教育局文书档案管理制度

第一篇：教育局文书档案管理制度

咸安区教育局文书档案管理制度

一、归档时间

机关各职能股室、二级单位按归档范围，在每年三月底前，将上年度的文书档案分类、立卷，交由档案中心统一编号存档。

二、归档范围

1、上级主管机关及其部门寄发给区教育局的指导性文 件，包括通知、指示决定、命令、条例、规定、计划、总结、领导讲话、批示、批复、意见等。

2、本局领导或局内人员到上级机关汇报、开会带回来的文件材料以及向上级机关报送的报告、请求和其他材料。

3、上级非隶属机关的同级机关发来属于方针、政策性的需要区教育局贯彻执行及发来备案的重要文件材料。

4、本局代上级机关或区领导草拟征求意见、建议的各种规定、条例、制度的最后文稿材料。

5、本局召开全区教育工作会议的通知、议程、名单、记录、决议、决定、讨论通过的文件、领导讲话、局务会议记录等材料。

6、本局颁发的或与其他机关联合颁发的命令、决定、条例、通报、通知、批复、指示、总结、报告、计划、请示等文件材料。

7、本局关于干部（教师）招聘、选拔、职务任免、工作调动的通知、批复等文件。

8、本局进行调查研究、检查工作或者其他机关协商、协议工作形成的文件材料。

9、本局处理群众来信来访形成的各种材料和处理指示、意见。

10、领导对本局签发的重要批示或签发的重要文件材料原件。

11、本局的历史沿革、大事记及反映本局重大活动的照片、讲话、剪报、材料等。

12、本局制订的工作计划、总结以及各类名册、报表、统计表等材料。

13、本局关于机关及二级单位干部职工任免、调资、奖惩（包括转移工资、行政、党、团组织关系介绍信存根）等文件材料。

14、下级机关送来的各种计划、报告、信息、总结、请示、重要会议活动的报道及送达备案的各类统计表等。

15、专业技术职务确认起点职务审批表、聘任呈报表、任职资格评审表、任务合同书、年度考核登记表、工作总结和毕业证复印件等。

16、各级各类奖状、奖旗、奖牌、奖杯、荣誉证书等。

17、本单位会计原始记账、汇总凭证、总账、明细账、现金账、银行存账、日记账，月、季度财务报表、报告、年度报表，预算、决算表及分析材料、各类移交清册等。

18、上级和本局领导视察、检查、表彰、走访工作等形成的具有重要意义的照片、录像带及电化教材等。

19、本局工程设计、规划图、征地建筑投资，工程基建计划、合同书、协议，投资项目、土地规划许可证、所有权证，工程竣工验收、材料检验、检测、报告记录，工程预算、决算、结算书等有关材料。

20、本局购置的财产、档案等交接凭证及各类设备说明书、用户手册等。

21、机关各股室、二级单位或领导认为需要留存归档的其他资料。

三、查阅利用

1、档案管理的目的是为了更好地利用档案，必须认真负责有效地做好档案的收集、归档和利用工作。

2、外单位查阅档案，必须持有单位介绍信，摘抄、复制卷内材料，须经局分管领导同意，并经档案管理人员审查、盖章后方可调阅。

3、局机关各股室、二级单位只限于查阅本股室工作范围内的档案，查阅超越本股室职责范围的须经分管领导同意，否则，不予查阅。

4、档案一律不外借，确因工作需要，须经分管领导批准，办理相关手续方可借用，借用时间最多不超过三天。

5、查、借阅文件必须确保卷宗完整无损，不得擅自拆卷、涂改、作标记。任何人不得将档案转借和调换，查、借阅档案按规定时间归还。

6、对归还的案卷，必须当面检查，发现问题，及时提出并进行处理，造成严重后果的，报请局党组对相关责任人作严肃处理。

第二篇：文书档案管理制度

文书档案管理制度

文书档案管理是企业规范化管理的重要内容，也是企业发展过程中的重要见证资料。文书档案的规范化管理是企业走向规范和成熟的重要条件，为进一步完善文书档案管理工作，结合本公司实际，制订本制度。

一、收文制度

1、凡公司收到的文件、函、电报均由收发人员统一签收、拆封、编号、登记(函、电报直接分送有关部门)，及时送质管部主管领导签批后，分送有关领导阅批，部门阅办，并在文件传阅、处理单上签字。文件阅后及时收回归档，送各部门的文件，由各部门指定专人保管，阅后及时送还。

2、公司领导及有关部门及时阅文，凡需收回的文件如数退回，不得积压、丢失。

3、外出参加会议带回的公文应交文书登记，个人不得保存任何文件。

二、发文制度

1、凡以公司名义发出的公文，拟稿人必须用规定文稿纸撰稿，由部门领导签字，统一送秘书核稿，经领导审核签发(属董事会的由董事长签发，属公司的由总经理签发)，由文书统一登记、统一印制。凡本公司缮印发出的公文（含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件）交两份给文书统一收集管理。

2、公司会签外单位文件，经相关部门和领导审核后会签。外单位会签公司的文稿，由相关部门起草，秘书核稿，公司领导签发后，再送有关部门会签。

3、联合发文经公司领导及联合发文单位领导分别签批后由文书统一编号、印发。

三、档案管理制度

（一）归档范围

1、本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

2、重要会议材料，包括会议的通知、报告、决议、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。

3、公司在发展过程中获得的被国家或社会认证或认可的证明其实力和相关资格的证书材料等。

4、公司经营管理活动中产生的各种文件材料（即内部文件），如规章制度、调研材料、机构调整、人事任免、部门管理职能性文件、部门岗位职责等。

5、上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。

6、公司在经营管理活动中产生的与上级领导部门间的往来文件（即外部文件），包括请示与上级机关的批复、报告、项目立项、重要函件。

7、公司及各部门的工作计划、总结。

8、本公司的各种统计报表。

9、信访工作材料。

10、本公司与有关单位签订的合同、协议书，房屋买卖、租赁协议，资产登记等凭证性文件材料。

11、本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。

12、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

13、专业技术职称评审材料。

（二）归档时间

1、各部门应主动在每年元月底将上具有保存价值的文件资料移送文书档案室。任何部门或个人不能把具有保存价值的文件资料据为已有，或者拒绝归档。

2、每年六月份之前，各部门向档案室移交已归档完毕的上一的部门文书档案，并办理移交手续。

3、凡是有法律效用的文件材料，一生效就归档。

4、基建、工程项目竣工验收后，三个月内归档。

（三）归档要求

1、归档的文件资料不论采用手稿、印刷件、复印件、图片、软盘、录音带、录像带，都必须齐全、完整、系统、条理，保持有机联系。

2、归档的书面文件资料手写文稿，不得用圆珠笔、复写笔、彩色笔书写，不得采用红墨水书写。出现上述情况，文书应及时要求有关部门或人员进行重抄或复制。

（四）档案管理

1、档案管理：依据档案、来源、时间、内容、形式分成若干层次和类别，案卷排列并编制案卷目录。

2、档案保管：公司设立专用文件库保存档案，定期检查存放档案室内的档案资料状况，对字迹模糊、变质、损坏、破碎的档案资料必须及时进行恢复、修补或复制。做好防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防高温工作，定期检查档案保管工作。

3、档案的鉴定：从档案的内容、来源、时间、程序、名称鉴别、档案价值，确定各类档案的保管期限，编制成表。

4、档案的销毁：文书档案保管期限分为永久、长期、短期三种，超过保管期限的文书档案经公司质管部及相关领导批准后，编制销毁清册，办理销毁手续，方能销毁。销毁要有二人以上监销，并在清册上签字。

（五）档案利用

1、凡需调阅档案，均须填写档案借阅单，并在“档案借阅登记簿”上登记，注明借阅档案的名称、密级、借阅方式、数量、期限及利用目的。

2、档案利用方式有：提供档案原件、提供档案复印件、提供文献索引资料。

3、借阅人员不准随意拆卷和任意抽、换卷内文件或剪贴涂改字句，不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经公司领导批准后才能摘抄和复制。

4、依据国家统计和有关法律法规，做好企业档案统计工作。

第三篇：文书档案管理制度

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规章制度

文书档案管理制度

一、文书档案管理

1.归档文书档案应当字迹清晰、完整有效。

2.各部门应将文字资料的收集归档工作列入文书人员的职责范围。

3.文书档案归档范围

(1)具有保存价值的本单位正式收文、发文，除证件外还应有其附件。

(2)本单位在经营管理活动中产生的与上级领导部门间的往来文件、请示、报告、项目立项、重要函件和经营合同等。

(3)本单位在经营活动中产生的各种文件材料规章制度、调研材料、岗位职责等。

(4)企业在发展过程中被国家或社会认证或认可的证明其实力和相关资格的证书材料等。

(5)归档文件要分开外来文件和本单位的文件。

二、文书档案归档要求

1.已经办理完毕并有保存价值的文件都应及时归档，任何人不得随意留存，各部门每季度应将归档的文件资料整理一次，造册登记，对重要的文件要标明密级。

2.归档的文件材料要收集齐全，剔除其中不重要的材料，按照文件形成的先后次序排列清楚并依次编号和加盖年代号。

3.存档文件必须是原件，至少有一份影印件。4.文件归档时要有交接手续。

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5.每年七月份各部门向档案室移交已归档完毕的上一年档案文书。

三、文书档案的借阅

1.档案室需设立“文书档案借阅登记薄”，凡借阅者需说明其利用目的，并做登记手续。

2.根据公司实际情况，将文书档案分为重要档案和一般档案。3.因工作需要借阅机密、秘密类档案，需经部门经理、办公室主任、副总签字方可借阅，绝密类文书需总经理签字。

4.借阅一般性文书需经部门负责人签字。

5.借阅文书一般不超过一天，借阅后应及时归还，超过1天的需向档案室说明并办理续借手续，否则将给予20元—200元的经济处罚。

6.借阅人应妥善保管借阅的文书档案，不得损坏、遗失、复印、涂改或转借他人，如发生泄密应及时向公司领导汇报，采取补救措施。给公司造成经济损失的要追究其责任，给予50元—500元的经济处罚直至开除。

7.因工作需要需复印档案资料的，须经办公室主任签字，使用后须将复印件交还办公室，如工作需要无法拿回复印件的需报公司批准，并在借阅登记薄中注明。

8.属公司秘级的文件资料一律不准带出公司，确因工作需要需带出公司的，需经总经理批准，否则按故意泄密处理。

四、文书档案的保管及销毁

1.档案室管理员有责任对各部门文书档案的归档进行监督指导。

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2.公司对所有文书档案进行集中统一管理，由公司档案室负责。3.档案室管理员要对各部门移交的文书档案进行必要的整理、分类、立卷、编目。

4.文书档案保管应分为永久、长期和短期三种，超过保管期的文书档案经公司办公室及有关领导批准后可销毁，并建立文书档案销毁清册。

五、文书档案管理的分工

1.公司财务资料的管理按《国家会计财务制度》执行。所有会计凭证、账簿、财务报表及税务资质原件统一均由财务部专人负责保管（人员变动时，要认真做好填写交接清单，办清交接手续）。

2.公司档案资料室负责所有业务及技术和经营方面的档案资料归档整理。

(1)项目管理和设计等业务工作所签订的各类格式的文本合同（包括变更、附加等内容）。

(2)项目工程、商务谈判、经营管理、技术业务方面的电子映影（软件）和业务图书刊物资料等。

(3)各级政府部门对项目的批文和相关文件附件等资料。(4)项目工程所需地标图和设计图纸等。

(5)本公司内外部收文、发文、公函、会议纪要等文件资料的管理。

(6)本公司固定资产购置及维护的资料登记保管；机动车购买和租赁、房产购买和租赁、设备器材等重大物品的购买租赁等方面所签订各项合同的登记资料保管。

(7)公司资质类申报、审核、变更和升级等相关档案资料的原件

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由办公室保管。

(8)其它与项目工程和技术相关的档案资料。

3.员工花名册、员工聘用和辞退、离职资料、员工技术职称资料；员工绩效考核资料；职务任免资料等由人力资源部保管。

六、关于档案资料的有关规定，各部门专职人员要严格执行。如因人员变动或调整，要做好工作交接。

本制度自下发之日起实施，由公司办公室负责解释修订。

办公室 二○一二年三月

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第四篇：文书档案、印章管理制度

文书档案、印章管理制度

为了规范本站文书档案、打字复印、印章管理，实行有效的内部控制，防范潜在风险，特制定本制度。

1、分工负责材料撰写。按分工负责的原则，综合性文稿由政办股拟定，专业性文稿由相关股室拟定。各股室草拟的文件及需印制的资料、表册等交政办股统一处理，经核稿修改、审核签发、编号登记后再打印。小型文稿由各股室自已打印，大型文稿由政办股统一办理，拟稿人负责校对。打印的公文交二份、资料交一份给办公室存档。

2、严格管理公文收发。严格公文收发管理，及时登记，并送局领导传阅。局领导传阅文件要及时签署办理意见，及时交办、转办、督办。传阅期间要妥善保管，防止丢失。凡因签收和办理不及时造成不良后果的，将追究有关人员的责任。急办件可在报告分管政办股领导的同时直接处理到相关股室办理，同时报告给站长和分管领导，办公室及时跟踪、反馈。

3、搞好文件立卷归档。各股室的资料、文件须做好电子档案备份存档，纸质档案年终由各股室清理后，按要求做好档案整理，到政办股统一编号立卷，存放档案室以便工作查阅。

4、印章管理。严格印章使用程序，做好用章登记，股室印章由各股室负责人保管，行政印章和党支部印章由政办股股长负责保管。出具证明或其它需用印章的，必须经站长或分管领导签字后方可用章。不能在空白纸上盖章，不能外借。

第五篇：文书档案管理制度

篇一：文书档案管理暂行办法 文书档案管理暂行办法（修订版）第一章 总 则

第一条 为加强公司文书档案的科学化、规范化、制度化管 理，提高档案管理水平，更好地为公司各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》以及相关国家标准、档案行业标准等，结合公司实际情况，制定本办法。

第二条 本办法所称的文书档案是指公司在各项管理工作中 形成的、已办理完毕的经营管理等方面具有保存价值的各种载体的文件材料。第三条 本办法适用于全公司文书档案的管理。第二章 职 责

第五条 办公室（综合部门，下同）是公司档案工作的管理 机构，主管公司的档案工作。总经办对公司的档案工作负有指导职责。

第六条 办公室负责集中统一管理公司文书档案；负责对各 部门文件材料的收集、整理和归档工作进行监督和业务指导；负责指导、监督和检查各下属机构文件材料的归档工作，并根据实际情况对其进行考核；负责归档文件材料的管理和提供利用工作。第七条 各部门必须指定专人负责收集、整理本部门应归档 文件材料（包括纸质和电子文件），并及时向档案管理部门归档。第三章 归档范围

第八条 凡是各部门在各项管理工作中形成的具有保存价值 的文件材料（包括纸质和电子文件、报表、照片、录音带、录像带、光盘、磁盘、荣誉证书等）均属文书档案归档范围。具体详见《文书档案归档范围及保管期限表》（[附件1]）。第四章 档案整理的质量要求

第九条 归档文件材料必须齐全完整，能准确反映本部门主 要职能活动和文件形成规律。第十条 归档文件材料的整理要遵循文件材料形成的规律和 特点，区别不同价值，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。

第十一条 公司各个立档单位内的档案，应区分不同的门类 和载体，分类应保持前后一致，不得随意变动。

第十二条 档案文件的种类、份数及每份文件的正本、附件 等应当归档的材料，其页数必须完整无缺。档案文件必须经过系统整理，准确分类，正确划分保管期限。立成的案卷能够正确地反映公司主要业务工作情况，便于保管，方便利用。第十三条 归档文件材料的排列顺序是：每份文件的正文在前（上），附件在后（下）；打印稿（正本）在前（上），原稿（定稿）在后（下）；转发文件在前（上），被转发文件在后（下）。第十四条 围绕某一特殊事件所形成的文件材料（如大型会 议所形成的所有文件、案件材料、经济合同纠纷材料等）应视为一件或一套，不得分开，并按归档要求进行整理，填写归档文件材料目录时作为一件填写一条记录。

第十五条 归档的文件材料，必须进行编目和技术加工。按 要求逐卷填写卷内文件目录（见[附件4]），卷末附备考表（见[附件5]）。案卷封面的填写要求准确、清楚。所有归档的案卷应按照分类方案排列和编号，同时登记文件信息并编制档案检索工具（即档案文件目录）。第十六条 目录中文件材料的标题不能随意更改和简化；对 没有标题或标题不能反映文件内容实质的文件，应按文件材料内容重新拟写标题，自拟标题必须用方括号［ ］括上。第十七条 给每份档案文件编制一个档号。档号的编制参照 公司统一档案编制规则执行。第十八条 卷内文件应按顺序排列，文件材料必须编写页号。

（一）装订的案卷，每卷文件应当整体编写页号，编写方法 为：在有文字的正面右上角、背面左上角用铅笔按顺序编写页号（用阿拉伯数字表示）。

（二）不装订的案卷，每份文件必须单件装订，并逐件编页 号。页号编写方法为：在有文字的正面右下角、背面左下角用铅笔按顺序编写页号（用阿拉伯数字表示）。

（三）归档的文件材料若原来没有编页号或错编漏编页号的，必须重新编写页号。

（四）页号不得漏编或重编；编写书刊等成册文件材料的页 数时，可利用原有页号，再加上封面、目录、附页等有内容的页数，页号不再重新编写。

第十九条 不装订的案卷，卷内每份文件必须单件装订，并 按卷内文件顺序逐件编号。第二十条 案卷的排列要求：按照不同门类、不同载体、不 同、不同保管期限分别排列。排列方法应统一，前后一致。按照排列顺序编写卷号，并分别填写案卷目录。移交时，案卷目录随同档案一起归档移交给档案部门。

第二十一条 案卷标题的拟制要求：内容准确，概括全面，文字简明，结构完整。案卷标题应用毛笔、钢笔书写或打印，字迹要工整清晰。

第二十二条 跨文件材料的归档划分不同的文件一般不得放在一起立卷。一般文件应放在文件的形成归档。文件的形成与文件的内容针对不一致时，应以文件内容所针对的为准；跨的规划放在针对的第一年归档；跨的总结放在针对的最后一年归档；跨的会议材料放在会议开幕年归档；案件材料放在结案年归档；各类事故材料放在事故发生年归档；评选先进、奖励材料放在评选、奖励年归档；总结与计划可放在一起，视内容主次确定归档；跨处理完毕或跨转发的文件放在处理完毕或转发年归档；临时性机构形成的文件，放入机构撤销的立卷。

第二十三条 文件原稿及签发意见的书写材料必须能耐久保 存。钢笔墨水应使用碳素墨水或蓝黑墨水。传真件要以复印件归档。

第二十四条 归档文件材料须去除金属物，对破损文件材料 应进行裱糊。第二十五条 归档文件材料的用纸规格为a4 纸，大于a4 纸 的文件材料要折叠成a4 纸大小。小于a4 纸的文件材料要补成a4 纸大小。对于不宜修改大小的特定文件（如奖状、证照、特定各式的合同文本等）应与一般文件分开，另外保存。第二十六条 档案的装订顺序为：案卷封面--卷内文件目录--文件--备考表--封底。装订采用三孔一线的方法。不装订的案卷，卷中的文件应逐件用细线或不易生锈的回形针、长尾夹等装订工具装订。装订的要求是：结实、整齐、美观、不掉页、不压字、不损坏文件、不妨碍阅读。

第二十七条 各类档案案卷封皮的外形推荐尺寸为315m x 230m。可使用硬卷皮（卷盒），也可使用软卷皮，使用软卷皮必须加盒。纸质档案的卷宗厚度一般不超过2 厘米，即每卷最多不超过200 页。

第二十八条 归档文件材料的保管期限，由归档部门按《文 书档案归档范围及保管期限表》（[附件1]）准确划分。篇二：公司文书档案管理制度doc 文书档案管理制度

一、总 则

1、文书档案管理是企业规范化管理的重要内容，也是企业发展过程中的重要见证资料，它记录了一个企业的发展历程，为企业的发展壮大提供了文字依据，文书档案的规范化管理是企业走向规范和成熟的重要条件，为加速企业规范化管理进程，进一步完善文书档案管理工作，特制订本制度。

2、归档的文书档案应字迹清晰、完整有效。

二、文书档案管理

1、各部门应将文字资料的收集归档工作列入兼职档案员职责范围。

2、文书档案归档范围

凡是企业经营管理活动中形成的具有保存价值的文件材料均应归档，主要包括：（1）具有保存价值的本单位正式收文、发文，除文件的正件外，还应包括它的附件；（2）本单位在经营管理活动中产生的与上级领导部门间的往来文件（即外部文件），包括请示、报告、项目立项、重要函件、经营合同等；（3）本单位经营管理活动中产生的各种文件材料（即内部文件），如规章制度、调研材料、计划、总结、条例、会议纪要、机构调整、人事任免、部门管理职能性文件、部门岗位职责等；（4）企业在发展过程中获得的被国家或社会认证或认可的证明其实力和相关资格的证书材料等。

3、文书档案归档要求

（1）已经办理完毕并有保存价值的文件都应及时归档，任何人不得随意留存，各部门每季度应将归档的文件材料清理一次，登记造册，对重要的文件要标注密级（绝密、机密、秘密）。（2）归档的文件材料要收集齐全（包括附件），按照文件形成的先后次序排列清楚，并剔出其中的废稿、重复稿和不重要的便条等。

（3）存档文件必须为原件，至少二份（包括复印件）。（4）文件归档时要有交接手续。

（5）每年六月份之前，各部门向档案室移交已归档完毕的上一年的文书档案（要办理移交手续）。（6）各部门的兼职档案员和具体办文人员有责任协助档案管理人员共同做好文件的收集和保管工作。

4、文书档案的借阅

（1）档案室需设立“文书档案借阅登记薄”，凡借阅文书档案者需说明利用目的，并办理借阅手续。（2）根据公司实际情况，将已存档的文书档案按其重要性分为重要文书档案和一般文书档案两种。

（3）因工作需要借阅属秘密、机密类的文书档案，须经部门负责人、总经办主任、总经理签字后方可借阅，绝密类的文书档案除需经部门负责人、总经办主任、分管副总经理签字外还必须经总经理签字后方可借阅。如遇特殊情况，属机密、秘密性的文书档案可由部门负责人、总经办主任签字后可借阅。

（4）因工作需要借用一般性文书档案，需部门负责人、总经办主任签字后方可借出。（5）借阅文书档案使用后应及时归还，借阅时间一般不得超过一天，如因需要超过借阅时间，借阅人应提前向公司办档案室说明，并办理续借手续，否则将根据超过时间长短给予相应处罚。

（6）档案管理员每星期检查一次借阅登记薄，对到期未还的档案应及时催还，归还时要当面点清并放回原处。

（7）借阅人应妥善保管所借出的文书档案，不得损坏、遗失、复印、涂改或转借他人，否则将依照规定给予直接扣罚2-10分；如发生失密、泄密现象，要及时汇报有关领导，采取补救措施，并追究相关人员责任，给公司造成经济损失的，要给予相应的经济处罚，情节严重的给予辞退或开除处理。

（8）凡从总经办借出的文书档案资料，因工作需要复印，需经办公室主任同意签字后，方可复印，使用后需将复印件归还总经办，个人不得留存，如因工作需要无法拿回复印件，需报总经办批准，由办公室主任酌情处理，并在借阅登记薄中注明。

5、文书档案的保管及销毁

（1）档案室档案管理员有责任对各部门文书档案的归档进行监督指导。（2）公司对所有文书档案实行集中统一管理，由总经办档案室负责。

（3）档案室档案管理员要对各部门移交的文书档案进行必要的整理，并分类、立卷、编目。（4）文书档案保管期限分为永久、长期、短期三种，超过保管期限的文书档案经公司办及相关领导批准后可销毁，并建立文书档案销毁清册。二ｏ一ｏ年一月十日篇三：文书档案管理制度 文书档案管理制度

文书档案管理是企业规范化管理的重要内容，也是企业发展过程中的重要见证资料。文书档案的规范化管理是企业走向规范和成熟的重要条件，为进一步完善文书档案管理工作，结合本公司实际，制订本制度。

一、收文制度

1、凡公司收到的文件、函、电报均由收发人员统一签收、拆封、编号、登记(函、电报直接分送有关部门)，及时送质管部主管领导签批后，分送有关领导阅批，部门阅办，并在文件传阅、处理单上签字。文件阅后及时收回归档，送各部门的文件，由各部门指定专人保管，阅后及时送还。

2、公司领导及有关部门及时阅文，凡需收回的文件如数退回，不得积压、丢失。

3、外出参加会议带回的公文应交文书登记，个人不得保存任何文件。

二、发文制度

1、凡以公司名义发出的公文，拟稿人必须用规定文稿纸撰稿，由部门领导签字，统一送秘书核稿，经领导审核签发(属董事会的由董事长签发，属公司的由总经理签发)，由文书统一登记、统一印制。凡本公司缮印发出的公文（含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件）交两份给文书统一收集管理。

2、公司会签外单位文件，经相关部门和领导审核后会签。外单位会签公司的文稿，由相关部门起草，秘书核稿，公司领导签发后，再送有关部门会签。

3、联合发文经公司领导及联合发文单位领导分别签批后由文书统一编号、印发。

三、档案管理制度

（一）归档范围

1、本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

2、重要会议材料，包括会议的通知、报告、决议、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。

3、公司在发展过程中获得的被国家或社会认证或认可的证明其实力和相关资格的证书材料等。

4、公司经营管理活动中产生的各种文件材料（即内部文件），如规章制度、调研材料、机构调整、人事任免、部门管理职能性文件、部门岗位职责等。

5、上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。

6、公司在经营管理活动中产生的与上级领导部门间的往来文件（即外部文件），包括请示与上级机关的批复、报告、项目立项、重要函件。

7、公司及各部门的工作计划、总结。

8、本公司的各种统计报表。

9、信访工作材料。

10、本公司与有关单位签订的合同、协议书，房屋买卖、租赁协议，资产登记等凭证性文件材料。

11、本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。

12、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

13、专业技术职称评审材料。

（二）归档时间

1、各部门应主动在每年元月底将上具有保存价值的文件资料移送文书档案室。任何部门或个人不能把具有保存价值的文件资料据为已有，或者拒绝归档。

2、每年六月份之前，各部门向档案室移交已归档完毕的上一的部门文书档案，并办理移交手续。

3、凡是有法律效用的文件材料，一生效就归档。

4、基建、工程项目竣工验收后，三个月内归档。

（三）归档要求

1、归档的文件资料不论采用手稿、印刷件、复印件、图片、软盘、录音带、录像带，都必须齐全、完整、系统、条理，保持有机联系。

2、归档的书面文件资料手写文稿，不得用圆珠笔、复写笔、彩色笔书写，不得采用红墨水书写。出现上述情况，文书应及时要求有关部门或人员进行重抄或复制。

（四）档案管理

1、档案管理：依据档案、来源、时间、内容、形式分成若干层次和类别，案卷排列并编制案卷目录。

2、档案保管：公司设立专用文件库保存档案，定期检查存放档案室内的档案资料状况，对字迹模糊、变质、损坏、破碎的档案资料必须及时进行恢复、修补或复制。做好防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防高温工作，定期检查档案保管工作。

3、档案的鉴定：从档案的内容、来源、时间、程序、名称鉴别、档案价值，确定各类档案的保管期限，编制成表。

4、档案的销毁：文书档案保管期限分为永久、长期、短期三种，超过保管期限的文书档案经公司质管部及相关领导批准后，编制销毁清册，办理销毁手续，方能销毁。销毁要有二人以上监销，并在清册上签字。

（五）档案利用

1、凡需调阅档案，均须填写档案借阅单，并在“档案借阅登记簿”上登记，注明借阅档案的名称、密级、借阅方式、数量、期限及利用目的。

2、档案利用方式有：提供档案原件、提供档案复印件、提供文献索引资料。

3、借阅人员不准随意拆卷和任意抽、换卷内文件或剪贴涂改字句，不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经公司领导批准后才能摘抄和复制。

4、依据国家统计和有关法律法规，做好企业档案统计工作。