行政机关公文格式存在的问题

第一篇：行政机关公文格式存在的问题

行政机关公文格式存在的问题

公文是行政机关行使职权、处理公务的具有特定法律效力和规范格式的文书，是依法行政的重要工具。2000年8月24日，国务院发布了《国家行政机关公文处理办法》，自2001年1月1日起施行。但是，至今仍有不少工商干部在制发和处理公文的实际操作中中，距离规范化、制度化、科学化的要求还有一定差距，尤其在公文格式方面存在的问题更为突出。

公文格式是公文的“骨架”，由30多个要素组成，主要包括纸张要求、印制要求、各要素排列顺序和标识规则四方面。而不少工商行政管理机关的公文往往在“节骨眼儿”上出现问题，主要表现如下：

纸张和印制不规范。有些部门为了省事，出现使用16开纸的现象。例如，行政处罚决定书属于一种重要文书，有的却使用16开纸发文，欠缺严肃性。装订时，上订、掉页、坏钉、漏钉、背纸散页、明订等现象时有发生。公文用纸一般应采用国际标准A4纸，其幅面尺寸为210mm×297mm，纸张定量为

60g/m2~80g/m2的胶版纸或复印纸，白度为80%~85%，横向耐折度≥15次。装订应于左侧，不掉页，页间误差不得超过4mm，钉脚应平稳牢固。这样的公文才美观大方，符合国际标准。

要素标识不规则。公文的要素分为眉头、主体、版记三部分，各部分又由几个要素组成，稍不留意就容易出现失误。眉头部分出问题较多的是发文字号。例如×工商办发［05］第001号一句的不足之处在于，把表示年份的2005简化为05，括起的符号使用四角括号，发文的流水号留有虚位，前面加了“第”字。正确的标识应是：×工商办发〔2005〕1号。主体部分常出现的现象包括：标题中随意使用标点符号，批转、转发上级机关的公文标题，只写原发文字号；正文中的数字、年份回行等不能存在纰漏；印章时，倾斜、漏压或者上压成文日期，公文空白处容不下印章位置时，标注“此页无正文”。版记部分常出现的毛病有：“主题词”不居左顶格，后不标冒号，词目之间不空字或多空字，或者使用标点隔开；主送机关间空格隔开，使用“抄报”、“分发”等不规范标识。

第二篇：行政机关公文格式

北京市国家行政机关实施

《国家行政机关公文格式》印制标准（试行）

第一条 为规范本市国家行政机关公文格式，保证国家行政机关公文形式的严肃、整洁、统一，根据国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》有关规定及国家质量技术监督局发布的《国家行政机关公文格式》（GB／T9704－1999），结合本市实际，制定本标准。

第二条 本标准适用于本市各级国家行政机关。其他单位可参照执行。

第三条 本标准由国家行政机关通用的公文用纸、公文各要素标识、公文排版、公文印刷、公文装订等部分组成。

第四条 公文用纸一般采用国际标准A4型（210毫米×297毫米）。

（一）公文用纸技术标准：一般为60克～80克的胶版印刷纸或者复印纸；纸张白度为85％～90％左右；横向耐折度≥15次，不透明度≥85％，PH值为7．5～9．5。

（二）公文版心规格：156毫米×225毫米（不含页码）。

（三）公文页边：公文用纸上白边为：37毫米±1毫米，下白边为35毫米±1毫米；公文用纸左白边为28毫米±1毫米，右白边为26毫米±1毫米。

第五条 公文各要素划分为公文眉首、公文主体、公文版记。

第六条 公文眉首标识规则：公文眉首为置于公文首页红色反线（宽度为版心规格156毫米）以上的各要素，按排列顺序依次为：公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关名称、发文字号、签发人、红色反线等部分。

（一）公文份数序号：为公文印制若干份时每份公文的顺序编号，使用阿拉伯数码，顶格标识在版心左上角第1行。

（二）秘密等级和保密期限：如需要标识秘密等级，使用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需要标识保密期限，使用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。

（三）紧急程度：如需要标识紧急程度，使用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需要同时标识秘密等级和紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。

（四）发文机关名称：由发文机关全称或者规范化简称加“文件”组成。发文机关标识上边缘至版心边缘一般为25毫米。发文机关标识推荐使用小标宋体字（红色），字号按照醒目美观原则确定，一般应当小于22毫米×15毫米。联合行文时主办机关名称应当排列在前，如

加“文件”，应置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。

（五）发文字号：发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关名称下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份和序号用阿拉伯数码标识；年份使用全称，用六角括号“〔〕”扩入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。

（六）签发人：上报的公文标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧；发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；“签发人”用3号仿宋体字，后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文单位顺序依次排列，下移红色反线，使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行，并与红色反线相距4毫米。

（七）红色反线：发文字号之下4毫米处印一条与版心等宽（156毫米）的红色线。

第七条 公文主体标识规则：公文主体为公文首页红色反线以下到主题词以上部分，按排列顺序依次为：公文标题、主送机关名称、正文、附件序号及附件标题、成文日期、机关印章、附注等部分。

（一）公文标题：红色反红下空2行，使用2号小标宋体字，居中排布，宽度不超过版心（156毫米）；2行以上的标题，回行时要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

（二）主送机关名称：标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后1个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多，公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。

（三）批（按）语：使用3号仿宋体字或者3号楷体字，宽度不超过24个字。

（四）公文正文：主送机关名称下1行，每自然段左空2个字，回行顶格，使用3号仿宋体字；公文正文中小标题使用3号黑体字。数字、年份不能回行。

（五）附件：公文如有附件，在正文下空1行，左空2字，用3号仿宋体字标识“附件”，其后标全角冒号和附件标题，附件标题后不加标点符号。如有序号，使用阿拉伯数码。附件应当与公文正文一起装订，并在左上角第1行顶格标识“附件”或者“附件”及序号；附件序号与附件标题前后标识应当一致。如附件与公文正文不能一起装订，应当在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号，并在其后标识“附件”或者“附件”及序号。

（六）成文日期和机关印章：成文日期用汉字将年、月、日标全；“零”写为“O”。机关印章使用红色。

1．单一机关制发的公文，落款处不署发文机关名称，只标识成文日期；成文日期右空4个字；加盖印章应当上距正文2毫米～4毫米，端正、居中，下压成文日期。

2．联合机关制发的公文，需要加盖2个印章时，应当将日期拉开，左右各空7个字；主办机关在前，2个印章均压成文日期，采用同种加盖印章方式，并保证印章端正、排列整齐；2个印章之间互不相交叉或者相切，相距不超过3毫米。

3．联合机关制发的公文，需要加盖3个以上印章时，应当将各发文机关名称（可使用规范简称）排在成文日期和正文之间；每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如排1个或者2个印章，均居中排布；印章之间互不相交叉或者相切；在最后一排印章之下右空2个字标识成文日期。

4．特殊情况说明：不得出现空白印章；当印章下弧无文字时，采用下套方式，以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，将印章中心线压在成文日期上；当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应当采用调整行距、字距的方式处理，必须使印章与正文同处一页；不得标识“此页无正文”。会议纪要不加盖印章。

（七）附注：公文如有附注，居成文日期左下方，空3行，用3号仿宋体字，左空2个字加圆括号标识。

第八条 公文版记标识规则：公文版记为主题词及其主题记号以下部分，置于公文最后一页，按排列顺序依次为：主题词、分栏线、抄送、印发（翻印）机关和印发（翻印）日期、印数等部分。

（一）主题词：“主题词”使用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目使用3号小标宋体字，接排于冒号之后；词目之间空1个字，不加标点符号。

（二）分栏线：主题词以下，每栏均用分栏线隔开，首线与底线用反线，中间为正线，宽度同版心（156毫米）。

（三）抄送：公文如有抄送，在主题词下1行，左右各空1个字，使用4号仿宋体字标识，“抄送”后标全角冒号；抄送机关名称排于冒号之后，抄送机关名称之间用顿号或者逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；最后1个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。

（四）印发（翻印）机关和印发（翻印）日期：印发（翻印）机关名称和印发（翻印）日期平列于一行，使用4号仿宋体字，左右各空1个字，位于抄送机关之下；无抄送机关的，位于主题词之下。印发日期以公文付印的日期为准，使用阿拉伯数码。

（五）印数：版心右下端，右空2个字，使用小4号仿宋体字。

第九条 页码：均使用4号半角白体阿拉伯数码，置于版心下边缘之下1行，数码左右各放4号一字线，一字线距版心下边缘7毫米。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。

第十条 公文中的表格：公文如有附表，表格长宽比例与版心比例同，阿拉伯数字要对齐数位；横排表格，应当将页码置于表格左侧，单页码置于表格左下角，双页码置于表格左上角；单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。

第十一条 公文成品排版标准：公文中的横向距离的长度单位为“字”，指1个汉字所占空间；公文中的纵向距离的长度单位为“行”，指以3号字为高度加3号字高度7／8倍的距离为一基准行。一般每页排22行，每行排28个字。其它部分按本标准第六、七、八、九、十条的规定排版。

（一）文字准确率100％，编排美观；规格符合标准，版心端正，误差不超过1毫米。

（二）字迹清楚，图文附着牢固、亲墨亲水性好。

（三）版心不斜不走，版面干净，无底灰、无污点、无划痕。

（四）制版样张字迹清晰，笔划实，无断划，清洁无脏，不歪不斜。

（五）页码顺序拼制准确，误差不超过±1毫米。

第十二条 公文印刷标准：印刷字面清晰，无段划；墨色纯正、浓淡适度均匀；套印准确、上下一致；白边保留符合规定要求，无脏、无皱、无破、无白页。

（一）套印准确，白边符合标准，误差均不超过±2毫米。

（二）字迹清楚、印品着墨实、均匀，字面不花、不白、前后一致。

（三）无掉字、无断划，无破页、无白页，不起皱，无倒印、错印。

（四）印刷份数准确。

（五）双面印刷，页码套正，两页页码之间误差不超过2毫米。

第十三条 公文装订标准：左侧装订，整齐牢固，不掉页；切口光洁，符合标准，数量准确。

（一）无多页、无缺页，无颠倒、无混装，无漏号、无重号。

（二）裁切规格符合标准，误差不超过±1毫米；不歪、不斜，四角成90°直角。

（三）清洁无脏，无折角、无刀花，无毛茬、无缺损。

（四）装本平整，钉距适当，无坏钉、无漏钉、无重钉，胶装不掉页、不粘面，胶口不超过5毫米。

（五）序号准确，码放整齐。

第十四条 本标准执行中的具体问题，由市政府办公厅负责解释。

第十五条 本标准自2001年1月1日起施行。

附件：公文格式式样（略）

第三篇：行政机关公文写作知识

公文，即公务文书，是指党政机关，企事业单位和一切社会团体在处理公务过程中形成的有现行功用和特定格式的文字材料。行政机关公文（以下简称公文）是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，通俗的讲，就是我们平时所讲的文件，它是依法行政和进行公务活动的工具。

一、公文的种类与适用范围公文的种类主要有13个文种，包括：命令(令)适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。决定适用于对重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。公告 适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。通知 适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况.议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。

第四篇：行政机关函件公文格式

X X人 民 政 府HX-OL-﹝2013﹞001号

XX人民政府

关于的----

XX：

---------------------------------------。（正文用3号仿宋，每页22行，每行28个字，首页不显示页码）

一、------------------。（标题可用3号宋体）

（一）----------------。

1．-------------------。

（1）-----------------。

二、-------------------。

三、-------------------。

附件：(函件首页不加页码)

1．------------

2．------------

印章

（单位右空４字）二○一三年月日（右空2字）

（附注：-------------------）

主题词： 词目用3号仿宋，词间空一格，自创加三角。抄送：----、----、----。不抄送领导个人（左空一字）（共印份）2

第五篇：行政机关公文基本知识

行政机关公文基本知识

——苗绘

一、公文的概念

《国家行政机关公文处理办法》规定：行政机关的公文是指行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

二、公文种类

公文种类，即可根据公文功能属性进行的分类，简称文种。文种具有概括表明公文性质、行文方向和行文目的的重要作用。目前，可划分为15种，即决议、决定、命令(令)、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。

可以用于向下级机关行文的文种占了大多数，主要有：决议、命令（令）、决定、通知、通报、批复、会议纪要等。

上行文文种主要有意见、报告和请示。

平行文文种主要包括函、议案、意见。

泛行文文种常用的是通告、公告。

三、公文要素

公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关、印发日期和页码等部分组成。

四、行文规则

行文规则是指机关行文中必须遵循的行为规范，包括坚持公文处理原则、正确处理行文关系、准确把握行文方向、以恰当的行文方式行文等。

（一）机关内设机构除办公室外，不得对外正式行文。

（二）政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。

（三）同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下级政府可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。

（四）请示须“一文一事 ”，并只写一个主送机关，不得抄送其他下级机关，不主送领导个人，不越级请示。报告不得夹带请示事项。

五、公文格式

（一）纸型

行政机关公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。公文页面设置参数为：上下左右边距各2.5CM，段落为多倍行距1.25。

（二）字体

发文机关标识用小于10号小标宋体，具体字号以醒目美观为原则酌定。

标题用2号小标宋体。

秘密等级和保密期限、紧急程度及“主题词”三字用3号黑体。

签发人（或会签人）姓名用3号楷体。

主题词词目、“签发人”3字、发文字号及主送机关、正文、成文时间、附件说明、附注、抄送（抄报）机关以及印发（翻印）机关、日期、份数和翻印范围等均用3号仿宋体，一般不使用其他字体。如有需要一级标题使用黑体。

全文一律不加粗字体。

标点符号一律使用全角标点。

六、撰写公文应注意事项

（一）密级

涉及国家秘密的公文应在公文首页右上角标明密级程度和保密期限。密级和保密期限之间用实心“★”隔开，如：机密★一年。其中，“绝密”、“机密”级公文还应当在首页左上角标明份数序号。有紧急程度的文件还应在密级下面标注“特急”或“急件”字样。

（二）发文机关标识

行政机关公文版头（即发文机关标识）由发文机关全称或规范化简称及一条红色横线组成。若为“发”号公文则需在发文机关名称后加“文件”两字。联合行文时，主办机关排列在前，如联合行文机关过多，必须保证文件首页显示正文（主送机关不算正文）。除明电外，发文机关标识必须用红色标识。

（三）发文字号

如果是几家单位联合行文，只标注主办机关的发文字号即可。

（四）签发人

上行文应当注明签发人姓名。

（五）标题

“发”号公文应当在公文标题上标明发文机关，其他公文不需标明。行政机关公文多行标题的排列方式一般是正梯形或倒梯形。

（六）主送机关

除公告、通告外，公文应当标明主送机关。有些不便于在公文首页列出主送机关的公文（如政府令、会议纪要等），主送机关可置于公文主题词之下，抄送（抄报）机关之上。

（七）正文

正文中的结构层次序数的标法：第一层为“

一、”第二层为“

（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。如有需要一级标题使用黑体，其它层次字体不变。

（八）成文日期

行政机关成文日期一律用数字写全称，如：2014年5月21日。

（九）印章

印章是权力和职责的凭证，是公文生效的标志。除会议纪要和以电报形式发出的公文外，都应加盖公章。行政机关加盖印章代替署名。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，所有发文机关都应加盖印章。

（十）附注

正文内容之外需要说明的其它事项可用附注。附注应在成文日期下一行，居左空2字加圆括号标注。请示、报告中联系人和联系电话可标注于此。

（十一）公文版记

版记是公文的最后一个要素，始终放在公文的最后一页置于最后一行。

特别注意：

1、公文标题中运用标点符号有一项特殊的原则要在拟写公文标题时认真遵守，即：公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用任何标点符号。

2、正文内引用公文时，应先引标题，后引公文字号。

七、关于印发、批转、转发的公文

（一）通常是“印发”本级机关的，“批转”下级机关的，“转发”上级和不相隶属机关的。

（二）被印发、批转和转发的文件，不是附件。

（三）被批转、转发的文件，经处理以后，只保留原文件的标题、正文、成文机关、成文日期，不可保留被批转和转发机关的印章。

（四）印转类通知标题中可出现两个文种名称，如转发“意见”或“函”。但标题不宜出现一个以上的“关于”或“通知”。

（五）拟定层层转发的公文标题时，为避免出现多个“关于”或“通知”，有两种处理方法：一是采用“复转”字样，如：县政府复转国务院关于印发×××的通知。二是采用转发公文字号的方式，如：旗政府转发国发„2010‟×××号文关于×××的通知。