关于2016年外贸部门目标战略部署初次会议纪要

第一篇：关于2016年外贸部门目标战略部署初次会议纪要

关于2016年外贸部门目标战略部署初次会议纪要

会议时间：2016年2月17日pm16:00 会议地点：总经理办公室 主 持 人： 参会人员： 会议记录：

2月17日的下午16:00-17:00，总经理在办公室召开了2016年的第一次外贸会议。会议主要对2016年外贸部门的发展事宜与所达目标作出相关战略上的部署与细节上的规划，并且责任到人，团队分工合作，以求达到“众人拾柴火焰高”的一个效果。

现将会议所议事项纪要如下：

一、根据企业去年所完成的目标以及企业今年所需完成的目标任务制定出本年度外贸部门所需要达到的业绩目标。在企业过去的一年，即2015年企业顺利完成了目标1000万的销售业绩，这个结果大大激励了员工的积极性，让全体员工相信，只要有付出，有努力，总会有奇迹发生，总能将一切不可能变成可能。为此，公司今年将再次发力，将年度销售业绩制定为5000万。并且将这5000万的销售业绩按照实力与具体情况分摊到各部门与业务员，其中外贸部门所需达到的年终业绩目标为250万美金。无论是对于公司还是对于处在成长中的外贸部门来讲，2016年将会是一个机遇与挑战并存的一年，也是一个崭新的转折点。

二、关于Ebay开发新品的相关事宜。想要完成外贸250万美金的业绩，就要把Ebay做好，需要我们不断推陈出新，善于发现市场，不断投入新产品，满足客户需求。为此，高总给我们即将要投入的新产品分为四大类。第一类，汽配类产品；第二类，手机、电脑、平板以及电脑周边产品；第三类，家居用品以及户外运动产品；第四类，个人用品。高总将前两类产品划分到公司内贸部门，将后两类产品的任务交给外贸部门负责。并且将任务细分至责任人，xx和xx负责寻找新品，每天每人寻找有效新品2-3个，并每天将所找新品发给xx审核，新品通过后，交由xx拍摄制图，xx则从旁协助xx完成新品的描述上传等事宜。只有不断的开发新品，把握市场，我们才能在激烈的市场环境下致胜，顺利完成目标。

三、关于Ebay账号安全问题。目前我们有Ebay账号一共5个，2个大账号，2个小账号，1个公司账号。运营这些账号时，我们应当稳中求胜，重点做好B2C平台，避免账号关联现象的发生，及时解决账号受限，资金冻结等情况，做好相应的危机应对措施，避免将账号做死的情况。我们应该积极的提高账号的表现程度，从而提高客户满意度，留住老客户，吸引新客户。

四、努力寻求新的有能力的合作伙伴，强强联合，合作共赢。目前公司正在努力的寻求与在跨境电商行业取得优秀成绩的伙伴合作，希望能做到强强联合，互惠共赢的局面。

五、为了完成年终目标，需要给企业注入新鲜的血液，招募新员工。为了完成公司年度5000万和外贸部门250万美金的业绩，公司需要招募一些新的员工，为完成本年度的挑战增添几股新的力量。

六、制定相关奖励、惩罚措施，采用“恩威并施”的激励方法督促员工努力工作。介于以往的公司只有奖励没有惩罚的措施，导致员工的责任意识，主人公意识不够强烈。所以在2016年，公司决定采用赏罚分明的措施，加强员工自身责任感和集体归属感，此举将有利于公司与个人的发展。

总结：为了公司和个人的目标，大家团结合作，充分发挥自身价值，一分耕耘一分收获，相信机会是留给有准备的人，只要坚持目标，奇迹总会发生。

xxx科技有限责任公司办公室 2016年2月17日

第二篇：部门会议纪要

人力资源部7月3日共创会会议纪要

会议时间：2014年7月3日 会议地点：集团总部小会议室

参会人员：江建华、潘姿、王冰倩、章佩、薛晨 会议记录：薛晨 会议内容：

1、针对目前集团总部中午午休时间管理不清晰，导致部分员工下午到岗时间晚，工作较为松散的现象，会议提出对于中午午休时间段做出统一规定的建议，如参照服饰产业，提前15分钟下班避开高峰期，到岗时间可最多延迟15分钟等。

2、会议要求每人总结阅读《伟志企业未来之路》后印象最深的点位： ① 人本、员工、公司需求，本能，本质需求

② 最好的自己，人情自己，接纳自己（好的和不好的方面）③ 追求数一数二的产品价值，客户服务价值 ④ 营造社区，包括音乐，篱笆，动植物，环境等 ⑤ 员工关怀 ⑥ 爱与责任 ⑦ 感恩与收获 ⑧ 与万物和谐相处

3、会议提出每个人为何没有做到最好的自己的问题，参会人员的回答如下： ① 惰性

② 不自信，专业能力不足 ③ 不知道自己的目标，想要什么 ④ 不能接纳自己的全部，真实的表达自己 ⑤ 个人观点影响与外界和谐相处 ⑥ 执着

4、集团要求年底之前每个人上交“如何做最好的自己”10个案例，部门上交10个践行伟志企业文化的案例。本次会议决定，8月底之前总部人力资源部每位员工至少以书面形式上交“如何做最好的自己”案例5个，9月底之前每人上交部门践行伟志企业文化案例2个。

针对个人案例的写法，会议建议按照如下格式来写： ① 现状：_______ ② 执行：_______ ③ 结果：_______ 针对部门案例的写法，会议举出了一些实例来说明：

① 汉中公司生产长工人，因为长时间久坐不利于身体健康，向总设计了一种透气可散热的垫子方便工人使用。② 服饰公司提出的“你穿我洗我熨”活动 ③ 给员工发放各种书籍

注：员工所举的案例应具有时效性，最好是最近一年发生的案例。

会议收获：

通过本次共创会，人力资源部全体同仁对于伟志的企业文化有了更深的理解，如何做最好的自己有了更准确的认识，并对于为何没有做到最好的自己进行了深刻的反思。此外，会议还明确本个人和部门需要上交的“如何做最好的自己”案例10个，规定了每位参会人员8月底个人需要上交案例至少5个，9月底需要上交部门案例至少2个，并结合本部门实际情况对于案例的写法提出了具体的建议和实例，为大家的后续工作指明了方向。

集团总部人力资源部

2014年7月3日

第三篇：部门会议纪要

市场营销部10月17日会议纪要

会议时间：2017年10月17日

会议地点：哈尔滨美图广告公司小会议室

参会人员：唐伟、白晓

一、李保平、贾先超、陈辉、朱永权、张琦 会议记录：梁东霖 会议内容：

1.讨论销售渠道的拓展 2.总结之前的工作

3.分享经典销售案例并互相交流

4.提出下个季度的销售计划并制定相关策略

市场营销部

2017年10月17日

第四篇：外贸部门管理制度

外贸部门管理制度

-------------深圳市垚垚科技有限公司

一． 主要职能：

1.制定销售计划，并报批给总经理审核，审核通过后进行目标分解，并执行实施；

2.按照总经理的部署，做好产品的宣传推广，管理公司网站，及时调整及更新推广内容；

3.合理进行外贸部的预算控制；

4.制定业务人员的行动计划，并予以检查控制；

5.留意市场动态收集市场信息；

6.根据客户询盘及时与客户沟通，建立各级顾客资料档案并备份；

7.与客户协商，谈判，确立销售合同项目。包括所购产品的价格，数量，规格，材料及其要求，贸易国别，交货方式，付款方式，交货期，配件额度及其他条款；

8.向生产部门下达生产订单，备货期间，对生产情况进行跟踪，并告知客户

9.联系货代安排发货，发货后通知客户发货详情

10.做好合同尾款的回收

11.做好销售服务工作，促进，维护与客户的关系；

12.组织完成各类产品的销售

二．职能说明：

A．外贸部经理：

1.分析市场供应需求成交量等竞争状况，正确做出市场销售预测并报批；

2.拟定年，季度，月销售计划，分析目标，报批，并督导实施；

3.根据发展规划合理进行人员预备，配备；

4.汇总市场信息，提报调整，修改建议；

5.关注所辖人员心态变化，及时沟通处理；

6.组织建立客户的完整档案，确保业务人员离职后客户不会丢失；

7.评估控制交易风险，避免公司损失；

8.指导巡视监督检查下属；

9.定期向上级述职报告；

10.制定部门工作程序，和规章制度，报批通过后实行；

11.统计记录月销售报表，季度销售报表，销售报表

B.外贸业务人员：

1.严格执行销售程序，规范销售；

2.严格执行行为规范，热情服务客户；

3.对个人洽谈的客户，负责售后跟踪及售后反馈，及时汇报；

4.对个人发生的订单，负责催收尾款；

5.接受客户异议与意见，并及时上报；

6.建立客户的完整档案并每月向上级提交

7.完成公司下达的销售任务

8.听从领导指挥，完成上级发布的其他任务

三.薪资待遇：

A．工资：

1.岗位工资:业务员1500/月；外贸经理4000/月（试用期80%）

2.绩效工资:业务员700/月；外贸经理无

①.业绩部分：300元，按完成当月销售任务百分比计算

②.考勤部分：100元，全勤且无迟到早退（病假丧假婚嫁除外）按100%发放；迟到早退在三次以内（含）或事假一天以内按50%发放；迟到早退超过三次或事假超过一天以上，无考勤奖励

③.团队部分：200元，服从领导管理，无违反部门及公司管理制度，与同事关系融洽，按100%发放，轻微违反部门及公司管理制度，或与同事之间发生轻微情绪争执按50%发放；严重违反部门及公司管理制度，或与同事之间发生严重争执按，无团队奖励；

④.执行力部分：100元，严格执行上级领导的命令，及公司下达的各项任务按100%发放；未严格执行上级领导的命令，及公司下达的各项任务，视情节严重发放50%或无奖励

B．销售提成：

1.个人销售提成：

a.销售提成=当月销售返款*提成比率

b.提成比率：

完成个人当月销售目标的0%-100%，1%；

完成个人当月销售目标的101%-150%，100%以内按1%，101%-150%按1.25%； 完成个人当月销售目标的151%以上，100%以内按1%，101%-150%按1.25%，151%以上按1.5%

2.团队销售提成：

a.销售提成=当月销售返款总额*提成比率

b.提成比率：

完成团队当月销售目标的0%-100%，5‰；

完成团队当月销售目标的101%-150%，100%以内按5‰，101%-150%按7‰； 完成团队当月销售目标的151%以上，100%以内按5‰，101%-150%按7‰，151%以上按9‰

c.团队销售提成的分配：

销售经理10%；当月销售冠军10%；当月销售亚军8%；当月销售季军7%；当月协作之星5%（如当月销售均为个人独立完成则当月此项奖励累入年终奖）；10%纳入团队福利基金；20%纳入季度奖；30%纳入年终奖

C．奖励：

a.季度奖：由团队销售提成中提出20%，每季度发放一次，根据季度销售报表发

放奖金，销售经理20%；当季销售冠军20%；当季销售亚军15%；当季销售季军10%；其他业务员按业绩分配

b.年终奖：由团队销售提成中提出30%，每一年发放一次，根据销售报表发放奖金，销售经理20%；当年销售冠军20%；当年销售亚军15%；当年销售季军10%

c.为公司提出合理化建议，致使成本下降，售价上升，品牌提升，由部门向公司申报奖励，金额100-3000元

D．福利：

a.员工试用期满，经公司及部门领导审核转正后，在公司任职期间均可享受公司规定的有关福利待遇

b.外贸团队福利基金，由每月的团队销售提成中提出10%，可用于团队协作训练，业务技能升级，工作之余放松等

四．惩罚措施：

以下行为构成过失，将处以相应的罚款，严重的将会导致解雇；惩罚金只在绩效奖金内扣除

1.在工作时间长时间接打私人电话，或者接待私人探访超过30分钟

2.在工作时间睡觉

3.在工作时间看与工作无关的报纸杂志或网站

4.将个人情绪带入工作，对客人或同事无理

5.事先未通知且无充足理由的迟到超过10分钟

第五篇：外贸部门计划书

新外贸部门的计划书：第1部分

外贸业务部门

工作定性

流程

人员安排

工作要求

客户分析

1．外贸业务部的定性及定位

1）工作前沿性

2）桥梁作用

3）形象作用

4）工作要求

2．外贸业务部门的工作流程

1）外部

2）内部

3）所需资料表格

4）工作的特点及要求

3．外贸部的内部工作人员配备，权限及责任

1）人员要求

2）主管

3）会计

4）助理员

5）采购

4．贸易条件要求：

1）样办

2）合同

3）付款方式的选择

5．工作的开展及要求

1）展会

2）杂志及其它煤介

3）网上平台

4）其它

6．客户分布群的简要概述及特点。

1）欧洲区

2）美洲区

3）中东区

4）亚洲区

5）非洲区

6）大洋洲区

7）其它地区

外贸业务部的定性及定位

1)工作前沿性

2)桥梁作用

3)形象作用

4)工作要求

一个公司或工厂的外贸部门在工作性质上有别于公司的其它部门。首先，直接同客人的接触使它一直处于工作的前沿，部门对于市场的变化及客户的要求有很深入的了解，工作繁琐而又要求细心。其次，从形象上讲，外贸部门在很大程式度上代表了公司的形象，是公司文化的体现，由于他们主要是同外界打交道，其一言一行及工作的效率，工作作风，都在体现着整个公司的文化。再次，外销部门是公司与客户之间的一座桥梁，客户通过同外贸部门的沟通交流间接地理解了公司的运作，文化。公司的产品及服务是通过外贸部门的工作推出去的，同时客户的各种信息也是通过外贸部门的分析研究后转达给公司内部其它部门的，故在这点上可以说外销部门是公司与客户之间的纽带。

基于这些特点，就要求公司的工作人员：在做事的时应有原则，但又能灵活处理事情，做事认真负责，始终抱以微笑，性格不急不燥，能听取客户的不同意见（有好有坏），对于突发事件的发生，要能镇静处理，有沟通能力，工作协调能力，工作组织能力及能承受工作压力。

在本部门内各位员工之间要充分合作，互相协调，工作任务分配明确，工作要有序，坚持按照规范的业务流程式操作，工作交叉检查，这样可避免引起问题的发生，争取创造一种活泼，轻松的工作环境氛围，但在工作上又不失其严谨的一面。

外贸部门有其特性，但它不是孤立存在的。它是以生产部及其它部门为基础的。在工作中要能同本公司其它部门进行有效的沟通。处理事情方面应就事论事，以第一时间处理事情为原则。

外贸业务部门的工作流程

1）外部

2）内部

3）所需资料表格

4）工作要求

大概讲，工作主要包括同外部的联系及内部的系统工作。同外部的联系主要包括，同客户的有效沟通，这是部门工作的中心及重心，同报关公司的联系，同运输公司的联系，同仓库的联系，同银行的联系，同船公司的联系，同各级配件供应商的联系。同外部的沟通面较广，且工作都是通过一步一步的合理安排来完成的。各个环节之间要安排仔细。工作不能断层，同内部的交流主要是与其它部门的配合，包括，采购部，生产部，等其它部门，从主要工作的特点来讲，工作主要是在通过沟通交流的方式来完成工作任务的转达，协助生产部，采购部等其它部门完成订单。细致表述客人的要求，来把文字或比较抽象的订单转化成实际的货物。故外贸部门最主要的工作方式是：如何能进行有效的沟通。协调各方面的联系。及进行有序，有效的工作安排。它以其它部门为基础，又起到组织其它部门的作用

业务部的工作主要是文字型的，且工作繁琐，联系广，要求用一定的资料表格来规范部门的工作。做到各种信息都有记录。

1）样办单：（SAMPLE FORM）业务中有些客人要求看样办，及打样办。样办确认后做货。另订单确认后，外贸业务部也应要求各配

件 供应商打样确认，以确保质量交货期。

样办在业务中有着不可忽视的重要性，如客有要求打样办时，要

填样办单，样办单经外贸主管或经理确认后，送生产部一份，样办单业务部存一份，交会计一份，样办单填写一定要标明所有的客人要求细节。

样办要比客人要求多做一个，留存业务部，以便客人确认后照办做货。

另外：订单落实后，如有条件（公司主张），每张订单都要打板确

认。跟单员要让供应商在生产大货之前，根据订单要求打样确认。

确认样办无误后在通知供应商生产。

2． 报价单：（QUOTATION FORM），同客人面谈时，价格可以马上

确定，但在业务联系中很多时候要用到报价单，报价单填写要标

标明产品所有细节，交货条件，付款方式。交货时间等。报价单

由主管或业务员留存。

3． 形式发票：（P/I），这是在客人确认订单后开给客人的订单书面确认形式。发票中要求标明所有合同要件，包括：价格，数

量，订单要求，单价，交货条件，付款方式，交货时间，客人唛

头等。经部门主管或经理确认后要让客人签字确认回传，业务部

存一份，送会计一份，以便查账。

4． 成本分析单，（COST ANALYSE FORM）。在报价时，业务员要

做本询价的成本分析。（大概），在订单确认后要重新做成本分析，其中如利润低于部门规订的百分比后要请部门主管或经理确认是否可以操作，如在规定的利润范围内，则业务员可马上操作。这里要求公司部门要对利润百分比做一规定，如在多少以上可以马上操作，如低于多少则要求征的部门主管或经理的同意。现公司规定：部门操作时。利润如低于5% 刚要求征求经理的同意。因客人要求不同，数量不同，交货条件，交货方式，付款方式，熟悉程度等不同故有此要求。

5．生产加工单：（ASSEMBLLING FORM）。在订单确认后，要根据

同客所签合同，把客人的要求转成易于生产加工的形式。上面要

列明客人对订单的具体要求。每个细节都要有注明。

特别是交货期及对质量的控制。生产加工单打印后要给主管或经理

确认。签字后下发到生产部。如有可能。公司要求每次下发生产加

工单时。要召集相关部门主管开小会，由负责些订单的业务员再次

向其它部门讲解订单详细要求。做到每张订单，相关的部门都能充

分了解。这样在以后的工作中如一方面有所失误，其它人也可给以

指正。开会时要求主管参加，做到再次对订单的核对。如跟单（采

购对订单理解有所偏差时可及时指出）。

6． 采购单：（PURCHASE ORDER 或P/O）。这里主要指根据订单

要求采购一些所需配件。主要是发到配件供应商处。

要求采购单简单明了，对配件要求要详细讲明。质量要求及交货

期。特别注明质量要求及交货期。

采购单要经主管审核发再传真给供应商。每次传真的采购单要求

供应商签回作实。

7． 验货报表（INSPECTION FORM）。公司要求每个跟单或主

管要对每次订单进行抽检。包括：对配件的检查。中期验货及最

终验货。验货时要求照单验货。如有任何凝问请及时通知主管或

经理。以便及时解决问题。跟单员要通知主管每次验货的情况。

主管也有责任询问每张订单的情况。

8． 财务跟踪单：（ACCOUNT FOLLOW-UP FORM）。公司要求会

计处要有明确的订单财务记录。

包括：1）订单订金/尾数款详细的记录。

2）各订单配件的款项明细资料。

9． 装箱单：（PACKING LIST）。每张订单要根据客户的包装要求

做一份包装明细单。此单在货做完验货无误后要发给客人。以

证明货已做完。也是作为催款的一种暗示形式。

10其它资料： 外贸部可能要接解到的资料还有，C/O 单。报关单，订舱单，商检单，提单，等等。

11．公司要求每张订单的资料要全部夹入一资料FILE。包括此张单涉

及到的所有资料。

工作要求:

外贸部门不是一个独立的部门它是基于生产部之上的一个协助沟通的部门，要其它各部门的有力支持，工作才能做的有效有序。

同采购部，外销部门经常会碰到客户问价格的情况，有的是比较熟悉的，有的则不能一时通知价格，这时要同采购部多沟通，以了解成本等价格因素。另有时客人会因在价格上不作让步，或让工厂多让步，这时要同主管或经理讲明后同采购部联系看能否有所降件（指成本方面）。故外贸部门的人员要能与各部门相处融洽。

同生产部，要及时了解生产安排情况。如有新订单要及时同生产部沟通。以便安排订单生产，在特殊情况下，（指客货较急的情况下，同生产部协同操作订单安排。但平常不允许外贸部门过多过问干涉生产部的安排。

1）周期长，工作隐性。

2）工作方式上：要与工厂工作同步。公司给一定的自由度。因可能外出会客，接客，找样办，看办，看厂（主要指配件）

3）部门上班时间为：8：00-12：001：30—6：00

部门不加班（特殊情况例外）

4）公司给外贸部门主管一定的处理事情的特权。指：价格方面在利润允许范围内可以当机立断。交货期方面可以根据当时情况通知客人等.这样才能更有效地去解决问题。

6）公司给外贸部门车辆方面的主便。可以及时调用公司交通工具。

7）外贸部门在传达有关订单信息时，要求指令明确不能含糊不清。

8）每期新产品一定要拍照外理存档。图象大小统一，格式统一，能直接上传网上使用。

9）公司网站设计要具有时代特性，英中文，简单明了，主要要突出产品。网上产品要及时更新。

10）外贸部门要整理一份报价单，应明确单价的上下浮动范围。以便能随情况掌握，不至被动。

11）公司有专有电话线及传真线给外贸部门。传真线分线安装。

12）部门资料要整理清晰明了。分类归档。如给客人报价资料，要按类归档，以便到时查验。

13）信息要及时处理，当天的信息争取当天处理完毕。当天询价要当天回给客人。

14）确保按照合同上要求，按质，按量交货。此处外贸部门有独立性。不得迁就其它部门的意见。

15）在同客户沟通每一环节中，要把服务做到前面

16）主管的指令要明确。

17）办公室区不准打私人电话。

18）办公室区不准吸烟。