前台文员工作规范

第一篇：前台文员工作规范

前台文员工作规范

一、工作职责：

1、来访客人才接待，并通报相关部门；

2、传真、快递、邮件、报刊接收和分发；

3、前台区、培训室、会议室、总办办公室、接待室区域5S维护；

4、每日报纸的整理，公司宣传册的保管；

5、接待用品、清洁用品的申购、管控；

6、完成领导交办的其他工作。

二、任职要求：

1、18周岁以上，中专科以上学历，熟悉商务礼仪规范；

2、青春靓丽、仪表大方，富有亲和力；

3、普通话标准，声音甜美；

4、熟练使用各种办公自动化软件。

三、仪容仪表规定：

1、上班时间须穿着公司统一发放的工作服，工作服要保持整洁；

2、上班时化淡妆；香水应以淡雅为主，不可过于浓烈；

3、保持头发整齐、光泽，勤洗头；不得佩戴款式夸张的首饰、挂饰、耳饰；

4、上班前不得吃异味食品，保持口腔清洁，口气清新；

5、保持手部干净。指甲不得超过指头两毫米，指甲内不得残留污物；

6、禁止穿拖鞋，穿皮鞋时应穿袜。

7、上班前应注意检查一下自己的仪表是否得当。

四、工作纪律规定：

1、每天上班前10分钟到岗，下班后10分钟离开；

2、因工作性质，不可随意离开岗位（包括休息时间），离岗前须有人代岗后方可离开；

3、就坐时姿态要端正，入坐时要轻缓，上身要笔直，腰部挺起，目光平视，面带微笑。

4、不允许有：在椅上前俯后仰摇腿跷脚；双手抱于胸前；跷二郎腿或半躺半坐；趴在工作桌上；晃动桌椅；玩手机；脱鞋；伸懒腰；哼小调；打哈欠嬉戏打闹等行为。

5、交谈中不讲粗言恶语，使用歧视或侮辱性的语言，不得以任何借口顶撞讽刺客人。

五、常用礼貌用语：

1、礼貌语：您好、请、谢谢、再见

2、道歉语：对不起、打忧了、请原谅

3、征询语：请问我能为您做什么吗？您还有别的事吗？请您„„好吗？

4、三声服务：来有迎声，问有答声，走有送声

六、接待来访人员

1、接待来访人员：

先生/小姐，您找的X先生/小姐名字叫什么？您跟他/她预约了吗？请您稍等。注：①交流简明扼要，不应长时间东拉西扯。

③ 道别时应说“谢谢！”，礼貌道别；

④ 所有员工的手机号码不得外泄；主管级以上人员的固话号码不得外泄；

2、客户来访：

客户或来访者进门，前台马上起身接待，并致以问候或欢迎辞。

1、单个人问候标准语：“先生/小姐，您好！”

2、来者二人，标准问候语则为： “二位先生/小姐好！”或“先生、小姐，你们好！”

3、来者为三人以上，标准问候语则为： “各位好！”或“大家好!”

4、对已知道客户或来访者姓名的，标准问候语如下：“X先生/小姐好！”看到客户点头或听到客户跟说“你好”之后

1)、引导客户或来访者到接待室就座，并随时用手示意。途中与同事相遇，点头行礼，表示致意；

2)、客户落座后，递上温水，送上公司宣传资料后及时与被访人联系，并告诉客人“我帮您联系，请先坐一下，好吗？”

3)、电话联系公司相关接待人员，并引导其进入休闲厅室，休息等候；

4)、接待人员到后介绍双方（介绍时先介绍主人，后介绍客人），退出。

注：① 服务过程中实行“微笑服务”，须始终面带微笑，热情主动为用户服务。② 倒水：在客人来到公司第一时间递上一杯温水，并有礼貌的说：请慢用。看到客人水已经喝完或接近喝完，可以礼貌的问一下，是否需要再次添加。原则上，倒水次数不超过三次；

③ 如相关人员抽不开身回应，则安抚客户或来访者稍等，退出；

④ 未经批准及员工陪同的情况下，不得允许访客自行进入办公区、生产区； ⑤ 客户离去时，应面带微笑道别。

3、快递邮包接收

1)、快递邮包在到达10分钟内通知收件人；

2)、发票签收须慎重，严防丢失；

4、接待用品管控

1）、每月月初及时申请各接待用品，并记录申请台账；

2)、每月最后一日盘点各类接待用品数量，统计当月使用量；

3)、办公用品缺少时，须提前通知行政部相关人员；

5、办公场所管理

1）、每天早上下班后关闭大厅照明、下午上班前开启大厅照明；

2）、客人离开培训室、接待室、会议室后及时清理卫生；

6、监督管理

1)前台直接上报行政部

2)行政部严格按照规定对前台进行管理监督，管理监督不力负全责。

第二篇：前台文员工作规范

前台文员工作规范

（一）问候招呼：早上好、您好；

（二）感谢：谢谢、十分感谢；

（三）向客人道歉：对不起、请原谅；

（四）应答：没关系、不客气、这是我应该做的；

（五）推脱：很遗憾，不能帮你的忙、谢谢好意；

（六）送客：再见、请慢走；

（七）迎宾：欢迎您；

（八）接受工作：是的、明白了、清楚了；

（九）不能立即接待时：请稍等；

（十）接待等候的客人：让您久等了。

（二）电话转接

（三）快递及信件收发

（四）票务预订

（五）名片制作

（六）办公用品采购及管理

（七）公司通讯录更新

（八）日常行政费用统计与核对

（九）会议室与电话会议预定

（十）办公设备/设施的维护

（一）收取快递：前台文员代领后，按照部门将快件摆放整齐，通知收件人领取，收件人领取快件时，需在快递签收登记表上签字，登记单号，以备查询；

（二）发放快递：发件人把信息填写完整后，按照快递公司要求将快递单贴于信封或包裹空白处；前台文员需及时检查发件人填写的快递单据内容是否完整、清晰以及是否在快递发送登记表上进行登记。快递公司取件人员在收取待发货的信件或包裹时，前台文员需与取件人员对发货物品的数量和底单进行再次核对，确保无误。

门申请人校对确认，无误后方可进行印制。

（三）非总部统一结账的供应商可自行确认费用无误后，按照公司的付款流程进行费用申报。

第三篇：前台文员工作规范

前台文员工作规范

一、职位概要：

做好公司日常行政事务工作，保证公司信息通讯顺畅，提升公司形象。

二、工作职责：

1.总机电话管理：接通总机电话，并做相应转接；

2.来访客人才接待，并通报相关部门；

3.信件包裹的收发工作：负责传真、信件的收发登记工作；报刊的更新及管理工作 4.文书工作：负责办公会议的记录、整理等；草拟文件和报告等文字工作；各种文件资料的整理、装订、归档、保管的工作。

5.复印机、传真机的管控、日常维护和报修；

6.办公用品管理：办公用品的登记、分发、维护、管理管理工作。

7.更新和管理员工电话号码等联系方式；

8.每日报纸的整理，公司宣传册的补充；

9.预定工作：负责每日员工订餐工作，以及领导交代的订票、订位等。

10.接待用品、清洁用品的申购、管控；

11.完成领导交办的其他工作。

四、仪容仪表规定：

1.上班时间尽量着正装，保持整洁；

2.上班时可化淡妆；香水应以淡雅为主，不可过于浓烈；

3.保持头发整齐、光泽，勤洗头；不得佩戴款式夸张的首饰、挂饰、耳饰；

4.上班前不得吃异味食品，保持口腔清洁，口气清新；

5.保持手部干净。指甲不得超过指头两毫米，指甲内不得残留污物；

6.禁止穿拖鞋，穿皮鞋时应穿袜（无花纹丝袜，袜口不外露）。

7.上班前应注意检查一下自己的仪表是否得当。

五、工作纪律规定：

1.每天上班前5分钟到岗；

2.因工作性质，不可随意离开岗位（包括休息时间），离岗前须有人代岗后方可离开；

3.就坐时姿态要端正，入坐时要轻缓，上身要笔直，腰部挺起，目光平视，面带微笑。

4.不允许有：在椅上前俯后仰摇腿跷脚；双手抱于胸前；跷二郎腿或半躺半坐；趴在工作桌上；晃动桌椅；玩手机；脱鞋；伸懒腰；哼小调；打哈欠嬉戏打闹等行为。

5.交谈中不讲粗言恶语，使用歧视或侮辱性的语言，不得以任何借口顶撞讽刺客人。

六、常用礼貌用语：

1.礼貌语：您好、请、谢谢、再见

2.道歉语：对不起、打忧了、请原谅

3.征询语：请问我能为您做什么吗？您还有别的事吗？请您„„好吗？

4.三声服务：来有迎声，问有答声，走有送声

七、工作行为规范：

1、电话接听

A.听到铃响，至少在第三声铃内接听；

B.接听电话后先问候，并自报公司名。标准语如下：“您好，XX公司！”

C.对方讲述时仔细聆听并记录要点，迅速判断他有何需求？

转接分机操作为：闪断+分机号，挂机

1)咨询业务

先生（小姐），关于这方面的业务，让我们公司市场应用部吴先生为您服务吧，他可以全面、专业地解释您所想了解的问题，我把电话转过去，请稍等。

2)推销产品

与本公司关联的业务则转接相关部门相关人员；

无关联业务，则直接回答：先生/小姐，我们公司暂时没有这方面的需要，请您联系其他公司吧，谢谢！

3)找人

先生/小姐，您找的X先生/小姐名字叫什么？您跟他/她预约了吗？请您稍等。注：① 不指明的电话，判断自己不能处理时，马上把电话转给能处理的人；

② 通话简明扼要，不应长时间占线。

③ 结束时应说“谢谢！”，礼貌道别，待对方切断电话，再放下听筒；

④ 所有员工的手机号码不得外泄；主管级以上人员的固话号码不得外泄； ⑤ 每月更新一次员工电话联系一览表，及时掌握员工最新电话号码；

2、客户来访

客户或来访者进门，前台马上起身接待，并致以问候或欢迎辞。

A.单个人问候标准语：“先生/小姐，您好！”

B.来者二人，标准问候语则为： “二位先生/小姐好！”或“先生、小姐，你们好！”

C.来者为三人以上，标准问候语则为： “各位好！”或“大家好!”

D.对已知道客户或来访者姓名的，标准问候语如下：“X先生/小姐好！”看到客户点头或听到客户跟说“你好”之后

a)

b)

c)引导客户或来访者到接待室就座，并随时用手示意。途中与同事相遇，点头行礼，表示致意； 客户落座后，递上温水，送上公司宣传资料后及时与被访人联系，并告诉客人“我帮您联系，请先坐一下，好吗？” 电话联系公司相关接待人员，并引导其道接待室，进入房间，要先轻轻敲门；

d)进入后介绍双方（介绍时先介绍主人，后介绍客人），退出。

注：① 服务过程中实行“微笑服务”，须始终面带微笑，热情主动为用户服务。② 倒水：在客人来到公司第一时间递上一杯温水，并有礼貌的说：请慢用。看

到客人水已经喝完或接近喝完，可以礼貌的问一下，是否需要再次添加。原则上，倒水次数不超过三次；

③ 如相关人员抽不开身回应，则安抚客户或来访者稍等，退出；

④ 在没有公司员工陪同的情况下，不得允许访客自行进入办公区；

⑤ 客户离去时，应面带微笑道别。

3、快递邮包收发

A.快递邮包在到达10分钟内送达收件人；

B.发票签收须慎重，严防丢失；

5、办公用品管控

A.员工申请办公用品记录申请台账,坚持节约现行、资源不浪费的原则；

B.每月月底盘点各类接待用品数量，剩余数量制表报行政部；

C.饮料（纯净水）使用，用尽前预定送货。

D.低值易耗品申领需填写领用单，交行政部、财务部确认。

6、办公室管理

A.每天早上下班后关闭大厅照明、下午上班前开启大厅照明；

B.每天下班前半小时关闭大厅空调；

C.每周一8:30更换《会议室使用登记表》、《培训室使用登记表》

D.及时补充总办领导办公室冰箱内饮料；

E.客人离开培训室、接待室、会议室后及时清理卫生；

F.各类钥匙妥善保管，重要物资锁入柜子；

G.员工上缴款项妥善保管，避免丢失；

H.空调开关，投影仪开关等要妥善保管，避免丢失。

6、传真机管理

A.传真机为直线电话。设置为自动接收，另可接通地电话。

B．当传真纸出行红色痕迹时，请及时跟换传真纸；

C．收到传真后，及时送到相应人员手中；

第四篇：前台文员工作规范

前台文员工作规范

一、职位概要：

做好公司日常行政事务工作，保证公司信息通讯顺畅，提高公司运作效率。

二、工作职责：

1.转接总机电话、分发信件和报刊；

2.接待来访客人，并通报相关部门；

3.承办员工考勤；

4.人事档案的管理；

5.员工宿舍的安排；

6.办理员工入职、离职手续以及工业区出入卡

7.保管各种行政工作表单；

8.更新和管理员工通讯地址和电话号码等联系方式；

9.负责前台区域以及会议的卫生及管理；

10.协助组织公司活动；

11.其它工作事项。

三、基本素质要求：

1.前台造访：

A：客户或来访者进门，前台马上起身接待，并致以问候或者询问来访目的“您好（请问有什么地方我可以帮到您呢？）”、“你们好（请问有什么地方我可以帮到你们呢？）“×先生/小姐，早上好/上午好/下午好”。

B: 引导客户或来访者就座，递上茶水，并说“请稍等”，然后联系相关业务人员；C: 当场解答或电话通知相关业务接待人员出现，介绍时先介绍主人，后介绍客人；D: 引领客户或来访者接触相关人员，行走时走在客户或来访者侧前位置，并随时用手示意。途中与同事相遇，点头行礼，表示致意；

E: 进入房间，要先轻轻敲门，听到回应再进。进入后，回手关门；

F: 介绍双方，退出。如相关人员抽不开身回应，则安抚客户或来访者稍等，退出。

2.着装：

当值前台一般为女性，着装宜端庄大方，宜化淡妆。禁忌：头发脏且蓬乱；口腔不卫生。身上携带饰品不超过三件，香水应以淡雅为主，不可过于浓烈。

3.电话：

1．听到铃响，在第二声之后，第三声之前拿起话筒；

2．听话时先问候，并自报公司。标准语如下：

“您好，网时代公司！”或

“您好，这里是网时代公司！”

对方讲述时留心听并记下要点，未听清时，及时告诉对方。随后根据对方的初次问话，迅速判断出他有何需求？作出标准回话。

3.咨询业务：

先生（小姐），关于这方面情况，让我们公司××部门××先生/小姐为您服务吧，他/她可以全面、专业地解释您所想了解的问题，我把电话转过去，请稍等。

4.联系业务：

与本公司关联的业务则转接相关部门相关人员；无关联业务，则直接回答：先生（小姐），我们公司现在没有这方面需要，请您联系其他公司吧，谢谢！

5.找人：

先生/小姐，您找的×先生/小姐名字叫什么？请问您跟他/她预约了吗？请您稍等。（然后接通本公司××的电话，询问转接与否。）

不指明的电话，判断自己不能处理时，可坦白告诉对方，并马上把电话转给能处理的人，在转交前，应先把对方所谈内容简明扼要地告诉接话人；

通话简明扼要，不应长时间占线。

结束时应说“谢谢！”，礼貌道别，待对方切断电话，再放下听筒；

6.面试：

您好！请问有什么可以帮到您吗？应聘什么岗位呢？好的，请先填一下这一张登记表，我帮您联系招聘负责人。

7.倒水：

在客人来到公司第一时间递上一杯温水，并有礼貌的说：请慢用。看到客人水已经喝完或接近喝完，可以礼貌的问一下，是否需要再次添加。原则上，倒水次数不超过三次。

第五篇：前台文员工作规范手册

前台文员工作规范手册

一、职位概要：

做好公司日常行政事务工作，保证公司信息通讯顺畅，提升公司形象。

二、工作职责：

1、各厂家的证件彩页是否及时充足。

2、杂志的发放是否及时，是否阻止闲杂人员进入公司。

3、客户档案每月更新一次，且在次月初上报领导。

4、每月2-6号是否及时报流向，查流向。

5、货物出入本是否登记及时、清楚、准确，且月底是否及时盘点库存。

6、送货单是否打印及时准确，所欠送货单有无及时追回。

7、窜货是否登记及时，准确。

8、发货回执是否及时且完整保存。

9、邮件收寄转达是否及时没有拖延。

10、公司的小物资（礼品、用品）是否登记清晰。

11、对来访客人是否妥善安排招待。

12、公司的环境是否干净整洁。

13、是否积极协助同事帮做力所能及的工作。

14、积极完成领导交办的其他事项。

15、合作性，人际关系，团队精神与他人（部门）工作配合情况。

16、责任感，对任何事情都有强烈的责任感且积极付出行动。

17、积极性，对工作的投入程度进取精神勤奋程度责任心。

18、执行力，对上级指示、决议、计划与执行程度及对下属检查跟进程度。

19、纪律性，积极遵守各项规章制度，组织纪律性强并督促他人遵守。

三、仪容仪表规定：

1.上班时间须穿着合适的服装，服装要保持整洁；

2.上班时化淡妆；香水应以淡雅为主，不可过于浓烈；

3.保持头发整齐、光泽，勤洗头；不得佩戴款式夸张的首饰、挂饰、耳饰；

4.上班前不得吃异味食品，保持口腔清洁，口气清新；

5.保持手部干净。指甲不得超过指头两毫米，指甲内不得残留污物；

6.禁止穿拖鞋，穿皮鞋时应穿袜（无花纹丝袜，袜口不外露）。

7.上班前应注意检查一下自己的仪表是否得当。

四、工作纪律规定：

1.每天上班前5分钟到岗，下班后5分钟离开；

2.因工作性质，不可随意离开岗位，离岗前须有人代岗后方可离开；

3.就坐时姿态要端正，入坐时要轻缓，上身要笔直，腰部挺起，目光平视，面带微笑。

4.不允许有：在椅上前俯后仰摇腿跷脚；双手抱于胸前；跷二郎腿或半躺半坐；趴在工作桌上；晃动桌椅；玩手机；脱鞋；伸懒腰；哼小调；嬉戏打闹等行为。

5.交谈中不讲粗言恶语，使用歧视或侮辱性的语言，不得以任何借口顶撞讽刺客人。

五、常用礼貌用语：

1.礼貌语：您好、请、谢谢、再见

2.道歉语：对不起、打忧了、请原谅

3.征询语：请问我能为您做什么吗？您还有别的事吗？请您……好吗？

4.三声服务：来有迎声，问有答声，走有送声

七、工作行为规范：

1、电话接听

A.听到铃响，至少在第三声铃内接听；

B.接听电话后先问候，并自报公司名。标准语如下：“您好，这里是广州昊森医药公司！”

C.对方讲述时仔细聆听并记录要点，迅速判断他有何需求？

1)咨询业务

先生（小姐），关于这方面的业务，让我们公司市场应用部----先生为您服务吧，他可以全面、专业地解释您所想了解的问题，我把电话转过去，请稍等。

2)推销产品

与本公司关联的业务则转接相关部门相关人员；

无关联业务，则直接回答：先生/小姐，我们公司暂时没有这方面的需要，请您联系其他公司吧，谢谢！

3)找人

先生/小姐，您找的X先生/小姐名字叫什么？您跟他/她预约了吗？请您稍等。注：

① 不指明的电话，判断自己不能处理时，马上把电话转给能处理的人； ② 通话简明扼要，不应长时间占线。

③ 结束时应说“谢谢！”，礼貌道别，待对方切断电话，再放下听筒；

④ 所有员工的手机号码不得外泄；主管级以上人员的固话号码不得外泄； ⑤ 每月更新一次员工电话联系一览表，及时掌握员工最新电话号码；

2、客户来访

客户或来访者进门，前台马上起身接待，并致以问候或欢迎辞。

A.单个人问候标准语：“先生/小姐，您好！”

B.来者二人，标准问候语则为： “二位先生/小姐好！”或“先生、小姐，你们好！”

C.来者为三人以上，标准问候语则为： “各位好！”或“大家好!”

D.对已知道客户或来访者姓名的，标准问候语如下：“X先生/小姐好！” 接待标准：：

1、引导客户或来访者到接待室就座，并随时用手示意。

2、客户落座后，递上温水，送上公司宣传资料后及时与被访人联系，并告诉客人“我帮您联系，请先坐一下，好吗？”

3、电话联系公司相关接待人员，并引导其道接待室，进入房间，要先轻轻敲门；

4、进入后介绍双方（介绍时先介绍主人，后介绍客人），退出。

注：① 服务过程中实行“微笑服务”，须始终面带微笑，热情主动为用户服务。

② 倒水：在客人来到公司第一时间递上一杯温水，并有礼貌的说：请慢用。看到客人水已经喝完或接近喝完，可以礼貌的问一下，是否需要再次添加。

③