国际商务写作信用证

第一篇：国际商务写作信用证

信用证的修改应由开证申请人（进口商）提出，经开证行同意和受益人的同意才能生效。其基本程序是：

（1）受益人（出口方）将需要修改的内容通知开证申请人，即书写审证修改函。写审证

修改函要点如下：

①修改函要符合国际商务函电往来的格式、称呼，语气应有理有据、不卑不亢；

相关语句如ocument Credit No．… issued by… had duly arrived．

②修改函首段应表明信用证已经收到，并表明信用证的号码和开证行的名称；

相关语句如：We find some items are not suitable． We propose that they should be amended as follows：

③表明修改意愿，并详细列明需要修改的项目以及正确的表述；

相关语句如： … shall /should be … not…．

… has / have been amended to read as…．

④结尾段应表明期待早日收到修改后的信用证的意愿，并表示感谢。

相关语句如：We look forward to receiving the amendment at an early date．

Thank you for your help．

（2）开证申请人向信用证的开证行申请修改信用证，即提交信用证修改申请书（见附样2－4）。

（3）开证行审核同意后，根据修改申请书办理修改手续，然后向信用证原通知行发出信用证修改书，即L/C Amendment（见附样2－5），修改一经发出就不能撤销。

（4）通知行收到后，验核修改书的表面真实性并将其转达给受益人，即发出修改通知书（见附样2－6）。

（5）受益人接到修改通知书后再次进行审核，若仍有不能接受之处可继续提出修改，直到可以接受为止。若同意接受，则信用证项下修改正式生效。如受益人拒绝接受修改，将修改通知书正本退回通知行，并附表示拒绝接受修改的文件，则此项修改不能成立，视为无效。受益人对修改拒绝或接受的表态，可推迟至交单时。

案例:

什么是更改信用证函？

当发现契约内容与信用证内容不一致时，需要立即要求买方修改，包括保险条件和付款条件的错误以及信用证的面额等。撰写时，应首先指出收到对方公司幵立 的信用证；然后指出信用证的错误；最后告知收信人一旦收到修改后的信用证，会立 刻安排发货亊宜。更改信用证函英文范文

Dear Sir,We have received your L/C No.1115 issued by the Bank of China for the amount of 1, 000 covering two TVs.After reviewing the L/C，we found that the total amount is not correct.We, therefore, are writing this letter, asking you to amend the L/C to read, “Total Amount Insured 2,000”.We shall be glad if you see to it that amendment is cabled without any delay, as our goods have been packed ready for shipment for quite some time.We look forward to your early reply.Sincerely,John Roberts

更改信用证函英文范文【译文】

敬启者：

我公司已收到贵公司由屮国银行开出的关于两台电视总额为1000的第1115 号信用证。经过核查，我们发现该信用证所列的总额不正确。

鉴于此，特发此函请求将信用证改为“保险总额为2000”。

由于货物已装好一段时间，如贵方将修改好的信用证尽快电传我们，我方不胜感激。期盼早复。

你真诚的john roberts

更改信用证函英文范文写作提示：

有些词语意思看似相似，但用法却有极大的反差，在撰写商务信函时，正确使 用词语不仅可以提高信件的有效力，也可以体现自己的英文功底，请看以下例子：

辨析 “abide by ” 与 “comply with”：

两者都有“遵守”的意思，但是主语是“人”时，要用“abide by”，当主语是非 人称时，则用“comply with”。例如：

Both parties shall abide by the contractual stipulations.(双方都应该遵守合同规定。）

All the activities of both parties shall comply with the contractual stipulations.(双方的一切活动都应该遵守合同规定。）

延期付款信用证

1定义

延期付款信用证是指：先由开证行先行对外付款，远期汇票到期时进口商再向开证行交款赎单。

2特点

1.延期付款信用证的延期期限是由交单日期起到指定付款日期，这段时间的间隔称之为有效期。亦就是于受益人在提示单据后的一个规定的期限内由开证银行履行其付款责任。

从交单日期到付款日期，时间较长，如一年以上或二年不等，这对进口商有利，可得一个较长时间融通资金的机会。但对出口商来讲，只要提交符合信用证规定的单据时，银行必须按期付款，不得以任何理由，更不能以产品质量有问题等而拒绝付款。

2.延期付款与远期承兑的不同点是：延期付款信用证项下受益人不开立远期汇票，不能在市场贴现。为了受益人货款得到保证，由开证银行在信用证中载明银行的承诺条款，保证到期付款。

3.延期付款与分期付款就其功能有相同之处，但延期付款与分期付款在实务中的作法则不相同。

案例:

Gentlemen： Sep.1, 2001

We are sorry to report that in spite of our effort, we are unable to guarantee shipment by the agreed date due to a strike at our factory.We are afraid that your L/C will be expire before shipment.Therefore, please explain our situation to your customers and secure their consent to extend the L/C to Sept.30.Sincerely

第二篇：商务写作

英文商务邀请函范例Sample Business Invitation Letter

Dear(Board Member's Name):

(IntroductionWhat are the benefits to this advisory board member?)

(*Don't forget to customize this section of the business invitation letter for the particular person you're inviting）

(*Use bullet points if you have more than 2 benefits.)

As one of the pioneers of the Virtual Assistant Industry, being a member of Consider It Done's Business Advisory Board provides you with a stellar opportunity to continue to shape the VA industry.My company, Consider It Done Ltd., needs new direction.A person with your experience and insight would be the perfect person to help me determine whether my company should break new ground or whether there's still value to be gleaned from traditional territory.I will certainly cover any expenses you incur from attending advisory

board meetings and also offer a $500 honorarium to be paid directly to you or to a charity of your choice.Overview of the CompanyWhat are the advisory board’s goals?)

The main purpose of the Consider It Done Ltd.'s Business Advisory Board is to provide management advice about the direction the company should follow.Specific goals for this year include developing a niche market strategy and revamping/updating the company's Web presence.(Details-What are the responsibilities of board members?)

The Business Advisory Board will meet three times this year, each meeting consisting of a dinner and following two hour discussion.There

may also be some follow-up questions/discussions my email.Because of the nature of the matters to be discussed, members will need to sign a confidentiality agreement.(Close and thank you)

Thank you for taking the time to read this letter and to consider being a part of Consider It Done Ltd.'s Business Advisory Board.I will be in touch with you soon but in the meantime, I’m available to discuss any questions you may have.You can reach me by phone at(phone number)or via email at(email address).Sincerely,(Your signature)

Name

Title

A Letter of an Application

Sept.9, 2002

Dear Sir,I have read the announcement about the vacancies that your company is offering, and I would like to submit my application.I am a graduate with a doctor's degree from Pennsylvania State

University in the United States.I am determined to make a lasting contribution to my country, which is the reason why I am back.I am a twenty-eight-year-old girl.My major is chemistry and through years of hard work, I have achieved notable results.At school, I was always the top student of my class.My favorite sport is swimming, and music is the second.I often play the plano in my spare time.If you require further information, I shall be happy to provide it.I will welcome the opportunity to have a personal interview.I am looking forward to your response.Yours truly,Li Hua

道歉与解释Appology & Explanation

实例之一:

Dear Mr./ Ms,We are sorry we cannot send you immediately the catalogue and price list for which you asked in your letter of March 10.Supplies are expected from the printers in two weeks and as soon as we receive them, we will send you a copy.Yours faithfully

实例之二:

Dear Mr./ Ms,I was very concerned when I received your letter of yesterday complaining that the central heating system in your new house had not been completed by the date promised.On referring to our earlier correspondence,I find that I had mistaken the date for completion.The fault is entirely mine and I deeply regret that it should have occurred.I realize the inconvenience our oversight must be causing you and will do everything possible to avoid any further delay.I have already given instructions for the work to have priority and the engineers working on the job to be placed on overtime.These arrangements should see the installation completed by next weekend.Yours faithfully

第三篇：商务写作

2011-2012学年第一学期电高（文）09《商务写作》期末考核作业

一、根据下面的材料写一篇调查报告。

1、2008年，全国有约560万大学生涌向求职市场，再加上金融危机的出现，就业形势异常严峻。据公布2007年普通高校就业率不到60%，尽管就业压力如此之大，但在最近的一篇新闻报道中，我们仍然看到，在广州去年批量招聘的大学生中，就业大学生约有30%的毁约。另据记者调查，在全国其他城市，大学生毁约率也多在20%～30%之间。

2、在对2005年广东省2000多家用人单位招聘毕业生情况调查显示，批量招聘应届毕业生三成大学生毁约。这其中，有两成多的用人单位到岗率不足50%。

3、在广东，部分重点大学2005年毁约率达到11%，而普通大学毁约的现象相对较少，仅为3～5%。据了解，该数字仅统计了有到学校办理毁约手续的学生，此外还有一部分学生直接与用人单位签订合同，没有涉及就业协议的情况未给统计。

4、对于重点大学的毁约率高于普通大学的原因，有专家认为，重点大学毕业的学生有较好的就业条件和就业环境，挑选的资本较多，可挑选的机会也比较多，不少学生到临近毕业还有机会得到很好的工作机会，出于个人利益的考虑，在“人往高处走”的心态驱使下，选择毁约。在普通大学，一般的学生都没有那么多挑选机会，往往是“一锤定音”。

5、在2005年批量招聘应届毕业生的企业中，到岗率不足70%的占了将近一半。这在1999年扩招之前，几乎是不可能发生的。广州市教育局一工作人员透露，在上世纪七八十年代，可以说不存在大学生毁约，那时企业以能招到大学生视为莫大的荣誉。到了上世纪九十年代，开始有毁约现象出现，不过不到1%，毁约多半因为家人不愿子女离家太远工作。到了2003年，第一批扩招的大学生毕业，毁约现象开始逐渐浮出水面。近几年，随着每年几百万毕业生涌向就业市场，毁约率也出现暴增发展势头。

6、名校毕业的学生与普通院校毕业的学生毁约率也有较大差别。但是，纵观全国重点大学，毁约率并无多大差别，一般都在3%～10%中间，相差7%，普通高校毁约率相差则达到10%。

据悉，在广东，重点本科院校如中山大学、华南理工大学等，官方统计数据多数高于3%，有少数院校达到10%。在广东省二批本科院校中，A线院校毁约率略高于B线，约为8%，少数学校达到13%，B线院校基本保持在5%左右。这些院校学生反应，在他们身边，时有同学毁约，如果没有学校和企业对毁约的限定，实际毁约率将远远高于上面提到的数据。但是，在内地，普通高校毁约率要高于沿海城市，约为11%。

7、沿海城市大学生就业毁约率略低于内地，平均起来有20%左右，在内地大学生就业毁约率平均约为30%。这其中，普通本科院校所占比例较大。在内地，经济不如沿海发达，就业机会没有沿海多。重点高校的学生凭借学校和自身优势，多数都能容易找到称心如意的工作。一般本科院校的学生，在沿海地区，尽管在学校名气上处于劣势地位，不过众多的就业机会让他们容易找到满意的工作。而内地的学生，不论在地域还是学校名气上，想找到一份适合自己的工作比名校学生难得多。

8、为了获得更好发展毁约的学生占到调查学生的43%，由于公司招聘之初所做承诺占到20%，因为家庭、恋人关系不愿两地分隔的占到12%。另外，因为专业不对口毁约的占10%，签约时间太长约占4%，自身能力有限占4%，其他的占到7%。

9、为了更好的发展是学生毁约的一个重要原因，占到调查学生的43%。他们表示：未进入社会前，如果能在第一个职位上有个好的起点，会减少自己接下来的跳槽频率。

10、签约前考虑不慎导致学生毁约占调查人数的20%。这一类学生大多因为缺乏工作经验，盲目相信用人单位所做出的承诺，最后发现与单位实际情况有所出入，甚至大相径庭

11、由于家庭要求、恋人分隔两地等因素而毁约的学生也屡见不鲜，占到调查人数中的12%。

二、根据个人的专业学习、在校表现及参加社会实践活动的能力等情况，写一封求职信。同时制作一份个人简历。

三、本学期的商务写作课程学习已经结束，请根据自己本门课程的学习情况写一篇规范的学习总结。

四、请仔细阅读以下作业要求。

2011-2012学年第一学期电高（文）09《商务写作》期末考核作业

1.A

42.规范格式1）字数要求：累计字数不少于3000字。

2）封面：学校Logo

学校名称：西安科技大学

题目：《商务写作》课程作业

学年：2011-2012学年第一学期

课程名称：商务写作

姓名：*******

班级：*********

学号：*********

所属团队：*********

担任职务：

3）正文（按照1.调查报告 2.简历与求职信 3.学习总结分章节装订，各级字号字体如下：）

1X X X X X X X（小三号 黑体）

1.1X X X X X X X（四号 黑体）

X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X(小四号宋体)

1.1.1 X X X X X X X X（小四 宋体）

3.页面设置

1）页边距

左边距：2.5cm;右边距：2.4cm;上边距：2.2cm;下边距：2cm

页眉：1.5cm;页脚：1.75cm;装订线：0.5cm

2）纸张大小 A4，靠左装订，黑白打印。

3）表格、插图格式：字体一律小四号，宋体，并标明表格和图表的名称。

4）要求在每页页面低端（页脚）添加页码，居中显示。

5）行间距：正文1.25倍行间距

PS：三部分装订在一起后附作业封面样本

Wish all of you success!

&

Looking forward to your paper

Merry X’mas

（请班长确保收齐后一起提交，过时不候！）2

《商务写作》课程期末作业

学年：2011-2012学年第一学期

课程名称：商务写作

姓名：XXXXXX

班级：电高文09X

学号：XXXXXX

所属团队：XXXXXX

担任职务：XXXXXX

第四篇：商务写作

Trip Report from Canton Fair

To: Yang, General Manger

From: YoYo, Sale Representative

Date: October 20, 2012

Subjet: Trip Report about the Situation of Our Company in the Fair

Introduction

I’ve just returned from the Canton Fair especially displaying home-based electronic appliances, which was quite a fruitful business trip.Trip Description

We did display a variety of our latest products and achieved good effects.Famous manufactures whose products enjoy a high level of brand, such as SONY, Lenovo, Panasonic and so on.They are included in the trade fair.It also has some small but competitive start-ups with innovative items and low price products.We had only 2 days and a half.On the very day, we arranged for a performance to attract the public’s eyes and to achieve potential markets.The second day we dealt with customers.For the very late half day, we sign several big contracts with purchasers and won lots of orders of medium size.Conclusions and Recommendations

On the trade I was quite impressed with some companies' creative inventions and high efficiency of dealing with customers.Also we could clearly see a trend that innovative products were to customers liking.Compared with those companies, we did lag behind in that field.I see three possible ways in which we might be strength in future.First, we should give instruction in special terms of greeting and courtesy, as well as the duties,problems in this career.Second, we should promote our production with high science and technology.Third, we could cut the cost of production, improve quality and launch new products.

第五篇：商务写作

第一讲 商务文书写作的概念

当今社会是市场经济社会，商务活动则是各种社会活动的基础。伴随着经济改革的深入发展，商务文书写作已成为当前应用写作的一个热点。企业内部的大部分沟通也是以商务文书的形式进行。这就需要结合企业的业务，为企业员工安排商务文书的培训学习。

本课程的内容涵盖了商务文书写作的基本技巧和范例，希望可以帮助学员掌握商务文书写作的步骤和方法；与此同时，总结了商务文书写作中常见的病例，突出强调了公文写作的规范性，以帮助学院在写作中能够有意识地避免这些错误。

商务文书写作概述

为了更有效地学习并运用有关商务文书写作的方法和技巧，让我们首先了解一下商务文书写作的基本内容。

（一）商务文书的分类

在实际工作中，大家可能会遇到形形色色、各种各样的商务文书，根据其形式和内容用途可以大致将其划分为以下的类型：

1.按形式来划分

以形式作为划分标准，商务文书可以大致分为以下两类：  固定格式的商务文书

常见的固定格式的商务文书主要有：商务合同、邀请信、通知、请示以及批复。相比较而言，这类商务文书的格式是有比较规范的要求的。

 非固定格式的商务文书 而所谓非固定格式的商务文书，在日常工作中则往往应用得更为广泛，其中最为大家所熟悉的就是随着计算机和网络一起兴起的电子邮件。

2.按内容用途来划分

以内容以及用途作为划分标准，商务文书则又可以分为以下两类：  通用的商务文书

常见德通用商务文书主要有：通知、会议纪要、请示、批复、总结、备忘录以及报告等。由于相对于礼仪性商务文书而言，这些文体使用得更为频繁，所以在课程后面的内容中将对它们的写作方法进行专门的讨论。

 礼仪性的商务文书

而所谓礼仪性的商务文书，则主要是指贺信、贺电、邀请书、请柬以及慰问信。

（二）商务文书写作的作用 正如前文所提到的，商务文书写作是很多人工作的一部分；而每个人工作首先都是有私心的，即工作首先是为了生存而不是为了做出贡献，然后再将私心通过公心来实现——公司或单位好，个人才可以好。因此，商务文书写作对于更好地完成大家的工作是非常重要的。

《福布斯》杂志的创始人——马尔克姆·福布斯曾经说“一封好的商务信函，可以让你得到一次面试的机会，帮助你摆脱困境，或者为你带来财富”，也就是说，写好商务文书在一定程度上能够给大家带来很大的经济利益。

从另一个角度来看，商务文书写作与其它任何文本的撰写一样，其作用和最终目的都是为了与别人进行某种形式的交流与沟通。而需要强调的一点是，沟通并不仅仅是所传递出来的信息，而是被别人理解的信息。如果理解了这一点，那么我们就可以认识到，在日常工作及生活中大家所普遍谈及的所谓“沟通的障碍”其实就都是来自于简单传递的单向沟通。

因此，在商务文书写作方面最为重要的一点就是要避免陷入单向沟通的误区，时刻站在读者的角度来思考问题并形成最后的文字表现，让文书接收方能够理解自己的意图，这样才能发挥出写作商务文书的沟通作用。

【案例1】

单向沟通的表现

日常工作生活中有很多陷入单向沟通的例子，比如说短信。在一般情况下，无论对方是否想接收短信，只要手机开着他就会收到，并且往往根据他自己当时的心情去诠释短信的内容。而发送人的心情则通常难以得到传递，由此而引发不必要的误会和误解。

（三）学习商务文书写作的关键

商务文书写作的核心内容包括以下几个部分，这些内容也就是本课程的主要构成：  商务文书的写作步骤以及相应的重点；  商务文书的写作技巧；  商务文书写作的注意事项；  商务文书写作应掌握的范例。

（四）商务文书写作的特点与要素 商务文书的写作与小说、网络上的博客以及出行的游记有着显著的不同，其特点与要素主要包括：

1.商务文书写作的特点 叶圣陶老先生曾经说：“公文不一定要好文章，但必须写得一清二楚、十分明确、字稳词妥、通体通顺，让人家不折不扣的了解说的内容是什么”，这个论述其实就提到了商务文书与标准公文（例如人民日报的社论、党八股等）相一致的规范性特征。

另外，唐宋八大家之一的白居易在某种意义上也是一个商务文书写作的典范，之所以这样评价，是因为白居易写文章何诗歌非常的直白和通俗易懂，少有引经据典，并不通过辞藻的堆砌来追求华丽的文风。

通过以上的比较，可以提炼出商务文书以下的特点：  简明

正所谓“句中无余字，篇内无赘语”，“简明”是商务文书首要特点。 准确

而所谓“准确”，就是要求商务文书要做到“一字入公文，九牛拔不出”，不要像“关门闭户掩柴飞”这样的表达一样将同样一个意思重复三次。在意思清楚的前提下，商务文书写作应追求尽量用一段话、一句话甚至是一个词将核心意思表达出来。

 朴实 所谓“朴实”，就是指在商务文书写作中不要去刻意地堆砌辞藻，一代文豪白居易尚且不这样做，我们就更不必在这个方面显示自己的实力和水平了。

 庄重 所谓“庄重”，是指在商务文书中对整体风格的把握不要过于诙谐幽默，太多的玩笑会极大地影响文书的严肃性。

 规范

商务文书写作在很多方面还具有规范性强的特点，其中标点符号的规范性就尤为重要但是却往往被大家所忽视。

2.商务文书写作的要素

商务文书写作有以下四个要素：  主旨 所谓“主旨”，就是指商务文书的中心思想，即作者所要表达的意思。商务文书的写作并不是为了写而写，而应该具有一个明确的目的；换而言之，就是应该对方看到该商务文书后产生作者所希望的感受和行动。

在主旨方面，应该遵循“正确，务实，集中，鲜明”的原则。 材料

好的商务文书不是可以一蹴而就的，需要围绕作者的主旨来收集很多相关方面的素材。例如在政府机关中撰写政策性的通知，就需要查阅很多以前类似的、与之相关的批文、章程等资料，以确保前后建立起必要的联系和呼应。在材料方面，应该遵循“收集要多，选择要严，使用要巧”的原则。 结构 另外，好的商务文书还应该具有良好的结构，否则会导致在不应该浪费笔墨的地方花费很多不必要的时间，而需要去强调的内容则被相应的弱化。

在结构方面，可以选择“篇段合一式、分层表达式、分条列项式”等方式。 语言 如果说主旨、材料以及结构构成了商务文书的骨骼，那么在其中行文的语言就是对其进行填充和丰富的血肉。

在语言方面，应该做到“风格平直朴实庄重，表达规范准确简练”，最低要求也必须进行拼写检查以保证用词的准确。

第二讲 如何写出好文章（上）

商务文书写作的步骤

在了解了商务文书写作的概述内容之后，我们来看看商务文书写作的以下六个步骤：

（一）步骤一：制定正确的行动目标 在撰写某一个商务文书之前，我们应该首先回到一个问题，即我们希望该文书的对象在收到文书之后采取怎样的行动；这个问题的答案也就是我们撰写商务文书的行动目标。

1.主动目标与被动目标

需要强调的是，这个行动的主体是收取商务文书的对方。因此，我们撰写商务文书说表达出来的意愿只能是一个“被动目标”，而对方的实际行动才是所谓的“主动目标”。

2.将被动目标转化为主动目标

正如前文中提到的单向沟通一样，大多数人在撰写商务文书时往往陷入到一个误区当中，即将自己的被动目标当成了主动目标——只关注自己的主观想法或者需要完成的工作任务，而忽略了接收文书的对方的感受。

认识到这样一个误区，将被动目标转变为主动目标，就需要在明确之前的第一个问题的基础上，再获取以下这个问题的答案：作为商务文书的撰写者的我们在乎什么？换而言之，我们从成功撰写商务文书、正确传递信息并获得对方实际行动的响应中，能够收获到什么成果。只有将我们在乎的内容与希望对方采取的行动形成一致，那么才能有效地把被动目标转化为主动目标。

【案例2】

有关总经理组织召开公司全体秘书会议的邮件

在某公司中，总经理让其秘书组织全公司的秘书开会，要求她在确定时间和地点之后发一个邮件告知所有的秘书。

这个邮件实际上就是一个商务文书，相当于一个通知。在撰写这个邮件的过程中，我们可以分析得到：总经理秘书的行动目标是“让所有的秘书都得去开会”而不是简单地“通知每个秘书会议的时间和地点”。因此，邮件中仅仅明确了会议的时间和地点还不够，因为这样并不能确保所有秘书都按照要求来参会；而是应该进一步在邮件中要求所有秘书在会议前一个星期都对是否参加会议进行确认。

要写好这个商务文书，总经理秘书需要将其被动目标转化为主动目标：自己之所以在乎“所有秘书都按时参会”这个事情，是因为总经理交代自己组织这个会议，如果与会的秘书没有到齐，那么就意味着自己组织工作的失败；换而言之，自己希望在总经理面前有一个良好的表现，就需要确保会议顺利组织成功，而组织成功的标志之一就是人员来得比较齐，所以需要他们给自己一个能否与会的确认。

【自检1-1】

请判断出围绕以下事件而起草的商务文书的行动目标：

（1）某公司的一位销售人员以邮件形式向部门经理汇报上个月的销售任务完成情况；

（2）某公司人事部门的一位员工为收集所有员工升位之后的身份证号码而给所有公司员工群发邮件；（3）某公司副总经理收到一封投诉客服部门张丽的投诉信，批评其恶劣的服务态度；为收集与该事件相关的信息，该副总经理着手给张丽发邮件，并抄送给其部门经理。____________________________________________ ____________________________________________ ____________________________________________ 见参考答案1－

1（二）步骤二：决定文章的正式程度(一)在这个步骤中需要把握以下的内容：

1.正式程度的判断依据：正式指数

判断在某一个商务文书中所应该采用的正式程度，可以应用“正式指数”来操作。所谓的“正式指数”主要根据以下三个问题所涉及的内容来确定：

 商务文书的撰写者本身是否很了解目标读者；  目标读者的地位比商务文书的撰写者低吗；  商务文书的内容是好消息吗。

商务文书的撰写者应就这三个问题的实际情况在“1－10”之间来分别予以打分：如果特别了解目标读者就是10分，比较了解就是7、8分，而不了解甚至很不了解就是1－3分；如果是给自己的下属写则为10分，平级则为5分，给自己的上级写则为1分；如果内容为好消息则为10分，坏消息则为1分。

这三个问题的得分之和越低，则相应的商务文书应该越正式。

2.正式程度的表现

在了解了正式指数的内容之后，我们接着来讨论商务文书正式程度所表现的方面：  形式

这里所谓的“形式”，是指商务文书所采用的媒介的形式，例如发电子邮件、寄书信或者留便签等。不同的媒介形式，决定了商务文书的体裁、格式以及称谓等具体内容。

按照正式程度来划分，宣传册、政府公文、带抬头的信件、请柬以及行文正式的电子邮件附件都是正式的商务文书，通常会给目标读者以受到重视的感觉；而一般的电子邮件、便签等则属于非正式的商务文书。

 称谓

“称谓”就是对目标读者的称呼。 语气 而“语气”，就指是在撰写商务文书的过程中采取相对轻松愉快的口吻还是比较凝重严肃的口气的选择。