会议公司--会议服务指南 -

第一篇：会议公司--会议服务指南 -

会议接待流程

（主办方：主办单位；承办方：承办单位；协办方：会务公司）一：会议资料准备

1：学习资料（主/承办单位提供）

2：《报到册》、《会议指南》、《会议日程》、参会者到达消息。（主/承办单位提供）

3：会议资料（报道须知协办方根据要求/参会人数刷印）

4：领导发言稿（主、承办单位提供）

5：会议用背景墙图片（主/承办单位提供）

6：幅(欢迎布标、会议室布标)(主/承办方提供)

7：会议礼品（主/承办单位按参会人数准备）

8：会议代表证（主/承办单位提供）

9：会议用餐券（协办方提供）

二：设备及设施准备

1：投影仪

2：广告牌按设计稿制作好，根据要求准备

3：会议室一间（根据参会人数预定）

4：车辆准备(根据要求安排接送站服务)

5：麦克风根据会议要求提供

6：订制领导座次牌（根据要求安排）

7：会议形式：座谈/桌形式/剧院(按要求安排)

三：会前准备工作程序

1：根据会务组要求，代表报到前，会议室会场布置(或分组讨论)（会标、广告牌、灯光、音响、多媒体、投影仪、电源、桌椅、茶杯及服务员安排）按要求落实到位。

2：据酒店提供的房况表，报到前两天与先到达的会务组人员协商确定会务组房间，选定领导、专家及主要代表入住的楼层、房间类型、房号、需要放置的水果种类及特殊安全保卫工作。3：提前检查餐厅环境卫生，桌椅摆设、餐具的完好程度，再次落实菜单及服务到位情况。

4：提前完成会议所需的代表证、发放的资料、签到表、就餐卡、广告牌、商家展板及宣传设 备的摆设位置，电源、灯光亮度、通道畅通等情况，会间摄影、摄像设备，人员的准备。5：与酒店保安部组成会议安全组，在会议期间加强门卫、楼层行查，杜绝安全隐患的发生。6：在大堂、楼层、餐厅、会议室、电梯等处帖上会议指示箭头。

四：会议其它费用开支预算

1、按实际消费结算（会议用房、餐、会议室、车、发票、旅游费、会议杂费支出（如课酬、横幅、茶歇等各报销项目）等。）

五：会场布置

1：布场。

2：按会议规定的要求布置好会场。

3：设立会务人员发放会议用品及文件，维护会场秩序。

六：人员安排（财务人员、房餐、旅游咨询、总勤（老师、会议室、车辆））1：根据会议需求安排会务接待小组:如财务人员(收费),住房登记员，票务，考察咨询，督导人员（至房间、餐厅、电梯、会议室）

2：会议全程督导人员，负责落实会议室布置、茶水供应及服务

3：车辆小组：根据会议实到人数，落实车况好、驾驶技术好的配套车辆。此小组负责会议临 时接待服务工作。如：专家、领导临时出行，就餐、会见等活动的车辆。

4：旅游接待小组：根据参加考察人数安排每车一位优秀导游，负责代表的服务

5：生活小组：此小组负责会议用餐的时间、人数及相关的一些服务，确保代表会议期间的生 活服务

七：发票的开据

在会议前通知上注明由我方协办、会议期间我方根据代表实际消费/需要(会议主办方要 求)，开据正式发票（会议发票/酒店的住宿发票）。

八：会议接站

1：会议报到当天，安排接站。

2：人员及车辆安排

1）：接站车辆：根据主办方要求派车

2）：领导、专家由会务组统一安排，根据航班、车次，派专人专车接送，有特殊要求的提前安排，保证准确安全接待。

九：会议报到

1：在酒店大堂设“报到处”、“收费处”、“考察咨询处”、“票务处”

2：报到登记时，填写姓名、单位、职务、身份证号码、通讯地址、电话、收费金额、入住金 额、入住天数、房间号、考察线路等。

3：提醒代表贵重品免费寄存总台、保管好个人财物，耐心、细致地解说会议报到须知及有关 事宜，及时妥善处理好代表要求。

4：根据主办方要求传达通知、指示，准确发放会议资料、纪念品、餐券、考察等会议用品5：代表报到后，由行李员引导入住，同时办理行李寄存

6：提前打印会议通讯录并与会务老师校对，及时发给代表

7：会务组24小时有专职服务，随时接待安排参会代表

十：会议期间

1：要求酒店落实叫早/叫醒服务

2：准确统计用餐人数并安排代表用餐，及时解决会议期间临时发生的问题，确保会议正常进 行

3：落实会议室布置情况、根据上课时间接送讲课老师、维护课堂秩序

4：安排好旅游线路、落实返程机、车票的登记

5：及时统计票务预订情况、考察人数、行程立即同旅行社计调反馈

6：与酒店 公司财务人员协调好票据的开取

7：准备统计返程的人数、时间、日期、确定代表返程

8；会议财务人员核准账单（根据收据填写收费明细、制作会议账单）（根据账单核准旅游/返 住等信息）待准确无误后安排落实到位。

十一：会议考察

1：代表的安全问题

1）、要求每个环节的接待人员做到严格的保密制度、确保代表的人身安全。

2）、我方承诺确保代表返程机、车票，并根据主办方要求按代表返程时间及方向分批送行，取保顺利返程

十二：会议结束工作

1：会议结算

1）：我方向会务给出书面报告，交会务组审核。并列《会议结算清单》，包括此会议的实际人数、天数、实际用餐标准及情况、用房标准及情况、考察人数及会议期间其它费用开支，我方承诺快捷、准确无误。

2）：我方本着多年的办公经验，为会务组在各项费用开支中，争取最大的利益。2：会议返程

1）：我方根据主办方要求统计代表返程机、车票时间及方向，分批送站，使代表顺利返程。

2）：我方可根据会务组需要派专人、专车、提供满意的送站服务。

3）：我方向代表全面征求意见，了解此会议的满意程度，并向主办方反馈。

第二篇：会议服务指南

一、根据客户的意愿、要求，策划、组织、执行会议的各项接待工作，让会议客户放心、满意最大化；让会议接待服务优质最大化。

二、免费代订各星级酒店、各级餐厅、各种会议室并给予客户最优惠内部协议价，做好会议用房、会议用餐、会议室的使用等各项工作。

三、会议期间免费提供1-2名经验丰富的接待人员全天协助会议工作（包括办理代表签到、解释、资料整理分发、分房、展台规划及会场布置等工作），做好会议期间的协调服务工作。

四、按要求安排会议接站工作，指派专车到机场、火车站免费接送参会代表，免费代订返程飞机票。

五、按要求为其提供相关的外语翻译、摄像、礼仪、公关、文秘等服务。

六、按照要求及会议的具体地需要，提供白板、纸笔、音像设备、投影仪等各种会议设备。

七、我公司可根据会议的内容、课题等，邀请相关课题的专家授课，为客户提供相关的建议、邀请安排及其相关的具体工作。

八、按要求为会议期间的重要客人(vip)提供特殊照顾、服务(如提供高档豪华专车、娱乐建议等)。

九、以最优惠价格、最优质的服务，组织、安排参会代表的会后观光、考察活动，做好观光、考察期间的“吃、住、行、游、购、娱”的各项观光考察安排，让参会代表充分了解、认识风情万种、风光秀丽的云南。

十、按要求提供会议或会展期间的后勤保障和外围协调服务，代办会展用品的航空、铁路托运和云南土特产及会议礼品。

第三篇：“七查七看”会议服务指南

辽宁省电力有限公司多种经营“七查七看”活动汇报会

会议指南

一、会议日程

●时间——11月9日8：00至12：00

●地点——天兴酒店四楼1号会议室

二、作息时间

●8日晚餐——17：30地点——天兴酒店四楼半餐厅 ●8日晚餐后到铁岭电业局奕时代健身俱乐部参观、健身 ●9日早餐——7：00地点——天兴酒店二楼

●9日午餐——12：10地点——天兴酒店三楼D时代餐厅

三、代表须知

●会务组房间：1007号

●会务联系人：李志军电话：***（短号618686）●9日7：40到天兴酒店一楼合影

●9日午餐后请将房卡交到天兴酒店总台

第四篇：会议服务指南手册有哪些特点

会议服务指南手册有哪些特点

发布时间：2009-5-6 21:48:23 来源：本站原创 作者：本站

会议服务指南是会议主办方告知参会人员服务事项的文书，是会议承办方与参会人员进行交流的第一道程序，告知如何服务于整个会议全过程，要求参会人员在会议期间如何去做，让参会人非常清楚地了解整个会议的日程安排、注意事项、考察等事项。现在各种大小型会议均不可缺少会议服务指南，使用频率较高，它在会议中的位置非常重要，一定程度上反映了会议主办方的办会质量与水平，同时也是展示会议承办方服务形象的有效平台。会议服务指南作为一种非正式文件，在实际工作中被广泛运用，而在正式公文中难以找到它的制作要求，实际制作时也不尽一致，但是，会议服务指南仍有其自身特点。笔者结合参加各类会议及具体承办多次大小型会议的体会，以行政机关的会议为例，谈谈会议服务指南的特点及写作。

－、会议服务指南的特点

（—）时间性强

会议服务指南是服务于整个会议的，所有的安排都必须根据会议时间确定，其时间性很强，主要表现在：从形式上看，会议服务指南是以会议为中心，整个服务指南的撰写必须围绕会议的时间安排来撰写，不能独立于会议的安排之外。从内容上看，会议服务指南对时同要求非常强，精确度非常高，不仅要求告知与会人员某日做什么，而且要精确到某时某分，如参观考察部分，8：10分出发，8：20分到达，8：30分离开。所以在起草会议服务指南时，要特别注意时间的安排，突出时间在整个指南中的作用。

（二）阶段性强

会议服务指南具有很强的阶段性，这主要是受会议安排决定的，其内容大致分为三个阶段：会前、会中、会后，而会前阶段又可以再分为会前须知、会议报到等阶段，会中阶段又可以再分为会议阶段、合影留念、参观考察；而参观考察又可分为第一天上午、下午考察什么，第二天上午、下午考察什么，等等。每个阶段做什么，都必须写得清楚、明确，否则到时参会人员就会不知所措，引起整个会议的混乱。

（三）语言简洁

会议服务指南不同于其他文体，它主要是告知参会人员一些服务事项，主要是让人知晓，所以在语言上不必过多修饰，辞藻不必华丽，语言务求平实、简洁、明了，让人一看就懂。

第五篇：公司会议管理制度实用、最新

会议管理制度

第一章 总 则

第一条 为规范会议程序，提高公司总体决策管理能力和办事效率，更好地协调工作，研究落实重大事项的对策措施和寻求解决有关问题的方法，预防和纠正工作中存在的问题，顺利完成公司预算考核目标，并保证公司各项管理工作规范、高效、有序，特制定本制度。

第二条 与会人员应对会议的各自的表决意见及有关保密内容必须做到：不该说的不说，不该问的的不问，不该看的的不看，并严格遵守执行会议的各项决定。

第三条 会议按类别、内容不同由相关单位组织，并做好会议管理。第四条 本制度适用于公司及所属各部门。

第二章 会议类别

第六条 本制度所指的会议包括公司总经理办公会议、中层干部会议、专题会议、部门日常管理例会和接待会议等。

第七条 专题会议指公司财务管理、经营管理、安全管理、质量管理、工程管理、预算管理、合同评审等会议。

第二章 会议的组织管理 第一节 总经理办公会

第八条 总经理办公会是对公司发展和管理中的重大事项的研究与决策。内容包括但不限于分解落实公司计划、讨论确定公司发展战略目标和投融资计划；对公司生产经营中的重大事项进行分析、研究、决策，特别就安全生产、进度工期和质量等问题进行工作部署，明确施工、采购、销售等关键环节的指导意见；讨论公司重要人事任免、机构设置以及制度审议等。

第九条 总经理办公会议原则上每月召开一次。特殊情况可临时召开。

第十条 总经理办公会议由公司总经理主持，副总经理等经营班子成员参加，参加会议的人员应积极发言、明确表态。

总经理办公会研究讨论专题问题时，如有必要可通知相关部门负责人列席。第十一条 总经理办公会由公司办公室通知、记录和整理纪要。

第二节 中层干部会议

第十二条 中层干部会议是公司围绕战略发展、重大决策和重大事项等工作而适时召开的会议。会议传达、落实公司管理理念、思想、重大决策、决定。通报公司经营、管理和发展情况，总结工作情况，表扬先进、批评落后，统一思想、明确责任。激发中层干部的工作积极性，提高凝聚力、战斗力和工作效率。

第十三条 召开中层干部会议由公司总经理批准，参加人员原则上为公司部门负责人和主要管理人员。

第十四条 公司中层干部会议的组织单位由公司办公室通知、记录和整理纪要。

第三节 专题会议

第十五条 公司专题会议是研究批准相关部门提出的生产、工艺、技改、质量、安全、工程、预算项目的实施方案；分析、研究近期成本管理、进度管理、质量管理、安全管理、财务管理、经营管理、预算管理、合同评审等方面存在的突出问题，提出解决办法，明确并责成相关部门按照会议要求保质保量完成规定的任务的会议。

第十六条 公司有关生产、安全、经营、质量、安全、设备、技改、预算等方面的专题会议每月至少召开一次。

第十七条 专题会议由公司总经理批准，分管的副总经理主持，公司部门的相关负责人参加。

第十八条 专题会议由所属分管部门组织并承办通知、记录和整理纪要，办公室协调安排会议室。

第十七条 专题会议结束后1个工作日内，由承办部门将此方面的《专题会议纪要》经会议主持人审核签发后执行，同时报送上级组织备案。

第四节 部门日常管理例会

第二十条 公司所有部门必须有效地召开部门日常管理例会，并保证做到会议的质量达到公司规定的目的。

第二十一条 公司人力资源部负责对各部门的会议质量、会议时间、会议效果等进行过程抽查或评估。

第二十二条 部门日常管理例会至少涵盖如下内容：传达贯彻公司会议、文件及领导指示精神；了解本部门及下属本期工作完成情况，总结存在的问题，提出相应的处理意见；制订下期工作计划，纠正不正确的工作方法和工作行为；利用科学的分析方法（如PDCA循环法）进行研究分析部门开展各项工作过程中存在的问题，确定改进办法，制订有效的预防措施；分析部门员工提出的工作问题并讨论研究相关解决办法和改进措施；以恰当的形式开展批评和自我批评，融洽成员之间的关系，营造团结进取的氛围；安排专题培训等。

第二十三条 部门日常管理例会原则上每周召开一次，由部门负责人主持，必要时邀请分管领导参加。

第二十四条 公司所有部门必须保存完整的部门日常管理例会原始签到记录和会议记录，保存期为1年。

第五节 对外接待会议

第二十五条 对外接待会议主要包括政府机关和上级领导来公司检查、指导工作的汇报会议。

第二十六条 对外接待会议视来宾级别和来访目的由公司总经理或相关的分管副总经理接待，相关部门负责人参加；属于业务对接的由公司分管副总经理和指定人员接待。

第二十七条 对外接待会议属公司层面的由公司办公室负责联系和组织。

第二十八条 属于业务对接和专题内容的由公司对接部门负责联系和组织，公司办公室可协调会议室安排接待等工作。

第三章 会议的组织、管理和服务

第一节 会议的组织

第二十九条 会议的批准

（一）临时召开的公司级内部小范围会议须经分管领导批准，公司级大型会议须经总经理批准。

（二）本制度已列出的会议按照规定程序批准。

第三十条 涉及公司多个部门共同召开并有公司领导参加的会议，由会议主要牵头部门与办公室联系，备案会议情况；需办公室协调安排的，由办公室统一安排。

第三十一条 会议组织包括但不限于会议通知、会议时间、会议地点、会议主持人、参会人员、会场安排、会场布置、会议设施准备、会议材料拟稿和发放、会议记录、会议录音录像摄影、会议纪要以及会议宣传等。

第三十二条 会议通知

（一）会议需提前通知，一般会议应提前半个工作日以电话或其他方式通知，大型会议需至少提前2个工作日下发正式书面通知。

（二）会议通知包括但不限于会议时间、地点、参会人员、会议内容和要求等。第三十三条 会议的准备

（一）做好会议通知。确保应到人员按时参会。

（二）做好会场的落实和安排，包括会场环境的布置和设施检查及服务。人员和服务用品。

（三）做好参会人员的引导和组织。

（四）重要接待会议应制定会议及接待方案，方案内容包括但不限于接机接站、车辆调度、餐饮、住宿、横幅、席卡、摄影摄像、公共活动等安排。

第二节 会议室的管理与服务

第三十四条 公司会议室由公司办公室负责管理。

第三十五条 会议室的日常管理包括但不限于会议室的安排使用、环境保洁、设施管理、会议服务等。

第三十六条 会议室要做到会议召开前30分钟各项工作准备结束，会后30分钟会场清洁工作结束，特殊情况根据实际情况另行安排。

第四章 会议资料管理 第一节 会议纪要的整理与印发

第三十七条 会议纪要的整理和会议以其他形式公开内容由会议组织部门负责拟写和下发。

（一）总经理办公会议、中层干部会议、经济分析会、生产经营分析会议、生产经营协调会议须整理会议纪要，会议纪要具有与公司规章制度具有同等的效力。

（二）专题会议根据安排整理会议纪要。

（三）其他各类会议可视情况整理成会议纪要和其他形式的简报等。第三十八条 会议纪要的签发

总经理办公会议、中层干部会议结束后，公司办公室及时整理会议纪要，报公司总经理审核、签发后印发。其他会议纪要由会议组织部门及时整理，报分管领导审核签发后印发。

会议纪要的发放范围是参加会议的领导和有关的部门。

第三十九条 会议纪要整理和印发应在2个工作日内完成，特殊情况除外；若会议纪要决定、事项涉及保密内容，应派人直接送达签收。

第二节 会议纪要的格式

第四十条 各种会议纪要行文的印制格式原则上要求按照公司统一要求制作，主要包含以下基本要点：

（一）文本全部使用A4型纸。

（二）文头用“某某公司某某会议纪要(可分两行排列)”的指定标题，用小二号黑体字，正文部分用四号仿宋_GB2312非套黑字。

（三）标准下行注明发文部门。

（四）成文时间用汉字将年、月、日标全，“零”写作“○”。（第三节 会议资料的存档

第四十一条 各类会议资料必须存档。总经理办公会议、中层干部会议和公司级专题、接待等会议资料由办公室负责按季度分类分次存档。其他会议资料由各承办部门自行存档。

第四十二条 公司重大会议等会议资料存档实行一会一存。存档内容包括会议通知、会议记录、文字和宣传资料、影像录音资料、图片及会议纪要等。

第五章 会议精神的督办

第四十三条 公司办公室负责对总经理办公会议、中层干部会议及有关专题会议的重大决定事项进行督办。

第四十四条 对会议的决议和明确的内容，责任部门和人员必须认真履行，按照会议要求的时间完成，相关部门、人员予以支持、配合。

第四十五条 公司办公室负责对会议决定事项进行分类整理，按照会议要求的时间以《督办通知书》对有关责任人和责任部门进行逐项督办，并定期整理《督办报告》向公司领导汇报。

第六章 会议纪律和要求

第四十六条 会议开始前必须由本人签到，如不能到会应向会议主持人履行请假手续。第四十七条 不允许迟到、早退，中间有急事需离开会场应向会议主持人请假。第四十八条 会议期间应将移动通讯工具关机或置于振动位置，如遇紧急事情应到会场外接听。

第四十九条 会议发言要言简意赅，按照规定时间发言。第五十条 会议务求精简高效，严肃认真。

第五十一条 会议期间与会人员注意倾听他人发言，积极参与讨论，充分尊重他人，不提倡对某一问题无休止地争论。

第五十二条 做好会议保密工作。密级会议原则上禁止拨打手机或录音。参会人员禁止传播密级会议内容。

第七章 附则

第五十三条 本制度自下发之日起执行，本制度公司办公室负责解释和修订，由总经理负责最终裁决。