怎么做好档案的收集

第一篇：怎么做好档案的收集

怎样做好档案的收集工作

编写 吴金林

档案收集工作是档案馆（室）的一项重要的基础性工作，然而，据我了解，当前档案室的这项基础性工作不容乐观。有许多单位甚至有些是历年的档案工作先进单位，都没有将本单位应归档的文件材料完整的收集到档案室进行立卷归档，使之处于到处分散状况，若干年以后这些材料便丢失不见了，要利用无处可寻，让各项工作变得被动。关于当前档案室档案收集工作难的问题，我认为主要表现为：文书档案收集易，专门档案收集难；纸质载体档案（文件）收集易，特种载体（声像、照片、光盘、磁盘等）档案收集难；正式文件收集易，“白头”（领导讲话、合同等）文件收集难；单位保管的档案（文件）收集易，个人保管的档案（文件）收集难；大单位的档案（文件）收集易，小单位的档案（文件）收集难。收集难，难收集，是当前档案工作中经常遇到的难题。为什么收集难？对档案室档案收集难的原因我认为原因之一在于单位领导对档案的认识不够和业务部门不愿意移交。但我们不能笼统地说有些单位的领导不重视档案，而是没有站在档案为全社会服务的角度去认识档案，好多档案，单位档案人员收集不上来，都是因为领导太重视档案的作用了，为了自己用着方便，或者怕交给档案人员保存不放心而自己收藏。为自己方便，对档案员不放心，把档案（文件）居为己有的领导，不仅不是重视档案的作用，而是一种带头违反规章的行为，这种领导只能说是不会工作的领导、是没有大气的领导、是没有远见素质不高的领导，一身小家子气的领导。在这样的领导领导下的单位内部其他部门，也就同样效法领导，而把他们认为重要的档案自己保存而不交给档案室，认为一旦移交，查阅利用不如自己保管方便；原因之二在于档案人员素质的问题，移交什么、收集什么心中无数，有些单位的档案人员，或者换的太快不熟悉业务，或者不知道收集什么，或者不负责任收集不来就不收集等；原因之三在于对于收集工作缺乏有效的制度监管与惩罚措施；原因之四在于收集的方式、方法落后与呆板。收集什么，是我们做好收集工作首先必须解决的问题。在一个单位而言，我们应结合实际，制定出切实可行的文件材料归档与不归档范围。如何保证收集齐全，我们必须建立相应的制度来保障。譬如：建立收、发文登记制度。只有认真地进行收、发文登记，我们才能真正了解一个单位一年形成了多少材料，才能准确把握文件的位置与流向，避免文件在下落不明时，部门之间、人员之间互相扯皮现象发生。

那么，到底该如何才能做好档案的收集工作呢？下面我就跟大家一起来学习、探讨一下。

档案是人类社会的原始记录。它不仅在人们的现实生活中具有重要的凭证与参考作用，而且对于维护人类社会的历史真实面貌具有重要意义。同时档案是开展档案管理的物质基础，是档案信息资源开发的必要条件。有了档案，档案室的整理、编目、鉴定、保管、统计和提供利用才具备物质对象；离开档案，档案工作就是“无米之炊”，而且收集工作的质量，直接影响着其他业务的开展，决定着其他业务工作的优劣。弱国收集的档案不完全，那么整理工作中就难以保持文件之间的有机联系；在鉴定工作中就难以正确判断档案的保存价值，正确划分保管期限，在利用工作中就难以满足社会各方面利用档案的需求。因而，档案的收集工作在整个档案业务管理工作中占有重要的地位，是一个关键性的基础工作环节.档案的收集是指接收与征集档案及有关文献的活动，具体而言，是指按照党和国家的规定通过例行的接收制度和专门的征集办法，把分散保存在各个机关、部门、个人手中和散存在其他部门的档案，有组织，有计划地分别集中到综合档案室的活动。一般而言，机关档案室的收集，主要抓好立卷归档和搞好平时收集两个方面的工作。

一、抓好立卷归档

立卷归档是文书处理工作的终点，也是档案工作的起点。在正常情况下，机关档案室的收集工作是通过一定的归档制度来完成的。归档是指各机关的文书部门或业务部门及文件工作者，将社会活动中形成并办理完毕的文件，整理立卷，定期移交给机关档案室集中保存的活动过程。在我国，“归档”已成为党和国家明文规定的一项制度，称归档制度。比如，1987年9月5日颁发的《中华人民共和国档案法》第十条规定：“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位的档案机构或档案员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。”建立和健全归档制度，是机关档案室做好收集工作的关键，归档制度应由机关档案部门和文书、业务部门共同研究制定，共同维护和执行。各单位要建立和健全文件材料的归档制度，并把文件材料的形成、积累、整理、归档的要求列入各项工作标准、工作程序及各部门、各类人员的岗位职责，作为考核的重要内容，确保每项活动都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。

归档制度包括归档范围、归档时间、归档要求。

(一)归档范围。

归档范围是指办理完毕的文件材料应当归档及不应当归档的范围。

机关文件材料归档范围包括四个方面：一是反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；二是机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料； 三是本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；四是其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。

机关文件材料不归档范围也包括四个方面：一是上级机关的文件材料中，普发性不需要本机关办理的文件材料，任免、奖惩非机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；在我们邵东，上级机关尤其是业务上级主管机关任免、奖惩，非本机关工作人员的文件，一般单位都组了卷，有的甚至做长期保管，这种做法是非常错误的，各个单位通过这次学习后，要纠正过来。例如：一份人民银行市中心支行关于新邵县人民银行行长职务任免的通知，对于邵东县人行进行文件归档时，就应将这份文件剔除出去，因为它不属于归档范围，单位要留下，也只能作资料保存。例如一份县建委关于房产局某同志的处分材料，作为同样属县建委管辖的自来水公司，在进行当年文件归档时，也应将此份文件剔除出去或作资料保存。例如一份县委关于乡镇人大换届选举的任免批复文件，作为县档案局、县建委等无关单位，进行文件归档时，就应该将此份文件列入不归档范围，剔除出去或作资料保存。例如一份县委办关于成立计划生育领导小组或者召开经济工作会议通知或者乡镇财务管理办法的文件，对于房产局来说，就不必归档； 二是本机关文件材料中的重份文件（同一内容的文件，有时会有几份甚至多份，收集归档时，只留一份，但拣选时要注意保留上面鼬领导批示或有其他承办标记或说明的，另外，同一文件的草稿、定稿、存本等不能视为重份文件），无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料； 三是同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料，例如一份县综治办关于见义勇为的情况通报或者县档案局召开的档案工作会议材料，对于房产局来说，就不必归档；四是下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。

需要注意把握的是，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿虽不归档，但重要的法律、法规的历次修改稿、有党和国家领导人重要修改意见和批示、指示的稿本应属机关文件材料归档范围。机关文件的最后定稿，即使没有机关领导人的签批、审改意见，原则上亦应纳入机关文件材料归档范围，与正本文件、文件处理单一并归档。

归档和不归档范围主要依据2006年12月国家档案局发布的8号令和2000年12月发布的《归档文件整理规则》的有关规定进行。各门类档案具体归档范围如下：

1、文书档案类

文书材料是指立档单位在党群工作、行政管理和业务管理活动中形成的、以文字和纸质为主要信息记录方式的文件材料。

（1）本单位形成的文件材料归档范围有：一是会议文件材料。指本单位党、政、工、团召开的代表会（大会与会议）、工作会，党组（党委）、行政领导办公会、工作会，专业会议及外出参加针对本单位主管业务的会议文件材料；二是正式文件。指本单位制发的（包括转发、合发、本单位上级的批复、下级的请示等）正式文件的签发稿（定稿）、正本、重要文件的修改稿；三是较重要的材料。指本单位形成的“白头文件”，如工作计划、总结、报告、规章、调查、统计、财务报表、交接手续、机构、人事（含人事日常工作及死亡干部档案）、合同、协议、科学研究、刊物、出版物、外事活动中形成的材料；重要的人民来信来访、领导的批示、领导人在公务活动中形成的重要信件、电报、电话记录、从外单位带回的与本单位有关的文件材料；反映本单位（本行业）的历史沿革、大事记、年鉴、重要活动的剪报、荣誉证书、声像材料、实物等。

（2）上级单位的文件材料的归档范围包括：一是需贯彻执行的会议主要文件材料，本单位主要业务的文件及非本单位主管业务的法规性文件；领导人、人民代表等视察、检查本单位的文件材料（含声像材料）；二是代上级单位草拟并被采用的文件的最后草稿和印本（包括报纸、刊物转载的文件材料）；

（3）同级单位和非隶属单位的文件材料的归档范围有：一是虽不是本单位主管业务但需贯彻执行的法规文件；二是对本单位检查的重要文件；三是重要的来往文件。

（4）下级单位的文件材料的归档范围有：一是下级单位报送的重要工作计划、总结、报告、典型材料、报表、预决算及法规性备案文件；二是直属单位报送的重要科技管理性文件材料。

2、各单位业务档案

主要包括反映本单位在从事业务工作等活动中形成的专门文件材料。比如审计局的审计档案，民政局的婚姻登记档案、社会救助、低保档案、收养档案、优抚档案，人民法院的诉讼档案、仲裁档案，县人口和计划生育局的病残儿鉴定档案、再生育审批档案，县农村合作医疗管理办、县医保站的医疗保险档案，各医院的出生档案、病历档案、疾控这些的计划免疫档案、防疫档案，县公安局、派出所的户籍档案、案件档案，县经管局的土地承包档案，县林业局的山林定权发证、退耕还林档案，县教育局、各学校的学生档案、教学档案，县房产局的房地产买卖交易档案、城市拆迁档案、房屋产权产籍档案、抵押档案、廉租住房保障档案，县国土资源局的农村宅基地档案、土地普查档案、地籍档案、地产、法规档案，县住房公积金管理中心的公积金贷款，提取档案，县工商局的个体工商户登记档案消费者权益保护档案、法规档案，县物价局的物价管理档案，县环保局的环境监测档案，县残联的残疾人档案，县劳动就业局的职业介绍档案、失业保险发放档案、技能培训档案、保险补贴档案、下岗职工个人档案，县工伤保险站的参保单位档案、工伤认定、鉴定档案，县劳动和社会保障局的劳动仲裁档案，县财政局、乡镇财政所的农民补贴档案等。这些业务档案特别重要，很多都是民生档案，必须收集到档案室统一管理。

3、科技档案

科技档案是指企、事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。

现有科技档案主要有以下几种：工业生产技术档案，农业科技档案，基本建设档案，设备仪器档案，科学技术研究档案，以及专门技术档案。（1）工业生产技术档案

工业生产技术档案主要是工业产品档案，它是在工业产品的设计、研制和生产、制造活动中形成的科技档案。特点之一是以型号成套。一个型号产品的档案，是具有有机联系的整体。构成这个整体的基本文件一般包括：技术任务书、设计和研制文件、工作图（底图和蓝图）、工艺文件、检验文件、定型和总结文件等。但具体的内容构成，却因情况的不同而有较大差异，应具体分析才能正确地把握。这类档案，机关、事业单位都没有，大家了解一下。

（2）农业科技档案

农业科技档案是在农、林、牧、渔各业的生产技术活动中形成的档案。农业科技档案种类繁多，综合性较强。包括种子档案、作物栽培档案、植物保护档案、林业档案、畜牧档案、水产档案及农业生态环境和农业区划档案等。

(3)基本建设档案

基本建设档案是指各种建筑物、构筑物、地上地下管线等基本建设工程所形成的科技档案。具体到一个项目来说，是指在整个建设项目的酝酿、决策到建成投产（使用）的全过程中形成的、应归档保存的文件材料。其特点是以工程项目成套，是有机联系的整体。基本建设档案内容一般包括：可行性研究、任务书，设计基础材料，设计文件，工程管理文件，施工文件，竣工文件，生产技术准备、试生产，工艺、装备，涉外文件，财务、器材管理，有关科研项目，以及其他资料等。对一般单位来说指单位办公楼、住宅楼、食堂、道路硬化等建设项目从酝酿、规划到建成使用的全过程中形成的、应当归档保存的文件，包括基本建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划；测量、设计、施工、竣工、审计、使用等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等形式与载体的文件材料。

(4)设备仪器档案

设备仪器档案是指各种器械设备和仪器仪表的档案材料。其特点是以型号成套，同一型号的设备或仪器的档案材料是一个有机联系的整体。实际工作中，主要指本单位各种车辆、一般性办公设备的使用说明书、保修单等，有关仪器、模型的说明书、图纸、合格证书、操作规程、安装调试报告、维修记录等。一般单位，特别是企业的设备仪器档案，主要有以下几种：外购设备档案、自制设备档案、与基建工程连在一起的设备档案。

(5)科学技术研究档案

科学技术研究档案，是指在自然科学技术研究活动中形成的具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式和载体的文字材料。它的基本特点，是以课题成套，一个科研课题的档案材料，是具有有机联系的整体。科学技术研究档案的内容一般包括：

一是研究准备工作文件。主要有：课题论证和文献综述，基金申报文件和任务书、协议书，研究计划和设计方案等。二是研究试验文件。包括：试验大纲和各种原始记录，计算、分析和设计文件，计算机软件和课题阶段总结等。三是成果和总结鉴定文件。这类文件主要包括：研究报告或论文、专著，课题工作总结和经费决算，成果验收、鉴定和评审文件等。四是成果奖励申报文件。包括：成果申报文件，成果奖励文件，专利文件等。五是成果推广应用文件。包括：推广应用方案技术转让合同，工作总结，同行评价和用户反馈意见等。六是其他有关文件。

(6)专门技术档案

所谓专门技术档案，是指在某些专门技术活动中形成的科技档案，主要包括：地质档案、测绘档案、环境保护档案、气象档案、天文档案、水文档案、地震档案。

地质档案是地质工作活动的记录和成果，它是在地质调查研究、矿产勘探等活动中形成的科技档案。地质档案一般可划分为：区域地质调查档案，固体矿产地质档案，石油地质档案，海洋地质档案，物探和化探档案，水文地质和工程地质档案。

测绘档案是大地测量和地图绘制活动中形成的科技档案。是测绘活动过程和测绘成果的直接记录。按照使用性质的不同，测绘档案一般分为基本测绘档案，专业测绘档案、特业测绘档案和现势参考档案。

环境保护档案是环境管理和环境监测活动的直接记录，包括环境管理档案和环境监测档案两个基本部分环境管理档案主要有环境保护法规性文件和环境保护规划文件；环境监测档案，主要有环境监测计划、月报、年报、年鉴及环境质量报告书，环境监测技术方案及审定意见，环境监测记录和技术总结，工业、农业、交通、生产等污染调查和评价文件等。

气象档案是在气象观（探）测、气象预报和气象业务技术管理活动中形成的科技档案。包括：包括气象记录档案，气象业务技术和服务档案，气象业务技术管理档案。

天文档案是在天文观测、研究活动中形成的科技档案。主要包括3种成分，一是在天文观测活动中形成的各种原始记录、图表和照片；二是根据原始记录，经过综合、分析整理的各种定期报表和图件；三是观测规范和仪器设备的常数记载文件。

水文档案是在水文观测（测验）和水情预报等水文工作活动中形成的科技档案。其主要内容有：站网规划和测站文件（如站网规划、设站和测站的考证文件、水文测站的任务书和鉴定书、各种分析成果等），水文测验文件（如测验记录和报表，水文查勘调查记录、照片、图表，各项水文特征值统计文件、曲线图和分析成果等），水情预报文件（如各种水文预报方案、应用计算机编制的各种水文预报程序、水情简报和水情总结，年度抗旱总结，水文规律分析成果等）。

地震档案是在地震监测、地震分析研究和地震预报活动中形成的科技档案。主要有地震监测档案和地震分析预报档案。

4、会计档案

会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务报告（会计报表等）和其他会计核算专业材料，是记录和反映本单位经济业务的重要史料和证据。

5、声像档案

随着社会的发展以及科学技术的进步，人类不仅可以将自然现象和历史事件，通过文字表达，而且可以通过各种声像记录手段，客观地、形象地反映政治、经济、外交、文化、教育、科学研究、军事、艺术、新闻等各个领域的活动，产生了与纸质的文字档案并行、载体形式特殊的声像档案。这些声像档案已成为国家档案的重要组成部分。

声像档案是指国家机构、社会组织以及个人从事政治、经济、外交、文化、教育、科学研究等各种活动中形成的有保存价值的以音响、形象等方式记录信息的特殊载体，并辅以文字说明的历史记录，亦称音像档案、视听档案。

声像档案种类比较多，但在一般机关、团体、企事业单位，常见的主要有录音、录像、照片档案。

声像档案形意结合，形象逼真，以画面的可视形象，生动地展现在读者面前，而且配有音乐、语言，便于利用者理解和接受。声像档案具有强烈的时间感和空间感，依赖先进的科学技术和快速的传送手段，把一瞬即逝的“容貌”记录下来并予以再现，可以将人们引向对历史的深切怀念或者使人们对历史有更深刻的认识。但声像档案易复制、好转移，原件与复制件难区分，因此，在收集和保管的时候要注意区分和辨别。

6、电子档案。

各单位在工作活动中形成或采用的具有查考利用价值的各类电子文件及各种计算机应用系统形成的电子文件(包括相应的计算机系统软件、应用软件和数据文件)均应归档保存。范围可参照国家、省、市有关纸质文件材料归档的有关规定执行。

电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的电子文件均属收集范围。按照电子文件的信息类型包括：

（1）字处理文件：指用计算机字处理技术形成的文字文件、表格文件等。（2）图像文件：指用扫描仪、数码相机等外部设备获得的静态图像文件。（3）图形文件：指采用计算机辅助设计或绘图获得的静态图形文件。（4）影像文件：指用数码摄像机等视频设备获得的动态图像文件。

（5）声音文件：指用音频设备获得并经计算机处理的文件，归档时应注意收集其属性标识和相关软件。

（6）多媒体文件：指用计算机多媒体技术制作的文件，其中包含声音、图像、图形、影像等两种以上的复合信息形式。（7）数据库文件：指采用数据库系统制作的数据文件及可能产生的各种相关辅助文件。（8）超文本文件：主要指已组织成网（WEB）的信息文件。

（9）计算机程序：指计算机使用的商用或自主开发的系统软件、应用软件以及相关支撑软件等。（10）数据文件：指用计算机软硬件系统进行信息处理等过程中形成的各种管理数据、参数等。

收集时要注意：一是归档电子文件应与相应的纸质或其他载体形式的文件并存，并在内容及相关描述上保持一致。

二是在“无纸化”办公系统中产生的电子文件，应采取严格的安全措施，随时备份，存储在能够脱机保存的载体上，保证电子文件的安全性。

各单位应依据《电子文件归档与管理规范（国家标准）》，以及纸质文件的归档范围，结合实际情况，积极配合档案馆做好电子文件的收集归档工作。

7、实物档案

归档实物是立档单位在其职能活动中直接形成、获得、接受、赠送或者征集的以实物为载体的，并具有长远保存利用价值的历史记录。收集范围包括 本单位获得的具有保存价值的各种证书、奖状、锦旗、奖杯、奖章、奖牌、匾等。本单位举办或承办重大活动形成的具有保存价值的凭证性实物,包括活动标志、证件、证书、奖章、纪念品、纪念邮票、组织机构印章等。

本单位在国内外活动中获赠的具有保存价值的纪念杯、纪念章、纪念册、纪念票证、题词、字画、票证、礼品、工艺品、牌匾等。本单位已宣布停止使用的印信（包括旧印章、印模、徽标）。其它有重要保存利用价值的实物。

收集时要注意：一是归档实物应在形成或获得实物一个月内向本单位档案部门移交，任何单位或个人不得随意将归档实物损坏、私存或转送他人。二是 收集的实物没有明确标明主题和时间的，移交单位或个人应在移交时对实物的主题和时间进行说明。

三是归档的实物应保持整洁、无破损。四是 归档的实物应当拍照归档，所拍照片纳入本单位照片档案管理，两者之间要建立准确、可靠的标识关系。五是本单位对外交往中赠送给对方的重要实物，也应拍照归档。六是 归档实物的移交和征集应符合有关规定和要求。

收集时间：对具有归档保存价值的实物，单位或个人应及时整理，交档案室归档，一般不应跨年度。确定归档和不归档范围时，以后几点要注意：

（1）把握归档的重点：应该以反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的文件为主。

（2）凡属本单位归档范围的文件材料，必须按有关规定向本单位档案室移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。凡属本单位不归档的文件材料，各股室要妥善保管，及时清理，并按有关规定进行处理。

（3）本单位对应归档电子文件的元数据、背景信息、软件说明书等要进行相应归档。本单位应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。

（4）转变认识上的误区：一是认为红头文件应归档，白头文件可不归（比如有些单位本级发文收集很齐，可工作计划、总结、汇报材料、政工材料、业务材料等白头文件以难找为由不归档，事实上，红头文件固然重要，白头文件同样非常重要）；二是认为上级文件都应归档，而本级文件无所谓（例如有些乡镇上级文件收得很齐，而本乡镇发文和组织党群、统计和七所八站的文件收得很不齐；有些学校上级文件收得很齐，而本校校务会议记录、设备档案等收集很不齐全；有些乡镇财政所财政局文件收了不少，但本所会议记录、总结、决算报表、人员调动、职工名册却没有，事实上，本级文件是最重要的，如果遗失了，以后再也无法弥补，而上级文件遗失了可到上级主管部门查找）；三是认为文书档案重要，其它档案不重要。实际上，文书档案固然重要，而单位工作中产生的应归档的专门业务、会计、基建、设备、声像、电子实物等档案同样重要，必须按国家的有关规定整理，并按时移交档案室综合管理；四是认为正稿应归档，底稿可不归。事实上，底稿更重要，因为发文底稿有撰写者的笔记，也有领导者的签字，是文件产生效力的原始记录。所以，各单位在收集文件时，底稿一定要附在正稿后面，合并归档；五是个别单位认为业务档案重要，文书档案不重要。因为业务档案主管机关抓得紧，文书档案查得少。事实上，文书档案是最重要的。

（5）注意收集这些经常容易漏掉的文件材料：一是内部及直属单位的专门文件材料。如统计部门的普查材料，科委机关的成果材料，纪检监察部门的纪检监察文件材料，审计部门的审计文件材料，财务部门的会计材料，劳动部门的劳动保险文件材料，专利部门的专利文件材料，技术监督部门的标准文件材料，工商部门的企业登记、商标文件材料，税务部门的税收征管文件材料，民政部门的社团登记、地名、复退军人、优抚、救灾文件材料，编辑部门的书稿材料、职称评聘的文件材料等专门文件材料；二是“白头文件材料”。如合同、协议、简报、刊物、情况报告、历史沿革、大事记、剪报、重要文件的修改稿，党组（党委）或行政会议记录等；三是会议文件材料。如本机关召开的专业会议，到外单位参加的有关本机关主管业务的会议文件材料；四是非纸质文件材料。如照片、录音带、录像带、电子文件、荣誉证书、锦旗、印章等实物；五是收发文件的处理单，真实地记录了文件的形成、办理过程，有保存价值的都应归档。许多单位发文没有保存文件处理笺，有的连底稿都没有保留。如果领导签字的依据都丢了，这个文件的价值也降低了很多，有不良企图的甚至可以伪造文件进入档案室，以便以后利用。因此所有文件处理笺和底稿必须连同正本一起存档。

（6）党政机关以及非业务部门收文的处理。每个单位都会收到不少中共中央、国务院、省委、省政府、市委、市政府、县委、县政府及其有关部门的红头文件，这些文件中如果有机密文件，则以后要被县委保密局回收，因此应该单独存放，以免以后找不到承担责任。如果不是机密文件而与本单位业务有关，即有的是上级业务主管机关以上级党政机关行文的，有的是本单位起草以县委、政府或两办名义发文的，有的是批转本单位有关文件的，有的是主送或者抄送本机关的，有的是任免、奖惩本机关工作人员的，有的是批复本单位的请示、有的文件上面布置的工作是直接点名要本单位办理的，有的是领导机关研究本单位重要工作的会议纪要，有的简报中是有本机关重要信息的，有些重要工作会议是以党政机关名义召开的，等等这些重要文件要按其对本单位利用价值的大小，永久或长期或30年保存。如果是需要贯彻执行的法规性文件，比如财务、人事、编制、劳动和社会保障以及党委政府有关全县发展等各方面的政策性文件，则要做短期或是10年保管除这两部分外，其他一些普法性的实际上是供参考学习不需办理的和非法规性的一般文件，这些不必归档。可以把它们作为资料保存几年时间，再报请领导销毁。（7）本机关产生的不归档文件的处理。本机关的重份文件，一般文件的草稿，内部抄送的文件材料，没有保存价值的电话记录等，这些不属归档范围，禁止擅自归档。对这些不归档文件的处理：一是本级红头文件作发文汇集，比如县纪检会，每年将自己的发文做3套发文汇集，一套放办公室柜子里查阅，一套放档案查阅室，一套备查。二是其他重要资料可以装作一本做资料保存；三是其他不归档文件经审查销毁，任何组织和个人不得随意处理。

(二)归档时间。

归档时间是指文书部门或有关业务部门将需要归档的文件向档案室移交的时间。根据《邵东县中小学校档案管理办法》，各单位文书档案执行行政年度（每年1月1日至12月31日止），应在次年六月底前归档；其中专项工作如突发事件、专题调研、会议等重要活动待结束或告一段落时，及时做出总结后的1个月内归档；业务档案上级有规定的按上级要求时间归档，没有要求的按县档案局要求归档，如教学档案执行教学年度（当年9月1日至次年8月31日止），应在次学年度寒假前归档； 科研类文件材料在科研课题鉴定后归档；基建类文件材料，在工程项目竣工后两个月内归档；设备仪器类文件材料在开箱验收后及时整理归档；会计类文件材料随时整理立卷，在会计年度终了后由财会部门保管一年，然后向综合档案室移交；照片、音像制品、实物和电子档案，随时整理归档；论文、著作、科技文章正式发表后原件即时归档；单位编写印制的出版物、汇编、教材、简报等的原稿（领导签发稿）、印本与电子文稿，印毕后一并归档；单位工作人员因公外出参观、学习、培训、考察和参加各种会议等，其带回的文件材料必须按归档范围的规定，及时向综合档案室归档。确保按时完成一般可运用三种形式结合收集:随办随归;定期收集;年终集中收集

（三）归档要求：

1、归档文件整理工作一般由文件材料形成科室承担，单位档案管理人员负责指导。

2、归档文件必须是原件（外来复印件除外），做到种类齐全，份数完整、准确，定稿与印件一并归档。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。纸张质量符合要求，用纸尺寸须采用国际标准A4纸规格。书写必须使用碳素墨水、蓝黑墨水等符合归档要求的耐久字迹材料，不得使用铅笔、圆珠笔、彩笔、纯蓝墨水、红墨水及复写纸等不耐久字迹材料；传真件应与复印件一起保存归档；不得使用涂改液。归档文件上有金属物的，应去掉，重新缝（粘）合

3、归档文件的排列、编目要规范有序。要按级别、重要程度、时间顺序、问题和责任者等依次排列，如批复在前、请示在后，印件在前、定稿在后，正件在前、附件在后等。归档文件目录、归档章、档案盒封面、盒脊、备考表等项目的填写应符合要求。

4、电子文件应与备份的纸质文件一并归档。

二、搞好平时收集

平时收集是指机关档案室收集档案的一种辅助途径，主要是指收集零散文件归档。

我们所说的零散文件，是指机关工作中没有归口集中管理，失去控制的文件材料。一些机关由于意外的原因（如火灾、水灾等），还有机关的搬迁、内部机构的变化、人员的调动等，都有可能导致档案、文件散失。要维护档案的完整，就必须经常注意零散文件的收集。平时收集的零散文件主要包括散失文件和“账外”文件。

1、散失文件。散失文件是指在文件办理过程中，或办理完毕后，未及时归档而下落不明的文件。有由于文件管理制度不健全，文件办理完毕后混入到个人书籍材料中，一时未寻找出来的；有由于文书处理人员蓄意私存而不交出来的。在这些文件中，不少是比较重要的，需要平时密切注意，随时随地收集归档。

2、账外文件。主要指未经文书出来部门收发登记的内部文件和外部文件。就一个机关来说，常常有这样一些文件遗落在登记账簿之外：一是会议文件。包括会议记录、领导人或机关其他人员外出开会带回来的文件材料，负责人在有关会议上的讲话稿、讲话记录，会议中形成的声像材料；二是本机关党组（党委、党支部）和人事部门形成的材料；三是本机关的规章、制度、办法、调查材料和各种基本数字统计表；四是不经收发文登记（属于公务活动）的领导人“亲启”信件及反映机关领导人公务活动的各种声像档案；五是本单位向报社、电台、电视台及有关刊物发出的新闻稿、调查报告、照片、录音和录像。

上述这些文件材料很不容易收集齐全。然而这些文件往往反映本单位的一些职能活动，所以不可忽视。

平时收集的关键，是要充分发挥主观能动性，善于多想办法，才能做出成效。可以采取这样一些办法：一是抓注各种检查、内部机构调整、人员调动等机会，帮助机关领导和有关部门，对文件材料进行全面清理，发现和收集散失在个人手中的应当归档的文件材料；二是主动上门，收集整理机关领导人和有关人员外出开会或执行任务带回的文件材料。三是了解本单位各阶段的中心工作，及时收集整理在那些独立性活动中所形成的成套性的文件材料。如规模较大的会议，要赶在会议结束时尽快收集全套会议文件，整理归档；四是为了使应归档的文件收集得完整，我们要把好登记关（建立收发文登记薄）、打印关、印章关、传阅关和借阅关。

档案工作是一项对历史负责、为现实服务、替未来着想的崇高事业，因此，我们首先必须让应归档文件齐全完整的收集到档案室，这样，档案工作才具备物质对象。但由于种种原因，收集难、收集质量差仍然是当前一直困惑着档案室工作人员的两大难题。具体表现在三个方面：其一是，一些应当归档的文件材料不能按时收集、归档，直接影响着档案的整理工作和其它各环节的正常进行；其二是，一些应当归档的文件材料收集不齐全，达不到档案完整率的要求；其三是，一些归档的文件材料、技术资料不符合要求，使收集质量受到很大影响。

分析当前档案室收集难、收集质量差的原因，无外乎以下几个方面：其一是，机关人员特别是机关领导干部档案意识薄弱，不重视档案工作；其二是，机关文书处理工作与档案工作脱节，影响了档案的收集工作；其三是，某些机关人员特别是机关领导干部存在着本位主义思想和档案私有观念，不愿交出自己手中的一些应当归档的文件材料和技术资料；其四是，机关档案室工作人员流动、更换频繁，档案干部队伍不稳定，在相当程度上影响了收集工作。

要走出当前档案室收集难、收集质量差的困境，我认为可以从以下几个方面努力。

一是要加强档案宣传工作，各单位档案员要大力宣传加强档案收集工作的重要性、必要性、迫切性，提高各单位领导和干部职工对档案工作的档案意识，使收集与归档工作成为其自觉行动；使领导支持、重视文件材料的收集与归档工作；使各科室积极参与档案的收集与归档工作。

二是机关档案室工作人员要提高工作责任心。档案收集工作究竟难不难？其一从理论上讲，不应该难。从坐而论道层面讲，“档案收集工作”本身没有什么艰涩、深奥之理论。对于稍有常识的公众而言，也不过就是三五句话即可说清楚的问题。对于高校学生而言，充其量也不过就是一个课时的说教而已。由此可知，“档案收集工作”本身是没有理论难度的理论。从具体操作层面讲，档案收集工作没有什么“高难度动作”，也不需要从业人员具备什么特殊技能。档案收集工作对于档案部门而言，虽然可以说是主业之一，但相对于业务指导、信息开发、整理鉴定等工作来说，还是容易一些；对于机关团体而言，只不过是围饶主业而衍生的极为平常的、各机关团体通行的、照章办事性的日常工作。按照《国家公务员通用能力标准》的要求，凡是具备国家公务人员基本素质的同志，按常理，一般都应该能够胜任这项工作。也就是说，相对而言，档案收集工作是一项技术含量不高的工作。其二从其工作性质上讲，也不应该难。机关团体的档案收集工作，其实质就是文件归档工作，文件归档工作的实质就是遵循单位的文书处理制度和《归档范围》照章办事。照章把单位的收文、发文收集保存起来，难道比起草、制发文件还难？因此从实践上讲，关键在人，人不畏难，何难之有？人是生产力中最积极、最活跃的因素，我们常说的事在人为就是这个理儿。任何一项工作，人不作为，再简单的事情也难以实现，正所谓扫帚不到，灰尘不会自己跑掉。人若积极作为，再复杂的事情也能如愿以偿，人类社会之所以由低级到高级，达到今天的文明程度，也正是人的积极作为所致。所以，档案人员对收集工作要做到“三勤一韧”，即勤于学习、勤于宣传、勤于收集和具有韧劲。收集工作说难不难、说易不易。说不难，就其性质而言，不是什么“高精尖”工作。说不易，就其操作层而言，把其做到完美无缺、做到极致不容易。任何一项工作能不能尽可能做得尽善尽美，关键在人，在于从业人员的责任意识、敬业态度。档案收集工作也不例外，关键看从业人员对这项工作是否热心、尽心、精心。热心是基础、是动力，体现一个人干一行爱一行的基本素质；尽心是责任意识，体现一个人对自己的工作知责、明责、尽责；精心是精益求精，体现一个人的敬业态度、反映其激情干事、事争一流的进取精神。有此“三心”就没有过不去的“火焰山”，正所谓“只要思想不滑坡，办法总比困难多”。凡是有责任心的档案员都会针对具体情况采取一些灵活变通的办法，以保证本机关的文件材料相对齐全。只要档案员积极主动、肯上门收集，是绝不会空手而回的，例如我在一个网站上看到有一位机关档案员对其政工室主任暂不愿交给档案室保存的干部调动介绍信、干部花名册等人事档案是这样处理的：

档案员满面春风地跑到政工室说：“主任，我来报到哩。”主任抬头、张嘴，一脸愕然的样子，看着快人快语的档案员。还没等主任醒过神儿，档案员噗嗤一笑：“我是来给你当临时秘书哩”。主任绷着脸说：“啥事儿？说”。“这么严肃干啥？不说了”。档案员收起笑容，顿了一下说，并扭头要走的样子。主任赶忙起身离位，“慌啥哩？到底儿啥事儿？坐下说、坐下说”，主任陪着笑脸边说边伸手拉档案员坐下。档案员半推半就，一屁股墩到沙发上，挺了挺胸，不急不慢地做个深呼吸，非常自然地恢复了来时的一脸阳光说：“小兵儿能有啥大事儿，咱单位的档案就剩你这儿没整理了，为了您使用方便，也为我好交差，在你办公室里，在你指导下，把你保管的人事档案，按档案局的要求整理一下中不中？”并半开玩笑地说：“我情愿当你的临时秘书，帮你处理点儿杂务还不行？”话说到这份儿上，政工室主任不无感叹地说：“真有你的（你真有办法），咱单位的人都象你这样负责，那不啥事儿都好办了”。政工室主任一边说一边打开了文件柜……。这位档案员就是通过这种办法整理了本单位的人事档案，编目登记上帐后，让主任办了借阅手续。

三是要制定符合本单位实际的《文件材料归档范围与不归档范围》，使收集工作有章可循、有据可依。因此各单位一定要根据国家档案局8号令的精神和本单位内设机构编制出本单位的文件材料归档范围和保管期限表，并报县档案局审批通过，从而让本单位的收集工作制度化、规范化。

四是要想真正做好档案收集工作，必须坚持八字方针，那就是：丰富、优化、突出自我。丰富是档案收集工作在数量方面的总体方针。这一方针主要有两层意思：其一是档案的绝对数量要尽可能地多；其二是各方面、各门类、各式各样的档案及其辅助性材料应尽可能的齐全完整，尽量没有或少有疏漏残缺之处。

优化是档案收集工作在质量方面的总体方针。这一方针也主要有两层意思：其一是档案内容方面的价值要优化、优选，尽量多收集有价值和价值较高、较重要的档案及其辅助性材料；其二是各方面、各门类、各式各样的档案材料要优化、要合理，要互相补充、互相呼应，形成总体上的质量优势。

突出自我是对收集工作的综合性和总体性方针。它强调的是收集工作的立足点问题，对收集工作乃至整个国家的档案保存具有深刻的理论与实践意义，可使整个国家的档案收藏状况达到总体化。因为在现实中，各档案机构，尤其是规模不大、社会地位不高的档案室，往往容易产生自己单位的档案不重要，只有上级机关的档案才重要，而且级别越高、权力与名气越大的机关的档案越重要的习惯性认识，出现收集工作重上级轻自己的现象。这种现象无论对于社会各单位，还是对于整个国家都是有害而无益的。对自己来说，则造成了馆（室）藏上大量不必要的重复，实际上国家历史的完整记录也没有保存下来。因为国家是由其所有成员（组织与个人）构成的，任何一个社会成员的短缺都对国家历史总面貌的完整性造成了一种伤害。若将这种现象推至极端——国家最高权力机关的档案无疑对国家最重要，如果全国各档案机构都只保存全国人大、国务院以及中共中央形成并下发的档案文件，国家的全部档案、国家的全部历史记录岂不只剩下一个最大的“外壳”！档案总体维护国家历史总体的真实面貌的作用还从何谈起？因此，突出自我是各档案机构收集工作必须坚持的一项基本方针。只有各档案机构收集上突出自我、以我为主，国家档案的总体才能充实、准确、真实、完整，国家历史的真实记录才能丰富、全面、系统，国家的历史面貌才能从根本上保证总体显现出来。当然这一方针在不同的档案机构的具体体现又有所不同。对于档案室来说，就是要把收集的重点和立足点放在本单位形成的档案上，放在能真实记录和反映其职能活动的档案材料上，尤其是本单位制发和具体办理、处理的文件；对于档案馆来说，是要注意收集能全面真实地记录、反映其所管范围内的社会活动的档案材料，并突出其所在地域和所在社会领域（如专业）的特点。因此，也有人将此方针从理论上归结为突出特色，其理论含义与突出自我是一致的，因为不同的“自我”自然有不同的“特色”。如少数民族地区就应突出民族特色，边疆地区就应突出边疆特色，工业地区就应突出工业特色，农业地区就应突出农业特色；中央级的档案馆自然要突出国家特色，地方级的档案馆就应突出地方特色，等等

五是我们也需要考虑单位内部的利用需要。之所以一些业务部门不愿意移交，就是我们的档案人员在短时间内无法满足利用需要。因此，我们档案人员不仅要熟悉档案管理流程，更要把握单位的工作动态，要有一种超前的服务意识。做好收集工作，在收集方式、方法上要细致、灵活。对“帐内文件”与“帐外文件”的收集方式、方法应有所不同；不同的文件在收集时间、收集地点上应有所不同。

以某个企业为例，谈谈如何做好企业档案收集工作，具体来说，就是“六个一”。即一个主管领导：确定一名集团公司领导主管档案管理工作，“扯虎皮，拉大旗”，哪个部门或者那个工作人员不配合档案收集工作，光明正大的打他的小报告；一个牵头机构：确定总经理办公室为档案管理工作牵头机构。总经办牵头档案整理工作，很多部门看在总经理办公室的面子上，还是很配合的，收集工作亦然；一个兼职人员：每个部门或者公司确定一名档案管理人员或者兼职文书档案管理人员作为档案收集工作的联系人，责任落实到人，看你往哪里跑？一个考核制度：在档案管理制度中加入考核内容，同时纳入集团公司月度考核，考核考核，又考又核，工资越发越少很不爽的，赶紧做好档案收集工作吧；一份总结通报：一年一份总结通报，档案收集工作做得不好的，通报，做得好的，也通报，这样做得好的心理平衡，做得不好心里就不舒服啦，想舒服，赶紧做好档案收集工作吧；一次培训提高：集团公司每年对所有兼职档案管理人员进行一次集训，提高档案管理工作技能，提高兼职档案管理工作人员的工作质量。所有专职档案管理人员每年一次送去培训，培训内容以档案管理知识为主但不限于档案管理知识，优化知识结构，提高档案管理人员素质。

三|、收集各部门材料时或者干部（档案员）异动时必须要办理好档案交接手续。文书部门或业务部门向档案室移交档案时、前任干部（档案员）向下任干部（档案员）移交档案时，交接双方应根据案卷目录或归档文件移交表详细清点，经过认真核对后，即可履行签字手续，并将案卷目录或文件移交表中的一份由档案室签字后，交还移交单位妥善保存。比如人民银行每个部门（包括办公室本身）向档案室移交应归档的文件时，都一一列出文件详细目录即移交清单，而且双方签字，以示负责，希望大家回去以后，也能够这么做，这样做的好处：一是能使文件收得齐全些；二是以后文件如果在档案中找不到，可以知道是什么原因，该由谁负责。

第二篇：如何做好档案管理工作

如何做好档案管理工作

进入21世纪，随着改革的不断深化，档案工作也随之发生了变化。面对新时期档案工作的需要，如何做好档案管理工作，笔者认为，应从以下几个方面抓起。

一、搞好档案工作，领导重视是关键。

一个单位的任何一项工作，都必须有领导的重视，才能使这项工作顺利开展；如果领导不重视，许多具体的工作都会困难重重。领导对档案工作的价值和认识程度，决定着他们对档案工作的态度，从而在很大程度上决定着档案工作的发展。因此，把档案工作列入领导的议事日程，是时代发展的需要，是规范档案工作的需要。对档案管理人员来说，则应该充分发挥其主观能动性，以自己的实际行动去影响，去争取领导的重视。如果只是一味的指责、埋怨领导不重视档案工作也是很难做好的。要使一个单位的档案工作有起色，领导和档案人员都必须重视档案工作。就档案工作而言，档案人员的工作态度、工作效率、工作质量、工作成果是决定档案工作好坏的根本原因。这个根本工作是内因，领导的重视是外因，外因必须通过内因起作用。那么应如何发挥主观能动性，去争取领导重视档案工作呢？

(一)爱岗敬业，使领导满意自己的工作。领导是否重视档案工作，很大程度上取决于对档案工作人员的工作满意不满意。因此作为一名档案工作人员首先要热爱本职工作，忠于职守，在领导和群众心目中留下一个好的印象。

－1－(二)积极宣传，使领导增强档案意识。有些单位领导对档案工作重视不够，很多都是因为缺乏档案意识，认为档案工作在一个单位里不是生产一线，可有可无，对领导加强有关档案方面的宣传是十分必要的，要经常把有关文件、材料给领导看，次数多了，自然会在领导的脑海里留下痕迹，产生作用。尤其是一些与本单位密切相关的材料，很可能会使领导看后受到启发，并在实践中力图仿效。要经常向领导汇报档案工作情况，多谈一些搞好档案工作对单位的益处，诱导和启发领导重视档案工作。要努力服务，作为一名档案人员主要是及时地提供信息。使档案发挥其作用，从而更好地为单位的发展服务。

二．实现档案管理现代化

随着改革的深入发展，档案管理面临着许多亟待解决的问题，诸如档案数量越来越多，数量的庞大给保管和提供利用带来困难：管理方法手段的落后直接影响档案的质量，只有实现档案管理现代化，才能有效地解决新形式下出现的新问题。

(一)加强管理意识。档案管理是一门专业性很强的工作，他要求管理人员既要有高度的工作责任感，良好的职业道德，办事细心的工作态度，乐于奉献的工作精神，又要有扎实的档案管理的理论知识、科技知识，尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理档案的基本技能。因此，档案管理工作者只有涉猎广博的专业知识，开拓视野，优化知识结构，提高综合素质，才能做好新时期的档案管理工作。

(二)掌握现代化管理技能，提高综合素质。以前，档案材料的形成从文件的起草、修改、删减到定稿打印、传阅、整理、－2－ 归档都是以手工抄写为主。而电子计算机技术在档案管理中的运用，可以系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、汇集统计等工作，使文件的形成、运行、转换等各个环节与自动化办公衔接起来，这种现代化科技手段和先进操作管理技术，都迫切需要档案管理工作者去掌握和运用。档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的要求，也是档案工作者的必然方向。所以，档案管理工作者要结合自己的岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别要注重计算机知识、信息文化的学习掌握上，努力使自己具备信息知识和网络文化的综合型档案管理人才。

(三)利用现代化技术，整理档案。档案汇集着大量的指示，也记载着丰富的信息，成为一种丰富的信息资源。但档案的整理工作繁琐，重复劳动多，劳动强度大。而利用计算机等现代化手段整理档案，则可以收到事半功倍的效果。一是人工立卷时，立卷人根据自己的理解对文件进行分类，尽管都仿照统一的标准，但因每个人的理解能力不同，对同一个文件有不同的分类，因此不可避免的产生分类不准的现象，影响案卷的质量，给利用工作带来不便。而利用计算机模拟人工立卷，然后按类别将属于条目的内容打印出来，作为以前的那种以“卷”为单位时案卷目录这一检索工具的替代物，也可按文件形成的先后顺序排列打印，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又发挥计算机的管理优势，减少了手工操作，提高了工作效率。更好的服务于社会。

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三、提高档案人员业务素质，加强继续教育。档案管理人员的业务素质水平直接影响档案管理工作的质量，为了使档案工作人员能够适应档案管理工作的需要，首先要充分发挥档案工作人员的积极主动性、创造性，努力提高档案人员的知识水平和管理能力。由于设备的现代化，档案种类和载体的多样化，管理方法要不断改革，因此，对档案工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原来那些传统的业务知识与工作方法，已不能适应新的形势，所以必须对档案人员加强继续教育，尽快培养一批既能掌握新技术，又能熟悉档案专业知识的人才，才能完成档案管理现代化的任务。

(一)提高认识水平，强化继续教育。发展继续教育需要解决的问题很多，首先，要解决思想认识问题。要充分认识到档案人员继续教育在档案事业发展中的战略作用和实际意义，认识档案事业的发展，档案服务质量的提高，其根本出路在于档案人员整体素质的不断提高；其次，21世纪的档案管理工作者的机遇挑战并存，必须真正启动档案人才工程，培养世纪人才，将档案管理工作者的继续教育列入重要的议事日程。

(二)加强制度建设，建立相关运行机制。可以说，加强制度建设，建立良性运行机制是开展档案工作者继续教育的关键和保证。首先，要建立和健全继续教育的管理制度，如登记、统计、考核、评估、奖励制度；其次，要建立继续教育的约束和激励机制。约束和激励机制可以促使档案管理工作者产生紧迫感和危机感，主动地参加定期的继续教育，更新知识，提高 －4－ 业务能力和水平。比如，档案管理工作者上岗前和轮岗后的岗位培训，档案专业技术人员获得的专业技术职务可由终身有效改为动态管理，这样，便可以激励档案工作者增强参加继续教育的主动性和积极性。

(三)明确继续教育的原则，选择课程内容。相对于正规学校教育而言，继续教育具有更直接的目的性、现实性和和时效性。继续教育应从实际出发，按岗位、分层次、多渠道、多形式的进行。坚持“学用结合、按需施教、重视实效”的方针，切实遵守学以致用的原则。第一，档案专业知识。继续教育应给档案专业人员提供全面系统学习档案专业知识的机会，尽快提高其专业水平。给档案专业人员提高吸收、补充档案学新理论、新方法、新观念的机会，弥补一次性教育的不足；第二，相关学科知识。档案工作融会了许多相关学科知识，如哲学、历史学、心理学、行为学、公共关系学等，档案工作者的继续教育应注重对相关科学知识的补充和更新；第三，现代科技知识。现代科学技术的广泛应用是档案工作的特征之一，也是档案现代化的标志之一，档案工作者应加强对信息技术、计算机、科技软件等新技术的学习，为此，继续教育肩负着更为重要的职责。

(四)进一步提高档案管理人员对档案管理工作的认识，要通过各种形式对他们进行《档案法》和国家有关档案工作规定的宣传教育，使档案管理人员充分认识到搞好档案管理工作是自己应尽的法律责任和义务，增强自觉性，为提高效率创造条件。把档案材料的积累工作纳入档案管理人员的责任制，加强

－5－ 对档案材料的控制、积累并进行检查考核，做到奖罚分明。要建立一个档案管理组织的领导体系，加强对档案工作的领导、检查和考核，不断提高档案管理工作水平。

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第三篇：如何做好学校档案

如何加强学校档案工作

学校档案还是学校教育教学活动的真实记录，它全面反映了学校最基本的职能活动，是评价学校综合办学水平的“窗口”，是从事教育教学活动、学校管理、教科研工作和教育督导评估必不可少的资料。因此，档案管理是学校管理工作的一个重要组成部分。一个学校的管理水平、发展轨迹、文化积淀、办学特色,常常可以从档案中反映出来。下面就如何加强学校档案的管理工作作粗浅的认识：

一、加强意识，建立机构

档案工作首先要得到学校领导的高度重视，把档案工作列入学校工作的议事日程，深入持久地组织好《档案法》学习与宣传活动。结合实际，领导带头学，做贯彻落实《档案法》的带头人，通过学习与广泛宣传，使教职工能增强档案意识，形成人人重视档案，支持档案并自觉地维护学校档案工作。建立健全的管理机构和管理网络，成立以校长为组长、各科室负责同志参与的档案工作领导小组，配备一名专职档案员，学校各科（处）室都设有兼职档案员，建立综合档案室，从组织上保证档案工作的顺利开展。

二、健全制度、规范管理

建立完善的档案管理工作制度，是档案工作逐步实现规范化管理的有力措施和可靠保证。各科室做到职责明确，使归档有范围，立卷有标准，借阅有规定，保密有条例，库房管理有措施，开发利用有目标，这就在细节上保证了档案管理的顺利开展。《综合档案室工作职责》、《档案人员工作职责》、《档案库房管理制度》、《档案保密制度》、《档案利用制度》、《档案鉴定、销毁制度》、《档案室管理制度》等制度的制定，促使各科室人员都重视档案工作，认真研究落实本部门的档案工作任务，使学校档案工作保质保量限期完成。

三、强化业务，提高能力

档案管理工作水平的高低、质量的优劣，取决于档案工作人员的素质。在加强政治思想教育和职业道德教育的同时，还必须要求档案员，真正做到“业务精通，爱档如珍，维护历史，兢兢业业，服务现实”理念。加强档案人员自身业务建设，一方面积极参加档案业务培训，学习档案专业知识理论，另一方面建立档案工作网络，选拔年纪轻、懂电脑且热爱档案事业、默默奉献的人担任学校专职档案管理员，运用现代化管理知识和先进技术设备，提高管理水平，使学校的档案工作跟上办公自动化步伐，为学校教学、科研和其他工作服务。因此，加强档案人员的业务能力培养，提高档案工作者素质，是加速档案科技进步，推动档案事业发展的关键。

四、稳定干部队伍，改善工作条件

要采取切实措施，建立一支有较好的政治、业务素质的档案干部队伍，并保持相对稳定。专职档案属专业人员，与教学、科研、图书管理人员同等对待，按有关规定，认真做好专业技术职务聘任(或任命)工作。档案干部中的骨干，一般不要轻易调动。档案部门的经费，应列入学校预算，统筹解决。学校各职能部门要对与本部门关系密切的归档材料、设备，从学校经费中给予支持。要为档案部门添置必要的设备，以便于开展工作。档案馆(室)的库房建设，应列入学校基本建设规划，逐步改善工作条件，维护档案的完整与安全。

五、注重收集，加强管理

学校档案材料是领导正确决策、研究工作、处理重大问题的依据，搞好文件材料收集是确保档案材料齐全完整的前提和基础，也是直接反映本单位工作实绩的有力证明。学校文件材料收集能否齐全完整，一方面，要根据事业单位档案管理的要求，抓好上级单位发给本校的文件材料的传阅和归档，定期对文件材料进行清理检查，确保材料齐全；另一方面，强化文书管理，抓好学校活动所形成的文件材料的收集，使“帐外”材料的作用得到充分发挥。对有请示没有批复或有批复没有请示等有联系的文件材料，档案人员应及时查询，保证这类文件材料的按时归档。利用复印的机会收集。档案人员在复印文件材料时，对有价值，需要归档的文件材料当即留下原件，以备日后归档。

六、提供服务，开发利用

学校档案信息资源开发与利用，我们坚持按规章制度办事，注重改善服务态度，提高服务质量，做到热情、主动、准确、迅速。做好后勤服务工作。强化学校档案室的服务功能，努力开发其教育功能，使档案由过去的以藏为主转化为以开发利用为主。健全档案的检索工具，汇编各种能反映学校特色的有较高利用价值的编研材料，利用多媒体辅助档案管理，使管理方法科学化、管理机构高效化、档案工作标准化，不断增强档案室的综合服务功能，让档案信息资源更好地为教育教学服务。

总之，学校档案管理工作是学校基础工作的重要组成部分，我们在做好档案的收集、整理、归档工作的同时，又做到主动提供服务。使档案的价值得以充分体现。

第四篇：如何做好档案管理工作

在从事了两年多的档案管理工作中，深刻体会到档案管理的重要性。提高档案工作的效率与质量，可以给我们的工作决策提供更多参考和值得借鉴的信息。因此，档案管理工作人员务必认真做好档案收集、整理、管理、利用等各个环节的工作。那么，如何做好档案管理工作呢？我作为一名办公人员，在实践中通过不断总结，寻找其中的规律，得到了一些粗浅的见解，愿与大家共同分享。

一、规范公文处理，把好公文形成关

档案一般是完成了文书处理程序，完成了传达和记述使命而备查的历史文件。因此公文形成是档案工作的起点，规范公文处理，把好公文形成关，是做好档案管理工作的基础。而公文拟制则是公文形成的关键环节。不同单位的文件拟制部门各不同，有的单位的公文是由办公室统一拟制的，有的则是由相关部门起草然后交由办公室负责印发。我部就属于后者，由于各职能部门写作人员的水平、素质各不相同，对公文起草工作相关要求的理解存在差异，导致起草的文件的质量也就大不一样。我项目部在公文拟制过程中存在的问题集中反映在以下几个方面：

1、文种使用不当。主要有请示、报告不分；一文请示多件事情；生造文种或不规范使用红头文件等

2、附件标识比较混乱。有的公文注有附件，但既不在规定的位置做出标识，也不在附件名称前标识出具体的序号，行文程序很混乱。

3、公文主题词标注不准确，不利于检索查找。

4、数字使用不规范等等。上述情况，严重影响了公文转化为档案的立卷和归档。因此，作为办公室一名专门负责公文拟制人员，平时有责任也有义务对各部门呈送的公文初稿进行规范处理，依照有关规定，全面审核，严格核稿，特别是对那些突出表达主题思想的关键的字、词、句等要严格把关，发现问题应尽快与提供初稿的职能部门进行衔接，共同磋商，尽量将各种问题都解决在核稿阶段，决不能将问题推给签发的领导定夺，以确保公文的高质量、高水平，以及档案的高质量、高水平。

二、档案整理工作，从公文的评估分类做起 公文形成后，经过一段时间的归整处理，待文件涉及的事务处理完毕，文书人员即可以对公文的保存进行价值评估，根据公文的类别和重要程度分别进行初步的筛选和整理：去掉一部分普通的、不重要的(但不能立即或随意销毁，而是放到别处)；将涉及本单位改革、发展、稳定的大事、要事、新事及代表本单位成就的文件留存下来，以备随时查阅和调用。评估工作对文书人员是个严峻的挑战，它要求文书人员有发展的眼光和敏锐的洞察能力，能够在数量众多、内容庞杂的文件中挑选出那些具有保存价值的文件进行归档，供日后的工作查考利用。而要做好该项工作，可以从以下几个方面进行：

1、对档案工作要有高度的认识，要实现从公文到档案的成功转化，就必须重视公文的规范化管理，实现文秘工作和档案工作组织制度的真正交融，加强档案部门对文件管理的超前控制，这样才能保证档案的质量，减少档案部门的工作程序和烦琐的移交手续，避免重复立卷，使文书工作流程更加科学化、合理化。

2、要有高度的职业责任感。档案工作人员要有较强的职业悟性，要随时将“档案”装在自己的头脑里，要有对历史负责的态度，使档案工作平时化、平常化。因此，务必要按照《办法》的要求，规范地、科学地办理好每一份文件，对每一份文件做出科学的评估。

3、要不断提高自己的专业素质和综合素质。文秘工作和档案工作具有较强的专业性和技术性。在日常工作中，文秘人员要重视档案知识的学习，加强档案意识的培养，最好的办法就是常备一本专业书籍，《档案管理学》、《档案管理基础》等，以便需要时查阅，真正做到边工作，边学习，在工作实践中逐步提高自己的理论水平。在日常工作中，很多档案工作人员都兼任秘书工作，因此一定要重视对形成档案的公文进行科学地评估归类。

三、完善公文材料，做好档案收集工作

文书部门在公文最初归档时要认真检查形成公文的一系列材料，发现有附件而未及时归档的要催要，同一事项有外来文件未按时上交的要跟踪收回，以避免长时间留在个人手中而遗失。具体可以从以下几点着手：

1、档案整理工作必须从平时做起。对于上级发文，做完收文登记后，首先应鉴别该文件是否具有保存价值，如果其中一部分随着现行效用的完成，便失去其保存的社会价值而被淘汰；而另一部分文件，退出现行领域之后，却具有储存价值，能使后人通过其载录进行借鉴和利用，因此应按档案整理规范要求，用不锈钢钉子重新装订，后进行传阅，阅办完毕后，已初步进入归档程序，进一步归整，以备平时查阅。

2、档案整理工作应注重细节。对于本单位自生文件，领导签发后，应将形成该文件的所有资料收集齐全，按照从上到下，依次为正式文件、签发文、定稿、改稿、初稿等程序集中归整，并统一装订成册，初步完成“件”，由零散“页”到集中归整为“件”，到正式整理时装盒为“卷”。初步做好档案入库前的各项准备工作。

四、善于交流，接受新信息，达到资源共享

作为办公室的文秘工作人员要不断总结自己的工作经验，对遇到的困难要多请教上级档案主管部门，不能凭主观臆断文档的归档价值，一定要结合本单位的职业特色，创造性地使用归档方法进行归档。同时档案工作人员必须强化责任意识，树立精品意识，培育职业意识。不断接受新信息，扩大知识视野，提高自己的鉴别能力，充分利用各种媒体和机会，主动向用户推荐和宣传自己编纂的各种档案史料汇编和参考资料，如大事记、组织严格、专题概要、统计数字汇集、会议简介等，从而达到资源共享的目的。

总之，档案管理工作具有很强的挑战性。在今后的工作中，我将很好地把文秘工作和档案工作结合起来，不断提高档案管理质量，提高其利用率。目前我项目部档案装备还比较落后，正在向电子归档、微机检索过渡，这一项新的工作给我提供了更多的学习机会。我深信，只要我们以高度的职业责任感和较强的敬业精神对待档案管理工作，就一定能促进档案管理规范化、科学化发展，从而为档案工作提供更多更好的信息资源。

第五篇：如何做好档案管理工作

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如何做好档案管理工作

作者：李霞

来源：《科技创新导报》2011年第18期

摘 要:档案管理工作是单位管理工作的一部分,是提高工作质量和工作效率的必要条件,是维护历史真实面貌的一项重要工作。科学规范的管理档案,是衡量业绩与管理水平的重要尺度。档案记载着优秀成果,对研究科学发展提供了第一手资料,是进行科学分析,扬长避短,制定发展方向的好教材。

关键词:档案管理单位管理

中图分类号:G256 文献标识码:A 文章编号:1674-098X(2011)06(c)-0203-01

档案管理工作做好了,一方面为领导及时了解单位状况,适时调整管理策略提供准确依据,为管理决策提供支持性证据;另一方面有利于社会各方准确认定管理成果,为单位与各有关方面进行有益合作奠定坚实的基础。在我国经济全面发展的历史背景下,做好档案管理工作,不断地更新档案管理观念,勇敢探索和尝试新的档案管理手段,以全面、真实地反映单位整体发展状况和管理成果。档案管理成果同单位管理的有机结合决定了该单位资源配置的取向和模式,决定着单位的商业版图和未来发展,对于实现该单位经营战略,不断提高管理效率具有深远的影响。因此,做好档案管理工作对于促进经济社会的全面发展、不断提升单位在市场经济中竞争力具有重要意义。

档案管理工作对我国现代单位制度的健康发展起着至关重要的作用。本文研究如何做好档案管理工作的目的是立足于我国现代单位管理的现状,吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究成果,不断适应档案管理工作的新形势,指导我国的档案管理工作,达到逐步培养档案管理工作人员的历史责任感和使命感,进而激发广大档案管理工作人员工作热情的目的。

档案管理工作的重要性进一步淡化,很多人对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识,认为档案管理工作可有可无。再加上一些单位的档案管理工作人员自身就对档案管理工作没有给予高度重视,在档案管理工作中缺乏高度的工作责任感,良好的职业道德,办事细心的工作态度,乐于奉献的工作精神,又没有积累扎实的档案管理的理论知识、科技知识,因而不能充分认识到档案事业在社会发展中的战略作用和实际意义。工作中存在失位现象,工作责任心不强,对档案管理工作重要性的宣传力度不够,档案管理无用论在本部门滋生蔓延到整个单位。不利于形成单位管理层关心、重视档案管理工作的氛围,整个单位的档案意识进一步弱化。从而导致档案管理工作在管理方式新旧更替的历史进程遇到新的障碍,在整个单位发展进程中有边缘化危险。随着数字化、网络化的不断深入档案本身也发生了转变。首先档案本身在数字化的冲击下其形式由原先可视记录识别型转变依赖机器识别的代码型(电子档案)。档案管理模式也从传统手工模式不断发展,历经单机数据管理模式、网络信息管理模式到知识管理模式,并且随着管理

模式的不断变化其管理流程、手段等也发生了相应的变化。以前基于手工的档案管理流程需要针对电子档案管理特点相应调整。20 世纪对档案管理理论影响最大的就是档案生命周期理论的产生和发展。档案生命周期理论将档案形成到销毁或转化为档案看做是一个整体过程、档案整体运动过程由于档案价值形态的变化可划分为若干个阶段、不同阶段的档案与服务对象、保存场所和管理方式之间具有内在的对应关系。档案生命周期理论为档案的阶段管理奠定了理论基础,档案生命周期理论准确揭示了档案运动阶段的前后衔接和相互影响,为实现档案一体化管理、为前端控制提供了理论依据。

缺乏运用办公自动化对档案管理方法进行更新改造。目前,一般档案管理都是采用一台微机一套软件的管理办法,档案管理与提供利用远远适应不了档案网络化发展的需要。档案管理手段的落后,给档案工作带来消极后果,主要是落后的档案管理技术跟不上日益增长的档案利用需求。造成档案技术落后的主要原因有两点:一是部分领导缺乏对档案工作重要性的足够认识,财力投入少;二是一些单位虽然购买了不少先进的档案管理设备,但由于档案管理人员操作不熟练,导致先进设备没有起到先进作用。三是,领导重视不够,虽有微机和档案网络,但档案并没有录入电脑,还按手工在进行工作。档案工作缺乏制度化的管理程序当前单位档案管理不规范主要表现在:一是档案收集不规范。在收集过程中,制度形同虚设,想交就交,不想交就不交,档案收集考核不明确;二是档案整理不规范。单位近几年发展较快,新档案人员不断进入,档案人员的专业素质参差不齐,在立卷过程中有的没有按照卷内文件目录顺序进行排序组卷,卷内目录与实际整理文件不相符,卷内资料漏失现象比较普遍。此外,在立卷时间上,有时会累积起来一次立卷,既不符合事毕立卷要求,又不利于查找利用;三是档案综合管理力度不够。由于现在综合档案管理室以一个班组存在,在行政上无法对各大部进行管理,在进行这项工作时,须向主管领导汇报,但主管领导一般都是兼任,本身的各项工作时间都较紧张,档案人员要想向领导说明一项工作较为困难,各项工作开展起来也较为困难,现在某些部门自设资料库,给档案的综合管理也造成困难。四是档案利用不规范。档案管理人员对档案借阅内松外紧,借出的档案没有按期归还。

单位档案工作缺乏长期性、连续性的发展规则单位档案工作在各级领导的重视下进行了档案的达标升级工作。但达标工作作为一项运动,一次考试在进行,整个过程加班加点,在短时间内取得了一定的效果,但达标以后,就出现后力不足,没有长期性和连续性,再由于部分干部对档案综合管理的参与程度不够,对档案在单位中的重要作用的认识不足,甚至有部分还认为档案室就是资料没有地方存放了就放的地方,档案室在某些人眼中成了废纸仓库,造成了档案工作有领导、无计划;在任务、无落实;有形式、无效果。档案工作缺乏应有的长期性和连续性的发展规则。在对档案管理工作的认识上很多人存在一个误区,那就是档案管理工作可有可无,对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识。其实,档案管理工作对我国现代单位制度的健康发展起着至关重要的作用。本文研究如何做好档案管理工作的目的是立足于我国现代单位管理的现状,吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究成果,不断适应档案管理工作的新形势,指导我国的档案管理工作,达到逐步培养档案管理工作人员的历史责任感感和使命感,进而激发广大档案管理工作人员工作热情的目的。本文采用例证分析的方法,对档案管理工作的意义、策略等方面进行了深入细致的研究。结果发现:与传统档案管理工作模式相比,电子文件的管理在档案管理工作中的优势非常明显。经过认真、细致的分析,得出如下结论:科学规范的档案管理只有坚持与时俱进,才能适应新形势的需要,开创档案管理工作的新局面。科学规范的档案管理可以不断地提升一个单位的管理水平,做好档案的开发和利用工作,不但可以实现档案管理工作的自身价值,而且可以为经济发展和社会进步做出应有的贡献。