关于文书档案管理制度的规定范围

第一篇：关于文书档案管理制度的规定范围

文书档案管理制度

根据“中共中央关于统一管理党、政档案工作的通知”和“国务院关于加强国家档案工作的决定”，并参照国家档案局颁发的《机关档案工作条例》的要求，为了加强对文书档案的科学管理，充分发挥档案的作用，特制定本制度。

一、文书档案管理职能

（一）文书档案工作是公司工作的重要组成部分，是维护公司历史真实面貌的一项重要工作。

（二）公司党、政、工、团及人事、财务、计划、保卫等工作活动中形成的全部档案均由档案室集中统一管理。

二、管理的内容与要求

（一）宣传、贯彻党和国家的方针、政策和上级的有关规定、办法，落实本单位档案管理的各项规定制度。

（二）负责管理本公司全部文书档案，积极提供利用，为各项工作服务。

（三）对本公司各业务部门文件材料的归档工作，进行指导、检查和监督。

（四）及时完成领导交办的其他工作任务。

（五）贯彻执行《档案法》和《档案法实施办法》及保密、安全制度，确保档案和档案机密的安全。

三、档案的接收

（一）公司要建立健全文件材料的归档制度。凡公司生产、经营、政治工作（包括党、政、工、团、保卫）等各项工作中形成的具有保存价值的文件材料，均由有关部门进行整理、立

卷后，定期向档案室移交。

（二）公司领导和职能部门承办人员办理完毕的文件材料，应由部门兼职档案员及时按归档要求进行整理后，定期向档案室移交。

（三）文书档案的归档应符合下列要求：

1.应归档的文件材料必须齐全、完整，能系统反映公司全年主要工作活动状况。

2.归档的文件材料，应保持其间的历史联系，认真区分保存价值，划分保管期限（永久、长期、短期）。

3.分类准确、分级适当、科学系统。以问题特征为主，综合其他特征整理归档。

4.盒（卷）内文件排列条理要按照事物的来龙去脉有秩序地排列、有条理地反映问题。

5.文件材料装订整齐、结实、美观，无金属物。6.文件材料排列有序、编页正确、编目符合要求。7.科技文件材料的起草，签署处理意见，都必须用蓝黑墨水笔、碳素笔书写或在公司OA系统进行公文运转（文件材料用激光打印机打印）。文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求。不能有热敏纸，不能有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水或复写纸书写的字迹，以利文件材料长期保存。

（四）公司全部归档文件材料应在第二年六月底前向档案室移交，要编制档案移交目录一式二份。一份留部门备查，一份随档案交档案室。

四、文书档案的整理、保管和统计

（一）遵循文件的形成规律、保持文件之间的有机联系、区分不同价值、便于保管和利用的整理的原则，将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

（二）档案室每年对档案的安全保密情况进行一次检查，发现问题及时向领导报告，对破损和变质的档案及时修补、复制或作其他技术处理。

（三）档案工作人员调动工作时，必须在离职前将所保管的档案数量和状况交待清楚，并办理交接手续。

（四）建立登记、统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用情况进行登记和统计，并按照规定向档案业务管理机关和部门报送档案工作基本情况统计报表。

五、档案的鉴定和销毁

（一）档案应根据国家的有关规定，编制本公司《档案保管期限表》，经公司领导批准后执行，并报上级业务管理机关备案。

（二）档案的鉴定和销毁是档案管理的一项十分重要的工作，应根据公司《文书管理保管期限表》的规定，定期对已超过保管期限的档案进行鉴定。鉴定档案要在公司办公室主任的主持下，由档案室和业务部门组成鉴定小组共同进行。鉴定工作结束后，应提出工作报告，对确无保存价值的档案进行登记造册。经公司主管领导批准后销毁。

（三）在销毁档案时，要指定两人进行监销，防止档案遗失和泄密，监销人要在销毁清册上签字。

六、档案的提供利用

（一）档案管理人员要熟悉本公司的历史和所保管的档案，了解本公司业务，并根据工作需要，编制必要的目录卡片、索引等检索工具，积极主动地开展档案利用工作，为我公司各项工作服务，并注意收集整理利用效果。

（二）建立健全档案的借阅、审批制度，根据档案的机密程度，确定不同的利用范围，规定不同的审批手续。

（三）文书档案保管的案卷及文件材料，是现行档案,主要供本公司使用。对兄弟单位提供利用需持单位介绍信，并经公司有关领导批准。

（四）公司应根据需要和可能，采用先进技术设备，逐步实现档案管理的科学化、现代化。

七、档案的借阅

（一）办理借阅手续

1.公司各部门因工作需要借阅一般业务性档案时，借阅单位事先联系，借阅者可根据案卷、归档文件目录，提出借阅档案名称，进行借阅登记，在阅览室查阅。需要将档案拿出档案室外查阅时，必须经办公室主任同意办理借阅手续，方可将档案借出。

2.借阅党、政重要会议记录和有关机密性档案时，需经办公室主任及有关领导批准，进行登记，由档案管理人员按领导批示意见，先找出要查阅的有关部门或事项，然后交查阅者查阅这一部分，其他部分查阅者不得随意翻阅查找，且只限在档案室内查阅，不准借出室外。

3.兄弟单位借阅档案时，必须持单位介绍信，并经公司有关领导批准方可借阅，档案室要办理借阅手续。

（二）查阅时必须爱护档案，不得在档案上写字、涂改，更不许拆装、撕页、折叠、损坏、丢失，归还时档案管理人员应认真清查，核对无误后，方可注销。

（三）凡因工作需要摘抄档案内容者，抄前须经档案室同意或有关领导批准，抄后须经档案管理人员，加盖公章方为有效，但不准抄写全文。

（四）凡是借机密的档案必须做到随借随还，最长时间不超过一周。

（五）要严格保守党和国家机密，有关档案内容，查阅人员不得随意外传和遗失。

八、档案的保密安全

（一）档案管理人员须严守党和国家制定的保密法及公司保密规定，不准向无关人员议论自己所保管的档案内容。

（二）档案管理人员不得私自携带档案材料外出，档案出入均需登记，严格执行借阅手续。

（三）档案库房门窗必须坚固，室内整洁，空气流通，温湿度适当，并配备防火、防潮、防水、防日光及紫外线照射、防尘、防污染、防有害生物（霉、虫、鼠等）、防盗等设施与措施。严禁在库房内吸烟和存放易燃易爆物品，确保档案的安全。

第二篇：学校文书档案范围（精选）

学校文书档案范围、保管期限（保管期限除注明外，其他都为永久）

党支部

1、党支部工作计划、总结

2、党支部改选工作意见、结果、报告、上级批复

3、支部、支委会议记录

4、党员名册、学校党员组织关系转移介绍信及存根

5、积极分子、预备党员有关材料、转正、批复

学校办公室 l、学校会议记录

2、学校精神文明大事记

3学校干部任免、学校领导班子调整的文件（邵校长）

4、学校人员复查、落实政策和报告、批复、结论材料等

5、学校教职员工辞职、退职报告和批复

6、教职员工调动工作大中专毕业生分配介绍信

8、学校机构建立、撤并、更改校名、启用印章的报告、请示、批示、通知等

9、教职工考核登记表、结果教师考勤汇总

10、全校人数及基本情况（有）

工会

1、工会计划、总结

2、学校教代会专题材料。每年召开教代会时候的照片（会议通知、代表名单、提案处理、领导讲话、决议记录、倡议书）。

3、工会活动开展计划、结果、总结材料

4、工会评比情况材料、教职工生活补助等材料

5、妇女工作计划总结，计划生育工作计划总结

财务室

1、教职员工花名册。

2、学校教职员工技术职称评审、聘任等登记表、批准书、批复、通知等

3、学校与有关单位签订的各种合同、协议书等材料（重要的永久，一般的30年）

4、上级机关的来文凡是针对本校教育、批复、通报、直接与本校有关的干部任免、奖惩等文件（重要的永久，一般的30年）

5、学校教职员工转正定级、调整工资、招工招干、教师学历进修、教师资格录用等登记表、审批表及有关这方面的工作计划，总结、学校离（退）休人员登记表、审批表、改变干部级别待遇的请示、批复

6、校舍检查记录，学校财产、图书清册、财产，物资清册、档案交接凭证 教务处

1、工作计划总结，日常工作安排表

2、教师任职任课情况表（30年）、总日课表、作息时间表（10年）

3、学期各科成绩汇总表和单科成绩表（30年）试卷分析、成绩统计、教学质量分析（30年）

4毕业班合影

5、外出学习汇报、经验交流

德育处

1、德育处、少先队工作计划、总结、汇报、经验交流、调查材料、会议记录、大事记等

2、学生校外活动情况等（30年）

3、家长学校及家长会、家访材料（30年）

4、家长学校及家长会、家访材料（30年）

5、团支部工作计划总结

第三篇：文书档案管理制度

文书档案管理制度

文书档案管理是企业规范化管理的重要内容，也是企业发展过程中的重要见证资料。文书档案的规范化管理是企业走向规范和成熟的重要条件，为进一步完善文书档案管理工作，结合本公司实际，制订本制度。

一、收文制度

1、凡公司收到的文件、函、电报均由收发人员统一签收、拆封、编号、登记(函、电报直接分送有关部门)，及时送质管部主管领导签批后，分送有关领导阅批，部门阅办，并在文件传阅、处理单上签字。文件阅后及时收回归档，送各部门的文件，由各部门指定专人保管，阅后及时送还。

2、公司领导及有关部门及时阅文，凡需收回的文件如数退回，不得积压、丢失。

3、外出参加会议带回的公文应交文书登记，个人不得保存任何文件。

二、发文制度

1、凡以公司名义发出的公文，拟稿人必须用规定文稿纸撰稿，由部门领导签字，统一送秘书核稿，经领导审核签发(属董事会的由董事长签发，属公司的由总经理签发)，由文书统一登记、统一印制。凡本公司缮印发出的公文（含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件）交两份给文书统一收集管理。

2、公司会签外单位文件，经相关部门和领导审核后会签。外单位会签公司的文稿，由相关部门起草，秘书核稿，公司领导签发后，再送有关部门会签。

3、联合发文经公司领导及联合发文单位领导分别签批后由文书统一编号、印发。

三、档案管理制度

（一）归档范围

1、本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

2、重要会议材料，包括会议的通知、报告、决议、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。

3、公司在发展过程中获得的被国家或社会认证或认可的证明其实力和相关资格的证书材料等。

4、公司经营管理活动中产生的各种文件材料（即内部文件），如规章制度、调研材料、机构调整、人事任免、部门管理职能性文件、部门岗位职责等。

5、上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。

6、公司在经营管理活动中产生的与上级领导部门间的往来文件（即外部文件），包括请示与上级机关的批复、报告、项目立项、重要函件。

7、公司及各部门的工作计划、总结。

8、本公司的各种统计报表。

9、信访工作材料。

10、本公司与有关单位签订的合同、协议书，房屋买卖、租赁协议，资产登记等凭证性文件材料。

11、本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。

12、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

13、专业技术职称评审材料。

（二）归档时间

1、各部门应主动在每年元月底将上具有保存价值的文件资料移送文书档案室。任何部门或个人不能把具有保存价值的文件资料据为已有，或者拒绝归档。

2、每年六月份之前，各部门向档案室移交已归档完毕的上一的部门文书档案，并办理移交手续。

3、凡是有法律效用的文件材料，一生效就归档。

4、基建、工程项目竣工验收后，三个月内归档。

（三）归档要求

1、归档的文件资料不论采用手稿、印刷件、复印件、图片、软盘、录音带、录像带，都必须齐全、完整、系统、条理，保持有机联系。

2、归档的书面文件资料手写文稿，不得用圆珠笔、复写笔、彩色笔书写，不得采用红墨水书写。出现上述情况，文书应及时要求有关部门或人员进行重抄或复制。

（四）档案管理

1、档案管理：依据档案、来源、时间、内容、形式分成若干层次和类别，案卷排列并编制案卷目录。

2、档案保管：公司设立专用文件库保存档案，定期检查存放档案室内的档案资料状况，对字迹模糊、变质、损坏、破碎的档案资料必须及时进行恢复、修补或复制。做好防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防高温工作，定期检查档案保管工作。

3、档案的鉴定：从档案的内容、来源、时间、程序、名称鉴别、档案价值，确定各类档案的保管期限，编制成表。

4、档案的销毁：文书档案保管期限分为永久、长期、短期三种，超过保管期限的文书档案经公司质管部及相关领导批准后，编制销毁清册，办理销毁手续，方能销毁。销毁要有二人以上监销，并在清册上签字。

（五）档案利用

1、凡需调阅档案，均须填写档案借阅单，并在“档案借阅登记簿”上登记，注明借阅档案的名称、密级、借阅方式、数量、期限及利用目的。

2、档案利用方式有：提供档案原件、提供档案复印件、提供文献索引资料。

3、借阅人员不准随意拆卷和任意抽、换卷内文件或剪贴涂改字句，不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经公司领导批准后才能摘抄和复制。

4、依据国家统计和有关法律法规，做好企业档案统计工作。

第四篇：文书档案管理制度

甘肃金兴工贸有限公司办公室

规章制度

文书档案管理制度

一、文书档案管理

1.归档文书档案应当字迹清晰、完整有效。

2.各部门应将文字资料的收集归档工作列入文书人员的职责范围。

3.文书档案归档范围

(1)具有保存价值的本单位正式收文、发文，除证件外还应有其附件。

(2)本单位在经营管理活动中产生的与上级领导部门间的往来文件、请示、报告、项目立项、重要函件和经营合同等。

(3)本单位在经营活动中产生的各种文件材料规章制度、调研材料、岗位职责等。

(4)企业在发展过程中被国家或社会认证或认可的证明其实力和相关资格的证书材料等。

(5)归档文件要分开外来文件和本单位的文件。

二、文书档案归档要求

1.已经办理完毕并有保存价值的文件都应及时归档，任何人不得随意留存，各部门每季度应将归档的文件资料整理一次，造册登记，对重要的文件要标明密级。

2.归档的文件材料要收集齐全，剔除其中不重要的材料，按照文件形成的先后次序排列清楚并依次编号和加盖年代号。

3.存档文件必须是原件，至少有一份影印件。4.文件归档时要有交接手续。

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甘肃金兴工贸有限公司办公室

规章制度

5.每年七月份各部门向档案室移交已归档完毕的上一年档案文书。

三、文书档案的借阅

1.档案室需设立“文书档案借阅登记薄”，凡借阅者需说明其利用目的，并做登记手续。

2.根据公司实际情况，将文书档案分为重要档案和一般档案。3.因工作需要借阅机密、秘密类档案，需经部门经理、办公室主任、副总签字方可借阅，绝密类文书需总经理签字。

4.借阅一般性文书需经部门负责人签字。

5.借阅文书一般不超过一天，借阅后应及时归还，超过1天的需向档案室说明并办理续借手续，否则将给予20元—200元的经济处罚。

6.借阅人应妥善保管借阅的文书档案，不得损坏、遗失、复印、涂改或转借他人，如发生泄密应及时向公司领导汇报，采取补救措施。给公司造成经济损失的要追究其责任，给予50元—500元的经济处罚直至开除。

7.因工作需要需复印档案资料的，须经办公室主任签字，使用后须将复印件交还办公室，如工作需要无法拿回复印件的需报公司批准，并在借阅登记薄中注明。

8.属公司秘级的文件资料一律不准带出公司，确因工作需要需带出公司的，需经总经理批准，否则按故意泄密处理。

四、文书档案的保管及销毁

1.档案室管理员有责任对各部门文书档案的归档进行监督指导。

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甘肃金兴工贸有限公司办公室

规章制度

2.公司对所有文书档案进行集中统一管理，由公司档案室负责。3.档案室管理员要对各部门移交的文书档案进行必要的整理、分类、立卷、编目。

4.文书档案保管应分为永久、长期和短期三种，超过保管期的文书档案经公司办公室及有关领导批准后可销毁，并建立文书档案销毁清册。

五、文书档案管理的分工

1.公司财务资料的管理按《国家会计财务制度》执行。所有会计凭证、账簿、财务报表及税务资质原件统一均由财务部专人负责保管（人员变动时，要认真做好填写交接清单，办清交接手续）。

2.公司档案资料室负责所有业务及技术和经营方面的档案资料归档整理。

(1)项目管理和设计等业务工作所签订的各类格式的文本合同（包括变更、附加等内容）。

(2)项目工程、商务谈判、经营管理、技术业务方面的电子映影（软件）和业务图书刊物资料等。

(3)各级政府部门对项目的批文和相关文件附件等资料。(4)项目工程所需地标图和设计图纸等。

(5)本公司内外部收文、发文、公函、会议纪要等文件资料的管理。

(6)本公司固定资产购置及维护的资料登记保管；机动车购买和租赁、房产购买和租赁、设备器材等重大物品的购买租赁等方面所签订各项合同的登记资料保管。

(7)公司资质类申报、审核、变更和升级等相关档案资料的原件

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甘肃金兴工贸有限公司办公室

规章制度

由办公室保管。

(8)其它与项目工程和技术相关的档案资料。

3.员工花名册、员工聘用和辞退、离职资料、员工技术职称资料；员工绩效考核资料；职务任免资料等由人力资源部保管。

六、关于档案资料的有关规定，各部门专职人员要严格执行。如因人员变动或调整，要做好工作交接。

本制度自下发之日起实施，由公司办公室负责解释修订。

办公室 二○一二年三月

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第五篇：文书档案、印章管理制度

文书档案、印章管理制度

为了规范本站文书档案、打字复印、印章管理，实行有效的内部控制，防范潜在风险，特制定本制度。

1、分工负责材料撰写。按分工负责的原则，综合性文稿由政办股拟定，专业性文稿由相关股室拟定。各股室草拟的文件及需印制的资料、表册等交政办股统一处理，经核稿修改、审核签发、编号登记后再打印。小型文稿由各股室自已打印，大型文稿由政办股统一办理，拟稿人负责校对。打印的公文交二份、资料交一份给办公室存档。

2、严格管理公文收发。严格公文收发管理，及时登记，并送局领导传阅。局领导传阅文件要及时签署办理意见，及时交办、转办、督办。传阅期间要妥善保管，防止丢失。凡因签收和办理不及时造成不良后果的，将追究有关人员的责任。急办件可在报告分管政办股领导的同时直接处理到相关股室办理，同时报告给站长和分管领导，办公室及时跟踪、反馈。

3、搞好文件立卷归档。各股室的资料、文件须做好电子档案备份存档，纸质档案年终由各股室清理后，按要求做好档案整理，到政办股统一编号立卷，存放档案室以便工作查阅。

4、印章管理。严格印章使用程序，做好用章登记，股室印章由各股室负责人保管，行政印章和党支部印章由政办股股长负责保管。出具证明或其它需用印章的，必须经站长或分管领导签字后方可用章。不能在空白纸上盖章，不能外借。