商务信函该怎样写作呢

第一篇：商务信函该怎样写作呢

【经理人职场-讯】商业信函，简称商函，国外称为邮件广告或dm广告。它是以信函为载体，将客户所需发布的商务性信息广告，通过邮寄的方式，直接传递到客户所指定的目标对象手中的一种广告形式。商业信函以信函为载体，选择有针对性的目标客户群的名址打印封装，通过邮政渠道寄发的一种函件。与电视等媒体相比，商业信函的优势是针对性极强，“命中率”极高。

中文商务信函的写作格式

如同一般信函，商业信文一般由开头、正文、结尾、署名、日期等5个部分组成。

(1)开头

开头写收信人或收信单位的称呼。称呼单独占行、顶格书写，称呼后用冒号。

(2)正文

信文的正文是书信的主要部分，叙述商业业务往来联系的实质问题，通常包括：

①向收信人问候;

②写信的事由，例如何时收到对方的来信，表示谢意，对于来信中提到的问题答复等等;

③该信要进行的业务联系，如询问有关事宜，回答对方提出的问题，阐明自己的想法或看法，向对方提出要求等。如果既要向对方询问，又要回答对方的询问，则先答后问，以示尊重;

④提出进一步联系的希望、方式和要求。

(3)结尾

结尾往往用简单的一两句话，写明希望对方答复的要求。如“特此函达，即希函复。”同时写表示祝愿或致敬的话，如“此致敬礼”、“敬祝健康”等。祝语一般分为两行书写，“此致”、“敬祝”可紧随正文，也可和正文空开。“敬礼”、“健康”则转行顶格书写。

(4)署名

署名即写信人签名，通常写在结尾后另起一行(或空一、二行)的偏右下方位置。以单位名义发出的商业信函，署名时可写单位名称或单位内具体部门名称，也可同时署写信人的姓名。重要的商业信函，为郑重起见，也可加盖公章。

(5)日期

写信日期—般写在署名的下一行或同一行偏右下方位置。商业信函的日期很重要，不要遗漏。

也许你会问“商务信函真的这么重要吗”?

是的，答案是肯定的。

当买家和供应商从互相并不了解的基础上开始进行业务联系时，买家通常是怎样来评估跟他联系的供应商的呢?

以下5个方面是买家最关心的：

供应商如何回复买家的邮件?

供应商网上的简介和/或目录是否做得专业?

当买家询问信息时，供应商是否完整答复所有问题?

供应商的信头是否写明了公司地址和传真号码?

供应商如何答复买家提出的要求?

供应商多久做出答复?

供应商是否愿意对产品进行修改?

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买家询问多个问题时，供应商是否答复所有的问题?

供应商的信用如何?

供应商的银行信用记录如何?

供应商银行帐户开立的年数?

大致的通常收支情况?

银行给供应商的贷款额度?

银行对供应商的帐户情况是否满意?

供应商贸易往来的信用如何?

合作者与该供应商的合作年数?

供应商可承受多大的定单?

交货是否及时?

是否能准确地完成定单?

供应商是否使用了标准质量管理认证体系?

比如iso 9000、iso 14,000(环境)、hazard analysis at critical points(适用于出口美国的海产品)

由此可见，您的商务信函写作能力直接影响到买家对您公司的评估。您给他的每一份信函、邮件或者传真，都代表着您公司的形象，显示您公司的水平和实力。同时，相信您也一定是用这种方式来评估和了解您的买家。所以，商务信函写作决定了您是否以专业的方式跟买家进行有效的沟通，再您的业务往来种占据着举足轻重的地位。【经理人职场-office.icxo.com】

第二篇：商务信函写作

邀请函

邀请人：

人事部经理，张建国

被邀请人：各有关公司人事部门经理

时间：12月3日——4日

地点：滨海友谊酒店

会议内容：就有关新形势人事管理模式和方法进行讨论和发言

信函

以李明的名义给Mr.Black写一封信，内容：您已收到他寄来的礼物（一本精美的相册）你非常喜欢这份礼物，你得知他将来上海参加你的生日派对，非常高兴，请他告知你所乘坐的航班，你到时去机场接

他，要求：按标准的写信格式，写明时间，地点，地址，发信人等

投诉信

写一封投诉信给学校领导

1.八个人住一间宿舍，太拥挤了

2.宿舍上不了网，学习不方便

3.希望可以延迟熄灯时间，特别是在考试期间

4.要求装空调，否则夏天太热无法入睡

㈠ Dear mangers,I’m the Personnel Manger of the Blue Sky Bloc.Our bloc is going to hold a conference at Coastal Friendship Hotel in December from third to fourth.The conference is aimed at discussing about new personnel management mode and method and making a statement.I’m looking forward to attending the conference.Yours sincerelyZhangjianguoPersonnel Manger

㈡Li Ming

Box408

No.18 Nanjing Road

Mr Black

Dep.Of Business College

Leland Stanford Junior University

California

U.S.A Shanghai 200001 P.R.China December.9.2012

Dear Mr Black,Thank you for sending me the gift, a elegant photo album.I like it very much.Since I knew you would come to Shanghai to join my birthday party, I’ve been so pleased.If you’re planning to come to Shanghai , please inform me that the flight in advance and I’ll be there to meet you at the airport.Friendly yoursLi Ming

㈢ Dear sir(madam),I am writing to complaint about the dormitory problems ,which have affected our normal life.Firstly, eight people live in a dormitory ,too crowded.Secondly, it’s not handy to study without network in the dorm.Thirdly, we hope the dorm supervisor can delay turning off the lights, especially during the test period.Finally, we require to set an air conditioning in the dorm, for we can’t fall asleep because of the hot weather in summer.Could you please look into these and we’d really appreciate if you could solve all of the problems for us.Thanks.Yours cordiallyLi Hua

第三篇：商务信函写作 Payment

Relon Brand Company Limited

No.28Queen’s Road Hong Kong, China Email：xxy2016@163.com

November.16,2016

Armanii Company No.36 Baker Street London,British.We have received your letter of11 this month, in which you suggested our accepting payment by D/A at 45 days for better cash flow and lower costs.Whilewe appreciate your trial order of $7,800for our goods, we very much regret that we are unable to entertain your request for payment under D/A terms as we generally ask for payment by Letter of Credit.In consideration of promoting business between us, we are, as an exceptional case, prepared to accept payment for your trial order on a D/P sight basis.Please understand that we can only make this concession under the circumstance, but this should not be taken as a precedence.Our products always find a good market in many counties in the world.We are confident that this product you have ordered will have a wonderful sales in your market.We hope that the above payment terms will be acceptable to you and look forward to the pleasure of hearing from you soon.Yours faithfully

Wendy

Wendy

Sales manager 题目 ：要求：Your customer Mr.Smith is placing a trial order for $7,800, and asking for payment by D/A 45 days, for better cash flow and lower costs.Please write a reply to negotiate the most suitable payment terms.

第四篇：商务信函写作--Offer

Dear Mrs.Mary Lee, Thank you for your letter of 16 March.We are glad to to learn of the enquiries you have had from your old client for our tapestries.Over the years,we have strived to maintain the highest possible business standards while still keeping our products with high quality.From many of our clients,we have already had repeat orders,in some cases more than one.We offer mandala tapestries in twin and queen size,round with fringe and tassel.Our products can be used as beach sheet,beach throw,picnic throw,table cloth and tapestry,etc.For the quantities you mention we are pleased to quote as follows:

Fair Decor Tapestries Name of the goods Size Quantity Unit price Total price

(piece)Orange Blue Ombre Tapestry Twin 200 USD 25.00 USD 5,000.00 Green Turquoise Ombre Tapestry Twin 200 USD 25.00 USD 5,000.00 Purple Ombre Tapestry Queen 200 USD 28.00 USD 5,600.00 Blue Flower Ombre Tapestry Queen 200 USD 28.00 USD 5,600.00

USD 21,200.00 Prices in the list are all on F.O.B Shanghai basis in US dollars.Term: By L/C at sight Shipment: Within 15-21 days of receiving the L/C This quotation is subject to your reply reaching us before March 26..We feel you may be interested in some of our other products and enclose an illustrated catalog covering all the products we are handling.We trust that the above would be acceptable to you and await with keen interest your order.Any orders you place with us would be processed promptly.Looking forward to your early reply.Yours Faithfully, Shanghai Fair Decor Corp.Jane

第五篇：英文商务信函写作格式

英文商务信函写作格式

英文信函分为混合式和齐头式。

混合式：每一段的首行缩进两格。落款在信末中间靠右下的位置。

齐头式：信的所有内容都靠左，段与段之间空一行。

英文信函的习惯用法，由以下几个方面组成：

(1)信头 The heading

信头是指信纸上印刷或打印的企业名称、厂称、地址、电话号码、电报挂号、主管人姓名等。通常情况下，公司都会专门印制带有信头的信笺纸，包括发信人的姓名，地址，电话，传真等。当我们撰写传统信件时，直接使用这种信笺纸就可以。

(2)编号和日期 The reference number and the date

方便以后查信使用。Your ref:（你方编号）Our ref:（我方编号）

日期通常打印在信头的右下方位置，或在寄信人姓名和地址的下方位置。日期的英式写法是日、月、年；美式写法是月、日、年。为了避免误解，日期、年份用数字表示，月份则用英文表示，第一个字母要大写，也可用缩写。比如May，1998(美式写法)；1，May，1998(英式写法)。

(3)信内地址 The inside address

与信封上的收信人名称和地址相同，通常打印在信纸的左侧，低于日期位置2—4行，也可在签字位置下2—4行。

书写收信单位名称时，应特别尊重对方的习惯，不能随意增删公司名称前的冠词The，也不能随意改用繁写及缩写，如Company与Co.之间不能互换，否则会被认为是不礼貌的行为。收信人地处的书写格式与信封相同。

(4)称谓 The salutation

在英文信函中，相同于“阁下”、“先生”等类礼貌性称谓，常用Dear sirs”；称呼企业，公司的妇女组织常用Madams，Ladies；无具体收信人姓名用Dear Sir or Madam 称呼收信者。

收信人是个人，就应在收信人姓名之前加称谓，如Mr.(先生)，Mrs.(夫人)，Miss(小姐)，Hon(用于称呼市长、部长、大使等)，Pres.(总经理、会长、总统等)，Prof.(教授)等等。

(5)开头语The open sentences

开头语没有统一的格式，但习惯上先用客套的语句把收到对方来信的日期，主题及简单内容加以综合叙述，使对方一目了然这是答复哪一封去信的。如果是第一次通信，也可以利用开头语作必要的自我介绍，并表明目的要求。开头语一般与正文分开，自成一节，要求简单明了。

(6)正文 The body of the letter

正文的地位和内容与中文书信相同。在英文商业信函中，信文从称谓下两行起书写，行间相距一行，段落间空两行。信文以占信纸的四分之三为宜，四周留出一定空白，每一行左起第一字要取齐，右起第一字不必一律取齐，但尽量要考虑到整齐美观。

(7)结尾语The closing sentences

结尾语一般用来总结文本所谈的事项，提示对收信人的要求，如“希望来信来函定货”，“答复询问”等，另外也附加一些略带客套的语气。正文结束后，另起一段写结尾语。

(8)结束语 The complimentary close

英文商业信函的结尾是写信人的谦称，相当于“敬上”的意思。若收信者为公司，谦称则常用：Yours Truly，Truly Yours，Yours faithfully等；若收信者为个人，则常用：Yours sincerely，Sincerely yours等。需要注意的是，结尾的谦称后必须加逗号。

(9)签署 The signature

签署由两部分组成，一是写信人的签名，二是打印出的写信人的姓名。签名用钢笔或圆珠笔写在结尾谦称下5行的位置内。尽量不要用印章，用印章的话，说明该信件并非本人亲自过目，只是通函而已，不为人重视。为易于辨认，在签名下还应打印姓名，有时还将职衔一并打印。常见的职衔有：Chairman of the Board of directors(董事长)，President或Genera1 Manager(总经理)，Director(董事)，Stand Director(常务董事)，Manager(经理)，Head of Department(职员)，Manageress(女经理)，Head of a Department(处长)，Section chief(科长)等。

需要指出的是，写信人如要代表企业单位或代理签署时，应在结尾谦称下打印出全部大写的企业单位名称，然后才签署，以表明该信不是以写信人个人身份写的，信由所述事宜均由企业单位负责。（10）、附件 Enclosure

如果信中有附件，应在左下角注明Encl.或Enc.。

例如：

Encls: 2 Invoices Enc.: 1 B/Lading(11)其它

商业信函除上述内容外，还经常遇到以下情况：

①写信人提请对方特定人员注意时，可在信内姓名及地址的下面或在称呼同一行之右侧说明，并加上Attn.(Attention的缩写)字祥，也可在字下划横线表示。

②写信人为使对方迅速、正确地理解信所谈的主题与目的，常在信内列出“事由”项，记在信文的上方，并在Subject底下划横线，以提醒对方注意。

③为便于商业信函留存查阅并分清责任，书信下部注有发信人及打字员姓名的第一个字母，位于署名下两行的左下方。

④为说明信所附附件，便于收信人清点，可在发信人及打字员姓名的字母下行加注。

⑤如信文写完后需要补充一点，或加附与信文主题无关的简短内容时，可在信文末尾附件下加附言，用P.S.(Postscript的缩写)引导。

对国外商业业务往来信函的结构格式举例如下：

日期 May,20,1998,收信人 Mach &.Welson，地址340 Camedle Ave Kemlworttl，N.T, 注意 Attn：Mr.Jack G.Johnson

SCHARFMAN BROS.INC

CABLE ADDRESS Export一Manufacturers TELEPHONES 信头 HEMPSTS Representatives一Importers(516)292一1750

Sauco 393 FRONT STREET

TELEX: 96-7725 HEMPSTED

NEW YORK 11550 称呼 Dear Sirs。

Thank you for your interest in the MEYLAN line Of stopwatches，timing device，etc。

信文：

We are leased to inform you that we act as extensive export representatives for MEYLAN CORP。

P1ease advice if you are interested in receiving our full catalog and price list。

信尾谦称 Very truly yours，公司名称 SCHRTFMAN BROS.INC.签 字

写信人姓名 Michael Seharfmah

写信人职务 Manager

发信人及打字员 MS／am

附 件 Encl.One

样信一：

1、收信人的邮箱

2、发信人的邮箱

3、写信日期：写日期时，请注意以下几点： a.年份要写完整，不能用03代替2003。

b.月份要写英文名称，不能用数字来代替，如31/3/03 不能在正式的信件中出现。但是可

以用英文缩写，比如用Aug.代替August。

4、时间

5、主题

6、称呼

7、正文

8、结束语

9、签名

10、联系方法：

这部分内容要完整,包括写信人姓名、职位、公司名称以及联系方法（地址、电话、传真、邮箱、网址）。写地址要注意：一般来说，门牌号和街道名称之间不用逗号点开，但城市名称和国家名称之间一定要用逗号。