现金日记账和银行日记账）、会计报表（会计报告）、工资册、药品与库存物资的盘点清单、银行对账单与银行余额调节表及养老金缴纳清册等整理立卷、装订成册并写好案卷目录和案卷说明，交会计档案专柜存放。

如进行电算化记账，其电算化会计数据信息应及时备份并以磁带、磁盘、光盘等磁性介质进行保存，防止会计数据信息的丢失；并每月打印会计报表、科目汇总表、余额发生额明细表、往来帐余额表、银行日记帐；终了后所有的电算化会计数据应打印输出，以纸介质形式连同其它会计档案、电脑磁盘一同保管。

为了便于档案的统计、保管和查找利用，必须对所有的案卷进行排列和编号。并且在排列、编号上要尽量适应本单位会计档案形成的特点和管理方式。乡镇卫生院的会计档案按“—类别—保管期限分类排列法”，即把一个会计中所形成的会计档案，分为会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计资料四大类。一个单位一年的会计档案经过分类整理、装订、编号，然后都要登记案卷目录。会计档案案卷目录是根据案卷内容和成分按一定次序编排的，用于检索的案卷名册，是揭示和介绍了会计档案的内容，是一个基础的检索工具。会计档案案卷目录的项目主要有：序号、案卷号、案卷标题、起止日期、张数、保管期限、备注等。

三、会计档案的保管

进库档案必须符合标准、妥善保管、专人负责、科学管理、存放整齐、排列有序、查找方便，并要做好防霉、防潮、防火、防盗。对磁介质档案还要做好防磁工作，每年至少翻一次，不断改善保管条件，并要定期组织检查，确保档案安全完整。

要认真做好会计档案资料的利用，为领导决策和提高经济效益服务。对查阅档案要有严格的审批手续，凡内部各职能部门查阅，须经财务负责人批准；外单位查阅须经单位负责人批准，严格按审批内容进行查阅，并办理登记手续，严禁在会计档案上涂改、拆封和抽换等。借阅档案归还时间最长不得超过10天，超期应办理延期手续，到期档案管理人员应主动催收，并对收回的档案认真检查有无缺损等情况。

全套会计电算化系统文档视同会计档案保管，保管期截止至该系统停止使用或有重大修改后三年；各种会计档案保管期限应根据《会计档案管理办法》有关规定执行。会计档案的保管期限，从会计终了后第一天算起，分为永久、定期。具体保管期限如下：

1、会计凭证、会计账簿（包括总账、明细分类账）保管期限为15年；

2、现金日记账、银行日记账、保管期限为25年；

3、会计月报表和其他应保存的会计核算专业资料保管5年；会计报表与财决算报表、会计档案保管清册、会计档案销毁清册保管期限为永久。合并、撤销单位的会计档案，应根据不同情况办理移交手续，交接双方要在移交清册上签名。会计档案管理人员调动工作或因故离职，要将所管的会计档案向接办人移交清楚，并应上级主管部门、单位负责人及有关人员负责监交。

四、会计档案的销毁

会计档案保管期满，需要销毁时，由单位档案机构会同财务部门提出销毁意见，编造会计档案销毁清册，经单位负责人审查签署意见后由会计、档案部门共同派人监销，其中未了债权、债务凭证、建设项目应抽出单独立卷保管，直至债权、债务、建设项目结清为止。

第三篇：档案管理制度范本

档案管理制度

为规范公司档案管理，保护公司无形资产的安全，特制订XXX公司档案管理规定。

一、适用范围

适用公司所辖各部门。

二、档案分类

1、财务档案

财务档案包括财务凭证、财务报表（统计报表）、财务类的各种证照（税务登记证、贷款证、信用证明等）、银行抵押资料、财务分析报告、资产评估报告、审计报告、预决算报告、公证书、对外投资担保、结算中心的客户登记卡（出入库单据）、出具各类文件等的原件和相应的电子版原件。

2、办公类档案

⑴企业的各类证照（营业执照正副本、组织代码证正副本及电子件、商品流通许可证、生产许可证QS、特许经营证书、对外注册登记证、外贸出口登记证、商标证书、有关认证证书等）；

⑵产权证（房屋产权、土地产权、知识产权、专利等）； ⑶各类合同、协议及附件资料； ⑷加盖公司公章的各类重要文件；

⑸公司股东会、董事会、监事会的章程、变更、决议纪要及工商登记资料；

⑹对外报送的各类统计报表、企业信息报表（加盖公司公章）； ⑺对外报送的项目及附件资料； ⑻战略规划和经营计划书；

⑼对外投资的各类纪要、出具的文件、委托书等； ⑽人事档案、薪资标准等；

⑾重要参观、考察的照片和影视资料等；

⑿各类取得的荣誉证书。以上资料的原件和相关的电子版。

3、技术设备类档案

⑴生产工艺、检验（验收）标准、产品标准、标签备案、配方； ⑵各类产品的型式检验报告、外部抽检的检验报告； ⑶产品内外包装设计稿、设计人资料；

⑷有关认证和注册的文件、手册、检查资料等；

⑸各类图纸（工程建设、设备、生产工艺布局、规划等）；

⑹重要设备的技术资料（制冷、运输、电梯、速冻生产线、食品生产设备等）——资料、合格证、检测报告等；

⑺各类设备、管道、表类、计量装置等经外部检验部门的检定、检测的证书、表格、标签等；

⑻各类工程验收资料。以上资料的原件和相关的电子版。

三、职责

1、财务档案由财务部负责保管；

2、办公类档案由综合办负责保管；

3、技术设备档案由生产技术部保管。

四、保管原则

1、各部门负责人为档案保管的主要责任人，应指定专人（兼职）保管档案，为档案保管的第一责任人。

2、各类档案应放置在档案盒内，列明清单、分类保管，再放置到带有锁闭装置的档案柜内保管。

3、档案保管人员应选择诚信度高、责任性强、认真心细、踏实稳重的员工担任。

4、档案保管的场所应干燥、通风，有防鼠害、防虫蛀、消防设施的基本功能，离地面高度在5公分以上，不靠近窗户，以免受潮。

5、保管人员要关注档案的收集整理和归档工作。

6、各部门应将属于档案集中管理的资料原件及电子版及时送至档案保管人员处，及时归档保管。

五、档案的借用和使用

1、各部门平时工作需要借阅（用）档案原件的，需要提出申请，经本部门负责人批准和档案保管部门负责人的批准后方可办理借阅（用）手续。

2、档案保管员凭批准后的申请表发出档案原件，并要求借阅（用）人出具借条，注明交还时间。

3、需要带档案原件外出办事的，必须经部门领导同意、公司总经理或授权权限人批准，办理借出手续后方可带出，用完后必须及时归还。

4、档案借阅（用）人应妥善保管档案，不得遗失、短少、损坏、污染等。如有上述情况发生，应及时向公司报告及时处理，同时承担公司给予相应的处罚。

5、如发现员工有恶意破坏、损坏公司档案、对外泄露公司档案机密、偷拿公司档案等行为，公司有权给予辞退、开除、经济处罚等，必要时将上报司法机关给予刑事处罚。

六、归集

1、自本制度下发之日起，按职责分工，相关部门应及时归档资料，将档案归档工作开展起来；凡是在个人手中档案资料一律移交给档案管理员集中保管。

2、财务类档案资料和办公类档案资料、工程的大类图纸（蓝图）暂由综合办指定专人负责保管，技术设备类档案暂由基建工程部指定专人保管（资料员）。

3、本制度自下发之日起执行。

第四篇：档案管理制度

档案管理制度

第一章 总则

第1条 目的

为加强企业档案管理，提高档案利用效率，特制定本制度。第2条 管理部门

行政管理部是企业文书档案的管理部门，其主要职责如下：（1）制定或参与制定档案工作的规章制度。

（2）对企业其他部门文件材料的归档工作进行指导和监督。（3）做好企业档案的收集、整理、保管和利用工作。（4）做好永久性档案向有关档案机构的移交工作。

（5）提高档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理现代化、科学化。

第二章 企业档案管理体制

第3条 归档范围

（1）法规性文件。包括上级颁发、需要企业执行的，或由企业发行的各种标准、规章制度等。

（2）企业股东会、董事会、监事会形成的文件材料。

（3）本企业的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、批示等。（4）本企业与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

（5）证件性文书资料。包括法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、企业和产品获得的各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。（6）财务、会计及其管理方面的文件材料。

（7）劳动工资、人事、法律事务管理方面的文件材料。（8）仪器、设备方面的文件材料。

（9）基本建设、工程设计、施工、竣工、维修方面的文件材料。（10）科研、技术引进、转让方面的材料。

（11）声像制品资料。包括企业及下属各部门在其经营活动或政治、文件娱乐活动中，以及在外学习、考察时或外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料。（12）本企业对外的正式发文与相关机构来往的批复。第4条 管理部门

（1）企业档案工作要实行集中与分散管理相结合的体制。由行政管理部负责主体档案的管理，并对其他部门的档案管理工作进行督促和指导。

（2）企业设立四个档案管理点，分管各类文件、资料档案。工程技术部负责工程建设过程所需各类文件、资料及制度的建档与管理；人力资源部负责企业所有人员及制度的建档与管理；财务部负责所有财务文件、资料及制度的建档与管理；行政管理部负责其他文件、资料及制度的建档与管理，同时负责其他部门移交档案的管理。

（3）各档案点管理的文件、资料及制度各部门不得随意处置，由行政管理部定期归档统一处理。

第三章平时归卷

第5条 各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专（兼）职文书集中统一保管。

第6条 各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的《文件目录》。《文件目录》的条款必须简明确切，并编上条款号。

第7条 公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料收集齐全，并加以整理，送交本部门专（兼）职文书归卷。

第8条 专（兼）职文书人员应及时将已归卷的文件材料，按照《档案管理流程》，放入平时保存文件卷夹内“对号入座”，并在收发文登记簿上注明。

第四章 立卷

第9条 案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

第10条 归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

第11条 在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文件应合一立卷。绝密文电应单独立卷，少数普通文件如果与绝密文件有密切联系，也可随同绝密文件立卷。第12条 不同的文件一般不得放在一起立卷，但跨的请示与批复，应放在复文立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨的规划放在针对的第一年立卷；跨的总结放在针对的最后一年立卷；跨的会议文件放在会议开幕年，其他文件的立卷按照有关规定执行。第13条 卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起。第14条 永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写《文件目录》。填写的字迹要工整。卷内目录放在卷首。

第15条 有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在《目录备注》内。若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时间填上以示负责。

第16条 案卷封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。第五章档案借阅、利用工作 第17条 企业内档案利用的方式（1）提供档案原件。（2）提供档案复印件。（3）提供文献索引资料。第18条 借阅管理

（1）凡需使用档案者，均须填写《文件出入登记表》，依据调阅权限和档案密级，经各级领导签批后方能调阅。

（2）案卷一般仅供在档案室阅看，立卷的文件、资料可外借。外借的须办理登记手续。（3）借阅期限不得超过7天，到期归还；如需再借，应办理续借手续。

（4）借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。（5）外单位借阅档案时，应持有单位介绍信，经总经理批准后方可借阅，且不得带离档案室。其摘抄内容也须总经理同意且审核后方能带出。

第六章 档案销毁管理

第19条 对已失效的档案，由档案管理员登记造册，经相关领导共同鉴定，报总经理批准后，按规定销毁。

第20条 经批准销毁的档案，可单独存放半年，经验证确无保留价值时，再行销毁，以免误毁。

第21条 销毁文件必须在指定地点进行，并指派专人监销，文件销毁后，监销人应在销毁注册上签字。

第七章 附则

第22条 本制度由行政管理部负责解释、补充，由总经理批准后实施。

档案管理制度

一、为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。

二、归档范围公司的规划、计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。

三、公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。

四、档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。

五、资料的收集与整理1.公司的归档资料实行“季度归档”及“归档”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。2.在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。3.凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。4.各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。5.档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。

六、资料的分类与归档1.公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。2.公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。

七、档案的借阅1.总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。2.因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。3.公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借;秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批，具体按委托书的内容执行。4.档案借阅者必须做到：① 爱护档案，保持整洁，严禁涂改。② 注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。

八、档案的销毁1.公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。2.当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。3.凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁;一般的档案资料，由总经理办公室主任批准后方可销毁。4.经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。5.在销毁公司档案

资料时，必须由总经理或分管副总经理或总经理办公室主任指定专人监督销毁

档案管理制度

一、总则

集团的各项档案资料是集团行政办公和经营活动中不可缺少的要素。为规范集团档案管理工作并保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。

1、凡集团总部各部门、各分子公司在工作活动中形成的，具有查考利用价值的文件材料，必须按规定定期向集团行政人事部提交备份，从而保证集团行政部作为集团档案管理对口部门档案资料的完整性、延续性、真实性。

2、集团总部行政人事部负责集团档案管理、文书立卷的工作，并对各分子公司档案管理工作进行监督、指导。各分子公司负责人应重视本单位文件资料的管理和文书立卷工作，配备专职或兼职人员负责此项工作。

二、归档范围

1、凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的文件材料（公文、电报、传真、图表、电子版资料、书信、报刊、录音、录像等）均属归档范围。

2、公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料

3、公司股东会、董事会、监事会形成的文件材料；

4、资金借贷、业务往来方面的文件材料（含合同、重要报表、银企联系函件等）

5、政府、项目批文、合同；

6、公司制度体系、会议纪要、内部发文（包含总经理批示后的各项工作流程、公司决定等）；

7、工程进度计划控制文件（含各业务单位往来函件等）、工程初设、修改、竣工图纸；

8、各分子公司及集团总部各部门工作计划及资金计划；

9、公司签定的各类合同（含商品房买卖合同）；

10、公司有效证照、证件、印章；

11、具有法律效力及保存价值的文件；

12、公司重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等；

13、员工电脑中与公司有关的电子版资料、文件等；

14、集团、各分子公司获得的社会荣誉资料；

15、其他有必要归档管理的资料。包括声像形式记录下来的对公司经营活动产生作用的各种资料，上级领导、名人、友人、协作单位提供和赠送的题词、书画、文献资料、有纪念意义的各种工艺制品等。

三、立卷归档要求

1、集团行政人事部应即时做好档案归档分类保管；各分子公司应在每季度最后一天以前将上季度办理完毕、需归档的文件材料整理、立卷，向集团行政人事部提交备份。

2、集团各部门应及时向行政人事部移交发生的档案材料，如有些材料还需使用，也应先按立卷归档后再办理借阅手续；各分子必须严格遵守归档制度，不得无故延期或不交应归档的备份文件材料。

3、各分子公司向集团行政人事部提交备份档案时，要严格履行移交手续，按文件材料分类造册，随移交备份档案提供两联清单，注明移交人，待总部行政人事部专人签收后各留存一联清单备查。

4、归档案卷的总要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体应做到下述几点：（1）归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

（2）在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起，不得分开；文电应全在一立卷。

（3）卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；（4）卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号或件号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方编号，图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的背面编号。

（5）按各类档案资料的保密级别、保存期限，案卷必须以规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化；没有题名应拟写题名，有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写：没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内；卷内文件目录放在卷目。

（6）声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。

四、档案保管期限

1、文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。长期为十六至五十年左右，短期为十五年以下，三年以上。

2、确定集团档案保管期限的原则

（1）凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。

（2）凡是反映公司一般活动，在较长期时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。

（3）凡是在较短时间内对公司有参考价值的文件材料，列为短期保管。

五、档案保密级别

1、档案分一般档案和有密级档案两类。档案密级分为绝密、机密二级。档案的密级由档案提交人提议，行政人事部经理核定密级。

2、有密级档案只许在档案室翻阅，不许带离本室；有密级档案复制时，需经办公室主任（行政人事部经理）及副总以上领导批准。

3、有密级档案只限归档人使用，其他人员使用需经办公室主任（集团行政人事部经理）及副总以上级领导批准。

4、对已到保密期限的档案要请相关部门领导和办公室主任（集团行政人事部经理）鉴定解密，对解密档案作一般档案管理，及时提供利用。

六、档案的借阅

1、各部门因工作需要，借阅本部门的业务档案需经本部门领导批准，然后到档案管理员处填写档案调阅登记簿，方可借阅。

2、公司各部门借阅非本部门的业务档案须经档案所属部门同意或办公室主任（集团行政人事部经理）批准。

3、借阅档案必须严格履行登记手续，归还的档案要进行检查、清点，并在登记薄上注销。

4、借阅档案的人员，不得泄密、涂改、折散、转借复印和携带档案外出，如有特殊情况需要转借或携带档案外出时，须经办公室主任（集团行政人事部经理）批准。

5、有密级的档案调阅、复制时均需办公室主任（行政人事部经理）及副总以上领导批准。

6、借阅的档案用完后，应及时归还，借用时间一般不得超过十天。

7、借阅人对档案要妥善保管，不得遗失。

8、凡借阅的档案、文件一律不得私自复印，如工作需要，应按公司有关保密规定办理。

七、电脑档案的管理

1、所有员工使用的电脑必须指定专门的区域存放公司相关的文件、资料，在指定存放区域里设定工作人员专用文件夹，使用电脑工作人员将各类文件、资料在该文件夹中设定子文件夹分类存放。

2、各分子公司办公室主任（集团行政人事部经理）即为电脑档案管理责任人。公司所有员工须到电脑管理责任人处对存档电脑区域、文件夹名称进行如实登记；各电脑档案管理责任人须定时对本单位的电脑按照登记存放区域进行检查。

八、档案的鉴定与销毁

1、集团行政人事部定期对所保存的档案进行鉴定，对于保存期限已满的档案材料，按规定进行销毁。

2、档案鉴定工作由集团行政人事部经理主持，有关部门参加，组成档案鉴定小组，对被鉴定的档案进行逐件审查，提出存毁意见。

3、档案材料鉴定小组审定，并经集团总裁批准后，方可销毁。

4、销毁档案材料，要由二人以上并在指定地点进行监销，监销人要在销毁清册上签字。

九、罚则

1、集团各分子公司凡违反本制度，无故延期或不交应归档的备份文件材料的，一经发现，限期上交，经催交仍拖延不交的，除责令其文件部门负责人和单位领导写出书面检查外，各罚款100元～500元，并予以集团内通报批评。

2、集团所有员工凡违反制度第六条第4项，泄露公司档案秘密的，涂改、拆散或未经办公室主任（集团行政部经理）批准转借、复印或携带档案外出的，视具体情况，对其部门领导和当事人各罚款500元～1000元，并予以通报批评；如造成恶劣后果者，视情况严重程度追究其法律责任。

3、集团所有员工凡违反本制度第六条第6项，不按借阅期限归还的，限期归还并责令其当事人写出书面检查。

4、集团所有员工凡违反本制度第六条第7项，遗失档案的，应立即报告，如因遗失档案，泄露公司商业秘密，造成恶劣后果者，视情况严重程度追究其相关责任。

5、档案管理员丢失、规范档案调阅流程或擅自提供泄漏档案机密，应根据情节轻重，给予纪律处分及相应罚款，直至依法追究法律责任。

6、集团所有员工凡违反本制度第七条，不按规定存放电脑档案，不按规定接受检查者给予相应的纪律处分及罚款。

十、附则

1、本制度自2007年9月1日生效。

2、本制度由集团行政人事部负责解释。

3、各子公司应根据本制度，结合本单位的实际情况，制定具体实施细则。

4、以往的相关规定与本办法不一致的，以本制度为准。

十一、附件：集团各分子公司各部门存档及备案范围

第五篇：档案管理制度

农广校档案管理制度

为加强学校档案工作，全面提高学校档案管理水平，有效地保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》、《档案法实施办法》等有关规定的精神，特制定本制度。

1．成立档案资料工作领导小组。有一名校长分管，一名档案资料员具体负责。

2．健全文书档案，坚持专人收拆，及时登记、签批、承办，保证文件资料齐全完整，及时办理。

3．农广校行政人秘档案包括行政会议记录，文书档案、人事档案、各种计划与安排，各种会议学习记录。各种有关资料交档案资料员，由档案资料员整理、装订、归档。

4．学校德育活动档案包括班主任档案，各项学生活动的方案、实施及班主任、学生奖惩记录档案，由教务处有关人员负责收集、整理交档案资料室，由档案资料员整理装订、归档。

5．学校教学档案包括教务会议记录、教师业务档案、学生学籍档案、教育教学档案、教师培训档案等由教务处、教务处有关人员负责收集、整理交档案资料室，由档案资料员整理装订、归档。

6．学校总务处档案包括总务处会议记录、校舍、校产档案、财务档案、校园建设档案、人员考核档案、基建档案等。由总务处有关人员负责收集、整理，交档案资料室，由档案资料员整理装订、归档。

7．学校的常规管理资料和财会档案注重平时收集，一般每学期或每学年整理归档。由职能部门交档案资料室，由档案资料员负责归档立卷。8．积极做好档案资料的“四平时”（收集、整理、鉴定、立卷）工作，按照档案立卷的原则和要求做好分类、组卷、编目、装订工作。

9．档案资料室坚持做到“五防”：防火、防潮、防虫、防光、防盗，确保档案安全。

10．积极提供利用，严格执行借阅制度。借阅档案要办理登记手续，外单位查阅档案须凭介绍信和本单位领导同意，并在本室查阅。查阅档案不得随意借出，不得涂改、抽换和拆散，不得损坏。

11．按照保密制度的有关规定加强保密工作，严格注意保密，不得泄密。12．按照上级有关规定，努力创建合格档案资料室和先进档案资料室。有关档案在存电脑的同时应及时刻录成光盘，注意保存，防止丢失。