颍泉区公文处理工作调研报告

第一篇：颍泉区公文处理工作调研报告

颍泉区政府公文处理工作汇报

颍泉区政府办公室

按照省政府办公厅文电处关于开展基层公文处理工作调研的要求，我办结合自身实际，从公文处理工作制度、网上办公、存在的问题等方面广泛征求意见，深入调研，现将有关情况报告如下。

一、基本情况

文书科属颍泉区政府办公室下设科室，现有工作人员3名，其中一名科长、两名兼职工作人员，主要承担区政府系统内部的文电收发、传阅、分发、核稿、缮印、归档等项工作。

二、主要做法

近年来，文书科围绕区委、区政府中心工作，扎实苦干，奋勇进取，狠抓“素质、制度、质量、效率、宣传”五个着力点，全力推进政府系统政令畅通、决策部署及时传达。一是优化综合素质，加强公文处理源头建设。强化学习、效能、规范、服务、协调五种意识，做到学好理论、掌握政策、熟悉业务三个并重，主动推进效能改革，做到事事有章可循、有据可依，积极培养默默无闻、无私奉献的服务精神，通过加强交流与沟通，全面实现公文处理人员素质的整体提高。二是强化制度建设，推进公文处理流程规范。根据《国家行政机关公文处理办法》和《安徽省行

政机关公文处理实施细则》，结合我区实际，研究制定了公文处理、档案管理、档案材料调阅、保密等涉及公文处理不同运转阶段的制度，从程序上杜绝乱报乱送、乱签乱发等不规范行为。针对不同保密范围和保密等级的文件，按照其标准和要求实行专人全程监控，并设立保密电脑、保密U盘，在政府系统内部初始阶段筑牢保密基础。三是提高公文质量，全面提升公文处理水平。公文制发坚持质效并重，切实把好行文、会签、政策、内容、文字、体式、程序、核稿、印制关，对不符合质量要求的，严格按退文制度予以清退，并定期予以通报，力求每个环节严密有序、精益求精。去年，区政府办公室审核、登记、制发的300多件公文，全部做到行文规范、运转到位、实现了“零差错”的目标。四是推进效率提升，着力畅通政令运转渠道。推行了办文限时制、岗位责任制和反馈报告制，建立了快捷高效的运转系统和办文机制。在收文处理上，明确公文处理流程，规范操作，确保运转畅通。按照及时、准确的原则，及时做好文件的分类登记、送审和传阅。同时坚持全程监控，勤查催办，防止公文拖延、积压或遗失，切实提高办文效率，在今年的抗击雪灾、EV71疫病防治、应对受污染婴幼儿奶粉等突发公共事件，确保了政令统一、决策和部署及时上传下达。五是加强交流沟通，营建规范处理公文氛围。政府系统的办文工作主要集中在文书科和秘书科两科室，通过加强两科室间的交流沟通，逐步形成相互指导、共同奋进的联动模式，在制文环节上兼顾体式格式关，减少公文处理的时间摩擦。加快

推进定期培训、宣传机制建立健全，对各部门单位的办文人员进行集中培训，强化政府系统内部的规范高效办文意识。

三、存在的问题和工作建议

在省政府办公厅文电处的关心和支持下，我办公文处理水平取得了一定成绩，但仍有一些问题存在。一是资金缺乏。文书科目前仍然是以纸质文件为主的传统办公模式，因资金缺少无法开设网上办公系统，不利于进一步提增效能。二是人员匮乏。文书科虽有三名工作人员，但其中两名是兼职人员，还承担着秘书科的相关工作。随着政府事务性工作的增加，人员、编制的缺少将进一步将加大文书科公文处理工作的压力。

随着时代发展和政府职能的转变，对政府系统公文处理工作提出了更高更新的要求，在此，希望省政府办公厅能组织开展多种形式的公文处理业务培训，多下到基层调研走动，对基层单位多进行帮扶和支持。

第二篇：公文处理工作规则

公文处理工作规则

为确保公文处理及时、准确、安全、简便、规范，根据《党政机关公文处理工作条例》、《上海市国家行政机关公文处理实施细则》规定，结合本局实际，制定本规则。

一、公文处理原则 公文按照“及时、准确、安全、简便、规范”的原则进行处理。

（一）及时:上传下达迅速,解决问题及时,做到“四不”，即:不积压、不拖拉、不误时、不误事。

（二）准确:保证质量,不出差错;事实清楚,数据精确；措施可行,符合实际;手续完备,把关严格。

（三）安全:严守秘密,不使公文资料毁损和散失。

（四）简便:尽力减少审批的中间环节,缩短公文运转周期，提高工作效率。

（五）规范:严格执行有关规定,规范处理,按章办理。

二、公文处理程序 （一）收文处理程序 收文是指本局收到的公文。收文处理一般按如下程序进行：

1.登记初拟。对 OA 系统流转的文件,应及时进行收文登记;

-对非 OA 系统的来文,应扫描后在 OA 系统中登记。机要秘书根据局领导的职责分工范围和部门的职能，对来文逐件提出拟办意见。原则上当日来文应当日处理完毕,对急办件应即刻办理,以防压误。

2.审核。办公室负责人在 1 个工作日内对机要秘书提出的拟办意见进行复核，将来文送分管局领导批示，主要领导及分管领导 B 角阅知。

3.局领导批办及收阅。分管局领导一般应在 2 个工作日内批办。主要领导及分管领导 B 角一般应在 5 个工作日内收阅。

4.承办。主办部门在收到来文后须仔细阅读公文内容,领会领导的批办意见,结合本部门实际, 在 2 个工作日内拟定办理意见，认真办理。协办部门应当在 5 个工作日内收阅。

5.办复。需书面办复的，承办部门应根据来文要求，尽快起草办复文稿，报局领导审签后，送来文机关及有关部门。如需行文的，按发文程序办理。

6.归档。办理结束 2 个工作日内，承办部门在 OA 系统填写办理结果、完成归档。

办公室负责掌握文件流向，并负责催办。

（二）发文处理程序 发文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。除

区局会同外单位联合发文以及局领导认为需要通过纸质文件流转的外，其他发文一律通过 OA 系统流转。发文处理一般按如下程序进行: 1.草拟及会签。由主办部门经办人起草、负责人核签。遇有涉及其他部门职权事项的,主办部门应主动与有关部门协商,提请有关部门会签，会签部门一般应在 2 个工作日内提出会签意见。

2.核稿。办公室秘书应在 2 个工作日内对文稿进行初审，办公室负责人应在 2 个工作日内完成核签后报局领导签发。核稿的主要内容有:是否确需行文，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，文字表述是否准确、恰当,汉字、标点符号、计量单位、数字的用法是否符合《国家行政机关公文处理办法》的规定等。办公室可根据公文涉及职权事项,追加会签部门。

3.局领导签发。上行文原则上由主要领导签发,若涉及分管局领导分管业务的,应先由分管领导在 2 个工作日内阅签,再由主要领导在 5 个工作日内签发。平行文和下行文原则上由分管领导在 5 个工作日内签发,但涉及以下重要事项的,分管领导阅签后转请主要领导签发:

（1）发布创设权利、义务的业务类规范性文件的；（2）涉及局重要工作、重大决策、重大项目等重要事项的;

-（3）涉及机构设置、编制核定、职责划分、人事任免的;

（4）涉及干部奖惩的;（5）涉及变更或撤销下级不适当决定的;（6）区局主办的联合发文；（7）局内部相关部门会签有分歧意见的;（8）主要领导明确由其签发的。

如主要领导认为需经党委会议或局长办公会议审议的，公文需上会审议通过后发文。

4.排版成文及付印分发。办公室机要秘书根据《国家行政机关公文处理办法》关于公文格式的规定进行排版,办公室负责人复核后产生文号成文。办公室机要秘书按照分发范围予以付印、分发。排版、复核、付印、印发应在 2 个工作日内完成。

5.办结归档。主办部门在公文办结后 2 个工作日内进行归档。

办公室负责掌握文件流向，并负责催办。

三、公文翻印、借阅 （一）由需要翻印公文的科室提出申请，予以翻印。翻印时，应当登记翻印的部门、日期、份数。

（二）需要借阅使用的公文，向办公室办理借阅手续，明确责任人、借阅时间和归还时间。

四、公文立卷、归档和销毁 （一）公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》 和有关规定归档，收集公文定稿、正本和会签稿、重要修改稿等，保证有关材料的齐全、完整，及时整理（立卷）、归档。

（二）联合办理的公文，区局为主办机关的，应对公文原件整理（立卷）、归档；区局为会办机关的，保存文件复印件，并视同正式文件妥善保存。

（三）公文应当确定保管期限，按照有关规定期限移交档案部门归档，个人不得保存应当归档的公文。

（四）阅办完毕没有归档和存查价值的公文，须经机关科室鉴定后报办公室集中销毁，任何人不得擅自销毁或以其他方式处置。

五、其他 本规则所称“公文”指非涉密文件；密级文件的管理按照相关保密规定执行。

本规则由办公室负责解释。

本规则自印发之日起实施。

政务信息网站和微信公众号维护管理规定

为了贯彻落实党的意识形态工作责任制的要求，进一步加强新形势下互联网、微信公众号对市场监管重点工作、重大活动的宣传力度，并为社会公众提供信息发布、业务查询、网上办事等便民服务，根据《徐汇区政府网站信息内容常态化监管实施办法》等相关规定，制定本规定。

一、政务信息网站的维护管理 （一）网站设置 政务信息网域名为http://，名称为“徐汇区市场监督管理局”，属于“上海市徐汇区人民政府”政务信息网下属的子网站。

（二）栏目设置 区局政务信息网站设置下列栏目：

1.部门动态：主要发布区局重点工作、重大活动等信息。

2.政府信息公开：主要发布政府信息公开目录规定应予公开的内容，设 19 个子栏目：

（1）主要职能（固定内容，发生变化后调整）

（2）领导分工（固定内容，发生变化后调整）

-（3）内设机构（固定内容，发生变化后调整）

（4）部门文件（规定时间内及时更新）

（5）政策解读（规定时间内及时更新）

（6）规划计划（规定时间内及时更新）

（7）办事指南（固定内容，发生变化后调整）

（8）权责清单（固定内容，发生变化后调整）

（9）产品质量监督检查（规定时间内及时更新）

（10）食品药品安全标准（固定内容，发生变化后调整）

（11）食品药品监督检查（规定时间内及时更新）

（12）财政信息（规定时间内及时更新）

（13）医疗器械监督检查（规定时间内及时更新）

（14）城市综合执法（规定时间内及时更新）

（15）应急管理（规定时间内及时更新）

（16）双随机（规定时间内及时更新）

（17）公示公告（规定时间内及时更新）

（18）公开年报（规定时间内及时更新）

（19）其他（规定时间内及时更新）

3.网上办事：链接至上海“一网通办”官网 4.相关链接：主要供市民投诉、反馈信息，设 3 个子栏目：

（1）我要咨询：由办公室负责通过后台网站及时接收、分

发至各相关科室，咨询答复内容由各科室负责起草并反馈至办公室，由办公室通过后台网站在接收后 5 个工作日内予以答复。

（2）我要信访：由办公室通过后台网站及时接收进行分类处理，并按信访规定流程予以答复。

（3）我要投诉：由办公室通过后台网站及时接收，并流转至消保科作后续处置。

栏目设置由区政府统一规划、管理、设置，如非遇特殊情况，一般不予更改。

（三）日常维护 1.部门动态类栏目由办公室对区局 OA 首页信息进行筛选发布，每两周至少更新 1 条信息。

2.政务公开类栏目中，相对固定内容的一般在内容发生变更后 10 个工作日内予以更新，主动公开类公文一般在 10 个工作日内上网发布。

（四）技术维护 区局网站由与“上海市徐汇区人民政府”政务信息网签约公司进行技术维护。

二、微信公众号的维护管理 （一）运作媒介 全局统一使用唯一微信公众号“徐汇市场监管”，已注册认

0-证，属于普通订阅类的微信公众号。

（二）功能模块设置 1.e 查询：子模块 10 个，其中“企业注册登记信息”“企业信用查询”“食品许可查询”“药品许可查询”“法律法规查询”“餐饮安全分级查询”“国家标准信息查询”均采取链接方式链接国家局、市局相关页面；“我身边的餐厅”数据由食品监管科负责提供、更新辖区餐饮企业“动态等级分布”信息；“我身边的药店”由药化科负责提供、更新辖区药店信息；“我身边的商城”由消保科负责提供、更新辖区“满意商城”创建主体信息，由办公室交软件公司进行数据更新维护。

2.e 助手：子模块 7 个，其中“在线验证”“在线预约”链接至区行政服务中心统一服务平台；“在线答题”“在线测评”“在线调研”由相关科室负责提供测试、调研内容，办公室负责后台题库、调研库内容维护、发布、后台归集统计数据并反馈至业务科室；“在线督查”由相关科室负责提供督查内容，办公室对督查内容进行发布、数据统计，并反馈督查结果；“在线签到”由相关科室负责提供会议内容，办公室负责发布、后台归集签到数据并反馈至科室。

3.e 发布：子模块 4 个，“科普 e 站”链接至徐汇区食品安全科普 e 站，由食品协调科负责维护；“公告公示”“处罚信息发

布”“监管信息”发布由相关科室提供数据，办公室负责更新维护。

（三）日常维护 1.微信公众号的信息采集、编辑和推送由办公室牵头各科室进行日常维护。

2.微信公众号每周（除国定节日）一般至少推送发布信息 1次，每次信息数量一般为 2 条及 2 条以上，第一条为主推信息。如遇重大活动、重要工作、临时紧急需要发布的内容，及时增加、及时推送。

3.结合工作实际，及时做好区政府、市局官方微信公众号微信推送的转发工作，一般转发栏目跟于区局发布的工作内容之后。

4.各科室报送拟推送信息应注重时效性，文字内容简明扼要、符合微信阅读习惯，另外要尽量多提供与信息相关的照片，并注重照片的拍摄质量（文件大小 2m 以上，长宽比 3:2，长边像素至少 1600 以上）。各科室、所队的信息报送情况将列入绩效考核，由办公室负责考核。

5.微信公众号的信息推送采取分级审核制，每期编辑完毕后由相关业务科室初审、办公室复审，经分管领导审阅，报局主要领导审定后发布推送。

2-三、附则 1.本规定由办公室负责解释。

2.本规定自印发之日起实施，原《政务信息网站和微信公众号维护管理规定》同时废止。

保密工作制度

为加强区局保密工作，落实保密工作责任制，根据《中华人民共和国保密法》及有关规定，制定本制度。

一、区局全体干部都有保守党和国家及区局秘密的义务，应认真执行有关保密规定，严防泄密情况的发生。

二、区局成立以主要领导为组长的保密工作领导小组。区局成立以主要领导为组长的保密工作领导小组。办公室负责全局保密工作，并指定专人负责保密制度 三、密级文件和刊物收发保管指定专人负责，严格办理登记手续，专柜存放，并按规定予以清退。各单位（部门）对记有保密事项的工作手册及不需归档的文书材料、内部刊物等资料，应妥善保管或定期上交办公室统一作保密废纸销毁。

四、密级文件的传递应标明醒目标记，在规定或领导指示的范围阅读或办理。秘密文件的印刷、复制由保密员办理，并做好记录，不得多印，废页应及时用粉碎机处理销毁，防止泄密。

五、不在普通传真机上传递密件。转递各种秘密文件、资料和其他物品，必须通过机要通信部门投递或派专人递送，严禁通过普通邮政传递。

六、召开属于秘密内容的会议，必须选择具备保密条件的会议场所，不准使用无线话筒。

4-七、加强信息保密工作。防止资源泄漏，各类软件和信息未经有关领导同意不得拷贝外传；主动公开、依申请公开的政府信息须通过办公室保密审查后方可传递和处理；涉密、存有内部信息和使用内部局域网的计算机不得上公众网，实行内、外网物理隔断，严禁互联网与内网在同一台电脑上交互使用。秘密数据载体（移动存储介质、磁盘、磁带和打印纸等）不得由个人擅自传递和处理。

八、区局党政公务文件管理归口部门为办公室，由其指定专人负责运转、处理、管理。

九、区局人事档案由人事科指定专人负责管理，做好保密工作。

十、在处理群众来信来访工作中，对检举、揭发、控告材料和情况反映，不得向外扩散，对检举、揭发人要保密。

十一、凡属保密范围的文件、信访件、案件材料、财务报表、统计资料等档案资料，不得随意放置、任意传阅扩散。上述各类文件处理完毕，应及时归档。

十二、各部门涉密人员工作调动或变动时，必须把秘密文件移交清楚，进行造册、清点、核对，并办理签字手续。

十三、凡因公出国人员必须经过审查，并在出国前接受保密教育。

十四、凡违反保密制度或规定，造成失、泄密事件的，应迅速查明被泄密的内容和可能造成危害的范围及有关责任者，及时采取补救措施，并报告区局保密工作领导小组，按《中华人民共和国保密法》规定对有关责任人予以责任追究。

十五、本制度由办公室负责解释。

十六、本制度自印发之日起实施。

6-档案管理制度

为加强档案工作的规范管理、科学管理，提高档案管理的质量和水平，根据《中华人民共和国档案法》、《上海市档案条例》及区档案局、各市局有关档案工作的规定，结合实际情况，制定本制度。

一、专业档案移交、接收 （一）专业档案主要包括行政许可类档案、行政处罚类档案、其他行政行为档案等三类。每年初由局档案室根据法律法规修订更新的情况，对三类档案目录进行调整后实施移交和接收。

（二）行政许可类档案的移交分定期和不定期两种方式进行，周期按照该类档案的数量确定。

1.企业登记档案，由审批科负责审核材料后向档案室移交，每周至少移交 2 次，移交的档案材料按设立、变更、注销进行分类，分别移交。档案室负责完成后续的档案组卷、扫描、编订索引目录、上架等工作。

2.企业行政许可档案，由审批科负责档案组卷、编订索引目录、审核材料后向档案室移交，一般每季度 1 次。档案室负责完成后续的上架等工作。

3.个体工商户的登记档案、食品生产经营许可档案由各市场监管所统一管理和归档。

（三）行政处罚类档案的移交定期进行。案件材料由执法大队、各市场监管所及其他相关科室在完成立卷的基础上，在第二年的 6 月底之前，将上一结案的全部案件档案随移交目录向档案室移交，由档案室集中归档。

（四）其他行政行为档案的移交定期进行。由相关部门完成规范立卷的基础上，在第二年的 6 月底之前，将上一立卷的档案随移交目录向档案室移交，由档案室集中归档。

二、文书档案移交、接收 （一）办公自动化系统电子文件由主办部门在公文流转和处理程序结束后的 5 个工作日内点击归档，纸质文件由部门内勤在第二年 6 月底之前向档案室移交归档。

（二）信访材料采用办公自动化系统归档方法，分“转归档”和“自行归档”两种，由信访部门负责确定。“转归档”的信访件由信访部门负责移档打印，随同纸质原件向档案室移交归档，“自行归档”的信访件不用移交档案室，由信访部门自行保管。

（三）会计档案由财务科完成立卷保管三年后，分“凭证、帐册、报表”三类，随同移交清册向档案室移交，由档案室集中保管。

（四）办公自动化系统外的文书材料，各部门应在第二年的6 月底之前收集整理，向档案室移交，由档案室完成立卷归档工

8-作。

（五）照片、视频档案由相关科室以电子形式随时向信息中心移交，移交时每组照片、视频应标明拍摄时间、地点、人物、内容、拍摄人等，每年底由信息中心将当年照片档案汇总后，制作成光盘及其他固态介质，统一交档案室集中保管。

（六）荣誉档案由本部门保存展示一年后，向档案室移交（包括奖状、奖杯、锦旗）。

（七）设备档案由购买使用部门在购买后一年内，向档案室移交归档（包括购买产品的有关材料）。

（八）基建档案待工程结束审计完毕后一年内，向档案室移交归档。

三、档案借（查）阅 （一）本局干部因工作需要查阅本单位（部门）的档案材料或跨单位（部门）的档案材料，需先填写《内部人员查档登记表》，经所在单位（部门）领导签字同意后，方可至档案室登记查阅档案。

（二）借阅档案要保持档案材料的整洁与安全，不得擅自拆散、抽取、复印、折叠、涂改、曝晒、受潮、污损等，外借档案归还后档案室要及时复查，如发现上述损坏情况要及时追查，对情节严重者，要依法处理。

（三）借阅档案的干部不得擅自对外提供档案材料复印件，不得擅自更改档案文字，不得任意抽换档案内容，如有违反上述规定的，造成的后果由借阅人员负责。

（四）借阅档案或资料的，需先填写《借阅档案（资料）审批单》，经本单位（部门）负责人审批，报办公室审批，报分管局长批准后方可借阅。要严格办理借阅登记手续，外借时间一般不超过 7 天，到期仍需借阅的，须办理续借手续。档案不得转借，借出和归还须当场验收签字。

（五）外单位查阅档案的，档案室在开放利用范围内按《上海市企业登记档案查阅办法》的有关规定进行查阅和利用。

四、档案保管 （一）本单位所形成的档案（文书档案、专业档案、会计档案、荣誉档案、声像档案）应当由档案室集中统一管理。

（二）档案库房管理必须严格遵照档案库房管理工作的相关规定执行。

（三）档案管理人员调动工作时，要严格履行移交手续。

五、档案统计 （一）档案统计工作的要求：要有明确的目的性、正确性、连续性、及时性，并注意分析研究。

（二）档案统计的内容：库藏统计、清查统计、鉴定统计、

0-接收移交统计、借阅统计、查档利用统计。

（三）档案统计的办法：绝对数的统计，相对数的统计，平均数的统计。

（四）档案统计的时间：对库藏、接收、借阅、利用效果等情况进行定期统计。并按阶段需要，进行不定期统计。

（五）档案统计的重点：库藏统计、鉴定统计和利用效果的统计。

六、档案保密 （一）档案管理人员必须认真贯彻执行上级有关保密的指示规定，严格执行党和国家的保密制度。

（二）档案管理人员不得借工作之便，私自将机密档案材料带出库房或提供给无关人员传阅。

（三）档案管理人员不得在公共场所和私人来往信件中泄漏党和国家机密。

（四）由于工作需要使用档案，应妥善保管，用后及时归还。新闻媒体借阅需经分管局长同意。

（五）严禁向废品收购部门出售档案文件资料，销毁档案必须严格遵守鉴定销毁制度。

（六）提供利用档案，要严格执行档案借阅制度，并注意保密。

（七）对故意、过失丢失档案或泄密者，将依法追究责任。

七、档案鉴定销毁 （一）档案室的档案鉴定、销毁工作，由档案室组织实施。

（二）档案室销毁的档案，一般指保管期满，经鉴定无保存价值的档案材料。

（三）档案销毁一般由档案管理人员提出初步意见，再由档案鉴定小组逐卷进行鉴定。

（四）经鉴定为销毁的档案，由鉴定小组负责编制销毁清册，并上报销毁档案的请示，经分管局长审查批准后执行。

（五）为慎重起见，准备销毁的档案，经领导批准后应继续保存一年后再执行销毁。

（六）对批准销毁的档案，必须化为纸浆或焚毁，不得出卖或移作它用。

（七）销毁档案时，应派两人监销，销毁后，监销人应在销毁清册上注明“已毁”字样和销毁日期及方式，并签名以示负责。

（八）销毁清册一式两份，分别归入“全宗卷”和上报档案局备案。

八、附则 1.本制度由办公室负责解释。

2.本制度自印发之日起实施。

2-值班管理制度

为进一步加强区局值班工作，确保下班、双休日和节假日期间紧急情况的信息畅通，及时、有效地处置突发事件，制定本制度。

一、值班人员范围 1.在职 59 周岁以下男干部、54 周岁以下女干部，都应参加值班（女干部一般安排日间值班）。

2.女干部孕期、哺乳期不安排值班。确因个人身体或家庭原因不能参加值班的，由个人向所在单位（部门）提出申请，所在单位（部门）负责人同意后，报干部人事科审核。

二、值班要求 1.全局值班点位设在区局机关。

2.双休日和夜间均实行两名干部值班。节假日和重要活动期间，由一名正职科长（主任），以及两名四级主任科员以上干部值班。区局领导按照上级要求带班。

3.值班干部必须按时到岗，不得迟到、早退。值班时间：白天为 8:30 至 17:00；夜间为 17:00 至次日 8:30；如有特殊安排，值班时间另行通知。

4.值班安排不得随意更改，值班干部如有特殊情况需要调班的，必须安排好代班干部，报办公室备案。

5.值班干部应随时关注电脑、电话、传真等通讯情况，及时登录值班系统，值班结束应填报值班情况，并退出系统。

6.值班干部应认真阅知值班工作规定和值班室公告栏张贴的通知要求，掌握突发、应急事件处理程序，遇情况及时请示、汇报，并做好情况记录。

7.值班期间不准擅离岗位，不准由无关人员替班，不准邀外来人员进入值班室，不准在值班室内进行打扑克、下棋等娱乐活动。

三、值班岗位职责 1.认真做好值班系统登录、退出，值班情况报送和值班情况记录等工作。

2.对突发、应急事件，按规定时限和渠道及时报告。

3.接听来电询问，接待来访人员，妥善处理来电来访有关问题。

4.按要求及时、准确上报值班情况和有关数据。

5.办公室为值班工作主管部门，负责做好值班工作的总体安排和协调管理，定期对值班情况进行检查，及时发现和纠正值班工作中存在的问题，并报告局领导。

四、值班情况处理程序

4-1.一般情况的处理。根据来电来访内容，认真做好记录，分别登记《消费者投诉信息预登记表》和《举报信息预登记表》，对能当即答复或处理的，应立即处理；不能当即处理的，值班结束后移交办公室，办公室根据记录内容分类处理；对上级交办的，要在值班系统的“回复”栏中说明处理情况，及时回复上级。

2.重大或突发应急事件的处理，按区局《紧急、重大信息报送制度》相关规定执行。

五、值班失职的责任追究 值班干部应严格遵守值班规定，凡有下列情况的，将视情作出必要的纪律处分或经济处罚：

1.无故不参加值班的； 2.迟到、早退或擅离值班岗位的； 3.不按规定程序、时限处置问题和报送情况，造成后果的； 4.未及时登录或退出值班系统，不认真做好值班情况记录，被上级通报批评的。

六、值班补休按照《中华人民共和国公务员法》相关规定执行，具体由组织人事部门制定细则。

七、本制度由办公室负责解释。

八、本制度自印发之日起实施。

固定资产管理制度

第一章 总 则 第一条 为进一步加强固定资产管理，维护资产的安全和完整，促进资产合理配置，提高资产使用效益，保证各项工作顺利开展，根据《上海市市级行政单位固定资产管理暂行办法》（沪财行［2010]62 号）及《徐汇区区级行政单位固定资产管理暂行办法》（徐府发［2012]14 号）等有关规定，特制定本制度。

第二条 本管理制度适用于局属各单位（部门）的固定资产管理。

第二章 固定资产的标准和范围 第三条

固定资产是指使用期限超过 1 年，单位价值在规定标准以上，并在使用过程中基本保持原有物质形态的资产。具体包括：

（一）单价在 1000（含）元以上，使用期限在一年以上的一般设备；（二）单价在 1500（含）元以上，使用期限在一年以上的专用设备；（三）单位价值虽未达到规定标准，但使用期限在一年以上，年累计金额超过 10000（含）元的大批同类物资。

6-第四条

固定资产范围包括房屋及建筑物、专用设备、一般设备、文物和陈列品、图书及其它固定资产。馈赠物品符合固定资产价值标准的，列入固定资产管理范围。

第三章 固定资产的日常管理 第五条 办公室是固定资产实物管理部门，具体负责：

（一）组织实施本单位的固定资产管理，制订固定资产配置标准和使用管理规定；（二）拟定固定资产采购计划，建立固定资产管理档案；（三）审核固定资产的新增、更新、购置、验收、入库、保管、发放、调配、报废、处置及清查核对工作；（四）登记固定资产实物账，确保固定资产帐物相符；（五）监督、检查、指导各单位（部门）固定资产实物管理工作。

第六条 财务科是固定资产价值管理部门，具体负责：

（一）固定资产登账、对账和会计核算，确保固定资产总账和明细账相符；（二）编制固定资产购置预算，办理有关控购和政府采购的申报手续；（三）会同办公室定期进行固定资产清查；

（四）监督、检查、指导各单位（部门）固定资产价值管理工作。

第七条 使用单位（部门）是固定资产的使用和保管单位（部门），具体负责：

（一）固定资产的维护、保养、清理、盘点工作；（二）登记和保管有关帐卡以及固定资产的使用、维修和故障处理等情况的记录；（三）定期与固定资产管理部门核对有关账目，保证固定资产的安全完整，保证账、卡、物相符。

第八条 办公室设专人负责固定资产日常管理。各使用单位（部门）设 1 名固定资产管理人员负责本单位（部门）所有资产的实物管理。

固定资产管理人员调动时，应办理交接手续。使用单位（部门）兼职固定资产管理员有变动的，应及时通知办公室。

第四章 固定资产管理相关流程及职责分工 第九条

固定资产的新增、更新（一）根据实际工作需要，全面规划、统筹安排，按照勤俭节约原则，严格执行固定资产配置标准。

（二）各单位（部门）需新增或更新固定资产的，原则上在

8-每年编制预算时将第二年需要购置的固定资产统一报办公室和财务科审核。办公室根据各单位（部门）现有资产情况和实际工作需要，以及所采购固定资产的适用性提出意见,经局领导同意后列入第二年的采购计划。未列入预算的固定资产原则上不予采购。

第十条

固定资产的购置、验收、入库（一）固定资产的购置 1.各单位（部门）的固定资产管理员是固定资产申购申请的责任人； 2.本局统一配置的固定资产，由办公室统一提出申购申请； 3.各单位（部门）拟更新或新增固定资产的，应填写《经费呈批单》，报办公室、财务科审核，经局领导审批同意后采购。

4.未经审批同意的，各单位（部门）不能采用其他办法变相采购。

局固定资产由办公室统一负责购置。属于政府采购项目的，根据区财政局批复意见，按照政府采购相关规定办理。

（二）固定资产的验收、入库 1.局固定资产管理员是本局固定资产验收入库责任人； 2.固定资产到货后，经局固定资产管理人员核对《经费呈批单》，确认无误后填写《固定资产购置申报表》 《固定资产验收表》，办理入库登记，并根据固定资产编号统一制作固定资产标签。在办理申领手续时，一并交由使用单位（部门）粘贴在固定资产左侧上方明显位置； 3.上级部门调拨或其他部门捐赠的设备属于固定资产范围的，经局固定资产管理人员核对后填写《固定资产调拨、捐赠申报表》，同时通过后勤管理系统进行申报，经办公室初审并由调出单位或捐赠单位盖章确认后办理验收入库手续； 4.固定资产验收入库后，由局固定资产管理人员通知使用单位（部门）固定资产管理人员办理申领手续； 5.各单位（部门）未经批准，自行购置的固定资产，办公室不予办理验收入库手续。

第十一条

固定资产的领用、发放 1.各单位（部门）固定资产管理员是固定资产领用申请的责任人，局固定资产管理员是固定资产发放的责任人； 2.各单位（部门）的固定资产管理人员在接到局固定资产管理人员下发的申领通知邮件后一周内，通过后勤管理系统办理资产申领手续，并及时做好相关标签粘贴等工作； 3.局固定资产管理人员需对各单位（部门）填写的《固定资产申领表》内容进行核对，并报办公室领导审批，确认无误后发放固定资产；

0-4.局固定资产管理员在资产入库后应把申购表、验收表等相关资料及时交财务部门。每季度与财务部门进行固定资产的核对工作。

第十二条

固定资产的维修、保养（一）各单位（部门）要加强固定资产维修和保养工作，做到维护保养与定期检测检修相结合。

（二）固定资产不能正常使用时，使用单位（部门）应及时报办公室，由办公室指定专人维修。凡属使用不当或人为原因造成的损坏，维修费用视情由使用人自行承担。

第十三条

固定资产的调配、报废、处置（一）局固定资产由办公室统一调配。

（二）因人员调动等原因引起固定资产变动的，由使用单位（部门）固定资产管理员通知局固定资产管理员，并根据答复情况办理相关退库或申领手续。

（三）固定资产需要租赁、对外有偿或无偿调拨、捐赠、赠予等，由局固定资产管理员填写《固定资产调拨、捐赠申报表》，经办公室、财务部门负责人审核同意，报局长审批。局固定资产无偿调拨、捐赠的还需报区机管局审批。

（四）固定资产需要出借，由出借单位（部门）提出申请，经办公室负责人批准，由出借方和借入方经办人在借用单上签

名，借用单上应注明归还日期。借用期满收回时，由借入方经办人员填写退库凭证，固定资产管理人员会同借出方和借入方的经办人共同检验，如有损坏，借用方须修复或赔偿相应损失。

（五）固定资产报废、处置统一由办公室负责管理，对达到或超过规定使用年限，确已失去使用价值，需要作报废处理的固定资产，由使用单位（部门）固定资产管理人员办理退库手续，局固定资产管理员统一填写《固定资产报废及其处置申报表》，经办公室、财务科负责人审核同意，提交局长办公会议审议同意后，交由专业评估鉴证机构评估。办公室根据评估结果办理注销领用凭证和编号登记等手续，作报废处理。

报废处理原则上一年 1 次，单项 5 万元以上（含 5 万元）或年累计 20 万元以上的资产报废处置时，须报区机管局审批。

第十四条

固定资产清查核对 每年开展一次固定资产的清查核对工作，由办公室组织财务科和使用单位（部门）参加，对照财务科提供的固定资产明细账和实物进行盘点，如发现盈亏、损毁的应及时查明原因，提出处理意见，经审核批准后，调整账、卡记录，保证账、卡、物相符。

第五章 固定资产的使用保管 第十五条 使用单位（部门）领取新增、更新的固定资产后，2-应要求实物使用者首先了解、熟悉新增、更新的固定资产性能和使用方法，以免由于操作不当造成固定资产的损坏。

使用单位（部门）应保管好保修卡、使用说明书等相关材料。

第十六条 使用单位（部门）使用、保管的固定资产未经办公室批准，不得搬离原定办公区域或暂借其他单位（部门）、个人使用。

第十七条 由于保管人员玩忽职守或保管不当，致使固定资产被窃或遗失的，经查实，将根据情节轻重分别给予批评或责令赔偿经济损失等处理。对直接责任者应当给予必要的行政处分。触犯刑律者移交司法机关处理。

第六章 附 则 第十八条 各单位（部门）关于固定资产的申购、验收入库、领用发放、归还退库、租赁、调拨捐赠、报废等审批流程统一在OA 后勤管理系统中完成。

第十九条 本管理制度由办公室负责解释。

第二十条 本管理制度自印发之日起实施。

低值易耗品管理规定

为切实加强对本局低值易耗品的管理，进一步明确低值易耗品申购、保管、领用、盘点的工作流程和责任，确保管理有序、使用节约，特制订本规定。

第一章 低值易耗品的范围 第一条 低值易耗品是指不作为固定资产登记管理的各类办公用品，包括办公家具、文化用品、劳防用品、计算机周边设备、办公用耗材以及办公必需的电器设备和生活用品等。

第二章 低值易耗品的日常管理 第二条

统一管理原则。局办公室作为低值易耗品的管理部门，主要负责低值易耗品的采购、发放和管理工作，各单位（部门）作为低值易耗品的使用和保管单位（部门），必须指定专人负责低值易耗品的日常管理工作。

第三条 节俭使用原则。领用的物品既要满足工作需要，又要贯彻节俭精神，努力延长物品的使用年限，减少不必要的损失和浪费，坚决杜绝公物私占的现象和行为。

4-第三章 低值易耗品的采购 第四条

办公用纸、硒鼓、碳粉、墨盒等已列入集市采购目录的办公耗材由办公室统一通过政府采购平台订购。办公室管理员根据耗材的库存量情况以及消耗水平确定订购数量。

第五条

办公家具和电器等设备（单价低于 1000 元）的采购参照固定资产管理制度执行，由各单位（部门）填写《低值易耗品申购表》（见附件）报办公室审批，经局领导同意后，机关科室提出的申请由办公室统一采购，执法大队、各市场所提出的申请由各单位（部门）自行采购。

第六条 文化用品的采购由局办公室会同财务科通过询价方式确定供应商，并确定提供文化用品的品种、规格、价格等，局办公室和所、队内勤可直接向供应商订购，办公室负责统一汇总和定期结算。

第七条 其他生活用品的采购，机关科室由办公室统一负责采购，执法大队、各监管所由单位（部门）自行采购。

局机关科室对文化用品和其他生活用品的需求，由经办人每月 25 日前填写《机关办公用品（低值易耗品）采购申请单》，交办公室审核，由办公室统一采购。

第四章 低值易耗品的领用与盘点 第八条 低值易耗品的领用分为个人领用与单位（部门）领用两种。个人领用系个人使用保管的用品，如水笔、橡皮等；单位（部门）领用系本单位（部门）共同使用的用品，如打印机耗材、订书机等。单位（部门）领用的用品必须指定专人负责。

第九条 机关科室用品统一由办公室发放，各科室指定专人负责办公用品的领用。办公家具、计算机周边设备、办公用耗材以及办公必需电器设备等低值易耗品的申领，按照 OA 后勤管理系统操作程序领用。文化用品、劳防用品、生活用品等其他低值易耗品的申领，办公室每月通知各科室集中领用并填写《机关办公用品（低值易耗品）采购申请单》签收联。执法大队、各市场所办公用品由各单位（部门）自行发放。

第十条

所有低值易耗品需定期盘点并建立办公用低值易耗品领用登记台账。

第十一条 新进人员可领取必需用品。调离或离职时，应将剩余用品全部交办公室或本单位（部门）内勤。

第十二条

本规定由办公室负责解释。

第十三条 本规定自印发之日起实施。

6-附件 低值易耗品申购表 申购单位（部门）

申购日期

物品名称

申购数量

预计单价 元 申购金额 元 申 购

事 由 单位（部门）

负责人：

月

日

经办人：

月

日 办公室 审 核 意 见

负责人：

月

日

经办人：

月

日 局领导 意见

实际购买日期

供货单位

发票编号

实际购买 物品单价 元 实际购买物品数量

金额合计 元 物品使用情况记录

备 注

印刷品印制和广告设计制作管理规定

为规范本局的印刷品印制和广告设计制作工作，制定本规定。

一、范围 本规定所指印刷品印制和广告设计制作主要是指：执法文书、法律法规汇编、证照、书籍、宣传材料、信封信纸等办公用品的印刷和各类宣传活动背景设计制作等。

二、审批 印刷品的印制和广告设计制作，除特殊情况外，申请科室须提前 15 个工作日填写《印刷品印制和广告设计制作审批表》，明确需制作的内容、制作的方式（种类）、制作数量等，送局办公室审核。金额 1000 元以下的，由分管领导审批；金额 1000 元以上的，须报局长审批。

三、印制和制作程序 印刷品印制属于政府采购项目，申请科室必须从上海市政府采购网印刷服务入围名单中选择印刷服务单位，通过询价后填报《印刷品印制和广告设计制作审批表》，经审核批准后，由办公室根据申请的印制内容、数量在政府采购网上签订印刷服务合8-同。

广告设计制作经审核批准的，预算经费超过 2 万元（含 2 万元）的，由申请科室通过询价方式确定承制单位。申请科室委托承制单位根据审核批准的制作内容、数量等要求制作加工。

四、成品验收与保管 （一）承制单位负责将成品送至申请科室，由申请科室按照内容、数量、质量要求进行验收确认。

（二）申请科室做好费用的结算工作，印刷品印制的结算，需附在政府采购网上签订的印刷服务合同。

（三）各科室对成品要集中摆放，妥善保管，防止损毁遗失。

五、承制单位管理 办公室应建立承制单位目录管理制度，确保质量、效率和服务。

六、违反规定的处理 （一）对未经批准、擅自印制各类印刷品和广告设计制作，办公室不予审核，财务科不予报销。

（二）对盲目印刷，造成印刷品和广告制品浪费，或对印刷品和广告制品保管不善，造成损毁和遗失，并产生不良影响与后果的，追究有关科室负责人和直接责任人的责任。

七、本规定由办公室负责解释。

八、本规定自印发之日起实施。

0-附件：

印刷品和广告设计制作审批表

申请部门

申请理由

印刷名称

是否有样张

印制种类

印制数量

预计金额

承印单位

申请部门 申请意见 经办人：

部门领导：

****年**月**日

办公室 复核意见 经办人：

部门领导：

****年**月**日

局分管领导审核意见 签名：

****年**月**日

局主要领导审批意见 签名：

****年**月**日

说明：1.为保证质量和及时提供使用，请提前15个工作日填报。

2.为做到图文准确无误，请申印部门提供样张并负责校对。

3.金额1000元以下的，由分管领导审批；金额1000元以上的，须报局长审定

4.本表一式三份，申请部门、办公室、财务科各留一份（审批后复印）。

合同管理制度

为进一步明确区局为合同主体的各类合同审批权限，规范合同订立行为，加强对合同使用的管理和监督，特制定本制度。

一、合同项目申报 合同的主办单位（部门）经分管领导审核同意后，须就拟定合同的项目进行初步询价。预算资金超过 5 万元的，须报局长办公会议审议；预算资金超过 30 万元的，须报局党委会议审议。合同正式订立时，金额上浮不超过 10%的，做出必要说明，无需再报局长办公会议或党委会议审议。

二、合同拟制 合同的主办单位（部门）负责与合同对方在平等、自愿、公平、诚实信用和公序良俗的订立原则下商定合同具体条款，并草拟书面文本。

三、合同流转 1.新签合同由主办单位（部门）提供合同文本原件、经费呈批单，会同办公室、法规科、财务科、市场科进行会审；续签合同由主办单位（部门）提供上合同复印件、续签合同文本原件、经费呈批单，会同办公室、财务科进行会审。

2.会审中发现需修改的，由合同的主办单位（部门）修改或

2-重拟，直至形成统一意见，并在《徐汇区市场监管局合同审批表》中签字确认。

3.合同拟定者（经办人）负责合同文本及相关材料在整个会审过程的传递。

四、会审要点 1.合法性：包括合同的主体、内容和形式是否合法；合同订立程序是否符合规定，会审意见是否齐备；资金的来源、使用及结算方式是否合法，资产动用的审批手续是否齐备等。

2.可行性：包括签约方是否具有资信及履约能力，是否具备签约资格；担保方式是否可靠；担保资产权属是否明确等。

3.严密性：包括合同条款及有关附件是否完整齐备；文字表述是否准确；附加条件是否适当合法；合同约定的权利义务是否明确；数量、价款、金额等标示是否准确等。

五、合同审批 合同文本经分管局长会签、局长审批后，方可正式订立合同。

六、备案归档 正式生效的合同文本应及时报办公室备案，由合同档案管理人员专人保管。办公室按制作合同台帐并归档。

七、附则 1.本制度由办公室负责解释。

2.本制度自印发之日起实施。

4-附件 □新签 □续签 徐汇区市场监管局合同审批表

本合同主办单位（部门）：

登记号：

年

号 局长办公会议议定：

合同标题及主要内容和标的：

合同洽谈人或程序经办人意见：

日期：

法规科阅核：

日期：

网监科阅核：

日期：

财务科阅核：

日期：

办公室核审意见：

日期：

局分管领导会签意见：

日期：

局长审批意见：

日期：

机要签收：

日期：

****年**月**日

注：1.合同金额超过 5 万元的，须经局长办公会议审议通过；合同金额超过 30 万元的，须经局长办公会议审议通过。

2.本表经局长审批后，与合同文本原件一并交机要归档，并复印 2 份，经办部门留存 1 份，交财务 1 份（财务报支时，须同时交经机要归档签收的本表复印件）。

车辆使用管理规定

第一章 总则 第一条 为进一步加强区局行政执法车辆的管理，实现车辆管理的标准化、制度化、规范化，提高车辆使用效率，确保车辆安全运行，结合区局实际，制定本规定。

第二条 区局所属车辆按照统一管理、分级负责、合理使用、保障工作的原则，实行规范管理。

第二章 管理部门 第三条 办公室为区局车辆的主管部门，具体负责：

（一）制定车辆的管理制度；（二）制定车辆装备计划。负责车辆的购置、更新、报废、车辆保险、维修及验车和缴纳税费等工作；（三）负责对车辆进行统一管理和调派；（四）定期对车辆的使用情况进行检查和考核；（五）每年对区局兼职驾驶员进行申报审核，对驾驶员定期进行交通安全、职业道德、业务技能的教育培训和考核，做好车辆和驾驶员的日常管理；（六）做好车辆事故处理工作；

6-（七）做好车辆管理的其他工作。

第四条 配备车辆的单位（部门）是车辆管理的责任单位，单位（部门）主要负责人为车辆管理的第一责任人，负责对本单位（部门）车辆的日常管理工作。

（一）根据区局车辆使用管理规定，制定本单位（部门）车辆使用管理办法；（二）负责对单位（部门）驾驶员进行日常管理；（三）每台车辆指定专人负责管理维护，实行定车定人负责制；（四）协助办公室做好车辆管理的其他工作。

第三章 使用和管理 第五条 区局配备的车辆用于行政执法活动，不得私自用于与此无关的其他活动。

第六条 区局机关部门申请用车的，一般由使用部门提前1-3 天申请。办公室指定人员根据用车情况，按先后顺序、先远后近、急事急办、先急后缓的原则统筹安排车辆，并由使用部门兼职驾驶员自行驾驶。确有需要 B 照及以上驾驶员来驾驶相应车辆的，由办公室指定人员进行调配、驾驶。车辆钥匙交接、进出场、停放，均由使用部门驾驶员负责，并按实填写用车时间段、行车里程数及车况。

配备车辆的单位（部门）对于用车的申请、使用、调派，参照本条规定执行。

第七条

配备车辆的所（队）须建立车辆管理制度，及时填写《用车登记表》，认真做好出车情况、汽油消耗和行车里程等台帐记录，如实反映车辆的使用、管理情况。

第八条

车辆使用情况应定期公示。办公室会同财务部门公示包括使用事由、总里程、油耗、维修保养费用等单车运行维护信息和使用情况，接受各方监督。

第九条

夜间和双休日、节假日，所有车辆必须按要求停放在指定地点。以上时间确因工作需要动用车辆的，应事先提出申请，填写《节假日及夜间公务用车申请表》，经分工联系所（队）的局领导批准后方可用车。特殊情况，先与办公室联系，事后补办手续。

第十条

因行政执法活动需要动用车辆离开本市的，必须事先提出申请，填写《出市用车申请表》，经分管局长批准后方可用车。

第四章 维修和保养 第十一条 车辆实行定点维修保养。车辆维修保养前，须事

8-先提出申请，填写《车辆维修保养申请表》，经办公室批准后，方可进厂维修、保养。维修、保养应按申报内容进行，由故障原因需扩大维修范围的须向办公室报备，不得随意扩大修理范围。因特殊情况不能在定点维修厂修理的，应及时向办公室报告，经批准后方可就近修理。凡擅自进入其他修理厂修理或扩大修理范围的，费用由个人承担。

第十二条 区局所属车辆统一配备加油充值卡。实行一车一卡，定车专用，并由专人负责保管、使用和记录使用情况。不得为非指定车辆加油。

遇特殊情况或车辆驶离本市的，凭加油发票由办公室审核后报销。

第五章 事故报告与处理 第十三条 车辆发生交通事故时，应及时向本单位（部门）领导和办公室报告。隐瞒不报的，车损全部费用由本人承担，并追究相关人员责任。

第十四条 发生交通事故时，应由交通主管部门认定事故责任，妥善解决。发生车损应在 24 小时内向保险公司报案，并按规定到指定修理厂修理。

第六章 驾驶员管理 第十五条 本规定所称的驾驶员是指经《兼职驾驶员管理规定》申报登记并获批准的兼职驾驶员，及办公室指定从事车辆管理和驾驶的聘用人员。未经批准，任何人员不得驾驶区局车辆。

第十六条 驾驶员应遵守国家的有关法律法规，参加区...

第三篇：公文处理工作规范

一、总则

1.根据国务院办公厅《国家行政机关公文处理办法》的有关规定，结合我公司的实际情况，特制定此规范，公文处理工作规范。

2.我公司的公文是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布规章、下达指示、决定，指导工作，向上反映情况，请示、报告工作，企业内外沟通情况、交流信息，商洽、协调、联系工作的重要工具。它具有鲜明的政策性，一定的权威性，严格的规范性，较强的时效性。

3.党政工作部是公文的管理机构。设专人负责公文的处理工作。

4.公文处理工作是公司日常工作重要组成部分，是承上启下、联系左右、沟通内外的主要手段，是公司工作的桥梁和纽带，也是秘书工作的重要部分和关键环节。

5.党政工作部工作人员在公文处理工作中，要端正思想作风，发扬深入实际，联系群众，调查研究，实事求是和认真负责的工作作风，克服官僚主义、形式主义和文牍主义，不断提高业务素质，提高公文处理的质量和效率，为领导、机关部门和基层单位提供优质服务。

6.公文处理工作必须遵循准确、及时、保密、安全的原则，严格按照公文处理程序办理；严格按照文件自身的保密要求和阅知范畴办理，不丢失、不被盗、不泄密、不损坏。

一、公文主要种类

1.公司的公文种类主要有：

⑴.决定、决议

对本公司某些重要事项或重大行动做出安排，用“决定”。

经过会议讨论通过并要求贯彻执行的事项用“决议”。

⑵.通知

传达上级机关的指示，要求下级单位、部门办理或需要知道的事项，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，印发本公司一些法规性文件，均用“通知”。

⑶.通报

表彰先进，批评错误，传达重要情况以及需要各单位知道的事项，用“通报”。

⑷.报告、请示

向上级机关汇报工作，反映情况，提出建议用“报告”。

向上级机关请求指示、批准，用“请示”。

⑸.批复

答复下级单位的请示事项，用“批复”。

⑹.函

向有关主管部门请求批准的事项，同级机关之间、不相隶属单位之间相互商洽工作，询问和答复问题等，用“函”。

⑺.会议纪要

记载和传达会议议定事项和主要精神，要求与会单位共同遵守、执行的，用“会议纪要”。

⑻.规定

本公司或部门制定的具有一定强制性的管理的有关规章制度，用“规定”。

2.其它形式的公文，如某些章程、办法、规章、计划、合同、电报以及经过一定的批准手续后转化为公文的某些简报、调查报告、领导讲话等，根据情况酌情使用。

三、公文格式

1.公文一般由文头(发文机关全称加“文件”二字组成)、标题、发文字号、签发人、秘密等级、紧急程度、主送机关、正文、附件、印章、发文时间、抄报机关、抄送机关、主题词、制发机关、制发时间等部分组成。

⑴.公文标题。公文标题一般由发文机关全称或规范的简称、事由和文件三部分组成。公文文头已含发文机关名称的，标题中可略去发文机关名称。转发公文的标题，要简明准确，但不要只写文号。在公文标题中除法规性文件外，一般不加书名号。

⑵.发文字号。发文字号一般由机关代字、年号、序号三部分组成。几个部门联合发文，只标明主办部门的公文编号，党政联合发文，用党委的文头，编党委的文号和行政的文号。

机关代字应使用规范的简称，并应避免与其它机关相混淆。

正式文件年号一律用公元纪年全称括于方括号内，置机关代字之后，流水号之前。函件年号可使用简称括于圆括号内，置于机关代字之首。

⑶.主送。一般公文的主送机关应写于标题之下，正文之前，顶格并加冒号。有的公文如决定、决议、会议经要等，应将主送机关写于正文之后。正式文件主送机关的全称、规范性简称和同类型单位的统称应使用统一的固定概念和序列表达，不得经常变换。

上报请示的公文，一般只写一个主送机关，如确需同时上报另一个上级机关，应用抄报的形式。

⑷.正文。正文文字表达应力求简明扼要，层次清楚。

⑸.附件。公文如有附件，应在正文之下(空一行)，发文机关印章及成文日期之前，按顺序注明附件名称，工作汇报《公文处理工作规范》。

⑹.印章。印章是公文制发机关对公文生效负责的凭证。公文一律加盖印章。印章盖在成文日期的中上方。并做到上不压正文，下压成文日期年、月、日4-7个字。如发文时间在前，印章可盖在正文末空档处。正文末页无空档，可另加空白页注明发文时间并盖章，同时在该页左上方标明“此页无正文”。几个单位联合行文，印章顺序与行文机关相吻合，最后一枚印章顺序应与行文机关相吻合，最后一枚印章与发文时间相叠。党政联合发文，党委印章在左。

⑺.秘密等级。保密公文应在文件头左上方注明等级和保密期限。

⑻.落款。一般公文可不落款，凡有落款的公文，落款应使用发文机关的全称或规范化的简称。

⑼.发文时间。发文时间以签发或会议讨论通过的日期为准。

公文日期统一使用汉字标识。且年、月、日三者俱全，不得简化与省略。

⑽.附注。公文如有附注，应列印章、时间之下，主题词之上，有圆括号括起来。

⑾.抄送机关。抄送栏设于文件末页下端，制发机关之上。抄上级机关的标明“抄报”，抄平行机关、下级机关和不相隶属机关的标明“抄送”。抄报、抄送顶格书写用横线隔开来。

⑿.主题词。为便于公文管理和使用微机检索，可编制公文主题词表，按公文主题内容选1-5个主题词，刊于抄送机关之上。

2.公文用纸、一律使用A4纸。

3.公文用字。公文的正文部分推荐采用四号宋体字，标题和其它部分可酌情大一号或小一号，标准行数和列数均为二十五左右。

四、行文规则

1.各部门的行文关系，应根据各自的隶属关系和职权范围确定。

⑴.上行文。指下级机关、单位向上级机关、单位的行文。一般般用请示、报告、函等文种。

⑵.下行文。指上级机关、部门向下级机关、部门的行文。一般用指令、决定、决议、批复、通知、通报、通告、函等文种。

⑶.平行文。指向同级单位和不相隶属的单位和部门发的文件。主要用函。

2.凡属于行政职责范围内的工作，应以行政名义行文，不应要求以同级党组织名义行文或与同级行政单位或部门联合行文。若党委系统建议与同级行政单位或部门联合行文，其内容既涉及党群工作又涉及行政工作时，可以联合行文。若内容以党群工作为主又涉及行政工作时，可以联合行文。若内容以党群工作为主，与行政关系不大时，则由党组织自行行文。

3.各单位一般不得越级行文。因特殊情况必须向上越级行文时，应同时抄报越过的上级单位机关。

4.向上经机关请示的公文，应一文一事。请示不要直接送领导者个人，也不要多头分送，应送党政工作部统一办理。

5.公文字数一般不超过三千字，若超过三千字应写出内容提要，并印在正文之前。

6.行政公文不得对党的组织作指示，交任务。

7.转发上级机关的来文，如无具体贯彻意见，可原文翻印下发，不必另外行文。

五、收文处理程序

1.收文处理程序一般包括签收，登记，分发、分办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等。

⑴.签收。签收公文应认真核对所收文件的件数是否与文件投递单或送文簿上登记的件数相符；文件包装上的收文机关、收件人是否与本机关相符；包装编号是否与投递单或送文簿的登记相符；文件包装是否有破损、开封等现象，重要文件应逐页查点。如发现问题，要及时向发文机关查询，采取相应的处理措施。急件要注明签收的具体时间。

⑵.登记。登记文件应将收文号、来文机关、文件标题、密级、发文字号、缓急时限、件数、收发时间以及处理情况逐项填写清楚。登记编号不得出现重号和跳号的现象。

⑶.分办。分办就是文书工作人员将收进的文件经过登记以后送综合部负责人批分后，送有关领导、有关部门或承办人员办理。

⑷.批办。主管领导人在阅读文件的基础上，针对文件提出的问题和要求，简明扼要地提出处理意见，明确指定承办部门或承办人承办。

⑸.承办部门在办文时要遵循以下原则：凡属本部门职权范围内可以答复的事项，应直接答复呈文单位，同时抄送交办部门销案；凡涉及其他部门业务和事项，主办部门要主动会同有关部门协商办理；凡须报请上级领导审批的事项，应由主办部门提出意见，并代拟文稿，如文稿内容涉及其他部门，应与其他部门协商并取得一致意见后，送请上级领导审批。如不能取得一致意见，要将双方意见都写上。

⑹.传阅。传阅文件要做到以下几点：

a.掌握传阅范围。严格按照规定范围和领导批办范围组织传阅，不能任意扩大或缩小传阅范围。

b.控制文件运行。严格传阅登记手续，随时掌握文件去向，避免漏传，误传和延误。

c.文不横传。文件要通过文书人员分别递送给每个应阅人员，不能由应阅人员自行横传。

d.认真检查处理。文书人员应对退回的传阅文件进行检查。一查传阅人是否阅过并标明了阅完时间；二查传阅人有无指示意见；三查传阅件有无缺损。

⑺.催办。对落实到各承办单位或部门的公文，由党政工作部负责催办工作。

⑻.收集。已处理完毕需立卷归档或保存一定时间的文件，文书人员应做好回收工作。

六、发文处理程序

1.发文处理程序一般包括拟搞、会稿、审核、签发、缮印、用印、分发、立卷、归档、销毁等。

⑴.拟搞。拟稿应做到以下几点：

a.符合国家法律、法规，符合党和政府的方针政策及有关规定，符合公司的实际情况

b.情况要属实，观点要明确，条理要清楚，层次要分明，文字要精练，书写要工整，篇幅要简短。

c.人名、地名、数字、引文要准确。

d.公文中的数字除发文字号、统计表、计划表、序号、百分比和其它发布用阿拉伯数字外，一般用汉字标识。

e.引用公文应先引用发文机关、标题，后引文号，并加括号。

f.公文中的计量单位，应使用国家法定计量单位。

g.草拟、修改、签发公文要用碳素笔、钢笔，并只能用碳素墨水、蓝黑墨水来书写材料，禁止使用圆珠笔、铅笔、彩笔及红墨水。

⑵.会稿。凡涉及其它部门业务的公文稿，主办单位应送有关部门负责人会稿。

⑶.核稿。文件草稿在送文领导人最后审批签发前，应由党政工作部负责人对文稿的内容、体式、文字等进行审核。审核要把好五关：

a.行文关。确定是否行文，以何名义行文。

b.内容关。审查文稿观点是否正确，是否符合实际，提出的办法、措施和要求是否明确具体，切实可行。

c.政策法规关。审查文稿是否符合党和国家的现行方针、政策、法律、法规；与本公司已经发布，仍在执行的政策规定有无矛盾。

⑷.文字关。审查文稿结构是否条理清晰、简明扼要、合乎逻辑；用词是否准确、精练；句子是否符合语法；标点符号、数字数量、人名地名、专用术语等是否正确、规范。

⑸.体制格式关。审查拟定的公文标题能否概括文件内容，文种是否恰当，主送机关是否正确，抄送机关有无遗漏等。

4.签发。审批签发的一般原则是：

⑴.涉及全局性或经会议讨论通过的重要文件，由领导签发。

⑵.涉及某一方面的问题，由分管领导人审阅后，送主要领导人签发。

⑶.对于机关一般事务性函件或领导已决定的事项可授权党政工作部负责人代签。

⑷.已签发的公文，不准随意改动，如确需改动时，必须重新核稿，并报原签发的领导审定。

⑸.所有上报的公文，都必须由主要领导签发。若主要领导不在家，应由在家主持工作的领导签发。

5.编号登记。文稿经领导人签发后，应进行发文登记和编号。登记时应首先检查签发手续是否完备，文件有无错漏，主、附件是否齐全。《发文登记表》包括以下内容：日期、编号、主送单位、标题、主办单位、主办人、签发人、主题词等。

6.缮印。略，见《缮印工作规范》。

7.用印。略，用印的具体要求见《印信管理工作规范》。

8.分发。分发应根据分发范围书写信封、分拣、装封，经检查无误后再严密封口。凡正式文件、都应附《发文通知单》随文件一起邮寄。一般不得通过会议发放正式文件。所有上报的文件必须是原件，不准上报复制件。

9.收集。发文资料收集范围包括：文件底稿、文稿附件、领导批示等。

10.立卷。立卷要根据发文机关、内容、时间、名称等文件特征，按照公文保存价值和历史联系分类整理，保证立卷公文齐全、完整。绝密文件不能复制。机密，秘密文件经党政工作部批准可以复制。复制文件应视原文一样管理。

11.归档。立好的案卷，应写上标题，编写案卷目录，并按照有关规定定期向档案管理员移交。移交案卷时，应履行有关手续。

12.销毁。没有存档价值和存查必要的公文，经过鉴定和主管领导人批准，可定期销毁。

收集、立卷归档、销毁应遵守《档案工作规范》。

七、公文质量考评制度

1.党政工作部要建立公文质量考评制度，定期对本公司在日常工作中所形成的公文进行检查或抽查，表彰先进，批评落后，促进全公司公文质量不断提高。

第四篇：公文处理工作讲座材料

关于公文处理工作的几点体会

今天，很高兴有这么个机会和南乐的同行们共同探讨、交流公文处理方面的有关问题。此时此刻我有两点突出感受：一是见到很多同行，大家年富力强，很有活力，今日一见，分外亲切，倍感高兴；二是自己心里有点忐忑。大家知道，公文工作虽很重要，但它不同于文学创作，讲起来难免枯躁乏味。况且在座的诸位都是这方面的高手，有丰富的公文工作经验，不少同志听过省办、中办专家的讲课，我恐怕讲砸了，浪费大家宝贵的时间，破坏了您的好心情。然而和基层部门办公室系统搞好交流，也是我们应尽之义务，同时对我们来说也是一次难得的学习机会。所以，讲好讲坏，是水平问题，但讲与不讲，是态度问题。于是，今天我就斗胆前来献丑。这里，我是卖力地去讲；您呐，就凑合着去听。不过，我“白水煮挂面—有盐（言）在先”：能坚持您就尽量坚持，实在忍受不了，可以到外面透透气、抽抽烟、聊聊天，都行！别不好意思。我择其要而言之，尽量讲得快些，争取三个小时结束战斗。中间如需要休息大家告诉我一声。

闲言道罢，书归正传。公文是治国理政的重要工具，实施领导的重要手段，指导工作的重要载体。党和政府机关实施领导职能，有多种方式和手段，如召开会议、调查研究、现场办公、直接指挥等等，但最普遍、最简便、最有效、最常用、最规范的是发布公文。公文在党委政府机关工作中起着承上启下、综合全局、协调各方、承内联外的中枢作用。从公文中可以明显看出一个地方、部门的工作水平，可以影响到对一个地方、部门工作情况、班子能力及其他方面的评价，更重要的是影响到党和国家的方针政策能否及时准确传达贯彻和有效地执行。所以说，公文处理工作是整个机关工作的重要枢纽，具有不可替代的重要作用。办公室工作无小事，公文处理无小事。而公文拟制工作，更是重中之重。这里，我主要就公文的种类、格式、起草、修改、校核等五个方面须注意的问题和同志们共同探讨一下。

一、公文种类及特性

1、公文的起源。公文历史悠久、源远流长。可以说，公文是随着阶级、国家的产生而产生，随着社会的发展而发展的。我国从汉代到清代，公文名目繁多，上行文有呈、章、表、奏、状等，平行文有关、刺、咨、照会等，下行文有制、诏、敕、令、谕、旨等。辛亥革命废除了旧公文，1934年国民政府颁布了新公文程式。新中国成立后，1951年、83年、87年、88年、90年、93年、96年（5 月3日），先后多次对党政公文处理作出规定，党的机关和国家机关公文处理工作逐步走上了科学化、制度化、规范化的轨道。

2、公文的涵义。公文是公务文件或公务文书的简称，人们习惯上又把它叫做“文件”。用一句规范的话说：公文是党政机关、企事业单位以及群众团体用来处理公务活动的一种具有特定格式的文字材料。

3、党的机关公文。党的机关公文，是党的机关实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻党的路线、方针、政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工具。

4、公文种类。所谓公文种类，一般是指出公文制发机关根据公文的内容，性质和所承担的任务而确定的行文形式和名称。

对文种可以作广义的理解和狭义的理解，即通常所讲的泛指和特指。从广泛义上理解，公文包括的面很广，分类也比较繁杂，可以说是内涵丰富，外延广博，称得上车载斗量，不胜枚举。

按照制发机关和适用范围标准来划分，公文分为：

党政机关公文（14种）：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要；

政府行政公文（10类15种）：命令、指令，决定、决议，指示，布告、公告、通告，通报，报告、请示，批复，函，会议纪要。

经济公文：经济规划、经济合同、可研报告、协议书、意见书、招标通告、产品说明书、广告等；

司法公文：立案报告、通缉令、提请批准逮捕书、破案报告，公诉书、判决书，刑事诉状，民事诉状，刑事裁定书、民事调解书、公证书、辩证词等；

外交公文：国书、换文、公报、声明、条约、协定、照会、备忘录等；

军事公文：命令、通令、通告、作战方案、演习方案等；

科技公文：科技任务书，科研报告、科技成果报告，鉴定证书，实验报告，专利说明书（请求书）等。

除上述专用文种外，还有通用文种，也就是在全国党政军机关的群众团体、企事业单位以及社会普通适用的文种，如计划、总结、开幕词、闭幕词、倡议书、贺信、贺电、简报、章程、制度、公约、守则、汇报提纲、传达提纲、悼词、唁电等等。

今天我们着重说的文种，是狭义上的文种，特指党的各级机关使用的文种(14种)，是我们实际工作中常用的重要文种。

5、公文的特性。公文与一般文章相比，有特定的制发主体、特定的读者、特定的内容、特定的格式、特定的语言。其主要特性有6：⑴政治性。作为党和国家的运转工具，其内容、服务对象都带有鲜明的政治特色；⑵政策性。经常体现为一定的方针政策，指导工作和日常生活；⑶权威性。带有明显的权威色彩和很强的约束力；⑷实用性。行文针对性强，与实际工作和生活密切相关；⑸稳定性。其写作方法、格式和用语在长期工作实践中逐步形成一种固定的程式；⑹广泛性。内容涉及面宽、使用公文的领域广，各行各业都离不开公文，公文已经成为人们生活、工作中不可或缺的因素。

二、公文格式

公文格式是公文的各个组成部分在页面上的具体表现形式，即公文的外观形式。它是公文的权威性和严肃性在形式上的体现，对公文内容起着重要的保证作用。公文是给人看的。因此，就要设法使人愿意看，并看得懂。一件公文，不仅要观点正确，内容真实，条理清楚，文字精练，而且要格式规范，结构合理，页面整洁，标识齐全，给人以清新悦目的感觉，吸引人阅读，便于处理，否则，就无法很好地发挥公文的效用。

目前党委办公厅系统正在进行的公文规范化工作，对公文格式看得很重。在此方面我市比较落后，存在的问题较多。如：有的公文红头大小不一，字体设计粗糙 ；有的发文字号、机关代字的使用不科学、不准确；有的标题用字不规范，有用三黑的，有用二宋的，还有用楷体、隶字和行草体的；有的上行文不标注签发人，有的下行文、平行文却注标签发人；公文用纸大小不一，装订质量不高；在文排方面，有的未落实每页20行、每行25个字的要求。另外，在文种使用、主题词标引、发文时间和印发传达范围的标注等方面，都还存在不规范的问题。下面，按照《条例》规定，我简要给大家谈一谈在这些方面应当注意的问题。

《条例》第八条从17个方面规定了党的机关公文的格式：“党的机关公文由版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、发送机关、印刷版记组成。”由于时间关系，这17项不一一细讲，挑几项讲一下。

（1）密级。即公文的秘密等级，分为“绝密、机密、秘密”三个等级。它标注于版头左上角、份号下方位置，用三号黑体，第一个字同正文左边取齐，当中空一个字的间距，如“机 密”。按照国家保密局有关规定，密级后注明保密期限，如“机密★ 年”。但考虑到党的机关公文涉主的内容很广泛，其保密期限较难准确确定，因此，《条例》中未提及保密期限问题。在省委办培训班上，我就这个问题请示省委办的同志，他们的意见是，如果需要，可以找保密局帮忙标上；若未标保密期限，则按《条例》第37条规定执行。即“公文密级的变更和解除由发文机关或其上级机关决定。”

（2）紧急程度。是对公文送达和办理时间的要求。紧急文件应分别标明“特急”、“加急”；紧急电报应分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。《条例》未对紧急程度的标准位置作具体规定，所以，除个别情况外，一般不标紧急程度。如有的文件确实很急，可在文件上盖“特急”、“加急”章。如确需在公文上标注的，省委办公厅认为应标注在份号下边，与密级并排列出，中国加一个圆点相隔。

（3）发文字号。由机关代字、发文和发文顺序号三部分组成，缺一不可（用4号仿宋）。需要请大家注意的问题是：机关代字要准确、规范、无歧义、易识别，并固定使用，发文要用全称，并且用“〔〕”（六角括号）括起来，不能能“（）”或“〈〉”、“[ ]”括号。发文字号在大红字与红线之间居中稍偏下，用四号仿宋表示，文号之间应空半格，如“濮发〔2000〕5号”正确表示是“濮发〔2000〕5 号”。在使用“请示”、“报告”等文种，需标注签发人的，发文字号则标注在红线之上左方位置，签发人则标注于红线之上右方位置。联合行文，一般只标明主办机关的发文字号。

（4）签发人。《条例》规定，上报公文应在发文字号右侧标注签发人姓名，这主要是强调领导负责制，体现公文的严肃性和领导人对公文的负责性。要注意三点：一是只标姓名，不标职务；二是联合行文，要标明联署单位签发人的姓名，不能只标其中一个单位的签发人；三是签发人姓名后不必加“已阅”、“同意”等字样。

（5）标题。是公文内容的高度概括，具有画龙点睛的作用。它一般由发文机关名称、公文主题（事由）和文种三部分组成。有时也有省略发文机关名称的情况（如标题过长时省略）。标注于红线之下居中排列，用二号宋体（加粗），一般不用标点（书引号除外）。标题下面如有时间，应用三号楷体。公文标题一定要准确、鲜明、简炼，排列整齐、美观。

（6）正文。是公文的主体和核心所在，用来表达公文的内容，位于标题或主送机关下方。一般用三号仿字体，每段的首行空两个字，首页要有两行以上的正文。末页若无正文，只有落款（应尽量避免），为维护公文的完整性，应在末页第2行注明“（此页无正文）”。文件若是转发通知，转发通知部分用三号楷体，后边转发的内容部分仍用三号仿宋。正文中的序号应当按照

一、（一）和 1.等顺序排列，序号后面的标点应是：一后为顿号，（一）后不用符号，1后为小圆点（中办）或顿号（省办）。

（7）附件。是正文的补充材料或参考材料。若带省附件，应在正文之后，落款之前写明附件的名称，并与主件装在一起。有的在正文中涉及附件内容处，加括号注明“见附件”或“附后”也可以。另外，印发规章或批转有关部门的报告，其中的“规章”和“报告”不属附件，而是主体的一部分，其内容应视为正文。

（8）发文机关署名。也叫落款，和“抬头”是对应的，位于正文末页的右下方，凡有主送单位的公文必须有落款，不能以标题中的发文机关代替落款。落款最后一个字同正文倒数第5个字取齐，中间应当空半格，如“中共濮阳市委”应当表示为“中 共 濮 阳 市 委”。

（9）成文日期。一般署会议通过或领导人签发日期。联合发文，则以联署机关最后一个签发日期为准。特殊情况署印发日期。要用年、月、日全称，位于落款右下方，日期最后一个字同正文部分倒数第2—3个字取齐，并于落款单位第2或第3个字取齐，时间（阿拉伯数字）与年月日之间应空半格，正确表示为“2000 年 9 月 5 日”。决议、决定、条例、规定、意见等不标明主送机关的公文，成文日期加括号（用3号楷体）标注于标题下方居中位置。

（10）主题词。是将自然语中的名词术语经过规范化和优选处理的词或词组，标注于报送机关或印制版记上方，用于文献的标引和检索。每件公文选用的标引词数量，一般应在10个以内，主题词三个字用三号黑体，后面跟冒号。主题词内容部分用三号宋体加粗，词与词之间要空出一格。

下面，谈一谈公文主题词的标引问题。时间关系，主题词标引的意义、总则，标引词选定规则、主题标引的组配规则等等，我们不能细谈。这里只能讲两个问题：

首先，讲一下公文主题词标注上的误区。一是认为标注主题词只是“文件标题的简缩”。标注中不是根据公文的主题，而是根据公文的标题。二是认为标注主题词就是标注主题词就是将内容说清楚，于是不厌其烦的列出一大串词。三是认为标注主题词要“符合语法”，认为主题词就是无主句，谓语、宾语要齐全。四是不熟悉词表，多作自由标引，想当然、随随便便一标了事。这都是不行的。大家一定要主意。

其次，讲一下公文主题标引的步骤和方法。

步骤有5个，即审读公文、分析主题、提炼主题概念、转换主题概念和标引主题词。

审读公文。要注意两点：一是注意审读公文的外部特征，即公文标题。二是审读公文的内部特征，即公文内容，搞清楚公文内在的逻辑关系，了解公文中各部分的重点问题，摘理出公文中的关键句子和结论性意见等等。

分析主题。从形式上看，主要是分析主题的类型；从内容上看，主要是分析主题的结构。公文主题有单主题和多主题之分。所谓单主题，是指一篇公文只有一个主题；所谓多主题，是指一篇公文有两个或两个以上并列的独立主题。公文结构有主体因素和非主体因素之分。主体因素是公文主题的主要成份，表述公文主题的核心；非主体因素是公文的次要成份，表述公文主题的时间、地点、状态等修饰成份。例如：《市委、市政府关于新形势下加强和改进思想政治工作的意见》，这就是一个单主题公文；其主题是“新形势下加强和改进思想政治工作”。在此主题中，主体因素是“加强和改进思想政治工作”，“新形势下”表示状态，起修饰作用，是非主体因素。

提炼主题概念。提炼主题概念的过程即是分析、归纳和概念的过程，是对公文的内容加以表述或标识的过程。其目的在于确切反映和表达公文的主题思想，为公文主题词标注做好必要的准备。公文主题概念不同于公文主题，公文主题是公文的中心思想，它用一个完整的句式表示出来。而公文主题概念则是表达公文主题的关键词汇，它用名词或名词性词组表示出来。

转换主题概念。提炼出的主题概念属于一种自然语言，主题概念要作为主题词进行标引，心须进行主题概念的转换，使自然语言变为检索语言。一是直接转换，即是从词表中抽出同主题概念相同的正式主题词直接进行转换。二是间接换，即采取分解的办法，把复杂的主题概念分解为若干单主题 概念，然后再进行转换。

标注主题词。查表抽词进行主题概念转换后，我们即按照公文主题检索的要求和主题标引的深度，采用一定的标引方式，标注出主题词。我们将主题词“党校教育”和“意见”标注在文件尾部，并按照公文主题标引规则的要求正规地书写。

公文主题标引方式有四种：

（１）概括标引。又称整体标引，以每个文件为标引单位，对文件整体内容作概括性的标引。只标引文件最主要的主题内容。概括性的标引能完整反映文件的主题思想。

（２）重点标引。根据不同部门、不同业务的需要，文件标引应有不同的重点。经济工作、政法工作、文化教育、科研、军事各部门，都有各自的业务上的需要。各有重点，应根据各自的重点而有所取舍。也可以针对本部门本系统的工作特点，建立适合本部门专业的检索系统。还有，从文件的重要程度上，也应有所选择。要着重抓住那些重要的主题，即主体因素。

（３）分析标引。以文件计时分析为基础，对涉及的所有主题因素分别加以标引。如：《关于经济体制改革的决定》，按概括标引，主题词是经济体制改革；按分析标引，还可以确定以下主题：增强企业活力、发展社会主义商品经济、发展多种经济、改革价格体制等。同概括标引相比，分析标引更深入、更全面，能够反映公文主题的各部分、各方面的主题因素，从检索效果上，查全率和查准率也高得多。

（４）全面标引。这是相对于重点标引和概括标引而言的。重要文献的主题标引，需要文献的主题标引，需要有深度和全面，不漏标有检索价值的主题，必须采取分析标引和全面标引。如对《市委、市政府关于2001年农业和农村工作的意见》这篇文件进行标引时，我们可采取概括标引方式。通过主题分析提炼出的主题概念是“农业”和“农村工作”。它们和词表中的正式主题词是一对一的对应关系，可直接进行转换。〈意见〉的标引词为：“农业”、“农村工作”、“2001年’和‘意见’。此处，我们还可对〈意见〉进行重点标引、分析标引和全面标引。则对〈意见〉中所有的主题因素，即“农民收入”、“农村改革’、‘农业综合生产能力’、“科教兴农”、“农村基层组织建设’等主题进行标引。

下面，我们举两个例子。

１）。中共中央印发〈关于县以上党和国家机关党员领导干部民主生活会的若干规定〉的通知

其主题概念是：县以上党和国家机关党员领导干部民主生活会规定通知

主题词是：党政机关　党员　领导干部民主生活会规定通知

分析说明：（１）单主题公文。

（２）概括标引。

（３）“县以上党和国家机关党员领导干部”分解转换为“党政机关”、“党员”和“领导干部”。

（４）“民主生活会”为概念直接转换。

２）。郑大文同志在乡镇党委书记座谈会上的讲话

其主题概念是：选拔培养中青年干部郑大文讲话

主题词是：干部选拔郑大文讲话

分析说明：（１）单主题公文。

（２）主题标引要反映公文内容。

（３）“干部选拔”为概念直接转换。

（４）人名做为自由词，不标“△”。

（11）印制版记。也叫印发说明，包括印发机关名称、印发日期和份数。注意：①如翻印，要在下行注明；②不能标打印、校对人员姓名；③不能部门要文号印刷，就标上部门为印制单位。

三、公文起草

公文起草是公文形成的第一步，是公文处理工作的“始发站”，具有很强的政治性和业务性。这方面的内容很多，简要介绍五点（即步骤、方式、准备工作、基本要求、修改）。

（一）公文起草的步骤

（1）领受任务；（2）调查研究；（3）拟出初稿；（4）协调修改；（5）报请审批。（大家都清楚，不再细讲。）

（二）公文起草的方式（5）

（1）办公室起草。公文起草是办公室的一项重要任务和经常性工作，是为党委领导 工作服务的一个重要方面。特点：一是起草的内容广，综合性强，涉及党委工作的各个方面；二是起草的公文种类多，从重要批示性文件到简单事务性文件，从讲话稿到信函等，都要去办；三是起草时限往往比较仓促，有些文稿说要就要；四是起草的有些公文影响较大，一些重要公文和紧急公文，常常事关全局。办公室起草公文，具有一定的有利条件，主要是靠近领导，了解领导意图和全局情况；不利条件是对某些方面或专业性问题不够熟悉，有些紧急公文常常缺少较为充裕的调研和准备时间。所以，工作中要注意扬长避短。

（2）部门起草。即部门主管范围内的工作需要党委办公室行文时，由部门代为拟稿。这是部门应尽的职责和义务。优势是：情况较熟，研究较深，较易抓住问题的要害，提出可行的解决办法。不足的是有时带有局限性，容易强调本部门工作的重要，而对其它方面的问题照顾不够。

（3）联合起草。部门主管范围内的工作需要党委办公室行文，涉及两个以上部门时，由一个主管部门牵头共同起草。

（4）组成起草小组起草。起草特别重要的公文用此形式。如党代会报告等（如十六大报告，由胡锦涛同志任起草组组长，组织各路好手，历时一年零两个月，做了大量艰苦细致的调查研究、起草修改工作，拿出了高质量的报告，体现全党的意志、代表了全国各族人民的愿望，成为我党在新世纪新阶段的政治宣言和行动纲领。省市县党代会报告，一般都采取起草组的方式）。

（5）领导亲自起草或主持起草。这有助于加强领导工作和保证公文质量。写作，历来被认为是“经国之大业，不朽之成盛事”。古今中外，很多政治家都高度重视自身的文字修养。唐代公文有严格的“职述”和“代拟”规定。“职述”就是担任某种职务的官员，必须亲自动手撰写与其职务相称的公文，不得假手他人，如有违例，轻则贬官，重则治罪。在以科学、法治、人本为主要特征的现代社会，写作更是一项高素质领导干部不可或缺的能力。小平同志这样说过：“实现领导最广泛的方法是用笔杆子。用笔写出传播就广，而且经过写，思想就提炼了，比较周密。所以用笔领导是领导的主要方法。”中央指出：“各级领导干部亲自动手起草重要文件，这不是技术性的问题，而是领导工作中的原则性的问题。现在重申这一原则，是在新的历史条件下提高党的各级领导干部的认识能力和领导能力，改善和加强对社会主义现代化建设各项事业领导的一项重要措施。”领导同志亲自起草或主持起草 公文时，办公室和有关部门要积极做好服务工作。

（三）公文起草的准备工作

1。明确发文目的。定位不准，累死三军。作为领导要交待清楚，作为撰稿人要问清楚起草公文的目的，即主题。如公文的基本观点是什么？需要解决的主要问题是什么？发文的依据是什么？发文的范围有多大等等。做到 任务明确、方向清晰，防止在主要观点和内容上偏离要求。

2。认真领会领导意图。领导交待任务和意图，往往是原则性的指点，只能是粗线条的轮廓，因而，起草人还要进一步开动脑筋、周密思考，深刻领会领导交待的精神实质，融会贯通，使领导交待的意图深入化、具体化和条理化，进而变成自己的思想，用自己的语言表达出来。有句话说得好：“领会上头，摸清下头，两头一碰，才有写头”。

3。收集整理有关材料。常言道：巧妇难为无米之饮。公文起草更是如此，来不得半点杜撰和假想。要通过查阅资料、调查研究，收集有关情况、事例、问题、经验和数据等材料，通过有关材料表现公文的思想观点。

另外，要注意平时的积累。要养成勤奋读书、阅报、看文件、记笔记和思考的好习惯，对一些重要文件的关键段落要能够背诵，对文件格式和主要公文的写作特点要熟烂于心。只有厚积薄发，任务来时才能不慌不忙，一挥而就。汉字约有6万字，常用的只有3000多字，一些词语、成语要常读读、看看，用时才会信手拈来。人脑不怕用，就怕空。其记忆力的容量是无比巨大的，相当于全世界图书馆的信息储存总量，是数字计算机的100万倍。只要用心，积累大量的语言材料丝毫没有问题。大家都知道，省委办公厅对办公室中层以上干部提出的目标要求有三条：一是政策水平达到同级服务对象所要求的水平；二是政治理论水平达到同级党校讲师以上的水平；三是对全局情况了解和掌握程度达到同级综合部门的水平。要达到这个要求，不勤奋学习，不认真钻研，不积累大量的知识，那肯定是不行的。

（四）公文起草的基本要求（9）

1。公文起草要符合党和国家的路线、方针政策和法律法规。这是首先要遵循的原则，也是在公文起草中贯彻讲政治的要求，同党中央保持高度一致的问题。党和国家的路线、方针、政策和法律、法规，是我们进行各项工作的依据和准绳，也是起草公文的依据和准绳。如果制发的公文不符合党和国家的路线、方针、政策，那就会造成严重的后果。办文人员一定要把握政策规定，要有政治头脑，有政策水平，特别是对一些敏感问题、带有倾向性的问题，要有自己正确的主见，不能人云亦云、随波逐流。

2。要符合上级机关的有关指示、规定

下级服从上级，全党服从中央，是我们党的民主集中制原则。公文起草工作中也必须贯彻这一原则，各级机关起草的公文必须符合各自上级机关的有关指示，而不能脱离或违背上级机关的指示。一般来说，上级机关比本机关更为熟悉党和国家的方针政策，更能把握全局，因而它的指示对下级机关具有较强的针对性。所以，各地、各部门起草公文，不但需要研究党和国家的有关政策，法规，而且还要了解研究自己上级机关的有关指示，并同本地、本部门的实际结合起来。

3。要同现行有关公文相衔接

一是在同一个问题上，各有关公文不能相互矛盾，以免执行者无所适从。《条例》规定，“部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文”，就是为了防止相关公文之间发生“打架”。二是当根据新的情况需要对现行公文的有关规定作出某些改变时，就制发的公文要以适当形式有所交待，说明。

4。要完整、准确地体现发文机关和领导同志的意图

这是公文特殊性的具体体现，是做好公文处理工作的基本要求。公文与一般文章相比，有特定的制发主体、特定的读者、特定的内容、特定的格式、特定的语言，能否把握住这“五特”，决定着公文写作的成功与否。而这“五特”是行政活动有相当大的关系，行政目的决定行文目的，也决定了公文的特定关系，是行政特征所派生的。因此，在动笔写作之前要准确把握行政目的和行文目的，头脑要尽快“定位”，把自己放在特定的制发主体位置上，根据特定读者的情况，紧紧围绕主题内容，遵循规定的格式去写，也就是进入角色、找准感觉。有人总感到提笔难以下手，说起来就是思想盲目，不知谁云、对谁云、为何云、云什么，其原因就是没有准确“定位”。因此说，在公文写作之前自己要很好地“定位”。要注意把握两点：

一是要“号准脉膊”。要准确把握发文机关对某事物的基本态度，抓住要义，对于提倡什么，限制什么，支持什么，反对什么，一定要旗帜鲜明；对于必须怎样做，不能怎样做，出现何种情况怎么办，一定要明确具体，不能会糊不清，模棱两可，也不能一味宣讲道理谈原则。现实中我们见到有的公文用五分之三的篇幅讲道理。如果公文没有明确意图，缺乏个性，内涵不清，就成了“空文”。这样的公文还有什么实际意义呢？它甚至会给正常工作带来干扰。

二是要“出以公心”。公文姓“公”不姓“私”，有的公文以领导人署名发出，但并不是领导人以私人身份，而是以机关代表的身份行文，体现的是发文机关领导集体的意图。公文起草人必须切实注意，绝不能凭个人好恶在公文中掺杂个人感情及小集团的私利，不能主动地把自己的想法当成机关的意图。要仔细了解和听取领导的意见和要求，学会“换位思考”，“不在其位，学谋其政”，从领导角度和工作大局来认识形势、分析问题、提出对策。

5。要全面、准确地反映客观实际情况

关键是突出“三性”，即全面性、准确性、客观性。

所谓全面性，就是对反映情况的“量”的方面的要求。即要包括事物的各个方面和各个部分的情况（现状、历史、发展趋势等等），不能以偏概全，也不能报喜不报忧。

所谓准确性，就是对反映情况的“质”的方面的要求。就是反映的应是体现事物的实质和规律性的情况，而不只是某些表面现象，更不能是虚假情况。

所谓客观性，就是反映的是客观存在的实际情况，而不是主观臆造或故意编造的东西。不能搞“科学幻想”或“文学创作”，随意修饰，笔下生花。

只有全面、准确、客观地反映实际情况，才能对问题作出正确结论，找到解决问题的有效办法，公文才有说服力，才能够发挥应有作用。

6。提出的政策、措施要切实可行

这是公文的核心问题，必须慎重对待。因为发公文总是为了解决一定的问题，所以公文中有关解决问题的政策、措施，就很自然地成为公文的主体和关键所在。具体政策、措施归纳起来，基本上是两类。一是属于行为规范方面的，主要是指：什么事，要怎样做，不能怎样做，违反了怎么办等。二是属于物质条件方面的，主要是解决人、财、物的问题。解决问题离开必要的政策、措施是空谈，空谈是要误国的。但如果提出的政策、措施要求过高，也难以实现。所以公文中提出的政策、措施一定要切实可行，办不到的不要说、不要提，否则会出现麻烦。

7。表述要准确严密

怎么样做到“表述要准确严密”呢？主要须把握5点：

一是观点明确。主题要鲜明突出，提出的各种主张、意见、要求、措施等，都要清楚明白。

二是条理清晰。公文中涉及事项多、内容较复杂时，要按照逻辑关系分成若干部分，依次进行表述。不要搞成一团乱麻。

三是内容充实。不仅要有明确的观点，还要有丰富的材料和充分的论据。以增强说服力，使人不仅知其然，而且知其所以然。

四是结构严谨。这里说的结构，指的不是 公文 的外在形式方面的结构，指的是公文内容上各个部分的安排问题。公文的结构，包括如何开头和结尾，怎样安排层次和段落，以及如何进行过渡和照应等。公文的开头以朴实、平直、开门见山为特色，结尾以自然果决为特色。公文由一层意思转到另一层意思，由总述到期分述或由分述到总述，由叙述到议论或由议论到叙述，都需要采用适当的过渡形式。根据情况，可以用过渡词过渡，如：“综上所述”、“由此可见”等；可以用过渡句子过渡，如“现将有关情况报告如下”等；有时也可以用过渡落过渡。通过 过渡承上启下，使文意须畅自然。公文的照应，指的主要是公文内部相互衬托、呼应，如开头与结尾相照应，题目与正文相照应等，以此加强公文各部分的联系性，增强表达效果。总之，公文的结构安排是一个重要问题。比方做衣服，没有衣料不行，但有了衣料，剪裁不好也不行，甚至会把衣料给毁掉了。起草公文也一样，即使有了必要的材料，如果结构安排不好，仍然写不出好的文稿来。这一点要引起重视。公文开头、结尾和中间各层次、各部分要安排有序，严密紧凑，使全文形成一个有机的整体。公文结构安排的原则是：（1）联系性和层次性。即一篇公文的各个部分或段落之间，应当按照它们内容上是否属于同一层次进行安排，不要把没有联系和属于不同层次的内容并列在一起论述。否则就会造成条理还不清、层次混乱。如公文拟制与起草工作就不能并列论述。（2）专一性和完整性。即公文的每个部分或段落内部，应保持有关内容的专一和完整。就是既不要把不同内容的拉到同一部分或段落里来，也不要把同一内容的分散到不同的部分工落中去。如有的报告，前边部分已讲了成绩，后边讲经验时又讲成绩，不必要的重复，造成结构的不严谨。

五是表述准确。要用最准确的语言、最精炼的文字来表达本机关的意图，观点、论述都要客观准确。防止疏忽漏误，避免发生歧义，尤其涉及政策性较强的公文，更要注意这个问题，防止读者误解，在政策执行中产生混乱，造成政治、经济上不必要的损失。因此在表达手段上，主要用叙述、说明、议论，不得使用含糊不清的概念，不得使用模棱两可的双关语，不得使用描写、夸张、比喻、讽刺、虚拟、幽默等修饰方法。

8。要注意行文关系和行文方式，合理使用文种

行文关系有三种：一是上下级之间领导与被领导的关系；二是上下级之间业务指导与被指导的关系；三是平行机关或不相隶属机关之间的关系。与上述行文关系相联系，根据不同的行文对象和工作需要，可以采取不同的行文方式：即上行文、下行文、平行文、联合行文及受双重领导的机关的行文。

文种格式和规范既是公文的“包装”，又是公文的规矩。如何选择使用适当的文种格式是机关文字工作中常常遇到的问题。许多同志在文种的选定上不很清楚，这样在无形之中弱化了行文目的和中心思想的表达效果，也使工作带来了不便，影响了公文的严肃性、准确性。因此正确选择文种格式是机关文字工作的基本要求。

日常工作中，我们常常遇到一些公文文种格式和规范错误（大都是对文种的用途、使用资格、行文特点及其效力认识不清，概念混淆，选用原则掌握不好所致）。

一是规范文种中常有“报告”与“请示”两者混淆。在运用“报告”与“请示”两种规范性公文文种时，应注意两者的区别。一般来讲，“报告”与“请示”有两个共同点、四个不同点。共同点是：（１）两者都是上行公文，即由下级向上级行文。（２）两者都是用于反映情况。其不同点是（１）“报告送达上级后，上级可给予批复，也可以不批复。但“请示”必须给予批复或答复。（２）“报告”的发送时间可以在事情办理或发生之前，也可以在办理之后。但“请示”必须在事情办理之前。（３）“报告”可以同时报告若干情况或事。但“请示”必须一事一文，否则由于上级分管的部门不同，多事一文无法办理或答复（用于口头汇报用的汇报稿例外，但事后必须正式行文。）。（４）“报告”可以向上级主管部门行文，也可向上级领导人或非主管部门报告，但“请示”必须向上级直接主管部门行文。总之，报告和请示是明显不同的。千万不能混为一谈。否则就会延时误事出问题。（如南阳“清官祠”事件。其他原因不讲和办公厅（室）工作不到位是有直接关系的。南阳市委、市政府转发卧龙区的一个报告，里面加杂请示事项。秘书部门按照办文规定，把此件作为一般性报告分送给了领导，致使没有一个领导批示，酿成重大政治事件，教训十分深刻）。规范性公文应用中，还存在“决议”与“决定”、“通告”与“公告”、“函”与非规范公文“便函”等概念不清，使用混淆的问题。

二是非规范文种中常有“讲话”与“发言”两者混淆。“讲话”与“发言”属于两者相近的非正式公文，既有相似之处，也有较大区别。在机关中也常见把两者混淆起来的情况。两者相比，有３个相同点，有４个不同点。相同之处：（１）两者都是口头表达的附属文字材料，有口语的思维和逻辑表达方式。（２）其使用都是在公开或一定范围的公开会场上发表。（３）在同一个会议上两者都对同一对象围绕一个共同的主题。其不同点：（１）“讲话”是属于会议上领导者使用的体裁，而“发言”则是属于被领导或其他非领导人使用的体裁。（２）“讲话”体现会议的中心思想，一定意义上讲是总体性的，而“发言”体现的是局部性的。（３）“讲话”有下行文的许多特征，“发言”则有平行文和上行文的特征。特征不同，因而两者使用的语气也就不同。（４）体现主题的则重点不同。“讲话”一般用于对一个事情讲应当做什么，如何去做；而“发言”一般常用于介绍现有的客观情况和工作情况，今后怎样具体做得更好。

三是口头表达与书面表达两种类别的文种混淆。口头表达附属文字材料与非规范格式文种常有混淆的情况。这个问题在日常工作感到并不明显，但对工作影响较大，如“汇报提纲”与“工作报告”、“报告”，“讲话”与“工作意见”，“发言提纲”与“工作计划”，“谈话”与“意见”等都经常遇到混淆的情况。两者混淆的原因主要是概念上的混淆，（１）一般来讲，书面非规范格式公文具有一定的法定的效力，有较强的约束力、强制性，而口头表达文字材料的则不完全具备这些特点，即使是领导人的讲话也是如此。但是口头表达所用的文字材料在通过法定办文程序后，如以“通知”等形式下发、转发等等，就具备了一定的法定效力。所以“讲话”、“发言”、“汇报提纲”以及“信”等格式，是领导活动中常用的辅助性文体，若使其内容、中心思想具有效力，就应当在公开场合发表后以正式公文的形式发布，或者经一定形式通过后发布。（２）口头表达辅助材料与书面公文在写作的内容构成上也有不同。一般来讲，口头表达材料篇幅较长一些，客观具体情况介绍、分析得多一些，思想观点的论述较系统，所讲的内容集中重点问题。书面公文，一般来讲具体要求、安排和直接涉及的具体事多一些，理性议论较少。总之，这些区别是书面材料与口头表达的内在要求不同而不同。

四是法定规范性公文常有的标题错误。公文标题由三部分组成，即由“机关规范简称、事由（主要内容）和文种”三要素组成。常见错误有：（１）不分条件省略机关名称。一些内容重要的决定、公告、通知等文种，不可省略机关名称。（２）事由概括不清，题意不鲜明，有的省略不当，产生歧义。（３）自造文种，用“意见”、“安排”、“规划”、“情况”、“汇报”等非规范文件名称直接当做法定规范性文件的文种。（４）书名号使用不当。除法律法规性文件名称外，其它文件名称在公文标题中不用书名号，也不用其它标点符号。但是违反这种规范的错误较为常见，如《关于转发〈×××××通知〉的通知》，就属这种类型。

五是落款、时间、编号等规范错误。例如，单位名称落款和时间落款错误。单位落款错误常出现在正式格式公文之中，也就是常见的红头文件中。有许多同志起草法定公文时，都在题目上写明单位全称，还要把本单位的全名称落在最后一页的右下方，然后再注明时间，最后再加盖机关公章。一般的来讲，只要文头已注明单位文件或单位名称的，文件的内容除非十分严肃、庄重，正文最后就不必再落款，直接加盖公章即可。再一种单位名称和时间落款错误是出现在会议讲话稿、发言稿中。其错误表现在两个方面。一个是落款时间没有按国家规定用阿拉伯数字，并且加上括号，而是仍沿用过去的汉字写法，不加括号。另一个是名称落款和时间先后顺序不对，不是在标题下面先落款，再写时间，而是顺序反了，或者标题下面落一个，文章最后再落一个。行文编号，有的红头文件编号里加了“函”、“第”等字样，也属不当。

六是报、送文的概念和要求把握不准，确定不当。应注意区别开主送、发送，抄送、抄报有什么不同。（１）主送，公文的主送单位即该公文的主要受理单位，一般在公文正文之首，即抬头称谓。按照格式规定，在文首不写抬头称谓的公文，如命令、决定等等，主送单位放在文尾。“主送”放在文尾时，习惯上使用“发送”或“发”，也可写“主送”。“主送”与“发送”无实质性区别。（２）抄送，在向主送单位发文的同时，向不相隶属的有关单位发文，称抄送。抄送有三种情况：一是上行文抄送有关业务主管机关，二是下行文抄不相隶属机关，三是向受双重领导的下级机关行文抄送该下级机关的另一上级机关。（３）抄报，向非主送的上级机关发文称抄报。抄报有两种情况：一是下行文需报请上级了解掌握的公文，二是受双重领导的单位向一上级机关行文的同时向另一非主报机关行文时用抄报。（４）报送书写的顺序是先报后送。

9。文字要精确、简练、朴实、庄重和规范

公文的思想内容，经过一系列组织安排，最后都要通过语言表达出来。要确保公文质量，一定要重视语言的提炼，在文字方面狠下功夫。

一是要精确。遣词造句要恰当、周密、明确，尽量少使用基本、几乎、不少、绝大多数等模精语言，做到观点鲜明、是非清楚、褒贬分明、扬弃适度。如毛泽东同志在1949年4月21日撰写的《向全国进军的命令》一文中写道：“奋勇前进，坚决、彻底、干净、全部地歼灭中国境内一切敢于抵抗的国民党反动派。”这里用了四个词来修饰“歼灭”这个动词。“坚决”表达了歼敌的决心；“彻底”表达了歼敌的程度；“干净”表达了歼敌的的标准；“全部”表达了歼敌的范围。四个词表达了歼敌的全部意义，用法贴切完整，读来气势恢宏，语气坚定，令人振奋，由此可见主席练字功夫之深。公文的语言有自身的特殊要求，而且其自身的语体要求比较明显，如同样是表现不允许的意思，“不得”、“不准”、“严禁”存在着明显的差别，语气的轻重也不相同，必须将它们细加区分。同时，公文的语言要考虑到文体、文体的服务对象、含义等的多重影响，要使语言所表达的意思准确、全面、不留漏洞。如有的教育部门在下达关于加强校园秩序管理的通告的时候，有“上课期间不准学生在校园走动”的句子，这一句子在表意上是存在严重问题的，试想，如果学生在体育课上不走动，那么体育课又如何锻炼学生的运动技能呢?所以，不能随意、乱用词汇，诸如“上课不许说话”、“不该收的礼坚决不收”之类，还有“对发现使用上述无效证件者，请扣留交我局”。这里，到底扣留谁，是扣留“发现者”还是“使用者”，由于语言表述有问题，则使这里闹出了笑话，其实只须将句中的“对”字去掉即可。

二是要简练。开门见山，简明扼要，别拖泥带水。要大力提倡写短文，在“文字精炼”、“篇幅短小”上下功夫，努力用最少的文字表达尽可能多的意思。山不在高，有仙则名。言不在多，达意则灵。要语不烦，字字珠玑，简练有力，自然使人愉悦；冗词赘语，唠唠叨叨，不得要领，怎不令人生烦？刘勰（协）言道：“缘学在博，取事资约。”文学大师林语堂说：“绅士的演说应该象女人穿的迷你裙，越短越好。”为文者大多倡导、力求精简，多数人都是喜短不喜长的。古今中外，概莫属外。先说古代——明朝初年刑部尚书茹太素向洪武皇帝朱元璋奏事，写了一万七千字。朱元璋叫中书郎王敏读给他听，读到过半还未谈到正题，朱皇帝龙颜大怒，训斥并让人狠揍了他一顿。第二天又叫人接着读，读到最后的五百字才知道他要讲的正事。这就是说前面一万六千五百字全是废话。此后，下令，凡上书者均照后五百字的格式来写，违者论罪。此事载于明史，绝非虚构。贾岛、韩愈“鸟宿池边树，僧敲月下门”的“推敲”故事，也已成为精心琢磨用字的典故。大家琢磨一下“推敲”二字：一个是孤寂之意，一个是幽静之美；一个是莽撞闯入，一个是礼貌拜访；一个是音节阻滞，一个是音节响亮，给人的感觉绝对是不一样的。杜甫有个名句“朱门酒肉臭，路有冻死骨”，两句10字，就把阶级矛盾深刻地揭露出来了。诗仙李白《早发白帝城》中云“两岸猿声啼不住，轻舟已过万重山”，两句14个字，就把三峡两岸崇山峻岭的秀美景色、长江的急流及个人的心情都写出来了。刘邦《大风歌》只四句，荆轲《易水歌》仅两句（风萧萧兮易水寒，壮士一去兮不复还！），陈子昂《登幽州台歌》仅有四句（前不见古人，后不见来者。念天地之悠悠，独怆然而涕下。)，但都壮怀激烈，语短意长。苏辙作《六国论》，总结六国灭亡的教训，也仅用了600来字。所以，炼字就是要删繁就简，选词就是要有高度概括性，这样才能做到简炼。以上说了这么多，无意让大家都去当诗人、骚客，而只是想说明一词一语如果用得好、炼得精，往往会使全篇生辉。公文语言虽不能如文学作品那样“为求一字稳，耐得半宵寒”、“两句三年得，一呤双泪流”，达到“语不惊人死不休”的地步，但也要严格锤炼，惜墨如金，努力做到“一字入公文，九牛拉不出”，必须有的内容一个字不能少，无关的内容半个字不能多。再说当代——现在国际上通行领导者人站着讲话，为什么？就是让人讲得少讲、短一些、精一些，不讲废话。周总理四届人大会议的报告，因总理身体有恙，毛主席指定小平同志负责组织起草，要求不超过5000字，小平同志认真照办。5000字不也很管用吗？党的十五大报告中的第一部分“世纪之交的回顾与展望”，只用了四个自然段，通过“三个伟人”、“三次巨变”的高度概括，便把自鸦片战争以来中国一个半世纪的社会历史进程简述得十分清楚，极富内涵。党的十六大报告通过八个成就、十条经验，便把十五大以来的五年及江总书记在位的13年的工作总结得一清二楚。在起草十六大报告时，江泽民同志强调，是政治报告，要抓住重点，切中要害，讲大的方针、政策和原则，要下决心精简文字。有人提出对13年的成就的评价应有分量，建议用“几个最”，有人提出用“几个新”。起草组经过认真斟酌，用“三个时期”（即：综合国力大幅度跃升、人民得到实惠最多的时期，社会长期保持安定团结、政通人和的时期，国际影响显著扩大、民族凝聚力极大增强的时期。）对13年的历程作出恰如其分的评价。十六大报告还把全面建设小康社会概括为６个“更加”（经济更加发展、民主更加健全、科教更加进步、文化更加繁荣、社会更加和谐、人民生活更加殷实），６句话３６个字，就描绘出一幅新世纪前２０年宏伟蓝图，可以说是公文“要言不繁”的典范。三说国外——能文者惜墨，善辩者寡言。国外也这么认为。恩格斯在马克思墓前的演说只有1260字；列宁在马克思、恩格斯纪念碑揭幕典礼上的讲话只有552字；斯大林在1941年7月3日发表的反对法西斯德国入侵的重要广播演说只有3800字；罗斯福的总统就职演说仅有985字；最短的总统就职演说是1793年华盛顿的演说，仅135字；林肯著名的葛提斯堡演说只有10个句子。他的演讲重点突出，一气呵成，仅600多字的演讲辞，从上台到下台还不到三分钟，却赢得了15000名听众经久不息的掌声，并轰动了全国；1984年7月17日，37岁的法国新总理洛朗·法比尤斯发表的演说，更是短得出奇，只有两句：“新政府的任务是国家现代化，团结法国人民。为此要求大家保持平静和表现出决心。谢谢大家。”有人曾问美国第28任总统伍德罗·威尔逊：“准备一份10分钟的讲稿，得花多少时间？”他答道：“两个星期。”“那准备一小时的讲稿呢？”“一个星期。”“如果是两个小时的讲稿呢？”“不用准备，马上就可以讲。”所以，简短不是一味求短，而是深思熟虑、高度概括的结果，是要下苦功夫才能做到的。

三是要朴实。公文不同于小说、戏剧、诗歌、散文等文学语体。文艺作品主要是塑造形象，因而是靠形象性很强、情感性很重的语言去感染读者。而公文具有实用价值，必须直接晓之以理，告之以规，使人们明于行止。所以，语言要平和实在，质朴无华，通俗易懂，叙事求实，论理有据，不夸张，不掩饰，不用冷僻字，不拐弯抹角，不追求华丽词藻，不能照搬文艺作品的语言，更不能说大话、套话和空话。

四是要庄重。公文是机关行使权力的工具，具有法定效力。特别那些指示性、法规性公文，更具有强制执行的约束力，它所表达的意图，是要有关组织、个人去遵循、执行、办理的，可以说没有商量的余地。所以，公文的语言要郑重、严肃，有气派，不轻浮，不俗气，说一不二。现在公文语言运用常见错误之一就是语体错误。语体即“语用环境”。公文的语体，即各级机关、单位在运用公文进行交际时必须依赖的一定的环境。同样意义的词汇，在不同的场合中运用往往表现出不同的含义、不同的感情色彩。如《中共中央关于接受宋庆龄同志为中国共产党正式党员的决定》中写道：“她一贯是共产党的最亲密的战友，是中国各族人民包括台湾同胞和海外侨胞衷心敬爱的领袖之一，是爱国主义、民主主义、国际主义和共产主义的伟大战士，是保卫世界和平事业的久经考验的前驱，是全体中国少年儿童的慈爱的祖母……。”假如将其中的“同胞”改为“兄弟”、“战士”改为“闯将”、“祖母”改为“奶奶”，也许词的意义本质没有多大区别，但用在该份决定中显然失其庄重，是错误的。一般来讲，指示性公文语言要严肃；法规性公文语言要严谨；计划性公文语言要严密；表彰性公文语言应热情稳慎；惩戒性公文语言应义下辞严。对上行文语言应尊重但不讨好；对下行文语言应谦和但不失度； 对平行机关行文语言应诚恳不命令。对上汇报情况不要讲大道理；对下布置工作不可过于原则。对外行文注意语言委婉；对内行文禁忌语言粗俗。

五是要规范。规范能保证公文的庄重性，促进公文的准确性，提高工作效率。要遵守语法规则，使用规范化语言。要使用书面语言，不用口语、方言，以免使公文语言拖沓松散。不能使用半文半白的句子，不得用中外文参杂行文，不得生造词语和滥用简称（如空干招待所、白开办等，有的还含有黄色成分，“百开办”——百万亩良田开发办公室等，很不严肃）。现在社会在上存在用语、用字不规范的现象，要防止这种现象在公文语言中出现（例如：（1）随便使用外来词语。眼下已有流行之势的“写真”、“空港”、“手袋”、“镭射”等，汉语中已有内容相同的现成词语“照相”、“机场”、“手提包”、“激光”，再用外来语，既无必要，也无好处。如空港，可能会被人理解成“无船停泊的港口”，而手袋在日语中是指手套。有些店家不知道“激光”是意译外来词，“镭射”是音译外来词，两者所指本为一物，竟然打出“供应激光镭射唱片”的广告，岂不是叠床架屋，令人好笑吗？（2）随意使用新词语。语言是活的，新造词语或新出现的说法总是层出不穷的，有些也很有生命力。如新出现的“爽”、“酷”、“帅呆”、“作秀”、“发烧”、“搞定”、“坏菜”、“码字儿”、“没商量”等等，文学作品或游戏场合使用这些词语无可厚非，但公文中使用这些时髦的东西，显然是不行的。又如“抓手”，中央文件中从未出现过。还有一些网络词语，如“MM”是指美媚、妹妹，“GG”指哥哥，“青蛙”指丑男，“恐龙”指丑女，:）表示高兴等等，五花八门，不熟悉网络生活的人简直是丈二和尚摸不着头脑。这类特殊用语绝对不能写入公文。）。要使用一些公文专用或惯用语，达到“文约事丰”的目的。如公文开头用语的根据、遵照、现将等，询问用语的当否、要否、是否要行如无不要等，表态用语的同意、批准、原则批准、基本同意等，结尾用语的此复、特此报告、请指示等，这些词语既能体现公文特点，又很方便适用。起草公文时要根据情况适当使用。如请示中一般不用“速”，函的语言要委婉、谦和，求人办事自己不能“决定”等等。

六是要生动。公文强调规范，更需要生动。“公文不是无情物”，不能成为千篇一律、沉闷呆板的八股文，或演变为套话连篇、浮光掠影的官场应景文章；不能摆出一副冰冷的面孔，拒人于千里之外。把公文写得生动活泼一些，是毛泽东同志的一贯主张。在《工作方法六十条》中，他还强调指出：“文章和文件都应当具有这样三种性质：准确性、鲜明性、生动性。”把生动性提到了一个很高的地位来认识。他在《反对党八股》一方中，把“语言无味”作为党八股的罪状之一加以声讨，指出：“颠来倒去，总是么几个名词，一套‘学生腔’，没有一点生动活泼的语言，这岂不是语言无味，面目可憎，像个瘪三么？”１９５８年，他在看到一份写得很差的文件后，尖锐地批示道：“此事我讲了一万次了，依然纹风不动，灵台如花岗之岩，笔下如玄冰之冻。哪一年稍稍松动一下，使读者感觉有些春意，因而免于早上天堂，略为延长一年两年寿命呢！”他还身体力行，为我们写下了大量极其生动的公文范例。如他在党的七大的闭幕词中，不落俗套，别具一格，讲了一个愚公移山的故事，相比今天的开幕词、闭幕词，简直不可思议。在《湖南农民运动考察报告》中写道：“很短的时间内，将有几万万农民从中国中部、南部和北部各省起来，其势如暴风骤雨，迅猛异常，无论什么大的力量都压抑不住。他们将冲决一切束缚他们的罗网，朝着解放的路上迅跑。”这段文字运用比喻辞格（以暴风骤雨作喻体），形象而生动地说明了中国农民运动崛起的态势和发展方向，描绘了一幅绚丽多姿的农民运动的历史画卷。此外，文中“迅猛”、“压抑”、“冲决”、“迅跑”等一系列形象化词语的运用，极大地增强了行文的生动色彩。再如毛主席写的《敦促杜聿明等投降书》，通篇采用面谈形式，表达形式很新，风格独特，给人以别开生面之感。如：“你们想突围吗？四面八方都是解放军，怎么突得出去呢？你们这几天试着突围，有什么结果呢？……你们想一想吧！如果你们觉得这样好，就这样办。如果你们还想打下去，那就再打一下，总归你们是要被解决的。”显然，这样表达，生动、明快、犀利，耐人寻味，如果用书面语言，不仅与促降书的题旨和情境不相协调，而且会使行文黯然失色，达不到应有的效果。又如毛主席在政协第一届全体会议上的开幕词，其结尾是：“让那些内外反动派在我们面前发抖罢，让他们说我们这也不行那也不行罢，中国人民的不屈不挠的努力必将稳步地达到自己的目的。”这番话何等清脆响亮、慷慨激昂，恰如黄钟大吕之声，三日绕梁不绝，言尽而意无穷，充分显示了站起来的中国人民的革命英雄气概！我们要认真地体会、研究和学习，努力提高公文写作的品位，以更好地发挥公文的效能。很多人认为，公文写作很机械，没有创造性，更难生动性，其实不然。公文和其它文章的写作一样，每个环节都体现着创造性。特别是立意和语言，既要有对政策的准确把握和体现，又要有创见，还要有精辟、严谨的语言表达，其中处心孤诣的运作，无不是创造性的极大发挥。创造性体现出来了，生动性自然也就脱颖而出了。

以上说了这么多，不大好记。其实在公文起草方面可以把握住12个字：即“求高、求实、求准、求短、求快、求精”，就行了。

四、公文修改

公文草就之后，须一丝不苟、字斟句酌地搞好修改。因为一遍写出的稿子往往来不及仔细推敲，难免有这样那样的毛病。不少问题是在修改中发现和订正的，不少内容是在修改中充实和完善的。即使起草时字斟句酌，也毕竟只是一时之功力，一人之智慧，仍要进行反复修改。只有反复推敲，精雕细刻，才能成为精品。正如古人所言：“玉不琢，不成器。”“文字频改，工夫自出”。修改一遍，就会有一次提高。有人说：“一成文章半成改”，有的甚至说“好文章是改出来的”，可见修改在写作中的重要作用。那种“老子的文章天下第一，谁也动不得”和“改我一字，男盗女娼”的态度，是极其错误的，可以说是狂妄自负、浅薄无知。很多名人都很注重文章修改。曹雪芹著《红楼梦》曾“披阅十载”、“增删五次”；列夫·托尔斯泰一部《战争与和平》竟然重写了8 遍！至于白居易作诗后先读给老妪（音雨）听、征求老太太的意见啦，欧阳修把稿子挂在墙上边读边改折腾不少日子啦，人们都耳熟能详了。我们的古人在语言艺术上非常注重“炼字”，主张“意胜”，要求做到“平字见奇，常字见险，陈字见新，朴字见色”。越是名家，越不肯放过对自己语言的铸炼。王安石在《泊船瓜洲》一诗中云：“京口瓜洲一水间，钟山只隔数重山。春风又绿江南岸，明月何时照我还？”其中“春风又绿江南岸”一句，先用“到”字，再用“过”字，又换“入”、“满”等10余字，最后才选定为“绿”字。一个“绿”字使春风有了颜色。还有“红杏枝头春意闹”一句，一个“闹”字动感十足，据说也是经过多次改动才定下来的。其实“绿”字也好，“闹”字也罢，好处就在于准确、鲜明、生动，在人们面前呈现出一幅春的画卷，动态地刻划了春天蓬勃、盎然的生机，而其它的字就没有这个效果。伟大领袖毛主席不但是举世公认的政治家、革命家、军事家、思想家，还是一位旷世少有的文学巨匠和语言大师，他特别注重文章的修改。他的七律《登庐山》“一山飞峙大江边，跃上葱茏四百旋。冷眼向洋看世界，热风吹雨洒江天。云横九派浮黄鹤，浪下三吴起白烟。陶令不知何处去，桃花园里可耕田。”它的开头开始用的是“盘”字，发表时主席改为“旋”。既与出句“飞”相呼应，“旋”更突出动态，“四百旋”比“四百盘”生动多了，更把庐山写活了。他老人家的七律《送瘟神》：“红雨随心翻作浪，青山着意化为桥”两句，原来是“红雨无心翻作浪，青山有意化为桥”，将“无心”改为“随心”，突出“红雨”所象征的时代；将“有意”改为“着意”，显得更深刻生动有力。还有“不周山下红旗乱”一句的“乱”字，都是深思熟虑的结晶，和刚才说过的“绿”字、“闹”字一样，均属卓绝千古之字。这些，都值得我们认真学习。

修改的范围大概有四：一是修改观点，二是修改材料，三是修改结构，四是修改语言。具体要求不再细说，这里简单介绍一下修改的主要方法。

1。审阅修改法。初稿完成后，起草者本人应从头至尾进行审阅，从字到词，从词到句，从句到段，到全篇的结构布局，发现问题，留下标记，全部阅完，再回过头来认真细致地修改。

2。通读修改法。通过朗读，发现文中语句不通畅、衔接不紧密、表达不清晰及缺词丢字等方面的毛病。

3。冷藏修改法。就是稿子写出后，先放一放，等头脑冷静、思维清晰之后，再拿出来“复看”。这时，有些毛病不需别人指点，自己能很快发现。这个方法实践证明是有效的，缺点是对较急文稿不太适用。

4。讨论修改法。这是一种集体的方式。主要是对一些内容复杂、事关重大的公文，组织有用关人员碰头、讨论，提出意见，然后由起草人汇集大家的意见，进行必要的修改。

5。特邀修改法。一些政策性强、业务难度大的公文，可邀请有关领导、权威人士进行把关，使公文更加可靠、科学、准确。

五、公文校核

公文校核是在公文审批和发印前由办公厅（室）所进行的校正、修改、加工和核对工作。它是公文自然的延伸，是公文处理地程中的一个不可缺少的重点环节，是公文发出前的最后一道工序，是办公室的一项重要任务。它的作用是：对领导决策起着参谋助手作用，对行文要求起着保证作用，对公文内容起着把关作用，对公文涉及事项起着协调作用。不少问题是在校核中发现和订正的，不少内容是在校核中充实和完善的，不经过认真校核的公文的不可能成为“精品”。无论是党委自身制发的公文，还是印发、批转有关部门的公文，都代表着一级党委的声音和形象，所以，校核工作必须严肃认真、一丝不苟地进行。

校核工作内容也比较多，重点要遵循“四项原则”，使用“五种方法”，把好“八个关口”。

第一，要遵循“四项原则”：

（1）依据原则（最高依据—国家法律和党的政策；基本依据—行文机关的意图；参照依据—本机关过去 规定和有关部门的相关规定。）

（2）质量原则（一是校核工作本身要讲究质量，提高工作水平，增强工作的有效性；二是公文要讲究质量，高标准，严要求，对已起草的公文进行“质量检验”，横挑鼻子竖挑眼，不达标准不出手，务求经过校核的公文都成为精品。）

（3）效率原则（缩短校核时间，急件校核符合时间要求，文件办结率高）。

（4）精简原则（少发文，发短文）。

第二，要使用“五种方法”：

（1）讨论法。科学确定讨论题目，审慎确定讨论人员，正确选定讨论形式。

（2）协调法。通过书面、电话、上门、请来、座谈等形式，就公文内容涉及的事项同有关部门进行协商。

（3）论证法。通过演绎、比较、假设论证，证明公文观点的正确性、内容的准确性、材料的真实性和主旨和鲜明性。

（4）借助法。借助行家、专家和有关方面的力量，请他们协助校核。

（5）上交法。就是矛盾上交，请领导裁定。公文校核本身不是决策，是为领导决策所作的准备。校核人员只有提供情况、文字修改和参考意见权，决策权在行文机关。校核既要大胆，敢于提出问题，又不能代替领导决定问题。上交时要把矛盾摆清楚，情况说明白，对公文中存在的主要总是 发出后可能出现的后果，新公文与以往公文的矛盾之处，有关部门的不同意见及理由，协调的情况，修改建议及理由等，都要有所交待。这样，领导才能及时地正确地果断地下决心。

第三，要把好“八个关口”：

一是要严把发文关。发文是组织开展工作的一种必不可少的手段，实际工作中需要的公文非发不可；但公文过多过滥，就会助长空谈，助长形式主义，下仅增加了各级领导的工作负担，也容易使执行者产生逆反心理，影响公文的权威性，以至贻误工作。校核是解决“文山”困扰的基础环节和有力措施，要通过校核做到少发文，可发可不发的公文不发，重复的公文不发，该部门发的公文上级党政领导机关不发，不成熟的公文暂时不发，并尽量减少党政联合行文（以免使党委管了政府的工作，也不便于人大监督）。在核文中要敢于坚持原则，对那些不应该发或应降格发的公文，要大胆提出不发或降格的建议，协助领导做好控文、减文工作。当然，这样做很难，控、减一件公文往往比多发一件公文更花费精力，有时还常常闹误会、伤感情，弄得不亦悦乎。但职责要求我们协助领导控文、减文，我们就不能怕得罪人。要多做解释工作，讲清道理，争取部门领导同志的谅解。（现在，减文的措施已不少，如：领导讲话一般不发文件；充分运用明电、密电等现代传媒，会议通知用电报、电话，工作经验、报告等通过报纸刊物登载等。）要发短发。核文时，把一切与主题无关的内容、材料和论述统统删去，即使这些材料，论点很精彩，也要忍痛割爱。穿鞋戴帽的话、修饰描述的话、过场话、客套话等，对公文是个累赘，也要尽量删减。合并同类项，能一句话说清的不说两句。为文者大多倡导、力求精简，多数人都是喜短不喜长的。古今中外，概莫属外。明朝初年有一个喜写长文的人叫茹太素，他向朱元璋奏事，两万多字还未言及主旨，朱皇帝龙颜大怒，狠揍了他一顿板子，舒服了。现在国际上通行领导者人站着讲话，为什么？就是让人讲得少讲、短一些、精一些，不讲废话。中央多次作出规定，要求一般报告不超过2000字，综合报告不超过3000字，我们要认真做到。

二是要严把政治关。政治性是机关公文的根本属性，是灵魂。一个政治性很强的公文，必然会有很强的指导作用。政治性不强或发生偏误，就会产生不良后果。因此，在核文中要始终把讲政治放在第一位，努力用马克思主义的政治主场、观点，去把握公文的内在质量，贯彻党的基本理论、基本路线和基本方针，保证完整、准确体现各级党委的意图和工作重心，保证每一件公文在政治上不出任何偏差。

三是要严把全局关。一件公文牵涉到全局，个人荣辱无所谓，党的事业重如山。秘书人员要“关起门来当书记，小人物作大文章”。要时刻关注大局，认真研究大局，准确把握大局，做到局部服从整体、微观服从宏观、小道理服从大道理、全局统帅局部、局部体现全局。对每一件公文都要从全国、全省、全市、全县整个工作的大局中去考虑，去办理。核文既要从局部看是否合理可行，又要从是否有利于全局方面进行认真分析、论证。对那些从部门产生的由于过份强调局部工作而影响全局的，要坚决进行修改或调整。

四是要严把政策关。“政策和策略是党的生命，千万不可粗心大意。”毛主席的这句名言，应当成为我们办文人员的座右铭。党委机关公文的权威性就在于它的政策性，把好这个关口至关重要。首先，要注重公文与党和国家政策规定的一致性。不管哪一级，以哪种形式行文，都不能与党和国家的方针、政策相违背。这是行文的一个重要政治原则和组织纪律。其次，要注重政策纵向的连续性。政策相对稳定，有利于事业发展。有句民谣说：“党的政策象月亮，初一十五不一样。”如果政策措施缺乏稳定性，连续性，人们就会担心，就会倒致短期行为。当然，不变是相对的，变是绝对的。原创文秘材料，尽在网络网。形势发展这么快，新情况、新问题不断出现，政策一成不变行吗？但这种变动绝不是轻率的“朝令夕改”，一会儿一个样。核文时要进行必要的前后对照，政策内容有变化的，要标出来并明确说明。再次，要注重政策的相关性。各地、各部门都要结合本地、本单位实际制定一些具体政策，千万不要越权，并兼顾左领右居，注意衔接。如果你来一套，我来另一套；你否定我，我否定你，那谁的规定的落实不了。那种我行我素、各执一端、政出多门、政策打架的情况，是一种内耗，必须坚决纠正。要注意，凡文稿涉及民族、宗教、外事、农民负担等敏感问题，涉及组织、人事、财政、税收、计划生育、机构编制等热点问题时，一定要慎之又慎，不搞清楚、不协调处理好决不进入下一道程序。

五是严把法规关。随着社会主义法制和党内法规建设的加强，必然要求涉及党内活动的公文也要有鲜明的法规性。我们代党委校核的各种公文，凡内容涉及国家有关法律，法规的，都要进行认真对照，以国家法律、法规为准绳。

六是严把规格关。规范行文是一门科学，我们必须按照公文种类、公文格式和行文规则办事。突出三个方面：

1、看文种是否恰当。有些文种容易搞乱，如请示与报告决议与决定，批复与指示等，搞乱了就闹笑话，甚至出大事

2、看行文形式是否准确。该上级机关行文的，下级机关不能行文；工作仅涉及到一个部门的，就没有必要联合行文。尤应指出的是，除党委办公室根据党委授权，可以向下级党委行文外，党委其他部门不能对下一级党委发布指示性公文；平级机关之间一般用函行文。现在有些部门请示解决资金等问题时，该用“函”却偏偏使用“请示”，用下级对上级的口气请求批准，这是不对的。有的同志讲，只要能批到钱就行，用什么文种都无关紧要。但以后这样做不行了，省、市委检查公文，发现了要给予通报的。再说，你这样办，对于受文单位来说，看了心里也不一定舒服。人家批给你钱并不是看你“请示”批的，是“函”就不批了。所以，一定要按《条例》和《意见》的要求办，大家都自觉照办，就不会出现乱用文种的问题了。

3、看文件体式是否规范。密级、发文字号、签发人、标题、主题词等该标注的一项不能少，不能错。

七是要严把文字关。科学而又规范的文字，能准确表达行文机关的决策意图和意志，便于受文单位正确理解公文精神。搞好文字校核，就能防止和避免文字的粗糙和不规范现象，增强公文的准确性和严肃性。要重点审核公文的结构是否清晰，语句是否符合形式逻辑，字词使用是否妥贴，人名、地名、时间、引文、数字是否准确，文风是否纯正。好的文风应该是实实在在，直书不曲，平直明快，端正不俗，深入浅出，言简意赅，朴实无华，严谨准确，规范统一。有的公文洋洋千万言，大题套小题，谈上几遍不解其意；有的公文，堆砌词藻，套话叠出，空话连篇，使人一看就烦，更无心去思考如何遵循了；还有的公文，把上级的文件改改抬头和落款，照抄照搬，没有自己的情况和措施。这是要不得的。再强调一点：搞好印制前的核对工作，是确保公文质量的一个关键环节。“差之毫厘，谬之千里。”一字错误，有时后果不堪设想。汉字象形字很多，稍有疏忽就会出现差错。如“资产阶级、无产阶级”、“路线、线路”，搞错就是政治性错误。又如“史无前例、史无前列”、“选拔干部、选拨干部”等，搞错了是常识性错误。据史料记载，1930年4月，阎锡山、冯玉祥结成反蒋联盟，预定在沁阳会师聚歼在河南的蒋军。冯的参谋拟制命令时，误将“沁阳”写成“泌阳”，一个在焦作，一个在驻马店，相隔数百里，结果会师不成，反被蒋介石分割包围而打败。仅仅多了一撇，冯阎兵败中原。否则，这段历史也许就要重写。另外，标点符号的使用也很重要。（⑴有一篇报道，原意是“送子服法”，一字用错，将服从的“服”写成降伏“伏”，从纸面上把人家儿子给毙了。⑵再如，古时一人骑马不慎踏死了人，别人告他的罪状是“跑马踏死人”，眼看性命难保，有人为他着想，取笔在状纸上一勾，变成“马跑踏死人”。这样，主犯由人变成了马，罪行减轻，免于一死。⑶还有，太平天国时曾国藩镇压太平军，连吃败仗，上奏时幕僚写道：屡战屡败。曾看后怕在皇帝面前吃罪，提笔一划，改成屡败屡战。这样，意思就有了很大不同。这都说明用词用字的重要性。标点符号例：(1)一个媒人介绍一女子：“麻子，无头发，黑脸，大脚，不大好看。”因无标点，男方误认为：“麻子无，头发黑，脸大，脚不大，好看。”娶回家后，大失所望。(2)一地主与教师在下边一句话的理解上，酿成一场官司。地主解成：“无鸡鸭也可，无鱼肉也可，唯有青菜咸菜不可少，不得半分文学费。”而教师则解为：“无鸡，鸭也可；无鱼，肉也可；唯有青菜咸菜不可，少不得分文学费。”⑶ 有一条报纸标题新闻：“西哈努克亲王，八日到京，外交部长姬鹏飞，到机场迎接。”因无标点，被一领导干部读成“西哈努克亲，王八日到京，外交部长姬鹏，飞到机场迎接。”引得哄堂大笑。⑷已取得文凭的和尚，未取得文凭的干部；⑸某人规定其子每天要记日记，晚上他要检查儿子的日记。一日，他查完日记后，对儿子的母亲大发雷霆。妻莫名其妙，为夫曰：“有据可查！”他把儿子的日记摊在桌前，其上歪歪扭扭地写着：“今日王叔叔来我家玩，我做完作业后，叔叔夸我做得好，叔叔亲了我妈妈，也亲了我。”妻大怒，斥问小儿。小儿哭叫：“是我把标点点错了，……应该是叔叔亲了我，妈妈也亲了我。”你说标点符号事大事小？她居然能够影响到家庭安定！所以，要教育孩子从小就正确使用标点符号哟！以上这些，不少有文字游戏之嫌，但至少都说明了标点符号的重要性。）所以，办公室工作无小事，文字处理工作无小事。

八是要严把程序关。只有按程序办事，才能保证公文质量，提高办文效率。目前工作中，存在着文件倒流问题。一些部门、地方向市委的请示、报告及要求市委、市政府办公室批转的公文，不经市委办公室审核，而常常是直接送领导同志审签，甚至同时送几位市委领导同志审签，既干扰了领导同志的工作精力，也增加了办公室的工作难度和部门间工作的掣肘。对此，要采取措施努力避免。对已经形成的倒流件，不管领导是否签发，都要无一例外地认真校核，发现问题仍然敢于负责地提出处理意见和建议，积极向领导同志报告、反馈，绝不能让一件不合格的公文发出。对那些因公文倒流造成不良影响的，要采取一定方式给予提示和警告，以树立党委办公室的权威。

最后，公文经领导签发后，还要进行再次校核。一是看“五官”是否端正：版头、标题、主送机关、发方机关署名、成文日期有无问题。不要前面是县委文件，后面落款却是县委办。二是看“四肢”是否健全：即发文字号、密级、主题词、印刷版记怎么样，有无漏项。发文字号要用对，密级要核准，主题词要列全，印刷版记要完整。另外，还有份号、签发人、附件、印章、抄送机关、印发传达范围、份数等8个部件，都要逐一检查。做到该有的不漏，不该有的不加。复核以后，就可以送印了。

公文处理工作的内容很多，因时间关系，不能一一细讲。由于自己的水平有限，对《条例》、《意见》理解不深，对基层公文工作情况不大了解，所以讲得不好，敬祈原谅；不当之处，还请指正。今天，不管我讲的合不合大家的口味，但同志们还是坚持到了最后，况且秩序还这么好，这是给我的面子，对我的鼓励，使我非常感动。希望以后大家加强联糸，多进行一些交流，欢迎各位有空光临市委办公室做客。

最后，祝愿同志们、同行们工作顺利，事业有成，家庭幸福，万事如意！谢谢大家！

第五篇：如何做好公文处理工作

如何做好公文处理工作

段玲燕

来到政府办公室已快有两年，一直从事文书工作。而公文处理是文书工作中很重要的一项，所以对公文处理多多少少也有了一些自己浅显的认识。就我自己的感想做好公文处理工作要多问、多听、多想、多看，及时总结、不断改进。公文处理是办公室工作的一项重要内容，是秘书人员为领导当参谋和助手的一个重要方面。面对新形势，新任务，如何做好公文处理工作尤为重要。

在拿到文件的时候，我们第一问要问自己“是什么？这是从事公文办理工作应有的第一反应，一要看文件类型，即判断公文是送阅件、请示件还是需要转办的领导批示件，是需要进行规范性处理还是可以直接呈送领导，从而确定依据什么样的办理规定办件。通常在我们办公室我们收到三类文件，一类就是各乡镇、各部门送来的请示、报告类文件；第二类就是从OA平台上收到的区市来文，对于这两种文件我们是按正常的文件处理流程走；第三类是区市县领导批示件，这类文件领导会直接在文件上批示，那我们收到文件就会直接将文件呈送领导批示，不再粘贴文件处理，当县长批示完后我们会转相关部门进行办理；二要看文件正误，即判断公文时否存在瑕疵，例如行文格式是否规范、文件各种要素是否一应俱全、文种使用是否恰当等，从而确定文件应进入办理程序还是退文程序。文书室

意报送等；三要看文件意图，认真梳理来问信息，着重弄清来文意图和内容实质，即判断来文单位报文目的何在，公文内容是陈述性的、报告性的，还是建议性的、请示性的。以上述三项分别判断作为参考依据，形成办理意见，第二问即告完成。

第三问“到哪里去？在经过了第一问的初步判断和第二问的具体分析之后，第三问重在准确拿捏公文如何出手。一想路径。即确定公文的签批和流转方向，在已提出办理意见后，领导的签批顺序如何，是只需在自己单位内传签还是需要会签；在领导同意办理意见后，公文的运行方向如何，是单向流转还是圆周流转。二想方式。即确定公文的送签和流转方式，是采用普通方式还是保密方式，是采用机要交换还是专人送取等。三想时效。即确定公文的流转速度，个别公文在办理过程中缓急程度会发生变化，出手时要特别注意。

按照“三问“的思路办理公文，能有效提高办件效率，可以从大量不知何时用、如何用的规矩条款中解放出来，迅速理清办件头绪，更快上手。而做好公文处理工作，不仅需要扎实的公文处理知识，更需要责任意识、大局意识、严谨意识，对于在政府办公室工作，我有以下几点感想：

一、责任意识和业务能力并重

“工欲善其事，必先利其器。”，做好新形势下的公文处理工作，首要是具备相应的素质，关键是在强化责任意识和业务能力上下功夫。要把忠诚履职作为第一追求。忠诚履职体现到公

印刷装订、公文要素编排、字体字号、标点符号等一一核对，保证公文要素完整、格式正确，印刷庄重大方、形式美观。

三、程序意识和时间观念并重

公文的特殊性要求公文运转必须“蹄疾而步稳”，“蹄疾”就是公文运转要快速，这样才能跟得上市上中心工作要求；“步稳”就是公文运转要遵循程序，这样公文才会合法合规。严格遵循公文运转机制。公文运转顺序要正确。部门起早的代拟稿必须要政府办公室来审核（主要是秘书），不得直接报领导进行审签；部门提交的代拟稿必须由本部门主要负责人签字；贯彻有关会议或文件精神的，必须提供会议相关资料或文件原文；落实有关领导批示的，必须附有批示的相关材料；需要先由有关部门把关或提出意见的，必须有相关部门的书面意见。要严格明确公文运转时限。“言当其时，一字千金；言背其时，一文不值。”公文极强的时效性，决定了公文运转一刻都不能耽搁，否则会给政府工作带来被动。我们在工作中，牢记“今天再晚也是早，明天再早也是晚”的道理，在确保公文质量的前提下，一切工作往前赶。

四、严格把关和善于沟通并重

方式方法正确，工作才能优质高效。审核公文不仅要坚持有关规定和原则，还要与部门形成良性沟通，实现服务领导和服务各部门的有机统一。审核把关要认真负责。按照《党政机关公文处理工作条例》的要求和审核原则，对公文的内容、运