第五章公文处理的基本原则和程序

第一篇：第五章公文处理的基本原则和程序

第五章公文处理的基本原则和程序

第五章公文处理的基本原则和程序

【理论讲述】

在机关日常工作中，我们经常通过制发和收办公文来处理政务。就发文而言，从思想酝

酿、文字起草、商讨修改，经过最后审核定稿，印制成正式文件，到向外发出，需要经过一

系列处理过程。就收文来说，从开始的签收、登记、审核，经秘书部门的拟办，领导批示之

后，到最后的承办和答复，同样需要经过一系列的处理程序。而且，收发公文处理完毕后，其中绝大部分还需要立卷归档，作为档案保存。这一系列相互关联、有序衔接的工作就是公

文处理。过去，我们习惯将其称为文书工作，或者文书处理工作。

一、公文处理的基本原则

随着经济的发展和社会的进步，机关、团体或单位间的公务活动变得更加频繁，往来公

文也日益增多。为切实发挥公文效用，提高工作效率，就要求我们在日常的公文处理中要始

终坚持以下基本原则：

第一，实事求是的原则。公文的出发点和落脚点都是为了解决工作中的实际问题，这就

要求我们在公文处理过程中，必须深入实际，全面调查了解情况，摸清问题，有的放矢。反

对在行文过程中装官腔，讲套话，浮夸虚饰，生搬硬套。这类假、大、空的公文不但无助于

机关组织管理工作，反而会助长官僚主义、形式主义和文牍主义风气，给实际工作造成不必

要的负面影响。作为秘书，应该注意培养辨别真伪、明辨是非、科学分析和解决问题的能力，学会从纷繁复杂的材料和事实中得出正确的结论，从而以求真务实的精神处理相关公文，推

动工作。

第二，精简的原则。“繁文缛节”一直是困扰公文处理实现高效的突出问题。对此，党

和政府一再要求删繁就简，切实提高公文处理的效率。要做到这点，就要求我们在公文处理

中，首先，要把文章写短一些，精炼一些。毛泽东同志曾在《反对党八股》中直言不讳地说：

“工作忙，文章太长了，有谁看呢？”其次，要精简公文的运转处理程序，减少不必要的中

间层次和工作环节，缩短公文办理流程。其三，秘书人员要破除以为层次环节多必有效的陈

腐观念，逐步树立精简意识，以简便易行、切实稳妥的方式进行公文处理。

第三，高效的原则。所谓“高效”，就是要求我们在实际工作中要及时迅速地处理公文，不拖拉，不积压，避免造成漫长的公文旅行。这就要求我们要加强时间观念，健全制度，明

确分工，强化责任，协调关系，切实改进机关的工作作风。急件急办，特事特办，简化程序，缩短公文运转周期。根据需要，适时更新办公设备，采用现代化的办公手段。

第四，保密的原则。公文是党政机关、人民团体或有关单位传达方针政策、决策部署、反映各项工作活动内容的重要工具。其中，部分公文可能涉及党和国家的重大决策，涉及政

治、经济、军事、科技等重要机密，一旦外泄将给国家造成重大损失，这类公文在传递和处

理的过程中就要注意保密，不得随便给无关人员翻印或接触，更不许在公共场合随意谈论。

为加强保密工作，1988年9月5日国家正式颁布了《中华人民共和国保守秘密法》（简称《国

家保密法》），于1989年5月1日起正式施行。该法第十七、十八条对公文处理中的保密问

题作出了明确规定。在工作中，我们应加强学习。

第五，集中统一管理的原则。各级党政机关或单位的办公厅（室）是公文处理的管理机

构，主管本机关单位的公文处理并指导所属机关或单位的公文处理工作，负责建立相关规章

制度，监督公文落实情况。其秘书长或办公厅（室）主任统一领导与管理本机关或单位的公

文处理工作，对公文处理中出现的问题负直接责任。因此，在实际工作中，我们要明确职责，把握好公文处理的每个环节，切实做好公文的收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁

工作，将统一管理落到实处。

当然，以上这些原则的贯彻落实仅仅依靠秘书部门的力量肯定是不行的，还需要机关全

体上下的密切配合，自觉提高公文处理意识，形成雷厉风行的机关工作作风，从而实现公文

处理工作的规范化、制度化、科学化，充分发挥公文的应有效用。

二、公文处理程序

公文处理程序，是指在机关或单位内部按照公文的办理、管理、整理的规律，在以上基

本原则的指导下，对公文处理的一系列环节统筹安排的工作流程。它反映了各个公文处理环

节之间紧密的衔接关系，也反映了公文在机关内部运转的全过程。它通常包括收文处理程序

和发文处理程序。

收文处理程序，又称收文办理，指对外来公文的办理过程。它具体包括公文的签收、登

记、核查、拟办、批办、承办、催办、注办等基本环节。

发文处理程序，也称发文办理，指以机关或单位名义制发公文的过程。它具体包括公文的草拟、审核、签发、复核、膳印、盖章、登记、分发等基本环节。

以上各个环节环环相扣，相互制约。不同机关或单位对于某个环节处理的具体方法可以

有所不同，但这些基本环节的安排不能随意颠倒或删减，否则会影响公文的正常运转和工作

秩序。下面，我们将结合实例，以更直观的方式增进大家对公文处理程序的了解。

【案例一】

×年×月×日，经乡长办公会研究，决定在高温季节来临之际要求所辖各村、林场

做好森林安全防火工作。会议明确了此项工作的重点，制定了具体的防范措施，强调了

纪律，落实了责任。会后，分管副乡长要求与会秘书根据会议内容起草一份通知，要求

各村和林场按照通知精神做好相关工作，防患于未然。

这份通知时效性很强，作为与会秘书应该及时起草，核对检查后及时送给领导签发，对

稿件相关内容再次核查无误后，立即送达文印部门印制，随后盖章、登记，以最快最稳妥的方式下发给各村和林场，以便他们能够按照通知精神在第一时间内做出响应。这是基层乡镇

机关发文基本流程，其实，其他机关单位的发文处理程序与此基本相似，大致上都遵循这样

一个流程：草拟→审核→签发→复核→膳印→盖章→登记→分发。这就是我们通常的发文处

理程序。

【案例二】

小张是县教育局办公室的一名秘书，今天一上班就收到邮递员送来的市局关于加强

中小学危房清查工作的通知。通知要求局机关近期要组织力量对全县范围内的中小学危

房进行一次摸底排查，并将结果在10日内统计上报。

假如小张就是你，你将如何正确地处理这份外来文件呢？一般而言，当邮递员将此文件

送达办公室后，应立即签收，在机关收文登记薄上做好登记，检查来文和附件是否完整，随

后针对来文内容在机关统一印制的公文处理单上提出初步的处理意见，及时送局长批阅，批

阅完成后，按批阅意见交相关部门或人员负责处理落实。在通知要求的时间内，还应密切关

注排查进度，及时督查催办，防止因为拖拉贻误上报，使市县工作脱节。整个工作顺利完成后，你作为秘书，还应该在公文处理单上进行注办。这就是对这样一份外来通知的处理，它的处理过程是机关收文处理程序的一个缩影，我们收文的处理基本是按照这样一个流程，即：

签收→登记→审核→拟办→批办→承办→催办→注办。

下面，我们结合发文和收文这两个程序，对登记、审核、签发、复核、膳印、拟办、批

办、承办、催办等几个重点环节进行简要论述，以增进大家的了解。

登记是机关或单位管理公文的一种重要手段，它主要用来记录公文的收进、发出和运转

情况，便于催办、查办和统计，为公文的整理和交接提供依据。完善、规范的公文登记制度，是机关公文处理工作有序进行的首要前提。秘书部门在收到外来公文时，要对收文日期、收

文顺序号、来文机关、来文标题、来文字号、紧急程度、份数等进行认真记录，并在来文首

页贴上统一制作的公文处理单。向外发出公文时，也需要对发文日期、受文单位、发文标题、发文字号、紧急程度、份数等进行详细登记，作为外发公文的原始凭证。尽管现在大多采用

电子政务来互相传递公文，但登记的环节仍必不可少。具体的登记形式各个机关或单位可以

自行设计。

审核是在发文和收文中对公文有关内容所作的全面审查核对工作。这项工作应当由办

公厅（室）经验丰富的，政治、业务、文字水平较高的秘书人员负责。发文的审核的重点是：

是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是

否规范等。机关在收到下级机关的公文时，也应该进行审核，审核重点是：是否应由本机关

办理，是否符合行文规则，内容是符合国家法律、法规及其他有关规定，涉及其他部门或地

区职权的事项是否已协商、会签，文种使用、公文格式是否规范等。对存在严重问题的公文

经办公厅（室）负责人批准后，可以退回呈报单位并说明理由。

签发是形成公文的关键环节。公文经过领导人核准签发后便成为定稿。签发人代表机关

或单位对公文从政治上和文字上的准确性，负完全责任。以本机关名制发的上行文，由主要

负责人或者主持工作的负责人签发；以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或

者由主要负责人授权的其他负责人签发。签发公文时，应完整地签上姓名，而不能只签一个

姓，同时注明签发日期，以备将来查考。

复核是在公文正式印制前由秘书人员再次进行的核查工作。主要检查审批签发手续是否

完备，附件材料是否齐全、公文格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，修正后，应按程序重新审核、签发。签发的文稿在印制完成后应作为原始资料存档，不

能随便抛弃。

膳印即缮写誊抄、印制正式公文。随着现代印刷技术的发达，采用打字复印或排版铅印的公文居多，采用人工缮写誊抄的主要是少数领导亲笔书写的信函，在其发出之前，秘书部

门需要抄一份或复印一份副本留存。此外，就是一些边远地区的基层机关形成的公文或秘密

文件，需要缮写誊抄。在膳印公文的过程中，要严格依照定稿，不得擅自改动。膳印机密文

件应在指定的地点，专人负责进行。对印制中的废页、底版、清样等均应注意严格清理保管，及时监销，以防泄密。膳印过程中，要注意文稿的校对。

拟办是秘书人员、秘书部门的负责人或具体承办人，对于某些除阅知外需要具体处理的公文就如何办理拟提的初步意见，以供机关领导参考。拟办的意见，相当于请示或建议，是

发挥秘书部门或有关人员工作积极性，协助机关单位领导处理和解决问题的重要环节。所拟

意见要注意结合机关实际，切实可行。拟办意见一般写在公文处理单上，不要直接在公文页

面上书写，以保持公文的整洁。

批办是机关领导人或单位负责人，就某份公文应如何处理，对承办部门或承办人作出的批示性意见。批办是机关领导人或单位负责人发挥领导职能，行使管理职权的重要方式。批

办时，可以参考拟办意见，明确意图，交代办文要求，合理分配任务和组织人力等。批办应

及时、快捷，一切从实际出发。有时，经机关领导或单位负责人授权，也可由秘书部门负责

人对有关公文进行批办。批办意见也应写在公文处理单上。

承办是按照批办意见对来文事项的办理。它是公文处理最后的“关口”，也是公文的最

终目的。因此，显得尤为重要。承办单位或承办人接到任务后，应按照轻重缓急合理安排时

间，积极主动去完成落实。在落实过程中，要认真细致，讲究方法，注重效率和质量。

公文的催办，是秘书部门根据文件缓急和承办时限要求，适时对承办工作所进行的督促

检查，以防止积压和延误。催办通常分为对内催办和对外催办。对内催办是对本机关收文处

理情况的催促检查，而对外催办是对受理本机关公文的单位所进行的催促询问。并非所有的公文都需要催办，催办针对的是那些有明确办理时限或领导指定催办的文件。催办的方式多

种多样，如通过信函催办、上门催办、电话催办、电子邮件催办等，秘书部门可以结合实际，采用简便有效的方法。

通过以上分析，我们可以看出，公文处理工作其实是一项较为繁琐的日常工作。要做好

这项工作，不仅需要耐心细致，还需要有精益求精的精神。

第二篇：公文处理程序

公文处理程序

一、公文处理的原则和要求

（一）公文处理应坚持实事求是、按行文机关要求和公文处理规定进行的原则。

1.实事求是：按照公文内容，该拟办的要拟办，该送阅的要送阅，该存档的要存档。特别是在发文工作中，应该发的要发，能不发的坚决不发。

2.按行文机关要求：行文机关要求文件发至哪级，就发至那级；该传达至什么范围，就传达至什么范围。

3.按公文处理规定：按照《中国共产党机关公文处理条例》和《国家行政机关公文处理办法》规定进行处理。如办理请示件应请有关职能部门提出意见的或送本单位领导审批的，就应送有关部门征求意见或送领导审批，办文人员不能自作主张。特别是对涉及领导题词、活动等文电，要按规定把好关，不能凭办文人员的感情从事，关系好的就积极去办，没有关系的就靠边站。

（二）公文处理要坚持依法行文、集中管理、准确及时、安全保密的要求。

1.依法行文：发文机关必须依法成立并具有法定职权（党政机关、社会团体、企事业单位及其他社会组织内部不具法人资格的下设部门对外不能充当公文的作者，办公室根据授权除外），必须在作者职权范围内依法制发公文（越权制发无效），擅自制发公文、伪造公文是违法犯罪行为。公文的内容要合法。公文的文种和制发程序要合乎规定（如须经本机关领导签发或经会议通过）。

2.集中管理：由机关的办公厅（室）主管本机关并负责指导下级机关的公文处理工作，公文由文秘部门或专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁（其他部门和人员不得私自签收、拆取、保存公文）。要建立并执行统一的公文处理工作制度（如发文办理、收文办理、公文保密、归档等制度）。

3.准确及时：登记和办理要准确，防止发生错误，该送的领导和部门都要送到。公文拟办意见要准确，公文拟稿要体现发文机关决策、反映领导意图。公文都具有一定的时效性，特别是突发事件、自然灾害等特急件、党委、政府的重要文电和领导的重要批示，都不能拖延，除了要不断提高公文处理人员的素质外，还要制定和落实应急预案。

4.安全保密：公文传递要符合规定，如密件要包装密封，传递密件应通过机要交通、机要通信或指派专人进行，不得通过普通邮政或非邮政渠道传递。设有机关文件交换站的城市，在市内传送机密级、秘密级文件，可通过机要文件交换站进行，如用传真、计算机

网络等传输密级公文，必须有加密措施，密码电报不得明传，密电密复，不得明电、密电混用。公文传阅要保密，如复制的公文应当与正式印发的公文同样管理，密级公文的复制要按规定审批。如密级公文存贮在微机上，要有相应的保密措施等。

二、公文处理的基本程序

公文处理分为收文处理和发文处理两类。

（一）收文处理：分为阅件和办件两类，送有关领导和有关部门阅知的为阅件、需办理答复的为办件，一般包括公文的签收、登记、拟办、分发、传阅、承办和催办等程序。

1.阅件办理关键是确定分送范围。什么样的阅件，分送什么范围的领导，都应根据阅件的内容来确定，不漏送，不错送，不扩大范围送。办文人员应对领导的分工、职能部门的职责有明确的了解，才能使阅件范围的确定恰到好处，既不多增加领导阅文负担，又确保领导阅读到应该阅读的文件。分送范围的确定原则上应报经本部门领导批准。分送要保证阅读范围内的每个人都能看到文件，在文件份数允许的情况下，最好每人一份；在份数较少的情况下，首先分送主要负责同志，其他可组织传阅。分送阅件应当使领导知道这个文件分送了哪些领导和部门，便于领导对文件作出批示。

传阅件一般按领导的排序由前向后传送，从主要领导开始，依次传下去。传批件一般按领导的排序由后向前传送，从分管领导开始，再传至主要领导。如上级文件和上级领导对本地、本部门工作的批示，均应先送主要领导阅示。如下级机关的请示、需要办理的事项，应先送有关部门提出意见，报分管领导和其他领导审批后，最后送主要领导审定。传阅中要掌握文件的运转速度和去向，遇有领导外出时，应在传阅单上注明，不要使阅件在半路受阻，并注意待领导回来后适时送阅。

2.办件办理关键是要提出正确的拟办意见。要求办文人员一是要掌握来文内容，搞清请示事项。如请示中要解决的问题是什么，有几项，理由有几条，是否符合“一文一事”。二是查找档案资料，对照先例比较。如干部任免、党纪处分、纪念活动、领导题词等，一般情况下都可以从以往的档案中找到类似的办理的程序和结果。如纪念领导人九十诞辰，可查一下纪念八十诞辰是怎么办理的，有多大的规模，也可以找同一类别的领导人诞辰是怎么进行的。又如有些事情，前几年没有批准，现在又报来了，就要清楚以前的办理情况和原因。把这些有关材料复印或摘录下来，供领导决策参考是非常有益的，同时也可保持政策的连续性。三是把握政策规定，领会领导意图。办文人员要有政治头脑，有政策水平，有主见。可以说，凡是向上级请示的问题，都希望上级能按请示中的意图给予答复。这种情况下，提拟办意见必须符合党的方针政策，从全局上考虑问题，按政策规定办。如修建纪念设施问题，市委请示省委，省委可请宣传部提出意见，省委宣传部的意见经省委同意后再以省委名义上报中央审批。如干部处分问题，一般都应建议提请常委会审议。同时，也要了解领导意图，如请示中事项已与领导衔接过或领导已有意见的，则应送领导审示或按领导意见办。四是尊重部门意见，注意协商协调。一般情况下，请示中涉及的有关事项，应请有关职能部门提出意见，如经费涉及财政部门，干部问题涉及组织部门，机构编制问

题涉及编办等，原则上应纳有关业务部门的意见。如有些问题不一致，应经过协调协商，提供给领导的是一个符合实际、切实可行的建议。如协调的不一致，则应将各方意见和理由列出，报领导协调或裁定。五是意见有根有据，用语规范准确。按照以上要求提出的拟办意见都应有依据，为什么同意这一条、不同意那一条要说得清楚、明白，便于领导决策时参考。同时因为是拟办意见，要送领导审批的，应注意用语规范准确。如用“我们建议”而不用“我们同意”，说“我们倾向于第几方案”而不说“我们赞成第几方案”。

（二）发文处理包括公文的核发、登记、印制和分发等程序。

经领导签发的公文在正式印发前，应当由文秘部门复核，也即核发。核发的重点是：

1.审批手续是否完备。一是看审批权限是否准确，二是审批的领导人有无遗漏。如市委文件应有市委领导签发，市委办公室文件应有市委办公室主要领导或市委领导签发。几个部门联合发文，应请每个部门的领导审签。

2.公文清样的格式是否合乎规定。版头与发文机关是否一致，文种是否适当，发文字号、标题、主送机关、发文机关署名、印章、附件、主题词、印制版记等要素是否完整、齐全，做到该有的不漏，不该有的不加。

三、省委办公厅公文处理的有关规定

（一）省委、省委办公厅文件现有版头。

主要有4种：

1.中共xx省委文件（x委发）：主要用于以省委名义发布、传达贯彻党的方针、政策，部署工作，转发上级机关的公文，批转下级机关的重要报告、请示。

2.中国共产党xx省委员会（）（x委）：主要用于省委通知事项、任免干部、批复下级机关的请示，向中央报告、请示工作，与有关地区和部门联系、商洽工作。

3.中共xx省委办公厅文件（x委办）：主要用于省委办公厅根据省委授权，传达省委的指示，转发上级、同级机关的公文，批转下级机关的报告、请示。

4.中共xx省委办公厅（）（x委厅）：主要用于省委办公厅答复下级党委或部门的请示，向上级机关报告、请示工作，发布有关事项，与有关部门联系、商洽工作。

另外，还有中共xx省委办公厅发电（x委办发电，用于省委办公厅根据省委授权布臵紧急性工作、通知会议、调整各类领导小组）、中国共产党xx省委员会办公厅（x委厅函，用于省委办公厅与有关部门联系、商洽具体工作，通知会议）、议事纪要三种。

（二）省委办公厅发文的有关规定。

1.严格控制文件数量。“九不发”：控制和减少党政联合行文，政府职权范围内的工作，由省政府行文。部门职权范围内的工作，由部门行文，凡本部门发文或几个部门联合发文

能够解决的，不以省委名义发文。凡是法律、法规已有明确规定的，不再行文。党中央、国务院已发到县一级的文件，无新的内容，不再另行文。需行文贯彻的中央和国家部委文件及一般表彰性事项，由相应的省级部门发文（如涉及面宽，可报省委或省委、省政府同意，冠“经省委同意”或“经省委、省政府同意”由各部门发文）。省级部门以省委名义召开会议的通知或调整各类领导小组成员，经省委领导批准后，可冠“经省委领导同意”，由部门自行发文。可采用电报、电话布臵或当面议定的事项，不再行文。各地、各部门向省委、省政府报送的一般性请示，以电话或印送领导批示方式回复，不再行文批复。会议上已部署的工作和领导同志在会议上的讲话已印发会议文件的，一般不再行文。

2.严格报送程序。各地、各部门凡需以省委、省委办公厅名义发出的文件，均应将代拟稿送省委办公厅秘书处按程序办理，一般不直送省委领导或省委办公厅领导。凡需以省委、省政府或省委办公厅、省政府办公厅联合印发的，属党委部门和群团组织起草的，将代拟稿送省委办公厅秘书处，省委办公厅先办理。属政府部门起草的，将代拟稿送省政府办公厅综合秘书处，由省政府办公厅先办理。

代拟稿应打印，并有报送说明和有关附件材料。报送说明应写明拟稿原因、过程、时限要求等情况，加盖本单位公章，注明联系人及电话。附件材料要齐全，如上级机关下发的同一主题文件、涉及的有关文件规定、征求部门意见的情况等。

3.严格审批程序。起草单位→省委办秘书处→省委办分管领导→省委秘书长（或办公厅主任）→分管省委常委→分管省委副书记→省委书记。

党政联合行文由省委办公厅印发。其中省委部门或群团组织起草的，经省委办公厅核稿，转省政府办公厅核稿、省政府领导会签后，再由省委办公厅送省委领导签发。由省政府部门起草的，经省政府办公厅核稿、省政府领导审签后，转省委办公厅核稿并送省委领导签发。

（三）省委办公厅收文办理的有关规定。

1.党政分工的原则。各地、各部门向省委、省政府报送文件，属于党委职权范围内的工作，以党委（党组）名义报省委；属于政府职权范围的工作，以政府或部门名义报省政府；如需同时送省委、省政府，主送单位应当写“省委、省政府”。一般来说，下列情况应及时报省委：省委（省委领导或省委文件）明确要求报送的，本地、本部门贯彻落实省委重要文件和重要会议、省委领导批示的措施和情况，本地、本部门工作的计划和报告、半年情况及工作中的重要情况（突发事件等）。

上报的请示，需省委审批但需要省政府了解的，主送单位应当写“省委、省政府”，由省委办公厅负责办理并答复，省政府办公厅负责分送省政府领导；需省政府审批但需要省委了解的，主送单位应当写“省政府并报省委”，由省政府办公厅负责办理并答复，省委办公厅负责分送省委领导。

给省委的请示、报告，均统一送省委办公厅秘书处，请示3份，报告20份（报告一般送省委各常委、各秘书长、办公厅）。给省政府的由报送单位另送。

2.归口报送的原则。凡报送省委和省委办公厅的文件一律交省委办公厅秘书处，统一收文，统一办理，不得直送省委或省委办公厅领导（省委领导要求直送的除外），也不得在按规定程序报送的同时，又送领导个人。

向省委、省政府报送简报，应当少而精，一般只报送一种简报。市州委和省级各部门的下属单位的简报，不能报送省委、省政府。

报送省委、省政府的非密级请示、报告，在报送纸质公文的同时，应通过xx党政网报送电子公文。

3.及时办理的原则。各地、各部门报省委的请示，省委办公厅一般应在15个工作日予以答复。办理程序为：由省委办公厅秘书处提出拟办意见，经办公厅分管领导同意后，转有关职能部门提出办理意见，有关承办部门一般应在5个工作日内提出意见并返回省委办公厅。属具体业务问题，请有关承办部门答复来文单位，并将办理结果抄送省委办公厅秘书处。涉及几个部门的，应指定主办部门，由主办部门与协办部门协商，提出统一意见。需省委审批的，由省委办公厅秘书处报分管省委领导或省委主要领导审批。

四.公文处理中常见的不正确现象

（一）版头使用不正确。版头与发文机关不一致。党委和党委办公室文件、大小版头混用。

（二）文种使用不正确。如请示、报告不分，决定、决议不分，通知、函不分。可采取“三看”：看公文事由、看受文对象、看公文出台的环节。

（三）文面格式不正确。如绝密件不标份号、上报公文不标签发人、被批转的公文作为附件、印制版记未居最后一页等。

（四）公文报送不正确：如党政不分、越级上报、多头报送、请示非“一文一事”。

第三篇：公文处理程序

公文处理程序

公文是国家机关传达指示、商洽指导工作和报告交流情况的重要工具，一般包括文件、简报、电报、汇报材料、典型材料等。公文处理分收文处理和发文处理。

（一）收文处理程序

1、登记。由办公室统一分门别类地将收文的日期、来文机关、标题、主要内容等情况，及时详细地在《收文登记簿》上登记。对主要的文件、材料，实行重点登记管理。

2、拟办。来文附“处理单”，由办公室主任根据文件内容拟出传阅或处理的初步意见，报分管领导签批。

3、传阅。根据领导签批意见，在指定的范围内传阅，只准竖传，不准横传，保证文件处理的安全、及时。对普发性文件材料要适当扩大传阅范围。

4、交办。对布置工作的文件，根据领导签批意见，交承办人进行办理。办公室要履行好交办签字手续，并登记好文件的去向和处理情况，同时，督促工作任务的落实。

5、报告。承办人要按照文件办理时限，提前向签批领导报告办结情况，并及时将文件和有关材料送交办公室。

6、归档。办公室要及时将来文原件、处理单、相关材料进行收集、存档。

(二)发文处理程序

1、拟稿。主办人根据领导的意图和工作需要，认真负责地、高标准高质量地做好文件的起草工作。

2、核稿。主办人将原稿及时送办公室，办公室进行文字把关，并与主办人沟通修改。然后，交由分管领导审核。

3、定稿。经审核后的稿件，一般由主要领导审定；对内容、文字单一的文稿，可直送分管领导审核、定稿；内容特别重要的，由主要领导召集会议讨论通过。

4、签发。根据管理权限和文件的重要程度，送分管领导或主要领导签字印发。

5、印制。经领导签字同意印发的稿件，由办公室根据公文打印管理规定和统一格式再做进一步的文字校核后，进行印制。

6、登记。办公室将发文的题目、主要内容、发文日期、签发领导等情况，及时在《发文登记簿》上登记，并将文件原稿和正文1份收集归档。一般性的文字材料，如：汇报、经验介绍等，可不登记，但要注意收集存档。

7、分发。一般性的公文由办公室负责通知领取或报送；需对文件做进一步说明和要求的，由主办人负责发送；在会议上发放的文件，根据领导安排由主办人或签到人发放。

第四篇：公文处理程序及要求

公文处理程序及要求

一、收文处理程序及要求

（一）收文处理流程

签收→登记→收转→对党委及办公室的文件拟办→主管校领导批示→传阅或承办→催办、查办→收回文件或办理情况反馈→复查归档

1、校内各单位向党委报送的请示、报告、汇报等材料的处理程序：

（1）审核来文是否符合行为规范，是否符合行文的规定。

（2）进行收文登记。

（3）按所送文件的签批意见，送有关领导阅示。

（4）按领导的批示意见办理。

（5）将处理完毕的来文退还报送单位。

2、上级领导部门来文的处理程序：

（1）通知、指示类的文件应在登记后将“文件处理单”贴附在文件首页前。

（2）交党办主任签写办公室拟办意见。

（3）按照主任意见转有关职能部门或党委领导批示。

（4）检查来文的办理、落实情况。

（5）将指示性文件及有关报道本校情况的来文存档。

3、校外单位来往函件的处理程序：

凡标有“河南工程学院党委收”、“河南工程学院党委办公室收”或其他未指明党委哪位领导个人亲收的信件，党办机要员均应拆阅、登记、分类，按下列规则办理：

（1）属于群众来信的，按信访工作程序处理。

（2）属于函调的，转交组织部处理。

（3）党内刊物征订单，属于党办负责订阅的刊物自行处理，其它的订单转宣传部处理。

（4）属党办职责范围的事项，重要的应报主任阅处；一般的由机要员处理。

（5）将函件转交其他职能部门时，应履行签收手续。

（二）收文工作要求：

1、必须做到准确、及时、保密，不拖拉不积压。

2、应熟悉校领导的职责分工、主管单位，了解各职能部门的职责范围。

3、根据文件内容分轻重缓急及时送阅，遇有急件应在送领导阅批的同时，先复印一份送职能部门考虑承办意见。

4、组织传阅时，应采取以机要员为中心点的辐射方式，避免传阅对象之间的交叉式传阅。

5、如遇领导同志阅文时间过长，应及时提醒。

6、及时催办，定期检查文件承办情况。

二、发文处理程序及要求

（一）发文处理流程

拟稿→核稿→会签→签发→编号→打印→校对→印制→盖章→送发→归档。

1、拟稿

（1）党委系统的发文种类一般为通知、请示、报告、批复、决议、决定、指示、条例、规定、会议纪要等，拟稿人员应按领导要求和文件内容加以选定。

（2）书写格式、行文规则应遵照执行上级及《河南工程学院关于公文处理的若干规定》。

2、核稿

由拟稿部门负责人或党办主任对文稿内容和发文名义进行审核。

（1）党委的工作计划、学习安排、中层党务领导干部的任命、校党委对下属单位请示的批复、校党委向上级机关的请示和报告、转发上级党的领导机关的文件均应以党委名义发文。

（2）一般事务性通知，转发党委其他职能部门的具体事务性安排、对同级对口单位的函件应以党委办公室名义发文。

3、签发

（1）送领导签发的应是校核、修改后的稿件。

（2）以党委名义上报或下发的文件由党委书记或主管副书记签发。

（3）党委各部门代党委起草的文件应先交党办，不要直接送主管书记签发。

（4）以党委办公室名义发出的文件材料，由党办主任签发。

4、编号

（1）以党委名义专项上报的材料编号为：同委（）第 号。

（2）以党办名义专项上报的材料编号为：同委办（）第 号。

5、打印

经签发、编号后的文件送交打字室打印。

6、校对

一般由党办文书校对，重要的文件须交党办主任进行二次校对。

7、印制

校对后将清样返还打字室更改，核对好报头纸、注清份数后印制。

8、盖章

（1）以党委名义发出的文件，必须由党委书记或主管书记签字后，盖党委印章。

（2）以党办名义发出的文件，由党办主任签字后，盖党办印章。

9、送发

（1）一般党委文件应上报上级党委等机关；下发院内机关各部处、基层党总支、直属党支部；送本辽领导。

（2）党办文件报校领导，发机关各部处、基层党总支、直属党支部等。

10、归档

（1）平时按照存档归档要求，做好预立卷工作。

（2）按将党委文件、党办文件分别组卷存档。

（3）按文件号顺序将每份文件的原稿、正本整理好并编号。

（4）用计算机按照存档要求打印卷内目录。

（5）每年6月底前，将上一的档案移交学院档案室。

（二）发文工作要求：

1、了解本级党委的职权范围和隶属关系，弄清行文关系。

2、起草文件时要深入调查研究，正确领会和准确体现党委领导的意图。

3、文件编号由专人负责，填写文号登记本。

4、发送文件要力争快捷，注意时效。

第五篇：公文处理程序细则

公文处理程序细则

为使我局公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理的效率和质量，根据自治区水利厅、市人民政府国家行政机关公文处理有关规定和《钦州市政府

办公室公文处理程序细则》，特制定本细则。

一、收文办理程序

（一）收文

凡局办公室接收的各级公文，均由办公室专人统一签收、拆封、登记，在收文后的1个工作日内分门别类送办公室主任签写拟办意见，或直接送交指定收文单位。传真或电话通知，经办人要做好记录并及时送有关领导批示。开会领取或有关部门交带的公文，经手的同志要及时把公文交由办公室登记处理。

（二）拟办

办公室应视公文的内容和性质，按照职能部门的业务分工及时、准确地提出简明、具体的拟办意见。处理公文要分急缓先后，急件、特急件随到随办。一般来文要在自接文时起1个工作日内提出拟办意见并提交领导批办。处理公文必须用办公室统一印制的公文处理笺。

（三）批办

办公室将已拟办的文件送局领导审阅，由局长或分管副局长在2个工作日内阅读文件或对拟办文件进行审批。批办意见要明确、具体，注明办理时限、主办单位或主办人，对需要两个以上部门办理的，批示或拟办意见中应当明确主办部门，以免承办者相互推诿。

（四）承办

领导批办后的文件由各承办科室根据批办意见，具体处理公文。承办公文要全面领会、准确把握领导的批示意见，需要各县区、直属单位协助办理的，要及时与有关单位联系，抓紧办理，不得推诿和延误，不得擅自改变或超出领导的批办意图。公文办理过程中遇到困难或问题，要及时向领导反映并提出解决意见建议。公文报送单位查询公文处理情况时，各有关科室要热情接待。

对上级机关交办的公文和下级机关的请示，有特别时限要求的要按时办理，一般文件要在7天内给予答复，传阅性公文在3天内阅知后交还办公室。对不属于本

部门、本单位职权范围或者不适宜本部门、本单位办理的，应于当日退回交办的部门，并说明理由。公文办理结束后，承办人员必须将办理情况及处理结果注明在公文处理笺上，并送回办公室存档，以备查证。传阅性公文除保密文件外，可以复印自存。

（五）催办

局领导批转各科室、下属单位办理的文件、电报或其他事项，办公室或对应科室承办人员要适时催办查办，督促承办单位及时办理并将办理结果向有关领导汇报。问题简单或属急件的，采用口头催办；承办单位为下属单位的，采用电话催办；情况较复杂或不属本局管辖或口头（电话）催办无效的，则采用书面催办。催办无效的，报告局领导专项督查。

（六）特殊公文的办理

机要文件的办理。机要文件由办公室专人签领、登记、分发，送局领导阅批后，由保密员转相关科室处理或回收保存。机要文件处理完毕后，原件按要求退回市委保密室。

群众上访信件的处理。群众上访信件由办公室登记后送局领导批示，交有关科室办理。涉及领导干部问题的上访信件送局长批示后交纪检监察室处理。

二、发文办理程序

（一）拟稿

本局公文拟稿由对应科室负责，综合性较强的公文由办公室负责草拟。草拟公文必须做到：1.情况确实，观点明确，方案可行，书写工整（提倡使用打印件，但名字必须手签），标点正确。2.篇幅力求简短，人名、地名、数字、引文准确。

3.符合党的路线、方针、政策，国家的法律、法令、法规和上级有关文件精神。

4.向下级机关的重要行文，应当同时抄送直接上级机关；根据规划、设计工作的特殊需要，可行性研究报告、初步设计审查意见等业务性较强的公文，在报请上级审批的同时，可抄送有关同级机关或下属单位。5.“请示”及答复人大、政协代表应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

代政府起草的文件，属规范性文件的，负责起草的科室要逐条列出制订说明和政策、法律、法规依据，并附上相应的材料。

根据领导批示（或口头指示）需要草拟的公文，由对应科室草拟的，自领导批示之日起2个工作日内完成。

起草公文必须使用专用的发文稿纸，拟稿人必须填写好拟稿人、主题词、主送、抄送、印制份数、标题等栏目。

（二）审核

本局的文件审核工作主要由各科室负责人、办公室及分管局长负责。具体审核程序是：对应科室拟稿——科站长初核——办公室再核——分管副局长审核（或签发）——局长审签。审核（审签）的时间分解为：办公室1个工作日，局领导各2个工作日。

发文稿审核的划分：

1.对应科室审核：是否有行文必要，拟稿人是否填写完整发文稿纸上有关栏目；是否按领导批示拟文，是否符合有关行业政策及法律法规，文字表述、各种数据是否确切，专业用语（词）的使用是否规范，是否需要会签。

2.办公室审核：文字表述，文种使用，公文格式，发放范围，印制份数，是否重复行文，需要会签的是否会签，有否与其他文件相悖，文稿内容是否符合实际，措施办法是否切实可行，是否符合党和国家方针政策、法律法规。

3.局领导审核：重点放在是否需要行文、是否符合党和国家的方针政策、法律法规和有关规定。

规范性文件，或代市政府拟稿的规范性文件，由对应的科室拟稿，分管领导组织有关科室会审，办公室初审，水政科把好政策法规关（2个工作日内完成），办公室再审后送局领导审签。

（三）签发

文稿经审核修改后，内容改动较多、版面不清的，由拟稿科室按修改稿眷正以后才能送领导审核或签批（原修改稿一并附上）。

公文审签权限：一般公文由分管领导签发；涉及人事劳资、计划财务、安全生产、党风廉政责任制、纪检监察及其他重大事项的，由局主要领导签发。若主要领导外出，由分管领导签发。代市政府草拟或送审的文稿，经局主要领导核稿后方可报送。

拟办公文或发文稿需要会签的，由拟稿科室提出意见，经分管领导同意后，1.涉及本局其他科室的，由办公室负责协调。2.涉及其他部门的，一般由拟稿科室到有关部门办理会签。两个及两个以上机关联合行文，各行文机关的领导人都必须会签。

草拟、修改、签发和批阅公文，要用钢笔或毛笔和蓝、黑墨水，不能使用红墨水、圆珠笔、铅笔及其他易褪色的墨水，并写上拟改或签批时间。

（四）付印、校对

已经局领导签发的公文，由办公室登记编号并按急缓程度统一安排打印，其他科室人员非经局领导批准不得擅自要求文印人员打印。文稿打出清样后，先由承办人员或对应科室校对，然后交办公室再校并付印。

校对应注意几个地方：1.文头、文尾。即文号、签发人（上报文件）、会签人（联合上报文）、文件标题有无错漏，主题词、抄送栏、印发机关、日期、份数是否完整、准确。2.主送单位。3.数字、标点、单位符号。4.落款日期（以领导人签发日期为准）。

文件印好盖章后由对应科室协助办公室装订封发，无对应科室的公文由办公室装订封发。付印、校对和封发一般不能超过3个工作日。

（五）用印

公文盖章，应以领导人签发时的签字为依据，经办公室登记后用印。领导人未签字的公文，不得用印。

除会议纪要和内部情况通报外，其他公文都应加盖印章。联合上报的非法规性文件，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，联合发文机关都应加盖印章。

三、公文的立卷、归档

公文办理完毕，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理（立卷）、归档。个人不得保存应当归档的公文。

（一）办理公文的科室要将发文正本2件及底稿交办公室，整理（立卷）、归档，归档时间为次年第二季度前；联合办理的公文文稿正本及有关材料由主办单位立卷归档，其他单位保留复制件。

（二）各科室要保证承办公文材料的齐全、完整，次年1月底前整理成档；对照《钦州市水利局综合档案室档案分类方案》，应当归档的，公文移交局办公室、科技资料移交资料室统一管理。

四、公文管理

（一）各科室承办的公文材料除应当归档的（包括复印件），由办公室和资料室分别管理，各科室可借用。

（二）各领导及有关科室处理完毕的密级文件和过时的密级刊物，应交由办公室统一保管，上缴或定期销毁。

（三）本局干部职工调离或退休后，其未办理完和保管使用的各种公务文件及密级期刊，应退还办公室处理，不得自行销毁。

（四）经过鉴别，没有归档、存查价值的公文，经局领导批准可以销毁。经请示准予销毁的密级公文，由办公室登记销毁，并由2人以上监销，保证不泄密、不丢失、不漏销。

（五）各领导、各科室作废的文件、刊物、材料应统一收集在储藏室存放，定期送往造纸厂打浆销毁（要有专人监销），不能卖给个体收购商。

本细则自发文之日起实施。

二〇一二年十二月十七日