浅析行政机关公文标题八种常见病

第一篇：浅析行政机关公文标题八种常见病

浅析行政机关公文标题八种常见病

公文标题是公文的眼睛。俗话说“看文先看题”，公文标题规范与否，直接影响到公文的效力和阅读者的感受。但受诸多因素的影响，公文标题时常出现一些毛病，本文试举例浅析。

一、标题不全。完整、规范的公文标题，一般由发文机关＋事由(内容)＋文种(公文种类)构成，即人们常说的公文标题“三要素”。2001年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》第三章第十条第六款明确规定：“公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关”。常见的问题有三种：一是随意省略发文机关。如：《关于上报2004年办公室工作要点的报告》，这份文件是基层部门报送的，没有版头，也没有发文机关，上级只能从落款处判断文件是从哪里发出的，既不庄重，也不严肃，更不利于公文有效运转和办理。要注意传达重大决策事项的下行文和没有版头的下行文、上行文均不得省略发文机关；但有版头的，为避免公文标题累赘，也可不标明发文机关。二是随意省略事由。如《××旗人民政府决定》，由于省略事由，受文者从标题中看不出文件的主要内容、事项和基本观点，不利于学习贯彻文件精神。应注意：除一些不是十分重要的、极其简短的通知、通告和特殊机关发出的特定公文外，一般情况下不得省略公文事由。三是随意省略文种。使受文者不得要领，影响了公文的严肃性。如《××局关于召开全市水土保持工作会议的有关事宜》。

二、事由有误。“ 事由” 是公文标题的核心，标题的好与不好主要看事由写得是否正确、清楚。这方面常见问题如下：一是介词“关于”应用未用。如《××局××局××局优先提高有突出贡献的科技带头人生活待遇的通知》，标题在发文机关和事由之间缺少了介词“关于”，容易让人产生歧义。是三个机关联合发文，面向当地所有单位，还是只面向三个发文单位呢?所以应补上介词“关于”。二是动宾搭配不当。如《××局关于进一步搞活集体企业有关政策的试行办法》，这一标题的中心词为“ 试行办法”，其限定部分为“进一步搞活集体企业有关政策”，但“搞活”的宾语应是“企业”而不能是“有关政策”，故此题有误，可改为《××局关于进一步搞活集体企业的试行办法》。三是内容不完整。如《关于出国考察的请示》，标题中因缺少主语而让人费解，到底是谁要出国考察?完整的标题应在“关于”后面加上“××同志”或“××代表团”。再如《××政府关于认真做好表彰2004年度先进工作者的通知》，此标题是缺少宾语，标题动词是“做好”，而后面缺少宾语“工作”，补上才比较完整。

三、乱用文种。这里文种是指国家行政机关公文的种类。文种方面存在的问题主要有三个方面：一是生造文种。有些单位自作主张，随意生造文种，如《××局关于解决办公室用房的申请》。很显然，“申请”不在《国家行政机关公文处理办法》13个公文种类之内，纯属生造。二是混用文种。如《××局关于购买办公设备的请示报告》。“请示”和“报告”是两个不同的文种，混在一起会让人分不清到底是“请示”还是“报告”，不好处理。文种是用以表明公文的性质和要求的，一份文件只能用一个文种，两种文种不可混用。三是错用文种。拟制公文标题时，应根据具体内容选择相应的文种。可有些机关因搞不清楚文种的含义，该用请示的用了报告，该用报告的又用了请示。如《××局关于解决项目前期经费的报告》。“请示”和“报告”是有严格区别的：“请示”是办件，是需要批复的；“报告”是阅件，不需要批复。如果错将“请示”用成了“报告”，会导致自己请示的事项得不到及时答复或得不到答复，从而影响事情的办理。

四、隶属不清。这类问题常出现在转文性通知当中。根据被转文件发文机关的不同，转文性通知可分为三类，即批转、转发、印发。不少文秘工作者经常用错，出现了不该用“印发”的，用了“印发”；该用“印发”的却用了“转发”、“批转”。如1．《××县人民政府关于印发××市人民政府关于加强基层民兵工作的意见的通知》，2．《××区政府办公室关于批转××市××区长在××会议上讲话的通知》，例1当中的“印发”使用不当，对上级机关、同级机关及不相隶属机关的文件应该使用“转发”。例2当中的“批转”使用不当，应该使用“印发”。下级对上级机关的文件和上级领导同志的讲话、批示等不可使用“批转”，否则就混淆了上下级的隶属关系。

五、标题不精。公文标题要主旨鲜明、重点突出、文字简洁尽量避免使用长句。如《××局关于认真做好汛期水库防汛和淤地坝防汛工作及进行汛前安全大检查的通知》，此标题比较冗长哕唆，生怕别人看不明白，可修改为《××局关于认真做好汛前安全大检查的通知》。

六、题不达意。这类问题主要表现在：一是事由不清。如《××局关于××河流改造的请示》，从题意上看，是请示开展改造河流，而此文实际上是请求上级解决“治河经费”的问题。因为事由不够清楚，往往使一些请示事项不能及时得到办理。此标题应改为《××局关于解决××河流治理经费的请示》；再如《××旗人民政府关于粮食问题的通知》，其中就缺少“价格”、“收购”等词语来限制中心词“问题”，造成事由过于笼统，不能准确表达公文的主要内容。

七、用词重叠。如1．《××局关于申请解决淤地坝工程建设前期经费的请示》，2．《××县人民政府关于转发××市人民政府关于转发××省人民政府关于转发国务院关于坚决制止占用基本农田进行植树等行为的紧急通知的通知的通知的通知》，在例1中出现了两个“请”字，使得标题事由内容出现重复，应去掉“申请”两字，因为“请示”这一文种本身包含了“申请”的意思。例2中用词重叠比较明显，这里介词“关于”、动词“转发”、助词“的”、文种“通知”反复出现，在一个标题内重复使用，造成标题冗长，令人不知所云。应注意解决用词重叠问题，使转文性通知的标题简洁精炼。(解决这一问题的方法，请参见本刊第2期《转发类通知起草中的三个怎么办》一文——编者)

八、滥用标点符号。《国家行政机关公文处理办法》明确规定“公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号”。但是好多机关在印发文件时经常在公文标题中出现标点符号，如《××区政府办公室关于印发<××区长在××会议上讲话>的通知》，其中的“<>”就不应该使用。

第二篇：现代公文标题写作技巧及其“常见病”

现代公文标题写作技巧及其“常见病” 赵忠山(齐齐哈尔大学人文学院中文系，黑龙江 齐齐哈尔161006)

发表于《应用写作》2001年第11期

[关键词]公文；标题；“常见病” [摘 要]在现代公文写作中，标题往往直接或间接揭示主题和内容。它是公文的“眼睛”、“门户”，是公文的重要组成部分。避免其“常见病”，可以提高公文写作的质量。[中图分类号] [文献标识号] [文章编号]

标题是文章的名字，也是文章的门面。在现代公文写作中，标题往往直接或间接揭示主 题和内容。标题是公文的“眼睛”、“门户”，透过它可以使读者把握公文的总的思想，了 解公文的主要内容。因此，标题写作要严肃认真，力争准确、简明、结构完整。公文标题的构成要素比较固定，一般说来，一个完整的公文标题是由三个要素组成：作 者、事由和文种。例如，《国家旅游局关于加强旅游业管理若干问题的请示》（一九九一年六 月九日），其中“国家旅游局”为制发文件机关，即“作者”；“关于加强旅游业管理若干 问题”为事由；“请示”为公文名称，即为文种。

一、“作者”写作技巧 所谓“作者”指的是制文机关或个人，也就是发文名义。一般写在标题的开头，就写全 称或者通用的简称，切不可滥用缩略语。如“中国共产党北京市委员会党校”，也可用其通 用的简称“中共北京市委党校”。但如果用“北京党校”就是不规范的标法。公文制作如果 是三、四个单位的，应该一一标出，不得遗漏。如： 《中共哈尔滨市南岗、道里、动力区党 校关于招收学员的报告》 等。如果公文制作机关较多，不便一一标出时，不能用“各机关”、“各有关部门”等笼统的标法，要根据实际情况加以概括： 制文机关是同一地区或同一系统 的，对全部机关就可以总概括。如： 《××局所属各厂关于企业改革的报告》 ；如果同一地区

或同一系统的全部机关中还缺一两个机关的，应该予以注明。《××局所属各厂 如：（缺×× 厂、××厂）关于企业改革的报告》 ；有时同一地区或同一系统的相当一部分机关，常常是5 个以下的可以全部标出，5个以上的可以列举主要机关名称并标出数量。如： 《××局所属第 一纺织机械厂等六厂关于企业改革的报告》 ；公文作者如果是个人，还要标出所属机关的名 称及其个人职务。如：“中共××省委书记×××”；有些公文的制发属于某个机关的特定 职能的，或者有些以地区等特征形成的公文，也可以不用标明作者。如： 《××省2001年财 政收支预算》等。

二、“事由”写作技巧 所谓事由，就是对公文行文内容加以集

中和概括的部分。这一部分一般标在标题的中间，是公文标题的核心部分。事由的集中和概括，往往不是理论性的集中和概括，而是公务性的 集中和概括，即要说明要办一件什么实质性的事情。所以要求拟写要确切、客观。这就需要 我们认真地推敲、斟酌。通常说来，对于单一问题，可以直接标出。如： 《××局关于干部 任免问题的决定》 ；对于多个问题的，就尽量分别标出。如： 《××局关于干部任免、聘用、推荐的决定、通知》 ；对问题多，且属于同类性质的，可以加以概括。如：“学生毕业论文 选题”、“学生毕业论文指导”、“学生毕业论文答辩”等，就可以概括为“学生毕业论文 工作”；当问题多得不能一一标出时，可以标明主要问题，其他的用“等”代替。《××大 学关于教师教学、毕业论文指导等工作量计算的规定、通知》。对于会议公文的标法，如是 会议名称即能反映其内容的会议，标明会议名称就标明了内容。如： 《××大学关于召开职 工代表大会的通知》 ；对于讨论综合性问题的办公会，通常不标会议内容。如： 《××大学校 长办公会会议纪要》等；综合性的工作计划、总结、情况报告等，内容涉及的问题较多，具 体内容可以不用标明。如： 《××公司2001年工作计划》 ；机关名称已体现公文内容的，就省 略事由。如： 《××市综合治理办公室关于综合治理工作的报告》，就应改为《××市综合治 理办公室工作报告》 ；公安、检察、法院等单位的案件材料，必须确切地标出问题。如： 《关 于处理王××挪用公款的情况报告》，就不能写成《关于处理王××案件的情况报告》 ；有些 问题，内容过多，文字表述过长，可以用通用的规范化简缩，如“四个现代化”、“一个中 心，两个基本点”等，切忌随意生造。事由的用词，一般都用介词“关于”“对”“对于”和表述主要内容的词语组成介词结构，作公文名称的定语，以使事物更加具体、突出、鲜明。只要是属于概括特定的事由，就应用

“关于”这个介词，以表示涉及到的人、事物、范围。如： 《××关于加强课程建设的决定》 等。在运用“关于”这个介词时，还要注意动词的搭配，否则，介词“关于”就无着落，事 由也表述不清。《关于×××同志离休的请示》 就应该在“关于”后加上动词“同意”，如：，以表明呈报单位的意见。“对”和“对于”在使用时也要认真区别，一般说来能用“对于” 的地方均可用“对”；反过来，能用“对”的地方未必能用得“对于”。

三、“文种”写作技巧 公文的文种，就是公文的名称。一般处于标题的
的最后。由于文种也能够反映出公文的性 质和价值，因此，也是公文标题的重要组成部分。公文名称单一，往往直接标明；公文名称 不多的，可以按重要程度一一标明；如果一份公文名称较多，可选用两三个很重要的文种，其余的用“等”字省略。公文名称的性质基本类同或相似的，可标出代表性的名称。总之，公文的标题是由三部分组成的，由于它在公文中起到“眼睛”、“标识”、“索 引”等作用，就成为公文写作的一项重要工作。但是，在实际应用中，我们也可以根据行文 的需要和具体情况，可以省略公文的“作者”，如机关中在公文专用纸上已印有制文机关的 名称版头，就可以省略公文的“作者”。由国家最高权力机关或国家最高行政机关制发的公 文，可以省略公文的“事由”。如： 《中华人民共和国全国人民代表大会公告》。有时，公文 的事由不是很重要，或者知照性的公文、极简单的公文在行文时，我们甚至可以同时省略公 文的“作者”和“事由”。如： 《通知》《布告》等。、由于公文种类繁多，应用广泛，加之作者的事务性地制作，常常出现诸多不尽人意的地 方，甚至于出现了种种错误。在公文标题写作过程中，“常见病”主要有：

1、套用标题 公文标题虽然定型化、惯用化，但是不能一级一级地套用。否则，势 必是“„„通知的通知的通知”、“„„决定的决定的决定”。

2、词不达意 拟定公文标题时，对公文内容把握不准，甚至不对，曲解、误解了公 文内容，或者是由于用语不当造成了这种错误。如： 《××局党委对××同志所犯错误的处 理决定》，写成了《××局党委对××同志错误的处理决定》。

3、滥用简化 简化、省略过于随意，造成了含义不明，甚至表意错误。《中共×× 如：

市委宣传部关于开展五四三活动的通知》，这里将“五讲四美三热爱”省缩为“五四三活 动”让人理解起来容易产生错误。

4、结构混乱 语句结构具有一定的语法性、逻辑性，一旦用混乱，就要影响语义的 表达。如： 《2001××大学工作计划》，应该改为《××大学2001工作计划》。

5、语句残缺 缺少句子成份，也严重影响着公文的内容表述。如： 《××局关于技术引 进问题的报告》，就应改为《××局与××研究所关于技术引进问题的报告》。

6、事由不一 公文讲究一文一事，如果一文多事，就太杂了。如： 《××局关于体制改

革的报告以及改革后加强生产管理工作的通知》，就是两个事由。

7、文种漏误 一般说来，公文可以无标题，也可以省略“作者”和“事由”，但是不

能省略文种而只标

明事由。如： 《××局关于职工的奖金问题》，就缺少了文种“决定”；公 文标题中的一个事由不能同时有两个文种。如： 《关于××局申请厂房二期工程款项的批复 的通知》，就有“批复”和“通知”两个文种；有时文种还会误用，如“请示”误用为“报 告”；“决定”误用为“通知”等。

8、标题冗长 公文的标题写得过长，繁琐、冗长，会直接影响公文的效率。如： 《×× 大学关于干部轮训、干部培训、岗位培训、青年干部团校学习的计划》，就应改为《××大 学关于干部培训的计划》。

9、时效不当 公文讲究时效性，在公文标题拟定时就要特别重视时间的正确应用，否

则就会出现问题。如要标全数，季度、月份不要随意遗漏； 不能使用“前年”、“明年” 等不定时间代词来表达时间。如： 《××市龙沙区旧区改造三年发展规划》就缺少时间的限 定，就不如《××市龙沙区人民政府关于1999—2001年旧区改造三年发展规划》确切。

10、介词误用 公文的标题常常用到介词“关于”、“对”、“对于”等。在应用时，要仔细研究，不可误用。《××局关于对××科的请示的批复》 其中介词就是重复运用，如：，应当去掉“关于”；同样，在使用“对”和“对于”两个介词时，也要认真区别：“对”的 含义、使用范围比“对于”广，凡使用“对于”的都可使用“对”，而“对”不能用“对于” 来代替。如： 《××局对于××科的请示的批复》，这里的“对于”应改为“对”等。

第三篇：公文标题常见病及其校正

一、公文标题的常见毛病

(一)文种类别含混不清，有的甚至张冠李戴。一些公文标题，上报的“请示”件，写成了“报告”；上呈的“报告”，写成了“请示”，有的甚至写成“关于××××问题的请示报告”。在下行文中，命令与通令混淆，通令与通报不分，指示与通知混为一谈，等等。

(二)成份残缺，语意表达模糊。例如：某单位上报的《关于拥政爱民活动的情况通报》，《关于电子计算机演习班的函》，《关于机关业务训练的报告》等。又如：某政法单位上报一份《参与“×××”抢劫人质事件的报告》，本意是处置事件，反倒成了制造事件。

(三)标点符号使用不当，发生歧意。例如某单位《关于更换干部大沿帽、风带的通知》，发文机关意在只换大沿帽上的风带，而顿号的错用使人们均理解为既换大沿帽又换风带了。

(四)排列失误，引发争议。如某单位的一份简报标题为《五台山上海外游客剧增》，排列为两行上下等齐形，“五台山上海”为一行，“外游客剧增”为一行，作者本意是说五台山上的海外游客剧增，而读者却理解为五台山上海的外游客剧增了。

二、纠正的方法

对症下药是治病的良方。针对以上公文标题的诸多常见病，笔者认为应采取以下几种对策：

(一)选准文种类别，力求确切得体。在选择公文种类时，可从以下几个方面予以着手：一是按照《公文处理条例》规定，选择规范文种。二是要正确划分容易混淆的文种界限，比如请示与报告的区别、命令与通令的区别、通令与通报的区别、指示与通知的区别、指示与 决定的区别、通知与函的区别、报告与函的区别等。三是合理归类并用。机关内部文书，如计划、总结、意见、调查报告，如上传或下达；应合理归纳到通用公文的种类。一般情况下，计划要上报备案，归报告类，要审核批准后方能实施，归请示类，计划直接下达，可归指示或通知类入总结，上报归报告类，下发时，阶段工作总结归情况通报，工作总结可作为通知的附件；意见，上行归建议报告，下发归指示或决定；调查报告，上报归报告类，下发可为通知的附件。

（二）补充语法成份，力求结构完整。标题语法成份欠缺，大多数是动宾结构不全引起，前述《关于拥政爱民活动的情况报告》应改为《关于开展拥政爱民活动的情况报告》。《关于电子计算机学习班的函》应改为《关于参加（开设）电子计算机学习班的函》。《参与“×××”抢劫人质事件的报告》应改为《处置“×××”抢劫人质事件的报告》。

（三）正确使用标点，力求表意准确。标题当中，凡词语前后有包容现象或限制语意的，要尽量选择较妥当的字词加以修饰，如用标点，注意区别顿号、逗号的用法。前述《关于更换干部大沿帽、风带的通知》，应去消顿号，这样可以理解为只更换风带，而大沿帽是风带的定语。

（四）讲究排版形式，力求形意合一。标题排列形式，文字较少的，可一行居中式；文字较多的，可以两行式、三行式排列。但是，一定要注意在转行处对一些“骑墙词”的处理要艺术得当，不可随意排列。

毛泽东同志对公文标题写作有着十分刻意的追求，在逢先知先生著的《毛泽东和他的秘书田家英》一书中记述：”的确是这样，毛泽东在编写《中国农村的社会主义高潮》一书时，是那样认真地修改文字，认真地修改材料，有的文件文字太差，毛主席修改得密密麻麻，就像老师修改作文一样。毛主席还对一些冗长累赘、看了使人头疼的文章重新拟定了题目。一份材料原题为《天津市詹庄子乡民生、民强农业生产合作社是怎样发动妇女参加田间管理？》，用了30多个字，毛主席动笔改为《妇女走上了劳动战线》。另一份材料原题为《大泉山怎样由荒凉的土山变成绿树成荫、花果满山？》，毛主席动笔改为《看！大泉山变了样》。类似事例很多，在此仅举三例。读者看到那些生动醒目的标题和带有强烈政治色彩的按语，一个政治家实现了自己政治抱负的形象跃然纸上。”我们要学习老一辈无产阶级革命家对公文标题字斟句酌的精神，努力使公文标题生动、鲜明生动。

第四篇：行政机关公文格式

北京市国家行政机关实施

《国家行政机关公文格式》印制标准（试行）

第一条 为规范本市国家行政机关公文格式，保证国家行政机关公文形式的严肃、整洁、统一，根据国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》有关规定及国家质量技术监督局发布的《国家行政机关公文格式》（GB／T9704－1999），结合本市实际，制定本标准。

第二条 本标准适用于本市各级国家行政机关。其他单位可参照执行。

第三条 本标准由国家行政机关通用的公文用纸、公文各要素标识、公文排版、公文印刷、公文装订等部分组成。

第四条 公文用纸一般采用国际标准A4型（210毫米×297毫米）。

（一）公文用纸技术标准：一般为60克～80克的胶版印刷纸或者复印纸；纸张白度为85％～90％左右；横向耐折度≥15次，不透明度≥85％，PH值为7．5～9．5。

（二）公文版心规格：156毫米×225毫米（不含页码）。

（三）公文页边：公文用纸上白边为：37毫米±1毫米，下白边为35毫米±1毫米；公文用纸左白边为28毫米±1毫米，右白边为26毫米±1毫米。

第五条 公文各要素划分为公文眉首、公文主体、公文版记。

第六条 公文眉首标识规则：公文眉首为置于公文首页红色反线（宽度为版心规格156毫米）以上的各要素，按排列顺序依次为：公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关名称、发文字号、签发人、红色反线等部分。

（一）公文份数序号：为公文印制若干份时每份公文的顺序编号，使用阿拉伯数码，顶格标识在版心左上角第1行。

（二）秘密等级和保密期限：如需要标识秘密等级，使用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需要标识保密期限，使用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。

（三）紧急程度：如需要标识紧急程度，使用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需要同时标识秘密等级和紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。

（四）发文机关名称：由发文机关全称或者规范化简称加“文件”组成。发文机关标识上边缘至版心边缘一般为25毫米。发文机关标识推荐使用小标宋体字（红色），字号按照醒目美观原则确定，一般应当小于22毫米×15毫米。联合行文时主办机关名称应当排列在前，如

加“文件”，应置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。

（五）发文字号：发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关名称下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份和序号用阿拉伯数码标识；年份使用全称，用六角括号“〔〕”扩入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。

（六）签发人：上报的公文标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧；发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；“签发人”用3号仿宋体字，后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文单位顺序依次排列，下移红色反线，使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行，并与红色反线相距4毫米。

（七）红色反线：发文字号之下4毫米处印一条与版心等宽（156毫米）的红色线。

第七条 公文主体标识规则：公文主体为公文首页红色反线以下到主题词以上部分，按排列顺序依次为：公文标题、主送机关名称、正文、附件序号及附件标题、成文日期、机关印章、附注等部分。

（一）公文标题：红色反红下空2行，使用2号小标宋体字，居中排布，宽度不超过版心（156毫米）；2行以上的标题，回行时要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

（二）主送机关名称：标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后1个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多，公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。

（三）批（按）语：使用3号仿宋体字或者3号楷体字，宽度不超过24个字。

（四）公文正文：主送机关名称下1行，每自然段左空2个字，回行顶格，使用3号仿宋体字；公文正文中小标题使用3号黑体字。数字、年份不能回行。

（五）附件：公文如有附件，在正文下空1行，左空2字，用3号仿宋体字标识“附件”，其后标全角冒号和附件标题，附件标题后不加标点符号。如有序号，使用阿拉伯数码。附件应当与公文正文一起装订，并在左上角第1行顶格标识“附件”或者“附件”及序号；附件序号与附件标题前后标识应当一致。如附件与公文正文不能一起装订，应当在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号，并在其后标识“附件”或者“附件”及序号。

（六）成文日期和机关印章：成文日期用汉字将年、月、日标全；“零”写为“O”。机关印章使用红色。

1．单一机关制发的公文，落款处不署发文机关名称，只标识成文日期；成文日期右空4个字；加盖印章应当上距正文2毫米～4毫米，端正、居中，下压成文日期。

2．联合机关制发的公文，需要加盖2个印章时，应当将日期拉开，左右各空7个字；主办机关在前，2个印章均压成文日期，采用同种加盖印章方式，并保证印章端正、排列整齐；2个印章之间互不相交叉或者相切，相距不超过3毫米。

3．联合机关制发的公文，需要加盖3个以上印章时，应当将各发文机关名称（可使用规范简称）排在成文日期和正文之间；每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如排1个或者2个印章，均居中排布；印章之间互不相交叉或者相切；在最后一排印章之下右空2个字标识成文日期。

4．特殊情况说明：不得出现空白印章；当印章下弧无文字时，采用下套方式，以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，将印章中心线压在成文日期上；当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应当采用调整行距、字距的方式处理，必须使印章与正文同处一页；不得标识“此页无正文”。会议纪要不加盖印章。

（七）附注：公文如有附注，居成文日期左下方，空3行，用3号仿宋体字，左空2个字加圆括号标识。

第八条 公文版记标识规则：公文版记为主题词及其主题记号以下部分，置于公文最后一页，按排列顺序依次为：主题词、分栏线、抄送、印发（翻印）机关和印发（翻印）日期、印数等部分。

（一）主题词：“主题词”使用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目使用3号小标宋体字，接排于冒号之后；词目之间空1个字，不加标点符号。

（二）分栏线：主题词以下，每栏均用分栏线隔开，首线与底线用反线，中间为正线，宽度同版心（156毫米）。

（三）抄送：公文如有抄送，在主题词下1行，左右各空1个字，使用4号仿宋体字标识，“抄送”后标全角冒号；抄送机关名称排于冒号之后，抄送机关名称之间用顿号或者逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；最后1个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。

（四）印发（翻印）机关和印发（翻印）日期：印发（翻印）机关名称和印发（翻印）日期平列于一行，使用4号仿宋体字，左右各空1个字，位于抄送机关之下；无抄送机关的，位于主题词之下。印发日期以公文付印的日期为准，使用阿拉伯数码。

（五）印数：版心右下端，右空2个字，使用小4号仿宋体字。

第九条 页码：均使用4号半角白体阿拉伯数码，置于版心下边缘之下1行，数码左右各放4号一字线，一字线距版心下边缘7毫米。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。

第十条 公文中的表格：公文如有附表，表格长宽比例与版心比例同，阿拉伯数字要对齐数位；横排表格，应当将页码置于表格左侧，单页码置于表格左下角，双页码置于表格左上角；单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。

第十一条 公文成品排版标准：公文中的横向距离的长度单位为“字”，指1个汉字所占空间；公文中的纵向距离的长度单位为“行”，指以3号字为高度加3号字高度7／8倍的距离为一基准行。一般每页排22行，每行排28个字。其它部分按本标准第六、七、八、九、十条的规定排版。

（一）文字准确率100％，编排美观；规格符合标准，版心端正，误差不超过1毫米。

（二）字迹清楚，图文附着牢固、亲墨亲水性好。

（三）版心不斜不走，版面干净，无底灰、无污点、无划痕。

（四）制版样张字迹清晰，笔划实，无断划，清洁无脏，不歪不斜。

（五）页码顺序拼制准确，误差不超过±1毫米。

第十二条 公文印刷标准：印刷字面清晰，无段划；墨色纯正、浓淡适度均匀；套印准确、上下一致；白边保留符合规定要求，无脏、无皱、无破、无白页。

（一）套印准确，白边符合标准，误差均不超过±2毫米。

（二）字迹清楚、印品着墨实、均匀，字面不花、不白、前后一致。

（三）无掉字、无断划，无破页、无白页，不起皱，无倒印、错印。

（四）印刷份数准确。

（五）双面印刷，页码套正，两页页码之间误差不超过2毫米。

第十三条 公文装订标准：左侧装订，整齐牢固，不掉页；切口光洁，符合标准，数量准确。

（一）无多页、无缺页，无颠倒、无混装，无漏号、无重号。

（二）裁切规格符合标准，误差不超过±1毫米；不歪、不斜，四角成90°直角。

（三）清洁无脏，无折角、无刀花，无毛茬、无缺损。

（四）装本平整，钉距适当，无坏钉、无漏钉、无重钉，胶装不掉页、不粘面，胶口不超过5毫米。

（五）序号准确，码放整齐。

第十四条 本标准执行中的具体问题，由市政府办公厅负责解释。

第十五条 本标准自2001年1月1日起施行。

附件：公文格式式样（略）

第五篇：公文标题

前言：给想提高公文写作水平同行的两个建议：

1、多看多记。看报纸，掌握大政方针、舆论导向，丰富公文写作词汇量。看范文：选定一个文章全面、质量高、更新及时的公文网站如“大秘书网”，按自己所在部门或按文章类型多看多琢磨，记住各类公文结构、措辞等，尤其是一些套话，掌握各种文体开头与结尾处的不同等。对于初写公文者，最简单的方式就是照着原来的文件来，他怎样你就怎样。

2、多抄多写。公文语言讲求严谨、简洁，多写多练习会进步很快。真正的写作天才并不多见，所谓天下文章一大抄！抄其实不难，但是要会抄就不那么容易了。我的经验是：先根据写作主旨拟出一个公文提纲，再根据每部分的需要，抄一些内容来充实。借鉴与整合的过程就是很好的学习过程，相信你的写作水平会快速提高！

正文： 公文小标题格式与提炼

公文小标题也叫撮要句，在公文中恰当使用小标题具有重要的作用，它可以增强公文主旨的显明性，使其突出醒目；它可以增强公文的层次性，使其条理清楚；它可以增强公文的易读性，使其易于阅读。小标题既然有这么重要的作用，那么如何才能提炼出一些符合公文主旨、准确简明的小标题呢？笔者通过案例分析法，阐述提炼小标题的常见角度及句式。

一、小标题常见提炼角度

（一）围绕“措施”提炼小标题。当本单位在做某专项工作或日常工作时，采取了行之有效的、有特色的、创新的举措，这时在写总结、报告、经验材料、工作研究等文章时就可以从这个角度去提炼小标题。如：

【例一】

（一）抓力度，领导重视到位。

（二）抓指标，目标考核到位。

（三）抓合力，综合协调到位。

（四）抓制度，责任追查到位。

（五）抓素质，队伍建设到位。

这篇公文的小标题就是围绕措施展开提炼，通过这“五抓”就能鲜明地把本单位一年来工作的主要措施呈现在受众面前。

（二）围绕“措施+目的”提炼小标题。每项工作都有不同的目的，目的不同，也就决定了措施的不同。此时就可将二者结合起来提炼小标题。这种方法较适用于讲话稿、总结、报告等大型材料写作。如：

【例二】

（一）全面调查摸清底数，确保重点工作对象。

（二）认真开展学习教育，奠定政治思想基础。

（三）全面组织考察验收，确保评议党员质量。

这篇总结从措施和目的入手，提炼出了三个小标题，每个小标题中，前半句是措施，后半句是实施措施的目的，这样一写，很容易让上级领导知道该单位采取的措施以及采取此项措施的目的。再如：

【例三】

一、提高认识，加强领导，夯实国土专项资金管理工作基础。

二、加大力度，突出重点，确保国土专项资金自查工作成效。

三、强化整改，重在落实，推进国土专项资金管理工作发展。

这篇公文也是围绕措施和目的展开提炼，值得强调的是，这个小标题形式可以概括出一个模式：“一是提高认识，加强领导……。二是加大力度，突出重点……。三是强化整改，重在落实……。”对于这个形式，如果没有“夯实国土专项资金管理工作基础”、“确保国土专项资金自查工作成效”等补充内容就是空话、套话，但是加上后文就显得充实、实在。

（三）围绕“措施+成效”提炼小标题。在工作中，由于措施得当，取得了很好的成绩，这时在经验性的总结、调查报告、讲话及汇报材料等文章中就可以从这个角度去提炼小标题。如：

【例四】

一、以干部“三讲”为龙头，搞好党性党风教育，形成了“率先示范”效应。

二、以师生员工多层面“三讲”为主体，抓住关键性环节，形成了“同频共振”效应。

三、以“系列三讲”教育为动力，推进各级党组织的建设，形成了“核心辐射”效应。

这篇公文就是将措施和成效结合起来提炼小标题，使措施和成效相互照应，彼此印证，给人的印象是该单位的措施有效，成效显著。

（四）围绕“成效”提炼小标题。获得成效是一个单位工作的主要目的，也是完成工作的最好体现。所以在一些材料诸如成绩总结、报告等文章中就可以从这个角度去提炼小标题，用以突出成效。如：

【例五】

一、齐抓共管，统筹解决人口问题实现新突破。

二、以人为本，优质服务体系建设实现新突破。

三、规范执法，依法治育实现新突破。

四、注重特色，生育文化建设实现新突破。

五、强基固本，基层基础工作实现新突破。

六、奖扶并举，计生利益导向实现新突破。

七、爱岗敬业，计生队伍整体素质实现新突破。

八、创新载体，计生协会工作实现新突破。

该文小标题虽然也有措施的阐述，但以突出成效为主，连续用了八个“新突破”，使上级领导一看小标题就知晓了下级单位在工作中取得的主要成绩。

（五）围绕“问题”提炼小标题。公文是为事而做，从发现问题到解决问题是公文的本质体现，而及时发现和认识问题也是干好工作的前提。在工作中，随着形势政策的变化、工作的深化，问题也逐渐出现，这时可以将问题归类拉条列举出来作为小标题。

【例六】批评自己轻描淡写，避重就轻。批评他人拐弯抹角，浮光掠影。批评领导巧言粉饰，阿谀奉承。批评中讲成绩多，摆实际问题少。

该文就是从工作中分析和挖掘问题，并将问题作为小标题置于显要的位置，直曝问题，针对性强。

二、小标题常用句式

（一）“抓”字句。常见句型有：（1）抓××，在××××上实现新突破（措施目的）。（2）抓××，在××××方面下功夫（措施）。（3）抓××，××××（措施成效/目的）。“抓”字句常用于围绕“措施、目的、成效”中的任意组合为对象提炼小标题。如：

【例七】一抓认识统一，使师生员工都能从相应的“三讲”中找到“思想道德坐标”。二抓方案实施，把全局性活动化为全体性“积极创意行动”。三抓阶段督导，使各层面活动产生“联动互促作用”。四抓典型引路，发挥身边榜样的“可比可学效能”。五抓成效巩固，以“系列三讲”活动促进“全员素质优化”。

该文小标题的形式是“抓+措施，目的”。工作中采取的措施是为了获得预期的目的，作者将措施和目的结合起来提炼小标题，给人的感觉是措施不是凭空而设，提出的目的也不是空喊口号。再如：

【例八】抓学习培训，在“活”字上下功夫。抓工作保障，在“实”字上下功夫。抓接访活动，在“深”字上下功夫。抓“事要解决”，在“情”字上下功夫。抓宣传引导，在“正”字上下功夫。

该文的小标题紧密围绕措施的内容再针对措施的特点，提炼出了五个小标题。这种小标题的突出之处在于将每条措施的特点用一个字概括出来。

（二）“以××为××”句。常见句型有：（1）以××为××，××工作取得了新突破/新成绩（措施成效）。（2）以××促进（带动）××工作开展（措施）。（3）以××为××，在××上下功夫（措施）。如：

【例九】一是以贯彻党的十七大精神为主线，在抓落实上下功夫。二是以教育培训为突破口，在提高干部素质上下功夫。三是以加强基础组织建设为目标，在巩固先进性教育活动成果上下功夫。四是以提高执政能力为重点，在推进干部监督工作上下功夫。五是以实施《公务员法》为契机，在推进干部人事制度改革上下功夫。六是以实施“五个一百”工程为基础，在抓好人才工作上下功夫。

该公文主要围绕工作任务和措施提炼小标题。“抓落实”、“提高干部素质”、“推进干部监督工作”等都是该单位的工作任务和工作目的，要想圆满地完成工作任务，达到预期目的，就需要采取一些手段。所以针对工作任务、目的和措施提炼小标题，让受众一看，就知道该单位今年都做了什么，是怎么做的。再如：

【例十】1.以稳定为中心，带着感情解决好灾民的生产生活问题。2.以节水挖潜为重点，不断提高抗旱能力。3.以优结构、促增收为核心，努力增强综合抗灾实力。4.以多元筹集为手段，切实解决好抗旱救灾资金问题。

该公文是以目的为主、以措施为辅来提炼小标题的。在写这种小标题时一定要注意中心工作、重点工作、核心工作的区别与联系，否则容易犯都是中心工作或重点工作的毛病。

（三）“正确把握××与××的关系，着力于……”。常见的句型有：（1）做好××工作，需正确处理××与××的关系。（2）正确把握××与××的关系，在××上搞突破/搞创新。（3）围绕××，在××上下功夫。（4）着眼于××，××。如：

【例十一】

一、正确把握统与分的关系，着力坚持服务发展。

二、正确把握纠与建的关系，着力坚持关注民生。

三、正确把握惩与防的关系，着力坚持统筹推进。

四、正确把握点与面的关系，着力坚持突出重点。

五、正确把握破与立的关系，着力坚持改革创新。

哲学上的辩证统一思想适用于各个部门和各项工作，在写作时，如果能从哲学层面上去概括文章小标题则可以增加公文的深度和高度。上例就是从这个角度去提炼小标题，既看到主流，又不忽视支流，使认识不陷入形而上学，使工作开展不发生偏差。再如：

【例十二】第一，坚持和依靠党的领导，正确把握党的领导和发挥人大作用的关系。第二，围绕全市大局履行职责，正确处理服务中心工作和行使法定职权的关系。第三，监督与支持有机结合，正确处理人大和“一府两院”的关系。第四，在传承中发展，在创新中继承，正确处理继承好传统和开创新局面的关系。第五，体现人民当家作主的本质要求，正确处理发挥常委会职能作用与发挥代表和人民群众作用的关系。

这篇公文的小标题也是基于对工作的辩证分析，使受众的认识趋向辩证和科学。在提炼这种小标题时需要作者首先要选择和确定需要辩证思考的内容。

（四）“在××上，力求（实现了）××××”。常见句型有：（1）在××上，力求××××。（2）在××上，实现了××新突破（新发展、新成就、新成效、新成绩、新进展、新步伐、新提高、新台阶、新局面等）。如：

【例十三】

一、在经营环境上，力求新格调。

二、在经营模式上，力求新品味。

三、在经营成效上，力求新亮点。

这种句型多用于提炼成效，围绕工作的几个大方向（如例文中的“经营环境”、“经营模式”等），去总结工作成效或目标，如“新格调”、“新品味”等。

（五）“数字+文字”组合。有时在提炼小标题时，一些秘书人员愿意从“数字”和“文字”相结合的角度提炼。在提炼时，往往需要针对工作的特点、措施以及成效的共性进行。这种小标题容易给人留下深刻印象，明快好记。但是提炼时要注意内容概括得准确适用，不能为了追求这种效果而一味硬靠强编。如：

【例十四】（1）坚持“三心”、狠抓“三力”、突出“三要”。（2）坚持“一个中心”，完善“两个市场”，建立“三个体系”。（3）提供“四个服务”，采取“三项措施”，突出“两个重点”，实现“一个目标”。

【例十五】（1）突出“三建”，加强信访基础工作。（2）注重“三多”，广泛收集信访信息。（3）抓住“三点”，提高信访信息质量。

这两例公文就是采用数字和文字相结合的方式提炼小标题。采用这种方法介绍工作经验、阐述问题等，一是利于记忆和传讲；二是条理清晰，使读者对文章内容有了较系统的把握。另外，“数字”的表现形式往往是或递增、或递减、或相同。