工作总结行文规范格式五篇

第一篇：工作总结行文规范格式

行文规范格式

一、纸型

公文用纸采用国际标准A4型。特殊形式的公文可根据实际情况确定。

二、字体

一级标题用二号方正小标宋简体，二级标题用三号黑体，三级标题用三号楷体加黑，四级标题一般用三号楷体。正文用三号仿宋。字体颜色为黑色。

三、行距字距

每页22行，每行28个字（公文上下页边距为3.5厘米，左右页边距为2.6厘米，正文段落行距原则上为固定值28磅）。

四、标题中的层次和标点

一级层次用一、二、三等，标点用顿号；二级用

（一）（二）

（三）等，后面不带标点；三级用1.2.3.等，标点用冒点。主标题排列使用正梯形、倒梯形或菱形，回行时做到词意完整、排列对称、长短适宜、间距恰当。

五、数字用法

正文中的公历世纪、年代、年月日、数量统一用阿拉伯数字（如投资3亿元不能写作“三亿元”），年份一般不用简写。落款时间用阿拉伯数字小写；主标题标注的领导讲话时间用阿拉伯数字3号楷体加括号。

六、页码

一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。正反面公文页码标注时单页码居右空一字，双页码居左空一字；单页公文页码标注时居中。首页一般不标注。

七、发文字号

年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应当标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（如1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。

八、版记

印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期后加“印发”二字（上行文印发日期后加“印”字），右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全。

第二篇：正式行文规范

一、公文文号的正确使用

印发公文时，年份外的符号应该用六角形符号“„‟”（一般在电脑“插入”栏里“特殊符号”中选择），而不应该用小括号“（）”或中括号“ [ ] ”。如：商洛学院（2009）5号（不规范）

商洛学院 [2009] 5号（不规范）商洛学院„2009‟5号（规 范）

二、标题的要求

（一）正文必须要有标题（封面除外）。标题使用二号小标宋体字。

不得将标题字打印大小不一或中间加入其他艺术体。

（二）标题字数较多时，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当，不能把词、词组和专用术语分开。多行标题的排列方式一般是正宝塔、倒宝塔或棱形，避免出现上下长度一样的方形或上下长、中间短的沙漏形。

（三）标题应当准确简要地概括正文的主要内容并标明正文种类。标题中除规范性文件名称加书名号外，一般不用标点符号。如有副标题则回行居中，字体使用四号楷体。如标题下附属单位名称和时间则用（）括住，字体使用四号楷体，单位名称与时间间隔两个空格，时间使用数字形式，如：（商洛学院 2012年3月11日）

三、正文的要求

（一）正文要与标题隔一行。

（二）正文使用三号仿宋体字。每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。文中一级标题使用三号黑体，二级标题使用三号楷体，三级标题使用三号仿宋体加粗，四级以下级标题与正文字体相同。一级标题后若回行不使用标点。

（三）全文层次序号的使用

1.第一层为“

一、”，以下可排二、三、四、五、六、七、八、九、十、等。

2.第二层为“

（一）”，以下可排

（二）（三）

（四）等，此序号是从插入中的特殊符号里选择，不采用输入法输入，括号后面不得添加任何标点。

3.第三层为“1.” 1后面添加的是圆点，而不是顿号或句号。以下可排2.3.4.5.6.7.等。

4.第四层为“⑴”，此序号是从插入中的特殊符号里选择，不采用输入法输入，括号后面不得添加任何标点。⑴以后可排⑵ ⑶ ⑷ ⑸等。

5.第五层为“①”，此序号是从插入中的特殊符号里选择，圆圈后面不得添加任何标点，①以后可排② ③ ④ ⑤⑥等。此序号还可以不单独作为标题序号在句子里使用。

（四）行文格式的要求

1.每个自然段的首行必须左空两格（包括序号）。一级标题前面不空格。2.请示、报告、通知等有称谓的，文章的第一行称谓须顶格。

（五）正文中如有引用的内容则必须准确无误，必要时用括号加以标注。引用公文应先引标题，后引发文字号。引用公文标题使用简称时，先用全称，并注明简称。

（六）正文如有附件，应当注明附件顺序和名称。先在正文下一行左空两格用三号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1.×××××”）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。

四、正文中一些主要标点符号的使用

（一）破折号，行文中作为说明解释的语句用破折号标明。总结、计划标题中如果使用副标题或文章中使用破折号，破折号的长度为两个汉字的长度，例“——”，而不是数个短横，例“——”。

（二）连接号，相关的时间、地点或数目之间用连接号，表示起止。工作计划、总结中使用到的主要有以下情况：

1.表示时间起止的，工作计划、总结中有关中的连接号“—”是两个字符的长度，也就是一个汉字的长度，不是两个短横或其它。

2.表示数目的，用阿拉伯数字表示数值的范围，例如：总结、计划中出现的“1～4个年级”，1和4之间应用浪纹线。3.表示地点的，例如：商洛——西安，是两个汉字的长度。

（三）省略号，省略号的形式为“……”，六个小圆点占两个字的位置，不是六个小短横。

（四）标点符号的位置

1.句号、问号、叹号、顿号、分号和冒号一般占一个字的位置，居右偏下，不出现在一行之首。

2.引号、括号、书名号的前一半不出现一行之末，后一半不出现在一行之首。

3.破折号和省略号各占两个字的位置，中间不能断开。连接号、间隔号一般占一个字的位置，这四种符号上下居中。

（五）页码用四号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条四号一字线。单页码居右，双页码居左。空白页和空白页以后的页不标识页码。

五、文章中数字的使用

（一）使用阿拉伯数字。凡是可以使用阿拉伯数字而且有很得体的地方，所表示的数目又比较精确时，均应使用阿拉伯数字。如年月日、物理量、非物理量、代码、代号中的数字。如：2012年3月11日 500克 20支 等。

（二）使用汉字。根据国家有关标准，凡是定型的词、词组、成语、惯用语或具有修辞色彩的词语中作为语素的数字，必须使用汉字。如：星期六 二万五千里长征 第四方面军 一二〇师 “ 十二五”计划 应试教育等。

（三）应当使用国家法定计量单位。

六、封面和成文结尾时间的汉字写法

（一）正式的计划、总结、报告、通知、请示等类的公文结尾的成文时间政府系统一般使用汉字，党群系统使用阿拉伯数字。

（二）时间使用汉字的规范写法，如：二〇〇九年九月十二日。二〇〇九年中的“〇”是汉字，可从插入中的特殊符合里选择，是正圆，不是椭圆，不是阿拉伯数字0，必须拼写汉字〇。不能汉字与阿拉伯数字混用，不能写成二00九年。

（三）其他不规范形式，如：二〇〇九年6月或2009年六月。

（四）成文时间及文中不能拼写成大写的汉字，如：贰零零玖年玖月玖日。

七、落款及时间

（一）正文结尾要有单位名称（全称或规范简称）。单位名称一般在正文的右下方适当的位置，右空两格。

如全称：商洛学院经济与管理学院，简称：商洛学院经管院。

（二）时间在单位名称的下一行，右顶格。

（三）落款多个单位时，应该每个单位占一行，两端对齐。

（四）正文标题下已经书写单位名称和时间的，结尾不再使用落款和时间。

八、公文中纸张及印章的正确使用 公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm*97mm）,左侧装订。版式通用word，页边距上下2.54厘米，左右2.7厘米，行距一般为固定值3 0磅。如有特殊要求，另行处理。公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应加盖印章。预览：

关于日常行文格式要求的通知

一、页面设置的要求

上边距为2.4cm，下边距为2.2cm，左右边距同为2.8cm。

二、正式行文的格式要求

（一）标题要求：标题用2号宋体，加粗、居中。

（二）正文要求：

1.正文的基本字形。采用3号仿宋_GB2312字体，行间距为固定值26磅。

2.正文中的表格。以word形式，4号仿宋_GB2312字体，表格内行间距为固定值19磅，财务报表除外。

（三）正文层级要求：

1.一级标题用3号仿宋_GB2312字体，加粗，用汉字数字“

一、xxxxx

二、xxxxx” 2.二级标题用3号仿宋_GB2312字体，用汉字数字外加小括号“

（一）xxxxx

（二）xxxxx”

3.三级标题用3号仿宋_GB2312字体，用阿拉伯数字 “1.xxxxx 2.xxxxx”

4.四级标题用3号仿宋_GB2312字体，用阿拉伯数字外加小括号“（1）xxxxx（2）xxxxx”

5.五级标题用3号仿宋_GB2312字体，用特殊符号中的数字符号①②③④标注。

6.标题不允许使用自动编号；不允许使用英文字母编号。预览：

7.要注意序数数词的写法，“

一、”下面是顿号，“1.”下面是圆号，而“

（一）”和“（1）”括号外面是不带顿和点号。

8．在正文层次不多的情况下，第一级标题用“

一、”，第二级标题可用“1.”。

9．有段落统一用“。”，例如：（1）xxxxx。（2）xxxxx。

（四）附件1个以上的情况，样式例如：附件1：xxxxx 附件2：xxxxx

（五）年月日落款与正文内容空四行，与页边距空四格。

（六）公章要齐年压月。

三、上报材料类文件（非正式行文格式）格式要求

（一）标题要求：标题用小2宋体，加粗、居中。

（二）正文要求：

1．正文的基本字形。采用4号仿宋_GB2312字体，行间距为固定值20磅。

2．正文中的表格。以word形式，采用5号仿宋_GB2312字体，表格内行间距为固定值16磅。

（三）层级要求：同正式行文格式要求。

（四）页码要求：行文应当标明页码的顺序编号，用小5号Times New Roman体标识，标识在每一页公文的下端居中。

附件：企业公文写作教程

第三篇：公司行文规范

公司行文规范和管理办法

一、目的和适用范围

为规范公司对内对外公文和外来公文的处理，确保公文处理的标准化、制度化、科学化和及时性，提高公司公文处理的质量和效率，特制定本规范。本规范适用于公司对内对外公文和外来公文的管理。二、公文处理职责

（一）公司人事行政部为公司内外公文的归口管理部门，负责内部行文的统一编号及内外公文的统一整理和归档；

（二）公司副总经理负责外部来文拟办意见的签署；

（三）相关部门负责公文的起草；

（四）相关部门主管负责公司内部对内对外行文的审核；

（五）总经理负责公司内部对内对外行文的签批。

三、公文起草及收发管理

（一）文件起草

1．公司的文件由人事行政部起草，总经办审核，总经理审批签发；总公司各部门及分公司的文件由总公司各部门及分公司人事行政部负责起草，总经办审核，总经理审批签发。

2．公文正式下发，需到人事行政部进行登记并填写《发文登记表》。3．总公司各部门及分公司收到文件时应做好《收文记录》。

4．属于保密的文件，核稿人应该注明保密等级，并确定报送范围。保密文件按保密规定，由专人印制、报送。参见《保密制度》。

（二）收文管理

1．外来的公文是指国家、省市县有关部门、行业主管部门等发到本公司的文件、简报、通报等。

2．外来公文由人事行政部根据来文性质统一签收，各部门收到的外来公文以及参加会议带回的各类文件，须主动送交人事行政部登记处理。

3．人事行政部指定专人负责外来公文的登记，并填写《收文登记表》，对简报、通报等一般来做登记，直接传阅。

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4．需经领导批办的公文，主批领导应明确签署意见，姓名和批办日期，人事行政部按领导批示立即复印文件转承办部门办理，办理时限以外来公文时限要求为准。

5．传阅文件由人事行政部专人负责收回，对领导指示的文件，人事行政部及时组织传达和落实。

6．对于需经分管领导批办的公文，待公文批办后再转相关领导和部门传阅；对于不需具体办理的公文，由总经办确定公文的传阅范围，进行传阅。

（三）发文管理

1．凡是以公司名义发出的文件、通知、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要，均属发文范围。

2．公司下发文件主要用于：（1）公司规章制度；

（2）转发上级文件或根据上级文件精神制订的公司文件；（3）公司体制机构变动或干部任免事项；

（4）全公司性的经营管理、会议纪要、员工福利等工作的决定；（5）发布有关奖惩决定和通报；（6）其他有关公司的重大事项；

3．公司上行文、外发文主要用于：对上级部门呈报工作计划、请示报告、处理决定；

4．发文部门对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。

（四）公文归档和销毁

1．公文办理完毕后，应当按照公司《档案管理制度》，及时将公文原稿、正本和有关材料送到人事行政部进行归档，以备后查。

2．公文归档，应当根据其相互联系、特征和保存价值分类整理立卷，保证档案的齐全、完整，能准确反映本公司的主要工作情况。

3．公文被取消，视作自始不产生效力；公文被废止，视作废止之日起不产生效力。

4．不具备归档保存价值的公文，经过鉴别和分管领导批准，可以定期销毁。２ / 9 销毁带有密级的公文，应向公司总经理申请并进行登记。

四、公文分类

决定——适用于对重要事项或重大行动做出安排，对有关部门及人员的奖惩，组织变更或人事任免等；

决议——适用于经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项； 通告——适用于公开发布、全体员工应当遵守或周知的事项；

通知——适用于公布规章制度、转发外来文件，要求各部门、公司员工周知或共同执行的事项；

通报——适用于表彰先进、批评错误、传达重要情况；

报告——适用于下级向上级部门汇报工作、反映情况、提出申请或建议； 请示——适用于下级请上级部门指示或批准；

批复——适用于答复申请、报告、请示的事项。批复可简化为直接在申请、报告、请示文件上批复；

函——适用于对外沟通，对内用于各部门之间商洽工作或协作处理有关事项（工作函、联系函）；

规定（或办法）——适用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范、规章制度；

会议纪要——适用于记载、督办、传达会议情况和议定事项。五、公文级别和签批

（一）根据公司实际情况，公司内部公文分为以下三级： 一级公文包括：决定、决议、规定；

二级公文包括：通告、通报、通知、批复、会议纪要； 三级公文包括：请示、函及其他。

（二）一级公文必须经总经理签批，二、三级公文由副总经理签批。

（三）需签批文件只在原稿上签批存档，印制文件时不再标注签批字样。六、公文格式

（一）公文适用范围

1．公文分为红头文件和普通公文；

2．一、二级公文使用红头文件印发，三级公文用公司普通信纸印发；

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3．红头文件对外行文只能以公司名义发文，任何部门不得使用红头文件进行发文；

4．红头文件对内行文可以以公司总经办名义行文。

（二）公文编号，由人事行政部统一编号 1．红头文件编号

（1）以公司名义对外发文，一律中君恒基字〔xxxx年〕xxx号；（2）公司总经办文，用总字〔xxxx年〕xxx号；（3）财务部发文，用财字〔xxxx年〕xxx号；（4）市场部发文，用市字〔xxxx年〕xxx号；（5）客服部发文，用客字〔xxxx年〕xxx号；（6）网络部发文，用网字〔xxxx年〕xxx号；（7）技术部发文，用技字〔xxxx年〕xxx号；（8）人事行政部发文，用人字〔xxxx年〕xxx号； 2．普通文件编号

（1）公司总经办文，用ZJHJ-ZB-xx年-xxx号；（2）财务部发文，用ZJHJ-CW-xxxx年-xxx号；（3）市场部发文，用ZJHJ-SC-xxxx年-xxx号；（4）客服部发文，用ZJHJ-KF-xxxx年-xxx号；（5）网络部发文，用ZJHJ-WL-xxxx年-xxx号；（6）技术部发文，用ZJHJ-JS-xxxx年-xxx号；（7）人事行政部发文，用ZJHJ-HR-xxxx年-xxx号；

(三)发文字号

1．使用“红头”时发文字号用4号仿宋体“中君恒基字[****]*号”，红线上居中排布；

2．使用普通模式发文时，发文字号用（）号仿宋体“中君恒基**字[****]*号”，3．公文密级和保密期限

（1）公文秘密等级分为：“绝密”、“机密”、“秘密”。

（2）文件如需标识秘密等级，用4号黑体，顶格标识在第一行右上角，如需同时标识秘密等级和保密期限，则在秘密等级后加同样字体的保密期限，中间用★隔 ４ / 9

开。

4．公文标题

（1）使用“大红头”时用小2号宋体。使用“小红头”时用小2号黑体使用非“红头”时不做统一规定。

（2）标题可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

5．主送机关

标题下空一行，左侧顶格用四号仿宋体，回行时顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。

6．正文

每段首空两字，回行顶格。数字、年份不能回行，用四号仿宋体。

7．附件

在正文下空一行，空两格用四号仿宋体标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第一行顶格标识“附件”，有序号时用阿拉伯数字标识序号。

8．成文日期

用汉字将年、月、日标全，“零”写为“〇”，与正文右对齐。

9．印章

要求上不压正文，下压成文日期。

10．主题词

“主题词”用三号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；

11．抄报、抄送、抄发机关

标识于黑色反线下，左右各空一字，用四号仿宋体标识，后标全角冒号公司间用逗号隔开，回行时与冒号后的文字对齐；最后标句号。抄报机关是将公文发往的相关上级单位；抄送机关是将公文发往的相关平级或不相隶属单位；抄发机关是将公文发往的相关下级单位。

12．印发机关和印发日期

用四号仿宋体。印发机关左空一字，印发日期右空一字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数字标识。

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13．公文用纸和结构层次

（1）公文用纸一般为A4型，左侧装订。

（2）公文标题结构层次序数为：第一层为“一”，第二层为“

（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”第五层为“①”。

七、公文办理 1．内部发文办理

（1）发文办理指以本公司名义制发公文的过程，包括草拟、审核、复核、签发、打印、盖章、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。

（2）公司内部公文送总经理签发前，应当由总经办进行复核。复核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本规范的规定等。

（3）公文正式下发，需进行登记并填写《发文登记表》。（4）各部门收到文件时应做好《收文记录》。2．外来公文处理

（1）定义：外来公文是指国家、省市县有关部门、行业主管部门等发到本公司（包括传真件）的文件、简报、通报等。

（2）公文处理是指对收到的外来公文的办理过程，包括签收、登记、审阅、办理、立卷、归档、销毁等程序。（3）外来文件签收

外来公文由人事行政部根据来文性质统一签收，各职能部门收到的外来公文以及参加会议带回的各类文件，须主动送交人事行政部登记处理。（4）外来文件登记

人事行政部指定专人负责外来公文的登记，并填写《收文处理便笺》，对简报、通报等一般不作登记，直接传阅。（5）外来文件审阅

①外来公文一律由总经办进行认真的阅读分析，对于需具体办理的公文，应根据公文的性质、内容等，提出拟办意见，送副总经理审定。

６ / 9 ②需经领导批办的公文，主批领导应明确签署意见，姓名和批办日期，人事行政部按领导批示立即复印文件转承办部门办理，办理时限以外来公文时限要求为准。

（6）承办和催办

①承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应当及时退回人事行政部并说明理由。

②送领导人批示或交有关部门办理的公文，由人事行政部负责催办、查办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。对下发的重要公文，应当及时了解和反馈执行情况。（7）传阅

①对于不需具体办理的公文，由总经办确定公文的传阅范围，进行传阅。②对于需经分管领导批办的公文，待公文批办后再转相关领导和部门传阅。3．公文处理原则

（1）坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。（2）必须严格贯彻执行执行公司保密制度，确保公司商业秘密的安全。（3）必须区别公司内部文件和对外收发的文件，所有外送文件必须经过总经办送出，禁止将公司内部传阅批示或署有领导意见的内部文件直接向外单位或个人传送，违者将追究相关责任人的责任。

（4）公文必须使用规范的简化汉字和使用国家法定的计量单位。（5）各部门行文必须使用全称或通用规范简称。4．公文立卷、归档和销毁

（1）公文办理完毕后，应当按照公司《档案管理制度》，及时将公文原稿、正本和有关材料整理立卷。

（2）公文归档，应当根据其相互联系、特征和保存价值分类整理立卷，保证档案的齐全、完整，能准确反映本公司的主要工作情况。

（3）联合办理的公文，原件由主办单位立卷，其它单位保存复印件。（4）公文复印件作为正式文件使用时，应当加盖复印单位印章，视同正式文件妥善保管。

（5）公文被撤消，视作自始不产生效力；公文被废止，视作废止之日起不产７ / 9

生效力。

（6）案卷应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。个人不得保存应归档的公文。

（7）不具备归档保存价值的公文，经过鉴别和分管领导批准，可以定期销毁。销毁带有密级的公文，应向公司总经理申请并进行登记。

北京中君恒基资产管理有限公司文件

中君恒基字〔2014〕001号

关于××××××××的通知

总公司及分公司各部门：

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

×××××××××××××××××××××××××××。

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附件：1.关于××××的通知。

二○一四年八月六日

主题词：××□××□××□通知

□报送： □抄送：

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第四篇：行文规范

行文规范

一：上行文

第一条、所有向上行文的公文必须采用正规形式及格式，并且一律用电脑打印。第二条、形式分类：

1、报告：汇报工作、反映情况，用“报告”；

2、请示：请求对某项工作或问题做出指示，给予答复，用“请示”；

3、总结：把已经做过的某一时期的工作进行全面系统的总检查、总评价、总分析、总研究的，用“总结”；

4、计划：对一定时期内的工作做出具体安排的，用“计划”。第三条、向上行文必须写明报（抄）送对象、抱送人、行文时间及标题。第四条、报告、请示的标题要清楚、准确地概括所要汇报或请示工作内容；总结、计划的标题必须指明是哪一时期或某项工作的总结或计划。

第五条、起草文件要做到情况属实、观点明确、文字简练、条理清楚、层次分明、标点正确、篇幅简短。

第六条、起草公文的人名、地点、数字、行文要准确、时间、要写具体的年月日。

第七条、报告或请示的第一句（或第一段）要简明、扼要的陈述所要汇报或请示工作的主题及目的、意义。

第八条、公文的第二部分（一般指-第二段），也就是报告或请示的正题部分，要清楚写明工作包含的各个事项、时间、地点、负责人（承办人）、费用、工作的进展情况及开展工作等要素。

第九条、公文的最后部分要根据抱送人自己的想法提出下一步的计划及建议。第十条、此规定的适用对象为公司所有部门，各部门在向上请示或汇报工作时必须按此规定办理，违者将所报公文退回重新行文，严重将给予过失处分。

第五篇：关于行文规范及管理办法

关于行文规范及管理办法

为规范公司各种文件的起草、签发和提高公文质量，确定文件编号办法，为各种文件的收发、存档工作奠定基础；确定公司重要信息披露载体的格式、样式，树立公司管理形象。做到政令畅通，令行禁止，正确指导公司的各项工作，适应公司的快速发展特制定本办法。

通过此办法的实施，达到各种文件可追溯，各级文件有保管，全部文件受控的目的。

一、纸型、纸质

复印纸A4型。

二、封面

文件材料10页以内的一般不加封面，确需加封面的材料可以加上，如规划、纲领性文件、规章制度、材料汇编等。封面可使用必要公司的统一VI形象(文字和徽标)，但不宜用花边和图案。加封面的材料同时应加封底。

三、书写要求

（一）标题使用2号宋体加黑，顶行。

（二）副标题居中排列，使用3号宋、仿宋或楷体，但不与正文字体重复，破折号占2格。标题单独成行时，均无需标点。

（三）正文使用4号仿宋。每段文字前空两格，第2行起均顶格。不提倡正文内标题使用加粗或艺术字体，如行书、隶书、魏书、细圆体、综艺体、琥珀体、瘦金体等，以保持文面严肃、整洁。

（四）章节的排序为第一层“一”，第二层“

（一）”，第三层“

1、”，第四层“（1）”，第五层“1）”。

（五）正文中表格一般作附件置后。小于文面半幅的，可随文就位，与正文同宽。表内字体同正文，字号可略小。

（六）数字除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

四、落款、盖印

在正文后空两行，单位名称按印章全称。盖印，可不写单位名称。成文日期中“○”用插入符号里的几何图形，不能用阿拉伯数“0”。最后一个字离右边沿四格。盖印跨年月日，上2/3，下1/3，左右居中，端正清晰。

五、分类与编号

（一）文件分类

公司常用文件格式为为：会议纪要、通知、通报、任命、其他管理制度、工作提案等，其中会议纪要不用文件编号，提取或说明时以某年某月某日（会议召开时间）及某领导（公司领导）主持的某某会（会议性质）为方式进行定位。

（二）简化编号名称

由于公文编号受长度，美观等各方面的制约，对内制度/规范性文件的页眉文字为靠左公司VI规范标识图形，靠右为公务编码，一般制度/规范性文件均需要编号，其它只作分类备案用文件无需编号。无论对内对外文件，页脚格式均为“第X页，共X页”，页眉、页脚均使用宋体小五号字，不加粗，带格式线。

（三）细化编号内容

仅限于下行文中的通知、通告，为公司行政部统一编制； 初拟编号内容包括：公司名称、部门名称、时间、文件顺序号（内部标准）。

编制方法：YXJT-HR-2016-001(公司人力资源部2016年第1份文件)，其中公司名称：燕新公司=YXJT；部门名称：HR（人力资源部）；时间：2016年，其后以此类推。文件顺序号：001，002，003……以此类推。如进入下一个年份则文件顺序号从001开始编起，如2016-001。便于管理保存。

（四）各部门名称为

财务部：CW，审计部：SJ，开发建设部：KF，环保事业部：HB，人力资源部：RL，行政部：XZ 所有文本依顺序排号，发文后行政部存档。

六、行文管理主要内容

外部函、电、来文，本公司内部下发的各种文件、资料、收发的各种传真及邮递快件等。

（一）内部发文管理

公司内部发文分为一般事务性文件、公司各项规章制度和公务文书。一般事务性文件包括：通知、说明、各种统计表格等；公司各项规章制度是公司在管理中的各项规定、办法、措施等；公务文书包括：请示、报告、指示、布告、公告、通告、批复、通知、通报、决议、函、会议纪要等；

公司下发的公文由行政部统筹管理，各部门一律不得自行向上、向下发送公文。公文字号由行政部统一编制。涉及公司各项规章制度以及对外宣传、联络的文字材料，由行政部以公司名义发文。

（二）发文处理程序

一般事务性文件的发文，应事先向相关领导提出口头申请。公文及各种规章制度的发文，应事先向部门分管领导（副总裁、总监级）提出口头申请。

各类文件拟稿承办部门：

1、公司对外文件由行政部负责拟稿；

2、各部门（含分公司）间的往来文件由本部门负责人拟稿；

3、职能部门各种一般事务性文件，由发文部门拟稿；

4、公司各项规章制度由相关管理部门负责拟稿。

各类文书拟稿要求观点明确、陈述清楚、条理清晰，标点符号使用正确。规章制度类要符合国家相关的政策、法律，符合公司的实际情况。各项规定要明确具体、切实可行。要做到观点明确，文字精练，条理清楚、层次分明，标点符号正确，篇幅力求简短。人、地、物名、引文及时间要具体准确等。

文稿拟就后，拟搞人应填《文件生效审批表》办理审核手续。审核签发流程：

1、首先送行政部部初审，行政部部审查修改文稿；

2、送发文部门上级分管领导核稿，以公司名义对外文件由总裁办主任核稿；

3、公司各部门（含分公司）间的往来文件由总监、副总裁（分公司由分管总经理）核稿；

4、公司各种一般事务性文件，由下发部门负责人核稿；

5、公司各种规章制度由各部门负责人、总经理、董事长会审。其次进行会签、发送；

6、文稿审核会签后，按批准权限分别呈送相关领导审定批准签发。1）.公司公务性文件统一由董事长签发；

2）.建材事业部公务性文件统一由董事长授权分管总经理签发； 3）.管理中心公务性文件统一由董事长授权建材事业部总经理签发；

7、公司行政公文、规章制度，在总裁办主任签署意见后，由董事长签发；

8、公司一般事务性文件由分管领导签发，重要文件由董事长签发。经各位领导审阅签发的文件承办部门将发文原稿（含《文件生效审批表》）送行政部存档，并由行政部负责打印、校对、登记后发布。行政公文、规章制度签发后，承办部门将发文原稿（含《文件生效审批表》）送行政部存档，并由行政部负责打印、盖章、装订、登记、分发后发布。发文日期以领导签发日期为准。发文编号由行政部按公文编号要求，依年份、流水号码一文一号编列。

七、存档管理

行政部负责将公司管理类文本、文件保存并建立档案一份。对临时通知，通报等存入内部行文相关档案，所有文件用专用文件柜保存、备查。各职能部门查阅、借阅行政部文档需经行政部经理同意，并办理相关借阅手续。

存档工作以方便查找、取阅为原则，用文件袋封存，文件框分类。

八、传阅管理

公司内部行文、收文不做批量印发但需相关范围内人员知悉的，由行政部制作《传阅单》，传阅人阅读后签名确认。

九、会议记录管理

（一）会议记录：是会议发言的原始记录，属事务文书，基本上要做到有言必录，所以做会议记录时，可采取笔录、录音、录像等科技手段，一般作为政策和成文依据，不予发布。

（二）会议纪要：是在会议记录的基础上，摘记要点，是法定行政公文，对会议的主要内容及议定的事项，经过摘要整理的、需要贯彻执行或公布于报刊的具有纪实性和指导性的文件。

（三）会议组织部门安排专人进行会议记录，会后整理会议纪要，并于会后一个工作日内，发各参会部门（复印件），原件（附签到表）交行政部存档。

（四）会议纪要需参会主要人员签字确认。公司例会纪要由总裁签字，直接下发；部门例会纪要由部门负责人签字；专题会议纪要需参会主要人员（或部门）签字。

（五）会议纪要按公司模板记录，会议迟到、未到人员名单附后。本办法自下发之日起实施，请各部门参照执行。

一达伟业-办公室 2016年8月8日