行政助理职位分析报告

第一篇：行政助理职位分析报告

行政助理职位分析报告

作为一个大三学生，不久后也要面临着找工作的问题。而大学生如何在众多工作岗位中找到适合自己的岗位，也是一个困扰着大学生的一个难题。找到合适的岗位，也许就可以施展自己的抱负，青云直上。而找不到合适岗位的话，也许只能平平淡淡地过完自己的工作黄金期。所以，我们找到一个适合自己的工作岗位是非常重要和必要的。我们找工作前，首先要了解自己准备要从事什么行业，想找什么职位，以及对该职位的了解。而我比较感兴趣的职位就是行政助理，也极为关注与之相关的一些招聘知识。我从众多有关行政助理职位的招聘信息中选出了10家公司作为我的应聘对象，并做了相关分析与准备。我对这十家公司招聘信息做了相关岗位分析。通过分析，我发现关于行政助理一职，其岗位要求主要有以下三个方面：

第一，具有管理或金融类等相关专业，有工作经验者优先。

行政助理就像是兢兢业业的管家，可以将企业这个大家庭中杂乱无章的事务管理得井然有序，在各种行政事务方面帮助和服务于公司员工，通过安排主管日程、填写计划列表、处理信息需求、制作数据报告、安排会谈会议、接待客户来访、维护记录管理，完成文件归档等各项工作，从多方面综合性地完成高质量的行政管理工作。

相对于其它专业而言，管理或金融类等相关专业的人具有更专业的管理水平，也更容易适应行政助理一职，而且能做得更好。为此，公司在招聘行政助理职位时，一般都会在职位要求一栏标注只招行政管理或金融类等相关专业。在招聘时，应届毕业生与其它有工作经验者相比，有着不少的劣势。公司一般都会采取录用有工作经验者优先原则（当然校园招聘除外了），因为有工作经验者从事过相关工作岗位，工作经验丰富。为此，作为应届毕业生，我们需要做更充足的准备，以便让自己在应聘时有更大的胜算。

第二，熟悉WORD、EXCEL等办公软件的操作，以及熟悉各类档案的管理及归档。

行政助理犹如企业的大管家，帮助经理把事务管理得井然有序，在整个管理流程中发挥很大的作用，也是企业正常运作必不可少的动力机器。而杂乱无章的事务管理，往往需要行政助理必须能够熟练地准备统计报表、书面报告以及做管理方面的演说。要求熟练掌握个人电脑技术、MS Word、Excel和PowerPoint，以及创建多种专业文件的经验。而分析性思维也往往必不可少的，因为他们经常需要对自己的工作进行轻重缓急的判断，并且要对公司的发展和表现进行逐步地监控。此外，行政助理们需要有非常好的组织能力，传播公司的正面形象并很好地反映在组织工作中，熟悉如何进行控制。

作为应届毕业生，我们在大学里都基本初步掌握WORD、EXCEL等办公软件的操作，但是企业需要的是专业素质人才。为此我们需要加强我们在这方面的熟悉掌握。此外我们也要熟悉各类档案的管理以及归档。第三，职业形象良好，富有亲和力和服务意识，具有团队精神，善于沟通，工作细心,责任心强。

一个人职业形象的好坏，在很大程度上也影响着招聘方。公司需要的精英，是要为公司

创造价值的人，而不是招那些行事拖拉、懒懒散散的寄生虫。为此我们应聘前要适当地包装一下自己，给招聘方一个良好的第一印象。这也是我们面试成功的一个重要因素。

具有亲和力和服务意识，是许多公司招聘员工的一个重要考察方面。一个具有亲和力和服务意识的人，能更快地融入公司这个大集体，也能为公司创造更大的利益。行政助理，因为工作上的需要，经常需要和公司员工打交道。如果缺少亲和力和服务意识的话，那么就会给公司员工一种距离感，而让自己的工作的顺利进行受到阻碍，为此公司也会陷入一种困境。众所周知，团结精神是集体性工作中必不可少的。在一个团队里，如何你独断独行的话，势必会影响团队的工作进度。而行政助理团队也不例外。因为行政助理的工作要求，那杂乱无章的事务管理，需要团队共同协作才能完成。稍微的不协调，都会影响工作的顺利进行。此外，行政助理一职，也需要职员善于沟通，工作细心，责任心强。善于沟通，才能和上下级友好相处，为工作提供不少便利。而工作细心、责任心强，是行政助理人员必不可少的硬性要求。如果工作粗心大意、没有责任心，在公司混日子的话，势必会给公司造成巨大损失，是公司决不允许的。所以公司招聘时，会多加留意这方面。

以上三个方面基本是每个公司招聘行政助理职员时的基本要求。当然还有其他方面也是需要应聘者注意的，比如身高、年龄等条件也是公司招聘时的重要考察方面。因为每个公司都有自己招人的一套方法，以求招聘到自己公司所需的人才。

行政助理的岗位要求我们大体了解后，还需要知道行政助理职位的具体工作。我们只有知道需要做什么，才能知道怎么做，才能顺利完成工作。不同企业行政助理职位的具体内容不同。但大体上一般都包括：

1、协助集团行政会议的组织、筹备，行政决议事项的落实督办；

2、行政规章制度的起草与报批；

3、协助办理公司安全保卫、办公设备和用品的采购与管理及后勤保障等工作；

4、负责总部固定资产、低值易耗品的购置、发放和管理；

5、协助办理办公室装修，办公现场、会议室管理及办公设备、办公用品的购置调配；

6、负责汇总上报除财务、人力资源、党务工作之外的其他需提供的材料；

7、领导交办的其他工作。

以下是我收集有关行政助理岗位企业的简短招聘信息，其工资水平大都在2000—4500元/月。在此我列举了泛华金融服务集团、加拿大亨瑞国际咨询集团、上海人惠商务咨询有限公司、杰达贸易（中国）有限公司、深圳市海雅商业股份有限公司五个有代表性的企业。

（1）泛华金融服务集团（广州）

岗位职责：

1、协助跟进、负责、管理各分公司设立、变更、注销、年检等相关事宜；

2、协助草拟设立、变更、注销等相关文件；

3、协助更新各分公司的相关信息，梳理股权结构；

4、集团 OA审批的处理；

5、领导交代的其他事宜。

任职要求：

1、男女不限，行政管理或法学专业本科毕业，1年以上行政工作经验，具有企业证照办理工作经验者优先；

2、熟悉公司设立等相关法律法规；

3、了解公司设立、变更、注销等相关程序；

4、熟悉各类档案的管理及归档；

5、熟悉WORD、EXCEL等办公软件的操作，具有一定的文字处理能力；

6、职业形象良好，富有亲和力和服务意识，善于沟通，工作细心；

7、薪资：2000-3500元/月。

备注：欢迎优秀大学应届毕业生应聘。

（2）加拿大亨瑞国际咨询集团（宁波）职位描述

1、负责办事处行政类工作；

2、接听电话，接待来访客户。

任职要求：

1、统招本科以上学历，管理、金融类等相关专业，有工作经验者优先；

2、英语四级以上水平，熟练使用电脑操作；

3、良好的分析能力、语言和文字写作能力，较强的统筹协调能力；

4、责任心强、沟通协调能力较强，有亲和力，能承受一定的工作压力；

5、薪资：3000-4000元/月。

公司地址：宁波市江东区彩虹北路48号波特曼大厦2603室

（3）上海人惠商务咨询有限公司 岗位职责：

1、公司前台接待工作；

2、文件管理；

3、电话转接；

4、日常各类制度监管；

5、办公用品及办公设备管理；

6、人事事务：

1）负责面试预约、面试接待，面试情况汇总；

2）负责搜集新员工入职材料及做背景调查；

3）负责更新员工登记表。

任职要求：

1、有文秘、行政管理、人力资源等相关工作者优先；

2、能熟练操作办公软件和办公设备，懂商务礼仪；

3、薪资：2000-4000元/月。

（4）杰达贸易（中国）有限公司（上海）

职位描述:

1、负责公司行政总务工作；执行行政相关管理制度；协助部门经理处理日常事务。

2、安排、计划公司各种工作会议、文娱活动，并做好必要的记录；做好会前准备、会议记录和会后内容整理工作。

3、策划组织公司各种活动，做好公司的宣传工作； 协助部门经理做好公司各部门之间的协调工作。

4、监督并统计员工的考勤；负责公司其他日常行政事务；完成部门经理交代的其他工作。职位要求：

1、大专以上学历行政管理、文秘等相关专业；

2、具有较强的计划、协调能力和语言表达能力；

3、较强的时间管理能力，具备解决突发事件的能力；

4、工作责任心强，能承受较大工作压力，具有团队合作精神；

5、熟练使用办公软件、设备；

6、薪资：3000-4500元/月。

（5）深圳市海雅商业股份有限公司 任职资格：

1、基本要求：21-25岁，五官端正，身体健康；

2、教育背景：大学专科学历以上，行政管理类专业或相关专业；

3、工作经验：一年同职务工作经验，有较强的内外协调能力，优秀的沟通能力，优秀应届毕业生亦可；

4、个人素质：有良好的职业道德，团队精神和可塑性，工作效率高，敬业务实；

5、简历资料须附相片；

6、工作地点：南山

工作职责：

1、负责项目合同呈报、审核，督办合同签订事宜；

2、协助上级处理相关项目进度事项；

3、配合其他部门进行相关工作；

4、负责办公区域文件的整理、归档；

5、薪资：2000-3500元/月。

第二篇：行政助理 职位描述

行政助理 职位描述

1、会议、活动组织：负责公司企业文化建设，包括公司内、外部各类公关、宣传、演示、文体等活动的组织、宣传、安排工作；负责公司各类会议的组织、安排、服务工作。

2、物品管理：负责公司办公用品、低值易耗品、办公设备的采购、登记、核查管理工作；制定办公用品计划，报主任审批；做好每月的分发、调配、保管工作，建全登记制度，做到帐物相符。

3、环境卫生：负责公司及现场指挥部办公秩序和环境卫生的监督管理工作。

4、安全保卫：负责公司的安全保卫工作。制定安全防火制度，负责公司防火、防盗等安全保卫工作；安排节假日保洁、保安的值班。

1、起草和修改报告、文稿等；

2、及时准确的更新员工通讯录；管理公司网络、邮箱；

3、负责日常办公用品采购、发放、登记管理，办公室设备管理；

4、订阅报刊杂志，收发日常报刊杂志及交换邮件等。

任职资格：

1、文秘、行政管理等相关专业大专以上学历；

2、一年以上相关工作经验；

3、熟悉办公室行政管理知识及工作流程，熟悉公文写作格式，具备基本商务信函写作能力，熟练运用OFFICE等办公软件；

4、工作仔细认真、责任心强、为人正直，具备较强的书面和口头表达能力；

5、形象好，气质佳，年龄在30岁左右，男性。

4、乐观自信、诚实敬业、待人热情真诚、有爱心和责任感、做事细心。

5、勤奋踏实、善于学习、良好的理解、表达、沟通及管理能力。

6、熟练运用计算机和办公自动化软件

1.协助经理完成日常行政工作.处理公司内务。

2.传达通知，招聘相关，分发文件等相关业务事宜。

3.方案计划制定，协同完成团队目标等。

职位要求：岗位职责

1、负责公司前台接待及电话接转；

2、收发传真，复印文档，收发信件、报刊、文件等；

3、及时更新和管理员工通讯地址和电话号码等联系信息；

4、受理会议室预约，协调会议时间，下发会议通知，布置会议室；

5、办理新员工工卡，负责员工...职位要求：岗位职责行政，人事和接待工作，办公室。每周工作5天，每天8小时。年假和所有假期。待遇优。岗位要求有行政工作经验，熟练电脑文档处理，有财务背景,英文好优先。...职位要求：

1、负责公司人事考勤、绩效考查及各方面档案资料的管理；

2、负责办理员工入职合同、离任、提升、调职、赏罚功程中的各种手续；

3、负责公司办公设备置办、登记、维护管理；

4、协帮公司对员工入行各类规章制度的培训以及各类专业性学问培训的部署；...职位要求：岗位职责：

1、起草公司工作总结、公文、工作报告及领导讲话稿；

2、起草公司股东会和董事会的会议材料；

3、联系和接洽政府部门及相关单位的有关事务；

4、完成领导交办的其他工作。

职位要求：职位要求：

1、行政管理、文秘等相关专业背景，文化程度本科及以上。

2、熟练运用office等各种办公软件。

3、有较强的团队沟通协作能力，工作认真细致、责任感强。

4、该职位为全职工作，有相关工作经验者优先考虑。

5、协助完成部门主任交代...职位要求：岗位职责

1、接转电话，收发传真及信件，接待来访客人；

2、文档资料整理存放，报刊管理，通知发放；

3、协助完成办公资产、办公用品与杂物的采购、维护和管理，统计行政费用的使用情况；

4、统计员工考勤，按月上报相关部门；

5、起草、传达行政...

第三篇：行政助理职位职能

职位职能:行政专员/助理

职位描述:

岗位职责：

1、会务安排。组织筹备部门会议，准备会议材料，会议内容记录及材料发放等；

2、文件整理、送签传递工作。为总监组织、催收、准备各种周期性报告，演讲演示稿、投入产出类分析报告、报刊杂志等、市场数据、行业信息。收集整理需报总监审签的报告、申请、发票等，统一送签、转发；

3、文书工作。为总监提供所需的文章资料进行草拟、打印、复印、报送传递等；

4、翻译工作。为部门总监提供日常书面及口头翻译工作，保证与外方的顺畅沟通和项目准确顺利的进行；

5、部门内协调。协调总监完成部门内沟通工作，准确传达相关事务；

6、部门行政服务。协助管理部门内日常行政事务，为部门成员提供及时有效的行政服务，包括为部门人员提供出差票务、住宿预订，办公用品领用等工作；

7、部门活动。根据总监安排协助其组织部门内不定期的员工活动，如年会参与、重要客户接待等，为部门提供良好的后勤保障；

8、私人事务。作为总监的私人助理，帮助处理总监的报销、电话邮件接收、行程安排以及私人事件处理等工作。

任职资格：

1、本科及以上学历，英语、行政管理或相关专业优先；

2、3年以上行政管理工作经验。受过管理学、公共关系、文书写作、档案管理、财务会计等基本知识等方面的培训；

3、熟练使用办公软件及自动化设备，尤其是Office ppt和 Excel；

4、流利的英语口语和写作能力，具有专业证书者优先；

5、态度积极主动，具有服务和团队意识；

6、工作有条理，谨慎细心，责任心强，具有较强的时间管理能力；

7、优秀的组织沟通能力，具备解决突发事件能力。

第四篇：行政助理兼前台职位描述

行政助理兼前台职位描述

岗位职责：

1、负责公司来客的接待工作（访客的控制、接听电话等）；

2、负责公司办公用品和设备的管理、使用及维护，对各部门提供相关支持；

3、负责公司订水和出差订票、订房工作，为员工出差提供协助；

4、负责公司传真、信件的收发及文件的打印、复印、保管相关行政档案的工作；

5、负责会议室使用的管理及公司办公秩序环境的维护；

6、负责公司名片的制作和公司外事活动的辅助组织协调工作；

7、负责公司钥匙的发放登记工作及库房的管理工作；

8、负责公司日常考勤工作及协助相关的人力资源实务工作；

9、负责公司行政费用的统计、申报、结算工作；

10、完成上级交办的其他工作。

任职资格：

1、年龄20-28岁，身高1米62以上，女性；

2、专科以上学历，行政管理等相关专业，2年以上行政工作经验；

3、熟练操作各类办公软件及办公设备，打字速度快；

4、具备良好的文字写作和语言表达能力，普通话标准，有一定英语基础；

5、具备良好的事务处理能力及服务精神；

6、责任心强，有较强的团队合作精神与应变处理能力；

7、性格稳重，热爱本职工作，外型端庄大方，谈吐条理清晰；

8、一年以上前台文秘工作经验

第五篇：行政助理职位笔试题

某公司行政∕助理职位笔试题

请填写以下各项：

姓名：笔试日期：联络电话：

薪水要求（月薪）：试用期元∕月；转正后元∕月

请回答以下问题：（1-4题：15分∕题）（5-7题：10分∕题）

1、就你所理解的行政∕助理工作应该包括哪些内容？

2、你认为一个合格的行政文员/助理应有哪些特质？

3、你觉得自己在哪些方面适合所应聘的职位，哪些方面不适合？

4、如果让你来主持公司的一次大型会议，你需要做哪些准备工作？

5、就以前的工作经历，说说你最值得骄傲的一件事和最失败的一件事。

6、（情景问题）在你即将休假的前一天晚上，你已安排好休假的行程，整装

待发，就在你上床休息前接到公司的电话，你被请求第二天去处理一件重要的工作，在这种情形下，你会怎样做？

7、为什么选择XX，如果公司录用了你，你将怎样开展工作？

请在下列26项指标中，选出5项你最喜欢的；同时选出5项你最不喜欢的。

1独立处理：独立工作，不需要别人监督。

2沟通能力：能与客户、供应商、同事等进行有效的沟通。

3需要别人的支持与鼓励：需要受到他人的欣赏、鼓励和支持。

4领导他人：能有效的组织并影响到他人。

5重视工作：将工作放到个人利益之前。

6升职机会：担任更大的职责和更高的职位。

7应付重复性的工作：工作的方法固定及程序经常重复变化不大。

8进行多元化的工作：同时进行多项工作。

9取悦：在与陌生人打交道时能很快让别人感觉到愉悦高兴。

10包容性：设身处地为他人着想。

11忍耐性：长期面对不愿意接受的事物时仍能保持常态。

12写作的能力：习惯于将自己的思想通过文字表达出来。

13分析的能力：对数据敏感并能找出其中的规律。

14成就感：面对工作上的不断挑战。

15获取别人的注意和器重：获得处理组织内重要工作项目的机会。

16指导他人：帮助他人学习，提高工作技能。

17奖金制度：接受不稳定的收入观念，收入（如奖金）取决于工作业绩。

18应付复杂的工作：工作程序多，人际接触广泛。

19不断学习：工作上要求不断的学习，增加知识，改进技能。

20创造力：运用个人的创意，以完成工作或解决问题。

21处事细心：需要细心处事，关注细节，以完成工作。

22能接纳不同的观点：能与不同背景和思想的同事合作。

23工作节奏快：能够迅速完成工作。

24成就获得赞赏：因工作成就而获嘉奖。

25鼓励积极参与的领导方式：建立鼓励员工参与和自主管理的工作环境。

26积极参与：积极投入于参与管理决策，以达到自主管理的境界。

我最喜欢的五项：

我最不喜欢的五项：