物业总经理信箱服务管理制度

第一篇：物业总经理信箱服务管理制度

物业总经理信箱服务管理制度

为了规范物业集团“总经理信箱”服务工作,提高各楼盘物业管理服务质量,及时、高效地解决重点难点问题,特制定本制度。

第一章 总则

第一条 物业集团“总经理信箱”信件由物业集团负责人亲自督办。

第二条 物业集团全面质量管理办公室(以下简称全质办)为“总经理信箱”管理的主要

责任部门。

第三条 全质办负责本制度执行情况的考核,并在每月初将上月考核结果报物业集团负责人审批,并将审批结果交财务部门实施。

附则:全质办在考核中如有不坚持原则,出现错报、漏报、瞒报现象的,每查实一处,扣罚全质办主任5元。

第四条 信件处理必须达到“一个结果”,即业主满意的结果;“两种标准”,即物业管理业务范围内的,处理结果让业主满意;非物业管理处业务范围内的,处理过程让业主感动直至满意。

第五条 各楼盘“广州恒大实业集团有限公司总裁信箱”的管理和信件的处理按照本制度执行。

第二章 组织管理

第六条 物业集团“总经理信箱”的组织管理工作由全质办全面负责。

第七条 物业集团“总经理信箱”钥匙由全质办负责保管,严禁复制和外借,不得遗失。

附则:信箱钥匙若遗失,即报物业集团负责人;每遗失一把,扣罚责任人5元,且必须于当天更换,每延迟一天扣罚责任人3元;如出现信箱钥匙被复制或未经全质办主任批准外借,每次扣罚责任人5元。

第八条 质量督导员负责对物业集团总经理信箱的日常巡查和维护工作,如发现信箱损坏要立即报楼盘的工程维护部,工程维护部接报后必须在24小时内修复;信箱损坏严重需要更换的,质量督导员立即报全质办主任,由全质办负责安排更换;新接管楼宇的物业集团总经理信箱安装工作由全质办负责安排,每个楼盘至少2个,由该楼盘工程维护部负责安装,且须在新楼盘交接日当天8:00前完成。

附则:物业集团总经理信箱的维修未能在24小时内完成但不影响正常使用和公司形象的,每延迟一天,扣罚该楼盘负责人3元;新接管楼宇的物业集团总经理信箱每少装一个、每延迟一天扣罚全质办主任3元,扣罚楼盘负责人3元。

第九条 每个工作日下午16:00为开箱时间,全质办质量督导员必须在收到信件当天将信件建档,并于当日17:30前将信件和档案表一齐报全质办主任助理,全质办主任助理于次日9:00前呈报物业集团负责人。

附则:质量督导员未在规定的时间内开启物业集团总经理信箱的,每个箱每次扣罚责任人5元;未按规定时间上报信件建档的,每延迟24小时扣罚责任人3元。

第十条 全质办主任助理接到物业集团负责人审阅批复后的信件和档案,必须在24小时内送达相关楼盘的质量督导员,质量督导员收到信件当天必须报楼盘负责人。

附则:物业集团负责人批示后的信件,全质办未能在24小时内送达的,每延迟一天扣罚责任人3元;质量督导员接到信件和档案未按时报楼盘负责人的,每延迟一天扣罚3元。

第十一条 全质办主任助理负责保管物业集团“总经理信箱”信件原件及相关档案;平时由质量督导员负责保存,每月28日汇总交全质办归档,(来自:www.xiexiebang.com)所有相关人员必须妥善保管信件及相关资料,无关人员不得传阅。

附则:物业集团总经理信箱信件及相关档案遗失的,每遗失一封,扣罚责任人5元。

第十二条 全质办主任负责于每季度最后一周组织物业集团所属各单位负责人召开一次总经理信箱服务工作

附则:全质办未按规定组织召开总经理信箱服务工作总结会的,每次扣罚全质办主任5元;物业集团所属各单位负责人未按要求参加总结会的,扣罚该单位负责人5元。第十三条 全质办主任负责在物业集团“总经理信箱”服务工作总结会召开后三日内完成总结报告,并呈物业集团负责人审阅,物业集团负责人审阅。

附则:全质办未按时完成总结报告或未呈物业集团负责人审阅的,每延迟一天扣罚全质办主任3元。

第三章 工作程序

第十四条 楼盘负责人接到物业集团负责人批示意见的《物业集团“总经理信箱”信件处理档案》及信件复印件,于24小时内安排责任部门负责人对来信人进行第一次回访,并拟定处理措施开始处理。

附则:楼盘负责人收到处理档案及来信于24小时内未按要求完成第一次回访的,每延迟一天扣罚3元,当天未开始处理的,每延迟一天扣罚3元。

第十五条 各楼盘责任部门负责人以上人员在接到信件24小时内负责对有详细地址或联系电话的业主或住户进行第一次回访,在信件处理完成后24小时内进行第二次回访(首次回访即可解决问题并让业主或住户满意的,可不进行第二次回访),并向全质办反馈《物业集团“总经理信箱”来信处理回访表》。

附则:各楼盘责任部门负责人未按规定在24小时内进行回访的,每延迟一天扣罚楼盘负责人3元;责任部门敷衍回访工作,填写《回访表》时弄虚作假或回访工作非部门负责人以上人员进行的,每查实一处,扣罚楼盘负责人5元。

第十六条 各楼盘负责人必须在签收信件的7天内完成信件处理,对7天内不能完成处理的信件必须专题上报物业集团负责人并反馈全质办。

附则:不能按时完成信件处理也未专题上报并反馈全质办的,每延迟一天扣罚该楼盘负责人3元。

第十七条 对于恶意投诉的来信(如损害公司品牌形象及公司利益,颠倒黑白、搬弄是非、诬告等),由楼盘负责人核实后,亲自书面向全质办说明情况,经物业集团负责人审批后,按审批精神执行,不纳入考核。

第十八条 没有留下电话号码及具体房号的来信由物业集团负责人核定是否公告,须回复业主的公告由相关楼盘以物业集团名义及时公告回复内容。

附则:须回复业主的公告相关楼盘未在48小时内完成的,每延迟一天扣罚楼盘负责人3元。

第十九条 楼盘负责人签名确认物业集团“总经理信箱”信件处理完毕24小时内,由全质办质量督导员负责现场核查或直接回访来信人,并在《处理档案》填写验证情况,如验证情况属实(完成且回访来信人满意),当天报全质办主任助理审核、签署考核意见,再报物业集团负责人批示结案意见。

附则:质量督导员未按规定进行核查的,或虚报、错报的,每次扣罚质量督导5元;全质办在验证中发现楼盘负责人反馈的处理情况,(来自:www.xiexiebang.com)有错报、漏报、瞒报现象的,每次扣罚该楼盘负责人5元。质量督导员未按时将验证后的《处理档案》、《回访表》报全质办主任助理审核的,每延迟一天扣罚责任人3元;按时验证或回访来信人的发现情况不属实或业主不满意的,24小时内未将不属实情况反馈全质办及楼盘负责人的,每延迟一天扣罚责任人3元。

第四章 附则

第二十条 以上扣罚款均从责任人当月奖金中扣除,直至扣完当月奖金为止。

第二十一条 本制度自下发之日起执行。

第二十二条 本制度由物业集团全面质量管理办公室负责解释。

第二篇：总经理信箱管理制度

总经理信箱管理规定

为广泛听取员工对改善企业管理、改进工作流程、提高工作绩效和质量、加强人才团队建设、加强企业文化建设等方面的意见或建议；听取员工对工作冲突、不良现象等问题及员工心声的反映;接受员工投诉等，特设立总经理信箱。

一、适用范围：

适用于山东橡塑集团有限公司全体员工。

二、工作方法

1、总经理信箱由综合办公室负责开启，对所投之信件进行收集不整理，把员工的原始心声直接呈报总经理。

2、根据来信的建议内容或反映情况，按总经理的批示，或由综合办公室负责牵头调查、协调和处理，或转交相关系统，或部门进行处理，综合办公室跟进督导。

3、鼓励员工采用署名的方式，以便深入沟通并及时反馈处理情况。在对来信进行处理时，来信的署名将被先隐去，并受到严格保护。除非征得本人同意，任何情况下都不会公开来信者的个人信息。

4、如提出的合理化建议被公司采纳的，公司将视情况给予表彰、奖励。

5、对于来信的处理情况，将及时反馈至本人，或不定期公告。

三、注意事项

1、为有效发挥《总经理信箱》的效率，来信内容应具体、清楚、事实充分，以便于正确及时地对建议进行分析处理。对于内容过于含糊空泛或闪烁其词的来信，可能会无法得到及时处理。

2、总经理信箱用于反映员工意见、心声之用，不得借以对公司同仁、上司进行个人人身攻击、诬陷、报复等，一经查实对具有上述行为人员作严肃处理。

四、总经理信箱自公布之日起开始运行，运行过程中会出现一些不周到的地方，敬请谅解并欢迎员工提出批评和建议，帮助改善工作程序和方法。

第三篇：总经理信箱

总经理信箱

——48小时回复制

一、目的：

为了调动员工参与公司建设的积极性，广泛听取员工对公司经营管理、生产运作等各方面的建议和意见，公司特设立总经理信箱，鼓励公司全体员工对公司管理工作提出合理的建议及反映工作过程中的意见，提高公司管理水平，建立员工心声的所应渠道。分公司、分公司员工亦可以根据工作中出现的问题，对总公司提出意见，我们乐意听到来自各方面的声音，共同进步。

二、范围：

公司全体员工、分公司全体员工等

三、内容：

1、全体人员工可针对公司的经营、管理提出合理的建议，反映不良问题，提出个人意见：

A，受理对公司的管理方针政策、公司的发展方向、经营方略、公司规章制度的完善、生产流程的改进、成本节约、安防措施、生活卫生等诸多方面的合理建议。B，受理对本公司管理体制、生产流程、行政人事、后勤管理、商品管理、订货服务、物流管理、成本控制、质量安全等各方面有所缺陷的各类意见；

C，受理部门领导对员工考勤、处事及奖罚是否公正、对待员工态度是否粗暴等方面的投诉意见；

D，受理干部对待员工或员工之间产生的摩擦行为所造成的事务纠纷、矛盾调解等；

E，受理并解除员工的思想顾忧、烦恼，倾听员工们的真实心声。

2、对于那些提出合理建议的，必须署名，以便公司查询并进一步了解建议人的方案、评估可行性，进行奖励等。

3、提出个人意见及反映问题可署名可不署名。

4、本公司总经理信箱用于反应员工意见、心声之用，请所有员工慎用，不要借进行人身攻击，诬陷、报复等。

四、处理方式

总经理邮箱为：——@qiaodan.com.cn

企业文化部负责告示总经理信箱管理说明，并负责信箱之开启并将所有投之於信箱内之书面材料收集不整理，把员工的原始心声呈报总经理。

1、针对所提问题，总经理或相关责任部门将于48小时内回复给提问者；

2、每周六统一在乔丹官网和公告栏上公告员工意见和建议。

3、提出优秀建议者，将予以奖励及颁发证书。

五、适当的奖励

一、贡献具有一定的创新性，完全可以实施并且具有重大回报的方法、点子等，奖励5000元人民币，并酌情考虑晋升的可行性。

二、贡献具有一定科学性、可行性，但公司短期内不于实施的想法和创意，奖励1000元人民币，并酌情考虑晋升的可行性。

三、指出公司、部门不良管理方式的，经查属实，奖励100元人民币。

四、其他有价值的意见，如好人好事举荐等，奖励50元人民币。

企业文化部上述工作进度结果作公开、透明之公告。

第四篇：总经理信箱管理办法

总经理信箱管理办法

为鼓励公司全体员工对公司管理工作提出合理的建议及反映工作过程中的意见及建议，改善管理办法，提高公司管理水平，保证民主渠道的畅通，本着“畅通建言、沟通信息”的原则，特制定本办法。

一、服务对象：公司全体员工及业主

二、设置地点：服务中心门口

三、开箱时间：周一、周四下午17：00由行政部专人打开信箱，将箱内的信件分类整理后直接呈报总经理，所收集信件不得擅自折阅，不得向任何人员透露。

四、管理办法

1、公司全体员工（业主）可针对公司的经营、管理、服务等工作提出合理化的建议，反映不良问题，提出个人意见。

2、我们倡导实名提出意见，提出合理建议者须署名，以便公司查询并进一步了解建议人的方案、评估可行性，奖励等。

3、总经理根据所提出的意见及建议，亲自或安排行政部进行核查及询问，并适时的给予回复。

4、员工（业主）所提意见属投诉性或其它不便于公开回复的，总经理亲自或安排专人找员工座谈或以督察等形式了解清楚员工（业主）所反应的事项后，予以回复。

5、本公司总经理信箱用于反应员工（业主）意见、心声之用，务必实事求是，真正做到对事不对人，不得借此对公司同仁、上司进行个人人身攻击，诬陷、报复等，一经查实有前述行为者，公司将对

投诉人员作严肃处理。

6、员工（业主）提出合理的有益于公司经营、管理的建议、意见，给公司带来直接经济效益或管理效益的（如成本节约、技能改良、管理改善等），将会对提出者给予的奖励。

奖励分通报表扬、晋升职位、晋级工资、外派学习考察和经济奖励，奖励由行政部提出，经总经理办公会研究后形成决议后实施。

7、为鼓励员工积极参与，除上述奖励措施外，另在评优评先或优秀管理者时，所提出的意见或建议的价值大小可作为评选依据之一。

8、意见、建议等提出者在交递资料时必须字迹清晰、事实求是，以便追溯。

9、行政部将对此项工作进行统计存档，公司相关工作人员对投诉人所投诉等事项保密。

10、本办法自二0一二年十一月一日起执行。

二0一二年十月二十六日

第五篇：总经理信箱管理办法

总经理信箱管理办法

为充分发挥总经理信箱在企业管理中的重要作用，广泛收集全体家人的意见和建议，保证民主渠道的畅通，本着“畅通建言、沟通信息”的原则，特制定本办法。

一、信箱名称：总经理信箱

二、服务对象：全体家人

三、设置地点：公司入口处

四、信箱的使用

（一）处理程序

每周五上午12：00前由执行总裁助理及绩效管理中心指定人员打开信箱，对信件分类、整理，并对内容进行登记（见附件）。对来信按照处理意见、执行总裁批示、有关部门处理、绩效管理中心反馈来信人、存档的程序进行处理。

（二）解决方式

1、批示到各部门的来信，相关部门须在两个工作日内给出处理意见或结果。

2、对于情况复杂、难以解决的问题，由总裁办召集相关部门进行研讨，提出方案，限期解决。

3、对于进言献策，将在总裁办相关会上集中进行讨论，充分斟酌，有针对性地采纳。

4、对于反映部门或个人问题的，登记后呈报总裁办分管领导批示，按照要求处理。

（三）反馈形式

对于具名来信，须予以反馈。反馈主要通过电话、网络、回信等方式，特殊情况向来信人当面反馈。

五、信箱的管理原则

（一）保密原则

总经理信箱是通过书写信件方式来传达信息的，会充分尊重每一位来信者，不得向无关人员透露任何意见和内容。

（二）保护原则

为了使总经理信箱能够充分发挥作用，行政办公室须对信箱采取相应的保护措施，禁止任何人蓄意破坏或恶意投诉。

六、本办法自下发之日起执行。

XX有限公司

二〇一一年六月七日