职场中迅速提高工作效率的方法总结

第一篇：职场中迅速提高工作效率的方法总结

工作让你慢慢透不过气来吗？待办事项，计划和突发的琐事不停地积累已经把你包围？遇到这种情况 时，你的最佳策略就是先走一步，超前工作。完成今天所有的任务甚至更多，你才能有呼吸的空间。你会怎么做呢？当我面对这个问题，我的答案是，来一次“任务猎杀日 —— 这一天会是我效率最 任务猎杀日” 任务猎杀日 高的一天。我将预留大量的时间来完成待办事项上的任务并且超前工作。我发现，如果你计划得当，你可以让明天的效率比平常高出三倍！怎样设定“任务猎杀日”呢？ 我已经成功完成了数以百计的“任务猎杀日”。因此，如果你正准备开始你自己的“任务猎杀日”，可以参考如下步骤： 早起：如果你不是一个通常很早起床的人，请调早你的闹钟。在 5:00-6:00 起床有两个作用。首先，它给你一段在上课，工作，或家人醒来前的安静时间。其次，它能建立一种成就感，这可以激励你度 过一整天。早操：这并非绝对必要，但我发现用跑步或在房间里做几个俯卧撑来开始新的一天是另一种非常好的 激励方法。而且，三十分钟的晨练可以赶走你身体里昏昏沉沉的感觉。固定的任务清单：在你开始这一天以前，写下所有你必须完成的任务。一旦你完成这项清单，也就完 成了一天的工作，然后你可以去做点真正想做的事情。有一个固定的工作目标可以让你更好的集中精 力，“今天要工作一整天”，类似这种想法反而会导致拖延。隔立自己： 我的大部分工作是靠个人完成。这意味着，在“任务猎杀日”里，我的社交活动几乎为零。为了可以集中精力而不分心，就做一天的隐士吧。锁上房间或办公室的大门，直到你解决掉清单上的 所有任务。断“线”：电视、网络、Facebook、电话和即时通讯在这一天里都要保持离线。如果你实在需要互联 网（比如：回电子邮件是工作清单的一部分）那么就专注于你的任务，别去做其他的。如果你沉溺于 到处在网络闲逛，那就断线吧。重要的工作优先：关于如何组织你的工作这个问题，那就是大石头优先！也就是把要完成的最重要的 任务放在一天的开始，而不是结束。这样，你就能把你的焦点放在当前最重要的任务上。当然这一条 也有例外，但你得把它作为一项总原则来遵循。没有中途休息：在这一天中，任何形式的休息都应该尽量减少。但尤其是任务当中的休息。只有当你 完成清单上相当一部分的工作后，你才能站起来去喘口气。如果你的论文只写到一半，先结束它，然 后再去吃午饭。休息最少化：一天没有悠闲的咖啡时光不会杀了你。我的原则是，大的任务之间有 5 分钟

休息或花费 20-30 分钟来解决三餐都是可行的。但别到处闲晃，即使只有 1 小时。除非你已解决掉所有的项目，否则这会让你的一天以失败告终。集中琐事：集中你全部的琐事（扔垃圾，修门铰链，装订等），然后一次解决。这可以帮助提高效率，因为它能减少工作流程的中断次数。加快走路步伐：在这一天里，对于你做的每件事，你都得专注并且有紧迫感。如果在任务间要拿点什 么东西，加快走路步伐能提醒你还有一个重要的使命要完成：清空你的任务清单。如果你需要通勤或 开车，在这段时间里可以放盘磁带来提醒自己——你没有时间能随意浪费。

加速：一次承担所有任务并加速完成它们。我常常一次写几千字，甚至曾经一连写过 30 页的电子书。通常，人们很难拒绝休息的诱惑，但一旦你进入状态，请竭尽所能来维持它。做重要的事，不仅是紧急的事：这条前面已说过，但它需要被再次提到。任务猎杀日是用来解决那些 重要的长期的工作的，也就是说不要把时间仅仅放在当前问题的解决上。我建议在一天行程当中安排 一个不亟须完成的长期计划。参考阅读《为什么要区分紧急与重要任务》 放一天假：在成功的处理完所有待办事项的一天后，给自己放天假。这可以帮助你在经历了一整天疲 劳的工作后恢复精力。即使你第二天什么都不做，前几天的超前工作通常可以弥补。花一些时间与你 的家人相处，读一本书，或是睡到中午。经过了三倍效率的一天，你值得拥有这些！

第二篇：职场新人如何提高工作效率（本站推荐）

职场新人如何提高工作效率

工作5年期不到的人，经常性的会抱怨工作任务多，没有时间学习。是不是没有时间呢？如果去问工作满五年的职员，他们总会说，工作就是工作，如果工作多了，就做快点，少了就做慢点，在那里没有事情做，会让领导说的。这里姑且不论老员工管理上的问题，但从新老职员的对话中，明显的可以看出，新职员说的没有时间学习，是因为工作效率不高造成的。

到底是那些因素导致新职员的工作效率低下，没有时间来学习呢？根据众多的新职员的表现看，主要有以下几个方面。

工作熟练度不够。

职场新人类，由于对工作的陌生，即使在一段时间后完全掌握了本岗位的工作技能，由于岗位的需要，不得不另外重新学其他的工作技能。中国职场在前几年时间内，由于将来发展的不确定性，期望多学点东西以提高自己的能力，也希望多学点东西以确定自己的职业导向。这直接导致了新新职员在职场上的各种技能的不熟练，自然导致工作速度不快，工作成绩不大了。

对于工作熟练度不足的问题，新人类，应该及早的确立自己的职业导向，将自己在某几个方面的能力迅速提高，使得自己在该方面的实务能力提高到最大，以节约时间。

时间概念不强。

职场新人类，普遍性的没有多少时间概念。看见事情就做，对自己的工作时间没有具体的安排，也不清楚自己的时间到底是怎么损失的，也不明白自己所花费的时间是否合理。拿到一份领导交代的任务，不明确自己能够多长时间做出来，没有潜意识里的强制性概念。

对于时间概念不强的问题，应该从2个方面着手进行处理。

1、了解自己的时间分配，找出浪费的原因，分析如何解决这个时间的浪费问题；

2、建立和强化时间概念，利用日程表记录每天的工作内容，要时刻清楚，这小时我干什么？工作统筹能力不足。

这个能力的提高，是跟新人类在职场的时间的长短成正比的。这个能力的缺失使得新人类无法合理安排自己的工作，不能够按照事情的轻重缓急、进行合理的安排工作，往往导致一个任务没有完成，因为上司催促另一个任务，而放弃原来的任务赶紧完成上司的紧急任务，等上司的紧急任务完成了，自己第一个做的任务却因为时间长，又不得不重新清理思路导致时间的浪费。针对工作统筹能力的提高，需要从以下几个方面着手处理。

1、先把已经确定时间的任务罗列出来，并根据已确定时间间隔安排其他工作；

2、逐步培养自己的日程安排能力，根据自己的喜好，将相应的任务安排在合适的时间

段里；

3、相似的工作排在一起，尽量减少主观思维上的变化；

4、工作不要排的太满，始终给自己保留一定的弹性时间。

任务分解能力不足。

有些复杂的工作，工作多年的好手，会仔细的把这个复杂的工作进行拆解，并逐步分类，以各个完成。

然而新人类并不具备任务分解的能力，这导致了缺乏思路无从下手，越想越繁杂，无法很好的系统的完成该项工作。

对于任务分解能力上的不足，这需要新人类时刻保有项目管理的概念，不论事情巨细大小，一律按照项目案来处理，抓到问题就分解，按类别来逐步逐步完成自己的工作，形成自己的任务分解能力。

实际上，这些能力具备了，新人类也步入了老人类的行列了。如果此时你问他的话，他也会象上面那样回答这个时间问题了。

第三篇：职场新人如何提高工作效率

职场新人如何提高工作效率职场新人如何提高工作效率

工作5年期不到的人，经常性的会抱怨工作任务多，没有时间学习。是不是没有时间呢？如果去问工作满五年的职员，他们总会说，工作就是工作，如果工作多了，就做快点，少了就做慢点，在那里没有事情做，会让领导说的。这里姑且不论老员工管理上的问题，但从新老职员的对话中，明显的可以看出，新职员说的没有时间学习，是因为工作效率不高造成的。

到底是那些因素导致新职员的工作效率低下，没有时间来学习呢？根据众多的新职员的表现看，主要有以下几个方面。

工作熟练度不够。

职场新人类，由于对工作的陌生，即使在一段时间后完全掌握了本岗位的工作技能，由于岗位的需要，不得不另外重新学其他的工作技能。在前几年时间内，由于将来发展的不确定性，期望多学点东西以提高自己的能力，也希望多学点东西以确定自己的职业导向。这直接导致了新新职员在职场上的各种技能的不熟练，自然导致工作速度不快，工作成绩不大了。

时间概念不强。

职场新人类，普遍性的没有多少时间概念。看见事情就做，对自己的工作时间没有具体的安排，也不清楚自己的时间到底是怎么损失的，也不明白自己所花费的时间是否合理。拿到一份领导交代的任务，不明确自己能够多长时间做出来，没有潜意识里的强制性概念。

任务分解能力不足。

有些复杂的工作，工作多年的好手，会仔细的把这个复杂的工作进行拆解，并逐步分类，以各个完成。

然而新人类并不具备任务分解的能力，这导致了缺乏思路无从下手，越想越繁杂，无法很好的系统的完成该项工作。

如何提高工作效率：

1、把所有工作划分成事务型和思考型两类，分别对待：

所有的工作无非两类：事务型的工作不需要你动脑筋，可以按照所熟悉的流程一路做下去，并且不怕干扰和中断；思考型的工作则必须你集中精力，一气呵成。

对于事务型的工作，你可以按照计划在任何情况下顺序处理；而对于思考型的工作，你必须谨慎地安排时间，在集中而不被干扰的情况下去进行。

对于思考型的工作，最好的办法不是匆忙地去做，而是先在日常工作和生活中不停地去想：吃饭时想，睡不着觉的时候想，在路上想，上WC的时候想。当你的思考累计到一定时间后，再安排时间集中去做，你会发现，成果会如泉水一般，不用费力，就会自动地汩汩而来，你要做的无非是记录和整理它们而已！

2，每天定时完成日常工作：

你每天都需要做一些日常工作，以和别人保持必要的接触，或者保持一个良好的工作环境，这些工作包括查看电子邮件，和同事或上级的交流，浏览你必须访问的 BBS，打扫卫生等等；这些常规的工作杂乱而琐碎，如果你不小心对待，它们可能随时都会跳出来骚扰你，使你无法专心致志地完成别的任务，或者会由于你的疏忽带来不可估量的损失。

处理这些日常工作的最佳方法是定时完成：在每天预定好的时刻集中处理这些事情，可以是一次也可以是两次，并且一般都安排在上午或下午工作开始的时候，而在其他时候，根本不要去想它！

除非有什么特殊原因（例如你在等待某个人发来的紧急邮件），否则，强迫自己在预定时刻之外不要查看邮箱，不要浏览BBS，不要去找领导汇报工作，这样，处理这些事务的效率才会提高，并且不会给你的其他主要工作带来困扰。

3，列出工作计划，并且用明显的方式提示你完成的进度：

记住：工作计划必不可少！这种计划并不是为了向某人汇报，也不是为了给自己增加压力，而是为了让你记住有哪些事情需要去做，而不是被无形而又说不清楚的工作压力弄得晕头脑涨，烦躁不以。

首先：在每周的开始列出本周的计划。计划的内容就是本周准备做哪些事情，除非是外界有严格时间限制的任务（例如周三必须向客户提交出产品文档），否则，周计划无须设定每项任务拟订的进行时间，也没有必要详细去说明任务的内容。你只需要一些提示，让你不回忘记本周要做的工作；

然后，每天早上列出时间表，从周计划中选择出当天想做的事，并安排具体时间去完成；列出所有需要打的电话，和每个电话的内容。这张时间表应该随时在你身边，一抬眼就能看到，它象一个忠实的助手，随时告诉你下一步工作的内容！

最后，必须进行工作计划的总结。很多人把工作总结想得很复杂，仿佛需要把所有完成的任务的完成情况和没有完成的任务的未完成原因都详详细细地书写出来。这是一个天大的误解！其实，工作总结随时都在进行，方法简单之极：用粗笔把你做完的事从周计划和日时间表中重重地划去！另一种总结是在我们制定每日的时间表和每周的计划表时完成的，方法也十分简单：把当日或当周没有完成的工作抄写到下一日或下一周的计划中去！

你一定要明白，制定计划的根本目的不是给你施加任何压力，而是给你一个有序的、有准备的工作安排。因此，不要为未完成预定的任务而懊恼，而是记住这些任务，并且尽快安排去进行！同时，工作计划还会给你带来自信和成就感：当一个人看到面前成堆的任务被狠狠地划去，象征着这些敌人被征服和消灭，那就象是军人看到自己肩膀上的金星在一颗颗增加一样，是何等地畅快淋漓！

4，不要犹豫和等待，立即行动；

这一条是对以上四条的重要补充：不要犹豫和等待，立即行动。没有任何工作会因为你回避它而自动消失，没有任何烦恼会因为你不去想而烟消云散。你没有别的选择，只能去面对，只能去迎接任何挑战。

5，安排好随时可进行的备用任务，以不浪费你的时间

我们常常会遇到这样的情况：需要打开或下载某个网站内容，连网速度却慢得象爬虫；离预定好的约会还有半个钟头的空余时间；焦急地等待某人或某物，却不知道他（它）什么时候会到来；心情不好或情绪不高，不想做任何需要投入精力的工作；所有任务都已完成，而下班的时间还未到来。

通常，人们遇到这些情况时，会采用两种方法去对待：或者百无聊赖地等待，或者随便拿起一项工作来做。无所事事地等待是自杀的最好方法，因为你的生命会在你发蒙时一刻不停地流逝；而随便进行一项工作，最可能的结果是工作效率极其低下，在这段空白时间过完时必须放弃手头的没有完成的工作，下次再重新开始。

对待这样的空白时间最好的方法是：预先准备备用的任务，而利用这样的时间去进行（不是完成）它！这样的备用任务要求具备的特点是：不需要耗费大量的脑力去思考；随时可以开始，随时可以中断，并且下次可以继续进行；没有时间的压力，不必在某个时间非完成不可；能给自己带来一定的乐趣。这样的工作有：浏览报刊杂志，阅读有益的但是非专业的书籍，查看网络新闻，随意访问自己感兴趣的网站，对自己已完成的工作成果进行美化加工（例如整理文档，修饰绘图设计），整理文件，将顾客名单裁成小条等等。

如果你安排好了这样的任务，你不光可以把这些需要等待的空白时间充分利用起来，并且你还可以有额外的惊人收获：整齐美观的文件柜，有价值的新闻或文章，或者在一年之内读完了巴尔扎克的全部小说！

第四篇：职场人士想要提高工作效率的小方法（推荐）

把搞笑邮件放到一边。如果你收到很搞笑，或是比较八卦的邮件，不要急于转发，不然你会从更多的同事朋友那里收到更多的搞笑邮件。因为在这件事情上，人们都喜欢礼尚往来。

每个月检查一下你的电脑。查杀病毒、删除过期文件、清理碎片、安装需要的软件，同时也卸载不必要的软件。2005年的一项调查发现，很多上班族平均每天需要用48分钟来专门处理电脑问题。

电话放在一起打。上班的时候，尽量不要接电话，全部用语音留言，然后一起听完了之后，再一一回复。这样可以避免你在需要专心做一件事情的时候被不断打扰。固定你的工作流程

把下属汇报工作的时间，头脑风暴时间，或是监督工作进度的时间，都固定在每天的某个时段内。前几天找工作想看看有关面试方面的知识，无意中发现佛山人才网里面有很多有关职场的文章，学习了不少知识。这样就不会有人时不时来打断你的工作。而这个固定的时段，完全可以过得轻松一点，加点茶和点心。明确职责。在你着手做一件事情前，首先要问这件事是否属于你的职责范围。很多上班族因为不愿意为这些“小事”多费口舌，而无端增加了自己的工作记住，抱怨没有错。

适时离开。记住“过劳死”这个词已经成为上班族可以选择的一种死亡方式，不要让它成为你的墓志铭。如果你因为按时下班而感到内疚的话，可以通过下班后作一些有意义的事情，来抚平这种情绪，比如去看望父母，做志愿者，或者照看小动物。面试投递简历或者发布人才招聘信息厦门人才都是一个不错的选择。知道自己何时效率最高

很多人都在早上的时候工作效率最高，可如果你的生物钟稍微靠后了一些，不妨晚一点去吃中午饭，趁办公室里的安静状态，进行工作。

按计划行事。每天列一个日程表，列出写邮件、打电话的时间。人们习惯于确定开会的时间，但对于自己一整天的工作却缺少具体的时间安排。如果觉得开会比日常工作还重要，那么只会造成各种阻碍。

百胜餐饮集团中国事业部内部坚持系统化管理培训课程、结合实践历练，推进快速有序成长。百胜中国仅去年在培训上的投入就达1.94亿元。每一个新进百胜餐厅的新员工，公司都给予其明确的职业规划和系统性管理培训：“餐厅储备经理”首先进入全球顶尖的“冠军发展计划”，得到1对1导师辅导支持，逐步开始独当一面，在3到4年内，成长为可负责上千万营业额、领导百人团队的餐厅经理；餐厅经理继续有机会发展为区经理、区域经理、市场总经理职位，从而管理超过300家的大型连锁餐厅，并领导上万名优秀员工。也就是说，百胜坚持餐厅营运管理团队中的管理人员100%内部培养和提升，没有“空降兵”。求职面试靠的不只是努力，在龙岩人才信息繁多，如何从这些招聘信息里面筛选出好的职位也是有窍门的。而且，百胜中国还坚持给员工提供多样化的职业发展方向与选择：透过公司的“彩虹计划”,合适的营运人才可以转岗到不同专业领域,跨部门发展；员工还有机会成为百胜加盟商，个人拥有和经营自己的餐厅。百胜中国营造“关爱成员的大家庭”企业文化，推崇年轻充满朝气，欢乐的餐厅团队，并创造相互信任,认同鼓励的工作氛围。比如公司的“认同鼓励文化”：为了让每一个员工都能感受到被重视被尊重，感受到对企业作出的贡献，公司特别设计了“蝴蝶卡”，鼓励员工对同事的点滴成绩给予及时的认同鼓励，让“积极、有益”的行为能够在潜移默化中推广开来；除此以外，公司还建立内部的“家

族系统”来帮助员工培养团队凝聚力，促进了跨部门的交流和团队合作。员工可以通过“家族”活动培养业余兴趣爱好，和同事分享快乐、建立交友圈。职场“老人”是如何评价初入茅庐小菜鸟的？

据统计，在2011年进入职场的90后占到职场新人的半数以上。2012年，这个比例还将大幅度上升。麦可思的一项大学毕业生职场新人月度跟踪调查研究报告显示，24%的被调查者对自己所从事的工作表示满意，76%对自己所从事的工作不满意。其中，男性本科毕业生的工作满意度（28%）高于女性（23%）。职场新人对第一份工作的满意度如此之低，那么，职场“老人”又是如何评价这些“小字辈”呢？国内知名分行业专业人才招聘网站英才网联的调查数据显示，九成职场新人不懂职场礼仪。

初涉职场的新人往往不知道如何能举止得体，对此，中华英才网建议无所适从的新人们应主动寻找一位“职场导师”，他不仅能够真诚地批评指正你的工作，给你提供支持和信任，还能够为你树立正确的榜样，帮你分清轻重缓急，让你不至于在复杂的职场中迷失方向。这两天正在找工作，无意中看见大泉州人才网还不错，面试到了一份很满意的共走，值得信赖。

目前，一些知名企业为了加快新人适应职场环境、学习职场规则的速度，也开始为新入职员工、尤其是应届毕业生举行“入职第一课”，比如参观公司各个部门、了解公司架构和生产链，希望让新员工尽快明确自身定位以及未来的职业规划。面试投递简历或者发布人才招聘信息南平人才都是一个不错的选择。佳能（中国）人力资源部总经理森川刚志介绍，新员工入职后，公司会为他选定一个“师傅”和一个“伙伴”，前者在业务上给新人进行指导、帮助新人制定职业规划，后者则在生活上关心新员工，帮助其消除进入职场的“不适应症”。职场新人“恶习”更正

工作时沉迷社交网，更正：对社交网络进行恰当的区分和管理

开心网、人人网、校内网、QQ、MSN„„社交网络逐渐成为工作、生活的重要部分，但如果一味地在工作时间沉迷于社交网络，就显得太不明智了。

职场新人应该管理好自己的社交网络，为各类社交网络设置界限（比如开心网、人人网当私人用，Linkedln当工作用），不要让上司和同事抓到你利用工作的时间在人人网上闲聊或玩游戏。

情绪激动时发微，更正：利用微博分享有价值的信息

“太好啦，老板今天出差”、“刚才又被变态女上司臭骂一顿，我该肿么办”„„这些带有明显情绪的语言在微博中并不少见。求职面试靠的不只是努力，在三明招聘网信息繁多，如何从这些招聘信息里面筛选出好的职位也是有窍门的。要知道，这些发泄性质的话你的同事、上司都能看到。

推荐的做法是，微博上使用真实姓名同那些你无法在现实生活联系的人进行交流，发送其所在行业有价值的信息或有趣的消息。

在办公室寻找爱情，更正：避免与老板和常见同事恋爱

雷格斯（Regus）最新发布的关于工作时间的调查显示：27%的中国上班族，通常每天工作9到11个小时。长时间的工作和初涉职场的无助很容易让职场新人陷入办公室恋情。

不要跟老板或直接上司约会，容易引起同事的嫉妒和怀疑；同时要尽量避免和每天见面的同事恋爱，除非能够保证能你俩在关系破裂后还能做到坦然相对。

第五篇：提高工作效率的方法

效率管理的流程

效率管理的首要程序是确定效率标准，分析当前的管理状况，将当前的管理状况和效率标准进行比较。

1．确定效率标准

管理所有的活动首先需要有个检查衡量的效率标准。没有效率标准，管理就无从谈起。效率标准是衡量实际管理工作绩效的依据和准绳。效率标准通常来源于组织机构在其计划阶段所订目标，但不等于组织目标。在具体的业务活动中，笼统地将组织的计划目标作为标准是不行的，必须根据具体的作业特点设置标准。例如成本、利润、工时、单位产品的材料消耗定额等等。标准最好是定量的，但也有许多标准不容易定量，如工作态度、人群关系、道德水平等，这些虽然不能定量化，但是仍然应该提出一些定性的标准。

2．分析当前的管理状况

分析当前的管理状况就是衡量绩效。所谓衡量绩效就是对组织的运行效果作定量或定性描述，根据所描述的信息来评估实际工作的优劣。衡量绩效是管理过程的重要环节，但管理的目的不是为了衡量绩效，而是为了达到预定的绩效。实际工作情况与标准之间有无偏离，有多大偏离，这是采取管理措施的依据，只有能够得到偏离信息才能有效实施管理。衡量绩效的工作是一项严肃、细致的工作，它直接关系到能否实现管理目标。

有些活动是容易衡量的，例如生产活动的产量、质量、销售业绩，有些状况的衡量需要用专用的测量仪器，还有些情况根本无法准确衡量，例如人员的思想状况、激励程度等内在的心理状态，由于无法直接观察，只能凭推论来判断。另外一个普遍的困难是如何考核企业高层管理人员，由于高层管理人员本身的工作内容难以确定，对其工作绩效当然也难以评估。一般而言，工作的技术性质越少，建立标准就越困难，绩效评估也越难完成。

3．进行效率对比

把管理的实际成效与既定目标要求相比较，若二者完全吻合，就不需要改变或调整原目标和控制状态。但这种情形在管理实践中极其罕见。在绝大多数情况下，管理的实际成效与既定目标之间存在着不同程度的偏差，如果没有偏差，就不需要管理。正因为有偏差存在，才需要我们去做工作。这个偏差，就要求我们进行效率对比。这就需要管理者实施管理和控制，以调整目标或消除偏差、解决问题。

管理成效与既定目标相比较，一般有三种情形：成效或高于或等于或低于既定目标要求。若等于既定目标，那这是最理想的状况；若高于目标，管理者就应当重新确定目标，或维持原目标以实现超额完成任务；若低于目标要求，管理者就应当寻求问题的根源，纠正偏差，以求最终达成目标。

按照效率标准来衡量实际活动的成效的最好的办法应当建立在向前看的基础上，例如控制某一产品的生产进度，仅仅控制整机产品是不够的，应当追究到部件、零件、在产品、原料和材料的生产和准备是否符合要求，按效率标准进行比较，这样可使偏差在其实际发生之前就被发现，并采取适当措施加以避免。一个机灵的、有远见的主管人员常常能预见可能出现的偏差。如果管理者缺乏这种能力，也应尽可能地及早发现已经出现的偏差。管理者得到发生偏离的信息，认为有必要采取措施来纠正实际结果与效率标准之间的偏差时，必须进行矫正偏差。

矫正偏差应该从研究出现这种偏差的原因入手，有时候在计划阶段估计前提条件时出错。例如，预测期过分乐观，造成销售额不能达到预期值。找出偏差的原因，有助于确定适当的纠偏行动。

当然，发生偏差，也可能是经理人员判断失误，也可能是员工处理不当。在这种情况下，如果差错比较严重或是习惯性的，就要采取纠偏行动，进行人事变动或者将当事人调去培训。总而言之，只有找出确切的原因之后，才能采取相应的行动。

二、方案的制定

科学的方案制定的过程，需要有健全的方案制定程序和相应的方案制定技术来加以保证。不同类型的方案制定，可以有不同的过程要求。但一般而言，方案制定程序主要包括方案拟定、方案评价、方案选优、方案补救这四个相互区别又有机的联系的四个步骤，形成一个完整的方案过程。一般通用的方案制定程序包括：

1．方案拟定

科学的决策要求“多方案选择”，正确与错误、优与劣，都是在比较中发现的。因此，只有拟定出一定数量的备选方案，才有可能经过缜密地评价与对比，从中选择最佳或最满意的方案。多方案比较是做出科学决策的基础。当管理者面临问题时，如果只有一个方案，就很难做出科学决策。

拟定方案不仅要有多个备选方案，而且多个备选方案之间必须要有原则的区别，而不只是细节上的差异。如果所拟定的备选方案质量不高，也就不可能从中选出高质量的方案。如果拟定备选方案太少，也没有多大的选择余地。所以，备选方案的数量和质量对最后做出决策的影响极大。只有拟定了一定数量和质量的备选方案后，才能找到最有效地达到既定的目标而又花费代价最小的方案，作为行动的方案。

拟定方案应尽可能用不同的方法，从不同的角度来拟定，拟定方案不仅需用逻辑思维的方法，也需要直觉以及形象思维的方法。在拟定方案中应广泛采用各种智囊技术，例如“头脑风暴法”、“哥顿法”、“对演法”等等。只有这样，才能尽可能开发创造性思维，鼓励和推动新观念和创造性见解的涌现，才能开阔方案制定的视野，提高拟定方案的质量。

2．方案评价

在拟定方案的过程中，应集体讨论，认真地对于复杂的情况和不同的意见加以分析。方案评价也应当是这样，对所拟定的各个方案，都应从定性和定量两个方面加以分析评价。定性分析主要是直接利用人们的知识、经验和能力，对方案做出直接的评价。对于一些受社会、经济、环境因素影响较大、所含因素错综复杂而多变、难以用数据量化的决策，定性分析尤其重要。但这类方法往往主观成分较强、论证不很严密，需要用定量分析方法作补充，两种方法结合起来应用。定量分析主要是将各种方案转化为数学模型，并求得各模型的解，从而对备选方案做出评价。这种方法使各备选方案的利弊都能得以比较科学的表达，从而有利于方案的选择和优化。

但是无论定性还是定量分析，对各种方案的分析，应当集中说明各备选方案的利弊、权衡各备选方案实现所要求目标的有效程度。要充分估计方案的几个方面，好的和坏的、顺利的和困难的、可能办到的和不可能办到的。要想到事情的几种可能性，尽可能地慎重一些，周到一些。然后，决策者通过初步比较和筛选，淘汰一些有明显缺陷的方案，对余下的方案进行补充完善，供进一步选择。另外，方案的设计有时不是一次完成的，在初步设计后，要经过反复修改充实，才能逐步完善。

考虑一个方案的弊端极为重要。许多本来是一个很好的方案，在实施过程中失败，其原因就在于分析利弊时，未能考虑到潜在的困难，以制定各种补救措施。决策者应确切指出一项方案的短处，有了这一步，决策者就能预见到方案实施中可能出现的不良结果，这样就不会因为这项方案造成未能预料的后果而不知所措。

3．方案选优

方案选优就是从各种可供选择的方案中权衡利弊做出决断，劣中选好，好中选优。要进行选择，就要有选择的标准。一旦确定了评价方案优劣的标准，就可以对备用方案进行选择。

不同性质的方案有不同的评价标准，但又存在着某些共同的评价标准。一般来说，这样几个标准对于任何类型的方案选择都是适用的：第一，能保证决策目标的实现；第二，在保证决策目标实现的前提下，付出的代价(人力、物力、财力、时间等)尽可能少。

在对备选方案进行评价选择时，如果评价指标只有一个，而且备选方案的数目不多时，就容易从中确定出最优者。但当备选方案数目较多、评价指标也有多个时，特别是当诸多评价指标之间又有矛盾时，要选出一个所有的指标都最优的方案，一般是不可能的，这需要在各个指标间作一定的折衷，综合权衡利弊得失。最后选定的方案，并不一定各个指标都最优，往往是主要指标较好，又能兼顾其它指标，这样的方案一般容易被选中。

决策者是决策的主人，决策过程中，对方案选择的最后决断总是要由决策者来做出的。为了做到科学决策，避免主观性，广泛征求意见是必要的，但决策者要摆正同专家的关系，既要大胆让专家参与决策工作，尊重专家的意见，重视不同思想、观点之间的讨论，同时又要有自己的主张，不能由专家代替领导者决策。作为决策者既要相信依靠专家，又要用科学的思维来做出决断，两者不可偏废。在某种意义上讲，后者则更为重要。

4．方案补救

在对备选方案作了评价，并初步选择出满意的方案之后，接着就要开始方案的实施计划。在方案选定之后，还有一项重要的工作，就是要考虑方案在实施过程中可能会出现一些什么问题，这些问题一旦出现后会产生什么样的不良后果，并且准备相应的防范措施和应变措施，以便减少那些潜在问题出现的可能性和危害性，一旦它们出现时，能适时加以补救。

决策是复杂的，决策者不可能考虑到所有因素，许多因素也是无法预计的，这就会导致方案可能存在一些潜在问题。潜在问题由于是隐藏在事物背后，因此，极容易被人们忽视。对潜在问题的分析与防范，是科学决策十分重视的工作，如果把这项工作做好了，就可以防患于未然，保证决策的连续性和成功的可能性。如果不懂得或不愿意作这种分析，结果在执行中出了问题而措手不及，未作防范，就会使本来很好的决策方案在实施中失败或成效不大，或产生很多副作用而得不偿失。如果我们事先考虑了一项方案的直接后果之后，想到执行这—方案时可能遇到困难的方面，以及克服这些困难的措施和条件，对可能存在的问题作了防范分析，这些缺陷就有可能避免，或者可以大大减少损失。

三、方案的执行

方案的执行，是指决策、方案形成后，为达到预期目标而进行的全部活动，也就是为实现决策、方案而采取的行动。方案的执行是决策的延续和具体化，决策、计划如果不转变为实际行动，付诸执行，那只能是一种设想。在管理中如果只注重决策、方案的制订，而不管决策、方案制订后能否有效地执行，不重视执行中的大量工作，不去及时地发现和解决执行中的问题。那么，即使是正确的决策、方案，也只是纸上谈兵。管理者选择方案，最终目的也是为了执行。决策、方案是管理者的根本性工作，执行是经常性的工作。一个合格的管理者必定是既善于决策，又善于抓好执行工作的。

检验和完善决策、方案也离不开执行。管理事务是复杂多变的，因此决策、方案不符合客观情况是难免的。一项决策、方案的正确程度如何，只有通过执行才能得到检验，才能得出正确的结论。在执行的过程中，实践会告诉人们哪些决策、方案是正确的，哪些是基本正确的，哪些是基本上不正确的。对于正确的，要认真地去贯彻落实；对基本上不正确的，要迅速反馈，以便重新进行决策制定新的方案；对于基本正确的，要在执行中逐步修正，使之趋于完善。

在方案执行过程中，主要领导者并不见得非要亲临现场，参与具体的方案执行和组织工作。他们应将注意力主要放在对方案的监督和反馈上。通过对方案的执行，看方案是否正确，决策是否成功。若方案被证实正确，就进一步总结经验，为以后的决策提供指导经验；若方案被否定，就应当寻找原因、总结教训，修正原有方案，并为以后的决策提供经验教训。

一般来说，方案的执行是在目标已定的情况下进行的。因此，方案的执行是一项目的性很强，很具体的活动。这就要求在整个执行过程的一切活动都必须围绕目标而开展。由于执行是—个复杂的活动过程，会涉及到许多因素，可能遇到来自各方面的干扰。为此，每一项方案都需有一套经过周密规划的执行方案，管理者必须精心组织指挥，努力实现组织的目标。衡量执行活动好坏的标准是看其是否有利于如期或提前达到决策、方案所规定的目的。背离了目标，一切轰轰烈烈的行动都是毫无意义的。在执行活动中，管理者要特别防止搞偏离目标的热热闹闹的花架子，影响管理目标的最终实现，要始终坚持正确的方向，围绕目标而开展各项工作。

四、监督与反馈

在效率管理的流程中，监督和反馈是必不可少的。监督是根据计划目标和各种效率标准监察管理活动中的行为与结果是否偏离管理目标，并督导人们按标准办事的控制过程。对管理执行的整个过程，整个过程中的各个环节、各个方面包括对执行人员的配置、要求、管理实施的方案等进行监督，可以使各项管理活动能在既定的轨道上正常运行，方案能够完整地执行，保证方案执行与决策指令的一致性，保证管理的执行不偏离目标，组织目标能顺利实现。

方案的执行是决策的延续和具体化，在方案实施过程中实行监督，可以对决策目标的贯彻执行起 保障作用。监督的主要工作有：对执行中的现实状况与原订计划做出比较，对已出现的偏差提出补救措施，提供反馈信息，以便追踪决策，修正输入信号。在方案的实施过程中实行监督，可以使组织各阶层各机构运转正常，保证管理者的决策能及时、准确地贯彻执行，可以将方案实施过程中的情况和方案实施的结果不断地、及时地向决策者进行反馈。

效率管理是一个动态过程，组织是通过反馈来进行管理和控制的，只有把决策执行中的各种信息不断地、及时地反馈到决策中，决策者才能对偏离决策目标的各种情况进行调整、修正或完善，做到控制有方，指挥灵活。如何没有灵敏、准确的信息反馈，决策者不明情况，就无法制定决策，更谈不上目标的实现了。决策、执行、反馈、再决策、再执行、再反馈……如此无穷地螺旋上升使决策者决策不断进步和完善，使管理活动在动态中迫近目标，最后实现目标。在效率管理工作中，没有健全的反馈手段，有效的管理是不可想象的。管理是否有效，关键在于是否有灵敏、正确的反馈。

反馈灵敏，主要体现在：(1)能够跟踪事物的发展变化，迅速捕捉信息。(2)利用先进的技术手段，快速传递信息。(3)反馈机构能够高效加工、处理信息，以便及时、准确提供信息。在瞬息万变的现代社会中，反馈如果不具有灵敏性，反馈迟缓，就无法及时而迅速地发现管理现状与组织目标的矛盾，就会使领导错过决策的时机，这样的组织是没有生命力的。

反馈正确，就是反馈机构中必须有高效能的分析系统，以过滤和加工感受到的各种信息，去粗取精，去伪存真，由此及彼，由表及里，选择与管理目标紧密相关的信息，把那些真正有用的、准确可靠的信息提供给管理者。真实而准确的信息是科学决策的前提，虚假、错误、失真的信息只会给领导者帮倒忙，给管理工作带来一系列失误。

实行效率管理，决策者的主要职责就是要善于在反馈系统提供的信息和可供选择的方案中做出正确的决策，并根据方案实施的情况对原有决策做出及时、正确的调整。尽管任何一次调整、改革都不一定那么完善，但只要系统具有反馈结构，决策总可以在不断调节的过程中，逐渐趋于完善、优化的状态。在现代化管理中，没有一个组织可以不建立自己的反馈系统而能有效正确地进行指挥的。尽管反馈的方法是多种多样的，不同性质的组织系统具有不同特征的反馈方式，但反馈的实质是要求人们随着变化了的情况而变动，反馈的最终目的就是要求组织对客观变化做出应有的反应。实行效率管理，决策者不仅要进行决策，还要实行监督和反馈，没有有效的监督和反馈，就可能发生执行组织的涣散和执行过程的无序和紊乱。各执行者不仅要执行，还要进行监督和反馈，使整个组织结构呈动态平衡。因此，监督与反馈是效率管理流程中重要而不可缺少的环节。