如何做一名优秀的办公室秘书

第一篇：如何做一名优秀的办公室秘书

如何做一名优秀的办公室秘书

办公室是机关单位的“窗口”和门面，是上情下达、下情上报的枢纽，起着参谋、协调、服务的重要作用。而作为办公室秘书，更应该担负起全心全意为机关服务，一心一意为领导当好参谋助手的重要角色。现结合自己几年来在局办公室的工作实际谈谈如何做一名优秀的办公室秘书。

一、加强自身道德修养，严格要求自己

要想成为一名优秀的办公室秘书首先必须具备做人的优秀品质，“做事先做人”，只有做好了“人”才能做好“事”，尤其是当一名办公室秘书更应该是一名德才兼备的人。

首先，必须具备高尚的职业道德和职业素养。工作生活中既要尊重领导，又要关心群众，团结同志，对领导不阿谀奉承、溜须拍马、极力讨好，对身边的同事和群众要互相关心、互相帮助、谦虚谨慎、礼貌待人。对工作要以身做则，勇于承担，严格遵守各项纪律制度，做到讲党性、讲大局、讲原则、讲程序，服从领导和组织安排，以公正和平的心态“认认真真做人，踏踏实实做事”，努力做一个有道德、有修养的人。

其次为人必须正直诚实，要有敬业精神。作为办公室秘书必须具备一颗正直的心,“正直是道德之本”，在工作和生活中只有做到诚实正直，言而有信，不欺上瞒下，不搬弄是非，不欺骗和损害他人的利益，才会受到领导的爱戴和别人的尊重；对秘书工作要有“干一行、爱一行、专一行”的敬业精神，全身心的投入秘书工作之中，既要认真看待和把握所从事的工作，认真负责，一心一意，又要在实际工作中尽职尽责，始终保持高昂的工作热情，勤勤恳恳，任劳任怨，遇事不推诿、不拖拉,主动积极认真的完成各项工作任务。

再次必须具备强烈的责任感和使命感。积极主动地参与办公室的日常工作中,对于领导安排和交办的各项工作能保质保量的按时完成,确保工作中不出现大的过错和意外，尽量避免对单位和领导的形象造成损失，并且要时刻意识到自己的工作和形象是全局性工作活动中的一部分；

最后必须要对工作认真负责、一丝不苟，对自己严格要求，恪守本分。要严格遵守保密制度和纪律，不该问的不问，不该说的不说，增强保密意识，树立正确的世界观，自觉抵制各种腐朽思想的侵蚀，以实际行动树立好秘书的良好形象。

二、努力提高业务素质，提升工作水平

办公室是一个单位的核心要害部门，其每一项工作都是政治性很强的工作，没有政治上的坚定性和原则性就没有思想和行动上的统一性。

首先，必须加强政治理论的学习，坚持正确的政治方向和政治立场，保持敏锐的政治性；同时强化政治意识，要把政治理论学习贯穿于自己的工作职责之中，学习党的优良传统和作风，学习党的理论文献和成果，学习党解放思想、实事求是和科学发展观的新理念，并落实到实际工作行动上，不断提高自身的政治素养和理论素质。

其次，要自觉加强秘书理论学习和公文写作方法技巧，不断提高秘书综合分析水平和协调能力，以及去粗提粹的公文写作能力，力求工作中办事干练、得心应手，并使起草的文稿出思想、出经验、出精品，让领导和群众满意。由于秘书工作接触的面比较广，平时还要学会广泛收集各类政务信息，积累多学科的专业知识，加强调研和实践，形成学习与工作互动，在学习中工作、在工作中学习的良好习惯，扎扎实实地炼好内功，不断用丰富的理论充实自己、提高自己。

最后，由于办公室是一个综合部门，遇到的事多、繁杂、头绪多，这就要求办公室秘书必须具有较强的协调能力及服务意识，在工作中要善于思考，勤于动脑，遇事要不怕苦、不怕累、不嫌烦，运用科学的方法和技巧耐心细致的解决工作中遇到的困难和问题，并虚心向周围的领导和同事学习工作经验，交流工作心得，不断完善自身素质，提高工作协调能力，提升工 1

作质量和效益，争取使领导和群众满意。

三、全力强化服务意识，勤奋扎实工作

办公室是综合办事机构，其主要职责就是协调服务，作

为办公室秘书，只有全力强化服务意识，提高统筹协调能力，勤奋扎实工作，才能以高的标准、严的要求作出优异的成绩，让领导满意、让群众满意。具体地讲：

一要牢固树立全心全意为人民服务的思想，既坚持原则性，又注意灵活性，并增强服务的主动性，尽力使对上服务和对下服务保持一致，只有把对上服务和对下服务有机结合起来，才能使服务更到位、更有效、更好地促进工作的开展。并且要主动适应当今的各种变化，不断拓宽服务领域，提高服务水平：如在调研工作中要深入实际进行调查研究，在求深、求实、求新和求精上狠下功夫；信息工作中要在及时、准确、全面上下功夫；文件的起草既要准确体现领导意图，又要在联系实际上下功夫；公文的处理要在制度化、规范化上下功夫；机要、保密工作要在严格落实各项措施，确保万无一失上下功夫。

二要努力做到“脑勤、眼勤、腿勤、嘴勤”，勤学善思，注重研究剖析矛盾，解决工作中存在的难点、热点问题，当好领导的参谋助手；多观察工作中的各种现象和问题，以科学发展观的思想创新工作思路，对于领导交办的工作任务和职工群众托办的事情，要不怕苦不怕累，尽全力把工作做实做细、做在前面；对于工作中出现的困难和问题要多向领导和职能部门汇报，多向职工群众传达精神，加强上下沟通，密切左右配合，切实提高办事效率。

三要有创新意识。以创造性的思维方式，全方位、多角度地思考问题，由只满足于一般事务向善于抓大事、谋全局等方面转变；由只注意做好当前工作向善于从实际出发，搞好超前服务转变；由被动完成领导交办的任务向自觉开动脑筋，主动服务方面转变；由只注意做好对内部服务和管理向加强对外单位联络协调方面转变，使办公室工作再上新台阶。

四要乐于奉献，要高标准、严要求、勤奋扎实做好本职工作。服务就意味着奉献，没有奉献就搞不好服务，应正确处理苦与乐、得与失、个人利益和集体利益的关系，顾全大局，确保办公室各项工作顺利开展。

因此，我认为做一名办公室秘书不难，但要做一名优秀的办公室秘书，就要肯付出，会付出，既要付出时间，也要付出全身心的精力。只有严格要求自己，不断加强学习，勤奋扎实工作，才能逐步提高和完善自身的综合素质和工作水平，成为一名优秀的办公室秘书。2

第二篇：怎样才能做一名优秀的秘书

怎样才能做一名优秀的秘书

现代秘书是领导者身边的综合辅助者，是以辅助领导决策、综合协调、沟通信息、办文办会办事等为主要职能活动的参谋、助手，现代各行各业对秘书的综合素质要求越来越高。要做一名合格的秘书很难，做一名优秀的秘书就更难。那么，怎样才能做一名优秀的秘书呢？

一、要做一名优秀的秘书，首先要养成下列良好的性格

（1）细心周到、区别对待、慎重处理。应考虑事情的缓急、轻重，以免干扰到领导及同事的正常工作，甚至给领导和同事造成困扰。

（2）仔细清楚、力求准确。视信息的真实性、完善性为生命，按时间、地点、人物、事件、经过、结果六要素调查了解，构建完善的信息。

（3）说话要讲究层次，抓住主要事实。语言要精炼，客观陈述，不搀杂个人观点，以免影响领导和同事独立思考。

（4）举止沉稳，口齿清晰。无论大事小事、难事易事、急事缓事，都要做到举止沉稳，语调节器平和，口齿清晰。

（5）把握时机，灵活对待。在领导和同事情绪不好的时候，要尽量做到语言平实、平铺直述，以免引起没必要的波动，在参加某位活动场合的时候，也应注意不要涉及到公司秘密的问题，以免给公司造成损失等更严重的事情发生。

二、优秀的秘书应具备的职业道德及具体要求

（1）忠于职守、敬业爱岗、自觉履行各项职责。忠于职守、敬业爱岗、自觉履行各项职责，这是职业道德的一条主要规范，作为企业中的秘书人员，首要的职责就是忠于企业，自觉的履行秘书各项要求，认真做好各项工作，要有强烈的事业心和责任感，要有干一行爱一行，满怀热情踏踏实实，一丝不苟的品格。

（2）兢兢业业，甘当无名英雄。兢兢业业，甘当无名英雄，就是要秘书人员埋头苦干、任劳任怨。秘书的工作性质，决定工作主要的实干，需围绕领导的工作开展活动，能在工作中，脚踏实地，密切联系和群众，不计个人得失，有着吃苦耐劳甚至委曲求全的精神。

（3）服从领导，当好参谋。服从领导，这是秘书人员职业性质所决定的。作为领导工作的参谋助手，应当严格按照领导指示和意图办事。秘书人员的积极性，创造性是在领导的前提下发挥。其中特别要注意，不能用个人不成熟的想法甚至情绪化的意见，去影响和干扰领导的工作及决策。当好参谋，就是要发挥参谋作用，为领导出谋献策。

（4）遵纪守法、廉洁办公、不假借领导名义以权谋私。遵纪守法指的是秘书人员在遵守职业纪律和与职业活动相关的法律法规，廉洁奉公是高尚道德情操在职业活动中的重要体现，是秘书人员应有的思想道德品质和行为准则，它要求秘书人员在职业活动中要坚持原则，不利用个人职务之便假借领导名义以权谋私。不搞你给我一点“好处”，我图你的一点“实惠”的所谓“等价交换”。要以人民和单位整体利益为重，自觉奉献。不为名利所动，以自觉的实际行动抵制和反对不正文风。

（5）恪守信用，严守机密。秘书人员属守信用就是要遵守信用、遵守时间、遵守诺言、言必行、行必果。遵守时间、严守机密，秘书人员一个显著特点是掌握的机密较多，因此，要求秘书人员必须具备严守机密的职业道德，自觉自强，保密观念。

（6）实事求是，用于创新。实事求是是秘书人员要坚持实事求是的工作之风，一切从实际出发。理论联系实际，坚持实践是检验真理的唯一标准。秘书工作的各个环节都要求准确，如实地反映客观实际，从客观存在的事实出发。秘书人员无论是在收集信息，还是在反映情况，都必须如实上报；提高意见，拟写文件，都必须端正思想。坚持实事求是的原则。

（7）刻苦学习，努力提高思想、科学文化素质。在各种不同的工作岗位，对其工作人员都应有相应的素质要求，素质的要求对秘书人员显得更加严格，更加全面，甚至苛刻。是否具有良好的素质对于秘书工作时一个非常严重的问题，也是评论一位秘书人员是否称职的基本依据。因此，秘书人员必须刻苦学习，努力提高自身的思想素质，也应该具有广博的科学文化知识，以适应工作的需要。

三、作为一个优秀的秘书，不仅要有良好素质，在工作中还应注意关系之间的协调

（1）与上司关系的处理。秘书地位是特殊的，很多时候会尴尬。因此，要与上司成为朋友，但不能亲密无间，太随便，或是轻视上司；不可涉及到上司的私生活，最好的方法是保持中庸之道。体谅上司的劳苦，分担他的压力。要观察细致，尽可能考虑周到。不急于表功。要把功劳让给上司，表面上他可能会谦虚一番，私底下他会对你存有好感。不依靠上司，要保持工作积极态度，主动帮助、辅佐上司。

（2）与工作人员关系协调。要和同事和和平共处，不搞派系，在工作角度上，大家都是平等的。要有合作精神，主动帮助同事，创造和睦的工作。要懂得宽容体谅他人，不强求他人，不同的人能力素质不同，要懂得为人处世。要用于承担责任。这一点很重要，工作中难免有错误，有了问题能勇于承认错误和承担责任，反而能得到别人的原谅和敬重。

现代企业管理正逐步向科学化转化。秘书工作与整个管理系统同步运转，这要求秘书人员去探索、去创造。创造，是秘书工作的生命，只有不断地创造，才能使秘书工作不断地提高、发展，才能成长为一名新时代的优秀秘书。

第三篇：如何成为一名优秀的秘书（本站推荐）

如何成为一名优秀的秘书

什么是秘书？秘书，就是位于领导人身边或领导机构中枢，从事办公室事务，办理文书，联系各方，保证领导工作正常运转，直接为领导工作服务并处理各方面事务与信息的助手。一个出色的秘书，应该是全心全意帮助上司、熟悉和了解自己的企业和公司，对自己的工作驾驭自如，善于创造和保持一种独特的氛围，使上司和同事都能和睦相片、积极配合。掌握分寸感，恰到好处地出现在上司最需要的时候和场合，心领神会地配合上司应对各类人士，处理各项事务。

“秘书”，是决策者的守门人，是主管资料处理中心。是一个机关、企事业单位不可或缺的组成部分，在单位里起到一个举足轻重的作用。除了是主管的左右手，更是构筑起主管与部属间的桥梁，文秘工作本来就是个苦差事，水平太高的可能不愿意干，而素质不高的也无法法胜任。因此说一个文秘人员素质的高低，直接体现着文秘工作的强弱，直接体现着该文秘人员是否对本职工作尽职尽责。

要做好一名秘书，无论是在政府工作部门，还是在商业企业，在行事工作中，都有很多相同的地方，比如说做好上司的左右手，能够为上司出谋划策，在关键时候，为上司解围，而且要与上司达成一种工作上的默契等等。

身为秘书，其实是一种自我挑战，更是为晋升为主管作准备；因为，当你身处混乱而应付自如，那么，一切的一切，都已在你的掌握之中。

做好一名秘书，最起码的也要遵纪守法、爱岗敬业、办事公道、合作共赢、甘于平凡、合理展示、自尊自重、克勤克俭、诚实守信，这些是秘书基本的职业道德。秘书要做好上下关系，内外沟通，加强与各部门各基层单位和上下级之间的联络，做好上情下达、下情上传工作。要妥善协调各方利益和立场，以积极态度努力寻求解决矛盾和争执的办法。积极解决职能范围中的各种问题。秘书要认真执行上级的决定和命令，服从大局，相互配合，相互支持，团结一致，勇于做好自我批评，努力勤勤恳恳的做好本职工作。

与上司之间要建设良好的关系，要懂得察言观色。做事要做到领导想到之前，成功的秘书就是要有敏锐的观察能力，同时，较强的观察、分析能力也有助于培养秘书主动思维习惯，有助于养成秘书主动自觉地去发现和解决工作中难题的习惯，也有助于秘书摆脱平庸，成为出类拔萃的人才。

秘书要赢得领导的信任，很重要的一点是让领导感受到你的坦诚。敢于实事求是，说真话，报实情，学会从领导的眼神中和动作中领悟意旨，工作中的事情不要对领导保密或隐埋，要以开放而坦率的态度与领导交流。以理服人不是说服领导的最高原则，如果你没能让领导感受到你的坦诚，那即使你把每一项事讲得非常明白，对领导却是一点用没有，人是有感情色彩的动物，生活中情大于理的事比比皆是，在感情与道理之间，人往往侧重于感情，当然领导也不例外。

秘书与领导的工作目标是一致的。在实现目标的的过程中，应尽可能保持步调一致，秘书要了解领导的决策意图和工作打算，甚至还要适应领导的思维方式和工作习惯，要尽力在工作目标、任务、进度、方式方法上配合好上司，与上司保持一致。任何人都难免会犯错误，错误本身并不要紧，要紧的是在工作中出现纰漏或错误后，应主动与领导沟通、交流，以期得到领导的批评、指正和帮助，同时取得领导谅解。

与领导工作的配合既是一种助力，也应是一种合力，应该是相加，而不是相减或抵消。与领导有不同的能力结构。在事务性和技术性工作中，部分的代替领导的工作，以节约领导的时间、体力和精力去关注更重要的事情。要想成为一名成功的秘书，就要把自己诚信的一面展现出来，秘书在领导身边工作，有各种能带来名利条件的优势，所以要想做一名好秘书，就必须具有正确的名利观。要安于本分，不争名、不图利。

对于秘书来说，忠诚就是他的职业生命。在公司的所有机密里，人事问题永远是秘中之秘，公司上层领导的工作变动，由于工作作风和经营风格的不同，必然会导致公司经营战略和手段的变化，从而对客户和竞争者都会造成相应影响，影响本公司整体部署和工作安排，从而损害公司利益。

要善于体察，为领导排忧解难。理解领导对各项具体工作的意图，了解领导的工作习惯，并科学合理的安排好自己的工作，才能正确及时的提供服务，才能与领导之间打成默契配合的境地。乐于吃苦，累而无怨，作为秘书应该做到周密、细致、充分有效地提高自己的工作效率，要忙而不乱，少出纰漏。作为助手的秘书人员付出的有效劳动越多，越能提高领导的工作效率。

无论何时何地，秘书都应该廉洁奉公，做到公私分明。加强自律，要做到廉洁奉公，就要培养自己的自律精神，没人监督，就是领导对秘书的一种信任，这种信任是秘书职业成长道路上的一种最宝贵的资源，一旦滥用上司不仅不会再信赖你了，反而会加倍惩罚你。自我约束，既是自我管理和自我发展的需要，也是对自己价值观的一种尊重。

避免感情用事。无论是对公司内部的职员，还是对公司外部的客人，不合理的或自己做不到的请求，当然要拒绝，拒绝时，除了提出替代建议，还可以每隔一段时间去问问对方的情况，让他们也了解自己的苦衷与立场，这样就可以减少因拒绝而带来的负面影响。

做事缜密，不存侥幸心理。秘书在工作中必须缜密周到，养成做事留有余地的习惯。优秀的秘书就像优秀的棋手，在走第一步的时候，要能看到第二步，想到第三步。大多数人都吃过“没想到”的苦头。学会总结经验和教训，特别是从教训中找出差距，吃一堑，长一智。循序渐进完善自己。

适当保持沉默。秘书在处理错综复杂的人际关系时，最好保持适当的沉默，不要热衷于打听公司的“内幕”消息，即使自己知道一些内情也不要谈论，在遇到各种人事是非时装些“糊涂”，远离是是非非，这样不至于被各种是非“旋涡”所吞没。但并不放弃原则，明哲保身。当上司就有关问题向你了解事情的真实情况时，那你就要如实汇报情况，哪怕是要得罪一些人，因为公司的利益永远高于个人的利益。

基本职责：

1.接听、转接电话；接待来访人员。

2.负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作。

3.负责上司办公室的清洁卫生。

4.做好会议纪要。

5.负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。

6.负责传真件的收发工作。

7.负责办公室仓库的保管工作，做好物品出入库的登记。

8.按照公司印信管理规定，保管使用公章，并对其负责。

9做好公司食堂费用支出、流水帐登记，并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。

10.每月环保报表的邮寄及社保的打表。

11.管理好员工人事档案材料, 建立、完善员工人事档案的管理，严格借档手续。

12社会保险的投保、申领。

13统计每月考勤并交财务做帐，留底。

14管理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭。15 接受其他临时工作.秘书做的事情都是很零碎的，说起来不重要，但是如果不及时、不花时间、不花心思是做不好的。这些杂事、琐碎事、小事，事无巨屑，老板吩咐的事情都是头等大事，千万不要因为粗心而犯错误，这是最不值得的。这种粗心而犯的错误最容易让老板留下深刻的印象，而从忽略你以前可能做过的一百件好事。

老板的公事，甚至私事都要记在心上，千万不要因为自己的失误而错过了老板的一个约会或者提醒。不要因为自己是董事长秘书了就觉得自己了不起了，你只是老板的传声筒，不要加上自己的主观意志强加于人，记得和其他部门经理、小职员打好交道，不偏不倚、四通八达才是做人之道。做秘书的工作永远没有尽头的，耐心、心细就可以做好事情。

秘书工作的角色特点：

（一）综合性领导工作是全面性的工作，其所涉及的管辖范围的深度和广度就决定了秘书工作的纷繁复杂特性。

（二）服务性为领导工作服务，是文秘工作的永主题，对上级的合理要求来通过自己努力工作来满足，并在具体的工作过程中表现出来。

（三）事务性办文、办会、办信（电）、收发公文、撰写文稿、转接电话、接待来访、安排日程、上传下达等，周而复始，大多是以办事形式表现出来。

（四）政治性坚持党的路线，方针和国家的法规法令，因而文秘人员应具有政治敏锐性和判断力。

（五）机要性文秘人员在领导身边工作，为领导服务，接触重要文件，经管机密，绝密事项，参加有关会议，提前知道某些重要决定和信息，这种机要性，要求有保密意识，遵守保密纪律。

（六）服从性办任何事情，处理任何职务，都只能根据领导的意图和指示精神，而不能擅自做主决定某项任务。

秘书的七种角色：

概括地说，秘书的基本角色就是领导的助手，基本职责和作用是协助领导开展领导活动和商务活动。实行组织和社会管理。秘书与领导关系式秘书最重要、最基础的社会关系。

（一）领导的助手在领导的授意下处理事务

（二）领导的帮手可以处理在单位领导与领导发生的有关部门活动

（三）领导的脑筋是领导的咨询人员和决策参谋，秘书的思维往往是领导思维的前导和补充。

（四）政策活动中的纽带在上级与平级、下级在领导与员工的关系中，秘书是传达文件和沟通的关键。秘书负责沟通政务渠道，加强联系，使上情下达，下情上传，起到桥梁和纽带作用。

（五）决策中的监督员在领导的决策、决定颁布实施以后，秘书具有负责、检查、督办、催办落实的义务和权利。

（六）领导的资料库秘书具有搜集、掌握、储存经济、行政社会方面的信息，及时向领导提供必要的信息，管理单位的档案和文书，保管与工作相关资料的责任。

（七）领导的随员和具体事务的组织者。秘书是领导的组织者，在正式活动场合，要做好领导的随员，在公关形态的表现中领导活动和事务活动，比如：宴请，接待来访，应酬等。

第四篇：如何做一名优秀秘书

如何做一名优秀秘书

秘书工作门类众多、内容复杂，既要使用脑力，又要花费体力。除去“上传下达”外，还要做好各种服务工作，有时还要具体到领导的一些私人小事上。在工作性质和时间上来说，没有任何松懈的时刻。只有成为一名优秀的秘书，才能完美的处理好这些问题，成为领到心仪的左膀右臂。

一、优秀秘书应具备的个人特质

秘书人员承担着推动企业或社会组织向更好更宽的方向发展的责任，秘书人员素质的高低直接关系工作质量和效率的高低。作为一名优秀的秘书，不仅要有过硬的思想政治素质，较高的职业道德，扎实的知识能力素质和健康的心理素质，还要有宽广的视野，创新的思维，这样才能在工作中占据主动地位。

㈠基本特质方面 ⒈应具有的性格特点

个人性格影响着个体对职业的适应性，一定的个性适合于从事一定的职业。因此想要成为一名优秀的秘书，就应该具备秘书这个职业对个体的个性要求，主要包括以下五点。

⑴自信。相信自己有能力完成自己所承担的各项任务，运用高昂的工作热情和勇于迎接挑战的决心，控制自己的情绪和行为，使秘书工作更加井井有条。

⑵稳重。优秀的秘书无论面对日常工作还是遭遇紧急情况都应冷静思考，稳重处事。依靠敏锐的观察力和判断力，在不丧失原则的情况下使问题得到恰当的解决。

⑶谦虚。这是优秀秘书必备的人格魅力之一，要求秘书能尊 1 重他人，不以势压人。能打造轻松和谐的氛围处理日常矛盾，在使他人感到轻松的同时，便于工作顺利进行。⑷坚定。优秀的秘书须具有坚忍不拔的毅力和较强的心理承受能力。对来自领导、基层和外界的种种压力能够从容应对。实事求是，自觉抵制不良作风，做领导理性的参谋和助手。⑸保密意识

保密意识是秘书人员的基本素养，作为一名优秀的秘书更应该养成严守公司和领导秘密的习惯和能力。

⒉应具备的知识素养

知识结构是衡量秘书人才质量的重要尺度。秘书工作不仅具有很强的实践性，而且具有很强的综合性，具备“杂才”和“通才”的广博知识。

⑴基础知识。包括自然科学知识，社会科学常识和基本的法律基础知识及日常生活知识。

⑵相关知识。即对秘书的工作起到必要辅助作用的非专业知识。包括企业管理、行为科学、社会心理学、思维科学等各类知识。作为一名优秀的秘书，对各类知识的基本的涉猎是必须的。

⑶专业知识和行业知识。秘书要系统学习这个职业的工作者需要学习的各门专业知识，了解秘书工作各个环节的操作常识，基本技能和操作规范。它们是胜任秘书工作的重要前提。秘书所在行业的专业知识也是秘书人员必须掌握的，它同时考验着秘书在实践中的学习能力，行业知识也是秘书适应特定工作环境，做好工作所必须的条件。

㈡业务能力方面 ⒈较强的的公关能力

秘书代表着企业的形象，代表企业对待问题的态度，这就需 2 要秘书要具有比企业其他岗位的人员具有更强的公关能力。包括良好的语言表达能力、记忆能力、文字能力和社交能力，更好的协调员工与公司之间，公司内部部门之间，员工与管理层之间，企业与外部部门之间的关系。要善于在不同的沟通背景下，对于不同岗位、不同部门、不同年龄、不同性格和与公司不同关系的人员能运用恰当的语言，秉持正确合理的态度，具备良好的心态，使双方顺利达成有关事项的一致意见，有效地化解矛盾，有效地树立起企业在接触方心目中的形象。打造和谐、信任、合作的良好工作环境。

⒉及时进行信息处理能力

秘书的根本作用就在于帮助领导做好日常工作。面对每天大量企业或机关内外的大事小情，秘书能否理清头绪，在众多五花八门的信息中挑选和整理好领导需要的材料，成为对现代优秀秘书的基本要求，无论对于领导工作的顺利进行，本部门系统的正常运转还是秘书个人发展前途等都发挥着至关重要的作用。

⒊较强的调查研究能力和创新能力

工作要让领导满意，让同事满意，秘书必须具备良好的较强的调查研究能力和创新意识。比如，为领导提供文稿要体现领导的意图，并把意图变成让领导满意的文字；面对大量的行政事务和服务工作，要主动、超前，把分内事做深做细。相反，如果事无巨细都要领导操心，领导指示一点办一点，就证明秘书工作不到位，与“优秀秘书”的差距也就更大。因此要想做一名优秀的秘书，就要坚持不懈的运用创新思维，不断调查和研究高质量的工作，摒弃旧的思维模式和陈规陋习，充分发挥主观能动性，在工作中创新，在创新中做好各项工作，创造出令自己和组织满意 3 的业绩。

⒋熟练使用自动化办公设备的能力

秘书的最基本任务就是处理办公室中的一些日常性事务，对于办公室的各种现代科技办公用品必须了如指掌，以妥善处理各种事务、决策和资源管理工作。特别是日益普及的办公室网络自动化系统，在资源共享，即时通讯以及信息保密等方面都要求秘书有熟练的操作技巧和能力。

二、要掌握秘书工作的基本要求和规律

秘书作为现社会比较热门的职业，除了要求从业者具备先进的业务能力外，还必须掌握秘书工作的基本要求和规律，以适应社会需求。

（一）不同类型秘书的基本要求

一名优秀的秘书要拥有的四项基本能力是主动、高效、准确和保密。除此之外，不同类型的秘书还有这更高层次的不同要求。

参谋型秘书。主要负责材料的分析整理和研究工作，并为领导决策提供建设性意见与建议。对这类秘书的基本要求是具有较强的综合分析能力，办事精明，同时又是办公室的技术能手。参谋型秘书在领导身边扮演高参的角色，通常是领导的接班人或候选人。

文字型秘书。主要负责一些文字型材料的整理与编辑，包括领导讲话、信息的上传下达，以及文书起草等工作。对这类秘书的基本要求是具有坚强的文字表达能力，良好的文学修养，能够迅速准确的将领导的意图转化成文字。通常一名优秀的秘书还会经常在一些报刊和杂志上以领导或自己的名义发表一些文章或评论，对于一些非秘书性的文字工作也是能够胜任的。

事务型秘书。主要负责企业单位或领导的日常性事务工作。对这类秘书的要求是有精明干练的办事能力，善于掌控各方调动，被群众称为领导的大管家。

公关型秘书。主要负责组织专题公关活动、采集信息、做好组织内部外部的引导协调工作等。对这类秘书的基本要求是具有较强的口语表达能力，反映机敏，对内能用诙谐风趣的风格联系上下，对外能用圆滑成熟的风格联络各方。

专业型秘书。主要负责所学专业紧密相关的秘书工作。对这类秘书的基本要求是具有一技之长，例如外语、法律、文字、书法等，工作项目相对单一。

（二）如何成为一名优秀的秘书 1．优秀秘书的道德和素质培养

（1）树立正确的世界观、人生观、价值观。作为上层建筑的一部分，“三观”的培养无疑是优秀秘书必须具备的思想道德素质，也是事业成败的关键因素。优秀秘书因为拥有正确的“三观”变得更加成功。（2）要有远大的抱负。优秀的秘书不应该只停留在已有的业绩和能力层面止步不前，而应拥有远大的抱负和理想。踏实工作的同时筹划单位和自己的光明前途。在进行细致调查研究的基础上，听取相关人士的建设性建议，制定详细的发展筹划表，并运用创新性思维在实践中不断更正和补充，指导自己有步骤有计划的实现理想，不断朝着新的更高层次的目标前进。（3）培养良好的心理素质，善于调节心理压力。秘书工作繁杂而紧张，是否具备健全的心理素质，是衡量一名秘书是否优秀的重要条件之一。端正的思想态度，大公无私的奉献精神，勇于接受挑战的工作热情等都是培养良好心理素质的必要前提。（4）严守工作准 5 则，坚持秘书原则。任何的社会角色都有特定的工作要求和准则，秘书领域亦不例外。除了具有秘书的专业素养之外，还要遵守该行业的普遍准则和工作岗位的特别要求。这也是一名优秀秘书的基本道德和职业素质。

2．优秀秘书的业务培训（1）加强秘书的岗前培训

在秘书正式进入这个行业之前，应该进行专业高效系统培训。秘书工作直接对领导负责，是公司正常运作的关键枢纽，稍有差错就可能造成无法估量的损失，所以在正式走上秘书工作岗位前，从业者就应积极接受关于优秀秘书的系统培训。

首先，应选择具有专业教育资质的机构。一名优秀的秘书应该从学习秘书专业开始培训自己的职业能力，为今后的实际工作和进一步提高自己的理论与实践能力打下坚实的基础。同时秘书的本科以及研究生教育还有利于秘书工作感觉的培养，有利于秘书人员事业心和责任感的塑造，能使从业人员尽快进入状态。同时一些专业的职业认定机构也是一名优秀秘书必须通过的考验，相关的学历和资格认定对于秘书尽快找到适合自己的岗位，踏上能充分挖掘自己潜力的平台发挥着重要作用。

其次，积极参与秘书工作的实战演练。一名优秀的秘书不仅要有丰富的理论修养，更要有丰富的实践经验。在理论学习打下一定功底的时候，进行一些秘书的实习工作是相当必要的。可以在学习单位的指定场所进行事先安排好的秘书工作，这类岗位的好处是有相对专业的指导，能更快的找出自己工作的失误点，但弊端是没有太强的挑战性，通常不会有被炒鱿鱼的危险，所以很难培养优秀的适应能力和应对危机的能力。另外可以自己到人才 6 市场或直接到公司寻找锻炼机会，虽然这种职位在寻找时有一定难度，但往往能更好的提高秘书的实际工作能力。

（2）注重专职秘书的岗中进修

全球化及带来的经济、政治、文化内容的急剧变化，也使企事业单位的工作内容和方式发生着变化。一名优秀的秘书不仅需要能够妥善的处理自己分内的日常工作，而且要适应瞬息万变的环境，不断提高适应及应变能力。这就要求秘书在工作后还要抓住机会继续学习，增长相关知识提高专业能力，这已成为现代优秀秘书提高竞争力的重要途径之一。包括单位安排的进修机会和自己主动寻找和争取的学习机遇。

三、结语

在人才的选拔中，优秀的秘书必须是综合指数比较高的全面人才。一名优秀的秘书不仅具备出色的个人特质，可以熟练掌握和运用秘书工作的基本要求和规律，同时能够积极接受与时俱进的再教育，养成终身学习的好习惯，在职场上具备沉稳而不乏张扬，细致而不乏大气，规范而不乏创新的综合素质与能力。

知识经济时代对于优秀秘书的需求与日俱增，一名优秀的秘书不仅可以相对容易的找到适合自己的岗位，而且在工作中可以做到得心应手，游刃有余。在这个拥有极大发展潜力的行业，每个希望在秘书行业有所作为的人才，只要努力加强秘书个人素质的培养，不断提高自身业务能力，积极迎接挑战，就有可能成为行业精英，创造出令领导和组织都为之满意的骄人业绩。

第五篇：如何成为一名优秀的秘书

如何成为一名优秀的秘书

政法学院09级行政管理 徐文20094643 秘书是领导者、主事者身边的综合辅助工作人员和公务服务人员。他们以辅助决策，综合协调沟通信息，办文、办会、办事为主要职能，是领导者，主事者的参谋和助手。这个群体对于每个企事业单位来说是必须有的，他既不是领导又不同于其他工作人员，在这个角色上，秘书人员要怎样把工作做得更好？本文从一个典型的事迹入手，就如何做好一名优秀的秘书给予自己的见解。

优秀秘书代表——张延国

连年被东方烟草报社等多家媒体评为“优秀通讯员”、莱芜烟草系统“优秀工作者”，其作品多次在行业内外获奖，“目光敏锐、文笔犀利、逻辑严密，这是张延国的文章给我们留下的最深刻的印象。原创评论性文章选题切中行业时事热点，破题角度独到，往往能够抓住事件的核心进行分析点评；涉及多个领域，除了时事评论外，对管理营销、烟叶等专业领域也有独到见解……”这是在百度中笔者搜到的关于张延国文章的网络点评。

在工作和生活中，他也处处以共产党员的标准严格要求自己，坚持以提高自身素质和能力为基础，兢兢业业做事，老老实实做人，尽职尽责，任劳任怨，较好地完成了各项工作任务。几年来，他立足本职，无私奉献，把自己的青春融入了党的事业，在秘书岗位上都取得了骄人业绩，赢得了组织和同事们的高度赞誉。这样一个优秀的秘书，他的优秀体现在以下几个方面。

（一）强化学习，努力提高自身素质

作为文字秘书，综合素质上有特殊的要求。为了尽快进入工作角色，他把学习作为提高自身素质的有利武器，充分利用业余时间，努力提高业务素质，以适应工作需要。同时，坚持在实践中学习，在工作中提高，把每项工作都当做对自己素质和能力的检验和挑战，进一步增强了对实践的认识和感知能力，努力做到了理论与实践的结合，在学习中增强了迎接挑战问题的本领。

（二）尽职尽责，不断提高服务水平

从事办公室工作以来，他始终无怨无悔，任劳任怨，把所有工作当作领导对自己的信任、考验和锻炼，自我加压，尽职尽责，拼搏进取，努力使各项工作争先创优。

在信息工作方面：按照“及时、准确、全面、实效”的原则，进一步加强了信息工作对全县中心工作反馈和上报力度，并对县内信息编发工作进行了改革，积极编报了《信息》、《专报信息》等刊物，进一步提高了为领导和基层服务的贴进度和针对性，有效增强了信息工作的参谋服务功能。在综合协调工作方面：多次参与起草重要综合材料，努力为领导提供全面、准确的决策参考。同时，积极做好了大量交办工作、临时性工作。

（三）严于律己，积极维护良好形象

张延国同志严格遵守党的章程和各项规章制度，在工作和生活中严格要求自己。受领导权威的影响，其身边的工作人员，说话、办事都有一定分量。张延国同志从不把这当作炫耀的资本，而把“淡泊明志，自觉维护领导和单位形象”作为信条。他从不打着领导的牌子和以组织的名义，为自己和亲朋牟取一己私利。在日常工作中，他经常为基层单位撰写材料，但他从未以此向他们索要钱物，对于一些人的好心谢意，他都婉言谢绝。

努力顺其自然，在顺其自然中努力。不仅在工作上如此，业余时间张延国也没有忘记自己的职责所在。夜深人静的时候，他还在灯下翻看报刊杂志；周末假日，他依然在学习各大媒体优秀稿件，然后迅速敲击在键盘上„„据不完全统计，仅最近两年时间，他所创作并通过各媒体发表过的评论性稿件就近200篇、40多万字，文学稿件100余篇、近20万字。“心安理得是一种持续不断的幸福”。我非常欣赏这句话。

成为一名优秀秘书的要素

做秘书工作同做其他专业工作一样，需要一些基本功底。这些基本功底，就像盖楼的地基，越厚实越牢固，对做好工作越有利。从张延国工作的一些经历体会来看，我认为在秘书这个岗位上起码要打好六个方面功底，就是办事能力功底、逻辑思维功底、观察能力功底、专业技术和业务功底及公文写作功底。缺任何一样，秘书的工作都不能游刃有余。以下是我从张延国的事迹中总结的秘书工作要点。

（一）团队合作，共享共担，平凡人做非凡事

1、积极融入团队，乐于接受同事的帮助，配合团队完成工作，决策前积极发表建设性意见，充分参与团队讨论；决策后，无论个人是否有异议，必须从言行上完全予以支持。

2、积极主动分享知识和经验；主动给予同事必要的帮助；善于利用团队的力量解决问题和困难，善于和不同类型的同事合作，不将个人喜好带入工作，充分体现“对事不对人”的原则。善待他人，等于善待自己，处理好同周围人的关系，会使人时刻感到生活在幸福和温暖中，良言一句三冬暖，恶语伤人六月寒。

3、有主人翁意识，积极正面地影响团队，改善团队士气和氛围。

（二）坦诚，诚实正直，言行坦荡

1、诚实正直，表里如一，通过正确的渠道和流程，准确表达自己的观点；表达批评意见的同时能提出相应建议，注意直言有讳。

2、不传播未经证实的消息，不背后不负责任地议论事和人，并能正面引导, 对于任何意见和反馈“有则改之，无则加勉”。

3、勇于承认错误，敢于承担责任，并及时改正，对损害集体利益的不诚信行为给予正确有效地制止。

（三）敬业爱岗，专业执着，精益求精

1、秘书的工作会很多很杂，尽量做到今天的事不推到明天，上班时间只做与工作有关的事情；例：有的同事工作上不够细，不愿意多操心多思考，下班就想走人，还美其名日说只有比较笨的人才会干的这么晚，这种思想和行为时错误的，我们不能认同。

2、遵循必要的工作流程，没有因工作失职而造成的重复错误。持续学习，自我完善，做事情充分体现以结果为导向；能根据轻重缓急来正确安排工作优先级，做正确的事。

3、遵循但不拘泥于工作流程，化繁为简，用较小的投入获得较大的工作成果，以最快的速度完成领导交代的任务。

（四）拥抱变化，迎接变化，勇于创新

1、社会的发展是日新月异的，公司的发展亦是如此，要适应周遭的日常变化，不抱怨，面对变化，理性的对待，充分沟通，诚意的配合。对变化产生的困难和挫折，能自我调整，并正面影响和带动同僚。

2、在工作中要有前瞻意识，建立新方法、新思路创造变化，并带来工作突破性地提高。

（五）激情，乐观向上，永不放弃

1、要喜欢自己的工作，认同公司的企业文化。学会从工作中寻找乐趣，任何工作，只要用心去体会，总会从中发现乐趣，找到成就感，使工作不再是一种负担，从而延长快乐的时间。

2、热爱团队，顾全大局，不计较个人得失。以积极乐观的心态面对日常工作，碰到困难和挫折的时候永不放弃，不断自我激励。

3、不断设定更高的目标，今天的最好表现是明天的最低要求。

结语

当今社会秘书这一队伍不断扩大，对于秘书的要求大多强调“专业技巧”，而在很大程度上忽略了秘书综合素质的系统性。知识经济背景下的企业事业单位对秘书从业人员提出了更高的素质要求。想要成为一名优秀的秘书，就应该不断提升自己的业务素质以及综合素养，以期能适应社会的需求。