上上集团有限公司公文处理基本规范

第一篇：上上集团有限公司公文处理基本规范

上上集团有限公司公文处理基本规范

第一章 总 则

第一条

为了适应企业经营管理需要，推进集团及集团控制的各分子公司公文处理工作制度化、规范化，参考中共中央办公厅、国务院办公厅联合发布的《党政机关公文处理工作条例》（中办发„2012‟14号），结合集团实际，制定本基本规范。

第二条 本基本规范适用于集团及所属各公司的公文处理工作。

第三条 企业公文是集团及所属各公司组织经营活动、履行工作职能、处理业务事项的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻集团战略方针政策，公布规章制度，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。

第四条 公文处理工作是指公文种类、公文格式、公文标准、公文拟制、公文办理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第五条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第六条

集团及所属各公司应由专人负责公文处理工作。

第七条 集团董事局办公室主管集团总部的公文处理工作，并对集团所属各公司的公文处理工作进行业务指导和督促检查。

第二章 公文种类

第八条 适用于本集团的公文种类主要有以下八种：

（一）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、公布基本规章制度、批准晋职晋级或降职降级、嘉奖或处罚有关单位和人员等。

（二）通知。适用于发布、传达要求既定范围内单位和职工周知或者执行的事项，批转、转发公文。

（三）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

（四）报告。适用于子公司（分公司）向母公司（总公司）或集团公司汇报工作、反映情况，回复上级的询问。

（五）请示。适用于子公司（分公司）就具体的工作、事项或问题向母公司（总公司）或集团公司请求指示、批准。

（六）批复。适用于答复下属企业的请示事项。

（七）函。适用于集团内企业与集团外的其他企业之间，以及集团内部不相隶属的企业之间商洽工作、询问和答复问题、请求帮助和答复事项。

（八）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

第三章 公文格式及技术标准

第九条 本集团公文一般由发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附件、抄送单位等组成。

（一）发文单位标志。由发文单位全称或者规范化简称加 “文件”二字组成，也可以使用发文单位全称或者规范化简称、不加“文件”二字。集团内平行企业联合行文时，发文单位标志可以并用联合发文单位名称，也可以单独用主办单位名称。

发文单位标志居中排布，使用宋体字，颜色为红色，字号原则上为“初号”。联合行文时，一般应当将主办单位名称排列在前。除发文单位标志外,公文的其余字体颜色为黑色。

（二）发文字号。由发文单位代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办单位的发文字号。

发文字号编排在发文单位标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称（如2013），用六角括号“【】”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01，下同），在阿拉伯数字后加“号”字。《报告》、《请示》的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。

集团公司的代字为“上上”（由董事局办公室统一管理），除风控委审计部外，其他各专业委员会不再单独启用发文代字；集团所属各企业的发文代字由集团董办统一拟定。

（三）签发人。《报告》、《请示》应当标注签发人姓名。

“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。中间加冒号，居右空一字，编排在发文单位标志下空二行位置。

（四）标题。由发文单位名称、事由和文种组成，发文单位名称也可以省略，直接由事由和文种组成。事由要直观具体简练。

标题与发文字号或签发人（如有）之间用红色分割线隔开。一般用2号宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当尽可能使用梯形或菱形。

（五）主送单位。是公文的主要受理或告知执行的单位和部门，应当使用全称或者规范化简称。

主送单位编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个单位名称后标冒号。

（六）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。

公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送单位名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“

一、”“

（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。根据公文内容，层次序数可以缺省，但前后次序不 得颠倒。

（七）附件说明。公文附件的顺序号和名称。

如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

（八）发文单位署名、成文日期和印章。发文单位署名署发文单位全称或者规范化简称，必须与发文单位标志相一致；成文日期署会议通过或者发文单位负责人签发的日期，联合行文时，署最后签发单位负责人签发的日期；加盖的发文单位印章，应与署名单位相符。

成文日期一般右空四字编排，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（如2013年2月20日）。

有文头即发文单位标志的正式公文，印章必须为“公章”，且不得出现空白印章，即印章必须加盖在发文单位署名和成文日期上。一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文单位署名，印章端正、居中下压发文单位署名和成文日期，使发文单位署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

（九）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。

附件应当另面编排，并与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行，顺序号用阿拉伯数字。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。

（十）抄送单位。除主送单位外需要执行或者知晓公文内容的其他单位，应当使用单位全称、规范化简称。

如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，“抄送”二字后加冒号和抄送单位名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送单位名称后标句号。

第十条 公文用纸幅面采用国际标准A4型（纵向）；页边距为上28mm、下25mm、左30mm、右28mm；行距为“单倍行距”；除单页公文外，两页以上的公文应标注页码，页码居中，但首页公文不显示页码；正文与附件的页码应连续。

纸质公文在左侧装订，用两个订书针；订书针距纸面左边缘8mm-10mm，订书针外缘分距纸面上边缘和下边缘50mm-60mm，上下两个订书针要对称。

第四章 行文规则

第十一条 以下事项，原则上必须以正式公文形式发送或报送：

（一）各项规章制度的出台和发布；

（二）企业战略规划、商业模式、经营目标、年度经营计 划和财务预算等重大决策的确定和调整；

（三）重要的人事任免、跨部门跨单位的岗位调整（正常的人事调动、入职离职等不需要发送正式公文）；

（四）人员的嘉奖、表彰和处分处罚等决定；

（五）需要多部门多企业共同参与、配合的重要工作的部署要求以及一定范围内员工周知的事情；

（六）年度工作计划和考核指标的确定；

（七）重点工作的督办查办通知和通报；

（八）公司层面（含集团和所属公司）、集团相关专业委员会之间、集团相关专业委员会与集团所属公司之间、集团内公司与公司之间、公司内部门与部门之间等重要会议形成的决议；

（九）重点工作的汇报、重大问题或重要事项的请求指示、以及相应的答复；

（十）其他专题性重点工作、重大问题、重要事项、大型活动组织（统称“三重一大”）的安排和布置等。

第十二条 公司内部门与部门之间（含集团）、集团专业委员会与企业之间、集团内企业与企业之间沟通商洽日常性具体工作、事务，部门向单位负责人请示常规工作的指导意见等，不需要拟制发送正式公文，通过内部的相关业务流程、便函（单位或专业委员会）以及OA的“内部请示”等渠道办理。第十三条 集团内行文，应当遵循以下规则：

（一）向上级单位请示、报告事项，必须在公文首页签注“签发人”，除此外，其他公文原则上由单位负责人在纸质原稿上签发、但不需要在正式发布的公文首页签注“签发人”。

（二）对于下级单位的《报告》文种，上级单位可以答复、也可以不答复；但下级单位的《请示》文种，上级单位原则上必须以《批复》的文种答复。

（三）请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

（四）不得以单位名义向署名的个人报送（发送）公文，不得以署名的个人名义向单位发送（报送）公文。

（五）除集团风控委审计部外，其他的内设部门（机构）不得以自己名义直接发送（报送）公文。

（六）涉及多个部门、多个企业职权范围内的事务，未经相互之间协商一致的，不得擅自行文；否则，由上级单位责令其纠正或者撤销。

第十四条 集团内同级别的公司之间必要时可以联合行文；集团内不同级别但分属于不同业务板块的公司之间，必要时可以联合行文；集团内不同级别且有控制与被控制关系的公司之间不得联合行文；集团各专业委员会虽与相关公司级别相同，但不得就自身工作、以集团公司名义和相关同级别公司联合发文。

确因工作需要，经集团董事局办公室审核同意，集团内企 业可以与集团以外的其他政府部门、企事业单位之间联合发文。

第五章 公文拟制和发布

第十五条 公文拟制包括公文的起草、会签、签发、发布等程序。

第十六条 公文起草应当做到：

（一）符合国家法律法规规定，遵循本规范第四章的行文规则，完整准确地体现发文意图，并同现行有关公文相衔接，不得与集团或公司发布的现行相关规章制度相违背。

（二）分析问题实事求是，措施和办法切实可行。

（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，层次清晰，表述准确，文字精炼。措辞忌华丽、笼统，避免使用比喻等修辞手法。

（四）适用文种和格式符合本规范要求。

第十七条 公文事由的发起部门或主办部门为公文的起草部门。公文拟稿完毕后，必须通过OA或其他途径执行会签流程。起草部门的负责人、集团董秘或发文单位的办公室（综合部）负责人为必要的公文会签人，同时根据具体公文内容和职责权限，由起草部门负责人确定其他需要会签的部门（单位）负责人、并设定会签流程（OA）。会签公文时，审核的重点主 要有：

（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。

（二）内容是否符合法律规定和集团相关规章制度规定；是否已经完整准确地体现了发文意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。

（三）是否超越了本单位或部门的职责权限，涉及其他相关单位或部门部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。

（四）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。

（五）其他内容是否符合公文起草的有关要求。

第十八条 经会签审核需要修改或不宜发文的公文文稿，应当退回起草部门并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草部门修改后重新报送。

第十九条 公文应当经本单位（集团或公司）负责人审批签发；经其授权，可由其他人代行签发（如放假、开会、例行的学习培训、团队活动组织等常规性、基础性工作）。签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；只签姓名的，视为同意。联合发文由所有联署单位的负责人会签。

第二十条 具备办公自动化条件的，公文的拟稿和会签通过OA完成；暂时不具备办公自动化条件的，通过纸质媒介进 行拟稿和会签；但公文的签发，除了执行OA外，必须通过纸质的“发文稿纸”进行手工签发并存档。

第二十一条 严格规范公文的发布途径。具备办公自动化条件的，通过OA（“通知发布”）、直接选定发布范围和对象发送公文，同时印发纸质公文发送给单位和部门以备存档；不具备办公自动化条件的，需向主送单位和部门印发纸质公文以备存档，同时由收文单位和部门以适当方式在既定范围内贯彻执行。未经允许，任何单位、部门和个人不得擅自通过其他途径（如QQ等）发布任何公文。

第六章 公文办理

第二十二条 公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。

第二十三条 收文办理的主要程序和任务是：

（一）签收。对收到的纸质公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。

（二）登记。对收到公文的主要信息应当详细记载（通过OA的“收文登记”或纸质的“收文登记簿”）。

（三）承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要，在既定范围内以适当方式及时传达。批办性公文应由行政办公室（综合部）提出拟办意见报本单位负责人批示或者转 有关部门办理；需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。

第二十四条 发文办理的主要程序和任务是：

（一）复核。已经发文单位负责人签批的公文，发布和印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审。

（二）登记。对复核后的公文，应当确定发文字号、发送范围和印制份数并详细记载。

（三）发布。公文发布必须确保完整和时效。

第二十五条 收到的公文和发布的公文，均应当在“收文登记簿”和“发文登记簿”上进行登记，并根据集团的《档案管理办法》（另文下发）规定，及时收集齐全、整理归档。

第二十六条 已发布公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。

不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。个人不得私自销毁、留存涉密公文。

公文的废止和销毁，均须由行政部门报集团或公司负责人批准；废止的公文应发文公告，销毁的公文，应登记备案。

第二十七条 企业合并时，全部公文应当随之合并管理；公司撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关规定移交档案管理部门。第二十八条 工作人员离岗离职时，所在单位应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退，并将之作为离岗离职前工作交接和审查的一道必要手续。

第二十九条 新设立的公司和新并入集团控制的公司，应当向集团董事局办公室提出发文立户申请。

第七章 附 则

第三十条 本规范由集团董事局办公室负责解释。第三十一条 本规范自签发之日起执行。原有关规定与此不一致的，一律以本规范为准。

第二篇：公文处理规范

公文处理规范

为了进一步提高市委和市委办公室文件质量，实现公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据《中国共产党机关公文处理条例》和《甘肃省党的机关公文处理暂行规定》，结合我市实际，特制定如下规范。

一、市委及市委办公室文件制发标准

（一）发布形式

1、《中共平凉市委文件》：用于传达贯彻党的方针、政策；发布市委全委会、市委常委会、市党代会等讨论通过的重大事项、重要决策和涉及全市的重要工作部署；转发上级机关的文件，批转下级机关的重要报告等。

2、《中共平凉市委（）》：用于通知重要事项或批复下级机关的请示；向省委报告、请示工作；任免干部；与不相隶属的机关相互商洽工作、联系有关事宜或询问、答复有关问题等。

3、《中共平凉市委办公室文件》、《中共平凉市委办公室（）》：用于根据市委授权，传达市委指示，向上级机关报告、请示工作，答复下级机关的请示；转发上级机关或部门的文件，批转下级机关的报告；印发有关会议纪要；发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或周知的事项。

4、《工作通报》：用于刊发上级领导来我市视察、调研、指导工作时所作的重要指示和讲话；市委书记、副书记、常委在以市委或市委、市政府名义召开的有关会议上的重要讲话；根据市委领导批示需印发的对全局工作具有指导作用和借鉴意义的典型经验、调查报告等。

5、《市委领导批示》：用于刊发市委主要领导同志所作的重要批示。

6、《送阅件》：用于刊发需要在一定范围内阅知的调研材料、情况通报等。

7、《内部明电》和《密码电报》：主要用于通知各种会议，通知各种紧急性或临时性重要事项，或就专项工作作出部署，以及向上级机关报告、请示紧急重大工作等，其中涉密事项使用密码电报。

8、《市委常委会议纪要》：主要用于印发市委常委会研究议定的事项。

9、无版头编号文件：用于印发市委召开的大型会议材料等。

（二）文种使用

10、市委及市委办公室正式文件所使用的文种包括：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、规定、函和会议纪要共13种。

①决议：用于经会议讨论通过的重要决策事项。②决定：用于对重要事项作出决策和安排。③指示：用于对下级机关部署工作，提出开展工作的原则和要求。

④意见：用于对重要问题提出见解和处理办法。⑤通知：用于发布党内法规、任免干部、传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或周知的事项。

⑥通报：用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。

⑦公报：用于公开发布重要决定或重大事件。⑧报告：用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议、答复上级机关的询问。

⑨请示：用于向上级机关请求指示、批准。⑩批复：用于答复下级机关的请示。

规定：用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。

函：用于机关之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。

会议纪要：用于记载会议主要精神和议定事项。

11、要根据行文目的、文种特点、用途和文稿内容，合理选择使用上述文种。

（三）公文格式

12、文头部分。由版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人等组成。

①版头：由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字或加括号标明文种组成，用套红大字居中印在公文首页上部。市委及市委办公室和其它单位联合行文，版头仍采用市委及市委办公室的版头。

②份号：公文印制份数的顺序号，标注于公文首页左上角。

③密级：公文的秘密等级。分为“秘密”、“机密”、“绝密”，用3号黑体字标注于公文首页左上角，第一行顶格排印。

④紧急程度：文件送达和办理的时限要求。按紧急程度分为“特急”、“加急”，用3号黑体字标注在公文首页右上角第一行，顶格排印；紧急电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

⑤发文字号：由市委或市委办公室发文代字、发文和发文顺序号组成，标注于版头下方居中或者左下方。和顺序号用阿拉伯数字标注；应标全称，用六角括号括入；序号不编虚位，不加“第”字。市委及市委办公室与其它单位联合行文只标注市委及市委办公室的发文字号。

a、《中共平凉市委文件》使用“市委发„XXXX‟X号”。b、《中共平凉市委（）》使用3种发文字号： 上行文（报告、请示）使用“市委呈字„XXXX‟X号”；平行文（向不相隶属机关、部门商洽、询问和答复有关事项）使用“市委函字„XXXX‟X号”；

下行文（涉及干部任免的）使用“市委组字„XXXX‟X号”。

c、《中共平凉市委办公室文件》使用“市委办发„XXXX‟X号”。

d、《中共平凉市委办公室（）》使用3种发文字号： 上行文（报告、请示）使用“市委办呈字„XXXX‟X号”；平行文（向不相隶属机关、部门商洽、询问和答复有关事项）使用“市委办函字„XXXX‟X号”；

下行文或平行文，涉及组织人事工作的使用“市委办组字„XXXX‟X号”。

e、《工作通报》编“第X期”。

f、《内部明电》、《密码电报》使用“市委发电„XXXX‟X号”或“市委办发电„XXXX‟X号”。

g、《市委常委会议纪要》编“„XXXX‟X号”。

h、无牌头编号文件，使用“市委办字„XXXX‟X号”。⑥签发人：上报公文应当在发文字号右侧居右空一字的位置标注“签发人”，“签发人”后面标签发人姓名。“签发人”三个字用3号仿宋体标出，签发人姓名用3号楷体字标注；如有两个以上签发人，主办单位签发人姓名位于第一行，其他签发人姓名从第二行起按发文机关顺序依次排在下面，使发文字号与最后一个签发人姓名同处一行。

“内部明电”和“密码电报”在版头的右下方标注“签发人和签发时间”。

13、行文部分。由标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围等组成。

①标题：由发文机关全称或规范化简称、公文主题和文种组成，位于横隔线下方居中排布。较长标题可多行排布，回行时要做到词意完整，排列对称。

②主送机关：即主要受理公文的机关。主送机关名称应当用全称或者规范化简称，或者同类型机关的统称，位于标题之下、正文左上方，顶格排印。

市委及市委办公室下发文件的主送机关一般是：“各县（区）委，市委各部委，市直各部门及中央、省驻平各单位党组、党委”；

市委、市政府及市委办公室、市政府办公室联合下发文件的主送机关一般是：“各县（区）委、人民政府，市委各部委，市直各部门，中央、省驻平各单位”；

市委、市政府、平凉军分区联合下发文件的主送机关是：“各县（区）委、人民政府和人武部，市委有关部委，市直有关部门”；

根据发文对象的不同和需要，主送机关也可以是“有关县（区）委和市直有关单位”等。

③正文：公文的主体，用来表达公文的内容。④附件：公文正文的说明、补充或参考资料，位于主件之后。在正文之后、发文机关署名左上方注明附件的名称，附件与主件一起装订；如有两个以上附件时，应注明顺序并将顺序号标注于各附件首页左上方。

⑤发文机关署名：公文制发机关名称，用全称或者规范化简称，位于正文的右下方。市委、市委办公室文件或市委、市政府和市委办公室、市政府办公室联合下发（上报）的文件一般署机关名称，特殊情况需要以市委和市政府领导人署名的，应写明领导的职务。

⑥成文日期：一般署会议通过日期或市委领导签发日期；联合行文，署最后签发领导的签发日期；特殊情况署印发日期。成文日期位于发文机关署名右下方，用阿拉伯数字写明年、月、日。意见、决议、决定、规定、会议纪要等不标明主送机关的公文，成文日期加圆括号标注于文件标题下方居中位置。

⑦印章：市委及市委办公室正式编号胶印的下发文件不加盖印章，上报文件和油印文件要加盖印章。用印位置居成文日期中间偏上，以上不压正文、下略压成文日期为宜。用印要端正、清晰。

⑧印发传达范围。意见、决议、决定、规定、会议纪要等文种的印发传达范围，用“印发”标注于主题词下方。下发文件印发传达范围为主送机关，一般不再标注；如有特殊要求的，加圆括号标注于成文日期左下方。

14、文尾部分。由主题词、抄送机关和印制版记组成。①主题词。按中共中央办公厅秘书局编印的《公文主题词表》标注，字体为宋体加黑。《公文主题词表》中未涉及的词，根据公文内容拟定，后加“△”。

②抄送机关。指除主送机关以外的其它需要告知公文内容的上级、下级和不相隶属机关。对上级机关和部门用“抄报”，对不相隶属机关用“抄送”，对下级机关用“发”。抄送机关名称标注于印制版记上方，主题词下方。

③印制版记。由公文印发机关名称、印发日期和印制份数组成，位于公文末页下端。左侧注明制发单位名称，右侧用阿拉伯数字注明印发日期，底线下面右侧加圆括号注明印制份数。

15、公文印制

①字体。公文标题用小二号华文中宋加黑字体，正文用三号仿宋字体，一般每页排20行，每行排25个字。

②纸型。使用60克~80克纸，采用16K型（长260毫米，宽184毫米）。

③印装。采取微机打印，双面印刷，左侧装订，50份以上的文件一律胶印。④印制份数。按发文范围确定印制份数，特殊情况需增加印制份数的，汇报分管领导同意后印制。

二、发文审签程序

（一）文稿收取

16、收取范围：拟以市委、市委办公室名义制发的文稿（包括联合行文），均属于收取范围。

17、收取要求：收取文稿时检查来文手续是否合理完备，清点所附文件、材料，了解领导批示情况，对属于收取范围的，随即接收。

18、文稿退办：对拟办手续不符合规定、材料不全的文稿，退回起草部门补办手续；对文字粗糙、字迹模糊、文面太乱和其它不符合收文要求的文稿，提出明确的要求，退回起草部门修改整理后再送。

（二）文稿审核

19、程序审核

①办公室内部科室起草的文稿，先由秘书科审核，再送分管副主任、主任或副秘书长、秘书长审核；市直部门代拟的以市委、市委办公室名义下发（上报）的文稿，由起草部门主要领导签字后，送办公室秘书科审核。

②文稿中涉及几个部门的问题必须协商一致，履行会商手续；特别是涉及机构设置、人员编制、财政资金等方面问题的，必须由联系市委分管领导的副秘书长召集相关部门负责同志会商形成一致意见后，由参与会商的部门负责同志签字。

③联合行文必须由所涉及单位的主要领导审核签字。④需经法定程序通过的文稿，要审核其履行法定程序情况。

⑤规范性文件和涉及国家法律法规等重大问题的，必须经有关部门审核把关。

⑥对不符合上述要求的文稿，要退回起草部门，重新按程序办理。

20、内容审核

①对不需要以市委和市委办公室名义下发（上报）的文稿，汇报分管领导同意后，退回起草部门另行处理。

②文稿内容要符合党的方针、政策和国家的法律、法规，完整准确地体现上级要求、领导意图和行文目的，并与现行公文内容相衔接。

21、规范性审核

①拟下发的文件篇章布局合理，观点明确，条理清晰，内容充实，表述准确，文字精练，结构严谨，篇幅简短，文风端正；人名、地名、时间、数字、引文等准确，汉字和标点符号的用法符合国家发布的标准方案，计量单位和数字用法符合国家主管部门的规定。

②文件的发布形式、文种、格式和密级、紧急程度等符合市委及市委办公室文件制发标准。

③公文中的数字除作为词素构成定型的词、词组、惯用语、成语、缩略语、概数等必须使用的汉字外，其它数字使用阿拉伯数字。公文结构层次序数依次用汉字、汉字加圆括号、阿拉伯数字、阿拉伯数字加圆括号。

22、审核时限

在保证质量的前提下，一般文稿的审核时间不超过1天，需要作较大修改文稿的审核时间不能超过3天。对有时限要求的文稿，必须在规定时限内审核。

23、文稿修改

①修改文稿的笔迹要与原稿的笔迹有所区别，使用标准的符号勾画，添加修改的部分要清晰可辨。

②文字审核差错率不得超过有关规定；文稿的字号、标题、主送机关、重要的人名、地名不得出现差错。

③文稿修改后文面较乱，影响领导审签的，要退回起草部门重新打印，并附原稿再送领导审批。

24、填写发文审批稿

文稿经审核无误后，附“中共平凉市委发文（电）稿纸”或“中共平凉市委办公室发文（电）稿纸”，填写密级、发文形式、文件标题、拟稿部门、审核意见、主题词、印制份数、时间等项内容，按程序送审。

（三）文稿的签批

25、以市委名义单独行文的，先由市委办公室秘书科审核，再送办公室分管政务的副主任和联系市委分管领导的副秘书长审核，最后送市委秘书长审核后，呈市委书记或书记委托的其他市委领导签发。

26、以市委、市政府名义联合行文的，如果公文内容属于市委职权范围内的，先由市委办公室秘书科审核，再送办公室分管政务的副主任和联系市委分管领导的副秘书长审核，然后转市政府办公室审核，最后送市委秘书长审核后，呈市委书记、市长或书记、市长委托的其他市委、市政府领导签发。如果公文内容属于市政府职权范围内的，先由市政府办公室审核，然后转市委办公室秘书科审核，再送办公室分管政务的副主任和联系市委分管领导的副秘书长审核，最后送市委秘书长审核后，呈市委书记、市长或书记、市长委托的其他市委、市政府领导签发。

27、以市委办公室名义单独行文的，先由市委办公室秘书科审核，再送办公室分管政务的副主任和联系市委分管领导的副秘书长审核，最后呈送市委有关领导审定或签发。

28、以市委办公室、市政府办公室名义联合行文的，如果公文内容属于市委职权范围内的，先由市委办公室秘书科审核，再送办公室分管政务的副主任和联系市委分管领导的副秘书长审核，然后转市政府办公室会签，最后呈送市委、市政府有关领导审定或签发。如果公文内容属于市政府职权范围内的，先由市政府办公室审核，然后转市委办公室秘书科审核，再送办公室副主任和联系市委分管领导的副秘书长审核，最后呈送市委、市政府有关领导审定或签发。

（四）文稿登记

29、文稿经领导签发后，交由市委办公室秘书科审核，加盖“同意挂号”印章后，再送办公室内收发室登记、挂号。

（五）文稿复核

30、挂号后的文件由承办单位在定点印刷厂（市委机关印刷厂）排出清样，由承办人员校对无误后送秘书科进行全面复核，加盖“同意印制”和“责任校对”印章后，再由承办单位在定点印刷厂印制。

31、明、密电报审核编号后，由承办单位排出电报清样送秘书科复核，加盖“中共平凉市委办公室发电专用章”后发出。发往县（区）的，送市委机要局发出；发往市直部门的，由承办部门将原件复印后按要求发送，发出的密码电报事后要由承办单位收回交市委机要局销毁。

（六）文件分发

32、分发文件一般按《市委文件分送范围一览表》（见附表）的要求执行。

33、正式文件一般不在会议上分发，特殊情况经分管领导同意，可分发参加会议的市上领导和主办单位。

34、绝密公文要严格按照规定范围分发，每份文件分送时都要编号登记，履行签字手续。

35、紧急公文的分发要做好登记，通知有关单位限时领取，并履行签字手续。

三、收文处理程序

36、签收登记

对收到的公文要逐件清点，以签字或盖章方式签收，重要紧急公文要逐页检查，并注明签收的具体时间；签收的公文中如果发现收文份数不符或有其它问题的，要及时向发文机关查询并采取相应的处理措施。公文登记要将来文单位、收文日期、份数、标题、密级、发文字号、发文机关、办理情况等逐项详细登记。

37、公文的审阅

①对上级下发的公文要仔细阅读，准确理解和把握公文的内容和要求。

②对无隶属关系的单位来文，要弄清来文意图和需要办理的事项。

③下级报送的公文，不得出现以下情况： a、越级行文。b、请示与报告不分。c、党政不分、多头报送。d、请示内容“一文多事”。

④对上述不符合行文规范的文件，汇报分管领导同意后作如下处理：

a、一般情况下，越级请示和报告工作的，退回来文单位。

b、报告中含有请示内容的，退回来文单位，要求其将请示事项、报告事项重新分别上报。

c、请示、报告的内容不属于市委、市委办公室公文办理范围的，退回来文单位并说明情况。

d、请示内容“一文多事”的，退回来文单位，要求其按“一文一事”重新上报。

38、提出拟办意见

①对收到的中共中央及其办公厅、国务院及其办公厅、省委及其办公厅、省政府及其办公厅的各类文件，如文件内容属于阅知性的，按照《市委收到上级来文分送范围一览表》（见附表）的要求，在文件原件或复印件首页左上角加盖“呈请XXXX阅”字样的印章按规定填写后，分送市委领导和市委各秘书长阅知和阅批；如文件有明确要求需要落实或办理的，附上“中共平凉市委办公室收文处理单”，送市委副秘书长、办公室主任提出拟办意见后，呈送市委领导阅批。

②对收到的各县（区）委、市委各部委和市直各部门及中央、省驻平各单位党组、党委主送市委的报告或请示，附上“中共平凉市委办公室收文处理单”，送市委副秘书长、办公室主任提出拟办意见后，呈送市委领导阅批。③对收到的上级发送市委或市委、市政府的各类传真电报，送市委副秘书长、办公室主任提出拟办意见后，呈送市委领导或市委、市政府有关领导阅批。

39、传阅交办

①公文传阅。对需传阅的公文，按照传阅范围，做好传阅工作，一般应在5天之内传阅完毕。

②公文交办：

a、市委领导对拟办意见有改变的，根据需要将改变情况及时向副秘书长、办公室主任反馈，有两名以上市委领导批示的文件，要将最高领导的批示意见报告给其他领导。

b、公文交办要做好登记，严格签字手续，以备查找，在办理过程中要做好跟踪催办。

c、市委领导有批示的文件，要由内收发室及时转市委督查室，由市委督查室负责按领导批示意见，转有关县（区）委或市直有关部门办理，并向作出批示的领导反馈办理结果。

40、公文存档

公文办理完毕后，及时注明办结时间。公文办理过程中形成的文字材料要收集齐全，按规定存档、备查。中共中央及中共中央办公厅、省委及省委办公厅文件存档2份，市委及市委办公室文件存档3份，当年年底全部移交办公室档案室统一管理。

41、公文清退

按照有关规定，每年3月底前要清退上中共中央及其办公厅、省委及其办公厅下发的文件。具体要求是：

①及时向各县（区）委、市直各部门下发清退通知，提出相关要求，包括清退时间和文件清退核对表等。

②对要清退的各类文件经认真核对无误后，双方履行签字手续。

③个别单位因工作需要暂时留用被清退文件的，要先清退再办理借阅手续。

④有明确清退时限要求的文件，要按时限要求清退，绝密件要在阅办完毕后及时收回，专门保存。

42、公文销毁

①对清退收回和整理后的公文，除存档或根据需要留存外，严格按有关规定予以销毁。

②销毁文件必须进行分类、登记，列出销毁文件份数、文件号等内容的详细清单，汇报分管领导审批同意后，予以销毁。

③公文销毁主要采用送纸厂化浆等办法。

④采用化浆销毁文件，要到保密部门确定的定点纸厂，并有2名以上工作人员现场监销。

附：

1、市委收到上级来文分送范围一览表

2、市委、市委办公室文件发送单位一览表市委收到上级来文分送范围一览表

份数发文机关分送范围备注1中共中央 国务院

中共中央办公厅 国务院办公厅 省委 省政府 省委办公厅

省政府办公厅送市委副秘书长、办公室主任提出拟办意见，按拟办意见传阅办理，办结后，绝密件将原件退回，其它密级的将原件存档。省直部门送市委分管领导。8省政府

省政府办公厅市委书记、副书记各1份（原件），市委分管领导1份（复印件），市委常委、秘书长1份（复印件），市人大、市政协、市委办各1份（原件），存档1份（原件），根据需要复印分送市委有关部委。15中共中央

中共中央办公厅 省委

省委办公厅市委书记、副书记各1份（原件），市委分管领导1份（原件），市委常委、秘书长1份（原件），市人大、市政府、市政协、市中级法院、市检察院、平凉军分区、市委办各1份（原件），华煤集团1份（复印件），存档2份（原件），根据需要复印分送市直相关部门。25中共中央

中共中央办公厅 省委

省委办公厅市委常委各1份（原件），市人大、市政府、市政协、平凉军分区、市委办各1份（原件），崆峒区委5份（原件），市中级法院、市检察院、华煤集团各1份（复印件）、存档2份（原件），根据需要复印分送市直相关部门。148中共中央

中共中央办公厅 省委

省委办公厅市委常委各1份，市委副秘书长、副主任各1份，市人大、市政府、市政协、市中级法院、市检察院、平凉军分区、华煤集团、市委办各1份、崆峒区委10份，存档2份。所剩文件分送市委各部委、市政府各部门及中央、省驻平相关单位（以上文件全部为原件）。

第三篇：上行文格式,公文处理方案

上行文亦即向国务院报送的请示或报告。其文头在眉首区要留出供国务院领导批示签署意见的空白区，因此眉首区比一般公文为大。这种格式要求在一般公文格式的眉首区整体往下移55mm，以保证发文机关名称与版心上边沿距离80mm。

由于上行文要由行文机关负责人签名，签名位置与发文字号在同一水平线上，为此发文机关的字号就不能放在正中位置，应左移至版心左边缘空一个字位置标识。负责人及其签名在版心右边缘空一个字位置标识。签发人姓名应用3#楷体。签发人与签发人姓名之间用冒号分隔。如上行文或下行文中有几个单位联合行文，则其格式与上、下行文格式相同，同是在发文机关名称栏应把多个机关名称顺序列上，后加文件二字，居中摆放。如联合行文单位过多，则要注意保证第一页有正文，如保证不了就只好缩小发文机关名称的字号。在联合行文时主办机关应列在第一位。单位领导人签名在联合行文时与机关名称排列一致。这时红色反线下移。

多个单位联合行文，其发文字号只有一个，也就是主办单位的发文字号。

下行文联合行文不需标识签发人和签发人姓名，因此其发文字号应列在中间。

主体区 包括公文标题、主送机关、正文、附件、发文机关盖章、成文日期、附注等栏目。

公文标题 标识在红色反线下空二行字的位置居中对称标识。如标题字数太多可分一行、二行、或三行标识。采用字体字号为2号小标宋体。

标题标识一般要包括三要素，即发文机关名称、事由、文种三部份内容。其中，发文机关名称除“请示”文种需严格标识外，其他文种有时可省略。发文机关名称标识时要用全称或规范化简称。事由应把公文的主题内容高度概括成简明扼要的一段话，说明全文要点。文种则按新《办法》规定的13种文件选用标识。

标识标题时除要注意美观、对称外，还要注意标题中的用词和引用书名、人名、数字等不要分离。标题中除引用书名号或政治术语要加引号外，一般不用标注标点符号。

主送机关 也就是受文办理机关。要标识机关的全称或规范化简称。主送机关标识在标题下空一行字位置，左侧顶格标识，后加冒号。如碰到主送机关太多，则要注意必须保证首页有正文。在这种情况下其主送机关可在此栏标几个，后加括弧说明其余主送见版记，然后将其余主送机关放置于版记处，“抄送”上一行标识。

正文在主送机关下一行字左侧空二个字标识。正文要求文字简练、明了，用词正确、概括，每自然段开始左侧空二个字书写。

正文中数字要用阿拉伯数字标识，计量单位全采用公制计量单位。但在标识词语中的序数词时，其数字标识仍采用中文大写。如“七上八下”、“五颜六色”等词。

印章 公文生效标识。但用印时要注意防伪。除油墨防伪外，印章盖章位置很重要，要求印章与正文之间不允许再加内容，因此控制印章与正文间3～5mm内盖章。由于这位置比较难掌握，则可控制在正文下一行字距范围内盖章。这样正文下也不好加文字内容了，保证了防伪。另外要求印章必须盖在成文时间上即印章应压成文年月日几个字上，防止空白印章。

成文时间 指公文被领导批准发布的时间。其年、月、日的标识，在国家行政机关公文中要标识为中文大写即“二○○一年十一月二十一日”，不能称为“2001年11月21日”。这是一个特殊要求。一般公文的年、月、日标识位置在图文右侧距右侧空4个字的位置标识。

如遇到二个单位行文时，年、月、日标识则为左、右侧距版线均空7个字，居中标识××××年××月×××日。如碰到多个单位联合行文时则年、月、日标识应在右侧距右侧版线空二个字标识。印章不压年、月、日，印章与年、月、日间空一行字距标识。

附件 公文如有附件，应在正文下空一行左侧距版线空二个字标识“附件”后加冒号，冒号后标识附件内容。附件名称标识不加标点符号。如附件名称内容很长一行标识不下，要四行时则应在文字下一行位置标识。不在“附件”或序号数下标识。如附件有几个，则可在冒号后标识附件顺序号和每个附件的内容，并顺序排列。遇到有附件，则印章和成文时间应放在附件标识的下面。其位置与正文位置相同。

附注 这一栏为在正文内无法表述的内容，但又需说明的事项，在附注栏标识。标识时加括弧，如“请示”文种中“联系人”、“联系电话”则可标为(联系人：×××，联系电话：×××××××××)，或(此文限传达到县、团级)等。其标识位置在正文成文日期下一行左侧距版线空二个字的位置标识。

版记 其内容包括主题词、主送、抄送、印发说明等内容。版记一般应放在公文最后一页的底部，其位置均在双数页面上。版记一般不编页码。但如遇正文同页则可编页，不同页不编页码。版记中每栏目间用黑色粗实线分割。

主题词 用3号黑体字标于版记顶部，左侧顶左版线标识，后加冒号。冒号后标主题词词组。主题词词组间不用标点符号分割，要用空一个字作间隙。词组用3号小标宋体字标识。

主送机关 当正文中主送机关太多时移至此标识，其位置在主题词下一行，标识时左、右各空一个字，标“主送”，主送后加冒号。主送机关名称要标全称或规范化简称。主送机关之间分隔要用逗号分割。

抄送机关 标“抄送” 标在主送或主题词下一行位置，其标识方法与“主送”相同。

印发说明 在“抄送”下一行左、右各空一个字标识，左标公文承印单位，右标年月日(用阿拉伯数字)。

各单位如要进一步标审核人、校对、及印发份数时，则可在承印单位下一行标识，但要求标识均匀，对称好看。

取消“此页无正文”标识增强公文防伪性。

过去往往在公文结束时碰到所剩页面不多无法加盖印章和标注年、月、日。这时只好把印章和成文时间列入低。为表示有印章和成文时间这一页纸与正文是联接的所以在纸的开头标注(此页无正文)以示说明。这次新《办法》和新的《公文格式》标准则为公文防伪，取消了这一说明。并明确规定：盖印章的一页公文上面必须有正文内容。为了解决这一问题，新的《公文格式》标准中规定：遇有这个问题时，可采取调正公文行距和字距的办法来解决，也就是说遇到这样情况可视公文内容及其下部空白多少，用改变这一页低公文的行距或字距来达到使印章和成文时间与公文同处一页。

第四篇：《中铁二十局集团有限公司公文处理办法》

集团公司办„2008‟214号

集团公司

集团公司党委关于印发《中铁 二十局集团有限公司公文处理办法》的通知

集团所属各单位并党委：

现将•中铁二十局集团有限公司公文处理办法‣印发给你们，自印发之日起施行。•二十局 二十局党委关于印发†中铁第二十工程局公文处理办法‡的通知‣（局办„2001‟230号）同时废止。

附件：

1、公文格式细则

2、公文格式式样1-10

3、公文主题词表

二○○八年九月二十二日（附件1、2只发主送单位）

— 1 — 中铁二十局集团有限公司公文处理办法

第一章

总

则

第一条

为提高全集团公司公文处理的质量和效率，实现公文处理工作的规范化、制度化、科学化，根据•国务院关于发布†国家行政机关公文处理办法‡的通知‣（国发„2000‟23号）、•中共中央办公厅关于印发†中国共产党机关公文处理条例‡的通知‣（中办发„1996‟14号）、•国务院国有资产监督委员会公文处理暂行办法‣（国资发„2006‟171号）、•总公司 总公司党委关于印发†中国铁道建筑总公司公文处理办法‡的通知‣（中铁建办„2001‟71号），制定本办法。

第二条

集团公司的公文，是企业在实施管理和领导过程中形成具有特定或法定效力和规范体式的文书，是传达和贯彻党和国家的路线、方针、政策、指导、布臵和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的重要工具。

第三条

公文处理指公文的拟制、办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条

公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。

第五条

公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。

第六条

各单位领导应当高度重视公文处理工作，模范遵守 — 2 — 本办法并加强对本单位公文处理工作的领导和检查。

第七条

各级办公室是公文处理的管理机构，主管本单位并负责指导下级单位的公文处理工作。

第八条

各级办公室要分工一名领导分管公文处理工作，并应配备专职人员负责公文处理工作。各业务部门也要有兼职人员负责公文处理工作。专兼职人员应当相对稳定。

第二章

公文种类

第九条

公文种类主要有：

一、决定

适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤销下级机关不适当的决定事项。

二、决议

适用于经会议讨论通过的重要决策事项。

三、指示

适用于对下级机关布臵工作，提出开展工作的原则和要求。

四、通告

适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。

五、通知

适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

六、通报

适用于表彰先进、批评错误，传达重要精神或者情况。

七、报告

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

八、请示

适用于向上级机关请求指示、批准。

九、批复

适用于答复下级机关的请示事项。

十、意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

十一、函

适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请示批准和答复审批事项。

十二、会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第三章

公文格式

第十条

公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

一、涉及国家秘密的公文应当标明密级及保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文应当标明份数序号。

二、紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”；紧急电报应当分别标明“特提”、“特急”、“平急”。

三、发文机关标识应当使用全称或规范化简称；联合行文，只标识主办机关。

四、发文字号包括机关代字、年份、序号。联合行文，只标明主办机关发文字号。会议纪要编号自定。

五、上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

六、公文标题，一般应当标明发文机关，准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

七、主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或规范化简称、统称。

八、公文如有附件，应当在正文之后，成文时间之前注明附件顺序和名称。

九、公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应加盖印章。两个单位联合行文，可不署发文单位名称。三个以上单位（含三个单位）联合行文，要署发文机关名称。

十、成文日期以领导人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关领导人的签发时间为准。电报以发出日期为准。会议纪要署会议通过日期。

十一、公文如有附注（需要说明的其他事项），应当在成文日期之下加括号标注。

十二、公文应当标注主题词。主题词一般为2—5个，第一个为类别词，最末一个为文种词，中间为类属词。主题词一般从公文主题词表（附件3）中选用。

十三、抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。抄送机关应当使用全称或者规范化简称、统称。同一栏目的排列顺序，原则上按上级机关在前、下级机关在后；大单位在前、小单位在后；外部和地方单位在前、内部单位在后；同级单位按编制序列的顺序排列。

十四、文字从左至右横写、横排。

第十一条

公文中各组成部分的标识规则，参照•国家行政机关公文格式‣国家标准执行。上报文件，按上级机关要求执行。

第十二条

公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm），左则装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

第四章

行文规则

第十三条

行文应当确有必要，注重效用。

第十四条

集团公司所属各单位应根据各自隶属关系和职权 — 6 — 范围确定行文关系。一般不得越级请示和报告。集团公司行政、党委、纪委、工会、共青团可以以各自名义单独行文，集团公司办公室、党委办公室及公安、审计、监察部门也可以以各自名义单独行文。集团公司机关其他部门不得正式行文。

第十五条

用集团公司名义行文的种类及内容划分如下：

一、《中铁二十局集团有限公司文件》

1、向中国铁建及其他上级机关请示、报告工作。

2、转发中国铁建及上级机关的重要文件。

3、部署全集团公司的工作和任务，下达、调整计划。

4、发布重要规章制度。

5、重要的机构变动、人员调整、奖惩事项。

6、其他需要以集团公司名义行文的重要事项。

二、《中铁二十局集团有限公司》（函）

1、集团公司不相隶属机关联系工作、商洽问题。

2、向所属各单位布臵单项工作和临时任务，下达、调整单项任务计划。

3、答复所属单位的请示事项。

4、其他需要以集团公司名义行文的事项。

三、《中铁二十局集团有限公司董事长（总经理）办公会议纪要》

记载、传达董事长（总经理、）办公会议情况和议定事项。第十六条

用集团公司党委、纪委、工会、团委名义行文的

— 7 — 种类及内容划分如下：

一、《中国共产党中铁二十局集团有限公司委员会文件》

1、传达贯彻党的路线、方针、政策和中国铁建的决定、决议、指示。

2、向中国铁建报告、请示工作。

3、向所属党组织部署工作、答复问题。

4、发布党委有关重要问题的决定、决议、指示、通知、通报等事项。

5、党群组织变动、人员任免。

6、通知、表彰、奖惩事项。

7、其他需要以集团公司党委名义行文的重要事项。

二、《中国共产党中铁二十局集团有限公司纪律检查委员会文件》

1、传达贯彻中纪委、中国铁建纪委的决定、决议、指示。

2、向中国铁建纪委报告、请示工作。

3、向所属各单位纪委部署工作、答复问题。

4、党风廉政教育、查办案件、执法监察工作情况通报、总结。

5、处分决定、批复、处理意见。

6、其他需要以集团公司名义行文的事项。

三、《中国铁路工会中铁二十局集团有限公司委员会文件》

1、传达贯彻党和国家的方针、政策，转发上级文件，部署重要工作。

2、向集团公司党委或上级工会请示、报告工作。

3、答复下级工会的请示事项。

4、其他需要以集团公司工会名义行文的事项。

四、《中国共产主义青年团中铁二十局集团有限公司委员会文件》

1、传达贯彻中国铁建团工委、集团公司党委关于共青团和青年工作的指示精神。

2、向集团公司党委和中国铁建团工委报告、请示工作。

3、向所属团组织部署工作、开展活动、答复问题。

4、发布团委有关重要问题的决定、决议、通知等事项。

5、通报、表彰、奖惩事项。

6、其他需要以团委名义行文的事项。

五、《中铁二十局集团有限公司党委常委会议纪要》 用于记载会议主要精神和议定事项。

第十七条

集团公司及所属单位的行政、党委可以联合行文，其他一般不搞联合行文。联合行文应当明确主办部门。

第十八条

公文内容涉及到几个部门的，应当先协商一致并会签。未取得一致意见，不得擅自行文。

第十九条

向下级机关和本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。

第二十条

“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机

— 9 — 关。“报告”不得夹带请示事项。

第二十一条

除上级机关领导人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关领导人报送“请示”、“意见”和“报告”。

第二十二条

受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。

第五章

发文办理

第二十三条

发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、会签、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、分发等程序。

第二十四条

草拟公文应当做到：

一、符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行加以说明。

二、情况确实，观点明确，表达准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确。一般文件字数控制在2000字以内，综合性文件字数控制在3000字以内，篇幅力求简短。

三、公文的文件应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。

四、拟制紧急公文，应当体现紧急的原则，并根据实际需要确定紧急程度。

五、人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

六、结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“

（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。

七、应当使用国家法定计量单位。

八、公文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写方式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

九、公文中的数字，除部分结构层次序数和连词、词组、惯用语、缩略词、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

第二十五条

拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的领导应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可列明各方理据，提出建议性意见，并与有关部门会签后报请单位领导人协调或裁定。

第二十六条

公文送负责人签发前，应当认真做好审核工作。集团公司公文由行政办公室核稿；集团公司党委公文由党委办公室核稿；纪委、工会、共青团分别由其办公部门核稿。有单独行文权的部门，由该部门领导审核。集团公司所属单位也应指定相应的部门和人员负责公文审核工作。

— 11 — 公文审核的重点是：是否需要行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。

未经审核的公文，不得送领导签发。

第二十七条

以本机关名义制发的上行文，由主要领导或者主持工作的领导人签发；以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要领导或者其他领导人签发。经领导人签发的公文，不得擅自改动，如必须改动，应按公文制发程序重新审核并报签发人同意。

第二十八条

公文正式印制前，文秘部门应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。

第六章

收文办理

第二十九条

收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

第三十条

收到下级机关上报的需办理的公文，文秘部门应当进行审核。审核的重点是：是否应由本机关办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门的事项是否已经协商、会签；文件使用、公文格式是否规范。

— 12 — 第三十一条

经审核，对符合本办法的公文，文秘人员应当及时办理。一般性文件可交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。重要公文由办公部门领导提出拟办意见后，再送有关部门办理和领导人批示。紧急公文，应当明确办理时限。对不符合本办法规定的公文，经办公部门领导批准后，可退回呈报单位并说明理由。

第三十二条

承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应当及时退回交办的文秘部门并说明理由。

第三十三条

收到上级机关下发或交办的公文，文秘部门应当及时交有关部门办理，重要公文送领导批示后办理。

第三十四条

公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门领导要出面协调，如仍不能取得一致，可以报上级领导协调或裁定。

第三十五条

审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。

第三十六条

送领导批示或者交有关部门办理的公文，文秘部门要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

第七章

公文归档

第三十七条

公文办理完毕后，应当根据•中华人民共和国档案法‣和集团公司档案管理的有关规定，及时整理（立卷）、归档。

个人不得保存应当归档的公文。

第三十八条

归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。

第三十九条

联合办理的公文，原件由主办部门整理（立卷）、归档，其他部门保存复制件或其他形式的公文副本。

第四十条

每年一季度将上年应当归档的文件收集齐全，按文书立卷要求进行整理、编目、立卷。归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。

第四十一条

拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

第八章

公文管理

第四十二条

公文由文秘部门或专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。

第四十三条

各级文秘部门应当建立健全本机关公文处理的有关制度。

第四十四条

上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的 — 14 — 以外，下一级机关经领导人或者办公部门领导批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。

第四十五条

公开发布的公文，必须经发文机关批准、经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。

第四十六条

公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。

第四十七条

公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。已归档的废止文件要进行标识。

第四十八条

不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公部门领导批准，可以销毁。销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。个人不得擅自销毁公文。其中，销毁绝密公文应当进行登记。

第四十九条

机构合并时，全部公文应当随之合并管理。机构撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交档案部门。

工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按有关规定移交、清退。

第五十条

密码电报的使用和管理，按照有关规定执行。

第九章

附

则

第五十一条

本办法自发布之日起施行。

— 15 — 第五十二条

本办法由中铁二十局集团有限公司办公室、党委办公室负责解释。

— 16 — 附件1：

中铁二十局集团有限公司公文格式细则

1.依据

根据国务院新修订的•国家行政机关公文处理办法‣（国发„2000‟23号）的规定，参照•国家行政机关公文格式‣国家标准（GB/T9704—1999），制定本格式。2.范围

集团公司的公文适用于本格式。3.定义

本格式采用下列定义。3.1 字

标识公文横向距离的长度单位，以3号字为基准字。3.2 行

标识公文纵向距离的长度单位，以3号字为基准字，行距为3号字的7/8，每行约占10mm。3.3 字号

不注明字号的均为3号字。3.4 字体

不注明字体的均为仿宋体。3.5 颜色

— 17 — 不注明颜色的均为黑色。3.6 页、面

页：指公文的纸页。面：指公文纸页的一面。4.公文用纸主要技术指标

公文用纸一般采用纸张定量为60g/m2～80g/m2的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为85%～90%，横向耐折度≥15次，不透明度≥85%，PH值为7.5～9.5。5.公文用纸幅面及版面尺寸

5.1 公文用纸一般采用国际标准A4型，成品幅面尺寸为210mm×297mm。

5.2 公文页边和版心尺寸

上白边（天头）：37mm±1mm 下白边（地脚）：35mm±1mm 左白边（订口）：28mm±1mm 右白边（切口）：26mm±1mm 版心：156mm×225mm（不含页码）6.排版印刷装订要求 6.1 排版规格

每面22行，每行28个字。6.2 制版要求

版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，— 18 — 误差不超过1 mm。6.3 印刷要求

双面印刷；页码套正，两面误差不超过2mm。黑色油墨达到色谱所标BL100%，红色油墨达到色谱所标Y80%，M80%。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。6.4 装订要求

左侧装订，不掉页。包括公文的封面与书芯不脱落，后背平整。不空。两页页码之间的误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差±4mm。平订订锯与书脊间的距离3mm～5mm。无坏钉、漏钉、重钉、钉脚平伏牢固；后背不可散页明订。裁切成品尺寸误差±1mm，四角成90，无毛茬或缺损。

7.公文各组成部分标识规则

本格式将公文划分为眉首、主体、版记三大组成部分。公文首面红色反线（含）以上部分统称眉首；红色反线以下至主题词（不含）的部分统称主体；主题词以下部分统称版记。7.1 眉首

眉首由份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等部分组成。7.1.1 秘密等级和保密期限

用黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，党群系统的公文，秘密等级顶格标识在版心左上角第1行，后标“★”号，不标保

0

— 19 — 密期限视为长期；标保密期限，以“年”、“月”为单位标识在“★”号之后，“年”、“月”数用阿拉伯数码。7.1.2 紧急程度

用黑体字，顶格标识在版心右上角第1行。党群系统的公文，紧急程度顶格标识在版心左上角第1行。如需同时标识秘密等级，紧急程度移至第2行。7.1.3 发文机关标识

用红色小标宋体或黑体字居中排布，以庄重美观为原则；字号不大于22mm×15mm；后加“文件”2字；联合发文主办机关排列在前，“文件”2字臵发文机关名称右侧，上下居中排布。

发文机关标识上边缘距版心上边缘20mm；上行文的发文机关标识上边缘距版心上边缘80mm，即增加60mm的空白供领导批示用。

7.1.4 发文字号

在发文机关标识之下放一条红色反线，与版心同宽（156mm），与发文机关标识下边缘之间的距离为30mm（3行）。发文字号标识在第3行，居中排布。年份、序号用阿拉伯数码；年份用全称，用六角括号（„‟）括起；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。7.1.5 签发人

上行文应注明签发人，此时，发文字号居左空1字标识；签发人居右空1字标识，“签发人”3字后标全符冒号，签发人姓名 — 20 — 用楷体。

如有多个签发人（或会签人），应利用发文机关标识与红色反线之间的30mm空间排布，排布不下可下移红色反线；排布时主办机关签发人应臵于第1行，最后一个签发人应与发文字号同处一行。7.2 主体

主体由标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件等部分组成。7.2.1 标题

用2号小标宋体字，在红色反线之下占4行，居中排布，回行时应保持词意完整，排列对称美观。7.2.2 主送机关

标题之下空1行左侧顶格标注，回行时仍顶格。最后一个主送机关后标全符冒号。如主送机关过多而使公文首面不能显示正文，应将主送机关移至版记中的主题词之下，抄送机关之上，标识方法同抄送机关。7.2.3 正文

主送机关之下左空2字标注，回行顶格；以后每起一自然段均左空2字。数字、年份不能回行。7.2.4 附件说明

公文如有附件，应在正文最后另起一段注明附件名称和顺序。“附件”2字后标全符冒号，附件序号用阿拉伯数码，附件名称后

— 21 — 不加标点符号。7.2.5 成文日期

用汉字书写，“零”写为“O”。上报上级党委和其他党的领导机关的公文，成文时间用阿拉伯数字书写。具体位臵见7.2.6。7.2.6 印章

印章是公文生效的标志，用红色。7.2.6.1 单独发文印章

成文日期右空4字，印章压在成文日期上，端正，居中；印章上弧距正文2mm～4mm。

当印章下弧无文字时，采用下套方式加盖，即仅以印章下弧压在成文日期上；印章下弧有文字，采用中套方式加盖，即印章中心线压在成文日期上。7.2.6.2 联合行文印章

加盖两个印章，成文日期拉开，左右各空7个字；两个印章均压成文日期，印章之间不相交或相切，相距不超过3mm。

加盖3个以上印章，为防止出现空白印章，应标注单位名称，印章压在单位名称之上；印章每排3个，两端不得超出版心，最后一排不足3个均居中；最后一排印章之下标注成文日期，右空2个字。

联合行文主办机关印章排列在前，只能采取一种印章加盖方式，以保证印章排列整齐。7.2.6.3 特殊情况说明

— 22 — 当正文之后的空白容不下印章位臵时，应采取调整行距或字距的办法，务使印章与正文同处一面，不得采取标注“此页无正文”的办法解决。7.2.7 附注

公文如有需要说明的事项，左空2个字标识在成文日期之下的适当位臵，用圆括号括起。7.2.8 附件

公文的附件应在正文之后另起一面排布，附件的左上角第1行顶格标识“附件”二字并加全符冒号，如有序号在序号后加全符冒号。附件的名称应与附件说明的附件名称保持一致。如附件不能与正文一起装订，应在附件首面第一行标识公文的发文字号。7.3 版记

版记由主题词、抄送机关、印发机关、印发日期等部分组成。7.3.1 主题词

“主题词”3个字用黑体字居左顶格标识，后加全符冒号；词目用3号小标宋体字，词目之间空1个字。7.3.2 抄送机关

主题词之下左空1字标识“抄送”2字，后标全符冒号；回行时与上一行抄送机关对齐；最后一个抄送机关后标句号。7.3.3 印发机关和印发日期

抄送机关之下占一行位臵。印发机关左空1字；印发日期右空1字，用阿拉伯数码标识。

— 23 — 7.3.4 版记中的反线

版记中各部分之下均画一条反线，宽度同版心。7.3.5 版记的位臵

版记应臵于公文的最后一面，版记的最后一个部分臵于最后一行。8.页码

用4号半角白体阿拉伯数码标识，左右各放一条4号一字线，臵于版心下边缘之下一行，单页码居右空1字，双页码居左空1字。如公文出现空白面，空白面和空白面以后的面不标页码。9.公文中的表格

横排A4型表格，页码臵于表格左侧，单页码在左下角，双页码在左上角；表头单页码在订口一边，双页码在切口一边。

第五篇：行政公文处理规范

第一章　总 则

第一条　为使我校行政公文处理工作进一步规范化、制度化，提高公文质量和公文处理效率，保证公文的严肃性，根据国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》，结合我校实际情况，特制定行政公文处理规范。

第二条　行政公文是我校行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

第三条 公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条　公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。

第五条　公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。

第六条　各单位的负责人应当高度重视公文处理工作，模范遵守本办法并加强对本单位行政公文处理工作的领导和检查。

第七条　校办是校行政公文处理的管理机构，主管校行政的公文处理工作并指导各单位的行政公文处理工作。

第八条　各单位办公室主任（综合科科长）负责本单位的行政公文处理工作。

第二章　公文种类

第九条　行政公文的种类主要有：

（一）决定

适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销校内各单位不适当的决定事项。

（二）公告

适用于向校内外宣布重要事项或者法定事项。

（三）通告

适用于公布学校各有关方面应当遵守或者周知的事项。

（四）通知

适用于批转、转发公文，传达要求有关单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

（五）通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

（六）议案

适用于学校及下属单位按照法律程序向同级教代会提请审议事项。

（七）报告

适用于向上级单位汇报工作，反映情况，答复上级单位的询问。

（八）请示

适用于向上级单位请求指示、批准。

（九）批复

适用于答复下级单位的请示事项。

（十）意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（十一）函

适用于不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

（十二）会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第三章　公文格式

第十条　公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

（一）涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。

（二）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。

（三）发文单位标识应当使用发文单位全称或者规范化简称；联合行文，主办单位排列在前。

（四）发文字号应当包括单位代字、年份、序号。联合行文，只标明主办单位发文字号。

（五）上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

（六）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文单位。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

（七）主送单位指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

（八）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。

（九）公文除“会议纪要”外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办单位加盖印章；联合下发的公文，发文单位都应当加盖印章。

（十）成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发单位负责人签发日期为准。

（十一）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。

（十二）公文应当标注主题词。上行文按照上级单位的要求标注主题词。

（十三）抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。

（十四）文字从左至右横写、横排。

第十一条 公文中各组成部分的标识规则，参照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。

第十二条 公文用纸一般采用国际标准A4型（210mmX297mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

第四章　行文规则

第十三条　行文应当确有必要，注重效用。

第十四条　行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。

第十五条　校内各职能部门依据部门职权可以相互行文和向各学院的相关业务部门行文。

各单位不得对外正式行文。

第十六条　同级单位可以联合行文；行政单位与同级党委可以联合行文。

第十七条　属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办部门。须经校行政审批的事项，经校行政同意也可以由部门行文，文中应当注明经校行政同意。

第十八条　属于主管职能部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管职能部门处理。

第十九条　职能部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，校行政应当责令纠正或撤销。

第二十条　各单位的重要行文，应当同时报送校行政。

第二十一条　“请示”应当一文一事；一般只写一个主送单位，需要同时送其他单位的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级单位。

“报告”不得夹带请示事项。

第二十二条　除上级单位负责人直接交办的事项外，不得以单位名义向上级单位负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。

第二十三条　受双重领导的单位向上级单位行文，应当写明主送单位和抄送单位。上级单位向受双重领导的下级单位行文，必要时应当抄送其另一上级单位。

第五章　发文办理

第二十四条　发文办理指以本单位名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等过程。

第二十五条　草拟公文应当做到：

（一）符合国家法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。

（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

（三）公文的文种应当根据行文的目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定。

（四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

（五）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

（六）结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“

（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。

（七）应当使用国家法定计量单位。

（八）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

（九）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

第二十六条　拟制公文，对涉及其他单位职权范围内的事项，主办单位应当主动与有关单位协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办单位的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办单位可以列明各方理据，提出建设性意见,并与有关单位会签后报请校办协调或校行政裁定。

第二十七条　公文送负责人签发前，应当由办公室（综合科）进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。

第二十八条　以本单位名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本单位名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。

第二十九条　公文正式印制前，文秘部门应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。

经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。

第六章　收文办理

第三十条　收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

第三十一条　收到校内各单位上报校行政的公文，校办应当进行审核。审核的重点是：是否应由校行政办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。

第三十二条　经审核，对符合本规范的公文，校办应当及时提出拟办意见送校行政领导批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文，应当明确办理时限。对不符合本规范的公文，经校办主任批准后，可以退回呈报单位并说明理由。

第三十三条　承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，应当及时退回校办并说明理由。

第三十四条　收到上级单位下发或交办的公文，由校办提出拟办意见，送校行政领导批示后办理。

第三十五条　公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门主要负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请校办协调或校行政裁定。

第三十六条　审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意。没有请示事项的，圈阅表示已阅知。

第三十七条　送校行政领导批示或者交有关部门办理的公文，校办要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

第七章　公文归档

第三十八条　公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定,及时整理（立卷）、归档。个人不得保存应当归档的公文。

第三十九条　归档范围内的公文根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。

第四十条　联合办理的公文，原件由主办单位整理（立卷）、归档，其他单位保存复制或其他形式的公文副本。

第四十一条　本单位负责人兼任其他单位职务，在履行所兼职务职责过程中形成的公文，由其兼职单位整理（立卷）、归档。

第四十二条　归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。

第四十三条　拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

第八章　公文管理

第四十四条　公文由专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。

第四十五条　各单位办公室（综合科）应当建立健全本单位公文处理的有关制度。

第四十六条　上级单位来文，除绝密级和注明不准翻印的以外，校内各单位经校办主任批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的单位、日期、份数和印发范围。

第四十七条　公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印单位证明章。

第四十八条　公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

第四十九条　不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经校办主任批准，可以销毁。

第五十条　销毁秘密公文应当指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文（含密码电报）应当进行登记。

第五十二条　单位合并时，全部公文应当随之合并管理。单位撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交档案部门。

工作有员调离岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。