企业行政管理实务

第一篇：企业行政管理实务

企业行政管理实务

名词解释：

1.企业行政管理：指依靠企业行政组织，采取行政手段在企业内部进行的职能性管理。

其中企业行政组织是实施企业行政管理工作的载体；行政手段包括行政命令、指示、规定、奖惩措施等，实现的主要职能是行政事务、后勤事务、人力资源管理、企业文化建设等。

2.企业与政府关系：指企业作为行为主体，利用各种信息传播途径和手段与政府进行双向的信息交流，以取得政府的信任、支持和合作，从而为企业建设建立良好的外部坏境，促进企业的生存和发展。

3.外包化的差旅管理：指企业将自己的差旅费用和管理全部转交给专业的管理公司，由专

业的公司整合资源，提供包括预订酒店、机票、会务、租车的全方位服务，并进行有效的差旅政策，利用先进的数据系统分析，规范公司差旅行为，降低公司差旅成本的一种综合性管理。

4.信息化差旅管理：指利用互联网的信息处理，完成在线信息查询、全球数据跟踪、电子

差旅费用报告生成、企业财务系统整合以及差旅计划方案的调研和网上互动等，来让企业在任何时间、任何地点，事实掌握所有信息，并能做出差旅计划的反馈、评估和调整的一种综合管理。

5.企业精神文化：指企业在生产经营过程中，受一定的社会文化背景、意识形态影响而形

成的一种精神成果和文化概念。

6.企业员工福利管理：指企业兴建福利设施、提供配套服务、帮助员工解决生活上的困难。

从而让员工更加安心投入工作。

7.员工帮助计划：通过专业人员对企业员工进行诊断和建议，提供专业指导、培训和咨询，帮助员工及其家庭成员解决心理和行为问题，提高绩效改善企业气氛的管理。是企业为员工提供的、系统的、长期的，援助与福利项目。

简答：

1.对企业行政管理的认识三层次：

1)企业行政管理的目标是全局性的，未的是企业整体的生存发张。

2)企业行政管理的职能是企业领导的主要管理内容，处于企业管理系统的中心位置。

3)企业行政管理的职能性管理是跳出生产、财务、技术研发等具体只能而产生的管理

服务平台。

2.办公司文件处理：

1)收文管理（签收、文件登记保管、分发批阅、传阅）

2)发文管理（拟稿、拟定主题、核稿、呈批、签发）

3)文件保管（收集文件、整理文件、确定保管期限、立卷归档、文件销毁）

4)文件利用（建立查阅制度、培训文件管理人员、编写检索工具盒参考资料）

3.处理企业与政府关系的基本原则：

1)服从政府的统一管理。

2)遵纪守法。企业是法人，对政府来说是一个团体公民。

3)大力支持政府工作。

4)企业利益应与国家利益和社会利益一致。

4.企业文化的作用：

1)一个企业的企业文化需要长时间的积淀，一旦形成良好的文化，将可以成为企业难

以复制的竞争力。

2)凝聚作用（可把员工和企业的追求紧紧联系在一起）

3)约束作用（形成与企业文化理念相适应的群体规范和行为准则）

4)辐射作用（有助于企业向社会大众展示企业高尚的精神风貌和事业追求，从而树立

企业在公众中的良好形象）

5.建立企业文化的举措：

1)创立企业文化礼仪（交往行为模式、交往规范性礼节和固定的仪式）

2)营造企业文化氛围（有积极的、健康的、催人向上的影响作用）

3)营造企业形象（是企业文化的外化表现，是外界对企业文化的直接感受，是社会公

众对一个企业的全部看法的评价）

4)提炼企业精神（在企业价值观念基础上的内在的信念和追求）

6.企业员工宿舍管理的内容：

1)宿舍分配管理（是否单身、居住地、是否有住宅、住多少人、人际关系、是否患病）

2)宿舍服务管理（住宿条件、叫班服务、医疗服务）

3)宿舍安全管理（加强安全教育、执行治安管理制度）

4)宿舍设施管理（床上用品、衣柜、书架、家具）

案例分析：

如何落实企业文化：

1.树立良好的企业形象。企业形象是企业给予员工和社会公众的直接感受和第一印象，因

此必须要建立良好的企业形象，使员工和社会公众对企业产生良好的印象和认同感，并

愿意跟随和信任企业。

2.落实资金、物质支持。企业文化建设工作需要人员和资金的保障，没有人员和资金的保

证文化建设工作难以进行，同时需给予员工资金或物质激励，文化工作才能更好的进行。

3.建立并且完善的企业文化建设组织机构体系。成立企业文化建设领导小组，由专人负责，更规范，由其安排企业文化建设工作和企业文化培训工作。

4.编制企业文化手册。发放给员工，使他们可随时随地随手翻阅。

5.建立有效的宣传教育机制。提高员工的认知水平，了解并认可企业文化的作用。领导带

动学习，寻找企业文化典型模范。

6.创造一个良好的学习环境。充分利用网络、报纸等媒体开展企业文化宣传。在企业的宣

传栏、文化长廊粘贴标语等。

7.建立培训与考核、奖励机制。通过对员工进行企业文化的培训，并且建立考核模式，同

过考核了解员工对企业文化的掌握，也是对企业文化落实的反馈。

如何看待企业精神文化：

1.人本文化，而非制度文化。企业文化应是柔性管理，主张以人为中心，尊重人、信任人、激励人、培养人，因此企业文化应以员工为主，形成真正的企业文化而非冰冷冷的制度

文化来约束员工。

2.企业文化是指在一定的社会经济条件下通过社会实践所形成的并为全体成员遵循的共

同意识、价值观念、职业道德、行为规范和准则的总和，只要是反映了全体员工的意识、价值观念的、行为规范准则的就可以称为企业文化。

3.企业文化是企业的一种无形资产，既不是抄的与模范,也不是为了给别人看的。企业文

化就是经营者要办成一个什么样的企业的宣言。对外是企业的一面旗帜，对内是一种向

心力。因此，企业文化没有一定的标准，真正有价值、有魅力、能够流传下来的东西，就是企业文化。

4.企业文化是非正式的规章体系，它既明确指出人们在大部分的时间内举止应该如何自

律，也是可以使人们对他们的工作感到舒畅，因而更有可能努力工作。所以企业文化只

要是符合员工的需求，并且这些需求是积极向上的并且对工作有激励作用的，就能形成为企业文化。

企业应如何解决80、90后的压力问题：

1.做好压力管理和小情绪管理。对员工

一、有关怀，关怀重视员工的需求，二、有理解，了解80、90的个性特征并给与理解。

三、有包容，包容80、90后犯错。

2.企业文化要具人性化。企业需建立信任、快乐、开放、独立的文化。是80、90后能更

重视工作更乐于工作。

3.企业要重视对80、90后的企业文化培训，扭转员工与企业是纯粹的雇佣关系。对员工

进行责任心、忠诚度等培训，引导规范其的认识。

4.沟通方式要与时俱进。建立开放式的沟通方式，同过集体讨论等方式，让80.90后发表

自己的意见与需求。

5.进行心里调节，定期对员工进行心里测评，掌握员工的心里变化，并及时给予员工输导。食堂管理的重要性（如何解决白领午餐难问题）: 计划管理（企业食堂的数量指标和质量指标、企业食堂的实物指标和货币指标）

卫生管理（食品卫生管理、个人卫生管理、厨房卫生、餐厅卫生）

原材料管理（采购质量、数量、价格、验收、入库、保管、领用）

价格管理（价格合理稳定、质价相称、精打细算）

质量管理（食品质量、配套服务质量、工作人员服务质量）

办公室（开放式、封闭式的优缺点）

开放式： 优点：1：便于员工交流，2：采光好，环境优美；3：空间利用充分，节省办公空间，办公设备共享:4：造价便宜，便于维修；5：互相团结:6：便于清洁7:激发创造力；8：实现不受限制，便于管理控制9：员工可以相互制约，避免偷懒。

缺点：1.没有私密性，无私人空间；2：互相打扰；噪音、干扰大:3：部门混乱.容易引起矛盾4：没有明确的领域性.控制感；5：过于拥挤；引起疾病传播:6：降低工作效率；安全性低。7：难保机密。

封闭式：

优点：

1：有利于安全保密，有私人空间，保护隐私。2：员工之间有间隔，没有互相打扰，工作更集中。3：有明确的领域，有归属感:

缺点：

1：造价高2：沟通不便3：信息传递不流畅4：封闭式，视线受限，难以管理。5：员工之间缺少沟通交流，会降低工作效率。

自办、外包食堂的优缺点：

自办食堂：优点：1.采用家庭式作业，更有归属感。2.便于控制和管理。

1)缺点：

2)成本大，企业要花时间花精力。

3)企业食堂的工作人员没有经过专业系统的培训，采用的是家庭式作业，没有完善

专业的管理。

4)企业食材的采购批量少，在货源的供应渠道较少，没有稳定正规的供应商，食材的来源

和安全没有保证，质量和单价易受市场变化的影响，不能满足食堂的需要。

5)企业食堂没有特定的监督部门和现场人员监控，卫生得不到保证。

6)企业员工固定，菜式创新少。不能满足员工的个性化口味。

外包食堂的优缺点：

优点：1.企业可以节省管理精力专心从事自身的生产经营。2.食堂员工经过专业系统的培训，是专业的，有完善专业的管理。3.食材批量大，样式多，供应渠道广，有专门的供应商，安全性高。4.有专业的厨师队伍，菜式多种，符合员工的个性口味。

缺点：1.管理控制难度大。

选择题：

1.企业行政管理的特点（服务性服从性效益性灵活性）

2.企业办公行政管理（企业行政规划、办公事务）

3.企业员工管理（食堂管理、宿舍管理、心里管理）

4.企业行政组织的职能(行政协调、信息处理、决策参谋、综合事务管理)

5.企业行政组织设计要素（劳动分工、部门划分、权力划分、确定管理幅度与管理层次）

6.企业行政管理基层岗位的特点（事务性、服务性、规范性）

7.企业行政管理领导岗位的角色定位（管家角色、助手角色、参谋角色、活动家角色）

8.办公室内务管理（办公室制度、办公室文化、办公室人员）

9.心理激励措施：办公室主管要充分研究办公室人员的心理，懂得心理学。学会心理激励的方法，以达到一定的管理效果。（精神上的激励、工作上的挑战、奉献意识的培养）

10.协助政府决策：企业领导应尽量参政议政，影响政府的决策，使之向有利于自己的方向

发展。

11.熟悉政府办事流程：企业需要了解和熟悉政府的组织结构、职权职能、办事程序的状况。

12.社区：企业赖以生存发张的基本环境，是企业生存发展的社会根基。

13.企业文化(物质、制度、精神):

物质文化（企业标志、生产或服务、工作环境或厂容、技术装备、后援服务、人才资源、福利待遇、组织活动的企业文化活动及其成品）

14.制度文化（领导机制、组织机构、管理制度）

15.精神文化（企业精神、经营哲学、企业道德、价值观念、团队精神、企业风貌）

16.建设企业文化的原则（人本、实践性、时代性、个性化）

17.常见企业体育活动形式（运动会、登山比赛、球类比赛、棋牌比赛）

18.规模小的企业可以考虑配备一些小型的体育器械（羽毛球、跳绳、排球、飞镖靶）

19.企业组织员工，不同于个人旅游，必须带一定的企业目的。为实现企业组织旅游活动的目的，行政人员应进行详尽的组织安排，不能一切有旅行社决定。

20.企业文化宣传的方式：

1)黑板报、海报、公告栏（侧重内部员工的宣传）

2)企业自办报刊、期刊（对外宣传企业文化）

3)广播、视频宣传片

21.网络宣传将成为企业文化必不可少的高效途径。网络宣传不同于传统媒体的信息单项传播，它可以将文字。声音。画面完美地结合供用户检索，重复观看，完成信息互动传播。

22.企业文化宣传应避免新闻记者和广大公众的猜疑、误传、有效控制信息传播的走向，引导大众从积极方面看待企业出现的问题。

23.企业员工食堂的特点（非盈利性、技术性、服务性）

24.员工心理问题（职业压力、人际关系焦虑、工作倦怠、突发事件的心理冲击、个人生活的心理危机

25.自我心情调节（找人倾诉、时间消解、美食填充、运动驱散）

26.企业员工帮助计划的具体做法：

初级预防（消除又发问题的来源）二级预防（教育和培训）三级预防（员工心理咨询与辅导）

27.低值易耗品：低值品和易耗品(低值仪表、仪器、办公室文具、量具、器皿、低值劳保用品)

28.企业资产管理的内容（房产、车辆、办公室用品）

29.企业办公室环境管理的内容：

a)空气环境管理（温度：23-25°C湿度：50%，一般在40—60%）

b)颜色环境管理（会议室、会客室采用暖色调）

c)光线环境管理（光线质量和量管理、来源：自然光和人造光）

d)声音环境管理（20—30DB）

e)卫生环境管理、整洁环境管理

30.为便于防火，应少种或不种针叶类及含油脂的树种。

31.5S管理源于日本，核心和精髓是修身

32.企业安全生产的原则：

安全第一、以我为主、坚决贯彻不做、不准做的危险操作、严格遵守安全生产规程。

33.强化安全生产教育:

安全思想、安全技术知识教育、劳动保护政策、法律教育、典型经验和事故教育。

34.企业安全管理：生产、治安、消防

第二篇：《企业行政管理实务》教学案例和参考答案

《企业行政管理实务》

案 例(答案在后面)

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1.新加坡利达公司销售部文员刘小姐要结婚了，为了不影响公司的工作，在征得上司的同意后，她请自己最好的朋友陈小姐暂时代理她的工作。某一天，经理外出了，陈小姐正在公司打字，电话铃响了，陈小姐与来电者的对话如下：

来电者：“是利达公司吗?”

陈小姐：“是。”

来电者：“你们经理在吗?”

陈小姐：“不在。”

来电者：“你们是生产塑胶手套的吗?”

陈小姐：“是。”

来电者：“你们的塑胶手套多少钱一打?”

陈小姐：“1．8美元。”

来电者：“1．6美元一打行不行?”

陈小姐：“对不起，不行的。”说完，“啪”挂上了电话。

上司回来后，陈小姐也没有把来电的事告知上司。过了一星期，上司提起他刚谈成一笔大生意，以1．4美元一打卖出了100万打。陈小姐突口而出：“啊呀，上星期有人问1．6美元一打行不行，我知道你的定

价是1．8，就说不行的。”上司当即脸色一变说：“你被解雇了”，陈小姐哭丧着脸说：“为什么?”上司说：“你犯了五个错。”

说说陈小姐犯了哪些错误？

2．文员小曹向分管营销业务的孙副经理请示了业务处理的意见后，又遇到了负责宣传的张副经理，小曹又向他作了请示，结果两位领导的意见很不一致，小曹无所适从，两位领导也因此矛盾加深。孙认为小曹与张关系亲近些，支持过张，认为小曹有意与他作对；而张认为此业务是他引介的，小曹应先同他通气。

请你分析小曹这样做对不对？错在哪里？面对这种情况小曹应该怎么办？

3．早上第一批邮件到了，邓小姐正忙着打电话，她让送信者把信就堆放在已有一些信件的办公桌上，一边打电话，一边拿过笔签了字。打完电话，心不在焉地把所有的信都剪开了，其中一封信被剪掉了回信地址的一角，她也没有注意。她抽出所有的信纸，放在一边，而把所有的信封放在了另一边。邓小姐拿起一张信纸看了起来，只见上面写着：“亲爱的红：„„”，她意识到拆错了信，匆匆看完了信，她把信又用胶水粘了起来（但是外表还是有些痕迹）。她又看了几封信，其中有一封急件，觉得应该由上司回信，于是，她把几封信混在一起放在上司的办公桌上。这时，上司把写有美国地址的英文名片，让她打印一个寄往美国的信封，邓小姐按照以往写信的习惯，把收件人地址、姓名打印在信封的上面，把公司的地址打印在右下角。

你认为邓小姐处理邮件是否正确，为什么？请讲出理由并说明正确的做法。

4．波扬公司准备在本市市中心召开大型的新产品订货会。参加的有本单位、外单位的人员。总经理让办公室负责安排，会上要放映资料电影，进行产品操作演示。而公司没有放映机。预定会议厅和租借放映机的任务交给了文员刘小姐

(1).假如你是刘小姐，对接下去可能发生的各种情况，应该如何处理？(2).假如放映机在十点十分还未送到，你还应该做些什么？(3).从这件事中你得到了什么教训？

5．请将下列文件分别组合成三至四个案卷，并拟制案卷标题：(1)市教委关于2003年招生工作的通知；(2)东方学院关于招生工作院务扩大会议纪要；(3)东方学院2003年招生工作计划；

(4)东方学院关于2003年招生工作的请示（呈市教委）；(5)市教委关于东方学院2003年招生工作的批复；(6)东方学院院务会议关于调整系主任的决定；(7)东方学院关于调整系主任的通知；(8)东方学院关于做好开学工作的通知；(9)东方学院各系关于开学准备工作的报告；(10)东方学院各系关于加强学生思想工作的报告；(11)东方学院各系关于提高教学质量的报告；(12)东方学院2003工作总结；

６．请将下列文件分别组合成三至四个案卷，并拟制案卷标题：(1)利华公司2003年2月份经理会议记录；(2)利华公司2003年销售计划；(3)市工商局关于年检工作的通知；

(4)利华公司致香港凯福公司关于合作事宜的函；(5)利华公司4月份经理会议记录；(6)市物价局关于物价检查的通知；

(7)香港凯福公司关于合作事宜给利华公司的复函；(8)利华公司2003年6月份经理会议记录；(9)利华公司与香港凯福公司会谈纪要；(10)利华公司2003年8月份经理会议记录；(11)市税务局关于税务自查的通知；(12)利华公司2003年销售工作总结；

７．宏远公司总经理助理高叶办公室，电脑和打印摆放有序。高叶着便装坐在办公室前办公。办公桌

上摆放着电话、名片盒、通讯录和零乱的文件、文件夹，身后的椅子上也摆放着一堆文件。

她应该怎么整理办公室？

８.某公司经理收到一封措辞无礼的信，是由某个与公司交往较深的代理商写来的。经理怒气冲冲地把文员李小姐叫来，要她写封回信，与这位代理商断绝一切交易和关系，并命令李小姐立即将信打印寄出。李小姐可以有以下做法，哪一种做法最妥当，为什么？（1）按照经理指示立即回到自己的办公室，将信打印寄走了。

（2）写完了信，想到自己是经理的助手，有责任提醒经理，为了公司利益得罪了经理也值得。于是对经理说：“经理，这封信不能发，把它撕掉算了！”

（3）没有马上去写信，而是向经理提出忠告：“经理，请您冷静一点！与对方断绝关系会产生什么后果。”

9.某计算机工程有限公司定于9月28日在某职业技术学院举办图书馆计算机管理系统软件产品展销会，通知很快地寄发到各有关学校图书馆。日程安排表上写着9点介绍产品，10点参观该职业技术学院图书馆计算机管理系统，11点洽谈业务。展销会当天，9点大会本该开始介绍产品，可应该到的各校图书馆代表却只到了1／3。原来，由于通知中没有写明展销会具体地点，加上公司接待人员不耐烦，对代表不够热情，所以引起了代表们的抱怨。会议开始时已是9点30分了。公司副总经理、高级工程师李朝南作产品介绍及演示，内容十分丰富，10点30分还没讲完。由于前面几项活动时间不够紧凑，结果业务洽谈匆匆开始，草草收场。

问题讨论：请你指出此次接待工作的不足之处。

10.初萌正在前台接电话，忽然看见两位客人直接往办公区走。初萌赶快叫住她们。客人有些不耐烦地说：“我们昨天刚来过，是找销售部的钱经理的，昨天有点事没办完。”初萌说：“对不起，请你们稍等一下。我马上通知钱经理。”电话接通后，钱经理说：“我不想见那两个人，请你帮我挡一下。”

问题讨论：请你说说秘书初萌该怎样挡驾。

11.某县工商局办公室徐秘书星期天值班，下午5点，接了一个紧急电话。电话的内容是；局里的一辆面包车与外单位的一辆大卡车相撞，面包车的司机及车内3人重伤，车损严重，不能开动，特请求局里急速处理。徐秘书做好了电话记录后，思考出了4种处理方法：一是等到第二天上班时，向领导汇报后，再

按照领导指示去办。二是立即向主管领导汇报，请领导亲自到现场处理。三是自己立即到现场去做紧急处理。四是先用电话方式联系有关部门，然后再向领导汇报。

问题讨论：试问以上案例中徐秘书的哪种做法妥当?具体应当怎样做?

12.天地公司管文书收发的小张，一贯严格执行交接手续。一天，经过清点、对号、查看封口，发现无问题后，她签收了一批外来公文。但是，在启封、登记过程中，她发现有一份属某某单位的机密文件，混装在普件中。这是她多年工作中遇到的第一次，她不知该如何处理。退回去吧，又怕节外生枝，说自己看了机密文件，惹出麻烦来；不退吧，也不妥。后来她将此事报告了办公室主任，通过正常方式将文件退给了发文单位。

问题讨论：此次事件给秘书人员什么启示？

13.某塑料制品有限公司新近研制开发了一种新材料，拟请国内一些专家来公司就该新材料举办一个鉴定会。办公室主任安排杨秘书筹备并列席会议，同时要求杨秘书做好会议保密工作。杨秘书从事办公室工作已有5年，对于如何做好会议保密工作经验丰富。根据多年实践，他总结出了一套做好会议保密的方法：

(1)会前布置保密工作，做好与会人员入场时的身份验证工作。

(2)在会议内容未正式公开前，秘书人员不得泄露。

(3)对会议上公司领导的重要讲话不得随意扩散。

(4)会后，秘书人员应检查会场和与会者的驻地，以免遗失文件。

(5)回收会上发放的文件。

问题讨论：杨秘书的做法对秘书人员有什么启示？

14．大新糖果糕点饮料公司秘书陈青青，是刚调来公司办公室工作的。一天，办公室主任交给她一项新任务，负责全公司的黑板报宣传工作。但是陈秘书不会编排版面，美术字也不过关，主任又选派了同一办公室有美术功底的杨秘书负责版面编排工作，让陈秘书专门负责组稿、改稿等工作。杨秘书很有才干，编排版面、写美术字、画个画在公司是小有名气的，他根本就没把陈秘书这“黄毛丫头”放在眼里。碰到他工作忙起来，就把出黑板报的事儿抛到九霄云外去了，弄得主任常常催促陈秘书：“怎么黑板报又延期了?” 陈秘书又不好明说，只好硬着头皮去催杨秘书，可杨秘书根本不配合，还拿冷眼对她，陈秘书只恨自己没

用，不能动笔画。面对这种情况，陈秘书有几种方案可选择：

（1）凭自己的关系，在公司内部另外找一个人来帮忙，按时把黑板报办好。

（2）把杨秘书不愿合作的事直接告诉办公室主任，并向主任表明责任不在自己，看主任怎样处理。

（3）再一次去催促杨秘书，并和他摊牌，告诉他：“如果再这样 下去，就当面到主任那里去解决。”（4）过一天算一天，听之任之。

（5）抱着与人为善的态度，采取委婉的劝说方式，启发他与自己合作。

15． 党委书记把工会秘书小张叫到办公室，问道：“你们工会是怎么回事?听办公室的同志说，就差你们的学习计划没有报上来了!刚才打电话找你们主席也找不到。上次常委扩大会工会主席也没有出席，你们工会这种拖拖拉拉的作风要改一改了!”小张心里明白，工会主席最近因为儿子出差，小孙子患病住院，没有参加上次会议，也耽误了报学习计划。在书记面前没有机会解释，只好回去向工会主席汇报：“党委书记批评我们作风拖拉，说您上次没有参加会议，计划也没有交。”“我小孙子住院一个多星期了，哪有时间讨论计划?上次会议我不是向党办老李请了假吗?这个书记也太官僚了!”

问题讨论：作为秘书应该怎样“上传下达呢”?

16.美国某花店经理接到一位顾客的电话，说她订购的20支玫瑰送到她家的时间迟了一个半小时，而且花已经不那么鲜艳了。第二天，那位夫人接到了这样一封信： 亲爱的凯慈夫人：

感谢您告知我们那些玫瑰在很差的情况下已经到达您家的消息。在此信的附件里，请查找一张偿还您购买这些玫瑰所用的全部金额的支票。

由于我们送货车中途修理的意外耽搁，加之昨天不正常的高温，所以您的玫瑰我们未能按时、保质交货，为此，请接受我们的歉意和保证。我们保证将采取有效措施以防止这类事情的再次发生。

在过去的两年里，我们总是把您看作一个尊敬的顾客，并一直为此感到荣幸。顾客的满意乃是我们努力争取的目标。请让我们了解怎样更好地为您服务。

您真诚的霍华德·佩雷斯

(经理签名)问题讨论： 这种处理方式有哪些好处？

17.康桥宾馆位于本市南京西路45号，是个中型宾馆，有会议室、餐饮、停车场等，某企业准备在11月15日上午9：00至12：00召开全厂中层干部大会，讨论第二年的产品发展和销售计划，地点就在康桥宾馆的12楼会议室。这次会议由总经理办公室负责安排。办公室主任让小付拟一个会议通知。他应该考虑哪些问题？

18.某个下雨天，在利达公司内召开的新产品推介会结束了。公司的大型会议室有各种会议用品，室外有接待处，公司还租了汽车接送来宾，为圆满结束这次会议，办公室人员在会后应该做些什么工作？

19.秘书应该为上司的商务旅行作许多准备工作，在准备国内国际旅行时要考虑哪些项目？履行哪些职责？

20.某公司成立三周年，准备举行大型宴会，办公室人员应该如何做好准备，要做哪些工作？

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《企业行政管理实务》

案例解析

1.解析：(1)该问的没有问(指对方情况，手套的需要量)；(2)该记的没有记录(对方的姓名、公司、电话号码)；(3)该说的没有说(没有及时向上司汇报)；(4)不该说的却说了(价格上的自作主张，不向上司请示)；(5)不懂得保护自己(即使自己自作主张拒绝了对方，犯了错误，也没必要告诉上司，使自己陷入被解雇的境地)；(6)电话礼仪方面，铃响了没有自报家门；(7)不等对方说完，就“啪”挂上电话。

2.解析：(1).小曹犯了多头请示的错误。遵照领导职权分工、单向请示的原则，既然向主管领导请示了，就应按孙的意见办，不应多头请示，(2).在工作中不应过分亲近或疏远某领导，以至落到尴尬的境地：(3).两位领导都作了指示，如果张通情达理，小曹应向他说明只能按职权分工办事，求得谅解后，按孙的意见办，(4).如果不能求得谅解时，小曹应向两位领导分别自我检讨，再建议两位商议一个方法遵照执行，(5).如果矛盾不能统一，应向总经理请示，遵照总经理的意见办，并请他对孙或张作解释。这是文员执行主要决策人的意见。

3．解析：不正确。①.邮件到了，邓小姐边听电话边收邮件。文秘人员在收邮件应做到专事专办，并当面点清邮件总数。②.她把信堆放在已有一些信件的办公桌也不对。邮件应按照收件人的姓名、部门名称、重要性分拣。不能跟原有的信件一起堆放。③.心不在焉把所有的信剪开。文秘人员拆邮件要知道那些是可以拆封，那些不允许，不能把所有的信剪开。④.把信纸剪掉回信地址的一角。拿信件应在桌子上磕几下。⑤.信封不能不能丢掉，应该用回形针把它与信纸或附件在一起，以便以后查阅。⑥.拆错信应在信封注明误拆，并签上自己的姓名，并向收信人道歉。⑦.不应把急件和其他的信件混放在一起。文秘人员应该把邮件分成最紧急、次紧急和普通件。紧急的信件应尽快呈送给上司。⑧.寄到美国的信封按照不能按以往的写信习惯。

4．解析：(1).请租赁公司告知送货员的联系方法，想办法联系送货员；(2).如果联系不上送货得到总经理指示，可能把资料放映的时间往后推移半个小时或一小时 ?(5).联系新的租赁公司加急送一台放映机〈或原租赁公司再送←台)；(6).召开大型会议，各种准备工作，包括音响、电子类装置应至少提前一天安排；(7).租借会议厅应全面考虑内外部环境和设施，包括噪音问题、停车场等；(8).不能仅凭电话联系，应实地查看；(9).重要设备应考虑备用〈或两套方案

５．解析：案卷一：(1).市教委关于2003年招生工作的通知；(4).东方学院关于2003年招生工作的请示(呈市教委)；(5).市教委关于东方学院2003年招生工作的批复； 标题：市教委、东方学院关于招生工作的通知、请示、批复

案卷二：(2).东方学院关于招生工作院务扩大会议纪要；(6).东方学院院务会议关于调整系主任的决定；(7).东方学院关于调整系主任的通知；(8).东方学院关于做好开学工作的通知；

标题：东方学院关于招生工作、系主任调整、开学工作的会议纪要、决定、通知

案卷三：(3).东方学院2003年招生工作计划；(12).东方学院2003工作总结； 标题：东方学院招生工作计划、工作总结

案卷四：(9).东方学院各系关于开学准备工作的报告；(10).东方学院各系关于加强学生思想工作的报告；(11).东方学院各系关于提高教学质量的报告；

标题：东方学院各系关于开学准备、加强学生思想工作、提高教学质量的报告

６．解析：案卷一：(2).利华公司2003年销售计划，(12).利华公司2003年销售工作总结，标题：利华公司2003年销售工作计划、总结

案卷三：(3).市工商局关于年检工作的通知，(6).市物价局关于物价检查的通知；(11).市税务局关于税务自查的通知，标题：市工商局、物价局、税务局关于年检、物价、税务自查的通知

案卷四：(4).利华公司致香港凯福公司关于合作事宜的函，(7).香港凯福公司关于合作事宜给利华公司的复函，(9).利华公司与香港凯福公司会议纪要； 标题：利华公司与香港凯福公司关于合作事宜的函

７．解析：(1).将电脑和打印机等用电设备摆放在一起，便于电源接线和管理，(对)；

(2).办公桌上摆放着电话、名片盒、通讯录和零乱的文件、文件夹，未加整理，身后的椅子上也摆放着一堆文件，（错）；

(3).电话铃响三声内接听，用语规范，(对)；(4).一般接电话，一边记录重要信息，(对)；(5).对总经理布置的工作能马上落实，（对）；

(6).能迅速确定会议议程、时间、地点、与会人员，(对)；

(7).能安排钟秘书将“碰头会”的时间、地点通知到每个与会人员，（对）；(8).提前进入会场检查并调试设备，(对)；

(9).能在会议中先宣布会议议题，引导大家充分发表意见，(对)；(10).能在会议中安排钟秘书做好会议记录，(对)；(11).准备了多媒体投影仪却没有在会中发挥作用，(错)；

(12).能及时总结会议发言，形成会议决议，并责任到人，分工明确，(对)。

8----16题解析略

17.解析：(1).会议的名称；(2).出席会议者的姓名或组织、部门的名称；(3).日期、时间(开始到结束的预定时刻);(4).地点:(具体在几楼几号会议室)；(5).议题(或者议事日程)；(6).主办者的联络处、电话号码等)；(7).开会所在地，建筑物名称、几楼、电话号码(必要时可附上地图)；(8)注意事项、是否备有餐点、有否停车场，或当天应备的资料等

18.解析：①.要替搭车回去的人安排车子，②.在接待处暂时代为保管的衣物，不要遗失或被人错领、冒领，③.有留话时，切记务必传达，④.检查会场有无物品遗漏，⑤.要为参阳会议的人员送行，⑥.文秘人员离去前要检查烟灰缸、字纸篓有无易燃的东西，如有，则必须加以熄灭，⑦.桌、椅早先若有移动，必须还原，⑧.洗海烟灰缸、茶具等，并收拾妥当，倒去垃圾，⑨.携带进会场的资料和会议用品要记得带回，⑩.关紧门窗并上锁，⑾.通知会场的管理单位，会议已经结束。

19.解析：(1).准备旅行计划和旅馆信息。旅行计划表要说明出发和到达地点、是乘飞机还是汽车、火车或轮船，出发和到达的日期及时间、座位情况、旅馆情况。(2).制定约会计划。约会计划表包括：城市名和省(州)名(如果是国外旅行，写明城市名和国家名)，日期和时间，与上司约会者的姓名、公司和地址，电话号码。(3).为商务洽谈收集资料。(4).决定旅行用品。把上司作商务旅行时需要带的用品列出清单。(5).考虑行李问题。通过航空公司出版的旅行计划手册或旅行社代办人信息。为每件：行李准备识别标签。(6).安排差旅费。(7).建立旅行——旅馆信息资料库。随时与旅行社联系，建立最新信息充实自己的资料库。(8).办理旅行保险，如意外伤害保险等。

20.解析：①.客人的选择。文秘人员向各部门收集客人的名单，在请示上司核定。必须记住在宴请的前两三天，将完整的名单交给上司。②.确定时间。如果是涉外宴请，宴请时间应该按照国际惯例，征询客人的意见，要避免选择对方的重大节假日。③.会场选择。决定宴会后，要及早选定会场，会场的选择应该配合宴会的性质，客人的数目等。④.拟定菜单。宴请的菜谱应符合对方的饮食习惯。文员可以跟宴会场所联系，请专业人士建议菜单，最好能以三种不同价格的菜单为选择标准，供上司挑选。⑤.寄发请柬。宴请需要发请柬，请柬应写明邀请人姓名，被邀请人姓名，宴请目的、方式、时间、地点、以及着装要求、邀请回函及其说明等。⑥席次的排列。宴会的成功与否，与事先的安排和进行过程都有关系，宾客落实之后，文员应主动把宾客的席次排位表画出，交给上司批阅。

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第三篇：行政管理实务

单选

1.在向领导报告督查结果时，对涉及面广、内容比较重要的督查项目可编写（简报），印

送有关领导和部门。

2.在督查工作制度中，（目标责任制）是在岗位责任制的基础上，运用目标管理的理论和

方法，对督查工作进行目标管理，强调激励机制，是一种动态的、多层次的管理体制。

3.信访工作的第一步就是对信访件进行区别与（分流），该受理的即受理，不该受理的也

应负责地转到有关组织与部门去。

4.信访工作中，督查的几个基本要点包括 时间督查、质量督查和（落实督查）。

5.在信访中，（定期回访）是检查信访件解决的彻底性和落实的程度。

6.（调查、处理）是信访工作的中间阶段，也是最关键的阶段。

7.企业信访主要表现为消费者及客户对（产品质量）、经营作风、服务态度等的投诉，或

对企业各项工作的批评、意见和建议。

8.领导要做好多方面的工作，其中最重要的是抓好（督促检查）

9.温家宝同志所言：“要健全分级责任制度，哪些事项由哪一部门、哪一级负责督促检查，要分清责任，既不能推诿扯皮、无人负责，也不要越权。”这体现了监督工作的（坚持实事求是的原则）。

10.（实事求是）是是督查工作的基础和依据。

11.（检查催办）是督查工作的手段。

12.（情况审理）是督查工作的关键。

13.（目标责任制）是在岗位责任制的基础上，运用目标管理的理论和方法，对督查工作进

行目标管理，强调激励机制，是一种动态的、多层次的管理体制。

14.信访事项“属地管理、分级负责”的优先原则强调了（地方各级政府）在处理跨地区和

越级信访时的主导作用。

15.以下哪项不是信访的作用（了解下级工作作用）

16.企业信访工作注意表现为（消费者及客户）对产品质量、经营作风、服务态度的投诉，或对企业各项工作的批评、意见和建议，这些都是中药的反馈信息。

17.信访工作的第一步就是（对信访件进行区别和分流）。

第四篇：企业行政管理

企业行政管理

根据公司所属行业和规模的不同，公司行政管理制度也有所区别，但由于行政管理的内容基本相同，其制度也只在一些局部有所变化。根据广州管理培训讲师的介绍，一般情况下公司行政管理制度主要包括：员工礼仪和工作纪律、档案管理、会议管理、印鉴管理、公文打印管理、办公及劳保用品管理、库房管理等等，一些中小型企业为提高效率，还把人力资源和财务管理统统纳入到公司行政管理的范围中。现在结合具体的行政管理培训有关内容具体讲一下，员工礼仪和工作纪律、档案管理制度、会议管理制度、印鉴管理制度、公文打印管理制度、办公及劳保用品管理制度、库房管理制度。

行政管理注意事项：

1、员工礼仪和工作纪律 主要包括：员工的着装、仪表、语言、行为、及商务活动中的礼仪等等。工作纪律主要有上下班管理制度、请销假制度、休假制度、奖惩制度、离职及辞退制度。对一些行业来讲，员工的礼仪和工作纪律是公司行政管理制度中最重要的内容。

2、档案管理制度 主要制度包括：材料的收集、归档范围、立卷、档案保管期限、保密级别、档案的借阅等等。

3、会议管理制度 主要制度包括：会议的分类及召开权限、会议的组织、会议纪律、会议记录、会议跟进等等。

4、印鉴管理制度 主要制度包括：印鉴的制发、公司印鉴对内对外使用规定、印鉴的权责人及部门、印鉴的保管、印鉴使用登记等等。

5、公文管理制度 主要制度包括：公文格式及行文规范、收文程序、发文程序、公文归档、公文清退、公文销毁等等。

6、办公及劳保用品管理制度 主要制度包括：购置规定、保管制度、领退制度、登记制度。

7、库房管理制度 主要制度包括：人员职责、购置、验收、入库、存储保管、盘点、安全管理等等。对一些从事生产和销售的公司来讲，库房管理制度是公司行政管理制度中重要内容。

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第五篇：企业行政管理

秘书岗位上如何做好企业行政工作

随着社会经济的快速发展，各企业之间信息、技术、资金的交流日益频繁，并由此及彼带来大量的人员流动，上级领导的视察、兄弟单位以及合作伙伴之间参观、学习及业务洽谈的人次也与日俱增，那么在新的环境形势下，作为一个企业的秘书，如何才能做好企业行政工作，如何才能在秘书岗位上为企业带来积极的效应呢？主要有以下几个方面：

一、行政接待工作

接待工作即负责接待公司的各类来访、来询、来察的领导和客人，并认真进行记录和通报。要做好接待工作必须做到以下几点：

1、更新观念、传播文化

在新形势下，企业秘书应及时更新观念，充分认识到接待工作是企业看似被动、实则主动的一种广义的公关行为，是企业联系内外的纽带和桥梁。通过接待工作，企业可以展示实力，树立形象，可以积累丰富的关系资源，可以吸引投资、扩大合作，从而推动经济的快速发展。因此，必须反接待工作看作企业经济工作的一个重要组成部分，而不能仅仅停留在迎来送往、安排食宿的低层次上。

做好接待工作不仅是企业长远发展的需要，也是从更高层次上展示企业形象的需要。秘书人员对于每一项接待工作都要高度重视并树立强烈的机遇意识、责任意识，作为一项政治任务来完成；要树立“每一个人都代表企业形象，每一个人的一言一行都是企业文化的折射”的思想意识，保证高质量地完成每一次接待任务。有些客人可能一生只到某企业造访一次，如果这一次的接生工作热情周到、精心细腻，企业良好的精神风貌、浓厚的文化氛围和高水平的服务将会给客人留下终生的印象。

2、精心策划，突出特色

要做好每一项接待工作，首先必须进行方案的策划与制定。只有精心策划、充分准备，接待活动才有可能成为成功的公关活动，否则就可能沦为低层次的迎来送往的应酬活动，甚至可能损害企业的形象。每一项接待活动，都要以实现来宾的目的和企业的公关期望为原则，制订出符合来宾身份的完善的接待工作方案和实施细则，详细安排日程、接站、用车、就餐、住宿、参观等各项活动，充分考虑到各方面的细节，并体现一定的创意与创新。

每个企业都有自己的企业文化，作为展示企业形象的“窗口”，接接工作同样需要有自己的特色和风格。因此，要通过公关接待活动的每一个环节着力体现企业的特色。不论是宏观的整体方案的策划还是微观的接站牌的设计、汇报材料的写作甚至接待车辆的停放，都要努力凸显企业与众不同之处，让来宾从接待工作的点点滴滴中感受到企业的个性，感受到企业文化的特色。

3、优化流程、规范运作

接待方案制定以后，就要严格按照方案进行程序化运作，使接待工作中的各个环节有序衔接、首尾相连，必要时可以制作接待工作清单，对接待工作中的各要素进行全面清点，以确保工作进程的有序性、稳定性和连续性。同时，对接待工作中的每一道程序都要事先进行规范，这样才能确保整个接待工作有序进行。比如，在作接待工作总结时，接待记录的填写、总结会的召开、书面总结材料的撰写、资料的归档都必须按规范操作。此外，秘书人员要注意收集和掌握接待工作的相关知识，不断提高自身素养并注意实现资源共享。

4、关注细节、注重实效

细节决定成败。接待工作来不得半点马虎，必须处处留心，周密考虑，谨慎行事。在重大的接待工作中，接待工作负责人在对全局进行总体把握的前提下要随时根据接待工作的需要对接待方案予以调整；具体接待人员则要主动进行全程模拟思考，从准备会议室到用车，从参观到进餐，对每一个细节都要细致地思索一遍，以便及时弥补可能存在的疏漏。接待工作人员要“眼观六路、耳听八方”，对来宾的一个眼审、一个动作、不经意的一句话，都要留意和体会，以便及时采取应变措施。这就要求秘书人员加强灵活应变能力、临场发挥能力的训练，提高处理突发事件、意外发挥能力的训练，提高处理突发事件、意外情况的水平，以便将各类有操作企业形象有细节问题解决在萌芽状态。

通过接待工作，企业不仅可以展示企业作风和企业文化，也可以对外树立良好形象、推销自我。接待工作做好了，不仅会给上级领导和来宾留下深刻的印象，而且无形中会为企业带来商机，带来社会效益和经济效益。因此，秘书要充分利用接待工作的每一个细节展示企业的全新风采和企业独具魅力的特色文化，得用每一次接待机会会增强企业的凝聚力和向心力，提升企业的知名度和影响力。同时，秘书还要对接待交果进行科学的评估与监测，及时做好来宾反馈信息的收集和处理工作，不断优化接待流程，力求接待活动效益的最大化。

5、不断创新、追求桌越

在新形势下，秘书只有结合企业自身的实际，自觉创新公关工作思路，丰富公关工作内容，才能推动接待工作不断创新。比如制订方案时可以考虑运用统一的模板，汇报材料可以得用多媒体技术来制作，而不仅仅限于传统的纸质材料等等。这样的接待工作才具有时代特征和企业特色。同时，企业秘书要积极探索能够更好地反映企业精神与企业亮点、体现企业文化的接待方式和方法，与时俱进、开拓创新，使接待工作在企业发展中发挥更大的作用。

二、行政管理工作

管理工作即是企业平常的各种管理工作，其中主要包括以下几种各种。

1、会议、活动组织：

负责公司企业文化建设，包括公司内、外部各类公关、宣传、演示、文体等活动的组织、宣传、安排工作；负责公司各类会议的组织、安排、服务工作。

2、物品管理：

负责公司办公用品、低值易耗品、办公设备的采购、登记、核查管理工作；制定办公用品计划，报主任审批；做好每月的分发、调配、保管工作，建全登记制度，做到帐物相符。

办公用品管理、公章印信管理

车辆管理、钥匙管理

办公物品管理（指的是设备的维修，如电脑报修）

复印、传真等管理、会议记录

书籍管理、收发文件

3、环境卫生：

负责公司及现场指挥部办公秩序和环境卫生的监督管理工作。

4、安全保卫：

负责公司的安全保卫工作。制定安全防火制度，负责公司防火、防盗等安全保卫工作；安排节假日保洁、保安的值班。安全卫生包括清洁，防火防灾措施以及其他一些体现公司形象的细节工作。

5、食堂供餐：

负责现场食堂的监督管理工作。

6、证照年检：

负责办理公司营业执照年检、组织代码证年检。

7、设备管理：

负责现场指挥部辅助设备（发电机、锅炉）的管理及设备维护。

8、公文管理：

负责公司行政公文的草拟、行文、收发、登记、办理、存档、保管和传递机要文件等工作。

收文程序：签收、启封、登记、分发、送批（拟办）、承办、查办、清退、立卷归档等。

发文程序：拟稿、核稿、审稿、签发、文印、校对、盖章、登记、封发、立卷归档等。

9、公司文稿起草：

【1】、参与公司各种文件的起草，负责编制一周工作安排，撰写公司《简报》、《大事记》等。

【2】、做好公司各类会议的会务工作，做好会议记录，及时起草会议纪要。

【3】、做好公司文件的打印、复印工作。

10、档案管理：

负责公司内外部文件、商务文书、信函、报刊的收发工作；负责公司协议、合同、资证、资料、各种印鉴使用情况的立卷、归档、保管、查阅、保密工作。对综合办公室存放的各类文件进行分类建档保存。

11、日常考勤：

负责对综合办公室内员工考勤和加班情况记录工作。

12、事务工作：

负责交纳电话费、物业费，保证公司各部室饮用水供应，处理公司与客户之间的相关事务。往来文件的接收，分发，寄送。公司内部文件的起草，传阅。

13、临时工作：

认真完成领导临时交办的任务。

三、行政规划工作 行政规划工作主要包括：

1.行政办公环境的规划和布置。

2.制定行政系统工作手册，行政工作程序和管理制度。

3.有关会议的具体准备组织和服务

四、其它行政工作

1、根据领导的指示，负责安排工作日程、计划及出差行程，并准备相关事宜。

2、负责上传各部门（分子公司）的呈报文件；下达公司领导审批、签批、签发的文件并对文件的执行情况进行跟进；

3、组织安排公司层面办公会议和公司各种例会并做好秘书工作；

4、负责公司印鉴和用印管理，负责公司各种证件的管理。

5、负责公司日常运作信息的收集和整理，并向相关领导汇报；

6、负责公司对外接待、公共关系等工作,以保证公司良好的运行环境和对外形象；

7、负责公司网站的建设以及组稿、编辑、维护等工作；

8、负责制订、报批、确认公司文件以及除财务部门外文件的打印、复印管理；

9、负责公司管理制度的拟订、审核、发布、贯彻、实施、监督；

10、负责公司办公用品的计划、采购、保管和发放；

11、负责公司物业和办公设施设备管理（网络系统）；

12、管理公司文件档案（人事档案除外），并对其安全、保密性负责；

13、负责对公司各项规章制度、公司级会议纪要、工作纪律的执行情况进行行政监察；

14、负责公司办公行为及礼仪的规范管理；

15、负责公司安全保卫和消防工作；

16、负责公司各种证照的审检和各种报刊杂志的订阅；

要做好企业行政各种工作，作为秘书应该具备以下素养：

1、积极主动。不要认为交给你的工作没有做过，没有经验，没有先例为由，去搪塞了事，去敷衍工作，一名优秀员工每天绝对不会只限于做那些自然而然的事情，做那些习以为常的事情，而是积极主动去做一些超越界限自己能力所及的事。

2、诚信做人。成事先成人，一个人无论成就多大的事业，人品永远是第一位的，而人品的第一要素就是诚信。诚信表现在工作中就是对所从事职业的忠诚，对上司、对公司的忠诚。试想在一个公司，一个没有信誉的人会受人爱戴吗？一个不忠诚的人会得到提拔吗？不会，所以如果你想被重视，想在芸芸众生中脱颖而出，你就必须忠诚，必须讲诚信，而不是站在优秀的背后指责、嘲笑，那么你永远是一个失去诚信的小人。

3、爱岗敬业。全心全意地对待工作。有很多人觉得打工就是在别人的企业中出卖自己的劳动力，会为自己能偷懒而沾沾自喜，蔑视敬业，认为那是愚蠢的行径，殊不知，付出才有回报。对于得过且过，消极懒惰的人来说，成功只是睡梦中的昙花一现。

4、勤奋努力。勤：做事尽力，不偷懒；奋：振作，鼓劲。当你在嘲笑别人、埋怨公司时，请问问你自己，你认真学习了吗？你勤奋工作了吗？你积极付出了吗？公司在发展，每个人都要用积极的态度去适应，要用创造性的思维去努力工作。勤奋不是三分钟热情，而是一种持之以恒的精神，这就需要我们要有一种坚忍不拔的性格和顽强不屈的意志。

5、协调处理。

什么事情该做，该怎么做，如何更好更快完成该做的事情，清除所有障碍，形成企业行政管理执行的制度和文化，让执行影响到企业每个员工。

因此，作为秘书应该将企业的利益放在第一位，成为领导的左膀右臂，为领导解决后顾之忧。在工作中，注重自身能力的培养，加强学习，提高业务能力，提高自身综合素质；主动承担工作责任，坚持尽心尽责，乐于奉献的精神；树立正确的事业观，价值观，规范自己的行为，满腔热情的对待工作，专心专意地做好工作。