浅析如何做好企业档案档案工作

第一篇：浅析如何做好企业档案档案工作

浅析如何做好企业档案室档案工作

企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和，它原始地记录了一个企业的发展过程，对维护企业经济利益和历史面貌、为企业发展服务等方面发挥着重要作用。企业档案工作是企业管理的重要组成部分，我们必须充分认识做好企业档案工作的重要意义，认真做好企业档案工作，为企业发展服务。随着生产力的发展，新兴科学不断出现，知识更新周期缩短，企业对信息需求也越来越强烈。企业档案室的服务内容和范围不断扩大、深化，尤其是信息技术在档案室的应用，使得衡量档案室的水平不再以馆藏量的多少为标准，而是看其以最便捷的服务手段、最大限度地满足利用者需求为最佳标准。本文对如何做好企业档案室的档案工作做简要探讨，希望有所裨益。

一，提高软硬件水平

(一)是要配备必要的计算机和网络硬件设施，构建局域网或连入外部网络。

计算机和网络设施是实现数字档案资源采集、管理、长久保存和共享利用的前提，是实现数字档案室各项功能的硬件保障，应根据基层单位的实际需要和财力投入，本着经济适用、适当超前的原则，配备必要的信息化硬件设施，包括计算机终端和打印机等外设、数字化扫描设备、光盘刻录机、网络服务器、数码相机、数码摄像机、路由器等网络连接设备，等等。档案数据量较大、对安全性要求较高的基层单位，可考虑配置其他离线或在线存储设备，如磁带库、光盘塔或采用SAN等存储构架的其他海量存储设备。

(二)是构建数字档案室的软件平台。

在信息化环境下，软件系统已代替档案管理人员成为新的档案管理模式的核心，档案信息的采集、管理、利用等各个环节都离不开软件平台的支持，特别是对于已开展电子文件的归档和管理的基层单位，必须配备与电子文件一体化管理需求相适应的数字档案室软件平台。但数字档案室软件平台的构建是一项系统工程，涉及标准规范建设、业务功能需求分析、软件平台设计、开发和测试等大量工作，很难由一个基层单位直接研发。

二，实行人本化的管理

管理模式是对管理观念及管理方式的通用性和规律性的概括。档案室传统的管理模式是物本管理，也就是以物为本的管理，在管理过程中，以档案材料等实物为主要管理对象，是围绕档案馆（室）馆藏而开展工作的。所谓人本管理就是以人为本的管理，在档案室管理中把人（包括利用者和工作人员）视为管理的主要对象和最重要的资源，是围绕人的行为和需

求进行管理的模式。在管理中，要充分考虑利用者的需求，考虑本馆（室）工作人员的素质水平、工作能力和各种需求等情况，运用各种激励手段充分调动人的积极性，挖掘人的潜能，从而使档案室的活力不断增强。

（一）.以档案用户为中心，积极开各种深层次的档案信息服务。

企业的需要，是企业档案存在的前提，企业是一个以赢利为目的的社会组织，企业的一切工作都必须以生产经营为中心，档案工作也必须服务于企业生产经营。正确认识自身的价值和位置，坚持服务宗旨，在服务中求生存，在提高服务质量中求发展。最大限度地满足企业的利用需求，尽可能多参与生产经营活动，使企业员工认识档案的价值，感到档案是企业生产经营活动的重要组成部分。利用者的需求是企业档案室组织一切工作的源头，档案室能否吸引利用者是衡量其工作优劣的主要标准。

（二）、尊重档案人员的发展机会。

企业应更多的为员工的个人发展提供机会，让员工朝着既定目标与事业发展并进。同时，给档案人员升迁的机会，配合相适应的教育培训计划，让档案人员认识到只有同心协力完成既定目标，个人也会获得丰厚的回报，个人的梦想才能实现。

（三）、创建科学的激励机制。

首先，物质鼓励。其次，精神激励。第三，领导行为激励。

三，提高档案管理人员的素质

信息管理和服务的知识性要求企业档案部门专业人员必须具备较高的计算机和网络技术的应用能力、外语水平以及对信息研究能力。档案工作人员在提供档案利用工作时应该努力做到如下几点：

(一)树立明确的服务观点，端正档案利用工作的指导思想。

档案馆、室工作人员都要明确认识档案部门是提供档案充分发挥其作用的职能部门。档案管理人员肩负这样的重任，一定要坚持党性原则，树立正确的服务观点，积极主动提供档案为两个文明建设服务。

(二)寻求最佳利用手段，千方百计地发挥档案的作用。

要多渠道、多层次、多形式地为社会各方面提供档案信息。根据社会需要，尽力扩大服务领域，改变服务方式，开展档案情报交流，馆际协作等等。

(三)加强调查研究，掌握利用规律。

档案是一种价值无量的信息资源，要开发利用这种资源，必须从研究利用效果出发，研

究档案的利用价值和影响档案利用的诸因素，以便获得最佳利用效果。档案管理人员必须具有管理素质，即:懂得档案管理知识，知晓有关专业情况;了解馆(室)藏档案资料内容，掌握各种档案资料的应用范围;既要知己一一熟悉缘底”，又要知彼一一了解社会需要。还要改进工作方法，提高服务质量，才能做好提供利用工作。

四，实现档案管理的信息化

计算机技术在企业事业单位档案管理中应用越来越广泛，对提高档案管理现代化水平起着越来越重要的作用。计算机的功能很多，在企业事业单位档案管理中主要应用于以下五个方面：

（一）.利用计算机技术进行档案的归档、整理、编目。

按照档案著录的格式将档案目录或全文存储在计算机磁盘、光盘中，充分利用计算机一次输入、多次输出的功能，进行档案的自动整理、编目等，节约手工劳动，提高效率。

（二）.利用计算机技术进行档案索引、文摘、专题资料的编制。

根据档案用户的需要自行选择有关专题、利用计算机编制、打印档案的各种索引、专题资料、文摘等。

（三）.利用计算机技术进行档案的流通管理。

通过计算机技术将档案案卷题名、档号、存放位置、利用者、借出及归还时间、鉴定、销毁、移交等信息及时记录下来，实现档案流通全过程自动化管理。

（四）.利用计算机技术进行档案检索。

充分发挥计算机强大的数据处理功能，为档案利用者提供方便、快捷的检索服务，及时满足利用者的要求。

（五）.联机检索档案。

利用计算机网络，进行不同单位、地域之间档案的联机检索，实现档案信息资源共享。五，用户至上

拥有用户是档案事业存在和发展的关键。但是，由于最初“重藏轻用，以藏为主”的观念一直到今天还在一部分档案工作者的头脑中不同程度地存在着，重新强调档案机构的服务性宗旨是十分必要的，即要“一切为了用户”；以档案用户为中心，积极开展各种深层次的档案信息服务。随着我国社会主义现代化建设事业的逐步深入，科学文化事业的日益繁荣，在档案利用工作中出现了一些新的特点，其中之一即是档案用户对档案部门的服务质量有 了更高的要求，他们不仅要求档案部门提供档案原件，而且要求档案部门编写出他们所需要的参考资料；他们不仅要求档案部门提供原始的档案信息，而且要求档案部门要提供二次档案信息，甚至是深加工的三次档案信息

六，科学管理做好档案保管工作

（一）改变室藏

改变以保管上级（红头）文件和本单位发文为主的单一文书档案管理的状况，坚持以我为主、兼顾需要”的归档原则，形成“门类齐全、收集完整、整理规范、方便适用”的档案管理新格局。“以我为主”就是归档以本单位形成文件为主；“兼顾需要”，就是根据企业经营的需要，适当保存与之有关的外来文件和信息材料，同时，力求保持归档文件材料的齐全完整与系统配套，这样既可防止室藏杂乱臃肿，又能满足企业的各种利用需要。对于企业产生的各种门类和载体的档案，则按其形成规律和特点，分别建立文书、财务、经营、工程、大型活动和声像等档案体系，实行集中统一管理，从而为形成档案管理新局面和实行室藏优化奠定坚实基础。

（二）丰富室藏

就是伴随企业改革与发展进程，不断增加扩充新的档案，以满足企业利用的需要。随着企业改革深化和经营规模的扩大，具有重要的保存利用价值。这些文档不仅内容新、内涵丰富，而且种类不一，形式多样，既有纸质文件也有电子文件，既有文字材料也有声像材料。经系统归档后，不仅使档案信息资源更加丰富，而且使室藏结构日趋完善。

丰富馆藏，除将企业自身的各种有保存价值的新型文件材料及时纳入室藏外，还应根据企业利用需要，收集保管各种外来信息资料，如行业动态、经营指标、有关客户和竞争对手的信息资料，从而做到内外结合、全方位和多层次地丰富档案室藏，确保企业利用信息的各种需求。

（三）优化室藏

就是通过鉴定剔除保管期满和无保存价值的档案。“优化室藏”说起来容易做起来难。由于档案鉴定理论研究滞后和多年来形成的档案保管期限“宁长勿短”观点的影响，档案鉴定工作存在“怕”字当头、“难”字挡路、裹足不前的消极被动状况，这也是造成众多立档单位室藏臃肿、工作效率低的根本原因。在上级或同级档案机关的指导下，借档案执法检查之机，从清理保管期满档案和撤销单位档案入手，依据有关规定程序，慎重而坚决地对一些过期和无保存价值的文档进行清除，既使室藏档案得到优化，又便于档案保管的利用。

以上就是我对于企业档案室档案管理的几点思考。让我们共同努力，做好企业档案室的档案保管工作，为我国案事业的发展尽绵薄之力。

第二篇：如何做好企业档案管理工作

如何做好企业档案管理工作

摘要：档案管理承载着企业生产管理活动的信息整理及传递的任务，具有很浓的科学色彩和政治色彩，是企业日常运行管理过程中的一项重要工作。随着社会经济及石油产业的迅速发展，石油企业需要更高效、更系统、更先进的档案管理工作推动企业在激烈的市场竞争中立足与发展。当前的石油企业需要结合石油产业发展现状，深入分析档案管理现状、明确石油产业档案管理工作的内涵，加强档案管理人员的素质建设及能力培训，建立信息化档案管理体系，优化档案利用工作，全面提升企业档案管理工作质量。

关键词：企业 档案管理 信息技术 办公自动化

任何企业组织的运行和发展都离不开档案管理工作的支持和推动，企业档案管理工作不仅要适应企业的运行特点和发展趋势，还要具备良好的前瞻性与可拓展性。石油企业作为区域经济发展的支柱性企业，在发展生产技术与生产规模的同时，应对企业内部档案管理工作作出了深入的分析和适当的工作调整，深入分析了企业档案管理现状、明确石油产业档案管理工作的内涵，加强档案管理人员的素质建设及能力培训，建立信息化档案管理体系，优化档案利用工作，全面提升和规范企业档案管理工作。

一、深入分析石油企业档案管理现状

石油企业作为区域经济发展的支柱性企业，在认真落实科学发展观、发展循环经济的过程中，积极调整和完善了企业内部的日常管理工作，2007年4月起，我公司实现办公OA自动化，2010年8月实现档案管理网络化，在档案管理信息系统内实现档案整理电子化，OA系统内生成的收发文件定期传送到档案管理信息系统内，进入系统内进行整理归档工作。促进档案管理工作的规范化、自动化和现代化，传统的档案管理工作通常采用简单的纸、笔、电话办公，过分依赖人工，工作效率低下、劳动强度过大，严重制约公司发展。

石油企业认识到传统档案管理工作方式和工作思想的弊端，及时引进计算

机、复印机、传真机等现代化办公设备，发展人机结合的办公模式，建立高效的档案管理工作体系，规范了档案管理工作流程。

二、企业档案管理工作问题剖析

在分析和改善企业档案管理工作中，仍然存在一些制约因素：

（一）企业档案管理人才队伍问题

人员素质建设和能力培训没有紧跟企业产品销售工作发展做出调整，档案管理工作在引进和发展现代化办公设备与办公技术的同时，未能根据档案管理工作特点强化人才队伍建设，不能实现工作人员与办公技术、办公设备的无缝配合及与现代化办公网络的良好融合，大大降低了公司人员在档案管理工作中的配合度，很大程度上制约了整体办公效益的提升。

（二）档案管理信息化问题

企业内部信息处理网络虽已得到很大程度的发展，但文件和资料传送过程缺乏灵活性，一定程度上制约了公司档案管理工作效率和工作质量的提升。档案管理信息化不足的根源是企业未能建立高效的档案管理信息系统，档案管理工作没有良好的技术与系统支持，工作质量与工作效率难以提升；另外，一些企业虽然认识到档案管理信息系统的重要性，并建立了相应的管理信息系统，但系统建设与完善工作未能紧跟档案管理工作实际作出调整，致使企业档案管理工作效率难以提升。

（三）档案管理评估体系不健全

档案管理的评估工作是过程性与阶段性总结档案管理工作的关键所在，很多企业没有根据自身档案管理工作特点与工作流程制定相应的管理评估体系，致使对档案管理工作状况欠缺了解与准确分析，难以制定切实可行的工作调整与优化方案，制约企业档案管理工作优化与发展。

三、企业档案管理优化措施

针对档案管理存在的问题，企业应在发展生产技术与生产规模的同时，加强档案管理人员的素质建设及能力培训，建立信息化档案管理体系，优化档案利用工作，全面提升企业档案管理工作水平。

（一）加强档案管理人员素质建设与能力培训

传统的档案管理工作主要依赖人工规划和完成，现代化的档案管理工作在引进和发展现代化办公设备与办公技术的同时，需要工作人员与办公技术、办公设备的无缝配合及与现代化办公网络的良好融合。换言之，现代化的档案管理工作中，工作人员并未被现代化的技术及设备完全取代，反而更强调工作人员与技术设备的配合度。

1、档案管理人员素质与能力养成石油企业应对专兼职档案管理人员的综合素质及工作能力进行系统的评估，根据工作人员的素养及能力状况，安排专兼职档案管理人员接受系统的素质建设及能力培训教育。引导全体档案管理工作人员学习和熟悉公司生产经营各环节的技术及管理工作，如石油产品营销、产品特征、运行管理、行政管理、会计档案、人事资料等等。公司设有档案管理部门，由分管领导主抓档案管理工作，并安排各部门管理人员作为小组指导人员，根据企业内部档案管理人员学习进度及小组培训人员所擅长的业务类型安排和规划实际培训工作。同时，引导全体档案管理工作人员在与公司主体业务相关联的法律、合同及其他相关领域广泛涉猎，拓宽知识面，全面提升文化与业务工作素养。另外，通过实践锻炼、相互交流指导等途径增强了教育和培训效果。

2、档案管理人员的专业指导

公司安排档案管理部门负责人为档案管理工作主管，档案管理部门全体工作人员积极参与指导工作，并安排各部门管理人员作为小组指导人员，统计分析企业内部档案管理人员学习进度及小组培训人员所擅长的业务类型，在了解不同小组人员的业务处理能力和规范程度的基础上，在上级公司的组织与安排下，对相关专兼职档案管理人员进行了统一的教育和培训，并邀请省档案局专业讲师进行业务讲授。同时，定期进行档案管理工作素质与能力评比，并通过专门的研讨会议解决和探讨办公过程中的共性问题，及时发现实际工作中的问题和瓶颈，帮助工作人员有目标、有方向地开展和改进档案管理工作。

（二）建立信息化档案管理体系

1、企业档案搜集整理信息化

石油企业在分析和整合自身业务特点和工作模式的基础上，应调整传统的档

案搜集整理模式，档案信息资源由传统运行模式向采集自动化、存储数字化、管理网络化和服务人性化过渡，逐步建立和完善档案搜集整理工作办公自动化，办公自动化环境下的文书档案搜集与整理工作主要通过长期工作建立起的数据库完成文件档案相关处理工作，实现档案管理网络化，在档案管理信息系统内实现档案整理电子化，OA系统内生成的收发文件定期传送到档案管理信息系统内，进入系统内进行整理归档工作，实现高效、精准的档案信息交流传送。

2、企业档案信息系统的开发与完善

我公司在档案管理工作的调整与完善过程中，积极引入上级公司开发的档案信息系统，根据公司自身档案管理特点及企业档案检索目录著录要求、借鉴其他公司相关业务的档案检索目录建立经验，建立并完善了真正适用于本公司日常运行的档案检索目录，通过信息系统的利用实现档案信息高效传输交流，以及信息的永久保存。

（三）优化档案利用与评估工作

1、优化档案利用工作

加强公司档案利用过程中的安全管理，根据档案管理技术设备及信息系统工作运行特点，不断调整与完善公司内部档案利用过程中的保密机制。

建立并完善了真正适用于本公司日常运行的档案检索目录，通过信息系统的利用实现档案信息高效传输交流，最大限度发掘公司内部档案的信息与资源价值，为公司及行业发展提供有力的支持。

2、优化档案管理评估工作

切实制定并完善《档案管理制度》、《档案归档制度》、《档案保密制度》、《档案借阅利用制度》、《档案安全应急处理预案》、《机关文件材料归档范围》、《档案分类及保管期限表》、《OA办公自动化系统管理办法（试行）》、《电子档案管理办法》等制度，严格依照这些管理和评价制度完成对档案管理的评价工作，并提出可行性强、方向明确的工作建议。

四、结束语

随着社会经济及石油产业的迅速发展，石油企业需要更高效、更系统、更先进的档案管理工作推动企业在激烈的市场竞争中立足与发展。企业档案管理工作

不仅要适应企业的运行特点和发展趋势，还要具备良好的前瞻性与可拓展性。石油企业作为区域经济发展的支柱性企业，在发展生产技术与生产规模的同时，对企业内部档案管理工作作出了深入的分析和适当的工作调整，公司的档案管理改革经验表明，新时期的石油企业需要加强档案管理人员的素质建设及能力培训，建立信息化档案管理体系，优化档案利用工作，最大限度发掘档案资料的信息与资源价值，推动公司及行业走向信息化、现代化的发展道路。

参考文献：

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第三篇：如何做好档案交接工作

如何做好档案交接工作

【摘 要】在档案交接工作中，要端正思想、提高认识、明确责任，增强事业心和责任感，保证档案交接工作严格按规定办理，确保档案的完整性和连续性。

【关键词】档案工作；交接；发展

随着改革开放的发展和国家人事制度的不断深入，许多单位机构精简、竞聘上岗及人才的合理流动，使档案人员调动更换频繁，做好档案交接工作，对于维护档案安全完整，确保档案工作的连续性 具有十分重要的意义。国家曾三令五申强调档案人员调动工作时，必须在办理完档案移交手续后方能离开岗位。然而在实际工作中，存在一些不尽如意的现象，直接影响单位档案工作的顺利开展，使档案报表不准确，利用查划不到位，工作效率低，工作质量差。下面针对这一现象，提出自己的一些想法。

一、剖析存在问题

第一是档案交接不及时。一些单位领导对档案交接工作不够重视，领导把关不严。老档案人员离岗，新档案人员上了岗，而档案交接还未办理，以致出现档案数量不清，借出归还档案责任不明、界限不清，使档案工作前后脱节，工作细节和经验得不到合理传承。

第二是档案交接手续不严密。按工作性质和岗位职责要求，档案交接应是一项认真细致、手续严密、责任重大的工作。而在一些单位档案人员离岗或调动工作时移交不按程序办事，手续不按程序办理，该检查的不检查，该清理的不清理，该签的字不签，档案交接只是一串钥匙的交接，忽视了档案工作中的重要内容，忽视了档案交接工作的基本要求。

第三是档案监交工作不严格。一些单位领导忽视监交的监督作用，责任不明确，对档案的交接准备工作很少过问，档案监交时懒得光临，使单位档案监交工作不严格，工作程序不完整。

因此，做好档案交接工作，不仅是明确档案人员的责任，维护档案安全完整，确保档案工作连续不断有序进行的需要，而且也是《档案法》及《档案法实施办法》赋予档案人员的职责和任务。

二、采取有效措施

第一是档案交接要纳入单位的议事日程、工作程序和规章制度之中。档案交接是单位档案管理中的重要环节，应引起单位的重视，尤其是单位负责人应把档案交接工作摆上重要议程，在档案人员离岗或调动工作时要把好关，做到档案人员离职离岗先办理工作交接手续，然后再办理调动手续，对未办理档案交接手续的档案人员，不得签发调动工作通知，不得办理工资转移手续，不得离开原岗位。

第二是档案人员离职离岗之前要认真做好档案的移交准备工作。档案交接分为移交和接收两个方面，认真做好档案移交前的准备工作，是确保档案交接工作顺利进行的前提，档案移交人员在移交前要做好以下工作：一是对所保管的档案进行一次全面清理，做到档案案卷目录与档案实物相符，数量准确，清查档案卷目录、档案卷内目录、档案报表和档案总结，做到心中有数。二是对借出的档案要及时催还，不能及时归还的要问清原因，整理好调卷单，并在调卷单上注明原因、催还情况及日期。三是对未整理的文件材料要分类存放，做到系统有序，方便今后归档整理。四是按档案移交要求编制移交说明，写清移交情况，注明时间地点。档案接收人员在移交前要做好以下工作：一是了解单位档案职能和工作活动情况。二是向前任档案人员了解档案保管和档案工作情况。三是协助前任档案人员做移交准备工作。只有交接准备工作充分，才能保证档案移交工作的顺利进行。

第三是认真做好档案的监交工作。档案监交工作对档案交接起着鉴证和监督作用，因此无论是档案机构负责人交接，还是一般档案人员，特别是负责档案保管接待人员的交接，都必须安排专人负责监交。档案监交人员要认真履行职责，坚持原则，按程序办理。一般档案人员交接，可由档案机构负责人监交；档案机构负责人交接，可由分管档案的领导或档案行政部门派人监交。交接双方在监交人员的监督之下认真做好移交、接收工作，做到档案案卷目录与档案实物相符，手续齐全。并做好档案移交目录和移交清册单，并在移交清册单上注明档案数量，交接时间、地点和监交人、移交人和接收人的姓名及职务，并签字盖章，移交目录和移交清册单一式三份，移交人和接收人各执一份，单位存档一份。

第四是加强档案交接中的思想教育工作。档案交接工作中出现的问题，不单纯是档案业务素质问题，主要是一些单位档案人员工作责任心不强，因此，在交接的过程是要补上这一课，教育双方端正思想、提高认识、明确责任，增强事业心和责任感，从而保证档案交接工作严格按规定办理，确保档案的完整性和连续性。

三、稳定档案队伍

做好档案管理工作，适应新形势的发展，首先必须有一支稳定档案队伍，要有一支团结奋斗、无私奉献、兢兢业业、敢打硬仗的档案干部队伍；档案管理人员要有较强的业务能力；还要有良好的职业品德，要具有甘于寂寞、乐于奉献的精神。因此，提高档案工作者素质，是加速科技进步，推动事业发展的关键，不断提高档案人员理论、业务、技能方面的素质，档案工作连续性强，特别是基础业务和规章制度建设，需要档案人员较长时间学习，积累经验，才能逐步适应或完善，从维护档案工作的长远利益考虑，做好档案队伍的稳定，才能是档案工作持续发展的基础。

第四篇：浅谈如何做好文书档案工作

浅谈如何做好文书档案工作

文书档案是一个单位发展轨迹、文化积淀、管理水平的重要凭据，具有很高的保存或参考价值，它能很好地反映一个单位在各个历史时期的工作和活动情况，在单位工作中起着承前启后的重要作用。

一、当前文书档案管理工作中存在的问题

目前我国企事业单位中的文书档案管理的水平普遍较低，主要存在的问题如下：

（一）档案管理人员专业素质不高。目前，我们虽然有一支稳定的档案干部队伍，但这个队伍的文化程度和专业素质还不适应新时期开展档案工作的需要，特别是进入21世纪，熟悉档案内容，能进行档案信息深层次研究和开发的复合型专业人才十分匮乏。

（二）档案管理机构和职责不明确。目前文书档案工作在单位中的地位还没有达到应有的高度，有的甚至还停留在“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”的地步。在机关机构设计中，不少档案管理机构的地位被削弱，甚至被裁掉，其职责功能严重被弱化。

（三）档案管理不够规范。在一些大的企事业单位或者是专业的档案馆普遍存在管理不规范的问题，主要表现在：第一，档号不规范。第二，案卷标题不规范。第三是大部分案卷缺少卷内目录。第四是组卷混乱现象比较严重。

（四）档案检索效率不高。档案检索方式有手工检索和计算机检索。在目前，传统的手工检索仍占有很大比重。各档案部门在手工检索的途径上做了大量的工作，编制了多种形式的检索工具。在编制检索工具中出现了“多”而“不精”的现象，被误认为编制的检索工具越多档案工作服务质量越高。

（五）在档案室设置和信息开发编研工作上也存在一些问题。一些档案部门为达标升级应付检查，随便选几个选题来编研，其编研产品层次低、质量差实用性不大，利用价值更小。有的选题好，紧跟形势，但因编研时间过长失去了时效性，影响了作用的发挥。

二、提高档案管理效率的对策

针对目前文书档案管理工作状况，提高文书档案管理水平，实现文书档案管理的规范化、健康化发展，笔者认为需从如下几个方面做起。

（一）领导重视是做好文书档案工作的前提。文书档案是展示一个单位发展轨迹和建设成果的重要载体。目前，很多企事业单位领导对文书档案管理工作不够重视，要真正做好文书档案管理工作，单位领导必须立足于单位事业发展的全局，把档案管理工作纳入单位事业发展的长远规划中，让职工充分认识档案工作的重要地位和作用，形成人人重视档案工作的良好风气。

（二）制度健全是做好文书档案工作的保障。完善的档案管理工作制度，是做好文书档案工作的有力措施和可靠保障。针对日前档案管理机构的地位和职责功能严重被弱化的现象，各企事业单位要专门设立档案管理机构，添购档案管理设施设备，成立以单位主要领导为组长，相关负责同志参与的档案工作领导小组，配备一定数量的专兼职档案管理人员。制订制度，促使职工都来重视档案工作，并认真研究落实本部门的文书档案工作任务，使文书档案工作保质保量限期完成。此外还应该建立健全档案工作竞争激励机制，真正做到优胜劣汰，能者上庸者下，从而使档案工作者清楚地认识到自己的工作成绩与其生存和发展息息相关，从而激发每个人的工作活力，最大限度地发挥个人潜力，使档案工作出现充满竞争活力、开拓创新的新局面。

（三）提高档案管理人员素质是做好文书档案的关键。文书档案管理是一项专业性很强的工作，文书档案管理人员的业务能力直接影响档案管理工作的质量，它要求管理人员既要有高度的工作责任感、良好的职业道德、求真务实的工作态度、乐于奉献的工作精神，又要有扎实的专业理论知识、科技知识，尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理文档的基本技能。因此，文档管理工作人员只有具备扎实的专业知识，开拓视野、优化知识结构、提高综合素质，才能做好新时期的文档管理工作。为了使档案工作人员能够适应工作的需要，就要充分发挥档案工作人员的积极性、主动性和创造性，努力提高文书档案管理人员知识水平和管理能力。一是可通过各种形式宣传《档案法》《档案人员职业道德》《文书学》和国家有关文档工作规定，使档案管理人员充分认识到搞好文档管理工作是自己应尽的法律责任和义务。二是要把住人才入口关，注意引进招聘一些有档案专业知识，有专业技术技能的人才充实文书档案队伍。同时，加强现有人员的继续教育，积极组织文书档案管理人员参加档案业务知识培训，提高其管理水平，使文书档案管理工作与单位业务同步发展。

（四）牢记服务是做好文书档案工作的根本。文书档案工作的根本目的在于服务利用，在于通过认真收集保存好第一手资料，为单位做好翔实的历史记录，积极开发利用档案资源，为单位各项工作提供更加便捷的服务。这就要求我们强化服务功能，创新服务机制。使得文书档案工作更好地为领导决策服务，为单位事业服务，为各类咨询查证服务。其次，要提高管理素质，拓宽服务渠道。要转变思想观念，与时俱进，充分认识新形势对档案工作的新要求，积极探索档案开发利用的新思路、新方法，主动树立服务意识，主动开发服务功能。

（作者单位：钦州市水文水资源局）

第五篇：浅谈如何做好兼职档案工作

浅谈如何做好兼职档案工作

摘自《重庆档案信息网》

业界瞭望

加入时间：2011-4-7 9:36:14 点击：80

浅谈如何做好兼职档案工作

北碚区档案工作第七协作小组 郭迎春

档案工作是一项专业性、服务性很强的管理工作。它是一项默默无闻，专为他人“铺路”、当配角的工作。档案工作者既是脑力劳动者，又是体力劳动者，面对的是大量繁琐的档案收集、整理、鉴定、立卷、保管、统计、利用等工作。这就要求档案工作者要以事业为重，无私奉献，树立“俯首甘为孺子牛”的思想，淡薄名利，乐为人梯，甘当无名英雄。志存高远、胸怀博大，重事业、轻名利的品格，应该成为档案工作者的一种美德。有了这种奉献的理念，才能有良好的心态，宽大的胸怀，才能使自己脚踏实地、兢兢业业地做好档案工作。

在基层各镇街做档案工作者的几乎都是兼职，要做好档案工作困难确实很多，那么兼职档案员怎样才能做好档案工作呢？

一、充分认识，把握内容

档案作为历史的真实纪录，作为人类社会文明进步的明鉴，作用是多方面的，概括起来有三个基本方面：

（1）资源作用。档案具有储备各种信息的功能，是一种可被重复

使用且不灭的信息资源。人们通过重复使用这一信息资源，不断进行多方面的创新，创造新的财富。

（2）凭证作用。档案纪录了实际工作中曾经存在或发生过的某一事物的全过程及最终结果，这些材料是历史的见证，具有凭证作用。

（3）查考作用。因为许多社会实践活动都存在着在既定的范围内经常性地重复、持续进行的特点，尽管历史条件、客观环境等都会发生一定的变化，但是往往过去的工作与当前的工作仍然保持着一定的连续性，或者具有一定的内在联系，或者存在相同、相近之处。正因为如此，在实际工作中人们经常查阅利用以往工作中形成的原始纪录材料作参考，了解情况，启发思路，借鉴经验，保证工作的有效开展，提高工作效率。

二、树立意识，紧跟发展

不管是专职档案员还是兼职档案员，作为管理者都要有较强的档案意识。档案意识是指社会团体和个人对档案及档案工作的认识。它包括档案知识、档案工作、领导重视等三个方面，这三方面的问题是相辅相成不可分割的，随着社会的发展，其内涵会越来越丰富。

三、加强学习，提高水平

档案管理的最终目的是为了利用，所以档案管理工作需要规范化、制度化、信息化。为此，档案管理者要学点档案学，要通晓最基本的档

案基础知识，切实提高服务技能，牢固树立服务理念，强化服务意识，并做到自我完善，自我发展。

四、意识超前，主动服务

加强档案管理，提高服务质量，其中一个重要的内容就是要有超前意识，主动提供服务。要真正做到这一点，第一，必须提高档案管理水平和质量。只有档案管理水平和质量提高了，才能有主动服务的基础。因此，我们一方面要加强平时档案归档工作，真正实现档案管理规范化；另一方面要加强档案管理的现代化。也就是要按照上级档案部门的要求，切实抓好档案信息化建设。第二，要加强档案利用的宣传。一方面要大力宣传档案法律法规，切实提高广大机关干部的档案意识。另一方面要加强档案利用知识的宣传，提高广大机关干部档案信息系统的知晓率和使用能力，先从单位内部着手，对内部进行档案著录和档案查阅方面的培训，使大家真正了解如何利用档案以及档案信息化建设的有关情况。第三，要针对各项中心工作提供全面服务。档案人员要积极主动地熟悉了解每年本单位部门的中心工作，提前梳理有关档案，以便及时提供给需求者和上一级主管部门，第四，注意收集各类信息，丰富档案资源。结合区档案局开展的每年档案信息上报录用及评选活动积极开展档案信息的收集工作。加强工作责任心，确保档案资料保管齐全完整，为广大机关干部的查询提供充足的档案资源。并通过全面系统地开发档案信息资源，进一步提高档案的利用价值。

浅谈如何做新形势下的合格档案人

摘自《重庆档案信息网》

业界瞭望

加入时间：2011-7-6 10:01:10 点击：47 浅谈如何做新形势下的合格档案人 丰都县档案局 梁宝琼 陶冶

随着经济不断发展和社会不断进步，档案工作的特点有了新的变化，社会档案意识日益增强，档案资料利用的人数越来越多，内容也愈来愈广，招工、知青、婚姻、林地、土地、房产、编史修志等各种档案的利用量大幅上升，档案工作正向着社会化、信息化和法制化方向迈进。档案工作人员如何充分发挥自身优势，大力开发、利用档案信息资源，用足、用活、用好档案，为领导决策服务，为经济发展和现代化建设服务，进而使其真正发挥以史资政、服务大局的作用？下面笔者对档案管理人员在新形势下应具备的基本素质谈几点看法。

1、解放思想，更新观念。目前我们档案工作人员队伍中，还有部分人的专业知识与观念停留在原来的基础上，这一现状极大地制约了经济社会发展赋予档案管理新的特点和新的使命。档案工作要适应新形势下的发展要求，必须进一步解放思想，转变观念，适应时代潮流，大胆地从旧观念之中解脱出来，用改革的精神研究新情况，解决新问题，重点在服务上下功夫，做到凡是有利于档案事业的发展，凡是有利于社会进步，凡是符合广大人民群众意愿的事，都要大胆地探索，大胆地实践，不断地把档案事业推向前进。

2、增强素质，提高能力。努力提高档案人员的政治素质和业务素质，不断增强学习、创新和综合协调能力，开阔视野，增长技能，以适应新形势下档案工作的需要。新时代的档案人员除了要具备较高的政治素质、科学文化素质和爱岗敬业、无私奉献的精神外，同时还应具备以下几个方面的素质：一是知识更新素质，即获取新的知识的能力，使自己既在专业方面有一技之长，又博学多才，成为高素质的复合型档案管理人员，广泛适应新形势下档案工作的需要；二是实践素质，即接受与运用能力，随着档案工作重心和方式的转变，不断提高知识接受与运用能力，才能不断用新的理论指导实践，用实践检验新的理论，较好地完成新形势下赋予档案部门的各项工作任务；三是创新素质，既开拓新工作领域的能力，善于发现新事物，研究新情况，以新思路新对策，解决现存的和将来可能出现的问题，开创工作新局面，从而确立档案工作在社会上应有的地位。

3、淡泊名利，无私奉献。档案工作是枯燥的工作，要树立甘于寂寞、淡泊名利的人生理念。要以一名共产党员的行为准则来严格要求自己，树立正确的世界观、价值观、人生观，认真履行好自己的本职工作，不为繁华所乱、不为名利所趋，树立甘于寂寞、淡泊名利的人生理念，专心投入工作之中，以不断提高为人民群众服务的能力和水平。由于档案部门长期处在局限性和封闭性的环境中，常常是被领导忽略的部门，档案人员就要不计个人名利得失，甘当配角，甘当无名英雄，在平凡的工作岗位上默默地无私奉献、兢兢业业干好工作，这是档案工作人员应具备的必备素质。所以不能以事小而不为，不能以事繁而不为，而应树立心系民众、服务民众的宗旨理念，并灌输到工作中去。

4、以人为本，科学发展。充分认识档案工作在建设小康社会、构建和谐社会过程中的重要用和地位，把握时代对档案工作的新要求，树立起为档案事业而奋发向上的自信心，不断学习相关领域的科学知识，开阔视野，掌握档案管理工作的基本技能，从而进行档案工作深层次研究和开发。提高自身的业务素质，切实转变档案工作中不适应、不符合科学发展要求的思想观念，把坚持以人为本作为贯彻落实科学发展观的核心，树立“人的档案最重要”的新观念、新认识。

在新的机遇与挑战面前，档案人员应站在新的高度，用更宽广的视野、更新的思路开拓创新，与时俱进，担负起推动现代化建设的历史使命。档案人员应成为具有广博知识，精通本行业务，能够从容面对竞争与挑战的现代化的档案管理干部。只有这样，档案工作才能更加有所作为，档案事业才能与时俱进，不断取得新的成绩。