公文立卷的原则

第一篇：公文立卷的原则

归档范围内的公文，不是杂乱无章的堆砌在一起，而是应当遵循一定的归档原则，即根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。

公文立卷的原则包括联系原则、完整原则、保管原则、利用原则。立卷时，不坚持联系原则，就无法顺利的查找到需要的公文，也就无法为利用者提供有效的服务；不坚持完整原则，公文的内容或形式残缺不全，显然不能维持公文之间的有机联系，无法全面反映本机关的工作活动，也就无法实现利用的目的；不坚持保管原则，公文的物质载体和信息内容容易遭受各种物理和化学等因素的破坏，影响公文的可读性、保存寿命的长久性，就谈不上公文的联系、完整和利用；而不坚持利用原则，有机联系的归档公文无论保管得多么完整齐全，都无法实现公文立卷根本目的，立卷工作也就毫无意义。因此，以上原则之间是相互联系、彼此制约的辨证关系，前三个原则是利用原则的基础，利用原则是前三个原则的最终归宿，只有正确运用这些原则，才能做好立卷工作。

一、联系原则

联系原则，即遵循公文材料自然形成的规律和特点，按照公文材料之间的有机联系进行立卷工作。

从公文产生的过程来看，机关公文都是随着一定的职能活动的开展而逐渐产生的。可以说，各种管理活动的过程就是公文一份份同步产生的过程。一项管理活动的从开始到结束的过程，就是有关该项活动的公文从无到有的“自然生长” 的过程，前一份公文引申出后一份公文，而后一份公文又接续着前一份公文，这样，逐渐累加而成大量的公文。因此，公文之间存在一种围绕本机关职能活动而展开的内在的“天然”联系，这就是公文形成的自然规律和特点。在公文立卷时，人们不能随意割断这种联系，必须遵循公文形成规律和特点，保持公文之间的联系，才能够维护机关活动的历史面貌。

从利用者的利用特点来看，利用者需要全面、系统的公文材料。公文的查考凭证作用往往不是单份公文能决定的，而是在与别的公文的相互联系中来体现。只有提供反映机关历史发展的来龙去脉的有机联系的原始记录，才能使利用者在联系中从整体上去观察、分析研究事物，才能揭示事物的本质特征。目前本机关以及社会各领域对公文和档案的这种利用趋势，客观上要求各机关在公文立卷时，自觉地保持公文之间的联系，使所立案卷成为系统、有序的有机整体，使之有规可循，方便检索和提供利用。

坚持公文立卷的联系原则，按照历史的本来面貌收集、整理一个机关、一个单位形成的公文，保持一项工作或工程、一个问题、一个人物、一个案件、一次会议形成公文的联系性，是实事求是地尊重历史事实形成的客观性；人为地割断公文之间的联系，就会给本机关或社会各类利用者的查找利用工作带来混乱和不便。

二、完整原则

完整原则，即保证归档公文在内容和形式上的齐全完整。

公文信息内容是指公文所表达的发文作者的思想和意图，它是归档公文价值的客观基础，一经形成，就不允许任意改动，应忠实地保存其原文原意，即使原公文中有错误，这种错误也反映了发文机关当时当地的意图，应尊重事实本身面貌；公文形式主要指其外在格式、制成材料与制成技术形态、处理标记、印章等的形式，客观地反映了公文形成时的社会状况、生产力水平等多种因素，都应准确予以保存。公文内容与其形式是有机整体，内容决定形式，形式表达内容，因此要保证归档公文的完整，必须保证这两个方面的完整。

坚持公文立卷的完整原则，是保证公文信息内容和形式原始性、真实性的前提条件，是日后归档公文保管工作、利用工作有效展开的必备基础。

三、保管原则

保管原则，即对不同保管期限、不同的保管要求的公文，按照不同的方式和方法分别立卷。

保管期限是由公文的保存价值决定的，按不同的保存价值划定公文的保管期限，根据不同的保管期限合理的有区别的保管公文，便于高效、经济地分配人力、财力、物力和时间，降低保管成本。同时在遇到火灾、水灾等突发事件时，可以有重点地保护和抢救具有重要价值的永久保存类公文，有利于将灾害带来的损失降低到最小。立卷时，应将保管期限相同的公文组合在一起，不同保管期限的公文分开立卷。

随着科技的发展，公文制成材料的种类越来越丰富多彩，除传统的纸张外，产生了大量的胶片、磁带、磁盘、光盘等载体的公文材料，这些制成材料的公文，较之于传统的纸质公文，有更加严格的保管条件，如录音录像公文只适合在温度为15～25℃，相对湿度为40％～60％左右，远离磁场，可避免光线直射的环境中保管；照片公文要求的适宜温度是13～15℃，相对湿度为40％～60％，电子公文和光盘公文也都有其相应的要求。立卷时，应考虑公文的制成材料，提供恰当适宜的条件，使之得到良好的保管。

坚持保管原则，就是要针对不同种类、不同类型的公文，灵活的采取不同的保管方法，提供适宜的保管条件，以确保公文的可读性、可据性，尽力延长档案公文的寿命。

四、利用原则

利用原则，即归档公文的分类组合应便于及时、准确地提供利用服务。

利用原则是公文立卷的中心原则、立卷归档工作归根结底就是为了利用，没有利用的需要，也就没有立卷的必要。所以，在整个立卷的分类、组合工作中应始终贯之“便于利用”的原则。利用原则是公文立卷的最终目的和检验案卷质量的重要标准。

在坚持分类组合工作中特别要注意以下问题的处理：秘密公文与非秘密公文分开立卷，秘密公文具有严格的阅读范围，均有不同程度的安全要求，如果不分密级立卷，在提供非秘密公文利用时，容易造成失泄密，给国家和机关带来重大的损失；装订成册的案卷卷内公文数量的适宜程度也直接影响利用，卷内公文太多，不便装订、翻阅和复印，数量太少，又会增加卷皮比重和填写卷皮时间，又不便案卷排架；“文（公文）电（电报）合一”立卷，可以保证立卷公文的系统性，公文和电报均是机关在工作活动中形成的反映其工作活动的文字记录，理应统一立卷归档，若分开保管，往往会打破有关同一问题的文电之间的联系，给查考利用带来许多不便。

第二篇：公文立卷的方法

公文立卷就是按照公文的特征和联系将若干具有共同点和联系密切的公文组合成有机联系的集合体的活动。从公文的组成结构中概括出来的为所有公文都共有的共同点，如作者、内容、地区等，是立卷工作的依据。立卷工作主要包括两项工作：分类和组卷。

分类是将机关产生的公文按照一定的特点分成若干部分，组合则是把每一小类的局部的公文，按照共同特点组成保管单位。但二者又有相似之处：分类的方法主要是分析，分中有合，其分类结果是将具有不同特点的公文分别集合为不同类别；组卷的方法主要是综合，合中有分；其结果是将具有共同特征的单份公文集合为一个集合体（案卷）。

一、分类方法

公文的分类应该符合分类的逻辑原则，力求简明、严密。每一分类层次上只能使用一个分类标准，也就是，将一大组公文划分成若干小组时，只能使用一个相同的标准，不允许同时使用几种标准。通常，机关公文分类可以划分为四个层次：分——分组织机构——分问题——分保管期限。

（一）分

即按照公文形成、处理的特征将同一的公文分为一类，不同的公文分为不同的类别。在现行机关，其工作的计划、总结等都是按照一个自然来安排，将每年的1月1日～12月31日作为一个工作周期，其工作周期中同步产生的公文，也自然而然就形成了以为单位的独立类别，因此，按分类，纵向地反映了机关工作的特点和逐年变化、发展的客观情况，有利于现行机关利用和归档之后其他机关的利用。

分类，要求根据公文准确日期归入相应的。不同的公文一般不得放在一起立卷，否则，这会打乱公文的时序，给日后的查找利用工作带来极大的不便。但是，由于工作的连续性，有时也会出现跨越两个或两个以上的公文，针对这类跨公文可采用的常规处理方法有：

1．回复性公文放在复文，如XX年的请示与XX年的批复，应将请示批复均放入XX年立卷；

2．规划性的公文，应放在计划或规划针对的第一年立卷，如“XX～XX年科研工作规划”可以放在XX年立卷；

3．总结性的公文应放在其内容针对的最后一年立卷；如XX年完成的“1999～XX年“秘书工作”项目财务决算”应放入XX年；

4．会议公文，放入召开会议的；

5．规范类公文，应放人公文针对的第一年；

6．两项内容的公文，归入主要内容针对的，如“XX年工作总结及XX年工作安排”，可视内容侧重归入相应。

（二）分组织机构

即按机关的内部组织机构进行分类立卷。

机关中组织机构的框架，是根据本机关的职能设立的，每一个部门又有各自相对独立的职权、职责，由各部门自身产生或承办的公文在内容性质上也就是相对独立的一个类别。在一个内，按照内部各组织机构分类，自然能够保持公文之间内容上的主要联系，有利于专题查找和利用档案。

根据国家有关规定，我国党政档案实行统一管理的原则。因此一个机关一个内的公文按照组织机构标准分类的步骤是：将公文分成党、政、工、团等四大类别；在四大类别中每一类别再按组织机构继续分类。这种分类的结果，使一个机关的党、工、团等组织的公文与各行政、业务部门的公文分开，文秘部门（办公室）的公文与业务部门的公文分开，各内部机构的公文也相互分开，各自形成不同的类别，按组织机构的性质从各个方面层次清楚地反映整个机关各项工作活动的历史面貌。

在按组织机构分类时，要注意把握好立卷点的深度，一般不要将立卷点确定在最基层的执行层，而应该根据文书工作的组织形式，将立卷点确定在能掌握本部门公文运转，控制本部门公文信息的机构层次上。

（三）分问题

分问题，就是按照公文内容所反映的问题特征来划分类别。

问题分类，可以使性质、内容相同的公文相对集中，较好地保持同一问题公文之间的联系性，为利用者提供关于某一问题、事件或人物等的系统、完整的公文信息。减少或避免了同一问题公文的分散现象。

在选用问题分类时，特别要考虑使用的机关对象和分类层次。由于人们知识水平不同，认识事物的角度不同，对同一“问题”的看法各异，往往更多地掺入了个人主观成分在内，致使同一份公文产生的分类结果也可能出现多种归类，使分类时难以给公文准确定位。因此问题分类的方法，适用于第三、四层次的分类标准，通常在组织机构分类下使用。适宜在第一层次采用问题分类的，往往是一些内部机构设置比较简单或者不太稳定、机构分工不明确而且公文数量较少的机关。一些大、中型组织机关，其内部组织机构较多且相对稳定，各部门职能相对独立，公文数量较多，应该采取先按组织机构分类，再接问题分类的方法，一般不要轻易打乱组织机构采取问题分类。

问题分类时应遵循问题的伸缩性规律。每一个机构对本部门产生和处理的公文总是有主有从、有多有少，立卷时应根据具体情况，灵活掌握。公文多时，可将一个大问题分解为几个小的具体问题；公文少时，又可以把几个具体的问题概括为一个大问题。

（四）分保管期限

即按照公文的保存价值的不同，将公文划分成不同的类别。分保管期限，通常是在同一个问题之下进行，一般不作为一个机关第一层次的分类标准。

保管期限，是根据各类公文客观存在的保存价值确定。国家档案局《关于机关档案保管期限的规定》将应归档公文的保管期限确定为永久、长期（16～50年）和短期（15年以下）三种期限。这三种期限只是一个大致的规定，各个机关在具体的工作中根据本机关的地位、职能和业务活动等客观情况，制定出更加详细，准确的保管期限表。如有必要，还可以针对公文具体情况，将长期、短期的保存时间划分得更准确、更具体，如 5年、XX年、20年、25年等。

分保管期限时，应该密切注意同一问题公文的完整性。由于公文自身的真实记录性、原始性，决定了公文的价值（对现行机关的现实凭证价值和对历史的参考价值）。划分保管期限应该以此为依据。同时公文的价值往往不是单份公文能体现的，更多是在相互联系的一组公文中展现。这是公文形成的联系性所决定的，因此在立卷时应维护同一问题公文的完整性。一般情况下，机关公文完整程度较高，划分保管期限应从严，反之，则应适当提高残存的不完整公文的保管期限，从宽处理这些公文。

二、组卷方法

公文组卷，即对分类后的各属类按照其共同特征和主要联系，将其组合成一个个案卷的活动。组卷的依据是从公文结构中概括出来的作者、问题、时间、名称、通讯者、地区等诸要素，它们体现了公文在这些方面特有的联系及形成规律。因此组卷的常用方法有：

（1）按作者特征立卷，即将同一作者制发的公文组合成案卷。作者指制发公文的机关、部门及其领导人。特别强调“同一作者”，本机关的发文、直接领导机关、某一个下级机关的来文，都可以采用作者特征立卷。按此特征组卷，有利于反映同一公文作者的工作状况及本机关与某机关之间的工作联系，有利于依据公文来源确定其重要程度和保存价值。

（2）按问题特征组卷，即将反映同一事件、案件、人物、问题、业务活动和同一性质工作的公文集中在一起组卷。此处所言的“问题”，是指公文内容反映的主题，包括事件、案件、人物的处理、具体问题的发生与解决、某项工作业务活动的开展等。按问题特征立卷，将同一主题的一系列关系密切的公文组合成一个整体，正好反映了“同一问题”发生。发展以及解决的全过程，既能保持公文之间的有机联系，又能符合利用者按问题（主题）检索公文的习惯，使它成为一种主要的常用的立卷方法。

（3）按时间特征立卷，即按照某一问题下公文产生的时间顺序将公文编立成案卷。时间特征，即指公文形成的时间（同一、同一时期、月份、日期）。按时间特征组卷，可以反映出一个机关（部门）在不同时期的工作特点和发展状况，有利于保持同一时间公文的联系，可以使利用者从“纵”的（历史）联系中去把握、认识事物的发生、发展、影响等，为那些需要从时间特征检索公文的人们提供方便。

（4）按名称特征组卷，是将名称相同或性质、作用相同、相近的公文集中组卷。公文名称即文种，它反映了公文的性质、效能和价值，因此，按公文的名称特征立卷，可适当区分公文的重要程度和保存价值，还可以把名称相近、保存价值相近的公文合并立卷，但要注意名称相同，但其性质不同的一名多用情况。按名称特征组卷，可以满足人们从文种角度利用公文的需求。

（5）按地区特征组卷，就是将公文内容所涉及同一地区或作者所在同一地区的公文集中立卷。此处所言的“地区”，是指我国的某某级、地（某地）级、某地级、乡（镇）级等各级行政区域，这种方法多用于上级机关对下属机关的来文、调查统计材料和某些专门公文的立卷工作中。运用地区特征组卷，便于反映该地区的工作情况或有关该地区问题的处理，方便人们按地区特征检索公文。

（6）按通讯者特征立卷，就是将本机关与某一机关之间就一定问题进行工作联系而形成的来往文书集中立卷。通讯者特征，是两个机关之间针对同一个问题的问复性质的往来文书，一般与名称特征的统称“往来文书”同时使用。通讯者特征是作者特征的一种特殊表现形式。适合于按通讯者特征检索公文的情况。

以上六种方法可以单独使用，但更多的情况是两种或两种以上的方法结合使用，由于卷内公文的联系和人们检索公文的习惯，常用的结合运用有作者——问题——名称、年代——问题——名称或地区——问题——名称等形式。结合几个特征立卷，卷内公文就具有几个方面的共同点和联系，结合特征越多，公文的联系的紧密性专指性就越大，成分越单一，特点越明显。因此，在立卷时应该认真分析公文特点，发现公文的联系，尽量结合多种方法立卷。

三、公文组卷步骤

将公文划分到适宜组成案卷的数量时，即可按照下列步骤进行组卷：排列卷内公文、编卷内页码、填写卷内目录、装订案卷、加贴卷末备考表、填写案卷封皮。

第三篇：公文立卷、归档制度

1、根据《档案法》和有关规定，公文办完后。各科室兼职档案员应当在档案室指导下，按要求将公文原稿、正本和有关材料整理立卷。联合行文，由主办部门负责立卷归档，其他部门保存复制件。

2、归档范围:凡是本机关办理完毕的具有保存价值的各种形式和载体的文件材料、统计报表、录音、录像、照片（包括底片）等均应归档。个人不得保存应当归档的各种材料。

3、归档时间：办理完毕的文件，应当第二年6月底以前经过整理立卷送交档案室归档。逾期不交者，责任自负。

4、归档的各种材料应收集齐全、完整。各科室与档案室在交接案卷时，双方要认真清点核对，并严格履行交接签字手续。

第四篇：档案立卷

档案立卷、归档制度

根据《中华人民共和国档案法》和《中国工商银行档案分类大纲》有关规定，制定本制度。

一、档案形成部门对形成的文件进行收集、整理、立卷和归档，部门主管对文件立卷移交工作负有领导责任，须列入有关人员岗位责任制。

二、及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。电报随同文件一起立卷。

三、公文归档，应当根据其相互关系、特征和保存价值分类整理立卷。保证档案的齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，以便于保管和利用。公文复制件作为正式公文使用时，应当加盖复制机关证明章，视同正式公文妥善保管。联合办理的公文，原件由主办单位立卷，其他单位保存复制件。

四、凡本机关或者机关主办的重要会议形成的文件(包括录音带、照片等有关材料)，应当由会议组织人员负责交办公室立卷。凡部门以行名义召开的业务会议形成的文件，由部门立卷、归档。

五、立好的案卷，应当按照有关规定定期向综合档案室移交。移交时应当有严格的交接手续。个人不得保存应当存档的公文。

六、没有归档价值和存查价值的公文，经过鉴别和办公室主管主任批准，可以定期销毁。销毁秘密公文应当进行登记，由二人监销，不得丢失。

档案利用制度

为进一步提高档案利用效率，为经营管理和改革创新提供支持，根据《中国工商银行档案工作规定》和《中国工商银行甘肃省分行档案工作目标管理办法》有关规定，制定本制度。

一、档案管理部门按照《中国工商银行档案分类大纲》对全宗的整序科学、规范，全部档案必须登记、编目，存放有序，方便保管和利用。

二、按照档案现代管理的要求，利用计算机进行档案目录的管理，实现基本检索，逐步实现网络利用，提高档案工作自动化、电子化服务的功能。

三、对业务类档案中的经营数据进行搜集、统计，定期编辑数据资料，为领导和经营管理职能部门提供可靠地历史数据。

四、建立档案利用效率情况登记制度。档案管理部门要建立“档案利用效率登记簿”，对每次查档内容、产生的经济效益等情况进行认真记录，进行汇总。

档案安全保管、交接制度

为充分利用好档案信息资源，为经营管理和改革创新提供支持，根据总行、省分行有关规定，制定本制度。

一、档案专用库房属银行重地，库房应当坚固，应安装防盗门，窗户安装金属防护栏，库房墙壁厚度一般应≥20厘米，存放档案应有专用柜和柜架，并有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等设施。

二、坚持“以防为主、防治结合”的原则，专人负责库房的技术管理工作，库房应温湿适宜，清洁卫生，无虫霉滋生，防火防盗。

三、档案库房的温度应控制在14-24,相对湿度应控制在50%-60%,应安设仪表,定期检测、记录和控制调节。

四、档案库房配置档案消毒机，新接收的档案经消毒、除尘后方可入库。要定期投放防虫药物，防止虫霉滋生。

五、档案库房（区）安装的防火检测和报警装置、消防器材，要求定期检查、更换。

六、档案部门每年至少两次对档案保管状况进行检查，发现问题及时解决。落实管理责任，防止失窃、失密现象发生。

七、建立档案交接制度。档案库房管理人员调离或长期离岗时，应造具移交清册，记载《档案交接登记簿》，由办公室主管主任负责检交，在办理交接手续后，方可离岗。

法人客户信贷业务档案 移交制度

一、信贷业务发生后，主管信贷员须在五个工作日内整理好贷款原始资料，登记信贷管理台账，保留业务资料复印件，将全部资料移交给信贷业务档案管理员。

二、移交时，由主管信贷员填制《信贷员档案移交清单》，与信贷业务档案管理员双方签字确认，共同办理移交手续，以明确责任。

三、对信贷员移交的抵押、质押等所有权证明文件，档案管理员应填写收据，一式二份，一份交给抵押或质押人，一份存档留底，待贷款归还结清后，凭此收据有关文件资料退还企业。

信贷业务档案 销毁制度

一、销毁信贷业务档案须经主管行长批准后进行。

二、信贷部门和档案管理部门提出销毁意见，编造《信贷业务档案销毁清册》，列明销毁档案的名称、卷号、册数、起止和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

三、销毁档案时，应指定两人以上共同监销。监销人在销毁信贷业务档案前，应按照销毁清册上所列内容清点核对，并签名盖章，并将监销情况报告主管行领导。

信贷业务档案 人员交接制度

一、档案管理员因工作调动或其他原因离职时，必须办理交接手续，并由信贷部门负责人监交。

二、交接时，根据《档案移交清单》对全部档案资料分类逐笔核实，移交清楚。

三、交接双方填写交接清单，将全部移交档案和物品进行登记，共同签字盖章，以明确责任。

信贷业务档案 归档制度

一、档案管理员凭会计部门的收回贷款本息通知单，将已结清债权债务的合同文本及该笔业务的其他档案从立卷区的档案盒中抽出，相应修改卷内文件目录和档案盒封面，加盖收回印戳，将其转入该借款人的归档区保管。

二、填写档案皮的归档号，将档案装入归档区对应的档案盒中，填制档案盒封面，建立已归档档案保管清册。

三、综合类档案在次年三月底归档。报表类档案按年装订，文书档案一事一卷填写档案皮封面，分类装入档案盒中，填制档案盒封面。

信贷业务档案 保管制度

一、档案管理人员要认真贯彻《档案法》，对信贷业务档案妥善保管，严格遵守保密制度，不得违章借出信贷业务档案或透露档案内容。

二、要定期检查各类档案的保管情况，检查间隔为每季度一次，并书面记录检查结果。

三、严格按分类规定的保管期限保管信贷业务档案。法人客户信贷业务档案的保管期限为：有信贷关系的法人客户的档案永久保管；结清全部信贷业务的法人客户，从该客户与我行的最后一笔信贷业务结清后次年的1月1日算起，保管五年。

综合类信贷业务档案（除各种报表的汇总数为永久保管外）为长期保管，保管期限为十五年。信贷业务档案的保管及销毁注册为永久保管。

四、对非常需要的长期保管档案，可根据需要转入综合档案库永久保存。

五、档案室应保持整齐清洁，做好防盗、防火、防虫、防潮、防尘、防光。保证档案资料的绝对安全。

信贷业务档案

档案管理员岗位责任制

一、认真学习信贷业务和档案管理知识，严格执行《中国工商银行档案管理工作暂行办法》和各项规章制度，爱护档案。

二、负责信贷业务档案的移交、立卷、归档、调阅、提取、保管和检查等工作。

三、负责档案卷中目录的编制。

四、负责对档案资料的鉴定，对存毁提出意见。

五、负责保管权证类库中库及档案室钥匙。

六、严格遵守保密制度，同失密、泄密现象作斗争。未经领导批准，不得以任何形式对外泄露档案的内容。

保密工作制度

为了严格保守国家秘密，维护国家的安全和利益，促进金融事业健康发展，根据《中华人民共和国保守国家秘密法》及其实施办法，结合我行实际，制定本制度。

一、全体工作人员要认真学习《保守法》及有关规定，自觉遵守《国家工作人员保密守则》，做到不该说的机密绝对不说，不该问的机密绝对不问，不该看的机密绝对不看，不在私人交往和通讯中涉及秘密事项，不在非保密本上记录秘密事项，不在公共场所谈论国家秘密，不向家属、子女、亲友或者其他不应知悉者谈论国家秘密，不带机密文件资料游览公共场所和探亲访友，严格保守国家秘密，确保国家秘密的安全。

二、地区分行保密委员会和密码工作领导小组全面负责机关的保密，密码工作，并对全辖保密工作负有指导、监督、检查的职责。分行办公室具体负责保密、密码工作的日常事务。

三、各要害部门必须指定一名政治可靠、责任心强的人员负责本部门接收或产生的国家秘密载体（即以文字、数据、符号、图形、图像、声音等方式记载国家秘密信息的纸介质、磁介质、光盘等各类物品。磁介质载体包括计算机硬盘、软盘和录音带、录像带等。）的日常管理工作，严防失泄密事件发生。

四、收发秘密载体，必须履行清点、登记、编号、签收等手续。传递秘密载体，必须通过机要交通、机要通信或指派专人进行，不得通过普通邮政或非邮政渠道传递。

五、严禁复印绝密级文件、资料及密码电报。复印制发机关、单位允许复制的机密、秘密级文件、资料必须经主管行长批准，未经批准，严禁复印。

六、传阅密级文件要采取专人专夹的“单线传递”方式，不得交叉传递，未经批准，不得擅自扩大阅读范围，不得在个人手中延压密级文件，资料等。凡是参加各类会议带回的密级文件，回行后必须及时交办公室保管，个人不得密存。、七、销毁秘密载体必须按照《秘密载体保密管理规定》到指定地点销毁，不得随意处理，更不能作为废品出售。办公自动化中形成的磁介质秘密载体的销毁要采取物理或化学的方法彻底销毁，不得随意处理。

八、印章、密码、秘钥等必须在安全可靠的保密设备中保存，并指定专人管理，确保印、信及密码的安全使用。重要事项的用印必须经部门负责人或行领导批准。

九、涉密人员，秘密载体管理人员离岗、离职岗、离职前，应当将所保管的秘密载体全部清退，并办理移交手续。对需要退回上级有关部门的文件，必须按期全部清退，不得延压，以防丢失。

十、召开有秘密内容的会议，必须选择安全可靠场所，并限定参会人员。

十一、各部门涉文人员在拟写文件、材料时、如需从涉密文件中摘录内容、相关的文件、材料的密级必须与摘录内容的涉密文件的密级程度一致。转发、摘录、引汇编涉密文件、资料，必须报经上级领导批准。

十二、违反保密制度，发生失泄密事件的部门或人员，要分别情况，严肃处理。档案管理制度

为了加强本行档案的科学、规范管理，有效的保护和利用档案，不断提高档案管理水平，根据《中华人民共和国档案法》、《中国工商银行档案工作规定》的有关规定，制定本制度。

一、本制度所称的档案，是指在各项工作中直接形成的由保存价值的各种文字、统计报表、声像等不同形成的历史记录，包括管理类文书档案、业务类档案（信贷、会计、银行卡等）、科技类档案（基建、设备、科研等）、其他介质档案。

二、本行的档案管理工作包括档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、移交、销毁等，必须严格执行党和国家的有关方针、政策与法律法规，接受上级行的监督、检查和领导。-法律法规和上级行关于档案管理的各项制度规定；指导本级行各部门文件收集、整理和归档工作；集中保管本级行的全部档案并接收所辖行永久保存的档案；负责本级行档案的鉴定、编目、编研和开发利用工作。

三、对按规定应立卷归档的文件和资料，各部门应定期向综合档案室移交，档案的分类、整序等工作由档案部门负责，移交、鉴定、销毁等工作按照相应门类档案管理办法执行。

四、密级档案按照国家有关保密工作的法律法规和《中国工商银行保密管理规定》、《中国工商银行商业秘密保护办法》执行，并建立健全保密工作制度。

五、档案部门通过多种方式开发整合档案信息资源，为经营管理和改革创新提供支持。

六、必须保证档案安全，配置必要的安全和监控防护设施，逐步实现档案保管的现代化。

七、必须建立健全档案借阅制度，严格履行借阅手续。

八、对不履行有关规定造成档案损毁、泄密或造成经济损失的直接责任人，应视情节轻重给予相应处分。

九、对出现《档案法》第五章第二十四条、第二十五条所列行为的，应依据《档案法》给予行政处罚，构成犯罪的，依法追究刑事责任。

第五篇：立卷说明(整改)

唐山港曹妃甸港区联想控股通用件杂货泊位工程

项目档案立卷说明

一、唐山港曹妃甸港区联想控股通用件杂货泊位工程概况

唐山港曹妃甸港区联想控股通用件杂货泊位工程于2011年6月29日取得河北省发改委核准。建设地点位于唐山港曹妃甸港区二港池西岸线顺直段北端点处以南796.42m起，向南521m止，码头岸线方向N0°-180°。工程建设2个5万吨级通用件杂货泊位（码头结构兼顾10万吨级散货船）、后方堆场、道路及辅助建筑物，年计通过能力约310万吨/年，占用码头岸线总长521米，陆域面积约49.2万平方米，工程建设工期为15个月。项目总投资77321万元。

唐山港曹妃甸港区联想控股通用件杂货泊位工程由中交第一航务工程勘察设计有限公司负责设计；天津深基工程有限公司、丰润建筑安装股份有限公司负责建设；唐山海港港兴监理咨询有限公司负责工程监理；河北省水运工程质量安全监督局进行监督。本项目水工结构工程于2012年3月通过了河北省水运工程质量安全监督局组织的交工验收；堆场、道路、辅建区工程也于2012年8月通过该局验收。项目于2013年6月投入试运营。

二、项目文件收集整理所依据的标准

（1）交通运输部关于印发《水运建设项目文件材料立卷归档管理办法》的通知（交办发[2009]225号）；

（2）国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范

（DA/T28-2002）；

（3）《重大建设项目档案验收办法》（档发[2006]2号）；（4）《河北省重点项目档案验收管理办法》（冀档发[2009]40号）；（5）《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/11822-2008）。

三、项目档案整理情况

唐山港曹妃甸港区联想控股通用件杂货泊位工程档案依照《企业档案分类规则》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》和交通运输部《水运建设项目文件材料立卷归档管理方法等档案管理规范》等规范文件，结合公司档案管理规定进行了系统的整理。

1、档案分类。分类遵循十大类分类法，根据公司档案分类方案，对唐山港曹妃甸港区联想控股通用件杂货泊位工程项目档案进行分类，并确定分类号为1.01，其含义就是“1”为一级类目中的基建工程类档案，“01”为二级类目，为工程项目代码，代表联想码头一起工程。

2、案卷整理。整个项目档案是按照《水运建设项目文件材料立卷归档管理方法》要求收集、整理的，工程项目档案的排列按立项审批资料、设计审批资料、工程准备资料、施工文件资料、竣工验收资料、招投标及合同资料、资金管理资料、照片资料、电子文件资料共九大类。案卷排列采取大流水形式，从“001”开始。档号“1.01-001”就代表联想码头档案的第一卷。

卷内文件的排列遵循档案资料形成的内部规律和文件之间的自然联系排列的。

工程管理资料是按照项目立项审批。设计审批、工程准备等工作顺序组卷的，卷被文件的排列按结论性文件、支持性文件结合时间一次排列，遵循了重要的结论性文件在前，依据性文件在后；批复在前，请示在后；转发文在前被转发文在后；原件在前，复制件在后的原则。招投标资料按勘察设计、施工、监理顺序组卷。卷内文件排列按招投标备案、招标资料、投标资料的顺序进行排列。合同资料按照勘察设计、施工、监理等工作顺序组卷。卷内文件排列按照时间顺序。基建工程资料案卷按照工程管理、施工管理、原材料质量保证资料、施工原始文件、竣工图排列的。卷内文件按照其固有的练习结合时间排列。照片档案、电子文件档案按照时间排列。工程结算资料按工程分项进行排列。

3、唐山港曹妃甸港区联想控股通用件杂货泊位工程共形成档案513卷。其中其中，立项审批资料12卷（1.01-001～1.01-012），包括项目立项、审批、工程可行性研究报告、环境影响、项目用海预审、岸线、通航安全、安全、职业病等。设计审批资料5卷（1.01-013～1.01-017），包括初步设计、施工图设计、勘察等。工程准备资料9卷（1.01-018～1.01-026），包括建设用地规划、项目选址、工程许可证、办理土地手续、开工备案等；施工文件资料432卷（1.01-027～1.01-458），包括唐山港曹妃甸港区联想控股通用件杂货泊位工程水工结构工程、道路堆场工程、辅建区工程、海关监管堆场工程、设备资料和监理资料等；竣工验收资料8卷（1.01-459～1.01-466），包括质量监督报告、港口经营许可证和各项专项验收。招投标资料及合

同文件28卷（1.01-467～1.01-494），包括招标文件、投标文件、招标备案等；资金管理文件10卷（1.01-495～1.01-504），包括审计决算报告等；照片资料6卷（1.01-505～1.01-510）；电子文件3卷（1.01-511～1.01-513）。

联想控股唐山曹妃甸港务有限责任公司

2014年3月18日