前台文员工作职责和服务规范5篇范文

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第一篇:前台文员工作职责和服务规范

前台文员职责:

1.负责前台服务热线的接听和电话转接,做好来电咨询工作,重要事项认真记录并传达给相关人员,不遗漏、延误;

2.负责来访客户的接待、基本咨询和引见,严格执行公司的接待服务规范,保持良好的礼节礼貌;

3.对客户的投诉电话,及时填写登记表,并于第一时间传达到客户服务团队,定期将客户投诉记录汇总给副总经理;

4.负责公司前台或咨询接待室的卫生清洁及桌椅摆放,并保持整洁干净;

5.接受行政经理工作安排并协助人事文员作好行政部其他工作;

认真执行目标卡的管理规定,完成本部门分配的工作和任务。

前台文员服务规范:

造访:

客户或来访者进门,前台马上起身接待,并致以问候或欢迎辞。如站着则先于客人问话而致以问候或欢迎辞。

单个人问候标准语如下:

“先生,您好!”或“先生,早上好!”

“小姐,您好!”或“小姐,早上好!”

“您好!欢迎来到“秘书工作”公司。”

来者是二人,标准问候语则为:

“二位先生好!”

“二位小姐好”

“先生、小姐,你们好!”

来者为三人以上,标准问候语则为:

“各位好!”或“各位早上好!”“各位下午好”

“大家好!”或“大家早上好!”“大家下午好!”

对已知道客户或来访者姓名的,标准问候语如下:

“x先生好!”

“x小姐好!”

对已是第二次或二次以上来公司的客户、来访者,在沿用“单个人问候标准语”并看到客户点头或听到客户跟说“你好”之后,还可选用如下标准问候语:

“先生,我记得您前不久(以前)来过我们公司,今天光临,再次表示欢迎!”

a)引导客户或来访者到咨询厅就座,递上茶水,送上公司营销宣传资料;

b)当场解答或电话通知相关业务接待人员出现,介绍时先介绍主人,后介绍客人;

c)引领客户或来访者接触相关人员,行走时走在客户或来访者侧前位置,并随时用手示意。途中与同事相遇,点头行礼,表示致意;

d)进入房间,要先轻轻敲门,听到回应再进。进入后,回手关门;

e)介绍双方,退出。如相关人员抽不开身回应,则安抚客户或来访者稍等,退出。

当值前台为女性,着职业套装,化淡妆。男性,则着西装,打领带。

禁忌:头发脏且蓬乱;穿拖鞋或穿皮鞋而不穿袜;口腔不卫生。

电话:

1.听到铃响,至少在第三声铃响前拿起话筒;

2.听话时先问候,并自报公司、部门。标准语如下:

“您好,“秘书工作”公司!”或“您好,这里是“秘书工作”公司!”

对方讲述时留心听并记下要点,未听清时,及时告诉对方。随后根据对方的初次问话,迅速判断出他有何需求?作出标准回话。

咨询家装业务:先生(小姐),关于这方面情况(家装咨询),让我们公司客户顾问x先生为您服务吧,他可以全面、专业地解释您所想了解的问题,我把电话转过去,请稍等。

联系业务:与本公司关联的业务则转接相关部门相关人员;无关联业务,则直接回答:先生(小姐),我们公司现在没有这方面需要,请您联系其他公司吧,谢谢!

找人:先生(小姐),您找的x先生(小姐)名字叫什么?您跟他(她)预约了吗?请您稍等。(然后接通本公司x先生的电话,询问转接与否。)

不指明的电话,判断自己不能处理时,可坦白告诉对方,并马上把电话转给能处理的人,在转交前,应先把对方所谈内容简明扼要地告诉接话人;

通话简明扼要,不应长时间占线。

结束时应说“谢谢!”,礼貌道别,待对方切断电话,再放下听筒。

第二篇:前台文员工作职责和服务规范

东莞市大岭山众达五金厂

前台文员工作职责和服务规范

工作职责

1.负责前台服务热线的接听和电话转接,做好来电咨询工作,重要事项认真记录并传达给相关人员,不遗漏、延误;

2.负责按各部门管理人员的要求拨打外线电话,并记录.3.负责来访客户的接待、基本咨询和引见,严格执行工厂的接待服务规范,保持良好的礼节礼貌;

4.接待来访人员,通知被访人前来接待,并为客人倒上茶水;

5.对客户的投诉电话,及时填写登记表,并于第一时间传达到客户服务团队,定期将客户投诉记录汇总给总经理办公室;

6.负责工厂前台或咨询接待室的卫生清洁及桌椅摆放,并保持整洁干净; 7.负责收,发传真件,对收发的传真要按部门登记,对发出的传真件也须记录.8.负责文件复印的登记;

9.负责办公室大厅内所有用电器的管制.10.接受行政部经理工作安排并协助人事作好行政部其他工作; 11.完成上级交付的其他工作.服务规范、程序、标准:

1.客户或来访者进门,前台马上起身接待,并致以问候或欢迎辞。如站着则先于客人问话而致以问候或欢迎辞。单个人问候标准语如下: “先生,您好!”或“先生,早上好!” “小姐,您好!”或“小姐,早上好!” “您好!欢迎来到众达五金。” 来者是二人,标准问候语则为: “二位先生好!” “二位小姐好” “先生、小姐,你们好!” 来者为三人以上,标准问候语则为: “各位好!”或“各位早上好!”“各位下午好” “大家好!”或“大家早上好!”“大家下午好!” 对已知道客户或来访者姓名的,标准问候语如下: “x先生好!” “x小姐好!” 对已是第二次或二次以上来工厂的客户、来访者,在沿用“单个人问候标准语”并看到客户点头或听到客户跟说“你好”之后,还可选用如下标

准问候语: “先生,我记得您前不久(以前)来过我们工厂,今天光临,再次表示欢迎!” a)引导客户或来访者到咨询厅就座,递上茶水,送上工厂营销宣传资料; b)当场解答或电话通知相关业务接待人员出现,介绍时先介绍主人,后介绍客人; c)引领客户或来访者接触相关人员,行走时走在客户或来访者侧前位置,并随时用手示意。途中与同事相遇,点头行礼,表示致意; d)进入房间,要先轻轻敲门,听到回应再进,进入后,回手关门; e)介绍双方,退出。如相关人员抽不开身回应,则安抚客户或来访者稍等,退出。

2.当值前台为女性,着职业套装,打领结,化淡妆。男性,则着西装,打领带。禁忌:头发脏且蓬乱;穿拖鞋或穿皮鞋而不穿袜;口腔不卫生。

3.电话听到铃响,至少在第三声铃响前拿起话筒;听话时先问候,并自报工厂名。标准语如下: “您好,众达公司!”或 “您好,这里是众达公司!” 对方讲述时留心听并记下要点,未听清时,及时告诉对方。随后根据对方的初次问话,迅速判断出他有何需求?作出标准回话。咨询业务:先生(小姐),关于这方面情况,让我们公司x先生为您服务吧,他可以全面、专业地解释您所想了解的问题,我把电话转过去,请稍等。联系业务:与本公司关联的业务则转接相关部门相关人员;无关联业务,则直接回答:先生(小姐),我们公司现在没有这方面需要,请您联系其他公司吧,谢谢!找人:先生(小姐),您找的x先生(小姐)名字叫什么?您跟他(她)预约了吗?请您稍等。(然后接通本公司x先生的电话,询问转接与否。)不指明的电话,判断自己不能处理时,可坦白告诉对方,并马上把电话转给能处理的人,在转交前,应先把对方所谈内容简明扼要地告诉接话人; 通话简明扼要,不应长时间占线。结束时应说“谢谢!”,礼貌道别,待对方切断电话,再放下听筒;

行政部

2007-5-5篇二:前台文员职责与服务规范及礼仪常识

前台文员职责

1.负责前台服务热线的接听和电话转接,做好来电咨询工作,重要事项认真记录并传达给相关人员,不遗漏、延误;

2.负责来访客户的接待、基本咨询和引见,严格执行公司的接待服务规范,保持良好的礼节礼貌;

3.对客户的投诉电话,及时填写登记表,并于第一时间传达到客户服务团队,定期将客户投诉记录汇总给副总经理;

4.负责公司前台或咨询接待室的卫生清洁及桌椅摆放,并保持整洁干净; 5.接受行政经理工作安排并协助人事文员作好行政部其他工作;

认真执行目标卡的管理规定,完成本部门分配的工作和任务

前台文员服务规范

前台 造访:

1.客户或来访者进门,前台马上起身接待,并致以问候或欢迎辞。如站着则先于客人问话而致以问候或欢迎辞。

单个人问候标准语如下:

“先生,您好!”或“先生,早上好!”

“小姐,您好!”或“小姐,早上好!”

“您好!欢迎来到xx公司。”

来者是二人,标准问候语则为:

“二位先生好!” “二位小姐好”

“先生、小姐,你们好!”

来者为三人以上,标准问候语则为:

“各位好!”或“各位早上好!”“各位下午好”

“大家好!”或“大家早上好!”“大家下午好!”

对已知道客户或来访者姓名的,标准问候语如下:

“x先生好!”

“x小姐好!”

对已是第二次或二次以上来公司的客户、来访者,在沿用“单个人问候标准语”并看到客户点头或听到客户跟说“你好”之后,还可选用如下标准问候语:

“先生,我记得您前不久(以前)来过我们公司,今天光临,再次表示欢迎!” a)引导客户或来访者到咨询厅就座,递上茶水,送上公司营销宣传资料;

b)当场解答或电话通知相关业务接待人员出现,介绍时先介绍主人,后介绍客人; c)引领客户或来访者接触相关人员,行走时走在客户或来访者侧前位置,并随时用手示意。途中与同事相遇,点头行礼,表示致意;

d)进入房间,要先轻轻敲门,听到回应再进。进入后,回手关门;

e)介绍双方,退出。如相关人员抽不开身回应,则安抚客户或来访者稍等,退出。

7.当值前台为女性,着职业套装,化淡妆。男性,则着西装,打领带。

禁忌:头发脏且蓬乱;穿拖鞋或穿皮鞋而不穿袜;口腔不卫生。

电话: 1.听到铃响,至少在第三声铃响前拿起话筒;

2.听话时先问候,并自报公司、部门。标准语如下:

“您好,xx公司!”或

“您好,这里是xx公司!”

对方讲述时留心听并记下要点,未听清时,及时告诉对方。随后根据对方的初次问话,迅速判断出他有何需求?作出标准回话。

咨询家装业务:先生(小姐),关于这方面情况(家装咨询),让我们公司客户顾问x先生为您服务吧,他可以全面、专业地解释您所想了解的问题,我把电话转过去,请稍等。联系业务:与本公司关联的业务则转接相关部门相关人员;无关联业务,则直接回答:先生(小姐),我们公司现在没有这方面需要,请您联系其他公司吧,谢谢!

找人:先生(小姐),您找的x先生(小姐)名字叫什么?您跟他(她)预约了吗?请您稍等。(然后接通本公司x先生的电话,询问转接与否。)

不指明的电话,判断自己不能处理时,可坦白告诉对方,并马上把电话转给能处理的人,在转交前,应先把对方所谈内容简明扼要地告诉接话人;

通话简明扼要,不应长时间占线。

结束时应说“谢谢!”,礼貌道别,待对方切断电话,再放下听筒。

前台接待人员必修礼仪常识

作为公司的前台接待人员,应该具备如下基本礼仪:

形象要求

前台接待人员是企业的“形象代言人”或称企业的“门面”。因此要求前台接待小姐坐、立、行、走,端正自然,保持良好的精神风貌。

迎送客人和同事上下班(适用于高档写字楼前台接待)

每日于上班前十分钟、下班时间开始后十分钟内,以站姿微笑面向上、下班人员,行注目礼,并主动问候。

电话接听

如果对方打错了电话,或不清楚应该找谁时,应礼貌解释,并热情地为对方转接相关人员。

待来电者报上转接号码后礼貌说:“请稍候”,并立即转接;

电话在三声内接听,必须使用规范应答语:“您好,××******物业”、“您好,××中心/管理处”;

电话机旁备纸、笔,主动提供留言服务,随时准备记录客人提出的要求和帮助解决的事项。尤其对客人的姓名、电话、时间、地点、事由等重要事项认真记录并及时转达有关部门和责任人。

在接听投诉电话时,更要注意使用礼貌用语,积极帮助客户解决遇到的困难和问题,态度要积极、和蔼。及时将客户的意见转接相关部门和责任人或主动留下客户的电话,帮助联系和积极寻找解决问题的途径;

如转接电话占线或无人接听时,请说:“您好,先生/小姐,您要的电话占线或无人接听,请稍后打来”;

如对方要求转接其他人,请立即转接;

如接转电话不顺畅,请回答:“对不起,让您久等了,我在帮您转接”;

接待来客

做好来访者的登记工作(根据公司规定执行)。

对客人的咨询,应细心倾听后再做解答。解答问题要耐心,不能准确解答的应表示歉意“对不起,请稍等,我帮您问一下”,问完要向客人反馈。当有客人来访时,应起身站立、行欠身礼。面带微笑,热情、主动问候,使用礼貌用语:“您好,请问有什么可以帮您吗?”,耐心倾听客人的来意,并根据客人的需求积极予以帮助。

对来访者经核实后引导其进入相关区域。

谢绝外来推销员、衣着不整的闲杂人员进入办公区

文明办公公约:

一、遵守工作纪律,按时上下班,不迟到、不早退,不擅离工作岗位,不干与工作无关的事。

二、工作认真负责,积极主动,不推不拖,当日事情当日完成。

三、服务态度端正,热情周到,谦虚礼让,办理及时。

四、搞好卫生,保持整洁优美的办公环境。

五、遵守工作秩序,保持机关安静,不串岗,不喧哗,不闲谈。

六、实行挂牌办公制度,自觉接受群众监督。篇三:xx整形前台接待收银岗位职责及服务规范

xx整形前台接待收银岗位职责及服务规范

(一)岗位职责

1、爱岗敬业、尽职尽责,在工作期间始终要保持良好的精神面貌及优质的服务。

2、主动热情的接待顾客,熟记每位顾客姓名,并及时为客人递上饮品。

3、随时注意前厅环境卫生,须保持前厅内舒适整洁和温馨。

4、繁忙时要热情的招呼好每位等待客人,对需等待的客人及时送上饮品及书刊

杂志。

5、发扬团队精神与员工协调配合,妥善安排顾客服务并做好轮拍登记。

6、清点货品、收银找兑时要仔细认真、谨慎,不得出错。

7、必须如实掌握和计算院内营业收入,钱物与账单要相符。

8、交接班时,要认真、仔细,交接内容包括:现金账目、库存数量、轮排登记、及其他待办事项等。

9、严禁将营业款借给私人使用,违者以挪用公款处理,情节严重时给予开除并

追究刑事责任。

10、严格按照我院要求填制、使用和保管好收据及账单,如有遗失或违反规定者,就情节轻重给予不同程度的处罚。

11、认真监管好前台库存,每日16时与财务盘点库存,每周一交日报表。我院将

不定期抽查前厅库存物品,如有遗失由前台工作人员自行负责并赔偿。

12、(转载于:前台文员工作职责和服务规范)遵守财务保密制度不准将营业额、账目单据等,交予财物无关的人看或计算。

13、因工作需要前台人员离开工作岗位,必须互相告知离去原因、去向,工作

期间不允许接打私人电话。

14、前台工作人员禁止随意调换分客顺序或不按顺序点排员工,如发现给予相

关责任人相应处罚。

15、做好前台各项登记,登记时要认真仔细、实事求是、字迹要工整清晰,必

须做到每客有登记、每事有记录。

14、私人用品不准放置前台,公司物品禁止带出院外或占为己有。

15、违反公司财务制度和违纪情节严重者,将追究刑事责任。

16、按规定正确使用和操作前台管理软件,相关资料要及时的录入管理系统,确保资料的真实性和可操作性,禁止使用电脑操作与工作无关的事情。

17、按规定及时做好饮品的准备工作。

18、负责记录顾客投诉事件及处理意见并上报主管领导。

19、完成上级主管领导交给的临时性工作。

(二)前台文员接待规范

1.客户或来访者进门,前台马上起身接待,并致以问候或欢迎辞。标准语如下:

您好,请问有什么能够帮到您的吗?请问您找哪位?

2、引导客户或来访者到休息处就座,递上茶水,送上公司营销宣传资料。

3、引领顾客到咨询室做专业咨询或当场解答或通知相关销售人员,介绍时先介绍主人,后介绍客人。

4、引领客户或来访者接触相关人员,行走时走在客户或来访者侧前位置,并随时用手示意。途中与同事相遇,点头行礼,表示致意。

5、进入房间,要先轻轻敲门,听到回应再进。进入后,回手关门。

6、介绍双方,退出。如相关人员抽不开身回应,则安抚客户或来访者稍等,退出。7.当值前台为女性,应着职业装,化淡妆。

禁忌:头发脏且蓬乱;穿拖鞋或穿皮鞋而不穿袜;口腔不卫生。

(三)前台文员接听电话规范

1.听到铃响,至少在第三声铃响前拿起话筒。

2.听话时先问候,并自报公司、部门。标准语如下:

“您好,柏林整形!”或 “您好,这里是柏林整形医院!”

对方讲述时留心听并记下要点,未听清时,及时告诉对方。随后根据对方的初次问话,迅速判断出他有何需求?作出标准回话。

(1)咨询公司产品:先生(小姐),关于这方面情况(产品咨询),让我们专业的咨询人员x老师为您服务吧,他可以全面、专业地解释您所想了解的问题,我把电话转过去,请稍等。

(2)联系业务:与本公司关联的业务则转接相关部门相关人员;无关联业务,则直接回答:先生(小姐),我们公司现在没有这方面需要,请您联系其他公司吧,谢谢!

(3)找人:先生(小姐),您找的x先生(小姐)名字叫什么?您跟他(她)预约了吗?请您稍等。(然后接通本公司x先生的电话,询问转接与否。)

(4)不指明的电话:判断自己不能处理时,可坦白告诉对方,并马上把电话转给能处理的人,在转交前,应先把对方所谈内容简明扼要地告诉接话人;

3、通话简明扼要,不应长时间占线。

4、态度诚恳,表情自然、大方,语言和气亲切,表达得体。

5、谈话中意见不一致时,要保持冷静,以豁达的态度包容或回避话题。

6、结束时应说“再见!”,礼貌道别,待对方切断电话,再放下听筒。

第三篇:前台文员工作规范

前台文员工作规范

(一)问候招呼:早上好、您好;

(二)感谢:谢谢、十分感谢;

(三)向客人道歉:对不起、请原谅;

(四)应答:没关系、不客气、这是我应该做的;

(五)推脱:很遗憾,不能帮你的忙、谢谢好意;

(六)送客:再见、请慢走;

(七)迎宾:欢迎您;

(八)接受工作:是的、明白了、清楚了;

(九)不能立即接待时:请稍等;

(十)接待等候的客人:让您久等了。

(二)电话转接

(三)快递及信件收发

(四)票务预订

(五)名片制作

(六)办公用品采购及管理

(七)公司通讯录更新

(八)日常行政费用统计与核对

(九)会议室与电话会议预定

(十)办公设备/设施的维护

(一)收取快递:前台文员代领后,按照部门将快件摆放整齐,通知收件人领取,收件人领取快件时,需在快递签收登记表上签字,登记单号,以备查询;

(二)发放快递:发件人把信息填写完整后,按照快递公司要求将快递单贴于信封或包裹空白处;前台文员需及时检查发件人填写的快递单据内容是否完整、清晰以及是否在快递发送登记表上进行登记。快递公司取件人员在收取待发货的信件或包裹时,前台文员需与取件人员对发货物品的数量和底单进行再次核对,确保无误。

门申请人校对确认,无误后方可进行印制。

(三)非总部统一结账的供应商可自行确认费用无误后,按照公司的付款流程进行费用申报。

第四篇:前台文员工作规范

前台文员工作规范

一、职位概要:

做好公司日常行政事务工作,保证公司信息通讯顺畅,提升公司形象。

二、工作职责:

1.总机电话管理:接通总机电话,并做相应转接;

2.来访客人才接待,并通报相关部门;

3.信件包裹的收发工作:负责传真、信件的收发登记工作;报刊的更新及管理工作 4.文书工作:负责办公会议的记录、整理等;草拟文件和报告等文字工作;各种文件资料的整理、装订、归档、保管的工作。

5.复印机、传真机的管控、日常维护和报修;

6.办公用品管理:办公用品的登记、分发、维护、管理管理工作。

7.更新和管理员工电话号码等联系方式;

8.每日报纸的整理,公司宣传册的补充;

9.预定工作:负责每日员工订餐工作,以及领导交代的订票、订位等。

10.接待用品、清洁用品的申购、管控;

11.完成领导交办的其他工作。

四、仪容仪表规定:

1.上班时间尽量着正装,保持整洁;

2.上班时可化淡妆;香水应以淡雅为主,不可过于浓烈;

3.保持头发整齐、光泽,勤洗头;不得佩戴款式夸张的首饰、挂饰、耳饰;

4.上班前不得吃异味食品,保持口腔清洁,口气清新;

5.保持手部干净。指甲不得超过指头两毫米,指甲内不得残留污物;

6.禁止穿拖鞋,穿皮鞋时应穿袜(无花纹丝袜,袜口不外露)。

7.上班前应注意检查一下自己的仪表是否得当。

五、工作纪律规定:

1.每天上班前5分钟到岗;

2.因工作性质,不可随意离开岗位(包括休息时间),离岗前须有人代岗后方可离开;

3.就坐时姿态要端正,入坐时要轻缓,上身要笔直,腰部挺起,目光平视,面带微笑。

4.不允许有:在椅上前俯后仰摇腿跷脚;双手抱于胸前;跷二郎腿或半躺半坐;趴在工作桌上;晃动桌椅;玩手机;脱鞋;伸懒腰;哼小调;打哈欠嬉戏打闹等行为。

5.交谈中不讲粗言恶语,使用歧视或侮辱性的语言,不得以任何借口顶撞讽刺客人。

六、常用礼貌用语:

1.礼貌语:您好、请、谢谢、再见

2.道歉语:对不起、打忧了、请原谅

3.征询语:请问我能为您做什么吗?您还有别的事吗?请您„„好吗?

4.三声服务:来有迎声,问有答声,走有送声

七、工作行为规范:

1、电话接听

A.听到铃响,至少在第三声铃内接听;

B.接听电话后先问候,并自报公司名。标准语如下:“您好,XX公司!”

C.对方讲述时仔细聆听并记录要点,迅速判断他有何需求?

转接分机操作为:闪断+分机号,挂机

1)咨询业务

先生(小姐),关于这方面的业务,让我们公司市场应用部吴先生为您服务吧,他可以全面、专业地解释您所想了解的问题,我把电话转过去,请稍等。

2)推销产品

与本公司关联的业务则转接相关部门相关人员;

无关联业务,则直接回答:先生/小姐,我们公司暂时没有这方面的需要,请您联系其他公司吧,谢谢!

3)找人

先生/小姐,您找的X先生/小姐名字叫什么?您跟他/她预约了吗?请您稍等。注:① 不指明的电话,判断自己不能处理时,马上把电话转给能处理的人;

② 通话简明扼要,不应长时间占线。

③ 结束时应说“谢谢!”,礼貌道别,待对方切断电话,再放下听筒;

④ 所有员工的手机号码不得外泄;主管级以上人员的固话号码不得外泄; ⑤ 每月更新一次员工电话联系一览表,及时掌握员工最新电话号码;

2、客户来访

客户或来访者进门,前台马上起身接待,并致以问候或欢迎辞。

A.单个人问候标准语:“先生/小姐,您好!”

B.来者二人,标准问候语则为: “二位先生/小姐好!”或“先生、小姐,你们好!”

C.来者为三人以上,标准问候语则为: “各位好!”或“大家好!”

D.对已知道客户或来访者姓名的,标准问候语如下:“X先生/小姐好!”看到客户点头或听到客户跟说“你好”之后

a)

b)

c)引导客户或来访者到接待室就座,并随时用手示意。途中与同事相遇,点头行礼,表示致意; 客户落座后,递上温水,送上公司宣传资料后及时与被访人联系,并告诉客人“我帮您联系,请先坐一下,好吗?” 电话联系公司相关接待人员,并引导其道接待室,进入房间,要先轻轻敲门;

d)进入后介绍双方(介绍时先介绍主人,后介绍客人),退出。

注:① 服务过程中实行“微笑服务”,须始终面带微笑,热情主动为用户服务。② 倒水:在客人来到公司第一时间递上一杯温水,并有礼貌的说:请慢用。看

到客人水已经喝完或接近喝完,可以礼貌的问一下,是否需要再次添加。原则上,倒水次数不超过三次;

③ 如相关人员抽不开身回应,则安抚客户或来访者稍等,退出;

④ 在没有公司员工陪同的情况下,不得允许访客自行进入办公区;

⑤ 客户离去时,应面带微笑道别。

3、快递邮包收发

A.快递邮包在到达10分钟内送达收件人;

B.发票签收须慎重,严防丢失;

5、办公用品管控

A.员工申请办公用品记录申请台账,坚持节约现行、资源不浪费的原则;

B.每月月底盘点各类接待用品数量,剩余数量制表报行政部;

C.饮料(纯净水)使用,用尽前预定送货。

D.低值易耗品申领需填写领用单,交行政部、财务部确认。

6、办公室管理

A.每天早上下班后关闭大厅照明、下午上班前开启大厅照明;

B.每天下班前半小时关闭大厅空调;

C.每周一8:30更换《会议室使用登记表》、《培训室使用登记表》

D.及时补充总办领导办公室冰箱内饮料;

E.客人离开培训室、接待室、会议室后及时清理卫生;

F.各类钥匙妥善保管,重要物资锁入柜子;

G.员工上缴款项妥善保管,避免丢失;

H.空调开关,投影仪开关等要妥善保管,避免丢失。

6、传真机管理

A.传真机为直线电话。设置为自动接收,另可接通地电话。

B.当传真纸出行红色痕迹时,请及时跟换传真纸;

C.收到传真后,及时送到相应人员手中;

第五篇:前台文员工作规范

前台文员工作规范

一、职位概要:

做好公司日常行政事务工作,保证公司信息通讯顺畅,提高公司运作效率。

二、工作职责:

1.转接总机电话、分发信件和报刊;

2.接待来访客人,并通报相关部门;

3.承办员工考勤;

4.人事档案的管理;

5.员工宿舍的安排;

6.办理员工入职、离职手续以及工业区出入卡

7.保管各种行政工作表单;

8.更新和管理员工通讯地址和电话号码等联系方式;

9.负责前台区域以及会议的卫生及管理;

10.协助组织公司活动;

11.其它工作事项。

三、基本素质要求:

1.前台造访:

A:客户或来访者进门,前台马上起身接待,并致以问候或者询问来访目的“您好(请问有什么地方我可以帮到您呢?)”、“你们好(请问有什么地方我可以帮到你们呢?)“×先生/小姐,早上好/上午好/下午好”。

B: 引导客户或来访者就座,递上茶水,并说“请稍等”,然后联系相关业务人员;C: 当场解答或电话通知相关业务接待人员出现,介绍时先介绍主人,后介绍客人;D: 引领客户或来访者接触相关人员,行走时走在客户或来访者侧前位置,并随时用手示意。途中与同事相遇,点头行礼,表示致意;

E: 进入房间,要先轻轻敲门,听到回应再进。进入后,回手关门;

F: 介绍双方,退出。如相关人员抽不开身回应,则安抚客户或来访者稍等,退出。

2.着装:

当值前台一般为女性,着装宜端庄大方,宜化淡妆。禁忌:头发脏且蓬乱;口腔不卫生。身上携带饰品不超过三件,香水应以淡雅为主,不可过于浓烈。

3.电话:

1.听到铃响,在第二声之后,第三声之前拿起话筒;

2.听话时先问候,并自报公司。标准语如下:

“您好,网时代公司!”或

“您好,这里是网时代公司!”

对方讲述时留心听并记下要点,未听清时,及时告诉对方。随后根据对方的初次问话,迅速判断出他有何需求?作出标准回话。

3.咨询业务:

先生(小姐),关于这方面情况,让我们公司××部门××先生/小姐为您服务吧,他/她可以全面、专业地解释您所想了解的问题,我把电话转过去,请稍等。

4.联系业务:

与本公司关联的业务则转接相关部门相关人员;无关联业务,则直接回答:先生(小姐),我们公司现在没有这方面需要,请您联系其他公司吧,谢谢!

5.找人:

先生/小姐,您找的×先生/小姐名字叫什么?请问您跟他/她预约了吗?请您稍等。(然后接通本公司××的电话,询问转接与否。)

不指明的电话,判断自己不能处理时,可坦白告诉对方,并马上把电话转给能处理的人,在转交前,应先把对方所谈内容简明扼要地告诉接话人;

通话简明扼要,不应长时间占线。

结束时应说“谢谢!”,礼貌道别,待对方切断电话,再放下听筒;

6.面试:

您好!请问有什么可以帮到您吗?应聘什么岗位呢?好的,请先填一下这一张登记表,我帮您联系招聘负责人。

7.倒水:

在客人来到公司第一时间递上一杯温水,并有礼貌的说:请慢用。看到客人水已经喝完或接近喝完,可以礼貌的问一下,是否需要再次添加。原则上,倒水次数不超过三次。

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