企业邮件系统管理制度（共5篇）

第一篇：企业邮件系统管理制度

企业邮箱管理制度

为保证公司企业邮箱系统的稳定、可靠、安全运行，便于员工正确使用企业邮箱收发电子邮件，特制定如下管理制度：

一、申请人员及流程

申请开通企业邮箱帐号的人员须是公司正式员工或经上级领导特许，由申请人部门领导同意并由人事部以邮件的形式通知IT部成员,方可开通邮箱。

二、邮箱容量

每个邮箱初始设置大小为100MB,邮箱使用人员要定期清理邮箱，以免邮件达到邮箱容量上限后影响邮件收发。默认允许发送的邮件最大为10M。

三、邮箱使用规范

1.公司企业邮箱的地址统一为: *@yuexing.com，公司所有员工在工作交流中凡是需要使用电子邮件的,都必须使用企业邮箱来收发邮件。

2.企业邮箱只限工作业务使用，任何人不得利用其收发私人信件和注册论坛、不良网站等。

3.使用企业邮箱的用户客户端必须安装杀毒软件，防止通过企业邮箱传播病毒，不要打开或运行来历不明的邮件及附件，以免遭受病毒邮件的侵害。

4.在使用企业邮箱时必须遵守国家有关的法律和法规，严禁制作和传播垃圾邮件及诈骗邮件。

5.企业邮箱使用人员必须经常接收邮件，及时清理邮箱垃圾邮件，如收到系统容量满的警告信息时,要及时清理邮箱或申请扩容,避免邮箱因容量满而不能正常收发邮件的问题。

6.以WEB方式登录企业邮箱时，尽量不要使用“记忆密码”的功能，特别是在公共地方登陆时。

7.公司员工离职当天,其所属部门领导须在第一时间通知IT管理员,注销其邮箱。

8.邮箱密码应该定期修改，尽量使用复杂密码，任何人不得擅自将邮箱密码透露给他人。如果忘记邮箱密码,可通知IT管理员修改密码，修改完成后使用人应及时修改密码。

9.要做到不明邮件不回复，尽量少用自动回复，以避免收到更多的垃圾邮件。

10.未经公司同意,不得发布广告或具有广告性质的信息和电子邮件。

第二篇：电子邮件系统培训总结

培 训 总 结

时间：年月日星期 地点：办公室会议厅 主持人：

参会人：

培训主题：《电子邮箱系统使用技巧》

一、成果

今天下午五点，《电子邮箱系统使用技巧》的内部培训在广西瑞川燃气会议室顺利的结束。本次培训由主持，并同步电话连线北京总公司，共计十三人参加了培训。本次培训以讲授方式为主，图文并茂，配合详细的幻灯片演示，并向学员发放了讲义。各个学员都认真做了记录，并积极发问、讨论，达到了预期的培训效果。分别提出了几个重点问题，在解答中，所有学员共同参与了讨论，气氛融洽，场面热烈，最后达成一致，使问题得到了较完善的解答。

二、不足 本次培训为总公司第一次内部培训，参加学员又分隔在两地，存在一些不足，也暴露出了一些可以改进的地方。主要有以下几点： 1.在讲稿的制作和准备上，应该多以图片为主。根据具体培训的内容，讲稿方式应该相应的做调整。例如说，电脑技巧的内容，则应该多以图片、截图或演示为主，而只配少量的文字叙述。

2.在培训过程中，应该有所停顿，与学员沟通，确保听众跟上了讲师的节奏。在与学员的沟通中，应该鼓励学员当场提出问题，和大家共同分享解答过程。

3.在未来的电脑技术方面的培训中，应加入同步的电脑演示，或者让学员有机会当场用电脑操作。只有亲自使用过，才会深刻的理解。

4.在未来的培训过程中，应该录音或者录像，保存每一次的培训记录，供反复学习也便于讲师的自我提高。结束后，应该发放培训满意度调查表，并要求匿名填写，为主讲师评分。

5.讲师完成培训后，应该跟踪学员学习效果，必要时候对学员进行考核。

年月日

第三篇：(申请书范本) - 深圳市政务邮件系统

（申请书范本）

关于印制境外印刷品的申请

深圳市新闻出版局：

兹有我XXX厂（公司）系一家XXX性质的企业，主要从事XXX的经营，是XXX（企业类型），现受XXX厂（公司）委托印制（出版物、彩盒、说明书、笔记本等）XXX公斤，需要进XX料XXX公斤。本次加工贸易合同号：XXXXX，有效期至XXXXX止，监管海关：XX海关。

本厂（公司）保证：本厂（公司）所提供的申请材料均真实合法，并负责对各项具体印件内容进行初审。如果其内容含有政治、宗教、民族、地图、性文化及人体艺术等“五类”内容的，我厂将按照管理规定到有关部门办理相关的审查批准手续。

请批准为盼。

XXXX厂（公司）（盖章）

XXXX年XX月XX日

第四篇：邮件系统使用责任承诺书

邮件系统使用责任承诺书

为了保证本教育系统电子邮件系统安全，用户在使用邮件服务期间，承诺承担如下责任：

一、遵守《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》、《计算机信息网络国际联网安全保护管理办法》等有关规定。

二、遵守教育系统信息网络各项安全管理制度、办法和程序。同时遵循以下要求：⑴ 个人邮箱仅限本人使用，禁止以任何形式转让他人使用；邮箱密码由用户自行保管。⑵ 工作邮箱是专用于处理某项业务的公用邮箱，原则上由多人使用，禁止以任何形式转让给本工作范围以外人员使用。工作邮箱由申请单位指定责任人签订本责任承诺书，责任人要承担业务安全责任，监管业务邮箱其他使用人遵守相关管理办法和安全规定。⑶ 电子邮箱传送的信息必须遵守国家有关法律、法规和教育系统有关规定，用户对自己的邮箱使用活动负安全的法律责任。

三、保证不得通过免费或收费邮件系统制作、发布、传播以下信息： ⑴ 违反宪法所确定的基本原则的。

⑵ 危害国家安全和利益，泄露国家秘密，颠覆国家政权，破坏国家统一的。⑶ 煽动民族仇恨，民族歧视，破坏民族团结的。⑷ 破坏国家宗教政策，宣扬邪教和封建迷信的。⑸ 散布谣言，扰乱社会秩序，破坏社会稳定的。

⑹ 传播淫秽、色情、赌博、暴力、凶杀、恐怖或者教唆犯罪的。⑺ 散布个人隐私，侮辱或者诽谤他人，侵害他人合法权益的。⑻ 其他有关法律、法规禁止内容的。⑼ 损坏单位利益，破坏单位形象的。

承诺人： 日期：

第五篇：Notes 邮件系统常见问题解析

Notes 邮件系统常见问题解析

摘要: Lotus Domino/Notes 邮件系统现已成为气象部门必不可少的工具，它是目前最为流行的文档数据库系统之一，作为群件系统，它利用自身强大的功能，在企业、政府办公自动化方面的应用越来越广。本文分析了气象部门在使用Notes 邮件系统过程中通常会遇见的数据库出错、服务器无响应及用户切换等一些问题，并给出了相应的解决办法。关键词: 邮件;用户切换;数据库

引言

Lotus Domino/Notes 邮件系统是目前最为流行的文档数据库系统之一，作为群件系统，它利用自身强大的功能使其在企业、政府办公自动化方面的应用越来越广。目前，气象部门就采用Lotus Domino 服务器作为平台，Lotus Notes 作为操作系统来实现邮件的发送。在使用Notes 邮件系统过程中通常会遇见一些问题，本文对这些问题进行了分析，并给出了相应的解决办法。Notes 邮件系统简介

Lotus Domino/Notes 邮件系统是目前全国气象部门内部使用的一个群件工作平台，既具有足够的信息安全性，还具有管理方便、使用简单的优点。它是一个包括邮件收发功能在内的、可提供强大管理功能和个性设计的实用性邮件系统，是一个集通信处理、文档存储和丰富的应用开发环境于一体的办公软件，支持在各种不同计算机平台和包括Internet 在内的各种网络之间共享各种类型的数据。Lotus Domino /Notes 分为服务器端和客户端，应用在不同的主机上。Lotus Domino 服务器提供了功能强劲的平台，Lotus Notes 作为Lotus Domino 服务器使用的客户端软件，提供了消息传递和协作功能［1］。2 Lotus Domino 升级、维护时遇到的问题

随着气象信息现代化建设的进一步发展，新的业务管理及办公应用需求不断增加，Lotus Domino 现已完成从R5 升级为R8 版本的升级优化工作，升级优化后，气象部门的Notes 邮件服务器得到了很大的改善，由原来的中央节点中转分发改变为直接点对点通信方式，在邮件的回收、修改、离线处置以及地址本等作了升级处理，解决了原先存在的软、硬件隐患问题。升级过程中，对新版本的mail 数据库升级、邮件库删除及用户注册都和R5 版本的操 作过程一样，但在新版本上注册的用户是不能用老版本的Lotus Notes 打开的，只能通过新版本打开，新版本的客户端不影响老版本所注册用户的使用。

对于Lotus Domino 服务器端，管理员有时会把name 和henanname 搞混，name 和henanname 分别为Notes 邮件中CMA Address Book 和Henan Address Book 地址本的数据库，有时在上级管理员要求升级地址本的时候，会出现个别用户在地址本中丢失的现象，但能在CMA Address Book 地址本中找到此用户，这种情况只有等此次升级与河南省气象局同步后，河南省气象局的Henan Address Book 地址本的添加或者更新才能被所有用户看见。henanname 只是个地址本数据库，和注册用户无关，这也是河南省气象局已经将用户地址加入河南地址本中，而地市气象局在河南地址本中却无法找到的原因。

如: 注册了“郑州局农气中心”用户后，在CMA Address Book 地址本中可以找到此用户，但在Henan Address Book 地址本里面却找不到。原因是在上次同步升级的时候只升级了CMA Address Book 地址本(即Lotus Domino 服务器端name 数据库)，而没有升级Henan Address Book 地址本(即henanname 的数据库)，因而无法在Henan Address Book 地址本中找到“郑州局农气中心”用户。解决此问题的方法为: 每次升级同步完成之后，如果Henan Address Book 地址本里的个别老用户没有了，或者以前删过的又在地址本里，这种情况应找上级Notes 管理员进行修改，因为河南的地址本只是河南省气象局建立一个组后，把用户给加进去而已，是河南省气象局手动添加、删除建立的，有时候不一定每个用户都给加进去或者删除掉。客户端用户在使用Notes 系统时可能遇到的问题

用户在使用过程中，往往因为对整个系统不熟悉，使用操作不当而影响整个Notes 系统运行效率。为此，对于常见的一些操作故障及使用技巧加以说明。

3．1 TCP/IP 文件丢失

在使用Notes 客户端打开邮件时，会遇到“TCP / IP 文件丢失”的错误而打不开邮件，这个问题最常见的原因是hosts 文件里查找服务器路径丢失，在这种情况下客户端无法找到路径而打不开邮件。解决办法可以打开“C: WINDOWS system32 drivers etc”中的hosts 文件看“noets 服务器ip bezz_ 所在城市”语句是否丢失，如果丢失，一般情况下只要加上 即可正常使用。

有些时候，当把hosts 文件中语句添加保存好后，当时能正常运行，但Notes 客户端关闭后再次运行仍然提醒“TCP /IP 文件丢失”，这种情况下就要考虑电脑是否染上病毒。首先查看ECT 文件夹中的hosts 文件，如果是hosts 文件丢失，而不是hosts 文件中语句丢失，则将其他hosts 文件复制进来再重试;如果仍然出现上述情况则可能是木马问题，一般用强杀木马程序查杀后就能正常使用。在工作经验中经过多次排查，怀疑这种反复丢失hosts 文件的问题是auto 木马病毒，可以在查杀完病毒后打个auto 补丁使其更安全。

3． 2 Notes 的个人用户和科室用户无法相互切换

有些用户因为工作需要建立了个人用户，客户端需要在个人和科室之间互换转换，但用户在互换的过程中，有时会遇到被提示“ID 用户没有权限访问数据库”而不能进入邮箱。这是因为在安装过程中，用户在邮件文件的设置中会略有不同。一般在安装用户切换的时候都是直接在客户端邮件的场所中添加场所进行设置邮件文件，而不再重新安装客户端，如果自行设置和安装时自动产生的邮件文件设置不符，就会有上述错误出现而不能进行切换。解决办法就是将这两个用户端都用安装客户端的方法安装，分别查看两个用户的“邮件文件”项是如何设置的，比如有些邮件文件的设置是“用户缩写地区名称”，而有些则是“mail 用户缩写． nsf”，将其用户设置按照安装时设置即可解决其无法相互转换问题。

3． 3 访问用户邮件时提示找不到数据库

在客户端添加了另一用户后打开此用户邮箱时提示找不到数据库，可按照如下步骤来解决: 首先看Notes 客户端邮件场所设置里的邮件文件“邮件． nsf”与服务器根目录下dimino louts data mail 文件夹中的邮件名称是否相符，即邮件文件那项是否与服务器根目录下dimino louts data mail 里的“邮件． nsf”一致，如不一致，就在服务器中查找出正确邮件 名，将场所设置里的“邮件． nsf”改写为与服务器上一致即可。

3． 4 用户发送邮件不成功

当客户端打开邮件时提示数据库坏，用户自己还能打开所收到的邮件内容，但无法发送邮件，即使以管理员身份打开此用户，Notes 仍然提示“数据库坏，无法打开”，这种情况下可能是现有的数据库出现了问题。解决此问题可以将服务器端以前备份的“邮件用户． nsf”(数据库)覆盖到现在用的数据库上即可正常运行(用户的所有数据库都在服务器的mail 文件夹中)，要注意的一点是使用以前备份的数据库后，新日期的邮件都将丢失，如果出现此情况，应先通知用户进行邮件备份，以防重要邮件丢失。

3． 5 客户端用户打开Notes 时提示无权访问数据库

如果客户端用户打开Notes 时提示无权访问数据库，应该是用户权限没有设置正确。解决方法为: 管理员先查看服务器上此用户的mail 文件，通过管理员身份打开此用户邮件，打开后点击邮件中“文件”—“ 应用程序”(R8 版本的Notes)/ 数据库(R5 版本的Notes)，在存取控制中查看存取级别是否为管理者，如果不为管理者则将其改正为管理者即可。

3． 6 Notes 客户端提醒Notes 空间不足

R8 客户端Notes 个别用户发送邮件时多次提醒“Notes 空间不足，需要删除文件，无法保存发送文件”的问题。解决办法为: 删除用户过大文件，再用管理员用户(Administrator)登录，把该用户邮箱的配额适当放大并压缩处理，或者用户删除邮件后系统理员在Domino 服务器界面中键入“loadcompact mail”命令，对用户邮箱数据库进行压缩，其中“mail”是指存放邮件数据库文件的mail 目录。

例: “市局农气中心”为R8 新建立的用户，在发送时总提醒错误，通过释放服务器数据库邮件空间后仍无法解决，检查发现它的邮箱里有两个大于180 M 的文件，删除一个后，由之前的提醒数据库大小当前已达到400 M 变为200 M，将两个都删除后，邮箱变为正常，R8 邮箱有自己的数据库提示，所以里面存放过大的邮件会有提示。