材料采购入库管理与单据传递制度

第一篇：材料采购入库管理与单据传递制度

材料采购入库管理与单据传递制度

为加强集团物料及财务的票据管理，严格材料采购、入库流程、单据传递，特制定本管理制度。材料采购管理：

1、采购中心严格按计划调度中心采购任务单及附件清单（或合同）进行工程项目、加工项目、贸易项目等材料（办公用品另行规定）的采购工作。

2、各部门提交的材料采购清单必须经过核量、核对库存、部门主管确认才申购（附核量的原始数据）

3、采购材料清单必须明确申请编号（合同号）、项目名称、产品名称、计量单位、规格型号、数量、技术要求、特别要求以及到货时间等要求。

4、采购中心应核准材料清单（与合同要求核对），向供应商下达采购单，签订合同，跟踪付款，确认到货等环节的流程办理。明确到货时间、地点后应及时将各项材料的采购信息（供应商名称、联系方式、到货时间等）采购产品的相关信息应及时传递给申请单位（相应的职能中心责任人）、仓库以及品质管理部门。

5、采购中心应要求供应商在送货单上列清采购合同单号、项目名称、产品名称、规格型号、计量单位、数量等信息，各项信息需与我司下达的采购信息一致，送货单至少要求一式三联，采购一联、仓库一联、供应商一联。

6、同一项目的材料分批采购和增补都须按采购流程执行。

材料验收入库管理：

1、供应商直接送到仓库的，仓库应及时通知品质管理人员进行入库验收，品质管理员应核对物料与采购信息是否一致，材料规格及各项指标是否符合标准，验收合格的在送货单上签字，验收不合格的杜绝验收签字，并通知采购中心处理。

2、供应商直接送到现场的（或材料申请部门的）由接收部门责任人现场验收，并验证采购信息与物料是否相符，并在送货单上签字，现场收取送货单二联（一联送采购中心、一联交仓库办理入出库手续）。

3、如送到湘能电力施工现场的，应由项目经理验收，施工负责人接收，共同签字确认，由施工负责人到仓库办理入出库手续。

4、如是贸易项目（品冠、丰神、盛煌）需直接送到现场的，应由营销中心责任人在获得送货许可（发货申请由调度中心确认）后，编制好我公司的送货单。到现场应由营销中心责任人签收供应商的送货单，再由收货单位签收我公司送货单。

5、仓管员见品质管理部门签字后（现场的按现场收货方式）方可办理材料入库手续，若实际验收数量与送货单数量有差异，应在送货单上注明“实收数量”，要求送货员确认，不得采取先签收后补货方式，仓库管理员根据采购单、送货单、验收结果填写《入库单》进入电子系统。入库单一式三联，一联与送货单匹配传递到采购中心，一联由仓库转财务中心，一联留存。

6、仓库有义务把好下料入库最后一关，保证采购的材料无瑕疵、受损、受潮，避免不必要的财产损失，对不符合要求的不得办理入库手续，并请相关部门处理。单据传递：

1、材料申购单（清单）应由申购部门（核量、核对库存、主管确认）送调度中心确认，由调度中心连同采购任务单交采购中心签收。采购中心经核准后，再分类采购。

2、采购中心的采购单在下达给供应商的同时，应将采购信息下发到初始申购部门、仓库、品质管理部门。

3、供应商送货到仓库的物料，所有单据按财务中心的要求传递。

4、施工项目需送到现场的物料，由施工负责人负责将签收的送货单在一周内交仓库办理入出库手续。

5、贸易项目（品冠、丰神、盛煌）送到现场的物料，应由营销中心责任人将签收的供应商的送货单，在三日内交到采购中心。收货单位签收我公司送货单，在三日内交到财务中心。

第二篇：材料采购、入库、领用制度

材料采购、入库、领用制度

一、材料采购

1.材料采购应该据材料采购计划单，计划单一式二份由施工员、项目负责人签字，一般材料应在采购七日前报公司一份，由公司相关人员审批并存档。

2.采购询价，购买时要货比三家，比质量、比价格、比售后服务，严格控制材料采购成本。

3.材料采购员应严格遵守公司财务制度，不购人情料、回扣料，采购材料单据要标明规格、数量、单价及金额，白条一律不予报账。

二、入库

1.采购材料及时入库，保管员验收，填制入库单，材料单据、入库单应由采购员、仓管员、项目负责人签字。

2.收料应由二人以上验收规格、数量、质量，不能满足施工要求的坚决予以拒收。

3.入库材料要分类码放整齐，妥善保管，严防损坏变质。

三、领用

1.由施工员及施工班组指定人根据施工需要领用，填写材料领用单，多余材料及时退库，杜绝多领、冒领、材料浪费。

2.材料领用实行先进先出制。

3.设材料账簿，进出材料及时入账，账物要相符。

第三篇：公司单据传递财务制度[范文模版]

公司内部财务制度

为加强公司的财务工作，发挥财务在公司经营管理和提高经济效益中的作用，特制定本规定。

一、公司内部会计单据传递流程

1、出纳与内部会计间的单据传递

出纳应在每次办理完银行业务及现金业务时及时将原始单据拿回，如遇银行自动扣款业务应定期去银行拿回原始单据，登记过现金、银行存款日记账后，每10天给内部会计传递一次原始单据。由于是远程传递，原始单据较多，出纳需用EXCEL造个单据移交清单，按业务发生时间的先后顺序登记，对于复杂业务，出纳需在后附注说明。内部会计收到单据时应签字，确认已收单据。

2、内部会计与外部会计间的单据传递

内部会计收到单据后应对当月单据进行整理，将需要交给外部会计入账的单据进行复印，于次月初（根据和外部会计电话预约的时间）将复印后的单据原件当面交给外部会计，内部会计留复印件做入账依据。内部会计需在交接登记本上按业务发生时间的先后顺序登记，并在后附注说明，外部会计收到单据时应签字确认已收单据。

二、公司财务工作流程

1、费用单据

第四篇：计量器具采购、入库和流转制度

计量器具采购、入库和流转制度

计量器具，是企业进行计量工作必不可少的重要手段之一，为确保计量器具的正常流转，实现其外购计划的申请、审查、购置和验收入库、领发、维修，直到降级报废的全过程管理，制定本制度。

一、计划与购置

各单位根据酒店经营和规模的要求，需要购置的计量器具应由需要单位提出计划申请，填写计量器具购置申请单（内容包括：申请单位、申请人姓名、购置目的、计量器具名称、型号规格、单价、数量和制造厂等），交由部门主管审核。

二、验收、入库

1、购进酒店的计量器具，由购置单位交工程部按其有关检定规程和装箱单进行验收、入库。

2、凡验收合格的计量器具，由验收人员发给合格证，并统一编号、登帐、建档后入库，不合格者出具检定结果通知单，说明原因并通知采购及时组织退货。

三、领用、使用

1、使用中的计量器具，由于工作需要转移到另外单位时，由转入单位携带原领用单位保存的领用表到工程部办理转帐手续。

2、计量器具的使用，应按说明书或技术资料正确进行。凡无合格证和超过周期的计量器具，一律不准使用。

四、检定、修理

1、长、热、力、电计量器具均应由工程部按有关的检定规程及周期进行检定，并认真做好原始记录。

2、各项最高标准器，由工程部送法定计量技术机构进行定点周期检定。

3、检定合格的计量器具，检定人员应填写合格证。加盖检定印盖后，交使用单位妥善保存，遗失者按有关规定办理。

4、经检定不合格的计量器具，由检定人员填定修理单，并留存根，修理单位随计量器具流转，修理好后送回检定，检定合格后，检定人员应在修理单上签字，并在存根上注明“合格”字样，同时仍应填定检定合格证，交使用单位留存。

五、降级、报废和注销

1、经检定及修理后检定不能达到检定规程要求的，但仍可使用，或某种原因指标下降，经多次维修仍达不到原技术指标，如在科研生产上仍可使用，由维修和检定员共同提出报告，工程部批准，可降级使用，并记入仪器历史记录卡。

2、仪器因使用年限过长，性能低劣，或因事故造成损坏无法修复，或无修复价值，可申请报废。报废需经工程部组织技术鉴定，方可执行。

计量器具周期检定（校准）制度

1、计量器具，均应安排周期检定（校准）计划，严格按检定规程（校准规范）进行检定（校准）。

2、送检计量器具时,必须带仪器附件和上次检定(校准)证书。通过检定后，应保管好检定（校准）证书。

3、严格执行周检计划，全酒店在用计量器具周期受检合格率和抽检合格率均应达到95%以上。因此各单位需要更改周检计划，须事先征得工程课同意。

4、没有检定（校准）合格证的计量器具或超过检定（校准）周期的量器具，应停止使用，由工程部收验。没有合格证的计量器具如属于检定不合格则停止使用，送修或作其他处理。

5、6、新购的计量器具，没有验收合格证者，一律不准发放使用。自制、降级使用及修理后的计量器具，必须进行检定（校准），合格后方准使用。

7、计量器具因性能不合格需报废者，须经工程部复审签批。

8、送检单位检定的计量器具，由工程部统一组织外送。

计量器具配备、使用、维护保养制度

1、计量器具的选配基本原则

（1）根据酒店规模、等级，正确而合理地选定酒店计量器具标准器的等级，按计量检定系统配备必要的标准检定仪器设备。

（2）精密测试的计量器具的选配主要根据其测量技术指标和经济指标来确定。在保证测量精度的条件下，应该尽量避免采用高精度的计量器具。

（3）被测物品的经济特性：大小、形状、重量、材料、等都是选配计量器具的考虑因素。

（4）被检测物品的加工方法、批量和数量也是选配计量器具的重要考虑因素，单件测量，应以选项择通用量具和仪器为主；成批件应该专用量具、量规和专用仪器为主；大批量工件，应选用高效的机械化、自动化的专用检验仪为主。

2、酒店餐饮部门需要配备计量器具时，必须把有产品使用目的、频率、条件要、安装环境的安全性等情况向计量科提供，以便审核计量器具的性能、原理、可靠性和型号、规格是否满足经营的要求，是否经济合理，是否易于维护保养，最后确定采购计划成。

3、计量器具的不确定根据＜＜JJG1059—1999

测量不确定度的表示和评定＞＞和有关计量器具标准规定来确定。

4、采购部门应与工程部共同协商解决合同、手续和规格、选定供货单位，进行货后的联络调整等业务。供货单位应具有计量器具制造许可证。

5、计量器具的安装必须按照说明书有关技术规定进行，计量人员必须时行监督，保证安装正确、合理。

6、计理器具使用者必须熟悉仪器使用说明书规定的操作规程，否则不得使用。精确仪器应专人使用。

7、严禁使用无合格证或无标记及超过检定周期的计量器具，对无合格证或标记，及超过检定周期的计量器具应立即交还各专业室进行检定，补发合格证或标记。

8、9、使用者应爱护仪器，妥善保管，经常保持仪器整洁。计量器具在使用中发生故障，应及时送修，使用人员不得擅自拆修。

10、计量仪器维修后，应由工程部检定。经检定合格，重新挂合格证后，方可投入使用。

11、使用中发现仪器不正常现象，应立即关机，保持现场，并立即报工程部，待查清问题，采取措施，恢复正常，方可继续使用。

计量岗位职责1、2、努力学习业务知识和测量知识，提高业务能力，掌握岗位技能。熟悉本岗位技术标准和作业文件，严格执行测量操作规范和检验规范，认真做好测量记录和标识。管好测量合格证，把好质量关。

3、4、严格按测量文件和控制文件进行操作。

对不合格测量结果要负责标识、记录、评价和隔离，并按规定进行处置。

5、掌握计量管理和专业技术知识，熟悉本岗位的测量体系文件，严格按国家计量法律、法规要求，搞好计量工作。

6、对测量标准器具、测量设备、专用量具、检验用工装应严格登记手续，建立台账档案，做好账物一致。

7、保证使用中测量设备的准确度，应保证测量的需求，经常检查测量设备使用效果，测量的准确可靠性，发现问题应及时处理。

计量管理职责

1、负责公司计量工作的归口管理，负责策划、建立、保持、完善计量管理体系，明确各部门有关人员的职责，组织计量职能的协调、实施并监督检查。

2、认真贯彻执行国家和上级有关计量的方针、政策、法律、法规。负责有效地贯彻计量体系的质量目标。

3、负责对采购测量设备和设备质量和验证工作，负责设备检验和状态标识的归口理。

4、负责测量设备的归口管理，负责计量体系的分析改进的策划，计量检测设备和专用工装的控制、标识和维护，确可计量数据的准确可靠。

5、负责对不合格测量过程和测量设备的控制、评审和处理一般和轻微的不合格。

6、负责组织测量和校准外包过和政的管理和控制。

第五篇：批发企业单据传递流程

*********有限公司 存货管理办法

为加强公司存货的监管，规范存货的入库、出库管理及单据传递程序，保证公司存货的安全、完整，提高工作效率，结合公司情况，制定本办法：

五、物流中心人员按存货的性质、品类、规格型号、生产日期、保质期及码放要求等分区码放，根据出库频率合理安排商品摆放位置。依据商品品类制作进销存卡片，理货员根据入出库顺序逐笔序时登记。出库遵循“先进先出”的原则，以免造成商品临期甚至过期。

实物进行核对，检查接收商品的品种、数量、规格等是否相符。核对无误后，由信息管理员按实际入库数量填制商品入库单，打印后由相关人员签字。入库单一式两联，及出库情况说明书交财务部入账；

物流中心发出货物时要认真核对发出商品的品名、规格、型号、包装、数量、赠品、奖品等是否与“销售单”相符。

无出库手续擅自出库每例对实物负责人罚款100元。

一、随货赠送赠品时信息管理员按销售政策相配套的赠送数量在制作“销售单”时在赠品信息栏填写赠送商品数量随正常商品一起出库。

二、奖品、品尝品、陈列品、促销品等发放时，由主管区域业务员提出促销计划申请，销售经理审核，总经理审批后发放。商品出库时单独打印销售单，在销售单赠品信息栏填写商品数量，备注栏注明商品用途并附上奖品发放明细表和业务活动开展情况说明。

三、活动结束未使用完的赠品、奖品、品尝品、陈列品、促销品等及时交回物流中心，打单入库。

四、无据发放赠品、奖品、陈列品、促销品者按同类商品价值的二倍对当事人进行处罚；销售经理监管失职每次罚款200元。

出现盘盈（盘亏）要认真查找原因，划清责任。无法查清原因的，盘盈按单品进行处罚，盘亏商品由实物负责人负责赔偿，部门负责人负连带赔偿责任。属于正常损耗的，部门负责人填制盘亏或损耗报告单，由实物负责人、部门负责人、监盘人签字，报总经理审批。盘盈（盘亏）或损耗报告单一式二联，将错误单据与红冲单全部联次作为正确单据的附件存档备查。单据出现错误，对责任人每张罚款20元。

员、总经理外不得对外提供，其他人员需要数据，需请示财务部门同意，方可查询。

因管理不善出现信息泄漏，每次罚款200元。