高效会议管理技巧PPT大纲专题

第一篇：高效会议管理技巧PPT大纲专题

高效会议管理技巧(PPT大纲)

主讲：张小彤 课程目标

•了解会议的目的、种类和体系 •了解会议效率不高的原因及对策 •掌握有效为会议做准备的要领 •掌握会议中的沟通和反馈技巧 •掌握会议主持人的会议管理技巧 •学会提高会议效率和质量的技巧

第一讲 当今会议面面观

•会议的意义 •会议的目的 •会议的种类 •会议的频繁

•会议成本的计算

集思广益图 会议的意义

•会议是一个集思广益的渠道

•会议显示一个组织或一个部门的存在 •会议是一种群体沟通的方式

会议的目的•开展有效的沟通 •传达资讯

•监督员工、协调矛盾 •达成协议与解决问题 •资源共享 •开发创意 •激励士气

•巩固主管地位

达成协议与解决问题 会议的种类 会议的频率

会议成本的计算

•会议的时间成本 •直接的会议成本

•效率损失成本

第二讲 会议效率不高的原因及解决方案

•会议效率不高的原因及预防性管理 •高效会议的八大特征 •会议规范

高效会议的预防性管理

（二）5.参会者要有听的技能 6.要充分作好准备工作 7.明确开会原因及目的 高效会议的八大特征

•只有必要时才召集 •好好筹划过

•拟订和分发了议程表 •遵守时间

•一切按部就班

•请了最有经验的和有才能的人出席 •作出了评论和归纳

•记录所有决定、建议和负责人

会议规范种类

•时间安排方面的规范 •固定的会议流程规范 •会议本身要遵守的规则

固定的会议流程规范

会议本身要遵守的规则

（一）1.参会者要将工作安排交给会议主席 2.超过1小时的会议要有书面的通知 3.所有参会者都要有准备发言的心态 4.会议要能准时开始、准时结束

5.负责人对决议能否达成负主要责任 会议本身要遵守的规则

（二）6.在会上要维护别人的尊严 7.要有人提出不同的意见 8.会后要能拿到书面的记录 9.参会者要履行反馈职责 10.要请第三方监控会议质量 第三讲 开会前的准备工作

•是否要开会

•准备工作的作用 •1H5W

•准备工作核对单 •主持人的准备工作

准备工作的作用

•选择最恰当的选择方式

•使参会者能对讨论有清楚的方向可循 •清楚的告知参会者应有何种行为表现 •节省时间与减少冲突

会议准备的5W1H法

主持人的4个准备设定沟通目标制订行动计划预备可能的争执进行SWOT分析 SWOT分析

第四讲 成功会议的五种策略 如何做开场白

•定义：3~5

分钟的谈话，系统、简洁及有明确宗

旨。•内容：开会目的，时间安排，议事方式，纪律规则等。

•程序：

•概观会议进行程序；

•提供与会议有关的资讯； •规范议程；

•指定会议记录者；

•征求对议程设计的意见。

如何分配发言时间

主持人的发言时间应掌握在20%要尽量保证每个人发言机会均等；尽量开成一种互动的会议氛围。

如何掌握议事进度

•语言方式 •非语言方式

如何达成决议—决策方式彼德·德鲁克决议法：

•用足够多的时间检视困难所在，并是参会者达成共识

•列举或图示各提案并开始讨论

•客观比较各提案的优劣，避免意气之争 •估计各提案之获益律

•估计有无采集更多参考资料的需要 •征求反对意见

•以中立角度检视正反意见 •寻求与会者对各题案之认同 •对提案做适当的休整与妥协

•确认议事结果

•组成或指定议案执行的监督单位。

4种群体决策 4种团队决策法 头脑风暴法 德尔菲法 思路转换法 易地思考法

第五讲 会议中的沟通与反馈技巧

会议中的沟通

会议中的反馈技巧

沟通的漏斗 沟通的定义 沟通金三角

沟通的冰山模式 有效沟通原则

有明确的沟通目标 有明确的时间约束 重视每一个细节 积极倾听

努力达成目标

造成沟通困难的因素 •缺乏自信，主要因为知识和信息掌握不够•重点强调不足或条理不清

•不能积极聆听，有偏见，先入为主，判断错误

•按自己的思路思考，忽略他人的需求 •失去耐心，造成争执

•准备不充分，没有慎重思考就发表意见 •时间不充分 •情绪不好 •语言不通 •大脑过滤 •记忆力差

如何建立信任

找共同点

适当展示自己的能力和水平适当暴露自己脆弱的地方 不必说出所有的真相

会议中的反馈技巧 批评三部曲

第六讲 主持人的会议管理技巧

倾听的技巧

实际的说话技巧

倾听 是暂时忘掉自我的思想、期待、成见和愿望。全神贯注的理解谈话者的内容，与他一起去体验，感受整个过程。这是一种管理技巧，可以通过学习和锻炼得到提高。倾听的礼节

听听别人的故事

听听别人完整的故事 先听听别人完整的故事

倾听的技巧

点头且微笑 眼神的接触

发出倾听的声音 身体向前倾 重复和总结 必要时做记录

倾听的误区

别人说话时你在想你自己的事 边听边与自己的不同观点比较 经常打断别人的谈话 为演讲者结束他的演讲 忽略过程只要结果

仅听自己想听或愿听的东西

精力不集中，易被其他东西干扰 表达感受的两句话 说话技巧

展示 探询 评论 建立

测试理解情况

第七讲 如何对待会议中的意外情况 与“cicada蝉”相遇

与“shark鲨鱼”相遇 与“donkey驴”相遇

遭遇“rabbit tracking兔子般追踪” 与“crab螃蟹（跑题者）”相遇

与“cicada蝉”相遇

讲故事（和讨论的主题无关）

讲了很长才进入主题

讲的太模糊，没有具体事例 拒绝倾听别人的主要观点

对于“cicada蝉”的解决

可用话语或非语言的暗示

事先提醒关于会议的程序和时间限制 用总结的方式结束

与“shark鲨鱼”相遇

有攻击别人的倾向

总是给予消极的、否定的意见

对付“shark鲨鱼”型发言者的办法

•非语言性打断 •重申会议规范 •反问法

与“donkey驴”相遇

过于敏感

防卫性很强，心中有面墙 不能站在别人的立场看问题

对付“donkey驴”型发言者的办法

点名发言 重复问题

突出他的贡献

遭遇“rabbit tracking兔子般追踪”

质疑正在使用的程序

总是提议不同的程序或建议

解决的方法：

1.肯定他的贡献

2.重申可以试用现在的程序 与“crab螃蟹（跑题者）”相遇 开会的同时一并做别的工作 私自进入小团体讨论 时常接电话 瞌睡

其他：以笔敲桌，背对发言者，故意看别处等

对“crab螃蟹”型发言者的办法

•强调时间压力 •重申会议规范 •带入别人

•短暂沉默

第八讲 主持人与参会者的守则与责任

主持人的守则与责任 参会者的守则与责任 如何处理会议中的冲突

主持人的守则与责任 营造和谐气氛 按照议程进行

正确讨论总结内容

引导发言者解释使人困惑的发言 帮助参会者理清不假思索的想法

尊重别人，避免会中意见一边倒的情况 减少与议题无关的争辩和讨论 保证中立态度

主持人作为矛盾调停者的失败表现 听完陈述后，就没词了 向双方之一表示赞同

阻止对方宣泄，建议双方冷静下来后再谈

认为双方都有错误，指出两者各自存在的问题 建议举行一个你可能不是主持人的求借方法会议

引导双方攻击你 缩小问题的严重性 换话题

当双方争执时，表达不愉快的情绪 参会者的守则和责任 会前充分准备

会中全情投入，贡献自己的创意与意见 以解决问题为己任

开放的心态，摒除部门之见 尽可能多的获取信息

耐心聆听，尊重他人的意见 勇于发言，言之有物

不隐善扬恶，不人身攻击 避免不当的肢体语言 会后总结

如何处理会议中的冲突 第九讲 会议记录

会议记录者的功能 谁能胜任会议记录者 对会议记录的10大建议

会议记录者的功能

仅次于主持人

记录及维持议程所设计的顺序

协助主持人总结与归纳

会议记录者的才能

反应快 写字快 知识面广

记忆力特别强 组织能力强 倾听能力强 总结能力强

会议记录的10大建议 团队会议的误区 社会性懈怠

团体思维

团体极化

第十讲 会后跟进

作参为者的会后跟进 作为主持人的会后跟进 自我评定

怎样提高下次会议的质量 关于习惯

参会者会后跟进的内容

拿到会议记录以后要细读 分析不同参会者的众生相 考虑自己任务的完成方法 会议是一项新任务的开始

主持人的会后跟进

•请大家填写会议评估表 •针对意见做出改进措施 •询问和联络缺席的同事 •制定跟进计划，负责跟进 •如有需要找高层协助

•如计划进行顺利，取消下次会议 •会议之后检讨得失

主持人会后自我评定问卷

（一）•在开会中有没有人误解过我的意思？ •我有没有在别人谈话时跳到其他话题？•有没有在会前让员工了解会议的内容？•面对别人说话的时候是不是很紧张？

主持人会后自我评定问卷

（二）•是否遇到只有主持人说话而没人参与？

•谈话结束后是否确认别人明白了你的意思？ •在分派工作时大家是否都看着我而不提问 •总会把事情的前因后果呈现给别人吗？

•是否提前考虑把复杂的问题用平易近人的方法

表达出来？

•是否会在会议结束时问大家还有什么问题吗

提高下次会议质量 只有必要时才开会会前要做准备 事先颁发议程

准时开会准时结束

有意识把握会议的方向

注意力集中在政策和行动上 会议记录应阐明最后的结论 会议成功只有用结果衡量 强调实施所有的决定

鼓励沉默的人发言，阐明糊涂的观点，删除重复的话题

改变旧时的习惯

写下想改变的习惯

写下你的目标

列出习惯带来的问题 列出改变习惯的好处 奖励自己 坚持21天

回顾新的习惯行为

第二篇：高效会议管理大纲

《高效会议管理技巧》培训大纲

课程背景

如果你是一个普通职员，你一生中用来开会的时间，保守地估计也有9000小时；如果你是一个中层管理者，每周可能有35%的时间用于参加和主持各种会议；如果你是一个高层管理者，则可能超过50%；从财务数字来讲，大多数组织直接花在开会上的费用占人事办公费用的7-15%....因此，会议是企业管理中的重要工作内容。

会议的实质是什么？会议与领导有什么密切关系？如何有效运用会议管理达到事半功倍的预期目的？如何掌握开会的艺术，成为会议高手？这些就是本课程分析与探讨的内容。

课程目标

学员将能够掌握以下知识与技能：

1.明确会议的成本与价值

2.了解管理以及会议理论

3.学习会议管理方法技巧

4.掌握控制管理特殊会议

培训大纲：

一、会议面面观1． 引言2． 会议的重要性3． 会议的目的4． 会议的种类5． 会议的频率6． 会议成本的计算

二、跨越会议“陷阱”1．[陷阱]会议太频繁2．[陷阱]会议时间太长3．[陷阱]领导太独裁 4.[陷阱]讨论结构松散

三、开会前的准备工作1．引言

2．如何判断会议是否举行3．会议准备的内容4．主持人如何做会议准备

四、成功会议的五种策略1.引言2.如何做开场白3.如何分配发言时间4.如何掌握议事进度5.如何达成会议决策

五、会议中的沟通与反馈技巧1．引言

2．会议中的沟通技巧3．会议中的反馈技巧

六、主持人的会议管理技巧1.倾听技巧2.讲话技巧3.情景模拟

七、如何对待会议中的意外情况 1.“蝉”型发言者的症状及应对办法 2.“鲨鱼”型发言者的症状及应对办法 3.“驴”型发言者的症状及应对办法 4.“兔子”型发言者的症状及应对办法 5.“螃蟹”型发言者的症状及应对办法 6． 情景模拟

八、主持人与参会者的守则与责任1.主持人的守则与责任2.参会者的守则和责任

3.主持人和参会者怎样达成协议 4．如何调动参会人员积极性；

九、会议记录

1．记录者功能和胜任条件2．对会议记录的十大建议3．团队会议的误区

十、会后跟进1．引言

2．参会者如何进行会后跟进3．主持人如何进行会后跟进4．自我评定

5．如何提高下次会议质量

十一、会议管理工具 1． 会议准备检核检核表 2． 企业会议主持准备表 3． 企业会议议程记录表 4． 企业会议议程检核表 5． 企业会议效果检核表

第三篇：高效会议管理技巧之一

高效会议管理技巧之一：新时代的开会技巧

你会开会吗？你会会议管理吗？笑话！谁不会开会？

那你如何开会，如何管理会议呢？是老三部曲：宣读文件--表态发言--举手表决？还是新三部曲：听取汇报--集体讨论--拍板定夺？都对又都不对，这样做诚然没有什么不妥，但是效果呢？

俗话说得好“识时务者为俊杰”，现在是移动互联网的时代。移动互联网和传统互联网相比，具有“小巧轻便”和“通讯便捷”两大优势。那么，身处移动互联网时代，你真的顺应潮流投身其中，还是一位outman？你知道怎么在移动互联网时代高效的组织会议吗？下来，小编就来分享几点新的会议方式：

1.首先要有一款合适的会议设备/软件。

移动办公，不可能随身带着笨重的会议设备，所以最好的方法是在手机上安装一款会议软件，如“会议微站”，可以利用小小的会议轻应用就能管理起重大繁琐的会议任务。

2.会议主持人在提升会议效率方面起着重要的作用。

开会时要有明确的会议主题，第一、第二、第三，要有条不紊控制会议节奏。发现有延伸话题的，要及时打断，回归会议主题。如个别参会者身处嘈杂环境而暂时无法避免的，可以用“会议微站”的禁言功能，过滤掉影响会议的杂音。轻松管理会议整理秩序。

3.会议纪要数字化

会议结束后，会议主持人或者指定的记录人员，可以在“会议微站”软件的通话记录上创建会议纪要，把会议结论一二三明示，让所有参会人员都能收到看到，并定期将和会议结论有关的工作进展添加进会议纪要，形成一个完整的闭环。

4.提供良好的开会氛围

开会需要一个良好的会议氛围，当大家都能尽快进入你设定的会议氛围时，会议的进行会非常顺利的。“会议微站”的会议互动功能，能提供多种互动场景，如：在线提问、互动游戏、微信上墙等，不仅能活跃现场气氛，更能加深参会者之间的交流沟通，促进会议高效进行。

以上就是小编今天为大家分享的高效会议管理技巧系列之一。希望小编的分享能激发大家更多的会议灵感。更多会议管理方法和会议方案，欢迎关注我们的官网微信公众号，尽享更多干货。

第四篇：高效会议管理技巧

《高效会议管理技巧》各讲主要内容：

第一讲 当今会议面面观

1．引言

2．会议的意义

3．会议的目的4．会议的种类

5．会议的频率

6．会议成本的计算第二讲 会议效率不高的原因及解决方案

1．会议效率不高的原因

2．如何进行预防性管理

3．会议规范

第三讲 开会前的准备工作

1．引言

2．如何判断会议是否举行

3．会议准备的内容

4．主持人如何做会议准备

第四讲 成功会议的五种策略

1.引言

2.如何做开场白

3.如何分配发言时间

4.如何掌握议事进度

5.如何达成会议决策

第五讲 会议中的沟通与反馈技巧

1．引言

2．会议中的沟通技巧

3．会议中的反馈技巧

第六讲 主持人的会议管理技巧

1.倾听技巧

2.讲话技巧

3.情景模拟

第七讲 如何对待会议中的意外情况

1.“蝉”型发言者的症状及应对办法

2.“鲨鱼”型发言者的症状及应对办法

3.“驴”型发言者的症状及应对办法

4.“兔子”型发言者的症状及应对办法

5.“螃蟹”型发言者的症状及应对办法

6． 情景模拟

第八讲 主持人与参会者的守则与责任

1.主持人的守则与责任

2.参会者的守则和责任

3.主持人和参会者怎样达成协议 第九讲 会议记录

1．记录者功能和胜任条件

2．对会议记录的十大建议

3．团队会议的误区

第十讲 会后跟进

1．引言

2．参会者如何进行会后跟进

3．主持人如何进行会后跟进

4．自我评定

5．如何提高下次会议质量

第五篇：高效会议管理技巧

学习课程：高效会议管理技巧 单选题
1.对1H 5W 的说法不正确的是： 回答：正确

   

A 讨论的话题属于5W 中的一项内容 B 参加者属于5W 中的一项内容 C 1H 5W 是指会议准备工作需要特别注意的5个方面 D H 代表规章制度 回答：正确

2.会议开场白一般控制在几分钟之内？

   

A 1-2分钟 B 2-3分钟 C 3-5分钟 D 6-7分钟 回答：正确

3.根据统计调查，会议最合适的人数一般为几个？



A 10-13

 B 6-9  C 5-7  D 3-5 4.面对一些非常容易滔滔不绝的发言者，主持人不应做的而是： 回答：正确

 A 转移说话对象  B 尽量缩短其发言的时间  C 让其最后发言  D 采用一带而过的方法 5.哪一种不是正确的倾听方式？ 回答：正确

 A 只听自己感兴趣的东西  B 保持点头且微笑  C 发出一些倾听的声音  D 身体前倾 6.如果与会人员超过10人，会议布局应该是： 回答：正确

 A “Ｕ”字型  B 阶梯教室的形式  C 圆桌型  D 半岛型 7.能提高成员实施决策的积极性的决策方式是哪种？ 回答：正确

 A 权威决策  B 少数服从多数决策  C 共识决策  D 无异议决策 8.对会议成本说法不正确的是： 回答：正确

 A 会议的时间成本不直观时，可以转换为金钱成本  B 由于管理效率下降而造成的损失，是效率损失成本  C 会议场地费、文件准备费属于直接的会议成本  D 因不能及时接听重要客户的电话而损失一大笔生意属于会议的金钱成本 9.在沟通漏斗中，你心里想的是100%，真正被别人理解并消化了的是： 回答：错误

 A 80%  B 60%  C 40%  D 20% 10.解决冲突最理想的方式是： 回答：正确

 A 妥协型  B 回避型  C 迁就型  D 协作型 11.不属于主持人责任的是： 回答：正确

 A 减少与议题无关的争论  B 按照议程进行  C 保持中立态度  D 积极发表自己的见解 12.哪一个不属于高效会议的特征？ 回答：正确

 A 一切按部就班  B 遵守时间  C 拟订和分发议程表  D 定期开会 13.哪一个不属于高效会议的特征？ 回答：错误

 A 只有在必要时才召集  B 记录所有决定，建议和负责人  C 会议在即将午饭时进行

 D 一切按部就班 14.哪项不属于会议规范的内容？ 回答：正确

 A 超过1小时的会议应有书面通知  B 部分与会者要准备在会上发言  C 必要时请第三方监控，以保证会议质量  D 所有与会者应承担起对会议质量进行反馈的职责 15.如果是全体会议，会议布局应该是： 回答：正确

 A “Ｕ”字型  B 阶梯

教室的形式  C 圆桌型  D 半岛型