办公行政管理之我见

第一篇：办公行政管理之我见

办公室行政管理工作之我见 摘要：办公室行政管理工作是确保单位工作正常运转的重要保证。阐述了办公室工作的重要地位、工作职能，并就做好办公室行政管理工作提出了建议｡关键词：办公室、行政管理、服务；

办公室作为一个综合的、全面的办事机构，既担负责执行、调研、智囊等宏观管理职能，又担负着文件起草、督办协调、业务接待、通讯收发等微观服务任务，是一个单位承上启下、协调左右、联系内外的“枢纽”。新的形势对办公室强化政务、搞好事务、规范服务等方面提出了更高的要求。结合现今实际工作需求，本人就做好新时期的办公室行政管理工作进行了一些思考｡

一、明晰行政管理的意义与内涵

行政管理是以人为中心的管理，其根本目的是协调人与人、人与事的关系，寻求工作人员与工作岗位的最佳配合，达到人尽其才、才尽其用、人事相宜的状态，充分发挥人的积极性、主动性和创造性，从而提高工作效率。

管理的概念应该是以下四项基本内涵的综合：

1、管理是一种具有科学原则和运用艺术的方法及工作程序；

2、管理的核心是“人”，建立分工合作的、融洽的人际关系是其重点；

3、管理的对象是“事”，充分利用各种资源以满足人类物质和精神需要的“事”；

4、管理的目的是以最高的效率达成目标。

二、充分认识办公室工作的重要地位

办公室是一个单位的“窗口”，地位和作用非常重要。作为办公室人员，必须充分认识办公室的地位和作用，适应新的形势和任务的需要，努力提高服务单位工作的综合素质。一方面，从办公室的地位看，办公室是综合性办事部门，是保持一个单位正常运转的“桥梁”和“纽带”，大量地、经常性地联系上下的工作是通过办公室及其工作人员来进行的。行政管理岗位往往被设在办公室的“窗口”位置上，它担负着日常的办公室事务工作，尽管大多是琐碎的事务、重复的服务，然而人们往往从这个“窗口”来看待和评价单位的工作。比如：习以为常的电话接转，看似很简单，但它却是代表着联系内外、左右的单位第一形象，它有上级指示、有各种问讯、情况反映等等；只有做到了既了解单位的整体基本情况，又注意讲话的态度、艺术，才能使来电者满意、信服。因此它不仅代表和影响办公室的工作，而且直接影响到单位的形象和威信。

另一方面，从提高办公室整体效率看，机关各业务部门只负责本业务系统的工作，而每一项工作的各个环节的合理、准确、及时的衔接，都要靠办公室综合协调、处理、解决。只有找准、认识到行政管理工作特定的位置和职能，才能牢固树立全方位服务观念，积极努力、耐心细致地为领导服务、为机关服务、为基层服务。以良好的“窗口”形象，提高办事效率，促进办公室的各项工作有序开展｡

三、正确把握办公室的行政管理职能

从行政管理的角度来看，办公室面对的工作主要是上级部门以及本单位下达的各项行政工作，面对的人员主要是领导和各部门工作人员。

办公室的行政管理职能主要有以下四个方面：

1、助手作用；办公室对上级机关的部署结合本单位领导的意见贯彻执行并组织实施和检查落实执行结果，对加强机关管理，维护正常工作秩序、保证工作质量起到组织、执行的重要作用｡

2、参谋作用；办公室人员要经常深入工作一线，了解基层情况并听取意见、总结经验、提出改革建议，及时向领导汇报并提出建设性参考意见，作好领导参谋｡

办公室人员要深人开展调查研究，经常给领导提供有关的统计数据和业务管理信息，并依据党的方针和国家的政策法规结合实际情况，适时地提出可行性建议，撰写出客观全面的、具有前瞻性的调研报告供领导参考，为领导作出正确决策服务。办公室是领导的左膀右臂，参谋作用十分明显，办公室干部要克服“言多必失、言高盖主、言低丢而”的困扰，不以言轻而金口难开，要敢于进言，敢于献计，大胆进谏。当然，进谏也要点到为止，不能把自己的意见强加给领导，更不能左右领导决策。要坦坦荡荡，出于公心，从大局出发，以事业为重，说真话，丁是丁，卯是卯。

3、协调作用；办公室在管理工作中的确需要负责协调工作，以维持正常的工作秩序，及时转达传送上级主管部门以及本单位领导的各项指示精神，主动协调好各部门的关系。起着承上启下、联系内外的枢纽作用｡

首先，在实际工作中，由于各个部门所处的位置不同，也由于各类人员在思维方式、思想认识、工作作风和工作能力等方面存在差异，他们往往偏重于注意自身目标的实现，而忽视别的部门或别人的要求，使得部门之间、人与人之间对一些问题的认识和处理不一致，以致于不能发挥整个组织的最大功能，不能形成最佳的合力。对此各级办公室要通过联系、沟通、调解、协商等方式来有效地统筹协调左右之间各方面的关系，弄清楚问题的来龙去脉，绝不能把遇到的矛盾简单地上交给领导。

其次，办公室在发挥协调功能中，要站在全局的立场和高度对各部门进行综合平衡，集中多方意见，多方协商，求同存异，秉公处理，要以公正平和的心态调整、理顺和改善各单位之间、人际之间的关系，解决工作中的矛盾，并且建立和健全各种协调制度，使协调工作逐步规范化、程序化。

再次，办公室的协调工作要纲举目张，不能事无巨细，眉毛胡子一把抓，否则就会被事务所淹没，有可能顾此失彼、事倍功半。事实证明，办公室的协调工作一定要有重点，要紧紧围绕领导关心的重点和群众关注的热点及改革发展中碰到的难点问题，通过牢牢抓住重大事项，去带动办公室协调工作的开展。

协调工作中应该注意的几个问题：

第一，有权不越权。办公室是综合管理部门，是协助领导施政、指挥和管理的左右手，但办公室干部要切实摆正位置，既不能越权，更不能滥用职权。要始终牢记自己是参谋而非领导，是“配角”而非“主角”，做到尽责不越职，出谋不决策，参与不干预，在正常情况下绝不超越职权范围处理事务，绝不过问不该知道的事情。办公室在任何时候都不能忘记按章办事，按领导意图办事，按照工作程序办事，对一些重要事情要按照职责分工和上下级领导关系，有请示，有汇报。凡遇到超越职权范围的事，不擅自作主，不乱表态，不乱办事，如遇领导不在又有紧急事情需要处理时，要注意与有关部门、有关人员商量后慎重处理。第二，有功不居功。办公室的工作多数是协助、辅助其他部门的，杂事、小事多，协助、辅助多，台下、幕后多，没有轰轰烈烈的场面，没有引人注目的动作，因而工作干了不少，但总结起来，似乎又没几件能显示成绩的事情。面对这种情况，办公室人员一定要高姿态，不争功，不居功，淡泊名利，忘我超我，乐于干默默无闻的小事、杂事，甘当配角，当好配角。

第三，有苦不叫苦。办公室的特点是事杂（繁杂、复杂）面广（头绪多、范围宽），什么工作都可以归到办公室办，作为联络上下左右的“中枢”，办公室经常处于矛盾的交叉点，稍不注意不是上不满意就是下有意见。面对误解和委曲，办公室人员要受得住、不气馁，认真对待，有则改之，无则加勉。不能因为领导要求严、批评多，就闹情绪，也不能因为矛盾多、事难办，就畏首畏尾，不敢办事。正确的态度应该是：只要是职权范围内的事，就要积

极主动抓，绝不可缩手缩脚、推三推四，要敢于做一切有利于做好工作的事，敢管事、敢担事、敢办事，变被动服务为主动服务。

第四，桥梁和纽带。办公室所处的位置自然要求办公室要在领导和群众之间起到桥梁和纽带作用。为此，办公室要认真对待和妥善协调好上下级之间可能存在的矛盾，善于做好群众工作，积极维护领导之间、领导和群众之间的团结。在协调处理政务、事务时，要平心静气、平等待人，仔细倾听对方的意见，充分体谅对方的难处，对他们的实际困难和问题，该解决的要及时向领导反映并积极配合解决。

领导之间由于各自分管着几个方面的工作，往往会从分管的工作出发，给办公室提出不同的要求，发出不同的指令，对此办公室人员要胸有全局，分清主次和轻重缓急。在安排工作计划、各种会议和活动的工作中，要以正职领导为中心，对大是大非、事关全局的问题，必须多请示主要领导，按主要领导的意见去沟通和落实，对领导之间即正职与副职、副职与副职之间的意见，也要及时沟通，消除误会，努力使整个组织建立起融洽和谐、相互支持、相互信任的关系。

4、保障作用；既要保证上级主管部门以及本单位分派和布置的各项具体事务工作及时有效地完成，保证领导集中精力思考和处理工作中的重大问题，又要同单位内各部门建立良好的工作关系，倾听他们的意见，充分调动员工的积极性，齐心协力完成各项任务｡

四、办公室工作要处理3个矛盾

一是，大局和小局的矛盾。办公室作为一个综合部门，其性质和其他部门的区别主要体现在服务性上。这就要求办公室把“一切服从大局、一切服务大局”作为工作的出发点和落脚点，当部门工作与机关的整体工作、小局工作与大局工作发生矛盾的时候，自觉地做到小局服从大局，局部服从整体。同时尽力做好小局工作，因为小局工作是做好大局工作的基础和前提｡

二是，主动和被动的矛盾。办公室工作的服务性职能决定了其工作的被动性，但要做好办公室工作，又必须发挥主动性，善于在被动中求主动，变被动为主动。对一些常规性、规律性、阶段性等确定性工作，不要消极等待，要主动着手，提前准备，对领导临时交办的任务、应急事件和突发事件等非确定性工作，要有灵活的应变能力，做到忙而不乱｡同时要积极适应领导的工作思路，想领导之所想，谋领导之所谋，把问题想在前面,把工作做在前头，主动做好超前服务｡

三是，“过”与“不及”的矛盾。为领导出主意、当参谋，一定要把握“度”，掌握分寸。办公室在领导决策中处于辅助和从属地位，不能缺位，也不能越位。要想领导之所想，急领导之所急，要为领导决策提供尽可能多的背景资料，但不能越俎代庖。要积极谏言，但不能瞎掺和｡

五、办公室协调能力的提高

办公室工作的性质、地位和作用要求办公室人员要具有较高的理论水平和较强的业务素质与应变能力。随着改革开放向纵深发展，办公室系统要在新形势下完成自己的工作使命，有所作为，还要开拓新的思路，采用新的方法，在办文、办会和办事上，在综合、协调、运转上发挥更大的功能和作用。为此，办公室干部平时要注意系统学习和掌握现代管理科学理论并指导实践，主动深入实际，调研分析，当政策的“灵通人士”和情况的“百事通”，只有这样，才能增强做好协调工作的素质和本领。

办公室是一个有机的整体，往往一项具体工作有时要落实到多位工作人员的身上，经过通力合作才能完成。因此要通过经常性的思想政治教育，增强力、公室人员的党性观念、全局观念和群众观念，做到个人利益服从整体利益，局部利益服从全局利益，眼前利益服从长远利益。要注意调动力、办公室每位同志的积极性和创造性，充分发挥办公室人员的智慧和特长，并进行科学组合，合理分工，分兵把口，使办公室内部的知识结构可以互补，能力可

以互补，大家职责分明、任务明确，重大事项集体合作、统一行动，保证目标的实现。此外要拓宽民主渠道，努力营造一种多想问题、勤动脑筋、积极向上的良好氛围，建立人人争先创优的激励机制，从而增强办公室的凝聚力，增强办公室人员的责任感和集体荣誉感。

六、做好办公室行政管理工作的关键

发挥好办公室的整体功能，关键要提高办公室人员的整体素质，培养良好的工作作风｡在行政管理岗位上必须做到忠于职守、善于思考、勇于创新、乐于奉献｡

第一，要增强服务意识、敢于面对矛盾和问题。在繁杂的事务中保持头脑清醒，对工作认真负责，甘于吃苦，乐于奉献，讲究原则性、规范性。要保持严谨细致、一丝不苟的作风，严格用各种纪律和规章制度要求自己。无论是大事、小事，都要时刻坚持认真细致的原则，做到不漏办、不误办、不错办。

第二，要努力提高能力，主动适应办公室工作的新要求。办公室工作面广，综合性强，行政管理人员不仅要正确高效地处理好日常事务，还要当好领导的参谋、助手。要始终保持良好的工作心态，在被动服务中寻找主动，探索做好行政事务工作的新路子，要注重对新知识、新问题的学习研究，在规范服务、搞好事务上要主动去想、主动去做。

第三，要强化团队观念，注重与同事建立良好的合作关系。办公室工作虽然各有分工，各有职责，工作中有些是能依靠个人力量完成的，但更多的要依靠群体的力量合作完成。因此，要保证办公室的整体合力，必须建立起同事间良好的工作关系，最大限度地发挥潜在能力。办公室工作“事无巨细皆大事”，工作分工不分家，要取别人之长补自己之短，多与其他同事沟通，在完成自己本职工作的同时，做好与其他同志的协调衔接，集思广益，共同进步，提高工作质量和效率。

七、结语

从某种意义上说，办公室是个无权部门，充其量是个参谋、辅助部门，要真正发挥办公室的协调作用，还有赖于领导的支持和充分的授权，而且领导重视和支持的程度也直接关系到办公室协调成效的大小。

总而言之，作为一个沟通上下、联系各方的综合管理机构，办公室要善于统筹兼顾，紧紧围绕工作中心，深入做好协调工作，使领导之间、部门之间、人员之间思想一致、行动统一，从而最大限度地调动单位和个人的积极性，在相互配合、减少内耗的情况下发挥整体的最优效能。

第二篇：行政管理之我见

行政管理之我见

文/行政主管 廖辉彪

企业行政人事管理，是指企业为了建立和维护企业管理运作秩序，通过运用企业规章管理制度，对企业整体运作及发展进行的监督管理。

行政人事管理工作可以说是千头万绪、纷繁复杂。作为企业行政管理者每天都要面临着大量的、琐碎的、不起眼的事物，作为企业的“监督员”、“调研员”、上传下达的“宣传员”、提供资料情报的“信息员”、提供后勤保障的“服务员”，这就需要行政人事管理者具备良好的综合素质。

思想素质

具有良好的个人品德，荣誉感和奉献精神强，事业心强，有较高的自我成功期待，思辨能力强。企业行政人事管理工作大都是重复性、繁琐性的工作，只有具备良好的个人品德，较高的自我成功期待和奉献精神，才能安心于本职工作，把每一细小的工作做好，才能提高整个企业行政人事管理的质量和水平，从而提高整个企业的综合水平和素质。

心理素质

简单说即是意志坚定，灵活应变，条理性好，乐观进取。企业行政人事管理结构，可能因为企业状况的变化，要相应的改变行政人事管理人员的工作范围，而且企业行政人事管理工作也常遇到一些突变的情况。所以，只有具备良好的应变能力才能较好的控制企业的行政人事管理工作。再者行政人事管理工作都是日常性工作，企业领导不可能每天都会安排布置需要从事的工作，这就要求行政人事管理人员要发挥各自的主动性，积极承担相应的工作任务。

身体素质

身体健康，精力充沛。行政人事管理人员要分忧于领导和服务于群众，工作量有时会超负荷，这时就要求工作人员要有好的身体，具有充足的时间和精力服务领导，服务群众。

众所周知，企业的目标最终将通过其最有价值的资源－－它的员工来实现。而企业文化是凝聚团队智慧、促进企业稳定发展的一种最有效的方式，也是引领企业价值观念、团队意识、工作作风、行为规范和思维方式的总和。文化是我们习以为常的东西，法律能强制人达到最低标准，文化则引导人达到最高标准，一个人有义务不侵害别人，但没有义务为他人谋福利，但文化或道德则引导人去为他人谋福利。

所以，作为行政人事管理者，应根据企业的实际情况来制定或规范适合本企业的企业

文化，并随时观察企业文化给企业带来的异常。当企业文化合理时，行政人事管理制度政策应起到支持作用；当企业文化不合理时，行政人事管理制度政策应促使其改进。

总之，行政人事管理工作涉及面广，综合性强，行政人事管理人员要有较宽的知识面和较高的理论水平，必须把学习作为一项重要任务，做到理论结合实际，在实践中增长才干，同时发扬务实求实，注重实效的作风。

打造百年耀华，共创盛世辉煌，是我们每个耀华人的一份责任和义务。从事行政人事管理工作已经有好几年了，早已经习惯了作为行政人事管理者的工作性质及规律，非常荣幸能成为耀华的一员，希望能在耀华贡献自己一份微薄的力量。

第三篇：加强银行行政管理之我见

加强银行行政管理之我见

由于时代的高速发展，商业银行很容易成为犯罪分子作案目标，其经营标的物是货币，具有高负债、高风险的特点。从近几年银行发生的案件看，有许多是由于行政管理不到位造成的。因此，商业银行要想平稳地开展各项业务，实现既定的发展战略目标，必须加强行政管理。

一、当前银行行政管理现状和存在的问题

1、对行政管理与业务发展认识不足，存在重业务发展、轻行政管理的现象。由于行政管理是一个监督的过程，所以当业务平稳发展的时期，人们往往忽视了它的存在，淡漠了对它的重要性的认识，对行政管理说起来重要，做起来次要，忙起来不要的现象比较普遍。工作中，在业务与行政管理的岗位取舍时往往牺牲行政管理岗位；在业务人员与内控人员都紧张时，时常压缩行政管理人员；在业绩考核时，也主要以业务指标完成情况作为评价标准，甚至出现业务一好遮百丑的现象。长此以往，既削弱了行政管理队伍的力量，也影响了行政管理人员的积极性，还给业务经营带来影响。

2、行政管理制度的建设与业务发展不相适应，面对层出不穷的金融新业务、新知识、新技术，行政管理制度明显地存在滞后现象。创新是发展的源泉和动力，不创新业务就没有出路，就只能在激烈的市场竞争中被淘汰。毫无疑问，银行要发展，就必须不断地创新业务。但创新业务必须与管理并举，从防范风险的角度来说应该行政管理优先。然而在实际工作中，或出于改革的需要，或出于竞争的需要，往往是改革在先，创新在先，管理在后，制度滞后。这主要表现在两个方面：一是在新业务的开办中，为了强占市场，先办起来再说，而管理制度未能及时跟上，出现一些断层甚至空白点。二是在内部岗位改革上，为了节约人力物力，方便服务，也有改革在先制度滞后问题。

3、行政管理规章制度与业务操作不相匹配，业务人员制度观念淡薄，对执行行政管理制度的重要性认识不足，造成差错事故时有发生。一方面表现在上级行业务管理部门对于现行规章制度和管理办法缺乏系统梳理，有的已明显不能适应当前银行业务发展和业务处理的要求，管理制度出现缺失、执行不统一、控制过度及控制不力等问题。另一方面，前台一线业务操作人员感情代替规章、疏于内控、违章操作、违反程序办理业务，形成事故隐患。

4、行政管理检查部门较多，缺乏协调。目前，对基层行的内部监控管理既有业务职能管理部门，又有监察的内控部门，还有上级行的稽核中心，此外还有人行等外审部门。各个检查部门依据不同的业务规章，带着不同的检查目的进行检查，检查重点不尽相同。在检查中，又常常相互采信、互为依据，使得有的业务检查多遍，有的业务没有检查一遍，导致监控效率降低。另外，有些检查结论相互矛盾，也使得基层行无所适从。

二、加强银行行政管理，创建和完善行政管理体系

1、提高行政管理认识。应始终坚持以业务为中心，以行政管理为保证，一手抓业务开拓，一手抓行政管理监督。要提高思想认识，把创建和完善行政管理制度当做大事来抓，逐步建立一套比较完善的创建和完善机制，建立第一责任人制度，实行“谁主管，谁负责，一把手总负责”的工作要求。

2、系统化、规范化和科学化管理制度，健全行政管理机制，进一步整章建制。一是要合理确定岗位，基层银行要根据自身业务开展情况，严格岗位分工，因事设岗，因岗定人，对于一些不相容的岗位，必须实行岗位分离，以达到相互制约，预防风险的目的。上级行也可以在调查研究的基础上，根据不同业务特点，业务规模大小，提出多种不同岗位设置方案供基层参考，加强岗位设置的指导。二是要明晰职责，要明确各岗位或员工在业务操作中的责权划分以及应承担的责任，使每一项业务环节都纳入控制过程。三是要建立规章制度，坚持实行制度在先、学习紧随其后、业务最后开办的模式，根据“授权有限、相互牵制”的原则，按照全面、具体、精炼、有针对性、便于操作的要求，不断完善制度。要按照业务的项目建立健全制度与操作规程，避免不同管理部门在同一业务不同环节上制度与操作规范的脱节或者矛盾。四是要建立管理流程，建立以市场为导向的新业务流程和管理流程，突出行政管理的中心环节和重点部位，以推动基层行经营管理的明晰化、规范化和科学化。

3、实行行政管理制约制度，杜绝任何个人包办业务处理的全部环节，达到有效控制。在会计结算业务和出纳业务中，实行证、章、压（押）三分管，电子联行业务必须经办、复核、授权三分开，相互监督，确保银行资金安全。信贷业务要坚持审贷分离，不折不扣地执行信贷经营、审批和监管三分离的制度，明确各环节的责任，推行信贷第一责任人、经营主责任人、审批主责任人制度。信用卡、营业网点、会计账务等岗位要建立全方位的双人复核制度，资金计划、人事行政等岗位也要按照内部牵制、授权有限的要求，建立相互制约的工作流程。

4、加强行政管理的督查机制。业务管理部门与内控检查部门应转变监督观念，变被动为主动，强化过程的监督，不仅需要检查各项业务的操作是否合规，更重要的是防患于未然，将稽核的关口前移，从查弊到防范的转移，对业务中有倾向性的问题及时作出分析、判断，并提出切实可行的整改措施和建议。要充分利用现有各种业务的信息资料，开展非现场业务监控，通过不同业务系统、业务数据的比较分析发现差错或问题，提高行政管理管理的时效与质量。要积极开展现场检查，重点检查是否按程序操作，特别要注意测试程序控制的合规性与有效性，防范业务程序流于形式、实质失效。此外，行政管理部门要与业务职能部门密切配合、加强沟通和协调，使行政管理管理更全面更、深入。

5、应用信息技术，提高行政管理的科技含量。客观地说，人控物控只能解决不想违和不敢违问题，但解决不了个别人想违而不能违问题。要真正解决不能违问题则需要程序控制。科学技术的迅速发展，特别是信息动技术在银行业务中应用的不断深入，为我们进行行政管理提供了新的武器。通过软件开发，将行政管理的一些规定编入程序，由软件程序进行管理，可以解决人控物控控不了的问题，使得个别员工无意或有意的错误都将被电脑程序发现而难以通过。例如，柜员密码的定期更换，柜员权限控制，重要业务换人复核和授权等等。此外，对重要岗位实施电视监控和录像也在一定程度上提高了内控的管理能力，对提高员工自觉执行制度将起到积极作用。

6、落实责任制的处罚机制。加强内部管理，重在全面落实各项规章制度，督促全体员工按程序办事。只有制定适当的处罚标准，建立严格的处罚机制，对违反规章的任何人都及时亮起红灯、按章处罚，对屡查屡犯的从重处罚，必要时给予通报批评，才能从根本上解决长期以来重检查、轻整改的弊端，才会有警示作用。

7、科学人性化管理，实施以德治行，提高全员行政管理的自觉意识。不可否认，目前我国银行由于管理仍带明显的行政色彩，“人治”的成份多，“法治”的成份少，行政管理严重不足，致使道德风险日益突出。与此同时，银行经营战略正在调整，人事制度和分配制度的各项改革也在不断深入。因此，新的形势对行政管理工作提出了更高的要求，我们在强调按制度办事的时候，必须切实加强员工思想道德教育，提高员工职业道德水准，通过长期不间断的合规经营理念的渗透和企业文化的培育，强化员工合规经营、合规操作的经营观念，提高每位员工执行管理制度的意识和自觉性，才能真正促使银行业务朝着健康的方向发展。

第四篇：办公行政管理

第九章行政管理

1． 办公设备的保养与维修

1．1．1 公司行政部定期为各部门联网电脑做杀毒软件升级；

1．1．2 公司各部门计算机的使用、清洁和保养工作，由各部门指定专人负责，要求各部门采取必要的措施，确保本部门的计算机始终处于清洁、良好的运行状态。

1．1．3 公司原则上要求出专业维修人员外，员工不得随意拆卸本部门的计算机及其他相关设备。对关键的计算机设备应配备必要的断电继电保护措施。

1．1．4 公司各部门办公设备出现问题，应及时通知行政部，由行政部统一联系专业维修公司进行修理。

1．1．5 公司局域网的服务器，任何部门和个人均不得自行打开更改，必须由公司行政部联系专业公司进行维修维护。

2． 档案的管理

2．1档案管理要求

2．1．1公司设立资料室，由专业资料员负责进行资料日常管理、归档、借阅等工作。

2．1．2资料员应定期深入部门，收集档案资料，使档案不散失在部门和个人手中。公司各部门（财务部除外）工作中、工作后形成或办理的档案资料，应及时送交资料室归档保存。所送资料应附带报送电子文件，以便资料室建立电子文件档案。

2．1．2外部审批后形成的文件档案资料，资料员应扫描进电脑。

2．1．3移交部门移交人办理交接手续，填写“档案移交单”，并详细注明移交部门、移交人、接收部门、接收人、接收时间、接收内容、接收件数等。

2．1．4所有资料在电脑中与资料柜中同样分类保存，使用统一编号，以方便各科室在局域网上查询。

2．1．5需要使用资料复印件，统一由资料员复印并办理领取手续。

第五篇：做好办公室主任之我见

办公室处于承上启下的地位，是联结领导和基层的桥梁，协调各部门的纽带，保持单位工作正常运转的中枢，责任重大。本文试就基层单位办公室主任职能、素质与修养问题，谈一点粗浅的看法。

一、办公室主任的基本职能

办公室主任的主要职能就是服务，为领导的科学决策和决策的正确执行服务。具体讲，其基本职能大体有四项，即参谋职能、承办职能、管理职能和协调职能。

1、参谋职能。办公室主任的参谋职能大多围绕领导决策进行的。主要表现在：第一，在决策形成过程中，在帮助领导全面了解基层情况、确定工作方向和重点、范围上发挥参谋作用。第二，在决策实施过程中，在帮助领导及时了解工作进展情况、强化控制上发挥参谋作用。第三，在决策实施过程结束后，在帮助领导正确总结经验、进行新的决策活动上发挥参谋作用。

2、承办职能。办公室主任的承办职能大致来自三个方面。一是来自上级部门的。主要是指上级部门交付的事项，如工作调研、信息反馈、工作总结等，需要认真对待，按期完成。二是来自本单位领导的。办公室主任要带领工作人员不折不扣地去落实。三是来自单位内各科室的。总之，办公室主任对所负责的事项要高度负责，一丝不苟，一办到底，落到实处。

3、管理职能。管理职能主要是针对办公室内部而言，拿我们基层站来说，集中体现在以下三个方面。一是文书管理。尽管站内文件并不太多，但围绕着公文的处理进行的撰稿、校对、印制、收发登记、立卷、归档等环节是必不可少的。办公室主任负责对文书工作统一领导，统一组织安排，负责督促、检查，把好质量关。二是事务管理。办公室作为站内事务性办事机构，办公室主任作为这个机构的负责人，应该说是事无巨细，都要认真操办。如会议安排、领导用车、对外接待、办公用品以及为站内职工提供生活服务的有关事项。

4、协调职能。办公室主任履行协调职能，主要是抓好纵向协调、横向协调。所谓纵向协调，即指上下级之间关系协调，上令下行，下情上晓，上下紧密配合、步调一致。所谓横向协调，指与票证、监控、财务等各科室的协调工作。

二、办公室主任应具备的素质与修养

大致包括政治素质、品德素质、心理素质、知识素质四个方面。

政治素质是办公室主任的首要素质。就是政治上绝对可靠，具有坚定的共产主义理想信念，忠实实践“三个代表”重要思想。

在品德素质上要求做到光明磊落，忠诚老实；服从组织，顾全大局；关心他人，助人为乐；公道正派，谦虚谨慎；严以律己，廉洁奉公。

心理素质主要包括稳定的情绪、良好的性格、广泛的兴趣和坚强的意志。要求做到：急而不躁，怒而不形，喜而不亢；随和而不盲从，自信而不固执，忍让而不献媚，直率而不粗暴，多思而不多疑，谨慎而不圆滑。同时，还要从本职工作出发，不以个人爱好为取舍，培养广泛的兴趣，以适应工作需要。此外，在工作中不仅要有雷厉风行的作风，还要有善始善终的毅力；不仅在取得成绩的时候保持清醒的头脑，也要为顾全大局而忍辱负重。

知识素质主要包括三方面。一是深厚的理论功底。要求熟知马列主义、毛泽东思想和邓小平理论的基本理论和基本知识，掌握其思想体系，特别是“三个代表”重要思想的基本内涵。二是专业知识。不仅要具有人事办公室工作的基本知识，还要熟知交通管理的各项法律法规等专业知识，努力成为一个“多面手”。三是广博的基础知识，如历史知识、自然科学知识等辅助知识，力争使自己成为一个知识渊博的人。

办公室主任除了需要具备以上四种素质和不断加强自身修养外，在工作中还要树立三种意识。

一是树立敬业意识。敬业意识，也就是人们平常所说的干一行、爱一行、专一行，这是做好工作的前提。首先是要爱这一行，喜欢这

一行，要有浓厚的兴趣，带着感情去做这项工作。办公室主任的工作，既辛苦又枯燥，没有一定的爱心，没有浓厚的兴趣，没有诚挚的感情，是做不好的。要怀着强烈的事业心和高度的责任感，全身心投入进去，努力把工作干好。其次要钻这一行，专这一行。没有一定的专业知识，尽管有良好的愿望，工作也是干不好的。例如，交通管理的各项法规，公文写作的各项知识，后

勤设施的使用保养知识，这些都是一个办公室主任应该了解、熟悉和掌握的。而要做到这一点，就必须认真学习，刻苦钻研，不断提高工作能力。

二是要树立公仆意识。当好“公仆”要做到“三心”、“四勤”。“三心”是热心、诚心、耐心，“四勤”是脑勤、嘴勤、手勤、腿勤。

热心，就是要有一付热心肠，满腔热情地服务，自觉自愿地服务，尽心尽力地服务。当办公室主任，不是为了应付差事，不能敷衍了事，得过且过，当一天和尚撞一天钟，而是要认真负责、积极努力、克己奉公、埋头苦干，以浓厚的兴趣、高度的热情、负责的精神，去干好每一项工作。诚心，就是要有一颗真诚的心，真心实意、实实在在地干事情，不弄虚作假，不懈怠，不自满。耐心，就是不怕麻烦，不辞辛苦。办公室工作单调而琐碎，要对全站职工服务，难免有众口难调的现象，所以当好办公室主任要有较高的涵养，要有毅力，有韧性，有忍辱负重的精神。接受任务、听取意见、汇报情况、开展工作，都必须有耐心，不可急躁冒进，不可粗枝大叶，更不可三天打鱼两天晒网。脑勤，就是要勤于动脑，善于思考。如何使我们的工作适应形势发展，体现时代特征，更有针对性和实效性；怎样才能为领导、为职工服好务，这些问题都是我们应该经常思考的。嘴勤，就是要多请示汇报，及时得到领导的指示、支持和帮助。手勤，就是要勤于动手动笔写文章，这是办公室主任的一项基本功。工作总结、情况汇报、调研文章、领导讲话、典型经验等等，都要勤于动手撰写，不能懒惰。腿勤，就是要迈开双腿，不辞辛苦在上跑下跑。上跑就是往领导那里跑，及时请示工作、汇报情况、征求意见；下跑就是深入职工中搞好调查研究，了解情况、发现典型、总结经验，掌握第一手材料；左跑右跑就是和兄弟单位勤联系、多沟通，学习优秀经验，取长补短，不断改进自身工作。

三是要树立奉献意识。当好一名办公室主任不是一件容易的事情。上传下达、联络协调、调查研究、撰写文稿、谋划工作、制订计划、总结经验、请示汇报、后勤服务，工作平凡而枯燥。为赶写一篇文稿往往要加班熬夜甚至通宵达旦，为了组织好一次会议或开展好一项活动不知要说多少话、跑多少腿。所以，我们必须树立无私奉献的意识，不计名利，不讲报酬，任劳任怨，甘于奉献，在办公室主任这个平凡的岗位上做出不平凡的成绩。