单据使用制度

第一篇：单据使用制度

第十三节各种单据的使用制度

1、费用报销单：报销人填写费用报销单，单位（部门）领导第一审核，分管领导第二审核，主办会计第三审核，财务主管第四审核，主管领导第五审批，领款人签章后，付款人（出纳）签字后付款。

2、取款单：取款人填写取款单，单位（部门）领导第一审核，主办会计第二审

核，财务主管第三审核，主管领导第四审批后，取款人（出纳）第五签字后取款。

3、转账单：转款人填写转账单，单位（部门）领导第一审核，主办会计第二审

核，财务主管第三审核，主管领导第四审批后，转款人（出纳）第五签字后转款。

4、进账单：收款人填写进账单，收款人（出纳）第一签字,主办会计第二审核。

5、还款单：收款人填写还款单，收款人（出纳）第一签字，主办会计第二记核，财务主管第三记核。

6、借款单：借款人填写借款单，单位（部门）领导第一审核，主办会计第二审

核，财务主管第三审核，主管领导第四审批后，领款人第五签章，付款人（出纳）第六签字。

7、付用款申请单：付款人填写用款申请单，单位（部门）领导第一审核，分管

领导第二审核，主办会计第三审核，财务主管第四审核，主管领导第五审批，领款人第六签章，付款人（出纳）第七签字。、收据：收款人（出纳）收到款后，填写收据，交款人第一签字，收款人（出

纳）第二签字，主办会计第三记核，财务主管第四记核，主管领导查审。

9、借据：借款人填写借据，单位（部门）领导第一审核，分管领导第二审核，主办会计第三审核，财务主管第四审核，主管领导第五审批，领款人第六签章，付款人（出纳）第七签字后付款。

10、票据粘贴单:用于粘贴票据，把票据粘贴到票据粘贴处。

11、出差申请单：出差人填写出差申请单，单位（部门）领导第一审核，分管领

导第二审核，人力资源第三审核，主管领导第四审批。

附：以上各种单据，共十一种样板。

第二篇：单据审核制度

进出口单证审核制度

1.目的

单证审核是对已经缮制，备妥的单据对照合同（非信用证付款方式）的有关内容进行单单，单证的及时地检查和核对，发现问题，及时更正，达到安全收汇的目的。2.适用范围

适用于对进出口业务中的单据进行审核。3.单证审核基本要求 及时性

及时审核有关单据可以对一些单据上的差错做到及时发现，及时更正，有效的避免因审核不及时造成的各项工作的被动。全面性

应当从安全收汇和全面履行合同的高度来重视单据的审核工作，一方面，我们应对照合同认真审核每一份单证，不放过任何一个不符点；另一方面，要善于处理所发现的问题，加强与各有关部门的联系和衔接，使发现的问题得到及时，妥善的处理。按照严格符合的原则

做到“单单相符，单证相符”。单单相符，单证相符是安全收汇的前提和基础，所提交的单据中存在的任何不符哪怕是细小的差错都会造成一些难以挽回的损失。4.单证审核的基本方法

纵向审核法是指以合同（在非信用证付款条件下）为基础对规定的各项单据进行一一审核，要求有关单据的内容严格符合信用证的规定，做到“单，证相符”。

横向审核法在纵向审核的基础上，以商业发票为中心审核其他规定的单据，使有关的内容相互一致，做到“单，单相符”。

上述审核一般由制单员或审单员进行，为第一道审核；为安全起见，应当对有关单据进行复审。5.单据审核的重点（1）综合审核的要点：

检查规定的单证是否齐全包括所需单证的份数； 检查所提供的文件名称和类型是否符合要求； 有些单证是否按规定进行了认证；

单证之间的货物描述，数量，金额，重量，体积，运输标志等是否一致；

单证出具或提交的日期是否符合要求。（2）分类审核的要点: 商业发票

发货方、收货方必须符合合同规定； 受益人必须明确；

商品的描述必须完全符合合同的要求； 商品的数量必须符合合同的规定； 单价和价格条件必须符合合同的规定； 提交的正副本份数必须符合合同的要求； 合同要求表明和证明的内容不得遗漏。保险单据

保险单据必须由保险公司或其代理出具； 投保加成必须符合合同的规定；

保险险别必须符合合同的规定并且无遗漏；

保险单据的类型应与合同的要求相一致，除非合同另有规定，保险经纪人出具的暂保单银行不予接受；

保险单据的正副本份数应齐全，如保险单据注明出具一式多份正本，除非合同另有规定，所有正本都必须提交； 保险单据上的币制应与合同上的币制相一致； 包装件数、唛头等必须与发票和其他单据相一致；

运输工具、起运地及目的地，都必须与合同及其他单据相一致； 如转运，保险期限必须包括全程运输；

除非合同另有规定，保险单的签发日期不得迟于运输单据的签发日期；

除合同另有规定，保险单据一般应作成可转让的形式，以受益人为投保人，由投保人背书。

第三篇：单据报销制度

单据报销制度

为正确规范本公司的报销程序，加强企业的内部财务控制和管理，现对单据报销相关事宜作具体管理办法：

财务单据包括：付款申请单、狭小凭证衬托单、请款单、差旅费报销单、蓝色“付款凭证”、暂支单、请购单，主要用于记录和证明经济业务发生或完成情况的书面证明，它是会计核算的相关原始资料和重要依据。

1、所有报销单据上必须要求有国家正规发票（特殊情况除外：如宿舍租金），若用替补发票，必须附上原件（数据、收条等相关单据）

2、发票粘贴时按发票类别粘贴：业务招待费、汽车费、办公费、„„„„

3、报销人根据填写要求粘贴，填写费用报销单，请用铅笔注明部门（门店），发生事项根据情况用黑水笔或铅笔填写（替代发票用铅笔，其余用黑水笔），报销金额一定要用黑水笔填写，切勿用铅笔填写，且金额不允许涂改。

4、所有替代的发票不能用隔年的。

5、报销金额必须小于等于单据粘贴金额。

6、报销单据的粘贴要求：

（1）狭小凭证单：左上角的“此处不贴”，不代表不可以粘贴，只要确保斜线以

上部分不遮挡字体即可。

（2）所有报销单据要用胶水依次粘贴整齐，不要随意用大头针、回形针固定。

（3）若用替代发票报销，替代的发票粘贴在单据表面，原始凭证用大头针固定

背面。

7、报销单据的使用范围

（1）付款申请单：仅限商品付款

（2）蓝色“付款凭证”使用范围：

A、商品预付款

B、一般费用预付款（仅限于：对公账户打款时）

（3）暂支单

一般费用预付款（仅限于：现金支付或个人打卡时），且在费用支付的七个工作日内消暂支（特殊情况写申请）

（4）请款单

对外部供应商支付的除商品款的一切费用

（5）“差旅费”报销单

所有员工的差旅费支出报销（含本次出差途中的餐费、住宿费等相关费用）

（6）“请购单”

仅发生费用，暂不支付

（7）狭小凭证衬托单

内部员工一般费用报销

以上属于报销中的基础条款，供各部门（门店）参照，财务将给予大家一定的时间进行学习，一个月后，将对违反以上条款中的责任人，进行考核。

第四篇：单据教案

单据教案

单据；目标要求；了解各种常用单据的种类、作用和写作要求；掌握几种常用单据的写法，并能够在日常生活中准确运；通过实际写作训练，掌握便条的写作方法；教学方法：讲练结合、自学辅导；教具：多媒体；教学过程：；导入新课；近年来，随着由于市场经济的蓬勃发展，民众的生活水；单据包括哪几项：；借条、收条、欠条、领条等；定义；1．借条：借条是借钱或物品时写给对方的一种凭证，； 单据 目标要求

了解各种常用单据的种类、作用和写作要求。

掌握几种常用单据的写法，并能够在日常生活中准确运用。教学重难点：

通过实际写作训练，掌握便条的写作方法 教学方法：讲练结合、自学辅导 教具：多媒体 教学过程： 导入新课近年来，随着由于市场经济的蓬勃发展，民众的生活水平日益提高，民众之间的相互借款 越来越普遍，借贷的数额也越来越高，由此引发的纠纷也日渐增多。如何写好单据成了我们应具备的一项技能。

单据包括哪几项：

借条、收条、欠条、领条等。定义

1．借条：借条是借钱或物品时写给对方的一种凭证，以供对方保存查考。等所借钱或物品归还时，应收回或销毁原来所写的借条。2．收条：收到单位或个人送来的钱或物品，应写张单据给对方作为凭证，这种单据叫收条，也可叫收据。，注意：如所收钱或物品本来是由甲方借出的，那么甲方应出示乙方写的借条，还给对方或当面撕毁。这时甲方不必写收条。如甲方不在，别人代收，代收人应写收条或代收条给乙方。

3．领条：从单位或个人处领到钱或物品时，写给发放人的留存单据，就是领条。

4．欠条：借钱或物品，到期不能全部归还，应收回原借条，另写一张单据，约定在一定期限内归还尚余部分。这样的单据叫欠条。注意：欠条的特征是原来借的钱或物品，已还清一部分，尚余部分要在新商定的期限内归还。因此，不能与借条混淆。

一、借条

1、什么情况下写借条？

向公家或私人借钱物后写给对方作为凭证。

2、借条由谁保留，什么时候作废？

借条由借出者保留，待对方归还钱物时方可作废。

3、怎样写借条？

①首行居中写“借到”“今借到”或“借条”字样。如果是代借，就应在“借到”前加个“代”字。②正文应写明哪些内容： A．被借一方是谁？

B．所借钱物名称、数量。（币种人民币）C．钱物借与还的具体时限。D．预借公家的钱物，应写明用途。E．正文之后可以加“此据”二字。位置：

正文开头空两格，第二行顶格写。“此据”二字，在正文后同一行隔开几个字写，也可另起一行空两格写。注意：

数字用大写汉字：零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿；元、角后面要加“整”字。

③正文右下方写明借钱物一方的名称和写条日期。要在姓名或单位前写清: 借款（物）人，领款（物）人,经手人字样，其后写清盖章字样。例如：

借条

月底如数还清。此据。借款人：刘军（盖章）2001年11月5日

练习：指出下列借条中存在的错误： 借 条

今借到张晓刚650元，3天后归还。此据。李晓华 明确：

1、缺少日期

2、币种没注明，如“人民币”字样

3、数字没有用大写中文

4、“元”后应写上“正”或“整” 正确写法： 借 条

今借到张晓刚人民币陆佰伍拾元整。此据。李晓华

2007年6月8日 注意： 数字不可回头写 还清借款，及时收回

二、欠条

1、什么情况下写欠条？

三日后归还。单位或个人在付钱时，不能全部或部分付清，留给对方的作为约期归还的凭据。

2、写欠条时要注意什么？

（1）欠条一般要将所欠原因略加说明。

（2）在欠财务还清之后，应将欠条还给欠方。如果一时找不到或失落，则应由收方给欠方开具收条，以明责任。

3、怎样写欠条？

欠条与收条的格式写法基本相同，都应表明数量、归 还时间。例如： 欠 条

文体商店人民币肆拾捌元整，明天送还。此据。李晓华

2007年6月8日

三、收条

1、什么是收条？

收到对方钱或物后写给对方作为凭证的字条。

2、收条分为：正式收据和便条式收据

①正式收据：使用二联或三联单，须加盖公章。②便条式收据： 第一行正中写“收到”或“今收到”字样。

3、正文中应写清：

①送来者（个人或单位）的姓名或单位名称。②金额或物品的种类和数量。

4、落款写明：

开收条者的姓名和写条日期。

注意：如果收到对方归还的钱物，不必写收条，只须

把借方原来的借条归还或当场销毁,以示钱物还清；收条；今收到学校“帮学助困基金会”资助我的生活费伍佰元；此据；

今收到；17技工班交来四川救灾款叁仟壹佰元整；广东岭南现代技工学校财务处（盖章）张XX；2008年5月15日

四、领条

1、什么是领条？；领条是到单位仓库或财务部门领东西时用的；要求写明从何处领取到什

把借方原来的借条归还或当场销毁,以示钱物还清。示例（1）： 收条

今收到学校“帮学助困基金会”资助我的生活 费伍佰元整。此据。

07高技文秘班 陈丽 2008年4月15日 示例（2）今收到

07高技文秘班交来四川救灾款叁仟壹佰元整。此据。广东岭南现代技工学校财务处（盖章）张XX 2008年5月15日

四、领条

1、什么是领条？

领条是到单位仓库或财务部门领东西时用的。

2、写作要求： 要求写明从何处领取到什么物件及其数量、型号品种。

3、格式写法：（1）格式写法要求与收条相同。

（2）如果单位有印制好的空白领条，则只按项目要求填写即可。练习：根据以下材料各写一份收条和领条

1、你是宏大商场采购部经理，2007年6月5日，你收到长虹电器股份有限公司送来的货物2158型彩电50台。请你给对方送货员开具一张临时性收条。

2、你是组装车间主任，你于6月5日从劳保用品仓库领到了如下劳保用品：工作服30套，防护口罩60个，手套60双。请写出领条。明确： 收 条

今收到长虹股份有限公司2158型彩电伍拾台正。此据 宏大商场采购部 李明 2007年6月5日 领 条

今领到厂劳保用品仓库工作服叁拾套，防护 口罩陆拾个，手套陆拾双。此据。

组装车间 李明 2007年6月5日

五、小结

（一）凭证性条据包括：

借条，收条，欠条，领条等。

（二）写条据十大忌

一忌空白留得过大。二忌大小写分不清。三忌用褪色墨水书写。四忌不写条据日期。五忌条据内容陈述不清。六忌名字不写齐全。七忌使用同音同意字。八忌不认真核对。九忌还款时不索回条据。十忌印鉴不规范。

六、实战演练

1、指出下面借条的不足之处并加以改正 借 条

? 借到梁秀梅500元，此据。借款人：叶×× 明确：

不足之处：没有归还期限，金额没有大写，没有借款时间 改正： 借条

今借到梁秀梅人民币伍佰元整，准于6月3日归还。借款人：叶** 二00九年六月一日

2、指出下面收条的不足之处并加以改正 收 条

今收到人民币叁佰元整，此据。二○○八年三月三日

不足之处：没有收款人和收款对象的姓名 改正： 收条

今收到王刚人民币叁佰元整。此据。收款人：刘飞

2007年7月3日

3、指出下面欠条的不足之处并加以改正 欠 条

原借赵晓捌佰元，现在还欠300元未还，此据。张××

不足：金额没有大写，没有立据时间 改正： 欠条

原借到赵晓人民币捌佰元正，尚欠人民币叁佰元未还，准于5月1日归还。此据。立据人：张** 2006年3月6日

4、指出下面领条的不足之处并加以改正 领 条

今领到计算器一个，此据。领用人：王××

二○○八年四月九日；不足：没有描述对方名称，财务性质特征不具体改正：；领条；今领到公共课部发给**牌计算器壹个；领用人王xx2008年4月9日；

七、练习；

（一）、判断下列说法正误；

1、私人交往时，可以使用便条和留言条；（）；

4、借条由借出者保留，直到借方归还钱物时，也不能；（）；

5、凭证性条据可以在文后使用致敬语；

6、所有留言条使用后，一律具有保留的价值；7二○○八年四月九日

不足：没有描述对方名称，财务性质特征不具体 改正： 领条

今领到公共课部发给**牌计算器壹个。此据。领用人 王xx 2008年4月9日

七、练习

（一）、判断下列说法正误。

1、私人交往时，可以使用便条和留言条。（）

2、请假条与借条一样，是凭证性条据。（）

3、收到对方钱物后写给对方作为依据的字条，叫收据。（）

4、借条由借出者保留，直到借方归还钱物时，也不能销毁。（）

5、凭证性条据可以在文后使用致敬语。（）

6、所有留言条使用后，一律具有保留的价值。（）

7、写借条或收条可以使用铅笔或圆珠笔。（）

（二）、选择填空：

1、条据虽然小，也是属于（）

A、记叙文。B、议论文。C、应用文。D、散文。

2、请假条一般是个人向单位请假时使用，个人对个人（）

A、可以使用 B、不可以使用 C、有时能使用 D、有时不能使用

3、个人向单位借钱、借物，写借条时，一般第 二行第一句就出示（）A、被借一方的单位名称 B、领导人姓名 C、借钱物的人的姓名 D、会计或出纳姓名

4、如果替人代收钱物，代收人写的收条应该在第一行写有（）

A、今借到 B、今收到 C、今代收到 D、代收到

5、如果写给对方的留 言条是泛指，则可以（）A、不必写出留言人的名字 B、不必在首行写出称呼

C、写出部分泛人的姓名 D、首行写出留言者的单位称呼

6、凭证性条据的数字如果-写错，更正后，应该（）A、在更正处签名 B、在更正处加盖印章

C、在条据后说明情况 D、不做任何处理

7、凭证性条据落款处日期 的正确写法是（）A、写明何月何日，不必写年 B、写明何日即可，不必写年月 C、可以省略日期不写 D、必须准确写明何年何月何日。

（三）．下面画横线的地方有误，请改正过来。1．说明性条据有请假条、留言条和收据三种。请改为：＿＿＿＿＿＿。

2、为人代借东西，写借条时，可以在“借到 “前，加上自己的名字。请改为：＿＿＿＿＿＿＿＿＿。

3、如果收到对方归还的钱物，不仅写收条，还要把原来写的借条当场销毁，以示钱物还清。请改为：＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿。4．请假条必须写称呼，称呼要写在首行正中。请改为：＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿。

八、拓展

注意借条写作的六个陷阱

1、打借条时故意写错名字 案例： 王某父子向朋友张宗祥借款20万元，并打下借条，约定一年后归还欠款及利息。想不到王某父子在借条署名时玩了个花招，故意将“张宗祥”写成“张宗样”。张宗祥当时也没有注意。到还款期后，张宗祥找到二人催要借款，谁知二人却以借条名字不是张宗祥为由不愿归还。无奈之下，张宗祥将王氏父子告到法院。尽管法院支持了张的主张，但张也因在接借条时的不注意付出了很大代价。

2、是己借款，非己写条 案例：

王某向张某借款10000元。在张某要求王某书写借条时，王某称到外面找纸和笔写借条，离开现场，不久返回，将借条交给张，张看借条数额无误，便将10000元交给王。后张向王索款时，王不认账。张无奈起诉法院，经法院委托有关部门鉴定笔迹，确认借条不是王所写。

3、利用歧义 案例1： 李某借周某50000元，向周某出具借条一份。一年后李某归还5000元，遂要求周某把原借条撕毁，其重新为周某出具借条一份：“李某借周某现金50000元，现还欠款5000元”。案例2：

张某向王某借现金3000元，向王某出具借条一张：“借到张某现金3000元，2005年8月17日”。后王某持该借条向人民法院起诉，张某当庭辩称此借条证实王某借其款3000元，要求王某归还现金3000元。

4、以“收”代“借” 案例：

李某向孙某借款7000元，为孙某出具条据一张：“收条，今收到孙某7000元”。孙某在向法院起诉后，李某在答辩时称，为孙某所打收条是孙某欠其7000元，由于孙给其写的借据丢失，因此为孙某打了收条。

5、类似的还有，“凭条，今收到某某元”。案例： 郑某给钱某代销芝麻油，在出具借据时，郑某写道：“今欠钱某芝麻油毛重800元。”这种偷“斤”换元的做法，使价值相差10倍有余。

6、自书借条案例：；丁某向周某借款20000元，周某自己将借条写好，；?课后练习P109第一大题第1-3小题；2007年3月6日（星期二）早晨，长丰医疗器械公；于是，陈小刚把去××审计师事务所取审计报告的事委；在医院不远的表哥；问题：请根据以上情况，列出陈小刚需要写作的条据，；单据类：领条、收条、借条、欠条；领条；今领到公司行政部发的18栏明细帐本拾本，印台

6、自书借条 案例：

丁某向周某借款20000元，周某自己将借条写好，丁某看借款金额无误，遂在借条上签了名字。后周某持丁某所签名欠条起诉丁某归还借款120000元。丁某欲辩无言。后查明，周某在20000前面留了适当空隙，在丁某签名后便在后加了“1”。

九、作业

?课后练习P109第一大题第1-3小题。?见篇子 附：

2007年3月6日（星期二）早晨，长丰医疗器械公司财务部助理陈小刚于早上8：30分准时回到公司上班。他先到行政部领取了10本18栏明细帐本和两个印台。刚回到财务部接收完下属营业部的财务报表，他就接到妈妈的电话：爸爸突然中风入院了，妈妈正在医院等他拿钱去办入院手续。

于是，陈小刚把去××审计师事务所取审计报告的事委托给同事曾蓉，然后经领导同意向公司出纳借了10000元钱，并写了请假条给财务部张经理后，到银行取出了自己仅有的15000存款就直奔省人民医院。到了医院才知道要交30000元钱，于是他想到了离住 在医院不远的表哥。等他赶到表哥家时已经是11点了，不巧的是表哥已经外出了。他匆匆地写下一张请表哥帮忙筹钱的纸条后又回到医院。陈小刚在城里没有什么亲戚，表哥又一时联系不上，他急出了一身汗。这时他突然想起该医院主管财务的陈敏副院长和他曾经开过一次研讨会，而且与他是同乡。在陈副院长的帮助下，陈小刚终于为父亲办理好了入院手续，不足的那5000元钱则由陈副院长担保，由陈小刚向医院签下字据。

问题：请根据以上情况，列出陈小刚需要写作的条据，并作分类（单据类和便条类）。明确：陈小刚需要写作的条据

单据类：领条、收条、借条、欠条。便条类：托事条、请假条、留言条

1、领条

今领到公司行政部发的18栏明细帐本拾本，印台两个。此据。经手人：陈小刚 二00八年三月六日（领条是到仓库或其他有关部门领东西时用的。要写

明领取的时间、处所、物件及其数量、质量。）

2、收条

今收到营业部× ×财务报表壹份（共五页）。此据。经手人：陈小刚 二00七年三月六日（收条是收到东西时给对方开的凭条。要写明什么时间收到何人什么东西，数量多少。）

3、借条

今借到长丰医疗器械公司人民币壹万元整，半年内归还。此据。立据人：陈小刚 二OO七年三月六日

（借条是向个人或单位借钱借物时留给别人作凭据的条子。）

4、欠条

因所带现金不足，尚欠医院住院费伍千元整，准于两日后，即3月8日如数付清。此据。立据人：陈小刚 二OO七年三月六日

（欠条是欠了别人的钱物留下条子作为凭据。一般要将欠的原因略加说明。）

5、托事条 曾蓉： 由于我爸爸突然中风入院，急等我送钱过去办理住院手续，所以请你今天去**审计事务所把审计报告拿回来。谢谢！陈小刚

2007年3月6日

6、请假条 张经理：

由于我爸爸突然中风入院，急等我送钱过去办理住院手续，需请假半天，请予批准为盼！陈小刚

2007年3月6日

7、留言条 表哥：

今天上午11点，我来找你，不巧你不在。我爸爸今日突然中风，现需住院治疗，我手里现金不足，急需你帮忙，请看到留言后速与我联系。小刚

2007年3月6日

第五篇：单据管理制度

单据管理制度

一、单据范围

本制度包括：出示单据、外来单据、内部结算单据。

1、出示单据：发票、收银单。

2、外来单据：发票、收据、送货单、部分白条(鲜活食品)。

3、内部结算单据：申购单、收据入库单、领料单、配送单、收银底带、货物短缺(溢余)单、报损单、日报表、月报表、盘点表、盘点差异表等内部结算单据，所有同部结算单能使用电脑单据的尽量使用电脑单据。

二、单据管理原则

1、消号单据管理制度：涉及到对外的出示单据和结算单据一律实行消号制度。主要包括以下内容：发票、收据、（包括：手写单据和打印的都必须在财务报备，由财务发出，盖章，无财务盖章的单据视为无效单据）缴款单、酒水单、入库单，建立领用消号制度，落实专人管理。

2、限额领用制度：定额发票，实行限额领用。

3、其他单据实行普通单据管理

三、单据合法原则

1、收据应由交款人、收款人签字方为有效。

2、入库单应由采购、库管、入库部门领导签字方为有效。直接在使用部门入库的使用部门主管必须签字方为有效。

领料单应由领料部门经理、库管、领料人签字。

报账发票、收据、白条：①外来单据应据备以下内容：对方单位印章、收款人签字、日期、经济业务内容或摘要、金额；购销发票还应有：商品名称、规格、型号、单位、单价、金额。所有的外来单据金额栏必须有大小写两种格式（同出示单据）。②外来单据应办理入库手续或验收手续的必须以入库单或验收单据做为外来单据的附件。没有入库单的需经手人、部门经理签字方为有效；③发票、收据、白条等外来单据不单独报销，必须附在费用报销单后才能报销。

5、费用报销单：①外来单据报销类：将外来单据作为报销单的附件，费用报销单填写以下内容：外来单据内容，会计科目，附件张数，日期，金额等内容。②没有外来单据的报销单必须填写具体的经济业务内容，③所有的报销单必须经报销人、会计、公司负责人、签字为有效。

7、收银底带应由收银、出纳签字。

8、货物短缺(溢余)应由库管、门店经理、采购签字。

9、报损单：作品、原材料在付报损应由库管、部门主管、财务、总经理签字，方为有效。

10、收银、柜台的收入日报和月报：由收银员，收银稽核、和部门店经理签字。

11、盘点表由实物负责人、部门经理、盘点人、监盘人签字。

12、盘点差异表应由库管、会计、部门经理、总经理签字。

13、申购单分为两部门；（1）鲜活食品原材料申购单由餐厅经理、行政总厨签字方为有效（2）原辅材料一次性用品申购单由部门经理，行政总厨，库管签字方为有效，健身部在物品采购由主管制定采购计划、由谭总审批后方为有效。（3）酒水一次性用品申购单由门店负责人、库管签字方为有效（3）各部门物耗品：扫帚、灯泡、等其他易耗物品（单项金额10元以下总金额在50元以内）申购单由各部门负责人签字方为有效。（4）其他小额零星（单项金额10元以下总金额在50元以内）购置物品申购单由申购部门负责人签字方为有效。（5）其他低耗品，小额财产（100元以上的）申购单由部门负责人、总经理签字方为有效（6）500元以上的财产不需填写申购单，但由总经理同意后才能执行（或者签订合同由总裁签字盖章后按合同有关条款执行）同时，执行过程要随时汇报总裁。付款、报账都须经过总裁审批后才能执行。采购员凭申购单、采购物品；如遇紧急采购的物品，可事后补办入库手续，需部门 经理签字确认。

四、单据规范(注意事项)

1、收据应在摘要栏填写收款事由或具体的收款项目，内容必须详尽清楚。金额栏大写小写必须一致，金额填写规则：金额必须正确及准确。

领料单、入库单、货物短缺(溢余)单应填写物资书面名称、入库单位、数量单位、单价、金额(大小写)、等级，有规格型号，应填写规格型号，没有的不填。领料单、入库单必须按行次填写，同一张单内出现负数内容时，也只能按行次填写，不得隔行填写。（一般情况下，填写红色入库单或出库单。）

3、费用报销单应填写：费用项目或事由、费用类型、金额(大小写)。

4、报损单应填写报损原因、品名、数量。

5、盘点表、差异表：品名、规格、型号、单位、数量、等级。

6、申购单：申购部门、数量、质量、等级、产地、品名、规格、型号、期限、原因、日期。

7、所有单据填写均应字迹清晰，数字规范。

8、所有单据金额填写规则：有大写栏的，大小写必须一致，无大写栏的可不填，小写合计栏在最高位数前填写“￥”，有数量的单据，数量，单价，金额必须相符，单项金额与合计金额必须相符。金额四舍五入规则：单项金额必须准确无误，不能四舍五入，合计金额必须四舍五入，不得有分位数出现。便于结算。

五、单据联次及传递

1、收据为三联：出纳存根一联、交款人一联、财务一联，财务联每旬报账时一并传递会计部。

2、入库单为三联：库管一联、采购(或供应商联)、财务联。

①原材料入库单，采购(或供应商联)联于填写时取得，财务联必须由保管在填写次日内传递财务室，最多不超过次日。

②其它入库单，采购联于填写时取得，财务联付在购货发票收据后，报账时（报账期限为三天以内）一并传递财务室。

3、领料单三联：库管一联、领料部门一联、财务一联。

①一次性办公用品（笔、笔芯、纸等）不办理领料单，但需在库管办公用品领用薄上签字。②其它原材料(包括一次性用具)领料单，财务联在填写当日由保管传递财务室。

③其它财产、低值易耗品类领料，财务联附在发票后连同入库单、发票一并于报账时（报账期限为三天以内）传递财务

4、收银底带、日报表经门店经理签字后，当日营业结束后或次日营业前传递财务(由收纳自行取得)，具体传递为：收银员打出日报或收银底带 稽核人员稽核并出具报告和差异报表 财务室。

5、货物短缺(溢余)单，附在入库单后一并于传递入库单时传递财务室。

7、报损单两联：财务一联、报损一联。报损单由部门连同报损告一并传递保管处，保管处呈总经理审批后登记账务，然后将一联退还报损部门一联传递财务室，月终应将所有报 损单传递财务室。

6、盘点表

①原材料(鲜活食品)盘点表两联，财务室自行盘点，自行取得盘点，完毕后留存一联给部门； ②库房原材料盘点表一式两联，保管一联、财务一联，均于盘点完毕后取得；

③门店原材料盘点表一式三份，保管一联、财务一联、门店一联，财务联由保管于盘点完毕后两日内传递财务室，其余两联于盘点完毕时取得；

④其他盘点表一式三联，部门一联、库管一联、财务一联，财务联与盘点完毕后两日内由保管传递财务室，其余由盘点完毕时取得。

7、盘点差异表

①门店原材料差异表：由财务室根据主管呈报的差异表于月终时汇总，一式两联，由总经理审批和复核后由财务室留底一联，另一联由财务室传递门店经理。

②基地库房盘点差异表：一式三联，由财务室收取盘点表之日起7日内出具经总经理复核后，分发部门和总经理，财务部留底一联。③财产、低值易耗品盘存差异表一式四份，总经理一份、财务一份、库管一份、部门一份，差异表由库管于盘点完毕后10日内出具，分别呈部门经理和总经理签字后分发各部门。

10、部门内部物资调拨单：一式四联，财务、库管、使用部门各一联，由库管于调拨之日出具。调拨双方签字后呈执总，审核后由保管分发各部门。

11、申购单：一式两联，申购部门留底一联，另一联通过不同途径传递财务室：（1）申购部门通过各级审批（2）传递采购部（或由基地传递采购部），采购实施采购。采购完毕传递库管处（3）库管入库同时审核申购单并办理相关手续（4）由库管最后直接（或经过采购）传递财务室。

12、所有单据每一列都应准确、真实传递给相关部门，不能遗漏、错单，要及时发现错单，把错单收回，并调换正确的单据。

六、单据保管

1、财务部单据均应填制记账凭证，随记账凭证按会计规定装订成册。

2、所有电脑单据，同手工单据保管。

3、库管单据分为：入库单(应付带申购单)、领料单、配送单、调拨单分类装订成册，封面记录、单据期限、号码范围、单据种类、单据册数、总编号等会计规定相关内容。

4、门店及基地应将各自的配送单、领料单按月装订成册，封面记录、单据种类和张数等。

5、各部门年终时应将所有装订成册的单据移交财务室。